esc-f-03 auditorias internas del sig
Anuncio
ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG 1. Versión: 01 2014/05/23 Página 1 de 10 OBJETIVO Establecer los lineamientos básicos para la planeación y desarrollo de las Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que permitan verificar su implementación, operación, mantenimiento y su pertinencia con el Programa General de Auditorías. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación, e Inicia con la Elaboración del Programa General de Auditoría de la Entidad considerando el estado y la importancia de los procesos y las áreas y termina con la verificación en las fechas previstas para la implementación de la acciones preventivas, correctivas o de mejora, estableciendo la eficacia sobre los hallazgos que han sido eliminados y garantizando la no reiteración de los mismos. Este procedimiento determina las características de la auditoria y las competencias y responsabilidades del equipo auditor según sea el caso. El Jefe de la Oficina de Control Interno y los miembros del equipo auditor del Archivo General de la Nación, deberán aplicarlo junto con el Programa General de Auditorías. 3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las actividades asociadas a este procedimiento: 1. Ley 872 de 2003. "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público". 2. Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”. 3. Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. 4. Decreto 2913 de 2007 "Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006". 5. Decreto 4485 de 2009 “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. 6. Código de Buen Gobierno de la Entidad. 7. NTC 5254. “Gestión del Riesgo”. 8. NTC-ISO 19011:2011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de calidad y/o ambiental. 9. NTC-GP 1000:2009 Numeral 8.2.2 - 8.2.3 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 10. NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Numeral 4.5.5. 11. Manual de Funciones y Competencias de la Entidad. 12. Manual del Sistema Integrado de Gestión. 4. DEFINICIONES Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar definitivamente la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial (riesgo) u otra situación potencialmente indeseable. Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria. Auditado: Entidad o procesos que son auditados. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG Versión: 01 2014/05/23 Página 2 de 10 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas objetivamente frente a los criterios de auditoría. Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar el equipo de auditores en la auditoria. Ciclo de Auditoria: El ciclo de auditoría es de un año, tiempo en el cual se auditan las áreas del Archivo General de la Nación, según el alcance del SIG y los puntos pertinentes a NTC-GP 1000. Cliente de la Auditoria: Persona u organización que solicita la auditoria. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria proporcionadas por el equipo auditor, tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoria. Criterios de Auditoria: Conjunto de procedimiento, políticas y requisitos utilizados como referencia de la auditoria. Equipo Auditor: Conjunto de auditores internos que ejecuta la auditoria. Evidencia: Registros, declaraciones, hechos o cualquier otra información que sea pertinente a los criterios y verificable. Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia, recopilada frente a los criterios establecidos. Categoría de los Hallazgos: Según la severidad del riesgo se clasifica así: a) No conformidad: incumplimiento de un requisito, es la desviación mínima en relación con los requisitos normativos, son esporádicos, dispersos y parciales y no afectan la eficiencia y la integridad del sistema de gestión de calidad. b) No conformidad mayor: incumplimiento de un requisito propio del Archivo General de la Nación o legal que vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Puede corresponder a la no aplicación de una cláusula de una norma exigida por el Archivo General de la Nación, el desarrollo de un proceso sin control, ausencia continua de registros exigidos por la norma, repetición permanente y prolongada de incumplimientos relacionados con un mismo proceso o actividad. c) Observación: situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora para el sistema de gestión. Nota: Es importante que antes del cierre de la auditoría se debe dar la oportunidad a los procesos auditados donde se encontraron hallazgos que presenten planes de acción. Sugerencia de Mejora: Acción que se puede aplicar para la mejora del SIG del Archivo General de la Nación, que contribuye a alcanzar los objetivos de calidad. SGA: Sistema de Gestión Ambiental. SIG: Sistema Integrado de Gestión. 5. CONDICIONES GENERALES Las auditorías internas del SIG se deben basar en la naturaleza de los procesos de la organización y puede tener una cobertura del 100% de los procesos del mismo; sin embargo, no es necesario que cada auditoría interna cubra el sistema completo, pero si es vital que se el programa general de auditoría asegura que todos los procesos de la Entidad se auditen periódicamente. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG Versión: 01 2014/05/23 Página 3 de 10 Así pues, se tomará una muestra representativa de cada proceso que será auditado y se garantizará que aquellos procesos en los que se encuentren mayores hallazgos serán objeto de mayor seguimiento en busca de la mejora del sistema. 5.1 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS El Programa de Auditorías Internas del SIG se puede definir para auditar la totalidad de los procesos del SIG o alguno de ellos de acuerdo a los siguientes criterios: • • • • • • El resultado de auditorías internas del SIG anteriores La periodicidad definida, semestralmente, para auditar cada proceso Un requerimiento específico de un cliente Cambios a nivel estructural Expedición de una norma que afecte el servicio Ampliación de la gama de servicios Este programa es elaborado por el Profesional Especializado Grado 13 de la Oficina Asesora de Planeación, revisado e incluido en el programa general de auditorías por la Oficina de Control Interno y aprobado por el Comité de Control Interno, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento ESC-P-02 Evaluación Independiente al Sistema de control Interno. En caso de que se identifique documentos con reserva legal que no puedan ser auditados, se deberá documentar esta exclusión con la justificación correspondiente. Los siguientes son aspectos que el Jefe de la Oficina de Control Interno debe incluir en el Programa de Auditoría Interna de Calidad: Recurso Humano Se revisa el listado de Auditores Internos del año anterior, con el propósito de conocer el número de auditores internos con los que se cuenta, para adelantar la auditoría interna del SIG, del respectivo año.Del personal identificado debe realizarse la selección del Auditor Líder y los Auditores principales (expertos) y de apoyo (auditor observador). Cuando la Entidad lo considere, se podrá realizar la contratación de un equipo auditor Externo que cumpla con las características (competencias) establecidas en este procedimiento; en este caso dicha empresa debe dejar evidencia de dicha auditoria en los formatos establecidos por la Entidad para tal fin. Frecuencia de las auditorias La Oficina de Control Interno elabora un Programa General de Auditorías (Sistema Integrado de Gestión e Independiente) que cubra la totalidad del sistema descrito en el Manual del Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta que la frecuencia con la que se realiza la Auditoría Interna del SIG, será mínimo una (1) vez al año, bajo los parámetros de la alta dirección del Archivo General de la Nación. 5.2 RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES A continuación se relacionan las responsabilidades y competencias que deben ser tenidas en cuenta en la selección del Equipo Auditor y Auditor Líder: Responsabilidad de los auditados El Director General, el Secretario General, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, son responsables de otorgar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría interna de calidad, incluyendo el personal bajo su dirección. Igualmente son responsables de planificar y velar por la implementación de las acciones de mejora cuando se presenten no conformidades evidenciadas por la auditoria o por cualquier otro medio. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG Versión: 01 2014/05/23 Página 4 de 10 Competencia de los auditores de calidad Es necesario tener en cuenta el perfil profesional de cada uno de los auditores internos que conforman el equipo auditor. El Jefe de la Oficina de Control Interno, establece según las necesidades, los requisitos para la contratación del personal que se requiera para el acompañamiento del grupo auditor del Archivo General de la Nación, auditores externos deben demostrar sus competencias mediante soportes expedidos por entidades reconocidas en el medio. Entre los conocimientos y habilidades a tener en cuenta para la selección del equipo auditor se incluyen: • • • • • • • • • • • • • • • Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoría. Planifica y organiza el trabajo eficazmente. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia. Es un buen entrevistador, escucha y observa. Revisa documentos, registros y datos. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo y trazabilidad. Verifica la exactitud de la información recopilada. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y apropiada para el mismo. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información. Posee gran habilidad de comunicación. Conoce y comprende términos, principios de gestión, las herramientas, métodos estadísticos y técnicas ambientales y su aplicación Conoce y comprende términos, principios de gestión, las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de calidad y su aplicación. Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la organización. Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología. Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad. Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones, Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado. El personal que integra el equipo auditor de la entidad cuenta con el conocimiento e interpretación de la Norma Técnica GP 1000:2009 y la NTC ISO 19011:2011 y de cualquier otra normatividad que se incluya en el alcance de la misma, así como el entrenamiento de acuerdo al alcance, complejidad y naturaleza de las actividades a ser auditadas. Perfil del Auditor por competencias: El auditor Líder verificará el perfil de los auditores internos de la entidad, mediante el análisis de la documentación aportada que evidencie la competencia requerida. Educación Formación Experiencia Técnico o Profesional Certificado (mínimo 16 horas) de Auditor Interno aprobado por el organismo competente Especialización en Administración y Gerencia de Sistemas de la Calidad; Certificado como Auditor, aprobado por el organismo competente, preferiblemente en Sistemas Integrados de Gestión con una intensidad mínima de 40 horas. Participación en al menos un ciclo de auditoría como observador en las normas específicas a auditar (calidad, ambiente y demás). Participación en al menos un ciclo de auditoría como Rol Auditor Interno o en formación Observador Auditor Líder Auditor Interno en formación Auditor Interno Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. Versión: 01 2014/05/23 Página 5 de 10 ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG Habilidades Auditor Integrante del equipo en las normas específicas a auditar (calidad, ambiente y demás). Participación en al menos un ciclo de auditoría como Auditor Líder del equipo en las normas específicas a auditar (calidad, ambiente y demás). Trabajo en equipo, Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para lograr un propósito común. Comprensión de lectura. Buena redacción. Auditor Líder Nota: La certificación de competencia puede ser validada a través de un examen interno de la entidad o mediante evaluación en seminario taller. Los Auditores deben mantener su competencia asegurando la vigencia de sus conocimientos y su experiencia mediante la participación en ciclos de Auditorias y refuerzos de conocimientos del tema. Responsabilidad del Auditor Líder El Auditor Líder del Archivo General de la Nación, tiene la experiencia en el trato gerencial y está habilitado para tomar decisiones finales con respecto a la conducción de la auditoría o cualquier asunto relacionado con ésta. Adicionalmente sus responsabilidades incluyen: • Responder por la ejecución de todas las fases de auditoría. • Ayudar con la selección de otros miembros del equipo auditor. • Revisar los Planes de auditoria y listas de verificación. • Representar del equipo auditor ante la dirección del organismo o área auditada. • Revisar y entregar del informe de auditoria • Dirigir las actividades de seguimiento El Líder del proceso de auditoría será el Jefe de la Oficina de Control Interno. Calificación del equipo auditor: La habilidad del personal para la ejecución de las funciones propias de la auditoria se desarrolla a través de uno de los siguientes métodos: • Orientación para promover el conocimiento y el entendimiento de la norma técnica de calidad y la documentación que aplica al sistema integrado de gestión. • Capacitación para proveer el entrenamiento general y especializado en la ejecución de las auditorias de calidad. El equipo auditor puede incluir expertos, auditor entrenador u observadores de acuerdo a lo aceptado por el auditor líder. Responsabilidades del equipo auditor: En el proceso de auditoría cada miembro del equipo auditor es responsable de cumplir las siguientes actividades: • Elaborar el Plan de Auditoria y las Listas de verificación, presentar para revisión del Auditor Líder. • Realizar la auditoría interna de calidad de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con máxima discreción de acuerdo al Plan de Auditoria. • Tener habilidades de comunicación. • Entender los requisitos de auditoria. • Planear y realizar efectivamente las tareas asignadas • Documentar las observaciones, utilizando los documentos de trabajo necesarios para ejecutar las actividades de auditoría. • Reportar los resultados de la auditoria Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG Versión: 01 2014/05/23 Página 6 de 10 • Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas aplicadas que surgen como resultado de la auditoria • Acatar y cumplir los lineamientos y directrices señaladas por el Auditor Líder • Mantener la documentación relativa a la auditoria, verificando los procedimientos y los documentos de trabajo necesarios. • Identificar las no conformidades y observaciones diligenciando los reportes. • Elaborar en equipo el informe de auditoría. • Suministrar la información a la instancia correspondiente cuando es requerida • Mantener la confidencialidad de la información • Dar trato privilegiado a la información de la auditoria con la discreción debida. Los auditores internos de calidad deben asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso auditado, no deben auditar su propio proceso. Responsabilidad de los auditados: Son responsabilidades de los Servidores Públicos y Contratistas de la Entidad, al momento de ser auditados: • Participar y otorgar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría interna, incluyendo el personal bajo su dirección. • Facilitar en todo momento el trabajo al auditor e interesarse por conocer el programa de auditoría. • Planear sus actividades en coherencia con el cronograma de la auditoria para facilitar su cumplimiento. • Facilitar el acceso a la información y registros requeridos por el auditor. • Aportar al auditor la información que pueda enriquecer su trabajo. • Velar por la implementación de las acciones de mejora cuando se presenten no conformidades evidenciadas por la auditoria o por cualquier otro medio. Otros Actores del Equipo Auditor: Auditores en Formación: El proceso de auditoría interna, debe formar, capacitar y hacer seguimiento a las competencias de los auditores, por esto, en cada ciclo de auditoría pueden participar personas que estén recibiendo entrenamiento como auditores. Guías u Observadores: Los guías no hacen parte del equipo auditor, sin embargo, acompañan a los auditores, pueden ser un medio facilitador entre los auditores y el auditado, además son testigos del proceso de auditoría. Expertos Técnicos: De acuerdo a la naturaleza de la empresa y la complejidad del proceso auditor, el equipo de auditoría puede requerir los conocimientos y experiencia específica de un experto técnico. Esto puede ir desde conocimientos sobre la organización, el idioma, la cultura, etc. 5.3 REVISIÓN Y MONITOREO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien delegue, realizará las revisiones del avance de ejecución del Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad e informará al Comité de Control Interno el avance en la implementación de las acciones correctivas necesarias según sean requeridas. También se realizarán las anotaciones a que haya lugar en el formato establecido para tal fin. 5.4 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUDITORIA DE UNA MUESTRA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. • En el evento que se defina auditar una muestra de los procesos del Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación, adicional a las pautas anteriormente mencionadas, es necesario tener en cuenta los siguientes criterios para establecer la muestra a ser auditada: Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. Versión: 01 2014/05/23 Página 7 de 10 ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG • Documentar los criterios tenidos en cuenta para la selección de los procesos a auditar. • Determinar la importancia de los procesos: Los procesos que tengan relación directa con la prestación del servicio de la entidad y los procesos incluidos en los objetivos del SIG definidos. • El Estado de los procesos: Se establecen los procesos que de acuerdo a su desempeño demuestren debilidades. • Prioridades de la Dirección: Los procesos que de acuerdo con los propósitos de la Alta Dirección deban ser evaluados, o como producto de prioridades generadas durante el transcurso del año. • Los líderes de proceso pueden requerir y presentar propuestas de auditorías a realizar • Procesos o servicios con fallas de calidad evidenciadas: quejas, peticiones o reclamos de clientes internos, externos o atención al usuario. • Los procesos con alto nivel de riesgos, de deficiencias o no conformidades deben tener prioridad en el programa de auditoria. • Eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora y/o implementadas. • Los resultados de auditorías internas o externas previas: Los que de acuerdo a los informes de auditoría hayan detectado hallazgos de mayor relevancia. • Requerimientos establecidos por los entes de control. • Los resultados de las auditorías internas del SIG, se consolidan en un informe final que es presentado para la revisión por la Alta Dirección. • La Alta Dirección puede establecer la realización de otras auditorías internas del SIG, a otros procesos, o a todo el sistema, cuando se requiera. 5.5 INFORME FINAL DE AUDITORÍA Los resultados de las auditorías internas del SIG, se consolidarán en un informe final que es presentado para la revisión por la Alta Dirección. Esta puede establecer la realización de otras auditorías internas del SIG, a otros procesos, o a todo el sistema, cuando se requiera. 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO No. 1. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Elaborar el Programa General de Auditorías Internas. Ver Condición General 5.1. REGISTRO RESPONSABLE El Programa General de Auditorías Internas deberá contener como mínimo los siguientes elementos: Definir los objetivos, alcance y criterios de la auditoria Designar el líder del equipo auditor para cada ciclo de auditoría específica. ECS-F-01 Programa General de Auditorías Internas Jefe de la Oficina de Control Interno Auditor (es) designados Profesional Especializado grado 13 de la Oficina Asesora de Planeación 2. Punto de Control 1. Presentar el Programa General de Auditorías Internas, al Comité de Control Interno, para su revisión, ajuste y aprobación. ECS-F-01 Programa General de Auditorías Internas Jefe oficina de Control Interno Comité de Control Interno 3. Dar a conocer el Programa General de Auditorías Correo Electrónico, Jefe oficina de Control Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Internas, a toda la entidad. Versión: 01 2014/05/23 Página 8 de 10 REGISTRO Cartelera RESPONSABLE Interno Servidor Público designado GDO-F-02 Memorando Jefe oficina de Control Interno ECS-F-02 Plan de Auditoría Equipo auditor Punto de Control 2. 4. Evaluar y Seleccionar el equipo auditor, teniendo en cuenta las competencias, la independencia del equipo auditor, la capacidad de interacción, el trabajo conjunto y comunicarles las fechas establecidas para la realización de las Auditorías Internas del SIG. 5. Ver Condición General 5.2 Elaborar el Plan de Auditoría, especificando objetivos, criterios, documentos referencia, alcance, fecha, hora, duración, proceso, auditor y auditado, entre otros, y enviar el documento elaborado al Jefe de la oficina de Control Interno para su revisión y aprobación. Punto de Control 3. Revisar el plan de auditoria y realizar la retroalimentación del mismo, al equipo auditor para su ejecución. Punto de Control 4. 6. Enviar el Plan de Auditorías a los auditados para su revisión y observaciones, con el fin subsanar cualquier objeción al respecto. 7. Nota: En los casos en que los auditados manifiesten inconvenientes con las disposiciones propuestas en cada plan de auditoria, se realizara el ajuste de acuerdo a la justificación de la modificación. Punto de Control 5. 8. 9. 10. 11. Revisar los documentos pertinentes del Sistema Integrado de Gestión del proceso a Auditar, incluyendo los registros y documentos de trabajo, para determinar la conformidad documental, con los criterios de la auditoria. Preparar y enviar al Jefe de la Oficina de Control Interno los documentos de trabajo, es decir, las listas de verificación, formularios para el registro de la información, entre otros. Revisar los documentos preparados por el Equipo Auditor y dar visto bueno de la información allí consignada. Realizar reunión de apertura, con los auditores y auditados, para confirmar el plan de auditoría, ratificar el objetivo y el alcance de la auditoria, explicar cómo se llevara a cabo la auditoria y responder las ECS-F-02 Plan de Auditoría ECS-F-02 Plan de Auditoría Memorando Documentos y registros del proceso a auditar ECS-F-03 Listas de verificación de auditoría interna ECS-F-03 Listas de verificación de auditoría interna ECS-F-02 Plan de Auditoría GDO-F-05 Acta GDO-F-04 Registro de Jefe de la Oficina de Control Interno Equipo auditor Equipo auditor Equipo auditor Profesional Especializado grado 13 de la Oficina Asesora de Planeación Jefe oficina de Control Interno Jefe oficina de Control Interno Profesional Especializado grado 13 de la Oficina Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG No. 12. 13. 14. 15. 16. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD dudas del auditado. Punto de Control 6. Realizar la auditoria de campo, entrevistando a los auditados, observando las actividades, revisando los documentos y verificando el cumplimiento de requisitos de la norma, requisitos legales y reglamentarios que se encuentren en el alcance de la auditoria. Punto de Control 7. Generar los hallazgos de la auditoria, los cuales pueden indicar conformidad o no conformidad u observaciones con los criterios de la auditoria. Punto de Control 8. Preparar las conclusiones de la auditoria, revisando los hallazgos y otra información si estuviera especificado en los objetivos. Diligenciar la evaluación de competencias de auditores internos por parte de los auditados, una vez concluida la auditoria y entregarla al Jefe de la Oficina de Control Interno. Realizar la reunión de cierre, con los auditores y auditados, para presentar los hallazgos detectados y las conclusiones de la auditoria, con el fin de discutirlos y hacer un acuerdo entre las partes. REGISTRO Asistencia ECS-F-03 Lista de verificación de auditoría interna SIG-F-04 Formato de registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora ESC-F-05 Informe de auditorias ESC-F-05 Informe de auditorias ECS-F-04Evaluación de competencias del auditor interno Versión: 01 2014/05/23 Página 9 de 10 RESPONSABLE Asesora de Planeación Equipo auditor Equipo auditor Equipo auditor Auditados ECS-F-03 Lista de Verificación de Auditoría Interna. Jefe oficina de Control Interno Profesional Especializado grado 13 de la Oficina Asesora de Planeación ECS-F-05 Informe de Auditorías Equipo auditor Punto de Control 9. 17. 18. 19. 20. Preparar el informe de la auditoria, documentando los hallazgos detectados, fortalezas, debilidades y conclusiones. Punto de Control 10. Aprobar y entregar el informe de la auditoria al auditado. Presentar elInforme General de Auditorías Internas de Calidad ante el Comité de Control Interno, para utilizarlo como insumo en la revisión por la Dirección. Punto de control 11. Realizar el seguimiento en las fechas previstas para la implementación de la acciones preventivas, correctivas o de mejora, estableciendo la eficacia de las mismas ECS-F-05 Informe de Auditorías ECS-F-05 Informe de Auditorias SIG-F-05 Productos y/o servicios No Conformes Jefe oficina de Control Interno Jefe oficina de Control Interno Servidor Público Oficina de Control Interno Profesional Especializado Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO. Versión: 01 2014/05/23 Página 10 de 10 ESC-P-03 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD donde los hallazgos han sido eliminados y garantizando la no reiteración de los mismos. REGISTRO RESPONSABLE grado 13 de la Oficina Asesora de Planeación 7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla: VIGENCIA 14-08-08 05-11-09 09-04-10 2010-05-25 VERSIÓN 1 2 3 4 2010-12-15 5 2011-11-22 6 2014-05-23 01 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Actualización del procedimiento Actualización del procedimiento Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Se ajustó el procedimiento en las condiciones generales y en la descripción de actividades, de acuerdo a la Norma 19011. Se ajustó de nuevo el todo el procedimiento, y se modificó el formato 059. 1. Se ajusta el Objetivo del procedimiento se incluye Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión. 2. Se complementa el alcance del procedimiento 3. Se actualiza el punto 5. Condiciones Generales se incluyen los ítems 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, y 5.5. 4. Se incluyen Puntos de Control 5. Se ajustan las actividades 1,2 y 3 6. Se incluye la actividad 6. 7. Se cambia el nombre del Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad por Programa General de Auditorías Internas. RESPONSABLE Jefe OPA Jefe UCI Jefe UCI Jefe UCI Jefe UCI Jefe UCI Jefe Oficina Control Interno Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO.
