Ejercicio 1 - Institución Universitaria Esumer

grXX-ej1-vX
24 de febrero de 2016
Proyecto: Plan de abastecimiento
Autores: Giraldo N. / Rodríguez J. / Vergara J.
EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1
INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS:
DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO
MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO
PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO
Operación Proyecto
Teoría General de Sistemas
Visión sistémica
Caracterización de problemas
Formulación hipotética
Variables cualitativas y cuantitativas
Formulación de objetivos
Indicadores de evaluación
Esta ejercitación se orienta hacia una descripción del PROBLEMA que da
origen a la Operación Proyecto y que intentará ser resuelto a través de la
realización de un proyecto, así como la formulación del OBJETIVO que se
pretende alcanzar y los RESULTADOS que se desean obtener, más un
esbozo de los posibles CAMINOS para lograrlos.
El ejercicio se encuentra en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del
marco conceptual. Realidad pues se plantea como una descripción de la
situación existente (sistema real); y problema dado que aún no se presentan
soluciones.
Los autores del trabajo deben comportarse como observadores externos e
imparciales no involucrados en el caso, y con VISIÓN SISTÉMICA.
1.1
CARACTERIZACIÓN DEL CONFLICTO QUE DA ORIGEN AL
PROYECTO
1.1.1. Descripción del problema y su contexto.
* Se espera una extensión total de unas 250 palabras en todo el apartado
1.1.1, con un mínimo de 5 líneas y un máximo de 10 líneas en cada uno
(contexto, conflicto y problema).
a) COMITENTE: Contegral S.A empresa fundada a mediados de las años
60 por un par de amigos que nacen en una bodega en el centro de
Guayaquil, sus oficinas a casa matriz esta ubicada en Envigado (Antioquia),
eta registrada ante cámara de comercio con nit 980901271-5 bajo razón
social de productora de alimentos concentrados para animales (contegral
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s.a), y sus otras sedes en el territorio nal están en Cartago, Buga, Neiva y
Bogotá.
b) CONTEXTO: el área de suministros está relacionada con los
departamentos de logística, abastecimiento, compras, comercio exterior y el
gerente corporativo de abastecimiento, actualmente cuentan con un sistema
de abastecimiento por medio de inventario internos por Excel el cual lo
sustraen de un software llamado uno-e.
c) CONFLICTO: En el área de suministro se cuenta con un programa de
Excel que es manejado por un analista de manufactura quien por medio del
mismo software de la empresa mide los inventarios, pero sin contar con las
otras áreas de compras para revisar qué ordenes tienen pendientes por
ingresar y este es el programa que se maneja en abastecimiento para fijar
las necesidades que necesita la planta.
d) PROBLEMA: Contegral S.A. no cuenta con una herramienta informática
que sirva de interfaz entre la demanda de los clientes y el abastecimiento
de materias primas, que facilite una correcta planificación en cada una de
sus etapas.
1.1.2.
Descripción del sitio donde ocurre el conflicto.
El proyecto se va a desarrollar en la planta de producción de Contegral en
Barbosa
1.1.3.
Descripción del momento en que ocurre el conflicto.
Contegral S.A. se dedica a la producción de alimentos balanceados para
animales, y el conflicto se desarrolla en el momento cuando se pasa la
programación de producción de la semana siguiente, para despachar a las
granjas de operadora avícola donde se especifica que insumos necesita
para dicha producción
1.1.4. Personas involucradas.
PERSONAS,
CÓMO LO
INSTITUCIONES,
AFECTARÍA LA
EMPRESAS U
ELIMINACIÓN DEL
ORGANISMOS
PROBLEMA
INVOLUCRADOS
¿POSITIVO Ó
NEGATIVO?
2
MOTIVO POR EL QUE
ESTARÍA AFECTADO O
ALCANZADO
SI EL PROBLEMA SE
SUPRIMIERA
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Departamento de
Logística
Área de suministros
y
abastecimiento
Bodega de materia
prima
Se
evitarían
los
sobrecostos en el
traslado
de
la
materia prima (+)
La disponibilidad
vehículos
para
funciones.
de
los
otras
Se evitarían
Negociaciones a
destiempo y precios
más elevados por la
urgencia (+)
Mejores negociaciones con
los proveedores y a precios
más bajos y en tiempos
esperados.
Información
suficiente y
adecuada para la
jefe de suministros
(+)
Información
oportuna
y
concreta de la realidad con
proveedores y clientes
Tendría un stop de
inventarios
adecuados (+)
Un mejor almacenamiento
sin ruptura de stop y las
materias primas necesarias
Un almacenamiento
caótico
(Agregue la cantidad de celdas que sean necesarias).
1.2
SITUACIÓN DESEADA
1.2.1. Descripción de una situación hipotética deseada donde el
problema no existiera.
Contegral es una compañía con información real y oportuna, que le permite
obtener óptimos inventarios, de acuerdo a lo requerido por la demanda,
evitando así rompimientos de stock
1.3.
ACTUACIÓN HIPOTÉTICA CAPAZ DE ELIMINAR EL PROBLEMA
1.3.1. Resultados de una hipotética actuación que eliminara el
problema.
TRANSFORMACIONES,
sustituciones o
Trabajo en equipo de las partes involucradas
con más precisión al momento de la
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cambios que se
deberían introducir en
la situación actual para
que el problema
desaparezca
programación de los pedidos de materias
primas.
UTILIDAD que se
espera lograr con la
solución del problema
Una mejor entrega de las materias primas para
la producción.
LÍMITES espaciales de
planteamiento de la
solución
De gran ayuda para el área de suministros y
abastecimiento.
HORIZONTE temporal
mínimo aceptable de
planteamiento de la
solución
De alcanzar el objetivo sería de inmediato.
Toma de DECISIONES
que se habrán
producido para
solucionar el problema
Por parte de la gerencia de abastecimiento y el
área de compras gran compromiso para la
solución de una mejor información en los
inventarios.
Otros puntos
relevantes para el caso
Mejorar los inventarios de la planta y por medio
de este mismo sistema promover la mejora
continua en la organización.
1.3.2. Constricciones y restricciones a tener presentes en la solución.
IDENTIFICACIÓN Y
POSIBILIDAD DE
GRADO DE
DESCRIPCIÓN DE FACTORES
ALTERACIÓN
LIBERTAD DE
LIMITANTES O
¿CONSTRICCIÓN O INTERVENCIÓN
CONDICIONANTES A TENER EN
RESTRICCIÓN?
(1a 5)*
CUENTA EN LA SOLUCIÓN
Tiempo de implementación
Restricción
3
capacitación
Restricción
3
Personal a cargo en la operación
Restricción
4
Información concisa en el proceso
Restricción
2
* Completar sólo cuando se trate de restricciones. A mayor nivel, mayor
libertad de intervenir.
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1.4.
OBJETIVO
Con mención de
los límites del
planteamiento y
el alcance
temporal de la
solución
VARIABLES
cualitativas y
cuantitativas
que definen el
problema
existente, sobre
las que
deberemos
actuar
FUNCIONES
que se habrán
de conseguir y
PRESTACIONES
que se
proporcionarán
con la solución
FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROBLEMA
Implementar un sistema de información para optimizar
las compras en la compañía de una manera ágil, con
la capacidad de reaccionar proactivamente ante las
novedades presentadas en el día a día de la gestión
de la demanda y abastecimiento de materia prima.
-
Se debe tener la información de las
históricas durante 3 0 4 años atrás
-
Se debe tener la información de las compras
históricas durante 3 0 4 años atrás
-
Se calculan los promedios mensuales de los
consumos
ventas
Ventas:
-
Generar el pronóstico mes a mes para el
siguiente año aproximadamente en los últimos
dos meses del año
-
Por medio del sistema, anunciar las posibles
variaciones en cada mes respecto al pronóstico
sea a la alza o a la baja
Abastecimiento:
-
Validar semanalmente, los cambios generados
en el sistema y realizar la explosión de
materiales respectiva, para con el juego de
saldos, hacer una planeación efectiva de las
compras
-
Tener en cuenta en su planeación, las compras
a largo plazo, específicamente para las
importaciones
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Producción:
-
Programar la fabricación del producto con base
en la información que arroja el sistema
-
Estar sincronizado con los cambios generados,
en el día a día, para tener muy controlados sus
movimientos para la fabricación de los
diferentes productos terminados
Se debe programar semanalmente una reunión tipo
S&OP, para ajustar la demanda real a las compras y a
la producción.
RESULTADOS,
-
Se evitara la compra de insumos innecesarios
productos o
cambios que se
habrán
conseguido
materializada la
solución
-
Se puede mantener los inventarios de seguridad
con base en la información recolectada
-
Se optimiza toda la operación desde la compra
de los insumos
-
Se obtiene una óptima capacidad de respuesta
de la compañía, ante los cambios en la
demanda
-
Correcta Administración de la información
-
Buena gestión de las comunicaciones, dado que
para la retroalimentación se utilizara el correo
electrónico
-
Genera estrategias de trabajo colaborativo,
entre las tres áreas-
-
Otros puntos
relevantes para
el caso
………
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Proyecto: Plan de abastecimiento
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1.5.
POSIBLES MODALIDADES DE ACTUACIÓN PARA LA
SOLUCIÓN
1.5.1. Presentación de diferentes modalidades posibles de utilizar para
solucionar el problema.
- Desarrollo in house por parte de UNO-E de la herramienta informática para
cumplir el objetivo planteado
1.6.
CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA SOLUCIÓN
1.6.1. ENFOQUE desde el cual se evaluará el éxito en la superación del
problema.
Se debe orientar la solución al problema en el abastecimiento de los insumos
a nivel operativo
1.6.2. INDICADORES con los que se evaluarán las soluciones al
problema.
Se medirá el proceso con:
Cantidad de ordenes Vs Cumplimiento en la entrega
1.7.
ANEXOS QUE SE ADJUNTAN
1.7.1. Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan.
NOMBRE
DEL
ANEXO
………
FUNDAMENTACIÓN DE LA
PRESENTACIÓN DE ESTE
ANEXO
………
APARTADO DEL
EJERCICIO AL QUE
COMPLEMENTA
………
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Fecha de
entrega del
ejercicio
Nombre y
apellido de los
autores con
indicación del
coordinador del
grupo y del
responsable del
ejercicio
Proyecto: Plan de abastecimiento
Autores: Giraldo N. / Rodríguez J. / Vergara J.
25 de febrero de 2016
Nadia Julieth Giraldo
Juan Camilo Rodríguez
John Dairo Vergara
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