directrices básicas para solicitar proyectos colaborativos

OTRI-UCM
INSTRUCCIONES BÁSICAS PARA PROYECTOS COLABORATIVOS
AÑO 2014
MANUAL DE INSTRUCCIONES BÁSICAS
UCM
PROYECTOS COLABORATIVOS
CONVOCATORIAS 2014
INSTRUCCIONES BÁSICAS PARA PROYECTOS COLABORATIVOS .............2
1.- ¿Qué es un proyecto colaborativo? ......................................................................... 3
2.- ¿Qué financia un proyecto colaborativo? ................................................................ 3
3.- ¿Cómo inicio mi solicitud? ..................................................................................... 4
4.- ¿Qué documentación necesito aportar para formalizar la solicitud?....................... 4
5.- ¿Qué debo hacer si me conceden el proyecto? ........................................................ 5
6.- ¿Qué hago si necesito alterar la distribución presupuestaria de mis anualidades? . 5
7.- ¿Qué hago si necesito prorrogar un proyecto o una de sus anualidades? ............... 6
8.- ¿Cómo puedo cargar gastos a mi proyecto colaborativo? ....................................... 6
9.- ¿Cómo justifico mi proyecto? ................................................................................. 7
10.- ¿Qué puedo hacer si no sé con quién contactar o tengo alguna duda?.................. 7
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INSTRUCCIONES BÁSICAS PARA PROYECTOS COLABORATIVOS
AÑO 2014
(Actualizado 07/01/2014)
Este breve documento pretende dar instrucciones básicas para trabajar con proyectos
colaborativos. Sólo es una orientación. Las personas interesadas en participar en
convocatorias de proyectos colaborativos deben contactar previamente con la OTRIUCM con una antelación mínima de 5 días laborales previos la fecha en que finalice el
plazo de presentación de solicitudes. La dirección de contacto es:
OTRI-UCM
Proyectos Colaborativos.
c/. Donoso Cortés 65, 1º - izda.
28015 Madrid
Tel: 91 394 64 72
Fax.: 91 394 63 82
Correo electrónico: [email protected]
En este documento encontrará las cuestiones básicas referidas a las convocatorias que se
publiquen en 2012. Si se produjeran cambios en la normativa, se incluirán las
modificaciones necesarias en la página web de la OTRI-UCM:
http://www.ucm.es/otri-convocatorias-publicas
ATENCIÓN
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LOS ENLACES NECESARIOS PARA
CUMPLIR CON LOS TRÁMITES EN CADA UNO DE LOS EPÍGRAFES.
POR FAVOR, UTILÍCELOS.
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1.- ¿Qué es un proyecto colaborativo?
Un proyecto colaborativo es un proyecto de investigación aplicada, llevado a cabo por
un consorcio de entidades de diversa naturaleza, cuya actividad persigue la obtención de
un producto innovador y comercializable en el plazo más corto posible. Normalmente
son proyectos financiados con fondos públicos y con unas normas de ejecución
específicas. Estas normas son distintas de las que se aplican a la financiación de la
investigación básica no orientada. Las convocatorias que financian este tipo de proyecto
son normalmente INNPACTO y Retos-Colaboración.
2.- ¿Qué financia un proyecto colaborativo?
Los proyectos colaborativos no financian la actividad investigadora de un equipo de
investigación de forma directa. El presupuesto colaborativo financia los medios
necesarios para llevar a cabo las tareas de investigación que se recogen en la
memoria científica y que estén expresamente presupuestados en la solicitud. Por
tanto, el presupuesto colaborativo exigirá justificar tanto los gastos efectuados como los
medios empleados para llevar a cabo la investigación.
Las personas que quieran participar en un proyecto colaborativo deben presupuestar, en
su caso:
a) El número de horas de personal propio UCM y su precio,
b) El número de horas de personal contratado externo que resulten necesarias para
llevar a cabo el proyecto y su precio,
c) El número de horas de dedicación al proyecto del equipamiento científico que se
desee adquirir.
d) El cálculo del precio de amortización del equipamiento científico que se desee
adquirir, a razón de un tope de 1/8 sobre el precio real de mercado, excluido
IVA, por cada anualidad completa que transcurra desde el día de la compra hasta
el final del período de ejecución del proyecto. En algunas ocasiones, se puede
presupuestar material inventariable por su coste total de adquisición, siempre y
cuando el material adquirido se dedique íntegramente al proyecto y su vida útil
se agote o bien antes o bien en la fecha en la que finalice el periodo de ejecución
del proyecto.
Las personas que quieran participar en un proyecto colaborativo deben presupuestar,
siempre:
a) Los costes indirectos de acuerdo con el método de cálculo que especifique la
convocatoria a la que se solicita información.
Por favor, cuando elabore su presupuesto, no olvide:
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Identificar los medios personales y materiales que la UCM deba poner a
disposición del proyecto.
Facilitar el nombre completo del personal UCM que va a participar en el
proyecto.
Presupuestar el precio/hora por cada una de las categorías de personal que se
declare en el proyecto, tanto propio como contratado externo.
En el caso de presupuestar subcontratación, necesario formalizar un contrato por
escrito y asegurarse de, o bien disponer de tres ofertas de suministro / asistencia
para aquello que queramos contratar o bien prever la obtención de un certificado
de exclusividad de la empresa con quien se desee contratar.
En el caso de viajes y dietas, recuerde que sólo son financiables aquellos gastos
expresamente declarados en memoria e incluidos en la solicitud que estén
directamente relacionados con el desarrollo científico del proyecto. Quedan, por
tanto excluidos los gastos de formación de doctorandos, personal no declarado
en el proyecto o viajes no previstos en memoria o no adscritos a algún paquete
de trabajo.
3.- ¿Cómo inicio mi solicitud?
Para solicitar un proyecto colaborativo, por favor, póngase en contacto cuanto antes con
la OTRI-UCM. Necesitará tener a mano la siguiente información:
-
Convocatoria, indicando, en su caso, programa y subprograma.
Nombre completo de la entidad que coordine el proyecto.
Datos de contacto de la persona de contacto en la entidad coordinadora.
Datos completos del investigador principal UCM responsable de la solicitud
Título del proyecto. Por favor, incluya el acrónimo.
Hoja de cálculo de solicitud electrónica con los datos de su presupuesto (la
OTRI-UCM proporciona una hoja por cada convocatoria).
Dirija esta información a la dirección de correo arriba indicada añadiendo toda la
información y documentación de la que Vd. disponga.
4.- ¿Qué documentación necesito aportar para formalizar la
solicitud?
La documentación mínima imprescindible que hay que aportar, en formato electrónico
principalmente, es la siguiente:
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Memoria técnica completa. La memoria debe especificar claramente en qué
paquetes de trabajo participa la UCM y con qué medios personales y materiales
se va a abordar el trabajo.
Acuerdo de colaboración completo en su versión definitiva. La UCM estará
acreditada debidamente con datos actualizados.
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-
Borrador de solicitud UCM, incluyendo la solicitud electrónica debidamente
cumplimentada.
5.- ¿Qué debo hacer si me conceden el proyecto?
Si el proyecto en el que Vd. participa obtiene financiación, se enviará la notificación al
coordinador del consorcio. Por favor, contacte regularmente con su coordinador para
saber si el proyecto se concede finalmente. En caso afirmativo, solicítele el fichero
electrónico que contenga la concesión. Este documento puede ser:
a) Una propuesta de resolución provisional. Envíe a la OTRI-UCM un correo
electrónico con el fichero *.pdf de la propuesta de resolución provisional.
Incluya si acepta o no la resolución. Incluya igualmente las alegaciones que
quiera Vd. presentar. La OTRI-UCM le puede solicitar aclaración sobre cómo
tiene Vd. previsto abordar el trabajo con la financiación provisional.
b) Una aceptación de resolución provisional y/o una propuesta de resolución
definitiva. Envíe a la OTRI-UCM un correo electrónico con el fichero *.pdf de
la aceptación de resolución provisional y/o de la propuesta de resolución
definitiva.
c) Una orden de concesión de ayuda firmada por el Ministro/a competente, o por la
autoridad que corresponda en su nombre. Envíe a la OTRI-UCM un correo
electrónico con el fichero *.pdf de la orden de concesión de la ayuda.
La concesión del proyecto se acredita únicamente con la orden de concesión de ayuda
recogida en el punto c). Una vez tenga Vd. la concesión provisional en su poder, por
favor, póngase en contacto con la OTRI-UCM para planificar los gastos antes de
aceptar la subvención definitivamente.
6.- ¿Qué hago si necesito alterar la distribución presupuestaria
de las anualidades del proyecto?
Si necesita alterar la distribución de las partidas del presupuesto, debe Vd. solicitarlo
por escrito, previa autorización de la OTRI-UCM, ante el Ministerio competente por
medio de la entidad coordinadora. Se pueden conceder cambios entre partidas con
carácter general siempre que:
a) La cantidad total concedida de su presupuesto por anualidad no varíe
b) La cantidad total de horas de personal (propio y contratado) no se reduzca; la
partida de costes indirectos no puede sufrir modificaciones
c) La anualidad a la que se refiere el presupuesto que se quiere modificar no haya
finalizado
d) La variación en el presupuesto se corresponda con una reestructuración del
cronograma de tareas que aparece en la memoria técnica.
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Una vez concedidas las modificaciones solicitadas por parte del Ministerio, envíe un
correo electrónico a la OTRI-UCM con la versión de ese documento.
7.- ¿Qué hago si necesito prorrogar un proyecto o una de sus
anualidades?
Proceda como en el punto 6 y mande un correo electrónico a OTRI-UCM con la versión
del documento que quiera Vd. presentar. Recuerde que no es lo mismo periodo de
ejecución que periodo de justificación. El periodo de ejecución es el espacio de tiempo
durante el cual se pueden llevar a cabo las tareas de investigación y, en consecuencia,
incurrir en los gastos previstos en la solicitud y en la memoria científica. El periodo de
justificación es el que sigue al periodo de ejecución y sirve para efectuar pagos y
elaborar las justificaciones de gastos del proyecto. Este último es de extensión variable.
Por favor, recuerde reseñar en su escrito de prórroga un periodo de justificación de al
menos un mes, a contar desde la finalización del periodo de ejecución para el que Vd.
solicita la prórroga.
8.- ¿Cómo puedo cargar gastos a mi proyecto colaborativo?
Puede Vd. cargar únicamente aquellos gastos que se correspondan con los datos
declarados en la solicitud y en la memoria de investigación, siempre y cuando estén
dentro del periodo de ejecución y dentro de los límites que establece la orden de
concesión de la ayuda. Son justificantes de gasto:
a) Facturas emitidas en período de ejecución
b) Contratos, ofertas de servicios y certificados de exclusividad en
subcontratación
c) Billetes de transporte de personal que trabaje oficialmente en el proyecto,
incluyendo, en su caso, tickets de gasolina, tarjetas de embarque, etc.
d) Cualquier otro que por indicación de la Unidad de Gestión Económica de la
FG-UCM se le solicite.
Para mayor información sobre ejecución y justificación de gastos o pagos con carácter
general, por favor, póngase en contacto por escrito con la Unidad de Gestión Económica
de la FG-UCM.
Para mayor información sobre ejecución y justificación de gastos de personal, por favor
póngase en contacto por escrito con la Unidad de Gestión de Personal de la FG-UCM.
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9.- ¿Cómo justifico mi proyecto?
Recuerde que un proyecto colaborativo financia medios personales y materiales y, por
tanto, deberá Vd. aportar documentación específica para justificar su proyecto. Esta
documentación será de carácter económico e irá acompañada de los documentos que
justifiquen el uso de medios personales y materiales en el proyecto (contratos,
certificados de uso de inventariable, hojas de dedicación horaria, etc.). Como la
ejecución de cada uno de los proyectos es diferente y determina la justificación, es
absolutamente necesario que se ponga Vd. en contacto por escrito con la Unidad de
Gestión Económica de la FG-UCM. Por favor, recuerde contactar con antelación
suficiente.
10.- ¿Qué puedo hacer si no sé con quién contactar o tengo
alguna duda?
No dude en contactar con nosotros en caso de duda. Es mucho mejor consultar que
actuar a ciegas. Con carácter general, cualquier duda puede dirigirse preferentemente
por escrito a la OTRI-UCM. Atenderemos su solicitud directamente, o bien
trasladaremos su consulta a la unidad que le pueda asesorar en la cuestión concreta que
Vd. plantee.
Si su consulta está relacionada con ejecución, gastos o justificación, también puede
dirigirse directamente a la Unidad de Gestión Económica de la FG-UCM.
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