Seguimiento y Control de la Ejecución del Plan

CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA
EJECUCIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN DE CORPAC S.A.
.
Área de Organización y Métodos
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Seguimiento y Control de la Ejecución del Plan
Estratégico de Tecnología de la Información de
CORPAC S.A.
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PRESENTACIÓN
El presente Manual de Normas y Procedimientos, es un documento normativo de gestión a
través del cual se establecen las normas y se describe el procedimiento requerido para realizar un
seguimiento y control de la ejecución de las actividades y/o proyectos contenidos en el Plan
Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A.
En los últimos 15 años se han utilizado diversos marcos de referencia para el desarrollo de
los sistemas de información denominados planes de sistemas. En noviembre de 1996 se aprobó el
Plan Estratégico de Sistemas PESI 1996 – 2000, el cual, desde una perspectiva estratégica y
operativa permitió la conectividad de todos los edificios de la sede central de la sede central de
CORPAC S.A. En el año 2001 se aprobó el Plan de Sistemas 2001 – 2005 que permitió afianzar esta
conectividad mediante la implementación del sistema SIGA, y la telefonía IP a nivel de la sede central
y 12 importantes aeropuertos de provincias.
El Plan Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A. (PETI) 2007 – 2011, se
elaboró teniendo en consideración el desarrollo de la tecnología y las necesidades de información de
los procesos organizacionales; y fue aprobado por Acuerdo de Directorio N° 001-2085-2007, de fecha
28.05.2007. Gracias a este instrumento de gestión se ha podido lograr que CORPAC S.A. cuente con
una red de voz y datos a nivel nacional, integrando la sede central con 31 aeropuertos de provincias,
con importantes aplicaciones como la telefonía IP, correo electrónico, internet, SIRSO, NOTAMS,
MET, permisos de vuelo y otras aplicaciones, lo que permite realizar de manera más eficaz y eficiente
las operaciones aeronáuticas.
El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos en
coordinación con la Gerencia de Tecnología de la Información, en el marco de las disposiciones
legales y administrativas vigentes y de las recomendaciones de los auditores externos, y constituirá
un instrumento que facilitará a los funcionarios, trabajadores y usuarios, las herramientas necesarias
para el seguimiento y control de la ejecución de las actividades del PETI de CORPAC S.A.
Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente
actualización, como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, desarrollo y
cultura organizacional en la que se desenvuelve la Corporación.
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ÍNDICE
Pág.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
OBJETIVO
BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA
FINALIDAD
ALCANCE
APROBACIÓN
VIGENCIA
NORMATIVIDAD
7.1 DISPOSICIONES GENERALES
7.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.2.1 Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control
7.2.2 De la Comisión o Equipo de Seguimiento y Control
7.2.3 De los informes de seguimiento e informe anual
7.2.4 De la asignación del grado de avance
7.2.5 De las mesas de seguimiento
7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.4 DISPOSICIONES FINALES
7.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS
PROCEDIMIENTO
ANEXOS:
Anexo N°1: Esquema general de los instrumentos de seguimiento y
control del PETI
Anexo N°2: Flujograma
Elaborado por:
Revisado por:
05
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05
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06
06
06
07
07
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I.
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OBJETIVO
Establecer la normatividad referida al seguimiento y control del Plan Estratégico de la
Tecnología de la Información (PETI) de CORPAC S.A., así como el procedimiento que
facilite a las unidades orgánicas involucradas la administración adecuada del Plan.
II.
BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA
a.
b.
c.
d.
e.
f.
III.
Resolución Jefatural Nº 181-2001-INEI.
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado con Acuerdo de Directorio
Nº 027-2007-04 del 12-08-04.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno.
Acuerdo de Directorio Nº 001-2006/028-FONAFE, Aprobación del Código Marco de
Control Interno de las Empresas del Estado.
Plan Estratégico 2009 – 2013 de CORPAC S.A.
Plan Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A.
FINALIDAD
Garantizar una correcta evaluación de la ejecución del Plan Estratégico de la Tecnología
de la Información (PETI) de CORPAC S.A., a través de una metodología de seguimiento y
control que permita obtener información fiable del estado de avance que facilite el control
por parte de la Alta Dirección, así como la readaptación de la planificación estratégica ante
nuevos escenarios.
IV.
ALCANCE
El presente Manual tiene ámbito de acción en:













V.
Gerencia de Tecnología de la Información.
Gerencia Central de Aeronavegación.
Gerencia Central de Aeropuertos.
Gerencia de Operaciones Aeronáuticas.
Gerencia Técnica.
Gerencia de Operaciones de Aeropuertos.
Gerencia de Infraestructura.
Gerencia de Finanzas.
Gerencia de Logística.
Área de Proyectos y Desarrollo de Sistemas.
Área de Redes, Comunicaciones y Soporte Técnico.
Área de Planeamiento y Proyectos.
Área de Organización y Métodos.
APROBACIÓN
El presente Manual será aprobado por la Gerencia General, previo visado del Área de
Organización y Métodos y la Gerencia de Tecnología de la Información respectivamente.
VI.
VIGENCIA
El presente Manual tendrá vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la
Gerencia General.
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VII.
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NORMATIVIDAD
7.1 DISPOSICIONES GENERALES
7.1.1
La Gerencia de la Tecnología de la Información será el órgano responsable
de la ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología de
la Información, en adelante PETI.
7.1.2
Con la finalidad de cumplir la responsabilidad establecida en el numeral
anterior, la Gerencia de Tecnología de la Información propondrá a la Gerencia
General la conformación de una comisión o equipo de trabajo integrado por
tres profesionales, el cual se encargará del seguimiento y control de la
ejecución del PETI.
7.1.3
La Gerencia General designará, a través de memorando a la comisión o
equipo de trabajo encargado del seguimiento y control de la ejecución del
PETI.
7.1.4
El sistema de seguimiento y control del PETI tendrá como soporte el informe
anual del PETI, los informes periódicos de seguimiento y la mesa de
seguimiento, de acuerdo al diagrama establecido en el Anexo N° 1.
7.1.5
Los órganos y unidades orgánicas de la Corporación cuyas actividades estén
relacionadas con el PETI, brindarán la información necesaria a la comisión o
equipo de trabajo de seguimiento y control y adoptarán las recomendaciones
formuladas por éste.
7.1.6
La Gerencia General, la Gerencia de Tecnología de la Información y la
Gerencia Central de Aeronavegación constituirán un Consejo de Dirección, el
cual establecerá los lineamientos generales para el seguimiento y control de
la ejecución del PETI.
7.1.7
La Gerencia General dispondrá, a través de memorando, la fecha de inicio de
las actividades del Consejo de Dirección, la cual no podrá ser posterior a la
designación de la comisión o equipo de trabajo encargado del seguimiento y
control del PETI.
7.1.8
El Área de Planeamiento y Proyectos coordinará con el Consejo de Dirección
y con el equipo de trabajo encargados del seguimiento y control, el
alineamiento del PETI con el Plan Estratégico de CORPAC S.A.
7.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.2.1
Elaborado por:
Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control de la Ejecución del
PETI
a)
El Consejo de Dirección convocará a la comisión o equipo designado e
instalado, a la primera reunión de trabajo, donde impartirá los
lineamientos generales y establecerá el calendario de presentación de
informes por parte del equipo, de acuerdo a las normas establecidas en
el presente Manual.
b)
De acuerdo a las recomendaciones técnicas recibidas por la comisión o
equipo de trabajo, o cuando considere necesario, el Consejo de
Dirección presentará un informe al Directorio respecto al grado de
avance o cuando resulten imprescindibles modificaciones y/o
actualizaciones del PETI.
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c)
7.2.2
7.2.3
7.2.4
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El Consejo de Dirección del PETI se reunirá ordinariamente como
mínimo cuatro veces al año, al finalizar cada trimestre. Asimismo, podrá
reunirse en forma extraordinaria cuando lo considere necesario.
De la Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la
Ejecución del PETI
a)
Una vez designada la comisión o equipo de trabajo por la Gerencia
General, éste se instalará en un plazo de cinco días contados a partir de
la recepción del memorando, y sesionará tantas veces como sea
necesario para la realización de las actividades orientadas al control y
seguimiento de la ejecución del PETI.
b)
La comisión o equipo de trabajo reportará trimestralmente al Consejo de
Dirección respecto al nivel de ejecución del PETI, proponiendo las
recomendaciones técnicas que fueran necesarias.
c)
La comisión o equipo de trabajo coordinará el seguimiento del PETI y
presentará al Consejo de Dirección los distintos informes, convocará a
las mesas de seguimiento e impulsará los procesos de planificación
estratégica de tecnología de la información en todos los niveles. La
naturaleza y periodicidad de la presentación de informes se encuentra
establecida en el numeral 7.2.3.
d)
Asimismo, cuando el equipo de trabajo estime conveniente, recabará de
los órganos y/o unidades orgánicas involucradas, la información sobre la
situación de los proyectos o actividades del PETI. Los funcionarios
responsables tienen la obligación de brindar toda la información que
fuera necesaria.
De los informes de seguimiento e informe anual
a)
La base del sistema de seguimiento y control serán los informes
periódicos de seguimiento y el informe anual de ejecución.
b)
La comisión o equipo de trabajo presentará al Consejo de Dirección un
informe anual de ejecución del PETI, el cual recogerá la información
necesaria para evaluar el grado de avance global de la ejecución.
c)
La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución
del PETI elaborará, anualmente, dos informes semestrales respecto al
seguimiento de los proyectos definidos en el PETI, los cuales darán
cuenta del estado de ejecución física y financiera a mitad y al final de
cada año.
d)
El Consejo de Dirección revisará y aprobará los informes de seguimiento,
los cuales, de ser necesario, podrán ser presentados al Directorio.
e)
El Consejo de Dirección, a través del Informativo, intranet o página web
de CORPAC S.A., según sea el caso, hará de conocimiento del personal
de la Corporación los datos o información que resulte relevante
De la asignación del grado de avance
a)
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La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control, tomando como
base la información recabada, asignará grados de avance en cada
proyecto y/o actividad del PETI, de acuerdo a la escala y progresión que
a continuación se detallan:
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b)
7.2.5
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GRADO DE
AVANCE
PROGRESIÓN
0
1
2
3
4
5
Proyecto o actividad todavía no iniciado
Proyecto y/o actividad en fase de análisis
Proyecto y/o actividad iniciado y preliminarmente ejecutado
Proyecto y/o actividad ejecutado parcialmente
Proyecto y/o actividad muy avanzado en su ejecución
Proyecto y/o actividad implantado
A los proyectos calificados por la comisión el equipo de trabajo como de
tipo continuo, se les asignará una puntuación ascendente a cinco (5),
mientras mantenga su ejecución satisfactoria, pudiendo disminuir su
puntuación en las siguientes valoraciones si es que dejan de cumplirse
las condiciones establecidas.
De las mesas de seguimiento
a)
La comisión o equipo de trabajo convocará periódicamente a reuniones
con los funcionarios y/o personal vinculado con la ejecución del PETI,
constituyendo mesas de seguimiento del nivel de ejecución del Plan.
b)
La comisión o el equipo informarán al Consejo de Dirección los
resultados obtenidos de las mesas de seguimiento y formularán las
recomendaciones técnicas que resulten pertinentes.
7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.3.1
La Gerencia de Tecnología de la Información dará soporte y asesoramiento
directo a los órganos y unidades orgánicas involucradas a fin que puedan
cumplir con lo establecido en el presente Manual.
7.3.2
La Gerencia Central de Aeronavegación, la Gerencia Central de Aeropuertos,
la Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Finanzas, la Gerencia de
Logística y el Área de Planeamiento y Proyectos, o los responsables que
estos designen, brindarán el apoyo e información necesarios a la comisión o
equipo de trabajo designado por la Gerencia General para el seguimiento y
control de la ejecución del PETI.
7.4 DISPOSICIONES FINALES
Elaborado por:
7.4.1
El Órgano de Control Institucional es responsable de supervisar y velar por el
cumplimiento de las normas y procedimiento establecidos en el presente
Manual.
7.4.2
El Área de Organización y Métodos es el responsable de elaborar y actualizar
el presente Manual, en coordinación con la Gerencia de Tecnología de la
Información.
7.4.3
Una vez aprobado el presente Manual, deberá ser difundido a todo el
personal de la Corporación a través de la intranet y del buzón de correo
informativo corporativo, con la finalidad de cautelar el adecuado y eficiente
cumplimiento de lo dispuesto en el presente documento normativo.
7.4.4
Quedan sin efecto todas las disposiciones internas que se opongan o
contravengan lo dispuesto en el presente documento.
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7.5 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
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a)
Consejo de Dirección
Colegiado conformado por el Gerente General, Gerente de Tecnología de la
Información y Gerente Central de Aeronavegación.
b)
Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la Ejecución
del PETI
Comisión integrada por tres profesionales especialistas en el PETI, propuesta
por la Gerencia de Tecnología de la Información y designada por la Gerencia
General.
c)
PETI
Plan Estratégico de Tecnología de la Información.
d)
SIRSO
Sistema integrado de reportes de seguridad operacional.
e)
NOTAM
Documento que contiene información para aviadores.
f)
MET
Sistema de Respaldo de Información Meteorológica.
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PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
1.
Propone a la Gerencia General a los tres integrantes que conformarán la comisión o equipo de
trabajo responsable del seguimiento y control de la ejecución del PETI.
GERENCIA GENERAL
2.
3.
Designa mediante memorando a los tres integrantes de la comisión o equipo de trabajo
responsables del seguimiento y control de la ejecución del PETI.
Convoca y establece la fecha de inicio de las actividades del Consejo de Dirección.
CONSEJO DE DIRECCIÓN
4.
Convoca a la comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución del PETI,
establece los lineamientos generales de trabajo y el calendario de presentación de informes.
COMISIÓN O EQUIPO DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN
DEL PETI
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Realiza reunión de instalación.
Asiste a reunión convocada por el Consejo de Dirección.
Realiza reuniones de trabajo para el seguimiento y control.
Convoca a los funcionarios y/o personal involucrado para realizar las mesas de seguimiento.
Asigna a los proyectos y/o actividades del PETI el grado de avance de acuerdo a la progresión
establecida en la tabla de puntuación.
Reporta trimestralmente al Consejo de Dirección y realiza las recomendaciones técnicas
pertinentes.
Elabora y presenta al Consejo de Dirección los informes semestrales y el informe anual.
CONSEJO DE DIRECCIÓN
12.
13.
Revisa y aprueba los informes semestrales y el informe anual.
Remite al Directorio el informe respecto a los grados de avance del PETI y, cuando resulte
necesario, las propuestas de modificación y/o actualización respectiva.
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IX ANEXOS
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ANEXO N° 1
ESQUEMA GENERAL DE LOS
INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL DEL PETI
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Esquema general de los instrumentos de seguimiento y control del PETI
Control de la ejecución
Directorio
Ejecución del
PETI
Jefes de Área
y
Responsables
de Proyectos
Estratégicos
Grado de
avance
GERENCIA DE
TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN
Consejo
de
Dirección
Equipo de
Seguimiento y Control
Informe
anual de
ejecución
Seguimiento del PETI
Informe
periódico de
ejecución
Información a la Alta Dirección
Mesas de
Seguimiento
Boletín
Informativo
del PETI
Página Web
Información a la Comunidad Organizacional
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ANEXO N° 2
FLUJOGRAMA
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