Cómo realizar una Gran Compra

Grandes Compras
Mayo 2013
INGRESO A MERCADO PUBLICO
El usuario debe ingresar a www.MercadoPublico.cl a través de la página principal,
completando su nombre de usuario y contraseña.
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Una vez que el usuario comprador accede al sistema debe ingresar a la opción
ChileCompra Express, como se muestra en la imagen.
Puede ingresar mediante el icono de acceso directo o mediante catálogo
electrónico.
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Una vez en la tienda, el usuario podrá ingresar al módulo de grandes Compras,
mediante el link de grandes compras.
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1.-CREACIÓN DE GRAN COMPRA
El usuario comprador debe seleccionar la opción “Crear nueva Solicitud de Grandes
Compras”.
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Paso 1: Productos
En primera instancia, la aplicación muestra la pantalla con el mensaje “No existen
Productos Ingresados a la Gran Compra”. Para agregar productos el usuario sólo
debe seleccionar la opción “Agregar Productos”.
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Paso 1.2:Definir productos de la gran compra
El usuario debe completar algunos de los criterios de búsqueda y presionar el
botón “Buscar” .
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Finalmente el usuario debe seleccionar del listado de productos, aquellos que
desea agregar a la Gran Compra, esto lo realiza incorporando un check en la
columna “Agregar”, una vez que seleccionó todos los productos debe presionar
el botón “Agregar a Gran Compra”.
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Para volver a la página principal de las grandes compras, el usuario debe
seleccionar la opción “Volver”.
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Una vez que el usuario selecciona la opción volver, se despliega la pantalla de
productos.
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El usuario debe completar el campo “Cantidad”, donde se debe especificar
cuántos productos se requieren.
NOTA: El monto total de la Gran Compra debe exceder las 1000 UTM.
Si se realizó algún cambio de cantidades o se eliminó algún producto, el usuario
debe presionar el Botón “Actualizar”, para que el sistema verifique si la Gran
Compra se puede efectuar a pesar de los cambios realizados.
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Paso 2: Descripción
Una vez que el usuario completó toda la información del paso 1, debe seguir
completando el paso 2, donde se agrega el Detalle de la Gran Compra.
El nombre de la gran compra debe ser completadas por el usuario.
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Una vez que el usuario completó el nombre de la gran compra , debe guardar
la información y continuar con el proceso.
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Paso 3: Proveedores
Los proveedores que aparecen en este listado tienen en tienda al menos 1
producto del o los Tipos de Productos solicitados en la Gran Compra .
Una vez que el usuario completó la información, debe presionar el Botón
“Siguiente”.
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Paso 4: Invitación
Se despliega la pantalla para el ingreso de los datos para la evaluación y el
periodo en que tendrá lugar la gran compra.
El usuario debe completar la siguiente información:
• Periodo de invitación (el mínimo son 10 días corridos)
• Criterios de Evaluación (evaluación obligatoria)
• Archivos adjuntos (tamaño máximo 20MB)
Una vez que el usuario completó la información, debe presionar el Botón
“Crear Invitación”.
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En el momento de crear la invitación, se muestra un cuadro con los criterios de
evaluación que será desplegada a las empresas invitadas, indicando el número
de la gran compra, la descripción del convenio, la fecha de término de
invitación, los datos del comprador, la unidad de compra, la dirección, la región
y la comuna.
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Una vez que la invitación ha sido realizada, de desplegará un pop up indicando
que la invitación fue enviada con éxito.
El estado de la Gran compra es invitando
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Al finalizar el proceso y seleccionar el id de la gran compra realizada, se despliega
la ficha con los datos de la gran compra, productos o servicios requeridos y datos
del comprador.
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En el detalle de la gran compra podemos encontrar 3 botones los cuales nos
muestra los proveedores invitados, detalle de la gran compra en PDF y los
adjuntos .
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Tips
• El periodo mínimo para realizar una invitación a una Gran Compra es de 10
días corridos. Si el usuario proveedor ingresa un periodo menor aparecerá
un cuadro de dialogo indicando el error.
• La entidad compradora podrá modificar la fecha de término de la invitación,
una vez que se modificó el periodo de invitación no podrá volver a realizarlo.
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COMPRADOR
Proveedor
Ofertar a una Gran Compra
OFERTAR A UNA GRAN COMPRA
Una vez que se accede al sistema debe ingresar a la opción BackOffice, el sistema
nos mostrará los convenios adjudicados, y nos dará a conocer en cuál de ellos existe
una solicitud de GRANDES COMPRAS para participar.
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Se muestran las Grandes Compras Vigentes, en este caso existe una Gran Compra
con nombre “Vehículo-Seguridad Municipal”, se visualiza la fecha de inicio y la fecha
final de la invitación en la que podemos ofertar.
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Si el proveedor desea participar en este proceso de Grandes Compras, debe
seleccionar la opción “PARTICIPAR” como respuesta a la solicitud. Para seguir en el
proceso el proveedor deberá presionar el botón “siguiente”.
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Luego el proveedor debe buscar los productos que desea ofertar, estos están
directamente relacionados a la cantidad de tipos de productos que sean solicitados
en el proceso de Grandes Compras.
En este ejemplo sólo existe un tipo de productos solicitado, como vemos en la
imagen.
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Se desplegarán los productos asociados que han sido solicitados en la Gran Compra.
El sistema muestra con detalle el o los productos que han sido solicitados,
mostrando el precio que el proveedor tiene ofertado actualmente en tienda.
Además el sistema nos solicita un nuevo precio oferta del producto y los
comentarios respectivos.
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Si el proveedor necesita agregar productos alternativos para esta Gran Compra,
debe presionar la opción “Agregar”, así el sistema desplegará productos
alternativos que los encuentra asociados al Tipo de Producto.
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El proveedor podrá agregar ofertas con productos alternativos, si lo estima
conveniente, o de lo contrario puede presionar la opción ocultar.
Una vez que el proveedor está conforme con los datos ingresados en su
oferta, debe presionar el botón “Guardar”
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Una vez que se presiona el Botón “Guardar”, el sistema informará que los
cambios se han realizado de forma exitosa.
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El proveedor puede realizar todos los cambios de oferta que estime
convenientes, antes de finalizar el proceso de oferta de las Grandes Compras.
Luego presiona el botón “Siguiente” de esta forma el sistema enviara al usuario
proveedor a la parte final de nuestro proceso de Oferta de Grandes Compras.
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En esta etapa el proveedor se encuentra finalizando el proceso de oferta, podrá
ingresar datos adjuntos que enriquezcan la oferta, de manera opcional, estos
pueden ser: información detallada del producto, folletos informativos etc., todos
estos en formatos (.pdf), (.doc), (.xls), (.ppt).
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Tips
• Se puede modificar la oferta hasta el día en que ésta se da por cerrada. Una
vez cumplida esa fecha, el sistema bloqueará la oferta para que sea evaluada
por la entidad solicitante.
• Los archivos adjuntos no deben pesar más de 2Mb.
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COMPRADOR
Comprador
Ver Ofertas Proveedores
OFERTAS PROVEEDORES
Una vez que el o los proveedores han aceptado la invitación a participar de la
Gran Compra, han realizado la oferta y han pasado los días de plazo definidos
para la Gran Compra, el usuario comprador debe ingresar al sistema y revisar
las ofertas realizadas, para ello debe buscar las solicitudes en estado
“Cerrada”.
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Para visualizar las ofertas y adjuntos subidos a la Gran Compra, por el proveedor,
el usuario debe presionar sobre el número de gran compra, abriéndose una
nueva venta con la ficha de información de la gran compra.
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Posteriormente se debe presionar sobre el icono
el cual mostrará los
proveedores invitados, junto con la respuesta de invitación. En caso que la
respuesta de proveedor haya sido positiva de participar en Gran Compra se
encontrará disponible botón
para visualizar adjuntos y productos ofertados,
en caso contrario se indicará con el texto “No Participó”.
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COMPRADOR
Comprador
Adjudicar Gran Compra
ADJUDICAR GRAN COMPRA
Para realizar la selección de la oferta más conveniente y generar la orden de compra
asociada se debe presionar el botón
del listado de Grandes Compras en estado
cerrada desplegándose la ventana que se muestra en la imagen siguiente.
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La selección de la o las ofertas más convenientes se realiza seleccionando el o los
productos y completando el casillero de puntaje
de acuerdo a la evaluación
realizada por el comprador. Posteriormente se debe presionar el botón Actualizar y
presionar sobre la ventana Adj. Prov. La selección de más de una oferta se realiza en
caso que se hayan solicitado más de un tipo de producto.
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Las acciones realizadas en el paso anterior, solo corresponde a un filtro para
seleccionar la o las ofertas más convenientes. La acción que define la selección de la
oferta, se realiza en la imagen que se muestra a continuación. Primero se selecciona
el casillero y luego presionar el botón “Adjudicar Seleccionados”.
Dentro de la misma ventana el botón permite descarga un archivo Excel con todas las
ofertas recibidas y cuál de ellas fueron seleccionadas.
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Finalmente para generar la orden de compra de acuerdo a la cantidad de tipos de
productos seleccionados, debe pinchar el botón Generar Orden de Compra tal
como lo muestra la imagen siguiente.
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El inicio del proceso de generación de orden de compra considera mostrar el o las
ofertas seleccionada con las cuales se generará las orden de compra.
Dentro de este paso, existe la posibilidad de descargar un cuadro comparativo de
todas las ofertas presentadas en formato pdf al clickear el texto “Ver Archivo”, el
cual también podrá ser adjuntado a la orden compra seleccionando el casillero del
texto ¿Adjuntar Archivo a la Orden de Compra? .
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Para Finalizar el proceso de generación de orden de compra, se debe
seleccionar el texto Definir Despacho el cual redireccionará al módulo de
generación de órdenes de compra de la tienda.
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COMPRADOR
Comprador
Abortar Gran de Compra
ABORTAR GRAN COMPRA
Es posible que luego de revisadas las ofertas de una Gran Compra ninguna de ellas
sea más conveniente, por lo que el proceso de selección de oferta no será necesario
realizarlo. Sin embargo debe completarse el ciclo de la Gran Compra. Para realizar
esta acción es posible abortar una Gran Compra seleccionando el botón
. Este
botón sólo está disponible para Grandes Compras en estado cerrada.
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Para completar el proceso de Abortar una gran compra debe completarse el
campo con el motivo que origina que la Gran Compra sea abortada y adjuntarse
un documento que respalde esta acción.
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COMPRADOR
Comprador
Eliminar Gran de Compra
ELIMINAR GRAN COMPRA
Esta acción está disponible para aquellas Grandes Compras que aún no han
enviado invitaciones a proveedores, es decir aquellas en estado Pendiente y
Creada, en caso que desista la intención de compra.
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Para esto se debe filtrar las Grandes Compras en los estados antes
mencionados, donde posteriormente se debe presionar el botón , la cual
eliminará automáticamente del listado, mostrándose un mensaje donde
indica la acción de borrado fue exitosa.
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Gracias.