Evaluación a los Estados Financieros FNR-L Junio - 2014

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓNESTADOS FINANCIEROS FONDO NACIONAL DE REGALIAS
EN LIQUIDACIÓN CON CORTE A JUNIO 30 DE 2014
INFORME DEFINITIVO
Bogotá D.C., Noviembre de 2014
1
TABLA DE CONTENIDO
1
2
3
4
5
6
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.3.1
6.3
6.3.1
6.4
6.4.1
6.4.1.1.
6.4.1.2
6.4.2
6.4.2.1
6.4.2.2
6.4.2.3
6.4.2.4
6.4.2.5
6.4.2.6
6.4.2.7
6.4.3
6.4.3.1
6.4.3.2.
6.4.3.3
6.4.3.4.
6.4.3.5
6.4.4
6.4.4.1
6.4.4.2
6.4.5
6.4.5.1
6.4.5.2
6.4.5.3
6.4.5.4
6.4.6
6.4.6.1
6.4.6.2
6.4.7
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 4
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 5
MARCO LEGAL ............................................................................................................................. 6
ALCANCE ...................................................................................................................................... 7
METODOLOGÍA ............................................................................................................................. 8
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN ........................................................................................... 9
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ......................................................................... 9
ANALISIS COMPARATIVO DE LA PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ...... 11
Situaciones Observadas ............................................................................................................ 11
HALLAZGO PRELIMINAR No 1 .................................................................................................. 13
HALLAZGO PRELIMINAR No. 2 ................................................................................................. 14
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………..15
ANALISIS A LAS NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO INCLUIDAS EN LOS INFORMES.... 17
HALLAZGO PRELIMINAR No. 3 ................................................................................................. 18
EJECUCION ................................................................................................................................. 19
EFECTIVO .................................................................................................................................... 19
Pruebas Realizadas…..……………………..…………………………………………………………..20
Conclusiones…………..…………………………………………………………………………………21
DEUDORES.................................................................................................................................. 21
Pruebas Realizadas……………………………………………………………………………………...22
Situaciones Observadas……….……………………………………………………………………….22
HALLAZGO PRELIMINAR No. 4………………………………………………………………………..24
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………...24
Otras situaciones Observadas……………………………………………………………….……..…27
HALLAZGO PRELIMINAR No. 5………………………………………………………………………..30
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………...30
CUENTAS POR PAGAR .............................................................................................................. 31
Pruebas Realizadas…………………………………………………………………………………….. 32
Situaciones Observadas………………………………………………………………………………..32
HALLAZGO PRELIMINAR No. 6………………………………………………………………………..33
RECOMENDACIÓN……………………………………………………………………………………….34
PRESENATCION DE LAS DECLARACIONES………………………………………………………..38
LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS……………….38
Pruebas Realizadas…………………………………………………………………………………….38
Situaciones Observadas…………………………………………………………………………….…..39
PATRIMONIO INSTITUCIONAL ............................................................................................ …..39
Pruebas Realizadas……………………………………………………………………………………...39
Situaciones Observadas………………………………………………………………………………..39
HALLAGO PRELIMINAR No. 7………………………………………………………………………... 40
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………....40
GASTOS ............................................................................................................................... …….40
Pruebas Realizadas…………………………………………………………………………………..….41
Situaciones Observadas………………………………………………………………………………..41
RENDICIÓN DE LA CUENTA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA – SIRECI41
2
6.4.8
VERIFICACIÒN CUMPLIMIENTO DECRETO 4972 DE 2011 “por el cual se define el
procedimiento y plazo para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras
disposiciones” ....................................................................................................................... …....41
6.4.8.1 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO ART 5 NUMERAL 23 DECRETO 4972 DE 2011….…..42
6.4.8.2 Pruebas Realizadas……………………………………………………………………………………..42
6.4.9 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO ART. 5 NUMERAL 25 DECRETO 4972 DE 2011De acuerdo con
lo establecido en el artículo 5.Funciones del Liquidador, numeral 25 “Elaborar el cronograma
de actividades para adelantar el proceso liquidatorio, de conformidad con lo dispuesto en el
presentedecreto”………….………………….……………………………………………………………42
6.4.9.1 Pruebas Realizadas……………………………………………………………………………………....43
6.4.9.2. RECOMENDACIONES……………………………………………………………………………………43
7
CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 44
3
1
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno –OCI, incluyó en el Plan de Acción aprobado para la vigencia de 2014, la
evaluación de los Estados Financieros del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación, en cumplimiento del
artículo 2º de la Ley 87 de 1993, mediante el cual se establece la función de planear, dirigir y organizar la
verificación y evaluación del Sistema de Control Interno del cual hacen parte entre otros los sistemas
contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la entidad según el literal a) del
artículo 3º de la misma Ley.
La evaluación de los Estados Financieros del FNR, que se adelantará con corte a Junio 30 de 2014, involucra
la verificación de los saldos contables con el fin de determinar la razonabilidad de la información financiera y
la debida aplicación del régimen y manual de procedimientos de contabilidad pública, así como el análisis del
sistema de control interno asociado al proceso contable de acuerdo con lo establecido en la Resolución N°
357 de julio 23 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación.
Adicionalmente se verificará el cumplimiento de algunos aspectos del Decreto 4972 del 2011 por el cual se
define el procedimiento y plazo para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras
disposiciones.
4
2
OBJETIVO GENERAL
Evaluar el sistema de control interno contable y verificar selectivamente que los Estados Financieros del
Fondo Nacional de Regalías en Liquidación con corte a Junio 30 de 2014, han sido elaborados de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas legales y procedimientos
aplicables, reflejando razonablemente la situación financiera de la entidad y que se han revelado en las
notas a los Estados Financieros los eventos posteriores que puedan afectar la situación financiera de la
misma.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Constatar que las operaciones son registradas con la calidad y oportunidad requeridas de acuerdo
con el Plan General de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación.

Verificar el cumplimiento de las normas establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública y demás
disposiciones legales impartidas por los organismos de control.

Verificar el cumplimiento del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las
operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión.

Identificar fortalezas y debilidades en las etapas de reconocimiento, identificación, clasificación,
registro y ajustes, revelación, elaboración de informes y estados contables; así como en la
comunicación de la información financiera y en general de las actividades propias del proceso
contable en el FNR en L.

Verificar el cumplimiento del Decreto 4972 de 2011 “Por el cual se define el procedimiento y plazo
para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras disposiciones”.
5
3
MARCO LEGAL
Para la evaluación a realizar se tendrán en cuenta entre otros los siguientes aspectos legales que regulan
tanto la auditoría de la información financiera por parte de la oficina de Control Interno, como la
generación y presentación de la misma por parte de la entidad:

Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado”

Ley 43 de 1990 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA)

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Decreto 4972 de 2011 “por el cual se define el procedimiento y plazo para la liquidación del
Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras disposiciones”.

Resolución 354 de 2007 de la CGN por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública

Resolución 355 de 2007 de la CGN por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad
Pública PGCP

Resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación “por la cual se adopta
el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la
Contaduría General de la Nación”.

Resolución 356 de 2007de la CGN“por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del
Régimen de Contabilidad Pública”.

Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen
como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión.

Demás normas e instructivos expedidos por la Contaduría General de la Nación
6
4
ALCANCE
Se evaluarán los Estados Financieros del Fondo Nacional de Regalías en Liquidacióncon corte a 30 de
junio de 2014, así como las actividades de control inherentes al proceso contable, orientando el examen
a una muestra selectiva de algunas cuentas de los Estados Financieros.
Adicionalmente, la evaluación podrá contemplar el examen de operaciones efectuadas con posterioridad
a Junio 30 de 2014. Esta verificación se realizará hasta la fecha en la cual se inicie la elaboración del
informe preliminar que incluya las partidas afectadas, con el fin de que se efectúen con oportunidad los
ajustes, reclasificaciones y/o revelaciones a que haya lugar en los Estados Financieros con corte a 31 de
diciembre de 2014.
Con relación al Decreto 4972 de 2011 “Por el cual se define el procedimiento y plazo para la liquidación
del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras disposiciones”, se verificará una muestra selectiva para
validar el cumplimiento del mismo.
7
5
METODOLOGÍA
La Oficina de Control Interno orientó su trabajo hacia la verificación y análisis de los procedimientos de
registro, políticas y criterios de aplicación de los principios contables y en general los procedimientos y
sistema de control interno contable, que permitan allegar bases razonables para determinar la fiabilidad y
razonabilidad de las partidas de los Estados Financieros sujetas a revisión.
La evaluación se efectuará a través de pruebas sustantivas y de cumplimiento, evidenciando la validez de
los registros contables y la aplicación de la normatividad con el propósito de obtener una apreciación
general de las áreas críticas, mediante técnicas de auditoría tales como: solicitud y recopilación de
información, revisión de los documentos fuente, práctica de pruebas a los registros contables, aplicación
de cuestionarios, realización de entrevistas a los funcionarios del área respectiva, estudio de manuales y
guías metodológicas, validaciones y verificaciones de la información recopilada y análisis integral de la
información obtenida, revisión de la información rendida a las diferentes entidades estatales en virtud de
lo estipulado en el Decreto 4972 de diciembre de 2011.
8
6
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
El Fondo Nacional de Regalías entró en proceso de liquidación a partir de la promulgación del Decreto 4972
de diciembre 30 de 2011, el cual debe concurrir a más tardar en el término de tres (3) años a partir de la fecha
de expedición del presente decreto, que podrá prorrogarse mediante acto administrativo debidamente
motivado, y para todos los efectos legales utilizará la denominación “Fondo Nacional de Regalías en
Liquidación”.Mediante Decreto 1912 de octubre 1 de 2014, se prorroga el plazo de liquidación del Fondo
Nacional de Regalías en Liquidación y se dictan otras disposiciones, cuyo plazo se extiende hasta el 30 de
diciembre de 2017.
6.1
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Para el proceso de identificación, registros, preparación y revelación de los estados contables, el FNR en
Liquidación aplica el Régimen de Contabilidad Pública, de acuerdo con lo estipulado en la resolución 354
del 5 de Septiembre de 2007, expedida por la Contaduría General de la Nación. Por entrar en Liquidación
el Fondo, se debe aplicar el Decreto ley 254 de 2000, modificado por la Ley 1150 de 2006 y el Decreto
226 de 2004 por el cual se reglamenta el Decreto ley 254 de 2000.
Las principales políticas y prácticas contables que el Fondo Nacional de Regalías en Liquidación adoptó
son:
a. Identificación, Clasificación, Registro y Preparación de los Estados Financieros: Para el
proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los estados contables se
aplica en su totalidad el Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante Resoluciones 354 y 355
de 2007 y las demás normas establecidas en el PGCP vigente.
b. Registro de Información: El fondo Nacional de Regalías en Liquidación registra sus operaciones en
el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, dando aplicación al artículo 5º. Del
Decreto 2674 de 2012.
c. El reconocimiento de la totalidad de las operaciones: para reconocer los derechos, bienes y
obligaciones ciertas, las cuales representan los activos, el pasivo, el patrimonio, los ingresos y gastos
ordinarios y extraordinarios, se registran dichos conceptos aplicando el principio de causación.
9
d. Materialidad: El reconocimiento y presentación de los hechos económicos se hace de acuerdo a su
importancia relativa de tal manera que se ajuste significativamente a la verdad, y por tanto sea
relevante y confiable para la toma de decisiones.
e. Unidad Monetaria: De acuerdo a las disposiciones legales la unidad monetaria utilizada es el peso
colombiano.
f. Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones del
Fondo Nacional de Regalías en Liquidación, conformados por bienes, recursos entregados en
administración, otros deudores, propiedad, planta y equipo, proveedores y acreedores, están
debidamente identificados en forma individual.
g. Soportes documentales. La totalidad de las operaciones registradas están respaldadas con
documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación.
h. Conciliaciones de información. El Fondo realiza conciliaciones periódicas mensuales, trimestrales y
semestrales con el fin de conciliar la informacióncontable con las diferentes áreas y generar
información fidedigna.
i. Presentación de Estados Financieros: Para la presentación de información financiera contable
pública y notas generales del Fondo, se realiza bajo las disposiciones de la Contaduría General de la
Nación y se presentan a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Financiera
Pública – CHIP.
j. Propiedad, planta y equipo: Para realizar el reconocimiento de la depreciación se registra
directamente al Patrimonio y se realiza por medio del método de línea recta, de reconocido valor
técnico. Para efectos de la vida útil de los mismos, se toma como referencia la indicada en el Manual
de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación, entre otros.
10
6.2
6.2.1
ANALISIS COMPARATIVO DE LA PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Situaciones Observadas
Antes de evaluar las diferentes cuentas que conforman el estado Financiero del Fondo Nacional de Regalías en L., se
determinóevaluar que los informes presentados por el área financiera, sean coherentes con los obtenidos de los
reportes del sistema de Información Financiera SIIF modulo a través del cual se maneja la Contabilidad del Fondo
Nacional de Regalías en Liquidación.
Una vez efectuado el comparativo, se presentaron las siguientes diferencias:
FONDO NACIONAL DE REGALIAS
ESTADOS FINANCIEROS A 30 DE JUNIO DE 2014
COMPARATIVO VALORES REPORTADOS EN SIIF VS ESTADOS CONTABLES A JUNIO 30 DE 2014
MILES DE PESOS
CODIGO
CUENTA
SIIF1
ESTADOSCONTABLES
DIFERENCIA
1
ACTIVOS
$ 965.676.636,00
$ 965.676.637,00
$ 1,00
ACTIVOS CORRIENTE
$ 965.676.636,00
$ 965.676.637,00
$ 1,00
11
EFECTIVO
$ 114.741,00
$ 114.741,00
$ 0,00
1110
DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
$ 114.741,00
$ 114.741,00
$ 0,00
14
DEUDORES
$ 965.547.279,00
$ 965.547.280,00
$ 1,00
1416
PRESTAMOS GUBERNAMENTALES OTORGADOS
$ 199.301.910,00
$ 199.301.910,00
$ 0,00
1424
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION
$ 397.554.690,00
$ 397.554.690,00
$ 0,00
1425
DEPOSITOS ENTREGADOS EN GARANTIA
1470
OTROS DEUDORES
16
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1655
MAQUINARIA Y EQUIPO
1665
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
1670
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION
1680
1685
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y
HOTELERIA
DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
19
1905
1915
$ 1.130,00
$ 1.130,00
$ 0,00
$ 368.689.549,00
$ 368.689.550,00
$ 1,00
$ 8.628,00
$ 8.628,00
$ 0,00
$ 231,00
$ 231,00
$ 0,00
$ 105.917,00
$ 105.917,00
$ 0,00
$ 22.264,00
$ 22.263,00
($ 1,00)
$ 427,00
$ 427,00
$ 0,00
($ 120.211,00)
($ 120.210,00)
$ 1,00
OTROS ACTIVOS
$ 5.987,00
$ 5.988,00
$ 1,00
BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO
$ 4.514,00
$ 4.514,00
$ 0,00
OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA
$ 1.473,00
$ 1.474,00
$ 1,00
$ 965.676.636,00
$ 965.676.637,00
$ 1,00
TOTAL ACTIVO
1
De acuerdo con el método general de redondeo se aproximan los valores mayores o iguales a
0,5 miles al alza, es decir a la fracción más próxima en miles de pesos.
11
CODIGO
CUENTA
2
PASIVOS
$ 212.904.458,00
$ 212.904.465,00
$ 7,00
PASIVOS CORRIENTE
$ 212.904.458,00
$ 212.904.465,00
$ 7,00
$ 1.130,00
$ 1.130,00
$ 0,00
$ 1.130,00
$ 1.130,00
$ 0,00
$ 212.542.555,00
$ 212.542.562,00
$7,00
$ 162.441,00
$ 162.441,00
$ 0,00
$ 12.981.099,00
$ 12.981.100,00
$ 1,00
$ 877,00
$ 883,00
$ 6,00
$ 199.398.138,00
$ 199.398.138,00
$ 0,00
23
2306
24
2401
2425
OPERACIONES DE
FINANCIAMIENTO E
INSTRUMENTOS DERIVADOS
OPERACIONES DE
FINANCIAMIENTO INTERNAS DE
CORTO PLAZO
CUENTAS POR PAGAR
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS NACIONALES
ACREEDORES
SIIF
ESTADO FINANCIERO
DIFERENCIA
2436
RETENCION EN LA FUENTE E
IMPUESTO DE TIMBRE
2453
RECURSOS RECIBIDOS EN
ADMINISTRACION
27
PASIVOS ESTIMADOS
$ 246.032,00
$ 246.032,00
$ 0,00
2710
PROVISION PARA
CONTINGENCIAS
OTROS PASIVOS
$ 246.032,00
$ 246.032,00
$ 0,00
$ 114.741,00
$ 114.741,00
$ 0,00
RECAUDOS A FAVOR DE
TERCEROS
TOTAL PASIVOS
$ 114.741,00
$ 114.741,00
$ 0,00
$ 212.904.458,00
$ 212.904.465,00
$ 7,00
$ 752.772.178,00
$ 752.772.172,00
($ 6,00)
PATRIMONIO CORRIENTE
$ 1.273.186.018,00
$ 1.273.186.018,00
$ 0,00
32
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
$ 1.273.186.018,00
$ 1.273.186.014,00
($ 4,00)
3233
RESULTADO DEL EJERCICIO DE
ENTIDADES EN PROCESO DE
LIQUIDACION
PATRIMONIO DE ENTIDADES EN
PROCESOS ESPECIALES
($ 520.413.840,00)
($ 520.413.842,00)
($ 2,00)
$ 1.273.187.584,00
$ 1.273.187.584,00
$ 0,00
($ 1.566,00)
($ 1.570,00)
($ 4,00)
$ 965.676.636,00
$ 965.676.637,00
$ 1,00
29
2905
3
3260
3270
PATRIMONIO
PROVISIONES, DEPRECIACIONES
Y AMORTIZACIONES (DB)
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Como se puede observar se presentan diferencias que aparecen en las cuentas del Pasivo y Patrimonio, que
no afectan el total del estado financiero; no obstante, internamente estas cuentas se compensan entre si y no
se registran en los estados financieros conforme al reporte obtenido del Sistema de Información Financiera
SIIF, modulo a través del cual quedan registrados los movimientos en los libros oficiales de la entidad (Libro
Mayor, Libro Diario, Mayor y Balances). Esta situación no permite evidenciar aplicación integral de la norma
del PGCP, numeral 9.3, párrafo 362 que establece: “La certificación de los estados, informes y los reportes
contables de la entidad individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los
libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y
12
procedimientos de contabilidad pública y, que la información revelada refleja de forma fidedigna la situación
financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. La certificación de la entidad que
agrega informes y reportes contables de entidades contables públicas que tienen su respectivo representante
legal, indica que la base de la agregación fueron los informes y reportes recibidos y debidamente certificados
y que el proceso de agregación se efectuó de conformidad con los procedimientos definidos para el efecto”.
De otra parte se encontró que los valores reportados a la Contaduría General de la Nación, a través del
CHIP,corresponden a los valores incluidos en los Estados Financieros Certificados del FNR en Liquidación,
por lo que se evidencian ajustes que no se han llevado a cabo y que es pertinente realizarlos.
6.2.2
HALLAZGODEFINITIVO No 1
Al comparar y evaluar la información presentaday certificada de los Estados Financieros del FNR en
Liquidación al cierre del mes de junio, con los reportes generados del sistema de información financiera SIIF
se presentan diferencias en los saldos reflejados, situación que evidencia que no se está aplicando en forma
integral la norma relativa a la presentación de los Estados, Informes y Reportes Contables, según lo
dispuesto en el PGCP, numeral 9.3 “Normas técnicas relativas a los Estados, Informes y Reportes
Contables”párrafo 362. “La certificación de los Estados, Informes y los Reportes Contables de la entidad
individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad; que
la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad
pública… “.
Respuesta dada por la Subdirección Financiera:
“Me permito informarle que las diferencias presentadas en la información del CHIP frente a la información del
SIIF Nación del FNR-L, se generan por cuanto el saldo inicial de cada trimestre del SIIF debe coincidir con el
reportado en el CHIP en el trimestre anterior; es decir, el saldo inicial en miles de pesos de SIIF debe ser el
saldo final del contenido en el CHIP, saldos que vienen con diferencias desde el año 2007, los cuales no se
han podido corregir.
Dentro de la elaboración del archivo plano para el CHIP, el procedimiento que se lleva a cabo, es:
1.
Como primer proceso, se debe copiar la columna del saldo final del CHIP para que el sistema
no genere errores y permita que se realice el primer paso.
13
2.
Posteriormente, dentro del sistema CHIP se deben ir ajustando los valores, realizando las
aproximaciones correspondientes para que el sistema permita la validación.
Por lo expuesto anteriormente hasta tanto en el CHIP no modifiquen esta condición existirán estas diferencias
entre el reporte de SIIF y el CHIP lo cual se presenta en todas las entidades que reportan información a la
CGN. Cabe anotar que las diferencias presentadas son de conocimiento de la Contaduría General de la
Nación y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, caso que hasta la fecha no ha sido solucionada”
Consideraciones de la Oficina de Control Interno
Si bien la Contaduría General de la Nación no exige el envío de los estadoscontables los cuales están
reglamentados para uso de orden administrativo y para cumplir con lasnecesidades de los organismos que
ejercen el control fiscal, sí exige el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionadoscon la
información financiera, económica, social y ambiental a través del Sistema Consolidador deHacienda e
Información Pública CHIP, para lo cual dadas las limitaciones que se presentan en la plataforma tecnológica,
las entidades deben elaborar las Notas a los estados contables haciendoreferencia a los aspectos de mayor
importancia y materialidad.
De otra parte, los valores máximos que se pueden aproximar es de una milésima, conforme a la respuesta
dada por la SF y solicitada a la CGN, no obstante el valor que se registra como aproximación en las cuentas
de pasivo ascienden a siete milésimas, mientras que en las cuentas de patrimonio, la aproximación se
presenta por debajo del valor real en seis milésimas, con lo cual queda sin piso esta justificación y se
mantiene el hallazgo.
6.2.3
HALLAZGODEFINITIVO No. 2
Se presentan diferencias entre lo reportado en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública
CHIP y los Estados Financieros del FNR en Liquidación generados del Sistema de información financiera
SIIF. Situación que se detectó al cotejar los informes del FNR en Liquidación al corte del 30 de junio de 2014.
Esta situación contraviene lo dispuesto en el PGCP, numeral 9.3 “Normas técnicas relativas a los Estados,
Informes y Reportes Contables” párrafo 362. “La certificación de los Estados, Informes y los Reportes
Contables de la entidad individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los
libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y
procedimientos de contabilidad pública… “.
14
6.2.3.1 RECOMENDACIONES
Se recomienda verificar que los Estados Financieros certificados, cumplen con lo dispuesto en Plan General
de Contabilidad Pública, registrando los saldos con base en los reportes generado s por el sistema de
Información Financiera SIIF (libro Mayor, Balance General), modulo a través del cual
se maneja la
información contable del FNR en Liquidación
Respuesta de la Subdirección Financiera al informe preliminar
Las diferencias de centavos en la información del CHIP frente a la información del SIIF se presentan, por
cuanto el saldo inicial de cada trimestre debe coincidir con el reportado en el CHIP en el trimestre anterior, es
decir, el saldo inicial en miles de pesos debe ser el saldo final del reportado en el CHIP, como ese saldo viene
desde el año 2007; dentro de la elaboración del archivo plano el procedimiento que se lleva a cabo, es el
siguiente:

Como primer paso se debe copiar la columna del saldo final del CHIP para que el sistema no genere
errores y permita que se realice el primer proceso.

Posteriormente dentro del sistema CHIP se deben ir ajustando los valores realizando las
aproximaciones más convenientes para que el sistema realice la validación, es necesario ir
compensando los valores, cuando son más representativos.
Por lo expuesto anteriormente hasta tanto en el CHIP no modifiquen esta condición existirán estas diferencias
entre el reporte de SIIF y el CHIP en todas las entidades que reportan información. Cabe anotar que el tema
es general para todas las entidades que reportan información por este medio y tanto la Contaduría General de
la Nación como el Ministerio de Hacienda y Crédito Público conocen el tema.
La Oficina de Control Interno, a pesar de esta explicación se pronuncia de la siguiente manera:
“Si bien la Contaduría General de la Nación no exige el envío de los estados contables los cuales están
reglamentados para uso de orden administrativo y para cumplir con las necesidades de los organismos que
ejercen el control fiscal, sí exige el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la
información financiera, económica, social y ambiental a través del Sistema Consolidador de Hacienda e
Información Pública CHIP, para lo cual dadas las limitaciones que se presentan en la plataforma tecnológica,
15
las entidades deben elaborar las Notas a los estados contables haciendo referencia a los aspectos de mayor
importancia y materialidad”.
Con relación a este párrafo es necesario precisar que en ningún momento la Subdirección Financiera ha
omitido el envío de información ni limitado el contenido de las notas a los estados contables de importancia y
materialidad, toda vez que en ellas se mencionan los aspectos relevantes; las diferencias de miles, tal como
se mencionó es una condición que siempre se va a presentar en el CHIP, por lo tanto no podría mencionarse
esta condición en las notas todos los trimestres; no obstante lo anterior y teniendo en cuenta este hallazgo,
se solicitó a la Contaduría General de la Nación una respuesta con relación al tema, para lo cual reiteran lo
siguiente:
“No existe una forma que al aplicar la fórmula de redondeo la cifra final sea exacta, siempre se va a
descuadrar en una milésima”
Cabe anotar que para el tercer trimestre de esta vigencia se realizaron las aproximaciones más convenientes
compensando los valores entre si tal como se explicó en el proceso, pero es necesario mencionar que tal
como lo dice la CGN, se seguirán presentando diferencias en milésimas.
Por lo anterior se consideran improcedentes los hallazgos 1 y 2 puesto que la información reportada es
consistente entre los valores de SIIF Vs. CHIP, es necesario precisar que la CGN se pronuncia a las
entidades cuando encuentra diferencias reales entre los dos sistemas, lo cual no se ha presentado en el
FNR-L.
Consideraciones de la oficina de control interno
De conformidad con la respuesta emitida por la Subdirección Financiera, es procedente los hallazgo 1 y 2
considerando:
En el hallazgo No 1 se hace referencia a las diferencias que se presentan entre los informes generados del
sistema SIIF y los estados financieros certificados al cierre del 30 de junio de 2014. Por ende la respuesta de
la subdirección financiera, solo hace alusión a las diferencias entre los valores reportados en el CHIP frente a
la información del SIIF.
En el hallazgo No. 2 conforme a la respuesta recibida de la Subdirección financiera, se confirma que se
encuentran diferencias, las cuales para el tercer trimestre de esta vigencia se estarán adelantando las
16
aproximaciones más convenientes compensando los valores entre si tal como se explicó en
el proceso
De otra parte, en la respuesta de la Subdirección Financiera, se presenta lo informado por la CGN con
relación al tema de las aproximaciones “No existe una forma que al aplicar la fórmula de
redondeo la cifra final sea exacta, siempre se va a descuadrar en una milésima”, “los
valores máximos que se podrían aproximar es de una milésima”, no obstante se observa en los informes que
el valor que se registra como aproximación en las cuentas de pasivo ascienden a siete milésimas, mientras
que en las cuentas de patrimonio, la aproximación se presenta por debajo del valor real en seis milésimas,
con lo cual se mantiene el hallazgo.
6.3
ANALISIS A LAS NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO INCLUIDAS EN LOS INFORMES
Al analizar y verificar los soportes suministradospor las dependencias que alimentan la información contable a
las cuentas: 147090 Otros deudores y 2425 acreedores, se encontró que las notasa los estados financieros
no revelan todos los elementos necesarios para interpretar las cifras.
En cuanto a la cuenta 147090 se hace mención que los valores corresponden teniendo en cuenta los informes
que reporta la Oficina Jurídica en su base de datos en donde se puede identificar la fecha de constitución, el
númerodel convenio, los reintegros efectuados el beneficiario etc.; sin embargo al revisar el soporte, se
encontró que adicionalmente se incluyen otros temas como recursos del FAEP manejados por el Banco de La
Republica, Cuentas por Cobrar por reintegros y otras cuenta por cobraral Municipio de Girón, IFI concesión
Salinas 2010, INVÍAS, entre otros.
De otra parte durante la verificación de la cuenta 242513, de lasnotas a los estados financieros y los soportes
donde se registran los valores que alimentan la información contable, se encontró que es importante ampliar
la notacorrespondiente a esta cuenta, de modo que la misma recoja en forma comprensible todas las
obligaciones que conforman el saldo reportado en el estado financiero. Lo anterior considerando que en la
nota de revelación de la cuenta 242513 saldos a favor de Beneficiarios, se hace alusión específicamente a
reintegros a los entes territoriales conforme a las resoluciones 2327 de 2010, 2784 y 2785 del 2011, los
cuales corresponden a un total de $2.302.637.301 equivalentes al 19% del total de la cuenta 242513; no
obstante esta cuenta recoge adicionalmente otras obligaciones que por su valor son más relevantes según el
Boletín de presupuesto, por ejemplo se cita un saldo a favor de la ANH (FAEP) por $6.531.833.246
equivalente al 53% del saldo, sobre el cual no se hace revelación alguna sobre la naturaleza de la obligación.
17
Así mismo se presentan diferencias al comparar las notas especificas del informe del FNR en liquidación, con
las notas adicionales que forman parte integral del informe (notas del Proyecto 73393 del PNUD), ver cuentas
242552 y 240102.
De otra parte al evaluar las notas anteriormente descritas, se encontró que las mismas no registran la misma
información, toda vez que en la Nota del Convenio se acumulan los saldos a junio de los recursos entregados
en Administración RD y los recursos entregados en Administración RI., por lo que se hace necesario que su
presentación sea desagregada por tipo de recurso de tal forma que sea consistente con el estado financiero
que se pretende presentar y de conformidad con los saldos de los recursos de manera específica. De tal
forma que no se presenten errores en la interpretación de los mismos.
6.3.1
HALLAZGODEFINITIVO No. 3
En la presentación de los Estados Contables del FNR en Liquidación, se evidencia que las Notas a los
Estados Financieros de las cuentas 1470 y 2425, no contienen todos los elementos que revelen los hechos
económicos a junio 30 de 2014 y permitan la interpretación integral de los saldos reflejados en estas
cuentas.Esta situación se evidenció al a evaluar los soportes de los saldos reportados, así como también al
comparar las notas especificas del FNR en Liquidación de la cuenta 2401 y 2425 con las notas anexas del
convenio PNUD COL 73393. Lo anteriormente expuesto, contraviene lo establecido en el requisito 9.3.1.5
del PGCP Notas a los Estados Contables: “su objeto es revelar la información adicional necesaria sobre las
transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan
dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos o cuantitativos
físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública”.
RECOMENDACION
Se sugiere ampliar el contenido de las notas a los Estados Financieros, de tal forma que las mismasrevelen
todos los elementos necesarios que permitan la comprensibilidad de los valores reportados,cómo se
encuentran conformados, el origen y estado de los derechos y obligaciones
Respuesta de la Subdirección Financiera.
Con el fin de subsanar lo mencionado en el hallazgo No. 3 relacionado con la presentación de los Estados
Contables del FNR en Liquidación, en el cual se menciona que las Notas a los Estados Financieros de las
18
cuentas 1470 y 2425, no contienen todos los elementos que revelen los hechos económicos a Junio 30 de
2014 y permitan la interpretación integral de los saldos reflejados en estas cuentas, se relacionó
detalladamente la composición de estas cuentas en las Notas a los Estados Financieros correspondientes al
tercer trimestre de la presente vigencia.
Por otra parte, teniendo en cuenta que el Convenio 73393 se financia con Recursos de Regalías Directas y
Recursos de FNR-L (regalías indirectas) y que las notas explican el movimiento y registro contable del
convenio en su totalidad, es por eso que la descripción de las cuentas 242552 y 240102 contenidas en las
notas a los estados financieros con corte a 30 de junio del 2014 refleja el movimiento total sin discriminarlas
por centro de costo.
En aras de mejorar la información reportada a la Subdirección Financiera por parte del grupo financiero del
convenio PNUD 73393 y teniendo en cuenta el acompañamiento permanente de la oficina de Control Interno,
en las notas contables presentadas con corte al 30 de septiembre de 2014 se ha discriminado el valor de
cada cuenta por centro de costos (Regalías directas y Regalías Indirectas), de tal forma que las mismas
revelen todos los elementos necesarios que permitan la comprensibilidad de los valores reportados, como se
encuentran conformados, el origen y el estado de los derechos y obligaciones.
Consideraciones de la oficina de Control Interno
De conformidad con la respuesta recibida de la Subdirección Financiera se mantiene el Hallazgo
6.4
EJECUCION
Para la evaluación del sistema de control interno contable y verificación de los Estados Financieros del Fondo
Nacional de Regalías en Liquidación con corte a Junio 30 de 2014, se tomó una muestra selectiva analizando
las siguientes cuentas
6.4.1
6.4.1.1
EFECTIVO
Pruebas realizadas
 Se revisaron los saldos con corte a 30 de Junio de 2014, de la cuenta depósitos en instituciones
financieras.
19
 Se verificaron las conciliaciones bancarias del mes de junio de 2014 y la existencia de partidas
conciliatorias.
 Se verificó que las cuentas bancarias que hacen parte de los depósitos en instituciones financieras son del
Banco Popular: 062-06094-2 Regalías no Presupuestadas, 062-06096-7 Regalías Inversión y 062-060983 Gastos Generales con corte a 30 de junio de 2014.
 Se revisaron los saldos de estas cuentas registradas en el auxiliar y se cotejó que la sumatoria
correspondiera el saldo reflejado en Estados Financieroscon corte a 30 de junio de 2014.
El resultado del análisis se presenta en los siguientes cuadros:
DETALLE
ENERO
BANCO
POPULAR
cuenta No.
062-06096-3
fecha entrega extracto
saldo extracto
0
Se evidencia que la entrega de la conciliación del mes de enero registra fecha de conciliación el 29/03/14, es decir
más de treinta días posteriores
ENERO
BANCO
POPULAR
cuenta No.
062-06094-2
24/02/2014
Radicado
fecha conciliación
saldo extracto
Observaciones:
DETALLE
17/03/2014
062-06094-2
ABRIL
MAYO
062-06094-2
10/04/2014
062-06094-2
12/05/2014
13/06/2014
JUNIO
062-06094-2
14/07/2014
31153
40113
48413
60003
69153
04/04/2014
22/04/2014
22/05/2014
16/06/2014
17/07/2014
35693
38173
41843
52403
60573
71173
304.591,52
304.591,52
1.569.937.541,21
18.881.714.113,43
80.236.402,59
114.741.450,26
304.591,52
304.591,52
1.569.937.541,21
18.881.714.113,43
80.236.402,59
114.741.450,26
Se evidencia que la entrega de la conciliación delos meses de enero y febrero, registran fecha de conciliación
29/03/14 y 4/04/14, es decir más de treinta días posteriores al cierre del mes; a partir del mes de marzo se realizan
dentro del mes siguiente.
ENERO
POPULAR
cuenta No.
062-06098-7
Radicado
062-06094-2
MARZO
22823
BANCO
fecha entrega extracto
FEBRERO
29/03/2014
Radicado
saldo libros
JUNIO
35693
0
fecha entrega extracto
MAYO
29/03/2014
saldo libros
DETALLE
ABRIL
22823
Radicado
observaciones:
MARZO
24/02/2014
Radicado
fecha conciliación
FEBRERO
FEBRERO
062-06098-7
MARZO
062-06098-7
ABRIL
MAYO
062-06098-7
062-06098-7
JUNIO
062-06098-7
24/02/2014
17/03/2014
10/04/2014
12/05/2014
13/06/2014
14/07/2014
22823
31153
40113
48413
60003
69153
20
fecha conciliación
29/03/2014
04/04/2014
22/04/2014
22/05/2014
16/06/2014
17/07/2014
Radicado
35693
38173
41843
52403
60573
71173
saldo libros
494,00
758,00
2.505,00
3.366,00
-
-
saldo extracto
Observaciones:
6.4.1.2
494,00
758,00
2.505,00
3.366,00
Se evidencia que la entrega de la conciliación de los meses de enero y febrero, registran fecha de conciliación
29/03/14 y 4/04/14, es decir más de treinta días posteriores al cierre del mes; a partir del mes de marzo se realizan
dentro del mes siguiente.
-
Conclusiones
En razón a lo anterior se pudo observar que:
 Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente y de forma oportuna a partir del mes de marzo de
2014, son razonables y consistentes tanto los valores en libros como en extractos bancarios, con corte a
30 de junio de 2014 no existen partidas conciliatorias.
 La cuenta 062-06098-7 Regalías Inversión no posee saldo con corte a los meses de mayo y junio.
Se da cumplimiento con la entrega oportuna de las conciliaciones bancarias para efectos de ajustes y
reclasificaciones, conforme a lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.8: Deben realizarse
conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la
contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su
responsabilidad en laAdministración de un proceso específico. Para un control riguroso del disponible y
especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán
implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de
las cuentas bancarias, sean éstas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboración
periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el procesoConciliatorio haga posible un seguimiento
de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.
6.4.2
6.4.2.1
DEUDORES
Pruebas realizadas
 Se verificaron los saldos de los Estados Financieros con corte a 30 de junio de 2014
 Verificación y análisis a las notas a los Estados Financieros junio 30 de 2014.
 Verificación saldo de la cuenta1416Préstamos Gubernamentales Otorgados y 147090 otros deudores.
21
 Se efectuaron cruces de información con el Sistema de Gestión y planificación de Proyectos
INFOPROJECT.
 Se efectuaron cruces de información con informes soporte de la SF.
6.4.2.2
Situaciones Observadas
La cuenta deudores a 31 de diciembre de 2013 presenta un saldo de $1.527.865.440.145 y con corte a 30 de
junio de 2014 de $965.547.279.200 registrándose una disminución de $562.318.160.945,que equivale
al36.8% en un período de 6 meses.
Esta cuenta corresponden al 99% del total de los activos: $965.676.637, conforme al balance a junio de 2014,
y se encuentra conformada por las siguientes cuentas:
Cuenta1416: Prestamos Gubernamentales Otorgados, Subcuenta 141612 Créditos de Tesorería al
Gobierno Nacional. Representa el saldo del portafolio de los recursos administrados; manejados por la DTN,
los cuales son garantizados en pagarés, cuyo término de rendición es de mínimo 30 días. Los recursos
entregados en calidad de préstamo provienen de Escalonamiento de Carbón y/o Hidrocarburos e impuesto de
transporte por oleoductos y Gaseoductos que ingresan FNR enLiquidación, a título de depósito.
Una vez evaluada la información registrada en las notas a los Estados Financieros previa confrontación de la
información con los soportes suministrados, se encontraron las siguientes situaciones:
DETALLE
Coveñas
Escalonamiento Carbón
Escalonamiento Carbón- Albania
No. PAGARÉ
VALOR
REGISTRADO
INFORME PPTO
VALOR REGISTRADO
NOTA E. FINANCIEROS
DIFERENCIA
89
128.518,00
128.512,00
88, 90, 113, 115
233.598.124,86
233.598.124,86
6,00
-
106
1.301.533.432,76
1.301.533.432,76
-
Escalonamiento Carbón- Atlántico
87, 91
2.595.823.668,19
2.595.823.668,19
-
Escalonamiento Carbón- Bolívar
85, 92
21.467.177.705,96
21.467.177.705,96
-
104
2.637.146.428,00
2.637.146.428,00
82, 93
8.862.511.714,57
8.862.511.720,57
-
Escalonamiento Carbón- Chiriguaná y La Jagua de Ibirico
Escalonamiento Carbón- Córdoba
6,00
Escalonamiento Carbón- Magdalena 2001-2004
94
2.887.460.909,00
6.980.186.845,00
- 4.092.725.936,00
Escalonamiento Carbón- Magdalena 2005-2015
84, 95
70.704.397.432,88
66.611.671.497,88
4.092.725.935,00
Escalonamiento Carbón- San Andrés
86, 107
5.437.692.342,32
5.437.692.342,32
-
Escalonamiento Carbón- Sucre
83, 108
9.234.463.078,84
9.234.463.077,84
1,00
Escalonamiento Hidrocarburos
96, 112, 114
65.413.149,24
66.186.932,73
Escalonamiento Hidrocarburos Guainía
97
27.340.943.213,23
27.340.722.157,23
221.056,00
Escalonamiento Hidrocarburos Guaviare
109
21.733.571.918,17
21.733.350.814,18
221.103,99
98, 111
80.395.265,00
80.394.023,00
1.242,00
99
546.026.591,96
546.026.579,96
12,00
Escalonamiento Hidrocarburos La Primavera
Escalonamiento Hidrocarburos Meta
-
773.783,49
22
Escalonamiento Hidrocarburos Mitú
100
3.416.921.567,82
3.416.811.035,82
110.532,00
Escalonamiento Hidrocarburos Vaupés
110
4.140.888.865,47
4.140.778.578,47
110.287,00
Escalonamiento Hidrocarburos Vichada
101
7.173.511.024,72
7.173.401.474,72
109.550,00
Fondo Córdoba
105
307.161.118,24
307.161.117,24
1,00
Fondo Sucre
102
1.118.296.630,02
1.118.296.630,02
Transporte Oleoductos
103
TOTAL GENERAL
8.016.847.069,54
199.301.909.768,80
8.016.847.070,54
-
1,00
199.301.909.769,30 -
0,50
Como se puede observar, se encontraron diferencias registradas entre el informe que entrega el área de
presupuesto y los valores reportados en las notas a los Estados Financieros, conforme a los pagarés: 94, 84,
95, 96, 112, 114, 97, 109, 98, 111, 100, 110, 101. Las diferencias más representativas se registran en los
pagarés de escalonamiento Carbón Magdalena 2001-2004 y Escalonamiento Carbón 2005-2015 por valor de
$4.092,7 millones, los cuales se compensan entre sí.
Conforme a lo anteriormente descrito se hace necesario que se cruce la información oportunamente con los
soportes idóneos para que no se presenten este tipo de situaciones y así dar cumplimiento con lo dispuesto
en la Resolución 357 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del
informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”numeral 3.8 “Deben realizarse
conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la
contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su
responsabilidad en la administración de un proceso específico”.
6.4.2.3
HALLAZGOPRELIMINAR No. 4
A partir del análisis de la nota especifica anexa a los Estados Contables del FNR en Liquidación con corte a
Junio 30 de 2014, cuenta 1416, se encontraron diferencias entre los valores reportados de los pagarés
identificados con el concepto: Escalonamiento Carbón- Magdalena 2001-2004, Escalonamiento CarbónMagdalena
2005-2015,
Escalonamiento
Hidrocarburos,
Escalonamiento
Hidrocarburos
Guainía,
Escalonamiento Hidrocarburos Guaviare, Escalonamiento Hidrocarburos Mitú, Escalonamiento Hidrocarburos
Vaupés, Escalonamiento Hidrocarburos Vichada ylos informes suministrados por el área de presupuesto que
alimentan la información contable. La situación expuesta contribuye a materializar el riesgo de INEXACTITUD
en la información financiera y afecta la representación razonable de la realidad económica de la entidad
incumpliendo con lo establecido en la Resolución 357 de 2008 “por la cual se adopta el procedimiento de
control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”.
Numeral 3.8 “Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la
23
información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes
dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico”.
6.4.2.4. RECOMENDACIÓN
Se sugiere adelantar las conciliaciones de forma oportuna entre la información contable y la información de
las diferentes áreas que soporta los valores reportados en los Estado Financieros, dándose así cumplimiento
con lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008.
Respuesta de la Subdirección Financiera
Con relación al hallazgo No. 4 en el cual la Oficina de Control Interno menciona que se encontraron
diferencias entre los valores reportados de los pagarés de Escalonamiento Carbón – Magdalena 2001-2004,
Escalonamiento Carbón – Magdalena 2005-2015, Escalonamiento Hidrocarburos, Escalonamiento
Hidrocarburos Guainía, Escalonamiento Hidrocarburos Guaviare, Escalonamiento Hidrocarburos Mitú,
Escalonamiento Hidrocarburos Vaupés, Escalonamiento Hidrocarburos Vichada y los informes suministrados
por el área de presupuesto que alimentan la información contable; es necesario mencionar que esta situación
fue detectada por el Grupo de Presupuesto en el mes de agosto de 2014 como resultado de las
conciliaciones realizadas con la DTN, por lo anterior se tomaron las debidas acciones para subsanar este
inconveniente en el Boletín No. 161 de agosto 29 de 2014, en el cual se dejó nota aclaratoria del
procedimiento realizado.
Se considera que dejar este hallazgo no es pertinente por cuanto la situación presentada o evidenciada por la
Oficina de Control Interno ya se encontraba identificada, conciliada y subsanada en el momento de entrega
del informe preliminar de fecha 31 de octubre de 2014.
Por otra parte según las Notas Contables se envió oficio a la DGCPTN el pasado 17 de enero de 2013 con el
fin de actualizar el saldo del embargo registrado en la cuenta 1425 Depósitos Entregados en Garantía la cual
registra $1.130.311 que corresponde a recursos embargados al FNR en Liquidación de la cuenta del Banco
Agrario de Colombia No.3-0230-000041-1 denominada explotación de canteras y calizas y cuyo titular es la
DGCPTN, respuesta que no se ha recibido, por lo anterior se reiteró nuevamente la solicitud a la DGCPTN
con el oficio 2014681017961 fechado en noviembre 10 de 2014.
Consideraciones de la oficina de Control Interno
24
Una vez evaluada la respuesta de la subdirección financiera, se evidenció que en el boletín No.161 de agosto
29 de 2014, se efectuaron los ajustes pertinentes a las diferencias detectadas por esta auditoría al cierre del
30 de junio de 2014, por lo que este hallazgo se retira.
No obstante se deja la recomendación para que se efectúen oportunamente las conciliaciones entre la
información contable y los soportes que alimentan esta información, de tal forma que los valores reportados
en los estados financieros reflejen la realidad económica en una fecha determinada.
Cuenta 1424 Recursos entregados en administración, subcuenta enAdministración, que representael
saldo disponible del portafolio del FNR en Liquidaciónadministrado por la Dirección del Tesoro Nacional
correspondiente a las transferencias de las regalías indirectas realizadas por los entes recaudadores a las
cuentas corrientes autorizadas por la DTN, entidad que adelanta las inversiones y operaciones financieras
con estos recursos. Igualmente,integran esta cuenta los recursos entregados en administración al PNUD,
destinados para las actividades de la interventoría administrativa y financiera y realizar los pagos asociados a
la ejecución del proyecto COL73393 y los valores registrados por el portafolio de interventoría administrativa
IAF, correspondiente al 1% de las regalías.
Conclusiones de las Pruebas realizadas
Se verificaron los saldos a Junio 30 de los recursos entregados en administración correspondientes al
Proyecto COL 73393 por valor de $4.401.671, los cuales se cruzaron contra los informes financieros del
proyecto, encontrándose de conformidad.
Cuenta 1425 Depósitos entregados en Garantía: Se registra $1.1130.311, valor que corresponde a
recursos embargados al FNR en liquidación de la cuenta del banco Agrario de Colombia No. 3-0230-000041-1
denominada explotación de canteras y calizas y cuyo titular es la DGCPTN. Según las notas a los Estados
Financieros, este embargo se encontraba registrado en cuentas de orden y mediante oficio No
20136830012761 del 17/01/2013 se solicitó a la DGCPTN soporte para el registro en las cuentas de Balance.
Es importante que para la vigencia 2014, se cuente con información actualizada de esta situación toda vez
que no se conoce comunicación posterior, por lo que se recomienda solicitar informe a quien corresponda del
proceso que generó el embargo.
Cuenta 1470 otros deudoresrepresenta el valor de los recursos no ejecutados de convenios celebrados
entre la liquidada Comisión Nacional de Regalías y algunos entes territoriales, esta información se registra
25
teniendo en cuenta los informes reportados por el área de presupuesto que esta área elabora con base en la
información suministrada por la oficina Asesora Jurídica por concepto de demandas y procedimientos
correctivos.Igualmente,en esta cuenta se incluyen los valores recaudados por escalonamiento de carbón en la
última semana del mes que están pendientes de invertir en el portafolio de los recursos administrados por la
DGCPTN.
En esta cuenta están contenidas las siguientes partidas con corte a 30 de junio según la información
suministrada por el área de presupuesto:
CONVENIOS
AÑO DE RESOLUCION
ENTES TERRITORIALES
VALOR
2005
55
4.786.729.109,59
2006
128
17.294.602.640,03
2007
29
11.563.864.287,03
2008
4
14.660.434,19
2009
1
12.119.522,00
2010
1
37.549.529,93
2011
6
518.108.939,31
2012
5
373.212.873,73
ACTA SIN NUMERO
15
1.867.776.509,74
TOTAL CONVENIOS
244
36.468.623.845,55
REINTEGROS
AÑO DE RESOLUCION
ENTE TERRITORIAL
2014
SAN JOSE DE GUAVIARE
456.906.436,00
2013
GOB DEL TOLIMA
578.914.079,00
2011
MUNICIPIO DE ALPUJARRA
TOTAL REINTEGROS
VALOR
95.786.904,00
1.131.607.419,00
OTRAS CXC
ENTE TERRITORIAL
2014
MUNICIPIO DE GIRON
2010
IFI CONCESION SALINAS
INVIAS-LA MOJANA
ANH
FAEP- CUSIANA
ANH
FAEP CRAVO NORTE
VALOR
1.701.000.000,00
23.274.989,50
251.813.995,00
2.012.046.723,93
286.692.432.410,97
26
ANH
FAEP AHORROS
40.408.487.938,10
TOTAL OTRAS CXC
331.089.056.057,50
TOTAL CUENTA 147090 OTROS DEUDORES
368.689.287.322,05
6.4.2.5. Otras situaciones Observadas
Con el fin de verificar los reintegros efectuados en el primer semestre por valor de $1.131.607.419 Se
efectuó cruce de información, entre lo reportado en las notas de contabilidad y lo informado en el Sistema de
Gestión seguimiento y control de Proyectos INFOPROJECT, encontrándose las siguientes diferencias:
ENTE TERRITORIAL
ESTADO FINANCIERO
VALOR INFOPROJECT
SAN JOSE DE GUAVIARE
456.906.436,00
456.906.436,00
GOB DEL TOLIMA
578.914.079,00
-
95.786.904,00
95.786.904,00
MUNICIPIO DE ALPUJARRA
DIFERENCIA
OBSERVACION
-
578.914.079,00 Desaprobación proyecto 32475
Proyecto FNR 31555 ley 1530
art
INGEOMINAS
-
1.477.920.000,00 -
142
radicado
1.477.920.000,00 20134420549441
Conforme a lo descrito en el cuadro anterior, se presentan valores reportados en el Sistema de Gestión
seguimiento y control de Proyectos INFOPROJECTque al ser confrontados con los registrosde los Estados
Financierosy sussoportes, presentan diferencias, por lo que se hace necesario tomar acciones para que se
tenga debidamente actualizada y conciliada la información que soporta los registros contables desde todos
sus frentes.
Una muestra de esta situación, se evidencia al tomar el concepto incluido en el sistema de INFOPROJECT
de fecha 15 de septiembre de 2014, referente al proyecto FNR 31555 relacionado con el reintegro de
$1.477,9 millones en cabeza de INGEOMINAS, el cual se detalla a continuación:
1. Para la ejecución del proyecto Ingeominas suscribió los siguientes convenios: Convenio No. 019-08 suscrito con la U. Nacional, el
18-dic-08, fecha de inicio: 28-dic-08. No se ejecutó, ejecución física 0%; Convenio No. 020-08 suscrito con la U. Nacional el 19-dic08. Fecha de inicio: 23-dic-08, prorroga por 5 meses del 19-jul-09, suspendido el 19-nov-09 en espera de giro de los recursos,
ejecución física 0%, No se ejecutó; Convenio No. 021-08 suscrito con la UIS el 22-dic-08, Fecha de inicio: 19-jun-09, suspendido el
25-jun-09 en espera del giro de los recursos, reiniciación él 29-dic-09, liquidado 02-sep-10, ejecución física 50%; Convenio No. 02208 suscrito con la UIS el 22-dic-08, fecha de inicio: 27-jul-09, suspendido el 26-ago-09 en espera del giro de los recursos,
reiniciación él 29-dic-09, Estado actual: en proceso de liquidación, ejecución física 50% (29-jul-10); Convenio No. 023-08 suscrito
con la UPTC el 12-dic-08, Fecha de inicio: 28-Dic-09, ejecución física 50% (29-jul-10), Estado actual: en proceso de liquidación. 5Teniendo en cuenta los informes presentados por el ejecutor se observa que las actividades no se ejecutarán en su totalidad. 6. Se
han presentado inconvenientes en la ejecución dado que no se a cumplido a satisfacción el cronograma planteado, Ingeominas aún
no ha hecho devolución de los recursos no ejecutados. 7. La IAF no ha reportado presuntas irregularidades. 8. La entidad no tiene
giros pendientes, dado que el proyecto solo se ejecutó en un 50% el único giro por el 50% se efectuó el 24-dic-09. 9. Ingeominas
presento solicitud de ajuste el 01-abr-09 modificando el alcance del proyecto. El ajuste fue remitido a la UPME en comunicado del
19-abr-09. Se recibió concepto de viabilidad del Ministerio el 06-ago-09. El Consejo Asesor de Regalías aprueba la reformulación
27
del proyecto mediante acuerdo 045 del 18-nov-09.-Se requiere un nuevo proceso de ajuste, teniendo en cuenta que no se cumple el
alcance del proyecto, 09-jun-11 se realizó visita a Ingeominas con el fin de enfatizar en el envío de la información financiera del
proyecto e iniciar el proceso de ajuste del mismo, el 27 de enero del 2012, se realizó reunión con el delegado de Ingeominas con el
fin de explicar el proceso de ajuste, el 31 de enero del 2012 se envió comunicación al Ingeominas con el fin de recopilara a la
información faltante y poder proceder al cierre del proyecto, se otorga un tiempo de entrega de la documentación correspondiente al
ajuste, de 10 días. El servicio solicito ajuste ante la IAF el 23-feb-13, la IAF remitió solicitud al Ministerio de Ambiente el 16-may-13,
el Ministerio emitió concepto de ajuste el 17-jun-13, así mismo la subdirección de proyectos se pronunció con el número de oficio
20134420549441 el 15-jul-13.
Conceptuó:
Fecha: 15-Sep-2014
% Ejecución Física : 100
Pantallazo concepto tomado de Infoproject
Como se observa, en el concepto que se incluye en el sistema de INFOPROPJECT a fecha 15 de septiembre
de 2014, “Ingeominas aún no ha hecho la devolución de los recursos no ejecutados”, sin embargo al cotejar el
oficio de la interventoría número 20138340391631 del 16 de mayo de 2013, se aclaró que los recursos arriba
mencionados ya fueron objeto de reintegro toda vez que en el numeral 3.5 de este oficio, se indica lo
siguiente:
Párrafo tomado del oficio mencionado anteriormente.
Igualmente, al revisar la información disponible en INFOPROJECT relacionada con el proyecto 32475 de la
Gobernación del Tolima,se encontró que en el concepto de la Interventoría de fecha 15 de abril de 2014 se
informa que el proyecto no fue ejecutado y se realizó la devolución de los recursos girados; sin embargo en el
mismo sistema no se evidencia relación alguna de los valores girados y/o reintegros efectuados de recursos
este proyecto por valor de $578,9 millones. Por otra parte, en contabilidad se continúa registrando este
deudor por la misma suma mencionada a pesar que según verificación del Radicado número 2013663032431
de Junio 24 de 2012 y anexos incluidos en el expediente 200915109902900087Ese evidenció que se efectuó
consignación con fecha mayo 16 de 2013, de los recursos, incluidos los rendimientos financieros en la cuenta
de Davivienda No. 026992453 destinada exclusivamente a devolución de estos últimos.
28
El concepto incluido en el sistema de INFOPROJECT de fecha 15 de abril 2014 se presentóasí:
1. El proyecto consiste en sensibilizar a la ciudadanía en relación con la Minería Sostenible y en la caracterización del sectores
productivos en relación con la Minería, a fin de obtener y articular propuestas para el desarrollo de esta actividad en todo el
departamento del Tolima, mediante la realización en los municipios de Ibagué, Espinal, Chaparral, Mariquita, Líbano, Honda y Valle
de San Juan de 47 talleres de sensibilización y caracterización sobre la Minería sostenible en; 24 asesoría para la inclusión del
sector minero en los POT, EOT y en los POMCAS departamentales: el diseño y construcción del Sistema de Información Geográfico
(S.I.G.) Minero: 8 talleres de Validación y Socialización de la información y resultados; 4 talleres de socialización de los Pomcas; el
diseño y publicación que incluye Relevamientos arquitecturales en campo y gabinete, Trabajo de documentación y gabinete, Diseño
Gráficos, temático y contenidos técnicos y el Tiraje de 15.000 ejemplares; La capacitación a las 8 subregiones; 4 Consultoría para
diseños de esquemas asociativos; 4 Consultoría para creación y puesta en marcha de asociaciones de productores; 3 Foros para
divulgación de resultados buscando articulación intersectorial; y 1 Un Congreso o simposio Minero. 2. La última visita de la IAF fue
realizada el 16-Feb-12, en la que se verificó que el proyecto no ha sido contratado y un avance del 0%, el ejecutor no ha expedido el
CDP del aporte de la cofinanciación del proyecto. En dicha reunión, el ejecutor se comprometió a expedir el CDP de la
cofinanciación e iniciar el proceso de contratación del proyecto antes del 09-Mar-12. 3. El departamento del Tolima adelantó el 18Nov-10 mediante Resolución de apertura N° 1272, proceso de contratación de consultoría para la ejecución del proyecto el cual fue
revocado el 24-Ene-11, mediante Resolución 0127, debido a que la entidad contratante alega no contar con el personal idóneo para
la evaluación de las propuestas presentadas y además manifiesta no poder contratar evaluadores en el término máximo de duración
de la suspensión del proceso. El 12-Jun-12 abrió un nuevo proceso de contratación mediante Resolución No. 4431 el cual fue
declarado desierto el 10-Jul-12 mediante Resolución 485, debido a que se presentó un solo proponente que no cumplió con las
condiciones. La entidad no ha realizado la contratación del proyecto. 4. El principal inconveniente para la ejecución del proyecto ha
sido que el ejecutor no ha contratado la ejecución del proyecto. 5. El ejecutor presentó el 15-Mar-12, cronograma para la ejecución
del proyecto, el cual contempla la contratación y ejecución con fecha final a 31-Dic-12. Dicho cronograma no se cumplió. 6. El
ejecutor mediante comunicación No. 20136630059722 del 15-Feb-13, manifestó la no ejecución del proyecto y realizó la devolución
de los recursos girados.
Conceptuó:
Fecha: 15-Abr-2014
% Ejecución Física : 0
6.4.2.6
HALLAZGODEFINITIVONo.4
Al efectuar la verificación y comparación entre los valores reportados en contabilidad del Fondo Nacional de
Regalías en Liquidación y los generados a través del Sistema de Gestión y Planeación de Proyectos
INFOPROJECT, se pudo evidenciar que la suma de $578,9 millonesregistradaa junio 30 de 2014 en la
cuenta 147090 por concepto de reintegro del proyecto 32475 a nombre de la Gobernación del Tolima no
corresponde a un derecho cierto toda vez que fue reintegrada según consignación de mayo 16 de 2013
(soporte anexo al Rad.2013663032431 de Junio 24 de 2012). Así mismo, se pudo evidenciarque la suma de
$1.477, 9 millones que aparece registradacomopendiente de reintegro en el sistema INFOPROJECTdel
proyecto 31555 de INGEOMINAS,podría no representar un derecho cierto que deba ser registrado en la
contabilidad según elinforme interventoría número 20138340391631 del 16 de mayo de 2013 que precisó que
los recursos ya fueron objeto de reintegro; en tal evento el aplicativo estaría presentando inconsistencias en el
reporte generado.El conjunto de situaciones expuestas, evidencia que no se hado cumplimiento a la
Resolución 357 de 2008 “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del
informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”. Numeral 3.8que establece: “Deben
realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información
registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias
29
respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico”. Adicionalmente, se ha
materializado el riesgo de INEXACTITUD en la información financiera del FNR en Liquidación
sobrestimándose la cuenta 147090 en la suma de $578,9 millones.
6.4.2.7. RECOMENDACIONES
Se sugiere que se hagan las conciliaciones entre el informe de Sistema de Gestión y Planeación de Proyectos
INFOPROJECT, y los soportes que alimentan la información contable, de tal forma que se tenga certeza de
la información que se viene presentando en cumplimiento del Decreto 4972 de 2011 “por el cual se define el
procedimiento y plazo para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras disposiciones”.
Es importante que las notas a los Estados Financieros que hacen referencia al rubro DEUDORES,
cumplancon lo dispuesto en el Manual de Procedimientos contables, en cuanto a la información adicional de
carácter general y específico que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los
mismos, toda vez que estas tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las
transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan
dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos
físicos, las cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública, lo anterior
considerando que al evaluar el contenido de la nota y los documentos soportes, se evidencia que aparte de
los convenios se incluyen además, reintegros y otras cuentas por cobrar que no se mencionan.
Igualmente es importante que dado que el sistema INFOPROJECT es la herramienta mediante la cual se
controla la gestión de los proyectos, la misma presente presenten en forma clara, concisa y fidedigna la
realidad de los hechos económicos relacionados con el giro y reintegro de los recursos del FNR, de tal forma
que se pueda cruzar con la información incluida en los Estados Financieros.
Respuesta de la Subdirección Financiera
En el hallazgo No. 5 se menciona lo siguiente: “Al efectuar la verificación y comparación
entre los valores reportados en contabilidad del Fondo Nacional de Regalías en
Liquidación y los generados a través del Sistema de Gestión y Planeación de Proyectos
INFOPROJECT, se pudo evidenciar que la suma de $578.9 millones registrada a junio 30
30
de 2014 en la cuenta 147090 por concepto de reintegro del proyecto 32475 a nombre de
la Gobernación del Tolima no corresponde a un derecho cierto toda vez que fue
reintegrada según consignación de mayo 16 de 2013 (soporte anexo al Rad.
2013663032431 de junio 24 de 2012)”, de conformidad con lo anterior y con el fin de
subsanar esta situación, en el boletín No. 184 del día 1 de octubre de 2014 se actualizó la
hoja de derechos y obligaciones en la cual se registró el reintegro presentado por la
Gobernación del Tolima.
Consideraciones de la Oficina de Control Interno
De conformidad con la respuesta emitida por la Subdirección Financiera, se mantiene este hallazgo toda vez
que a pesar de que se haga el ajuste en el mes de octubre, es procedente que se sigan haciendo las
conciliaciones de la información con los documentos que soportan la información financiera, de tal forma que
no se presenten este tipo de situaciones que hacen que se reflejen valores que no corresponden a la realidad
económica del FNR en Liquidación.
6.4.3
CUENTAS POR PAGAR
6.4.3.1. Pruebas realizadas

Se revisó el reporte auxiliar del SIIF.

Se efectuaron evaluaciones a los valores reportados por el PNUD como cuentas por pagar

Se revisaron las causaciones efectuadas al cierre del mes de junio con el fin de que se cumplan con
los procedimientos del Manual de Contabilidad Publica

Se verificaron Los soportes al azar de algunas de la cuentas por pagar

Se revisaron los soportes de liquidación y pago de impuestos del Fondo, de declaración mensual de
retenciones en la fuente (formulario 350), los recibos oficiales de pago (formulario 490) de enero a
junio de 2014, y las fechas de cancelación de los mismos, adicionalmente se revisó el formulario de
autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y
tableros.
6.4.3.2. Situaciones Observadas
31
Las cuentas por pagar registradas en el grupo 24 al cierre del mes de junio ascienden a $212.542.562,
representan el 22% del total del pasivo + patrimonio y están conformadas por saldos pendientes de reintegrar
a los entes territoriales conforme a las Resoluciones 2327 de 2010 y 2784, 2785 del 2011, mediante las
cuales se ordena la devolución de los recursos a que se refiere el parágrafo 4 del artículo 3 de la ley 141 de
1994 adicionado por el art. 25 de la ley 756 del 2002, Resoluciones de cierre de proyectos financieros con
recurso del FNR, Liquidación de convenios de la extinta Comisión Nacional de Regalías,Liquidación de
Regalías de Hidrocarburos de la ANH y Liquidación de proyecto IFI Concesión Salinas; igualmente recoge los
valores por honorarios, adquisición de bienes y servicios nacionales, acreedores, retención en la fuente e
impuesto de timbre y recursosrecibidos en administración.
Durante las pruebas efectuadas a las cuentas por pagar se observaron las siguientes situaciones:
Al revisar los soportes de la cuenta 240102 Proyectos de inversión en la cual se registran las cuentas por
pagar por adquisición de bienes y servicios del proyecto COL 73393 por valor de $159.414.710, se evidenció
que se encuentra registrada una obligación en el mes de marzo a nombre de Informática y Tecnología S.A.
por valor de $5.056.440conforme al libro auxiliar de la contabilidad del proyecto COL 73393 y amparada en la
FACE 52441 de la cual no se encontró soporte físico ni virtual.Se verificó en la ubicación disponible para
estos soportes: disco O:\
Adicionalmente se encontró que al cierre del mes de junio de 2014, se presentan gastos por servicios, los
cuales no se causan en el mes respectivo yaparecen registradas en meses posteriores, tales como: servicio
de seguridad, con Securitas de Colombia S.A., Servicios de Mensajería de Interrapídisimo, estos servicios se
registraron en los meses de julio y agosto aunque correspondía a obligaciones que debieron ser causadas en
meses anteriores conforme ala descripción presentada en los registros auxiliares que se transcribe en el
siguiente cuadro:
CAUSACIONES NO REGISTRADAS OPORTUNAMENTE EN LA CONTABILIDAD DEL PROYECTO 73393 A JUNIO 30 DE 2014
FACE
53893
53615 Y 53926
54010
TOTAL CAUSACIONES
FECHA DE REGISTRO
DETALLE
15/07/2014 VIGILANC.SIST.CCTV.JUN.WS P 6,7,8 ED.VALENZ.P 2
03/07/14 Y 29/07/14 SERVICIO DE MENSAJERIA DE MAYO Y JUNIO
13/08/2014 SERV.ASEO.CAFET.JUN.WS P 6,7,8,14 ED.VALENZ.
VALOR
2.903.658,00
52.474.245,00
10.398.280,00
65.776.183,00
32
6.4.3.3. HALLAZGO DEFINITIVO No. 5
Al evaluar las cuentas por pagar a fecha junio 30 de 2014, conforme a los estados Contables presentados del
Fondo Nacional de Regalías en Liquidación y sus soportes, no se obtuvo evidencia física o virtual del FACE
52441 que aparece registrado en libros auxiliaresdel Convenio PNUD COL 73393por valor de $5.056.440 y
que alimenta la contabilidad del FNR en liquidación.Igualmente se encontraron obligaciones registradas en los
meses de julio y agosto, correspondientes a los meses de mayo y junio de servicios de vigilancia, aseo y
servicio de mensajería, con lo cual se contraviene el principio de causación consagrado en el título II
“Sistema Nacional de Contabilidad Pública” punto 8 “Principios de Contabilidad Pública” numeral 117
“Devengo o Causación” del Régimen de Contabilidad Pública el cual consiste en “Los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia
del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos.El
reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones…”, y además de incumplirse con
lo dispuesto en el numeral 9.2 del PGCP “norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y
libros de contabilidad”.
6.4.3.4 RECOMENDACION
Se sugiere establecer mecanismos necesarios para dar cumplimiento a lo consagrado en el título II “Sistema
Nacional de Contabilidad Pública” punto 8 “Principios de Contabilidad Pública” numeral 117 “Devengo o
Causación” del Régimen de Contabilidad Pública el cual consiste en “Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en
que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se
efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones…”.
Respuesta de Subdirección Financiera
El dos (2) de mayo de 2011 se firmó contrato con Información y Tecnología S.A. para el
Servicio de conexión, canales, Access poinst, switches, y ups en las sedes del proyecto
73393.
Con la entrada en vigencia del Convenio 75077 y para armonizar y continuar con la
prestación del servicio se firma la modificación No. 9 de este contrato, la cual autoriza el
pago de los servicios contratados por el Proyecto 73393 y por el Proyecto 75077. Por
33
error involuntario, en el mes de marzo de 2014 se causa el valor de $10.112.880
comprobante 3009-553. ($5.056.440 por Regalías Indirectas) por servicio de conexión,
ups mes de febrero de 2014 s/fra. 3470, contrato 8523 sedes Santa Marta, Bucaramanga
y Montería correspondiente al Proyecto 73393, las cuales correspondían al Proyecto
75077. Por tal motivo se procedió anular la face 52441 del menupres (Sistema Financiero
PNUD), pero no se borró del sistema contable SEVEN motivo por el cual a la fecha de
cierre de la presente auditoria aparece en los estados financieros del convenio.
De acuerdo con lo anterior el 1 de octubre de 2014 se realizó el ajuste mediante
comprobante No. 3001-97. Es importante tener en cuenta que el registro efectuado en el
mes de marzo por equivocación en el Proyecto 73393 fue solo de causación sin generar
ningún desembolso de dinero.
Cuenta: Comunicaciones y Transporte. Tercero: INTERRAPIDISIMO S.A... Documentos:
Face 53615 y 53926.
Si bien el contrato estipula en su numeral 3.1 Valor y Forma de pago: “El contratista
presentara mensualmente las facturas correspondientes a todos los servicios prestados
de conformidad y de acurdo a los precios presentado en la oferta, el contratista deberá
facturar los servicios suministrados a tiempo y de manera tardía por separado dentro de
los primeros 15 días calendario de cada mes…” Como se evidencia es necesario que se
reciba la factura para determinar y certificar el valor a pagar. Por lo anterior se establece
el siguiente cuadro de tiempos con las FACE mencionadas así:
Información de tiempos
Interrapidisimo S.A.
Fechas
No. Face
53615
Factura
11/06/2014
Días trascurridos
53926
Días trascurridos
12/07/2014
Recibido a
Satisfacción
(supervisor)
Entrega a
contabilidad
25/06/2014
03/07/2014
03/07/2014
14
8
0
29/07/2014
29/07/2014
29/07/2014
17
0
0
Total días
Causación
contable
22
17
Como observamos en el cuadro anterior se evidencia que el mismo día que se recibe en
contabilidad se está efectuando el registro de causación contable, y el procedimiento que
34
más demora esta entre el día de la factura y el recibido a satisfacción. (El tiempo normal
de recibido en Administrativa 73393 y elaboración del recibido.)
Por lo anterior estamos registrando el hecho financiero de manera adecuada y en tiempo
razonable y muchas veces las demoras ajustadas, apropiadas y lógicas, obedece al
procedimiento interno de elaboración, revisión y posterior envió y radicación de la FACE a
PNUD.
Cuenta: Vigilancia y Seguridad. Tercero: Securitas Colombia S. A. Documentos:
Face 53893
Información de tiempos
Securitas Colombia S.A.
Fechas
No. Face
53893
Factura
01/07/2014
Días trascurridos
Porcentaje (%) Tiempo
Recibido a
Satisfacción
(supervisor)
Entrega a
contabilidad
Causación
contable
Total
días
15/07/2014
15/07/2014
15/07/2014
14
0
0
14
100,00%
0,00%
0,00%
100%
Esta FACE corresponde al contrato No. 25732 “Servicios de Vigilancia integral con
servicio de monitoreo por medio de sistemas electrónicos, alarma con detectores de
humo y circuito cerrado de Televisión Suministrado e instalación para sedes del proyecto.”
Según el numeral 4.4. del contrato en mención establece… “Los pagos que realice el
PNUD al contratista por la prestación de los servicios descritos en el presente contrato se
realizaran mes vencido y previo recibo a satisfacción de los servicios prestados por el
contratista, expedidos por parte del supervisor designado por el proyecto 73393.”
Teniendo en cuenta lo anterior la facturación se debe realizar mes vencido, una vez
recibida la factura por el supervisor del contrato es emitido el recibo a satisfacción. Sin
estos requisitos previos no se puede determinar el valor a pagar ya que dicho valor es
calculado a partir de los servicios efectivamente prestados y certificados como recibidos
por el supervisor.
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En el cuadro de tiempos observamos que la factura se elaboró el 01/07/2014 y se recibe
en la Coordinación Administrativa del proyecto 14 días después y se contabiliza el mismo
día de entrega a contabilidad a cero (0) días después del recibido a satisfacción.
De acuerdo a los registros contables la causación se está realizando el mismo día de
recibido en contabilidad
Cuenta: Aseo y Cafetería Tercero: GY E GRUPO Y ESTRATEGIAS SAS,
Documentos: Face 54010
Esta FACE corresponde al contrato No. 19659 para la Prestación Del servicio de aseo y
cafetería.
En lo estipulado como precio y pago del contrato se indica lo siguiente… “El contratista
presentará mensualmente dentro de los 15 de días de cada mes, un estado de cuenta
adjuntando las facturas correspondientes a todos los servicios prestados en el mes
anterior”.
Teniendo en cuenta que el contrato debe suministrar el servicio de aseo y todos los
suministros de aseo y cafetería la maquinaria y elementos para el mismo es necesario
que los pagos se efectúen mes vencido para tener el valor de la factura y el recibo a
satisfacción. Sin estos requisitos previos no se puede determinar el valor a pagar ya que
dicho valor es calculado a partir de los servicios efectivamente prestados y certificados
como recibidos por el supervisor.
Información de tiempos
GY E GRUPO Y ESTRATEGIAS SAS
Fechas
No. Face
54010
Días
trascurridos
Factura
21/07/2014
Recibido a
Entrega a
Satisfacción
contabilidad
(supervisor)
Causación
contable
12/08/2014
12/08/2014
12/08/2014
22
0
0
Total
días
22
En el cuadro anterior se ve claramente que la causación se efectúa en el momento que
llega la factura al grupo financiero
Consideraciones de la Oficina de Control Interno
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De conformidad con la respuesta de la Subdirección Financiera, se confirma que se encuentran cuentas por
pagar en los estados financieros que no son obligaciones ciertas al cierre del 30 de junio de 2014. Toda vez
que conforme a la respuesta se indica: “De acuerdo con lo anterior el 1 de octubre de 2014 se
realizó el ajuste mediante comprobante No. 3001-97. Es importante tener en cuenta que
el registro efectuado en el mes de marzo por equivocación en el Proyecto 73393 fue solo
de causación sin generar ningún desembolso de dinero”.
De otra parte, en cuanto a las causaciones se deben registrar en cumplimiento de lo
consagrado en el título II “Sistema Nacional de Contabilidad Pública” punto 8 “Principios de Contabilidad
Pública” numeral 117 “Devengo o Causación” del Régimen de Contabilidad Pública el cual consiste en “Los
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan,
con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de
estos.El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones…”, y además de
incumplirse con lo dispuesto en el numeral 9.2 del PGCP “norma técnica relativa a los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad”.
Conforme a lo expuesto anteriormente se mantiene el hallazgo.
6.4.3.5 PRESENTACION DE LAS DECLARACIONES
Las declaraciones mensuales de retención en la fuente de enero a junio de 2014, fueron liquidadas y
presentadas dentro de los plazos establecidos por la DIAN, eigualmente la autoliquidación electrónica asistida
de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros correspondiente al año gravable
2014,cancelada dentro del plazo establecido por la Secretaria de Hacienda Distrital, no obstante en el primer
trimestre la presentación de las declaraciones se realizaron con el nombre del contribuyente como FNR y no
FNR en liquidación, a partir del mes de abril se hacen los ajustes respectivos.
MES
CONTRIBUYENTE
DECLARACION
FECHA
VALOR
OBSERVACION
ENERO
FONDO NAL DE REGALIAS
R. FUENTE
10/02/2014
807.000,00
Se presenta como FNR
FEBRERO
FONDO NAL DE REGALIAS
R. FUENTE
10/03/2014
495.000,00
Se presenta como FNR
MARZO
FONDO NAL DE REGALIAS
R. FUENTE
07/04/2014
495.000,00
Se presenta como FNR
ABRIL
FONDO NAL DE REGALIAS EN LIQUIDACION
R. FUENTE
08/05/2014
495.000,00
Se ajusta a la Norma
MAYO
FONDO NAL DE REGALIAS EN LIQUIDACION
R. FUENTE
10/06/2014
495.000,00
Se ajusta a la Norma
JUNIO
FONDO NAL DE REGALIAS EN LIQUIDACION
R. FUENTE
08/07/2014
496.000,00
Se ajusta a la Norma
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ENERO-FEB
FONDO NAL DE REGALIAS
ICA
10/03/2014
435.000,00
Se presenta como FNR
MARZ-ABRIL
FONDO NAL DE REGALIAS
ICA
08/05/2014
757.000,00
Se presenta como FNR
ICA
08/07/2014
381.000,00
Se ajusta a la Norma
MAYO-JUNIO FONDO NAL DE REGALIAS EN LIQUIDACION
Es de anotar que mediante oficio 20146820511031 del 16 de mayo de 2014, al entidad adelanto los trámites
ante la Dirección de Impuestos Nacionales, actualizándose así los datos de la Empresa
6.4.4. 8120
LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS
6.4.4.1Pruebas realizadas

Se revisaron los Estados Financieros y la nota respectiva.

Se cotejaron los valores con la base de datos reportada de la Oficina Jurídica
6.4.4.2. Situación Observada
Se cotejó la base de datos reportada por la Oficina Jurídica y suministrada por el SF. En donde se registran
las demandas interpuestas por la entidad que se encuentran en proceso por valor de
$26.487.908.358.encontrándose que valores reportados en esta cuenta corresponden a demandas por
valores que se encuentran registrados en la cuenta 147090 otros deudores, por lo cual es importante tener
claro que demandas ya fueron terminadas y se registren como un derecho real, así como también se tenga un
control de las cuentas de orden deudoras.
Ahora bien de conformidad con lo dispuesto en el PGCP numeral 422. Clase 8. Cuentas de orden deudoras.
Cuentas representativas de hechos ocircunstancias de las cuales pueden generarse derechos, que afecten
laestructura financiera de la entidad contable pública. Incluye cuentas decontrol para las operaciones
realizadas con terceros que por su naturaleza noinciden en la situación financiera de la entidad contable
pública, las utilizadaspara control interno de activos, de futuros hechos económicos y con propósitode
revelación, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre losregistros contables de los activos,
costos y gastos, y la información tributaria.
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6.4.5. PATRIMONIO INSTITUCIONAL
6.4.5.1. Pruebas realizadas
Se revisaron:

El reporte auxiliar

Estado de cambios en el patrimonio

Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental consolidadas del 1 al 30 de junio de
2014

Notas explicativas.

Se efectuaron algunas revisiones a comprobantes Manuales
6.4.5.2. Situaciones observadas
Se observó déficit del ejercicio por valor de $-520.413.842 al cierre del mes de junio 30 de 2014,Soportados
en el resultado de los ingresos Fiscales, Operaciones institucionales y otros ingresos, y los gastos
operacionales de administración, de operación, provisiones, depreciaciones y amortizaciones, transferencias,
operaciones interinstitucionales y otros gastos, al igual que un movimiento del mes de abril conforme a los
comprobante de contabilidad 2804 y 4532 en donde se registra un valor de $135.883.932, que incumple el
manejo contable, toda vez que este último movimiento debió afectar la cuenta 5 de Gastos, hecho que
genera una afectación en el patrimonio institucional para el período evaluado, pasando de $1.273.323.469a
$965.676.637 disminuyendo elpatrimonio en un 24.1 %, ,
6.4.5.3. HALLAZGO PRELIMINAR No. 6
Al evaluar la cuenta de Patrimonio Institucional, se encontró que en el mes de abril mediante comprobante
2804 se registró unos valores de reintegros por rendimientos financieros a la cuenta 310501001 Capital
Fiscal Nación por valor de $135.883.932, correspondiente a recursos del FNR en Liquidación, igualmente se
reclasifico esta cuenta con el comprobante No 4532, en esta misma fecha, afectando la cuenta de patrimonio
institucional, siendo lo adecuado afectar la cuenta 5 de Gastos. Por lo anterior se estaría desconociendo las
características cualitativas y cuantitativas de la información contable descrito en numeral 7 del PGCP
6.4.5.4 RECOMENDACIONES
39
Realizar las respectivas reclasificaciones que conlleven a dejar los valores respectivos conforme a la forma
que fueron registrados los hechos económicos.
Respuesta de la Subdirección Financiera
Teniendo en cuenta la recomendación de la Oficina de Control interno en el mes de octubre con el
comprobante de contabilidad 3001-100 se realizó la reclasificación correspondiente de la cuenta 310501 a la
cuenta 572080 y se reconoce la diferencia en cambio por menor valor a la cuenta 580301.
Consideraciones de la Oficina de Control Interno
Conforme a la respuesta recibida de la Subdirección Financiera se mantiene el hallazgo, toda vez que se
deben efectuar los registros de conformidad con los hechos económicos tanto en su forma cualitativa como
cuantitativa, pese a que en el mes de octubre se hayan efectuado los ajustes correspondientes, es
procedente que se tenga presente la norma cada vez que se entre a realizar un registro contable.
6.4.6. GASTOS
6.4.6.1. Pruebas realizadas
Se analizaron algunos gastos correspondientes a la parte administrativa y operativa, gastos de registros por
concepto de seguridad, aseo, servicios de mensajería. Entre otros.
6.4.6.2. Situación observada
En la cuenta se seguridad y vigilancia al mes de junio únicamente se registran valores por obligaciones de
prestación de servicio hasta el mes de Mayo, igualmente para los gastos relacionados con aseo
SERV.ASEO.CAFET..WS P 6,7,8,14 ED.VALENZ. Y para los gastos relacionados con servicio de Mensajería
hasta el mes de abril. Por lo anteriormente expuesto, esta situación contraviene el principio de causación
consagrado en el título II “Sistema Nacional de Contabilidad Pública” punto 8 “Principios de Contabilidad
Pública” numeral 117 “Devengo o Causación” del Régimen de Contabilidad Pública el cual consiste en “Los
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan,
con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de
estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones…”.
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Con lo anteriormente expuesto, los Estados Financieros que recogen los informes emitidos por el convenio
PNUD 73393 y que se consolidan en el informe financiero del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación al
cierre del mes de junio, no cumple con el principio de Causación y revelación plena de los hechos
económicos, (ver anexo de cxp por $65.776.183). Los hallazgos producto de esta revisión se incluyen en las
cuentas por pagar de este informe.
6.4.7.
RENDICIÓN DE LA CUENTA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA – SIRECI
Se observó la rendición de la cuenta anual con corte a 31 de diciembre de 2012, con fecha 3 de marzo de
2014, según soporte de acuse de aceptación de la rendición, el cual reposa en el disco :\2150 SF
Subdirección Financiera\2153 GC Grupo de Contabilidad\682100 FONDO NACIONAL DE
REGALIAS\16 INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL\OCI\2014\20143400083543
AGO_19_2014\12_TRASNMISION SIRECI
6.4.8. VERIFICACIÒN CUMPLIMIENTO DECRETO 4972 DE 2011 “por el cual se define el
procedimiento y plazo para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras
disposiciones”
6.4.8.1. VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO ART. 5 NUMERAL 23 DECRETO 4972 DE 2011
De acuerdo con lo establecido en el artículo 5. Funciones del Liquidador, numeral 23
“Rendir mensualmente los informes de su gestión al Departamento Nacional de
Planeación”, del Decreto 4972 de 2011.
6.4.8.2. Pruebas realizadas
Se verificaron los informes de gestión del FNR en liquidación, correspondientes a los meses de septiembre a
diciembre de 2013 y de enero a junio de 2014, los cuales contienen las siguientes actividades (Gestión de
archivos, Cálculo actuarial y normalización pensional, Inventario, avalúo, venta, transferencia de bienes,
Reconocimiento y pago de acreencias, Saneamiento contable, Procesos jurídicos y Desmonte Misionales),
para el caso del Fondo el Cálculo actuarial y normalización pensional, no aplica, teniendo en cuenta lo
establecido en el artículo 7, del Decreto 4972 de 2011 y adicionalmente, porque el fondo desarrolla sus
actividades con el mismo personal del DNP.
41
Con corte a junio 30 de 2014 en el informe de gestión del FNR en liquidación, se observó lo siguiente:
ACTIVIDAD
% PESO ESPECÍFICO
AVANCE
Gestión de archivos
10%
60%
Inventario, avalúo, venta, transferencia de bienes
2%
100%
Reconocimiento y pago de acreencias
10%
84%
Saneamiento contable
3%
100%
Procesos jurídicos
15%
69%
Desmonte Misionales
60%
50%
AVANCE PONDERADO
60%
Hecha la verificación de la ponderación de las actividades el porcentaje está acorde con el reflejado en el
informe de gestión del Fondo, no obstante al revisar este informe y compararlo con los soportes, se evidencia
que a fecha junio 30 aún se encuentran partidas en las notas de los Estados Financieros en las cuentas
147090 Otros deudores y 2425 Acreedores se registran saldos que conforme a su valor, merecen efectuar
una revisión y análisis contable y tomar decisiones al respecto que además de cumplir con lo dispuesto en la
norma contable, también tenga soporte en su base jurídicaArtículo 9°. Inventario y Valoración de Activos del
Decreto 4972, igualmente a la fecha de esta auditoria se encontró pendiente el fenecimiento de la cuenta del
FNR en liquidación por parte de la Contraloría General de la Republica, hecho que no se menciona en el
informe presentado.
6.4.9.
VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO ART. 5 NUMERAL 25 DECRETO 4972 DE 2011De acuerdo con
lo establecido en el artículo 5.Funciones del Liquidador, numeral 25 “Elaborar el cronograma de
actividades para adelantar el proceso liquidatorio, de conformidad con lo dispuesto en el presente
decreto”.
6.4.9.1. Pruebas realizadas
Se realizó la solicitud de los cronogramas de actividades y su ponderación respectiva. En este caso, de
acuerdo con la información recibida, se verifico que el mismo registrara las actividades tendientes a la
Liquidación, conforme a lo dispuesto en el Decreto 4972, asumiendo que la liquidación se llevara a cabo al 31
de diciembre de 2014.
42
6.4.9.2. RECOMENDACIONES
Se sugiere que de conformidad con el Decreto 1912 de octubre 1 de 2014, “Por el cual se prorroga el plazo
de liquidación del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación y se dictan otras disposiciones”, se efectúe la
reformulación de las actividades de la liquidación del FNR en Liquidación para su cumplimiento, cuyo plazo
se extiende hasta el 30 de diciembre de 2017.
43
7.
CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno evaluó en forma independiente, con sujeción a las normas generales de
auditoría integral, el cumplimiento normativo, especialmente en lo referido a la aplicación del Régimen de
Contabilidad Pública y los elementos de control interno asociados al proceso contable para la elaboración y
presentación de los Estados Financieros con corte a Junio 30 de 2014del FNR en Liquidación, según
actividad prevista en el plan de acción del año 2014.
El análisis de los resultados de esta evaluación permite concluir que los controles establecidos y el sistema de
control interno vinculado con el proceso contable son adecuados, pero susceptibles de mejoramiento de
acuerdo con las recomendaciones sugeridas para cada una de las partidas evaluadas.
Los resultados de las pruebas practicadas y la evidencia obtenida de acuerdo con los criterios definidos en el
plan de trabajo se refieren sólo a los registros y/o documentos examinados de acuerdo con la muestra
selectiva y no se hacen extensibles a los demás registros del respectivo rubro o partidas de los Estados
Financieros teniendo en cuenta que las muestras fueron tomadas aleatoriamente.
Las acciones que se formulen con base en las recomendaciones formuladas en este informe de evaluación
serán objeto de acompañamiento y seguimiento por parte de la OCI.
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