Unidad Planificación

Formación Empresarial
EMT Informática
Prof. Téc. Marly Cavia
2.5.1 Planificación
Concepto y elementos
Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar – Controlar. El “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás.
Definición: es la acción de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso, en el que
se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los
caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.
FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las
conductas a desarrollar y los medios a utilizar.
Es la función fundamental de la administración. Comprende objetivos, metas y
mecanismos de cómo alcanzarlas. Su tarea primordial es reducir al mínimo los riesgos
y al mismo tiempo aprovechar las oportunidades.
Conceptos: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y la determinación en tiempo y números necesarios para su realización.
Es la solución y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones
respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que
se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
1. Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados
deseados (¿Qué es lo que se quiere?).
2. Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos
caminos, formas de acción o estrategias para alcanzar los objetivos.
3. Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección,
entre alternativas, de la decisión más adecuada.
4. Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Toma de decisiones
• Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un
“proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas.
• Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección –
Ejecución (Resultados)
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Los T ip o s d e p l an e s pu e de n c l as if ic ar s e e n :
Misión - equivale a enunciar la principal razón de existir de la organización. Son
instituciones que poseen personalidad y una meta. Es identificar la función que
cumple en la sociedad y, además, su carácter y filosofía básicos.
Identificar la misión ayuda a una organización a delimitar su esfera de actividades y a
establecer las formas en que sus gerentes y empleados deberán llevarlas a cabo.
Las formulaciones de la misión dan a conocer esos límites y normas a todos los
interesados.
Objeti vos – son los fines hacia los cuales se dirige la actividad principal.
Representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos
cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la organización y de los
individuos. Representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del
proceso administrativo.
Políticas – son planteamientos generales que guían la toma de decisiones. Las
políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toda de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una organización.
Estrategias – reflejan a menudo un programa general de acción, mostrando la
dirección y el empleo general de recursos y esfuerzos, asumiendo una condición
competitiva. Son cursos de acción general, o alternativas que muestran la dirección
y el empleo general de los recursos y esfuerzos, dirigidos a los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
Procedimientos – establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Son guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben cumplirse.
Aspect os importantes:
➢
Los
pr ocedimientos
deben
f ijarse
por
escrit o
y
de
pref erencia
gráf icamente (gráf icas de proceso, f lujogramas).
➢
Deben ser per iódicamente revisados par a hacer los más ef icientes.
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Reglas – son la f orma más sim ple de un plan y puede f ormar parte de
un procedim iento. Una regla ordena que se tome o no, una acción
específ ica y def ina con respecto a una situación.
Ejemplo: “NO FUMA R”. Por su natur aleza, las reglas están diseñadas
para restringir el pensamiento.
Program as
–
involucra
met as,
políticas,
procedimientos,
reglas,
asignaciones de tar eas, pasos a darse, recursos a emplear para
llevar
adelante
det erminada
acción,
amparándose
en
el
capital
necesario y el pr esupuesto de f uncionamiento.
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades
específ icas que habrán de realizarse par a alcanzar los obj etivos, y el
tiempo r equerido para ef ectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecución.
La gráf ica más comúnmente ut ilizada par a un programa, es la gráf ica de
Gantt (Henr y L. Gant t)
Presupuestos – expresa un planteamient o de resultados num éricos,
tanto en términos f inancieros, unidades de product o, horas-m áquina
como cualquier otro mensurable numéricamente. Un pr esupuesto es un
esquema escrit o de t ipo gener al y/o específ ico, que determina por
anticipado, en términos cuantitat ivos (monetar ios y/o no monetarios, el
origen y asignación de los recursos de la empresa, para un per íodo
específ ico).
Es la elaboración de planes par a un per íodo f uturo determinada, en
términos numéricos. Los presupuestos son planeam ient os de los
resultados que se anticipan, en términos f inancieros (como los
presupuestos de ingresos y gastos) o en t érminos no f inancier os (cómo
los presupuestos de horas – hombre).
Diferentes Tipos de Planeación
Planificación estrat égica – es la planeación más amplia. Tiene que ver
con los objet ivos organizacionales y la estrategia.
Planificación operativa – realizada para cada act ividad, más detallada
y de corto plazo.
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PLANIFICACION ESTRATEGICA
PETER DRUCKER:
Respuesta a dos preguntas: ¿Cuál es nuestro negocio?
¿Cuál debería ser nuestro negocio?
ALFRED CHANDLER Jr.
Es la determinación de metas y Objetivos básicos de largo plazo de la empresa, la
adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para lograr
dichas metas.
Planificación Estratégica
• Está definida en la cúpula estratégica. Abarca a la organización en su totalidad.
• Está proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro.
• Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas).
• Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)
Planificación Operativa
• Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad.
• Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones
diarias de la empresa.
• Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.
• Proyectado para el futuro inmediato.
• Metas específicas; muestra actividades por separado.
Algunos instrumentos
• Estratégicos
– Análisis FODA
– Plan de Acción, Plan de Negocios
– Presupuesto Integral
• Operativos
– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qué momentos, con qué
insumos...
– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo.
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– Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos, determinación de necesidades
según momentos
– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y transcurso del tiempo
Misión - Visión
• Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que
influirán en este tipo de planificación:
Visión – Misión
Planeamiento Estratégico
Misión - Visión
• Visión – se define con los siguientes elementos:
•
Propósito principal de la empresa
•
Su futuro
•
Definición de mercados a atender
•
Valores, conductas y actitudes deseadas
•
Escenarios esperados
Misión - Visión
• Misión – la declaración de la misión incluye:
•
¿Qué es lo que hacemos? (¿cuál es el negocio?)
•
¿En dónde lo hacemos? (¿cuál es el mercado?)
•
¿Para quién lo hacemos? (¿qué necesidad satisfacemos y cómo lo
hacemos?)
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• Ejemplo de una empresa uruguaya
Misión:
Visión:
Desagregación
PROPOSITO: actividad de la organización. A que se dedica: medicina, alimentación,
agropecuaria
MISION: especificidad del objeto: dentro de la medicina el cáncer, de la alimentación
los lácteos, de la agropecuaria los cereales.
OBJETIVO: logro para un determinado período de tiempo, situación que deseamos
vivir:
•
atender 100 pacientes en consulta por día,
•
vender 1.000 kilogramos de quesos en un mes,
•
producir 1.000 kilogramos de trigo en una zafra
ESTRATEGIA: camino que se utilizará para insertarse en el futuro.
Abrir una policlínica con 10 oncólogos profesores de la Universidad, la policlínica en
determinado lugar, con tal honorario o tarifa por consulta,........
Principios de administración aplicados a la Planificación
• Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y
cuando se alcanzará la idea o el objetivo.
• Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y
corregir defectos durante el desarrollo.
Determinación de Objetivos
• Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar.
• Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro.
• Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir
metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.
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Análisis FODA
Es u na h er r am ie nt a q ue f ac i li t a e l a n á lis is de s i t uac i ó n I nt er n a, p or m ed i o de l
F LO A s e r e a l i za u na e va l uac i ó n d e los f a c tor es pr i nc i pa l es q u e s e es p er a
i nf l u ya n e n e l c um pl im i en to de pr o pós i tos bá s ic os de la em pr es a o i ns t i tuc i ó n;
r eq u i er e es c u dr i ña r y de a lg u na m an er a pr e dec ir lo qu e s e s up o n e va oc ur r ir o
l as n ec es id a des q u e s e t e ndr á n, a d em ás d e l o qu e s e de b e h ac er p ar a es tar
pr e p ar ad o.
Las f ue r zas y l as l im it ac io n es ( de b i li d a des ) s on p ar te d e l m un do i nt er no d e l a
em pr es a, e n do n de p ue d e i nf l uir s e d i r ec t am en te e n e l f ut ur o. L as
op or tu n i da d es y am en a zas t i e ne n l u gar en e l m un d o ex t er no d e l a em pr es a o
i ns t it uc i ón , qu e n o e s c o ntr o la b l e p er o s i i nf l u ib l e, pr ác t ic a és ta q ue d e be
c ons i d er ar s e e n los p l an es . Los as u n tos e num er ad os d e be n s er es p ec íf ic os
par a l a em pr es a e n p a r tic u l ar .
Fortalezas
1. Re pr es e n ta n l os pr i n c i pa l es p un tos a f a v or c o n l os qu e c u e n ta l a
em pr es a o i ns t it uc i ón en c u atr o am p l ias c at eg or ías : Po te nc i a l h u m ano,
Ca p ac i d ad d e pr oc es o ( lo qu e i nc l u ye e q u ip os , e d if ic ios y s is t em as )
Pr od uc tos y s er v ic ios y R e c ur s os f i na nc i er o s .
Limitaciones
2. S e s us t it u ye e l t er m i no d eb i l i da d es c o n qu e s e l e ha d en om i na d o
tr a d ic io n a lm ent e p or q ue és t e im pl ic a qu e a l go a n da m al ó c o n l o c u a l
s e d eb e c o n v i vi r c o m o s i f u er a d is c ap a c i da d; en v ía un m ens aj e
ne g at i v o. E l t er m in o l i m itac io n es c o n ti e ne m en os pr ej u ic io as oc ia d o, l a
de b i l id a d n o es m ás que f a lt a d e f uer za . L a s lim it ac i on es r e l ac io n ad as
c on po te nc i a l h um an o, c a p ac id a d d e pr oc es o o f in a n zas s e p ue d en
r ef or za r o t om ar ac c i o nes a m od o q ue im pi d an el a va nc e.
Oportunidades
3. S on e v en tos o c ir c un s ta nc ias q ue s e es p e r a q u e oc ur r a n o p u ed e n
i nd uc ir s e a q u e oc u r r an en e l m und o ex t er i or y qu e p o dr í a n te n er u n
im pac t o pos i t i vo e n e l f utur o de l a em pr es a . Es t o t ie n d e a ap ar e c er e
un a o m as de l as s i g u ie nt es gr an d es c at e gor í as : M er c ad os , C l i en t es ,
In d us tr i a, G o b i er n o , C om pet e nc ia y T ec no l o gí a.
Amenazas
4. S on e v en t os o c ir c u ns ta nc ias q ue p u ed e n oc ur r ir e n e l m un do ex t e r i or y
qu e p u d ier a n te n er u n im pac to ne g at i v o e n e l f ut ur o de l a em pr es a ;
ti e nd e n a a pa r ec er en l as m is m as gr an d es c a t eg or ías q u e las
op or tu n i da d es . C on u n enf oq u e c r ea t i vo , m uc has am en a zas l l e ga n a
tor n ar s e en o p or t u n id a des o m in im i za r s e c o n un a p l a ne ac ió n
c u id a dos a.
El análisis FLOA también es conocido como Foda ó Dofa.
Es t e t i p o d e a n á lis is r epr es en t a u n es f ue r zo p ar a ex am in ar la in t er ac c i ó n
en tr e l as c ar ac ter ís t ic as d e u n a em pr es a e n par tic u l ar y e l e nt or n o e n e l c u a l
c om pit e . El F LO A t ie ne m ú lt i pl es ap l ic ac io nes y p u e d e s er u t i l iz ad o c o mo
h e rr a mi en t a p o r t o d o s lo s n iv el e s d e l a o r g an iz ac ió n y en d if e r en t es
cat eg o r í as d e an ál is i s t a l es co m o p ro d u ct o , m er c ad o , l ín ea d e p ro d u c t o s ,
d ep a rt a m en t o , em p r es a , á re a f u n c io n al , etc . M uc h as de l as c onc l us io n es
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ob t en i das c om o r es u l ta d o d el an á l is is , p o dr á n s e r de gr an ut i l i da d p ar a l a
f or m ulac i ón d e l pr og r am a de es tr a te g ia s p ar a s er inc or p or a d as en e l p l an
es tr at é g ic o
Da d o q u e e n es t e c a s o la h er r am ien t a F L O A s e es t á u t i li za n d o c o n f i n es
es tr at é g ic os ( l ar go p la zo ) d e be enf oc ar s e s o l am ent e h ac i a l os f ac t or es c l a ves
par a e l éx it o f u t ur o de l a or g an i za c ió n . De b e r es a l tar las f or ta l e zas y las
de b i l id a des d if er e nc ia l es i nt er n as d e m an er a o bj e t i va y r ea l is ta , a s í c om o l as
op or tu n i da d es y am en a zas c la v es d e l e nt or n o.
R
Reelleevvaannttee
PPoossiittiivvaass
N
Neeggaattiivvaass
EExxtteerriioorr
O
Oppoorrttuunniiddaaddeess
AAm
meennaazzaass
IInntteerriioorr
FFoorrttaalleezzaass
LLiim
miittaacciioonneess
Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas
•
De la industria y el mercado
•
De los competidores
•
Político y regulatorio
•
Social – aspectos sociales y grupos de interés
•
De recursos humanos
•
Macroeconómico
•
Tecnológico
Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis:
•
Financiero
•
Evaluación de recursos humanos
•
De comercialización y marketing
•
De operaciones
•
De otros recursos internos: administración,
•
I + D, Innovación y Desarrollo
•
compras
•
informática
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