P002 Accion Correctiva, Preventivas, Mejora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
y/o DE MEJORA
Versión: 01
Fecha: 08/10/2012
Código: P002-GEC
PROCESO: GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL
PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y/O DE MEJORA
Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora,
para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las
mismas, verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.
Responsable:

Líderes de proceso y responsables regionales
Alcance:
Inicia con la detección de una oportunidad de
mejora hasta la consolidación del estado de
las acciones preventivas, correctivas y de
mejora a nivel nacional.
DEFINICIONES Y TÉRMINOS1:
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede
realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o
una reclasificación.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Producto/Servicio No Conforme: son los productos resultados de todos los procesos que incumplan
los requisitos establecidos, implícitos u obligatorios, determinados necesariamente para el
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Generalmente
implícita significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras
partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas
GENERALIDADES:

1
Las acciones establecidas para mitigar el riesgo, se considerarán acción preventiva y estas no se
deben registrar en el formato de Acciones Correctivas y Preventivas.
NTC ISO 9000 y NTC GP 1000:2009
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Procedimiento Acciones Preventivas y Correctivas y/o de Mejora.

El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generar una acción correctiva
que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional.

Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposarán en el proceso
(Estratégico, Misional y/o de Apoyo) donde fue detectada, en el momento que sea cerrada deberá
ser remitida a al Grupo de Mejora Continua de la Dirección General, para ser archivada en la carpeta
respectiva y llevar el control de las mismas.

Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones
de mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de
mejora.

La actualización de la información registrada en el formato de control de acciones preventivas,
correctivas y de mejora (F002-P002-GEC), es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable
Regional de cada proceso, los cuales deben notificar las novedades del estado de las mismas.

El seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora será de la siguiente forma:
Cuando son de auditorías internas el responsable del seguimiento será el auditor, cuando son
autónomas por parte de los líderes del sistema y cuando son de control interno o entes de control
el responsable del seguimiento será la Oficina de Control Interno.

La ejecución de las acciones correctivas, preventivas y de mejora para los hallazgos u
observaciones detectadas y registradas en el proceso de auditorías se definirá e implementará
dentro de los 30 o 45 días calendario después de la reunión de cierre.
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Procedimiento Acciones Preventivas y Correctivas y/o de Mejora.
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora
Líder de proceso Auditado
Proceso Gestión de Evaluación y Control, Auditor
Inicio
1.
Recibir informe de Auditorías
2.
Establecer acciones pertinentes
3.
Ejecutar el plan de mejora
5.
Realizar seguimiento a las
acciones tomadas
4.
Enviar copia del plan de mejora
Fue efectiva la
acción tomada?
No
Si
6.
Cerrar la no conformidad
7.
Informar el cierre de la no
conformidad
8.
Archivar registro según TRD
Fase
Fin
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ACTIVIDAD
1
2
DESCRIPCION
Recibir informe de Auditorías: El responsable
del proceso auditado analiza el informe de
auditorías con el fin de analizar las causas de
las no conformidades o situaciones no
deseadas
Para el análisis de las causa, se podrán realizar
reuniones con los funcionarios u otras
personas que puedan aportar ideas para ese
análisis.
Establecer acciones pertinentes: Una vez se
identifique la causa raíz del problema se
plantean las acciones a seguir para atacar la
causa o causas de la no conformidad, las
cuales constituyen el plan de mejora.
RESPONSABLE
REGISTRO
Líder del proceso
Informe de
Auditorías
Líder del proceso
Formato
F001-P002GEC-parte 2
Este análisis se debe diligenciar en el formato
“F01-P002-GEC
Acciones
Correctivas,
Preventivas y de Mejora-Parte 2”.
3
4
Ejecutar el plan de Mejora: las personas
designadas por el líder o responsables del
proceso ejecutarán el plan de mejora de
acuerdo con las fechas establecidas en el
formato F001-P002-GEC Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora-Parte 2
Enviar copia del plan de mejora: el líder del
proceso auditado envía copia del plan de
mejora al líder del proceso de Gestión de
Evaluación y Control
Líder del
proceso/responsables
Líder del proceso
Plan de mejora
líder del proceso de
Gestión de Evaluación
y Control
F02-P002-GEC
líder del proceso de
Gestión de Evaluación
y Control
F001-P002GEC-Parte 3
Realizar seguimiento a las acciones tomadas:
5
El líder del proceso de Gestión de Evaluación y
Control y quienes este designe realizarán
seguimiento
a las acciones correctivas,
preventivas y de mejora, teniendo como base
los plazos establecidos para su ejecución, el
resultado del seguimiento se debe registrar en
el formato “F02-P002-GEC
Control de
Acciones Correctivas, preventivas y de
mejora”.
Si las acciones tomadas fueron efectivas se
pasa a la actividad 6 de lo contrario lo
devuelve a la actividad 2
6
Cerrar la no conformidad: El auditor o la
persona designada una vez verifique el
cumplimiento del plan de mejora procede a
cerrar la no conformidad, diligenciando la
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ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
líder del proceso de
Gestión de Evaluación
y Control
Comunicación
parte 3 del formato F001-P002-GEC-Parte 3
7
8
Informar el cierre de la no conformidad: El
líder del proceso de Gestión de Evaluación y
control comunica al líder del proceso auditado
el cierre de la no conformidad
Archivar registro según TRD Para el control de
registros del SIG se deben archivar registros de
acciones correctivas, preventivas y/o de
mejora ya sea de forma física o digital
Responsable proceso
Gestión de Evaluación
y Control
Documentos Asociados:



F001-P002-GEC. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.
F002-P002-GEC. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas
F004-P001-GEC Formato Informe Auditoría
Nombre
Control de Documentos
Cargo
Fecha
Elaboró
Aprobó
Control de Cambios
Versión
Fecha de
Aprobación
Descripción del Cambio
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Aprobó
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