OFICIO 220-000653 DEL 07 DE ENERO DE 2016 ASUNTO

OFICIO 220-000653 DEL 07 DE ENERO DE 2016
ASUNTO: REQUISITOS PARA LA CONTITUCIÓN SUCURSALES DE
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS INDUSTRIALES Y
COMERCIALES DEL ESTADO EN COLOMBIA Y EN EL EXTRANJERO
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2015-01–463888,
remitido por la Coordinador Grupo de Atención al Ciudadano del Departamento
Administrativo de la Función Pública, mediante el cual formula una consulta
respecto a la constitución de sucursales tanto en el territorio nacional como en el
extranjero, de las Sociedades de Economía Mixta y Empresas Industriales y
Comerciales del Estado, en los siguientes términos:
1. Cuál es la norma que regula la constitución de dichas sucursales?
2. Se requiere de permiso especiales para la constitución?
3. Cuál es el trámite que deben seguir dichas entidades para constituir una
sucursal?
4. Tiene un tiempo determinado de duración o puede ser indefinido?
Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas a
la luz del Código de Comercio y demás normas concordantes:
i) De acuerdo con lo previsto en el artículo 263 del Código de Comercio, “Son
sucursales los establecimientos de comercio abierto por una sociedad, dentro o
fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de
ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la
sociedad.
Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores
de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento
legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho
poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores
de la principal”.
ii) Del estudio de la norma antes transcrita, se desprende, de una parte, que la
sucursal es considerada como un establecimiento de comercio, y de otra, que
cualquier sociedad podrá constituir sucursales para el desarrollo de su objeto
social o parte del mismo, las cuales serán administradas por mandatarios con
facultades para representarla, de lo cual se deberá dejar constancia en los
estatutos; en caso, contrario, es decir, que en el contrato social no se determinen
las atribuciones de éstos, se les deberá otorgar un poder por escritura pública o
documento privado, en la forma indicada y a falta de éste se presume que tendrá
las mismas facultades de los administradores.
Adicionalmente hay que tener en cuenta que los documentos emanados del
órgano competente que contengan la apertura de sucursales, también deben
inscribirse en las cámaras de comercio que tengan jurisdicción sobre el lugar
donde van a desarrollar sus actividades, al tenor de los artículos 28, numeral 6º,
111, 114 y 163 del Estatuto Mercantil.
Igualmente, corresponde a la cámara del lugar donde fue abierta la sucursal,
certificar sobre los funcionarios designados como administradores o factores de la
misma, conforme lo prevé inciso 2º. del artículo 117 ibídem, indicando el nombre y
las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones
acordadas a dichas facultades, en su caso.
iii) Luego las sociedades de economía mixta, que son “organismos autorizados por
la ley, constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales
y de capital privado, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o
comercial conforme a las reglas de Derecho Privado, salvo las excepciones que
consagra la ley” (artículo 97 de la Ley 489 de 1998), como las empresas
industriales y comerciales del Estado, que también son “organismos creados por
ley o autorizados por ésta, constituidas en Colombia”, podrán establecer
sucursales en el territorio nacional con el lleno de los requisitos exigidos en la ley,
previa autorización del órgano competente.
iv) En efecto, a pesar de que la ley no previó si para la constitución de sucursales
se requiere de un permiso especial, como si lo hizo respecto de las filiales, a juicio
de este Despacho, para ese efecto en el acto de constitución o en los estatutos
deberá indicarse dicho requisito y el órgano competente encargado de impartir la
respectiva autorización, máxime si se tiene en cuenta que estas se rigen por el
derecho privado (Código Civil, Código de Comercio, Código Sustantivo del
Trabajo), en lo pertinente.
v) Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 464 del Código de
Comercio, cuando los aportes estatales sean del 90% o más del capital social, las
sociedades de economía mixta se someterán a las disposiciones previstas para
las empresas industriales o comerciales del Estado. En estos casos un mismo
órgano o autoridad podrá cumplir las funciones de asamblea de accionistas o junta
de socios y de junta directiva.
vi) En cuanto a los requisitos o trámite que deben cumplir dichas entidades para
constituir una sucursal se resumen así:
1. Acto de constitución o de los estatutos, donde conste que la sociedad podrá
crear sucursales, para el desarrollo de las actividades previstas en su objeto
social.
2. Autorización especial del órgano competente, es decir, de la asamblea general
de accionistas o junta de socios o junta directiva de la sociedad, según el caso,
para crear sucursales.
3.- En caso de que en los estatutos no se haya previsto las facultades de los
administradores, se debe otorgar un poder general por escritura pública o
documento privado.
4.- Que tanto el documento o acto que contenga la apertura de sucursales como
los poderes otorgados a sus administradores, sean inscritos en la Cámara de
Comercio respectiva.
5.- Corresponde a la Cámara donde fue abierta la sucursal, certificar sobre los
funcionarios designados como representantes o factores de la sucursal.
6.- Por vía de excepción, cuando el acto de constitución de la sociedad o de la
escritura pública o de reforma, conste la apertura de sucursales, estos deben
inscribirse tanto en la cámara de comercio del domicilio principal como en las
sucursales.
vii) En relación con la constitución de sucursales en el extranjero, y sin perjuicio de
lo que establezca la ley o el acto de constitución de la sociedad colombiana, se
deberá dar cumplimiento a las formalidades que las leyes del respectivo país
exijan para esa clase de actos, teniendo en cuenta que en la legislación comercial
no existe impedimento de orden legal para que una sociedad legalmente
constituida, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, pueda establecer
sucursales en cualquier lugar del país o en el exterior; evento éste en el cual se
han de acatar las disposiciones vigentes que en materia de inversión establezca el
Gobierno receptor de la inversión, relacionadas con los requisitos, prohibiciones o
limitaciones de la participación en determinados sectores de la economía.
En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que
la misma tendrá el alcance previsto en el artículo 28 del C.C.A.