Oficio 220-000527 Del 12 de Enero de 2010

Oficio 220-000527 Del 12 de Enero de 2010
ASUNTO. Representación de las cuotas sociales del socio fallecido.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2009-01-341072, mediante la cual formula la
siguiente consulta:
En una sociedad limitada, para la elección de la persona que represente las cuotas del socio fallecido, por
mayoría de votos de los herederos de un socio fallecido, esto de conformidad con el artículo 378 del Código
de comercio, en concordancia con el Art. 1327 del CC( en el evento en que el socio no hubiese dejado un
testamento, o existiendo no se hubiese designado albacea, o habiéndose designado no acepte el cargo),
para la celebración de reunión en que sea efectuada tal elección pregunto lo siguiente:
a) Quienes deben ser convocados? , b) Quien los convoca? C) A dónde se les convoca? D) Cómo se les
convoca da la reunión del representante legal de las cuotas del socio fallecido?
En el evento de que alguno (s) heredero (s) no fueran convocados o fueron convocados indebidamente a
la reunión de elección del representante, a una dirección equivocada, pregunto: A) Si esa reunión
efectuada sin la asistencia de aquellos herederos que no fueron convocados o fueron convocados
indebidamente, es válida la reunión? B) Si la elección del representante legal es valida cuando están
presentes todos los herederos?
En el evento que todos los herederos si fueron convocados en debida forma, pero alguno no asiste aunque
fuera notificado debidamente de la reunión, pregunto: A Es válida la reunión b) Si la elección del
representante legal es válida cuando no están presentes todos los herederos?
Puede el Representante Legal o la Junta de Socios de la compañía negar el reconocimiento del designado
como representante de las cuotas del socio fallecido, cuando la elección, aunque fuera efectuada por el
voto de la mayoría de los herederos presentes en la reunión, en la mencionada reunión de nombramiento
no estuvo presente la totalidad de los herederos?.
A ese respecto es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. profiere
los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son
formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir
pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad
o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales o los actos realizados al interior de sociedades cuyos
antecedentes le son ajenos.
Ello como es obvio supone entre otros, contar con los elementos de juicio suficientes para examinar en
cada caso las especiales circunstancias de la sociedad y las condiciones en que hayan sido adoptadas las
determinaciones o celebrado los actos en particular, pues en ningún caso las actuaciones de la
administración pueden obedecer a la mera confrontación de hechos descritos por terceros, con las
disposiciones legales que sean aplicables, lo que resulta igualmente predicable en tratándose de cualquier
otra conducta presuntamente irregular de parte de la sociedad, los administradores, los socios o
cualquiera otro órgano.
Ahora bien, en torno al tema de las participaciones objeto de un trámite sucesoral, se pronunció la entidad
mediante oficio 100-59334 del 7 de noviembre de 1997, publicado en las páginas 92 a 98 del libro de
doctrinas y conceptos de la Superintendencia de Sociedades - año 1997-, en el que concluye lo siguiente:
"El artículo 378 del Código de comercio, impone a los interesados en ejercer la representación de los
derechos de acciones de una sucesión ilíquida, la carga de acreditar el carácter de albacea con tenencia
de bienes, o de sucesor reconocido en el juicio. Para ello será preciso promover el respectivo trámite
sucesoral y solicitar el reconocimiento que lo habilita para ejercer durante el trámite de la liquidación
sucesoral los derechos correspondientes a las acciones de la sucesión que representa.
.................
Lo mismo se predicará de los demás derechos del accionista consagrados en el artículo 379 del Código de
Comercio, que se aplican a la sucesión ilíquida y que le corresponde ejercer a quien representa sus
derechos, tales como el de recibir el pago de los dividendos correspondientes. En este evento, el pago sólo
será válido cuando se efectúa a la persona legalmente legitimada para recibirlo por tener la representación
y administración de las acciones de la sucesión."
El artículo 378 del Código de Comercio, frente al tema de la elección del representante de la sucesión
señala que “ llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos
en el juicio” . Partiendo de esta premisa única de regulación en materia societaria y frente a los
interrogantes planteados, ésta Oficina se permite señalar:
1) a) Quienes deben ser convocados? , b) Quien los convoca? C) A dónde se les convoca? D) Cómo se les
convoca a la reunión del representante legal de las cuotas del socio fallecido?
Como quedó dicho no existe una regulación que determine parámetros obligatorios para la convocatoria y
la reunión; sin embargo, en procura de garantizar el ejercicio de los derechos que corresponden a los
comuneros y su correlativo deber de nombrar un representante común y único que ejerza los derechos
correspondientes a la calidad de accionista, resulta procedente citar a todos los herederos reconocidos en
juicio por tanto, un primer paso es verificar a quienes se les ha reconocido tal calidad y la dirección que
hayan anunciado ante el Despacho como de notificación.
Al no existir previsión que defiera la citación a la reunión a una persona en particular, a juicio de este
Despacho cualquiera de los herederos reconocidos podrá cursar la invitación a todos aquellos que tienen
su misma calidad.
Entendiendo que se abrió un juicio sucesoral o un trámite notarial resulta consecuente que la citación se
prevea en el lugar donde se esté adelante la sucesión, a través de un medio que garantice y que permita
acreditar que fueron invitados a la reunión.
En el evento de que alguno (s) heredero (s) no fueran convocados o fueron convocados indebidamente a
la reunión de elección del representante, a una dirección equivocada, pregunto: A) Si esa reunión
efectuada sin la asistencia de aquellos herederos que no fueron convocados o fueron convocados
indebidamente, es válida la reunión? B) Si la elección del representante legal es valida cuando están
presentes todos los herederos?
En el evento que todos los herederos si fueron convocados en debida forma, pero alguno no asiste aunque
fuera notificado debidamente de la reunión, pregunto: A Es válida la reunión b) Si la elección del
representante legal es válida cuando no están presentes todos los herederos?
Al no ser una reunión de órgano social no está sujeta a las sanciones previstas para las asambleas o juntas
de socios, así las cosas esta entidad no es competente para pronunciarse sobre sanciones de acuerdos
entre terceros. En todo caso, resulta pertinente manifestar que la elección habrá de someterse a los
requisitos de validez y eficacia de todo negocio jurídico.
Puede el Representante Legal o la Junta de Socios de la compañía negar el reconocimiento del designado
como representante de las cuotas del socio fallecido, cuando la elección, aunque fuera efectuada por el
voto de la mayoría de los herederos presentes en la reunión, en la mencionada reunión de nombramiento
no estuvo presente la totalidad de los herederos?.
3) la designación del representante de los herederos tiene lugar dentro del juicio de sucesión y no en el
seno de la reunión de junta de socios.
Considero del caso señalar que el texto completo de la citada doctrina podrá encontrarlo en el referido
documento o en la página Web de esta entidad en la siguiente dirección: www.supersociedades.gov.co
En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente
oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.,