Planteamiento del Problema

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
“DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CAPITALIZACIÓN Y
DESINCORPORACIÓN EN LA UNIDAD DE PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPOS (GERENCIA DE FINANZAS PDVSA – REFINACIÓN
ORIENTE PUERTO LA CRUZ)”
REALIZADO POR
Br. Velásquez Malavé, Joiselys Josefina
Trabajo de Grado presentado ante la Universidad De Oriente como
Requisito Parcial para Optar al Titulo de:
LICENCIADA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Barcelona, Abril de 2009
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
“DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CAPITALIZACIÓN Y
DESINCORPORACIÓN EN LA UNIDAD DE PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPOS (GERENCIA DE FINANZAS PDVSA – REFINACIÓN
ORIENTE PUERTO LA CRUZ”
PRESENTADO POR
Br. Velásquez Malavé, Joiselys Josefina
TRABAJO DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD
DE ORIENTE COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TITULO
DE:
LICENCIADA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Barcelona, Abril de 2009
RESOLUCION
DE ACUERDO AL ARTÍCULO 44 DEL REGLAMENTO DE TRABAJOS
DE GRADO: “LOS TRABAJOS DE GRADO SON DE EXCLUSIVA PROPIEDAD
DE LA UNIVERSIDAD, Y SOLO PODRAN SER UTILIZADOS CON OTROS
FINES
CON
EL
CONSENTIMIENTO
DEL
CONSEJO
DE
NÚCLEO
RESPECTIVO, QUIEN LO PARTICIPARÁ AL CONSEJO UNIVERSITARIO”.
iii
DEDICATORIA
En primer lugar a Dios Todo poderoso por darme la sabiduría y paciencia
necesaria para llegar a la meta, así como el valor para enfrentar situaciones que se
tornaron difíciles en el transcurso de mi carrera, Gracias por no desampararme. Amén.
A mis padres Luis y Haidee, por estar siempre a mi lado, apoyarme,
escucharme y quererme tanto como yo a ustedes; gracias por hacer con su educación
y consejos la persona que soy hoy en día, los Admiro y Amo muchísimo.
A mis hermanas Joiran y Joirimar, constituyen una parte fundamental en mi
vida, las Quiero Mucho hermanas, gracias por apoyarme y ayudarme cuando mas he
necesitado.
A novio Jairo Redondo (bbo), gracias por formar una parte muy especial en mi
vida, sin palabras para expresar todo lo que has hecho por mi, apoyarme, escucharme,
guiarme, quererme, simplemente Te Adoro bbo.
A mis amigas Verónica Navarro y Carmen Pineda, por formar parte esencial en
mi carrera universitaria y lo saben!, gracias por todo las quiero mucho.
A mis abuelos, tíos y primos, así como mis demás amigos, porque de manera
directa o indirectamente forman parte de mi vida y están siempre pendiente de mí, los
quiero mucho. Gracias.
iv
AGRADECIMIENTOS
A mis padres, por apoyarme y guiarme en cada momento para lograr mi meta,
estar a mi lado y darme ánimos para salir adelante.
A mi novio Jairo Redondo, por toda su ayuda y apoyo incondicional, y al
igual que mi familia siempre dándome ánimos para salir adelante, gracias también a
tus palabras de aliento siempre en el momento adecuado. Muy Agradecida por todo
bebo.
Al personal de la Gerencia de Finazas, por toda su receptividad durante el
desarrollo de mi pasantía, gracias por estar siempre dispuestos a ayudar.
A
Juan Carlos Rodríguez y Andrés Ávila, analista y supervisor del
departamento de Activo Fijo respectivamente, por dotarme de los conocimientos
necesarios para poder desarrollar este trabajo.
A Emilú Rojas, analista del Departamento de Contabilidad por su ayuda y
apoyo incondicional para facilitarme información y conocimientos básicos y
necesarios para este trabajo.
A la Licenciada Petra Malavé (tía), por permitirme aprender a su lado y
facilitarme el tiempo y los permisos necesarios para realizar los tramites pertinentes
durante el horario de trabajo, te quiero mucho tía.
v
INDICE
RESOLUCION ...................................................................................................iii
DEDICATORIA .................................................................................................iv
AGRADECIMIENTOS....................................................................................... v
INDICE...............................................................................................................vi
RESUMEN .......................................................................................................... x
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...........................................................xi
OBJETIVOS .....................................................................................................xiii
GENERAL....................................................................................................xiii
ESPECIFICOS..............................................................................................xiii
METODOLOGÍA.............................................................................................xiv
LIMITACIONES............................................................................................... xv
CAPITULO I ..................................................................................................... 16
LA EMPRESA .................................................................................................. 16
PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S.A. ............................................................ 16
1.1. Reseña Histórica PDVSA ....................................................................... 16
1.2. Identificación de la Empresa (PDVSA Refinación Puerto La Cruz)...... 17
1.2.1. Misión .............................................................................................. 18
1.2.2. Visión............................................................................................... 18
1.2.3. Objetivos.......................................................................................... 18
1.3. Descripción de la Gerencia de Finanzas................................................. 19
1.4. Estructura Organizativa de la Gerencia de Finanzas .............................. 20
1.4.1. Organigrama .................................................................................... 22
1.5. Departamento de Propiedad, Planta y Equipo ........................................ 22
1.5. Departamento de Propiedad, Planta y Equipo ........................................ 23
CAPITULO II.................................................................................................... 25
MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 25
vi
ACTIVOS .......................................................................................................... 25
2.1. Definición. .............................................................................................. 25
2.1.1. CARACTERISTICAS..................................................................... 25
2.1.2. Clasificación De Activos. ................................................................ 26
2.1.2.1. Activos Corrientes O Circulantes. ............................................ 26
2.1.2.1.1 Disponible........................................................................... 26
2.1.2.1.2. Realizable. ......................................................................... 27
2.1.2.1.3. Prepagado. ......................................................................... 27
2.1.2.2. Activos Fijos............................................................................. 27
2.1.2.2.1. Activos Fijos Tangibles. .................................................... 27
2.1.2.2.2. Activos Fijos Intangibles. .................................................. 27
2.1.2.3. Cargos Diferidos....................................................................... 28
2.1.2.4. Inversiones Permanentes. ......................................................... 28
2.1.2.5. Otros Activos............................................................................ 28
2.2. Propiedad, Planta y Equipos................................................................... 29
2.2.1. Definición. ....................................................................................... 29
2.2.1.1. Unidad Autónoma..................................................................... 29
2.2.1.2. Unidad Compuesta ................................................................... 29
2.2.2. Características de los Activos de Propiedad, Planta y Equipos....... 30
2.3. Valuación de Activo. .............................................................................. 30
2.3.1. Precio de Costo ................................................................................ 31
2.3.2. Valor De Desecho............................................................................ 31
2.3.3. Vida Útil .......................................................................................... 31
2.3.4. Métodos de Valuación de Activos................................................... 32
2.3.4.1. Método de Línea Recta............................................................. 32
2.3.4.2. Método de Unidades Producidas. ............................................. 33
2.3.4.3. Método de Saldos Decrecientes................................................ 34
2.3.4.4. Suma de los Dígitos de los Años .............................................. 34
2.3.5. Depreciación y El Impuesto Sobre La Renta................................... 35
vii
2.4. Disposición de Activos de Planta. .......................................................... 36
2.5. Control Interno para los Activo de Propiedad, Planta y Equipo. ........... 36
2.6. Reglas de Presentación ........................................................................... 38
2.6.1. Clasificación Homogénea de Activos Similares. ............................ 38
2.6.2. Métodos de depreciación y Vida Util. ............................................. 38
2.6.3. Revelación de Adiciones y/o Retiros............................................... 38
2.6.4. Activos bajo contratos de arrendamiento capitalizables.................. 38
2.6.5. Segregar activos que no se encuentran en Uso................................ 38
2.7. Capitalización. ........................................................................................ 39
2.7.1. ¿Qué es Capitalizable?..................................................................... 39
2.8. Orden Interna .......................................................................................... 40
2.9. Centro de Costo. ..................................................................................... 40
2.10. Presupuesto de Inversión ...................................................................... 40
2.11 .Obras en Progreso................................................................................. 41
2.12. Inventarios. ........................................................................................... 41
2.13. Presupuesto de Inversión ...................................................................... 41
2.14. Renglón Presupuestario ........................................................................ 41
2.15. Custodio................................................................................................ 42
2.16. Materiales sobrantes del proyecto ........................................................ 42
2.17. Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP)............................................ 43
CAPITULO III .................................................................................................. 44
PROCESO DE CAPITALIZACION Y DESINCORPORACION ................... 44
3.1. Obras en Progreso................................................................................... 44
3.2. Orden Interna .......................................................................................... 45
3.2.1. Lineamientos que cumple el Departamento de Presupuesto para la
Creación de las Órdenes Internas........................................................................ 45
3.2.2. Seguimiento de las Órdenes Internas............................................... 48
3.2.3. Liquidación de las órdenes internas................................................. 48
3.2.4. Avance Físico y Financiero de la Obras en Progreso ...................... 49
viii
3.3. Inventario Físico ..................................................................................... 50
3.3.1. Parámetros que se cumplen para realizar el inventario físico de
activos ................................................................................................................. 50
3.4. Elaboración Del Informe Técnico De Terminación De Obras ............... 52
3.5. Conocer las diversas razones que dan lugar a la desincorporación de
activos. .................................................................................................................... 53
3.5.1. Causales de retiro............................................................................. 54
3.6. Disposición de activos fijos.................................................................... 54
3.7. Proceso de Desincorporación. ................................................................ 55
3.8. Beneficios de la desincorporación de activos......................................... 56
CAPITULO IV .................................................................................................. 57
TRATAMIENTO CONTABLE (S.A.P.) .......................................................... 57
4.1. PROCESO DE CAPITALIZACION...................................................... 57
4.1.1. La transacción AS01- CREAR ACTIVOS FIJOS: ......................... 58
4.1.2. La transacción AS02 – MODIFICAR ACTIVO FIJO: ................... 60
4.1.3. La transacción KO02- LIQUIDACION DE LA NORMA:............. 61
4.1.4. La transacción KO88-LIQUIDACION: .......................................... 63
4.1.5. Asiento Contable de Capitalización en el Libro Mayor Financiero 67
4.2. PROCESO DE DESINCORPARACION .............................................. 71
4.2.1. Asiento Contable de Desincorporación en el Libro Mayor
Financiero............................................................................................................ 77
CAPITULO V.................................................................................................... 78
RECOMENDACIONES ................................................................................... 78
CONCLUSION ................................................................................................. 80
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 81
ANEXOS ........................................................................................................... 82
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y ASCENSOS: ..... 87
ix
RESUMEN
Los Activos están representados por todos los bienes y derechos con los que
cuenta una empresa para el desarrollo de sus funciones, y a su vez los podemos
clasificar en dos grupos, Activos Circulantes y Activos No Circulante, en este
segundo grupo se encuentran los Inmuebles, maquinaria y equipo conocidos
comúnmente con el nombre de activo fijo o Propiedad, Planta y Equipos,
representados por Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza,
adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos. Como por ejemplo:
edificios, mobiliario y equipo, equipo de computación, equipo de reparto, etc.
Este trabajo fue desarrollado en el Edificio Sede de PDVSA Petróleo, S.A.
ubicado en Puerto La Cruz, y se basa en describir los procesos realizados por el
Departamento de Propiedad, Planta y Equipos (perteneciente a la Gerencia de
Finanzas), para la adquisición y construcción de obras de diversas índole así como su
posterior capitalización, esto es realizado por los analistas de este departamento
mediante el programa Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP). Como los activos
cuentan con una vida útil limitada y sufren desgaste debido a su uso y pasar del
tiempo, así como otras razones, estos se ven en la necesidad de ser retirados de las
actividades de la empresa, por tanto, se describe también el proceso de
desincorporación de los activos antes mencionados que dejan de ser útiles a la entidad;
este proceso también es realizado a través del sistema SAP.
x
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
PDVSA Petróleo, S.A. tiene como objeto la ejecución de actividades como
exploración, explotación, transporte, manufactura, refinación, almacenamiento,
comercialización o cualquier otra actividad en materia petrolera y demás
hidrocarburos en Venezuela.
El edificio sede de PDVSA Refinación Oriente esta conformado por un grupo
de Gerencias y filiales que tienen como objetivo principal velar por las actividades
administrativas y de control correspondientes a las refinerías de Puerto La Cruz, El
Chaure y San Roque; en las cuales se lleva a cabo el proceso de refinación de crudo y
tratamiento de sus derivados para su posterior uso y comercialización. Este conjunto
de instalaciones industriales están constituidas por una extensa variedad de materiales
y equipos denominados Activos Fijos (Unidad Autónoma y Compuesta), que son
esenciales para el desarrollo de las actividades de refinación. Para tales efectos,
Refinación Oriente, tiene a su disposición el Departamento de Propiedad, Planta y
Equipos ubicado dentro de la Gerencia de Finanzas, el cual tiene como objeto
elaborar planes de control, gestión financiera y contabilización de los Activos Fijos
de la Corporación, obteniendo de esta manera la máxima rentabilidad del negocio.
Por lo tanto, una adecuada Capitalización se traduce en el registro oportuno y
confiable de este tipo de activos, es decir, la capitalización permite conocer de
manera precisa los bienes con que cuenta la organización para el desempeño de sus
funciones además de proporcionar un sustancial ahorro fiscal cuando dichos activos
sean destinados al aumento efectivo de la capacidad productiva de la entidad y que
estén efectivamente incorporados en la producción de la renta para el momento en
que la rebaja sea declarada.
xi
Por otra parte, es conocido que los activos pierden su capacidad operativa o
dejan de ser útiles para la entidad por diversas razones, de las cuales se pueden
mencionar, el fin de la vida útil, obsolescencia, abandono, siniestro, entre otros;
cuando esto sucede, es necesario eliminar el valor en los libros de los activos que no
seguirán operando dentro de las instalaciones de la empresa, a este proceso se le
conoce como Desincorporación; el cual permite la actualización de la base de datos
de activos generando estados financieros razonables y confiables mejorando el
control patrimonial.
La realización de este trabajo tiene como propósito proporcionarle al
departamento de Propiedad, Planta y Equipos un instrumento útil y práctico que sirva
de complemento para los manuales y procedimientos ya existentes en la empresa,
utilizado por el personal que labora en este departamento y en la Gerencia de
Finanzas en General, donde especifique de manera clara y detallada los lineamientos
que se cumplen tanto para la capitalización de activos como para la desincorporación
de los mismos.
xii
OBJETIVOS
GENERAL
Describir el proceso de Capitalización y Desincorporación de activos fijos que
realiza la unidad de Propiedad, Planta y Equipo en el departamento de finanzas
PDVSA Refinación Puerto La Cruz.
ESPECIFICOS
Determinar los lineamientos que se cumplen para el tratamiento de las órdenes
internas.
Establecer los parámetros a seguir para realizar el inventario físico de activos
adquiridos.
Analizar los pasos para la elaboración del informe técnico de terminación de
obras.
Conocer las diversas razones que dan lugar a la desincorporación de activos.
Conocer el tratamiento contable aplicado para la capitalización y la
desincorporación.
Establecer recomendaciones que sirvan de apoyo a la unidad de Propiedad,
Planta y
Equipo en el desempeño de sus funciones.
xiii
METODOLOGÍA
La estrategia de investigación que se utilizó en este trabajo fue de carácter
documental de tipo descriptivo, ya que para poder detallar en todos sus componentes
principales los procesos para la capitalización y desincorporación de activos, fue
necesario partir de los manuales, formularios, normas y procedimientos propios de la
empresa para obtener los conocimientos e información requerida para el desarrollo de
este trabajo.
Se revisaron los manuales internos con que cuenta la empresa para este
departamento, así como también, cartas, memorándum, informes de eventos
anteriores, entre otros. El proceso de investigación se desarrollo en la gerencia de
finanzas, específicamente, en el departamento de propiedad, planta y equipo.
Se empleó como técnica de recolección de datos la observación directa, debido a
que nos encontramos en su lugar de origen.
Debido al avance tecnológico y gran uso de la misma en el campo laboral, gran
parte de la información (un 95%) de este departamento se maneja a través de un
avanzado y complejo sistema automatizado llamado SAP (Sistemas, Aplicaciones y
Productos), por tanto la data requerida se procesa por la red o sistema en línea, por
consiguiente la información que nos fue suministrada (apartando la observación
directa que se realizó) fue copiada del programa SAP a Formatos de Microsoft Office
Excel;
además, se contó con otra fuente de información muy importante como la
asesoría por parte del personal humano calificado que opera en esta importante área,
quien nos suministró cartas, manuales y formatos necesarios para sustentar esta
investigación.
xiv
LIMITACIONES
Para la realización de este trabajo nos encontramos con algunas limitaciones
como lo fue el acceso a información necesaria para justificar el trabajo que era de
carácter confidencial para la empresa y restricción a algunas ventanas del sistema
SAP referido al control de los activos fijos, tanto en la capitalización como en la
desincorporación de dichos bienes debido a políticas internas de la empresa.
A su vez, el factor tiempo fue un factor limitante, debido a que no
presenciamos ninguna capitalización ni desincorporación durante el desarrollo de la
pasantía, toda la información fue recolectada a través de entrevistas al Supervisor y al
analista del departamento de propiedad, planta y equipos de la gerencia de finanzas.
xv
CAPITULO I
LA EMPRESA
PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S.A.
1.1. Reseña Histórica PDVSA
Petróleos de Venezuela S.A (PDVSA), es una compañía propiedad de la
República Bolivariana De Venezuela, creada por el estado venezolano en 1975, en
cumplimiento de la ley orgánica que reserva al estado, la industria y el comercio de
hidrocarburos (Ley de Nacionalización.). Sus operaciones son supervisadas y
controladas por el ministerio del poder popular para la energía y petróleo,
anteriormente Ministerio de Energía y Petróleo (MENPET).
PDVSA es responsable, en Venezuela, del desarrollo de la industria de los
hidrocarburos. Así como también de planificar, coordinar, supervisar y controlar las
actividades relacionadas con la exploración, la explotación, la manufactura, la
refinación, el transporte por medios especiales, y las ventas de hidrocarburos y sus
derivados, tanto en Venezuela como fuera del país. La mayoría de sus filiales en el
exterior están involucradas en las actividades de refinación y comercialización al
nivel mundial.
Hasta el 31 de Diciembre de 1997 condujo sus operaciones en Venezuela a
través de 3 filiales operadores principales, Lagoven S.A, Maraven S.A y Corpoven
S.A. En 1997 se estableció una nueva estructura de operaciones basadas en unidades
de negocios. Desde entonces PDVSA ha estado involucrada en un proceso de
transformación de sus operaciones con el objetivo de mejorar su productividad,
modernizando sus procesos administrativos y aumentando el retorno del capital. Este
17
incluyó la fusión de dichas filiales a partir del 01 de Enero de 1998, y renombrando la
entidad combinada PDVSA, Petróleo y Gas, S.A.
Bajo la constitución de 1999el estado debe mantener la propiedad exclusiva de
las acciones de PDVSA; sin embargo, la constitución permite que Venezuela a través
de PDVSA y sus filiales suscriba acuerdos de exploración, producción y refinación;
y constituya empresas mixtas para el desarrollo de la industria petrolera, manteniendo
siempre la mayoría accionaria en esas empresas.
En mayo de 2001 PDVSA, Petróleo y Gas, S.A cambio su denominación social
a PDVSA Petróleo S.A., originándose otro cambio en la estructura organizacional
petrolera ya que la actividad relacionada con el gas natural no asociado comenzaría a
ser manejada por la filial PDVSA Gas S.A.
Las principales actividades de PDVSA están reguladas por la ley Orgánica de
Hidrocarburos, ley vigente desde el año 2002; en consonancia con dicha ley y la
constitución de la República Bolivariana de Venezuela, PDVSA asume una nueva
responsabilidad social y participa en diferentes programas establecidos por el
ejecutivo nacional, con la finalidad de apoyar las obras o servicios destinados al
desarrollo de la infraestructura y vialidad, actividades agrícolas, de salud y educación,
y a cualquier otra inversión productiva en Venezuela
1.2. Identificación de la Empresa (PDVSA Refinación Puerto La Cruz)
La división de Oriente está a cargo de las actividades de Refinería de Crudos,
así como la manufactura de productos, su comercialización y suministro para el
mercado nacional e internacional, encontrándose dentro de esta división las
Refinerías de Puerto La Cruz, El Chaure y San Roque.
18
El edificio Sede de PDVSA REPC (Refinación Puerto La Cruz) está ubicado en
Guaraguao, encontrándose las Gerencias de Producción y las Gerencias de apoyo que
conforman la estructura organizativa del Centro de Refinación de PDVSA –
Refinación Oriente.
1.2.1. Misión
PDVSA es responsable, en Venezuela, del desarrollo de la industria de los
hidrocarburos; así como también, de planificar, coordinar, supervisar y controlar las
actividades relacionadas con la exploración, explotación, manufactura, refinación,
transporte por medios especiales, ventas de hidrocarburos y sus derivados, tanto en
Venezuela como fuera del país.
1.2.2. Visión
Hacer de Petróleos de Venezuela S.A. una corporación global petrolera,
petroquímica, de gas, carbón y bitúmenes, líder mundial en los sectores energéticos y
petroquímicos, reconocida como proveedora preferida, por su capacidad técnica y la
excelencia de su gente.
1.2.3. Objetivos
Para lograr a cabalidad su compromiso con el auténtico dueño del petróleo: el
pueblo venezolano, PDVSA ajustó sus lineamientos estratégicos y directrices de
actuación como corporación comprometida con el desarrollo nacional, por tanto sus
objetivos fundamentales se reducen a los siguientes:
* La coordinación, supervisión y control de las actividades de las demás
empresas del sector petrolero.
19
* El control de las actividades de exploración, explotación, refinación,
comercialización, transporte y cualquier otra relativa al desarrollo del sector petrolero,
y de la ejecución eficiente de las mismas.
* Alinear las estrategias y los planes de hidrocarburos con el plan de
desarrollo nacional, a fin de asegurar que los ingresos producto de los recursos
petroleros de la nación sean adecuadamente distribuidos de manera equitativa y en
beneficio del colectivo social.
* Desarrollar los negocios de hidrocarburos al nuevo marco legal y fiscal
vigente, representado entre otros por la Ley Orgánica de Hidrocarburos aprobada en
el año 2001, la cual establece la base actual para todo lo relacionado con el impuesto
a las ganancias y regalías.
* Fortalecimiento de la Organización de Países Exportadores de Petróleo
(OPEP), mediante el mantenimiento de una política dirigida al fortalecimiento de los
precios del petróleo, y al incremento del valor de los recursos energéticos de los
países miembros de la Organización.
* Fortalecer las relaciones de cooperación en las áreas de ciencia y tecnología
entre PDVSA, las universidades y otras instituciones para elaborar propuestas de
valor.
* Asumir una nueva responsabilidad social y participar en diferentes programas
establecidos por el Ejecutivo Nacional.
1.3. Descripción de la Gerencia de Finanzas
20
La dirección Ejecutiva de Finanzas, asume aquellas actividades que le son
delegadas por la presidencia de PDVSA; el rol de Finanzas es el ejercicio idóneo,
fundamentalmente, de las siguientes actividades:
* Diseño de las estrategias financieras y fiscales fundamentales de la
corporación, incluyendo la formulación de las políticas y lineamientos a ella
asociados.
* Evaluación y controlo del desempeño financiero y fiscal de PDVSA, sus
filiales y negocios, y de la misma manera, la evaluación de la viabilidad financiera y
fiscal de las nuevas oportunidades a escala mundial.
* Promover asistencia a los más altos niveles de la Corporación en la toma de
decisiones de contenido estratégico y financiero.
Así mismo, su visión estratégica se encuentra alineada con las nuevas
necesidades de PDVSA, orientada principalmente al control financiero de la gestión,
siendo esta responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Finanzas, la cual formula y
regula la aplicación de políticas, planes y estrategias financieras a ser ejecutadas en la
corporación.
1.4. Estructura Organizativa de la Gerencia de Finanzas
La estructura organizativa de la Gerencia de Finanzas de PDVSA Petróleo, S.A.
representa gráficamente la relación formal existente entre las diversas unidades que la
integran, los canales de supervisión y autoridad relativa de cada cargo.
Los organigramas verticales son modelos que representan la estructura
jerárquica, desde arriba hacia abajo, siendo estos los más utilizados. La Gerencia de
21
Finanzas – PDVSA Petróleo, S.A. Refinación Oriente PLC; está representada a través
de un modelo vertical, en vista que las unidades se desplazan de forma descendente
hasta los últimos niveles de la cadena de mando en la cual todas las operaciones
marchan alrededor de la máxima autoridad, en este caso, el Gerente de Finanzas.
22
1.4.1. Organigrama
La estructura organizativa que a continuación se describe, identifica la
gerencia de Finanzas de PDVSA Petróleo, S.A., División Oriente Puerto La Cruz,
Estado Anzoátegui.
GERENTE DE FINANZAS
SUPERINTENDENCIA
SUPERINTENCIA
SUPERINTENDECIA
OPERACIONES
CONTROL
PRESUPUESTO
BANCARIA
INTERNO
SUPERINTENDENCIA
SUPERINTENDENCIA
PROCESOS
EVALUACIONES
CIA SERVICIOS
ECONOMICAS
ADMINISTRATIVO
FINANCIEROS
NÓMINA
SUPERINTENDEN
CONTABILIDAD
CUENTAS POR
COBRAR
ACTIVO FIJO
SUPERVISOR
ANALISTA
23
1.5. Departamento de Propiedad, Planta y Equipo
Los objetivos fundamentales de este departamento son:
*Coordinar y revisar la identificación de los Activos Fijos improductivos, a
través de la toma de inventarios físicos de Activos Fijos, a fin de lograr la de
disposición final (venta, donación, chatarreo y destrucción).
*Operar como Miembro Principal del Comité de secretario del Comité Técnico
de Desincorporación y Disposición de Activos y Materiales.
*Planificar, Coordinar y controlar la desincorporación contable de los Activos
Fijos a través del manejo del Sistema SAP con el fin de actualizar y sincerar la data
así como incrementar el capital de trabajo de la Corporación.
*Revisar, analizar y definir la identificación de los Activos Fijos (Costo
Histórico, Depreciación Acumulada, Valor Neto y Valor Neto
Reexpresado)
mediante el manejo del modulo de Activos Fijos, con la finalidad de completar el
proceso de disposición de activos dando cumplimiento a las normas y procedimientos.
*Programar, participar y ejecutar el plan quinquenal de inventarios físicos de
la División REPC, a través de la toma física en sitio con el propósito de determinar el
uso, capacidad y valor estratégico de los activos y optimizar la Rentabilidad del
negocio en términos de flujo de caja y valor económico agregado.
*Planificar, coordinar y asegurar la capitalización de las obras terminadas de la
División REPC, por medio del Sistema SAP, con el propósito de cumplir con las
normas que rigen el control de Activos Fijos y aprovechar el beneficio fiscal del
ejercicio económico producto de su capitalización oportuna.
24
*Proporcionar el cálculo y reconocer una disminución del Activo Fijo cuando el
importe en libro exceda a su importe recuperable. NIC 36
*Planificar, vacaciones y proceso de adiestramiento del personal.
*Determinar y elaborar la evaluación del personal
*Archivo de documentos varios.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
ACTIVOS
2.1. Definición.
En sentido general, es el conjunto de bienes y derechos reales y personales
sobre los que se tiene propiedad, en cambio, al referirnos al término contablefinanciero es el conjunto de recursos económicos con los que cuenta una persona,
sociedad, corporación, entidad, empresa o cualquier organización económica.
Para Finney-Miller1 “el activo está constituido por las cosas de valor que
poseen” y tales cosas tienen valor para sus dueños por diferentes razones, bien sea
porque puede emplearse como poder de compra, representa beneficios potenciales,
derechos o servicios derivados de su uso, puede venderse y convertirse en un flujo de
efectivo o en un derecho exigible.
2.1.1. CARACTERISTICAS
* Son todos aquellos bienes de que dispone una entidad para la realización de
sus fines.
* Representan un derecho específico a recibir beneficios económicos futuros o
servicios potenciales y que se espera generen flujos de efectivo.
1 Finney-Miller, Curso de Contabilidad. Introducción I, tercera edición,
Editorial UTEHA, pág. 5.
26
* Aquellos recursos, bienes o servicios cuyos derechos o servicios hayan
expirado, no deben ser incorporados como activos, ya que su potencial generador de
recursos o beneficios económicos futuros ha desaparecido.
* Los activos son el resultado de operaciones realizadas por una entidad; por
lo tanto estos recursos sólo pueden acumularse a favor de una entidad económica.
* Los recursos, derechos, bienes o servicios potenciales futuros, deben poseer
el atributo de ser razonablemente medibles en términos monetarios.
2.1.2. Clasificación De Activos.
Los activos se clasifican de la siguiente manera:
2.1.2.1. Activos Corrientes O Circulantes.
Son aquellos activos que son dinero o que fácilmente se pueden convertir en
dinero a corto plazo, incluyen también algunos gastos prepagados. Se clasifican así:
2.1.2.1.1 Disponible.
Está constituido por el dinero efectivo y cheques a favor que posea la empresa.
Ejemplo: caja, caja chica, banco.
27
2.1.2.1.2. Realizable.
Puede ser Exigible, el cual está constituido por las cuentas por cobrar y los
efectos por cobrar, y No Exigible el cual está formado por el Inventario de mercancía,
la mercancía en tránsito y las inversiones temporales.
2.1.2.1.3. Prepagado.
Está formado por los gastos que la empresa realiza por anticipado y que la
benefician en un periodo Contable, es decir, a corto plazo. Ejemplo: seguro pagado
por anticipado, alquiler local pagado por anticipado, etc.
2.1.2.2. Activos Fijos.
Este activo también es conocido como Planta y Equipos, o Propiedad, Planta y
Equipos y se clasifican en:
2.1.2.2.1. Activos Fijos Tangibles.
Estos pueden ser Depreciables y No Depreciables, siendo los activos fijos
tangibles depreciables aquellos de larga duración, de gran valor, que normalmente no
se destinan a la venta, y con ellos o en ellos se cumplen las actividades diarias del
negocio y sufren el efecto de la depreciación. Ejemplo: Edificio, Mobiliario,
Maquinaria y Equipos, Vehículos, etc. Mientras que los activos fijos tangibles no
depreciables son aquellos que reúnen las características anteriores pero que no sufre
en efecto de la depreciación. Ejemplo: Terreno.
2.1.2.2.2. Activos Fijos Intangibles.
Son aquellos que como su nombre lo indica no se pueden ver ni tocar por no
tener materia física pero representan valores para la empresa; estos activos se deberán
28
Amortizar anualmente hasta que desaparezcan de los libros. Ejemplo: Patentes,
Marca de Fábrica, Plusvalía, Derechos de Autor.
2.1.2.3. Cargos Diferidos.
Son gastos que la empresa realiza por anticipado, pero que la benefician en
varios periodos contables, es decir, a largo plazo. Ejemplo: Gastos de Organización,
Publicidad pagada a largo plazo, entre otras; estas cuentas se deben Amortizar
anualmente hasta que desaparezcan en los libros de la empresa.
2.1.2.4. Inversiones Permanentes.
Están constituidas por las inversiones en valores a largo plazo (Bonos,
Acciones) y por inversiones en Edificios, Terrenos y otros Activos Fijos no usados en
el negocio.
2.1.2.5. Otros Activos.
Son aquellos activos que no se pueden clasificar en ninguna de las categorías
anteriores. Ejemplo: Depósitos dados en Garantía.
29
2.2. Propiedad, Planta y Equipos.
2.2.1. Definición.
Pueden definirse como todo bien tangible de naturaleza relativamente
permanente, que son usados o se usarán en la explotación del negocio con el objetivo
de generar ingresos y sobre los cuales no se tiene intención de venderlos.
También se puede definir como todos los activos tangibles adquiridos,
construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma
permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la
venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización.
Los Activos Fijos para PDVSA representan bienes tangibles que son
utilizados en el desarrollo de las actividades de la empresa, es decir, en su proceso
productivo, o resultan de la capitalización de una obra en progreso constituida por
una unidad autónoma o compuesta y no son destinados para la venta
2.2.1.1. Unidad Autónoma.
Es un elemento físico, constituido por un solo componente que cumple por si
mismo una función completa. Ejemplos: un tanque de almacenamiento, equipos
geológicos y geofísicos, unidades de transportes terrestre y marítimo.
2.2.1.2. Unidad Compuesta
30
Es un elemento físico, conformado por un grupo de unidades integradas para
ejecutar una función completa. Ejemplos: un pozo, una estación de flujo, planta
deshidratadora, planta de compresión.
2.2.2. Características de los Activos de Propiedad, Planta y Equipos.
Las Propiedades, Plantas y Equipos que se identifiquen como Activo Fijo,
deben cumplir con las siguientes condiciones:
*Permanencia en el tiempo.
*Debe ser usado en el giro de operaciones.
*No debe existir intención de venta.
Las tres condiciones deben ser concurrentes para poder clasificar un bien como
Activo Fijo.
2.3. Valuación de Activo.
Cuando una empresa compra un activo fijo, esta adquiriendo una cantidad de
utilidad que habrá de coadyuvar a la producción y a los servicios durante toda su vida
útil. Debido a que la vida de los inmuebles, planta y equipo, excepto los terrenos
tienen una vida limitada, también lo será la cantidad de utilidad y se consumirá al
momento de que el activo termine su vida útil. Por ello, contablemente la valuación
del activo conocida normalmente como depreciación es el registro de la cantidad de
utilidad del activo fijo; por consiguiente el registro de la mismo constituye un
proceso mediante el cual se asigna y se carga el costo de esta utilidad a los períodos
contables que resultan beneficiados con el uso del activo.
31
Dicho de otra manera la depreciación es el término que se emplea mas a
menudo para dar a entender que el activo tangible de la planta a disminuido en
potencial de servicio. Cuando los recursos naturales como la madera, petróleo y
carbón constituyen el activo, se emplea el término agotamiento; y a la terminación de
un activo tangible, como lo son las patentes se le llama amortización.
2.3.1. Precio de Costo
Representa la cantidad de utilidad adquirida o pagada por la obtención del
activo, es decir represente el valor histórico original de los inmuebles, planta y equipo.
2.3.2. Valor De Desecho
Representa la cantidad del costo de un activo fijo que se recuperara al finalizar
su vida útil de servicio. El valor de desecho es precisamente el valor en que se toman
los activos desechados cuando se cambian por nuevos.
2.3.3. Vida Útil
Representa el período de servicio del activo para la entidad, no
necesariamente su vida total esperada.
Para determinar la vida útil estimada, se toman en cuenta ciertos factores
como los siguientes:
1.- Limitaciones Físicas sobre la vida
a.- Intensidad de uso (uso y consumo).
32
b.- Acción de los elementos (decaimiento y deterioro).
c.- Adecuación del mantenimiento.
d.- El simple transcurso del tiempo tal como en el caso de los derechos legales
protegidos por la ley durante un período limitado.
2.- Limitaciones Económicas sobre la vida.
a.- Desarrollo tecnológico o cambios en la demanda del producto, que vuelven
obsoleto al activo.
b.- Crecimiento o Expansión de negocios para los cuales el activo es
inadecuado.
2.3.4. Métodos de Valuación de Activos.
Los métodos para el cálculo de la depreciación son 4 y se estiman como
métodos de contabilidad generalmente aceptados: Línea Recta, Unidades Producidas,
Saldos Decrecientes y Suma de los Dígitos de los años. Los dos últimos se consideran
métodos de depreciación acelerada.
Cada uno de ellos asigna o distribuye el costo de diferente manera y son
diferentes los importes cargados a los gastos de depreciación del ejercicio, pero todos
ellos, el importe total depreciable al final de la vida útil del bien es el mismo.
2.3.4.1. Método de Línea Recta
33
Se basa en la idea de que los activos se consumen uniformemente durante el
transcurso de su vida útil de servicios; es decir, no debe existir disminución ni en la
calidad ni en la eficacia de los bienes a medida que se hacen viejos.
Por lo tanto cada ejercicio recibe el mismo cargo a resultados, vía gastos de
operación. El cargo a resultados, es decir, la depreciación del ejercicio es calculada
mediante la fórmula:
Depreciación Anual = Precio de Costo – Valor de Desecho
Vida Util
2.3.4.2. Método de Unidades Producidas.
Este método asigna un importe fijo de depreciación a cada unidad de
producción fabricada o unidades de servicio, por lo que el cargo por depreciación será
diferente según el tipo de activo; es decir, podrá expresarse en horas, unidades de
producción, en kilómetros, entre otras.
Para determinar el factor o tasa de depreciación por unidad, se divide el
importe depreciable (Precio de Costo – Valor de Desechos) entre la vida útil estimada
en unidades de producción. Este factor se multiplica por el número de unidades de
producción de cada período, por lo que es lógico suponer que los cargos por
depreciación varían en cada periodo dependiendo del número de unidades o servicios
producidos por el activo.
Depreciación por
Unidad de Producción
=
Precio de Costo – Valor de Desecho
Vida Útil en Unidades
34
2.3.4.3. Método de Saldos Decrecientes
En este método que también es llamado método del doble saldo decreciente, la
depreciación podrá llegar a ser el doble de la calculada por el método de la línea recta,
sin considerar el valor de desecho y esta tasa duplicada se aplica al costo no
depreciado (Valor en Libros) de los activos.
Para la aplicación de este método se siguen los siguientes pasos:
1.- Se determina la tasa de depreciación anual por el método de línea recta, sin
considerar el valor de desechos. Para ello dividimos 1 entre el número de años de
vida útil del activo.
2.- La tasa obtenida por la línea recta se multiplica por 2 para calcular el doble
de la tasa decreciente.
3.- La tasa obtenida se multiplica por el valor en libros del activo al inicio del
ejercicio (Precio de Costo – Depreciación Acumulada).
4.- El importe de la depreciación del último ejercicio será igual a la cantidad
necesaria para disminuir el valor en libros del activo a su valor residual.
En este método la depreciación calculada en los primeros años no toma en
consideración el valor de desecho y en el último ejercicio el cálculo se hace de tal
manera que el valor en libros del activo sea su valor de desecho o residual.
2.3.4.4. Suma de los Dígitos de los Años
35
Este método consiste en aplicar al importe depreciable del activo una fracción
aritmética, la cual se obtiene de la siguiente manera.
El numerador corresponde al dígito del año, iniciando con el mayor y el
denominador es precisamente la suma de los dígitos de los años.
En la industria Petrolera, el método de Depreciación de Línea Recta es utilizado
para todas las instalaciones, plantas y equipos, excepto aquella destinadas a las
operaciones de extracción de hidrocarburos, ya que éstas son depreciadas a través del
método de Unidades Producidas; estas unidades operacionales abarcan entre otras, los
pozos y las líneas de flujo.
2.3.5. Depreciación y El Impuesto Sobre La Renta
La mayoría de las compañías utilizan el método de depreciación de línea recta
para reportar a los accionistas y acreedores sus estados financieros. Pero las
compañías mantienen una serie de registros de depreciación por separado para
calcular el impuesto sobre la renta. Para propósitos del impuesto sobre la renta, la
mayoría de las compañías utiliza un método de depreciación acelerada; ya que este
proporciona el mayor gasto por depreciación de inmediato, disminuyendo por lo tanto
sus impuestos sobre la renta inmediatos. El efectivo que ahorra puede aplicarse para
satisfacer las necesidades de su negocio. Esta es la estrategia que sigue la mayoría de
los negocios.
La depreciación no es un gasto que representa efectivo y no afecta al efectivo
de las operaciones. Pero la depreciación es un gasto deducible de impuestos. Mientras
mayor sea el gasto por depreciación, menor será la utilidad antes de los impuestos y,
de esta manera, será menor el pago del impuesto sobre la renta. Por lo tanto, la
depreciación acelerada ayuda a conservar el efectivo para usarlo en el negocio.
36
2.4. Disposición de Activos de Planta.
Eventualmente, un activo de planta deja de servir a las necesidades de la
compañía. El activo puede haberse gastado, estar obsoleto o por alguna otra razón no
ser de utilidad para el negocio. Por lo general, una compañía dispone de un activo de
planta vendiéndolo o intercambiándolo. Si el activo no puede venderse o
intercambiarse, entonces es considerado chatarra. Cualquiera que sea el método de
disposición, el negocio debe tener la depreciación actualizada para medir
apropiadamente el valor final en los libros del activo.
2.4.1. Comité Técnico de Disposición (CTD)
PDVSA cuenta con éste comité, el cual está conformado por un equipo
multidisciplinario encargado de recomendar y aprobar la disposición final de los
activos, así como vigilar la materialización de la disposición. Debe estar conformado
por un mínimo cinco (5) miembros y garantizar el retiro en los libros de la empresa
de los activos desincorporados.
2.5. Control Interno para los Activo de Propiedad, Planta y Equipo.
El control interno de los activos de planta incluye tanto su protección como
contar con un sistema de contabilidad adecuado; pero como siempre deberán estar
establecidas de conformidad con las necesidades particulares de la entidad.
Por lo tanto, dicho control interno debe incluir por lo menos:
1.- Asignar responsabilidad por la custodia de los activos.
37
2.- Separar la custodia de los activos de su contabilización.
3.- Establecer medidas de seguridad, por ejemplo, guardias armados y acceso
limitado a los activos de planta para evitar robos.
4.- Proteger los activos de los elementos naturales (lluvia, granizo, nieve, entre
otros)
5.- Tener seguros adecuados contra incendios, tormentas y otras perdidas
accidentales.
6.- Capacitar al personal operativo en el uso apropiado del activo.
7.- Mantener un programa de mantenimiento periódico.
38
2.6. Reglas de Presentación
Las reglas de presentación de las propiedades, planta y equipo deben tomar en
cuenta entre otros los siguientes aspectos:
2.6.1. Clasificación Homogénea de Activos Similares.
El primer aspecto de clasificación homogénea de activos similares obedece a
una necesaria distinción que debe efectuarse para activos de naturaleza similar.
2.6.2. Métodos de depreciación y Vida Util.
Esta segunda consideración indica que se debe mostrar o revelar los métodos de
depreciación utilizados y las vidas útiles asignadas.
2.6.3. Revelación de Adiciones y/o Retiros.
Este aspecto indica que deben detallarse los valores que se hayan adicionado o
retirado de los activos fijos, los cuales son reflejados en el estado de movimiento del
efectivo.
2.6.4. Activos bajo contratos de arrendamiento capitalizables.
Este aspecto requiere que se detallen los activos que se hallan adquirido bajo la
modalidad de arrendamiento financiero, los cuales se incluyen en las propiedades,
planta y equipo del arrendatario.
2.6.5. Segregar activos que no se encuentran en Uso.
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El último aspecto de revelación se relaciona con la reclasificación que debe
efectuarse por aquellos activos fijos que no se encuentren en uso y que van a ser
desincorporados, vendidos o utilizados para otras transacciones en cuyo caso deben
ser presentados en la sección de otros activos.
Pueden existir otras consideraciones relacionadas con requerimientos
específicos derivados de las operaciones de una entidad las cuales deben ser tomadas
en cuenta de manera específica.
2.7. Capitalización.
Es el proceso de registro contable de los desembolsos provenientes de la
adquisición de bienes dedicados a la producción, basados en la aplicación de
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y ajustados a la Ley de
Impuestos Sobre la Renta.
2.7.1. ¿Qué es Capitalizable?
*Todos aquellos bienes cuya vida útil o actividad productiva se prolongue por
más de un año.
*Todos aquellos activos que requieren de un periodo de tiempo para estar en
condiciones de prestar los servicios para lo que se adquieren o construyen.
*Todas las propiedades, plantas y equipos o activos fijos adquiridos a través
de la aprobación del presupuesto de inversiones.
*Adiciones, extensiones o mejoras que aumenten la eficiencia o capacidad
productiva más allá de lo establecido o fijado en su instalación original.
40
*Reemplazos mayores cuando la sustitución o modificación constituye una
parte significativa de la unidad que se deprecie por línea recta.
2.8. Orden Interna
Es un objeto de costos que permite la planificación y control de desembolsos
de actividades, trabajos o servicios, durante un determinado período económico.
Su carácter es temporal y está bajo custodia de un responsable.
Para PDVSA es una nomenclatura sap que muestra un nivel mas detallado
de los desembolsos realizados en la ejecución de un proyecto, se usa para planificar
y controlar servicios
trabajos y tareas internas para mejor control en el manejo
físico – financiero. Ejemplo: 8000000542
2.9. Centro de Costo.
Unidad de responsabilidad operativa/administrativa que permite registrar,
almacenar y controlar costos directos e indirectos, están bajo la custodia de un
responsable y permite actividades de control y toma de acciones.
2.10. Presupuesto de Inversión
Planificación de desembolsos relacionados con la adquisición, construcción
e instalación de propiedades, plantas y equipos, así como las ampliaciones,
modificaciones y reacondicionamientos que aumente la capacidad productiva de
los activos fijos.
41
2.11 .Obras en Progreso.
Son todas aquellas obras que se encuentran en proceso de adquisición o
construcción como consecuencia de la ejecución del presupuesto de inversión. Son
transacciones relacionadas con el presupuesto de inversión que no generan
depreciación y tienen un efecto fiscal.
2.12. Inventarios.
Es el conteo físico de los activos tangibles de la empresa, con la finalidad de
comparar la existencia física con la expresada contablemente y así velar por la
confiabilidad de la información financiera y cumplir con las normas y
procedimientos de la corporación.
2.13. Presupuesto de Inversión
Es la planificación de desembolsos relacionados con la adquisición,
construcción e instalación de propiedades, plantas y equipos, ampliaciones,
modificaciones y reacondicionamiento que aumente la capacidad productiva de los
activos fijos.
2.14. Renglón Presupuestario
Es la identificación del proyecto en función de las categorías presupuestarias de
PDVSA y de acuerdo al año en el cual se somete el mismo, según nomenclatura SAP,
ejemplo: 2003- 23308122 CONST. LOC. AÑO 2003.
42
2.15. Custodio
Está representado por la Gerencia o dependencia que tiene asignada la
custodia de un bien para su construcción u operación.
2.16. Materiales sobrantes del proyecto
Son aquellos materiales que permanecen en la obra, o en calidad de custodia
del almacén una vez que el proyecto para el cual fueron adquiridos ha concluido.
43
2.17. Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP)
Es un programa integral basado en aplicaciones en el tiempo real para todas
las operaciones del negocio, como planificación, presupuesto, control de ejecución,
etc.
CAPITULO III
PROCESO DE CAPITALIZACION Y DESINCORPORACION
Para poder explicar como se desarrollan estos procesos es necesario
enfocarnos en la necesidad que tiene todo empresa para aumentar su capacidad
operativa – administrativa, por lo que se ven en la obligación de comprar o construir
bienes que les ayuden a lograr su propósito, para ello, PDVSA debe cumplir con una
serie de requisitos que lo conlleven a la capitalización o desincorporación de activos,
ya que todo parte de un plan o proyecto.
3.1. Obras en Progreso
Están representadas por todas aquellas proyectos que se encuentran en
proceso de construcción o adquisición previamente requerida por alguna gerencia en
particular, y realizadas por medio del Presupuesto de Inversión; estas pueden ser de
desarrollo social, refinación, ampliación, modernización, adquisición de equipos o
maquinarias, construcción de edificaciones, entre otras, de la división REPC.
Todos estos proyectos se controlan a través del programa Sistemas,
Aplicaciones y Productos (SAP), aunque para el analista de activo fijo es
recomendable exportar toda la información relacionada con las obras en progreso que
se encuentran en la ventana de SAP a una hoja de cálculo del programa Microsoft
Office Excel o un programa similar, ya que en ocasiones el sistema (SAP) se torna
lento por la cantidad de usuarios que posee, por tanto este procedimiento permite un
mejor control de la información así como un fácil entendimiento y ubicación de la
misma, de igual forma al momento de exportarla se adecua la información de acuerdo
a lo que se requiera, por lo general los renglones que se utilizan son: número de
45
activo fijo, denominación, orden de inversión (orden interna), costo original, centro
de costo, y fecha de adquisición
Esta información es actualizada mensualmente por el analista de activo fijo.
3.2. Orden Interna
Es un código o número de referencia donde se cargan todos los desembolsos
de un proyecto que se encuentre en progreso; Para PDVSA, la orden interna es una
nomenclatura SAP que muestra un nivel mas detallado de los desembolsos realizados
en la ejecución de un proyecto, se usa para planificar y controlar servicios, trabajos
y/o tareas internas para mejor control en el manejo físico- financiero, un ejemplo de
nomenclatura SAP para orden interna es 8000000542. Cuando una gerencia solicita la
creación
de
un
proyecto
de
cualquier
índole
(construcción,
ampliación,
modernización…) y es aprobado, nace la necesidad de las ordenes internas; una para
formular, que es utilizada por el departamento de presupuesto para realizar el
presupuesto de inversión, y otra para ejecutar, que es la orden a la cual se le van
imputando los desembolsos y son las que utiliza el departamento de activo fijo para el
proceso de capitalización. El departamento de Presupuesto es el encargado de la
creación de dicha orden con previa solicitud del responsable o líder del proyecto.
3.2.1. Lineamientos que cumple el Departamento de Presupuesto para la
Creación de las Órdenes Internas
Para la creación de las Órdenes internas la unidad custodia del proyecto le
envía al personal de presupuesto un correo electrónico o nota formal, donde se
especifique:
46
•
Nombre del Proyecto: es asignado por la gerencia ejecutora y debe
tener absoluta relación con la obra a realizar, de igual manera ser claro y
especifico.
•
Responsable del Proyecto: gerente de la unidad ejecutora, debe
especificarse nombre completo y teléfono.
•
Solicitante de la Orden Interna: persona que realiza la solicitud de
creación de dicha orden a la gerencia de finanzas, debe especificarse nombre
completo y teléfono.
•
Centro de Costo responsable: gerente de la unidad física/
administrativa donde se agruparan los gastos requeridos para la ejecución del
proyecto.
•
Nombre de la gerencia solicitante de la creación de la orden interna.
•
Fecha de inicio y culminación del proyecto.
•
Centro de costo: unidad donde serán direccionados los desembolsos
registrados en las órdenes internas, asignado por SAP. (Ver Anexo Nº 1)
A continuación se presenta un ejemplo detallado dirigido al departamento de
presupuesto para la creación de una orden interna, enviado por la Gerencia de
Telecomunicaciones mediante un correo Formal:
•
Nombre y descripción de la actividad a controlar: Actualización de la
central telefónica sistema Guaraguao.
47
•
Responsable del proyecto: Jairo Redondo/ 0414 800 00 00. (Gerente)
•
Solicitante de la orden: Alan Brito/ 0424 555 55 55.
•
Centro de costo responsable: Jairo Redondo.
•
Nombre de la gerencia solicitante: AIT. (Telecomunicaciones)
•
Fecha de inicio y culminación del proyecto: Mayo 2008- junio 2008
•
Centro de costo: 101210507
Una vez enviada la información, el departamento de Presupuesto verifica
que esté completa para proceder a crear la orden, si es un proyecto nuevo se crea el
renglón presupuestario, pero si es un proyecto que se encuentra en progreso se ata al
renglón presupuestario correspondiente; esto se realiza a través de la transacción
KO01 del Programa SAP para creación de ordenes donde se vacían los datos
solicitados en el renglón que corresponda. Una vez creada, se notifica al custodio
respondiendo su solicitud y se envía el número de la Orden Interna que fue creada,
para dar inicio a la ejecución del proyecto.
Un proyecto puede tener una o varias ordenes internas dependiendo de la
actividad o actividades que se necesiten para su realización (refiriéndonos a que éstas
son ordenes de ejecución ya que solo puede tener una orden de formulación), a través
del mismo procedimiento, de manera que se pueda llevar un expediente de las
ordenes que son utilizadas que se enlazan al proyecto a través del renglón
presupuestario y/o del grupo de ordenes internas.
48
3.2.2. Seguimiento de las Órdenes Internas
Este seguimiento está a cargo del departamento de presupuesto; una vez
enviado el número de la orden al custodio del proyecto, éste es el responsable de
realizar los cargos de desembolsos en el sistema SAP correspondiente a la orden
interna, por ser un sistema en línea, presupuesto tiene la facultad de revisar la
información imputada a la orden, y verificar si los gastos realmente corresponden al
proyecto, para proceder a liquidarla en los cierres mensuales, como política de la
empresa.
El departamento de presupuesto tiene conocimiento de cuando las ordenes
internas están percibiendo cargos y cuando no, si hay una orden con mas de seis (6)
meses sin movimientos se acude al personal de proyectos operacionales para saber si
la obra o proyecto ha finalizado, y en caso de ser afirmativo se solicita los detalles y
soportes del mismo
3.2.3. Liquidación de las órdenes internas
Este proceso consiste en transferir los desembolsos de las ordenes internas
de inversiones a la cuenta de obras en progreso, es decir, darle un crédito al final del
saldo de la cuenta de ordenes internas porque los desembolsos son deudores, para que
el historial de la misma quede totalmente limpio; mientras que la contrapartida
positiva es un cargo a la cuenta de obras en progreso (141001001). Las órdenes de
inversiones liquidan periódicamente, es decir, mensualmente van a ir liquidándose,
Todos los desembolsos productos de pedidos, compras, servicios contratados
o cualquier otro que se refleje en la orden interna de un proyecto en particular y que
realmente corresponda, son liquidados a través de este proceso.
49
En caso de que el departamento de activos fijos necesite el detalle de los
desembolsos cargados a la cuenta de obras en progreso ubica el numero de orden
correspondiente al proyecto, ya que a través de esta cuenta no puede visualizarse
detalladamente de los desembolsos, debido a que ésta posterior al proceso de
liquidación lo que recibe es un monto neto o general del total de ordenes que se
debían liquidar para el cierre del mes; seguidamente preguntan en presupuesto a que
se refiere esos desembolsos para que le proporcione el detalle de los mismos.
3.2.4. Avance Físico y Financiero de la Obras en Progreso
Presupuesto le envía una solicitud al personal de Proyectos Operacionales
(ubicados en la Refinería de Puerto La Cruz específicamente en el Edificio Estrella)
para que le envíen un detalle del avance físico y financiero de las obras que se
encuentran en progreso. Una vez que presupuesto posee la información se lo envía al
analista de Activo Fijo.
Activo Fijo se encarga de verificar cuales obras están al 100% terminadas
tanto física como financieramente, lo que quiere decir que están listas para ser
capitalizadas, por tanto se crea los activos de acuerdo a lo que digan las ordenes
internas; esto se realiza en el programa SAP y debe tenerse previo conocimiento de la
naturaleza de cada uno de los activos con los que se va a trabajar, esta información se
encuentra reflejada en un manual de la empresa llamado Codificación y Clasificación
de Activos Fijos (ver Anexo Nº2) en donde se especifica el código a través del cual se
identifica el activo, el grupo y el sub. Grupo al cual pertenece, la descripción del
activo, el nombre, la vida útil en años y meses dependiendo del activo, y una pequeña
descripción de lo que significa el activo Para ello, necesitan que los responsables del
proyecto le entreguen todos los soportes de los desembolsos y fijar un día en que se
50
pueda realizar el inventario físico de el proyecto que ha sido completado, en donde es
necesario la presencia tanto del líder del proyecto como del analistas de activo fijo.
3.3. Inventario Físico
El inventario esta representado por el conteo físico de los activos tangibles
de la empresa, con la finalidad de comparar la existencia física con la expresada
contablemente y así velar por la confiabilidad de la información financiera y cumplir
con las normas y procedimientos de la corporación.
3.3.1. Parámetros que se cumplen para realizar el inventario físico de activos
Una vez que la obra este al 100% completa tanto física como
financieramente, los responsables de la misma (ubicados en el Edificio Estrella
Refinería de Puerto La Cruz) le proporcionan al personal de Propiedad, Planta y
Equipos todos los soportes de los gastos incurridos y fijan el día en que se pueda
realizar el inventario, en el cual es necesaria la presencia tanto del responsable del
proyecto como de un analista de Activo Fijo.
• Se procede a la realización del inventario el día previamente pautado y
con el personal que se requiera de acuerdo a la magnitud de la obra, tomando en
consideración para cada activo la identificación, serial, condiciones, área de ubicación,
y demás información necesaria para llenar los formatos correspondientes de
inventario (FAM- 01 de inventario).
• Una vez realizado el inventario el custodio recopila toda la información y
procede a la elaboración de los informes que se entregaran a Finanzas, estos son
elaborados en un formato libre en donde se anexan de manera detallada todos los
51
soportes bien sea en documentos o fotos, de los gastos y activos relacionados con la
ejecución del proyecto. De igual forma en caso de ser necesario se debe anexar la
carta de reconocimiento de activos en operación, (ver Anexo Nº 3) un formato
sencillo pero significativo, ya que se emplea para aquellos activos antiguos que
poseen fecha crítica y que debido a la ocurrencia de situaciones adversas en
momentos determinados hay carencia de información con respecto a los mismos.
• Con toda la información suministrada por el custodio al analista de
propiedad, planta y Equipos procede a elaborar los siguientes informes.
1.- Formato FAM-01 de Inventario: tomando como base el entregado por
el custodio; sirve para especificar el detalle de los activos y debe elaborarse un
formato por cada orden interna que posea el proyecto, este comprende una serie de
especificaciones. (Ver Anexo Nº 4)
2.- Informe del Inventario de Materiales Sobrantes: de acuerdo a lo
observado en el desarrollo de la pasantía se notó que este informe no se realiza aún
cuando se debería de conformidad con políticas de la compañía, y en muchas
oportunidades ni siquiera se lleva a cabo el inventario de los materiales sobrantes, lo
cual es algo incorrecto, ya que se esta capitalizando algo que no esta operando, por
tanto es recomendable que si no se va a realizar este informe tampoco debe
capitalizarse el material sobrante, en su defecto es preferible registrarlo en una cuenta
de gasto, y considerarlo como repuestos para uso futuro. En resumen, es importante
que el inventario de materiales sobrantes no se capitalice, ya que estos no forman
parte del proyecto y por lo tanto no se debe adicionar su valor al monto del mismo.
52
• Una vez recopilada la información el personal de activo fijo elabora una
base de datos, según sea el caso, y procede a elaborar y ordenar los formatos
pertinentes para realizar la incorporación de los activos en SAP, para que pasen a
formar parte de Activos de la Empresa.
3.4. Elaboración Del Informe Técnico De Terminación De Obras
Una vez concluido el proyecto y puesto en operaciones se debe proceder
inmediatamente a transferir los costos cargados en las órdenes internas de ejecución a
un activo en operaciones para dar inicio a su depreciación. Se debe elaborar una serie
de informes, cuadros o soportes de todo lo que gasto la gerencia ejecutora del
proyecto, avalado por dicha gerencia conjuntamente con la gerencia de finanzas
(departamento de propiedad, planta y equipos), para poder capitalizar. El informe
general es el que se conoce como Informe Técnico de Terminación de obras (Ver
Anexo Nº 5) realizado por el custodio y entregado a finanzas con los soportes
pertinentes.
Luego finanzas completa y ordena la información para poder cumplir con los
requisitos exigidos para la capitalización que son:
*Formato FAM-01 de Incorporación. (Ver Anexo Nº 6)
*Formato FAM-01 Inventarios. (Ver Anexo Nº 4)
*Carta de reconocimiento de Activos en Operación. (Ver Anexo Nº 3).
El Formato FAM-01 Inventarios es flexible, y puede variar de acuerdo a la
información que se necesite colocar o que crea necesaria colocar el custodio, por
ejemplo renglones como, orden interna, descripción del material, cantidad planeada,
cantidad entregada, número de pedido con el cual se adquirió el material, fecha del
53
pedido, fecha de entrega, monto en Bs., proveedor o fabricante, nota de entrega, entre
otros.
Con toda esa información suministrada el analista de activo considera la más
relevante para la elaboración FAM-01 Incorporación; un detalle que se debe
considerar al momento de elaborar este formato en que el custodio al momento de
cargar los desembolsos a las ordenes lo incluye de manera global, mientras que activo
fijo debe desglosarlo en detalle y es cuando realiza el prorrateo para que los montos
que realmente se gastaron coincidan con los valores en SAP (se debe tener presente
que al momento de calcular el monto total sea preferiblemente cantidades exactas, en
caso de decimales aproximar según sea el caso), valorando la obra por el monto real e
incluyéndole a los activos los gastos intangibles en que se incurrieron (gastos por
viajes, comidas, hoteles, honorarios profesionales, patentes), dándole a cada activo el
monto proporcional al 100% de lo que realmente se gasto; todo esto de acuerdo a
criterios contables aceptables.
El prorrateo consiste en dividir el monto de los activos según factura o
documento entre la sumatoria de la columna que totaliza el monto que debería ser sin
sumarle las adiciones, esa operación matemática dará como resultado un factor para
cada activo, el cual se multiplicará con el monto real que se gasto en el proyecto y
dará como resultado el valor total de cada activo. (Ver Anexo Nº 7)
3.5. Conocer las diversas razones que dan lugar a la desincorporación de activos.
La desincorporación consiste en retirar, eliminando el valor en los libros de
los activos que no seguirán operando dentro de las instalaciones de la empresa
(activos sin capacidad operativa), estos deben ser sometidos al comité técnico de
disposición de activos (CTD) del distrito.
54
Este comité técnico de disposición (CTD) esta representado por un equipo
multidisciplinario encargado de recomendar, aprobar la disposición final de los
activos y vigilar la materialización de la disposición; debe estar conformado por un
mínimo de cinco (5) miembros y de igual forma garantizar el retiro en los libros de la
empresa de los activos desincorporados.
3.5.1. Causales de retiro.
Existen diversas razones por las cuales se decide desincorporar el activo de
la empresa y eliminar su valor en los libros y/o estado financiero; entre ellas se
pueden mencionar:
• Fin de vida útil
• Capacidad ociosa/ sin uso económica.
• Fallas mecánicas constantes.
• Reparación general supera el costo del bien.
• Materiales y equipos sin uso futuro.
• Obsolescencia
• Desmantelamiento y abandono.
• Siniestro.
3.6. Disposición de activos fijos.
Consiste en el retiro físico y la materialización del destino final acordado
para el activo a desincorporar el cual es sometido al comité técnico de disposición de
activos.
Los tipos de disposición con los que cuenta la empresa son:
55
Ventas: bien sea al personal propio de la empresa o a terceras personas o
público en general.
Donación: a aquellas instituciones sin fines de lucro que requieran o
necesiten de los activos a desincorporar, y en ocasiones estas instituciones mediante
una solicitud formal hacen la petición de los bienes que necesiten, de tal manera que
si la empresa posee dichos bienes los cede en calidad de donativos.
Chatarreo: si el activo no puede ser vendido o donado, puede ser destinado
como chatarra de acuerdo a las características que posea.
Destrucción: es considerado como último recurso de disposición en caso de
no poder recurrir a los tipos anteriormente descritos.
3.7. Proceso de Desincorporación.
El custodio del activo presenta el expediente de disposición al CTD
mediante el formato de solicitud de punto de agenda, donde explicara la propuesta
por parte del custodio ya que son ellos los mas capacitados para proponer la
disposición del activo objeto de desincorporación, debe especificar el activo y sus
características, las fechas de la solicitud, elaborar un resumen de la propuesta,
especificar el valor total en los libros, el total re expresado y un valor de referencia
para los activos, el destino sugerido de los activos, la justificación de la propuesta y
los datos de la organización custodio por parte de la persona que prepara y que
autoriza dicha solicitud. (Ver Anexo Nº 8)
El CTD estudia la propuesta y en caso de ser viable la aprueba. Una vez
aceptada el custodio debe encargarse de materializar la disposición aprobada por el
CTD y enviar a Finanzas el documento resultante de la disposición, bien sea una
56
factura o un acta. Finanzas (propiedad, planta y equipos) procede a realizar el retiro
del activo en el sistema SAP con la FAM- 01 de desincorporación (Ver Anexo Nº 9),
contenida en el expediente y el documento de la materialización de la disposición.
3.8. Beneficios de la desincorporación de activos.
Una desincorporación efectiva permite:
• La actualización de la base de datos de los activos generando estados
financieros razonables.
• Permite un mejor control patrimonial.
• Evita incurrir en gastos por depreciación de activos que no generan renta.
• Mejora la situación financiera de la empresa.
• Entre otros.
CAPITULO IV
TRATAMIENTO CONTABLE (S.A.P.)
Estos procesos son netamente sistematizados y sencillo, siempre y
cuando se posea toda la información, consiste en colocar datos en los renglones
pertinentes o en los que sea netamente necesario para continuar al siguiente
paso, ya que en ocasiones no se cuenta con la información requerida o
simplemente no son considerados por los analistas.
4.1. PROCESO DE CAPITALIZACION
En primer lugar se explicara el Procedimiento que el personal de
Activo Fijo realiza para la Capitalización de Activos.
En la pantalla que se muestra a continuación, se señalan los pasos para
el proceso de capitalización; estas pantallas fueron tomadas del programa SAP
correspondientes a registros de años anteriores, a manera de ejemplos gráficos.
Este proceso se lleva a cabo a través de cuatro (4) transacciones
llamadas por el sistema como:
•
AS01 – Creas Activo Fijo
•
AS02 – Modificar Activo Fijo
•
KO02 – Liquidación de la Norma
•
KO88 – Liquidación
Como se muestra en la pantalla a continuación:
58
4.1.1. La transacción AS01- CREAR ACTIVOS FIJOS:
Es el primer paso de capitalización. Para realizar este paso se debe
tener conocimiento de la naturaleza del activo para poder rellenar el renglón de
clase de activo. Una vez seleccionado y guardado la operación, no se puede
modificar la clase de activo, por tanto, se debe tener cuidado en este paso. La
naturaleza del activo como se menciono anteriormente aparece en el manual de
codificación y clasificación de activos fijos (Ver Anexo Nº 2). Otra información
requerida en esta primera pantalla es la sociedad (OPPG para identificar que es
PDVSA Petróleo) y la cantidad de los activos fijos iguales que se van a crear.
59
Si son activos de la misma naturaleza se pueden crear varios en este
paso, pero al crearse aparecerán todos con las mismas características y en el
segundo paso se hacen las modificaciones correspondientes; por ejemplo, si se
van a crear el número de activos para 100 camiones se vacía la información en
una ventana como la siguiente:
En clase de activo se colocaría UT, sociedad OPPG y cantidad
de Activos fijos iguales 100.
Seguidamente se despliega una ventana solicitando otra serie de datos
como por ejemplo; centro de costo, emplazamiento, denominación, división,
orden de inversión, serial, entre otras; se procede a vaciar la información en los
renglones correspondientes tomando en consideración los datos de un solo
camión (siguiendo con el ejemplo) de acuerdo a la información que los
responsables entregaron en la documentación del proyecto (soportes). Luego de
vaciar los datos y guardar la información el sistema proporciona el número de
60
activos que fue o fueron creados y los mostrará en la parte inferior de la ventana
del sistema. Ejemplo:
El analista copia la ventana y la pega en una diapositiva de Microsoft
PowerPoint o Excel a manera de presentación, la cual es conocida por ellos
como la huella que genera el sistema que sirve como soporte de la creación de
sus activos, para archivo interno o en caso de auditorias.
Este paso permite crear la cantidad de activos que se necesiten; 1, 2,
3,…, 50,…; siempre y cuando pertenezcan a la misma clase de activos, y estar
pendiente de modificar las características de cada uno porque de lo contrario si
se crearon los 100 camiones aparecerán todos con el mismo número de placa,
color, serial, titulo de propiedad, etc; lo cual es falso.
4.1.2. La transacción AS02 – MODIFICAR ACTIVO FIJO:
61
Representa el segundo paso para la capitalización, se puede notar
que en la pantalla principal (primera pantalla, donde se especifican los pasos de
la Capitalización) entre paréntesis dice “Si Aplica”, ya que si solo se crea un
activo se omite este paso.
Este paso permite la modificación de las cualidades de los activos que
hayan sido creados en conjunto como el ejemplo de los camiones, se coloca el
número de activo que se generaron en el paso anterior y la sociedad únicamente,
en este caso el analista no toma en cuenta el sub.-número, luego aparece otra
ventana donde se va a proceder a cambiar los datos y colocar los pertenecientes
a ese activo; en caso de los camiones como se crearon 100 este paso se deberá
repetir 100 veces para ir modificando activo por activo.
4.1.3. La transacción KO02- LIQUIDACION DE LA NORMA:
62
Es el tercer paso de este proceso, tiene que ver directamente con el
número de orden que es la información que solicita la ventana de este paso:
Una vez seleccionada la orden a la cual están enlazados los activos se
despliega otra ventana como la siguiente:
Y por defecto el sistema proporciona toda la información relacionada
con ese número de orden, y lo único que se le va a colocar es el monto o
63
Importe de cada activo, dicha información debe coincidir con la información
del SAP, razón por la cual se realiza previamente el prorrateo, para que al
cruzar la información Física con la Digital coincidan sin ningún inconveniente.
4.1.4. La transacción KO88-LIQUIDACION:
Es el cuarto y último paso de capitalización, conocido también
como el cierre técnico de la orden, es decir, cuando la orden es bloqueada para
que no perciba más cargos de desembolsos porque si ya la obra culminó y la
orden fue cerrada contablemente no debería tener ningún movimiento, de igual
forma al culminar este paso se está realizando automáticamente la transferencia
de obras en progreso a activos fijos en operación. En este período de
liquidación los datos necesarios son:
*El número de orden que se va a cerrar.
*Período de liquidación: el mes en el cual se esta realizando
dicho cierre.
*El período contable de la empresa a la fecha que se realiza la
liquidación, que representaría el mes cuando se está realizando la
transferencia de saldos.
*Fecha de referencia o fecha de realización.
*Ejercicio: año en que se está realizando.
*Forma de Proceso: aunque este campo tiene varias opciones
siempre se realiza en Activación parcial.
64
Como se muestra a continuación:
Una vez llenado los campos necesarios con los datos correspondientes
queda liquidada la orden y se muestra en una ventana como la siguiente:
65
Donde aparece de manera detallada (en el primer recuadro) la
información de lo que se esta liquidando: orden, periodo, periodo contable,
ejercicio, forma de proceso, fecha de contabilización, fecha de referencia (estas
dos ultimas por lo general son la misma fecha), sociedad, moneda y fecha valor;
así como también muestra el resultado de la operación (ejemplo circulo rojo).
En caso de que se quiera ver más el detalle de lo que esa orden
contenía y que se liquidaron, se tiene la opción para ver la orden detallada,
como por ejemplo:
66
La pantalla anterior indica todos los activos que se liquidaron en la
orden así como su valor, de igual forma indica en total en Bs. de la orden.
Automáticamente, al finalizar el último paso todos los activos que
hayan sido liquidados pasan a formar parte del Patrimonio de la empresa, el
analista comprueba y verifica que todo el proceso se haya realizado
satisfactoriamente, para ello ubica el modulo de Patrimonio de Activos Fijos en
SAP y verifica que los activos fueron cargados sin ningún error; para ello,
también utiliza la huella y exporta la ventana de patrimonio a Excel para que le
quede como prueba o soporte del procedimiento realizado.
En la siguiente pantalla se comprueba que los activos liquidados en la
pantalla anterior pasaron a formar parte del patrimonio de la empresa,
67
4.1.5. Asiento Contable de Capitalización en el Libro Mayor Financiero
Ya culminado el proceso de capitalización la información se transfiere
por redes a la contabilidad generando con toda la información suministrada
asientos contables, en este caso se tomo la muestra de un asiento en el mayor
financiero, mostrando como datos importantes el numero de activo, la fecha de
capitalización, la orden a la cual pertenecen, la denominación del activo, así
como también su valor y amortización.
68
Tomando como ejemplo el asiento seleccionado, este programa
permite ver el resumen de ese asiento, y lo refleja en una ventana como la que
se muestra a continuación:
69
Mostrando el número documento que le fue asignado por el sistema, la
fecha, la sociedad a la cual pertenece, el ejercicio en que se hizo, el período y la
fecha de contabilización; también refleja el asiento contable, las cuentas que
intervienen en el mismo dándole un cargo a la cuenta 14110100 que representa
a los Activos Fijos en Operaciones, y un crédito a la 14101001 que son los
Activos Fijos en Obras en Progreso, el importe o valor del activo tanto en
Bolívares como en Dólares, la división, la asignación que seria la orden a la
cual esta asociada y el texto que es una pequeña descripción en donde se puede
colocar el nombre del activo, el número de orden o alguna información con la
cual se pueda identificar.
No obstante permite ver el detalle por separado de cada una de las
cuentas que conforman el asiento, siguiendo con el ejemplo anterior, indicando:
Nombre de la cuenta, tanto en su código numérico como en letras, en número
del activo, la sociedad a la que pertenece, número de documento, importe, fecha
de referencia, división, asignación y texto.
Debido a que el asiento ejemplo esta conformado por dos cuentas
14110100 ACTIVOS FIJOS EN OPERACIONES
14101001 ( ACTIVOS FIJOS OBRAS EN PROGRESO )
Se muestran seguidamente dos ventanas con la información detallada
para cada cuenta:
70
71
4.2. PROCESO DE DESINCORPARACION
Ahora bien, ya los activos han sido incluidos en los libros de la
empresa, pero como todo tiene un periodo de vida, para los activos sucede lo
mismo, por tanto se procede a describir el proceso de desincorporación que se
realiza en el sistema, el cual permite depurar la base de datos y eliminar el valor
en los libros de aquellos activos o parte de ellos que no son necesarios para las
operaciones de la empresa, que fueron destruidos, robados, o que simplemente
ameritan un reemplazo.
En este caso, para realizar los asientos de desincorporación se debe
elegir el método a emplear para conocer las partidas que se utilizará.
72
El ejemplo que se explica es el caso de la venta de unas casas, en
donde los compradores son trabajadores de la empresa. Se procede a crear las
cuentas que se debitarán y acreditarán respectivamente,
En primer lugar se especifica la fecha del documento, y fecha de
contabilización, referencia que se refiere al activo a desincorporar, la sociedad
(OPPG), tipo de moneda, fecha de conversión que es la fecha del documento de
registro.
Se procede a crear las cuentas por cobrar al empleado como se mostrará
a continuación, se desincorpora de los libros la depreciación del activo y de
igual forma el valor del activo se elimina de los libros, por defecto SAP genera
unas cuentas transitorios (tanto deudora como acreedora) por el monto de las
cuentas por cobrar al empleado que interfieren en el asiento contable, y depende
el caso también se afecta la cuenta de otros ingresos o egresos, con el ejemplo
que se trabajará, se utilizará la cuenta de otros ingresos no operacionales porque
se obtuvo un ingreso por la venta de las casas.
Se crean las cuentas afectadas, en primer lugar la parte que el
trabajador entrego como inicial:
73
Luego el restante se divide entre tres asignación, es decir, los
prestamos que le ofrece la empresa para terminar de pagar la casa que serian:
74
El registro de la depreciación acumulada
75
Y las cuentas transitorias que genera el programa que representa la
suma de los préstamos más la inicial del trabajador.
Estas cuentas de orden como se menciono anteriormente tiene su parte
deudora y acreedora.
Por otra parte, se registra también el valor según libros del activo para
desincorporarlo de los libros de la entidad
76
Y el ingreso en la venta de dicho activo
77
4.2.1. Asiento Contable de Desincorporación en el Libro Mayor Financiero.
Finalmente el asiento en el libro mayor de la empresa queda así
Cuentas Afectadas
78
CAPITULO V
RECOMENDACIONES
1.- En relación a las órdenes internas, en vez de incluir en una sola orden todos
los gastos del proyecto se podrían clasificar por la naturaleza del gasto e incluirlos en
una sola orden, se tendrían más ordenes internas, el proceso seria un poco más largo o
repetitivo (por el hecho de hacer la solicitud de las ordenes internas) pero el resultado
seria un procedimiento mas detallado y especifico.
2.- El inventario físico debe ser lo mas preciso posible,
buscar la
documentación que soporte la adquisición o compra de cada activo bien sea una
unidad autónoma o compuesta, para poder llevar a detalle los activos propiedad de la
empresa.
3.- En la realización de las pasantitas en la empresa, se observó que una
cantidad significativa de información que se encuentra en la data de activo tiene una
antigüedad considerable y es muy probable que ya esos activos no se encuentres
operando, por tanto se sugiere hacer un estudio profundo de la data de activos para
depurarla y poder transformarla en información veraz y precisa.
4.- La unidad custodia debe ser puntual a la hora de entregar la documentación
y no esperar que algún personal del departamento de activo fijo tenga que ejercer
presión para pedir información que saben deben entregar para que el proyecto que
está a su cargo se capitalice y entre en operación.
5.- Al momento de capitalizar o desincorporar en SAP se debe contar con la
documentación o los datos requeridos por el sistema, ya que debido a la complejidad
79
del sistema se cuenta con cuantiosos campos donde se requiere información
suficiente para que los procesos de capitalización y desincorporación sean explícitos
y con un detalle minucioso para tener un mejor orden y control de los activos.
80
CONCLUSION
Una vez finalizada la investigación, se acentúa la importancia que tiene la
Capitalización oportuna, adecuada y detallada de los bienes o activos con los que
cuenta una empresa para cumplir sus actividades, siendo PDVSA una empresa
reconocida a nivel mundial y con gran transcendencia con el pasar de los años, nace
la necesidad de contar con balances financieros confiables, por tanto se requiere la
actualización de la base de datos ya que existen una gran cantidad de activos con una
antigüedad substancial y que se sospecha o conoce que ya no están en uso pero que
continúan en la base de datos de tan importante empresa.
También, se observó la importancia que tiene del trabajo coordinado y en
equipo ya que intervienen diversas gerencias para que se lleven a cabo estos procesos
satisfactoriamente, por consiguiente es necesario que exista buena comunicación para
que la información sea lo más eficiente posible, así como generar en los empleados y
trabajadores un sentido de responsabilidad para que no exista la obligación por parte
del departamento de Propiedad, Planta y Equipos de presionar, obligar o forzar a las
otras gerencias que participan en el proceso para que proporcionen la información
necesaria y que es responsabilidad de ellos.
Por otra parte, y como se ha mencionado anteriormente en el desarrollo de este
trabajo el valor que tiene la desincorporación de los activos que no están siendo
utilizados, es preferible desincorporarlos y establecer alguna forma de disposición,
bien sea venta, chatarreo o donación que mantenerlos dentro de las instalaciones de la
empresa sin generar ningún tipo de beneficio o gasto por depreciación, sólo ocupando
un espacio dentro de la misma cuando puede ser de provecho para otro tipo de
actividades.
81
BIBLIOGRAFIA
•
Horngren, Harrison y Robinson. Contabilidad. Tercera Edición. A Simon &
Schuster Company.
•
Kieso Donald y Weygandt Jerry. Contabilidad Intermedia. Noriega Limusa.
•
Romero Javier. Principios de Contabilidad. Mc Graw Hill.
•
Catacora Fernando. Contabilidad “La base para decisiones gerenciales”. Mc
Graw Hill.
•
Normas
y
Procedimientos
Corporativos
de
Finanzas.
Prácticas
de
Corporativos
de
Finanzas.
Prácticas
de
Contabilidad Capitulo VI-1.
•
Normas
y
Procedimientos
Contabilidad Capitulo VI-2.
•
www.pdvsa.com
82
ANEXOS
83
Centro de Costos División REPC
CENTROS DE COSTOS DIVISION REPC
Ce.coste
Denominación
Ce.coste
Denominación
101210100
Admon.Gcia.Oper.PLC
101241T12
Prot.Integral SRQ
101210104
Diversos RPLC
AGRIAPLC
Aguas Agrias RPL
101210106
Gas.Prot.Int.PLC
AIRE1
Sist. Aire Comp.RPLC
101210107
Ad.Gcia.Mov.Cru.RPLC
ALCRUSRQ
Alm. Crudo Prod.SRQ
101210404
Biblioteca RPLC
ALQPLC
Prod.Gas.AltoOct.PLC
101210500
Biblioteca RPLC
ASERV
Trat.Aguas Servidas
101210501
Telecomunicaciones
CCRPLC
Refor. Catalit. RPLC
101210507
Automatización
CRUDO1
Alma.Crudo RPLC
101211100
Legal - RPLC
DA1RPLC
Dest.Atmós.No.1RPLC
101211990
Costo Diversos Ref
DA2RPLC
Dest.Atmós.No.2RPLC
101212501
Arranque Valcor
DA3RPLC
Dest.Atmós.No.3RPLC
101213300
Laboratorio RPLC
DAVACIO
Dest. Atm.Vacio SRQ
101213400
Admon.Gcia.Mant.RPLC
DEAPLC
Di-Etanol Amina RPLC
101213700
Gcia. de Materiales
DESMIPLC
Agua Desm.RPLC
101213702
Procura
DHTPLC
Hidrotr. Diesel RPLC
101213703
Almacenes
DISTELEPLC
Dist.Electrica RPLC
101215809
Edificio Sede RPLC
M5RPLC
Muelle No. 5 RPLC
101215811
Casas Trabaj.RPLC
M7RPLC
Muelle No. 7 RPLC
101215816
Comedores RPLC
MEROXPLC
101219301
Insp.Corrosi RPLC
NHTPLC
Hidrotr. Naftas RPLC
101219302
Ing.Planta RPLC
PESASRQ
Equipos Pesados SRQ
101211C00
Taller Met.Mec.RPLC
PROPAR
Prod.Parafinas SRQ
101211C01
Taller Inst. RPLC
PTALODO
Trat. Lodos RPLC
101211C02
Taller Elec.RPLC
SERELCH
Plt.Serv.CHaure RPLC
101241T10
Casas Trabaj.SRQ
Tratam.Gasolina
RPLC
84
Carta De Reconocimiento De Activos En Operación
Por medio de la presente el Sr. / Sra. ……………………., cargo………….. y
Gerencia ………………………………hace constar que fué culminado el Proyecto
“……………………………………………………………………………………………….
.”, No. de Contrato ……………………, el cual se encuentra asociado al Renglón
Presupuestario N° ………………… que tiene asociada (s) la (s) Orden (es) Interna (s) y,
que actualmente se encuentra en operación desde el mes …………..y año……………….
Los Activos asociados están señalados FAM-01 anexo a esta comunicación.
En …………………….., a los …………..días del mes de …………………. de 2009.
XXXXXXX
YYYYYYY
CARGO
CARGO
ORGANIZACIÓN
XXXXXXX
CARGO
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACION
YYYYYYY
CARGO
ORGANIZACIÓN
85
INFORME TECNICO DE TERMINACION DE OBRAS
86
PROPUESTA DEL CUSTODIO
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y
ASCENSOS:
“DESCRIPCIÓN
DEL
PROCESO
DE
CAPITALIZACIÓN Y DESINCORPORACIÓN EN LA
UNIDAD DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS”.
GERENCIA
DE
FINANZAS
PDVSA
–
SUBTÍTULO
REFINACIÓN ORIENTE PUERTO LA CRUZ
TÍTULO
AUTOR (ES):
APELLIDOS Y NOMBRES
Velásquez Malavé, Joiselys J.
CÓDIGO CULAC / E MAIL
CVLAC: 17.731.045
E MAIL: [email protected]
CVLAC:
E MAIL:
CVLAC:
E-MAIL:
CVLAC:
E-MAIL:
PALABRAS O FRASES CLAVES:
Descripción, Capitalización, Desincorporación.
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y
ASCENSOS:
ÁREA
SUBÁREA
Contaduría
INGENIERIA Y CIENCIAS
APLICADAS
RESUMEN (ABSTRACTO):
Este trabajo fue desarrollado en el Edificio Sede de PDVSA Petróleo,
S.A. ubicado en Puerto La Cruz, y se basa en describir los procesos
realizados
por
el
Departamento
de
Propiedad,
(perteneciente a la Gerencia de Finanzas), para
Planta
y
Equipos
la adquisición y
construcción de obras de diversas índole así como y su posterior
capitalización, esto es realizado por los analistas de este departamento
mediante el programa Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP). Como los
activos cuentan con una vida útil limitada y sufren desgaste debido a su uso y
pasar del tiempo, así como otras razones, estos se ven en la necesidad de
ser retirados de las actividades de la empresa, por tanto, se describe también
el proceso de desincorporación de los activos antes mencionados que dejan
de ser útiles a la entidad; este proceso también es realizado a través del
sistema SAP.
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y ASCENSOS:
CONTRIBUIDORES:
APELLIDOS
Y NOMBRES
ROL / CÓDIGO / CVLAC / E-MAIL
ROL
CA
AS
X
Ramos,
Manuel
X
CVLAC:
E_MAIL
E_MAIL
ROL
CVLAC:
E-MAIL
E-MAIL
ROL
CVLAC:
E-MAIL
E-MAIL
ROL
CVLAC:
E-MAIL
E-MAIL
Rodriguez,
Juan
Torella,
Angelo
Martinez,
Juan
04
16
AÑO
MES
DÍA
LENGUAJE. SPA
JU
X
X
CA
AS
X
TU
JU
CA
AS
TU
JU
X
CA
AS
TU
JU
X
FECHA DE DISCUSIÓN Y APROBACIÓN:
2009
TU
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y
ASCENSOS:
ARCHIVO (S):
NOMBRE DE ARCHIVO
TIPO MIME
Tesis.capitalizacionydesincorporacion.doc
application/ms word
CARACTERES EN LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS: A B C
D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z. a b c d e f g h i j k l m n o
p q r s t u v w x y z. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9.
ALCANCE
ESPACIAL: “Área de Finanzas”. PDVSA
TEMPORAL: 6 Meses
(OPCIONAL)
(OPCIONAL)
TÍTULO O GRADO ASOCIADO CON EL TRABAJO:
Licenciado en Contaduría Pública
NIVEL ASOCIADO CON EL TRABAJO:
Pregrado______________________________________________
ÁREA DE ESTUDIO:
Departamento de Contaduría Pública
INSTITUCION:
Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui
91
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y
ASCENSOS:
DERECHOS:
DE ACUERDO AL ARTÍCULO 44 DEL REGLAMENTO DE
TRABAJOS DE GRADO: “LOS TRABAJOS DE GRADO SON DE
EXCLUSIVA PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD, Y SOLO PODRAN
SER UTILIZADOS CON OTROS FINES CON EL CONSENTIMIENTO
DEL CONSEJO DE NÚCLEO RESPECTIVO, QUIEN LO PARTICIPARÁ
AL CONSEJO UNIVERSITARIO”.
AUTOR
MANUEL RAMOS
TUTOR
JOISELYS VELASQUEZ
AUTOR
ANGELO TORELLA
JURADO
AUTOR
JUAN MARTINEZ
JURADO
___________________________
PROF. YOSELINA RONDÓN
POR LA SUBCOMISIÓN DE TESIS