Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del

Centro de Medios de Auto
Acceso de Idiomas
Facultad de Idiomas
Universidad Autónoma de Baja
California
Código
PGC01-00
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Referencia
Sección 4.2.3 MGC-N1
Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del
Sistema de Gestión de Calidad
1. OBJETIVO
Definir la metodología a seguir para elaborar y modificar los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de
CEMAAI DE LA FACULTAD DE IDIOMAS.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los Procedimientos e Instructivos de trabajo desarrollados para la implementación
y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad del CEMAAI de la Facultad de Idiomas de la UABC.
3. REFERENCIAS ADICIONALES
FGC-01-01 Formato de Procedimiento
FGC-02-01 Formato de Instrucciones de Trabajo
PGC-02-01 Procedimiento de Control de Documentos
4. DEFINICIONES
Procedimiento: Forma específica de realizar una actividad o un proceso. El documento que contiene un
procedimiento es normalmente conocido como Procedimiento Documentado, para el caso de CEMAAI de la Facultad
de Idiomas, el formato a utilizar es el aquí presentado, FGC-01-00.
Instrucción de Trabajo IT: Descripción de secuencias de actividades a realizar con el fin de desarrollar una tarea
específica, se documentara en el formato FGC-02-00.
Proceso: Conjunto de actividades que interactúan o se interrelacionan entre si para transformar entradas en salidas.
Este puede ser representado en un diagrama de flujo. Para el caso de CEMAAI de la Facultad de Idiomas en el
proceso representado en el diagrama de flujo, en cada actividad se debe definir claramente el responsable de
realizarla.
Revisión
0
Fecha
Dic 04, 2009
Tabla de Cambios
Descripción
Generación de Documentos.
Elaboró
Revisó
Autorizó
Ing. Sara Gabriela Madrigal
Consultora Externa
Mtro. Enrique Torres Guerra
Representante ante la dirección del
proceso de certificación
ISO9001:2008
Mtro. David Guadalupe Toledo Sarracino
Director de la Facultad de Idiomas
Formatos: Son aquellos documentos que servirán para registrar información necesaria para el desarrollo de una
actividad
Código: FGC01-00
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Sistema de Gestión de Calidad
Objetivo: Describe la intención para la cual se elabora el procedimiento o instrucción de trabajo. Al describir un
propósito se puede ayudar respondiendo a las siguientes preguntas que vamos a hacer? Para que queremos que
suceda?, de que manera se va a lograr el resultado?
Alcance: Se describen todas las áreas o los procesos que estarán involucrados en el desarrollo del procedimiento.
Referencias adicionales: Todos aquellos documentos de apoyo necesarios para el desarrollo del procedimiento. En
el formato del procedimiento cuando no aplica se pone un N/A. en esta sección.
Definiciones: Describir el significado de una palabra o frase de acuerdo al contexto en el que será utilizado por el
CEMAAI de la Facultad de Idiomas.
Tabla de Cambios.
documento.
Contiene una breve descripción de los cambios realizados en cada nivel de revisión del
Responsabilidades: Es la descripción genérica de las responsabilidades de cada uno de los puestos involucrados
en el procedimiento.
Lineamiento/Política: Es la descripción de los lineamientos a seguir en el desarrollo del procedimiento, cuando no
se tienen definidas se pone un N/A en el campo.
Anexos: Es una lista de todos los documentos de soporte que acompañan al procedimiento que pueden ser:
formatos, tablas, mapas, dibujos, etc.
Originador: Persona responsable de escribir un procedimiento.
Tabla de Registros: Lista de registros que serán generados durante la realización del procedimiento o instrucción
de trabajo, indicando responsable de custodia, tiempo de retención, orden de archivo y disposición final.
5. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del Representante de la Dirección asegurar que todos los procedimientos generados sigan la
estructura definida, cumplan los requerimientos de las normas de calidad aplicables, asegurar que sean legibles y
que sigan una secuencia, que cumplan con las reglas de ortografía y redacción, comunicar los cambios de los
procedimientos a todos los involucrados y asignar el código a los procedimientos de acuerdo a lo aquí descrito.
Es responsabilidad del Originador documentar los procedimientos de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento, obtener las firmas de aprobación, seguir las reglas de ortografía y redacción al escribir un
procedimiento y notificar de cualquier cambio a este al Representante de la Dirección.
6. POLÍTICA
Todos los procedimientos y formatos generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad del CEMAAI de la
Facultad de Idiomas deben tener una identificación única de acuerdo a la siguiente:
Codificación:
Todos los procedimientos deberán tener un código para su control.
El código de cada procedimiento se compone de siete dígitos definidos de la siguiente manera:
Código: FGC01-00
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P
GC
01
01




Que se refiere a Procedimiento.
Que se refiere al área que emite el documento, ver tabla 1.
Que se refiere al número consecutivo de procedimiento emitido por el departamento.
Nivel de revisión. Iniciando en cero cuando el procedimiento es emitido por primera vez
y cambia cada vez que hay revisiones en orden ascendente
Ejemplo:
PGC01-01 Es el código asignado a este procedimiento, que indica que este procedimiento pertenece o lo
emite Sistemas de Calidad, es el primero en ser escrito y tiene ya una revisión.
El código de los formatos que se generan a partir de los procedimientos, se compone de siete dígitos definidos de la
siguiente manera:
F
GC
01
01
 Que se refiere a Formato.
 Que se refiere al departamento que emite el documento, ver tabla 1.
 Que se refiere al número consecutivo del formato generado dentro del área .
 Nivel de revisión. Iniciando en cero cuando el procedimiento es emitido por primera vez y
cambia cada vez que hay revisiones en orden ascendente
Ejemplo:
FGC01-00 Es el código asignado al formato 01 del área de Gestión de Calidad en nivel de revisión cero, es decir,
que no ha sufrido ninguna modificación.
En el caso de los Instructivos de trabajo el primer dígito es una I
TABLA DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS:
AREA
CODIGO
Sistemas de
GC
Calidad
CEMAAI
CE
Lab Computación CO
Administración
AD
Tabla 1
Aprobaciones:
Los procedimientos deben ser revisados por los representantes de los responsables de implementar el proceso y el
Representante de la Dirección y serán aprobados por el Director de la Facultad de Idiomas.
Los cambios a los procedimientos pueden ser solicitados de manera verbal o escrita al Representante de la
Dirección quien evaluará si procede la sugerencia, si es necesario revisarlo o si rechaza la sugerencia, explicando
las razones al sugerente.
Cambios a documentos:
Los cambios a los procedimientos e instrucciones de trabajo solo pueden ser aprobados por las mismas funciones
que lo aprobaron por primera vez. Todas las modificaciones realizadas a los procedimientos e instrucciones de
trabajo se deben registrar en la sección de control de cambios.
7. PROCESO
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ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Proceso
Existe la necesidad de
documentar una política o
proceso
Responsable
Comentarios
Usuario
Cualquier empleado de CEMAAI durante el
desarrollo de sus actividades puede detectar
la necesidad de establecer ó modificar un
documento lo cual deberá de comunicar al
Representante de la Dirección.
Evaluar si puede agregarse a un
procedimiento ya existente o es
necesario desarrollar uno nuevo
Representante
de la Dirección
Identificar si el proceso a describir es parte
de uno ya escrito, o si es necesario escribir
un nuevo Documento.
¿Es necesario
documentar un nuevo
procedimiento ó IT?
Representante
de la Dirección
Por la naturaleza del documento asignar
quien deberá ser dentro de la organización
el Originador del Procedimiento, así como su
numero de control.
NO
Modificar el
documento
existente
Representante
de la Dirección
SI
Originador
Definir objetivo y alcance.
Revisar si es necesario cumplir
con alguna ley y/o Lineamiento
e identificar los elementos de la
norma a cumplir
Cuando se va a modificar un documento
se entrega un archivo electrónico al
originador para su cambio.
Originador
Se debe describir con qué finalidad se
escribe el Procedimiento y/o Instrucción de
Trabajo y qué actividades están
involucradas.
En todos los documentos deben de tener por
escrito cuales son las actividades a
desarrollar para cumplir con leyes,
normatividades o lineamientos cuando
aplique.
B
Escribir definiciones, politicas y
responsabilidades
Definir el proceso a seguir a
través de un diagrama de flujo
Originador
Originador
Las responsabilidades y políticas deben de
ser claramente escritas pues son la base
fundamental del procedimiento.
Se debe de escribir un diagrama de flujo que
presente las actividades a realizar de
manera secuencial y lógica, definiendo para
cada actividad quien es el responsable de
realizarla y comentarios que ayuden al
entendimiento de la actividad. Cuando se
describan solo políticas o lineamientos estos
se documentarán en texto.
A
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ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Proceso
Responsable
Comentarios
A
Revisar con los involucrados el
documento
NO
B
¿Los
involucrados
están de acuerdo con el
procedimiento?
Originador
Originador
El documento se puede publicar en
medios electrónicos ó físicos para su
aprobación.
SI
Publicar documento para su
aprobación
¿ Se aprueba el documento?
Se debe de revisar con el mayor
numero de personas posible
involucradas en el proceso para
buscar que se defina claramente el
proceso.
Para el proceso de revisión se podrán
utilizar publicaciones electrónicas,
juntas de trabajo, discusiones
electrónicas, etc.
Se deben plantear cuestionamientos
como, ¿Es posible desarrollar el
proceso como está escrito? ¿Existen
algunas actividades importantes no
reflejadas? ¿Es claro el
procedimiento?
Originador
Si no se aprobó realizan los ajustes
necesarios de acuerdo a lo indicado.
NO
B
SI
Imprimir el documento y anexar
aprobaciones
Seguir el Procedimiento de Control
de Documentos
Avisar del nuevo procedimiento o
cambio
FIN
Las firmas sobre el documento ó una
impresión de las aprobaciones dadas
por medios electrónicos se
consideran aprobaciones.
Actuar de acuerdo a lo mencionado
en el Procedimiento PGC02 de
Control de Documentos.
Se debe enviar un comunicado a
todos los involucrados, explicando los
cambios al procedimiento anterior ó
indicando el propósito y alcance del
nuevo procedimiento, así como lugar
en donde puede ser consultado.
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8.- REGISTROS
Registro
Responsable
Tiempo de retención
Lugar
Orden
Procedimientos
Aprobados
FGC01
Gestión de
Calidad
Periodo de uso más 3
años calendario
Área gestión
de Calidad
Por área por
orden
consecutivo
Instrucciones de Trabajo
FGC02
Gestión de
Calidad
Periodo de uso más 3
años calendario
Área gestión
de Calidad
Por área por
orden
consecutivo
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