GPMT-001 Gestión Documental Página 1 de 7 Desarrollo para

Desarrollo para Sistemas Distribuidos
EQUIPO
: Prometheus
REPOSITORIO : code.google.com/p/proyecto-gestion-documental/
ALUMNOS
: Juan Carlos Montalvo M.
Juan Luis Lozada Cedillo
Cristian Cortez
Angel Enrique Ñontol C.
PROFESOR
: Mercedes Bustos
CICLO
: VI
SECCION
: E62A
- U900532
-U
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GPMT-001
Gestión Documental
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INDICE
1.
Introducción ........................................................................................................................ 3
2.
Antecedentes ....................................................................................................................... 3
3.
Objetivo del proyecto .......................................................................................................... 3
4.
Beneficios del proyecto ....................................................................................................... 3
5.
Descripción del proceso ...................................................................................................... 4
5.1.
Reglas de Negocio ........................................................................................................... 4
5.2.
Diagrama de proceso “Consulta y Seguimiento de Tramite Documentario” ................ 6
6.
Arquitectura del sistema ...................................................................................................... 7
7.
Desarrollo del sistema ......................................................................................................... 7
8.
Conclusiones ....................................................................................................................... 7
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Gestión Documental
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1. Introducción
El presente documento, tiene como objetivo describir el alcance del proyecto Gestión
Documental para el curso de desarrollo para sistemas distribuidos a través del
planteamiento de los requerimientos funcionales o no funcionales.
Se tiene como base los procedimientos establecidos en la Directiva No. 2009EFADA/SG//MM donde se establece las normas y procedimientos para la correcta
gestión documental tanto de la que se crea como de la que ingresa a la entidad y su
seguimiento en las diversas unidades orgánicas
2. Antecedentes
El caso de negocio comienza cuando el Interesado solicita información de un
documento. El Encargado de plataforma verifica los datos de la solicitud luego busca la
información del documento y verifica el tipo de consulta. El Encargado de Plataforma
prepara la información.
El caso de negocio termina cuando el Interesado recibe la información solicitada.
Existe la necesidad de implementar web service que sean consumidos por los diferentes
sistemas internos de la municipalidad de Miraflores. Estos web service deben estar
desarrollados bajo una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA)
3. Objetivo del proyecto
El objetivo del proyecto Gestión Documental es integrar, consolidar y compartir
información entre las unidades orgánicas operativas de la municipalidad e Interesados.
Mediante este proyecto es presentar información detallada sobre los sucesos de los
documento durante su vida en un procedimiento administrativo, garantizar seguridad,
flexibilidad e información actualizada para las partes interesadas.
4. Beneficios del proyecto
Mediante web services será flexible la intercomunicación de información entre los
diferentes sistemas para un mejor manejo de consulta en tiempo real de la información.
1. La gestión de documentos mediante herramientas necesarias para su manejo.
Se basara en protocolos SOAP, implementara nociones básicas de Marshalling,
procesamiento de errores y control de excepciones, streaming y uso de interceptores
2. La configuración de mensajes de alerta para eventos identificados previamente
El servicio web expondrá su estructura mediante el fichero WSDL (servicios
disponibles, puertos disponibles, tipo de datos esperados)
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3. La reutilización de información ingresada en plataforma de asesoramiento.
Se desarrollara mediante APIs de creación y despliegues de servicio web con java,
contara con el GIT que es sistema de control de versiones de gran velocidad y
eficiencia.
4. La integración con la información referente a procesos de pago como consulta de
montos para los requisitos para inicio de procedimientos.
El protocolo de transporte será HTTP y la seguridad se manejara mediante cifrados
HTTPS
5. Descripción del proceso
5.1. Reglas de Negocio
1. Documentos para inicio de procedimiento administrativo.
Los documentos requeridos para el inicio de un trámite documentario TUPA son
establecidos en las normas vigentes del TUPA de cada municipalidad. Los
documentos requeridos para el inicio de un trámite documentario NO TUPA son los
señalados por la oficina de orientación al administrado.
2. Código de documento interno
3. Pago para inicio de procedimiento administrativo
4. Derivación de documentos internos.
El documento interno será derivado a la unidad orgánica que inicia el procedimiento
administrativo según lo establecido en las normas vigentes del TUPA de cada
municipalidad o según lo señalado por la oficina de orientación al administrado.
5. Verificación de pago por procedimiento administrativo
6. Actualización de ubicación de documentos internos.
La unidad orgánica que deriva o recibe algún documento interno debe informar
dicha operación mediante algún medio de comunicación (firma de cargo, teléfono,
e-mail).
7. Transferencia de documentos internos.
Los documentos internos requeridos para la ejecución de un trámite deben ser
solicitados por las unidades orgánicas.
8. Devolución de documentos internos.
Al finalizar un procedimiento administrativo los documentos internos deben ser
devueltos al archivo central para su custodia. De ser el caso de un documento nuevo
se procede a su custodia.
9. Control de documentos internos.
Toda recepción de documentos internos requiere la firma del destinatario.
10. Obligación de recepción de documentos.
Trámite documentario está obligado a recibir la documentación que el Administrado
presente en plataforma, así esta información no cumpla con algún requisito
documentario exigido.
11. Expediente/Solicitud TUPA.
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Si se solicita un trámite TUPA que no corresponde a un expediente existente, se
apertura uno nuevo. Caso contrario, expediente será reactivado y la solicitud
anexada al mismo.
12. Recepción de solicitud de distribución.
Para aceptar una solicitud de distribución, esta deberá estar autorizada por el jefe de
la unidad orgánica y el secretario general.
13. Solicitud de transferencia de archivo.
Cualquier transferencia de documentos del archivo central requiere asociar una
solicitud interna.
14. Solicitud de transferencia a una unidad orgánica
15. Solicitud de devolución a archivo.
Cualquier transferencia de documentos a una unidad orgánica central requiere
asociar una solicitud interna.
16. Documento a transferir se encuentra en uso.
Si un documento a transferir se encuentra en uso, este será enviado al finalizar
trámite actual.
17. Consulta de documento.
Para realizar la consulta de cualquier documento se requiere el número del
documento o algún dato que identifique al documento.
18. Acceso a la consulta de información.
Sólo el propietario de la documentación en trámite, archivo central y unidades
orgánicas pueden acceder a la información detallada del seguimiento. Otro
administrado sólo podrá consultar la situación actual del trámite.
5.2. Diagrama de proceso “Consulta y Seguimiento de Tramite Documentario”
6. Arquitectura del sistema
7. Desarrollo del sistema
8. Conclusiones