UNIVERSIDAD DEL CARIBE Administración I. Etapas del Proceso Administrativo. (El Control)

UNIVERSIDAD DEL CARIBE
Estudiantes:
Materia:
Administración I.
Acompañante:
Tema:
Etapas del Proceso Administrativo.
(El Control)
26 de Junio del 2002.
Santo Domingo, R. D.
INTRODUCCION
El presente trabajo ha sido realizado con el fin de conocer los lineamientos que permitirán realizar y evaluar
con frecuencia las decisiones que a diario toman las Empresas. Sobre todos las áreas que la forman, partiendo
del hecho que de estas decisiones dependan del éxito o fracaso de la misma organización o del departamento
de donde se trata la toma en discusión. Conociendo que la situación actual del país se encuentra en
incertidumbre en las proyecciones de la empresa que son imprevisibles por los factores económicos, políticos,
sociales que mundialmente se encuentran afectando a las economías de los países.
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La toma de decisiones no es un tema del cual se pueda ejercer con menor conocimiento, por lo que es muy
importante que todo gerente o persona que desempeñe puestos similares es necesario que antes de tomar una
decisión efectúe un análisis de las variables externas e internas que puede afectar al desarrollo normal de las
actividades de una empresa o negocio.
Por tal motivo es necesario el buen estudio de los temas que presentamos como son los objetivos, importancia,
característica de la toma de decisiones que son parte importante en su efecto que pueda tener.
1−LA PLANEACION O PLANIFICACION
1.1−FUNCIONES DE LA PLANEACION:
−Establecer las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
−Propiciar el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
−Reducir los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
−Preparar a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de
éxito.
−Mantener una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
−Establecer un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
−Promover la eficiencia al eliminar la improvisación.
−Elevar la moral sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen
sus esfuerzos.
−Maximizar el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
1.2−TIPOS DE PLANES
1.2.1−Propósitos o misiones: En este se identifican la función o tarea básica de una empresa institución o
de una parte de esta. Todo establecimiento organizado tiene un propósito o misión.
1.2.2−Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.
Representan no solo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la
organización, la integración de personal, la dirección y el control.
1.2.3−Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción
de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
1.2.4−Políticas: forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios
generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones. Es un área dentro de la cual habrá de
tomarse en decisión y se garantiza que esta sea consistente.
1.2.5−Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de
actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas: son guías de acción y
no de pensamiento, en la que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
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1.2.6−Reglas: En esta se exponen acciones u omisiones especificas, no sujetas a la discrecional de cada
persona. Es por lo general el tipo de plan más simple como por ejemplo: No fumar, Solo personal
autorizado, etc.
1.2.7−Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción
dado.
1.2.8−Presupuestos: Es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos; un
presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de hora−hombre, unidades de
productos u hora−maquina, o en cualesquiera otros términos numéricamente medibles.
1.3−PRINCIPIOS DE LA PLANEACION: Es el conjunto de objetivos y pasos que se deben realizar para
cubrir la brecha que nos separa de donde estamos hacia donde queremos ir.
Naturaleza de la planeación:
1.3.1−Su contribución al propósito y a los objetivos: Cada plan y todos los planes dentro de la planeación
deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa.
1.3.2−Su supremacía entre las tareas del administrador: La planeación es la única en establecer los
objetivos necesarios hacia los cuales confluirá el esfuerzo de los demás.
1.3.3−Su generalización: La planeación es una función de todos los administradores aunque su carácter y
alcance varían de acuerdo con la autoridad de cada uno de y con la naturaleza de las políticas y los planes
establecidos por la alta dirección.
1.3.4−La eficiencia de sus planes: La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y los
objetivos, menos los costos y otros factores necesarios para formularlo y operarlo.
1.4−La planeación estratégica: Si bien los pasos específicos para la formulación de estrategias pueden
variar el proceso puede fundamentarse al menos conceptualmente en los elementos básicos.
La planificación estratégica debe ser entendida como un proceso participativo, que no va a resolver todas las
incertidumbres, pero que permitirá trazar una línea de propósitos para actuar en consecuencia.
Se refiere a la capacidad de observación y de anticipación frente a desafíos y oportunidades que se generan,
tanto de las condiciones externas a una organización, como de su realidad interna.
2− LA Organización
2.1−Funciones de la organización: Organización como función administrativa y parte integrante del proceso
administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos
y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de
cada uno.
Las organizaciones consisten en:
• Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados
(especialización).
• Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
• Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo (cargos y tareas).
• Asignar los recursos necesarios.
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• Coordinar los esfuerzos.
2.2−Departamentalizacion: Es agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o
que tienen algún tipo de relación lógica.
Es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que
han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos parecidos. Como puede suponer, existen muchas
variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una
organización serán diferentes los uno de los otros.
2.3−Autoridad: La autoridad es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización,
para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones
que quienes las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.
Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los ocupan adquieren por la jerarquía
o titulo del puesto. Por tanto, la autoridad se relaciona con la posición de un dentro de la organización, y pasa
por alto las características personales del administrador individual.
De hecho, nada tiene que ver con el individuo en forma directa. La expresión el rey a muerto; viva el rey
ilustra este concepto. Quienquiera que sea el rey, adquiere los derechos inherentes a dicho cargo. Cuando
queda vacante un puesto de autoridad, la persona que dejo el puesto ya no tiene ninguna autoridad. La
autoridad permanece con el puesto y su nuevo ocupante. Cuando delegamos autoridad, delegamos una
responsabilidad paralela.
Tipos de autoridad:
−Formal. Cuando es conferida por la organización, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras
personas. Puede ser lineal o funcional.
−Técnica. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
−Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
2.3.1−Lineal: Es donde la autoridad se distribuye de arriba hacia abajo, es decir, que la autoridad superior se
mantiene en la cúspide y desde allí se transmite a toda la organización. Se ejerce por un jefe sobre una persona
o grupo. La autoridad clásica, vertical, o que se transfiere de superiores a subordinados y que deja en claro la
ubicación jerárquica de los individuos en la org.
2.3.2−Accesoria o Staff: Tiene enlace en toda la organización y esta reservación a prestar ayuda, consejo y
recomendaciones; surge ante las deficiencias de la autoridad lineal y funcional. Es asesor de la línea. Puede
ser un individuo o una unidad. No tiene autoridad sobre línea.
2.3.3−Descentralización: Es delegar la toma de decisiones. Es la tendencia a distribuir la autoridad de toma
de decisiones en una estructura organizada. Dentro de la organización no puede haber una descentralización
absoluta, ya que, si delegaran toda su autoridad, los administradores perderían su condición como tales.
3−LA DIRECCIÓN
3.1−La administración y el factor humano: Si se dice que la empresa está en crisis es porque los hombres y
mujeres que en ella trabajan están en crisis, lo mismo que su entorno humano.
Nada importa más que las personas en las concreciones que va haciendo el hombre en la sociedad; El factor
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humano es sin lugar a dudas el más complicado e imprescindible de todos los Factores (elementos que
intervienen en los procesos productivos de un modo variable o susceptible de variación, dando lugar cuando
varía a alteraciones en la cantidad o calidad del producto obtenido) que intervienen en el proceso de
producción.
El precio de la mano de obra se determina, según vemos en el gráfico, por la combinación de cierta cantidad
de elementos: el trabajador individual; las organizaciones laborales (sindicatos); el Empresario individual; las
organizaciones empresariales (patronales) y el gobierno.
3.2−Motivación: La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos, necesidades,
anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los
miembros de la organización a contribuir. La cadena de necesidad−deseo−satisfacción en cierta forma se ha
simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son opuestos.
Motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. Es la labor más importante de la dirección, a la vez
que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los
objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.
Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y
la mejora de la calidad de vida en el trabajo. El enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que
éstos representen un desafío que tenga significado. Aunque han tenido ciertos éxitos, no se pueden pasar por
alto algunas limitaciones.
3.3−Liderazgo: Arte o proceso de influir sobre las personas para lograr las metas del grupo. En teoría se debe
estimular a las personas para que desarrollen no solo la disposición para trabajar, sino también el deseo de
hacerlo con celo y confianza.
Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente para lograr las metas del grupo. Un líder es aquel individuo que por cualquier circunstancia es
seguido por los demás.
Es un aprendizaje continuo. Deben sentir lo que vendrá, aceptando lo no conocido como una rutina,
considerando pequeños errores como algo natural, buscando respuestas positivas a lo difícil, teniendo la
premisa de que continuamente hay que aprender y aprender.
Tipos de liderazgo:
−Liderazgo autocrático: Señala, ordena, castiga.
−Liderazgo paternalista: Igual autócrata, justifica actuación, beneficia al otro.
−Liderazgo permisivo: actúa poco, no asume.
−Liderazgo democrático: confía en el grupo, orienta, da opiniones y las pide.
−Liderazgo situacional: grupos maduros sin líder fijo.
3.4−Comunicación: La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un
grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las
conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados. En una
organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente, descendente y cruzada,
la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal para la empresa, debido a que
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es necesario para un funcionamiento eficaz.
La comunicación implícita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros
pensamientos, deseos, necesidades y expectativas. La comunicación explícita es dialogar, retroalimentarse, ser
empático y exponer a la otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la
interacción cotidiana.
Las formas de comunicación pueden ser de manera verbal, formal, mímica, gesticular, visual, audiovisual,
escrita o informal. Las bases para la buena comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y
ponerse en el lugar del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción e
interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro, verídico y sólido.
3.5−Toma de decisiones: Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la
responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones es necesario:
Laudon describió cuatro etapas en la toma de decisiones:
3.5.1−Inteligencia: es la primera de las cuatro etapas de Simón sobre la toma de decisiones, cuando la
persona recopila información para identificar los problemas que ocurren en la institución.
3.5.2−Diseño: es cuando la persona concibe las posibilidades alternativas de soluciones de un problema.
Durante el diseño, la segunda etapa de la toma de decisiones, la persona diseña las posibles soluciones a los
problemas.
3.5.3−Selección: es cuando la persona elige una de las diversas alternativas de solución. Selección, la tercera
etapa de la toma de decisiones, consiste en elegir entre las alternativas.
3.5.4−Implantación: cuando la persona lleva la decisión a la acción y da su informe sobre el progreso de la
información, última etapa en la toma de decisiones es la implantación. En esta etapa, los administradores
pueden usar un sistema de información que emita informes rutinarios sobre el progreso de la solución
específica.
En general, las etapas en la toma de decisiones no necesariamente siguen una trayectoria lineal: inteligencia,
diseño, selección e implantación.
4−El Control
4.1−Las funciones del control: Esta etapa tiene como propósito medir los logros mediante el establecimiento
de parámetros o indicadores. Y, en su caso, corregir las desviaciones que se presenten.
La función se refiere a los procedimientos. Según George R, Terry, la verdadera prueba de un ejecutivo es el
resultado que logra. Sus esfuerzos deben producir los resultados deseados. Para determinar esto se necesitan
criterios por medio de los cuales pueden evaluarse los resultados y si se requiere, adoptar medidas correctivas
para alcazanzarlos. Si las otras funciones fundamentales de la administración o sea: planificación,
organización, ejecución, se realizaron perfectamente, habrá poca necesidad de control. Sin embargo, muy rara
vez, si acaso, se logra una planeación perfecta, la organización mas allá de cualquier posible reproche, la
integración de las mismas y la ejecución cien por cien efectiva. Resultan ciertas equivocaciones, perdida de
esfuerzos, fricciones, esfuerzos mal dirigidos, y provocan desviaciones de los objetivos señalados. Para cada
proyecto algunas cosas salen mal, continúan yendo mal y probablemente siempre Irán mal. Tales son las
razones que hacen necesaria la función del control.
Para muchos profanos el concepto control es sinónimo de gerencia. Para ellos el que hace las comparaciones
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para observar lo que esta ejecutando, decide si es satisfactorio y fuerza las decisiones, personifica a un
miembro de la gerencia. Sin embargo, este concepto es solo parcialmente cierto, pues como ya se dijo antes,
controlar es solo una parte, una parte importante del total concepto de gerencia. Dicho en forma ligeramente
distinta, el control consiste en: 1)averiguar lo que sé esta haciendo, 2)comparar los resultados con lo esperado,
lo que conduce a, 3) aprobar o desaprobar los resultados, aplicando en este ultimo la acción correctiva.
4.2−El sistema y el proceso del control:
4.2.1−Los gerentes enfrentan una serie para diseñar sistemas de control. La mayor parte de estos retos tienen
su origen en las decisiones en cuanto a que se debe controlar y con que frecuencia se debe medir el avance. La
mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante un análisis que identifique las áreas claves del
desempeño y los puntos estratégicos de control.
4.2.1.1−¿Cómo identificar las áreas claves del desempeño? Las áreas clave de resultado son aquellos
aspectos de la unidad o la organización que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad u
organización triunfen.
4.2.1.2−¿Cómo identificar los puntos estratégicos del control? Cuando se han localizado estos puntos
estratégicos de control la calidad de información que se tiene que reunir y evaluar se puede reducir bastante.
El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en concentrarse
en los elementos más significativos de una operación dada.
4.2.2−Según Mokler el Proceso control se divide en cuatro pasos que son:
4.2.2.1−Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: En un plano ideal, las metas y los
objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y
mensurables, que incluyen fechas limite especificas.
4.2.2.2−Medir los resultados: Es un proceso constante y repetitivo; la frecuencia con la que se mida
dependerá del tipo de actividad que se mida. Cabe señalar que los buenos gerentes suelen evitar que
transcurran plazos largos entre las mediciones de los resultados.
4.2.2.3−Determinar si los resultados corresponden a los parámetros: Este es el paso más fácil del proceso
del control; Es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente
establecidos. Si los resultados medidos corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que todo esta
bajo control.
4.2.2.4−Tomar medidas correctivas: Es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
y su el análisis indica que se deben tomar medidas. Pueden involucrar un cambio en una o varias actividades
de las operaciones de la organización.
4.3−Técnicas De Control: Técnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio.
Habilidad con que se utilizan esos procedimientos. Método habilidad, táctica
Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a las técnicas del control como todos
los procedimientos o métodos usados un una organización para controlar o supervisar un proceso
automatizado o actividad humana.
Existen diferentes técnicas de planeación−control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas
administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para propósitos de control. En forma
similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulación de presupuestos, es
esencialmente una función de control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de
acuerdo con el proceso de control.
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4.4−Control general y preventivo:
4.4.1−Control general: se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se
cumplen con las reglas y procedimientos de una organización. El termino control tiene una connotación
negativa para la mayoría de la gente, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o
manipulación. Los controles son útiles y necesarios para todos los miembros de las organizaciones.
Los controles son medidas que permiten garantizar que las decisiones, acciones y resultados son congruentes
con esos planes. Ayuda a mantener o reencauzar conductas y resultados reales.
4.4.2−Control preventivo: Son mecanismos destinados a disminuir errores y por tanto reducir al mínimo la
necesidad de acciones correctivas. Reglas, reglamentos, normas, procedimientos de reclutamiento y selección,
programa de capacitación y desarrollo funcionan esencialmente como controles preventivos.
Todos ellos dirigen y limitan las conductas de empleados y administradores; el supuesto en el que se basan es
el de que si los empleados cumplen esos requerimientos, es probable que la organización alcance sus metas.
Los controles son necesarios para garantizar que sigan y funcionen las reglas, los reglamentos y las normas.
INDICE
Presentación. 1
Introducción. 2
La Planificación o Planeación. 3−4
−Funciones de la Planeación.
−Tipos de Planes.
−Principios de la Planeación.
−La Planificación Estratégica.
La Organización. 5−6
−Funciones de la Organización.
−Departamentalización.
−Autoridad.
−Lineal.
−Accesoria.
−Descentralización.
La Dirección. 6−9
−La Administración y el Factor Humano.
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−Motivación.
−Liderazgo.
−Comunicación.
−Toma de decisiones.
El Control. 9−11
−Las Funciones del Control.
−El Sistema y el Proceso del Control.
−Técnicas del Control.
−Control General y preventivo.
Conclusión. 14
Bibliografía. 15
CONCLUSION
Todo esto engloba lo que es la Administración y sus funciones fundamentales, la planeación que determina
los objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; la organización que distribuye el trabajo entre los
miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la dirección la cual guía a los
miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el control de las
actividades que conformen con los planes.
En conclusión la Administración es una actividad que logra combinar todos los esfuerzos técnico, humanos y
de personalidad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos. Es
la más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades humanas.
Y es por consiguiente ciencia y arte: ciencia para poner en claro la teoría de las relaciones sociales, y arte
cuando tiene por objeto la práctica de esta teoría para la aplicación de estas leyes.
La interdependencia que existe entre ciencia, tecnología y administración es cuestión que en la actualidad
nadie pone en duda; sobre todo si se considera que la actividad administrativa en resumen consiste en
coordinar esfuerzos individuales para lograr un propósito común que en forma aislada no sería posible
alcanzar. Esto significa que a la administración le corresponde establecer y operar los mecanismos y sistemas
que permiten el mejor aprovechamiento de los resultados de la ciencia y la tecnología a fin de aplicarlos al
desarrollo de las fuerzas productivas y a la generación de satisfactores.
BIBLIOGRAFÍA
−Fundamentos de administración 5ta. Edición.
−Administración, una perspectiva global, 1998.
−Compendio de administración, Edgar Guillermo, Eleido y William Rodríguez.
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−Manual de Administración I, CENTEC.
INTERNET
www.google.com/administracion
www.rincondelvago.com/procesosadministrativo
www.monografias.comconcetosdeadministracion
www.askjevees.com
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