PLAN DE COMUNICACIONES DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO

2014
PLAN DE
COMUNICACIONES
DEL INSTITUTO CARO
Y CUERVO
OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
ÁREA DE PLANEACIÓN
INSTITUTO CARO Y CUERVO
05/05/2014
Código: ICC-PSIS-F06
PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y
SISTEMAS
PLAN DE COMUNICACIONES
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Fecha: Mayo de 2014
1. INTRODUCCIÓN
La oficina de comunicaciones del Instituto Caro y Cuervo es el área encargada de producir, difundir,
promover, gestionar, fomentar y articular las políticas informativas del acontecer institucional.
A nivel interno: todas las áreas de la institución se apoyan en la gestión trasversal de la oficina de
comunicaciones para desarrollar su labor misional.
A nivel externo: difundimos información relevante a la comunidad a través de los diferentes medios
audiovisuales, escritos e interactivos, tanto de Colombia como del mundo interesados en los temas y
actividades que realiza el Instituto.
2. OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIÓN.
Uno de los enfoques de la institución es promover la investigación y el fortalecimiento del patrimonio
cultural implícito en nuestro idioma. El objetivo de la oficina actúa en concordancia con este fin y tiene como
base:
- Ampliar el número de usuarios informados sobre la gestión que se desarrolla a nivel institucional.
- Desarrollar y ejecutar estrategias de comunicación pertinentes, que den cuenta del legado y el avance que
constantemente tiene el Instituto Caro y Cuervo.
- Generar contenidos que muestren un panorama de la investigación que se realiza en el Instituto.
- Promover y difundir los espacios y programas académicos del Instituto.
- Apoyar los diferentes grupos de trabajo en el Instituto, brindando asesoramiento en los temas
concernientes a la comunicación.
2.1 OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación oportuna entre las dependencias que articulan la gestión de la institución, es un factor
relevante para llevar a cabo, de manera exitosa, los proyectos y metas que cada miembro de la institución
se plantea. Para ello, la oficina de comunicaciones tiene como objetivo primordial servir de puente en las
comunicaciones internas, divulgando y planeando la forma más eficaz para que los miembros de la
institución, actúen como un grupo sincronizado y efectivo.
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Uno de los objetivos es estimular a las personas en el uso de herramientas institucionales que permitan
esta comunicación al interior y de igual forma crear nuevos espacios interactivos y presenciales para
cumplir con los objetivos misionales.
2.2 OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA.
La difusión, planeación y el buen manejo de las relaciones con los diferentes medios de comunicación, al
igual que la búsqueda de espacios para dar a conocer a los interesados los programas, eventos y la
información de carácter público, constituyen el objetivo principal de la comunicación externa que se
desarrolla en el plan de comunicaciones.
De igual forma el posicionamiento social y cultural de la Institución es otro objetivo relevante de cara a
fortalecer la memoria y el prestigio de la institución en el mundo.
3. FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES.
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Diseñar, ejecutar y divulgar planes, programas, mecanismos y acciones de comunicación interna y
externa.
Planificar la labor de promoción y proyección de la imagen institucional.
Establecer contacto con los diferentes medios de comunicación y brindarles apoyo en el proceso de
difusión de las actividades realizadas por el Instituto Caro y Cuervo.
Presentar informes acerca de las gestiones realizadas.
Planear con todas las dependencias académicas y administrativas la promoción de los programas y la
divulgación de dicha información a la comunidad.
Formular y presentar a la Dirección del Instituto Caro y Cuervo, los planes de acción y comunicación
para previa aprobación y su ejecución posterior.
Programar, elaborar y presentar el proyecto de presupuesto anual de la dependencia.
Las demás fijadas por la Ley, los Estatutos y los Reglamentos.
4. CARACTERÍSTICAS DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES
El grupo de comunicaciones está conformado por diferentes perfiles
producción y divulgación de información institucional.
profesionales enfocados a la
Los diferentes canales de información requieren conceptos y desarrollos interactivos, editoriales y
audiovisuales. Por eso hay periodistas, diseñadores, web master, comunity manager. Todos estos
profesionales se retroalimentan y se articulan para trabajar en equipo y brindar soporte a los requerimientos
de comunicación.
5. RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES.
Los comunicados de prensa y la administración de los sitios Web, al igual que los informes y desarrollos del
plan de comunicación son responsabilidad de la oficina de comunicaciones. Haciendo la observación que los
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contenidos generados por los investigadores y colaboradores del Instituto, son responsabilidad de los sujetos
que realizan los mismos.
6. CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA.
- Intranet. Plataforma virtual que permite la difusión de la información a nivel interna, con el objetivo de
articular los distintos departamentos a través del manejo de la información.
- Carteleras. Espacios adecuados en la sede para la proyección de la información con el objetivo de informar
y comunicar.
- Correo electrónico interno. Buzón virtual que permite la difusión rápida y segura de la información.
7. CANALES DE COMUNICACIÓN EXTERNA.
- Portales Web del Instituto. Espacio interactivo que permite actualizar y promover la información mediante
la imagen, el sonido y los textos. Además permite una retroalimentación con la comunidad mediante chat y
foros.
- Redes Sociales. Espacio para la interacción de los usuarios y para la actualización de la información de
manera inmediata.
- Comunicados de prensa. Informes a los medios de comunicación para la difusión de la información que se
genera a nivel institucional.
- Programa de radio institucional. Espacio creado para informar mediante reportajes entrevistas y crónicas,
el acontecer diario del Instituto.
- Medios de comunicación. Medios impresos, canales de televisión, emisoras, portales, etc.
8. FUENTES DE INFORMACIÓN INTERNA
- Investigadores, voceros de los programas y espacios académicos, funcionarios y contratistas del Instituto.
- Informes, investigaciones, y testimonios de los colaboradores del instituto.
9. FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA
Noticias, informes, crónicas, comunicados, investigaciones y testimonios de voceros culturales y
lingüísticos afines a la misión del Instituto u otros.
10. TIPOS DE INFORMACIÓN
- Documentos con información general, especializada, bibliográfica y referencial.
- Documentos de carácter oficial producidos por entes gubernamentales.
- Investigaciones de centros académicos.
- Entrevistas a voceros sobre el tema o enfoque del comunicado a desarrollar.
- Reportajes y noticias relevantes.
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11 DESTINATARIOS DE LA COMUNICACIÓN
El Instituto Caro y Cuervo es de naturaleza pública y por esta razón los destinatarios de la información son la
comunidad en general. Sin embargo las audiencias que más nos consultan son:
- Estudiantes. Interesados en ampliar sus conocimientos en torno a las lenguas y la cultura.
- Profesores. Especialistas con campos del conocimiento demarcado que buscan investigaciones para desarrollar
sus proyectos y clases.
- Funcionarios públicos que hacen auditorias y controles a nivel interno.
- Entidades internacionales interesadas por la conservación de la diversidad del patrimonio lingüístico.
- Minorías étnicas con las que se articulan trabajos de conservación e investigación.
12. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información en las dinámicas actuales exige inmediatez y precisión; estos factores son tenidos en cuenta dentro
del plan de distribución de la información la que se distribuye mediante:
- Correos electrónico.
- Portal web, www.caroycuervo.gov.co
- Portal web, www.spanishincolombia.gov.co
- Redes sociales; twitter, facebook.
- Foros virtuales y chats con temas especializados.
13. ANTECEDENTES DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN.
Una de los grandes logros de gestión durante este año fue el posicionamiento y la divulgación de la información del
Instituto en los principales medios de comunicación nacional e internacional. Esta labor se desarrolló gracias a la
consolidación de las relaciones públicas con editores y periodistas del país y al envió de la información de manera
oportuna y clara.
Audiovisuales: Canal Caracol, NTN, Univisión, Telepaís, Canal Zoom, City tv. Señal Colombia, Canal ET, Enlace
TV.
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Prensa escrita: El Espectador, El Tiempo, ADN, Portafolio, El Colombiano, Report Colombia, Revista Credencial, La
Patria, Vanguardia, Revista Libros & Letras.
Radio: Radio Nacional de Colombia, la W, Radio Capital, Radio Habana Cuba, LAUD 90.4, la FM, UN Radio, Radio
Señal Colombia 95.5.
Medios digitales: Noticias.co.msn.com, univisionkansas.com, preferente.com/noticias, .vidalatinasd.com/news/3,
noticias.yahoo.com, Noticias Washington D.C, KienyKe, Diario turístico de Latinoamérica y el Caribe,
www.vanguardia.com, Terra Colombia, Portal Ministerio de Educación, Canal Caracol (Online), Ministerio de Cultura,
Portafolio.co, DIARIO AXACA, elconfidencial.com.
Reconocimiento y documentación de la memoria histórica del instituto mediante una saga de crónicas “Los
fantasmas de la Casa Marroquín”, “50 años en el Caro y cuervo”. Y especiales de radio como “La Hacienda
Yerbabuena” entre otros programas de difusión.
35 programas producidos y realizados directamente por el Instituto Caro y Cuervo del programa radial La Palabra
que se emiten los días miércoles entre las 7:30 y 8:00 de la noche a través de la Emisora de la Universidad Nacional
de Colombia (UN Radio, 98.5 en el FM).
14 Plan de acción y comunicación para eventos
El departamento o dependencia encargado de desarrollar el evento deberá coordinar la logística del evento y
solicitar colaboración a las dependencias, respecto a la naturaleza de su función. Recomendamos tener en cuenta lo
siguiente:
-
Recursos Físicos: Espacios e implementos requeridos para desarrollar el evento.
-
Comunicaciones: Difusión y estrategia de promoción y de divulgación al público.
-
Sistemas: Soporte de equipos necesarios para la proyección de audio y video durante el evento.
15 Estrategias de comunicación.
-
Foros con la comunidad sobre temas relevantes del instituto.
-
Chat para la retroalimentación de la comunidad respecto a los contenidos.
-
Visualización y posicionamiento del Caro y Cuervo mediante la rotación de los
micrositios.
-
Participación en los espacios académicos y culturales.
-
Concursos para dar a conocer material académico producido en el Instituto.
-
Eventos y lanzamientos de espacios académicos y culturales.
contenidos en los
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Articulación con los medios de comunicación para promover la información que se genera en el Instituto.
-
Posicionamiento del canal web del instituto mediante la generación de contenidos audiovisuales relevantes
con la misión.
-
Emisora online con transmisión de programación en vivo.
-
Continuidad en la transmisión del programa La Palabra a través de la emisora de la Universidad Nacional
de Colombia y proyección para trabajar el mismo programa a través de la Red de Emisoras Universitarias y
la Red de Emisoras Comunitarias.
-
Transmisión de un programa televisivo del Instituto Caro y Cuervo, a través del Canal Universitario Zoom.
-
Intercambio y articulación con páginas Web Institucionales para lograr una mayor penetración y difusión de
las actividades del Instituto.
-
Construcción y socialización del manual de identidad visual.
16. Políticas institucionales de comunicación.
Las políticas se coordinan con la dirección general del instituto y están pendientes para aprobación y desarrollo.
16.1 Políticas de cultura digital.
Las políticas se coordinan con la dirección general del instituto y están pendientes para aprobación y desarrollo.
17 Manual de identidad visual
El manual para el manejo de la identidad gráfica institucional es un documento grafico en construcción. Sin embargo
acá especificamos parte de lo que es su contenido.
El manual es el documento en el que se consignan los lineamientos y parámetros que la entidad debe observar para
el uso correcto de la imagen en sus diferentes piezas de comunicación visual, tanto al interior como al exterior de la
misma. La aplicación correcta de los aspectos allí mencionados asegura que la imagen institucional sea consecuente
con la tradición que el público tiene de la misma.
17.1 Piezas de comunicación
Las piezas que el Instituto emplea para divulgar su actividad y en las que se utiliza el identificador gráfico son:
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Plegables
Folletos
Carpetas
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Afiches
Pendones
Diplomas y/o certificaciones estudiantiles
Formatos empleados por las distintas áreas o dependencias de la entidad como circulares, actas,
memorandos, boletines entre otros.
Formatos para medios audiovisuales como spots, cortinillas, videos de presentación.
Formatos para medios digitales (web y multimedia) como banners informativos, flyers, plantillas para
presentaciones.
Videos institucionales.
17.2 Paleta de colores.
-
-
El color que se debe emplear de manera oficial al momento de utilizar el identificador gráfico en
cualquier pieza, sea esta en soporte físico (impresos) o soporte digital (internet, multimedia y/o
audiovisuales), ha de ser el negro.
Para casos especiales se puede considerar la utilización de otros colores diferentes a este, en este
caso se deben seguir los parámetros consignados en el Manual para el manejo de la imagen
institucional.
17.3 Tipografía corporativa
La tipografía empleada en el identificador gráfico institucional y que a su vez se sugiere adoptar como fuente
oficial en las piezas gráficas que el Instituto maneja es la perteneciente a la familia Rotis y particularmente la
versión Semi Serif Standard; como fuentes complementarias se sugiere utilizar las familias tipográficas
Myriad, Meta y Trebuchet.
TIPOGRAFÍA PRINCIPAL
ROTIS SEMI SERIF STD
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 1234567890
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890
TIPOGRAFÍAS COMPLEMENTARIAS
MYRIAD PRO
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 1234567890
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890
META NORMAL
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 1234567890
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abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890
TREBUCHET
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 1234567890
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890
17.4 Usos de logo símbolos
Los usos correctos del identificador gráfico están consignados e ilustrados en el Manual para el manejo de la
imagen institucional.
17. 5 Aplicación en papelería
En el Manual para el manejo de la imagen institucional se indica la manera como ha de ser empleado el
identificador institucional en las distintas piezas gráficas básicas de papelería como:
-
Hoja membrete
Sobres de correspondencia
Tarjetas de presentación.