IF-P21-PR10 Procedimiento Solicitud y ejecución de mantenimiento

CÓDIGO: IF-P21-PR10
VERSIÓN:
1
FECHA:
Agosto de 2013
PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO
DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
OBJETIVO
PUNTOS DE INTERÉS
 Sí tiene alguna inquietud
comuníquese
con
el
Centro de Investigaciones
Odontológicas (CIO) al
teléfono 3208320 ext
2899
Solicitar el mantenimiento preventivo, correctivo y calibración de los
equipos de laboratorio para garantizar su buen estado, normal
funcionamiento, precisión y exactitud, a su vez mantener la planta
física del laboratorio en óptimas condiciones para lograr la
confiabilidad de las mediciones y ensayos realizados.
ALCANCE
Inicia con la recepción del equipo hasta el registro de las novedades
de mantenimiento en la hoja de vida del mismo.
DEFINICIONES


Mantenimiento preventivo de los equipos: es el destinado a la conservación de equipos mediante realización de revisión y calibración,
que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad.
Mantenimiento correctivo de los equipos: es aquel que se realiza para solucionar fallas o anomalías detectadas en el equipo y que
requieran de una solución urgente ya que impiden el funcionamiento total o parcial de este.
CONDICIONES GENERALES
Índice de Flujo de
Procedimiento
 5.1
Ingreso y primer
manejo del equipo.
 5.2
Solicitud
de
mantenimiento
preventivo y calibración
de equipos del CIO
 5.3
Solicitud
de
mantenimiento correctivo
de equipos del CIO.
 5.4
Solicitud
de
mantenimiento de planta
física del CIO



Una vez realizado el mantenimiento preventivo o correctivo a cada equipo, este debe ser recibido por el Coordinador del Área donde se
encuentre ubicado el mismo, a su vez verificará el correcto funcionamiento y firmará el recibido a satisfacción. En caso que el Coordinador
del Área no pueda estar presente en la entrega del equipo delegará dicha tarea a un Investigador.
Cada vez que se utilice un equipo debe diligenciarse el formato Uso del equipo - CIO (IF-P21-F24)
Después de utilizar cada equipo es responsabilidad de cada persona que lo use dejarlo en perfectas condiciones de limpieza y con su
respectivo forro protector si lo posee.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene
información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad
Javeriana.
Oficina de Organización y Métodos
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Agosto de 2013
PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO
DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
5.1 FLUJO DE PROCEDIMIENTO INGRESO Y PRIMER MANEJO DEL EQUIPO
INICIO
1
Técnico de
Laboratorio/Auxiliar
Administrativo
CIO
Recibe y verifica el equipo
comprado.
2
Técnico de Laboratorio
CIO
Solicita al proveedor
la
capacitación a los Coordinadores
de Área para el correcto uso del
equipo.
4
Coordinador de Área/
Técnico de Laboratorio
CIO
Revisa las indicaciones de
funcionamiento establecidas por
el fabricante y establece las
condiciones de operación dentro
del laboratorio.
Oficina de Organización y Métodos
Técnico de Laboratorio
CIO
Abre carpeta del equipo donde
se archivará el manual de
funcionamiento, formato Hoja
de vida del equipo -CIO (IF-P21F23) y demás documentación.
Coordinador de Área
CIO
Asigna ubicación del equipo y
verifica que se cumplan las
condiciones necesarias para su
correcto funcionamiento.
3
5
6
Técnico de Laboratorio
CIO
Imprime el formato Uso del
equipo - CIO (IF-P21-F24)
7
Coordinador de Área
CIO
Utiliza el equipo siguiendo las
instrucciones del manual de
funcionamiento y registra las
condiciones
iniciales
de
funcionamiento en el formato
Uso del equipo - CIO (IF-P21F24).
FIN
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO
DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
5.2 FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS
ODONTOLÓGICAS (CIO)
INICIO
Técnico de Laboratorio
CIO
Elabora en el mes de enero el
cronograma
anual
de
mantenimiento preventivo de
los equipos.
1
5
Técnico de Laboratorio
CIO
Solicita cotizaciones a las
diferentes
empresas
que
prestan
el
servicio
de
mantenimiento o de calibración.
3
4
Oficina de Organización y Métodos
Auxiliar Administrativo/
Técnico de Laboratorio
CIO
Elabora
cronograma
para
realizar el mantenimiento o
calibración
de
equipos
concertado con la empresa que
prestará el servicio.
Técnico de Laboratorio
CIO
Elabora carta de solicitud de
mantenimiento de equipos
dirigida al Director del CIO
especificando
nombre
del
equipo, marca, modelo, No.
Placa de inventario, proveedor
que realizará el mantenimiento
y valor.
Auxiliar Administrativo
CIO
Solicita el mantenimiento o
calibración de equipos a los
proveedores.
7
Técnico de Laboratorio
CIO
Técnico de Laboratorio
Compara
las
cotizaciones
recibidas con el fin de elegir la
más conveniente.
9
Avala y firma carta de
realización de mantenimiento
preventivo o calibración de
equipos.
6
2
Director
CIO
8
Técnico de Laboratorio
CIO
DEL CENTRO DE INVESTIGACIONES
Proveedor
Realiza mantenimiento o calibra
equipos según lo solicitado.
Los trámites requeridos
en
PeopleSoft
se
realizarán de acuerdo a
lo estipulado en la guía
rápida
Pedidos
de
servicios (BS-P20-G06)
10
Coordinador de Área o
persona delegada por él
CIO
Recibe, revisa y firma orden de
soporte de mantenimiento del
equipo.
11
Técnico de Laboratorio
CIO
Registra las actividades de
mantenimiento y calibración en
el formato Hoja de vida de
equipos - CIO(IF-P21-F23).
FIN
Envía comunicado con la fecha y
hora de mantenimiento o
calibración del equipo a los
investigadores del laboratorio
para no ser utilizado en este
tiempo.
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO
DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
5.3 FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DEL CENTRO DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
INICIO
4
Técnico de Laboratorio
CIO
1
Solicita visita del proveedor para
evaluar el estado del equipo.
Informa al Coordinador de Área,
donde se encuentra ubicado el
equipo y al Director del Centro
de Investigaciones la falla que
presenta el equipo.
Tener en cuenta la marca
del equipo y en lo posible
buscar los proveedores
que representen dicha
marca en el país para
asegurar el correcto
mantenimiento.
7
5
9
¿Se requieren
repuestos?
NO
10
SI
3
Contacta al proveedor y solicita
garantía.
Oficina de Organización y Métodos
Técnico de Laboratorio
CIO
Registra las actividades de
mantenimiento y calibración en
el formato Hoja de vida de
equipos -CIO(IF-P21-F23).
Técnico de Laboratorio
CIO
Solicita repuestos de acuerdo al
procedimiento Solicitud de
compra del CIO (BS-P20-P33)
Técnico de Laboratorio
CIO
Coordinador de Área o
persona delegada por él
CIO
Recibe, revisa y firma orden de
soporte mantenimiento del
equipo.
NO
SI
Proveedor
Realiza el mantenimiento
correctivo.
Evalúa el estado del equipo y
define si se requieren repuestos
6
Los trámites requeridos
en
PeopleSoft
se
realizarán de acuerdo a
lo estipulado en la guía
rápida
Pedidos
de
servicios (BS-P20-G06)
Proveedor
Verificar en la Hoja de vida de
equipos – CIO (IF-P21-F23) si
hay garantía vigente.
¿Hay garantía
vigente?
Técnico de Laboratorio
CIO
Solicita visita del proveedor para
realizar el mantenimiento
correctivo.
8
Técnico de Laboratorio
CIO
2
Técnico de Laboratorio.
CIO
a
FIN
a
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DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
5.4 FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE PLANTA FÍSICA DEL CIO
INICIO
1
Técnico de Laboratorio
CIO
Verificar el estado de
pisos, paredes, puertas,
ventanas, sistema de
iluminación y ventilación,
entre otros.
Realiza inspección mensual de
planta física del laboratorio y
oficinas del CIO verificando el
estado de los mismos.
¿Se identificó
NO
algún daño?
SI
2
Técnico de Laboratorio
CIO
Reporta daño al área de
mantenimiento de la Facultad
de Odontología
3
Personal de mantenimiento
Facultad de Odontología
Realiza
el
mantenimiento
correspondiente
FIN
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO
DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)
REVISADO POR
APROBADO POR
Director del Centro de Investigaciones Odontológicas
Decano Académico Facultad de Odontología
Oficina de Organización y Métodos
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