Flujo de trabajo de DocuWare

Enterprise
Content
Management
1
Responsable del contenido
DocuWare Corporation
www.docuware.com
Organización
Flujo de trabajo
Todos los días dedica un tiempo valioso a buscar,
copiar, imprimir, etiquetar, archivar y proteger documentos. Los documentos en papel generan una gran
cantidad de trabajo, llenan los archivadores y resultan
costosos de mantener. ¿Y por dónde empieza a buscar
un documento cuando lo necesita?
Seguridad
DocuWare es un software para la gestión de contenido empresarial profesional que simplifica todas las
tareas relativas a los documentos. Al gestionar sus
documentos con DocuWare, aumenta la eficiencia de
toda su organización. Los empleados cuentan con la
información adecuada para que mejore el servicio al
cliente y aumente la productividad. Se reducen los
fallos de seguridad y, dado que todo está bien organizado y cumple la normativa, las auditorías requieren
menos tiempo.
3
Integración
Descubra el valor de sus documentos
DocuWare convierte sus documentos en lo que realmente son: información valiosa que genera capital.
Con DocuWare, puede dar rienda suelta al potencial
inherente a cada documento. Saque provecho de cada
correo electrónico, cada archivo y cada registro para
contribuir al éxito de su empresa.
La integración de DocuWare en un entorno de TI
significa que ha encontrado una solución ideal para
estimular la productividad, reducir costes, mejorar la
liquidez, garantizar el cumplimiento y potenciar el
servicio al cliente.
4
Con DocuWare, los documentos están disponibles al
instante, donde y cuando los necesita, ya sea en la
oficina, en casa o cuando está de viaje. Incluso resulta
sencillo acceder a los documentos archivados en
DocuWare desde otra aplicación de software.
Organización
Organisation
Deje que la experiencia de miles de usuarios hable por
sí misma: DocuWare es uno de los sistemas de gestión
de contenido empresarial más conocidos mundialmente y cuenta con más de 100 000 usuarios en todo
el mundo. Actualmente, empresas de más de 70 países
disfrutan del éxito al descubrir el valor de sus documentos con DocuWare.
5
Organícese con DocuWare: Preparados, listos... ¡ya!
DocuWare es sinónimo de organización
óptima: los documentos se archivan de
forma rápida e inteligente. No importa
dónde ni cuándo necesita la información:
puede recuperarla en cuestión de segundos.
Coherente: los documentos se organizan de forma meticulosa
Central: un archivador de documentos para todos los departamentos
Ahorro de espacio: los archivadores digitales ahorran espacio
Automático: indexación que aprende sobre la marcha
Inmediato: información útil al alcance de la mano
Siempre accesible: utilice su ordenador, teléfono, tablet e Internet
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Un visor, múltiples formatos
Archivar documentos en un archivador central
Correo electrónico
Datos de ERP
X
Archivador central de documentos
•
•
•
•
•
Escáner, dispositivo multifunción
Comando de menú
Windows Explorer
Arrastrar y soltar
Control automático
Empresa
Robinson's Refuge
Contacto
Sabrina Sheffer
?
Tipo de documento Factura
Estado
Nuevo
Fecha
01/18/2011
Almacenado por
Fred Winner
Archivador central
de documentos
Archivar
Archivo
Automático o manual
Documento
Captura de datos
Indexación
Archivado
“Gracias al archivador electrónico, tenemos
la impresión de que la empresa dispone de
más personal. Podemos atender por teléfono las consultas de nuestros clientes con
rapidez, sin tener que colgar y buscar los documentos en el archivo físico. Sólo en lo que
respecta a la calidad del servicio, la inversión
en el sistema de gestión documental se ha
amortizado en un tiempo mínimo.“
Braulio Fernández, Gerente
BF Correduría de Seguros, Madrid, España
Archivado central
Archivado en archivadores digitales
Organización automática
DocuWare puede gestionar todo tipo de documentos
de múltiples fuentes, desde documentos en papel
hasta registros de datos. Se utilizan archivadores
digitales para ordenarlo todo en un archivador central
de documentos. Ya no tendrá que preguntarse dónde
se encuentran sus documentos importantes: con
DocuWare podrá acceder a ellos con un solo clic del
ratón.
Los archivadores digitales son muy parecidos a sus
equivalentes en metal. Puede decidir cuántos desea
configurar en el sistema DocuWare y el modo en que
se organizan, según lo que convenga a su empresa.
Por ejemplo, puede configurar un archivador de clientes en el que se archiven las facturas de cuentas por
pagar o por cobrar, junto con toda la correspondencia
con el cliente, incluidos faxes y mensajes de correo
electrónico. También puede tener un archivador
separado para Recursos Humanos, o quizás uno para
todo lo relacionado con la producción y el desarrollo
de productos.
Para una recuperación rápida y sencilla, los documentos
se archivan en DocuWare junto con criterios de índice,
que estructuran el sistema. Por lo general, la indexación se
puede gestionar de forma totalmente automática: pueden
obtenerse palabras clave de fuentes externas, como archivos de texto o bases de datos, o capturarse directamente
con un software de OCR o reconocimiento de códigos de
barras. Asimismo, la indexación de texto completo tiene
lugar en segundo plano, o mediante Intelligent Indexing
Service de DocuWare, un servicio de autoaprendizaje basado en la nube que indexa automáticamente los documentos escaneados y aplica “crowd learning” a los documentos
similares.
7
Organización
Organisation
Papel
Con el visor universal de DocuWare,
puede abrir múltiples formatos de
archivos, tanto si se trata de texto
como de bases de datos o archivos de
imágenes.
Disponibilidad en todo el mundo
Buscar y visualizar documentos
Archivador central de documentos
X
Robinson's Refuge
Contacto
Sabrina Sheffer
Estado
Nuevo o válido
Fecha
01/01/11
Tipo de doc. Estado Fecha
Empresa
Contacto
Robin...
Sabrina Sh... Factura
Nuevo
01/18/11
Robin...
Sabrina Sh... Correo ele... Válido
01/11/11
Robin...
Sabrina Sh... Pedido
01/10/11
/
Empresa
Tipo de documento
“Con cerca de 17 millones de recibos nuevos cada
año, el archivo de papeles empezaba a ser intratable. Las búsquedas se prolongaban hasta tres días.
Hoy día, los empleados de nuestros clientes y nuestros propios empleados pueden acceder en línea a
la documentación relevante y resolver las consultas,
incluso, durante una llamada telefónica”.
?
Archivador central de documentos
?
/
Con el Web Client de DocuWare, tiene más flexibilidad que nunca: mediante el uso de un navegador
web, puede acceder al archivador central de documentos en cualquier momento, y desde cualquier
parte del mundo, para buscar, editar y archivar. O
también puede utilizar DocuWare Mobile.
Válido
01/30/11
Almacenado por
Archivador central
de documentos
Texto completo
Buscar
Criterios de búsqueda
Búsqueda
Lista de resultados
Documento
Wolf Zacharias, MEDITsystems
Múnich, Alemania
Búsquedas más inteligentes,
recuperación más rápida
DocuWare hace los documentos portátiles
Recuperar documentos con DocuWare es tan sencillo
como utilizar un motor de búsqueda en línea, incluso
a la hora de realizar búsquedas en varios archivadores. Con un solo clic, podrá abrir un documento
en el programa con el que se creó o en el Visor de
DocuWare.
Sea cual sea el documento que necesita, con
DocuWare puede obtenerlo al instante, tanto si está
en la oficina como si está de viaje. Con el Web Client
de DocuWare, puede buscar los documentos y editarlos aunque esté en la oficina de un cliente o trabajando desde casa. Con DocuWare Mobile, puede utilizar
su smartphone o tablet para trabajar con DocuWare.
En caso de que no disponga de conexión a Internet
cuando viaja, puede llevárselo todo con usted sincronizando los archivadores de DocuWare en su portátil
antes de marcharse.
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Elimine el papel
Gestión de correo electrónico
Portales de documentos
DocuWare acaba con los clasificadores, las carpetas y
los archivadores desbordados. El papel se escanea y se
archiva como documento electrónico. Esto se lleva a
cabo con un escáner de la estación de trabajo y una
copiadora multifunción.
¿Qué hacer con tanto correo electrónico? Solo tiene
que archivar sus mensajes directamente de su programa de correo electrónico en el archivador central
de documentos; se archivarán con los documentos
relacionados en un entorno sin manipulaciones y bien
organizado. No es necesario que busque en distintos
lugares de su ordenador. Ahora podrá encontrar los
mensajes de correo electrónico fácilmente, incluso
años más tarde. Y lo más importante, todo el conocimiento crítico alojado en correo electrónico no se
pierde en los buzones de correo personales. En lugar
de ello, todos los usuarios autorizados de su empresa
podrán acceder a él.
Con DocuWare, los documentos específicos de usuarios pueden estar disponibles a través de Internet. Los
empleados pueden acceder a sus registros personales
desde casa. Los clientes pueden ver documentos como
facturas y albaranes de entrega en línea.
Los Partners y clientes potenciales pueden descargarse la información más reciente de los productos, las
listas de precios y el material de marketing desde su
portal de ventas.
El sistema garantiza totalmente que solo se otorga
acceso a quienes tengan autorización específica para
ello.
n Archivado de correo electrónico
sin manipulaciones
n Recuperación de correo electrónico sencilla
n Fuentes de información conectadas
n Acceso flexible en línea a los documentos
n Documentos actuales disponibles al instante
n Mejora del servicio al cliente
Los archivos de papel que tiene se convierten sistemáticamente en bits y bytes, y se transforman en
archivadores digitales de DocuWare.
¿Cuál es el resultado? Necesita aproximadamente
un 90 por ciento menos de espacio para archivar sus
documentos.
n Haga espacio en su oficina
n Acceda a sus documentos en papel desde
cualquier lugar
n Proteja sus documentos en papel frente a
pérdidas o daños
9
Organisation
Organización
DocuWare en el día a día:
Soluciones para todos los tipos de documentos
Flujo de trabajo de DocuWare:
Consiga más con cada documento
DocuWare es el centro de los flujos de
trabajo ultraeficaces: los documentos no
solo se pueden recuperar rápidamente,
sino que también se pueden procesar al
instante y distribuir allá donde se necesite. Ahorra una enorme cantidad de tiempo, a la vez que mejora la productividad y
la rentabilidad.
Familiar: su escritorio digital tiene bandejas, sellos y grapadoras
Rápido: los documentos se editan y autorizan en su ordenador e Internet
Actual: reciba automáticamente documentos actualizados
Flexible: imprima, envíe faxes y mensajes de correo electrónico sin salir de DocuWare
Rastreable: el historial del flujo de trabajo muestra los cambios
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Su escritorio en DocuWare
Mensaje (HTML)
X
Archivador central
de documentos
Factura
en papel
Captura de facturas
De:
Para:
Enviado:
Asunto:
/
/
Responder Responder a todos Reenviar
X
/
/
Mensaje
Pagado
Suprimir Seguimiento
Archivador central de documentos
Thomas Rain
Miércoles, 01/12/2011
Nuevo documento para aprobación
Estimado Sr. Rain:
En el archivador central de documentos hay
nuevos documentos que esperan su
aprobación. Haga clic en el vínculo para abrir
los documentos en el Visor de DocuWare.
Notificación de correo electrónico
2769
Aprobado
2769
Aprobado
2769
Aprobado
Autorización de facturas
Pagado
Pago
Grapadora, anotaciones y sellos
Autorización de documentos
Con DocuWare, trabaja de un modo similar a cuando
gestiona documentos en papel en su escritorio. Los
documentos se pueden organizar en bandejas digitales y grapar o desgrapar. Para editar, comprobar y
autorizar documentos, tiene a su disposición una serie
de herramientas digitales y sellos. Tras marcar y sellar
un documento, siempre se conserva el documento
original. Los cambios se archivan por separado como
“superposición”, como si estuvieran impresos sobre
una transparencia.
DocuWare acelera los flujos de trabajo basados en
documentos que forman parte del trabajo cotidiano,
como la verificación y autorización de facturas. En
DocuWare los flujos de trabajo se gestionan con la
ayuda de los sellos digitales de aprobación y rechazo.
Por ejemplo, una vez sellada una factura en DocuWare, su estado cambia automáticamente de “nueva” a
“autorizada”, de modo que pasa a la siguiente persona
del flujo de trabajo. Los documentos también se
pueden sellar cuando se trabaja remotamente a través
de Internet. Esto significa que los flujos de trabajo
pueden continuar aunque los empleados se encuentren fuera de la oficina.
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Todas las herramientas de su escritorio se duplican en DocuWare. Desde
los sellos hasta los marcadores, no se
perderá nada al pasarse al formato
electrónico.
“Gracias a la implementación de DocuWare,
pudimos ahorrar dinero rápidamente. La comprobación electrónica de las facturas, por ejemplo,
nos permite calcular de inmediato los materiales
de construcción encargados en los pedidos de
los clientes. Además, hemos vuelto a alquilar una
vivienda, propiedad de la empresa, que estaba
reconvertida en archivo para papeles”.
Mathias Humpenöder
Constructora Hans Humpenöder
Schwabach, Alemania
Flujo de trabajo
Su flujo de trabajo en DocuWare
Flujo de trabajo con dispositivos móviles
Gracias a la aplicación DocuWare Mobile, puede
utilizar su smartphone o tablet para acceder a sus
documentos, e incluso para sellarlos y autorizarlos.
Haga fluir su flujo de trabajo.
Archivadores en cualquier lugar
„El tratamiento de facturas entrantes a través del
flujo de trabajo documental se vuelve no solo más
transparente, sino también visiblemente más rápido.
Con ello, se garantiza que se respeten los cortos plazos para descuentos existentes en nuestro sector. La
consecuencia es que ahorramos dinero en efectivo“.
Hansjörg Siffert
CEWAG AG
Düdingen, Alemania
Los archivadores de DocuWare se pueden archivar
por completo en medios externos, como BlueRay, CD, DVD o memorias USB. Estos archivadores
autoejecutables permiten buscar y recuperar
datos, sin necesidad de instalar ningún cliente de
DocuWare.
Esté al tanto de todo
Distribución de documentos
¿En qué escritorio hay un documento pendiente, un pago retrasado o un contrato por firmar? ¿A dónde tiene que ir para realizar un
seguimiento? ¿Qué tareas se han realizado ya? Gracias a DocuWare,
los empleados siempre pueden ver el estado actual de un documento.
La dirección puede crear listas de tareas para supervisar mejor los documentos pendientes, o utilizar un eficaz diseñador gráfico de flujos
de trabajo para definir flujos de trabajo complejos con los documentos, que incluyan la gestión de sustituciones y remisiones a instancias
superiores. Los procesos se pueden trazar visualmente en el propio
documento, como si estuviera trabajando con documentos en papel.
Con DocuWare, todos aquellos que participan en un flujo de trabajo
pueden ver rápidamente qué tareas están incompletas.
DocuWare se centra en la comunicación y permite imprimir
documentos, enviarlos por fax o por correo electrónico
sin salir del programa. Con un solo clic, puede adjuntar el
documento que desee a un mensaje de correo electrónico
desde su cliente de correo. Decida si desea enviarlo con el
formato original o como PDF. O simplemente envíe un vínculo a un documento archivado; de este modo, se asegurará de que el destinatario acceda a la versión más reciente
de un documento en el que se está trabajando. También
puede grabar documentos en un DVD o CD, un disco duro o
una memoria USB junto con todas las funciones de búsqueda para ofrecer a sus Partners de venta o a un auditor toda
la información que necesitan.
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DocuWare en el día a día:
Soluciones para aumentar la eficiencia y la productividad
Procesamiento de facturas
Gracias a DocuWare, los flujos de trabajo de ERP
(control de inventario) pueden mejorarse significativamente. Cuando se entregan nuevas mercancías, se
escanea al instante el albarán de entrega y se archiva
automáticamente en DocuWare. En ese momento, el
estado es el de “entrega sin verificar”. El personal de
Administración y Control de calidad recibe una notificación inmediata de la entrega con una actualización
de la lista de tareas o un mensaje de correo electrónico automático. Para liberar o retener las mercancías,
puede utilizarse una tablet para acceder al formulario
de entrega y agregar un sello digital.
Realizar el flujo de trabajo de una factura con DocuWare es así de sencillo: un supervisor del centro de
costes recibe una notificación por correo electrónico
cuando se incluye en un archivador de DocuWare una
nueva factura cuyo pago debe autorizarse. El mensaje
de correo electrónico contiene un vínculo a la factura
archivada. Con un solo clic en el vínculo, se abrirá la
factura en el Visor de DocuWare. El supervisor puede
sellarla, aunque esté trabajando remotamente. Una
vez sellada, la lista de tareas de DocuWare del personal de contabilidad se actualiza automáticamente y
les indica que realicen el pago inmediatamente.
n Menos tiempo de procesamiento
n Pasos supervisados al detalle
n Los proyectos avanzan con facilidad
n Beneficios de descuentos por pronto pago
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Con DocuWare, basta con enviar un solo mensaje de
correo electrónico para que su nómina mensual se
distribuya a todos empleados.
¿Cómo funciona?
El mensaje de correo electrónico contiene un vínculo
generado con DocuWare que los empleados pueden
utilizar para acceder solo a sus comprobantes de
pago. Ni siquiera los administradores pueden ver esta
información confidencial, ya que está todo cifrado.
La distribución de nóminas a través de DocuWare es
eficaz y permite ahorrar tiempo y dinero.
n Reduce significativamente las tareas
relacionadas con las nóminas
n Cumple todos los requisitos de privacidad
y protección de datos
Flujo de trabajo
Control de inventario
Distribución de nóminas
Seguridad de DocuWare: Proteja sus documentos
Puede confiar en DocuWare. Nuestro
sistema de gestión documental integrado
garantiza el máximo nivel de seguridad
para los datos y el acceso a los documentos. Asimismo, su organización se beneficiará de cómodos métodos para realizar
copias de seguridad de los datos y archivar a largo plazo.
Por partida doble: los metadatos siempre se archivan por duplicado
Control completo: todos los procesos quedan registrados en el servidor
Flexible: control de acceso y derechos para varios niveles
Integrado: firmas electrónicas
Certificado: calidad del producto aprobada
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Seguridad para sus documentos
DocuWare entiende la jerga legal
Con DocuWare, los documentos se archivan de modo
que no se pueden manipular. Nunca se pierde ningún documento, con lo cual está preparado en todo
momento para una auditoría y para afrontar cualquier
reclamación o responsabilidad por los productos. Si
solo necesita conservar los documentos durante un
tiempo específico, DocuWare supervisará automáticamente la eliminación programada.
AO, GDPdU, Basel II, Sarbanes Oxley y muchos más:
DocuWare reúne todas las condiciones que incluyen
estas leyes. Los documentos archivados en DocuWare se pueden gestionar fácilmente para cumplir los
requisitos de retención de registros. A fin de cumplir
los procesos legales sin papeles, DocuWare integra las
firmas digitales.
Permiso y derechos de acceso
Imprescindible para la recuperación
en casos de desastre
Es posible personalizar los derechos de acceso específicos para adaptarlos a su negocio y asegurarse de que
sus empleados, clientes y proveedores solo vean los
documentos que sean relevantes para ellos. Los usuarios y derechos se gestionan con la administración
central de DocuWare. Gracias a la asignación de grupos, funciones y perfiles, el control del acceso resulta
flexible y cómodo. Las funciones de registro permiten
comprobar, incluso varios años más tarde, cuándo y
dónde ha accedido un usuario a un documento.
DocuWare es la solución ideal para el archivado a
largo plazo y la copia de seguridad, que le ayudará
a recuperar sus documentos en casos de desastre.
Resulta sencillo copiar los archivadores de DocuWare
completos (junto con todos sus criterios de búsqueda) del sistema activo de DocuWare a un medio de
archivado externo. Un método todavía más fácil y
seguro es copiarlo todo en un sistema en la nube. Los
voluminosos archivadores en formato papel ahora son
historia.
15
Certificación ISO
La confianza es buena, y la certificación
es todavía mejor. Instituciones independientes someten a pruebas regulares los
productos de DocuWare. Por ejemplo,
cumple la norma internacional DIN EN
ISO 9001. Para conocer la lista completa
de certificaciones, vaya a www.docuware.com.
„DocuWare nos garantiza la máxima
seguridad en nuestras actividades basadas en documentos. Prevemos que, en un
plazo de dos años, se habrá amortizado
la inversión en el proyecto del sistema de
gestión documental.“.
Xavier Millán
Responsable de Administración y Personal
El Centre d’Higiene Mental
Les Corts (CHMLC), Barcelona, España
Seguridad
Seguridad a largo plazo
DocuWare funciona como una caja
fuerte virtual. Para garantizar que no se
pierda ningún dato, se guardan archivos
de encabezado redundantes junto con
cada documento. El acceso a los documentos y las bases de datos solo es posible a través del servidor de DocuWare y
se documenta en un registro detallado.
Integración de DocuWare:
Conecte sus documentos con su negocio
DocuWare es una parte fundamental
de su negocio: su archivador central de
documentos está directamente vinculado
con otras aplicaciones empresariales de su
entorno informático. Ahora puede utilizar
inmediatamente el valioso contenido de
sus documentos.
Versátil: integración con herramientas de programación e interfaces abiertas
Accesible: botón de búsqueda de documentos integrado en las aplicaciones
Vinculado: apertura de documentos mediante URL
Familiar: uso del Explorador de Windows para archivar y buscar
Cómodo: gestión mediante administración central
Potente: arquitectura orientada a servicios
16
DocuWare como centro de la documentación
Resultados al instante con
un solo clic
Fuente de datos
Archivador central de documentos
SAP
Software
ERP
MS
SharePoint
Sistema de
control de
inventario
Consulta de bases
de datos
MS
Outlook
Ejemplo
CRM
Software de
contabilidad
...
Copiadoras
digitales
Empresa
Robinson's Refuge
Contacto
Sabrina Sheffer
Mensaje (HTML) Correo
Mensaje
Responder Responder a todos Reenviar
MS
Office
?
Libreta de
direcciones de MS
sabrina.sheffer@robin
electrónico
01/11/2011
Fecha
Recibo
Suprimir
Seguimiento
Asunto
De:
[email protected]
Formato
Para:
[email protected]
Centro de costes
Enviado: Martes, 01/11/2011
11.01.2011
Asunto:
Estado
Correo electrónico
Confirmación
Recibo
Tipo de doc.
Estimada Sra. Sheffer:
Archivar
Necesitaríamos que nos confirmase nuestra reserva. Gracias.
Saludos cordiales,
Michael Genius
Director gerente de construcciones
Peters Engineering
DocuWare Smart Connect, una herramienta muy inteligente para la recuperación de documentos, le ayudará a
encontrar los documentos que busca
con un solo clic. Se puede integrar fácilmente con las aplicaciones que ya tiene.
“DocuWare es un componente de nuestra
estrategia de TI para armonizar las aplicaciones en nuestras sucursales de todo
el mundo, reducir los costes, y canalizar y
facilitar el intercambio de conocimientos”.
Rainer Heisel
HARIBO GmbH & Co. KG,
Bonn, Alemania
Configuración automática: los documentos a su alcance con un solo clic
DocuWare trabaja junto con otras aplicaciones del
entorno informático de su compañía para archivar y
recuperar documentos del modo más rápido posible.
Puede configurar el intercambio de datos y documentos entre programas para que funcione a la perfección, gracias a las herramientas de programación y
las interfaces especiales y universales de DocuWare.
También es posible buscar documentos y visualizarlos
desde otra aplicación.
Muchas personas pasan la mayor parte de sus horas
de trabajo en un programa especializado, por ejemplo
un sistema de contabilidad o de ERP. Sin embargo,
cuando están trabajando en una aplicación, a menudo
necesitan acceder a documentos que se encuentran
en otra. ¿No sería estupendo tener todos esos documentos disponibles con un solo clic?
Con DocuWare es posible. Con la ayuda de un asistente, cualquier persona puede utilizar el módulo Smart
Connect de DocuWare para configurar un botón de
búsqueda e integrarlo en una aplicación. Al hacer
clic en este botón, se mostrarán los documentos que
pertenecen a un proceso específico. En ningún caso
debe modificarse el propio programa.
Integración
Funciones integradas de archivado
y búsqueda
17
Archivado con el Explorador de Windows
Acceder a los documentos desde la aplicación empresarial
Hacer clic en
Smart Connect
Puede integrar rápidamente los archivadores de DocuWare en la estructura del directorio de archivos de Windows.
Trabaje como siempre en el Explorador al tiempo que está
archivando los documentos de forma centralizada y segura en el archivador de documentos de DocuWare.
1
My Business 1.5
Archivo
Edición
Ver
Extras
Ventana Ventana
Ayuda
Número
Númerodedecliente
cliente
100347
Persona
de contacto
Contacto
Thomas Rain
Contacto
Correo electrónico
Opciones
356 Meadow Avenue
Localidad
Pedido
Buscar
„Mediante el empleo consecuente del archivador central
de DocuWare, nuestros asesores se pueden dedicar por
completo a sus tareas clave: conseguir un cliente satisfecho
y una relación duradera y estable basada en la confianza, aportándole resultados a través de un asesoramiento
de calidad, prudente y honesto, al que DocuWare aporta
eficiencia y seguridad.“
Peters Engineering
Dirección
Flying Tom Germany Código postal
[email protected]
Pedidos
Ayuda
Empresa
Puestos
Abrir abiertos
País
Flying Tom
Prinzregentenstr. 15
81675 Múnich
Alemania
NY 12550
Newburgh
EE. UU.
Peters Engineering
356 Meadow Avenue
NY 12550 Newburgh
EE. UU.
Smart Connect
Tel.: +1(845) 563-9045
Fax: +1(845) 563-9046
Comité ejecutivo
Peter King, Dr. Paul Kennedy
HSBC Bank USA
Nueva York NY
Envío/ABA # 021001088
Cta. n.º 494718065
Elisabeth Jones
Procesamiento de pedidos
Tel.: +1(845) 563-9045
Número de pedido
Archivador central
de documentos
2071969
Fecha del
pedido
de pedido
816.08.2010
/ 23 / 2010
Fecha de entrega
921.08.2010
/ 1 / 2010
Plazo
Fecha límite
deseada
921.08.2010
/ 1 / 2010
2
Juan Carlos Arratibel
Administrador, Pyrámide Asesores
Pamplona, España
8 / 23 / 2010
N.ºN.º
Cantidad N.ºN.º
artículo
Cantidad
artículo
11
001
001
45876544
45876544
20 %
20 %
15.25
15,25
15.25
22
001
001
354654
354654
0
0
18,25
18.25
33
005
005
3285657
3285657
15 %
15 %
19.25
96,25
96.25
44
001
001
32165496
32165496
0
0
5,255.25
55
010
010
3213215
3213215
20 %
20 %
2.23
22,30
22.30
66
010
010
8574474
8574474
0
0
1,801.80
Saludos cordiales,
Thomas Rain
Descuento
Descuento
Precio/Ud. Precio
Precio
18.25
5.25
0.18
Documento
visualizado
inmediatamente
Conexión perfecta
Vinculado: integración de URL
DocuWare en el Explorador de Windows
DocuWare permite integrar prácticamente cualquier
aplicación, ya sea un programa de ERP, gestión de
inventarios o contabilidad, en Microsoft SharePoint
Server o SAP, así como en un programa de correo
como Outlook. Puede acceder a sus documentos
desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin
necesidad de pasar de un programa a otro. Solo tiene
que abrir los documentos archivados en DocuWare
desde su aplicación empresarial habitual.
Gracias al uso de hipervínculos (direcciones URL),
los documentos se pueden integrar en todo tipo
de aplicaciones, en cualquier lugar donde se pueda
insertar un vínculo. Este tipo de integración URL
es una opción rápida y flexible para incorporar los
documentos archivados en DocuWare en los procesos empresariales cotidianos. Este enfoque no sirve
solo para integrar documentos individuales; una URL
también se puede vincular con listas de resultados o
con diálogos de búsqueda.
Todo el mundo está acostumbrado a mover documentos por su directorio de archivos de Windows. Con el
Windows Explorer Client, DocuWare permite utilizar el
Explorador de Windows para archivar y buscar directamente en el archivador de documentos sin manipulaciones. Se crea una carpeta especial de DocuWare en
el directorio de archivos de Windows con los distintos
archivadores de su sistema DocuWare. Cuando se copia
un documento o se mueve a esta carpeta, automáticamente se indexa y se archiva. Se mantienen todos los
archivadores y los derechos de los usuarios.
18
Información adicional:
Arquitectura de DocuWare
Aplicaciones cliente
Web Client
de DocuWare
Mobile Client
de DocuWare
DocuWare
Desktop
Configuración del
Web Client
DocuWare
Administration
Bandeja, archivar,
recuperar, sello, flujos de
trabajo de documentos,
enviar documento
Acceder y ver documentos
archivados, sellar
documentos en flujos de
trabajo
DocuWare Web Scan,
DocuWare Printer,
DocuWare Import
Configuraciones del Web
Client, DocuWare
Desktop, etc.
Servidor de DocuWare,
bases de datos, almacenamiento de archivos, usuarios, archivadores, sellos
Servidor de DocuWare
Módulos de servidor
Infraestructura
Directorios de usuarios
Almacenamiento de archivos
Bases de datos
Active Directory / NT Domain / LDAP
Windows / Linux / Sun / EMC Centera /
NetApp / Jukebox
Microsoft SQL / Oracle / MySQL
Las múltiples posibilidades de integración de DocuWare en otros sistemas
se describen con detalle en un informe técnico exclusivo. Para leer este y
otros informes técnicos relacionados con la seguridad, la arquitectura y
DocuWare Online, así como para obtener la información más actualizada
sobre la última versión de DocuWare y sus módulos, visite
www.docuware.com
„Las buenas referencias de empresas de tamaño similar al nuestro eran
buenas razones para empezar a utilizar DocuWare, pero también el hecho de
que para las medianas empresas constituye una
una inversión razonable. Como ha sido pronosticado por el cálculo de la
rentabilidad, el sistema de gestión documental ya se ha amortizado después
de quince meses“.
Compatible: correo electrónico
y DocuWare
La gestión del correo electrónico debe ser segura
y práctica para un buen funcionamiento. Archivar
mensajes de correo electrónico desde los propios
programas de correo como Outlook o Gmail no puede
resultar más sencillo. Tan solo es cuestión de mover el
correo a una carpeta predefinida de DocuWare que se
ha configurado en el programa de correo electrónico.
Los mensajes se indexan y archivan automáticamente,
incluidos los documentos adjuntos en los mensajes de
correo.
Arquitectura de software sólida
Empiece a utilizar DocuWare
El núcleo estable de la amplia funcionalidad del
sistema lo proporciona la arquitectura de DocuWare,
que se basa en una estructura multicapa. Tanto los
usuarios como la administración utilizan TCP/IP a
través de un canal de comunicación para acceder a los
módulos de servidor. Estos se comunican directamente
con los sistemas de archivado, las bases de datos y los
directorios de usuarios. Así, se garantiza que el sistema proporciona una amplia escalabilidad y la máxima
seguridad.
DocuWare es un paquete de software estándar que, incluso
en su versión más básica, ofrece las funciones esenciales para
una gestión eficiente del contenido empresarial. Mediante
módulos opcionales, el software se puede personalizar para
cubrir las necesidades de cualquier organización. Configurar
el sistema de acuerdo con la estructura informática de una
empresa es sencillo y requiere solo ciertos recursos. Toda la
configuración tiene lugar en la administración central de
DocuWare. Desde ahí, es posible gestionar los módulos de
servidor y los usuarios remotos. Dado que DocuWare está disponible en 16 idiomas, las empresas y ubicaciones distribuidas
por todo el mundo pueden estar conectadas sin problemas.
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Integración
Carol Smolawa
Directora de TI
BEGO
Bremen, Alemania
DocuWare en el día a día: Ejemplos para una estrategia de TI óptima
Smart Connect: integración rápida
El módulo Smart Connect puede capturar palabras
clave y términos de búsqueda directamente de la interfaz de los programas. Para que Smart Connect sepa
qué contenido es relevante para un proceso de búsqueda o archivado, antes se genera una captura de
pantalla en segundo plano y se utiliza para identificar
ciertos elementos. Esto significa que, sin necesidad
de programación, puede utilizar Smart Connect para
capturar datos de otra aplicación. Cualquier usuario
puede configurar una integración de Smart Connect
en tan solo cuatro pasos, al igual que la administración central.
n Compatible con la mayoría de los programas
empresariales
n Cualquier persona con conocimientos de TI
básicos puede realizar la configuración
Software Developer Kit:
integración con personalización
Interfaces especializadas: integración
en programas líderes
La arquitectura de DocuWare permite ofrecer una
serie de interfaces de programación potentes para
cubrir las necesidades de múltiples configuraciones
de desarrollo.
DocuWare ha desarrollado interfaces especiales para
una serie de programas, como SAP, Microsoft Office o
SharePoint, a fin de permitir el intercambio directo de
datos y documentos.
Gracias a su Software Developer Kit (SDK), DocuWare prepara el camino para una serie de interfaces
específicas, mediante Java, la integración de URL y los
servicios web de alto rendimiento. Las interfaces posibilitan la incorporación de las funciones de DocuWare
más importantes en otras aplicaciones.
Esto facilita, por ejemplo, la mejora de Microsoft
Office SharePoint Portal con funciones de gestión documental clave como el archivado a largo plazo y sin
manipulaciones. Con la integración de DocuWare, los
usuarios de SAP pueden acceder a sus documentos de
SAP, incluso sin necesidad de ejecutar un cliente de
SAP.
n Integración mediante programación sencilla
n Gestión documental completamente integrada
n Funciona a la perfección con SAP y SharePoint
n Integración sencilla en sistemas complejos
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Integración
Por qué DocuWare
Máxima seguridad
Integración flexible
DocuWare le protege frente a pérdidas de datos, fallos
del sistema y accesos no autorizados a los documentos.
La integración de DocuWare con sus aplicaciones
empresariales es verdaderamente sencilla y se puede
personalizar mediante menús o un kit del programador de software.
Completa escalabilidad
Puede utilizar DocuWare en un ordenador portátil
o en un entorno de varios servidores con miles de
usuarios, ya sea localmente, en una red de empresa,
por Internet, en la nube, o llevárselo con usted con un
smartphone o tablet.
Con garantía de futuro
Manténgase al día en el cambiante mundo de la
tecnología. Nuestras soluciones modernas, tanto para
navegadores como para aplicaciones móviles o en la
nube, protegen su inversión de cara al futuro.
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