1. Se considera conveniente durante la etapa de formulación del

EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA:
El avance porcentual del
Plan de Acción de la
SF - SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
para el I trimestre de 2014 fue del
35,93
El Plan de Acción presentó la siguiente composición para el corte del I Trimestre de 2014
Total
Focos
1
Productos
7
Actividades
17
Según la información remitida por el Grupo de Planeación, el plan definido para la SF - SUBDIRECCION FINANCIERA, con corte a 31 de
MARZO presentó un cumplimiento del 35,93% calculado a partir de las ponderaciones y avances registrados para cada una de las
actividades incorporadas en el plan.
Se verificaron el 100% de las evidencias de cada una de las actividades incluidas en el plan de acción.
Durante la verificación se pudo evidenciar lo siguiente:
1. Dos de los productos mencionados en el plan, se denominan: “Desarrollo del PABS como instrumento de planeación y seguimiento a la
ejecución de recursos (Fase 2)”, con la misma cantidad de actividades (4), con la misma ponderación y mismas fechas de cumplimiento.
Inicialmente eran dos actividades diferentes, la Subdirección Financiera decidió unificarlas y al momento de solicitar la eliminación de una de
ellas, el Grupo de Planeación manifestó que no era posible su eliminación.
2. En el producto “Doce informes de ejecución presupuestal elaborados y presentados a usuarios internos y externos”, no hace mención de la
entidad o entidades de las cuales se deben presentar los informes de ejecución presupuestal.
Una de sus actividades, “Administrar y controlar los recursos destinados a sufragar los viáticos y gastos de desplazamientos de funcionarios
y contratistas del DNP”, no se relaciona directamente con el producto. La dependencia solicitó la eliminación de la actividad al Grupo de
Planeación quien responde a la Subdirección Financiera la imposibilidad de hacerlo en atención a que tiene código PABS y ya está asociado
a contratistas.
3. En el producto “Doce estados contables del DNP y del Fondo Nacional de Regalías elaborados y presentados de forma razonable y
consistente con los documentos soportes idóneos”, no se tuvo en cuenta el Decreto 4972 del 30 de Diciembre de 2011, “Por el cual se define
el procedimiento y plazo para la liquidación del Fondo Nacional de Regalías y se dictan otras disposiciones”, Artículo 1º. PLAZO DE LA
LIQUIDACION. El Fondo Nacional de Regalías entrará en proceso de liquidación……………………………., y para todos los efectos legales
utilizará la denominación “Fondo Nacional de Regalías en Liquidación”.
Así mismo, en la actividad identificada con código 3979, “Presentar mensualmente los estados contables que exige la normatividad vigente
así como aquellos que soliciten las diferentes entidades u órganos de control”, no se especifican los Estados Contables a presentar según la
normativa como tampoco los que se están presentando mensualmente.
4. Se verificó en el plan de acción para esta vigencia, la inclusión de las actividades 3161, 3162, 3163, 3164, 3165, 3166, 3167 y 3168, de los
productos 1815 y 1816, las cuales fueron identificadas por la oficina de control interno en el seguimiento realizado al plan de acción con corte
a 31 de diciembre del 2013 de las actividades 3 y 4 del Resultado 1. que presentaron un avance del 43%. Estas actividades no se cumplieron
en su totalidad, ya que no se realizó el proceso contractual que incluía la base de datos de 1969 a 1975. Siendo éstas actividades realizadas
por el personal de la Subdirección Financiera desde el año 1969 hasta el año 1971.
6. De 10 actividades a iniciar a partir del 1 de Enero de 2014, el 30%, no presentó ningún avance.
RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
1. Se considera conveniente durante la etapa de formulación del plan de acción tener presente la mayor cantidad de variables con el objeto
de minimizar modificaciones posteriores que afecten los productos y sus actividades.
2. Se sugiere solicitar la modificación de cambio de nombre, incluyendo que los informes corresponden al Departamento Nacional de
Planeación – DNP y al Fondo Nacional de Regalías en Liquidación – FNR-L
3. Se sugiere para el producto “Doce estados contables del DNP y del Fondo Nacional de Regalías elaborados y presentados de forma
razonable y consistente con los documentos soportes idóneos” tener en cuenta el Decreto 4972 del 30 de Diciembre de 2011, solicitando la
modificación de cambio de nombre para utilizar la denominación "Fondo Nacional de Regalías en Liquidación".
Así mismo se sugiere para la actividad “Presentar mensualmente los estados contables que exige la normatividad vigente así como aquellos
que soliciten las diferentes entidades u órganos de control”, solicitar el cambio de nombre especificando los Estados Contables a presentar
según la normativa.
4. Se recomienda, cuando aplique, efectuar ajustes al plan de acción antes de culminar el tercer trimestre del año, de conformidad con lo
establecido en la "Guía para la formulación y seguimiento a la planeación institucional del SGC "numeral 6. Seguimiento al plan de acción 6.2
MODIFICACIONES AL PLAN DE ACCION, literal c).
Adelantar un juicioso seguimiento permitirá realizar ajustes oportunos al plan de acción con el fin de asegurar el cumplimiento del 100% de
las actividades y resultados esperados.