la comisión nacional de selección y eliminación de documentos

MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
LA COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
TAREAS SUPERADAS Y PENDIENTES
Xinia Trejos Ramírez1
Aclaro, para iniciar, que esta ponencia es responsabilidad personal y no de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, ya que, aunque
soy parte de dicha Comisión, sus decisiones corresponden a ese órgano colegiado
y no a la opinión de uno de sus miembros.
Seguidamente, evoco a dos grandes exponentes del pensamiento occidental para
justificar, no la existencia de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, sino la necesidad misma de la selección y eliminación de
documentos en dos campos, el del documento textual y el de la imagen; el del
documento tradicional y el del documento digital. Se trata de Albert Camus y Eric
Fromm.
Del primero compartimos el siguiente texto, que tiene que ver con la mala
gestión de los documentos, causa primaria de la explosión documental:
- Señor Alcalde. haga expedir este certificado en trece ejemplares.
- ¿Trece?
- Sí, uno para el cliente y doce para el buen funcionamiento. 2
Del segundo, y de su interpretación de la cultura contemporánea, ávida de
consumir, de producir y de eliminar bienes y servicios, incluyendo la información,
rescatamos la siguiente relectura:
“El viajero vive experiencias, se enriquece con ellas, mientras que el
turista, con su cámara fotográfica ... es el símbolo mismo de una relación
alienada con el mundo, centrado en fotografiar, no ve ni experimenta nada
por sí mismo, la cámara ve por él y la colección de fotos sustituye la
experiencia que pudo haber tenido, pero que no tuvo”. 3
1. Archivista del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Archivo Nacional.
2. Albert Camus, El Estado de Sitio, citado por Pierre Boisar “Valoración y Eliminación. Reflexiones sobre la
práctica en los archivos del Sena”. En Prontuario de la RAMP, 1985. Albert Camus es un destacado escritor
y filósofo francés del Siglo XX (1913-1960).
3. http://iacat.com/1-científica /liderazgocreativo.htm
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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
Esta frase está inspirada en el pensamiento de Eric Fromm, quien afirmaba, para
plantear la misma idea, que antes, cuando se viajaba, iba un hombre, después iba
un hombre con una cámara fotográfica, y modernamente va una cámara
fotográfica con un hombre.4
En el mismo sentido, se afirma en una interesante página de Internet: “Hay que
tener una cámara fotográfica para ir a recitales, fiestas de cumpleaños y boliches
y llegado el momento desenfundarla, dirigirla y apuntar guardando así en un
disco duro –y no en la memoria- un recuerdo, la constatación digital de que uno
“estuvo allí”,donde había que estar (o si no, no se es nada), para, al día siguiente
demostrárselo a todo el mundo...” 5
Estos textos nos llevan a clarificar el abuso en la producción de documentos y la
necesidad de analizarlos, valorarlos, conservarlos o eliminarlos en algún
momento, siguiendo por supuesto la legislación vigente, las necesidades
administrativas de las entidades para la toma de decisiones y las necesidades de las
agrupaciones humanas de construir y conservar su memoria histórica.
En nuestro país, esos dos niveles de análisis y decisión, están -como ustedes
saben- repartidos en dos instancias:
- Los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, que
deben funcionar en todas las entidades y se encargan de establecer el plazo de
vigencia legal y administrativa de los documentos.
- La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, establecida
por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de dictar normas
sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científicocultural y resolver consultas sobre eliminación de documentos planteadas por los
entes productores. Esta Comisión está formada actualmente por el señor José
Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, quien representa al Presidente
de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; el señor Esteban Cabezas
Bolaños, recientemente nombrado Jefe del Departamento Archivo Histórico; el
señor Raymundo Brenes Rosales, como Historiador; su servidora Xinia Trejos
Ramírez como técnica nombrada por la Dirección General, un quinto miembro no
permanente que es el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad de la cual se
analizan los documentos, quien participa de ambas instancias. Además, la señora
Lucía Arce Ovares, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos es la
secretaria y la señora Virginia Chacón Arias, Directora del Archivo Nacional es la
Directora Ejecutiva de la Comisión.
4. Eric Fromm: Influyente psicólogo, filósofo y humanista alemán del Siglo XX (1900-1980).
5. http;//críticadigital.como/index.php?secc=bita &nid=8625
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MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
Pese a que la Ley 7202 es de octubre de 1990, la Comisión Nacional empezó su
trabajo en 1991 y a lo largo de 19 años ha realizado las siguientes sesiones:
Año
Nº de
sesiónes
Año
Nº de
sesiones
Año
Nº de
sesiones
1991
14
1997
10
2003
14
1992
25
1998
10
2004
14
1993
11
1999
9
2005
17
1994
14
2000
6
2006
19
1995
17
2001
7
2007
14
1996
18
2002
11
2008
19
2009
20
(proyectado)
Total de
sesiones: 269
Fuente: Actas de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. 1991- julio 20009
Llama la atención que el cuadro refleja tendencias: más reuniones en los 6
primeros y los 7 últimos años y menos en el período intermedio de 1997 a 2002,
lo cual puede deberse a la euforia inicial del trabajo a partir de la promulgación de
la Ley 7202, período en que se trabajaba con mucha gana, pero casi sin exigir ni
siquiera los requisitos de ley, ya que se analizaban valoraciones en formatos
diversos, sin que siquiera estuvieran conformados los Comités Institucionales. Es
más, los mismos funcionarios del Archivo Nacional levantábamos la información
necesaria para seleccionar documentos a las entidades del Sistema.
El segundo período, de menos sesiones, puede deberse, según nuestra opinión a
que empieza una política de mayor seriedad en cuanto a la exigencia de requisitos
y a que el trabajo ya se considera responsabilidad de las entidades y no del Archivo
Nacional, lo que baja significativamente la demanda de solicitudes de valoración
y provoca que las convocatorias a sesiones disminuyan.
El último período, que inicia en 2003-2004, se caracteriza por una mayor
actividad de la Comisión, situación a nuestro juicio provocada por el contexto
99
ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
nacional en el que surge un boom de denuncias por corrupción de la función
pública, en la cual se ven involucradas importantes entidades y personalidades del
país y a partir de las cuales se evidencia que tales actos están ligados con la
desaparición de documentos de prueba, lo cual induce a que muchas entidades se
interesen por ponerse a derecho, formar sus Comités Institucionales de Selección
y Eliminación de Documentos y a la presentación de múltiples solicitudes de
valoración de documentos ante la Comisión Nacional, tanto en la modalidad de
tablas de plazos como de valoraciones parciales de documentos.
Departamento Servicios Archivísticos Externos y
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Número de informes de valoración documental elaborados
(según tipo de solicitud)
1997-2009
Valoraciones
Total según
Año
Tablas de Plazos
parciales
registros del DSAE
1997
8
14
22
1998
15
16
31
1999
13
24
37
2000
7
33
40
2001
8
23
31
2002
9
19
28
2003
20
14
34
2004
18
27
45
2005
25
34
59
2006
40
32
72
2007
18
25
43
2008
21
31
52
A junio 2009
19
6
26
TOTAL:
221
298
519
PORCENTAJE:
42,59%
57,41%
100%
PROMEDIO:
40 informes anuales
Fuentes: Informes de Evaluación de Planes Anuales Operativos del Archivo Nacional 1997-2007, Informe de
Estudio CNSED 7-2006, elaborado por Mario González Camacho, e Informes semestrales del Departamento
Servicios Archivísticos Externos 2008 y 2009. Se deja constancia de que en estos últimos 2 años también se
han contabilizado solicitudes de valoración analizadas, pero que han sido devueltas sin aprobar, debido a
inconsistencias de forma y fondo.
100
MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
Grafico 1: Informes de valoración documental elaborados (según tipo de solicitud)
1997-2009
Luego de esta presentación general, paso a hacer un balance de las tareas
realizadas y pendientes de la Comisión Nacional, tratando de ligarlo con los
factores que inciden en su labor y se hará un análisis FODA, basado en uno similar
realizado en el año 2006 por un equipo de trabajo del Archivo Nacional, pero
actualizado.6
ANÁLISIS FODA
ANÁLISIS INTERNO
1. FORTALEZAS
1.1. Existencia de la Ley 7202 y su Reglamento, que legitiman sus acciones.
1.2. Se cuenta con un instrumento de trabajo bastante normalizado (la Tabla de
Plazos de Conservación de Documentos), publicado en La Gaceta Nº 195 de 10 de
octubre de 2002 y modificado por la Comisión en sesión 7-2008 de 14 de mayo de
2008.
1.3. Se cuenta con un instructivo para la aplicación de dicho instrumento.
1.4. Se tramitan solicitudes totales de un subfondo documental (1 tabla), o
solicitudes parciales.
6. Archivo Nacional. Diagnóstico orgánico y funcional de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos (CNSED), realizado por Ana Virginia García De Benedictis, Xinia Trejos Ramírez y Juan
Luis Villegas Palma.
101
ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
1.5. Existe un personal experimentado en la evaluación de documentos.
1.6. Existen listados de documentos ya considerados de valor científico-cultural,
que sirven de guía inicial para normalizar las declaratorias.
1.7. Durante 19 años la Comisión ha sesionado regularmente, con gran
compromiso de los miembros internos y externos. Estos últimos asisten cada 15
días y lo hacen con regularidad y entusiasmo, pese a que no reciben paga o dietas.
1.8. Experiencia de 19 años aplicando el método inductivo, es decir, partiendo
de lo particular, de series aisladas para llegar a lo general. Esto ha permitido
analizar documentos específicos y repetir la experiencia muchas veces, por lo que
este conocimiento de unidades aisladas o “árboles” nos permite una base empírica
que sirve de plataforma para un cambio futuro en la metodología.
2. DEBILIDADES
2.1. Los recursos humanos que apoyan la labor de la Comisión son escasos. En
este momento hay dos funcionarios dedicados a esta labor, pero en forma parcial,
ya que deben realizar otras funciones archivísticas. Esporádicamente son
reforzados por otros, pero aún así el personal es insuficiente.
2.2. Lo anterior incide en lentitud e incumplimiento de los plazos legales de
tramitación, por lo que generalmente se sobrepasan.
2.3. Los registros de series declaradas con valor científico-cultural han sido
incompletos e insuficientes, por lo que no se tiene un panorama completo de lo
declarado, sus fechas extremas y cantidades. Se pretende solventar este problema
con varios proyectos ADAI, ya que las declaratorias inciden directamente en la
planificación que debe realizar el Archivo Nacional, para albergar en un futuro las
series declaradas.
2.4. Se ha hecho mucho análisis de casos y de documentos concretos, pero ha
faltado la promulgación y difusión de normas generales sobre valoración.
2.5. Pese al esfuerzo realizado no se ha logrado cobertura nacional y se presume
que la función de la Comisión Nacional no ha impactado suficientemente al
Estado costarricense. Muchas entidades no están siguiendo las directrices sobre
selección y es posible que algunas estén eliminando documentos al margen de la
ley.
2.6. Ha faltado comunicación y entendimiento entre los encargados de archivos
centrales de las entidades, quienes dirigen el proceso de elaboración de tablas, los
profesionales del Archivo Nacional y la Comisión. Pese a que la onda actual de los
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MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
archivos es la normalización, a los archivistas costarricenses nos cuesta seguir
normas: si nos dicen metros, ponemos unidades; si nos dicen que en cuáles
oficinas hay copias, ponemos sólo la letra C, de copia, pero no ponemos la oficina;
o ponemos la oficina, pero no ponemos si es copia u original. Si nos dicen que la
tabla debe venir avalada por el Comité, enviamos los documentos sin aval, sin las
firmas, sin los sellos. Esto no pasa con todos, pero sí con una parte de las
solicitudes, lo cual genera inversión de recursos analizando solicitudes que luego
son devueltas sin tramitar. El hecho desgasta al personal del Archivo Nacional y al
personal de las entidades y crea un clima poco propicio para la coordinación y el
apoyo mutuo.
2.7. El seguimiento a lo ordenado por la Comisión Nacional de Seleccióny
Eliminación de Documentos, ha sido escaso y la mayoría de las veces nulo, lo cual
produce incertidumbre acerca de si lo declarado con valor científico-cultural
realmente se conserva.
ANÁLISIS EXTERNO
3. OPORTUNIDADES
3.1. La materia de valoración y eliminación legal de los documentos es de
interés nacional, en aras del derecho de los ciudadanos a la información y a la
transparencia.
3.2. Existe legislación conexa muy importante que respalda las acciones de
valoración documental, entre estas la Ley General de Control Interno y la Ley de
Protección a los Ciudadanos del Exceso de Trámites.
3.3. Disponibilidad de bibliografía para conocer las experiencias de países
hermanos en este campo y aprovechar aspectos aplicables a nuestra realidad.
4. AMENAZAS
4.1. Riesgo de eliminaciones ilegales de documentos, tanto en su fase de vigencia
administrativa-legal como por su valor científico-cultural, si la Comisión no logra
una cobertura mayor, con procedimientos más expeditos y mayor vigilancia.
4.2. Existe contradicción entre las exigencias de la ley y las posibilidades reales
de las entidades, algunas de las cuales, pese a sus esfuerzos no logran constituir
legalmente su Comité Institucional por falta de Archivistas (insuficientes en el
mercado laboral), e incluso, en unos pocos casos, las entidades ni siquiera cuentan
con Asesor Legal.
103
ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
4.3. La legitimación del documento electrónico firmado digitalmente, como
equivalente funcional al tradicional, aunque cuente con todos los requisitos de
integridad, autenticidad y confiabilidad que la ley señala, pone en peligro la
conservación de documentos a largo plazo. Esto por supuesto incide en
conservación de la memoria histórica nacional. La Comisión podría declarar de
valor científico-cultural algunos documentos en esta condición, pero no sabemos
si las generaciones del futuro tendrán acceso efectivo a estas fuentes.
TAREAS SUPERADAS
En conclusión, existen logros muy importantes de rescatar:
1. Permanencia y disciplina de la Comisión, que ha trabajado regularmente a lo
largo de 19 años.
2. Profesionales que, pese a su escaso número, están debidamente entrenados en
la tarea de valoración y tienen gran experiencia en ella.
3. Un instrumento de trabajo normalizado.
4. Existencia de listados generales de series documentales de valor científicocultural, los cuales sirven como guía generalísima para unificar criterios.
5. Trabajo de base acumulado durante 19 años en el análisis particular de
documentos y series.
ASIGNATURAS PENDIENTES
1. A sus casi 20 años de existencia, existe el reto de lograr que la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, se gane realmente el
nombre de “Nacional” y que sus decisiones sean aplicadas en las entidades
públicas, de mar a mar y de frontera a frontera.
2. Utilización de métodos y procedimientos más expeditos.
3. Es difícil que esto se logre si se mantiene el método de estudios y evaluación
de documentos y casos particulares concretos. La experiencia de estos 19 años de
estudios particulares ha sido una etapa necesaria que no nos podíamos saltar, pero
considero que ya hemos conocido suficientes documentos y series documentales,
su función, la legislación que las sustenta, sus vigencias promedio dadas por
entidades y su contenido informativo y esto nos pone en condición de iniciar, poco
a poco, un salto cualitativo en nuestros procedimientos, para lograr mayor agilidad
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MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
en los trámites, más aprovechamiento de nuestros recursos humanos, mayor
cobertura espacial y mayor impacto en el Sistema Nacional de Archivos. Esta base
nos sitúa en posición apropiada, para dar paso a las generalizaciones, y aplicar el
método al revés: de lo general a lo particular, para ocuparnos ahora de resguardar
el “bosque” como conjunto, sin preocuparnos tanto de los árboles individuales.
Una metodología que nos puede ayudar con esta tarea es la macrovaloración.
LA MACROVALORACIÓN, UNA NUEVA TENDENCIA EN MATERIA DE
SELECCIÓN DOCUMENTAL
De la misma forma que en Clasificación e inclusive en materia de Descripción
Documental se ha pasado de posiciones orgánicas a posiciones más funcionales,
en materia de Selección también se ha dado un giro en este sentido, con la
macrovaloración.
El objeto de esta metodología, impulsada sobre todo en Canadá, es ligar las
estructuras y las funciones sociales, con los productores de documentos, con los
documentos en sí mismos y con sus usuarios; esto con el fin de tener una visión
integral de los documentos como un producto social, los que a su vez son un
insumo social para algo y para alguien (para los ciudadanos).
Terry Cook, canadiense pionero en su formulación y aplicación afirma en un
artículo publicado en Revista Tábula, que la macrovaloración es una combinación
entre la teoría, la estrategia y la metodología de la valoración de documentos en
Archivística.7
El análisis funcional es una parte básica de la macrovaloración y parte de varias
proposiciones, entre ellas las siguientes, que son fundamentales:
1. Son los valores sociales y las circunstancias en las cuales se crearon los
documentos, los elementos que deben sentar las bases de la valoración.
La pregunta fundamental entonces no es qué se ha escrito, dónde está y qué valor
tiene para la investigación, sino más bien qué funciones o actividades de la
sociedad deberían ser documentadas, quién tuvo un motivo para crear el
documento, para qué y para quién. Es decir, no nos preguntamos cuáles
documentos son más importantes, sino qué identificamos, cuáles aspectos de
nuestro tiempo queremos documentar, qué productores tienen que ver con estos
aspectos o funciones y en cuáles documentos se reflejan estos aspectos.
7. Tábula. “Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político-social sobre el
gobierno” En: Revista de Archivos de Castilla y León. En: Tabula Nº 6-2003. El refinado arte de la
destrucción: la Selección de Documentos. Editor: Luis Hernández Oliveira. Salamanca. ACAL. Archiveros de
Castilla y León. Asociación. Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Salamanca.
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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
2. Un archivero debe valorar el universo estructural y funcional en que el
productor de un documento crea y utiliza el documento.
3. Es necesario explicar la relación dialéctica entre: la realidad social, las
entidades responsables de actuar sobre esa realidad social y los productores de
documentos que reflejan esa realidad, considerada como fundamental. Entonces,
la valoración se considera más un proceso de análisis de la estructura social y de
las organizaciones que la sustentan, que solo un paso más entre las tareas
archivísticas.
4. La valoración debe ser un proceso activo y planificado para localizar procesos
que deban ser documentados, más que una reacción pasiva a peticiones de gestores
de documentos para obtener autorización y destruir documentos.
5. El valor de los documentos, para qué sirven y para quién sirven, debe ser
explicado con criterio de presente y no de futuro, pues los documentos que son
importantes para explicar el presente serán lógicamente los que ayuden a los
hombres del futuro a conocer la evidencia documental vital de nuestra época. Es
decir, los documentos no deben valorarse en función de su importancia futura, sino
de su importancia presente.
6. Dentro de esta metodología tiene gran importancia el usuario de la
información, que se entiende no solo como el investigador, sino como el
ciudadano, pues la utilización que este hace de la información, refleja el
funcionamiento del Estado dentro de la sociedad civil. En síntesis, se estudia el
impacto de una entidad o un programa en la sociedad en que actúa, no en
abstracto; no en el futuro.
7. El análisis macroevaluativo debe buscar múltiples versiones y puntos
conflictivos de debate entre el ciudadano y el Estado, en vez de asumir la línea
política oficial. Se deben buscar documentos que den voz a los marginados, a los
que discrepan, a los perdedores y los ganadores. Es decir, la macrovaloración
intenta documentar tanto la funcionalidad como la disfuncionalidad de un Estado
y sus programas; privilegia la diferencia frente a la verdad única, la multiplicidad
frente a la ortodoxia y lo personal frente a lo oficial.
Algunos, con una visión simplista verían en este intento de rescate una visión
masoquista y prefieren “invisibilizar el dolor”. Sin embargo, los pueblos tienen el
derecho inalienable a la verdad, a la historia de su opresión y a rescatar del olvido
su memoria colectiva. María Eugenia Barrientos Harbin, del Archivo Nacional de
Chile, ilustra la experiencia de su país en el rescate de expedientes producidos
durante la dictadura de Augusto Pinochet, algunos de los cuales fueron incluso
declarados por la UNESCO como parte del programa “Memoria del Mundo”, que
106
MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
identifica y declara los documentos que formen parte del patrimonio documental
de la humanidad.8
Esta percepción es fundamental para que las fuentes contribuyan a la
desmitificación de la historia oficial.
8. La selección de documentos con valor científico-cultural no es una tarea
absolutamente objetiva, sino que está matizada de intereses, visiones del mundo y
hasta de circunstancias económicas, que pueden llevar a un analista a diferir de
otro en cuanto a la conservación permanente de fuentes. Compartimos la posición
de que, lo que se reúne y conserva en los archivos es una cuestión de elección, no
el resultado de la revelación. Según Frank Bules la misión y el objetivo son los
factores decisivos a la hora de establecer los procedimientos de selección, y varían
entre una cultura y otra, así como entre distintas instituciones.9
En el mismo sentido, el ya mencionado teórico Terry Cook insiste en que la
valoración es un proceso inevitablemente subjetivo y los valores que la animan
cambiarán con el tiempo, el lugar y la cultura. El archivero y quienes determinan
el valor secundario, construyen entonces el pasado y la imagen de la sociedad que
el futuro conocerá de este.
Debido al enorme cuidado que se requiere al realizar la valoración, para cometer
el mínimo de errores irreversibles, en Costa Rica esta tarea no la realiza una sola
persona, sino un equipo interdisciplinario que integra la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, órgano que sopesa distintos puntos de
vista antes de tomar la decisión final y del cual se espera apertura a las nuevas
tendencias, en aras de realizar mejor su trabajo.
9. Se debe incorporar más el criterio del productor en esta segunda fase de la
valoración. Uno de los mayores elementos de la estrategia para desarrollar
políticas efectivas de valoración de documentos de valor histórico, es la
participación activa no sólo del archivero, sino que también del creador de los
documentos (sea un individuo, organización o institución) y de los usuarios.
10. Hay un cambio de paradigma o modelo, un cambio en la jerarquía de
criterios para hacer declaratorias. Los documentos declarados de mayor valor lo
son por el impacto social de las funciones, programas y actividades representadas
en ellos, ya que reflejan puntos de intersección entre: 1. Las tendencias socio8. V Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica, celebrado en Costa Rica del 2 al 5 de julio de
2007.
9. “Hay muchos caminos hacia la iluminación: Falsas dicotomías en la selección de documentos”, En Revista
de Archivos de Castilla y León. Tabula Nº 6-2003. El refinado arte de la destrucción: la Selección de
Documentos. Editor: Luis Hernández Oliveira. Salamanca. ACAL. Archiveros de Castilla y León. Asociación.
Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Salamanca. P111
107
ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
económicas; 2. Los productores de documentos; 3. Las funciones, programas y
actividades que realizan esos productores y 4. Los usuarios a quienes afectan las
funciones de un organismo. Es decir, dentro de estas tendencias, algunos criterios
utilizados tradicionalmente como muy importantes se convierten en secundarios,
por ejemplo: la antigüedad, la originalidad, la rareza, la importancia de los
personajes involucrados, el nivel de la estructura orgánica en que los documentos
se producen, etcétera. Se valoran más las entidades mismas y para esto, deben
utilizarse indicadores: por ejemplo: presupuesto asignado a una entidad, cobertura
geográfica, número de empleados, número de usuarios, impacto que causa la
paralización de su servicio, etcétera.
Esto nos lleva a que hay entidades de primer orden (catalogadas como
estratégicas) que reflejan los valores (o antivalores) sociales fundamentales.
Entonces, más que valorar millones de documentos o miles de series y
colecciones, el archivero debe ver, según Cook, cuya posición compartimos, el
bosque entero más que sólo unos pocos árboles.
11. Tiene la ventaja de que no siempre se debe realizar la investigación primaria
o de base de series documentales, pues se parte del trabajo acumulado en las
microvaloraciones.
12. En este proceso de ir de lo particular a lo general y de este regresar a lo
particular tenemos la presencia de dos métodos: la inducción y la deducción,
tomando en cuenta, según nuestro criterio, que el paso de una etapa a otra debe ser
gradual y combinada.
En síntesis, la macroevaluación ayudaría a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos y a los organismos del Sistema a determinar en forma
general, cuáles series reflejan mejor los objetivos asignados a cada uno y el
desarrollo social y cultural, en un momento dado. Esto con el fin de preservar
documentos significativos para las generaciones actuales y futuras, que ayuden a
mantener su memoria colectiva.
RESUMO LOS PENDIENTES QUE, SEGÚN MI CRITERIO, TIENE LA
COMISIÓN NACIONAL
1. Saltar de la microvaloración a la macrovaloración. Esto implica, que la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos debería
determinar los criterios bajo los cuales definirá un documento como de valor
científico-cultural, criterios que obliguen a todos los integrantes del Sistema
Nacional de Archivos a sujetarse a ellos. Esto no quita que eventualmente sea
necesario el análisis de casos particulares.
108
MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
2. Su función pasaría de autorizar la eliminación de documentos, a normar la
conservación de documentos de valor científico-cultural.
3. Es esencial incorporar la participación activa no sólo del archivero y del
historiador, sino que también del productor de los documentos (sea un individuo,
organización o institución) y de los usuarios.
4. Implementar métodos de trabajo expeditos, que permitan cubrir múltiples
instituciones y series documentales, sin necesidad de hacer análisis particulares de
todas y cada una de las entidades, con lo cual es posible que pueda alcanzarse
mayor cobertura territorial, para que la Comisión sea verdaderamente una
Comisión Nacional.
5. Bajar el tiempo en la resolución de consultas.
La reflexión anterior conduce también a la raíz misma de nuestra disciplina: al
hecho de que en Archivística no solo debemos considerar cómo organizar y
preservar documentos, sino algo más importante aún, entender el valor de los
documentos en la sociedad, es decir, más que el cómo, debemos reflexionar sobre
el por qué y el para qué.
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