FORO 2 – SEMANA 4 MODULO 1: LO SISTÉMICO EN LA GESTIÓN PÚBLICA

FORO 2 – SEMANA 4
MODULO 1: LO SISTÉMICO EN LA GESTIÓN PÚBLICA
Tema: El Sistema Integrado de Gestión
Fecha: del 23 al 29 de junio de 2014
¿Considera Usted que las entidades distritales tienen claridad conceptual y operativa para implementar, mantener
el Sistema Integrado de Gestión? ¿Por qué? ¿Cómo lo visualiza en la entidad en que Usted trabaja?
No lo creo. El tema del Sistema Integrado de Gestión - SIG, no es algo nuevo. Como su nombre lo indica, este sistema
integra de manera armónica y complementaria el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 2014 (inicialmente
MECI 1000:2005), la Norma Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan de Desarrollo Administrativo - PDA,
inicialmente, conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto
Reglamentario 1599 del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y su Decreto Reglamentario
4485 del 18 de Noviembre de 2009; y, en la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622
del 10 de Octubre de 2005, respectivamente. Adicionalmente, y de manera transversal, integra los lineamientos de
la Ley 962 del 8 de Julio de 2005 y su Decreto Reglamentario 1151 del 14 de Abril de 2008, y los lineamientos del
Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de 2009.
Ahora bien, trayendo el tema a nivel distrital, como consecuencia de la mencionada legislación, el Distrito Capital ha
expedido varias normas en esta materia, entre las cuales se pueden mencionar el Decreto 514 de 2006 el cual
establece que “toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."; el Acuerdo 122 de 2004
por el cual se adopta en el Sistema de Gestión de la Calidad; la Directiva 004 de 2005 de la Secretaría General, en la
cual se imparten directrices para la estructuración e implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las
Entidades y organismos Distritales; la Circular Conjunta No. 018 de 2006 de la Veeduría Distrital y la Secretaria
General de la Alcaldía Mayor, en la cual se establecen lineamientos para la compatibilidad de los Sistemas de Gestión
de Calidad y Control Interno; el Decreto Distrital176 de 2010 en el cual se definen los lineamientos para la
conformación del Sistema Integrado de Gestión en las Entidades del Distrito Capital; y, el Decreto 652 diciembre 28
de 2011, "Por el cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y
Organismos Distritales" .
Como puede notarse entonces, tomó poco menos de diez años unificar los lineamientos y conceptos para adoptar
un Sistema Integrado de Gestión en el Distrito, el cual finalmente vio la luz en el 2011. Así las cosas, no puede
esperarse que exista una claridad conceptual y mucho menos operacional en etapas tan tempranas. Ahora mismo,
hay muchas entidades que si bien cuentan con un SIG no han consolidado sus políticas ni las han transversalizado
con el resto de entidades del Distrito, lo cual es parte fundamental del deber ser del SIG distrital.
No obstante, se debe mencionar que se está trabajando de manera conjunta en el Distrito, de tal forma que para el
2013, mediante la circular 157 de 2013 la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, informó con relación a la
implementación de la NTD-SIG 01-2011, la realización de un trabajo conjunto con las entidades, en el que se
identificaron los productos que se requieren para cumplir con los requisitos planteados en la norma. El resultado de
este trabajo fue la identificación de 35 productos, los cuales están siendo trabajados en las mesas técnicas para
establecer lineamientos, metodologías e instrumentos que permitan apoyar a las entidades y organismos distritales
en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
Así las cosas, es claro que todavía queda un camino largo por recorrer antes de lograr esa claridad conceptual y
operativa esperada, para articular de manera definitiva todos los subsistemas.
Ahora bien, en el caso específico del IDU, se han dado pasos firmes en tal sentido. Mediante las resoluciones 447 y
3558 de 2012 se adoptaron tanto el Sistema Integrado de Gestión, como su Misión, Visión y Objetivos,
complementadas a su vez con las resoluciones 706 y 1619 de 2013 mediante las cuales se adoptó la política de SIG y
el Mapa de procesos, y las directrices del SIG respectivamente. No obstante, ésta etapa de depuración y ajuste
tomará tiempo hasta que se cumpla de manera completa. Por el momento, se adelantan acciones en cada uno de los
subsistemas, por ejemplo en la consolidación de la política ambiental, la cual se evidencia con acciones y directrices
claras, las cuales a su vez son comunicadas de manera efectiva a todos los empleados y asociados a la entidad. Las
evaluaciones de clima laboral, directrices de calidad, estímulo para la participación y construcción colectiva de
conocimiento, campañas de promoción y divulgación, capacitación y socialización de la información, estudios
realizados para gestionar y ejecutar de manera más eficiente los proyectos, procesos de transferencia de tecnología
y de innovación y actualización tecnológica y operativa, son muestra del direccionamiento asertivo y de los avances
que hace el Instituto hacia la consolidación de su SIG.
¿Cómo pueden los servidores públicos distritales convertirse en agentes de cambio para una adecuada
implementación del Sistema Integrado de Gestión?
Cuando se es parte de una entidad pública, se es parte de una familia y de la misma manera funcional, si cada uno,
no solo cumple con su papel y sus responsabilidades, sino que va más allá teniendo un compromiso real, aunque ello
implique a veces, involucrarse en otros procesos ajenos a sus funciones, o hacer esfuerzos adicionales en algunas
ocasiones, todo con el ánimo de contribuir al excelente desempeño y cumplimiento de una tarea específica y, si
adicionalmente, con ello invita a los demás a hacer lo mismo, entonces se puede decir que es un agente de cambio
para la adecuada implementación del Sistema Integrado de Gestión.
También es interesante notar, que se requiere un cambio de mentalidad, se requiere desarrollar amor por la entidad
en donde se trabaja, más allá de verlo como un simple lugar de trabajo. Se requiere conocer la entidad a fondo, no
solo el área dónde laboramos sino todas las dependencias, a fin de poder hablar y explicar la función y objeto social
de la entidad con pleno convencimiento y conocimiento de causa; se requiere hacer que la entidad sea parte de
nuestra vida y la queramos y defendamos y trabajemos por ella. En términos coloquiales “hay que ponerse la
camiseta”, no solo con aptitud sino con actitud.
¿Cree Usted que la real implementación del SIG se verá reflejado en un mejor nivel de calidad de vida de la
comunidad? ¿Por qué? O ¿cree que por más esfuerzos que haga la administración distrital se continuará con la
desarticulación de los subsistemas?
Por supuesto que sí. Miles de ciudadanos acuden a las entidades distritales diariamente. La calidad de vida no solo
incluye la forma en que nos movilizamos de un lugar a otro, o cómo vivimos, o cómo nos alimentamos, también
incluye cómo somos atendidos en cada una de estas entidades y los resultados que obtenemos al realizar un trámite,
de tal forma que si en cada entidad se brinda información asertiva, atención amable, ágil y oportuna y orientación
correcta, los usuarios tendrán un experiencia gratificante al realizar todo tipo de trámites, y esto, sin duda alguna,
mejorará su nivel de calidad de vida. No obstante, no podemos cegarnos a la realidad y pensar que estamos en un
paraíso o que vamos a tener resultados inmediatos. La historia de la desarticulación entre las entidades del Distrito
data de mucho tiempo atrás y aunque se han obtenido grandes logros y se están realizando considerables y valiosos
esfuerzos, todavía nos queda mucho camino por delante.