Servicio de Trabajo - Gobierno

aprovechando los recursos disponibles:
un NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN
para el registro de ELECCIONES SINDICALES
éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a
disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del
indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de
integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios
autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de
los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito
satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a
disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del
indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de
integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios
autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de
los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito
satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a
disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del
indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de
integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios garantía
de protección de datos personales simplificación de los procesos administrativos
gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de
costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación
coste cero inmediatez fomento del conocimiento indicadores de seguimiento
participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación
accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos
personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la
calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes
motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste
cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento
participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación
accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos
personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la
calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes
motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste
cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento
participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación
accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos
personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la
calidad manual de usuario
UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES
índice
1. Identificación ....................................................................................................3
2. Resumen ...........................................................................................................3
3. Diagnóstico previo............................................................................................4
3.1 Necesidad detectada ...........................................................................4
3.2 Área a mejorar ....................................................................................5
3.3 Objetivos de las acciones....................................................................6
3.4 Herramientas y métodos de evaluación ..............................................7
4. Contexto del proyecto.......................................................................................7
4.1 Descripción de los servicios o procesos implicados...........................7
4.1.1 Servicio prestado .................................................................7
4.1.2 Procesos ...............................................................................8
4.1.3 Pero realmente ¿cómo se accede al gestor documental? .....9
4.1.4 Entidades emisoras de certificaciones válidas...................10
4.2 Personas, unidades u organizaciones implicadas .............................12
4.3 Recursos económicos empleados. ....................................................13
5. Proceso de implementación ...........................................................................14
6. Resultados.......................................................................................................16
7. Innovación y adaptabilidad ............................................................................20
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1. IDENTIFICACIÓN
Esta buena práctica ha sido realizada por el Servicio de Trabajo de la Dirección General
de Trabajo y Prevención de Riesgos del Gobierno de Navarra.
Persona de contacto: Javier Zubicoa Leon, Director de Servicio.
[email protected]
El Servicio de Trabajo, unidad administrativa de la Dirección General de Trabajo y
Prevención de Riesgos, tiene la misión de promover las condiciones económicas,
técnicas, sociolaborales y de seguridad adecuadas para que las empresas de la
Comunidad Foral se desarrollen de manera competitiva, sectorial y territorialmente
equilibrada y sostenible, generado empleo, riqueza y calidad de vida para la comunidad.
2. RESUMEN
Desde su creación, la oficina pública de registro de actas electorales sindicales,
dependiente del Servicio de Trabajo, ha venido ejerciendo competentemente sus
funciones consistentes en inscribir registralmente las actas electorales y sus
modificaciones posteriores, tras la celebración de elecciones sindicales en las empresas
de la Comunidad Foral de Navarra.
No obstante, el uso de las nuevas tecnologías disponibles hoy en día ha permitido a la
unidad modificar su sistema de trabajo, abandonando las prácticas tradicionales y
costosas, permitiendo mejorar las relaciones con las organizaciones sindicales y
optimizar los recursos económicos, materiales y humanos, tanto de la Administración
Pública como de los usuarios finales.
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3. DIAGNÓSTICO PREVIO
3.1. Necesidad detectada
La normativa reguladora del sistema de representación de los
trabajadores establece plazos de un día para trasladar la numerosa
documentación que se recibe en la oficina pública registral relativa
a la comunicación de la próxima celebración de elecciones, actas
electorales surgidas de esa celebración, sus modificaciones, etc.
Esa necesidad de respetar la norma y que al día siguiente de su
recepción en el Registro estén disponibles las copias a enviar a los
sindicatos interesados y partes del proceso electoral ha requerido:
-
un exigente ritmo de trabajo por parte del personal del Servicio
de Trabajo para preparar las copias de los documentos
recibidos en el registro, muchos de ellos al final de la mañana,
y que estén preparados y disponibles para los sindicatos que al
día siguiente acudían al Registro para recoger sus copias.
-
viajes diarios de cada uno de los 13 sindicatos hasta la oficina
de registro para recoger las copias de preavisos y actas
electorales y sus modificaciones.
-
un gran coste económico que suponía la realización de
fotocopias para cada uno de las organizaciones sindicales, que
en tiempos de concentración electoral suponía un importe
superior a los 1.000 euros mensuales.
A ello hay que añadir que los destinatarios de las copias
demandaban la documentación al día siguiente, y materialmente a
veces era imposible tenerla preparada para cuando venían y tenían
que volver en otro momento. Para evitar esos dobles viajes, era
habitual que los responsables de la oficina pública trabajaran
también por las tardes. Este sistema carecía de sentido y no era
sostenible en el tiempo, a pesar de que durante años se había
venido actuando de la misma manera.
Como se ha visto, el sistema de trabajo que se mantenía en el
Registro de Elecciones Sindicales era insostenible en cuanto a la
organización de los recursos humanos de la Administración. Si por
cualquier razón las copias no estaban disponibles para cuando los
sindicatos iban a recogerlas, podía provocar retrasos e incluso
dobles viajes de los destinatarios finales de los documentos.
Además, este sistema suponía un coste económico disparatado para
la Administración. La gran cantidad de fotocopias realizadas
diariamente consumía grandes cantidades de papel, dañando de
manera significativa el medio ambiente y, lo peor, era que a
El desencadenante
fue el comprobar
que si se querían
cumplir los plazos
establecidos en la
norma, era
necesario que el
funcionario
trabajara más allá
de su jornada
laboral para tener
preparada al día
siguiente las
copias para
repartir a las
organizaciones
sindicales. O eso,
o serían los
sindicatos los que
tendrían que ir en
varios momentos
de la mañana a
por sus copias.
Existía una
necesidad real y la
oportunidad era
inmejorable para
modificar un
sistema de trabajo
obsoleto.
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muchos sindicatos minoritarios no les interesaba la mayor parte de
la documentación que se le repartía, puesto que tan sólo se
centraban en las empresas donde presentaban candidaturas, por lo
que gran cantidad de papel se consumía inútilmente.
3.2 Área a mejorar
A la vista de esta situación, el Servicio dio prioridad al análisis del
problema y a la implementación de las mejoras que fueran
necesarias para dotar al procedimiento administrativo de una
ejecución lógica y sostenible, desde el punto de vista laboral,
económico, medioambiental y de optimización del servicio público
prestado a los usuarios finales.
En el doble ciclo de recepción de documentos y traslado de copias
a cada uno de los sindicatos, el ámbito a mejorar claramente era
necesario modificar ambos, es decir, en primer lugar, el
tratamiento que se daba a la documentación recibida por las
entidades sindicales diariamente y, en segundo lugar, su posterior
puesta a disposición a cada una de las trece organizaciones
sindicales, con la exigencia de que esa información debía estar
accesible al día siguiente, a ser posible, a primera hora de la
mañana.
El elevado número de organizaciones sindicales interesadas en el
procedimiento y entendiendo que cada una de ellas tiene su propio
sistema de trabajo, el hecho de solicitarles la unificación de
horarios de entrega y recogida de documentación en el Registro era
totalmente inviable. Existen sindicatos que acuden a primera hora
de la mañana a la oficina pública registral a presentar la
documentación relativa a preavisos de celebración de elecciones en
una empresa, actas electorales, modificaciones, comunicaciones de
sustitución o revocación de delegados sindicales. Hay por el
contrario otras organizaciones que prefieren acudir a última hora.
Evidentemente, esa dispersión horaria hace que resulte del todo
imposible organizarse al personal responsable del registro de
elecciones y tener disponible al día siguiente todas las copias de
documentos.
Las áreas a
mejorar estaban
claramente
identificadas:
resultaba
necesario el
cambio del
sistema, tanto en la
recepción de
documentos como
en la distribución
posterior a cada
uno de los
sindicatos
interesados.
Por este motivo, resultaba totalmente necesario el cambio del
sistema, tanto en la recepción de documentos como en la
distribución posterior a cada uno de los trece sindicatos
interesados.
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Así pues, en lugar de realizar fotocopias de los documentos, se
procedería a su escaneo y guardado en el sitio de colaboración o
“gestor documental”, para que al día siguiente todos y cada uno de
los sindicatos interesados y que hayan sido previamente
autorizados por el administrador del sitio web, pudieran acceder a
los archivos, imprimir la parte que les interese, guardarse una copia
en su propio ordenador o simplemente consultarlos y no hacer nada
más, puesto que sabrán que el propio sistema constituye un
verdadero archivo documental que garantiza su conservación en el
tiempo.
3.3. Objetivos de las acciones
Una vez identificadas las áreas a mejorar, la implementación de las
acciones que constituirían el nuevo método de trabajo debería
cumplir una serie de objetivos principales:
incrementar el grado de satisfacción del usuario final,
poniendo a disposición de forma inmediata y eficaz las
copias de la documentación electoral recibida en el
Registro.
evitar desplazamientos innecesarios a las organizaciones
sindicales destinatarias del servicio.
descargar el nivel de exigencia a los funcionarios del
Registro, reduciendo la presión a la que estaban sometidos,
con lo que se incrementaría la motivación de los miembros
de la organización y se mejoraría la calidad del servicio
público prestado.
En la
identificación de
objetivos se hizo
una clasificación
por prioridades:
surgieron tres
objetivos
principales y
cuatro
secundarios.
Del cumplimiento de estos objetivos principales, dependería
también la consecución de los siguientes objetivos secundarios o
derivados:
ahorrar costes económicos a la Administración Pública.
respetar el medio ambiente, reduciendo el consumo de
papel en la Administración.
introducir mejoras tecnológicas en los servicios prestados
por la autoridad laboral.
garantizar la accesibilidad de los usuarios autorizados y de
la confidencialidad de los datos personales.
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3.4. Herramientas y métodos de evaluación
La Dirección General de Trabajo y Prevención de Riesgos y su único Servicio, el
Servicio de Trabajo, están comprometidos con el sistema de gestión de la calidad,
mediante la certificación por AENOR a través de la ISO 9001:2008. Desde su
acreditación inicial, se ha venido manteniendo anualmente, superando todas las
auditorías realizadas, tanto internas como externas.
Como parte del proceso de implementación de las mejoras introducidas por la buena
práctica que aquí se desarrolla, destaca la evaluación de la satisfacción del cliente con
relación al cumplimiento de los objetivos inicialmente marcados. El sistema
establecido para obtener información se basa en una recogida de información a través
de encuestas de satisfacción realizadas de forma continua.
El proceso de mejora llevado a cabo en la oficina pública registral es objeto de
seguimiento y medición por medio de indicadores, a saber:
indicadores de mejora, con el método PDCA (Planificar, ejecutar, controlar,
ajustar) y realizar un seguimiento continuo. Como indicadores de mejora
tenemos:
o número de encuestas realizadas.
o porcentaje de encuestas valoradas como atención buena o muy buena
sobre el total de encuestas realizadas.
indicadores resultado, es decir, a partir de la experiencia adquirida:
o número de reclamaciones recibidas.
o índice de documentos erróneos colgados, documentos defectuosos o
pérdida de documentos
o ahorro económico obtenido en relación con el periodo de implantación
del sistema de trabajo anterior.
o número de incumplimientos del plazo señalado por la norma, que exige
la puesta a disposición de la documentación al día siguiente.
4. CONTEXTO DEL PROYECTO
4.1. Descripción de los servicios o procesos implicados.
• 4.1.1. Servicio prestado
Sin entrar en profundizar a analizar la normativa que regula el sistema de
representación legal de los trabajadores en las empresas es conveniente situar al
lector en la realidad objeto de esta buena práctica.
Desde su creación, la oficina pública de registro de actas electorales sindicales,
dependiente del Servicio de Trabajo, ha venido ejerciendo competentemente sus
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funciones consistentes, principalmente, en recibir de las organizaciones sindicales
las comunicaciones previas a la celebración de elecciones a representantes de los
trabajadores, ya fueran delegados de personal o miembros del comité de empresa,
y proceder a inscribir en el Registro las actas electorales y sus modificaciones
posteriores tras la celebración de las elecciones sindicales en las empresas de la
Comunidad Foral de Navarra.
El día a día del Registro de Elecciones Sindicales conllevaba un importante
esfuerzo por parte de sus responsables. La promoción de elecciones sindicales es
realizada por los sindicatos legitimados para ello, según el Estatuto de los
Trabajadores, a través de una comunicación dirigida tanto a la empresa como a la
oficina pública dependiente de la autoridad laboral. Estos “preavisos” de
elecciones deben trasladarse por la oficina pública a todos los sindicatos que lo
deseen al día siguiente de su entrada en el Registro. Asimismo, una vez celebradas
las elecciones en la empresa, en el Registro se reciben las actas electorales, los
votos nulos o impugnados, y el acta de constitución de la mesa electoral. Una
copia de todos estos documentos debe ser enviada al día siguiente a todos los
sindicatos que lo soliciten, es decir, en la práctica, a todos los sindicatos
existentes.
• 4.1.2. Procesos
El procedimiento administrativo en materia electoral sindical está muy regulado
jurídicamente y está sujeto a unos plazos muy perentorios. Básicamente se puede
resumir en el siguiente cuadro:
PLAZO TEMPORAL ACTUACIONES DE LA OFICINA
PÚBLICA REGISTRAL
Al menos un mes antes de la Recepción de los preavisos y registro en la
celebración de elecciones a Oficina Pública Registral.
representantes de los trabajadores
Al día siguiente hábil Publicación de los preavisos en el tablón
de la recepción de anuncios y traslado de una copia de los
mismos a los sindicatos que lo soliciten.
En cualquier momento Recepción de las comunicaciones de
sustituciones, revocaciones, dimisiones o
extinciones de mandato y publicación de
las mismas en el tablón de anuncios.
En los tres días siguientes Recepción de los originales del acta
a celebrarse las elecciones electoral
El siguiente día hábil Publicación en los tablones de anuncios
a la recepción del acta del original del acta electoral, trasladando
copia a los sindicatos que lo soliciten.
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La mecánica a seguir es la siguiente: el personal de la oficina
pública registral recepciona los documentos, ya sean preavisos
de celebración de elecciones, actas electorales, revocaciones,
dimisiones de mandato, etc., se les da registro de entrada y se
escanean. A continuación se renombran los archivos
dependiendo del tipo de documento de que se trate, pasando a
denominarse “PREAVISO fecha de entrada”, “ACTA nº XXX”,
“MODIFICACIONES”, etc.
Estos documentos son colocados en el portal de Gestión del
Conocimiento Corporativo adaptado expresamente para el
procedimiento administrativo propio del registro de elecciones
sindicales, efectuado por la oficina pública dependiente de la
autoridad laboral.
La oficina pública
registral debe
poner a
disposición de los
sindicatos las
actas electorales y
demás
documentación al
día siguiente hábil
de su registro.
Esta web constituye en sí misma un tablón de anuncios virtual,
en el que la diversa documentación que se recibe diariamente
es colgada y puesta a disposición de las organizaciones
sindicales presentes en la Comunidad Foral de Navarra.
Los documentos son ordenados mediante el sistema
cronográfico, es decir, por medio de desplegables por año, mes
y día, de forma que el usuario autorizado puede acceder en un
máximo de tres “clics” a cualquier documentación que le
interese desde su implantación en enero de 2012.
Este sistema de almacenamiento y puesta a disposición
documentación a usuarios previamente autorizados
debidamente acreditados ha supuesto un cambio sustancial
relación con el procedimiento anterior, que se basaba
recepción de documentación y posterior difusión por medio
fotocopias a cada uno de los trece sindicatos interesados.
•
de
y
en
en
de
Sólo con tres
“clics” de ratón, el
usuario accede a
cualquier
documento de los
presentados en el
registro de
elecciones
sindicales
4.1.3. Pero realmente, ¿cómo se accede al gestor documental?
Para acceder a la Documentación de Elecciones Sindicales la persona que ha sido
autorizada y dispone de un certificado digital válido instalado en el ordenador
debe abrir un navegador Web y escribir en la URL la siguiente dirección:
https://gccorporativa.navarra.es/DocElecSindicalesTrabajo/default.aspx
Al acceder o pulsar este enlace se muestra la siguiente pantalla donde debe
seleccionar si va a acceder con certificado digital o DNI+Código de Acceso.
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Realmente, todas las personas que utilizan el servicio acceden a través de
certificado digital, por ser un método mucho más seguro que el otro.
Atención,
este no es un
certificado digital
válido
•
4.1.4. Entidades emisoras de certificaciones válidas para utilizar servicios
online:
CERES- Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (http://www.cert.fnmt.es)
eDNI- dni electrónico (www.dnielectronico.es)
ACA- Autoridad de Certificación de Abogacía (www.acabogacia.org)
ANCERT- Agencia Notarial de Certificación (www.ancert.com)
CAMERFIRMA- Cámaras de Comercio (www.camerfirma.com)
FIRMAPROFESIONAL- (http://www.firmaprofesional.com)
SCR (Registradores): (http://www.scregistradores.com/index.html)
ANF AC (Asociación Nacional de Fabricantes): (http://www.anf.es)
IZENPE (Empresa vasca de certificados): (http://www.izenpe.com)
ACCV (Certificación de Com. Valenciana): (http://www.accv.es)
CATCERT (Agencia catalana de certificación): (http://www.catcert.cat)
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Una vez que la persona se ha autenticado, puede acceder a la Web que recoge la
Documentación de Elecciones Sindicales, llamado también “gestor documental”
y que se muestra en la imagen siguiente:
Documentación
electoral
Así de rápido y sencillo. Actualmente se ha autorizado a 25 representantes de 13
organizaciones sindicales presentes en la Comunidad Foral de Navarra y la lista
sigue abierta a todo aquel que solicite el acceso y esté legitimado para ello, es decir,
que sea representante de alguna de esas organizaciones sindicales .
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4.2. Personas, unidades u organizaciones implicadas.
Hay que distinguir tres ámbitos de afección: en primer lugar, el personal propio de la
oficina de registro; en segundo lugar, los técnicos de la Dirección General de
Modernización y Administración Electrónica (DGMAE en ese momento) y, por
último, el personal de las organizaciones sindicales interesadas.
A. El personal propio de la oficina de registro, en concreto, el negociado de
Registro de Convenios, elecciones, asociaciones y Empresas de Trabajo
Temporal:
Es la unidad administrativa de la que depende el registro de elecciones
sindicales. Forman parte de él un técnico jurídico, jefe del negociado y dos
administrativos, que se encargan de la recepción de toda la documentación
electoral presentada por los sindicatos diariamente.
La sistemática que ha venido desarrollando el equipo administrativo
durante años le ha permitido dar respuesta a las necesidades requeridas por
los usuarios del servicio, cumpliendo con los exiguos plazos previstos en
la normativa, a menudo al día siguiente hábil de la recepción del
documento, lo que ha supuesto un esfuerzo desmedido de los recursos de
la oficina, en ocasiones exento de sentido.
En los periodos de concentración
electoral, básicamente cada cuatro años,
en escasos meses se acumulan el 70% del
volumen de las elecciones celebradas en
las empresas de la Comunidad Foral. Esto
hace que, si se desea poner a disposición
de los sindicatos al día siguiente de su
presentación la totalidad de las copias de
los preavisos y actas electorales recibidos, se tuvieran que hacer trece
juegos de fotocopias de los documentos. Al margen del tiempo que era
necesario dedicar para hacerlo, hay que tener en cuenta el coste que
suponía esta operación en términos mensuales y, por último, y no por ello
menos importante, la repercusión en materia ambiental como
consecuencia del consumo de papel. No es objeto de tratamiento en este
apartado el análisis del resultado obtenido. Simplemente para poner en
contexto el volumen del que se está hablando, en datos económicos, el
cambio al sistema actual ha supuesto un ahorro de una media de mil euros
mensuales a la Administración.
Más allá de datos económicos o de horas mensuales, el principal problema
que se tuvo que afrontar fue la resistencia inicial de los propios miembros
de la organización al cambio de sistema. Este conflicto fue rápidamente
superado con la participación de todos los miembros del Servicio de
Trabajo implicados en el proceso principalmente al observar los beneficios
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que el nuevo sistema traía consigo, y con el inestimable apoyo del equipo
técnico de la DGMAE.
B. Los técnicos de la Dirección General de Modernización y Administración
Electrónica:
Desde el primer momento los técnicos del Servicio de Organización,
Modernización y de Participación y Atención Ciudadana se coordinaron
con la dirección del Servicio de Trabajo y personal implicado y
expusieron la solución más factible y viable al problema detectado y las
necesidades expuestas y ello tuvo reflejo en la rapidez con la que se
implementó la solución práctica elegida y se puso a disposición del
usuario final, es decir, las organizaciones sindicales.
C. El personal de las organizaciones sindicales interesadas:
Este fue el tercer grupo de personas afectadas por el cambio. De la misma
manera que existieron pequeñas reticencias iniciales en el propio personal
de la Administración, por parte de los sindicatos también se mostraron
frenos a la implantación del nuevo sistema. La misma inercia de los
procesos que durante tantos años habían imperado en este procedimiento
administrativo había provocado que no se apreciase cuan incómodo era el
sistema para ellos mismos, resultando ineficiente tanto para el
funcionamiento de la oficina pública como para los destinatarios del
servicio. Esta circunstancia, unida al aprecio injustificado que se tenía al
“papel” y el miedo a lo desconocido, hacían dificultoso el cambio que se
pretendía introducir por la dirección del Servicio. Por suerte, los
beneficios reales para todos del nuevo sistema hablaban por sí solos de la
necesidad de la transición de los procesos hacia este modelo de trabajo.
4.3. Recursos económicos empleados
Un cambio en el sistema de trabajo es más o menos importante en función de los
resultados obtenidos con el menor coste posible.
En este caso, lo más significativo es que se han aprovechado los recursos técnicos y
humanos disponibles en la propia organización y se han adaptado para dar solución a
un problema detectado.
El resultado, un giro de 180º en el método, a COSTE CERO.
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5. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
Como se ha indicado hasta ahora, el sistema de trabajo anterior se
había venido desarrollando desde su inicio hasta abril de 2011 sin
cambios:
1. Se recibían los preavisos de celebración de elecciones
sindicales, las actas electorales, comunicaciones de
sustitución y revocación de delegados.
2. Se fotocopiaban los documentos y se preparaban tantos
“juegos” como sindicatos había interesados en la
misma, en la práctica trece.
3. Al día siguiente acudían de las organizaciones
sindicales a por las copias de los originales que habían
sido depositados el día anterior.
Los inconvenientes de este sistema eran claros: suponía un derroche
en tiempo y dinero por parte de la oficina pública registral la
preparación de todas esas fotocopias que debían estar disponibles
para el día siguiente y se desconocía si, en realidad, toda esa
documentación era utilizada o no por los sindicatos.
Después de tantos
años funcionando
con el mismo
sistema, el cambio
que se proponía
suponía un reto
por las reticencias
internas de la
propia
organización y de
las organizaciones
sindicales.
Con la implementación del gestor documental de elecciones
sindicales, se resuelven los principales problemas de gestión
señalados, utilizando las posibilidades que las nuevas tecnologías
ofrecen a las organizaciones, máxime cuando la herramienta estaba
ya disponible en la propia Administración Foral.
Veamos ahora los pasos que se dieron para implantar el nuevo
sistema, desde la primera detección de los problemas y necesidades
hasta la desaparición del reparto de fotocopias a los sindicatos:
2 de marzo
9 de marzo
Una vez que se toma la decisión de modificar el sistema de trabajo en
la oficina pública registral, se mantiene una primera reunión con los
técnicos de la DGMAE. Se trata de un contacto informal en el que
desde el Servicio de Trabajo se exponen las necesidades detectadas y
se solicita asesoramiento sobre las herramientas existentes para poner a
disposición de los sindicatos la documentación escaneada.
En estos primeros contactos se perfila la estructura del nuevo sistema
de trabajo, con la participación de la Dirección del Servicio, personal
de la propia oficina de registro y los técnicos de la DGMAE.
Se presenta la solución “Gestión del Conocimiento Corporativo” como
idónea para conseguir el objetivo pretendido, a través de la creación de
biblioteca de documentos y enlaces en un nuevo entorno colaborativo.
Una vez se ha optado por la herramienta corporativa existente, por
parte de los técnicos de la DGMAE tan solo se precisa una mínima
adaptación a las necesidades propias del Servicio de Trabajo. Se
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UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES
10 de marzo
11 de marzo
14 de marzo
15 de marzo
16 de marzo
17 de marzo
1 de abril
1 de mayo
solicita el inicio del proyecto siguiendo las instrucciones del Catálogo
de Servicios y el Procedimiento interno de la propia DGMAE.
Desde el Servicio de Sistemas de Información Corporativos de la
DGMAE se acepta el proyecto y se define el sitio y se da el
correspondiente permiso al Director del Servicio como administrador.
Se crea el sitio de colaboración en el entorno de preproducción, que
integra en primer lugar una biblioteca de documentos y un listado de
enlaces.
Se mantiene una reunión entre el Servicio de Trabajo y técnicos de la
DGMAE para establecer la estructura final del sitio web. Lo
importante es que a través del desplegable se acceda fácilmente a la
documentación escaneada que los sindicatos han presentado en la
oficina pública registral. Por ello se crea una estructura en árbol
“año/mes/día”. Se añaden utilidades de “enlaces de interés”,
“anuncios” y “sugerencias”.
Se implementan las modificaciones en la web según la reunión del día
11 de marzo, se dan los correspondientes permisos de “colaboradores”
al personal de la oficina registral y se inician las primeras cargas de
documentación.
Se crea el sitio en producción y se elabora un manual de usuario por
parte de la DGMAE para administradores/colaboradores, en el que se
explica el proceso para dar acceso a usuarios externos autorizados.
Se da por finalizada la adaptación del sitio de colaboración.
Se prepara una guía de utilización para los usuarios externos, en la que
se muestra cómo acceder al gestor documental de elecciones sindicales,
los pasos necesarios para obtener e instalar un certificado digital y
cómo personalizar el servicio de envío de alertas.
Se solicita a las organizaciones sindicales interesadas la identificación
de una o dos personas en representación de la organización, que
deberán estar en posesión de un certificado digital instalado en el
puesto desde donde habitualmente accedan al sitio de colaboración.
A medida que se van comunicando los responsables, se les va dando
acceso al sitio como usuario externo con permiso exclusivamente para
entrada y consultas de documentación.
La dirección del Servicio y el personal de la oficina pública registral se
reúne con los sindicatos interesados, se les presenta el gestor
documental de elecciones sindicales y se les comunica que tras un
periodo de transición en el que convivirán los dos sistemas, ya no se
repartirán más fotocopias y la única forma de acceder a la
documentación será a través del gestor corporativo en la url:
https://gccorporativa.navarra.es/DocElecSindicalesTrabajo/default.aspx
Se inicia el mes de transición.
Fin del periodo transitorio y del antiguo sistema de fotocopias. A partir
de esta fecha toda la documentación que se recibe de las
organizaciones sindicales se escanea y se “cuelga” diariamente.
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UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES
Volvamos a la razón del título del proyecto: “aprovechando los recursos disponibles: un
nuevo canal de información para el registro de elecciones sindicales”. Realmente, la
Administración de la Comunidad Foral de Navarra era propietaria de la solución
tecnológica, la solución de gestión de conocimiento corporativa, y no era preciso sino
adaptar la herramienta a la necesidad detectada. Como en la propia web de la
herramienta se indica, “el objetivo de la gestión de conocimiento corporativa es dar
cabida a implementaciones que no requieran ningún desarrollo a medida, que sean
sencillas y que estén respaldadas por un modelo organizativo, de tal forma, que la
unidad responsable se haga cargo de la administración del sitio, gestión de usuarios y
mantenimiento del mismo”.
Y no se ha hecho otra cosa, sino aprovechar los recursos disponibles, tanto tecnológicos
como humanos, a través de la propia organización de la DGMAE, logrando un producto
renovado, cuyas bondades se han sabido transmitir adecuadamente al usuario final.
6. RESULTADOS
A continuación se van a evaluar los resultados obtenidos a lo largo de los dos años de
funcionamiento del nuevo sistema de gestión documental en elecciones sindicales, en
función de los objetivos marcados al inicio de la buena práctica y de los indicadores de
seguimiento y resultado marcados. Podemos distinguir dos aspectos, uno interno y otro
externo;
Desde el punto de vista interno del funcionamiento del servicio:
Mayor motivación del personal de la Administración Pública
Claramente se han mejorado la gestión de los procesos. La presión
del personal de la oficina pública registral se ha visto reducida en
gran medida, ya que el sistema permite poner a disposición de los
sindicatos la documentación recibida el día anterior sin el agobio
provocado por el sistema anterior de traslado de fotocopias. Se ha
logrado así la mejora de la motivación del personal propio, lo que
se traduce en la mejora del servicio público prestado.
El sistema ha supuesto un importante ahorro económico: 18.500 euros en 25 meses
En términos económicos, se ha calculado que en la época de
concentración electoral, es decir, un año de cada cuatro,
mensualmente el sistema de reparto de fotocopias suponía un gasto
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de 1.000 euros a la Administración Foral. El resto del tiempo, tres
de cada cuatro años, la media de gasto mensual era de 500 euros.
Ahorro económico desde la implantación del nuevo sistema a la actualidad, teniendo en
cuenta los meses de concentración electoral:
1200
1000
PERIODO DE
CONCENTRACIÓN ELECTORAL
euros
800
PERIODO NORMAL
600
400
200
2011
2012
junio
mayo
abril
marzo
enero
febrero
diciembre
noviembre
octubre
septiembre
agosto
julio
junio
abril
mayo
marzo
febrero
enero
diciembre
octubre
noviembre
agosto
septiembre
julio
junio
mayo
0
2013
Periodo de concentración electoral: 12 meses x 1.000 euros = 12.000 euros
Periodo normal:
13 meses x 500 euros = 6.500 euros
Total ahorro:
18.500 euros
Desde el punto de vista externo, es decir, de los usuarios finales del servicio:
Las organizaciones sindicales destinatarias del servicio público, si bien al inicio del
proceso mostraron sus reticencias al cambio, en estos momentos están convencidas de
los beneficios que supone el gestor documental a través de la extranet del Gobierno de
Navarra, por diversas razones:
“Cero” quejas recibidas en dos años de funcionamiento
El “gestor documental” tiene un apartado de “sugerencias” que puede ser
utilizado por las personas que tienen acceso al mismo. El número de
quejas o sugerencias realizadas a la oficina pública registral en relación
con el funcionamiento del “gestor documental” ha sido cero, ni formal ni
informalmente se ha mostrado rechazo al nuevo sistema, más allá de las
reticencias iniciales al cambio. Antes al contrario, la ratificación del buen
funcionamiento del sistema por parte de los sindicatos, a pesar de no
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haberse reflejado en las encuestas, se han venido produciendo de manera
constante durante todos los meses que lleva en funcionamiento.
La evolución de la Administración telemática es imparable
La tendencia futura en la Administración Pública y sus relaciones con el
administrado está dirigida claramente hacia los trámites telemáticos.
Cada vez existe un mayor número de procedimientos que se pueden
realizar vía telemática. Esto supone un verdadero cambio con respecto a
la situación anterior, en el que el papel era el soporte habitual y el trámite
presencial casi obligado. Las nuevas generaciones de usuarios y
funcionarios así lo perciben, por lo que debe ser fomentado desde las
Administraciones Públicas, las organizaciones sindicales y las
empresariales.
Supone una mayor comodidad para el usuario
Resulta realmente cómodo para estas organizaciones el no tener que
desplazar a un representante a la oficina pública registral para recoger la
voluminosa y pesada documentación.
Garantía de acceso seguro y a la protección de datos personales. “Cero” reclamaciones.
Se garantiza el acceso seguro de los usuarios autorizados debidamente
acreditados, a través de la identificación segura del certificado digital, en
cualquiera de los formatos válidos. En este aspecto hay que destacar que
existen determinados datos personales que son objeto de protección por
la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal, a los que únicamente deben tener acceso las personas
autorizadas y legitimadas. Nos referimos a los datos personales de los
representantes de los trabajadores, datos como nombre y apellidos,
documento nacional de identidad, empresa en la que trabajan, etc. El
sistema garantiza que únicamente la persona que se ha identificado, una
vez acreditada su identidad con su certificado digital, tiene acceso a estos
datos. Con el sistema anterior, era relativamente fácil el acceso de
personas no autorizadas a los papeles que se distribuían por la oficina
pública registral a los representantes sindicales, puesto que hasta su total
y completa destrucción existía multitud de momentos en los que la
seguridad de los datos quedaba comprometida. Por lo tanto, la mejora en
seguridad ha sido notable y evidente.
Mejora medioambiental. Un consumo de papel un 40% inferior
Desde el punto de vista medioambiental, a través del gestor documental
se evita gran cantidad de consumo de papel que a las pocas horas de ser
fotocopiado y distribuido a las organizaciones sindicales era destruido.
El Servicio de Trabajo ha notado un gran descenso en el consumo de
papel desde que este sistema se ha implantado, que puede ser cifrado en
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aproximadamente un 70%. En cifras, en periodo de concentración
electoral que duraba aproximadamente un año de cada cuatro, se
consumía alrededor de 528.000 hojas de papel. Fuera de este periodo, el
consumo podía ser de un 30%, es decir, unos 158.000 folios, por tres
años hacían un total de 475.000 folios. Esto quiere decir que
exclusivamente en materia electoral, el consumo de papel ascendía a
1.000.000 de hojas de papel cada cuatro años.
Es la producción de papel desde la materia prima, el árbol, intervienen
muchos factores que hacen difícil el cálculo de cuántos árboles se
necesitan para fabricar toda esa cantidad de hojas de papel. No obstante,
tomando como referencia que un paquete de 500 hojas pueda equivaler
aproximadamente y por término medio a:
•
6% de un árbol
•
150 litros de agua
En el año de concentración electoral, si consumimos unas 2.000 hojas de
papel (2.000 x 22 días/mes x 12 meses) son unas 528.000 hojas, que
suponen unos 1.000 paquetes de 500 hojas al año; este consumo anual
equivale a:
•
1000 paquetes x 6% de 1 árbol = 60 árboles consumidos en
un año de concentración electoral.
•
1000 paquetes x 150 litros de agua = 150.000 litros de agua
Este dato, aunque sea aproximado, da una idea de lo que el cambio de
sistema de trabajo ha supuesto en materia ambiental. Además, muchos de
los documentos que se fotocopiaban y se entregaban a cada una de las
organizaciones sindicales no resultaban de interés para una gran parte de
sindicatos por afectar a elecciones en empresas en las que no presentaban
candidatura. Por lo tanto, esas copias eran destruidas sin cumplir función
alguna.
Con el nuevo sistema, cada sindicato accede a toda la documentación
clasificada y ordenada y puede imprimir la parte que considere necesaria
para sus intereses u optar por guardarse una copia en su propio
ordenador. Incluso no haría falta que se guardaran copias, puesto que el
propio gestor documental constituye un archivo virtual de la
documentación electoral que ha sido colgada por la oficina pública
registral, con la garantía de seguridad que proporciona el sistema de
backup de los documentos y archivos residentes en los servidores del
Gobierno de Navarra.
Un acceso inmediato: “Cero” retrasos en la puesta a disposición de los documentos
Una vez escaneada la documentación recibida, los archivos generados
son renombrados y subidos al gestor documental en la carpeta
correspondiente al día actual. Desde ese mismo instante, los
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representantes de las organizaciones sindicales que gocen de autorización
pueden acceder a la documentación. Por lo tanto, la inmediatez es otro de
los factores que han influido en el éxito de la buena práctica.
“Cero” errores en la puesta a disposición de la documentación
Eficacia de la puesta a disposición de la documentación: desde su
implementación, el índice de documentos erróneos colgados,
documentos defectuosos o pérdida de documentos ha sido nulo.
Por todo lo anteriormente expuesto, se puede concluir que los objetivos marcados al
inicio del proceso, tanto los principales como los secundarios, se han cumplido al 100%.
En conclusión, los resultados obtenidos en los dos años de funcionamiento son del todo
satisfactorios, se mire por donde se mire.
7. INNOVACIÓN Y ADAPTABILIDAD
Estos dos términos, “innovación” y “adaptabilidad”, son algo más
que dos palabras con más o menos uso en los proyectos
empresariales que se pueden acometer hoy en día. En cuanto al
primero, la Real Academia de la Lengua Española lo define como
“Creación o modificación de un producto, y su introducción en un
mercado”. Si entendemos que uno de los productos de la oficina
pública registral es el procedimiento regulado en el Estatuto de los
Trabajadores referente a la participación de la misma en el proceso
electoral sindical, no puedo estar más de acuerdo en que esta buena
práctica ha resultado innovadora. No se ha hecho otra cosa sino, tras
detectar una reconocida ineficiencia en el sistema de trabajo que se
venía desarrollando, renovarlo mediante la aplicación de
modificaciones con recursos que ya estaban disponibles y ponerlo de
nuevo en circulación, es decir, accesible al usuario.
En cuanto al segundo término, realmente todo surgió cuando fuimos
conscientes de los problemas que el sistema acarreaba, tanto para la
propia Administración como para los destinatarios finales del
servicio, y pudimos identificar las verdaderas necesidades de la
organización administrativa. A partir de ese momento, el proceso de
implementación de soluciones fue natural, como partes de un
engranaje que debían encajar. Conclusión: para aplicar soluciones a
un proceso, primero es necesario aislar las disfunciones y las
incoherencias, desde el sentido común. Entonces veremos que algo
no encaja, no tiene sentido, que lo lógico es otra cosa.
Para innovar
primero hay que
observar la
realidad
objetivamente y
detectar las
necesidades reales.
Realmente se
puede hablar de
“experiencia
exitosa” y
mantenida en el
tiempo, con
vocación de
permanencia.
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Estas actuaciones se han realizado en el escaso plazo de un mes, más
otro en el que se mantuvieron los dos sistemas de trabajo. Sorprende
que en tan corto periodo de tiempo se haya modificado sin apenas
incidencias un sistema tan arraigado en el tiempo y tan asumido por
los actores, tanto internos como externos. Realmente se puede hablar
de “experiencia exitosa” y mantenida en el tiempo “ad infinitum”,
puesto que no es un sistema de trabajo para un momento puntual,
sino que tiene vocación de permanencia y pretende ser referente en
la implementación de soluciones frente a necesidades similares
existentes en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
Quizás el desconocimiento de la existencia de estas herramientas
tecnológicas haya impedido hasta ahora su implementación en
muchos de los procesos administrativos que pueden detectar una
problemática semejante y tan sólo sea preciso difundir
transversalmente esta experiencia u otras que pudiera haber similares
entre los gestores y direcciones de la Administración para que se dé
ese necesario un impulso, y que el sentido común y operatividad
impregne nuestros procesos. Quizás ese sería el mayor premio al que
podríamos optar, más allá de reconocimientos puntuales a pequeñas
organizaciones administrativas. Precisamente en ello residirá el
mayor valor de nuestra propia experiencia. Somos responsables de
servicios públicos, cuyos destinatarios finales son los propios
ciudadanos en el amplio sentido de la palabra. Nos debemos a ello y
si después de todo este proyecto contribuye a la mejora de la gestión
en nuestras unidades y, por extensión, a la satisfacción de nuestro
cliente, el administrado, nos damos por pagados.
Debemos difundir
transversalmente
experiencias como
esta, para que el
sentido común y la
operatividad
impregnen
nuestros procesos
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