área: gestión del talento humano telesup

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
ESCUELA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
INGENIERÍA DE SISTEMAS
CURSO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Docente: Mg. Christian Ovalle
ÁREA: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TELESUP
“Optimización del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal”
ELABORADO POR:
Nombre de los Integrantes
Lima, Agosto 2014
Índice
1.
Introducción .......................................................................................................................... 1
2.
Descripción del proceso ........................................................................................................ 2
3.
Orientación estratégica ......................................................................................................... 3
4.
Análisis estratégico (FODA, OTROS) ...................................................................................... 3
5.
Formulación de BSC............................................................................................................... 4
a.
Mapa estratégico .............................................................................................................. 4
b.
Matriz Estratégico ............................................................................................................. 4
c.
Ficha de Indicadores.......................................................................................................... 5
d.
Ficha de Iniciativas ............................................................................................................ 5
6.
Tablero de Gestión ................................................................................................................ 6
7.
Mapa de causalidad .............................................................................................................. 7
8.
Conclusiones.......................................................................................................................... 7
9.
Recomendaciones ................................................................................................................. 7
10.
Bibliografía ........................................................................................................................ 8
1. Introducción
El objetivo del presente trabajo es Optimizar los procesos en el
reclutamiento y selección del personal a contratar en la Universidad Privada
Telesup, para tener procesos definidos e implementar un sistema de gestión
del talento humano. Tradicionalmente, la Gestión del Talento Humano ha
sido vista como algo secundaria e irrelevante. La preocupación principal de
las áreas responsables en la Telesup como lo son las facultades, centros de
aplicación, oficinas administrativas se han acostumbrado a seleccionar un
personal para su área sin tener que pasar por un proceso de selección y
esto ha generado contrataciones de personal inadecuado para el puesto y
por ende pérdida para la institución.
El departamento de Gestión del Talento Humano de la Telesup, se ve
afectado cuando las facultades, y otras áreas seleccionan un personal para
que labore en su área si haber pasado la solicitud o el requerimiento por
gestión del talento humano Es claro que el camino más fácil no es siempre
el correcto, reducir presupuestos, capacitación y salarios entre otros, no es
precisamente la solución; hacer esto es castigar a nuestra propia institución,
porque en un horizonte no muy lejano, veremos florecer estas decisiones en
bajas de desempeño, reducción de la calidad en el servicio, altos índices de
rotación, desmotivación; características sin lugar a duda de gerenciar una
empresa para el corto plazo.
1
2. Descripción del proceso
A continuación detallo el proceso de contratar a un personal mediante un Diagrama.
2
3. Orientación estratégica
Misión:
"Gerencia del talento humano selecciona, evalúa, y capacita al personal idóneo
para la formación integral de los estudiantes que han de formarse
profesionalmente y prestar un servicio a la Sociedad.
Visión:
Como área de apoyo estamos comprometidos en el cumplimiento de la visión
de la universidad.
"Ser una Universidad modelo, acreditada, reconocida en el Perú y la sociedad
por la práctica de valores”
4. Análisis estratégico (FODA, OTROS)
En análisis FODA es una de las herramientas esenciales que nos provee de los
insumos necesarios para la planeación estratégica, y nos proporciona la
información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas
para los proyectos de mejora.
FORTALEZAS:





Personal comprometido con la Institución
Experiencia de los recursos humanos
Recursos financieros estable
Cualidades del servicio
Se cuenta con el apoyo de la alta gerencia.
OPORTUNIDADES:



Utilizar las redes sociales
Áreas con acceso a computadoras
Apoyo económico de la Gerencia General
DEBILIDADES:





Falta de capacitación
Procesos no documentados
Falta de un sistema integrado
Comunicación no fluida con las áreas
Escaso compromiso de las áreas.
AMENAZAS:


Cambios inesperados de las leyes laborales
Quejas del personal.
3
5. Formulación de BSC
a. Mapa estratégico
Mapa Estratégico de: Gerencia del Talento Humano
Nivel 1
VISION
Clientes
Interna
Desarrollar
políticas e
implantar
prácticas con
el objeto de
mejorar el
tiempo del
proceso de
contratación
de personal
R1. Mejorar el tiempo de
generar el contrato
(C. Ovalle)
C1. Mejorar la
satisfacción de los
usuarios
(E. Diaz)
I3. Optimizar la
gestión de contratos
(D. Reyna)
Personal
ESTRATEGIA
Resultados
Como área de apoyo estamos comprometidos en el cumplimiento de la visión de la universidad.
P2. Afianzar la imagen del personal
con el area de RR HH (I.Huaman)
Misión
Gerencia del talento humano selecciona, evalúa, y capacita al personal idóneo para la formación integral de los estudiantes que han de
formarse profesionalmente y prestar un servicio a la Iglesia y la Sociedad para restaurar en el ser humano la imagen de Dios
b. Matriz Estratégico
Gestiòn del Talento
Matriz Estratégica de:
Pers-pectiva
Objetivos
Resultados
0
Clientes
Título
C1. Mejorar la
0 satisfacciòn del
personal.
Indicadores / Iniciativas
=>
R1. Mejorar el
tiempo de generar
el contrato de
trabajo
Resp.
Título
Resp.
R1.a Tiempo de demora en la contrataciòn de un personal.
Reyna
R2.1 Formular e implementar un plan de comunicación con las àreas
Reyna
Ovalle
Interna
Villegas
I1. Implementear un
Sistema para
Gestiòn de contratos
Ivan
Personal
C2
P.Afianzar la
imagen del personal
con el area de RR
HH
Ivan
C1.a Indice de Satisfaccion del personal
Emiliano
C2.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los jefes de àreas.
Emiliano
C2.2 Mejorae el proceso de selecciòn del personal(brindar informacion)
Ivàn
I.1 Nivel de ventaja del sistema
Emiliano
Implementar el sistema en el area de recursos humanos
Emiliano
P.1 Numero de reclamos del personal
Reyna
Implementar un filtro de reclamos para reducirlos
4
c. Ficha de Indicadores
Ficha de Indicador:
Evaluación
= C1.a Indice de satisfaccion del personal
ene-13
Evaluación
Real
Descripción:
Se realizo encuestas para obtener información sobre indice de satisfaccion del personal
Responsable:
DV
Formula / Cálculo:
Total personas insatisfechas / Total muestra *100
Unidad:
Meta
9,0
Meta
9,0
Verde
9,0
Verde
9,0
Rojo
6,3
Rojo
6,3
0
=
%
Fuente / Procesamiento: Encuestas
Oportunidad de
Medición:
Frecuencia de Medición: Mensual
Último día de cada
mes
Valores
Serie Principal
Real
Meta
Meta - KS/.
jul-11
jun-11
abr-11
may-11
feb-11
mar-11
dic-10
0
ene-11
1
0
oct-10
2
1
nov-10
3
2
sep-10
4
3
jul-10
5
4
ago-10
6
5
jun-10
7
6
abr-10
8
7
may-10
9
8
feb-10
9
mar-10
10
ene-10
10
Fecha
ene-10
feb-10
mar-10
abr-10
may-10
jun-10
jul-10
ago-10
sep-10
oct-10
nov-10
dic-10
ene-11
feb-11
mar-11
abr-11
may-11
jun-11
jul-11
Real
6,22
5,17
3,00
7,20
4,50
3,80
3,50
2,10
4,00
5,20
6,50
7,90
Meta
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
7,5
7,5
7,5
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
Verde
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
7,5
7,5
7,5
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
9,0
Rojo
3,5
3,5
3,5
3,5
3,5
3,5
5,3
5,3
5,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
6,3
Real - KS/.
d. Ficha de Iniciativas
Ficha de Iniciativa:
= C1.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los jefes de àreas.
Descripción:
Mejorar la comunicación con las áreas
Ejecutivo de Proyecto / Patrocinador :
AP
Areas
Involucradas:
I+D, OPE
Resultados / Productos Finales:
Formulación Detallada
Líder de Proyecto:
Hitos / Fases a Corto Plazo
Identificar oportunidades para nuevos
= productos vía estudio de Mercado.
=
Evaluar y seleccionar oportunidades
identificadas.
Fecha de Inicio: 01-feb
Resultados / Productos
No
calcular
Resp.
Involucrados
Valor
(%)
Presupuesto
(S/.)
Fecha de
Término
Valor
Ganado
(Avance)
Valor
Planeado
10-feb
100%
20%
80%
0%
20%
Reporte de Evaluación de
Oportunidades
20%
0
05-mar
15%
0
01-abr
10%
0
25-may
35%
0
31/6
0%
0%
100%
0
25-may
36,0%
20%
Definir equipos de trabajo para
desarrollo de productos nuevos.
Elaborar Plan de Desarrollo de
Indice de
Plazos:
Estudio de Mercado.
Presupuestar desarrollo de productos
= Productos
28-feb
Evaluación
Anterior
ene-10
Indice de
Plazos
anterior
0,9
2
=
PR
= nuevos
=
Fecha de
Evaluación:
Plan aprobado por el Comité de
I+D
0%
0%
dic-12
Real
0%
#
5
Ficha de Iniciativa:
= C1.2 Mejorar el proceso de selecciòn del personal(brindar informacion)
Descripción:
Areas
Involucradas:
Ejecutivo de Proyecto / Patrocinador :
AP
Resultados / Productos Finales:
Plan de Desarrollo de nuevos servicios
Fecha de
Evaluación:
28-feb
Resultados / Productos
Resp.
Involucrados
Valor
Presu(%) puesto (S/.)
Estudio de Mercado.
J.Mendoza
25%
4.000
20-ene
100%
25%
Reporte de Evaluación de
Oportunidades
J.Mendoza
25%
1.000
01-feb
100%
25%
R.Tuesta
15%
1.400
31-mar
100%
0%
R.Tuesta
10%
500
25-abr
75%
0%
J.Mendoza
25%
5400
20-may
0%
0%
100%
12.300
20-may
72,5%
50%
Fecha de Inicio:
Líder de Proyecto:
ene-10
Indice de
Plazos
anterior
1,0
3
=
I+D
01-ene
Formulación Detallada
Evaluación
Anterior
Indice de
No
Plazos: calcular
E.Polo
Hitos / Fases a Corto Plazo
Fecha de
Término
Valor
Valor
Ganado
Planeado
(Avance)
Identificar oportunidades para nuevos
= servicios a través de un estudio de
Mercado.
Evaluar y seleccionar oportunidades
= identificadas.
Presupuestar desarrollo de servicios
= nuevos
Definir equipos de trabajo para
= desarrollo de servicios nuevos.
Elaborar Plan de Desarrollo de
= Servicios
Plan Final de Desarrollo de Producto
con aprobación de Comité de I+D
#
6. Tablero de Gestión
Matriz Estratégica de: GERENCIA DEL TALENTO HUMANO - CONTRATAR AL PERSONAL
Clientes
Resultados
R1. Mejorar el
2
el contrato
C1. Mejorar la
1
= satisfacción de los
Descripción
Se debe implementar un plan para
mejorar la comunicación con las áreas,
utilizando la tecnología actual
= tiempo de generar
R1
usuarios
El proporner soluciones genera
satisfacción en los usuarios.
Resp.
Título
DV
Interna
contratos
C1, I2
Primero se debe documentar los
procesos y en base a ello sistematizarlo
R1.a Tiempo de demora en la contrataciòn de un
personal.
Resp.
Estado
Datos Indicador
(Valor /
Indice de
Plazos)
2011
2012
Base
Meta
DV
=
1
5
13,20
%
12,52
13,40
DV
=
#
6
16,30
%
14,22
15,00
= C1.a Indice de Satisfaccion del personal
DV
=
#
6
3,00
%
PD
9,0
EM
=
#
6
6,95
%
PD
12,50
R1.b Formular e implementar un plan de comunicación
=
C1.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los
jefes de àreas.
C1.2 Mejorar el proceso de selecciòn del personal(brindar
informacion)
EM
=
1
5
I1.a Tiempo promedio al realizar el requerimiento
IV
=
#
6
6,00
= I1.1 Implementar el sistema en el area de talento Humano
IV
=
1
5
2,08
=
I1. Optimizar la
= gestión de
Nivel 1
= con las àreas
=
OV
=
1
28-feb
Unidad
=>
Anterior
Título
Fecha de Evaluación:
Indicadores / Iniciativas
Variación
Pers-pectiva
Objetivos
1,80
R
0,95
1,00
%
PD
3,80
IV
6
7. Mapa de causalidad
Mapa de Causalidad: RECURSSOS HUMANOS - PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL
Indicadores
Unid.
Valor
Actual
Meta
2013(Valor
Deseado)
Meta
2014(Valor
Deseado)
O1. Reducir el tiempo de proceso de contratacion
de personal
min
17,0
15,0
10,0
B1. Documentos enviados fuera de tiempo
Cant
20,0
12,0
1,0
B2. Demora del jefe de area en aprobal el
documento de contrato
Objetivos
Descripción
O1. Reducir el tiempo de
proceso de contratacion
de personal
B1. Documentos enviados
fuera de tiempo
Mejora
Barreras
B3. falta de informacion
necesaria al personal
B6. Sistema de de
Recursos humanos no
diseñado ni
implementado
B2. Demora del jefe de
area en aprobal el
documento de contrato
B4. Falta de revisiòn de
formatos de contrataciòn
de personal
M2. Hacer cumplir las
normas establecidas en
cada uno de los
documentos del proceso de
contrataciòn
M1. Mejorar la
comunicacion con las
àreas involucradas
B5. Falta capacitaciòn a los
nuevos trabajadores
M3. Desarrollar
competencias del nuevo
trabajador a traves de
capacitaciones
min
6,0
3,0
2,0
B3. falta de informacion necesaria al personal
%
8,0
4,0
3,0
B4. Falta de revisiòn de formatos de contrataciòn
de personal
%
80,0
60,0
20,0
B5. Falta capacitaciòn a los nuevos trabajadores
%
90,0
30,0
10,0
B6. Sistema de de Recursos humanos no
diseñado ni implementado
%
0,0
50,0
70,0
M5. Evaluar, adquirir e
implementar software de
contratacion de recursos
humanos
8. Conclusiones

En el proceso actual de contratación de personal, la institución no realiza un
seguimiento de dicho proceso para mejorar el tiempo de contratación.

La institución no posee una estructura definida de contratación de personal.

Con el rediseño de proceso de contratación de personal se reduce el
tiempo, por la estructura definida de los procesos.

El área de RRHH de la UPT de establecer políticas y tiempos de aprobación
por parte de las para la aprobación de los contratos.
9. Recomendaciones

Proporcionar toda la información necesaria al nuevo personal, con el
propósito de evitar demoras en proceso de contratación.

Es necesario que cada jefe de área realice el análisis de detección de
necesidades de su personal a cargo para establecer el cronograma de
contrato.
7

Aplicar métodos e indicadores de contratación de personal, para realizar un
seguimiento del proceso de contratación y tomar decisiones para mejorar
dicho proceso, a través de la retroalimentación.
10. Bibliografía

Gestión por procesos

El control, fundamento de la gestión por procesos, Mario A. Fernández
José Antonio Pérez Fernández de Velasco - 2007
Fernández - 2003

Innovación y Mejora Continua Según el Modelo EFQM de Excelencia, Joaquín
Membrado Martínez - 02/01/2003

Gestión de Calidad Orientada a Los Procesos, José Antonio Pérez Fernández de
Velasco - 02/07/1999

Cómo Mejorar Los Procesos en Su Empresa, José Francisco Vilar Barrio 02/09/1999

Innovación de procesos: reingeniería del trabajo a través de la tecnología de la
información, Díaz de Santos, 1996
8