DocuWare para grandes organizaciones

DocuWare para
grandes
organizaciones
Solution Info
Un sistema escalable, fácil de usar, móvil y de
administración sencilla
Las grandes corporaciones y agencias gubernamentales buscan la continua optimización de
sus procesos. En el núcleo de estos procesos se encuentra la disponibilidad de documentos,
sean cuales sean su formato y origen. Con DocuWare, los empleados disponen de acceso
seguro, rápido y fiable a la documentación, como registros de contabilidad, correspondencia
y planos técnicos, independientemente de su ubicación.
Requisitos de la solución
En la implantación y el uso correcto de una solución de gestión de contenido en una organización a gran escala
intervienen muchos aspectos. El primero y más importante es la escalabilidad del sistema. Es decir, una buena
adecuación a unidades organizativas de distinto tamaño y naturaleza.
La solución debe ser capaz de satisfacer los requisitos de aplicaciones centrales e interdepartamentales en la sede
DocuWare para grandes organizaciones
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principal, y de pequeños equipos de proyectos que trabajan de forma remota.
La solución ideal debe aportar una administración descentralizada y sencilla que pueda personalizarse para cada
grupo de usuarios y que aporte funciones de uso sencillo e intuitivo a una gran diversidad de usuarios. Asimismo, debe
brindar a distintas ubicaciones y empleados remotos un método que permita la sincronización perfecta de los
documentos, para que toda la organización disponga de datos coherentes y actualizados. Estén donde estén, los
usuarios móviles deben poder acceder a todas las funciones del sistema. DocuWare satisface todos estos requisitos a
un coste total de adquisición muy bajo.
Coste total de adquisición (TCO)
Flexible y escalable
El paquete estándar de DocuWare ya proporciona todos
los componentes imprescindibles para una gestión
profesional del contenido empresarial. DocuWare ofrece
una excelente escalabilidad, lo que unido a la sencillez
de uso y administración, contribuye a un coste total de
adquisición sumamente bajo. La experiencia de nuestros
clientes demuestra que el uso de DocuWare incluso en
solo una ubicación o un departamento es rentable y
aporta una gran mejora general.
DocuWare se adapta sin problemas a usuarios o
requisitos que cambien continuamente. Como la
arquitectura de software se basa en estándares
ampliamente aceptados, se integra perfectamente en
servidores, clientes y demás componentes de la
infraestructura. En función del número de usuarios, los
módulos de servidores de DocuWare se pueden instalar
de forma centralizada en un servidor o distribuidos en
distintos ordenadores. La carga compartida garantiza un
rendimiento óptimo en cada estación de trabajo.
Beneficios de DocuWare
Administración claramente
estructurada
DocuWare siempre consta de los mismos componentes y
funciones, tanto para un usuario móvil como para un solo
sistema de clientes o una solución a escala corporativa.
Eso se traduce en una administración sencilla y
perfectamente estructurada, aunque un sistema deba
ampliarse para abarcar nuevos departamentos,
ubicaciones y usuarios móviles.
Móvil y en qualquier lugar del mundo
El acceso en línea desde cualquier parte del mundo por
parte de usuarios móviles es posible incluso con la
versión básica de DocuWare. El programa de DocuWare
posibilita que los usuarios móviles accedan por Internet
desde cualquier parte y en tiempo real a los archivadores
y documentos de la oficina central, y utilizar todas las
funciones de DocuWare. Con plena seguridad y
fiabilidad.
DocuWare para grandes organizaciones
Beneficios de DocuWare
Disponible en todo el mundo, en más de 50
países y 16 idiomas
Excelente escalabilidad
Perfecta integración de ubicaciones remotas y
usuarios móviles
Administración sencilla, sin necesidad de otros
administradores
Utilización sumamente sencilla
Ideal para la creación de equipos de proyectos
virtuales
Datos coherentes y al día, accesibles desde
cualquier parte
Sincronización de datos sencilla y fiable
Control fácil de procesos de trabajo en todo el
mundo mediante sellos
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DocuWare se adapta sin problemas a un número creciente de usuarios
DocuWare para grandes organizaciones
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Sincronización con DocuWare: sencilla, segura y fiable
DocuWare para grandes organizaciones
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Software para la gestión documental integrada
Seguridad y sincronización
Los archivadores residentes en distintas ubicaciones se
sincronizan fácilmente entre sí. Mediante unas reglas de
pequeños ajustes, se determinan los documentos de un
archivador ubicado en la oficina central que se deben
sincronizar con los que se alojan en el archivador de una
sucursal remota de la compañía. La sincronización se
puede establecer a una hora predeterminada. De esta
manera, las sucursales y las filiales se integran de
manera óptima en el sistema de gestión documental. Los
portátiles de los usua- rios móviles de la empresa se
sincroni- zan de la misma forma. Así, un emplea- do
dispone de todos los documentos importantes durante
desplazamientos y puede trabajar fuera de línea. La
seguridad del acceso queda garanti- zada. DocuWare
distingue entre la ad- ministración de usuarios y de
derechos, así como entre la administración del sistema y
de la organización. También se garantiza la integridad de
los datos mediante registros de todos las operaciones de
los usuarios, del administrador y del los servidores, así
como la retención duplicada de datos de índice en una
base de datos y en enca- bezados de los documentos
concretos.
DocuWare para grandes organizaciones
Utilización de DocuWare: sencilla e
independiente
La utilización del sistema está al alcance de todos los
usuarios. DocuWare imita las herramientas y los
procesos de trabajo con documentos físicos, ya que
emplea bandejas digitales, archivadores y sellos. Lo
único que se necesita para disfrutar de todas las
funciones de este potente sistema de gestión de
contenido empre- sarial es una breve introducción. Ni
siquiera hace falta formación específica. Encontrará más
información en nuestra página Web www.docuware.com
De los documentos al valor
Con DocuWare, una empresa de cualquier
tamaño y sector puede convertir sus documentos
en capital valioso. El sistema de gestión
documental automatiza los procesos comerciales
y los flujos de trabajo mediante la gestión y
vinculación electrónica de los documentos, sea
cual sea el formato y la fuente. Con una sola
operación de búsqueda, en cualquier momento y
desde cualquier lugar se accede de inmediato a
todos los documentos relacionados con una
empresa o un proyecto.
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Opiniones
Sanidad
Jerry Crisp Director de
laboratorio Bozeman
Deaconess Hospital
Finanzas
„Desde que
empezamos a utilizar
DocuWare, si nuestros
técnicos tienen alguna
pregunta sobre alguna
duda o una serie de
pruebas, sólo tienen
que ir a DocuWare
para compro- bar
rápidamente los datos.
Este proceso de
reverificación es
mucho más frecuente
ahora que cuando
utilizábamos el
sistema manual.”
„Con DocuWare
podemos recuperar
documentos en su
formato original. Ahora
el acceso a nuestra
información es fácil y
rápido, lo que
contribuye a una
mejora en la toma de
decisiones que a su
vez conlleva un ahorro
importante para una
organización
financiera como la
nuestra.”
Oswaldo Garcia
Administrador de
sistemas Vencred S.A.
Otros clientes: Johor
Specialist Hospital,
TriWest Healthcare Alliance, ...
Otros clientes: GE
Money Bank SA,
Kuwait Finance
House, Allianz Investmentbank AG, ...
Producción
Servicios
„La administración de
archivadores sin
Organisation, sudhoff
papel es sencilla y
eficaz. DocuWare nos
technik GmbH resulta
especialmente útil
para facturas
entrantes y para
archivar pedidos de
compra. Tareas que
antes consumían gran
cantidad de tiempo se
realizan ahora en
segundo plano.“
Otros clientes: EADS
LFK, Daimler Chrysler
AG, FALKE KGaA, ...
DocuWare para grandes organizaciones
Angelika Knauth Gestor
de proyecto y sistemas
de información TRWAutomotive
Jim Walker Jefe de
equipo - Tecnología
documental Blue Cross
Blue Shield of Montana
“La instalación y
puesta en marcha de
DocuWare tardó
menos de lo previsto,
sin salirse del
presupuesto. El
acceso instantáneo a
los documentos ha
transformado nuestros
grupos de
procesamiento de
reclamaciones y
atención al cliente.
Hoy por hoy creemos
que DocuWare es un
producto excelente.“
Otros clientes:
Continental Airlines,
DHL, LAN Chile, ..
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Administración Pública
Dimitar Tzvetanov
Director ejecutivo Agencia de registros del
Ministerio de Justicia
búlgaro
Educación
„La posibilidad de
acceder al archivador
de documentos
central desde todas
las ubicaciones ha
simplificado
enormemen- te
nuestros procesos.
Nos permite proporcionar un servicio
más rápido en todo el
país así como ahorrar
espacio de
almacenamiento.”
„En lo que respecta a
los registros de
alumnos, las ventajas
son evidentes.
DocuWare ha
eliminado el riesgo de
extravíos; y al no ser
preciso hacer varias
copias de cada
documento, no sólo
ahorramos tiempo sino
también muchos
gastos de papel e
impresión.”
Otros
clientes:Freistaat
Sachsen, Illinois
E.P.A., ...
Otros clientes:
Università di Milano,
University of
Minnesota, Radford
University, ...
Olga Estela Quintero
García Directora de
Departa- mento de
información Universidad
de Medellín
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