INFORME DE PASANTÍA EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA
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PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN i INFORME DE PASANTÍA EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA OTTOBLU S.A. HORTENSIA SANABRIA MÁRQUEZ TECNOLÓGICA FITEC FACULTAD DE GESTIÓN EMPRESARIAL PROGRAMA EMPRESAS BUCARAMANGA AÑO 2014 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 2 INFORME DE PASANTÍA EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA OTTOBLU S.A. HORTENSIA SANABRIA MÁRQUEZ Informe de Pasantía Presentada Como Requisito Para Optar Al Título De Tecnólogo en Gestión Empresarial TUTOR NOMBRE: LAURA NATALIA PATIÑO P, SANDRA MARITZA CEPEDA QUINTANA, BLANCA EUGENIA TARAZONA SÁNCHEZ TECNOLÓGICA FITEC FACULTAD DE GESTIÓN EMPRESARIAL PROGRAMA EMPRESAS BUCARAMANGA AÑO 2014 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 3 Nota de aceptación --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------Firma del presidente del jurado ----------------------------------------------------Firma del jurado ----------------------------------------------------Firma del jurado Bucaramanga, (28 de febrero 2014) PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Dedicatoria A JEHOVÁ MI DIOS. DIOS es el que nos da las fuerzas y la capacidad de poder obtener nuestras metas, todo se lo debo a él. Doy gracias por todas las bendiciones que nos otorgan cada día de nuestras vidas, gracias o SEÑOR por suplir nuestras necesidades, por tu bondad, tu misericordia, y tu infinito amor. A mis padres y hermanos Después de DIOS, ellos son las personas que me inspiraron a seguir adelante con mis objetivos, de solo pensar que vale la pena el esfuerzo que hacemos en la vida para obtener mejores beneficios en un futuro. 4 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 5 Agradecimientos Un agradecimiento muy especial al señor Alfonso Ardila Noreña, propietario y a la señorita Tatiana Gómez actual Gerente de Ottoblu S.A., como también a todo el personal de la misma, los cuales me dieron la oportunidad y el apoyo para la realizar este trabajo. A todas las personas que formaron parte de la carrera Tecnólogo en Gestión Empresarial, al coordinador Ludwing Román, Laura Natalia Patiño P, Sandra Maritza cepeda quintana, blanca Eugenia Tarazona Sánchez, por todo el respaldo que brindó durante este tiempo, DIOS les Bendiga por su orientación y colaboración. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 6 1 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................... 15 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................................... 16 3 2.1 Formulación del problema .......................................................................................................... 17 2.2 Sistematización del problema ..................................................................................................... 17 OBJETIVOS DE LA PASANTÍA ............................................................................................................... 18 3.1 Objetivo general.......................................................................................................................... 18 3.2 Objetivos específicos .................................................................................................................. 18 4 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................... 19 5 MARCO DE REFERENCIA...................................................................................................................... 20 6 5.1 Marco teórico.............................................................................................................................. 20 5.2 Marco conceptual ....................................................................................................................... 23 5.3 Marco espacial ............................................................................................................................ 27 5.4 Marco temporal .......................................................................................................................... 28 5.5 Marco legal ................................................................................................................................. 29 METODOLOGÍA DE LA PASANTÍA ........................................................................................................ 34 6.1 Tipo de investigación .................................................................................................................. 34 En este proceso metodológico, se aplica el tipo o modelo de investigación es descriptiva con el fin de identificar primero el problema que se está presentando en la empresa ottoblu S.A. al observar esto, se elabora una propuesta en el área administrativa enfocada a solucionar el problema, requerimientos o necesidades de organización. .................................................................................... 34 6.1.1 Elementos metodológicos que apliquen al proyecto. ........................................................ 34 Enfoque: Basados en los aspectos metodológicos se puede concluir que este proyecto de investigación realiza en la empresa Ottoblu S.A. de la ciudad de Bucaramanga tiene un enfoque cualitativo............................................................................................................................................ 34 6.1.2 Diseño metodológico. ......................................................................................................... 35 El diseño metodológico expone, los medios y las posibilidades de que se disponen para atender los objetivos específicos que persigue la investigación, en este orden de ideas se plantea las siguientes actividades: ......................................................................................................................................... 35 7 ESTUDIO TÉCNICO ............................................................................................................................... 38 7.1 Evidencia del desarrollo de las actividades que se plantearon en el plan de trabajo ................ 38 7.1.1 Entrevista informal con el propietario de la empresa Ottoblu S.A. .................................... 38 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 7 7.1.2 Observación de la planta física e instalaciones de las áreas de la empresa. ...................... 40 7.1.3 Inducción del área administrativa....................................................................................... 42 Para un integrante nuevo en una empresa, es de gran importancia dar la inducción necesaria ya que en ella le exponen las funciones, su metodología de trabajo y la presentación de sus compañeros. Como pasante me fue dada la inducción por la Administradora Tatiana Gómez, la cual duro 15 días, donde se pudo aprender e ir colocando en práctica los conocimientos otorgados en los estudios ya realizados en la universidad. ...................................................................................... 42 7.1.4 Orden al manejo de documentos archivar. ........................................................................ 42 Al ordenar y archivar los diferentes tipos de documentos se manifiesta el orden que se debe llevar para un control de información en cualquier institución u empresa con el fin de poder localizarlo con rapidez y exactitud. ...................................................................................................................... 42 7.1.5 Propuesta para mejorar la jerarquía de le empresa, Diseño de una estructura organizacional. .................................................................................................................................... 44 Henry Fayol menciona como dos principios de la administración: .................................................... 44 7.1.6 Propuesta para identificar las funciones principales del departamento administrativo, Diseño de diagrama de proceso administrativo. ................................................................................ 45 Hablar del PROCESO ADMINISTRATIVO es un tema muy interesante, puesto que los partidario del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas subactividades que constituyen el proceso administrativo único; además teniendo en cuenta que es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales: planificación, organización, dirección y control; constituyen el proceso de la administración. Considerando que cada una de las funciones cumpla un rol preponderante; planteándose el poder lograr el proceso de administrar a través de estos pasos específicamente............................................................................................... 45 7.1.7 Propuesta para mejorar la asignación de tareas de cada empleado, Diseño de un manual de funciones. ....................................................................................................................................... 47 El Manual de Funciones, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. ......... 47 7.1.8 Propuesta para medir el desempeño laboral de cada empleado, Diseño de un Formato de seguimiento. ....................................................................................................................................... 47 El objetivo por el cual se debe hacer un Formato de Seguimiento es: Efectuar el seguimiento y evaluación a la calidad de los servicios prestados por los empleados de carrera u operarios y en periodo de prueba de acuerdo con su perfil, sus responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones en el cargo asignado; con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales. ................................................................. 47 7.1.9 Objetivos de la pasantía del pasante en el área administrativa en la empresa Ottoblu S.A. 48 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8 8 ESTUDIO ADMINISTRATIVO ................................................................................................................ 50 8.1 Funciones administrativas .......................................................................................................... 50 8.2 Estructura organizacional ........................................................................................................... 53 8.3 Diseño propuesto de diagrama de proceso administrativo empresa Ottoblu S.A .................... 55 8.4 Diseño del manual de funciones ................................................................................................. 56 8.4.1 Objetivos de un manual de funciones. ............................................................................... 56 Según Briceño, M (2010) El Manual de funciones permite alcanzar los siguientes objetivos: .......... 56 8.5 Propuesta de formatos de seguimientos para la empresa Ottoblu S.A ..................................... 78 8.5.1 Formato de evaluación de desempeño laboral. ¿Por qué un Formato de seguimiento? .. 78 8.5.2 Beneficios de un Programa de Evaluación del Desempeño. .............................................. 78 8.6 Visión y misión propuesta para la empresa Ottoblu S.A ............................................................ 86 8.6.1 La visión............................................................................................................................... 86 De una empresa es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. A continuación se cita la visión de la empresa. OTTOBLU S.A. ...................................................................................................................................... 86 8.6.2 La Misión ............................................................................................................................. 86 Principios ................................................................................................................................................. 87 9 CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 89 10 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 90 11 Bibliografía ...................................................................................................................................... 91 12 ANEXOS ........................................................................................................................................... 93 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 9 LISTA DE FIGURAS Ilustración 1 Ubicación de Ottoblu S.A. http://www.google.com/intl/es/earth/ ............................... 27 Ilustración 3: Tatiana Gómez (Administradora) ........................................................................................ 40 Ilustración 4: Bodega .................................................................................................................................. 40 Ilustración 5: Área de confección. .............................................................................................................. 40 Ilustración 6: Área de diseño de moldes ..................................................................................................... 40 Ilustración 7: Área de corte de moldes para la confección. ........................................................................ 41 Ilustración 8: Hortensia Sanabria (Laborando) ........................................................................................... 43 Ilustración 9: Carpetas organizadas dentro del archivador ........................................................................ 43 Ilustración 10: Archivador vertical ............................................................................................................. 44 Ilustración 11: Proceso Administrativo .................................................................................................. 46 Ilustración 12: Funciones del Administrador ........................................................................................ 46 Ilustración 15: Enfoque global de interacción para alcanzar objetivos ............................................ 46 Ilustración 16: Línea de mando (departamento Administrativo) ....................................................... 50 Ilustración 17: Estructura organizacional ................................................................................................... 53 Ilustración 18: diagrama de proceso administrativo ........................................................................... 55 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 10 LISTA DE TABLAS Tabla 1: Cronograma de Actividades .................................................................................................... 29 Tabla 3: Funciones y responsabilidades del gerente ......................................................................... 60 Tabla 4: Funciones y responsabilidades del puesto (staff) contador ............................................... 62 Tabla 5: Funciones y responsabilidades de la secretaria .................................................................. 64 Tabla 6: Funciones y responsabilidades del vendedor ...................................................................... 66 Tabla 7: Funciones y responsabilidades del jefe de producción ...................................................... 69 Tabla 8: Funciones y responsabilidades del jefe de bodega ............................................................ 71 Tabla 9: Funciones y responsabilidades del cortador ........................................................................ 73 Tabla 10: Funciones y responsabilidades de costurera .............................................................................. 75 Tabla 11: Funciones y responsabilidades del estampador ............................................................... 77 Tabla 12: formato de evaluación de desempeño laboral ........................................................................... 80 Tabla 13: formato de evaluación de desempeño laboral ........................................................................... 82 Tabla 14: formato de evaluación de desempeño laboral ........................................................................... 84 Tabla 15: formato de evaluación de desempeño laboral ........................................................................... 85 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 11 GLOSARIO Cotejar: Comparar una cosa con otra, especialmente datos o documentos, teniendo en cuenta la diferencia o parecido en una cosa con otra. Desorganización: Falta de orden o disposición de los elementos que forman una cosa o un grupo. Discordancias: Contrariedad, desacuerdo, disconformidad. Deslindar: Aclarar, detallar los límites de un asunto para no dar lugar a confusiones. Estructura organizacional: Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. Es por tanto la estructura organizacional la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales. Jerarquía: Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Tiene un uso frecuente en las clasificaciones mitológicas y teológicas; y se aplica a todo tipo de ámbitos (físicos, morales, empresariales, etc.). Cuando hay una jerarquía se dice que hay una organización jerárquica. En contraposición está la organización en red. Es el concepto que designa una forma de organización de diversos elementos de un determinado sistema en el que cada uno es subordinado del elemento posicionado inmediatamente por encima. Es una habilidad que nos permite organizar o clasificar datos en diferentes niveles desacuerdo a las funciones de una organización. Preponderante: Que prevalece o tiene cualquier tipo de superioridad respecto a aquello con lo cual se compara. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 12 Sobrecarga laboral: Lo primero que hay que destacar es que la carga de trabajo es un factor de riesgo presente en todas las actividades laborales y en cualquier empresa La sobrecarga de trabajo surge cuando una persona se ve obligada a realizar una serie de actividades o resolver más problemas de los que está acostumbrada. En un sentido estricto sería el caso de aquel que se ve incapaz de satisfacer todas sus exigencias laborales. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 13 RESUMEN La finalidad de este proyecto de grado es contribuir al mejoramiento de la empresa OTTOBLU S.A., a través de la asesoría ofrecida al dueño de la misma. Para ello se realizó un proceso enfocado en sugerencias y propuestas en el área administrativa, cambios que beneficiarán el futuro de dicho negocio. Con el fin de llevar a cabo lo anterior, es necesario fortalecer el área administrativa, para lograrlo, se observó su funcionamiento, logrando detectar el déficit de la empresa, el cual lo ha obtenido desde el principio de su creación como en el presente. La propuesta, le ayudará a crecer como empresa en el mercado, mostrándole cuán necesario es tener una estructura organizacional bien planteada en la empresa en la que se está trabajando. Todo lo anterior conllevó a la realización de una propuesta de mejora en el área administrativa. Palabras Claves: Contribuir al mejoramiento de la empresa Ottoblu SA Propuestas en el área administrativa Déficit de la empresa Cuán necesario es tener una estructura organizacional en una empresa PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 14 ABSTRACT The purpose of this project is to improve Grade Company OTTOBLU S.A., through the advice offered to the owner thereof. This process focused on suggestions and proposals in administration, changes that will benefit the future of that business is conducted. In order to perform this, it is necessary to strengthen the administrative area to achieve this, its operation is observed, managing to detect the deficit of the company, which has obtained since the beginning of creation and the present. The proposed implementation will help you grow as a company in the market, showing how necessary it is to have a well posed in the enterprise organizational structure in which we are working All this led to the realization of a proposed improvement in the administrative area. Keywords: To help improve the company Ottoblu SA Proposals in administration Deficit Company How necessary it is to have an organizational structure in a company. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 15 1 INTRODUCCIÓN El presente informe se propone en la empresa Ottoblu S.A., dedicada a la elaboración, confección y venta de ropa deportiva en las líneas para dama, caballero, niños y niñas. El propósito de desarrollar el proceso de pasantía radicada en la ejecución de un plan de trabajo basado en el análisis de las actividades administrativas de la empresa Ottoblu S.A., como requisito indispensable para optar al título de Tecnólogo en Gestión Empresarial. Se debe tener en cuenta que toda empresa, sea ésta pública o privada, debe contar con un orden en la estructura organizativa y así tener funciones definidas que eviten las discordancias al momento de que cada miembro deba acatar una orden y ejercer una función. Para llevar a cabo la organización de una empresa, sea del carácter que sea, existen aspectos básicos que se deben tomar en cuenta en todas ellas, como el establecimiento de un organigrama, manual de funciones, diagrama de proceso administrativos, entre otros. El trabajo que se realiza durante el periodo de pasantía, sirve para poner en práctica todos los conocimientos adquiridos a través del aprendizaje de las diferentes asignaturas estudiadas a lo largo de la carrera y la base de comparación entre lo teórico y la realidad del trabajo administrativo del día a día, evitando siempre errores que puedan ocasionar pérdida de tiempo y duplicación de esfuerzo. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 2 16 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La empresa Ottoblu S.A., no cuenta con una estructura organizacional constituida. Al observar los aspectos de organización de la empresa, se define: la persona encargada de dicha área, realiza multitareas y no dispone de personal suficiente para cubrir estas funciones. Una empresa, debe tener: estructura organizativa, así como el Manual de Funciones, que establezca las actividades propias de cada cargo con el fin de cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes de la organización, esto refiriéndose a cada cargo que integra a la empresa, y con esto alcanzar los objetivos propuestos por la misma, ya que si no se establece un orden dentro de la organización, puede presentarse un mal desarrollo de las actividades como, sobrecarga laboral, confusión a la hora de llevar a cabo las funciones, abandono del puesto de trabajo por desconocimiento de su ubicación en un determinado momento, entre otros factores que pueden entorpecer el buen funcionamiento de la empresa. La centralización de este proyecto será trabajar en los puntos ya mencionados, dando propuestas y buscando la solución a los mismos. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 2.1 17 Formulación del problema ¿Qué propuestas en cuanto a organización se pueden sugerir a la empresa Ottoblu S.A.? 2.2 Sistematización del problema ¿Cuenta la empresa Ottoblu S.A. con una estructura organizacional eficiente? ¿Cuál podría ser una estructura organizacional apropiada para la empresa Ottoblu S.A.? ¿La empresa necesita un manual, que identifique las funciones que debe realizar cada empleado? PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 3 3.1 18 OBJETIVOS DE LA PASANTÍA Objetivo general Proponer una estructura administrativa a la empresa Ottoblu S.A. en la ciudad de Bucaramanga. 3.2 Objetivos específicos Identificar la estructura organizacional de la empresa Ottoblu S.A. Diseñar una un organigrama vertical Proponer el diseño de un manual de funciones PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 19 4 JUSTIFICACIÓN Dentro de toda organización debe existir una estructura organizativa, comprendida por un organigrama y una serie de manuales que permitan mantener los estándares y el orden que definen a la empresa, así como lo hace el manual de descripción de funciones el cual, permite organizar las actividades con el fin de cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes de la organización, esto refiriéndose a cada cargo que integra a la empresa, y con esto lograr alcanzar los objetivos propuestos por la misma, ya que si no se establece un orden dentro de la organización, puede presentarse un mal desarrollo de las actividades lo que entorpece su buen funcionamiento. En esta empresa no existe orientación organizacional ya que todas las actividades las planean, controla y ejecuta la actual Administradora Tatiana Gomez, esto no es favorable puesto que a una sola persona se le dificulta realizar la asignación de recursos, ordenar y relacionar tareas, asignar responsabilidades, entre otras. Dado lo anterior, lo que se busca con la pasantía en el área administrativa es generar propuestas de mejora para la organización de las funciones que debe cumplir cada empleado, con la finalidad que se ejecuten las actividades de forma eficiente para esta organización. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 20 5 5.1 MARCO DE REFERENCIA Marco teórico Teorías administrativas. El trabajo del empresario. Peter F. Druckeren 1964 dijo: “el trabajo del Empresario es la maximización de oportunidades y, por lo tanto, su función básica es determinar qué actividades deben ser realizadas (efectivamente) como labor fundamental de los gerentes, los cuales deben concentrar los esfuerzos y recursos más en oportunidades empresariales que en los problemas gerenciales, el trabajo del empresario es identificar nuevas ideas y ponerlas en marcha. Es la persona que lidera y es fuente de inspiración en el desarrollo de una nueva empresa”. (DRUCKER P. F. Managing for results. Harper and row. New York, 1964.) La teoría de Timmons: Dice que el espíritu empresarial es un evento creativo, casi artístico e improvisado. La urgencia está siempre a mano, una oportunidad que no parece tener mucho potencial a veces es una gran oportunidad; para poder ganar, a veces hay que primero perder; para que la creatividad y la innovación prosperen, es necesario que el proceso esté acompañado de rigor y disciplina. La oportunidad es el corazón del proceso. Una buena idea es muy diferente de una buena oportunidad. (HORNADAZA, J.A. y ABOUD, J., 1971) La teoría o modelo de Gibbs: Explica el componente motivación y determinación; “refleja todo el conjunto de los factores culturales que apoyan o dificultan el proceso de inicio de una nueva empresa. El componente idea y mercado refleja la factibilidad real de la oportunidad de negocio. El componente recurso, igual que en todos los modelos, es la variable económica del proceso y representa la identificación y consecución de todos los recursos que la empresa PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 21 requiera. El componente habilidades expresa todos los conocimientos, experiencias y competencias que el empresario requiere para poder liderar exitosamente su negocio.” (HORNADAZA, J.A. y ABOUD, J., 1971) Teoría de Taylor: Antes de las propuestas de Taylor, los trabajadores eran responsables de planear y ejecutar sus labores. A ellos se les encomendaba la producción y se les daba “la libertad” de realizar sus tareas de la forma que ellos creían era la correcta. El autor lo describe de esta manera: “encargados y jefes de taller saben mejor que nadie que sus propios conocimientos y destreza personal están muy por debajo de los conocimientos y destreza combinados de todos los hombres que están bajo su mando. Por consiguiente, incluso los gerentes con más experiencia dejan a cargo de sus obreros el problema de seleccionar la mejor forma y la más económica de realizar el trabajo”. De ahí que sus principios “vistos en su perspectiva histórica, representaron un gran adelanto y un enfoque nuevo, una tremenda innovación frente al sistema, Se debe reconocer aquí que Taylor representa el sueño de una época, como lo es Estados Unidos de los primeros años del siglo XX donde era imperativo alcanzar la mayor eficiencia posible, cuidando el medio ambiente, aunado a una explosión demográfica acelerada en las ciudades, una demanda creciente de productos. Conclusión: Taylor dice que el Objetivo principal de la administración es el conseguir la máxima prosperidad tanto la del patrón, como la del empleado. Para lograr estos objetivos sugiere la aplicación de nueva forma de Administración, que denomina Administración Científica, o Administración de Labores a diferencia de la Administración Tradicional (Empírica), Afirmando que la base fundamental es que los verdaderos intereses del patrón u organización deben ser únicos y los mismos que los de los trabajadores. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 22 Teoría de Henri Fayol: El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: la división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa. Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto solamente al cuerpo social: mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa. Fayol resumió el resultado de sus investigaciones en una serie de principios que toda empresa debía aplicar: la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la centralización, la justa remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa, el interés general, etc. Hizo grandes contribuciones a los diferentes niveles administrativos. Escribió Administration Industrielle et générale, el cuál describe su filosofía y sus propuestas. En base a lo antes expuesto se puede concluir que la teoría clásica de Fayol, es aplicable a cualquier empresa u organización, de acuerdo a cada necesidad, situación y circunstancia en particular; ya que al igual que los sistemas comunes y aplicables de la administración; este especialmente apunta a reducir o eliminar los procesos más inútiles y sustituirlos por otros más eficaces mediante la organización racional del trabajo, la eficiencia de las organizaciones basados en la planeación, organización, dirección, coordinación y control. Su teoría también es importante porque despertó el estudiar la administración como una ciencia a través de la planeación y no empíricamente mediante el ensayo y el error. Análisis comparativo entre Taylor y Fayol Los dos enfocan sus estudios sobre la misma problemática pero con puntos de vista diferentes. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 23 Taylor realiza sus estudios desde el nivel obrero hasta la gerencia y Fayol los hace en sentido contrario. Taylor realiza sus estudios en base a tiempos y movimientos y selección del personal, Fayol presta más atención a las tareas administrativas. Taylor es práctico, Fayol es teórico. Los estudios de Taylor tuvieron aplicación inmediata, los de Fayol tardaron mucho en reconocerlos. Similitudes: Las teorías de Fayol y Taylor son investigaciones enfocadas en la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones. La administración científica se caracterizaba por hacer énfasis en las tareas que realizaba el obrero, la teoría clásica se distinguía por el énfasis en la estructura y en las funciones que debe tener una organización para lograr la eficiencia. A pesar de que ambas tienen diferentes enfoques las dos terminan teniendo un mismo fin. (TORRES, 2012) . Se debe tener en cuenta que en la ciudad de Bucaramanga las perspectivas de crecimiento empresarial son muy positivas y cada día se consolidan más. También es importante decir que los inversionistas están mirando nuevos proyectos innovadores, los cuales les generen mejores utilidades, característica que es muy bien vista desde las perspectivas de la microempresa. Por otro lado, el ingreso de las personas ha mejorado, y por ende su capacidad de consumo es mejor, favoreciendo a los microempresas. 5.2 Marco conceptual Importancia de la organización Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 24 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Proceso empresarial. Este desarrollo dinámico que ocurre sobre diversos periodos, que envuelve pensamientos y acciones, que se ve influenciado y definido por varios eventos. Una perspectiva empresarial implica ser capaz de apreciar y reconocer los elementos únicos y comunes de cada proyecto, identificar lo relevante de las experiencias empresariales propias y ajenas, evaluar los efectos a corto y largo plazo del proyecto sobre las vidas y carreras. La organización como función administrativa La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son: PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 25 Organización como entidad social orientada hacia los objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque está constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. Estructuras organizacionales: Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase de organización más adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo, volumen de producción, etc. Descripción de funciones: El último paso que supone la organización, una vez establecidos los diversos departamentos y niveles jerárquicos, es la definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo. El puesto puede definirse como una unidad de trabajo específica e impersonal y se puede dividir en: Unidad de trabajo: Hemos llegado a la parte final del aspecto teórico, nos encontramos en la determinación última de lo que cada hombre en concreto debe hacer. Específica: El puesto se PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 26 constituye ante todo con lo que debe hacerse y lo que se requiere que el trabajador tenga para poder ocuparlo. Organización Jerárquica Una organización jerárquica es una estructura organizativa donde cada entidad en la organización, excepto uno, está subordinada a una entidad única. Este acuerdo es una forma de una jerarquía. En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Las seis funciones básicas de una empresa Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos: Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa. Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio. Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales. Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas. Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 5.3 27 Marco espacial La pasantía se desarrolla en la ciudad de Bucaramanga del departamento de Santander – Colombia. Siendo más específicos en Bucaramanga en la dirección Carrera 16ª# 88-51 Barrió la Ceiba. Cr 16ª# 88-51 Barrio la Ceiba Ilustración 1 Ubicación de Ottoblu S.A. http://www.google.com/intl/es/earth/ PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 5.4 28 Marco temporal CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Actividades Entrevista informal con el propietario de la empresa Ottoblu S.A. Observación de la planta física e instalaciones de las áreas de la empresa. (A fin de conocer sus procesos; Funcionamiento e integración con el área administrativa) Inducción del área administrativa. Identificar el problema que se presenta en la empresa Ottoblu S.A. Orden al manejo de documentos archivar (Se debe tener en cuenta que cuando surgen nuevos clientes, proveedores, empleados o una actividad en particular se crean nuevas carpetas adicionales con sus respectivas etiquetas los cuales son colocados para su resguardo físico ya sea en estantes o gavetas con separadores que los identifiquen. Propuesta para mejorar la Jerarquía de la empresa (Diseño de una Estructura Organizacional) Propuesta para identificar las funciones principales Jul Ago Sep Oct Nov Dic Feb PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 29 del departamento administrativo. (Diseño de Diagrama de proceso administrativo) Propuesta para mejorar la asignación de tareas de cada empleado. ( Diseño de un manual de funciones) Propuesta para medir el desempeño laboral de cada empleado. (Diseño de un Formato de seguimiento) Pre sustentación de la pasantía (proyecto de grado ) Sustentación final ante el jurado seleccionado Tabla 1: Cronograma de Actividades 5.5 Marco legal Para la empresa Ottoblu S.A. se debe tener en cuenta la siguiente normatividad. A nivel de personal, el régimen de seguridad social, los riesgos profesionales y la salud ocupacional tratados por la legislación Colombiana. Estas leyes y normas entre otras estructuran el sistema y lo hacen de estricto cumplimiento. La constitución Política de Colombia, cuando se refiere a la seguridad social como un servicio público de carácter obligatorio. Ley 100 de 1993 y constitución política 1991. Los convenios internacionales en relación al aspecto laboral y de salud ocupacional. Resolución 2013 de 1996 La ley 1562 de 2012, redefine el papel del programa de salud ocupacional dándole una mayor importancia dentro del modelo de mejora continua de los sistemas de gestión. Uno PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 30 de los pilares fundamentales en este aspecto, es el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) ya que de este grupo de personas depende el buen funcionamiento de dicho sistema. Este comité nace con la Resolución 2013 de 1983 llamándose originalmente Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Es hasta 1994 con el Decreto-ley 1295 que pasa a designarse Comité Paritario de Salud Ocupacional. El Código Sustantivo del Trabajo que contiene los derechos y deberes tanto del trabajador como la del Empleador, así como toda la normatividad referente a este aspecto. La reforma Laboral con la Ley 789 de 2002, protección al desempleo, subsidio al empleado y fondo protección social. Ley 50 de 1990, Reforma Laboral Colombiana en la definición del sistema de protección social y reformas a artículos del código sustantivo de trabajo, regula prestaciones sociales. El decreto 614 de 1984, determinó la organización y administración de la salud ocupacional. Fijó los objetivos, las responsabilidades de los patrones y los trabajadores, estableció los comités paritarios, los programas y sus formas. El decreto 1281 de 1994, reglamento las actividades de alto riesgo. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 31 El decreto 1772 de 1994, que reglamento la afiliación y cotizaciones al sistema de riesgos profesionales. Ley 594 de 2000 (Julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Congreso de Colombia. Objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales Artículo 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. Artículo 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 32 Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Reglamento de confecciones Resolución 1950 de 2009 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. OBJETO El objeto fundamental del presente Reglamento Técnico es el de establecer medidas tendientes a reducir o eliminar la inducción a error a los consumidores. Requisitos del Etiquetado de los productos confeccionados. (Artículo 5) Requisitos Generales: La información del etiquetado de los productos que suministre el fabricante como el importador, la cual podrá estar en una o más etiquetas, deberá cumplir con los siguientes requisitos generales: PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 33 Etiqueta permanente. Letras durables en el etiquetado. Etiqueta legible a simple vista, colocada en sitio visible y de fácil acceso. Para “conjuntos” la etiqueta en cada una de las piezas. Para productos empacados o que la etiqueta dañe su funcionalidad, la etiqueta estará en el empaque. La información de la etiqueta o de las instrucciones, deberá estar como mínimo en idioma español. La Etiqueta deberá contener al menos los siguientes datos e información: a) País de origen, b) Nombre del fabricante o importador (en Colombia), c) Instrucciones de cuidado y conservación de ropa, d) Participación porcentual de los materiales textiles utilizados, e) Información acerca del forro (si lo tiene…). f) Si el producto es “imperfecto” la etiqueta debe anunciarlo. Requisitos Específicos. Además de la información requerida en los requisitos generales, los siguientes productos deberán llevar en la misma etiqueta o en otra, como mínimo la siguiente información adicional: a) Talla. : Las tallas de las prendas de vestir deben expresarse en idioma español, sin perjuicio de que puedan indicarse además en cualquier otro idioma en segundo término, admitiéndose para tal efecto las expresiones o abreviaturas que tradicionalmente se vienen utilizando de acuerdo con el uso cotidiano y las costumbres. b) Dimensiones, tamaños y formas, de acuerdo con su diseño. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 6 6.1 34 METODOLOGÍA DE LA PASANTÍA Tipo de investigación En este proceso metodológico, se aplica el tipo o modelo de investigación es descriptiva con el fin de identificar primero el problema que se está presentando en la empresa ottoblu S.A. al observar esto, se elabora una propuesta en el área administrativa enfocada a solucionar el problema, requerimientos o necesidades de organización. Por esta razón la investigación a realizar en la empresa es objeto de estudio, para identificar una serie de características de las falencias que presenta, y como un diseño administrativo le brinda la solución al déficit que tiene la organización. Todo esto busca un cambio para el mejoramiento de la empresa. 6.1.1 Elementos metodológicos que apliquen al proyecto. Enfoque: Basados en los aspectos metodológicos se puede concluir que este proyecto de investigación realiza en la empresa Ottoblu S.A. de la ciudad de Bucaramanga tiene un enfoque cualitativo. Cualitativo, mediante la observación que se realizó a la empresa durante las visitas, allí se pudo concluir cual era la necesidad y cuál era el grado de conocimiento que tenía el propietario sobre la falta de organización en el área administrativa. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 35 6.1.2 Diseño metodológico. El diseño metodológico expone, los medios y las posibilidades de que se disponen para atender los objetivos específicos que persigue la investigación, en este orden de ideas se plantea las siguientes actividades: Para las propuestas de organización de la empresa, se dirigen los esfuerzos del trabajo en lo siguiente: Interés de parte del Propietario y Administrador. (Aceptación de la ayuda administrativa) Verificación del proceso Administrativo ( se realiza durante la pasantía) Para el desarrollo de la metodología se desarrollaron las siguientes actividades: Visita con anterioridad antes de presentar la pasantía en la empresa Ottoblu S.A., para ayuda en identificación de los objetivos del trabajo. Análisis de la información obtenida por la empresa. (entrevista informal, con el Propietario y Gerente de la empresa) El señor Alfonso Gomez se le hizo una serie de preguntas lo cual respondió: 1) ¿De dónde había surgido la idea, de crear una empresa de confecciones y estampados en ropa deportiva? Rpt: esa idea surge de él y de su esposa. 2) ¿Cuántos años tiene la empresa de haber sido creada? Rpt: la empresa tiene 25 años 3) ¿La empresa está legalmente constituida? Rpt: si 4) ¿Qué líneas maneja en la confección de sus productos? PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Rpt: se dedica a la confesión de ropa para adultos y niños. 5) ¿Cuenta con mano de obra eficiente? Rpt: sí, tengo empleados muy colaboradores, respetuosos y lo mejor es que hacen su trabajo con amor. 6) ¿Cuántos empleados conforman su empresa? Rpt: Actualmente 8 empleados fijos en nómina, y 10 empleadas satelitales (Operarias). 7) ¿Tiene la empresa Misión y visión? Rpt: no 8) ¿A pensado usted como dueño, en una visión, misión y en unos objetivos para su empresa? Rpt: no lo he visto necesario, ya que mi trabajo y experiencia lo he adquirido de forma emperica. 9) ¿Tiene la empresa un organigrama? Rpt: no 10) ¿Tiene la empresa un manual de funciones, que indique a cada empleado el trabajo que debe realizar en la empresa? Rpt: no 11) ¿Cómo delegan funciones para poder justificar una orden? Rpt: de forma verbal, con anticipación y con respeto para no cometer abuso con el empleado. Elaboración de propuestas en el área administrativa. 36 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 37 Resumen: Antes de empezar el proyecto se entrevista al propietario, y al Gerente de la empresa Ottoblu S.A. Quienes dieron la información necesaria, logrando un enfoque más directo a la necesidad que se estaba presentando en el área administrativa. También se pudo entrevistar algunos colaboradores de la empresa, dando a conocer el trabajo que realizaban según el área de cada uno de ellos, dado esto se pudo observar que no tenían un manual de funciones, que les mostrara la responsabilidad que cada uno de ellos debía tener con sus labores, para con la empresa. Hay que tener en cuenta que: no sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades; es decir, que la administración es de suma importante para alcanzar objetivos y metas de la organización, tanto en las pequeñas como en las grandes empresas. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 38 7 7.1 ESTUDIO TÉCNICO Evidencia del desarrollo de las actividades que se plantearon en el plan de trabajo 7.1.1 Entrevista informal con el propietario de la empresa Ottoblu S.A. El señor Alfonso Gómez, actual gerente y propietario de la empresa Ottoblu S.A., ha dedicado parte de su vida en la construcción de dicha empresa. Él tenía 30 años cuando tomó la decisión de independizarse, ya que tenía una Familia en la cual encontró el apoyo para continuar con este objetivo y lograr su meta, que era, tener su propia empresa. Las ideas fluían por su mente, al igual esa sensación de temor de que las cosas no funcionaran como él pensaba, pero tomo la decisión de arriesgarse y dar todo de sí, de poner su empeño y lo principal que era confiar en DIOS que él era su respaldo y su fortaleza en esta decisión. Después de que él señor Alfonso conto un resumen de su vida, se le hizo una serie de pregunte: 1) ¿De dónde había surgido la idea, de crear una empresa de confecciones y estampados en ropa deportiva? Rpt: esa idea surge de él y de su esposa. 2) ¿Cuántos años tiene la empresa de haber sido creada? Rpt: la empresa tiene 25 años 3) ¿La empresa está legalmente constituida? Rpt: si 4) ¿Qué líneas maneja en la confección de sus productos? Rpt: se dedica a la confesión de ropa para adultos y niños. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 39 5) ¿Cuenta con mano de obra eficiente? Rpt: sí, tengo empleados muy colaboradores, respetuosos y lo mejor es que hacen su trabajo con amor. 6) ¿Cuántos empleados conforman su empresa? Rpt: Actualmente 8 empleados fijos en nómina, y 10 empleadas satelitales (Operarias). 7) ¿Tiene la empresa Misión y visión? Rpt: no 8) ¿A pensado usted como dueño, en una visión, misión y en unos objetivos para su empresa? Rpt: no lo he visto necesario, ya que mi trabajo y experiencia lo he adquirido de forma emperica. 9) ¿Tiene la empresa un organigrama? Rpt: no 10) ¿Tiene la empresa un manual de funciones, que indique a cada empleado el trabajo que debe realizar en la empresa? Rpt: no 11) ¿Cómo delegan funciones para poder justificar una orden? Rpt: de forma verbal, con anticipación y con respeto para no cometer abuso con el empleado. Se concluye: en la empresa Ottoblu S.A. no cuenta con una organización administrativa e ignora la necesidad que esta tiene para ella. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 40 7.1.2 Observación de la planta física e instalaciones de las áreas de la empresa. En este punto se observa la empresa como tal, mostrando su espacio y la distribución de cada área en el cual se realiza el trabajo de elaboración y diseños de las prendas que distribuye y comercializa la empresa Ottoblu S.A. Ilustración 2: Tatiana Gómez (Administradora) Ilustración 3: Bodega Ilustración 4: Área de confección. Ilustración 5: Área de diseño de moldes PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 41 Ilustración 6: Área de corte de moldes para la confección. El proceso de observación inicia desde la primera visita y la primera entrevista que se le hace al gerente de la empresa, cuyo inicio fue en el mes de agosto del 2013. Al iniciar la pasantía la observación fue más a fondo ya que a medida que se iba trabajando se notaba el déficit de organización de la empresa. Para el mes de septiembre día 13 del 2013, se obtuvo el permiso y la colaboración del jefe como de los empleados, para la toma de fotos, imágenes que se usan como evidencia de su trabajo, y así mostrar el lugar donde se desarrolla la elaboración de los productos de Ottoblu S.A. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 42 7.1.3 Inducción del área administrativa. Para un integrante nuevo en una empresa, es de gran importancia dar la inducción necesaria ya que en ella le exponen las funciones, su metodología de trabajo y la presentación de sus compañeros. Como pasante me fue dada la inducción por la Administradora Tatiana Gómez, la cual duro 15 días, donde se pudo aprender e ir colocando en práctica los conocimientos otorgados en los estudios ya realizados en la universidad. Durante el periodo de la pasantía hubo dificultades como: Poco acceso a la información tales como archivos, y otros documentos de interés para el conocimiento. El manejo del sistema administrativo. Estas dificultades se dieron porque cuando una persona es totalmente desconocida para una empresa, los dirigentes se abstienen de dar información que es confidencial para la empresa, pero todo esto lo hacen por precaución. 7.1.4 Orden al manejo de documentos archivar. Al ordenar y archivar los diferentes tipos de documentos se manifiesta el orden que se debe llevar para un control de información en cualquier institución u empresa con el fin de poder localizarlo con rapidez y exactitud. Por ejemplo: Observar y verificar que los documentos esten en su debido orden y en su respectiva carpeta, esta actividad se debe hacer diariamente para no dejar acumular tales documentos ya que son de suma importancia para la empresa. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Ilustración 7: Hortensia Sanabria (Laborando) Ilustración 8: Carpetas organizadas dentro del archivador 43 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 44 Ilustración 9: Archivador vertical 7.1.5 Propuesta para mejorar la jerarquía de le empresa, Diseño de una estructura organizacional. Henry Fayol menciona como dos principios de la administración: División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo). La importancia de un organigrama como instrumento de análisis es que permite detectar las fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 45 pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad entre sí y detecta falla de control de la Departamentalización. Es decir: un organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una empresa, a través de las líneas de autoridad. Es el esquema de la organización; el cual se simboliza con rectángulos que indican las diferentes áreas de la empresa. Es el modelo bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fácil visualización así como la interpretación de la posición resultante en dicha división, de acuerdo con el propio código de la organización. (FONSECA, 2010) 7.1.6 Propuesta para identificar las funciones principales del departamento administrativo, Diseño de diagrama de proceso administrativo. Hablar del PROCESO ADMINISTRATIVO es un tema muy interesante, puesto que los partidario del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único; además teniendo en cuenta que es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales: planificación, organización, dirección y control; constituyen el proceso de la administración. Considerando que cada una de las funciones cumpla un rol preponderante; planteándose el poder lograr el proceso de administrar a través de estos pasos específicamente. Por ejemplo: Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Ilustración 10: Proceso Administrativo Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera: Ilustración 11: Funciones del Administrador Ilustración 12: Enfoque global de interacción para alcanzar objetivos Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato. 46 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 47 7.1.7 Propuesta para mejorar la asignación de tareas de cada empleado, Diseño de un manual de funciones. El Manual de Funciones, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. El MF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño. 7.1.8 Propuesta para medir el desempeño laboral de cada empleado, Diseño de un Formato de seguimiento. El objetivo por el cual se debe hacer un Formato de Seguimiento es: Efectuar el seguimiento y evaluación a la calidad de los servicios prestados por los empleados de carrera u operarios y en periodo de prueba de acuerdo con su perfil, sus responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones en el cargo asignado; con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales. ¿Por qué es necesaria una herramienta de seguimiento y evaluación en una empresa? Si no te importa saber cómo estás haciendo las cosas o el impacto que estás causando, ¿Por qué PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 48 molestarse con esto? El seguimiento y la evaluación te permiten evaluar la calidad e impacto de tu trabajo en relación con tu plan de acción y tu plan estratégico. Para que el seguimiento y la evaluación resulten realmente valiosos, tienes que haberlo planificado de manera correcta. ¿Quién debería utilizar esta herramienta? debería ser útil para cualquier persona que tenga una organización si de verdad le importe la eficacia, efectividad e impacto de éstos. A través del seguimiento y la evaluación puedes: Revisar el progreso; Identificar problemas en la planificación y/o en la puesta en práctica; Hacer ajustes de modo que tengas más probabilidades de «generar cambio». Es importante reconocer que el formato de seguimiento y desempeño laboral no son varitas mágicas que pueden hacer desaparecer los problemas, curarlos o cambiar de manera milagrosa sin aportar ningún tipo de trabajo duro por parte de la organización. Por sí solas no son una solución, pero sí son unas herramientas de gran valor. El formato de seguimiento puede: Ayudarte a identificar problemas y sus causas; Sugerirte posibles soluciones para estos problemas; Plantear cuestiones sobre suposiciones y estrategia; Empujarte a reflexionar sobre dónde estás yendo y cómo llegarás ahí; Proporcionarte información y comprensión sobre un asunto; Animarte a actuar sobre esta información y comprensión; Aumentar la probabilidad de que tengas una influencia de desarrollo positiva. (CIVICUS , 2001) 7.1.9 Objetivos de la pasantía del pasante en el área administrativa en la empresa Ottoblu S.A. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 49 Aplicar en forma práctica y teórica los conocimientos obtenidos durante la formación académica a través de una experiencia laboral en la empresa Ottoblu S.A. durante el periodo que abarca realizar la pasantía. Aprender a trabajar en equipo y en relación con terceras personas. Realizar labores en el área de la pasantía de manera apropiada y lograr el mejor resultado; a fin de lograr en un lapso de 15 semanas el mayor aprendizaje posible, siguiendo las normas y procedimientos exigidos por la empresa y el tutor empresarial. Lograr una formación práctica integral de conocimientos, destrezas y habilidades en las labores realizadas, con sentido de responsabilidad y pertenencia; para luego ser aplicado en la vida diaria como parte de la experiencia obtenida para competir en el ámbito laboral. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8 50 ESTUDIO ADMINISTRATIVO Actual línea de mando (organigrama) de la empresa Ottoblu S.A. Departamento Administrativo Gerente Administrador Contador Jefe de producción Ilustración 13: Línea de mando (departamento Administrativo) El departamento Administrativo se encarga de dirigir, controlar y supervisar las actividades administrativas y financieras, además organiza las actividades que debe realizar cada empleado. En esta área fue donde se llevó a cabo el desarrollo de la pasantía. 8.1 Funciones administrativas 1) Manejo y control del personal (Asignación de tareas diarias) 2) Manejo y actualización de archivos PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 51 3) Control y manejo de las facturas cobradas en el día (facturas de contado) ya sea en efectivo, cheque y punto de venta. 4) Emisión del arqueo diario, lo cual incluye los ingresos obtenidos por concepto de las ventas realizadas, menos las salidas del efectivo a través de los depósitos bancarios. 5) Elaboración del libro de compras y ventas. 6) Elaborar cheques y comprobantes de pagos a proveedores, entidades oficiales, gastos generales (agua, luz, teléfono y aseo) y gastos de nomina 7) Declaración de: Impuesto al valor agregado (I.V.A), impuesto sobre la renta. Área donde es realizada la pasantía: Departamento administrativo. Actividades específicas del pasante: Actualización de archivos: Actualizando las carpetas del personal conforme las variaciones que estos vayan experimentando, (información personal, vacaciones, préstamos, liquidación de sueldos y otros) así como también renovación de carpetas y documentos tanto de proveedores como de los clientes. Cuando las carpetas se llenan de documentos e informaciones o estas se encuentran en malas condiciones, inmediatamente se procede a sustituirlas por carpetas nuevas ya sea en tamaño oficio o carta dependiendo del tipo de hoja que tenga el documento. Diariamente se archivan los soportes de pagos tales como: Facturas de pago, las retenciones del IVA, cada una en sus respectivos sitios. Se debe tener en cuenta que cuando surgen nuevos clientes, proveedores, empleados o una actividad en particular se crean nuevas carpetas adicionales con sus respectivas etiquetas los cuales son colocados para su resguardo físico ya sea en estantes o gavetas con separadores que los identifiquen. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 52 Control y Orden de Facturas: Recibimiento de los diferentes documentos (Facturas) y organizarlas según la fecha, y forma de pago (contado o crédito). Así como también estar al pendiente de gestiones de cobro, en el caso de las facturas a crédito. Actualización de Ventas: Revisión del libro de ventas, y cotejar con las facturas emitidas en el diario de ventas, así como también ordenarlas y archivarlas en su respectiva carpeta. Control sobre el pago de Servicios Administrativos: Verificar que todos los servicios administrativos (agua, luz, teléfono, internet y aseo) estén cancelados en su fecha correspondiente fin de evitar inconvenientes. Mensualmente se deben efectuar la cancelación de los servicios ya mencionados. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8.2 53 Estructura organizacional Gerente Administrador Secretaria Contador Jefe de Producción Vendedor Área de operaciones Jefe de bodega Cortador Estampador Operarias (Costureras) Ilustración 14: Estructura organizacional El propósito de una estructura organizacional es definir las guías, parámetros y el procedimiento necesario para un grupo alcanzar un objetivo principal. Por ejemplo, la anatomía de una estructura organizacional, organiza prioridades en forma jerárquica. La estructura organizacional implica como un negocio por ejemplo, organiza categoriza y delega tareas para alcanzar un objetivo en particular. Determinando como un negocio está yendo PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 54 para tomar decisiones y como esas decisiones son implementadas es el propósito y la esencia de la estructura organizacional. Esta estructura organizacional es la sugerida, acorde con la realidad de empresa investigada y que, con mínimas adaptaciones puede darle un cambio a los sistemas administrativos. Puede haber un nuevo cargo como vendedor se podrá contratar de acuerdo con la demanda del mercado. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8.3 55 Diseño propuesto de diagrama de proceso administrativo empresa Ottoblu S.A Definir metas, objetivo y estrategias a alcanzar en determinado periodo. PLANEAR Asegurarse de que la empresa se dirige asía el cumplimiento de las metas. ORGANIZAR CONTROLAR DIRIGIR Ilustración 15: diagrama de proceso administrativo Dirigir influenciar y motivar a los empleados a realizar sus funciones. Ordenar y asignar el trabajo, la autoridad y los recursos para alcanzar las metas. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8.4 56 Diseño del manual de funciones Concepto: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades diarias y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores. Derivado de la estructura organizacional propuesta, es necesario definir una descripción de puestos estándar. Esta descripción de puestos puede servir a cada empresa que la pueda adaptar a sus recursos y necesidades. La descripción de puestos contiene los siguientes puntos: Identificación de puesto Descripción de funciones Responsabilidades Especificación del puesto Nivel de esfuerzo Procedimiento 8.4.1 Objetivos de un manual de funciones. Según Briceño, M (2010) El Manual de funciones permite alcanzar los siguientes objetivos: Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 57 Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal. Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Propiciar la información en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer cada empleado. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos. Son estos factores importantes para el desempeño de las actividades de la empresa y el alcance de sus objetivos, esto indica entonces la importancia que tiene el Manual de funciones en una empresa. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 58 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Gerente Área: Administrativa Objetivo General: Planear, control, organizar y dirigir el funcionamiento y desarrollo de Ottoblu SA, promoviendo su productividad y competitividad. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Gerente Cargos supervisados: todos los cargos DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funcio nes principales Ejercer un liderazgo dinámico para cumplir los objetivos y metas de producción de la empresa. Liderar el proceso de planeación estratégica y control de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Definir las metas anuales de la empresa, global e individuales. Tomar decisiones empresariales que lleven a la empresa a ser productiva y competitiva. Liderar el proceso de diseños. Realizar estudios de mercados para identificar nuevos nichos de mercados y contratar clientes potenciales. Mantener comunicación directa con los clientes, identificar y satisfacer sus necesidades. Estar en continuo contacto directo con los proveedores, transmitirles las necesidades y requerimientos de la empresa. Buscar nuevas tecnologías materia prima e insumos. Medir continuamente el desempeño de los empleados, comparándolos con las metas y políticas de la empresa. Definir las necesidades de personal consistente con los objetivos y planes de la empresa. Seleccionar personal competente para cada uno de los puestos de trabajo de la empresa y despedir aquellos que no sean productivo. Delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha de la institución. Crear un ambiente en el cual las personas puedan lograr las metas con el menor tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles (productividad). PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN RESPONSABILIDADES Por manejo de información Por contactos con el público Por maquinaria y equipos Por toma de decisiones Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: 59 Tiene acceso ilimitado a información relacionada con los clientes, proveedores y a la relacionada con la organización. Si tiene contacto con los clientes y los proveedores Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con su cargo y de toda la empresa. Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Estudios universitarios en área administrativa y/o conocimientos en dirección, control, en administración, producción y comercialización de ropa deportiva. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 2 años, certificada. Habilidad Mental Planificador, liderazgo, capacidad de análisis y síntesis, Excelentes relaciones interpersonales, eficiente manejo del tiempo, proactivo, habilidad de comunicación y escucha, trabajo en equipo, habilidad para toma decisiones. Habilidad Manual Habilidad en PC (sistemas). Competencias Administrativas Control directivo, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Esfuerzo mental Esfuerzo físico Esfuerzo visual Alto Bajo Alto Tabla 2: Funciones y responsabilidades del gerente 60 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 61 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO (STAF) CONTADOR IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Contador Área: Administrativa Objetivo General: Llevar el control y contabilización de las diferentes operaciones financieras en el adecuado manejo del presupuesto, presentar información financiera oportuna y precisa. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Gerente Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Mantener la contabilidad al día. Preparar estados financieros mensuales. Pago de impuestos. Implementar controles de manejo de efectivo y bancos. Elaborar reportes de la situación financiera. RESPONSABILIDADES valores Supervisión del desempeño financiero y conciliaciones. Manejo de información confidencial Confidencialidad en los rubros financieros Documentación y reportes. Planificación Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: Planificar los pagos de impuestos iniciativa (toma de decisiones). Ser emprendedor y aportar soluciones para minimizar costos Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Contador con estudios universitarios. Experiencia En área financiera mínima de 2 años certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis en optimización en el área financiera, PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Habilidad Manual Competencias Administrativas Laborales Humanas ordenado y eficiencia en un trabajo. Habilidad en PC (sistemas). Conocimientos fiscales, laborales, legales. Control en su área, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 3: Funciones y responsabilidades del puesto (staff) contador 62 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 63 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Secretaria Área: Administrativa Objetivo General: Brindar al gerente apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia a los procesos a seguir dentro de la empresa. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Gerente Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Responsable recepcionista, registrar y distribuir las correspondencia de gerencia. Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados. Recibir y contestar correos electrónicos de clientes y proveedores, comunicando a gerencia cuando sea necesario. Recibir clientes, proveedores y demás personas que lleguen a la empresa. Archivar relacionada con empleados, correspondencia, pedidos, pagos entre otros. Realizar pedidos de matéria prima e insumos. Mantener comunicación directa con los empleados de la empresa. Promover los productos de la empresa por medio de correo electrónicos (mercado virtual). Realizar las listas de aseo y efectuar las compras de estas. Transmitir a los demás empleados comunicados de la gerencia. Tener actualizada la agenda, tanto de teléfonos como de direcciones, reuniones. Realizar su trabajo de forma discreta y ordenada. Tener buena presentación personal. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato. Diligenciar y tener al día los diferentes formatos de seguimiento asignados por la empresa. Funciones segundarias: Mantener bien aseado y ordenado el puesto de trabajo. Mantener buenas relaciones laborales con los demás empleados de la empresa. RESPONSABILIDADES Por manejo de información Tiene acceso parcial información relacionada con los PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Por contactos con el público Por maquinaria y equipos Por toma de decisiones Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: 64 clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización. Si tiene contacto con los clientes y proveedores Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con su cargo, limitadas a las órdenes dadas por la gerencia. Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Bachiller académico con secretariado Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 1 años, certificada. Habilidad Mental Planificadora, metódica y ordenada, capacidad de análisis y síntesis. Excelentes relaciones interpersonales, eficiente manejo del tiempo, proactiva, habilidad de comunicación y escucha, trabajo en equipo. Habilidad Manual Habilidad en PC (sistemas). Competencias Administrativa Control directivo, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 4: Funciones y responsabilidades de la secretaria PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 65 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL VENDEDOR IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Vendedor Área: Administrativa Objetivo General: Realizar un conjunto de actividades que permitan que la empresa pueda lograr determinados objetivos como: Retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes, lograr determinados volúmenes de venta, mantener o mejorar la participación en el mercado, generar un determinado beneficio entre otros. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Gerente Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Establecer un nexo entre el cliente y la empresa. Contribuir a la solución de problemas. Administrar su zona de venta. Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa. Comunicar adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparo para ellos acerca de los productos o servicios que comercializa. Brindar asesoría a los clientes. Planificar, es decir, fijar objetivos, diseñar estrategias y decidir con anticipación las actividades que realizara y los recursos que utilizara. RESPONSABILIDADES Tiene acceso parcial a información relacionada con los Por manejo de información clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización. Por contactos con el público Si tiene contacto con los clientes y proveedores Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto Por maquinaria y equipos económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con su Por toma de decisiones cargo, limitadas a las órdenes dadas por la gerencia. Elaborado Revisado Aprobado PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Nombre: Cargo: Fecha: 66 Nombre: Cargo: Fecha: Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Conocimiento y habilidades en cuanto a relaciones con clientes, ventas de ropa deportiva. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 1 año, certificado. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comparación comunicación, creatividad, tolerancia a las tensiones, facilidad de relaciones interpersonales. Habilidad Manual Manejo de sistemas de información (Office), buena letra y ortografía. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 5: Funciones y responsabilidades del vendedor PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 67 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE PRODUCCIÓN IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Jefe de producción Área: Administrativa Objetivo General: Planificar, dirigir y coordinar las actividades de producción de la empresa, diseñando planes de corto plazo, medio y largo plazo. Gestionar los recursos disponibles (humanos y físicos), determinando los procedimientos y los niveles de calidad para garantizar un producto competitivo. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Gerente Cargos supervisados: Cargos operativos DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Organizar la producción ejerciendo dirección y control sobre cada empleado del área productiva, observando su rendimiento, su gasto de insumos y materiales, su forma de utilización de recursos y el desempeño efectivo en cada puesto de trabajo. Realizar fichas técnicas de cada una de las referencias. Coordinar la producción teniendo como referencia los pedidos y las metas de producción, y de esta forma genera órdenes de producción para cada puesto de trabajo. Servir de nexo entre el departamento de producción y el área administrativa. Rendir informes a la gerencia en los cuales se especifique el rendimiento de los empleados y el estado de producción de la empresa. Elaborar y dirigir los planes de producción, la política de compras y logísticas de materias primas. Gestionar el despacho de los productos terminados. Verificar la calidad de los productos en cada una de las partes del proceso productivo. Solucionar los problemas relacionados con las devoluciones de los productos. Generar ideas del desarrollo del producto que contribuyan con el mejoramiento y competitividad de este. Coordinar y supervisar el mantenimiento de las instalaciones productivas. Mantener comunicación directa con los empleados del área productiva y administrativa. Promover un ambiente laboral agradable en el área productiva. Detectar las necesidades de demás empleados en el determinado puesto de trabajo, para eliminar o reducir los cuellos de botella. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 68 Funciones segundarias: Supervisar la apertura y cierre de la empresa todos los días puntualmente. Supervisar la organización y aseo de cada uno de los puestos de trabajo. RESPONSABILIDADES Por manejo de información Por contactos con el público Por maquinaria y equipos Por toma de decisiones Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: Tiene acceso parcial a información relacionada con los clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización. Si tiene contacto con los clientes y proveedores. Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con cargo, limitadas a las órdenes dadas por la gerencia. Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Bachiller académico, conocimiento y habilidades en todas las partes que compone la confección y estampados en ropa deportiva y así como de su materia prima y maquinaria. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 1 año certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comparación, comunicación, creatividad, tolerancia a las tenciones, facilidad de relaciones interpersonales. Habilidad Manual Capacidad para mover las manos con facilidad y precisión. Habilidad para ejecutar en forma simultánea y coordinada tareas con la vista y las manos, con rapidez y precisión. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 6: Funciones y responsabilidades del jefe de producción 69 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 70 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE BODEGA IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Jefe de bodega Área: Operativa Objetivo General: Controlar, organizar y dirigir todo lo relacionado con las materias primas e insumos en bodega, garantizando la efectividad y calidad en cada una de las actividades productivas. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Jefe de producción Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Entrega y recepción de materias primas e insumos. Ubicar adecuadamente y mantener en orden todas las materias primas e insumos en la bodega. Comparar y entregar inventario al contador verificando igualdad en la información de cada uno. En caso de no coincidir, identificar y solucionar los inconvenientes. Entregar de forma contabilizada las materias primas a los operarios. Dejar registro de las entregas de las materias primas. Mantener limpia la bodega. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato. Mantener comunicación directa con el jefe de producción y el contador. Funciones segundarias: Entregar el puesto de trabajo aseado Rendir informes al jefe de producción cuando este lo solicite. RESPONSABILIDADES Tiene acceso limitado a información relacionada con los Por manejo de información clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización Por contactos con el público No tiene contacto con los clientes y proveedores. Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto Por maquinaria y equipos económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con Por toma de decisiones cargo, limitadas a las órdenes dadas por el jefe de producción y gerencia. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: 71 Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Bachiller académico, conocimiento en todo lo relacionado con materias primas e insumos en todas las partes que compone la confección y estampados en ropa deportiva. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 1 año certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comparación, comunicación, creatividad, tolerancia, facilidad de relaciones interpersonales. Habilidad Manual Capacidad para mover las manos y cuerpo con facilidad y precisión. Habilidad para ejecutar en forma simultánea y coordinada tareas, con rapidez y precisión. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 7: Funciones y responsabilidades del jefe de bodega PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 72 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CORTADOR IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Cortador Área: Operativa Objetivo General: Realizar el corte de piezas de tela a la orden de producción asignada, siguiendo las diferentes técnicas de la ocupación con autonomía y efectividad. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Jefe de producción Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Cumple con la meta mínima de trabajo asignada, según la orden de producción. Leer e interpretar muy bien la orden de producción. Analizar los moldes de los modelos asignados para las tareas. Mantener comunicación directa con el jefe de producción. Informar al jefe de producción cualquier anomalía o inconvenientes que se presenten con los moldes. Analizar previamente las telas para realizar los cortes completos y evitar sobrante, teniendo en cuenta las imperfecciones de esta. Entregar los cortes de forma organizada, según como lo asigna la empresa. Entrega de manera ordenada y empacada (orden descendente de números) las tareas asignadas de manera ordenada en bodega. Funciones segundarias: Entregar el puesto de trabajo aseado RESPONSABILIDADES Tiene acceso restringido a información relacionada con Por manejo de información los clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización Por contactos con el público No tiene contacto con los clientes y proveedores. Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto Por maquinaria y equipos económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con Por toma de decisiones cargo, limitadas a las órdenes dadas por el jefe de PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 73 producción. Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Bachiller académico, conocimiento del arte de corte en telas. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de 3 años certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comunicación, interpretación, comparación e innovación. Habilidad Manual Capacidad para mover las manos y con facilidad y precisión. Habilidad para ejecutar en forma simultánea y coordinada tareas, con la vista y las manos, con rapidez y precisión. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 8: Funciones y responsabilidades del cortador PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 74 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE COSTURERA IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Costurera Área: Operativa Objetivo General: Cocer las telas de acuerdo a la orden de producción asignada, siguiendo las diferentes técnicas de la ocupación con autonomía y efectividad. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Jefe de producción Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Cumplir con la meta mínima de trabajo asignada, según la orden de producción. Leer e interpretar muy bien la orden de producción. Mantener comunicación directa con el jefe de producción. Analizar e interpretar las referencias, teniendo en cuenta el tipo de costura que lleva el diseño. No hacer remates en las prendas porque da mala presentación en el producto, (en caso de el hilo se acabe en la mitad de la costura devastarla y hacerla nuevamente ya sea en las camisas, pantalonetas etc.). Realizar las tareas en orden, de acuerdo como se reciban los cortes (no demorar una tarea según el tiempo que ya le hayan estipulado). Identificar y usar los hilos y agujas adecuadas para cada proceso. Funciones segundarias: Entregar el puesto de trabajo aseado RESPONSABILIDADES Por manejo de información Por contactos con el público Por maquinaria y equipos Por toma de decisiones Tiene acceso restringido a información relacionada con los clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización No tiene contacto con los clientes y proveedores. Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con cargo, limitadas a las órdenes dadas por el jefe de PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 75 producción. Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Conocimiento del arte de costura (ensamble de talas). Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de1año certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comparación y comunicación. Habilidad Manual Capacidad para mover las manos y con facilidad y precisión. Habilidad para ejecutar en forma simultánea y coordinada tareas, con la vista y las manos, con rapidez y precisión. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 9: Funciones y responsabilidades de costurera PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 76 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ESTAMPADOR IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Estampador Área: Operativa Objetivo General: Estampar las telas de acuerdo a la orden de producción asignada, siguiendo las diferentes técnicas ya diseñadas para la elaboración de esta tarea con efectividad. Información de supervisión Cargo jefe inmediato: Jefe de producción Cargos supervisados: Ninguno DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones principales Cumplir con la meta mínima de trabajo asignada, según la orden de producción. Leer e interpretar muy bien la orden de producción. Mantener comunicación directa con el jefe de producción. Analizar e interpretar las técnicas del diseño de la tarea a realizar, de acuerdo a las especificaciones dadas por esta. Tener prioridad al estampar la tela que va ser entregada al área de confección Realizar las tareas en orden, de acuerdo como se reciban los cortes (no demorar una tarea según el tiempo que ya le hayan estipulado). Identificar y usar las tintas adecuadas para la realización de cada estampado requerido. Funciones segundarias: Entregar el puesto de trabajo aseado RESPONSABILIDADES Por manejo de información Por contactos con el público Por maquinaria y equipos Por toma de decisiones Tiene acceso restringido a información relacionada con los clientes y proveedores y limitada a la relacionada con la organización No tiene contacto con los clientes y proveedores. Responde por bienes y equipos en forma amplia; el efecto económico por pérdida o daño es de cuantía considerable. Tiene a su cargo la toma de decisiones relacionadas con cargo, limitadas a las órdenes dadas por el jefe de PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 77 producción. Elaborado Nombre: Cargo: Fecha: Revisado Nombre: Cargo: Fecha: Aprobado Nombre: Cargo: Fecha: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Educación Bachiller académico, conocimientos del arte de pintura en estampados. Experiencia El puesto de trabajo requiere una experiencia de1año certificada. Habilidad Mental Capacidad de análisis, comparación y comunicación. Habilidad Manual Capacidad para mover las manos y con facilidad y precisión. Habilidad para ejecutar en forma simultánea y coordinada tareas, con la vista y las manos, con rapidez y precisión. Competencias Administrativas Control en área determinada, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad. Laborales Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Humanas Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal, tolerancia a la frustración. Otros requisitos NIVEL DE ESFUERZO Esfuerzo mental Alto Esfuerzo físico Bajo Esfuerzo visual Alto Tabla 10: Funciones y responsabilidades del estampador PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8.5 78 Propuesta de formatos de seguimientos para la empresa Ottoblu S.A Definición de Talento humano: Por lo tanto la definición de talento humano se entenderá como la capacidad de la persona que entiende y comprende de manera inteligente la forma de resolver en determinada ocupación, asumiendo sus habilidades, destrezas, experiencias y aptitudes propias de las personas talentosas. Sin embargo, no entenderemos solo el esfuerzo o la actividad humana; sino también otros factores o elementos que movilizan al ser humano, talentos como: competencias (habilidades, conocimientos y actitudes) experiencias, motivación, interés, vocación aptitudes, potencialidades, salud, etc. (Fabian, 2013). 8.5.1 Formato de evaluación de desempeño laboral. ¿Por qué un Formato de seguimiento? Los formatos de seguimiento permiten a la empresa llevar control de diferentes aspectos administrativos y productivos, que permiten revisar periódicamente el desarrollo de estos y decidir las acciones que se deben tomar para mejorarlos. 8.5.2 Beneficios de un Programa de Evaluación del Desempeño. Determina las responsabilidades y prioridades de cada colaborador Desarrolla las habilidades, destrezas y competencias de sus colaboradores Mejora el rendimiento individual de sus trabajadores y la productividad de su empresa Proporciona una opinión constructiva sobre lo que se hace bien (reconocimiento) y lo que es mejorable (para aprender). Fomenta la comunicación cara a cara entre sus colaboradores y sus jefes directos PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 79 FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Hoja 1 de 4 1. INFORMACIÓN GENERAL Nombre: EVALUADO Área: Cargo: EVALUADO Nombre: R Cargo: Desde Tiempo evaluado Día Mes Cedula: Cedula: Hasta Año Día Mes Año 2. MOTIVO DE EVALUACIÓN Periodo anual: Periodo de prueba: Otro: 3. OBJETIVOS DE DESEMPEÑO DE PRODUCTIVIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. Diligenciar este formato al inicio del periodo anual, cuando se produzca cambio de empleo y cuando se inicie el periodo de prueba. Definir sus objetivos de productividad con sus metas. Redactar conjuntamente con el empleado los objetivos a lograr en el periodo respectivo. Planear los objetivos realizables, mediables y cuantificables. Una vez cumplido el periodo de evaluación, consignar el logro alcanzado (número de prendas en determinado periodo), para saber el porcentaje de logro del objetivo. Automáticamente el formato arrojara el porcentaje del logro total alcanzado por el evaluado en determinado periodo (entre 0% y 100%). De acuerdo con el porcentaje final obtenido, clasificar la productividad del empleado de la siguiente manera: Deficiente (entre 0% y 20%), insatisfactorio (entre 20% y 40%), Bueno (entre 40% y 60%), muy bueno (entre 60% y 80%) y excelente (entre 80% y 100%). PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN No. DESCRIPCIÓN 80 META LOGRO % LOGRO - - - - - - - - - - - %- 1 2 3 4 Total % de logro: Productividad del empleado: Tabla 11: formato de evaluación de desempeño laboral PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 81 FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Hoja 2 de 4 4. EVALUACIÓN PERSONAL OPERATIVO CALIFICACIÓN CALIDAD DEL TRABAJO: cuidado, esmero y preocupación mostrada en el trabajo ejecutado. CANTIDAD DE TRABAJO: Número de tareas que ejecuta, considere rapidez y en la forma en que realiza dichas labores CAPACIDAD PARA SEGUIR INSTRUCCIONES: Habilidad que muestra para captar las ordenes establecidas por el supervisor CUALIDADES DE EQUIPOS MATERIALES: Uso adecuado de equipos y materiales para realizar el trabajo asignado. 5 6 7 8 Excelente 1 2 3 4 A. DESEMPEÑO DE LA FUNCIÓN Muy bueno Deficient e Bueno insatisfacció n FACTORES (Marque con el numero la casilla que corresponda con la ejecución del evaluado) 9 10 observaciones PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 82 IDENTIFICACIÓN CON LA EMPRESA: Grado de compromiso con el logro de los objetivos de la organización. COLABORACIÓN: Actitud para integrarse en el esfuerzo conjunto con los compañeros de trabajo dirigido al logro de los objetivos propuestos. B. CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES ASISTENCIA: Cumplimiento al hacer acto de presencia diaria en el trabajo. PUNTUALIDAD: Cumplimiento estricto con el horario establecido en el trabajo. Llegar a la hora establecida. RESPONSABILIDAD: Aptitud para completar tareas a signadas de acuerdo a las metas y plazos a cordados. INICIATIVA: Capacidad de tomar decisiones cuando no ha recibido instrucciones detalladas. RELACIONES INTERPERSONALES: Comportamiento social adecuado en el trato con jefes y compañeros de trabajo. CALIFICACIÓN FINAL Tabla 12: formato de evaluación de desempeño laboral DEFICIENTE 0 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 83 FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Hoja 3 de 4 5. EVALUACIÓN PERSONAL OPERATIVO CALIFICACIÓN TOMA DE DECISIONES: Resolver alternativas e imprevistos con rapidez escogiendo la respuesta adecuada. PLANIFICACIÓN: Capacidad de establecer estrategias y proyectarlas a través de planes de trabajo. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: Capacidad para lograr eficiencia en su labor haciendo uso adecuado de los medios y del tiempo. DIRECCIÓN: Habilidad para guiar y supervisar el personal bajo su mando. IDENTIFICACIÓN CON LA EMPRESA: Grado con el compromiso logro de los objetivos de la organización. 6 7 8 Excelente 1 2 3 4 5 A. DESEMPEÑO DE LA FUNCIÓN Muy bueno Bueno insatisfacció n FACTORES (Marque con una x la casilla Deficient que corresponda con la e ejecución del evaluado) 9 10 observaciones PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 84 COLABORACIÓN: Aptitud para integrarse en un esfuerzo conjunto con los compañeros de trabajo dirigido al logro de los objetivos propuestos. B. CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES DISCRECIÓN: Grado de confianza que se puede depositar en el servidor para mantener información confidencial. CREATIVIDAD EN LAS TAREAS: Facilidad para aportar nuevas ideas, destinadas a mejorar el trabajo. LIDERAZGO: Capacidad para delegar responsabilidades, de acurdo con las necesidades del trabajo, habilidad para motivar, guiar y desarrollarlos. COMUNICACIÓN: Habilidad para transmitir y recibir información. RELACIONES INTERPERSONALES: Comportamiento social adecuado en el trato con jefes, compañeros de trabajo y otros. CALIFICACIÓN FINAL Tabla 13: formato de evaluación de desempeño laboral DEFICIENTE 0 PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 85 FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Hoja 4 de 4 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Aspectos que debe mejorar el evaluado: Aspectos que sobresalen en el evaluado: Nombre evaluador: Firma del evaluador: Nombre evaluado: Firma del evaluado: Fecha: 7. PARA USO EVALUADOR Opinión del evaluador con relación con el trabajo y dedicación al avaluado (Marcar con una x) Deficiente Muy bueno Insatisfactorio Excelente Bueno Recomendación del evaluador: Observación ¿Mantenerlo en el Si No cargo? ¿Reubicarlo? ¿Dónde? Si No ¿Promoverlo? ¿A qué Si No puesto? ¿Capacitarlo? ¿En cuál Si No (es) aspecto(s)? Otro Fecha: Firma evaluador: Tabla 14: formato de evaluación de desempeño laboral PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 8.6 86 Visión y misión propuesta para la empresa Ottoblu S.A 8.6.1 La visión. De una empresa es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. A continuación se cita la visión de la empresa. OTTOBLU S.A. Visión 2018: Ser, empresa líder en confección de ropa deportiva en la ciudad de Bucaramanga ofreciendo a nuestros clientes un producto innovador, de calidad a un precio accesible, cumpliendo con responsabilidad, puntualidad y efectividad con las exigencias del mercado. Elementos claves de la Visión. Posición en el mercado: Líder, especialista. Tiempo: 5 años. Ámbito del mercado: Confección de ropa deportiva. Valores: Confianza, responsabilidad, puntualidad y efectividad. Principio organizacional: Cultura organizacional. 8.6.2 La Misión Es la razón de ser de la empresa; el motivo por el cual existe. Es decir, es la determinación de las funciones básicas que la empresa OTTOBLU SA especialista en ropa deportiva de Bucaramanga”; va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión. Misión: Ofrecer a nuestros clientes, la confección y comercialización de ropa deportiva de calidad nacional, con diseños innovadores e influyentes, fomentando la utilización de mano PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 87 de obra y materia prima colombiana; esto es colaborando cada vez con el erario nacional y practicando valores de confianza, responsabilidad y efectividad. Elementos claves de la Misión Naturaleza del negocio: Empresa de Confección de ropa deportiva Razón para existir: Comercializar ropa deportiva. Mercado al que sirve: Todas las personas que practican algún deporte, o ya sea para su uso diario. Posición deseada en el mercado: Influyente. Principios y valores: Confianza, responsabilidad, puntualidad y efectividad. Principios y valores de Ottoblu S.A. Principios La responsabilidad, es uno de los principios más importantes de la empresa; OTTOBLU S.A. mediante éste, se cumplirá la puntualidad en la producción, entrega de pedidos, pago de cuentas, etc., hacia los clientes, cumpliendo así, con lo ofrecido, como son: descuentos y promociones; para lograr en ellos su preferencia y fidelidad. Mejoramiento continuo, tanto en procesos como en el producto a fin de que vaya acorde con la actualidad según las necesidades y exigencias del mercado. Una buena atención al cliente en todas sus interrogantes, crear una alternativa ágil para la solución de problemas o quejas, permitirá obtener una buena relación con los clientes. Eficiencia en las actividades a desarrollarse en todas las áreas de la empresa, mediante un trabajo conjunto y con buena comunicación a fin de obtener un trabajo y producto de PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 88 calidad. Valores Honestidad, elaborar todas y cada una de las actividades dentro de la empresa como hacia el cliente, con transparencia y rectitud, siendo justo y honesto en cada decisión que se presente. Ética, los trabajadores deberán trabajar con eficiencia, con actitud mental positiva y por ende con un trato respetuoso para sus compañeros como para los clientes; desempeñando sus funciones con rectitud y disciplina. Cooperación, es importante la ayuda y compañerismo dentro de la empresa que permitirá la obtención de buenos resultados y la solución de problemas de manera más ágil al trabajar en conjunto. Calidad, en el desempeño administrativo, organizacional y de producción ya que esto se reflejará en el producto y en la satisfacción del cliente. Puntualidad, en la entrega del producto, es decir, entregar el producto al cliente a la hora y fecha establecida. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 89 9 CONCLUSIONES La estructura organizacional de Ottoblu S.A., actualmente no refleja una estructura funcional, porque no presenta de forma clara las líneas de mando, ni las relaciones de autoridad. La organización no está actualizada en el ámbito administrativo, presenta modelo de gestión gerencial de manera empírica. El personal operativo y administrativo no recibe el adiestramiento necesario para desempeñar sus funciones correctamente, lo que conlleva a inferir que su potencial no está siendo explotado debidamente. Los integrantes de la empresa ya mencionada no tienen claro ningún plan estratégico ni hacia donde se dirigen, porque no posee una visión, misión, objetivos, planes, ni metas que alcanzar, para lograr la eficiencia en el roll en el que se desarrolla sus labores diarias. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 90 10 RECOMENDACIONES En este trabajo se presenta una estructura organizacional clara, en la cual se refleja las líneas de mando y las relaciones de autoridad que permite visualizar específicamente como se debe estructurar la empresa Ottoblu S.A. Se recomendación lo siguiente: Se recomienda definir cargos administrativos que se ocupe del proceso total de administración y toma de decisiones en la empresa. A si mismo organizar los empleados en el área operativa para que asuman responsabilidades, compromiso y tengan mayor eficiencia al realizar sus tareas, como por ejemplo: la propuesta de un manual de funciones. Los empresarios deben estar dispuestos a recibir las ideas y recomendaciones de personas que tienen conocimientos que puedan aportar cambios significativos a sus empresas. Es importante resaltar que parte del buen funcionamiento de una microempresa es la organización de cada una de las áreas, ya que si se tienen claros los procesos organizacionales, esto implicará la disminución de debilidades y el aprovechamiento de las fortalezas de la empresa. PASANTIA EN ADMINISTRACIÓN 91 11 BIBLIOGRAFÍA (s.f.). CIVICUS . (2001). Allianza Mundial para la Participación Ciudadana. Recuperado el 19 de Enero de 2014, de CIVICUS: Segimiento y Evaluación: https://civicus.org/view/media/Seguimiento%20y%20evaluacion.pdf DRUCKER P. F. Managing for results. Harper and row. New York, 1964. (s.f.). Managing for results. Harper and row. New York. Fabian. (5 de marzo de 2013). FABATALENTOHUMANO2013. Recuperado el 15 de Diembre de 2013, de http://talentohumanofaba2013.blogspot.com/2013/03/definicion-de-talentohumano.html FONSECA, D. M. (04 de Junio de 2010). Informática y Convergencia Tecnológica. 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