Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo

Centro de Medios de Auto
Acceso de Idiomas
Facultad de Idiomas
Universidad Autónoma de Baja
California
Código
PCE13-01
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Referencia
Sección 7.6 MGC-N1
Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo
1. OBJETIVO
Definir la metodología para poder disponer de un respaldo de aquellos programas informáticos, películas
en DVD, discos de audio, cassettes, películas en VHS, hojas de trabajo y material impreso, cuyo uso
continuo es de vital importancia para el diario quehacer del Centro, y por lo tanto, mediante una
reproducción de los materiales antes mencionados, se logrará asegurar la continuidad de la prestación de
los servicios del Centro.
2. ALCANCE
Aplica sobre todos aquellos materiales que son de difícil adquisición, sin embargo, cualquier material es
susceptible de ello.
3. REFERENCIAS ADICIONALES
FCE-19 Formato de Inventario.
FCE-20 Formato de Solicitud de Material de Respaldo.
4. DEFINICIONES
Material original: Todo aquel material que ha sido creado para un fin ex profeso, y que cuenta con los
derechos de autor.
Copia: Todo aquel material que se deriva de un material original, ya sea a través de un fotocopiado, o
transferencia de los datos originales a un medio en blanco.
Revisión
0
1
Fecha
Dic 04, 2009
Ene 07, 2011
Tabla de Cambios
Descripción
Generación de Documentos.
Se agregó excepción en el paso referente al dispositivo de seguridad.
Elaboró
Revisó
Autorizó
Mtro. Noe Marín Victoria
Imelda Villalobos Guzmán
Lic. Rosa Amelia Paz Osuna
Representante de la dirección
para el proceso de certificación
ISO9001:2008
Mtro. David Guadalupe Toledo Sarracino
Director de la Facultad de Idiomas
5. RESPONSABILIDAD
La persona responsable de ordenar la reproducción de los materiales necesarios, es el encargado de
CEMAAI, quien llevará un recuento de las copias solicitadas y elaboradas, a partir de un inventario de
material ya existente. La persona responsable de llevar a cabo la copia de seguridad, será el asesor del
Centro, en sus momentos libres, así como los prestadores de Servicio Social. Estos últimos bajo
supervisión de un asesor.
6. POLITICA
Sólo cuando exista un material original, susceptible de ser dañado o de pérdida por el uso continuo, se
procederá a ordenar la creación de una copia de seguridad.
El responsable de CEMAAI ordenará, mediante un formato, la copia del material necesario al asesor para
que lleve a cabo dicho copiado. Cuando sea necesario, por actividades imperativas del Asesor, un
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prestador de Servicio Social será el encargado de llevar a cabo el procedimiento, siempre bajo
supervisión.
Una vez que las copias hayan sido realizadas, las personas encargadas de esta acción procederán a
entregarlas a quien las haya pedido, mediante el formato en el que fueron notificados, en donde detallarán
lo hecho, y entregarán los materiales mediante copia de recibido
7.- PROCESO
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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA MATERIAL DE RESPALDO
Proceso
Responsable
Comentarios
Material original susceptible de ser
dañado o sustraído
Encargado de CEMAAI
El encargado de CEMAAI determina la
necesidad de la creación de una copia
de respaldo, en base al inventario que
exista o por dano de material
Ordenar copias de
seguridad
Encargado de CEMAAI
El encargado de CEMAAI ordena
la copia de respaldo llenando el
formato FCE 20 Solicitud de
material de respaldo.
¿Es necesaria
la supervisión?
Encargado de CEMAAI
El encargado de CEMAAI determina si
es necesaria la supervisión en la
creación de una copia de seguridad, en
base a la experiencia en la ejecucion
de la tarea
Asesor
Si la persona que crea la copia de
seguridad es un prestador de servicio
social, será supervisado por el asesor,
Es neceario registrar en el formato de
inventario cuantas copias en buen
estado
Prestador de Servico Social
El encargado de CEMAAI recibe las
copias de seguridad
¿Es necesaria una
copia de seguridad?
NO
Fin
SI
SI
NO
Prestador de
Servicio Social
Asesor
Entregar copias de seguridad
y recabar firma de recibido
Instalar dispositivo de
seguridad
Encargado de CEMAAI
Enviar a sala
Encargado de CEMAAI
El encargado de CEMAAI o
el asesor coloca en el
material de respaldo los
dispositivos de seguridad
necesarios (Esto solo aplica
para Mexicali y Tijuana)
El encargado de CEMAAI
ordena la colocación del
material de respaldo en
donde es necesitado
Fin
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8.- REGISTROS
Registro
Responsable
Tiempo de retención
Lugar
Orden
Formato de Inventario
FCE-19
Responsable de
CEMAAI
Semestral más 5 años
CEMAAI
Por orden
alfabético
Formato de Solicitud de
Material de Respaldo
FCE-20
Responsable de
CEMAAI
Semestral más 5 años
CEMAAI
Por orden
consecutiva
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