Pliego de Técnicas - Sede Electrónica del SEPE

PROCEDIMIENTO ABIERTO Nº 11/10
PLIEGO
DE
PRESCRIPCIONES
TÉCNICAS
QUE
HABRÁ
DE
REGIR
LA
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE APOYO EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL QUE INCLUYE ESPECÍFICAMENTE LA ELABORACIÓN, PUESTA
EN PRÁCTICA Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL,
1.- OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
El
presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto el contrato de los
servicios de apoyo en los trabajos de Comunicación Institucional que realiza la
Subdirección General de Relaciones Institucionales y Asistencia Jurídica (en adelante
SGRIAJ), concretamente en las tareas de planificación, elaboración, ejecución y
seguimiento de un Plan de Estratégico de Comunicación Institucional que incluya,
desarrollo de la imagen corporativa, de la publicidad institucional, del material con
contenidos
comunicativos y de la realización de eventos y presentaciones
institucionales, así como de aquellos otros que en el ámbito de la comunicación
institucional del organismo pudieran ser necesarios para el adecuado desarrollo del
mencionado Plan.
En todo se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Plan Anual de publicidad y
comunicación de la Administración general del Estado.
2.- TRABAJO A REALIZAR
El trabajo a realizar por la empresa contratista consiste en el desarrollo y puesta en
práctica de un Plan Estratégico de Comunicación Institucional. Esto engloba la
elaboración, la puesta en marcha y el seguimiento del Plan. En este Plan se incluirán
las tareas de comunicación con carácter general, imagen institucional, desarrollo
publicitario, elaboración de material de divulgación para los medios de comunicación y
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diseño y realización de presentaciones y eventos institucionales, además de las
restantes funciones necesarias para asegurar la adecuada gestión de los procesos de
Comunicación Institucional. Todas las tareas mencionadas se llevarán a cabo bajo la
dirección y supervisión del personal de la SGRIAJ.
Una vez elaborado el Plan puede ser necesario su modificación a instancia de la
SGRIAJ, incluyendo nuevas actividades, las cuales deberán ser desarrolladas por la
empresa adjudicataria siempre que no supongan un incremento del tiempo de
prestación establecido en la cláusula G) del presente pliego incluyendo en su caso la
posible mejora ofertada por la empresa adjudicataria.
A) Alcance del trabajo.
Diseñar, elaborar, implantar y hacer el posterior seguimiento, coordinación y gestión de
un Plan Estratégico de Comunicación Institucional del Servicio Público de Empleo
Estatal, buscando la optimización de la gestión de la comunicación, la imagen
institucional, la publicidad, así como la elaboración de
todos los documentos que
pudieran tener contenido comunicativo y la realización de eventos o presentaciones de
carácter institucional. Los trabajos se desarrollarán colaborando especialmente en el
cumplimiento de los plazos de ejecución determinados por la SGRIAJ, la mejora de la
calidad en la producción de los documentos, y la mayor y mejor interconexión posible
entre los actores involucrados en la gestión de la Comunicación Institucional.
El Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante SPEE) ha experimentado un cambio
en su orientación como consecuencia de la transferencia de competencias,
principalmente de empleo a las Comunidades Autónomas. Ello ha provocado un cambio
de actividad que se orienta más al trabajo en equipo para un objetivo común en todo el
territorio. Por este motivo se ha requerido un cambio sustancial en la comunicación, la
imagen institucional, incluida la imagen gráfica, del SPEE a todos los niveles, incluida la
reciente puesta en marcha de una web institucional. Dicha web reproduce la situación
real de los Servicios Públicos de Empleo de España que están constituidos por el SPEE
y los Servicios de Empleo de las Comunidades Autónomas a las que se han transferido
las competencias de las Políticas Activas de Empleo.
Este cambio de orientación ya aparece en la nueva estructura del SPEE en la cual se
pretende reflejar la apuesta definitiva hacia la modernización de los Servicios Públicos
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de Empleo y la inclusión de la Comunicación Institucional como objetivo estratégico y
como herramienta fundamental para gestionar, asimilar y consolidar los retos futuros.
Todo este proceso ha de materializarse en un Plan Estratégico de Comunicación que
sirva al SPEE para reconocerse en él, ver claramente sus objetivos y para que le ayude
a seguir el camino para conseguirlos y posicionarse en el mercado del empleo, de la
formación profesional y en las posibilidades que se ofrecen a los ciudadanos en materia
de prestaciones por desempleo.
Para desarrollar estos objetivos es necesario personal especializado que posea la
formación específica y las habilidades para el desarrollo creativo de mensajes, el
establecimiento de canales de comunicación óptimos y el uso de las herramientas
informáticas adecuadas.
En particular, las labores que se requieren son las siguientes:
•
Elaboración y seguimiento de un Plan Estratégico de Comunicación
Institucional para el SPEE.
•
Elaboración de dossiers de presentación y comunicación
•
Seguimiento de la Publicidad Institucional.
•
Participación en el desarrollo de la imagen gráfica institucional del SPEE.
•
Utilización de todos los sistemas de comunicación que dispone el SPEE,
analizando su contenido y proponiendo mejoras principalmente en el ámbito de
las tecnologías de la información.
•
Participación
en
la
organización
de
eventos
y
presentaciones
institucionales, disponiendo al efecto de materiales y contenidos adecuados
para cada caso, flexibles y adaptables.
B) Objetivos del trabajo.
- Objetivo general.
El objetivo general del trabajo a realizar es la elaboración, ejecución y seguimiento del
Plan Estratégico de Comunicación Institucional.
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- Objetivos específicos.
Los objetivos específicos serán los siguientes:
•
Garantizar un seguimiento eficaz y flexible de las acciones de Comunicación que
se desarrollarán en la SGRIAJ.
•
Coordinación de todos los agentes involucrados en el diseño de la imagen
corporativa, tanto gráfica como institucional, incluyendo el plan de publicidad y la
imagen de la página web institucional.
•
La incorporación de un elemento independiente que asegure el alineamiento y la
coordinación de todas las actividades y anticipe cualquier obstáculo que pueda
poner en peligro los objetivos marcados.
•
Garantizar a la SGRIAJ que todas las actividades se ajustan a la metodología
previamente aprobada, y cumplen los estándares de calidad y homogeneidad
previstos.
•
Hacer de vehículo de transmisión de conocimiento especializado.
C) Tareas a realizar.
El servicio contratado se articula como un instrumento al servicio de la SGRIAJ, que
prestará especial atención al aseguramiento de la calidad, y a la identificación de las
oportunidades de mejora y modernización de las actividades de soporte que realice.
Es preciso distinguir dos niveles de trabajo:
•
El nivel de organización, donde se trata de crear y gestionar una infraestructura
que fomente la calidad de los proyectos y la relación con otros equipos del
SPEE, mediante la adecuación y mejora de las actividades y procesos
involucrados. Eso implica el desarrollo teórico y práctico del Plan Estratégico de
Comunicación Institucional con la supervisión del personal de la SGRIAJ,
incluyendo la Imagen Corporativa, contenidos comunicativos de distintos
documentos informativos, la planificación de eventos y presentaciones
institucionales y cualquier actividad con incidencia comunicativa. Las personas
que la empresa adjudicataria asigne para realizar los trabajos deberán tener
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experiencia en medios de comunicación, en comunicación vinculada a
las
tecnologías de la información y la comunicación, siendo necesario que se
encuentren capacitadas para poder desarrollar y seguir el Plan de Publicidad
existente incluyendo la elaboración de comunicaciones para la prensa escrita y
otros medios como la página web institucional.
•
El nivel de proyecto, donde se trata de aplicar las técnicas de comunicación e
introducir las mejores prácticas identificadas, para obtener el aseguramiento de
la calidad de las actividades llevadas a cabo en materia de Comunicación por la
SGRIAJ en aplicación de las disposiciones establecidas en el mencionado Plan.
Por todo ello, se considera necesario que sin perjuicio de otros contenidos que la
empresa adjudicataria pueda considerar necesarios previo acuerdo con la SGRIAJ, el
contenido del Plan de Comunicación Institucional del SPEE debe tener en cuenta como
mínimo:
1. Soporte a la SGRIAJ en la ejecución de trabajos técnicos de implantación de la
imagen corporativa según los Manuales de Imagen del SPEE y de la web redtrabaj@.
2. La elaboración de mensajes y difusión de los mismos. Incluyendo:
•
Organización de eventos en los que participa el SPEE y presentaciones
institucionales.
•
Elaboración de documentación para los medios y creación de mensajes
divulgativos.
3. Otras tareas relacionadas con la Comunicación Institucional como puede ser:
•
Asesoramiento en la elaboración de informes periódicos para la ayuda en la toma
de decisiones sobre el contenido, así como proponer la necesaria actualización
de los procedimientos y manuales de procedimiento existentes en el ámbito de la
comunicación, así como en el manual de imagen del SPEE, tan pronto como se
detecte esta necesidad.
•
Apoyo en la elaboración de informes periódicos para diversos organismos e
instituciones, incluyendo el propio Ministerio de Trabajo e Inmigración cuando así
le sea requerido, etc.
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•
Detección de necesidades formativas del personal del SPEE en el ámbito de la
comunicación, en especial en lo relativo a la utilización de las nuevas
tecnologías.
E) Perfiles profesionales.
Para las funciones a desarrollar, se solicita una cualificación mínima del equipo de
trabajo en distintas materias. La empresa adjudicataria asegurará igualmente una baja
rotación de personal, y una capacidad de sustitución adecuada. Los perfiles deberán
ajustarse a lo siguiente:
•
1. Un/a Asesor/a Senior: con una dedicación del 100%, con titulación
universitaria superior, con al menos 3 años de experiencia, con amplios
conocimientos de gestión del conocimiento, de la información y herramientas de
comunicación.
Asimismo, deberá presentar declaración responsable de:
•
Tener experiencia en aspectos relacionados con la elaboración, el seguimiento y
la evaluación de proyectos de comunicación institucional.
•
Haber participado en al menos 3 proyectos de diseño y seguimiento y
evaluación de estrategias de comunicación de gestión del conocimiento y de la
información en organizaciones públicas o privadas, así como otras actividades
relacionadas con el cambio de imagen institucional de las mismas.
2. Un/a asesor/a de proyecto: con una dedicación del 100%, con titulación
universitaria superior, con al menos 2 años de experiencia en proyectos
similares, con capacidad de análisis de información, elaboración de información
técnica y económica.
Asimismo, deberá presentar declaración responsable de:
•
Tener conocimiento sobre la distribución competencial, funcionamiento y
necesidades de los agentes implicados en los distintos procesos asociados a la
gestión del conocimiento, procesos de gestión de la información y desarrollo,
implantación y seguimiento de planes de comunicación, desarrollo de imagen
corporativa y planificación de la publicidad institucional.
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•
Tener experiencia en la elaboración y seguimiento de proyectos de
comunicación de carácter institucional de amplio alcance.
•
Tener amplio conocimiento sobre la creación y gestión de los contenidos web.
F) Planificación de las actividades.
La empresa adjudicataria presentará, en función de su metodología de desarrollo de las
actividades y del alcance de las mismas, una planificación de recursos y de trabajo que
permita la consecución de los objetivos, dentro del marco temporal del proyecto y que
optimice lo más acertadamente posible la ejecución de los proyectos, así como la
adecuación del equipo a las distintas áreas de trabajo.
Se incluye expresamente la posibilidad de ampliar el contenido y alcance del contrato
como consecuencia de un aumento de las tareas a realizar por la SGRIAJ, debiendo en
todo caso motivarse dicha ampliación, y siempre que se demuestre que las actividades
a desarrollar no pueden realizarse en el tiempo de prestación establecido en la cláusula
G) del presente pliego incluyendo en su caso la posible mejora ofertada por la empresa
adjudicataria.
Al cabo de un mes de iniciado el proyecto, la empresa adjudicataria presentará el Plan
Estratégico de Comunicación Institucional, realizado en base al borrador presentado en
su oferta, incluyendo un calendario de todas actuaciones previstas que será aprobado
por la Dirección del Servicio Público de Empleo Estatal para toda la duración del
contrato, sin perjuicio de las modificaciones que puedan originarse en el mismo a lo
largo de la prestación del servicio.
El plan será objeto de revisión semanal y mensualmente se presentará un informe
detallado que adjuntará los materiales y actividades diseñadas que pasarán a ser
aprobados por la Dirección del Servicio Público de Empleo Estatal.
G) Jornada de trabajo y lugar de la prestación
A los exclusivos efectos de la adecuada prestación del servicio se considera necesario
que los trabajadores de la empresa adjudicataria desempeñan sus funciones en los
Servicios Centrales del SPEE sitos en la calle Condesa de Venadito 9, por lo que se
requerirá la presencia física de las personas de la empresa adjudicataria que vayan a
prestar el servicio en las dependencias del mismo.
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Se considera que la correcta prestación de este servicio supone la realización de 1.920
horas/año distribuidas en jornada de mañana y tarde, de lunes a viernes, como mínimo
por cada persona que preste sus servicios.
3.- SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LOS TRABAJOS.
A) Interlocución con la SGRIAJ.
La SGRIAJ designará una o varias personas interlocutoras con objeto de coordinar la
prestación del servicio contratado. La/s persona/s designada/s formará parte del grupo
de trabajo.
B) Supervisión de los trabajos.
La planificación, ejecución, análisis, diseño e implantación de los trabajos deberá
efectuarse conforme a las recomendaciones emanadas de la metodología que adopte la
SGRIAJ, en función de las propuestas presentadas por el adjudicatario.
La SGRIAJ en cualquier momento supervisará y controlará la evolución del desempeño
del servicio, los resultados obtenidos y su nivel de calidad y, en su caso, instar al
adjudicatario a que adopte las acciones correctoras necesarias.
La SGRIAJ podrá exigir durante la ejecución del servicio la sustitución de las personas
asignadas por otras de igual categoría profesional, titulación académica y experiencia
profesional, cuando la prestación del servicio por aquellas no resulte satisfactoria. El
contratista deberá materializar la citada sustitución dentro del plazo acordado con la
SGRIAJ, que en todo caso habrá de ser inferior a 10 días.
En todo caso, la empresa adjudicataria del contrato deberá sustituir a las personas que
vinieran desempeñando las funciones descritas, por otras de igual categoría
profesional, titulación académica y experiencia profesional, durante el periodo
vacacional de las mismas, garantizado la continuidad en la prestación del servicio.
En caso de ser estrictamente necesario el cambio de una de las personas del equipo de
trabajo por causas ajenas a la SGRIAJ, la empresa adjudicataria deberá solicitarlo por
escrito con antelación, siendo necesaria la aprobación de la SGRIAJ.
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En el caso anterior, si se previeran perjuicios para la continuidad del trabajo como
consecuencia de dichas sustituciones, la persona a reemplazar y la que deba sustituirla
deberán coincidir, durante un periodo mínimo de una semana, sin coste adicional.
C) Grupo de trabajo.
Se constituirá un Grupo de trabajo presidido por la Subdirectora General de Relaciones
Institucionales y Asistencia Jurídica y compuesto por el representante del Área de
Comunicación y Participación Institucional y las personas interlocutoras designadas
según el apartado 3.A) del presente pliego.
Las funciones de este grupo de trabajo serán:
o La aprobación del programa de trabajo.
o La aprobación del Plan Estratégico de Comunicación Institucional
o El seguimiento y supervisión de la evolución de los trabajos objeto de la
presente contratación.
o El análisis de los informes que se vayan produciendo.
o La resolución de cuantas incidencias pudieran surgir en su desarrollo.
Este Grupo de trabajo se reunirá mensualmente y a propuesta de cualquiera de las
partes en todas aquellas ocasiones en las que sea necesaria su intervención.
4.- ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES.
Se presentarán los siguientes informes, con la periodicidad y contenido que se indica:
•
Inicialmente, en el primer mes se realizará el análisis de los distintos elementos
comunicativos del SPEE y se presentará el Plan Estratégico de Comunicación
Institucional del Organismo, elaborado por la empresa adjudicataria, que deberá
ser aprobado por la Dirección General. Se desarrollará una planificación del
desarrollo del plan y de su seguimiento.
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•
Mensualmente se realizará un informe en el que se incluya materiales y
actividades diseñadas que pasarán a ser aprobados por la Dirección del Servicio
Público de Empleo Estatal, previa aceptación por el grupo de trabajo establecido
en la cláusula 3 c) de este pliego.
•
Semestralmente se elaborarán informes de actuación, en que se describan las
actuaciones realizadas en el periodo, que deben ser recepcionadas, e incluirán
en todo caso un análisis crítico de principales incidencias, y una propuesta de
metodologías de subsanación.
En todo caso la SGRIAJ podrá solicitar los informes que estime necesarios para el
correcto desarrollo de las funciones que en el ámbito de la comunicación institucional
del SPEE tiene encomendadas, tal y como se menciona en la cláusula 3 b) de este
pliego.
5. PRODUCTOS QUE DEBEN ENTREGARSE.
Adicionalmente al Plan Estratégico de Comunicación Institucional, y como consecuencia
de los objetivos y metodología definida, y el programa que se acuerde en el grupo de
trabajo, la empresa adjudicataria deberá elaborar y entregar un informe final a la
terminación de la ejecución de los trabajos, en el que se plasmen, de manera global, los
principales resultados obtenidos y las recomendaciones deducidas de las mismas que
se considere oportuno formular para mejorar la gestión.
Particularmente, se tratarán los siguientes aspectos:
•
Seguimiento de los objetivos marcados y resumen de informes presentados.
•
Funcionamiento de las herramientas existentes en la Subdirección en materia de
Comunicación Institucional: Informe del estado y de las necesidades previstas.
•
Formación: Cursos realizados y necesidades formativas detectadas que quedan
pendientes.
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6.- IMPORTE
El presupuesto máximo de la contratación será de 150.000,00 euros (IVA incluido), con
la siguiente distribución anual:
-
50.000,00 euros en 2010.
-
100.000,00 euros en 2011.
7.- FORMA DE PAGO
El abono de los servicios se realizará de la siguiente forma:
- 10 % del precio del contrato, una vez entregado y aprobado el Plan Estratégico de
Comunicación Institucional.
- La cantidad restante se abonará mensualmente por partes iguales, una vez se reciban
de conformidad los informes mensuales y semestrales, cuando proceda, mencionados
en el apartado 4.
8.- DURACIÓN DEL CONTRATO
La prestación del servicio se realizará durante un año a partir de la formalización del
contrato, existiendo posibilidad de prórroga.
Madrid, 4 de mayo de 2010
EL SUBDIRECTOR GENERAL
DE GESTIÓN FINANCIERA
Jaime Noguerales Wandelmer
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