Las funciones de DocuWare v 6.6

Visión general de las funciones de DocuWare
Publicado en agosto de 2014 para la versión 6.6 de DocuWare
El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión
básica incluye las funciones esenciales para la gestión de contenido empresarial profesional. El
sistema puede ampliarse y personalizarse mediante módulos adicionales para que las empresas
encuentren su solución de gestión documental ideal.
DocuWare está disponible en tres versiones de servidor: DocuWare BUSINESS Server es una
solución básica para empresas pequeñas con un servidor en una única ubicación que no requieran
procesos automatizados o archivadores muy grandes. DocuWare PROFESSIONAL Server es una
solución flexible para empresas medianas y ofrece una organización de usuario final por cada
sistema DocuWare, tamaño de archivadores prácticamente ilimitado y sincronización de
archivadores en múltiples ubicaciones (licencia de cliente y de servidor adicional necesaria para
cada ubicación). Los módulos adicionales permiten un procesamiento automático y eficaz de los
documentos. DocuWare ENTERPRISE Server es una solución ampliable para grandes empresas que
requieran un alto rendimiento y seguridad documental, admite un número ilimitado de
organizaciones en el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering,
cifrado y compresión de documentos y conexión a soluciones de almacenamiento externo.
A continuación se enumeran todas las funciones esenciales de la versión básica de DocuWare,
DocuWare Administration y todos los módulos adicionales. Para cada función se indica si el
BUSINESS Server, el PROFESSIONAL Server y el ENTERPRISE Server están disponibles y en qué
medida. También se muestra el estado de disponibilidad de la función con el DocuWare Web Client
y el Windows Explorer Client. Asimismo, hay un capítulo individual para las funciones del Windows
Explorer Client.
Leyenda:
1 = disponible
1* = disponible indirectamente a través del
DocuWare Web Client
2 = disponible con un módulo adicional
0 = no disponible
campo en blanco = no aplicable
1
Web
Client
1
1
1
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
Acceso a DocuWare a través del Explorador de Windows
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Web Client
Acceso en línea a DocuWare a través del Client sin instalación
cliente
DocuWare Windows Explorer Client
BUSINESS
Server
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
1
Espacio para todos los documentos: captura y archivado de documentos en DocuWare
Archivado de todo tipo de documentos desde cualquier
fuente en archivadores electrónicos; creación de un número
ilimitado de archivadores por sistema DocuWare
Archivado de documentos escaneados, ficheros electrónicos
y mensajes de
correo electrónico en archivadores
Acceso a las funciones más importantes a través de accesos
directos (combinaciones de teclas)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
DocuWare BUSINESS Server: hasta 4 GB de capacidad de
almacenamiento por archivador (equivale aproximadamente
a 42 000 documentos por archivador si calculamos que el
tamaño medio de un documento es de 100 KB)
1
DocuWare PROFESSIONAL / ENTERPRISE Server: un máximo
de dos mil millones de documentos por archivador
independientemente del tamaño del documento
0
1
1
1
1
Importación de documentos desde el sistema de archivos
mediante la función de arrastrar y soltar o un botón
1
1
1
1
1
Transferencia de archivos importados en el formato original
1
1
1
1
1
Archivado de documentos comprimidos (guardado en el
archivador en formato zip). De este modo, se ahorra espacio
en el disco duro sin causar restricciones a los clientes
DocuWare
0
0
1
Archivado de documentos cifrados en el archivador mediante
la integración de los procedimientos AES y RSA. De este
modo, los documentos solo son visibles a través de
DocuWare. Ni siquiera el administrador puede volver a
mostrar los documentos directamente sin usar DocuWare
0
0
1
2
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
Transferencia de un documento de la bandeja a un
documento de la lista de resultados o tareas arrastrándolo y
soltándolo para adjuntarlo a dicho documento
1
1
1
1
0
Archivado del documento del mismo modo que uno
existente: arrastre y suelte un documento de la bandeja a un
documento de la lista de resultados para archivarlo en el
mismo archivador y con las mismas palabras clave
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
Si hay varias bandejas abiertas, estas se muestran mediante
pestañas, y se pueden ordenar arrastrándolas y soltándolas
1
1
1
1
0
Visualización del recuento total de páginas para cada
documento en la vista de ficha de registro y de tablas
1
1
1
1
0
Creación de configuraciones de impresora y de importación
directamente desde el documento en la bandeja y uso del
documento como documento de muestra
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
Asigne varios Content y Thumbnail Servers a una ubicación
de bandeja para aumentar la protección contra errores
1
1
1
1
Activación de Intelligent Indexing para bandejas
2
2
2
2
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
Bandejas electrónicas: organización de documentos previa al archivado
Each user can create any number of electronic document
trays in their DocuWare system to initially accommodate
documents after they are scanned or imported
Para una mayor claridad, se puede asignar un nombre a las
bandejas por separado y se pueden seleccionar cinco colores
para las bandejas
Importación de documentos del sistema de archivos o el
escritorio a la bandeja arrastrándolos y soltándolos
Opción para grapar documentos de varias páginas o
desgrapar documentos en la bandeja
Selección de varias vistas para los documentos que contiene
la bandeja: una lista simple de miniaturas a partir de las
cuales se accede a una ficha de registro
Acceso a Scan App mediante un botón en el diálogo de la
bandeja
Configuración de bandejas
Creación de bandejas y asignación a varios usuarios, p. ej.
todo un departamento
3
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
Asignación de criterios de búsqueda mediante un diálogo de
almacenamiento de libre configuración; se pueden definir
varios diálogos de almacenamiento por archivador
1
1
1
1
1
Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X
1
1
1
1
1
Introducción de datos utilizando diálogos predefinidos
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
Listas de selección estándar de palabras introducidas en un
archivado anterior para cada diálogo de almacenamiento
1
1
1
1
1
Listas de selección fijas: definición de palabras fijas y
asignación a ciertos campos para asegurar una clasificación
exclusiva
0
1
1
1
1
Listas de selección externas: especificación de palabras clave
desde archivos o bases de datos externos
0
1
1
1
1
Archivado automático de documentos preindexados
1
1
1
1
0
El nombre de la carpeta virtual se adopta como palabra clave
cuando se archiva mediante el Windows Explorer Client
1
1
1
Introducción de palabra clave sin errores mediante diálogos
de campos predefinidos. En cada posición de la palabra
clave, el usuario solo puede introducir los caracteres que se
especifican en la definición del diálogo
1
1
1
1
1
Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en
diálogos de almacenamiento e información
1
1
1
1
1
Cambios de entradas de índice de varios documentos a la vez
1
1
1
1
1
Indexación completa al archivar documentos manualmente:
las palabras clave que ya se habían introducido se utilizan
para buscar en el archivador. El documento del archivador
que contenga las mismas palabras clave y que se haya
archivado más recientemente se utiliza para completar las
palabras clave que faltan en el documento que se va a
archivar. De este modo, archivar documentos similares
resulta una tarea rápida y eficaz
1
1
1
1
Archivado de documento y asignación de palabras clave
Comprobación automática de la validez de las palabras clave
(validación)
Indexación agilizada mediante preindexación de documentos
en una bandeja
1
4
Windows
Explorer Client
Web
Client
ENTERPRISE
Server
PROFESSIONAL
Server
BUSINESS
Server
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
Uso de códigos de barras para el archivado manual: lea
códigos de barras con One Click Indexing y cópielos en el
0
2
2
2
diálogo de almacenamiento (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Recuperación rápida y fácil de documentos (consulte también el capítulo "Windows Explorer Client")
Búsqueda de documento mediante palabras clave
1
1
1
1
Introducción de palabras clave con comodines como la
1
1
1
1
búsqueda con asterisco
Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X
1
1
1
1
Las listas de selección para los campos de búsqueda
garantizan una introducción rápida y sin errores de las
1
1
1
1
palabras clave
Búsqueda con los operadores lógicos AND, OR y NOT
1
1
1
1
(incluidos los filtros de índice)
Archivado automático de las últimas cinco búsquedas, de
1
1
1
1
modo que puedan volver a utilizarse fácilmente
Archivado de búsquedas individuales que se usan con
frecuencia: como lista en DocuWare (con la licencia adicional
0
2
2
2
de Task Manager), acceso directo en el escritorio o como
favorito en el navegador
Búsqueda jerárquica mediante listas de selección
1
1
1
1
Definición de campos utilizados para listas de selección
1
1
1
1
selectivas
Vínculos dinámicos: todos los documentos que pertenecen al
mismo proceso pueden mostrarse en una lista de resultados
adicional (los documentos con una palabra clave idéntica en
campos definidos se abren directamente desde una lista de
resultados o desde el visor). Por ejemplo, todos los
documentos con el mismo nombre de proyecto pueden
mostrarse en una lista de resultados vinculada
Exportación de documentos y datos
Los documentos encontrados pueden exportarse a: la
bandeja, el sistema de archivos o el cliente de correo
electrónico.
Creación de DocuWare Request a partir de una lista de
resultados
Exportación de una lista de resultados como CSV
Visualización de documentos archivados
Listado simplificado de documentos recuperados con los
términos de búsqueda asociados en una lista de resultados,
la visualización de los campos en las listas de resultados se
puede adaptar individualmente
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
5
Búsqueda de texto completo con comodines delante/detrás
de una palabra
Búsqueda por frase y distancia
Windows
Explorer Client
Indexación de texto completo de documentos escaneados
con una potente función de OCR y de otros formatos
comunes con un filtro de texto integrado
Web
Client
Actualice automáticamente la visualización de un documento
en el Visor de DocuWare cuando se haya cambiado mediante
la función Editar del visor
Indexación y búsqueda de texto completo
Indexación automática de texto completo en archivadores
con cualquier base de datos
ENTERPRISE
Server
Visualización inmediata del primer documento en una lista
de resultados o de tareas en el Visor de DocuWare
PROFESSIONAL
Server
Los documentos con adjuntos se identifican en la lista de
resultados con un símbolo
Visualización de documentos en el Visor de DocuWare o el
programa o visor original; se admiten todos los formatos de
archivo estándar
Descarga de documentos desde DocuWare como archivo
original o PDF
Los formatos de archivo diferentes también pueden
mostrarse en un documento lógico; importante, por
ejemplo, para mostrar mensajes de correo electrónico con
adjuntos
Abrir varios documentos en ventanas individuales del Visor
simultáneamente
Acceso a documentos vinculados abiertos desde listas de
resultados, listas de tareas y mediante la barra de
herramientas del Visor de DocuWare
Control de suma de comprobación mediante dos símbolos en
la barra de estado del Visor
Documentos que cuentan con un ancho óptimo sin márgenes
en el Visor mediante la opción "Ajustar al ancho para la
visualización óptima"
Mejora de imagen automática en el Visor de DocuWare: gire
y/o corrija el sesgo de documento
BUSINESS
Server
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1*
1
1
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1
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1
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1*
1
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1
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1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
6
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Vista de texto para búsquedas de texto completo (además de
la imagen en miniatura y el nombre del documento):
visualización de la primera sección de texto, que contiene el
término de búsqueda (resaltado)
1
1
1
1
En el Visor de DocuWare, los términos de búsquedas de
texto completo se resaltan en el documento, en la
visualización de los documentos escaneados y otros
documentos que están presentes como información
codificada (CI)
1
1
1
1
Clasificación de resultados de búsquedas de texto completo
según su relevancia, es decir, la frecuencia de la palabra clave
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
Abrir y editar documentos archivados en el Visor de
DocuWare: marque y anote documentos con elementos
superpuestos; el documento original no se modifica
1
1
1
1
1*
Acceso al cuadro de información del documento actual para
ver las entradas de índice y cambiarlas si es necesario
1
1
1
1
1*
Numerosas opciones de edición en el Visor de DocuWare:
resaltado de texto transparente y opaco mediante un círculo
o rectángulo del color seleccionado, o con una línea a mano
alzada; colocación libre de notas de texto en el documento;
selección libre de fuente, tamaño y color; introducción de
anotaciones con una línea a mano alzada, p. ej. firma en
pantallas táctiles. Guardado de la configuración
personalizada para todas las herramientas; por ejemplo, el
tamaño de fuente o el color
1
1
1
1
1*
Resaltado de texto en cualquier página de un archivo
1
1
1
1
1*
Opción de reconocimiento automático del idioma del
documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Edición de documentos
Los documentos archivados pueden abrirse y modificarse en
el editor
Adjuntar un documento desde una bandeja a un documento
ubicado en un archivador de DocuWare
Edición de documentos: Visor de DocuWare
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
7
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
1
1
1
1
0
0
2
2
2
0
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
Personalización de sellos mediante la inserción de campos de
formulario: opción para introducir información variable al
aplicar sellos (incluido el uso de listas de selección externas y
fijas, no para el BUSINESS Server)
1
1
1
1
1*
Configuración de una firma electrónica mediante la
aplicación de un sello
1
1
1
1
1*
Activación permanente de sellos para el sellado rápido
1
1
1
1
0
Los sellos se pueden utilizar para documentos escaneados y
para formatos de archivos Office y PDF, entre otros
1
1
1
1
1*
Flujo de trabajo basado en Task Manager: cambio
automático de hasta cinco entradas de índice seleccionadas
en un documento al asignarle un sello
0
1
1
1
1*
Tras sellar un documento, acceso automático al
siguiente desde la bandeja/lista actual
1
1
1
1
0
Indexación con un clic: seleccione palabras, fechas y números
con el ratón y transfiéralos al diálogo de almacenamiento
con un solo clic. Opción de reconocimiento automático del
idioma del documento (excepto griego e idiomas con
caracteres cirílicos)
One-Click Indexing: seleccione códigos de barras y
transfiéralos al diálogo de almacenamiento con un solo clic
(con la licencia adicional de Barcode & Forms)
Copiar texto al portapapeles para utilizarlo en otras
aplicaciones.
Mostrar/ocultar hasta cinco niveles de elementos
superpuestos individualmente
Fusión de los distintos niveles de anotaciones con el
documento para fijar de forma permanente todas las
anotaciones y sellos
Impresión de gráficos superpuestos en los documentos
Sellos electrónicos en el Visor de DocuWare
Sellos personales y públicos en el Visor de DocuWare para
procesar documentos; los flujos de trabajo basados en Task
Managerse inician mediante sellos
Solicitud de contraseña para sellos para aumentar la
seguridad en los procesos con sellos
Personalización de sellos, p. ej., con firmas digitalizadas,
fecha, hora o ID de usuario del firmante
8
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
1*
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1*
Inicio de sesión automático (inicio de sesión única) ya que el
ID de usuario de DocuWare se guarda en una cookie
1
1
1
1
0
Uso del inicio de sesión de Windows para iniciar sesión en
DocuWare (inicio de sesión única)
1
1
1
1
1
Cierre automático del Visor después de aplicar un sello
Gestión de versiones
Gestión de versiones automática: creación de una nueva
versión para cada documento editado directamente desde el
archivador
Gestión de versiones manual: control de versiones por
documento a través de la función de bloqueo y desbloqueo;
el documento se bloquea para impedir que se siga editando
con la función de bloqueo
Visualización del historial de versiones y posibilidad de ir a
versiones anteriores
Firma digital
Configuración de una firma mediante la aplicación del sello
Reenvío/envío de documentos archivados
Envío de documentos por correo electrónico directamente
desde una bandeja o el Visor de DocuWare
Envío de un documento por correo electrónico directamente
desde una lista de resultados
Envío de hipervínculos a un documento o a una lista de
resultados por correo electrónico
Uso de sistemas de correo compatibles con MAPI
Visión general y comodidad de uso óptimas
Personalización del ancho de columna y las funciones para la
lista de resultados
Ordenación individual de columnas en listas de resultados y
activación/desactivación por operación
Visualización del número de documentos en la parte superior
de una lista, resaltado en color si el número cambia
Diálogo de búsqueda/almacenamiento personalizables para
usuarios individuales o grupos
Legibilidad máxima en un área reducida gracias a la
visualización optimizada
9
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
Utilización de DocuWare Funciones de la versión básica de
DocuWare
El idioma de la interfaz de usuario se puede seleccionar
fácilmente desde el menú principal de DocuWare
1
1
1
1
0
DocuWare Update: mensaje automático de nuevas versiones
de DocuWare o revisiones de las aplicaciones o componentes
del DocuWare Client disponibles
1
1
1
1
0
DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en
los pogramas
Para conocer las funciones de DocuWare Printer App,
consulte las secciones "DocuWare Printer App" y
"Configuración de DocuWare Printer App" en el capítulo
"DocuWare Desktop Apps"
DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos
Para conocer las funciones de DocuWare Scan App, consulte
la sección "DocuWare Scan App" en el capítulo "DocuWare
Desktop Apps"
DocuWare Import App: monitoreo de carpetas e importado de documentos
Para conocer las funciones de DocuWare Import App,
consulte el capítulo "DocuWare Import" y la sección
"Configuraciones de importación" en el capítulo "DocuWare
Desktop Apps"
Migración de archivos a las bandejas de DocuWare mediante el servicio Upload
Carga automática de documentos de una carpeta del sistema
1
1
1
de archivos a una bandeja
Transferencia de archivos de un programa de escaneado
1
1
1
externo a una bandeja
Supervisión de carpetas para la carga automática de los
1
1
1
archivos que contienen en la bandeja
Conversión automática de documentos TIFF de DocuWare a
formato PDF (formato predeterminado en la bandeja)
Lectura de información de índice desde un archivo XML que
se generó durante el escaneado. Esto es posible con
prácticamente todos los dispositivos multifunción de los
principales fabricantes. Para obtener más información,
consulte:
http://help.docuware.com
Visualice el estado y el origen de los documentos en la vista
detallada de las bandejas
1
1
1
1
1
1
1
1
1
10
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
1
1
1
1
1
Autorización introduciendo el nombre y la contraseña de
inicio de sesión del usuario o inicio de sesión único
1
1
1
1
1
Acceso al sistema DocuWare mediante el nombre de usuario
de DocuWare (no se requiere contraseña) a través de una
aplicación de otro proveedor de confianza
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
SAP HTTP Server: archiva documentos de SAP en DocuWare
0
2
2
Equilibrio de carga: equilibrio de carga automático al acceder
a archivadores
0
0
1
Fulltext Server: construcción del índice de texto completo
1
1
1
1
1
1
0
2
2
0
0
1
1
1
1
Integración flexible del sistema
Acceso al sistema a través de Internet o una intranet
Escalabilidad sencilla con el Specialist DocuWare Server
Authentication Server: administra las licencias y los usuarios,
y permite el acceso de usuarios a funciones y documentos,
controla todas las opciones
Content Server: administra los documentos, el control de
acceso a archivos y los datos de índice
Workflow Server: administración y control de los procesos
por lotes y los procesos automáticos programados
Workflow Engine Server: guardado y administración de flujos
de trabajo e instancias de flujos de trabajo para Workflow
Manager
Servidor CONNECT to Mail: abre mensajes de correo
electrónico desde el servidor de correo, los convierte y los
archiva en el sistema DocuWare
Thumbnail Server: caché de vistas en miniatura en bandejas
en DocuWare y vistas de varias páginas
Notification Server: gestión de notificaciones y avisos por
correo electrónico
Capacidad de cliente: varias organizaciones posibles por
sistema
Administración de sistemas
Gestión del archivado de documentos: administración
central independiente del soporte físico
11
Configuración de una cuenta de invitado por organización
Contraseñas seguras
Longitud mínima de la contraseña
Complejidad: los caracteres en mayúscula y minúscula, los
caracteres especiales y los números pueden establecerse
como requisitos de contraseña por separado
Configuración de la fecha de vencimiento
Establezca la cantidad de intentos permitidos, así como el
intervalo de tiempo durante el cual se bloquea a un cliente si
sobrepasa el límite
Reciba una notificación cuando la contraseña esté a punto de
caducar como recordatorio para cambiarla
Desactive los límites de tiempo de las contraseñas de
determinados usuarios, por ejemplo si sus cuentas se
emplean únicamente en flujos de trabajo
Bloquee la cuenta de un usuario cuando la contraseña se
haya introducido incorrectamente un determinado número
de veces, con un aviso que indique que se ha bloqueado la
cuenta
1
1
0
1
1
0
1
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0
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1
0
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1
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1
1
1
1
1
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
1
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Rendimiento y escalabilidad: uso de varios Content Servers
en varios equipos físicos (volumen), uso de varias bases de
datos: los archivadores pueden distribuirse en diversas bases
de datos en distintos equipos físicos (volumen), no hay
restricciones en cuanto a programas de bases de datos
(puede haber diferentes bases de datos dentro del mismo
sistema)
Administración de organización
Listas de selección estáticas: una sola lectura de datos de
sistemas externos (bases de datos, archivos de texto) o una
sola introducción de datos
Listas de selección externas: las consultas dinámicas a
sistemas externos generan listas de selección (p. ej., bases de
datos, sistemas ERP)
Asignación de listas de selección para diálogos y campos de
índice
PROFESSIONAL
Server
Conexiones y autorizaciones (bases de datos y archivos):
administradas centralmente en el sistema, se pueden
integrar todas las bases de datos aprobadas por DocuWare
(Microsoft SQL, Oracle, MySQL)
BUSINESS
Server
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
12
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Funciones ("roles"): combinación de perfiles de función y
perfiles de archivador según la tarea/ según el "rol"
1
1
1
1
1
Funciones predefinidas: administrador de sistema,
administrador de organización y propietario de archivador
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Configuración de la bandeja predeterminada para el usuario
1
1
1
1
1
Administración de usuarios y grupos: integración de usuarios
y grupos de servicios de directorios externos con los servicios
de DocuWare, soportado para LDAP y Directorio Activo
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
Administración de derechos
Administración central de usuarios y derechos en DocuWare
Administration
Derechos para funciones: acceso a funciones, sellos, listas de
selección y plantillas individuales; definición por organización
Derechos para archivadores: derechos de acceso a
documentos en archivadores
Perfiles: agrupación de derechos para funciones en perfiles
de función y de derechos para archivadores en perfiles de
archivador
Administración de usuarios
Organización de usuarios en grupos
Asignación directa de derechos, perfiles y funciones
individuales a distintos usuarios
Asignación de funciones ("roles") a grupos
Desbloquee cuentas de usuario en calidad de usuario con el
derecho "Gestión de usuarios"
Especificación de usuarios como "fuera de la oficina"
Creación de reglas de sustitución: asignación de usuarios
Creación de listas de sustitución: compilación de reglas de
sustitución en listas
Administración de los derechos y de la estructura de archivadores
Uso de una estructura de archivador jerárquica (vista en
árbol)
Al crear un archivador nuevo, se puede importar la
configuración de un archivador existente mediante un
archivo XML
Transferencia de la estructura de campos de un archivador
existente mediante un archivo XML
13
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
1
1
1
1
1
Archivadores con un alto nivel de seguridad, el acceso a los
cuales está prohibido incluso para el administrador
0
0
1
Definición de derechos detallados (p. ej., visualización,
edición, eliminación, modificación) para cada archivador y
campo de índice y en relación con elementos superpuestos
1
1
1
Definición adicional de derechos de campo: el campo no
puede estar vacío, el texto introducido debe encontrarse en
la lista de selección, no se admiten entradas nuevas
1
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
Exportación de archivadores existentes dentro del sistema, el
archivador seleccionado puede ser nuevo o existente
0
1
1
Exportación a otro sistema DocuWare
Flujo de trabajo programado
0
0
1
1
1
1
Vinculación de derechos de archivador con entradas de
índice de un documento (filtro de índice)
Flujo de trabajo de sincronización de archivadores
Sincronización de archivadores maestro centrales y
archivadores satélite no centrales
Estructuras de archivador: se admiten diferencias de
estructura entre archivadores maestros y satélite, asignación
de campos de índice
Solución de conflictos configurable, en caso de que los
documentos en el archivador maestro y satélite se hayan
modificado al mismo tiempo
Flujo de trabajo programado
Flujo de trabajo de exportación
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
Archivadores en disco duro, CD, DVD, WORM de
funcionamiento manual, jukebox, Storage Area Network
(SAN) o sistemas RAID
Finalización y grabación automática de archivadores que
están en un jukebox
Archivadores en Content Addressed Storage (CAS),
soluciones de archivado NetApp
Gestión jerárquica de archivado
Organización del archivado en discos lógicos, restricciones de
capacidad establecidas por el usuario, p. ej., tamaño de
CD/DVD/Blu-ray
Selección individual de los tipos de bases de datos para cada
archivador y combinación en cualquier configuración en un
sistema DocuWare
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
14
ENTERPRISE
Server
0
1
1
Grabación: opcional, para crear una copia de los datos que se
grabarán posteriormente dentro de un programa
0
1
1
0
1
1
Control automático del ciclo de vida de los documentos,
incluso de la eliminación de documentos y, como opción, de
las entradas de base de datos
1
1
1
Eliminación de documentos irrevocable opcional. Los datos
que deben eliminarse se sobrescriben con datos generados
de manera aleatoria y creados según la definición en el
manual de operaciones del programa de seguridad industrial
nacional (National Industrial Security Program Operating
Manual) del Departamento de Defensa de los EE. UU. Una
vez que se hayan eliminado los datos, ninguna herramienta
de restauración puede restaurarlos
0
0
1
1
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
0
1
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
Copia/traslado automático de documentos, p. ej. desde el
disco duro a medios ópticos dentro de un archivador
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
1
1
Flujo de trabajo de migración
Flujo de trabajo programado
Flujo de trabajo de eliminación
Flujo de trabajo programado
Registro (logging) y supervisión
Registro (logging) predeterminado de todos los cambios
ocurridos en el sistema, todos los cambios en tiempo de
ejecución y todos los flujos de trabajo
Especificación de los cambios/actividades que debe registrar
el administrador del sistema, el administrador de la
organización y el propietario del archivador, según el nivel
Definición de la configuración de registro basada en los
derechos de acceso
Filtrado de la información de registro, como entradas en un
campo de base de datos especial o registro de las actividades
de un usuario específico
Destinos de registro: base de datos, archivo XML, archivo de
texto
Registro a nivel de depuración para todo el sistema
DocuWare o solo para determinados elementos como el
Content Server o DocuWare Administration mediante un
comando de menú
Exportación de registro como archivos XML
15
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
0
0
1
1
1
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
1
1
1
1
La copia de seguridad y la restauración de la configuración de
sistema (por ejemplo, conexiones de datos, ubicaciones de
archivado y opciones de administración de usuarios) se
realizan en un archivo XML
1
1
1
Las contraseñas se guardan mediante el cifrado de hash
aleatorio
1
1
1
Seguridad documental
Conservación de datos por duplicado: las entradas de base
de datos de los archivos también se guardan como archivos
de encabezado XML
Cifrado de documentos y encabezados mediante la
vinculación a procesos AED y RSA
Restauración de bases de datos dañadas usando la
información guardada en archivos de encabezado XML
Comunicación cifrada entre cliente y servidor, mediante
mecanismos de Windows
Intercomunicación de servidor mediante SSL
Inicio de sesión con datos de sesión de DocuWare o de
Windows (inicio de sesión única)
Transacciones: el sistema garantiza en todo momento la
integridad de los datos, cambios en documentos y
transacciones de archivado, tanto para datos de índice como
para documentos
Acceso a documentos posible únicamente a través del
Content Server, no se permite el acceso directo a directorios
de documentos
Acceso a base de datos posible únicamente a través del
Content Server, no se permite el acceso directo a la base de
datos
Nivel de seguridad alto para archivadores y usuarios; solo los
usuarios con autorización de nivel superior (sin inicio de
sesión único) pueden acceder a un archivador con un nivel de
seguridad alto
El administrador puede bloquear tipos de archivos
potencialmente peligrosos para una organización
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
Documentación de todas las configuraciones del sistema
DocuWare, organizaciones y clientes en formato PDF
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Administration –
Configuración y administración
del sistema
1
1
1
1
1
1
16
ENTERPRISE
Server
Web
Client
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
Plataforma de configuración basada en navegador para la
administración de componentes especiales de DocuWare basados
en navegador
BUSINESS
Server
DocuWare Configuración
Configuración de DocuWare
Consulte los capítulos correspondientes para obtener
información sobre la configuración de cada componente
La URL de configuración de DocuWare Configuración se
puede abrir directamente desde DocuWare (no se requiere
instalación)
Configuración de varios componentes de DocuWare
mediante asistentes
Asignación de derechos detallados para crear, editar y
asignar configuraciones individuales a través de DocuWare
Administration
17
ENTERPRISE
Server
1
1
1
Archivado de estructuras de carpetas completas desde el
sistema de archivos, sin abrir el diálogo de almacenamiento
para documentos individuales. Los documentos se archivan
en DocuWare con las palabras clave relevantes
1
1
1
1
Archivado de documentos en DocuWare desde una
aplicación mediante "Guardar como": cuando se selecciona
la carpeta en la que se archivará el documento, el
documento se indexa automáticamente con las palabras
clave correspondientes
1
1
1
1
Creación de nuevas carpetas y archivado de documentos
mediante "arrastrar y soltar"
1
1
1
1
Visualización y cambio de entradas de índice para
documentos directamente en el Explorador de Windows
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Visualización de documentos archivados en modo de solo
lectura en la aplicación predeterminada en el Explorador de
Windows para esta extensión de archivo
1
1
1
1
Para conseguir un acceso más rápido, puede utilizarse un
filtro que limite el resultado a las líneas más importantes
(p. ej. solo a documentos de los últimos 30 días o a
documentos que hayan creado los usuarios o su equipo)
1
1
1
1
Visualización del historial de la versión de un documento
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
El DocuWare Windows Explorer Client permite la integración de
todos los archivadores de DocuWare en un directorio de archivos
de Windows.
Web
Client
BUSINESS
Server
Archivado de documentos desde el sistema de archivos de
Windows a DocuWare mediante la función de arrastrar y
soltar, método abreviado de teclado o menú: indexación
automática mediante los nombres de archivo y de carpeta
Windows Explorer Client
Trabajo intuitivo con el Explorador de Windows
Creación de vínculos a documentos archivados o carpetas de
DocuWare (p. ej. en el escritorio o en una aplicación como
PowerPoint)
Acceso a un documento archivado desde una aplicación en
modo de solo lectura a través de "Abrir"
Edición de documentos archivados (en la aplicación
predeterminada en el Explorador de Windows para esta
extensión de archivo)
Abrir un documento desde el Windows Explorer Client en el
DocuWare Viewer
18
DocuWare Desktop Apps
Se pueden instalar y desinstalar aplicaciones de una en una
desde el menú principal de DocuWare y desde el menú
1
1
contextual de Desktop Apps que se encuentra en la barra de
estado de Windows
DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en
los programas
Archivado de documentos en archivador
1
1
Archivado de documentos en bandeja
1
1
Inicio de la configuración de impresora desde un documento
en la bandeja y uso del documento como documento de
1
1
muestra para una nueva configuración
Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de
1
1
archivado a largo plazo)
Indexación de documentos: lectura automática del contenido
de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido
se utiliza para la indexación (por ejemplo, adoptando el
nombre de la compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente)
Lectura automática de códigos de barras de áreas de lectura
definidas del documento, p. ej. número de factura (con la
licencia adicional de Barcode & Forms)
Indexación de documentos mediante entradas fijas y
dinámicas
Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas,
entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo
de índice
División del contenido de las áreas de lectura de texto para
transferir partes concretas a otros campos de índice
Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con
otro texto. Por ejemplo, al imprimir desde el sistema ERP,
puede sustituir la palabra clave "Factura" por el término
ampliado "Factura - Salida"
Documentos de muestra para leer texto del sistema de
archivos o seleccionar una bandeja
Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en
el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"
Windows
Explorer Client
Web
Client
ENTERPRISE
Server
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
BUSINESS
Server
DocuWare Desktop Apps
1
1
1
1
1
1
1
1
0
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
19
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
1
1
Separación de documentos de varias páginas después de un
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia
1
1
1
Separación de documentos de varias páginas según códigos
de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
Inserción de firma electrónica sencilla en PDF
1
1
1
Aparece una sola impresora en todas las configuraciones de
DocuWare Printer en la lista de impresoras de aplicaciones
(detección automática de la configuración que se utilizará)
1
1
1
Identificación y clasificación de un documento según criterios
de texto (por ejemplo, se ejecuta una configuración
específica si la palabra "factura" aparece en un determinado
punto en un documento Word)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Impresión de otros documentos (por ejemplo, los términos y
las condiciones generales o un formulario de devoluciones)
1
1
1
DocuWare Control: controle el procesamiento de
documentos con DocuWare Printer directamente desde
aplicaciones como ERP o MS Word. Los comandos invisibles
de texto se escriben en los documentos o las plantillas de
documentos mediante una fuente especial (DocuWare
Control)
1
1
1
Superposición automática de una cabecera o un formulario
escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera
página y páginas sucesivas (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Separación de documentos de varias páginas después de un
número de páginas específico
Separación de documentos de varias páginas según criterios
de texto definidos mediante áreas de texto (por ejemplo,
"Página 1")
Identificación y clasificación de un documento según la
aplicación desde la que se imprime, por ejemplo siempre se
ejecutará una configuración concreta cuando se imprima
desde un sistema ERP
Adición de páginas, por ejemplo, anexe un formulario de
devoluciones
Impresión de una copia en una impresora física, con o sin un
formulario o cabecera
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
Web
Client
BUSINESS
Server
1
DocuWare Desktop Apps
20
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
1
1
Creación de configuraciones para DocuWare Printer App
1
1
1
Copia de configuraciones existentes
Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de
prueba
1
1
1
1
1
1
Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una
configuración directamente a usuarios individuales o a todos
los usuarios con una determinada función
1
1
1
La persona que ha creado la configuración automáticamente
recibe los derechos de administrador y de usuario
1
1
1
1
1
1
Apertura de DocuWare Scan directamente desde DocuWare
1
1
1
Acceso a DocuWare Scan App directamente desde la bandeja
1
1
1
Archivado de documentos en archivador
Archivado de documentos en bandeja
Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de
archivado a largo plazo)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
2
2
Creación de facturas electrónicas de acuerdo con el estándar
alemán ZUGFeRD (PDF/A-3 con metadatos XML integrados)
Los documentos modificados se adjuntan automáticamente
a un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura
electrónica)
Configuración de DocuWare Printer App
Las configuraciones se crean y gestionan de manera
centralizada, y están disponibles inmediatamente en el
cliente (siempre que se asignen los derechos
correspondientes)
DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos
Escaneo de documentos mediante cualquier escáner (con
controladores TWAIN o WIA) que esté instalado en un
equipo local
Indexación de documentos: lectura automática del contenido
de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido
se utiliza para la indexación, por ejemplo, adoptando el
nombre de la compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente (con la licencia adicional de Barcode &
Forms)
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
Web
Client
BUSINESS
Server
1
DocuWare Desktop Apps
21
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
1
1
1
Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y
dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de
índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
División del contenido de las áreas de lectura de texto para
transferir partes concretas a otros campos de índice
1
1
1
0
2
2
0
2
2
Separación de documentos de varias páginas según códigos
de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
Selección de documentos de muestra para la lectura de texto
o códigos de barras desde el sistema de archivos o la bandeja
(con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en
el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra
"Total" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
1
1
1
1
1
1
Separación de documentos de varias páginas según criterios
de texto definidos mediante áreas de texto [por ejemplo,
"Página 1" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)]
0
2
2
Separación de documentos de varias páginas después de un
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia (con la
licencia adicional Barcode & Forms)
0
2
2
División del contenido de las áreas de lectura de códigos de
barras para transferir partes concretas a otros campos de
índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
0
2
2
Indexación de documentos mediante códigos de barras
unidimensionales y bidimensionales (con la licencia adicional
de Barcode & Forms)
Selección del tipo código de barras que debe buscarse y
utilizarse para la indexación (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Superposición automática de una cabecera o un formulario
escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera
página y páginas sucesivas (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Separación de documentos de varias páginas después de un
número de páginas específico
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
Indexación de documentos mediante entradas fijas y
dinámicas
Web
Client
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
DocuWare Desktop Apps
22
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
2
2
1
1
1
1
1
1
Adición directa de páginas posteriormente con un solo clic
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Giro automático de páginas escaneadas en una dirección
incorrecta tras el escaneado
División manual de documentos
Escanee cada página como un nuevo documento para
escanear y archivar facturas de la pila de varias hojas
individuales, por ejemplo
Defina la configuración de escaneo teniendo en cuenta las
opciones de configuración normales del escáner (por
ejemplo, opciones de escaneo y color)
Visualización del diálogo de dispositivos del escáner para
poder utilizar todas las opciones de escaneo específicas de
dispositivos
Los documentos escaneados se adjuntan automáticamente a
un nuevo correo electrónico
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
1
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
Web
Client
BUSINESS
Server
Inserción de firma electrónica en PDF
Opción de reconocimiento automático del idioma del
documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una
dirección o ángulo incorrecto
Carga manual de documentos en formato PDF/A después de
escanearlos, por ejemplo para comprobar el orden de las
páginas o para reorganizarlas
Reorganización de las páginas de un documento mediante la
función de arrastrar y soltar
Eliminación manual de páginas y documentos, por ejemplo
páginas en blanco o mal escaneadas
Eliminación automática de páginas de separación (con la
licencia adicional de Barcode & Forms)
Eliminación automática de páginas en blanco
Añada páginas posteriormente mediante arrastrar y soltar,
por ejemplo si determinadas páginas se insertaron en un
determinado ángulo
DocuWare Desktop Apps
23
Windows
Explorer Client
Web
Client
ENTERPRISE
Server
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Import App
BUSINESS
Server
DocuWare Desktop Apps
DocuWare Import App: Monitorización de carpetas e importacion de ficheros
DocuWare Import ofrece funciones básicas para monitorizar
carpetas del sistema de ficheros e importar su contenido en
Docuware. La licencia adicional de "DocuWare Import"
permite funciones avanzadas/adicionales. Puede encontrar
mas informacion acerca de este tema en el capítulo
"DocuWare Import". Con la licencia "Barcode & Forms" se
activan mas funcionalidades. Por favor, consulte el capítulo
dedicado a este módulo.
Configuraciones de importación para DocuWare Scan App e Import App
Las configuraciones se crean y gestionan de manera
centralizada, y están disponibles inmediatamente en el
1
cliente
Creación de configuraciones
1
Copia de configuraciones existentes
1
Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de
1
prueba
1
1
1
1
1
1
1
1
Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una
configuración directamente a usuarios individuales o a todos
los usuarios con una determinada función
1
1
1
La persona que ha creado la configuración automáticamente
recibe los derechos de administrador y de usuario
1
1
1
1
1
1
Establecimiento de una conexión con el sistema DocuWare,
desde donde se instaló DocuWare Desktop Apps
1
1
1
1
Activar conexiones
Eliminar las conexiones desde la lista de conexiones
1
1
1
1
1
1
1
DocuWare Smart Connect App
Consulte el capítulo "Smart Connect" (licencia adicional)
Administración de las conexiones del sistema DocuWare
24
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
1
1
1
1
1
1
Importación de documentos escaneados (escáner en red)
1
1
1
Programación de una comprobación del directorio de
importación para los nuevos archivos: de forma continua o a
intervalos que se pueden configurar con flexibilidad (con la
licencia adicional de DocuWare Import)
0
2
2
Comprobación de la antigüedad mínima de los archivos para
impedir la importación de archivos incompletos
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Importación de documentos
Supervisión de carpetas para importación automática de los
archivos
Selección libre de carpetas para supervisar (directorio en un
servidor/red u ordenador local)
Archivado de documentos en bandeja
Archivado de documentos en archivador
Transferencia automática de entradas fijas como palabras
clave
Transferencia automática de entradas dinámicas como
palabras clave, p. ej. usuario, nombre de archivo, extensión
de archivo, fecha de creación o modificación
Lectura automática del contenido de áreas de lectura
definidas del documento. Este contenido se utiliza para la
indexación, por ejemplo la transferencia del nombre de la
compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente (con las licencias adicionales de DocuWare
Import y Barcode & Forms)
Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y
dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de
índice (con las licencias adicionales de DocuWare Import y
Barcode & Forms)
División del contenido de las áreas de lectura de texto para
transferir partes concretas a otros campos de índice (con la
licencia adicional de DocuWare Import)
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
DocuWare Import supervisa los directorios seleccionados e
importa los archivos guardados en ellos a bandejas o archivadores
DocuWare. De este modo, los documentos se pueden distribuir a
las personas responsables en el momento de escanearlos, por
ejemplo. Los documentos se indexan automáticamente y pueden
archivarse en su formato original
Web
Client
DocuWare Import
25
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con
otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice
"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida" (con las
licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode &
Forms)
0
2
2
Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en
el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra
"Total" (con las licencias adicionales de DocuWare Import y
Barcode & Forms)
0
2
2
Detección automática de facturas electrónicas, por ejemplo
con el estándar ZUGFeRD y posterior procesamiento (con la
licencia adicional de DocuWare Import)
0
2
2
Indexación de documentos mediante códigos de barras
unidimensionales y bidimensionales (con las licencias
adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
0
2
2
Selección del tipo de código de barras que debe
buscarse y utilizarse para la indexación (con las licencias
adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
0
2
2
División del contenido de las áreas de lectura para transferir
partes concretas a otros campos de índice (con las licencias
adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
0
2
2
Superposición automática de cabeceras y formularios, p. ej.
un formulario para factura escaneado: se puede separar en
primera página y páginas sucesivas (con las licencias
adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Separación de documentos de varias páginas después de un
número de páginas específico (con las licencias adicionales
de DocuWare Import y Barcode & Forms)
Separación de documentos de varias páginas según criterios
de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo,
"Página 1") (con las licencias adicionales de DocuWare
Import y Barcode & Forms)
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
DocuWare Import supervisa los directorios seleccionados e
importa los archivos guardados en ellos a bandejas o archivadores
DocuWare. De este modo, los documentos se pueden distribuir a
las personas responsables en el momento de escanearlos, por
ejemplo. Los documentos se indexan automáticamente y pueden
archivarse en su formato original
Web
Client
DocuWare Import
26
2
2
0
2
2
0
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
2
2
1
1
1
1
1
1
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Separación de documentos de varias páginas después de un
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por
ejemplo, si no hay números de páginas disponibles (con las
licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode &
Forms)
Separación de documentos de varias páginas según códigos
de barras (con las licencias adicionales de DocuWare Import
y Barcode & Forms)
Eliminación automática de páginas de separación (con las
licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode &
Forms)
Inserción de firma electrónica en PDF
Opción de reconocimiento automático del idioma del
documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Giro automático y corrección del sesgo de páginas con una
orientación incorrecta o que se han escaneado en un
determinado ángulo
Los documentos modificados se adjuntan automáticamente
a un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura
electrónica)
Importación de metadatos (datos de indexación) de
documentos en el formato DocuWare Control al importar de
aplicaciones externas (con la licencia adicional de DocuWare
Import)
Selección de documentos de muestra desde el sistema de
archivos o la bandeja
Inicio de la configuración de importación desde un
documento en la bandeja y uso del documento como
documento de muestra para una nueva configuración de
importación
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Import supervisa los directorios seleccionados e
importa los archivos guardados en ellos a bandejas o archivadores
DocuWare. De este modo, los documentos se pueden distribuir a
las personas responsables en el momento de escanearlos, por
ejemplo. Los documentos se indexan automáticamente y pueden
archivarse en su formato original
BUSINESS
Server
DocuWare Import
27
ENTERPRISE
Server
2
2
0
2
2
Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con
otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice
"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida"
0
2
2
Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en
el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Lectura de textos y superposición de formularios/cabeceras
Las funciones de Barcode & Forms están disponibles en
Import App de DocuWare Desktop Apps únicamente con la
licencia de DocuWare Import
Lectura automática del contenido de áreas de lectura de
texto definidas del documento. Este contenido se utiliza para
la indexación (por ejemplo, adoptando el nombre de la
compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente)
Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas,
entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo
de índice
Superposición automática de una cabecera o un formulario
escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera
página y páginas sucesivas (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Separación de documentos de varias páginas después de un
número de páginas específico
Separación de documentos de varias páginas según criterios
de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo,
"Página 1")
Separación de documentos de varias páginas después de un
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por
ejemplo, si no hay números de páginas disponibles
Eliminación automática de páginas de separación
Lectura de códigos de barras unidimensionales y bidimensionales
Lectura automática del contenido de áreas de lectura de
código de barras definidas del documento. Este contenido se
utiliza para la indexación
Selección del tipo de código de barras que debe buscarse y
utilizarse para la indexación
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
0
Barcode & Forms extrae los códigos de barras unidimensionales y
bidimensionales de los documentos y, a continuación, estos se
archivan en el archivador de DocuWare mediante DocuWare Scan
y DocuWare Import, y automáticamente se obtiene la información
para indexar los documentos
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Barcode & Forms
28
Separación de documentos de varias páginas después de un
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia
Eliminación automática de páginas de separación
Tipos de códigos de barras unidimensionales admitidos
2 of 5 (Interleaved, Datalogic, IATA, Industrial, Inverted,
Matrix)
Codabar
Code 11 (USD 8)
Code 39
Code 93
Code 128 / EAN 128 / GS1-128
EAN 8
EAN 13
MaxiCode
MSI (Modified Plessey)
PharmaCode
Postal (Dutch KIX, Postnet, Australia Post, Royal Mail, Planet,
Intelligent Mail)
RSS (RSS 14, RSS 14 Stacked, RSS Expanded, RSS Expanded
Stacked)
Telepen
UPC/A
UPC/E
Tipos de códigos de barras bidimensionales admitidos
Aztec
DataMatrix
MicroQR
PDF417
QR
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
0
0
2
2
2
2
2
2
2
2
2
0
0
0
0
0
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
División del contenido de las áreas de lectura de códigos de
barras para transferir partes concretas a otros campos de
índice
Separación de documentos de varias páginas según códigos
de barras
Definición de áreas de lectura basadas en códigos de barras
en el documento (definir anclajes)
Separación de documentos de varias páginas después de un
número de páginas específico
PROFESSIONAL
Server
Barcode & Forms extrae los códigos de barras unidimensionales y
bidimensionales de los documentos y, a continuación, estos se
archivan en el archivador de DocuWare mediante DocuWare Scan
y DocuWare Import, y automáticamente se obtiene la información
para indexar los documentos
BUSINESS
Server
DocuWare Barcode & Forms
29
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Uno o más botones de búsqueda se muestran en la
2
2
2
aplicación correspondiente
Entrada del menú "Smart Index" en el almacén de DocuWare
o el diálogo de información. Permite que un programa
2
2
2
externo adopte la información de índice
Puede utilizarse en entornos de varios usuarios, por ejemplo
2
2
2
Terminal Server
Búsquedas: Búsqueda de documentos directamente desde aplicaciones de otros proveedores
con un solo clic
Windows
Explorer Client
Web
Client
Transferencia de palabras clave desde cualquier área
(incluidas las tablas) de la aplicación de otro proveedor
ENTERPRISE
Server
Integración de DocuWare sin necesidad de programación
Configuración sencilla en cuatro pasos con asistentes de
configuración
El programa de configuración se puede abrir directamente
desde DocuWare
PROFESSIONAL
Server
Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas
que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que
sea necesaria programación alguna
BUSINESS
Server
DocuWare Smart Connect
2
2
2
Realización de una búsqueda configurada mediante el botón
de búsqueda mostrado, el método abreviado de teclado o el
menú de bandeja de DocuWare Desktop Apps
2
2
2
2
Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales
2
2
2
2
Utilice marcadores al especificar un término de búsqueda
2
2
2
2
Al extraer contenido de aplicaciones de otros fabricantes, lo
único que debe hacer es seleccionar contenido diferente con
2
2
2
2
el ratón y utilizarlo en la búsqueda con el Smart Connect en
DocuWare
Indexación: asignación de términos de índice a documentos desde aplicaciones de otros proveedores
Ejecución de Smart Index desde un botón que aparece en el
diálogo de almacenamiento o de información de DocuWare
2
2
2
2
Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas,
entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo
de índice
Indexación durante el archivado de documentos o como
indexación posterior de documentos que ya han sido
archivados
Configuración: Smart Connect
Creación de configuraciones de Smart Search
30
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
2
2
2
2
Copia de configuraciones existentes de Smart Connect
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas
que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que
sea necesaria programación alguna
Utilice texto seleccionado al extraer contenido de cualquier
área
Utilice marcadores en una búsqueda
Opción de reconocimiento automático del idioma del
documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Selección automática de la tecnología de reconocimiento
para la lectura del texto
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
Creación de configuraciones de Smart Index
DocuWare Smart Connect
31
iPhone,
iPod Touch
iPad
Dispositivos Android y BlackBerry 6
(con la función de toque de
BlackBerry 10)
Windows Phone 7
Dispositivos con
Windows 8/RT
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Control de los flujos de trabajo basados en Task Manager
mediante dispositivos móviles: compatibilidad con las
funciones de sello de DocuWare (campos de palabra clave no
admitidos; Windows 8/RT: con asignación adicional de
campos de palabras clave)
2
2
2
2
2
Envío de documentos mediante iPhone o iPad
2
2
2
2
2
DocuWare Mobile
Con DocuWare Mobile puede acceder a DocuWare directamente
desde su dispositivo móvil: ya sea un iPhone, iPad, iPod Touch,
smartphone con Android o un Windows Phone o BlackBerry.
Puede utilizar la aplicación de Windows 8 en una tableta con RT o
en un ordenador. Para DocuWare Mobile, se necesita DocuWare
con la versión PROFESSIONAL o ENTERPRISE Server
Recuperación de documentos
Visualización de documentos en el Visor de DocuWare
especialmente adaptada para dispositivos móviles,
independientemente del formato en el que se archivaron los
documentos. Con ampliación detallada: potente función de
zoom de áreas del documento
Apertura de diálogos de búsqueda, listas de tareas y listas de
selección buscando por lista de selección y lista de selección
selectiva
Mostrar datos de indexación
Edición de documentos
Los archivos PDF pueden transferirse a iBooks en un iPad, lo
que permite preparar reuniones de una forma óptima
2
Seguridad
Transferencia de documentos del servidor de DocuWare a
DocuWare Mobile mediante HTTPS (cifrado seguro del
protocolo mediante SSL)
2
2
32
iPhone
iPad
Dispositivos Android*
Documentos de escaneo
Activación automática (no hace falta cambiar la posición de
la mano ni una segunda mano para la estabilización). En las
versiones de los dispositivos
iPhone 4s, iPad 3 y iPad Mini
1
1
1
1
1
1
Alineación automática de los bordes de los documentos
1
1
1
Eliminación automática del fondo de escaneo
Recorte manual de los escaneos
Conversión de escaneos en color a escala de grises
Desplazarse por los documento
Añadir escáner a un documento existente
Cambio de nombre de documento
Archivar documentos en la bandeja (con la licencia adicional
de DocuWare Mobile)
Archivado de documentos en Dropbox
Carga de documentos en Google Drive
Impresión de documentos con AirPrint
Generación de PDF de varias páginas
Eliminación de páginas concretas de documentos
Enviar documentos por correo electrónico
Archivado de documentos en archivadores (solo con licencia
adicional de DocuWare Mobile y la versión PROFESSIONAL o
ENTERPRISE Server)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
DocuWare PaperScan
La aplicación gratuita PaperScan transforma su iPhone o iPad en
un escáner de documentos móvil. La aplicación fotografía los
documentos y guarda los escaneos con nitidez garantizada en la
ubicación deseada para su posterior procesamiento. Es la solución
ideal para, por ejemplo, registrar los gastos
Escaneado y archivado de documentos
Dispositivos Android*: Google Nexus 4, 5 y 7, Samsung Galaxy S4 (GT-I9505, SCH-I545), Samsung
Galaxy S5 SM-G900F, HTC One, Motorola G XT1032
33
Definición del contenido del texto y del asunto de la
notificación de correo electrónico
Definición de la programación para las notificaciones de
correo electrónico
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
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0
2
2
0
2
2
0
2
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0
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2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
Windows
Explorer Client
Web
Client
Las notificaciones de correo electrónico pueden configurarse
para documentos recién archivados, para documentos con
palabras clave modificadas o para ambas opciones a la vez
ENTERPRISE
Server
Listas de tareas en DocuWare
Listas prácticas que reúnen los documentos nuevos y
pendientes que se deben procesar
Las listas de tareas pueden definirse mediante entradas de
índice y pueden asignarse a los usuarios (con DocuWare
Administration)
Actualización automática de listas de tareas
Un vínculo a una lista de tareas puede guardarse en el
navegador o en el escritorio
Notificación de correo electrónico automática
Recepción de una notificación de correo electrónico en
cuanto un nuevo documento está disponible para el
procesamiento
La notificación de correo electrónico contiene un vínculo a
los documentos que se deben procesar o a una lista de
tareas
Creación de un número ilimitado de plantillas para las
notificaciones de correo electrónico
Programación: configuración de notificaciones de correo
electrónico que se envían una vez al día o durante un
determinado periodo
Configuración: notificaciones de correo electrónico
Creación de notificaciones de correo electrónico y asignación
a usuarios individuales
Creación de notificaciones de correo electrónico y dejar la
posibilidad para suscribirse
Definición del activador para notificaciones de correo
electrónico mediante el contenido de campos de índice de
DocuWare
PROFESSIONAL
Server
Las listas de tareas en DocuWare y las notificaciones de correo
electrónico automáticas garantizan un flujo de trabajo óptimo
BUSINESS
Server
DocuWare Task Manager
34
PROFESSIONA
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
0
2
2
2
Lista de controlador especial: en un flujo de trabajo, el
controlador tiene una visión general de todas las tareas que
todavía están abiertas para las personas involucradas. Puede
tomar el control en cualquier momento y detener la
ejecución de las instancias de flujos de trabajo, si es preciso
0
2
2
2
Organización de listas: el diseño Individual de las listas de
tareas ofrece una claridad óptima
0
2
2
2
Visualización del historial de flujos de trabajo desde la lista
de resultados y el visor del documento que formaba parte o
sigue formando parte de un flujo de trabajo
0
2
2
2
2
2
2
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de
documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan
mediante flujos de trabajo basados en documentos y se
implementan en el sistema DocuWare
Listas de tareas de Workflow en DocuWare
Listas prácticas que recopilan los nuevos documentos para
procesar y las tareas asociadas a ellos (organizadas por flujo
Edición de tareas: p. ej. introducir decisiones directamente
en el formulario o configurar un sello pertinente; o bien,
utilizar un formulario y sellado automático adicional
Reasignación de tareas a otros usuarios, funciones o reglas
de sustitución
Filtro de tareas "no leídas" o "vencidas"
Definición del estado "fuera de la oficina" directamente en
DocuWare, de modo que las tareas se reenvíen al empleado
sustituto
Integración de una lista de tareas en cualquier aplicación con
0
una dirección URL
Diseño de flujos de trabajo y definición de tareas con Workflow Designer
Definición de reglas de sustitución en caso de que una o más
personas responsables estén fuera de la oficina (en
0
DocuWare Administration)
Publicación del flujo de trabajo para proporcionarlo a los
usuarios autorizados, funciones o reglas de sustitución
Retirar la publicación de un flujo de trabajo
Especificación de un calendario con horarios laborales para la
organización (en DocuWare Administration)
Definición de remisiones basadas en tiempo para tareas:
1. Periodo para enviar recordatorio a los responsables, 2.
Periodo de vencimiento de la tarea
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
DocuWare Workflow Manager
35
ENTERPRISE
Server
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Uso de variables para rellenar previamente formularios
0
2
2
Utilización de valores de índice en pasos automáticos, p. ej.
que se introduzca el nombre del responsable del
departamento a través del nombre del empleado que ha
solicitado vacaciones
0
2
2
Reenvío automático de tareas si se supera el tiempo límite
(tiempo de espera)
Definición de tareas y tareas paralelas
Asignación de tareas y tareas paralelas a usuarios, funciones
y reglas de sustitución
Definición de activadores para instancias de flujos de trabajo;
por ejemplo, para el archivado de un nuevo documento o la
modificación de valores de índice para un documento que ya
se ha archivado
Determinación de opciones para la toma de decisiones que
deben estar a disposición de la persona responsable durante
una tarea, como aprobar o rechazar una factura
Agrupación del formulario en el que la persona responsable
debe introducir los datos (Campo, Nombre de campo,
Máscara de campo, Rellenado previamente con, Lista de
selección, Variable)
Envío de notificaciones de correo electrónico a los
empleados para informarles de que se les ha asignado una
nueva tarea
Envío de notificaciones de correo electrónico a los
empleados para recordarles cuando se acerca la fecha límite
de una tarea o cuando ha vencido
Apertura de tareas desde la notificación de correo
electrónico
Envío a los empleados de información sobre la consecución
de hitos en un proyecto por correo electrónico desde el flujo
de trabajo
Definición de las condiciones de finalización de una tarea
paralela. Por ejemplo, si se supone que varios usuarios deben
aprobar totales parciales de una factura, pero uno de ellos
aprueba el total completo, la tarea dejará de mostrarse al
otro usuario
Definición de comandos condicionales; por ejemplo, si las
facturas que superen una determinada cantidad tienen que
ser aprobadas por una segunda persona
Definición de variables para flujos de trabajo
Windows
Explorer Client
PROFESSIONA
Server
0
Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de
documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan
mediante flujos de trabajo basados en documentos y se
implementan en el sistema DocuWare
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Workflow Manager
36
ENTERPRISE
Server
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Filtrar el resumen del flujo de trabajo mediante búsqueda
0
2
2
Mostrar versiones de flujo de trabajo ("historial del
desarrollo") en otra lista
0
2
2
Copia de la versión del flujo de trabajo y generación de una
versión nueva para cambiar su funcionalidad, por ejemplo
0
2
2
Visualización de las instancias activas de un flujo de trabajo
en otra lista: muestra qué actividad se está procesando
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Escritura automática de datos en los campos de índice, por
ejemplo, en el caso de facturas entrantes, también puede
guardar el estado de la factura en los datos de índice.
Asignación de datos desde fuentes externas para que se
puedan ejecutar los cálculos automáticamente. Esto permite,
por ejemplo, transferir información del sistema de
contabilidad a un flujo de trabajo
Acceso a un servicio web para la lectura de datos externos.
Esto permite, por ejemplo, introducir el importe de una
factura en un formulario
Tabla recopilatoria de todos los flujos de trabajo donde se
especifica el archivador asignado, la fecha de creación, las
versiones, las instancias activas de cada flujo de trabajo y
otra información
Capa de diagrama de flujo para cada flujo de trabajo
Adición de actividades de flujos de trabajo (tareas,
decisiones, etc.) a un diagrama de flujo con el método de
arrastrar y soltar
Definición de colores para los pasos del flujo de trabajo
(salidas) en un diagrama de flujo
Creación, edición, copia y guardado de configuración del flujo
de trabajo
Asignación sencilla: la configuración de flujo de trabajo debe
asignarse a un archivador DocuWare
Simulación del flujo de trabajo con la posibilidad de cambiar
las variables
Detención de la ejecución de la instancia de flujo de trabajo,
por ejemplo, para fines de prueba
Windows
Explorer Client
PROFESSIONA
Server
0
Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de
documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan
mediante flujos de trabajo basados en documentos y se
implementan en el sistema DocuWare
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Workflow Manager
37
2
2
0
2
2
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Organización de la lista de tareas de Workflow mostrada en
DocuWare: especifique columnas con los datos de índice del
documento, variables del sistema de flujo de trabajo y
variables de flujo de trabajo globales, con vista previa de la
estructura
Permisos como controlador y diseñador
Reglas de sustitución, "Fuera de la oficina" y otras opciones
Consulte el capítulo "DocuWare Administration"
PROFESSIONA
Server
Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de
documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan
mediante flujos de trabajo basados en documentos y se
implementan en el sistema DocuWare
BUSINESS
Server
DocuWare Workflow Manager
38
Intelligent Indexing Service
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
Windows
Explorer Client
Intelligent Indexing le permite ahorrarse la indexación manual.
DocuWare clasifica los documentos y busca en ellos palabras clave
relevantes de forma automática. Las correcciones o la
confirmación de los usuarios se transfieren automáticamente al
sistema autoaprendizaje, que puede utilizar esta información para
asignar las palabras clave de forma independiente tras un breve
periodo de aprendizaje
Clasificación de documentos en una bandeja y sugerencia
automática de palabras clave en función de los documentos
conocidos cuya indexación ya haya sido "aprendida"
2
2
2
2
0
Archivado automático de documentos evaluados por
Intelligent Indexing
2
2
2
2
0
Codificación con diferentes colores de los documentos y las
palabras clave individuales por nivel de confianza con
respecto al nivel de precisión de las palabras clave sugeridas
2
2
2
2
0
"Formación" de Intelligent Indexing: corrija las palabras clave
según sea preciso para "formar" al sistema en el patrón de
indexación de modo que la próxima vez lo conozca
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
Once campos de índice estándar (Tipo de documento, Fecha,
Empresa, Contacto, Número de cliente, Fecha de pago,
Número de documento, Importe, CIF, Asunto) para la
indexación automática basada en el "aprendizaje progresivo"
2
2
2
2
0
Ocho campos de índice definidos por el usuario de distintos
tipos (texto, fecha, numéricos) para la indexación automática
de palabras clave relevantes de forma individual
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
2
2
2
2
0
Uso de Intelligent Indexing
Comparación de resultados con datos existentes de otras
aplicaciones (por ejemplo, un sistema ERP) y su posterior
filtrado
Volver a ejecutar documentos en la bandeja a través de
Intelligent Indexing
Libre asignación de nombres a los tipos de documento (de
forma que se pueden utilizar los términos propios de cada
empresa)
Opción de reconocimiento automático del idioma del
documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Gestión de Intelligent Indexing
Activación y desactivación opcional de Intelligent Indexing
para organizaciones especificadas (en DocuWare
Configuration)
Restablecimiento de configuraciones
39
Web
Client
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Configuración de un tipo de archivado:
correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero
correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos
(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
2
2
2
El tipo de archivado para cada correo electrónico puede
seleccionarse independientemente de la configuración:
correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero
correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos
(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
2
2
2
Los mensajes de correo electrónico se marcan en la lista de
resultados con un icono determinado
1
1
1
Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:
los mensajes de correo electrónico se archivan en el destino
especificado según la configuración seleccionada
2
2
2
Archivado de mensajes de correo electrónico
Archivado en archivador de DocuWare
Archivado en bandeja de DocuWare
Los mensajes de correo electrónico pueden archivarse en los
formatos siguientes: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF,
o PDF/A
Barra de menús de DocuWare y menú contextual en Outlook
integrados
Archivado de mensajes de correo electrónico mediante la
barra de menús de DocuWare
Archivado de mensajes de correo electrónico mediante el
menú contextual de DocuWare
Envíe y archive los mensajes de correo electrónico desde MS
Outlook en un solo paso (no es posible en entornos de
Terminal Server)
Archivado de mensajes de correo electrónico con
documentos adjuntos; los mensajes se pueden marcar como
archivados con la categoría "DocuWare"
Archivado de mensajes de correo electrónico con
documentos adjuntos y eliminación solo del documento
adjunto
Archivado de mensajes de correo electrónico con
documentos adjuntos y eliminación total
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
2
2
El Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los
mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde
Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante
búsquedas rápidas
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Connect to Outlook
40
Si solo se eliminan los documentos adjuntos de un mensaje
de correo electrónico en Outlook: se puede volver a acceder
a estos documentos adjuntos con un solo clic
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Acceso a las listas de tareas de DocuWare desde Outlook
2
(con la licencia adicional de Task Manager)
Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico y búsqueda rápida
Configuración de un número ilimitado de configuraciones de
archivado de forma centralizada. Pueden asignarse
2
directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")
concretas
Configuración de un número ilimitado de configuraciones de
búsqueda rápida de forma centralizada. Pueden asignarse
2
directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")
concretas
Los administradores pueden crear configuraciones de
archivado y de búsqueda rápida para todos los usuarios
2
2
2
Los usuarios básicos (no administradores) pueden crear
configuraciones de archivado y de búsqueda rápida para uso
propio si disponen de los derechos pertinentes
2
2
2
Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado
2
2
2
Selección de propiedades de correo electrónico como
palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)
2
2
2
Windows
Explorer Client
Web
Client
Archivado con o sin diálogo de almacenamiento
Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo
de almacenamiento siempre aparece (incluso con otra
configuración)
Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en
diálogos de almacenamiento e información
Acceso a documentos archivados mediante la búsqueda rápida
Búsqueda de documentos archivados en DocuWare y
vinculados a un mensaje de correo electrónico con un solo
clic (p. ej. correos del mismo remitente)
ENTERPRISE
Server
Después de que el cliente haya iniciado sesión, las carpetas
supervisadas se crean automáticamente; archivado mediante
las carpetas supervisadas: los mensajes de correo electrónico
se eliminan (no es posible en un entorno de Terminal Server)
PROFESSIONAL
Server
El Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los
mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde
Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante
búsquedas rápidas
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to Outlook
41
Web
Client
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Selección de información sobre el remitente o el destinatario
del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como
palabras clave para búsquedas rápidas
2
2
2
En las configuraciones de archivado, seleccione una palabra
clave de DocuWare un máximo de 64 veces en el paso
"Destino de archivado" para transferir, de este modo, una
gran cantidad de valores a este campo de palabras clave
cuando se archivan los correos electrónicos
2
2
2
Uso de entradas predefinidas como palabras clave para el
archivado (CURRENTDATE, etc.)
Selección de información sobre el remitente o el destinatario
del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como
palabras clave para el archivado
Selección de información desde otros archivadores de
DocuWare como palabras clave; las direcciones de correo
electrónico pueden usarse como un código coincidente
Compatibilidad con otras bases de datos SQL externas
(MySQL, MSSQL, Oracle) para la mejora automática de
palabras clave: las direcciones de correo electrónico pueden
usarse como un código coincidente
Archivado con o sin diálogo de almacenamiento
Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo
de almacenamiento siempre aparece (incluso con otra
configuración)
Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en
diálogos de almacenamiento e información
Uso de valores fijos como palabras clave para búsquedas
rápidas
Selección de un tipo de archivado: correo electrónico y
archivos adjuntos (mostrar primero correo electrónico),
correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero
archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
Selección de propiedades de correo electrónico como
palabras clave para búsquedas rápidas (remitente, asunto,
etc.)
Uso de entradas predefinidas como palabras clave para
búsquedas rápidas (p. ej. CURRENTDATE (-30) para los
últimos 30 días)
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
2
El Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los
mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde
Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante
búsquedas rápidas
BUSINESS
Server
PROFESSIONAL
Server
DocuWare Connect to Outlook
42
Web
Client
2
2
2
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
En operaciones de búsqueda rápida, utilice la fecha de
archivado como criterio de búsqueda; de esta manera, puede
limitar los resultados, por ejemplo, a los últimos 14 días
PROFESSIONAL
Server
El Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los
mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde
Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante
búsquedas rápidas
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to Outlook
43
ENTERPRISE
Server
Web
Client
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado
2
2
2
Selección de propiedades de correo electrónico como
palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)
2
2
2
Selección de un tipo de archivado:
correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero
correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos
(mostrar primero archivo adjunto), correo electrónico sin
archivos adjuntos o solo archivos adjuntos
2
2
2
La descarga automática de imágenes se puede desactivar,
p. ej. para protección contra mensajes de correo electrónico
de suplantación de la identidad
2
2
2
Archivado de mensajes de correo electrónico
Acceso a correos electrónicos de Gmail
Acceso a mensajes de correo electrónico de Microsoft
Exchange Server
Archivado en archivador de DocuWare
Archivado en bandeja de DocuWare
Archivado de mensajes de correo electrónico en el formato
EML original o en PDF
Eliminar mensajes de correo electrónico con archivos
adjuntos o moverlos a otra carpeta, mensajes con archivos
adjuntos y sin
Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:
los mensajes de correo electrónico se envían al destino
especificado según la carpeta supervisada seleccionada
Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico
Configuración de un número ilimitado de configuraciones de
archivado de forma centralizada. Pueden asignarse
directamente a los usuarios o a través de funciones
concretas
El administrador puede crear configuraciones de archivado
para todos los usuarios
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Con Connect to Mail puede cargar y archivar fácilmente los
mensajes de correo electrónico de su cuenta de Google en
DocuWare
BUSINESS
Server
2
DocuWare Connect to Mail
44
ENTERPRISE
Server
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Creación de un registro en DocuWare si no se encuentra
ningún documento para un registro externo
0
2
2
Filtrado de documentos en el archivador de DocuWare
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Mejora de índices a través de fuentes de datos externas
Selección de una fuente de datos externa: archivador de
DocuWare, tabla de base de datos, vista de base de datos,
comando de SQL o archivo con delimitadores o longitudes de
campo fijas
Con el archivo como fuente de datos externa: acceso de
lectura/escritura o acceso de solo lectura, transferencia o
eliminación de archivo en el momento que termina el flujo
de trabajo
Mejora de índices a través de registros externos
Posibilidad de seleccionar entre una búsqueda de registros
externos asociados a documentos de DocuWare o de
documentos de DocuWare asociados a registros externos
Si se encuentra más de un registro externo para un
documento, puede elegir si desea procesar solo el primer
registro y hacer una entrada en el archivo de registro o
procesar todos los registros externos (se autoindexa
mediante el primer registro externo)
Si se encuentra más de un documento para un registro
externo, puede elegir si desea procesar solo el primer
documento y hacer una entrada en el archivo de registro o
procesar todos los documentos
Eliminación de los registros externos después del
procesamiento. Garantiza un único uso de un registro
Creación de un registro externo si no se encuentra ningún
registro externo para un documento (no compatible con
vistas de tablas)
Filtrado de registros en la fuente de datos externa
Mejora de índices a través de campos de datos externos
Asignación de campos de datos externos a los campos de
índice de DocuWare
Configuración de mejora de índice
Asignación de palabras clave siempre o solo cuando los
campos estén vacíos
Asignación de palabras clave desde el contenido del registro
externo mediante entradas fijas o dinámicas
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como
programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como
criterios de índice
Web
Client
BUSINESS
Server
0
DocuWare Autoindex
45
Indexación especial de documentos sin un registro externo
asociado (solo es posible con el controlador ODBC; no es
posible para vistas en bases de datos)
Programación
Inicio del flujo de trabajo del AUTOINDEX mediante un
activador de tiempo, manualmente o mediante un evento de
archivo (p.ej. modificación del archivo de índice que se utiliza
como una fuente de datos externa)
2
2
0
2
2
0
2
2
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Asignación o cambio del contenido de campo del registro
externo mediante palabras clave del documento de
DocuWare mediante entradas fijas o dinámicas
PROFESSIONAL
Server
El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como
programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como
criterios de índice
BUSINESS
Server
DocuWare Autoindex
46
Windows
Explorer Client
Web
Client
ENTERPRISE
Server
PROFESSIONAL
Server
Con Request puede hacer que archivadores completos o
documentos seleccionados estén disponibles en medios externos
(CD/DVD, etc.) en forma de archivo ZIP. Es posible leer los
documentos sin un DocuWare Client
BUSINESS
Server
DocuWare Request
Archivadores portátiles: Utilice DocuWare como archivo ZIP en CD/DVD, disco duro externo
o memoria USB
Búsqueda de documentos mediante palabras clave como en
DocuWare (también búsqueda de texto completo)
1
1
1
Abrir documentos en los visores estándar; hay disponible un
visor PDF en Request en caso de que no haya instalado
ningún visor PDF en el dispositivo correspondiente
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Transferencia y visualización de las versiones del documento
para los archivadores que tengan activada la gestión de
versiones
Visualización del historial de flujos de trabajo para
documentos que formaban o siguen formando parte de un
flujo de trabajo (solo en combinación con Workflow
Manager)
Opciones de DocuWare Request
Abrir configuraciones de Request desde DocuWare y desde
DocuWare Configuración
Adopción de un archivador o de documentos individuales de
este
Función de filtro para documentos definidos que se deben
transferir; filtrado por ejemplo por tipo de documento,
periodo o empresa
Inclusión del historial de flujos de trabajo para un
documento (con licencia de Workflow Manager)
Exportación de documentos al archivador de Request
Exportación de documentos en formatos originales o
convertidos a PDF, si lo desea con anotaciones guardadas
Transferencia del catálogo de texto completo (búsqueda de
texto completo)
Búsqueda de campos en función de la lista de tareas o el
resultado asignado
Programación del suministro de datos, por ejemplo,
poniendo a disposición un archivador de Request el primer
día de cada mes
47
PROFESSIONAL
Server
ENTERPRISE
Server
Web
Client
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Acceso a las interfaces de usuario de una configuración de
DocuWare en aplicaciones web o de Windows; interfaces de
usuario posibles: diálogo de búsqueda seleccionado, lista de
resultados, diálogo de información, Visor, lista de tareas de
Workflow, tareas de Workflow, lista de Task Manager,
historial de documentos, documento especial
1
1
1
1
Selección del idioma para la lista de resultados o el visor
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Integración de elementos individuales de DocuWare en cualquier
programa mediante la integración URL: se genera una dirección de
Internet (URL) y se muestra en un navegador desde la aplicación
Configuración de la integración URL
Definición de URL basada en parámetros predefinidos
específicos
Definición de URL válidas y complejas con la ayuda de una
codificación (codificación Base64url)
Integración de DocuWare en una ventana de navegador
aparte o en un marco definido
Tres vistas posibles: Abrir el Viewer de DocuWare
directamente; abrir la lista de resultados y, a continuación,
abrir el Viewer; abrir un archivo en el módulo adicional o
descargar el archivo
Transferencia de cualquier criterio de búsqueda predefinido
por URL
Acceso mediante los datos de inicio de sesión de invitado, de
Windows o de DocuWare
Cifrado de la URL a través de la cual se ha abierto la
integración en DocuWare
Inicio de sesión para la integración URL a través de inicio de
sesión de confianza, cuenta de Windows o página de inicio
de sesión de DocuWare
El inicio de sesión de DocuWare puede archivarse en una
cookie. Esta cookie puede utilizarse para iniciar sesión en un
sistema DocuWare para todos las llamadas adicionales de la
URL
Windows
Explorer Client
BUSINESS
Server
1
Integración URL de DocuWare
48
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
1
Web
Client
PROFESSIONAL
Server
Con el Software Developer Kit (SDK), DocuWare ofrece interfaces
de programación específicas: Puede accederse a las funciones de
DocuWare desde otras aplicaciones a través de la integración URL
y Web Services, así como a través de las eficaces interfaces GAPI y
JAPI.
BUSINESS
Server
Software Developer Kit (SDK)
DocuWare Platform Service
La interfaz basada en REST permite el acceso a los sistemas
DocuWare. Se utiliza dentro de DocuWare para conectar
dispositivos móviles con, por ejemplo, DocuWare Mobile,
aunque también se puede emplear para conectar con
programas externos. Para mas detalles consulte:
https://help.docuware.com/sdk/platform/
Validación
DocuWare brinda la posibilidad de realizar comprobaciones
de validez en entradas de índice en el servidor mediante
bibliotecas de validación generales o específicas del cliente.
La comprobación de validez se implementa mediante
bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL) .NET 2.0 que pueden
contener un número ilimitado de comprobaciones.
Encontrará más detalles sobre la validación en el
KnowledgeBase:
http://help.docuware.com/en/#t56478
GAPI
Interfaz .Net para acceder a archivos en el servidor de
DocuWare: Para ver el tutorial GAPI, vaya al Knowledge
Base:
http://help.docuware.com/en/#t56479
Web Services
Los Web Services permiten interoperabilidad entre los
servidores de DocuWare, que se han desarrollado a partir de
.NET, por ejemplo con el entorno Java. Los Web Services
están basados en la interfaz GAPI (General Application
Programming Interface) de DocuWare. Para ver el tutorial
Web Services, vaya al KnowledgeBase:
http://help.docuware.com/en/#t56561
JAPI
JAPI (Java Application Programming Interface) permite el
acceso a los servicios de DocuWare mediante la tecnología
JAVA:
http://help.docuware.com/en/#t56481
49
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
2
Web
Client
PROFESSIONAL
Server
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de OKI
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to OKI
Archivado a través de dispositivos de OKI
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador y en las bandejas de DocuWare; introducción de
palabras clave directamente a través del diálogo de
almacenamiento en el dispositivo de OKI
Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una
dirección o ángulo incorrecto
Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido
fijo (p. ej. para poder archivar documentos de una forma
rápida y sencilla)
Selección de los diálogos de almacenamiento para
documentos de indexación que se muestran en el dispositivo
de OKI
Definición de diálogos de almacenamiento especiales para
esta aplicación en DocuWare configuración
Todas las opciones de diálogo de almacenamiento de
DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en
esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de
selección especiales para determinados campos
Selección de entradas de índice desde listas de selección
(también desde listas de selección selectiva) o a través de un
teclado táctil
Disponibles las principales opciones de escaneo del
dispositivo de OKI: escaneo en modo dúplex o símplex;
escaneo en color o blanco y negro
Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos
recuperados según los derechos individuales de usuario.
Selección de los diálogos de búsqueda que se ofrecen en el
dispositivo OKI
50
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Archivado de documentos SAP
Compatibilidad con situaciones estándar de códigos de
barras de SAP para documentos entrantes
Integración de documentos archivados en situaciones de
flujo de trabajo SAP Business
Archivado y visualización de listas de impresión
Archivado y visualización de los archivos guardados desde el
archivado de datos SAP
Transferencia de documentos desde SAP
Acceso a los documentos SAP incluso sin SAP
Todas las funciones de ArchiveLink versión 4.5
PROFESSIONAL
Server
Mediante la interfaz Connect to SAP, certificada por SAP,
DocuWare amplia SAP implementando funciones para archivar
documentos y datos
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to SAP
51
Archivado a largo plazo para documentos de SharePoint
Archivado manual de documentos de SharePoint a
DocuWare con la opción "Enviar a"
Archivado automático de SharePoint a DocuWare mediante
políticas personalizadas programables
Archivado de documentos en DocuWare directamente desde
SharePoint
Archivado basado en reglas de documentos de SharePoint a
DocuWare mediante acciones personalizadas programadas
individualmente y políticas personalizadas
Archivado en formato original
Búsqueda de documentos archivados desde SharePoint
Búsqueda combinada (ubicación federada) en SharePoint y
DocuWare mediante la búsqueda abierta
Área separada para los resultados de DocuWare en la
interfaz de usuario de SharePoint
Visualización de los resultados de DocuWare directamente
desde SharePoint
Acceso a DocuWare por inicio de sesión único (el ID se
verifica en Windows Active Directory)
Integración de DocuWare en SharePoint
Cambio de SharePoint a DocuWare directamente por inicio
de sesión único (el ID se verifica en Windows Active
Directory)
Búsqueda separada en DocuWare por palabras clave o texto
completo con todas las funciones disponibles de DocuWare
Administración del CONNECT to SharePoint
Administración a través de la administración web del
Connect to SharePoint
Tipo de inicio de sesión: manual, usuario fijo o usuario de
Windows
Definición de asignaciones para enviar datos de índice de
SharePoint a los campos de índice de los archivadores de
DocuWare
Definición de tipos de envío: tipos de documentos de
SharePoint que se archivan en cada archivador de DocuWare
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
0
2
2
Windows
Explorer Client
0
Web
Client
ENTERPRISE
Server
Archivado en DocuWare directamente desde SharePoint
DocuWare como centro de registros de SharePoint
PROFESSIONAL
Server
El CONNECT to SharePoint conecta Microsoft Office SharePoint
con el sistema de gestión documental DocuWare
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to SharePoint
52
ENTERPRISE
Server
2
2
Inicio de sesión con usuario predefinido fijo o inicio de sesión
individual para cada usuario
2
2
2
Configuración de diálogos de almacenamiento especiales
para utilizar la opción de Ricoh para entradas fijas y campos
de solo lectura en el diálogo de almacenamiento
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Ricoh
Web
Client
BUSINESS
Server
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;
introducción de palabras clave directamente a través del
diálogo de almacenamiento desde el dispositivo de Ricoh
DocuWare Connect to Ricoh
Archivado desde dispositivos de Ricoh
Archivado de todos los documentos escaneados como un
TIFF o PDF de varias páginas o creación de un TIFF de una
sola página (blanco y negro) o JPEG (color) o PDF para cada
documento
Resolución: 100, 200, 300, 400 o 600 ppp
Selección de diálogo de almacenamiento que se usará para
indexar en el dispositivo de Ricoh
53
ENTERPRISE
Server
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Todas las opciones de diálogo de almacenamiento de
DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en
esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de
selección especiales para determinados campos
2
2
2
Selección de entradas de índice desde listas de selección
(también desde listas de selección selectiva) o a través de un
teclado táctil
2
2
2
Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo
de Sharp: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en
color o blanco y negro; formatos de archivo PDF, TIFF y JPEG
2
2
2
Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos
recuperados según los derechos individuales de usuario.
Selección de los diálogos de almacenamiento que se ofrecen
al dispositivo Sharp
2
2
2
Archivado desde dispositivos de Sharp
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador de DocuWare; introducción de palabras clave
directamente a través del diálogo de almacenamiento en el
dispositivo de Sharp
Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una
dirección o ángulo incorrecto
Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido
fijo (p. ej. para poder archivar documentos de una forma
rápida y sencilla)
Inicio de sesión posible con RFID o tarjeta inteligente (con
software adicional)
Archivado de documentos escaneados en archivadores y en
bandejas de DocuWare
Selección de diálogo de almacenamiento que se usará para
indexar en el dispositivo de Sharp
Definición de diálogos de almacenamiento especiales para
esta aplicación en DocuWare Administration
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Sharp
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to Sharp
(versión 2)
54
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Windows
Explorer Client
ENTERPRISE
Server
2
Web
Client
PROFESSIONAL
Server
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Toshiba
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to Toshiba
(versión 1)
Archivado desde dispositivos de Toshiba
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;
introducción de palabras clave directamente a través del
diálogo de almacenamiento en el dispositivo de Toshiba
Definición de campos especiales para la asignación de índices
en la pantalla del dispositivo de Toshiba
Entradas de campo: numéricas, decimales, de texto o de una
lista de selección definida especialmente
Campos obligatorios
Entradas ocultas fijas
Longitud del texto mínima y máxima
Valor mínimo y máximo de campos numéricos
Formatos posibles para archivos escaneados: TIFF, PDF y XPS
en cada caso como documento de varias páginas o de una
sola página y JPEG
Otras opciones de escaneo según los dispositivos Toshiba
Se pueden definir hasta 2400 plantillas de escaneo
mejoradas por dispositivo
Selección del archivador o de la bandeja en la que se
archivarán los documentos escaneados
Asignación de campos definidos de la plantilla de escaneo
mejorada a campos de DocuWare
Asignación de campos de protocolo para el escaneo a
campos de DocuWare
55
ENTERPRISE
Server
2
2
2
2
2
2
2
2
Selección de los diálogos de archivado para documentos de
indexación que se muestran en el dispositivo de Toshiba
2
2
2
Definición de diálogos de archivado especiales para esta
aplicación en la configuración de DocuWare
2
2
2
Todas las opciones de diálogo de archivado de DocuWare
(excepto las máscaras de campo) disponibles en esta
aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de selección
especiales para determinados campos
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Archivado a través de dispositivos de Toshiba
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador de DocuWare y en las bandejas; introducción de
palabras clave directamente a través del diálogo de
archivado en el dispositivo de Toshiba
Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una
dirección o ángulo incorrecto
Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido
fijo (p. ej. para poder archivar documentos de una forma
rápida y sencilla)
Selección de entradas de índice desde listas de selección
(también desde listas de selección selectiva) o a través de un
teclado táctil
Principales opciones de escaneo del dispositivo de Toshiba
utilizables: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en
color o blanco y negro
Realice búsquedas en el archivador e imprima los
documentos recuperados teniendo en cuenta los derechos
individuales de usuario. Seleccione los diálogos de búsqueda
que ofrecer en el dispositivo de Toshiba
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Toshiba
Web
Client
BUSINESS
Server
DocuWare Connect to Toshiba
(versión 2)
56
ENTERPRISE
Server
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Todas las opciones de diálogo de almacenamiento de
DocuWare disponibles, como entradas ocultas fijas o listas
de selección especiales para determinados campos
2
2
2
Selección de entradas de índice desde listas de selección o a
través de un teclado táctil
2
2
2
Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo
de Xerox: escaneo en modo dúplex o símplex; escaneo en
color o blanco y negro; resolución: 100 a 600 ppp
2
2
2
Archivado desde dispositivos de Xerox
Archivado de documentos escaneados directamente en el
archivador de DocuWare; introducción de palabras clave
directamente a través del diálogo de almacenamiento en el
dispositivo de Xerox
Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido
fijo o inicio de sesión individual para cada usuario
Los usuarios pueden realizar su elección en una lista de
diálogos de almacenamiento que aparece en el dispositivo de
Xerox
Definición de diálogos de almacenamiento especiales en
DocuWare Administration
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Xerox
Web
Client
BUSINESS
Server
2
DocuWare Connect to Xerox
57
ENTERPRISE
Server
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Sistema de alta disponibilidad con el SQL Server reflejado
(mirroring)de fácil configuración, sin necesidad de licencias
adicionales. (Microsoft tiene restricciones con respecto a la
distancia física entre el servidor y el servidor reflejado. Para
obtener más detalles, póngase en contacto con Microsoft.)
2
2
2
Posibilidad de sistema de clúster con una licencia adicional
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
Integración del MS SQL Server
Hasta 64 instancias del SQL Server por SQL Server y más de
32 000 bases de datos por instancia
Administración central de la configuración en Management
Studio
Copia de seguridad y restauración simples y fiables
Las copias de seguridad son tareas programadas: copia de
seguridad de la base de datos y/o copia de seguridad
diferencial completas
Opciones de análisis sencillas, por ejemplo análisis de los
problemas de rendimiento
El SQL Server ofrece sugerencias para mejorar la
configuración de la base de datos
Informes: creación de informes sobre el acceso a
documentos con facilidad y exportación en formato PDF o
Excel
Uso fácil con interfaz de usuario intuitiva
Windows
Explorer Client
PROFESSIONAL
Server
2
Conexión perfecta entre SQL Server y DocuWare
Web
Client
BUSINES
SServer
2
MS SQL 2012 para DocuWare
58