informe de resultados avance implementación del sistema integrado

INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL DISTRITO CAPITAL
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
BOGOTÁ, 09 DE OCTUBRE DE 2015
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INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
INTRODUCCIÓN
1. MARCO METODOLÓGICO
2. ANÁLISIS DE RESULTADOS
2.1. ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN SIG EN LAS ENTIDADES (30 de Junio de
2015)
2.2. ANÁLISIS POR PRODUCTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIG (30 de Junio de
2015).
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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DE GESTIÓN
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INTRODUCCIÓN
La Alcaldía Mayor de Bogotá, mediante el Decreto 651 de 2011 crea el Sistema Integrado de Gestión
Distrital -SIGD-, como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el
conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan
garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional y, a
través del Decreto 652 de 2011 adopta la Norma Técnica Distrital del SIG, documento donde se
consignan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y
mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales y agentes
obligados.
Asimismo, el Acuerdo 489 2012, “Por medio del cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico,
Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C 2012-2016 “BOGOTÁ HUMANA” en su
Artículo 43. Señala el Fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional, y
establece como meta: “Implementar en el 100% de las entidades el Sistema Integrado de Gestión”
Teniendo en cuenta que es de interés de la Administración Distrital medir el avance en el
establecimiento, documentación, implementación y mejora del Sistema Integrado de Gestión – SIG –
con base en lo establecido en la NTD-SIG 001-2011, y que el Numeral 3 del Artículo 2 del Decreto
Distrital 370 de 2014 establece que los Jefes de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga
sus veces deben informar sobre los “resultados del avance de la implementación y sostenibilidad del
Sistema Integrado de Gestión”, se han realizado cuatro mediciones con corte a 31 de diciembre de
2013, 30 de junio de 2014, 31 de diciembre de 2014 y 30 de junio de 2015.
Dichas mediciones son indispensables para la toma de decisiones frente al estado del SIG en cada
una de las entidades y a nivel distrital. Por tal razón, se presenta el siguiente informe, que muestra los
resultados obtenidos en la medición con corte a 30 de junio de 2015, así como el análisis
correspondiente.
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1. MARCO METODOLÓGICO
Con el objetivo de realizar la medición y seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de
Gestión, a través de la Circular 157 de 2013 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D. C., se entrego a las entidades el cronograma que fue aprobado por la Comisión Intersectorial del
SIG para el desarrollo de los correspondientes productos, y así dar cumplimiento a la meta
establecida en el Artículo 43 - “fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional”
del Plan de Desarrollo Bogotá Humana: “implementar en el 100% de las entidades distritales el
Sistema Integrado de Gestión”. Teniendo en cuenta el contexto cambiante distrital, dicho cronograma
fue ajustado en dos oportunidades, siendo la última versión la aprobada por la Comisión en su sesión
de febrero de la presente vigencia.
Basados en dicho cronograma se estableció el número de productos a evaluar para cada período, tal
como se resume en la Tabla No. 1 que se muestra a continuación:
Tabla N° 1: Resumen de productos a evaluar por fecha de corte.
De esta forma, con corte a 30 de junio de 2015 se realizó el seguimiento a los productos que se
relacionan a continuación:
N°
PRODUCTO
1
Misión
2
Visión
3
Objetivos estratégicos
4
Política SIG
5
Objetivos SIG
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N°
PRODUCTO
6
Mapa de procesos
7
Responsabilidad y autoridad
8
Plan de capacitación
9
Programa de inducción y reinducción
10
Programa de bienestar
N°
PRODUCTO
11
Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales
12
Plan de comunicaciones
13
Planes operativos
14
Control de documentos
15
Controles para la prestación del servicio
N°
PRODUCTO
16
Revisión por la dirección
17
Caracterización de procesos
18
Código de ética
19
Control de registros
20
Mecanismos de medición de la satisfacción de los
usuarios y partes interesadas
N°
PRODUCTO
21
Plan institucional de respuesta a emergencias
22
Portafolio de bienes y servicios
23
Procedimiento de reporte y control de no conformidades
24
Manual del SIG
25
Sistema de gestión de unidades de información
26
Normograma SIG
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N°
PRODUCTO
27
Política de administración del riesgo
28
Mapa de riesgos SIG
29
Procedimiento auditorias del SIG
30
Procedimiento reporte de accidentes de trabajo
31
Planes de mejoramiento
N°
PRODUCTO
32
Acciones de mejora
33
Acciones preventivas
34
Acciones correctivas
35
Procedimiento registro, investigación y análisis de los
incidentes
36
Procedimiento investigación de accidentes laborales
Con el propósito de contar con una evaluación objetiva de la implementación del Sistema Integrado
de Gestión y de conformidad con lo establecido en el Numeral 3 del Artículo 2 del Decreto 370 de
2014, se solicitó a los Jefes de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades y organismos
distritales, que basados en las auditorías, evaluaciones y seguimiento a la gestión, determinaran el
avance de implementación de los productos del SIG, dando a este aspecto un peso del 70% de la
evaluación total de la entidad. Asimismo, se solicitó a los Representantes de la Alta Dirección que en
ejercicio del autocontrol, realizarán el respectivo seguimiento a la implementación de dichos
productos, aspecto que tiene un peso del 30% del total de implementación.
La recopilación de esta información se realizó a través del Sistema de Información para la
Implementación y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión-SISIG, herramienta de evaluación
que contiene los requisitos o características de cada uno de los productos, de conformidad con lo
establecido en la “Matriz de análisis de productos”.
A continuación, se presenta el análisis consolidado del seguimiento a la implementación del Sistema
Integrado de Gestión, el cual consta de tres secciones: En primer lugar se presenta el análisis
comparativo de los avances con corte a 30 de junio de 2015 por entidad en relación con los cortes
anteriores; posteriormente se presenta el análisis por producto del último seguimiento realizado; y por
último se presentan las conclusiones y recomendaciones, resultado del análisis general del estado de
implementación del Sistema Integrado de Gestión en el Distrito Capital.
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Adicionalmente, teniendo en cuenta que desde la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de
Gestión Distrital se han emitido lineamientos orientadores para la implementación articulada e
integrada de los productos del SIG en las entidades, en el documento se hará referencia a los
mismos, como herramientas de utilidad que permitan corregir las desviaciones encontradas, con el fin
de mejorar la prestación de los servicios en las entidades distritales.
2. ANÁLISIS DE RESULTADOS
2.1. Análisis de la implementación SIG en las entidades (Dic. 2014 – Jun. 2015).
Con relación al cumplimiento de la meta establecida en el Artículo 43 - “fortalecimiento de la función
administrativa y desarrollo institucional” del Plan de Desarrollo Bogotá Humana: “implementar en el
100% de las entidades distritales el Sistema Integrado de Gestión”. Los resultados del seguimiento
para 66 entidades y 36 productos evaluados, arrojan que en el cuarto corte se logró un 84% de
implementación en relación con el avance esperado para el mismo, correspondiente a un nivel medio
de implementación. Esta tendencia es similar para los seguimientos anteriores, como se observa el
Gráfica No.1.
Gráfica No.1 Porcentaje cumplimiento implementación SIG
Como se explicó en el marco metodológico para dar cumplimiento a la meta Plan de Desarrollo, se
estableció un porcentaje de avance para cada periodo de corte como se observa en la Tabla No. 1.
En este sentido, con corte a 31 de diciembre de 2014 se esperaba una avance del 51% y con corte a
30 de junio de 2015 del 80%; sin embargo, de acuerdo a los resultados obtenidos se evidencia que
en el tercer corte se alcanzó un 43% y en el cuarto corte un 67% de avance en la implementación:
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Tabla No.1 Porcentaje avance por periodo de corte
El análisis anterior, indica que hubo cierto grado de incumplimiento en las metas programadas para
cada periodo de corte, sin embargo la variación de los porcentajes refleja la relación entre la
incorporación de los productos a evaluar periodo a periodo y su implementación total en cada corte.
Lo anterior teniendo en cuenta que el número de productos a evaluar para cada período se ha
incrementado gradualmente, comenzando en el primer corte con 12 productos, en el segundo corte
con 4 productos parciales para un total de 16 productos, posteriormente en el tercer corte se
adicionaron 7 productos parciales para un total de 23 y para el último corte se incorporaron 13
productos parciales para finalizar con total de 36 productos. El avance por entidad en cada uno de las
fechas de corte se sintetiza en la Tabla N° 2.
Tabla No. 2. Avance promedio entidades
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Por lo anterior, toda vez que se cuenta con un cronograma acumulativo para realizar el seguimiento a
la implementación del SIG, es necesario que las entidades y organismos distritales planteen las
acciones necesarias para lograr el 100% de la implementación, las cuales serán objeto de
seguimiento en verificación cruzada que se realizará en el último trimestre de la presente vigencia,
por parte de los auditores del Distrito y a través de la medición que será aplicada en el mes de
diciembre, por parte de los jefes de Control Interno según lo establecido en el Decreto Distrital 370 de
2014 y en ejercicio del autocontrol para los Representantes de la Alta Dirección.
2.2. Análisis por productos de la Implementación del SIG (30 de junio de 2015).
Con base en la clasificación que se hizo a nivel distrital de los resultados de avance de la
implementación de cada producto como se observa en la Tabla N° 3, en éste aparte se hará el
análisis de la implementación por producto, el cual se desarrollará de la siguiente forma: se inicia con
un análisis del comportamiento del producto por corte de medición, para continuar con una definición
del producto, un análisis de resultados de la última medición seguido por las aclaraciones e
indicaciones a que haya lugar, una relación de los lineamientos asociados a cada producto y por
último se darán a conocer las conclusiones para cada uno de ellos. Los resultados del avance de
implementación de los productos evaluados con corte a 30 de junio de 2015, se presentan en la Tabla
No. 3:
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IMPLEMACIÓN POR PODUCTO
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
de 2014
Diciembre de 2014
PRODUCTO
PROCEDIMIENTO REGISTRO,
INVESTIGACIÓN Y ANALISIS DE LOS
INCIDENTES
PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN DE
ACCIDENTES LABORALES
PROCEDIMIENTO REPORTE DE
ACCIDENTES DE TRABAJO
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS
NORMOGRAMA SIG (INCLUYE EL
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DEL NORMOGRAMA (Y
EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL)
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
MANUAL DEL SIG
SISTEMA DE GESTIÓN DE UNIDADES DE
INFORMACIÓN
ACCIONES PREVENTIVAS
PORTAFOLIO DE BIENES Y SERVICIOS
ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIONES DE MEJORA
PROCEDIMIENTO DE REPORTE Y CONTROL
DE NO CONFORMIDADES
PLAN DE COMUNICACIONES
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
CONTROLES PARA LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE REGISTROS
OBJETIVOS DEL SIG
MAPA DE RIESGOS SIG
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS DEL SIG
Corte a 30 de
Junio de
2015
0%
0%
0%
58%
0%
0%
0%
63%
0%
0%
0%
64%
0%
0%
62%
67%
0%
0%
0%
71%
0%
0%
52%
0%
65%
0%
73%
73%
0%
0%
0%
81%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
77%
0%
0%
81%
82%
82%
82%
0%
0%
75%
83%
73%
74%
70%
74%
74%
80%
83%
84%
0%
77%
78%
85%
0%
0%
0%
66%
0%
0%
78%
0%
64%
0%
0%
80%
81%
78%
0%
85%
85%
85%
86%
86%
0%
0%
0%
87%
PROGRAMA DE BIENESTAR
PLANES DE MEJORAMIENTO
POLÍTICA DEL SIG
PLAN DE CAPACITACIÓN
76%
0%
76%
73%
80%
0%
73%
64%
88%
0%
86%
85%
87%
87%
89%
90%
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SIG
79%
78%
86%
91%
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO DE ÉTICA
VISIÓN
MECANISMOS DE MEDICIÓN DE LA
SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS Y
PARTES INTERESADAS
MISIÓN
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE
ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS
AMBIENTALES
MAPA DE PROCESOS
PLANES OPERATIVOS
82%
0%
0%
81%
76%
0%
0%
76%
90%
89%
86%
88%
91%
92%
92%
93%
PORCENTAJE (% ) DE AVANCE
IMPLEMENTACIÓN SIG ENTIDADES
Y ORGANISMOS DISTRITALES
PROMEDIO
0%
0%
91%
94%
80%
77%
92%
95%
89%
78%
91%
97%
93%
0%
89%
90%
95%
92%
97%
97%
79%
75%
83%
84%
Tabla N° 3 Porcentaje de avance en la implementación productos evaluados
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La colorimetria definida en el cuadro anterior corresponde a los intervalos de clasificación del nivel de
avance de la implementación del SIG en las Entidades y Organismos Distritales definidos por la
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la siguiente forma:
CONVENCIONES
NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN
Menor o igual a 70%
Más de 70% y menor
o igual al 90%
Mayor a 90%
BAJO
MEDIO
ALTO
2.2.1. Análisis de productos por nivel de implementación
a) Nivel bajo de implementación:
1. PROCEDIMIENTO REGISTRO, INVESTIGACIÓN Y ANALISIS DE LOS INCIDENTES
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
1.1. Análisis Comportamiento Producto por Corte de Medición:
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 58%, con un nivel bajo de implementación. Cabe resaltar que este
es el primer ciclo de medición del producto.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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70%
62%
62%
59%
60%
48%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
1
2
3
4
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
CARACTERISTICA
1
2
3
4
El procedimiento contiene las responsabilidades y autoridades para llevar a cabo
el registro, análisis e investigación de los incidentes
El procedimiento describe la metodología de investigación de incidentes de
trabajo.
El procedimiento para el registro, análisis e investigación de incidentes laborales
ha sido socializado a todos los niveles de la Entidad u Organismo Distrital
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentado y adoptado el o los
procedimiento(s) para el registro, análisis e investigación de incidentes laborales.
PORCENTAJE
DE AVANCE
62%
59%
48%
62%
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
1.2. Definición del Producto:
Procedimiento “registro, investigación y análisis de los incidentes”: Determinar acciones a
seguir cuando se identifique un incidente en ocasión o causas de trabajo de acuerdo a la
normatividad vigente.
1.3. Análisis de Resultados:
Teniendo en cuenta los resultados de este producto, la mayoría de las entidades y organismos
distritales aún no cuenta con una metodología clara para identificar, analizar e investigar los
incidentes laborales, motivo por el cual este es el producto con el menor nivel de avance en su
implementación.
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1.4. Aclaraciones e Indicaciones:
Este es un procedimiento de vital importancia, que se fundamenta en requerimientos legales, y se
orienta a la protección de la salud y seguridad de los colaboradores de las entidades y organismos
distritales. En este sentido, se requiere que las entidades y organismos distritales generen acciones
para dar cumplimiento a los requisitos establecidos para este producto.
Es importante tener en cuenta que el Decreto Nacional 1443 de 2014 y demás normatividad vigente,
establecen responsabilidades específicas a las ARL en relación con este tema, por lo que las
entidades y organismos distritales deben generar las alianzas necesarias para garantizar la
implementación de la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo lo asociado a este producto.
1.5. Lineamientos Asociados :
- Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, que incluye un
modelo del procedimiento “Investigación y análisis de los incidentes y accidentes laborales”.
2. PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES LABORALES
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
NA
63,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
2.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 63% con un nivel bajo de implementación. Cabe resaltar que este es
el primer ciclo de medición del producto.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
80%
65%
68%
66%
54%
60%
40%
20%
0%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
CARACTERISTICA
1
2
3
4
El procedimiento de investigación para el reporte de los accidentes de trabajo ha
sido socializado a todos los niveles de la Entidad u Organismo Distrital.
El procedimiento describe la metodología para llevar a cabo la investigación de
accidentes de trabajo.
El procedimiento tiene conformado un equipo para llevar a cabo la investigación
de los accidentes de trabajo
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentado y adoptado el o los
procedimiento(s) para la investigación de accidentes laborales.
PORCENTAJE
DE AVANCE
54%
65%
68%
66%
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
2.2. Definición del producto
Procedimiento investigación de accidentes laborales: determinar acciones a seguir
suceda un accidente en ocasión o causas de trabajo de acuerdo a la normatividad vigente.
cuando
2.3. Análisis de Resultados
Teniendo en cuenta los resultados de este producto, la mayoría de las entidades y organismos
distritales aún no cuenta con una metodología clara para identificar, analizar e investigar los
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accidentes laborales, motivo por el cual este es un producto con bajo nivel de avance en su
implementación.
2.4. Aclaraciones e Indicaciones:
Este es un procedimiento de vital importancia, que se fundamenta en requerimientos legales, y se
orienta a la protección de la salud y seguridad de los colaboradores de las entidades y organismos
distritales. En este sentido, se requiere que las entidades y organismos distritales generen acciones
para dar cumplimiento a los requisitos establecidos para este producto.
Es importante tener en cuenta que el Decreto Nacional 1443 de 2014 y demás normatividad vigente,
establecen responsabilidades específicas a las ARL en relación con este tema, por lo que las
entidades y organismos distritales deben generar las alianzas necesarias para garantizar la
implementación de la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo lo asociado a este producto.
2.5. Lineamientos Asociados :
- Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, que incluye un
modelo del procedimiento “Investigación y análisis de los incidentes y accidentes laborales”.
3. PROCEDIMIENTO REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Cor te a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
NA
64,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
3.1. Análisis Comportamiento Producto por Corte de Medición:
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 64%, con un nivel bajo de implementación. Cabe resaltar que este
es el primer ciclo de medición del producto.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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67%
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
67%
67%
56%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
3.2. Definición del Producto:
Procedimiento reporte de accidentes de trabajo: Determinar acciones a seguir cuando suceda un
accidente en ocasión o causas de trabajo de acuerdo a la normatividad vigente.
3.3. Análisis de Resultados:
Teniendo en cuenta los resultados de este producto, la mayoría de las entidades y organismos
distritales aún no cuenta con una metodología clara para identificar, analizar e investigar los
accidentes laborales, motivo por el cual este es un producto con bajo nivel de avance en su
implementación.
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3.4. Aclaraciones e Indicaciones:
Este es un procedimiento de vital importancia, que se fundamenta en requerimientos legales, y se
orienta a la protección de la salud y seguridad de los colaboradores de las entidades y organismos
distritales. En este sentido, se requiere que las entidades y organismos distritales generen acciones
para dar cumplimiento a los requisitos establecidos para este producto.
Es importante tener en cuenta que el Decreto Nacional 1443 de 2014 y demás normatividad vigente,
establecen responsabilidades específicas a las ARL en relación con este tema, por lo que las
entidades y organismos distritales deben generar las alianzas necesarias para garantizar la
implementación de la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo lo asociado a este producto.
3.5. Lineamientos Asociados:
- Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, que incluye un
modelo del procedimiento “Notificación de incidentes y reporte de accidentes laborales”.
4. PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
Comportamiento del producto por corte de medición
Cor te a 31 de
Dicie m bre de 2013
NA
Corte a 30 de Junio de
2014
NA
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
62,00%
67,00%
4.1. Análisis Comportamiento Producto por Corte de Medición:
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 67%, manteniendo un nivel bajo de implementación, en relación con
los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Éste producto presenta un aumento en su nivel
de avance del 4,96% en relación al corte anterior.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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100%
80%
61%
60%
78%
72% 69%
55%
53%
86%
67% 67% 72%
58%
67% 68% 63%
10
11
40%
20%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
12
13
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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14
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4.2. Definición del producto:
Plan Institucional de Respuesta a Emergencias: Establece las acciones que permitan dar
respuesta oportuna, coordinada, organizada y efectiva por parte de la Entidad u organismo Distrital
ante una emergencia interna real o potencial.
4.3. Análisis de Resultados:
Se identifica un bajo cumplimiento relacionado con los requisitos asociados al Plan de Emergencias y
Contingencias y al Plan Institucional de Respuesta a Emergencias, evidenciando que la mayoría de
las entidades y organismos distritales aún no cuenta con una metodología clara para atender las
emergencias internas y externas que se llegaren a presentar. En consecuencia, existen debilidades
frente a la sensibilización de los colaboradores y a la aplicación de las pruebas que permitan verificar
el funcionamiento de dichas metodologías.
Acorde a lo anterior, si bien se presenta un alto cumplimiento en la capacitación y preparación a los
brigadistas para atender las diferentes situaciones de emergencia (86%), ésta no responde a las
directrices y especificidades de cada entidad u organismo distrital.
4.4. Aclaraciones e Indicaciones
- En el marco del SDGR-CC se han elaborado diferentes instructivos y guías orientadoras para las
entidades que hacen parte de dicho sistema. Uno de estos documentos es la “Guía para elaborar
planes institucionales de respuesta a emergencias – PIRE” el cual es definido por la misma guía
como un único documento que define los lineamientos para que la entidad responda de manera
adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones de calamidad, desastre o emergencia
mediante un esquema organizacional efectivo. Dicha guía además aclara que el PIRE es el plan de
respuesta para atender las emergencias externas, que ocurran en Bogotá D.C. y por tanto debe ser
elaborado únicamente por las entidades que conforman el SDPAE y tienen acciones en los protocolos
distritales de respuesta definidos en el Plan de Emergencias de Bogotá – PEB –.
- El Plan de Emergencias y Contingencias – PEC – surgió como el documento que deben elaborar los
patronos o empleadores en el país, en el marco del Programa de Salud Ocupacional que todas las
entidades deben implementar de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 11 de la Resolución Conjunta
1016 de 1989 de los Ministerio del Trabajo y Seguridad Social y de Salud “Por la cual se reglamenta
la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el país”. En la actualidad, este tema se articula con lo
establecido en el Decreto Nacional 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”
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Asimismo, este Plan es contemplado en el Decreto Distrital 599 de 2013 “Por el cual se establecen
los requisitos para el registro, la evaluación y la expedición de la autorización para la realización de
las actividades de aglomeración de público en el Distrito Capital, a través del Sistema Único de
Gestión para el Registro, Evaluación y Autorización de Actividades de Aglomeración de Público en el
Distrito Capital –SUGA y se dictan otras disposiciones”.
El IDIGER (anteriormente FOPAE) expidió la “Guía para elaborar planes de emergencia y
contingencias”, en el que se define que este plan es el instrumento principal que define las políticas,
los sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera
oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas
fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se
presenten en la Organización.
4.5. Lineamientos asociados
- “Guía para elaborar planes institucionales de respuesta a emergencias – PIRE”, que puede ser
consultada
en
el
siguiente
link:
http://www.sire.gov.co/documents/12134/43764/ANEXO+4+GUIA+ELABORAR+PIRE.pdf/df1778566fe0-4ad5-bf04-5c6c71f266eb
- “Guía para elaborar planes de emergencia y contingencias”, que se puede consultar en el siguiente
link:
http://www.sire.gov.co/documents/12134/43764/ANEXO+3+GUIA+PLANES+EMERGENCIA+Y+CONTINGENCIAS.pdf/daa9a13d-fd76-429b-91b4d8dcbcbc9af5
b) Nivel medio de implementación:
1. NORMOGRAMA SIG (INCLUYE EL PROCEDIMIENTO CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DEL NORMOGRAMA Y EVALUACIÓN PERIODICA DE LO LEGAL)
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
N/A
N/A
N/A
71%
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1.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición.
De acuerdo a lo observado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento producto por corte de medición”,
éste producto presenta un avance del 71% de implementación, resultado que se encuentra entre los
de nivel medio de implementación por parte de las entidades y organismos distritales. Si bien se debe
tener en cuenta que es la primera medición, también es importante mencionar que en septiembre de
2014 salió el noveno lineamiento “Matriz de cumplimiento legal (normograma) y procedimiento de
evaluación periódica de lo legal”, el cual pretendía ser utilizado como refrente para la implementación
de las características que tiene este producto por parte de las entidades y organismos distritales.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
85%
85%
77% 75%
72%
1
2
3
86%
85%
4
5
68%
6
65%
7
8
71%
57% 56% 58%
9
10
11
60%
50%
12
13
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Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
1.2. Definición del Producto:
Normograma: Matriz de cumplimiento legal, trazado bajo una secuencia lógica, que permite a las
entidades y organismo distritales identificar y consultar los requisitos legales y/o normativos
asociados a la gestión documental.
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1.3. Análisis de Resultados:
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que las entidades y
organismos distritales, a nivel general, tienen una matriz de cumplimiento legal (normograma). Sin
embargo, se presentan debilidades en su actualización, y por ende, en la inclusión de la nueva
normatividad asociada a los subsistemas.
Adicionalmente, se encontró que la mayoría de las entidades y organismos distritales existen
debilidades frente a la socialización de la matriz de cumplimiento legal (normograma), y no cuentan
con un procedimiento de evaluación periódica de lo legal, motivo por el cual se presenta bajo nivel de
implementación en todos los requisitos asociados con estos aspectos.
1.4. Aclaraciones e Indicaciones:
- La matriz de cumplimiento legal (normograma) es una herramienta que además de contener los
requisitos legales y reglamentarios, establece los mecanismos necesarios para mitigar la probabilidad
de materialización de riesgos de cumplimiento normativo.
1.5. Lineamientos asociados
- Matriz de cumplimiento legal (normograma) y procedimiento de evaluación periódica de lo legal.
2. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
N/A
52%
65%
73%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
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2.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición.
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento producto por corte de medición”,
éste producto presenta un avance del 73%, encontrándose en un nivel medio de implementación. Es
de resaltar que este producto presenta incrementos en cada una de las mediciones realizadas (13% y
7,8%), pero los mismos no han sido suficientes para alcanzar un nivel alto de implementación.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
90%
83%
80% 76%
70%
66%
70%
81%81%80%81%82%
77%
76%
73%
70%70%
70%
64%
60%
60%
52%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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2.2. Definición del Producto
Revisión por la Dirección: Instancia de verificación y toma de decisiones frente a las etapas de
establecimiento, documentación, implementación, sostenibilidad y mejora continua del SIG.
2.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que, si bien las
entidades desarrollan ejercicios de revisión por la dirección, aún se presentan debilidades respecto a
los elementos de entrada para la misma, la correspondiente toma de decisiones en relación con la
eficacia, eficiencia y efectividad del SIG y la socialización de dichos ejercicios a todos los niveles de la
entidad u organismo distrital. Aquellos requisitos que presentan un menor avance corresponden a la
periodicidad de la revisión por la dirección (66%) y a la información de entrada asociada al
desempeño de la responsabilidad social (52%), de la seguridad y salud en el trabajo (60%), de la
seguridad de la información y de la gestión documental (64%), este requisito ha sido implementado
en el 64% de las entidades y organismos distritales.
2.4. Aclaraciones e Indicaciones
Es necesario aclarar que el objetivo de la revisión por la dirección es ser instancia de verificación y
toma de decisiones frente a las etapas de establecimiento, documentación, implementación,
sostenibilidad y mejora continua del SIG. En este sentido, las entradas mínimas exigidas por la NTDSIG 001:2011 para la revisión por la dirección son un referente de temáticas de gestión que deben
ser analizadas en cualquiera de las etapas mencionadas, con el objetivo de que la alta dirección
conozca el tema y tome decisiones al respecto, es decir, en caso de no existir información suficiente
en relación con algún elemento de entrada, en este espacio se deben analizar las causas de dicha
situación y definir las acciones necesarias para solventar la misma.
2.5. Lineamientos asociados
N.A.
3. MANUAL DEL SIG
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
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Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
0,00%
0,00%
0,00%
73,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
3.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición.
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, el producto presenta un avance del 73%, encontrándose en un nivel medio de
implementación con corte a 30 de junio de 2015, teniendo en cuenta que sólo se ha realizado una
medición de este producto.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
80%
79%
62%
1
2
78%
77%
3
66%
4
63%
5
6
7
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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CARACTERISTICA
1
2
3
4
5
6
7
El manual contiene el mapa de procesos de la Entidad u Organismo Distrital.
El manual contiene la descripción del alcance del SIG en la Entidad u Organismo
Distrital.
El manual contiene los requisitos puntuales propios de cada subsistema del SIG.
El manual contiene o referencia los planes (estratégicos y operativos) para
implementar el SIG en la Entidad u Organismo Distrital.
El manual contiene o referencia los procedimientos, tanto obligatorios del SIG
como los específicos de la operación interna de la Entidad y Organismo Distrital.
El manual del SIG ha sido socializado a todos los niveles de la organización.
El manual relaciona o hace referencia de las caracterizaciones de los procesos de
la Entidad u Organismo Distrital.
PORCENTAJE
DE AVANCE
80%
79%
62%
66%
77%
63%
78%
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
NOTA: Por error del sistema la característica “La entidad u Organismo Distrital evalúa la satisfacción de sus
usuarios y partes interesadas mediante la aplicación permanente de dichas herramientas” se asoció a este
producto, pero pertenece al producto “mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes
interesadas”. Por tal motivo no se tiene en cuenta para el presente análisis.
3.2. Definición del producto
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Describe y especifica la manera como la organización le
da cumplimiento a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.
3.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel medio de
cumplimiento del producto, estando la totalidad de sus características entre el 62% y el 80%,
mostrando un grado de avance menor al esperado, dados los avances evidenciados en otros
productos como el mapa de procesos, la caracterización de procesos y los planes operativos. En este
sentido, para dar cumplimiento a los mínimos requeridos por la NTD SIG 001:2011, es necesario que
algunas entidades distritales emprendan acciones adicionales orientadas a dar cumplimiento a dichas
características.
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INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
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3.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Teniendo en cuenta que las entidades y organismos distirtales tienen avances significativos en
relación con el mapa de procesos, la caracterización de procesos, los procedimientos (incluyendo los
procedimientos obligatorios del SIG) y los planes operativos, como se evidencia en el presente
informe, se debe realizar la revisión y actualización del Manual del SIG para incorporar estos
aspectos.
- Una vez realizada dicha actualización, el Manual del SIG debe ser socializado en todos los niveles
de la organización, puesto que es el documento que da cuenta de la forma de implementar el SIG en
cada entidad.
3.5. Lineamientos Asociados
- N. A.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
0,00%
0,00%
0,00%
81,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
4.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición.
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, este producto presenta un avance del 81%, encontrándose en un nivel medio de
implementación con corte a 30 de junio de 2015, teniendo en cuenta que sólo se ha realizado una
medición de este producto.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
90%
92%
3
4
79%
86%
57%
1
2
5
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
CARACTERISTICA
1
2
3
4
5
La Entidad u Organismo distrital cuenta con instrumentos archivísticos para
controlar el ciclo de vida de la producción documental a través de las unidades de
información identificadas.
La Entidad u Organismo distrital cuenta con una metodología (procedimiento,
instructivo, políticas de operación, entre otros) para controlar la separación de
documentos tales como planos, CD, fotografías, videos, entre otros, de su
expediente original, para ubicarlos en otras unidades de conservación o en otras
unidades de información.
La Entidad u Organismo distrital cuenta con una metodología (procedimiento,
instructivo, políticas de operación, entre otros) para garantizar la correcta
organización de la producción documental en las unidades de información
identificadas.
La Entidad u Organismo distrital cuenta con una metodología (procedimiento,
instructivo, políticas de operación, entre otros) para realizar la consulta y/o
préstamo de la documentación en las unidades de información identificadas.
La Entidad u Organismo distrital tiene identificadas sus unidades de información.
(identificar cuantos y cuales archivos y demás unidades posee)
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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PORCENTAJE
DE AVANCE
79%
57%
90%
92%
86%
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4.2. Definición del Producto
Sistema de Gestión de Unidades de Información: Herramienta que tiene como propósito
incorporar, administrar, controlar y brindar acceso a los documentos de la entidad u organismo
distrital.
4.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel medio de
cumplimiento del producto, teniendo dos de sus características con un avance alto (superior al 90%),
dos en nivel medio (79% y 86%) y una en un nivel bajo de implementación (57%).
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general cuentan con
unidades de información en las que se realiza una organización de la producción documental y se
controlan los correspondientes préstamos; sin embargo varias entidades y organismos distritales no
cuentan aún con instrumentos archivísticos para controlar el ciclo de vida de su producción
documental ni las interrelaciones existentes entre cada una de sus unidades de información.
4.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Las entidades y organismos distritales tienen la obligación de contar con herramientas archivísticas
que permitan controlar el ciclo de vida de la gestión documental. La herramienta por excelencia es la
Tabla de Retención Documental, que la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, estableció como obligatoria a través de su
Artículo 24. De esta forma, de acuerdo al Artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, los instrumentos con
los que deben contar las entidades y organismos distritales son los siguientes:









El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
La Tabla de Retención Documental (TRD).
El Programa de Gestión Documental (PGD).
Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
El Inventario Documental.
Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad.
Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
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- Para el cuadro de caracterización documental, se cuenta con el lineamiento “Cuadro de
Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros”, que se puede consultar en el
siguiente
link:
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/direccion-distrital-de-desarrolloinstitucional
- Para establecer la metodología para controlar la separación de documentos y ubicarlos en otras
unidades de conservación o en otras unidades de información, las entidades y organismos distritales,
pueden tener en como referente el Acuerdo 11 de 1996 del Archivo General de la Nación, donde se
establece el procedimiento para salvaguardar documentación de gran importancia para la
investigación histórica, que en algunos casos vienen acompañados de mapas, planos, dibujos e
ilustraciones.
4.5. Lineamientos Asociados
- “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros”
5. ACCIONES PREVENTIVAS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
NA
81,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
5.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 81%, con un nivel medio de implementación. Si bien sólo se ha
realizado un ciclo de medición de este producto, el mismo lleva implementándose en las entidades y
organismos distritales desde 2004, con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y
posteriormente con otros sistemas de gestión.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
2212100-FT-177 Versión 04
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Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5 Porcentaje avance implementación por características
5.2. Definición del Producto
Acciones preventivas: Conjunto de acciones para eliminar las causas de las no conformidades
potenciales dentro del sistema Integrado de Gestión que buscan la sostenibilidad y el mejoramiento
continuo de la gestión institucional.
5.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró una identificación y
seguimiento aceptable de las acciones preventivas, haciendo énfasis en la eliminación de las causas
de las no conformidades potenciales. Sin embargo, aún se presentan debilidades en el requisito
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asociado a la capacitación y/o entrenamiento necesario a los colaboradores con el fin de identificar
las acciones preventivas requeridas.
5.4. Aclaraciones e Indicaciones
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general realizan el
manejo de acciones preventivas que incluye los mínimos requeridos por la NTD SIG 001:2011; sin
embargo se requiere fortalecer esta herramienta de mejoramiento, en especial si se tiene en cuenta
su relación con la gestión del riesgo institucional, y la experiencia y grado de madurez con que ya
cuentan las entidades y organismos distritales en relación con el manejo de la misma.
5.5. Lineamientos Asociados
N. A.
6. PORTAFOLIO DE BIENES Y SERVICIOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
77,00%
82,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
6.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 82%, conservándose en un nivel medio de implementación, en
relación con los demás evaluados. Este producto presenta un aumento en su nivel de avance del 5%
en relación al corte anterior, esto teniendo en cuenta que las entidades han venido aplicando
acciones que les ha permitido eliminar las desviaciones encontradas.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
2212100-FT-177 Versión 04
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
1
0,8
76% 77%
84%
89%
78% 74%
87% 84%
79% 78% 82%
90%
83%
0,6
0,4
0,2
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
CARACTERISTICA
Como resultado del(de los) procedimiento(s) de planificación operativa se
identifican las características asociadas a los bienes y servicios acorde con las
funciones asignadas a la entidad u organismo distrital.
Como resultado del(de los) procedimiento(s) de planificación operativa se
identifican los procesos que intervienen en la estructuración del bien o servicio.
Como resultado del(de los) procedimiento(s) de planificación operativa se
identifican los usuarios y partes interesadas de los bienes y/o servicios.
El portafolio de bienes y servicios describe los bienes y/o servicios ofrecidos.
El portafolio de bienes y servicios describe los procesos asociados a los servicios
que se prestan.
El portafolio de bienes y servicios es socializado y entendido por todos los niveles
de la organización, así como por sus usuarios y partes interesadas.
El portafolio de bienes y servicios incluye el propósito de la Entidad u Organismo
Distrital.
El portafolio de bienes y servicios tiene en cuenta las necesidades y expectativas
de los usuarios y partes interesadas.
La caracterización de los bienes y/o servicios describe, cuando es aplicable, los
siguientes requisitos: de los usuarios y partes interesadas; los legales o
reglamentarios; los establecidos por la organización; los inherentes o de uso.
La Entidad u Organismo Distrital realiza revisiones periódicas del portafolio y de
las caracterizaciones de los productos (bienes y servicios).
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentada la caracterización de sus
bienes y/o servicios.
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentado y adoptado un portafolio de
bienes y servicios.
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentado y adoptado un procedimiento
(o varios) para la planificación operativa.
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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PORCENTAJE
DE AVANCE
76%
77%
84%
89%
78%
74%
87%
84%
79%
78%
82%
90%
83%
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6.2. Definición del Producto
Portafolio de bienes y servicios: Herramienta informativa que permite presentar la oferta e
información relacionada de los productos (bienes y servicios) de la entidad u organismo distrital, que
se identifique como necesaria para la exigibilidad en la prestación de los servicios por parte de los
usuarios y partes interesadas.
6.3. Análisis de Resultados
- De conformidad con los resultados mencionados en la Tabla N° 4, este producto presenta un
avance del 90% en la adopción y documentación del portafolio de bienes y servicios, lo cual obedece
a los diferentes ejercicios que han venido desarrollando las entidades u organismos distritales en
este tema.
- Sin embargo, se deben realizar actividades tendientes a fortalecer aquellos requisitos que están en
un nivel bajo de implementación, tales como: contenido (El propósito, los procesos asociados a los
servicios que se prestan y describe los bienes y/o servicios ofrecidos), socialización y entendimiento
por todos los niveles de la organización, así como por sus usuarios y partes interesadas e
identificación de las características asociadas a los bienes y servicios acorde con las funciones
asignadas a la entidad u organismo distrital.
6.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Frente al procedimiento de planificación operativa es importante mencionar que este requisito
hace parte del numeral 4.2.3 “Planificación Operativa del Sistema Integrado de Gestión” y se
relaciona directamente con los numerales 7.1 y 7.2 de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTCGP 1000:2009, se espera que el procedimiento contenga las actividades que la entidad u
organismo distrital desarrolla para planificar la realización del producto y/o prestación del servicio,
incluidas aquellas que describen la construcción de la caracterización y el portafolio de bienes y/o
servicios. En este sentido, la entidad u organismo distrital puede contar con uno o más
procedimientos para dar respuesta a este requisito, de conformidad con lo requerido por la entidad
para dar cumplimiento a su misionalidad.
- El portafolio de bienes y/o servicios es una herramienta que permite mantener informado al usuario
y/o parte interesada sobre los aspectos relevantes de los bienes y/o servicios que presta la entidad u
organismo distrital, razón por la que es indispensable su constante actualización sobretodo en las
modificaciones que puedan surgir a partir de las características asociadas al producto (bien y/o
servicio) y en el que su cumplimiento nos permite garantizar la calidad del mismo.
6.5. Lineamientos Asociados
- Lineamiento Caracterización y portafolio de bienes y servicios.
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7. ACCIÓN CORRECTIVA
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
NA
82,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
7.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 82%, con un nivel medio de implementación. Si bien sólo se ha
realizado un ciclo de medición de este producto, el mismo lleva implementándose en las entidades y
organismos distritales desde 2004, con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y
posteriormente con otros sistemas de gestión.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
100%
80%
92%
90%
74%
72%
60%
40%
20%
0%
1
2
3
4
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
7.2. Definición del Producto
Acción correctiva: Conjunto de actividades para eliminar las causas de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable dentro del sistema Integrado de Gestión que buscan la
sostenibilidad y el mejoramiento continuo de la gestión institucional.
7.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró una identificación y
seguimiento aceptable de las acciones correctivas, haciendo énfasis en la eliminación de las causas
de las no conformidades detectadas. Sin embargo, aún se presentan debilidades en el requisito
asociado a la capacitación y/o entrenamiento necesario a los colaboradores con el fin de identificar
las acciones correctivas requeridas y su respectivo seguimiento.
7.4. Aclaraciones e Indicaciones
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general realizan el
manejo de acciones correctivas que incluye los mínimos requeridos por la NTD SIG 001:2011; sin
embargo se requiere fortalecer esta herramienta de mejoramiento, en especial si se tiene en cuenta
su relación con la gestión del riesgo institucional, y la experiencia y grado de madurez con que ya
cuentan las entidades y organismos distritales en relación con el manejo de la misma.
7.5. Lineamientos Asociados
N. A.
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8. ACCIONES DE MEJORA
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
NA
NA
NA
82,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
8.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 82%, con un nivel medio de implementación. Si bien sólo se ha
realizado un ciclo de medición de este producto, el mismo lleva implementándose en las entidades y
organismos distritales desde 2004, con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y
posteriormente con otros sistemas de gestión.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
74%
77%
86%
85%
90%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
8.2. Definición del Producto
Acción de Mejora: Cualquier acción que suponga una mejora en la eficacia y/o eficiencia de
cualquier actividad para el Sistema Integrado de Gestión Distrital, aportando al mejoramiento
continuo.
8.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró una identificación y
seguimiento aceptable de las acciones de mejora, haciendo énfasis en la eficacia y/o eficiencia del
SIG. Sin embargo, aún se presentan debilidades en el requisito asociado a la capacitación y/o
entrenamiento necesarios a los colaboradores con el fin de identificar los planes de mejoramiento
individual, por proceso e institucional requeridos.
8.4. Aclaraciones e Indicaciones
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general realizan el
manejo de acciones de mejora que incluye los mínimos requeridos por la NTD SIG 001:2011; sin
embargo se requiere fortalecer esta herramienta de mejoramiento, en especial si se tiene en cuenta
su relación con la gestión del riesgo institucional, y la experiencia y grado de madurez con que ya
cuentan las entidades y organismos distritales en relación con el manejo de la misma.
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8.5. Lineamientos Asociados
N. A.
9. PROCEDIMIENTO DE REPORTE Y CONTROL DE NO CONFORMIDADES
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
N/A
N/A
73%
83%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
9.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel de implementación del 83%, presentando un
aumento es su nivel de avance del 8,47% con respecto al ciclo de medición anterior, lo cual indica
que las entidades y organismos distritales han venido desarrollando acciones efectivas para mejorar
el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
100%
85%
93%
75%
80%
80%
60%
40%
20%
0%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla
No. 5.
Porcentaje avance implementación por características
9.2. Definición del Producto
Procedimiento de Reporte y control de no conformidades: Se establecen las medidas necesarias
para prevenir el uso no intencionado de productos, bienes y/o servicios que no cumplan con los
requisitos de los usuarios, los legales, los establecidos por la misma organización y los inherentes al
bien y/o servicio.
9.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en:
- La documentación y adopción de un procedimiento para la identificación, reporte y tratamiento de no
conformes del SIG.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- Falta socialización del (los) procedimiento(s) asociados a este producto con el fin de que sea
entendido y aplicado por quien corresponda.
- Asimismo, se puede notar que en algunos casos no se están teniendo en cuenta las fichas de
caracterización de los bienes y/o servicios, a partir de las cuales se establece la calidad de los
productos entregados a través de los procesos misionales de las entidades y organismos distritales.
- También se puede observar que en algunos casos no se están generando acciones dentro de los
planes de mejoramiento, derivadas de los análisis de los bienes y/o servicios realizados para
determinar su conformidad.
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9.4. Aclaración e Indicación
- Los productos (bienes y/o servicios) entregados a los usuarios y partes interesadas deben ser
verificados en el momento oportuno, con el fin de garantizar que se están cumpliendo todos los
estándares de calidad establecidos por la organización.
- Para determinar la conformidad de los productos se deben tener claramente definidas las
características asociadas a los mismos. Para este fin, la Comisión Intersectorial del SIG, a través de
la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional emitió el lineamiento numero seis (6) denominado
“Caracterización y portafolio de bienes y servicios” como parte de la planificación operativa del
Sistema Integrado de Gestión.
- Los productos que se consideren no conformes deben ser tratados por la organización y las causas
asociadas a la no conformidad deben ser trabajadas en los planes de mejoramiento de las entidades
y organismos distritales, con el fin de que no se vuelvan a presentar.
- La implementación de la Norma Técnica de referencia, la NTCGP 1000:2009 indica que “Se debe
establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y
autoridades relacionadas para tratar el producto y/o servicio no conforme”.
- Los procedimientos asociados al análisis y tratamiento de los No Conformes se vienen
desarrollando desde el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, implementado en todas las entidades y
organismos distritales, de acuerdo a lo establecido en la NTCGP 1000:2009, razón por la cual dichos
procedimientos deberían tener un nivel de maduración alto en todas las entidades y organismos
distritales.
9.5. Lineamientos Asociados
- Guía de la Planificación Operativa de la Calidad
- Lineamiento seis (6) Caracterización y portafolio de bienes y servicios
10. PLAN DE COMUNICACIONES
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
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Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
73,00%
72,88%
74,00%
83,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
10.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 83%, conservándose en un nivel medio de implementación, en
relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, éste producto presenta un
aumento en su nivel de avance del 9% en relación al corte anterior; esto teniendo en cuenta que es
un producto que ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades han venido aplicando acciones
que les han permitido eliminar las desviaciones encontradas, mostrando de esta manera la
efectividad del plan de mejoramiento establecido para este fin.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
1
0,9
87% 84%
82%
91%
82%
86% 87% 87%
84%
73%
0,8
0,7
91% 88%
58%
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
2212100-FT-177 Versión 04
90%
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Tabla
No.
5.
Porcentaje avance implementación por características
10.2. Definición del Producto
Plan de comunicaciones: Herramienta de gestión que permite operacionalizar la comunicación
organizacional, dado que establece la información que se requiere comunicar así como los medios y
acciones comunicativas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales, en un periodo de
tiempo determinado.
10.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que aquellos que
presentan un mayor avance son:
- La documentación y adopción del plan de comunicaciones, el cual además ya contiene los mínimos
requeridos como: Las temáticas de la información que debe ser comunicadas y la frecuencia en la
que esta debe ser comunicada, la información previamente establecida y la descripción de la
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población objetivo, el (la) o los (as) responsables de las instancias de comunicación y las personas
que deben comunicar, los medios de comunicación a nivel interno y externo, entre otros.
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que aquellos que
presentan un menor avance son:
- La Socialización del Plan de Comunicaciones.
- El Seguimiento a la implementación del Plan de Comunicaciones.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general ya cuentan con
un Plan de Comunicaciones que incluye los mínimos requeridos por la NTD SIG 001:2011, sin
embargo se requiere emprender acciones adicionales orientadas a fortalecer la socialización y el
seguimiento del plan de comunicaciones.
Adicional a esto se identifica que existen diferencias entre la verificación realizada por el Jefe de
Control Interno en su rol evaluador y la autoevaluación realizada por el responsable de la alta
dirección como coordinador de la implementación del Sistema Integrado de Gestión frente a cada uno
de estos aspectos, a continuación se realizan las aclaraciones respectivas a tener en cuenta en el
momento de la auditoria.
10.4. Aclaraciones e Indicaciones
- De conformidad con lo requerido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano MECI 2014 frente al elemento Información y Comunicación Interna el producto
mínimo exigido es “política de comunicaciones” y se refiere a “La entidad debe establecer un mecanismo
de comunicación con los usuarios internos y externos. Dicha política, proceso o procedimiento debe contener
entre otros, los siguientes elementos: matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de
comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria, etc”
En este sentido la Política de Comunicaciones se articula con el Sistema Integrado de Gestión a
través de los productos “plan de comunicaciones” y “procedimientos de comunicación interna y
externa” de conformidad con la Matriz de Enfoque Implementación y Resultados del SIG en la que se
definen los 45 productos y las características para la implementación del SIG en el Distrito; sumado
a esto se emite el lineamiento “Manual de Comunicaciones” el cual adicional a describir la manera
como se desarrollan estos dos productos, se establecen una serie de directrices orientadas al
desarrollo y fortalecimiento del proceso de comunicaciones en las entidades y organismos distritales.
- Frente al Plan de Comunicaciones es importante resaltar que tal y como se menciona en el
Lineamiento Manual de Comunicaciones existen diferentes tipos de responsables que involucra tanto
las personas que desarrollan las actividades del plan de comunicaciones como aquellos que entregan
la información y aprueban su publicación a nivel interno y/o externo cuando corresponda (Directivos,
Comités, equipo de trabajo entre otros).
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- El requisito N° 11 de acuerdo con la Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por
características, hace referencia a que la entidad u organismo distrital contemple la información que
debe ser comunicada, las estrategias y los medios para asegurar la comunicación entre los diferentes
niveles, los cuales pueden estar planteados en el plan de comunicaciones o en cualquier otro
documento que la entidad haya determinado para este fin (procedimientos, informes, resultados de
encuestas, plan de acción, entre otros); pero es importante mencionar que se debe evidenciar que
estos medios hayan sido efectivos es decir que hayan logrado transmitir la información y haya sido
entendida por el personal de todos los niveles de la Entidad u Organismo Distrital.
10.5. Lineamientos Asociados
- Lineamiento Manual de comunicaciones
- Manual de Lengua de señas para servidores
- Guía de enfoque diferencial
- Guía de lenguaje claro para servidores públicos de Colombia
- Lineamientos Distritales para la Aplicación de Enfoque Diferencial, aprobado por la Comisión
Intersectorial de la Participación en el Distrito Capital.
11. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
73,80%
77,46%
80,44%
84,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
11.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, este producto presenta un avance del 84%, estando en un nivel medio de implementación
2212100-FT-177 Versión 04
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en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Este producto presenta una
tendencia creciente en el grado de implementación, pero aún no se ha logrado un nivel alto en su
implementación; esto teniendo en cuenta que es un producto que ya lleva cuatro (4) mediciones y que
las entidades han venido aplicando acciones que les han permitido eliminar las desviaciones
encontradas.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
100%
80%
60%
40%
20%
0%
88%
1
89%
2
85%
3
72%
4
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
CARACTERISTICA
1
2
3
4
El programa de inducción y reinducción es tanto formativo como informativo.
El programa de inducción y reinducción tiene en cuenta la normatividad vigente
(artículo 7 del Decreto-Ley 1567 de 1998).
La Entidad u Organismo Distrital suministra los procedimientos documentados a
los servidores como insumo para su inducción y reinducción.
La Entidad u Organismo Distrital valora los beneficios obtenidos de los eventos de
inducción y reinducción contemplados en el programa.
PORCENTAJE
DE AVANCE
88%
89%
85%
72%
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
11.2. Definición del Producto
Programa de Inducción y Reinducción: El Artículo 7 del Decreto 1567 de 1998 aclara lo siguiente:
“A. Programa de Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura
organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación.”
2212100-FT-177 Versión 04
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“B. Programas de Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura
organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se
refieren sus objetivos, que más adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a
todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan
dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas
sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.”
11.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel medio de
cumplimiento del producto, presentando en tres de sus características un avance entre el 85% y 89%,
las cuales se relacionan con la formalidad del programa, lo cual evidencia el esfuerzo realizado por
las entidades y organismos distritales, para garantizar la implementación de este producto.
No obstante lo anterior, con base en la misma evaluación, se encontró que el requisito que presenta
un menor avance (72%) es la valoración de los beneficios obtenidos de los eventos de inducción y
reinducción contemplados en el programa.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general ya cuentan con
un Programa de Inducción y Reinducción que incluye los mínimos requeridos por la normatividad
vigente y la NTD SIG 001:2011 y se ejecuta lo establecido en dicho programa; sin embargo, no se
identifica el impacto generado a partir de su desarrollo, por lo que es necesario que algunas
entidades distritales emprendan acciones adicionales orientadas a dar cumplimiento a los mínimos de
implementación de este producto.
11.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Para realizar la valoración de los beneficios obtenidos de los eventos de inducción y reinducción, las
entidades y organismos distritales deben tener como referente los objetivos tanto de la inducción
como de la reinducción y así establecer la forma de medición de los beneficios asociados a su
desarrollo. De conformidad con los literales A y B del Artículo 7 del Decreto 1567 de 1998, los
objetivos de cada uno de estos elementos del programa son los siguientes:
- Programa de Inducción.
1. Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su
formación ética.
2. Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.
3. Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus
responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.
4. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción,
así como sobre la inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.
5. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad”.
2212100-FT-177 Versión 04
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- Programas de Reinducción
1. Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones.
2. Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los
cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.
3. Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y
afianzar su formación ética.
4. Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.
5. A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las
decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, así como informarlos de las
modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.
6. Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de
recursos humanos.”
- Adicionalmente, se resalta la diferenciación existente entre los objetivos del programa de inducción
en relación con el programa de reinducción y la periodicidad de cada uno de ellos en aras de cumplir
con los objetivos planteados.
11.5. Lineamientos Asociados
N. A.
12. CONTROLES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Cor te a 31 de
Dicie m br e de 2013
N/A
Corte a 30 de Junio de
2014
81%
Cor te a 31 de
Diciem bre de 2014
Cor te a 30 de Junio de
2015
78%
85%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
12.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto presenta un avance del 85%, manteniéndose en un nivel medio de
implementación, en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, presentando
un aumento en su nivel de avance del 6,43% con respecto al ciclo de medición anterior; esto teniendo
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en cuenta que es un producto que ya lleva tres (3) mediciones y que las entidades y organismos
distritales han venido desarrollando acciones efectivas que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas con el fin de mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
1
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
85%
92%
87%
87%
87%
84%
80%
83%
82%
88%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
2212100-FT-177 Versión 04
74%
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
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12.2. Definición del Producto
Controles para la prestación del servicio: Permiten asegurar la prestación del servicio bajo
condiciones definidas y controladas.
12.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta un avance significativo en las siguientes temáticas:
- La definición de el (los) canal (es) a utilizar para la realización del bien o prestación del servicio
(presenciales, virtuales y telefónicos).
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- Capacitación permanente al personal que presta el servicio en el momento de verdad.
- Controles operacionales.
- Diseño y desarrollo del bien y/o servicio:
 La documentación e implementación de mecanismos para verificar el cumplimiento de las
condiciones de prestación del servicio mientras éste tiene lugar.
 El cumplimiento de los atributos del servicio al ciudadano establecidos en el Distrito
(confiabilidad, amabilidad, dignidad, efectividad, oportunidad, y formador de ciudadanos y
ciudadanas).
 La documentación e implementación de mecanismos para determinar el grado de eficacia y el
grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios en el momento de la
prestación del servicio (momento de verdad).
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales
cuentan con controles para la prestación del servicio; sin embargo, en algunos casos este producto
presenta debilidades en la implementación de algunos de los requisitos exigidos desde la NTD-SIG
001:2011.
12.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Los “momentos de verdad”, hacen referencia al espacio de tiempo en el cual el usuario o parte
interesada entra en contacto con cualquier aspecto de la organización y percibe la calidad del bien o
servicio.
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- Los controles para la prestación del bien y/o servicio permiten asegurar la entrega de productos bajo
condiciones controladas. Generalmente los controles operacionales deben estar reflejados en los
procedimientos que se relacionan directamente con la prestación del bien o servicio, con el objetivo
de asegurar el cumplimiento de sus características.
- A través del lineamiento denominado “Caracterización y portafolio de bienes y servicios” se
establece una metodología para definir las características correspondientes a cada producto (bien y/o
servicio)
- El diseño y desarrollo es un “Conjunto de procesos que transforma los requisitos en características
especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema”.
- Las entidades y organismos distritales vienen trabajando el tema de Diseño y Desarrollo, según el
numeral 7.3 de la NTCGP 1000:2009, como parte del Sistema de Gestión de Calidad. En este
sentido, es decisión de las entidades y organismos distritales definir si se excluye o no el diseño y
desarrollo, para lo cual se puede tener en cuenta lo establecido en la “Guía de exclusiones del
distrito” emitida por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional desde el año 2007.
- Los servidores públicos deben contar con una cualificación y calificación técnica para poder atender
adecuadamente los momentos de verdad con los usuarios y partes interesadas. En este sentido, el
distrito emitió una herramienta denominada “Manual de servicio al ciudadano” que estandariza de
manera uniforme los aspectos del servicio a los ciudadanos y ciudadanas cuando estos se acercan a
la administración Distrital para obtener información, realizar un trámite, solicitar un servicio y/o
formular una queja o reclamo, entre otros. Asimismo, es importante recordar que las estrategias para
fortalecer al servidor público frente a esta temática deben ser incluidas en los planes de capacitación.
12.5. Lineamiento Asociados:
- Lineamiento “Caracterización y portafolio de bienes y servicios”
- “Guía de la planificación operativa de la calidad”
- “Guía de exclusiones del distrito”
- “Manual de servicio al ciudadano”
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
13. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
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Comportamiento del producto por corte de medición
Cor te a 31 de
Dicie m br e de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Cor te a 31 de
Diciem bre de 2014
Cor te a 30 de Junio de
2015
N/A
N/A
N/A
85%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
13.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la tabla de “Comportamiento del producto por corte de medición”,
éste producto se encuentra en un nivel de implementación del 85%, siendo esta la primera medición
realizada en el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla
No.
5.
Porcentaje avance implementación por características
13.2. Definición del Producto
Política de administración del riesgo: Refleja el compromiso de la entidad u organismo distrital
frente al tratamiento de los elementos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos
organizacionales en todos los niveles.
De acuerdo al MECI 2014, las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos
basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los
lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción
necesarias a todos los servidores de la entidad.
13.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en:
- Establecimiento y documentación de metodologías para desarrollar el proceso de administración del
riesgo.
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- El establecimiento y adopción de la política de administración del riesgo en cada una de las
entidades y organismos distritales.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- Metodología establecida y documentada para desarrollar el proceso de administración del riesgo:
En algunos casos la metodología establecida no contiene los elementos mínimos para el despliegue
de la política de administración del riesgo, los cuales hacen referencia a los objetivos que se espera
cumplir, los riesgos que se van a controlar, los mecanismos de medición de la efectividad de la
política, acciones y recursos necesarios para la implementación de la política, ni los riesgos que se
van a controlar por parte de la entidad u organismo distrital.
13.4. Aclaración e Indicación
- La política debe desplegarse en toda la organización a través de una metodología que permita
desarrollar las diferentes etapas del proceso de administración del riesgo, la cual debe cumplir con los
requisitos mínimos establecidos para este producto en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
- La política de administración del riesgo es uno de los requisitos establecidos en el Modelo Estándar
de Control Interno – MECI, el cual se viene desarrollando en el orden nacional y territorial desde el
año 2005, razón por la cual éste producto del SIG debería estar claramente definido en todas las
entidades y organismos distritales
- La Comisión Intersectorial del SIG a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, emitió
el Lineamiento doce (12) denominado “Gestión del Riesgo” que entrega los elementos clave para la
construcción y despliegue de la política de administración del riesgo.
13.5. Lineamientos Asociados
- Guía de Administración del riesgo - guía conceptual y metodológica
- Guía de Administración del riesgo del DAFP
- Lineamiento 12 Gestión del riesgo - DDDI
14. CONTROL DE DOCUMENTOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
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Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Diciembre de 2013
de 2014
Diciembre de 2014
de 2015
N/A
78%
80%
85%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
14.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto presenta un avance del 85%, manteniéndose en un nivel medio de
implementación, en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, presentando
un aumento en su nivel de avance del 4,89% con respecto al ciclo de medición anterior; esto teniendo
en cuenta que es un producto que ya lleva tres (3) mediciones y que las entidades y organismos
distritales han venido desarrollando acciones efectivas que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas con el fin de mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
1
90%
95%
92%
0,9
76%
0,8 71%
0,7
0,6
97%
97%
96%
96%
95%
95% 94% 97%
95%
92% 93%
92%
92% 93%
90%
87% 88%
82%
80% 81%
78%
64%
58%
52% 51%
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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14.2. Definición del Producto
Control de documentos: Permite asegurar la identificación, aprobación, emisión y disposición de
todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo a la estructura documental
definida por la entidad u organismo y garantizar su trazabilidad.
14.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta un avance significativo en las siguientes temáticas:
- El procedimiento de control de documentos establece:
- Los controles necesarios para: aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
emisión; para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
para asegurar la identificación de los cambios y el estado de versión vigente de los documentos; para
asegurar que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso y para asegurar que los documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables.
- Que en la documentación de un procedimiento se incluyan: los responsables por actividad; los
documentos y registros asociados con las actividades requeridos para su desarrollo y las
instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las actividades.
- La documentación y adopción de un procedimiento para el control de los documentos.
- La participación de los funcionarios y las partes interesadas en el diseño de los procedimientos
correspondientes a la operación de la entidad u organismo distrital.
- La identificación de la estructura documental para el desarrollo de su Gestión.
- La adecuación de los medios electrónicos internos para la publicación de los procedimientos y
documentos asociados.
- La construcción de un listado maestro de documentos, con la relación de todos los documentos
asociados al Sistema Integrado de Gestión y su actualización.
- La definición y documentación de los procedimientos necesarios para la operación de la entidad u
organismo distrital, y su cumplimiento con las disposiciones establecidas en el procedimiento de
control de documentos.
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- La definición de los procedimientos necesarios que describen las condiciones de operación de los
procesos relacionados con la prestación de los bienes y/o servicios, de acuerdo con lo establecido en
la planificación operativa.
- La verificación de la consistencia entre las características especificadas en las entradas del
procedimiento y sus resultados (para la implementación del mismo).
- La revisión previa de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de un
procedimiento para su implementación.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- El procedimiento de control de documentos contempla que en la documentación de un
procedimiento se incluyan:




Los controles asociados a los riesgos de los subsistemas que componen el SIG.
Los tiempos de cada una de las actividades descritas en el procedimiento.
La información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios así
como las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el
SIGA.
Los controles necesarios para asegurar que los documentos de origen externo que la entidad
determina como necesarios para la planificación y la operación del Sistema Integrado Gestión,
se identifican y se controla su distribución, para prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
- La verificación mediante examen y validación del cumplimiento de los requisitos particulares para el
uso previsto o requerido por el usuario para la implementación de un procedimiento.
- La capacitación a los servidores públicos, en metodologías y técnicas para el diseño de
procedimientos así como a los colaboradores que tienen incidencia directa en su operación.
- La adopción de la cultura del cero papel a través de la habilitación de la consulta de documentos en
medios magnéticos con el fin de guardar coherencia con los subsistemas de Gestión Ambiental,
Seguridad de la información y Gestión Documental y Archivo del Sistema Integrado de Gestión.
- La socialización y entendimiento del procedimiento de control de documentos por todos los niveles
de la organización una vez se cree, modifique o elimine.
El análisis de estos aspectos en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales cuentan
con el procedimiento de control de documentos dando respuesta a los requisitos mínimos del Sistema
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de Gestión de Calidad, sin embargo se evidencia la falta de articulación en algunos casos, con los
requisitos exigidos desde la NTD-SIG 001:2011, en lo relacionado con la inclusión de controles
asociados a los riesgos de los subsistemas que componen el SIG, la información relativa a las
necesidades y expectativas de los usuarios, las disposiciones de almacenamiento y archivo de
conformidad con lo dispuesto en el SIGA, los tiempos de cada una de las actividades descritas en los
procedimientos de la organización y la verificación mediante examen y validación del cumplimiento de
los requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario para la implementación de
un procedimiento.
14.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El procedimiento de “Control de Documentos” establece los parámetros generales para la
elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación,
actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos
obsoletos con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición final.
- El “Listado Maestro de documentos” relaciona toda la documentación existente en el Sistema
Integrado de Gestión de la entidad u organismo distrital, utilizando una codificación y estructura
específica para su identificación; en éste, se registran y controlan los documentos y se debe
actualizar cada vez que se genera un nuevo documento, se modifica o se elimina.
- En la “Estructura Documental”, cada entidad u organismo distrital determina la extensión de la
documentación requerida y los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el
tamaño de la organización, la complejidad e interacción de los procesos, los requisitos de los clientes,
los requisitos reglamentarios que sean aplicables y el grado en que sea necesario evidenciar el
cumplimiento de los requisitos de su Sistema Integrado de Gestión.
- Si bien el procedimiento de “Control de Documentos” se encuentra establecido desde la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009-, la Norma Técnica Distrital del Sistema
Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011, establece contemplar que en la documentación de un
procedimiento se incluyan los controles asociados a los riesgos de los subsistemas que conforman el
SIG, la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios y las
disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Sistema de
Gestión Documental y Archivo (SIGA) cuando aplique.
- De acuerdo con lo anterior, es necesario establecer que aunque el procedimiento de control de
documentos, contenga estos requerimientos, se debe verificar que los procedimientos hayan incluido
los aspectos determinados en el procedimiento control de documentos cuando a esto haya lugar.
- Tiempos en las actividades de los procedimientos: La definición y análisis de tiempos de la duración
de las actividades del procedimiento, son un mecanismo que permite establecer una línea base que
tiene como propósito servir como referente para su mejora continua.
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- El Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, cuenta con el programa “Fortalecimiento de la función
administrativa y desarrollo Institucional” que incluye como una de sus metas “Formalizar el empleo
público requerido para el cumplimiento de la gestión en el ciento por ciento de la entidades distritales,
adecuando la estructura organizacional a los nuevos retos institucionales y a las metas de desarrollo
del distrito”. En este sentido las entidades y organismos distritales han venido desarrollado ejercicios
de cargas de trabajo, en el que se han tenido que definir los tiempos para las actividades que
desarrolla la entidad y organismos distritales. La información resultante de estos ejercicios puede
utilizarse como base de manera total o parcial para cumplir con el requerimiento de la Norma Técnica
Distrital NTD SIG 001:2011.
- En este sentido se concluye que es responsabilidad de cada entidad y organismo distrital llevar a
cabo los ejercicios para la definición de los tiempos de las actividades de los procedimientos,
teniendo en cuenta las herramientas ya existentes y la aclaración relacionada, esto con el fin de
cumplir con el 100% de los requisitos de la NTD SIG 001:2011.
14.5. Lineamiento Asociados
- “Guía Distrital de Procesos y Procedimientos”
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
- Guía de modernización de Entidades Públicas del Departamento Administrativo de Función Pública
(DAFP)
15. CONTROL DE REGISTROS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Diciembre de 2013
de 2014
Diciembre de 2014
de 2015
N/A
N/A
81%
85%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
15.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto presenta un avance del 85%, manteniéndose en un nivel medio de
implementación, en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, presentando
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un aumento en su nivel de avance del 4,23% con respecto al ciclo de medición anterior; esto teniendo
en cuenta que es un producto que ya lleva dos (2) mediciones y que las entidades y organismos
distritales han venido desarrollando acciones efectivas que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas con el fin de mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
1
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
85%
88%
87%
89%
90%
93%
87%
75%
92%
82%
71%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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15.2. Definición del Producto
Control de registros: Permite asegurar la identificación, almacenamiento, conservación y disposición
de todos los registros que evidencian la gestión desarrollada.
15.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta un avance significativo en las siguientes temáticas:
- La documentación y adopción de uno o más procedimientos para el control de los registros y la
definición (dentro del (los) procedimiento(s)) de los controles necesarios para que los registros sean
legibles, fácilmente identificables y recuperables.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- La documentación, adopción y actualización del cuadro de caracterización documental (listado
maestro de registros).
- El procedimiento establecido para el control de registros:


Es socializado y entendido por todos los niveles de la organización.
Define los controles necesarios para recuperar, disponer, proteger, almacenar, establecer y
cumplir con el tiempo de retención de los registros.
El análisis de estos aspectos en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales cuentan
con el procedimiento para el control de los registros dando respuesta a los requisitos mínimos del
Sistema de Gestión de la Calidad; sin embargo se evidencia la falta de articulación en algunos casos,
con los requisitos exigidos desde la NTD-SIG 001:2011, en lo relacionado con la documentación,
adopción y actualización del cuadro de caracterización documental (listado maestro de registros),
socialización y entendimiento del procedimiento para el control de registros de todos los niveles de la
organización y la definición de controles necesarios para los registros.
15.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El procedimiento de “Control de Registros” establece los parámetros generales para definir los
controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el
tiempo de retención y la disposición de los registros.
- El “Cuadro de Caracterización Documental (Listado Maestro de Registros)” es el instrumento que
identifica las características de la totalidad de la producción documental (registros) de una entidad u
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organismo distrital en virtud del cumplimiento de las funciones, procesos, procedimientos y normativa
aplicables.
- La Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011, establece el
“listado maestro de registros” como el instrumento que permite controlar la producción documental en
la entidad u organismo distrital desde su origen, tomando como base los procesos y procedimientos
definidos en el Sistema Integrado de Gestión, facilitando su posterior almacenamiento, protección,
recuperación y disposición final.
- Por otro lado, el “Cuadro de Caracterización Documental” permite identificar las características de
los diferentes documentos de archivo como insumo para la elaboración o actualización de la Tabla de
Retención Documental.
- Desde el punto de vista del Subsistema de Gestión de Calidad los registros son documentos que
proporcionan evidencia de las actividades realizadas o los resultados obtenidos por una entidad u
organismo distrital y que en el marco del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos el
documento de archivo es el registro de la información producida o recibida por una entidad u
organismo distrital en razón de sus actividades o funciones, es necesario tener en cuenta que para el
manejo de la documentación del SIG los registros son documentos de archivo.
- Estos instrumentos, listado maestro de registros y cuadro de caracterización documental, permiten
controlar la producción documental en la entidad desde su origen, facilitando la formulación de
agrupaciones documentales denominadas series y subseries.
Con base en lo anterior, se establece que dichos instrumentos son equivalentes y por consiguiente el
cuadro de caracterización documental hará las veces de listado maestro de registros.
- Si bien el procedimiento para el “Control de Registros” se encuentra establecido desde la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009-, se siguen presentando
incumplimientos frente a la socialización del procedimiento para el control de los registros y
entendimiento por todos los niveles de la organización y la definición de controles necesarios para
recuperar, disponer, proteger, almacenar y establecer y cumplir con el tiempo de retención de los
registros.
De acuerdo con lo anterior, es necesario establecer que aunque el procedimiento de control de los
registros, contenga estos requerimientos, se debe verificar que los procedimientos hayan incluido los
aspectos determinados en el procedimiento control de registros cuando a esto haya lugar.
15.5. Lineamientos Asociados
- Lineamiento “Cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros”
- “Guía Distrital de Procesos y Procedimientos”.
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
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16. OBJETIVOS DEL SIG
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
66%
Corte a 30 de Junio de
2014
67%
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
78%
86%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
16.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel de implementación del 86%, presentando un
aumento es su nivel de avance del 8% con respecto al ciclo de medición anterior, lo cual indica que
las entidades y organismos distritales han venido desarrollando acciones efectivas para mejorar el
cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
16.2. Definición del Producto
Objetivos del SIG: Establecen los resultados que una entidad u organismo distrital espera alcanzar
en un plazo determinado frente al Sistema Integrado de Gestión.
16.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en su documentación, alineación con la política de la entidad u
organismo distrital, presupuesto y adopción de la política de administración del riesgo en cada una de
las entidades y organismos distritales.
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Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- En la aplicación de ejercicios de coherencia institucional.
- En la articulación de los objetivos con: Plataforma estratégica, acuerdos de gestión, subsistemas
del SIG.
- En algunos casos los objetivos del SIG no responden a las características MERA (Medibles, Específicos, Realizables y Acotados en el tiempo).
- En algunos casos los objetivos no cuentan con un plan gerencial que los despliegue y materialice en
la organización.
- En algunos casos los objetivos no tienen en cuenta las necesidades y expectativas de los usuarios,
ni los problemas presentados en la prestación del servicio.
- En algunos casos los objetivos no son revisados periódicamente ni se comunican los resultados.
16.4. Aclaración e Indicación
- La coherencia institucional según la NTD SIG 001-2011, se concibe como la alineación de todos los
componentes estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una
administración armónica. En este sentido, Cualquier ejercicio de planeación estratégica en donde se
analicen los componentes (Misión, Visión, Política del SIG, Objetivos, entre otros) de la entidad u
organismo distrital y se revise su coherencia son válidos para atender este requisito. Sin embargo,
existe una guía que propone una forma de realizar ejercicios de coherencia entre los componentes de
la plataforma estratégica y otros componentes externos denominada “Ejerciendo la coherencia
institucional”.
- Los objetivos del SIG son un mecanismo por medio del cual se establece el rumbo para alcanzar
las directrices planteadas en la Política del SIG y las características de estos deben ser medibles,
específicos, realizables y acotados en el tiempo.
- El plan gerencial es el mecanismo por medio del cual se establece la forma en que se van a
materializar la política del SIG a través de sus objetivos, los cuales responden a las directrices
asociadas a cada uno de los subsistemas.
- Con relación a la comunicación y socialización de los objetivos y los resultados de medición, se
aclara que siendo este producto un componente de la plataforma estratégica de la entidad, el nivel de
cobertura de socialización debe ser al 100% de los servidores(as) de la entidad lo cual involucra
todos los niveles de la misma.
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- Los problemas presentados en el momento de entregar los bienes y servicios a los usuarios y partes
interesadas deben ser identificados, para lo cual existen diferentes herramientas como encuestas de
percepción, grupos focales, el SDQS, entre otros. Además, dichos problemas identificados deben
tenerse en cuenta en los objetivos del SIG, con el propósito de que sean resueltos por las entidades y
organismo distritales y de esta manera se cumplan las necesidades y se satisfagan las expectativas
de los usuarios y las partes interesadas.
- Es importante mencionar que para la construcción de este producto, la Comisión intersectorial como
máxima instancia de coordinación del Sistema Integrado de Gestión, emitió desde el año 2013 un
lineamiento con elementos metodológicos que indican la relación de los objetivos del SIG y su
correspondencia con las directrices asociadas a los subsistemas y así mismo describe el despliegue
que se debe realizar a través de planes gerenciales. Este lineamiento fue construido a través de
mesas técnicas desarrolladas por las entidades que hacen parte de la Comisión Intersectorial,
expertas en cada uno de los subsistemas del SIG.
16.5. Lineamientos Asociados
- Lineamiento “Política y objetivos del SIG”
- Lineamiento “Cierre de ciclos de la Plataforma Estratégica”
- Guía “Ejerciendo la coherencia institucional”
17. MAPA DE RIESGOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
N/A
N/A
N/A
86%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
17.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel de implementación del 86%, siendo esta la
primera medición realizada en el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión.
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A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto.
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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17.2. Definición del Producto
Mapa de riesgos: A través de este producto se desarrollan las diferentes etapas para gestionar los
riesgos y mitigar la probabilidad de ocurrencia, y el impacto de eventos que afecten el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
17.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en enfoque por procesos, documentación y adopción y seguimiento
periódico.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- Socialización del mapa de riesgos en todos los niveles de la organización.
- El tratamiento de los riesgos asociados a todas las tipologías requeridas desde la NTDSIG
001:2011.
- El monitoreo de los riesgos por parte de los lideres de proceso.
17.4. Aclaración e Indicación
- La gestión del riesgo debería formar parte de las temáticas estratégicas a comunicar en todos los
niveles por parte de las entidades y organismos distritales, con el fin de que todos los usuarios
internos, externos y partes interesadas se mantengan informados frente al estado de los riesgos que
los afectan.
- En la gestión del riesgo, la comunicación de doble vía, entre las entidades y organismos distritales y
los usuarios y partes interesadas, es fundamental para saber que está pasando con los riesgos que
se gestionan y para estar preparados frente a posibles riesgos emergentes que puedan presentarse.
- En la etapa de verificación debe hacerse evidente la cultura del autocontrol por parte de quienes
gestionan sus riesgos, con el fin de que se identifiquen de primera mano las desviaciones existentes
frente a lo establecido en los planes de tratamiento.
- La cultura de autocontrol debe materializarse en un ambiente en donde el líder del proceso con el
personal operativo revisen periódicamente que los controles definidos, están documentados, se
aplican y son efectivos. Lo anterior con el fin de que posteriormente la oficina de Control Interno o
quien haga sus veces realice la verificación al control ejercido.
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- Es importante mencionar que para este producto, la Comisión Intersectorial como máxima instancia
de coordinación del Sistema Integrado de Gestión emitió el lineamiento 12 “Gestión del Riesgo” por
medio del cual se establecen lecciones aprendidas provenientes de entidades que tienen un estado
de madurez alto frente a cada una de las etapas del proceso de gestión del riesgo.
17.5. Lineamientos Asociados
- Guía de Administración del riesgo - guía conceptual y metodológica
- Guía de Administración del riesgo del DAFP
- Lineamiento 12 Gestión del riesgo – DDDI
18. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS DEL SIG
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
NA
NA
NA
87,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
18.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la tabla de “Comportamiento del producto por corte de medición” este producto
presenta un avance del 87%, conservándose en un nivel medio de implementación, en relación con
los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Si bien es un producto que se evalúa por
primera vez desde el SIG, las auditorías son herramientas que se desarrollan en el marco de la
implementación de diferentes sistemas de gestión, en especial el Sistema de Control Interno.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
18.2. Definición del Producto
Procedimiento auditorias del SIG: Este producto es el mecanismo mediante el cual se realiza
evaluación y seguimiento a la gestión institucional por medio de ejercicios periódicos a través de las
etapas de Auditoria, para verificar si el SIG se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.
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18.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que las entidades
cuentan con un Programa de Auditoría y un procedimiento debidamente documentados, aprobados y
socializados por las instancias pertinentes. Sin embargo, aún se cuenta con debilidades en relación
con la existencia y capacitación de auditores para la verificación del SIG.
18.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El procedimiento de auditorías es la herramienta a través de la cual se define la metodología para el
desarrollo de auditorías integrales.
- Las auditorías tienen como referente internacional la Guía ISO 19011:2011 para su desarrollo e
implementación.
- De conformidad con la Nota 1 del numeral 6.3 de la NTD-SIG 001:2011, los auditores internos del
SIG corresponden a los auditores internos de calidad y a los de gestión, que en la actualidad han sido
formados por la entidad.
18.5. Lineamientos Asociados
- La DDDI para el proceso de implementación de este producto y como mecanismo de fortalecimiento
de la gestión publica Distrital viene desarrollando el diplomado de auditorias para el Sistema
Integrado de Gestión, el cual estará dirigido a los servidores públicos de las diferentes entidades y
hospitales distritales.
19. PROGRAMA DE BIENESTAR
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
75,97%
83,67%
88,34%
87,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
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19.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, este producto presenta un avance del 87%, estando en un nivel medio de implementación
en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Este producto presenta una
tendencia creciente en el grado de implementación, pero aún no se ha logrado un nivel alto en su
implementación; esto teniendo en cuenta que es un producto que ya lleva cuatro (4) mediciones y que
las entidades han venido aplicando acciones que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas. No obstante lo anterior, dicha tendencia no es tan marcada, pues el producto aún se
encuentra en un nivel medio de implementación y actualmente debería tener un nivel alto de
implementación.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
90%
90%
90%
88%
0,9
0,88
86%
0,86
83%
0,84
0,82
78%
0,8
0,78
0,76
0,74
0,72
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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1
2
3
4
5
6
7
CARACTERISTICA
PORCENTAJE
DE AVANCE
El programa de bienestar de la Entidad u Organismo Distrital se encuentra dirigido
a elevar los niveles de pertenencia, participación y desarrollo integral de los
servidores, así como a mejorar el clima organizacional.
90%
El programa de bienestar de la Entidad u Organismo Distrital se encuentra dirigido
a establecer un ambiente de trabajo que promueva el mejoramiento del
desempeño laboral.
La Entidad u Organismo Distrital establece y adopta un programa de bienestar.
La Entidad u Organismo Distrital promueve, desarrolla y evalúa estrategias para
mantener y mejorar la calidad de vida de los colaboradores.
La Entidad u Organismo Distrital tiene en cuenta la normatividad vigente (Artículo
21 del Decreto-Ley 1567 de 1998), para la construcción del programa de
bienestar .
La Entidad u Organismo Distrital valora los beneficios obtenidos de la adecuación
del ambiente de trabajo.
La Entidad u Organismo Distrital valora los beneficios obtenidos de los eventos de
bienestar.
90%
90%
86%
88%
78%
83%
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
19.2. Definición del Producto
Programas de Bienestar Social e Incentivos: De conformidad con Decreto Nacional 1567 de 1998,
los Programas de Bienestar Social e Incentivos son la expresión del Sistema de Estímulos a los
empleados del Estado (literal e del Artículo 16). En este sentido, su objetivo “es elevar los niveles de
eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del Estado en el desempeño de su
labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales” (Artículo 13 del mismo
Decreto).
19.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel medio de
cumplimiento del producto, teniendo cinco de sus características un avance entre el 86% y el 90%,
las cuales se relacionan con la formalidad del programa y sus elementos básicos, lo cual evidencia el
esfuerzo realizado por las entidades y organismos distritales para garantizar la implementación de
este producto.
No obstante lo anterior, con base en la misma evaluación, se encontró que los requisitos que
presentan un menor avance son los siguientes:
- Valoración de los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar.
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- Valoración de los beneficios obtenidos de la adecuación del ambiente de trabajo.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general, ya cuentan con
un Programa de Bienestar que incluye los mínimos requeridos por la normatividad vigente y la NTD
SIG 001:2011 y se ejecuta lo establecido en dicho programa; sin embargo, no se identifica el impacto
generado a partir de su desarrollo, por lo que es necesario que algunas entidades distritales
emprendan acciones adicionales orientadas a dar cumplimiento a los mínimos de implementación de
este producto.
19.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El Artículo 20 del Decreto Nacional 1567 de 1998 establece que “los programas de bienestar social
deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes
orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del
empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los
niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de
la entidad en la cual labora”. Adicionalmente, el Artículo 74 del Decreto Nacional 1227 de 2005
establece que “los programas de bienestar responderán a estudios técnicos que permitan, a partir de
la identificación de necesidades y expectativas de los empleados, determinar actividades y grupos de
beneficiarios bajo criterios de equidad, eficiencia mayor cubrimiento institucional”.
- Para realizar la valoración de los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar y de la
adecuación del ambiente de trabajo, las entidades y organismos distritales deben tener como
referente los objetivos de este tipo de acciones. De conformidad con el Artículo 21 del Decreto 1567
de 1998, las finalidades de los Programas de Bienestar Social son las siguientes:





Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la
identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la
eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño;
Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al
desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al
servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función
social;
Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la
responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso
institucional y el sentido de pertenencia e identidad;
Contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, a la
construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y
de su grupo familiar;
Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los
organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar,
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y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los
procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.
19.5. Lineamientos Asociados
- N. A.
20. PLANES DE MEJORAMIENTO
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
NA
NA
NA
87,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
20.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 87%, con un nivel medio de implementación. Si bien sólo se ha
realizado un ciclo de medición de este producto, el mismo lleva implementándose en las entidades y
organismos distritales desde 2004, con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y
posteriormente con otros sistemas de gestión.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
0,95
0,9
0,85
0,8
89%
90%
90%
84%
87%
90%
88%
79%
0,75
0,7
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
20.2. Definición del Producto
Planes de mejoramiento: Conjunto de acciones correctivas, preventivas y de mejora establecidas
por las entidades y organismos distritales para dar respuesta a no conformidades reales, potenciales
y oportunidades de mejora detectadas a través de procesos de auditoria, ejercicios de auto control
auto evaluación, revisiones por la dirección, indicadores de gestión entre otros, que buscan la
sostenibilidad y el mejoramiento continuo de la gestión institucional.
20.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró una identificación y
seguimiento aceptable de los planes de mejoramiento, haciendo énfasis en las acciones correctivas,
preventivas y de mejora . Sin embargo, aún se presentan debilidades en el requisito asociado a las
acciones de mejora para aumentar la capacidad del SIG.
20.4. Aclaraciones e Indicaciones
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general realizan el
manejo de los planes de mejoramiento que incluyen los mínimos requeridos por la NTD SIG
001:2011; sin embargo se requiere fortalecer esta herramienta de mejoramiento, en especial si se
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tiene en cuenta la experiencia y grado de madurez con que ya cuentan las entidades y organismos
distritales en relación con el manejo de los mismos.
20.5. Lineamientos Asociados
N. A.
21. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
76%
Corte a 30 de Junio de
2014
77%
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
86%
89%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
21.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel de implementación del 89%, mostrando una
tendencia de cumplimiento positiva, lo cual indica que las entidades y organismos distritales han
venido desarrollando acciones efectivas para mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
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Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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21.2. Definición del Producto
Política del Sistema Integrado de Gestión: Es el compromiso de la alta dirección y en general de
toda la organización frente a la implementación del SIG. El objetivo de contar con una política
integrada es definir las intenciones globales y directrices que una entidad u organismo distrital debe
seguir para la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión en
todos los niveles.
21.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en su construcción, documentación, compromisos y recursos, cuyo
avance se encuentra entre un 98% y 83% de implementación.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- En la implementación de ejercicios de coherencia institucional.
- En la articulación de la política del SIG con la plataforma estratégica y los acuerdos de gestión.
- En algunos casos la política del SIG, no cuenta con un plan gerencial que la despliegue y
materialice en la organización.
- En algunos casos la política del SIG, no tiene en cuenta las necesidades y expectativas de los
usuarios y partes interesadas, ni los problemas presentados en la prestación del servicio.
- En algunos casos la política del SIG, no fue construida de manera participativa.
21.4. Aclaración e Indicación
- La Comisión Intersectorial como máxima instancia de coordinación del Sistema Integrado de
Gestión, emitió desde el año 2013 un lineamiento con elementos metodológicos que indican una
metodología para la construcción de la política y los objetivos del SIG, así como su despliegue a
través de planes gerenciales. Este lineamiento fue construido a través de mesas técnicas
conformadas por las entidades de la comisión intersectorial, expertas en cada uno de los subsistemas
del SIG.
- El lineamiento denominado “Política y Objetivos del SIG”, propone un modelo de plan gerencial para
el despliegue y materialización de la política del SIG, el cual es medible y verificable dando así
respuesta a las exigencias de la NTD SIG 001:2011. Asimismo, el lineamiento denominado “Cierre de
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ciclos de la Plataforma Estratégica” plantea una herramienta basada en una serie de ciclos por medio
de los cuales se puede hacer seguimiento a cada uno de los componentes de la plataforma
estratégica, incluida la política del SIG.
- La coherencia institucional según la NTD SIG 001-2011, se concibe como la alineación de todos los
componentes estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una
administración armónica. En este sentido, Cualquier ejercicio de planeación estratégica en donde se
analicen los componentes (Misión, Visión, Política del SIG, Objetivos, entre otros) de la entidad u
organismo distrital y se revise su coherencia son válidos para atender este requisito. Sin embargo,
existe una guía que propone una forma de realizar ejercicios de coherencia entre los componentes de
la plataforma estratégica y otros componentes externos denominada “Ejerciendo la coherencia
institucional”.
- La política del SIG como componente de la plataforma estratégica de la entidad, debe ser construida
de manera participativa, incluyendo personal de todos los niveles de la organización, con el fin de que
sea apropiada por todos los trabajadores y se desarrolle de una mejor forma a través de cada uno de
sus procesos.
21.5. Lineamientos Asociados
- Lineamiento “Política y objetivos del SIG”
- Lineamiento “Cierre de ciclos de la Plataforma Estratégica”
- Guía “Ejerciendo la coherencia institucional”
- Guía “Planificación estratégica de la calidad en las entidades distritales”.
c) Nivel alto de implementación:
1. PLAN DE CAPACITACIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
72,78%
67,56%
84,94%
90,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
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1.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, este producto presenta un avance del 90%, pasando a un nivel alto de implementación en
relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Este producto presentó un
incremento sustancial en el grado de implementación entre el segundo y tercer corte de medición, y
continúa con esa tendencia para este último período (aumento en su nivel de avance 5% en relación
al corte anterior); esto teniendo en cuenta que es un producto que ya lleva cuatro (4) mediciones y
que las entidades han venido aplicando acciones que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas, mostrando de esta manera la efectividad del plan de mejoramiento establecido para
este fin.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
94%
93%
95%
90%
91%
90%
90%
85%
80%
80%
75%
70%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
1.2. Definición del Producto
Plan Institucional de Capacitación: Es una herramienta cuyo objetivo es desarrollar las
capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados
públicos, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se
posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los
servicios (Artículo 36 de la Ley 909 de 2004).
1.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que cinco (5) de
las seis (6) características establecidas presentan un avance sustancial, superando el 90% de
implementación, lo cual evidencia el esfuerzo realizado por las entidades y organismos distritales
para garantizar la implementación de este producto.
- No obstante lo anterior, con base en la misma evaluación, se encontró que el requisito que presenta
un menor avance (80%) es la definición y documentación de las competencias de las y los servidores
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públicos, teniendo en cuenta aspectos relacionados con los subsistemas del Sistema Integrado de
Gestión.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general ya cuentan con
un Plan Institucional de Capacitación que incluye los mínimos requeridos por la normatividad vigente
y la NTD SIG 001:2011; sin embargo aún es necesario que algunas entidades distritales emprendan
acciones adicionales orientadas a dar cumplimiento a los mínimos de implementación de este
producto.
1.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Existe el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de
Competencias y la Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación –PIC– expedidas
por el Departamento Administrativo de la Función Pública las cuales describen la metodología y los
aspectos a tener en cuenta para la formulación y seguimiento del plan de capacitación de manera
articulada permitiéndole a la Entidad u Organismo Distrital orientar sus esfuerzos a subsanar las
debilidades presentadas frente al tema y por ende mejorar su gestión.
- El Artículo 2 del Decreto Nacional 2539 de 2005 establece que “las competencias laborales se
definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en
los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a
un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores,
actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público”.
- Por su parte, el SIG es una herramienta de gestión sistemática y transparente, compuesta por una
serie de elementos que facilitan la organización, orientación y entendimiento de la dinámica
institucional de una entidad, con el objetivo de consolidar un ambiente propicio para que pueda
prestar bienes y servicios de calidad que maximicen la generación de beneficios en la ciudadanía de
una manera más eficiente, es decir, optimizando los recursos de las entidades y organismos
distritales.
En este sentido, las actividades propias de la gestión de la entidad en aras del cumplimiento de su
misionalidad y por consiguiente las acciones que adelantan los servidores públicos, se encuentran
enmarcadas en las herramientas del SIG (planeación estratégica, planes de acción, proyectos,
indicadores, metas, actividades, funciones, procedimientos), por lo que las competencias de las y los
servidores públicos se articulan al desarrollo de los procedimientos y funciones propias de cada
cargo.
1.5. Lineamientos Asociados
- N. A.
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2. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SIG
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
79%
Corte a 30 de Junio de
2014
81%
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
86%
91%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
2.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel alto de implementación del 91%, mostrando una
tendencia de cumplimiento positiva, lo cual indica que las entidades y organismos distritales han
venido desarrollando acciones efectivas para mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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2.2. Definición del Producto
Responsabilidad y autoridad del SIG: Identificar claramente las instancias y actores que intervienen
en la toma de decisiones y operativización de las etapas de establecimiento, documentación,
implementación, seguimiento, sostenibilidad y mejora continua del SIG.
2.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en:
- La definición del Representante legal de la entidad como la máxima instancia de responsabilidad del
SIG.
- La reglamentación del SIG a través de acto administrativo.
- El compromiso de la alta dirección a través de elementos tales como la aprobación y revisión de la
planeación institucional, la política y los objetivos del SIG; la aprobación y participación en el
desarrollo de los planes de mejoramiento por parte del equipo directivo; la asignación de recursos
para el desarrollo del SIG y la asignación de responsabilidades específicas frente al SIG a integrantes
del equipo directivo.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró, en
algunos casos, que se presenta menor avance en los siguientes aspectos:
- La inclusión en los acuerdos de gestión del compromiso frente a la eficiencia, eficacia y efectividad
del SIG.
- El compromiso con el SIG no se hace evidente a través de revisiones periódicas del mismo.
- Articulación de las funciones de los servidores públicos con la responsabilidad y autoridad de los
equipos establecidos para operativizar el SIG.
- La comunicación en todos los niveles de la organización de los niveles de responsabilidad y
autoridad frente al SIG, así como asegurar su entendimiento y aplicación.
2.4. Aclaración e Indicación
- En relación con los acuerdos de gestión, esta dificultad es recurrente para todos los productos
relacionados con la plataforma estratégica y el compromiso de la Alta Dirección frente al SIG, por lo
que se considera importante aclarar lo siguiente:
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El Artículo 50 de la Ley 909 de 2004 establece en relación con los acuerdos de gestión, lo siguiente:
1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su superior jerárquico,
determinará los objetivos a cumplir.
2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su
superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo
de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores.
(Resaltado fuera de texto)
3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3)
meses después de acabar el ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se
hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos.
4. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará a las distintas autoridades de las
respectivas entidades públicas para garantizar la implantación del sistema. A tal efecto, podrá diseñar
las metodologías e instrumentos que considere oportunos”.
- Asimismo, de conformidad con la “Guía Metodológica para la Elaboración de un Acuerdo de
Gestión” del Departamento Administrativo de la Función Pública, “se entiende por Acuerdo de
Gestión el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el
respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la
visión, misión y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la
definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo.(Resaltado fuera de texto)
- Los principales objetivos que se persiguen mediante la aplicación de los Acuerdos de Gestión son:




Orientar la actuación de las entidades hacia sus prioridades explícitas.
Incentivar mejoras de eficiencia y eficacia.
Promover el aprendizaje organizacional.
Fortalecer y desarrollar la función directiva profesional en la Administración Pública.”
(Resaltado fuera de texto)
- La dificultad asociada al “Compromiso de la Alta Dirección a través de las revisiones periódicas del
SIG” es coherente con los resultados de la evaluación presentada en el producto “Revisión por la
Dirección”. En este sentido, son aplicables las aclaraciones e indicaciones realizadas en esa sección
del documento.
- Por su parte, el SIG es una herramienta de gestión sistemática y transparente, compuesta por una
serie de elementos que facilitan la organización, orientación y entendimiento de la dinámica
institucional de una entidad, con el objetivo de consolidar un ambiente propicio para que pueda
prestar bienes y servicios de calidad que maximicen la generación de beneficios en la ciudadanía de
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una manera más eficiente, es decir, optimizando los recursos de las entidades y organismos
distritales.
- En este sentido, las actividades propias de la gestión de la entidad en aras del cumplimiento de su
misionalidad se encuentran enmarcadas en las herramientas del SIG (planeación estratégica, planes
de acción, proyectos, indicadores, metas, actividades, funciones, procedimientos).
- Por lo anteriormente expuesto, incluir en los Acuerdos de Gestión aspectos asociados al SIG no
implica ir más allá de las responsabilidades propias de la Alta Dirección, ya que el SIG es en si misma
una herramienta inherente a la gestión de las entidades. En este sentido, en los acuerdos de gestión
se debe involucrar el compromiso y la obligación frente a la eficiencia, eficacia y efectividad del SIG.
- Finalmente, el despliegue y entendimiento de los elementos del SIG, incluyendo los niveles de
responsabilidad y autoridad, es un aspecto necesario para que las y los servidores públicos tengan
conocimiento de su rol en la implementación y sostenibilidad del SIG, y se garantice la coherencia de
las actividades que se desarrollen entre los diferentes actores institucionales.
2.5. Lineamientos Asociados
- Niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión.
3. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
82%
76%
90%
91%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
3.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 91%, encontrandose en un nivel alto de implementación, en relación
con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, éste producto presenta un aumento en su
nivel de avance de 1% en relación al corte anterior; esto teniendo en cuenta que es un producto que
ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades han venido aplicando acciones que les ha
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DE GESTIÓN
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permitido eliminar las desviaciones encontradas, mostrando de esta manera la efectividad del plan de
mejoramiento establecido para este fin, sin embargo se deben implementar acciones que permitan el
100% de cumplimiento.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
100%
100%
96%
98%
94%
95%
89%
90%
84%
86%
90%
85%
85%
80%
75%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
3.2. Definición del Producto
Objetivos Estratégicos: Componente de la plataforma estratégica, los cuales deben establecer los
logros que la entidad u organismo distrital desea alcanzar en el corto, mediano y largo plazo,
guardando coherencia con todos los elementos estratégicos internos y externos de la organización
(misión, visión, política del SIG, plan de desarrollo vigente, la normatividad aplicable, entre otros).
3.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel alto de
cumplimiento del producto, teniendo en cinco de sus características un avance entre el 90% y 100%.
Dichas características hacen referencia a que los objetivos estratégicos están documentados y
adoptados, tienen como base los procesos identificados, los procedimientos y las políticas definidas
2212100-FT-177 Versión 04
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por la Entidad u Organismo Distrital, cuentan con un plan de acción que los operativice y garantice su
cumplimiento, son medibles, específicos, realizables y acotados en el tiempo, son comunicados y
entendidos por las y los servidores públicos de todos los niveles de la organización, sus usuarios y
sus partes interesadas.
- Asimismo, se cuenta con cuatro características que tienen un avance medio entre el 84% y el 89%,
las cuales se relacionan a continuación:




Los objetivos estratégicos de la Entidad u Organismo Distrital son revisados periódicamente
de acuerdo con las necesidades presentadas, para garantizar su cumplimiento y coherencia
con los demás elementos de la plataforma estratégica y con el contexto de la organización.
La Entidad u Organismo Distrital establece objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Los acuerdos de Gestión y demás acuerdos suscritos con los servidores públicos de los
diferentes niveles, están articulados a los objetivos estratégicos de la Entidad u Organismo
Distrital.
La Entidad u Organismo Distrital desarrolla ejercicios de coherencia institucional, con el fin de
asegurar la alineación de los objetivos estratégicos con todos los elementos de la plataforma
estratégica y con el contexto de la organización.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales tienen
documentados y adoptados oficialmente unos objetivos estratégicos que cumplen con las
características requeridas por la NTD-SIG 001-2011. Sin embargo, se evidencia que algunas
entidades no desarrollan ejercicios de coherencia institucional, no desarrolla revisión periódica de los
objetivos, no los tienen articulados con los acuerdos de gestión de la entidad y no se tienen
establecidos objetivos a corto, mediano y largo plazo; para lo cual se deben emprender acciones
orientadas a dar cumplimiento al 100% de implementación en este producto.
3.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Los objetivos estratégicos deben ser medibles, específicos, realizables y acotados en el tiempo.
- La coherencia institucional según la NTD SIG 001-2011, se concibe como la alineación de todos los
componentes estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una
administración armónica.
- Teniendo en cuenta la definición de objetivos estratégicos y de coherencia institucional se indica que
la coherencia per se, es una característica de cada componente de la plataforma estratégica. Por lo
tanto, si en la construcción de los objetivos estratégicos se realizaron ejercicios de coherencia
institucional y en la socialización de la plataforma estratégica se muestra su articulación con los
demás componentes, se puede asumir que de esta manera se divulgan los resultados de los
ejercicios de coherencia institucional.
2212100-FT-177 Versión 04
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
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DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
- Con relación al nivel de cobertura de la socialización de los objetivos estratégicos, siendo uno de los
componentes de la plataforma estratégica de la entidad u organismo distrital, debe ser comunicados
al 100% de los(as) servidores(as) públicos, contratistas, usuarios y otras partes interesadas que
tengan que ver con la gestión institucional, a través de diferentes estrategias definidas por la misma
entidad u organismo distrital teniendo en cuenta sus particularidades y características (tamaño,
número de servidores públicos, número de sedes, entre otros).
- Cualquier ejercicio de planeación estratégica en donde se analicen los componentes (Misión, Visión,
Política del SIG, Objetivos, entre otros) de la entidad u organismo distrital y se revise su coherencia
son válidos para atender este requisito. Sin embargo, existe una guía que propone una forma de
realizar ejercicios de coherencia entre los componentes de la plataforma estratégica y otros
componentes externos denominada “Ejerciendo la coherencia institucional”.
3.5. Lineamientos Asociados
- Guía “Ejerciendo la coherencia institucional”.
- Lineamiento “Cierre de ciclos de la Plataforma Estratégica”.
4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
0,00%
0,00%
89,00%
92,00%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
4.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con lo reflejado en la Tabla No. 4 “Comportamiento del producto por corte de
medición”, este producto presenta un avance del 92%, encontrándose en un nivel alto de
implementación en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015. Este producto
presenta una tendencia relativamente constante en las dos (2) mediciones realizadas.
2212100-FT-177 Versión 04
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
1
0,9
0,8
98% 98% 98% 97%
98% 97% 97% 98%
97%
93%
88%
95%
93%
93%
87%
86%
84%
77%
81%
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
2212100-FT-177 Versión 04
80%
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PORCENTAJE
DE AVANCE
En la caracterización se describe el alcance del proceso.
98%
En la caracterización se describe el propósito del proceso.
97%
En la caracterización se tiene identificado el líder del proceso.
97%
En la caracterización se tienen identificadas las entradas del proceso.
98%
En la caracterización se tienen identificadas las políticas de operación del proceso.
84%
En la caracterización se tienen identificadas las salidas del proceso.
98%
En la caracterización se tienen identificados los participantes del proceso.
98%
En la caracterización se tienen identificados los proveedores del proceso.
98%
En la caracterización se tienen identificados los usuarios del proceso.
97%
La caracterización contiene descripción de las actividades de monitoreo y
88%
seguimiento del proceso.
CARACTERISTICA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
La caracterización contiene o hace referencia a la matriz legal o normograma
asociado(a) al proceso.
93%
12
La caracterización contiene o hace referencia a los activos de información
asociados
al proceso.
La
caracterización
contiene o hace referencia a los documentos asociados al
proceso.
La caracterización contiene o hace referencia a los registros asociados al proceso.
La caracterización contiene o hace referencia a los riesgos asociados al proceso.
La caracterización describe los recursos necesarios para el desarrollo de las
actividades del proceso.
La caracterización describe los trámites relacionados con los procesos misionales
en los casos en que aplique.
La Entidad u Organismo Distrital tiene documentada y adoptada la caracterización
de cada proceso.
Las caracterizaciones han sido revisadas periódicamente para asegurar su
actualización permanente.
Las caracterizaciones son conocidas por el personal involucrado en los procesos.
77%
13
14
15
16
17
18
19
20
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
2212100-FT-177 Versión 04
97%
93%
86%
93%
81%
95%
80%
87%
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
4.2. Definición del producto
Caracterización del proceso: Tiene como objetivo determinar las características que delimitan la
operación del proceso frente al cumplimiento de la misión institucional. En este sentido se describen
aspectos como el nombre del proceso, su propósito, alcance, responsable o líder, marco normativo,
proveedores, entradas o insumos, actividades de transformación (basadas en el ciclo PHVA), salidas
o productos y usuarios, entre otros. En este sentido, la caracterización del proceso debe ser revisada
periódicamente para garantizar su adecuación a la misionalidad de la entidad y a la normatividad
vigente.
4.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel alto de
cumplimiento del producto, teniendo en diez de sus características un avance superior al 93%. Dichas
características hacen referencia a los elementos básicos del proceso (propósito, alcance, responsable
o líder, marco normativo, proveedores, entradas o insumos, actividades de transformación, salidas o
productos, usuarios, documentos asociados, documentación y adopción de la caracterización,
referencia a la matriz de cumplimiento legal y a los recursos necesarios para el desarrollo del
proceso. Asimismo, se cuenta con siete características que tienen un avance medio (entre el 77% y el
88%), las cuales se relacionan a continuación:







La caracterización contiene la descripción de las actividades de monitoreo y seguimiento del
proceso.
Las caracterizaciones son conocidas por el personal involucrado en los procesos.
La caracterización contiene o hace referencia a los riesgos asociados al proceso.
En la caracterización se tienen identificadas las políticas de operación del proceso.
La caracterización describe los trámites relacionados con los procesos misionales en los
casos en que aplique.
Las caracterizaciones han sido revisadas periódicamente para asegurar su actualización
permanente.
La caracterización contiene o hace referencia a los activos de información asociados al
proceso.
- El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades a nivel general cuentan con
caracterizaciones de procesos actualizadas, las cuales incluyen los mínimos requeridos por la NTD
SIG 001:2011, lo cual es acorde a la evolución de implementación del Subsistema de Gestión de
Calidad, que exige dichos requisitos. No obstante lo anterior, existen algunos aspectos en los que aún
algunas entidades distritales deben emprender acciones adicionales orientadas a dar cumplimiento a
los mínimos de implementación de este producto.
2212100-FT-177 Versión 04
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4.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Como parte de las actividades de transformación (ciclo PHVA), se incluyen las actividades de
monitoreo y seguimiento (verificar) que generan información sobre el normal desarrollo del proceso o
bien las desviaciones detectadas, con el objetivo de que se puedan tomar a tiempo las decisiones
pertinentes para corregirlas. Por tal motivo, este tipo de actividades se deben reflejar en la
caracterización del proceso.
- Como parte de las características a identificar se plantean las políticas de operación del proceso, o
referencia a las mismas, las cuales son las orientaciones a partir de las cuales se desarrollan tanto el
proceso como los procedimientos asociados al mismo. Es posible que las políticas de operación se
planteen en los procedimientos, dada la especificidad de los mismos, lo cual debe quedar consignado
claramente en la caracterización del proceso.
- Para orientar la identificación y clasificación de los activos de información de las entidades y
organismos distritales, desde la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Distrital se
aprobó el lineamiento “Inventario de Activos de Información”, el cual se encuentra publicado en el
siguiente
link:
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/direccion-distrital-de-desarrolloinstitucional. Es de aclarar que este lineamiento se basa en el lineamiento “Cuadro de Caracterización
Documental como Listado Maestro de Registros”, que se encuentra en el mismo link.
- Para el tema de gestión del riesgo se cuenta con metodologías emitidas por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, la Secretaría de la Transparencia y la Veeduría Distrital. No
obstante lo anterior y teniendo en cuenta las debilidades identificadas a través del diagnóstico de la
gestión del riesgo, en las entidades y hospitales distritales realizada durante el primer semestre de
2014, la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Distrital aprobó el lineamiento
“Gestión del Riesgo”, a través del cual se busca orientar a las entidades y organismos distritales en el
manejo de dichas debilidades. El lineamiento se puede consultar en el siguiente link:
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/direccion-distrital-de-desarrollo-institucional
- La identificación de los trámites asociados a los procesos misionales se encuentra estrechamente
ligada a la planificación operativa, la definición de los bienes y servicios de la entidad y el respectivo
portafolio de bienes y servicios. En este sentido, las entidades y organismos distritales, en el marco
de lo establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la alimentación del
Sistema Único de Información de Trámites y las orientaciones de la Dirección Distrital de Servicio al
Ciudadano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., deben articular estas
herramientas para dar cumplimiento a este aspecto.
- Teniendo en cuenta que los procesos dan cuenta del desarrollo de la misionalidad de la entidad u
organismo distrital y teniendo en cuenta los cambios normativos y de contexto que enfrentan las
mismas, la caracterización del proceso debe ser revisada periódicamente para establecer las
oportunidades de mejora tanto del proceso, como de los correspondientes procedimientos. Asimismo,
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dicha caracterización debe ser socializada y conocida por la totalidad del personal involucrado en el
proceso, para asegurar la alineación del equipo de trabajo.
4.5. Lineamientos Asociados
- “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros”
- “Inventario de Activos de Información”
- “Gestión del Riesgo”.
5. CÓDIGO DE ÉTICA
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Diciem bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
N/A
N/A
86%
92%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
5.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto presenta un porcentaje de implementación de 92% presentando un
incremento del 6%; adicionalmente está entre los de mayor porcentaje de avance por parte de las
entidades y organismos distritales.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
2212100-FT-177 Versión 04
INFORME DE RESULTADOS AVANCE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
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DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
95%
0,96
0,94
0,92
0,9
0,88
0,86
0,84
0,82
0,8
93%
94%
91%
86%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
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5.2. Definición del Producto
Código de ética: Es una herramienta que reúne o integra las políticas de como la entidad u
organismo distrital orienta a sus servidores públicos con el fin de cumplir su misionalidad.
5.3. Análisis de Resultados
- De conformidad con los resultados mencionados en la Tabla N° 4, este producto presenta un
avance del 92%, siendo uno de los de mayor porcentaje de implementación y esto obedece a los
diferentes ejercicios de cultura ética que han venido desarrollando las entidades u organismos
distritales a través de varios años y con el acompañamiento de la Dirección Distrital de Desarrollo
Institucional.
- La única característica que esta por debajo del 90% es “la Entidad u Organismo Distrital cuenta con
un plan(es) de acción para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia (Ley 1712 del 2014)” y esto
obedece a lo reciente de la misma.
5.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Con respecto a los requisitos que conforman el producto se encontraron fortalezas y avances
significativos frente al corte inmediatamente anterior.
- Si bien la Ley de Transparencia hace referencia a la publicación de la información, es necesario
contar con una planeación e información de base que permita a la alta dirección tomar decisiones
sobre la forma de presentación de la información y las características que debe tener la misma al
momento de su publicación. Para tal fin se debe establecer el plan de acción para la implementación
del tema de transparencia, y articularlo a los demás planes con que cuenta la entidad u organismo
distrital.
5.5. Lineamientos Asociados
- Ideario Ético
6. VISIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
2212100-FT-177 Versión 04
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DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
81%
76%
88%
93%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
6.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 93%, encontrandose en un nivel alto de implementación, en relación
con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, éste producto presenta un aumento en su
nivel de avance de 5% en relación al corte anterior; esto teniendo en cuenta que es un producto que
ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades han venido aplicando acciones que les ha
permitido eliminar las desviaciones encontradas, mostrando de esta manera la efectividad del plan de
mejoramiento establecido para este fin, sin embargo se deben implementar acciones que permitan el
100% de cumplimiento.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
100%
99% 98%
1
92%
0,95
90% 89%
0,9
0,85
98%
96%
95%
90%
84%
84%
0,8
0,75
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
6.2. Definición del Producto
Visión: Elemento de la plataforma estratégica que muestra el estado deseado de una entidad u
organismo distrital, estableciendo el plazo en el que se lograrán las metas propuestas.
6.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel alto de
cumplimiento del producto, teniendo en nueve de sus características un avance entre el 90% y 100%.
Dichas características hacen referencia a que la Visión es concreta y acertada, esta documentada y
adoptada, plantea un reto alcanzable, tiene recursos institucionales, responde a las preguntas ¿Qué?
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(el estado deseado) ¿quién? ¿cómo? ¿cuándo? (debe hacer referencia a un año específico) y
¿dónde?, establece el estado deseado a largo plazo, cuenta con un plan de acción, es construida de
manera participativa y es comunicada y entendida por las y los servidores públicos de todos los
niveles de la organización, sus usuarios y sus partes interesadas.
- Asimismo, este producto cuenta con tres características que tienen un avance medio entre el 84% y
el 89%, las cuales se relacionan a continuación:



La visión de la Entidad u Organismo Distrital es revisada periódicamente de acuerdo con las
necesidades presentadas, para garantizar su cumplimiento y coherencia con los demás
elementos de la plataforma estratégica y con el contexto de la organización.
La Entidad u Organismo Distrital desarrolla ejercicios de coherencia institucional, con el fin de
asegurar la alineación de la visión con todos los elementos de la plataforma estratégica y con
el contexto de la organización.
Los acuerdos de Gestión están articulados a la visión de la Entidad u Organismo Distrital.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales tienen
documentada y adoptada oficialmente una Visión que cumple con las características requeridas por la
NTD-SIG 001-2011. Sin embargo, se evidencia que algunas entidades no desarrollan ejercicios de
coherencia institucional, no desarrolla revisión periódica de la visión y no la tienen articulada con los
acuerdos de gestión de la entidad, para lo cual se deben emprender acciones orientadas a dar
cumplimiento al 100% de implementación en este producto.
6.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El documento denominado “Ejerciendo la coherencia institucional” emitido por la Dirección Distrital
de Desarrollo Institucional, es una guía que propone una forma de realizar ejercicios de coherencia
entre los componentes de la plataforma estratégica y otros componentes externos, como por ejemplo
el plan de desarrollo vigente. En este sentido, cualquier ejercicio de planeación estratégica en donde
se analicen los componentes (Misión, Visión, Política del SIG, Objetivos, etc.) de la entidad u
organismo distrital y se revise su coherencia son válidos para atender los requisitos.
- Teniendo en cuenta la definición de Visión y de coherencia institucional se indica que la coherencia
per se, es una característica de cada componente de la plataforma estratégica. Por lo tanto, si en la
construcción de la Visión se realizaron ejercicios de coherencia institucional y en la socialización de la
plataforma estratégica se muestra su articulación con los demás componentes, se puede asumir que
de esta manera se divulgan los resultados de los ejercicios de coherencia institucional.
- Con relación al nivel de cobertura de la socialización de la Visión, siendo uno de los componentes
de la plataforma estratégica, debe ser comunicada al 100% de los(as) servidores(as) públicos,
contratistas, usuarios y otras partes interesadas que tengan que ver con la gestión institucional, a
través de diferentes estrategias definidas por la misma entidad u organismo distrital, teniendo en
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cuenta sus particularidades y características (tamaño, número de servidores públicos, número de
sedes, entre otros).
- Es importante mencionar que para la evaluación de la Visión, la DDDI construyó una herramienta
denominada “Matriz de evaluación y cierre de ciclos de la plataforma estratégica” basada en una serie
de ciclos por medio de los cuales se puede hacer seguimiento a cada uno de los componentes de la
plataforma estratégica, lo que facilita la definición de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
6.5. Lineamientos Asociados
- Guía “Ejerciendo la coherencia institucional”.
- Lineamiento “Cierre de ciclos de la Plataforma Estratégica”.
7. MECANISMOS DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS Y PARTES
INTERESADAS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciem bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
N.A
N.A
91%
94%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
7.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 94%, encontrandose en un nivel alto de implementación, en relación
con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, éste producto presenta un aumento en su
nivel de avance del 3% en relación al corte anterior; esto teniendo en cuenta que es un producto que
ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades han venido aplicando acciones que les ha
permitido eliminar las desviaciones encontradas, mostrando de esta manera la efectividad del plan de
mejoramiento establecido para este fin.
A continuación se presentan los resultados que describen el nivel de cumplimiento de los requisitos
evaluados de este producto:
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.
100%
98%
96%
94%
92%
90%
88%
86%
98%
90%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
7.2. Definición del Producto
Mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes interesadas: Se refiere a
las herramientas con las que cuenta la entidad y organismo distrital para determinar el grado de
satisfacción de los usuarios y partes interesadas frente a sus necesidades y expectativas.
En el que la característica principal de esta herramienta, es contener un objetivo concreto y claro
frente a la medición del grado de satisfacción a sus necesidades y expectativas de los usuarios y
partes interesadas, esto con el fin de que el análisis de estos resultados se tomen desiciones en pro
del fortalecimiento y mejora de la gestión institucional orientada a los procesos, procedimientos,
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trámites, bienes y/o servicios y por ende lograr cada día más un mayor nivel de satisfacción de sus
usuarios.
7.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que estos
presentan un alto nivel de implementación, lo que indica que las entidades a nivel general aplican de
manera permanente las herramientas de medición orientadas a determinar el grado de satisfacción
de los usuarios y parte interesadas frente a la prestación del bien y/o servicio ofrecidos.
7.4. Aclaraciones e Indicaciones
- Teniendo en cuenta que el Sistema Integrado de Gestión es “una herramienta de gestión
sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas,
metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico,
para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los
planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales”1, se requiere que las entidades y
organismos distritales enfoquen sus esfuerzos a plantear y ejecutar acciones (toma de desiciones) en
pro del fortalecimiento de la cultura de mejoramiento orientada a la prestación del bien y/o servicio,
ya que en este aspecto se refleja la efectividad del Sistema Integrado de Gestión.
7.5. Lineamientos Asociados
- Mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes interesadas
- Política Pública Distrital de Servicios a la Ciudadanía
- Manual de servicio al ciudadano
8. MISIÓN
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
1
Tomado del Artículo 1 del Decreto 651 del 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGA-y la
Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones"
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Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
Corte a 30 de Junio de
2014
80%
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
92%
95%
77%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
8.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De conformidad con en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de medición” este
producto presenta un avance del 95%, encontrandose en un nivel alto de implementación, en relación
con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, éste producto presenta un aumento en su
nivel de avance del 3% con relación al corte anterior; esto teniendo en cuenta que es un producto
que ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades han venido aplicando acciones que les ha
permitido eliminar las desviaciones encontradas, mostrando de esta manera la efectividad del plan de
mejoramiento establecido para este fin.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
100%
1
99%
100%
100%
0,95
100%
93%
89%
0,9
87%
86%
0,85
0,8
0,75
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
8.2. Definición del Producto
Misión: Componente de la plataforma estratégica en donde se establece el quehacer institucional.
Este componente debe estar alineado con los elementos internos de la plataforma estratégica y otros
elementos externos como el plan de desarrollo y la normatividad vigente, entre otros.
8.3. Análisis de Resultados
- Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró un nivel alto de
cumplimiento del producto, teniendo en seis de sus características un avance entre el 93% y 100%.
Dichas características hacen referencia a que la Misión esta alineada a las funciones institucionales,
responde a las preguntas ¿Qué hace la Entidad u Organismo Distrital? ¿Cómo se hace? ¿Para qué
se hace? ¿Para quién va dirigida?, esta articulada con el Plan de Desarrollo vigente, posee recursos
institucionales, está documentada y adoptada, es comunicada y entendida por las y los servidores
públicos de todos los niveles de la organización, sus usuarios y sus partes interesadas.
- Asimismo, se cuenta con tres características que tienen un avance medio entre el 86% y el 89%, las
cuales se relacionan a continuación:

Los acuerdos de Gestión están articulados a la misión de la Entidad u Organismo Distrital.
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

La misión de la Entidad u Organismo Distrital es revisada periódicamente de acuerdo con las
necesidades presentadas, para garantizar su cumplimiento y coherencia con los demás
elementos de la plataforma estratégica y con el contexto de la organización.
La Entidad u Organismo Distrital desarrolla ejercicios de coherencia institucional, con el fin de
asegurar la alineación de la misión con todos los elementos de la plataforma estratégica y con
el contexto de la organización.
El análisis de estas temáticas en su conjunto indica que las entidades y organismos distritales tienen
documentada y adoptada oficialmente una Misión que cumple con las características requeridas por
la NTD-SIG 001-2011. Sin embargo, se evidencia que algunas entidades no desarrollan ejercicios de
coherencia institucional, no desarrolla revisión periódica de la misión y no la tienen articulada con los
acuerdos de gestión de la entidad, para lo cual se deben emprender acciones orientadas a dar
cumplimiento al 100% de implementación en este producto.
8.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El documento denominado “Ejerciendo la coherencia institucional” emitido por la Dirección Distrital
de Desarrollo Institucional, es una guía que propone una forma de realizar ejercicios de coherencia
entre los componentes de la plataforma estratégica y otros componentes externos, como por ejemplo
el plan de desarrollo vigente. En este sentido, cualquier ejercicio de planeación estratégica en donde
se analicen los componentes (Misión, Visión, Política del SIG, Objetivos, entre otros) de la entidad u
organismo distrital y se revise su coherencia son válidos para atender los requisitos.
- Teniendo en cuenta la definición de Misión y de coherencia institucional se indica que la coherencia
per se, es una característica de cada componente de la plataforma estratégica. Por lo tanto, si en la
construcción de la Misión se realizaron ejercicios de coherencia institucional y en la socialización de
la plataforma estratégica se muestra su articulación con los demás componentes, se puede asumir
que de esta manera se divulgan los resultados de los ejercicios de coherencia institucional.
- Con relación al nivel de cobertura de la socialización de la Misión, siendo uno de los componentes
de la plataforma estratégica, debe ser comunicada al 100% de los(as) servidores(as) públicos,
contratistas, usuarios y otras partes interesadas que tengan que ver con la gestión institucional, a
través de diferentes estrategias definidas por la misma entidad u organismo distrital, teniendo en
cuenta sus particularidades y características (tamaño, número de servidores públicos, número de
sedes, etc.).
- Es importante mencionar que para la evaluación de la Misión, la DDDI construyó una herramienta
denominada “Matriz de evaluación y cierre de ciclos de la plataforma estratégica” basada en una serie
de ciclos por medio de los cuales se puede hacer seguimiento a cada uno de los componentes de la
plataforma estratégica, lo que facilita la definición de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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8.5. Lineamientos Asociados
- Guía “Ejerciendo la coherencia institucional”.
- Lineamiento “Cierre de ciclos de la Plataforma Estratégica”.
9. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS
AMBIENTALES
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2013
89%
Corte a 30 de Junio de
2014
81%
Corte a 31 de
Dicie m bre de 2014
Corte a 30 de Junio de
2015
91%
97%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
9.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se encuentra en un nivel satisfactorio de implementación del 97%,
mostrando una tendencia de cumplimiento positiva, lo cual indica que las entidades y organismos
distritales han venido desarrollando acciones efectivas para mejorar el cumplimiento de los requisitos
establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla
No. 5.
Porcentaje avance implementación por características
9.2. Definición del Producto
Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales: Aporta
de manera significativa al cumplimiento de la directriz ambiental enfocada en “Prevenir la
contaminación, mitigación y/o compensación de los impactos ambientales”, propuesta en el segundo
lineamiento denominado “Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión”.
9.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta avance significativo en la totalidad de sus requisitos. Sin embargo, para alcanzar el 100% en
el cumplimiento de los requisitos se realizan las siguientes aclaraciones e indicaciones.
9.4. Aclaración e Indicación
- La Comisión Intersectorial como máxima instancia de coordinación del Sistema Integrado de
Gestión, emitió desde el año 2013 un lineamiento que contiene un modelo de procedimiento para la
identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales por medio del cual se atienden los
requisitos exigidos por la NTDSIG 001:2011 y los requerimientos especificados por la Secretaría
Distrital de Ambiente a través de la Resolución Distrital 242 del año 2014.
- En este sentido se concluye que es responsabilidad de cada entidad y organismo distrital el cumplir
con el 100% de los requisitos de la NTD SIG 001:2011, teniendo en cuenta que existen las
herramientas que facilitan la consecución de la totalidad del producto, además del acompañamiento
técnico que suministra la Secretaría Distrital de Ambiente frente a los Planes Institucionales de
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Gestión Ambiental PIGA, herramienta articulada directamente con el Subsistema de Gestión
Ambiental del SIG.
9.5. Lineamientos asociados
- “Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales”.
10. MAPA DE PROCESOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Corte a 31 de
Corte a 30 de Junio
Diciembre de 2013
de 2014
Diciembre de 2014
de 2015
93%
94%
95%
97%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
10.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto presenta un avance del 97%, manteniéndose en un nivel alto de
implementación, en relación con los demás evaluados con corte a 30 de junio de 2015, presentando
un aumento en su nivel de avance del 2,06% con respecto al ciclo de medición anterior; esto teniendo
en cuenta que es un producto que ya lleva cuatro (4) mediciones y que las entidades y organismos
distritales han venido desarrollando acciones efectivas que les ha permitido eliminar las desviaciones
encontradas con el fin de mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
1
0,98
0,96
0,94
0,92
0,9
100%
98%
97%
93%
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
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Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
10.2. Definición del Producto
Mapa de procesos: Es la representación gráfica de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo
y de evaluación (con sus respectivas interacciones) que la entidad u organismo distrital debe
desarrollar para dar cumplimiento a su misionalidad.
10.3. Análisis de Resultados
Con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que este producto
presenta un avance significativo en su documentación, clasificación, secuencia e interacción de
procesos, cuyo avance se encuentra entre un 97% y 100% de cumplimiento.
Sin embargo, con base en los resultados de la evaluación realizada por requisitos se encontró que se
presenta menor avance en la comunicación, ya que en algunos casos no se ha comunicado ni
asegurado que las servidoras y servidores que hacen parte de los diferentes niveles de la
organización, entiendan el mapa de procesos.
10.4. Aclaraciones e Indicaciones
- El mapa de procesos se define como la representación gráfica de los procesos y la operación de las
entidades y organismos distritales. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o
gerenciales, misionales o primarios, de apoyo o soporte y evaluación o control.
- Las entidades y organismos distritales establecieron, documentaron, implementaron y vienen
mejorando continuamente sistemas de gestión de calidad, de acuerdo a lo establecido en la NTCGP
1000:2004, ahora versión 2009. A partir de este sistema de gestión, desde el año 2004, las entidades
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y organismos distritales pasaron de un enfoque funcional a un enfoque por procesos, en donde el
mapa es la herramienta por medio de la cual se comunica la estructura por procesos y se muestra su
interrelación para el desarrollo de la gestión institucional.
- En este sentido, cada entidad y organismo distrital debe comunicar el enfoque por procesos en
todos los niveles de la organización, con el objetivo de que sea entendido y aplicado por las y los
servidores públicos que hacen parte de su gestión.
10.5. Lineamientos asociados
- “Guía Distrital de Procesos y Procedimientos”
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
11. PLANES OPERATIVOS
A continuación se presenta el comportamiento del producto durante los diferentes periodos de
medición:
Comportamiento del producto por corte de medición
Corte a 31 de
Diciembre de 2013
Corte a 30 de Junio
de 2014
Corte a 31 de
Diciembre de 2014
Corte a 30 de Junio
de 2015
N/A
90%
92%
97%
Tabla No. 4. Comportamiento producto por corte de medición
11.1. Análisis de Comportamiento de Producto por Corte de Medición
De acuerdo a lo identificado en la Tabla No. 4 de “Comportamiento del producto por corte de
medición”, éste producto se mantiene un nivel alto de implementación con un 97% de cumplimiento.
Adicionalmente presenta un aumento del 4,8%, convirtiéndose en el producto con mayor porcentaje
de implementación por parte de las entidades y organismos distritales.
A continuación se presentan los resultados asociados a la medición de este producto:
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98%
99%
98%
97%
98%
97%
96%
97%
96%
96%
96%
95%
95%
1
2
3
4
Gráfica No. 2. Porcentaje avance implementación por características
Tabla No. 5. Porcentaje avance implementación por características
11.2. Definición del Producto
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Planes operativos: Son un elemento de la plataforma estratégica que muestra las metas de la
entidad u organismo distrital, donde adicionalmente se establece específicamente el norte de las
mismas esto con fin de cumplir con el plan de desarrollo.
11.3. Análisis de Resultados
- De conformidad con los resultados mencionados en la Tabla N° 4, este producto presenta un
avance del 97%, siendo el producto con mayor porcentaje de implementación y esto obedece a la
apropiación que tienen las entidades y organismos distritales frente al tema.
- Con respecto a los requisitos que conforman el producto se mantienen las fortalezas y avances
significativos que se han evidenciado en todas las mediciones, lo cual muestra articulación entre la
planeación estratégica de las entidades y organismos distritales y su planificación específica,
traducida en los planes operativos.
- Los resultados del seguimiento muestran que los planes operativos de la entidad y organismo
cuentan con mecanismos estructurados e implementados que permiten realizar el seguimiento a su
cumplimiento, los cuales están articulados con el SEGPLAN.
11.4. Aclaraciones e Indicaciones2
- Con el plan operativo se definen los medios específicos que deben ser utilizados para llevar a cabo
los planes de acción, con el fin de alcanzar las metas inmediatas o resultados específicos de las
áreas o dependencias.
- Los planes operativos contemplan los objetivos particulares y las tareas que deben realizar los
servidores y servidoras para dar respuesta al plan de acción del área o dependencia a la que
pertenecen.
- Para la construcción del plan operativo, se deben tener como insumos el plan estratégico, el plan de
gestión y los roles de responsabilidad que se definieron en estos planes para su desarrollo.
11.5. Lineamientos Asociados
N.A.
2
Tomado de la “Guía para la planeación y el control de la gestión en la Secretaría General”
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
- El nivel de avance de implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital es del 84% frente al
100% de la meta programada con corte a 30 de junio de 2015 para las 66 entidades (36 productos),
indicando un aumento gradual en cada ciclo de medición. En este sentido se requiere que las
entidades y organismos distritales continúen sus procesos de mejora continua a través de la
desarrollo de acciones orientadas a la implementación de los productos con la totalidad de sus
requisitos.
- Se obtuvieron reportes oportunos y completos sobre el avance del SIG, lo cual indica que el
seguimiento y medición a través del Sistema de Información SISIG, se ha fortalecido por el grado de
apropiación de la metodología al interior de la entidades y organismos distritales.
- Se evidencia unidad de criterios entre las autoevaluaciones realizadas por los Representantes de la
Alta Dirección y las evaluaciones independientes realizadas por las Oficinas de Control Interno (o
quien hace sus veces), ya que no se encuentran diferencias sustanciales entre sus evaluaciones.
- Los 16 productos que han tenido más de dos ciclos de medición, que corresponden al 44,44% de
los evaluados (Ver tabla No. 3), se encuentran en nivel medio y alto de implementación, manteniendo
su tendencia hacia la sostenibilidad y mejora continua.
- Los sistemas de gestión son herramientas dinámicas, que responden a cambios permanentes frente
a requisitos legales, normativos, organizacionales y de los usuarios y partes interesadas, por lo tanto
es responsabilidad de cada entidad y organismo distrital establecer e implementar las acciones
necesarias que garanticen la sostenibilidad y mejora continua de la totalidad de los productos del SIG,
para tal fin se deben tener en cuenta las herramientas emitidas desde el orden nacional y distrital.
3.1. Productos con nivel bajo de implementación:
- Del 100% de los productos evaluados, se evidencia que solo el 11,11% (cuatro productos – ver tabla
No. 3) presentan un nivel bajo de cumplimiento, lo que refleja un gran esfuerzo por parte de las
entidades y organismos distritales por dar cumplimiento a la implementación del Sistema Integrado de
Gestión, ya que el 88,89% se encuentra en un nivel medio y alto de implementación.
- Se debe fortalecer la implementación de los productos relacionados con los temas de planes
institucionales de respuesta a emergencias y seguridad y salud en el trabajo, que arrojan un nivel
bajo de cumplimiento. Para este último tema, que se encuentra articulado a la gestión del riesgo
institucional, se exhorta a las entidades y organismos distritales a tomar como referente el
Lineamiento No. 10 “Subsistema de seguridad y salud en el trabajo en el Sistema Integrado de
Gestión”, aprobado por la Comisión Intersectorial del SIG.
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- En relación con los planes institucionales de respuesta a emergencias, es necesario realizar una
mayor articulación entre el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER –, la
Secretaría Distrital de Salud y la Secretaría General, a través de la Dirección Distrital de Desarrollo
Institucional.
3.2. Productos con nivel medio de implementación:
- De conformidad con los resultados obtenidos de esta evaluación, las entidades y organismos
distritales aún no cuentan con suficientes herramientas metodológicas que garanticen un adecuado
control del ciclo de vida de la producción documental, lo que dificulta la integración de los sistemas de
gestión, si se tiene en cuenta que los aspectos documentales son la evidencia del desarrollo de las
actividades propias de las entidades y organismos distritales.
- Si bien los aspectos de mejora institucional (acciones correctivas, preventivas, de mejora y planes
de mejoramiento) se encuentra en un nivel medio de implementación con un promedio de
cumplimiento del 85%, este tipo de herramientas cuentan con un largo proceso de maduración, razón
por la que es importante enfatizar en el desarrollo de las diferentes etapas del plan de mejoramiento.
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