Facilities Management

Facilities Management
Policies and Procedures
1.6
Póliza de uniformes
(Aprobada por el Vicepresidente Asociado el)
Uniformes serán proveídos a muchos empleados(as) del departamento de la Gerencia de
Edificaciones (Facilities Management, FM) por razones de identificación y seguridad.
Esta póliza establece las guías de la Gerencia de Edificaciones sobre el uso y la
distribución de uniformes. Consolida y supersede la póliza del departamento de Planta
Física (Physical Plant) CC: Uso de Uniformes y la póliza DD: Distribución de
Uniformes, las cuales fueron adoptadas en el año 1995. Nuevos empleados(as) firmaran
una declaración indicando que entienden y están dispuestos a actuar de acuerdo a esta
póliza. A los empleados actuales quienes están sujetos al uso de uniformes se les
proveerá una copia.
El programa de distribución de uniformes será conducido por la Unidad de Despensas.
Actualmente, los uniformes deberán ser ordenados por el sistema computarizado Sistema
de Gerencia de Despensas (Logistics Management System, LMS) para asignar
responsabilidad. Sin embargo, la Universidad reserva el derecho unilateral de cambiar su
método y manera de administrar este programa en cualquier momento. Correspondencia
no regular concerniendo uniformes debe ser copiada al Gerente de Despensas. La
gerencia retiene la autoridad de escoger las compañías proveedoras de uniformes y de
cambiar las características de los uniformes (como estilo, apariencia, color, contenido del
textil, etc.); las compañías proveedoras de los uniformes podrán ser cambiadas sin
notificación de antemano.
Ninguna porción de esta póliza supersede las provisiones del Articulo 17 (Uniformes y
Equipo), Sección 1, “Clasificaciones de Trabajos Uniformados” y Sección 4, “Equipo y
Vestimenta Personal de Protección” del Memorando de Entendimiento para
empleados(as) no-exentos(as) del año 2004 para los(as) empleados(as) en la Unidad de
Negociaciones ni el articulo 17 “Equipo y Vestimenta Personal de Protección”, Sección
1, “Equipo y Vestimenta Personal de Protección” del Memorando de Entendimiento para
empleados(as) exentos(as) del año 2004 para los(as) empleados(as) en la Unidad de
Negociaciones. Excepto como notado específicamente, distribución y reemplazo de
vestimenta como “Equipo y Vestimenta Personal de Protección” no esta cubierto por la
provisión general de distribución y reemplazo de esta póliza.
La Gerencia de Edificaciones reserva el derecho de hacer cambios a cualquier porción de
esta póliza en el futuro reconociendo cualquier obligación que pueda tener bajo las
provisiones de cualquier arreglo aplicable con las negociaciones colectivas.
I.
A Quien se le Darán Uniformes
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En este momento, todos los empleados de FM en las siguientes áreas
(excepto administrativo, secretarial y gerencia) como descrito a
continuación deberán recibir prendas de uniformes a más tardar en el
momento cuando el empleado(a) finaliza su periodo de probación:
• Departamento Automotriz
• Departamento de Jardinería
• Departamento de Mantenimiento (incluyendo carpintería, pintura,
pisos y hoja lata)
• Departamento de Construcción (personal de mantenimiento
únicamente)
• Departamento de Limpieza
• Departamento de Servicios Especiales
• Mantenimiento de Edificaciones (incluyendo Electricistas,
Plomería y Mantenimiento de Salones de Clases)
• HVAC
• Almacenamiento
• Taller de Medidores
Las prendas del uniforme que serán dados son descritas en la sección III. La
Gerencia de Edificaciones será a todo momento la única responsable por determinar
cuales, si cualquier, posición(es) son requeridas a usar prendas de uniforme, o si otras
clasificaciones de trabajo (incluyendo otras unidades de trabajo) serán requeridos a
usar uniformes en el futuro o si el requerimiento será descontinuado para una o todas
los posiciones. La Gerencia de Edificaciones será a todo momento la única
determinante de cuales prendas de vestir constituyen “el uniforme” y las
especificaciones de las prendas del uniforme. (Vestimenta de invierno descrita en las
Sección III C a continuación)
La gerencia podrá excusar a cualquier empleado de usar “el uniforme”. De cualquier
manera, las excepciones son para lidiar con situaciones especificas (como la
necesidad de acomodación por creencias religiosas o cuando el tamaño apropiado del
uniforme no se pueda conseguir). En tales casos, el empleado será notificado
específicamente que el / ella están exentos de usar uniforme pero serán requeridos(as)
a usar su identificación todo el tiempo de la forma descrita en la Sección II A a
continuación. Donde alguna excepción sea necesaria o apropiada, los supervisores
deben obtener aprobación de acuerdo a la Sección II B; los supervisores no deben
autorizar excepciones sin antes conseguir aprobación.
II.
Usando los Uniformes
A todos los empleados a quienes se les den uniformes serán requeridos a usarlos
cuando estén trabajando en la Universidad. A menos que se les haya autorizado de
acuerdo a la Sección II B. no se permitirán prendas de sustitución una vez el
empleado tenga su uniformes. El logotipo del uniforme (o una tarjeta de
identificación valida de la Universidad debe cargarse para identificar al empleado(a))
debe estar claramente visible todo el tiempo, sin importar si el trabajo se lleva a cargo
dentro o fuera de los edificios. Las tarjetas de identificación deben ser cargadas con
el rostro del empleado hacia fuera (aseguradas de un bolsillo de la camisa) o
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alrededor del cuello del empleado de manera que su rostro y nombre puedan ser
vistos simultáneamente.
A. Cualquier desviación de esta póliza, incluyendo ordenar uniformes
adicionales (excluyendo reemplazos por daños – vea la sección V), debe
ser aprobado por el Vicepresidente Asociado y el Director del
Departamento de la Gerencia de Edificaciones. Si un requisito es hecho
en base a un problema medico, será la responsabilidad del empleado de
pedir una exclusión médica (waiver) al supervisor si el empleado(a) no
puede cumplir con esta póliza debido a razones médicas y proveer
documentación medica. Requisitos por razones religiosas serán discutidos
con el departamento de Recursos Humanos para determinar cual, si
alguna, documentación es apropiada.
B. Empleados a quienes se les provea el uniforme, deberán usarlo y
mantenerlo presentable y profesional durante el trabajo. Se espera que los
empleados(as) concurran el costo de lavar y mantengan los uniformes. No
se permite que se le haga adiciones o alteraciones a estos uniformes (tales
como parches o insignias) sin la aprobación previa de la gerencia.
C. El uniforme no deberá ser usado fuera de las horas de trabajo excepto
cuando viene y va del trabajo. Es una violación de esta póliza el usar el
uniforme cuando realice trabajos para el sector privado en algún otro lado,
o cuando este haciendo trabajos por si mismo “trabajos extras”.
D. La Gerencia puede especificar ocasiones cuando ciertas prendas pueden o
no ser usadas. Por ejemplo, playeras (si elegidas) no podrán ser usadas
durante eventos especiales tales como Graduaciones sin aprobación de
antemano de la Gerencia. De la misma forma, en ciertas ocasiones, a
personal asignado a trabajar eventos especiales se les puede proveer con
prendas de la Universidad (por ejemplo, Playeras del Día de Maryland).
En tales casos, a los empleados se les podrá requerir que sustituyan alguna
prenda del uniforme por la prenda del evento especial. Sin embargo,
requerir que empleados a quienes no se les da uniforme de diario, usen
prendas de eventos especiales no obliga a la Gerencia a proveerles con
uniformes de uso diario bajo el Artículo 17, Sección 4 del 2004
Memorando de Entendimiento. Un empleado que se transfiera de la
Gerencia de Edificaciones, o quien se separe de servicio Universitario
(retire, renuncie, etc.), será requerido a devolver todos sus uniformes.
Todos los uniformes permanecerán la propiedad de la Universidad
siempre.
E. El no usar el uniforme de forma apropiada (a menos que una excepción
especifica se haya aprobado como descrito en la Sección II. B
anteriormente) o el usar el uniforme de forma contraria a las provisiones
de esta póliza (incluyendo trabajando en trabajos “particulares o extras”)
será considerado un ofensa disciplinaria y puede sujetar al empleado a
acciones administrativas y/o disciplinaria hasta e incluyendo despido.
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III.
Guías Generales
A. A los empleados (as) elegibles se les darán cinco camisas de uniforme de
manga corta o larga y cinco pares de pantalones al completar su periodo
de prueba. A algunos empleados(as) se les podrá dar cantidad parcial de
uniformes antes de completar su periodo de probación, como opción de la
gerencia. Los uniformes no deben ser alterados con insignias, parches o
de alguna otra forma, con la excepción de componerlos para que ajusten
bien (como por ejemplo hacerle ruedo al pantalón para que no arrastre en
el suelo)
B. Al empleado requerirlo, la Universidad debe normalmente reemplazar
hasta tres prendas de vestir (camisa, pantalón o cualquier combinación)
anualmente siempre y cuando el reemplazo no sea necesario debido a
negligencia o acto malicioso. En casos individuales, los trabajos de
empleados han resultado en gasto significante que podría resultar en la
necesidad de reemplazar mas de tres prendas anuales para que el empleado
pueda mantener bien sus cinco uniformes, el empleado debe enseñar esos
uniformes a la gerencia para considerar el reemplazo. En caso que la
gerencia este de acuerdo con reemplazar las prendas presentadas, la
gerencia deberá seguir las provisiones de la Sección V. B. que se refiere al
“Procedimiento para Ordenar Reemplazos de Uniformes”.
C. En adición, a todos los empleados de Servicios de Jardinería (incluyendo
reciclaje, Basura y Exterminador) también recibirán bien sea overoles
insolados o un saco cada dos años, si el empleado lo prefiere. Los talleres
de Mantenimiento y Operaciones (Mantenimiento de Área, Mantenimiento
de Edificaciones, Aire Acondicionado y Empleados de Construcción
quienes estén cubiertos por la póliza) y empleados de Servicios Especiales
se les proveerá una prenda para uso en el Frío cuando completen
satisfactoriamente su periodo de probación. Para todos otros empleados
que no sean los de Jardinería, la prenda para uso de invierno será
reemplazada cuando este en estado deplorable debido a uso y desgaste
normal luego de que la prenda haya sido regresada.
D. Empleados son requeridos por la póliza de Seguridad Eléctrica de UM y
por regulaciones de OSHA (vea el apéndice A) a usar prendas que no
contengan fibras sintéticas. Las camisas y playeras del uniforme son
aceptables. Prendas adicionales, como pantalones, overoles, etc., son
considerados Equipo de Protección Personal, no uniformes. Este equipo
es proveído de acuerdo a la póliza Programa de Equipo Protector Personal
de UM VI-19.00 (A), y dentro de guías existentes concernientes a
herramienta y equipo de seguridad.
E. El calzado del empleado (con la excepción de zapatos de seguridad
referidos en el Articulo 17, Sección 4 de le memorando de entendimiento
de empleados no exentos del 2004) debe ser apropiado para el rendimiento
seguro de sus trabajos, por ejemplo, no sandalias, zapatos antideslizantes.
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Estas prendas no serán proveídas por la Universidad y deben ser costeados
por el empleado(a).
F. Para los empleados cubiertos bajo el memorando de entendimiento de
empleados no exentos del 2004, por el término del arreglo, esos
empleados(as) a quienes sus tareas requieran el uso de zapatos de
seguridad, determinado por la Universidad y aplicable código de
seguridad, la Universidad deberá proveerles calzado de seguridad
conforme sea necesario.
IV.
Procedimiento para Ordenar Reemplazo de Uniformes durante el Ciclo
Rutinario
Lo siguiente constituye el procedimiento para ordenar y reemplazar uniformes
durante el “ciclo rutinario”. Estos procedimientos pueden ser cambiados en
cualquier momento a la discreción de la gerencia:
A. Cada año, el Gerente de Despensas notificara a los supervisores de la
proximidad del reemplazo de uniformes. El supervisor revisara la
información en la orden con cada empleado y pondrá una orden por medio
del Sistema de Gerencia de Despensas (LMS). Los(as) empleados(as)
pueden pedir que se les mida el uniforme de nuevo por medio del
supervisor, quien pedirá una cita con el departamento de Despensas.
B. Los uniformes serán distribuidos por medio del LMS y la factura será
firmada por el supervisor o el (la) empleado(a) asignado(a). Los
supervisores distribuirán los uniformes y los(as) empleados(as) firmaran
verificando que han recibido los uniformes.
C. Media vez los uniformes sean distribuidos, los(as) empleados(as) tendrán
cinco días hábiles para probárselos y, si no están satisfechos(as), deberán
notificar a su supervisor para que los uniformes sean devueltos a
Despensas para intercambiarlos. Una vez los uniformes sean lavados o
usados, no podrán intercambiarlos. Los supervisores deberán contactar al
Coordinador de Uniformes antes de enviar empleados(as) a Despensas
para ordenar, intercambiar u ordenar por medio del LMS. Empleados(as)
que lleguen a Despensas sin cita puede que no sean atendidos(as).
V.
Procedimiento para Ordenar Reemplazo de Uniformes fuera del Ciclo
Rutinario
Lo siguiente constituye el procedimiento para ordenar y reemplazar uniformes
fuera del “ciclo rutinario”. Este procedimiento puede ser cambiado en
cualquier momento a la discreción de la gerencia.
A. Todos los requisitos para reemplazo de uniformes deberán ser aprobados
por el Director del Departamento.
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B. Vestimentas dañadas pueden ser reemplazadas a la discreción del Gerente
Despensas. Peticiones deben ser dirigidas al Director de Departamento
apropiado. Los reemplazos serán distribuidos por medio del sistema LMS
para mantener record de los reemplazos.
C. En casos cuando el empleado(a) haya modificado o dañado una vestimenta
o haya sido descuidado o negligente perdiendo o destruyendo sus
uniformes, el costo de reemplazar los uniformes será cargado al
empleado(a), a la discreción del Gerente, Despensas (conforme sea
aprobado por el Director de Departamento). De la misma manera que con
toda propiedad de la Universidad, casos de negligencia o destrucción
deliberada de propiedad del departamento puede resultar en acciones
administrativas y / o disciplinarias adicionales.
VI.
Ordenando Uniformes Costeados por el(la) Empleado(a)
Aquellos(as) empleados(as) a quienes no se les den uniformes, y aquellos(as)
quienes deseen ordenar uniformes adicionales, pueden comprarlos por medio
de Despensas a su propia expensa. Las reglas antes mencionadas sobre el uso
de uniformes serán aplicables.
(Firma en el documento original)
J. Frank Brewer
Vicepresidente Asociado / Gerencia de Edificaciones
Día efectivo: 1 de Septiembre del 2004
Fecha
Esta traducción en español se proporciona para ayudar en entender la información.
Sin embargo, el documento de inglés incluido con esta traducción es el documento
oficial en el record. Si alguna diferencia existe entre los dos documentos por la
Dificultad en traducir ciertas palabras, el documento en inglés prevalece.
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