PERFIL DEL CARGO - Intra-UNAB

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
RESPONSABILIDADES Y
COMPETENCIAS
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
HOJA:
UTEC-FO-11
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PERFIL DEL CARGO
DESCRIPCIÓN GENERAL
Nombre del Cargo:
Secretaria Académica
Dependencia:
Facultad de Estudios Técnicos y Tecnológicos.
Autoridad Inmediata:
Decano
Objetivo del Cargo:
Apoyar la realización de los procesos administrativos y académicos
de la Facultad.
REQUISITOS
EDUCACIÓN:
CAP SENA o técnico en áreas administrativas o afines.
FORMACIÓN:
Específica
 Manejo de herramientas informáticas
 Habilidades para la redacción de cartas y memorandos
 Manejo de archivo
Relacionada
 Técnicas de oficina
Conocimientos específicos
 Presentación de informes, resúmenes de datos y manejo de correspondencia masiva.
EXPERIENCIA:
 Mínimo un (1) año en cargos afines.
HABILIDADES:
 Manejo de archivos
 Habilidades computacionales
 Cooperación
 Seguir instrucciones
 Ética de trabajo
 Habilidades gramaticales
 Manejo de recursos
 Gestión del tiempo
Elaborado por:
Facilitador (a) de Calidad
Revisado por:
Decano
Aprobado por:
Comité de Calidad
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RELACIONES REQUERIDAS
INTERNAS:
Personal administrativo, docentes y estudiantes de la Facultad, todas las dependencias de la
Universidad.
EXTERNAS:
Las que sean requeridas por la Facultad.
COMITÉ EN QUE PARTICIPA:
Reunión Ejecutiva.
FUNCIONES
Propias del Cargo
 Brindar información pertinente y oportuna a las personas interesadas y público en
general.
 Realizar la gestión documental (recibir, clasificar, radicar, enviar, escanear y/o archivar)
propia de la dependencia (correspondencia, documentos, archivos electrónicos).
 Apoyar en la construcción e impresión de documentos para presentación de propuestas
de la Facultad.
 Solicitar o reproducir el material para estudiantes, docentes y personal administrativo.
 Dar soporte operativo en la logística de eventos.
 Realizar las reservas de salones y equipos audiovisuales para la ejecución de
reuniones.
 Realizar trámites de documentos con las diferentes dependencias cuando los miembros
del equipo de la facultad así lo requieran.
 Redactar comunicados internos y externos de acuerdo con las solicitudes de los
miembros de la Facultad.
 Llevar el control, seguimiento y solicitudes de mantenimiento de los inventarios y
activos fijos, software y hardware de la facultad e insumos de oficina.
 Elaborar y llevar el archivo consecutivo de actas de las reuniones que le sean
asignadas.
 Manejo interno y elaboración de reportes y pagos para el servicio de taxi y mensajería
externa.
 Elaborar comunicaciones para solicitar auxilio de alimentación para jornadas adicionales
de los funcionarios de la Facultad.
 Remitir a la Dirección Financiera los recibos públicos recibidos en la oficina de Unab
Tecnológica para el pago oportuno de los mismos.
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Institucionales
 Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y con la normatividad
establecida en la institución (manuales, procedimientos y demás documentos).
 Mantener una continua actualización profesional en los temas pertinentes a su cargo.
 Elaborar y presentar oportunamente informes de acuerdo con los requerimientos de la
dirección universitaria, de otras áreas de o entes externos.
 Garantizar la confidencialidad de la información y comunicación.
 Cumplir con las demás funciones o requerimientos acorde con las competencias del cargo.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPROMISO INSTITUCIONAL:
Actuar para alinear sus compromisos con las necesidades, prioridades y metas de la
organización. Actuar en forma de promover las metas o satisfacer las necesidades
organizacionales.
TRABAJO EN EQUIPO Y COOPERACIÓN:
Intención de trabajar cooperativamente con otros, de formar parte de un equipo, de trabajar
juntos, en oposición de trabajar en forma separada o competitiva. Para que esta competencia
sea efectiva, la intención debe ser genuina.
ORIENTACIÓN HACIA LA EXCELENCIA:
Fijarse objetivos y metas retadoras. Perseverar en la consecución de resultados de alto
impacto. Tolerar la ambigüedad dentro del código de principios y valores organizacionales.
Solicitar ayuda, consejo y guía para aprender u obtener ideas que le garanticen un desempeño
superior.
ORIENTACIÓN AL CLIENTE:
Satisfacer los requerimientos y necesidades del cliente. Esforzarse por conocer y resolver los
problemas del cliente interno y externo, incluyendo a sus compañeros o a cualquier persona
que requiera apoyo para lograr los resultados esperados por la organización.
INTERACCIÓN CON EL ENTORNO:
Relacionarse con representantes de los diferentes de los diferentes sectores de la comunidad y
tener presente el impacto de la organización a nivel local y nacional. Comprender la importancia
del rol cuando se actúa en representación de la empresa para propiciar el fortalecimiento de su
imagen ante terceros.
LIDERAZGO:
Inspirar y contagiar a otros con entusiasmo, dentro y fuera del contexto organizacional, así
como emprender acciones dirigidas al logro de resultados deseados. Motivar, dirigir y
respaldar al equipo proporcionando su crecimiento.
PROACTIVIDAD:
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Actuar con iniciativa y prontitud, independencia, buscando nuevas oportunidades. Es visualizar
problemas y soluciones. Es estar siempre disponible para el trabajo, actuando con previsión y
no por reacción.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN:
Capacidad de determinar
eficazmente las metas y prioridades del área bajo su
responsabilidad, estipulando acciones, plazos y recursos.
CONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN:
Capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes a través de la comprensión de las
políticas, normas y procedimientos establecidos.
INTEGRIDAD:
Capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante y con
honestidad en situaciones difíciles.