contabilidad ii - Repositorio CB
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COLEGIO DE BACHILLERES SECRETARÍA ACADÉMICA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Y DEL SISTEMA ABIERTO COMPENDIO FASCICULAR CONTABILIDAD II FASCÍCULO 1. GENERALIDADES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD FASCÍCULO 2. HOJA DE TRABAJO FASCÍCULO 3. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DIRECTORIO Roberto Castañón Romo Director General Luis Miguel Samperio Sánchez Secretario Académico Héctor Robledo Galván Coordinador de Administración Escolar y del Sistema Abierto Derechos reservados conforme a la Ley © 2004, COLEGIO DE BACHILLERES Prolongación Rancho Vista Hermosa núm. 105 Col. Ex Hacienda Coapa Delegación Coyoacán, CP 04920, México, D.F. ISBN 970 632 277-9 Impreso en México Printed in Mexico Primera edición: 2004 Segunda edición: 2007 PRESENTACIÓN GENERAL El Colegio de Bachilleres en respuesta a la inquietud de los estudiantes de contar con materiales impresos que faciliten y promuevan el aprendizaje de los diversos campos del saber, ofrece a través del Sistema de Enseñanza Abierta y a Distancia este compendio fascicular; resultado de la participación activa, responsable y comprometida del personal académico, que a partir del análisis conceptual, didáctico y editorial aportaron sus valiosas sugerencias para su enriquecimiento y así aunarse a la propuesta educativa de la Institución. Este compendio fascicular es producto de un primer esfuerzo académico del Colegio por ofrecer a todos sus estudiantes un material de calidad que apoye su proceso de enseñanza-aprendizaje, conformado por fascículos. Por lo tanto, se invita a la comunidad educativa del Sistema de Enseñanza Abierta y a Distancia a compartir este esfuerzo y utilizar el presente material para mejorar su desempeño académico. DIRECCIÓN GENERAL PRESENTACIÓN DEL COMPENDIO FASCICUL AR Estudiante del Colegio de Bachilleres te presentamos este compendio fascicular que servirá de base en el estudio de la asignatura “Contabilidad II” y que funcionará como guía en tu proceso de Enseñanza – Aprendizaje. Este compendio fascicular tiene la característica particular de presentarte la información de manera accesible, propiciando nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que te permitirán el acceso a la actividad académica, laboral y social. Cuenta con una presentación editorial integrada por fascículos, capítulos y temas que te permitirán avanzar ágilmente en el estudio y te llevará de manera gradual a consolidar tu aprendizaje en esta asignatura la cual tiene como intención que elabores estados financieros básicos, a partir de registrar operaciones que realiza una entidad comercial en los libros diario y mayor; elaborar la hoja de trabajo y utilizar los sistemas de registro contable más usuales. Lo anterior te permitirá comprender y desarrollar el proceso contable de manera integral. COLEGIO DE BACHILLERES CONTABILIDAD II FASCÍCULO 1. GENERALIDADES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Autor: Enrique Prado Moreno 1 2 Í N D I C E INTRODUCCIÓN 5 PROPÓSITO 7 1. CUENTAS COLECTIVAS 9 2. GUÍA CONTABILIZADORA 40 3. DISPOSICIONES LEGALES 43 RECAPITULACIÓN 79 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN 80 AUTOEVALUACIÓN 82 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA 83 3 4 I N T R O D U C C I Ó N Para toda entidad que lleva a cabo actividades comerciales es importante realizar registros contables a fin de conocer su situación financiera y cumplir así con las obligaciones fiscales, entre las que se puede mencionar el pago a los impuestos para contribuir con el gasto público. Algunas de estas obligaciones están determinadas por el código de comercio que en su artículo 33 señala que la contabilidad se debe registrar en por lo menos tres libros que son: Libro mayor. Libro diario. Libro inventarios y balances. Además en el código fiscal se establecen sanciones económicas a quienes incurran en omisiones o alteraciones en los registros contables; por ejemplo: Cuando no se jlleva la contabilidad se incurre en una multa; o bien, cuando no se lleva un registro correctamente también nos hacemos acreedores a una sanción económica. Por esta razón existen procedimientos que nos auxilian para registrar adecuadamente y/o hacer correcciones en los documentos elaborados específicamente para ello como son el libro diario y el libro mayor. En este fascículo se describen, en primer lugar, el CATÁLOGO DE CUENTAS Y LA GUÍA CONTABILIZADORA, analizando sus características, concepto, utilidad y cómo se registran los datos. Posteriormente encontrarás las DISPOSICIONES LEGALES y su relación con el empleo de los libros contables, esto ya lo viste en el Fascículo 1 de Contabilidad I. 5 6 P R O P Ó S I T O Con el estudio de este fascículo vas a manejar algunos elementos de la Contabilidad, porque sus características, nos sirven de apoyos para llevar un control analítico de los cargos y los abonos, entre éstos cabe mencionar: a) Los auxiliares b) Subcuentas c) Movimientos y saldos de cada una de las cuentas. Para lograrlo manejarás varios instrumentos como: EL CATÁLOGO DE CUENTAS Y LA GUÍA CONTABILIZADORA. Esto te servirá para cumplir con las DISPOSICIONES LEGALES respecto a la obligación de llevar registros contables que deberán realizar las entidades comerciales. 7 8 1. CUENTAS COLECTIVAS Ahora que ya sabes aplicar la “Teoría de la partida doble”, así como registrar en las diferentes cuentas de “Mayor”, de activo, pasivo, capital y de resultados, pasaremos a ver en que consisten las “cuentas colectivas”. CONCEPTO Primero recordaremos que las cuentas llamadas de “Mayor”, expresan un saldo global, totalizador, las cuales tú ya has manejado, es decir, que este saldo se integra con la suma de dos o mas saldos de cuentas particulares a las cuales llamaremos subcuentas o auxiliares, por esta razón a las cuentas de mayor, con frecuencia se les llama también “CUENTAS COLECTIVAS”. DEFINICIÓN Con la lectura del párrafo anterior, tienes ya elementos para comprobar la siguiente definición de cuenta colectiva: Es aquella cuenta cuyo nombre representa una pluralidad y su saldo se forma por las sumas de una o más saldos de cuentas particulares, cuyos nombres suelen ser diferentes (únicos, individuales), al concepto que las integra en esa pluralidad. Para que ubiques mejor esta definición, mencionaremos los siguientes ejemplos de cuentas colectivas: Bancos Almacén Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Proveedores Acreedores diversos Documentos por pagar Gastos del departamento de ventas Gastos del departamento de administración Y ya introducidos en el concepto de subcuentas y auxiliares de mayor, tal ves te preguntes en dónde se inicia el registro y control de estas subcuentas. Pues bien el registro lo estarás haciendo en el libro diario, que será el primer registro o bien en las pólizas de registro contable, para esto ya estarás recordando la forma o presentación del libro diario, que se forma con las columnas de fecha, número de cuenta, concepto, parcial, (donde registrarás los débitos o créditos de las subcuentas o auxiliares de mayor) debe y haber, (para cargos y abonos en las cuentas de mayor). Para que puedas visualizar esto sigue el ejemplo que más adelante se te propone. 9 ¿Por qué se deben manejar subcuentas o cuentas auxiliares de mayor? En la actualidad, en la mayoría de las entidades, cada día se ven en la necesidad de efectuar operaciones que un mayor número de personas o entidades, lo que le obliga a manejar subcuentas o auxiliares de mayor, para controlar sus operaciones económicas en forma analítica e individual, para ejemplificar esto, tomamos como cuenta colectiva la de “clientes”, (por ser una de las más representativas), ya que ésta suele captar a un número muy elevado de clientes cuando las ventas son a crédito, sin otorgar garantía documental específica (letras de cambio o pagarés), veamos un ejemplo gráficamente. CUENTA DE MAYOR Y/O COLECTIVA DE CLIENTES CLIENTES S) 130.00 SUBCUENTAS O MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES 3) 7) md) Sd) Cerdán María 30.00 30.00 40.00 70.00 30.00 40.00 (2 (ma 1) 6) md) sd) García Luis 50.00 20.00 10.00 60.00 20.00 40.00 (9 (ma 2) 4) md) Sd) Matías José 20.00 10.00 40.00 60.00 10.00 50.00 (5 (ma Nota: Observarás que el resultado de la suma de los tres saldos de las subcuentas o auxiliares, es igual al saldo de la cuenta de mayor Clientes. Para que interpretes este ejemplo, tienes que recordar que la suma de movimientos deudores menos la suma de movimientos acreedores, es igual al saldo deudor o acreedor y que la suma de los saldos de las subcuentas es igual al saldo del mayor, siempre deberá ser así de lo contrario, si el resultado de la suma de los auxiliares y el saldo del mayor fueran diferentes, esto quiere decir que existe error en las sumas de los movimientos auxiliares o en la suma de los movimientos en el mayor, lo que tendría que hacer para localizar el error, es un análisis del saldo de cada una de las cuentas, tanto de las auxiliares como del mayor y hacer los asientos contables de traspaso correspondientes, para justificar el importe de los dos correctos. CLASIFICACIÓN Ahora veamos la clasificación de las cuentas, ya hemos comentado que las entidades realizan cada día un mayor número de transacciones económicas y que una de las actividades de la contabilidad es organizar las operaciones, los contadores han dado en clasificar las cuentas colectivas con base en sus características mas simples como: Cuentas Colectivas Personales y Cuentas Colectivas Impersonales. 10 DEFINICIÓN DE: Cuentas Colectivas Personales.- como su nombre lo indicas: son “cuentas que controlan el saldo de las subcuentas cuyo nombre representa a personas físicas o morales”. Como ejemplo de esta clasificación tenemos: Bancos, Clientes, Deudores diversos, Proveedores, Acreedores diversos, Doctos. por pagar,. por cobrar, (estas dos últimas cuentas se agrupan en esta clasificación ya que el pagaré o letra de cambio, son documentos mercantiles nominativos, por los que responde una persona física o moral llamados girado, girador y suscriptor). Cuentas Colectivas Impersonales.- son aquellas “cuentas que controlan el saldo de las subcuentas cuyo nombre representa a cosas o conceptos que no se refieren a personas”. Como ejemplo de esta clasificación tenemos: Almacén, Impuestos por pagar, Gastos del departamento de ventas, Gastos del departamento de administración. Auxiliares de Mayor: “Es el documento o listado donde se controlan analítica y sistemáticamente los movimientos de cargo, abonos y saldo de cada una de las subcuentas (nombre que representa una individualidad) que integran el saldo del mayor. Como comentario, existen autores que siendo contadores simplemente las clasifican como “Cuentas de Control” más importantes. Ejemplo mayor auxiliar y/o tabulares auxiliares, como registro y control de las subcuentas. El empleo de hojas tabulares o tarjetas o bien el uso de sistemas electrónicos, para procesar la información de las subcuentas, dependerá de la versatilidad y oportunidad que tenga la entidad. Cada uno de estos sistemas tendrá sus ventajas y desventajas, en esta unidad, solo te mostraremos las tarjetas y las hojas tabulares como ejemplo tipo universal. El formato de tarjetas o auxiliares de mayor para las subcuentas, los puedes conseguir en el mercado o tener tu propio diseño, teniendo entre otra información para subcuentas personales la siguiente. Encabezado: 1. El logotipo, nombre o razón social de la entidad. 2. Número y Nombre de la cuenta de mayor. 3. Número y nombre de la subcuenta. 4. Datos generales como: domicilio, teléfono referente al nombre de la subcuenta. 5. Folio, número de la tarjeta, en caso de usar mas de una tarjeta para una subcuenta. 11 En el cuerpo de la tarjeta, columnas para: 6. Fecha. 7. Referencia (número de asiento en el diario o número de póliza en su caso). 8. Concepto. (espacio para una nota de referencia). 9. Debe. Para anotar el importe de cargo. 10. Haber, para anotar el importe de abonos. 11. Saldo, para anotar el importe del saldo deudor o acreedor según la naturaleza de la cuenta. Ejemplo: de auxiliar personal. VJ. S.A. (1) No. y nombre de cuenta.___________________. (2) No.______ No. Y nombre de subcuenta.________________(3) Dirección.________________________________ Tel.______________(4) Fecha. (6) Ref. No. del asiento. (7) Folio (5) Concepto. Debe Haber Saldo (8) (9) (10) (11) AUXILIARES TABULARES IMPERSONALES Estos auxiliares, por su versatilidad de tamaño y por el número de columnas que lo forman, son empleados para controlar los diferentes gastos de los departamentos de ventas y de administración. Su diseño y presentación, también estará dado por las necesidades y capacidad técnica de la entidad o bien utilizará formatos comerciales que se apeguen a sus características. Te proponemos el siguiente ejemplo de “Auxiliar de mayor”, tabular. Encabezado. 1. Logotipo, nombre, razón social de la entidad. 2. R.F.C. de la entidad. 3. Folio, número de la hoja en caso de utilizar mas de una. 4. Número y nombre de la cuenta de mayor. 12 Cuerpo del formato, columnas para: 5. Fecha. 6. Referencia, número del asiento contable o número de la póliza. 7. Concepto, nota breve indica cómo se liquidó el importe del gasto. 8. Total. del control del gasto, (en ocasiones, con un cheque se liquidan diferentes gastos). 9. Diferente número de columnas, en el encabezado de éstas se anotará el nombre del gasto, ejemplo: sueldos, teléfono. etc. y en el cuerpo de la columna el importe de ese gasto. 10. El último renglón de la hoja tabular, lo dejarás para totalizar el importe de cada columna, esto para obtener sumas iguales, con la columna no. 8 de Total. Ejemplo de auxiliar de cuenta colectiva impersonal. VJ. S.A. (1) R.F.C._____________(2) Folio ______ (3) Dirección.________ (de la entidad.)___________. No.________ Nombre. Gasto del departamento ventas.(4) Fecha. Ref. Concepto Total Sueldos (5) (6) (7) (8) (9) Sumas. (10) 13 Comisión Teléfono Luz Etc. MAYOR AUXILIAR DE ALMACÉN Este auxiliar así como los anteriores, su diseño contendrá información similar a los anteriores como sigue: Encabezado: 1. El logotipo, nombre o razón social de la entidad. 2. Número y nombre de la cuenta de mayor. 3. Número y nombre de la subcuenta de mayor. 4. Folio número progresivo de la tarjeta, en caso de usar mas de una. Cuerpo de la tarjeta columna para: 5. Fecha. 6. Referencia. (para el número de asiento en el diario o número de póliza. 7. Concepto. (para factura no. requisición de salida, etc.) 8. Debe. 9. Haber. 10. Saldo. Ejemplo de mayor auxiliar de almacén. VJ. S.A. No. _________________ Nombre: ALMACÉN. No. Fecha. Folio No.______ Nombre de subcuenta. RADIOS. Ref. Concepto. Debe Haber Saldo TARJETA AUXILIAR DE ALMACÉN Te presentamos el ejemplo mas común de tarjeta auxiliar que por lo general podrá ser usado en el almacén, como medio de control para el almacenista, quien en este caso sería el encargado de determinar los costos de la mercancía a través del sistema U.E.P.S., P.E.P.S. o P.P., y reportarlos al departamento de contabilidad para su registro contable. 14 Su diseño y presentación, también se hará de acuerdo a las posibilidades técnicas y económicas de la entidad o bien, utilizar el formato comercial, tarjeta que podría ser con el diseño siguiente. Encabezado: 1. Logotipo, nombre o razón social de la entidad. 2. Número y nombre de la cuenta de mayor. 3. Número y nombre del artículo (con datos técnicos para identificar plenamente el artículo como por ejemplo: modelo, color, etc.) 4. Número clave (en algunos casos número de clave que diseña la entidad para identificar plenamente el artículo de otros del mismo tipo). 5. Ubicación topográfica (lugar dentro del almacén donde deberá localizar el artículo en cuestión). 6. Espacio para MÍNIMOS Y MÁXIMOS (cantidad de artículos mínimos para solicitar su reposición y máximos entre otras razones, para no saturar el almacén con inversiones muy elevadas que finalmente produzcan pérdidas). 7. Fecha (de vigencia de revisada la existencia). Nota: este encabezado pudiese contener mayor información, esto lo determinaría las necesidades de la entidad. Cuerpo de la tarjeta (columnas para). 8. Fecha. 9. Referencia, número del asiento en el libro diario o número de la póliza en su caso. 10. Espacio para artículos, dividida en: entradas. salidas. existencia. (saldo en unidades). 11. Costo (se reporta el valor de ingreso de los artículos). 12. Costo de salida. ( U.E.P.S., P.E.P.S. o P.P. según el método de valuación de las mercancías que se adopten). 13. Debe. 14. Haber. 15. Saldo. (valor de los artículos en existencia). 15 Ejemplo de tarjeta auxiliar de almacén. VJ. S.A. (1) Número._____. Nombre: ALMACÉN. (2) Nombre del Art.: RADIO RELOJ. (3) (4) (5) (6) Clave: 21 XZ. Ubicación: ALMACEN B. ZONA 2. Mínimo____ Max.______. Fecha. _______________. (7) Fecha (8) Ref. (9) Concepto (10) E 10.1 Artículos S Ex 10.2 10.3 Costo 11 Costo. UEPS 12 Debe Haber Sado 13 (14) 15 REGISTRO AUXILIAR DE DOCUMENTOS POR COBRAR Y/O POR PAGAR Resulta también práctico, en algunas entidades, utilizar formatos de tarjetas, para llevar el control analítico de estos documentos mercantiles (letra de cambio, pagaré), éstos como los otros formatos anteriores, se diseñan de acuerdo a las necesidades de cada entidad, su presentación es la siguiente. Encabezado: 1. Logotipo. Nombre o razón social de la entidad. 2. Datos generales de la entidad. 3. Número de folio de la tarjeta (en caso de utilizar más de una). 4. Número y nombre de la cuenta de mayor. 5. Fecha Cuerpo de la tarjeta (columnas para) 6. Fecha. 7. Referencia. (número de asiento en el libro diario o número de póliza). 8. Tipo de documento. (letra de cambio o pagaré y número del documento). 9. Observaciones. (datos sobre las características o convenio del documento). 10. Girador. 11. Girado 16 12. Fecha de vencimiento. 13. Importe. Ejemplo del registro auxiliar de Documentos por Cobrar. VJ. S.A. (1) R.F.C.________________. (2) Domicilio.___________________. Folio.______ (3) No._______ Registro auxiliar de Documentos por Cobrar.(4) Fecha. Ref. 6 7 Tipo de docto. 8 Observa ciones 9 Girador Girado 10 11 Fecha (5) Fecha de vencimiento 12 Plaza Importe 13 Sumas. (10) Ejemplo del registro auxiliar de Documentos por pagar. VJ. S.A. R.F.C.___________________. Domicilio .____________________________ . Folio ______ No.______. Documentos por pagar. Fecha. Ref. Tipo de Docto. Observaciones Girador Girado 17 Beneficiario Fecha Venc. Plaza Importe Para que puedas comprobar gráficamente el uso y aplicación de las tarjetas y hojas auxiliares de las subcuentas, a continuación te presentamos un ejemplo, en el cual verás el uso del Libro Diario, que es la fuente de información, en la columna de parcial, encontrarás los cargos o abonos que indique el registro en el MAYOR, para concentrarlos en los auxiliares o subcuentas correspondientes. A través del procedimiento de registro de una operación, mediante el sistema manual que ya has venido practicando en el curso anterior, más el empleo de los auxiliares y subcuentas que ahora ya conoces, quedaría ilustrado como sigue: Ejemplo de operaciones económicas. El día 8 la entidad VJ. S.A., realiza cobros a sus clientes: El cliente Luis Pérez, paga a cuenta de su adeudo N$150.00, importe que se deposita en Bancomer S.A. según ficha de depósito. El cliente Rubén García, paga a cuenta de su adeudo N$200.00, importe que se deposita en cuenta de cheques de Bancomer S. A. según ficha de depósito. El cliente Lino Mejía, paga a cuenta de su adeudo N$300.00, importe que se deposita en cuenta de cheques según ficha de depósito de Banorte S.A. Ejemplo de registro contable en libro diario. VJ. S.A. DIARIO GENERAL. FECHA R CONCEPTO PARCIAL -1BANCOS. Bancomer. S.A. N$150.00 Bancomer. S.A. 200.00 Banorte, S.A. 300.00 CLIENTES: Luis Pérez. 150.00 Rubén García. 200.00 Lino Mejia. 300.00 Cobranza del día según reporte DEBE HABER N$650.00 N$650.00 Las concentraciones o pases al mayor, (sólo para ilustrar este caso, emplearemos esquemas de mayor, ya que éstos sustituyen – los formatos para efectos prácticos). CUENTAS COLECTIVAS O DE MAYOR. (ver en el libro diario las columnas de DEBE Y HABER). AUXILIARES DE MAYOR O SUBCUENTAS (ver en el libro diario, la columna de parcial). 18 BANCOS. Bancomer S. A. S) 650.00 S)150.00 S)200.00 CLIENTES. Banorte S.A. 1) 300.00 Rubén García S) 1000.00 650.00 (1 S) 300.00 200.00 (1 Lino Mejía S)500.00 300.00 (1 Luis Pérez s) 200.00 150.00 (1 S) Saldo inicial de la cuenta de clientes de mayor y sus respectivas subcuentas. APLICACIÓN PRÁCTICA DEL USO DE TARJETAS Y HOJAS TABULARES PARA EL CONTROL DE LAS SUBCUENTAS Ejercicio. La entidad Gama S. A. contabiliza sus operaciones económicas por el mes de marzo del presente, presentando Balanza de comprobación 28 de febrero del presente. GAMA S.A. Balanza de comprobación al 28 de Febrero de 19___. Concepto. Bancos. Clientes. Almacén. Proveedores. Capital. Utilidad del E. Sumas. Movimientos Deudor Acreedor Deudor N$ 45 000. 15 000. 25.000. 20 000. N$ 20 000. 6 500. 10 000. 30 000. 36 000. 2 500. N$ 25 000. 8 500. 15.000. N$105 000. ========= N$105 000. ========= 48 500. ======= Saldos Acreedor N $10 000. 36 000. 2 500. 48 500. ======== Poner razones de impresión en la estructuración de los cuadros, algunos de éstos no tienen los centavos; en la práctica siempre deben aparecer. Como un ejercicio puedes anotárselos. 19 GAMA S.A. Relación de saldos al 28 de Febrero de 19___ Nombre. Saldos. Bancos. Banpais S. A. Bancrecer S. A. N$ 15 000.00 10 000.00 N$ 25 000.00 Clientes. Luis García La central S. A. 3 500.00 5 000.00 N$ 8 500.00 Almacén. 15 unidades TV. JVC. 15 000.00 N$ 15 000.00 PROVEEDORES. MIR. S.A. 10 000.00 N$ 10 000. Capital. 36 000.00 N$ 36 000.00 Utilidad del E. N$ 2 500.00 N$ 2 500.00 Ahora ya tenemos nuestra relación de cuentas y saldos. Por ahora ya estás listo para registrar el asiento de apertura, lo cual puedes consultar en el ejemplo siguiente de libro diario. Podrás observar en esta relación de saldos y cuentas, cómo se integra el saldo de Bancos, que también aparece en la Balanza de comprobación. 20 Ejemplo: El saldo del Mayor Bancos que es de N$25 000.00, está integrado por la suma de los saldos de: Banpaís S.A. Bancrecer S.A. N$ 15 000.00 10 000.00 Suma: N$ 25 000.00 Saldos que pueden confirmar en la relación de saldos y cuentas. Las actividades económicas de esta entidad, fueron reportadas durante el mes de marzo de 19___. Como siguientes: 1. El día 2 de marzo nos reportaron que el cliente Luis García liquidó parte de su adeudo por N$500.00 según ficha de depósito de Bancrecer S. A. 2. El día 5 de marzo el departamento de ventas, reporta haber vendido a crédito a los siguientes clientes según facturas: Fact. No. 50 cliente Hugo Morales por: Una TV. JVC. en más 10% I.V.A. Total N$ 1 900.00 190.00 N$ 2 090.00 Fact. No. 51 cliente La Comercial S.A. por: 4 TV. JVC a $1600.00 c/u más 10% I.V.A. más 10% Total. I.V.A. N$ 6 400.00 640.00 N$ 7 040.00 Nota: El contador de la entidad, nos pide registrar el costo de las mercancías vendidas a través del control de U, E.P.S. 3. El día 10 de marzo el departamento de almacenes, reporta haber recibido mercancías por concepto de compra según factura No. 081 de MIR. S.A. como sigue. 10 T.V. JVC. a 10 Radio C.B. a N$1 100.00 c/u 500.00 c/u suma más 10% I.V.A. Total N$ 11 000.00 5 000.00 16 000.00 1 600.00 N$ 17 600.00 21 4. El día 12 de marzo se reporta el cheque no. 17 por N$ 5000.00 a favor de MIR, S.A. para cubrir parte de nuestro adeudo. 5. El día 14 de marzo, nos reportar la primera quincena del mes de marzo por concepto de sueldos por N$ 1 200.00; por instrucciones del contador se aplicará el 70% para el departamento de ventas y el 30% para el departamento de administración: se retiene a los trabajadores N$90.00 de I.S.R. y N$35.00 por concepto de cuotas de seguridad social (IMSS). Por el neto se expide el cheque no. 10 de Bancrecer S.A. 6. El día 20 de marzo se expide cheque no. 18 de Banpaís S.A. por N$1 001.00, para cubrir el pago de diferentes gasto según recibos. Rec. De marzo no. 3 por Rec. Teléfono por Rec. Luz por Sumas N$ 800.00 más I.V.A. N$ 80.00 50.00 más I.V.A. 5.00 60.00 más I.V.A. 6.00 N$ 910.00 más I.V.A. + TOTAL 91.00 N$1 001.00 Nota: El contador indica aplicar el gasto como sigue: 70% para el departamento de ventas. Y el 30% para el departamento de administración. Cálculo para aplicación del gasto: Gasto Renta Teléfono Luz Sumas Importe 800.00 50.00 60.00 70% 560.00 35.00 42.00 30% 240.00 15.00 18.00 I.V.A. 80.00 5.00 6.00 Total. 880.00 55.00 66.00 910.00 637.00 273.00 91.00 1 001.00 7. El día 28 de marzo reportan la segunda quincena de marzo por n$1 100.00, se retienen a los trabajadores n$ 65.00 de I.S.R. y n$ 30.00 de cuotas de seguridad social (IMSS). Por el neto se expide el cheque no., 11 de Bancrecer. Nota según órdenes el gasto de la nómina se aplicará el 70% para el departamento de ventas y el 30% para el departamento de administración. Procedimiento: 1. Lee cada una de las operaciones aquí propuestas en forma independiente, y consulta el registro correspondiente (asiento), en el libro diario. 2. Revisa tu libro diario y tus auxiliares al mismo tiempo, para que compruebes que la columna de parcial dio origen a las subcuentas o auxiliares de mayor, con cargo o abono correspondiente y. 3. Verifica que el saldo en esquemas de mayor, con la suma de los saldos auxiliares son iguales. 22 4. Checa la balanza de comprobación y el libro diario, en la columna total de movimientos deudores y acreedores con el importe acumulado del diario, deben ser iguales. 5. Por último, observa el reporte, relación de cuentas de mayor y subcuentas, para comprobar que los registros fueron asentados correcta y oportunamente. GAMA S.A. R.F.C. ….. Dirección… Fecha 1 2 5 No. Folio no. 1 LIBRO DIARIO DEL MES DE MARZO DE 19…. De Concepto. A Bancos Banpaís S.A. Bancrecer S.A. Clientes Luis García La central S.A. Almacén TV. JVC 15 art, Proveedores MIR S.A. Capital Utilidad del Ejer - 1 Bancos Bancrecer S.A. Clientes Luis García Cobranza del día y ficha de depósito. - 2 Clientes Hugo Morales La Comercial S.A. Ventas Vta. 10% I.V.A. Trasladado I.V.A. 10% - 2ª. Costo de Ventas Almacén TV JVC 5 art. Nutra. Facts. Nmo., 50 y 51 respectivamente PASA AL FOLIO No. 2 Parcial N$15 000. 10 000. 3 500. 5 000. 15 000. Debe N$ 25 000 8 500. 15 000. N$10 000 10 000. 500. 36 000. 2 500. 500. 500. 500. 2 090. 7 040. 9 130. 8 300 8 300. 830. 830. 5 000. 5 000. N$63 130. 23 Haber 5 000 N$63 130 GAMA S.A. R.F.C. ….. Fecha 10 12 14 No. Folio no. 2 LIBRO DIARIO DEL MES DE MARZO DE 19… De Concepto. DEL FOLIO No. 1 Parcial - 3 Almacén TV. JVC 10 A 1100. Radio C a 500. I.V.A. Acreditable Proveedores MIR S.A. Compra seg, fact no. 81 - 4 Proveedores MIR S.A. Bancos Banpais S.A. Nutro. Ch no. 17 - 5 Gastos de venta Sueldos 5ª. Qna. Gastos de Admón. Sueldos 5ª., Qna. Imp. Por pagar ISR. Retenido Acreedores Div. Cuotas IMSS Bancos Bancrecer S.A. Ch. No. 10 a Nosotros 11 000. 5 000. Debe N$63 130. 16 000. 1 600. 17 600. 5 000. 360. 5 000. 840. 360. 90. 90. 35. 35. 1 075. 1 075. PASA AL FOLIO No. 3 N$86 930. 24 17 600. 5 000. 5 000. 840. Haber N$63 130. N$86 930 GAMA S.A. Folio no. 3 R.F.C. ….. Libro diario del mes de marzo de 19____ Fecha 20 8 No. de Concepto. Parcial DEL FOLIO No. 2 - 6 Gastos de venta Rentas Teléfono Luz Gastos de Admón Rentas Teléfono Luz I.V.A. Acreditable Bancos Banpaís S.A. Ch. No. 18 Nosotros - 7 Gastos de venta Sueldos 2ª. Qna. Gastos de Admón. Sueldos 2ª. Qna. Imp. Por pagar ISR. Retenido Acreedores Cuotas IMSS Bancos Bancrecer S.A. Ch, 11 a nosotros Debe Haber N$86 930. 560. 35. 42. 240. 15. 18. 637. 273 91. 1 0001. 770. 330. 1 001 770. 330. 65. 65. 30. 30. 1 005. 1 005. SUMAS $86 930 89 031. 89 031 Para que tengas una estructura general de este ejemplo, te mostraremos el uso práctico de los auxiliares en la siguiente presentación. 25 Cuenta Colectiva de Mayor: BANCOS. a) 1) 25 000.0 500.0 5 000.0 (4 1 075.0 (5 1 001.0 (6 1 005.0 (7 md) 25 500.0 sd) 8 081.0 (ma 17 419.0 GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Bancos. Fecha 1 May 12 May 20 May Subcuenta: Banpaís S.A. No. de Reg. A 4 6 Concepto Debe Saldo del mes anterior Ch. No 17 MIR S.A. Ch. No. Nosotros mis. Haber N$5 000. 1 001. Saldo N$15 000 10 000 8 999 GAMA S.A. Folio No. 1 CUENTA: Bancos. Fecha 1 May 2 May 14 May 28 May No. de Reg. A 1 5 7 Subcuenta: Bancrecer S.A. Concepto Debe Saldo del mes anterior Ficha de depósito Ch. No 10 para nosotros Ch. No. 11 para nosotros 500 Haber N$1 075. 1 005. Saldo N$10 000 10 500 9 425 8 420 A continuación te presentamos una serie de tarjetas llénalas a partir del libro diario. 26 CLIENTES GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Subcuenta: Fecha No. de Reg. Concepto Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Subcuenta Fecha No. de Reg. Concepto GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. de Reg. Concepto Debe 27 Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Subcuenta: Fecha No. de Reg. Concepto Debe Haber Saldo ALMACÉN GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. de Reg. Concepto Debe Haber Saldo GAMA S.A. Folio no. AUXILIAR DE ALMACÉN. FECHA No. ARTÍCULO.____________________ UNIDADE S E. S. EX Costo UEPS IMPORTE Debe 28 Haber Saldo PROVEEDORES GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe Haber Saldo Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe 29 ACREEDORES GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe Haber Saldo Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe 30 IMPUESTOS POR PAGAR GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe Haber Saldo Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe 31 I.V.A. TRASLADADO GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe Haber Saldo Haber Saldo GAMA S.A. Folio No. CUENTA: Fecha Subcuenta: No. Concepto Debe 32 GAMA S.A. Balanza de comprobación al 31 de marzo de 19____ Concepto Bancos Almacén Clientes I.V.A. Acreditable Proveedores Acreedores Impuestos por Pagar I.V.A. Trasladado Capital Utilidad del Ejer. Costo de ventas Gastos de venta Gastos de admón Ventas Movimientos Deudor Acreedor N$ 25 500. N$ 8 081. 31 000. 5 000. 17 630. 500. 1 691. 5 000. 27 600. 65. 155., 830. 36 000. 2 500. 5 000. 2 247. 963. 8 300. sumas 89 031. Saldos Deudor Acreedor N$ 17 419 26 000 17 130 1 691 N$ 22 600 65 155 830 36 000 2 500 5 000 2 247 963 8 300 89 031. 70 450 70 450 Nota: Ahora te toca a ti, elaborar y presentar tu relación de saldos (subcuentas), que anexarás a tu Balance General, recuerda que la suma de las subcuentas de Mayor checan con esta Balanza de comprobación. CATÁLOGO DE CUENTAS Estarás de acuerdo que hasta este momento, ya identificas plenamente el “Estado de situación financiera” y el Estado de Resultados”, de una entidad comercial y que para elaborarlos, clasificaste y organizaste las cuentas, primero por rubros como son: Activo circulante Activo diferido Activo fijo Pasivo a corto plazo Pasivo a largo Pasivo diferido Capital contable Capital social Utilidad Pérdidas 33 Y ya clasificadas y organizadas las cuentas, de acuerdo con la presentación comúnmente aceptada, siempre las presentarás con cierto orden, incluyendo las subcuentas, ahora que ya conocer de ellas. Estas últimas cuentas las organizaste primero en orden numérico y posteriormente en orden alfabético. Estas listas las llamarás “Catálogo de Cuentas”, que te servirá para procesar la información contable, en forma sistemática, a través de procedimientos y métodos que te facilitarán alcanzar los objetivos contables como son la información financiera. Ejemplo de la integración del catálogo numérico de cuentas: Como base de organización tomaremos el siguiente Estado de Situación Financiera, que nos dará los parámetros de la clasificación numérica. Nombre de la entidad. Estado de Situación Financiera al _____ de _________________________ de ______. ACTIVO. Circulante. PASIVO Corto plazo Fijo Permanente Diferido. Diferido. Otros CAPITAL CONTABLE CAPITAL Social Utilidad del ejercicio Sumas. Utilidad del ejercicio ant. Pérdida del ejercicio Sumas. Codificando los rubros del Estado de Situación Financiera anterior, quedaría como sigue: Número. Rubros. 1.11.12.13.14.- Activo. Circulante. Fijo. diferido. Otros. 2.21.22.23.3.- Pasivo. Corto plazo. Largo plazo. Diferido. Capital Contable 34 31.32.33.34.- Capital social. Utilidad del ejercicio. Pérdida del ejercicio. Utilidad de ejercicios anteriores. Ahora ya tienes tu base numérica, para organizar las cuentas de mayor, de la balance o Cuentas Colectivas, que se irán integrando como sigue: Número Cuentas. 111.- Caja. ____________ nombre de la cuenta de Balance. ____________ clasificada en circulante. ____________ integrada en el activo. 112.- Bancos ___________ nombre de la cuenta de Balance. ___________ clasificada en circulante, ___________ integrada en el Activo. 1121.- ___________ ___________ ___________ ___________ Banpaís. S.A. nombre de la subcuenta perteneciente a la cuenta de mayor “Banco”. clasificada en el circulante. integrada en el Activo. 211.- Proveedores. ___________ nombre de la cuenta de Balance. ___________ clasificada en circulante. ___________ integrada en el pasivo. 2111.La Hidalguense S.A. ___________ nombre de la Subcuenta. ___________ perteneciente al mayor “Proveedores”. ___________ clasificada en circulante. ___________ integrada en el Pasivo. Como podrás ver, en esta base de clasificación numérica, tienes hasta cuatro dígitos (espacios), para identificar una cuenta de mayor o subcuenta, en algunos textos de contabilidad podrás encontrar una base de clasificación de seis o mas dígitos de clasificación, dependiendo de las necesidades del departamento de contabilidad, considerando el tamaño de la entidad. 35 Tomando como base la información anterior, el siguiente es un ejemplo de Catálogo de cuentas numérico. GAMA S.A. R.F.C. . . . . . Dirección . . . . . CATÁLOGO NUMÉRICO DE CUENTAS. Autorizado por: _______ revisado por: __________ Fecha. _____________ Número 1.11.111.112. 1121.1122.- Cuentas Activo. Circulante. Caja. Bancos. Banpaís S.A. Bancrecer, S. A. 113.- (espacio para integrar una cuenta). 114.- Clientes. 1141.1142.1143.- Luis García El Roble S. A. Antonio Pérez. 115.1151.1152.- Documentos por cobrar. Pagarés. Amalia González. Letras de Cambio. La Central S. A. 116.1161.1162.- Deudores diversos. José Zurita. Ariel S. A. 117.- I.V.A. Acreditable. 118.1181.1182.- Almacén Televisiones. Radios. Nota. (La información de estas subcuentas, se apoyan en el registro o tarjetas auxiliares del almacén, que son el soporte para determinar los costos de cada uno de los artículos. 12.- Activo fijo. 121.1121.1122.- Mobiliario y equipo de oficina. Sillones de oficina. Escritorios. 36 122.1121.1122.- Equipo de reparto Combi Ford. F150. 123.- Edificios. 13.- Diferido. 131.1311.1312.132.1311.1312.- Gastos de Organización. Asesoría contable. Asesoría en mercadotecnia. Gastos de Instalación. Asesoría contable. Asesoría en mercadotecnia. 132.1321.1322.- Gastos de instalación. Sistemas de iluminación Sistemas de ambientación. 2.21.- Pasivo. A corto plazo. 211.2111.- Proveedores. La Nacional S. A. 2112.- El Fuerte S.A. 212.2121.2122.- Documentos por Pagar. Letra de cambio, La Central S.A. Pagaré. La Oriental, S.A. 213.2131.2132.- Impuestos y cuotas por pagar. I.S.R. a cargo. I.S.R. retenido. 214.2141.2142.- Acreedores diversos. Bancrecer, S. A. La Nacional, S. A. 215.2151.2152.- I.V.A. Trasladado 10% I.V.A. 6% I.V.A. 216.- I.V.A. por pagar. 22.- A largo plazo. 221.2211.- Acreedores hipotecarios. Banorte, S.A. 37 223.2231.- Documentos por pagar a largo plazo Pagarés. Comercial Monterrey S. A. 23.- Diferido. 231.- Rentas cobradas por anticipado. 3.31.311.312.- Capital Social.Socios. Pedro Garza. Noe Salas. 32.- Utilidad del ejercicio. 33.4.- Pérdida del ejercicio. Ingresos. 41.411.412.413.42.- Ventas Vtas. al 10% Vtas. al 6% Vtas. al 0% Productos financieros. 43.- Otros productos. 44.- Otros ingresos. 5.- Egresos 51.52.53.54.55.- Costo de Ventas. Gastos del Departamento de Ventas. Gastos del Departamento de administración. Gastos Financieros Otros Gastos. 6.61.62.63.64.65.66.- Cuentas complementarias. Estimación para cuentas incobrables. Amortización acumulada de gastos de instalación. Amortización acumulada de gastos de organización. Depreciación acumulada de equipo de transporte. Depreciación acumulada de equipo de reparto. Depreciación acumulada de equipo de oficina. Subcuentas de Egresos. 01. 02. 03. 04. 05. 06. Agua. Amortización de gastos de instalación. Amortización de gastos de organización Depreciación de edificios. Depreciación de equipo de reparto. Depreciación de equipo de transporte. 38 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. ... Depreciación de equipo de oficina. Descuentos. Estimación para cuentas incobrables. Comisiones. Gasolina. Honorarios. Lubricantes. Luz. Materiales de aseo y limpieza Materiales para mantenimiento de unidades. Pasajes. Publicidad. Primas de seguro. Sueldos. Teléfono. Nota: Observa que en este catálogo, las subcuentas de egresos (gastos) llega al número 21, quedando abierta la numeración, para integrar más subcuentas. Además del catálogo numérico de cuentas, existe otro catálogo con estas mismas cuentas pero ordenado en forma alfabética y que estos catálogos se irán incrementando de acuerdo a las necesidades y que la clasificación en base a cuatro, seis o más dígitos (espacios) dependerá de los requerimientos de la entidad. 39 2. GUÍA CONTABILIZADORA En todas las actividades profesionales, donde interviene la mano del hombre, se requiere de enseñar a otros, por lo que resulta necesario contar con una guía, que sería aquél que conduce y enseña pues es el que sabe más. A falta de esa guía, es conveniente elaborar un manual de registro de operaciones contables, además del catálogo de cuentas, un manual que recopile y presente en forma resumida lo fundamental de la actividad contable, manual que muy bien podríamos llamarlo “GUÍA CONTABILIZADORA.” Concepto de Guía contabilizadora. Atendiendo la lectura de introducción, podemos decir que la guía contabilizadora, es el documento que enseña y conduce cómo registrar contablemente las operaciones económicas de una entidad, indicando en forma analítica la operación, mencionando los documentos que intervienen y señalando las cuentas que se afectarán de cargo o abono.” Y que entre otros propósitos deberá llenar lo siguiente: 1.- Sistematizar la información financiera. 2.- Establecer políticas de operación dependiendo del giro de la entidad. Su presentación podría ser en forma tabular o en redacción relacionada. Para que tengas una idea de este documento, te presentamos el siguiente ejemplo de Guía Contabilizadora: Ejemplo: 40 TIR. S.A. Giro de la entidad: Compra venta de artículos para el hogar. GUÍA CONTABILIZADORA Vigente a partir de: __02-11-2004_ Revisado por: C.P. _____________ No. de Actividad 1.- Ingresos por: 11.- Ventas de contado 12.- Ventas a crédito 13.- Ventas con Respaldo de Doctos. 2.- Egresos. 21.- Compras de contado: Mercancías para su venta. 212.- A crédito 213.- Con garantía documental. 22.- Mercancía para nuestro consumo. 221.- de Contado. Autorizado por: C.P.__________ Doctos. fuente de información Reporte de caja fichas de depósito, notas de venta Factura. Factura, Factura-pagaré Pagaré, Letra de cambio, nota de cargo, de crédito Cuentas que afecta de.. Registro de cargo abono Caja X Bancos Clientes Doctos por cobrar. X X X Ventas. Costo de ventas. Almacén. Factura del proveedor. Reporte-entrada almacén-Póliza cheque 41 X Bancos. Gastos de Venta. Gastos de admón. Materiales de aseo y limpieza. Caja. Bancos. X X Almacén Nota de remisión, reporte Almacén de entrada al almacén Proveedores Nota de remisión, Pagaré Almacén. Letra de cambio. Doctos por pagar Nota de compra remisión, factura. Nota de Entrada al Almacén X X X X X X X X X X X 222.- A crédito. 223.- Con garantía Documental. Nota de remisión nota de entrada al Almacén. Nota de remisión, nota de entrada al Almacén. Pagarés, Letra de Cambio. Gastos de Venta. Gastos de Admón. Material de aseo y Limpieza. Acreedores. DirvesosGastos de venta. Gastos de Admón. Material de Aseo y Limpieza. Documentos pagar. X X X X X X X X Asterisco o nota al calce del documento guía contabilizadora que dice: Los documentos comprobatorios del registro contable, deberán reunir los requisitos fiscales que se indican en el art. 29ª del Código Fiscal de la Federación fracciones: I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio y clave del registro federal de contribuyente de quien lo expida (cédula de identificación fiscal). II.- Contener impreso el número de folio. III.- Lugar y fecha de expedición. IV.- Clave del registro federal de contribuyente de la persona a favor de quien se expida. V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VI.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importanción, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. CFR: 1993. Nota: Este ejemplo de Guía contabilizadora, sólo muestra una pequeña parte del mismo, si observas su contenido, te debe servir de guía para realizar tu trabajo contable y en este ejemplo, describe una actividad con la cual ya estás familiarizado y ya practicaste en el curso anterior, en caso de duda, este documento te servirá de consulta. 42 3. DISPOSICIONES LEGALES A continuación verás los ordenamientos legales que rigen a la contabilidad, mismos que han venido sufriendo adecuaciones a través del tiempo, con la idea de simplificar y modernizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Si bien la Contabilidad se ha aplicado en las entidades comerciales con imperativos administrativos, existen ordenamientos legales que la hacen obligatoria, de ahí que todos los sistemas o procedimientos contables que se utilizan para el registro de las operaciones comerciales, se derivan de un mismo sistema que fue el primero en emplearse, llamado “SISTEMA DE DIARIO CONTINENTAL” el cual funciona con base en la teoría de la partida doble. Para continuar analizaremos estos conceptos, que su comprensión te será muy útil en tus estudios y actividades contables. Recuerda que “SISTEMA”, es un conjunto de elementos relacionados con la entidad comercial e interrelacionados entre si para lograr el objetivo definido por el propio sistema que es el de proporcionar información financiera tanto para los propietarios de la entidad económica para proteger su patrimonio, como para Estado fijar las bases fiscales, sobre las que deben determinarse y pagarse los impuestos, y el Sistema o procedimiento Continental, requiere de un Libro llamado Diario Continental o Diario General, en el cual se van registrando una a una las operaciones efectuadas, basándose en los documentos comprobatorios relativos a dichas transacciones. Como podrás ver solo mencionaremos las principales leyes y los artículos que regulan el empleo de los sistemas de contabilidad (lectura que hiciste en el curso de Contabilidad I) A continuación te presento el resumen de las distintas disposiciones legales referente a los libros de contabilidad. OBLIGACIÓN DE CÓDIGO DE COMER CIO C.C. CONCEPTO ART. 16 DE CONTABILIDAD REGLAS PARA LLEVAR CONTABILIDAD CONTABILIDAD SIMPLIFICADA CONTABILIDAD ART. PERSONAS 33, 34, MORALES 35, 36 ART. CONTABILIDAD 33, PERSONAS 34 y 35 FÍSICAS CONSERVAR CONTABILIDAD ART. 38 CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERAC.F.F. ART. 28 LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA L.I.S.R. LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO L.I.V.A. LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES L.G.S.M. ART. 58 F1 L. ART. 32 F1 Y R. 46 ART. 166 172 AL 177 ART. 28 Y R. 26 AL 29 y R. 32 R. 32 ART. 112 F 1X R 64 R 102, R 111, L 88 – II L 112 – II L. 112-II L. 112-VI 43 EXPLICACIÓN INTEGRADORA En el siguiente cuadro sinóptico, observarás las principales leyes que se mencionaron así como sus relaciones con los sistemas de contabilidad. ORDENAMIENTOS LEGALES OBLIGACIÓN LEGAL CÓDIGO DE COMERCIO ARTS. 16 FRACC. III 33, 34, 35, 37 Y 38 SISTEMAS DE CONTABILIDAD A TRAVES DE: CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN ART. 30, 30ª, 83 Y 84. SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS DE CONTABILIDAD. (SISTEMAS DE COMPUTACIÓN). REGLAMENTO DEL C.F.E. ARTS. 26,27,28 Y 29 LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ART. 58 OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ART. 32 LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES. ART. 166 Y 172 AL 177 44 SISTEMAS MANUALES DE CONTABILIDAD (CONTINENTAL, DIARIO, CAJA TABULADORES, CENTRALIZADOR, PÓLIZAS, LIBRO DIARIO, MAYOR Y LOS AUXILIARES. LIBRO DIARIO En el tema de la unidad anterior, las disposiciones legales (código fiscal de la federación, código de comercio, etc.) delegan la obligación a las entidades comerciales de llevar e implementar sistemas de contabilidad para cumplir con esas disposiciones. Así encontrarás Libros de contabilidad que se manejan en forma manual, también encontraras Libros que se procesan con base en programas de computación. Los cuales cuentan con sistemas versátiles para reproducir dichos Libros diario, Mayor y Auxiliares, en este último se registran en forma analítica las operaciones, al Libro auxiliar que también se le conoce como Libro de subcuentas. Por la gran capacidad de estos medios electrónicos de reproducción, las hojas de los Libros de contabilidad contarán con el encabezado que describimos anteriormente, por lo tanto las hojas que forman dichos Diarios, contarán con el número de folio progresivo en el momento de su impresión. El Libro Diario, considerado como uno de los principales de contabilidad, es reconocido también con el nombre de Libro de primera anotación, en el cual se registran por orden cronológico de fechas, cada una de las operaciones efectuadas por la entidad económica. Cabe recordar que dichas operaciones estarán respaldadas con los documentos que le dan carácter comprobatorio, estos documentos deberán reunir los requisitos fiscales vigentes, quedando debidamente clasificados y archivados para su fácil localización. La operación de asentar en el Libro Diario, es el registro, acción a la que se le conoce como asientos contables, los cuales deben elaborarse siguiendo determinadas reglas de clasificación, mismas que se dividen en: Asientos simples y Asientos Compuestos. Asientos simples: Son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de abono. Asiento compuesto: Son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y varias de abono, también cuando constan de varias de cargo y una de abono o una de abono y varias de cargo. En cuanto al Libro Diario se refiere, haremos una descripción que te dará un panorama de la información y los datos que debe contener el encabezado del Libro Diario deberá llevar: El número del Diario: número progresivo que se anota para identificar los Diarios utilizados y folios de los mismos. Clase del negocio: Giro o actividad del negocio. Nombre o Denominación: Razón social del negocio. Nombre del propietario: Domicilio fiscal: Lugar donde se asienta la administración principal del negocio 45 Estos datos se anotarán regularmente en la primera hoja del Diario, anteriormente lo hacía un empleado de la oficina Federal de Hacienda cuando era obligatorio pedir la autorización de los Libros de contabilidad. Para 1993 esta disposición legal se derogó con la finalidad de hacer más expeditos los trámites fiscales. Aún en la actualidad, sigue siendo obligatorio el uso de los Libros de contabilidad por parte de las entidades comerciales. En el Libro Diario, se describen una serie de datos que son de carácter informativo, en los cuales el nombre de las cuentas de cargo y abono deberán aparecer. 1. Fecha de operación. 2. Número de orden de la operación (número de asiento). 3. Nombre de las cuentas que intervienen y de sus auxiliares correspondientes. 4. Descripción de los documentos que amparan la operación: “Facturas”, “Notas de remisión”, “Pagarés”, “Letras de cambio”, recibos entre otros que cumplan con los requisitos fiscales y fecha de vencimiento en su caso. 5. Condiciones de pago en la operación: en efectivo, parte en efectivo, a crédito y parte a crédito. Se deberán mencionar estos datos que identifiquen claramente la operación al registrarla en el Libro Diario. Con esto se cuenta con la información que sirve de base para tomar medidas administrativas y sobre todo se cumple con las disposiciones fiscales. A las hojas del Libro Diario se le da una presentación que se puede considerar como universal; es decir presentará pequeñas diferencias, pero que finalmente cumplen con los objetivos de registro, para lo cual te proponemos la siguiente presentación: FECHA FOLIO DEL MAYOR D I A R I O CONCEPTO (REDACCIÓN) PARCIAL DEBE (CARGOS) HABER (ABONOS) A este formato se le conoce con el nombre de rayado de Diario continental. A continuación describiremos el uso de las columnas que integran este formato. 46 Fecha: En esta columna anotarás la fecha que reporta el documento a registrar contablemente, es decir la fecha de operación. Folio de Mayor: En esta columna anotarás el número que le corresponda a cada una de las cuentas del asiento, según su folio en el Libro Mayor, o el número de página en que aparecen dichas cuentas, o el número que le corresponda según el catálogo de cuentas a su organización. Concepto (Redacción): En esta columna anotarás el siguiente orden: 1) Número de asiento (registro contable). 2) El nombre de la o las cuentas de cargo. 3) El nombre de la o las cuentas de abono. 4) La redacción, es una leyenda breve que describe la operación completa, considerándola como indicación de la operación y documentos que comprueben dicha operación y condiciones de pago. Parcial: En esta columna anotarás la cantidad de las diversas subcuentas o auxiliares que conforman el total de cargo o abono de la cuenta mayor. Debe o Cargo: En esta columna anotarás la cantidad para cada una de las cuentas de mayor. Haber o Abono: en esta columna anotarás la cantidad para cada una de las cuentas de mayor. Ejemplo del uso de rayado de Diario se describe a continuación la presentación que deben tener los asientos en el Libro Diario y el uso de la inicial A. El número del asiento lo registraremos al centro de la columna (concepto) en medio de dos líneas horizontales, una de cada lado del número, esto con el objeto de separar los asientos. La línea de la izquierda empezará después de la columna para folio y terminará al centro de la misma columna, y la otra línea de la derecha inicia después de este número y termina antes de llegar a la columna de parcial. En los siguientes renglones anotarás, el nombre de la o las cuentas de cargo junto a la columna de folio, en los siguientes renglones, el nombre de la(s) cuenta(s) de abono, se anotará dejando un espacio (sangría) de uno a dos centímetros de la columna folio. Cuando tengas que afectar las cuentas colectivas de control mismas que se llevan en el Libro mayor, y que su saldo expresa el total de una serie de cuentas controladas en Libros o registros y tarjetas, llamados mayor auxiliar o subcuentas. A manera de recordar el nombre de las cuentas colectivas mencionaremos: Bancos, Clientes, Proveedores, Acreedores entre otros y como ejemplo de cuentas auxiliares o subcuentas de Bancos: Banco Nacional de México, S.A. Bancomer S. A. entre otros; de clientes: Juan Ruiz, Luis Sánchez, entre otros; de Proveedores: Sony S. A., RCA. S.A. y de Acreedores: Industria Electrónica de Monterrey S. A. y comercializadora Aurrera S. A. entre otros. 47 Anotarás el nombre del auxiliar o Subcuenta debajo del nombre de la cuenta de Mayor a que pertenece, esto facilita su localización y tener un control eficiente para proporcionar información. La redacción debe ser breve pero concisa, la anotarás enseguida del último renglón que ocupaste para la cuenta de abono (de Mayor o Subcuenta), puedes ocupar uno o más renglones pero sólo en la columna de concepto (redacción). Las características mínimas que deberá presentar la redacción será: a) Para hacer referencia al tipo de operación como ejemplo anotarás: Ventas, Compras, Gastos, entre otros. b) Para hacer referencia a la documentación fuente, anotarás según factura número “X”, según cheque número, según nota número “X”, según escritura pública “X”, entre otros. Como puedes observar, es necesario mencionar el nombre del documento y su número de control. c) Con referencia a la forma de pago, anotarás: de contado, a crédito, contado y crédito. Otras de las normas que debes observar es el de ocupar todos los renglones uno a uno, en otras palabras no debes dejar renglones en blanco, si esto sucede deberás cancelar dicho renglón con la línea horizontal o con una quebrada llamada zeta. Si al final de tu hoja con su número de folio te quedara uno o más renglones, porque el registro contable (asiento) no quedara completo, es preferible cancelarlos con una línea, sin olvidar anotar las sumas en el último renglón, indicando que pasan al folio número “X”, y anotará tu asiento en la siguiente página, anotando en el primer renglón las sumas iguales que vienen de tu página anterior, acompañado de la leyenda “DEL FOLIO Número” ya que estas sumas comprobarán la teoría de la partida doble. Después de haber seguido estas indicaciones, tendrás que pasar al Libro Mayor; es decir, anotarás la cantidad en ese Libro, indicando en tu Diario en la columna de folio, el número de cuenta de catálogo o con una señal para evitar omisiones o el duplicar cantidades en tu Libro Mayor que más adelante comentaremos. Para que tengas una mayor comprensión de lo antes dicho, a continuación presentaremos diferentes Libros de Diario que se ocupan en la actualidad, esto para que tengas un panorama amplio y puedas integrante con más rapidez en el proceso contable. Recuerda que no existe un modelo de formato único, ya que cada unidad económica, de acuerdo a su capacidad y a sus necesidades de información financiera, determinará el diseño de formato del Libro Diario. 48 Algunos ejemplos de rayado de Libro Diario son. D I A R I O NÚMERO DE ASIENTO FOLIO DEL MAYOR CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER D I A R I O FECHA NÚMERO DE CUENTA Y SUBCUENTA CONCEPTO FOLIO DE MAYOR 49 PARCIAL DEBE HABER Recuerda que el formato de Libro Diario que te proponemos utilizar en este fascículo es el siguiente: D I A R I O FECHA NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER Y para que verifiques lo hasta aquí expuesto te proponemos el siguiente ejemplo. La entidad Electrónica J.V.C., S.A. con dirección en Av. Madero no. 7 Col. Centro y con registro federal de contribuyentes EVC 600920 CCR, con giro de compra venta de aparatos electrónicos realiza las operaciones del mes de mayo, presentando su Balance General al 30 de abril de 1993. 50 Electrónica J.V.C., S.A. Balance General al 30 de abril de 1993. ACTIVO CIRCULANTE CAJA BANCOS CLIENTES DOCTOS.POR COBRAR ALMACEN FIJO MOBILIARIO Y EQUIPO EQUIPO DE REPARTO DIFERIDO GASTO DE ORGANIZACIÓN SUMA. PASIVO CIRCULANTE PROVEEDORES DOCTOS. POR PAGAR N$ 100.00 1,500.00 2,100.00 900.00 2,000.00 _________ 6,600.00 SUMA DE PASIVO N$ 1,800.00 1,200.00 ____________ N$ 3,000.00 800.00 1,500.00 2,300.00 _________ 750.00 750.00 _________ ___________ N$ 9,650.00 51 CAPITAL N$ SUMA. 6,650.00 ____________ N$ 9,650.00 ELECTRÓNICA J.V.C., S.A. RELACIÓN DE SALDOS AL 30 DE ABRIL DE 1993. CAJA BANCOS: BANCO DEL ATLÁNTICO S.A. BANCO NAL. DE MEXICO S.A. CLIENTES: JUAN AGUILAR LUIS SÁNCHEZ DOCTOS POR COBRAR: CIA. LA LAGUNA S.A. ALMACÉN: T.V. 20” RADIO GRABADORA MOBILIARIO Y EQUIPO EQUIPO DE REPARTO: GASTOS DE ORGANIZACIÓN PROVEEDORES: SONY, S.A. RADIO J.V.C. S.A. DOCTOS. POR PAGAR: LA NACIONAL S.A. CAPITAL N$ 100.00 N$ 700.00 800.00 ______________ N$ 1,000.00 1,100.00 ______________ N$ 900.00 ______________ N$ 1,200.00 800.00 ______________ N$ 800.00 ______________ N$ 1,500.00 ______________ N$ 750.00 ______________ N$ 1,200.00 600.00 ______________ 1,500.00 2,100.00 900.00 2,000.00 800.00 1,500.00 750.00 1,800.00 N$ 1,200.00 ______________ 1,200.00 N$ 6,650.00 ______________ 6,6,50.00 Ahora de acuerdo a las operaciones realizadas por Electrónica JVC. S.A. por el mes de mayo te presentaremos los registros en el Libro Diario. - El día 10 de Mayo de 1993 se expide el cheque número 005 por N$200.00 del Banco del Atlántico S.A. a favor de Sony S.A. a cuenta de nuestro adeudo. - El día 11 de Mayo de 1993. El cliente Juan Aguilar, realizó un pago según recibo número 095 de N$ 250.00 mismo que se depositó en cuenta de cheques del Banco Nacional de México S.A. - El día 12 de Mayo se realizaron compras de mercancías a crédito, para su venta según facturas: Factura No. 008 de Sony S.A. por dos Televisiones a N$ 600.00 c/u, más el 10% de I.V.A. Factura número 010 de Radio JVC S.A. por una Radiograbadora de $ 300.00 más el 10% de I.V.A. 52 - El día 13 de Mayo de 1993, se reportó la nómina de la Primera quincena del mes por N$ 850.00, determinando el 60% para el departamento de ventas y el 40% para el departamento de Administración: se retienen N$ 17.00 de cuotas IMSS y N$ 25.00 de I.S.P.T. por el neto se expide el cheque no. 011 del Banco del Atlántico S.A. - El día 14 de Mayo de 1993 Se expide el cheque no. 10 del Banco Nacional de México S.A. por $ 200.00 para el pago del pagaré 2/3 a favor de Radio JVC. S.A. ELECTRÓNICA J.V.C., S.A. DIRECCIÓN: AV. MADERO No. 7 COL.: CENTRO CD. R.F.C.: COMPRA VENTA DE APARATOS ELECTRÓNICOS. DIARIO No. ________, MAYO DE 1993. FECH NÚMERO DE CUENTA A DE CATÁLOGO 01/05 11 12 12-1 12-02 13 13-01 13-02 14 14-01 15 15-01 15-02 16 17 18 20 20-01 20-02 21 21-01| 30 FOLIO No. 1 CONCEPTO PARCIAL CAJA BANCOS BCO. ATLANTICO BCO. NAL. MEXICO CLEINTES JUAN AGUILAR LUIS SÁNCHEZ DOCTOS. POR COBRAR CIA. LA LAGUNA ALMACÉN T.V. 20” RADIOGRABADORA MOBILIARIO Y EQUIPO EQUIPO DE REPARTO GTOS. ORGANIZACIÓN PROVEEDORES SONY S.A. RADIO J.V.C. DOCTOS. P/PAGAR. PAG. LA NAL. S.A. CAPITAL APERTURA SEGÚN BALANCE AL 30 DE ABRIL DE 1993. PASA AL FOLIO No. 2 N$ 70.00 800.00 1,000.00 1,100.00 900.00 1,200.00 800.00 DEBE N$ 10.00 1,500.00 2,100.00 900.00 2,000.00 800.00 1,500.00 750.00 1,200.00 600.00 N$ 1,800.00 1,200.00 1,200.00 6,650.00 N$9,650.00 53 HABER N$9,650.00 ELECTRÓNICA J.V.C., S.A. DIRECCIÓN: AV. MADERO No. 7 COL.: CENTRO CD. R.F.C.: COMPRA VENTA DE APARATOS ELECTRÓNICOS. DIARIO No. ________, MAYO DE 1993. FOLIO No. 2 FECHA NÚMERO DE 01/05 10/05 11/05 12-01 13-05 14-05 CUENTA DE CATÁLOGO 20 20-01 12 12-01 12 12-02 15 15-01 15-02 19 20 20-01 20-02 91 91-01 92 92-01 22 22-01 22-02 12 12-01 CONCEPTO PARCIAL DEL FOLIO No. 1 DEBE N$ 9,650.00 --------1-------PROVEEDORES SONY S.A. BANCOS BCO. ATLÁNTICO NUESTRO CHEQUE No. 5 A FAVOR DE --------2-------BANCOS BANCO NAL. MÉXICO CLIENTES JUAN AGUILAR NUESTRA COBRANZA DEL DÍA Y REC. No. 95 --------3-------ALMACEN T.V. 20” RADIOGRAVADORA IV.A. ACREDITABLE PROVEEDORES SONY S.A. RADIO J.V.C. NUESTRA COMPRA FACTS. 08 Y 10 RESPECTIVAMENTE --------4-------GASTOS DE VENTA SUELDOS QNA. 9 GASTOS DE ADMON. SUELDOS QNA. 9 IMPTO.C. PAGAR CUOTAS IMSS I.S.P.T. BANCOS BANCO DEL ATLANTICO NUESTRO CHEQUE No. 06 PAGO NÓMINA No. 9 --------5-------- 54 200.00 200.00 250.00 250.00 250.00 1,200.00 300.00 1,500.00 150.00 1,320.00 330.00 510.00 340.00 17.00 25.00 808.00 N$ 9,650.00 200.00 200.00 250.OO HABER 1,650.00 510.00 340.00 42.00 808.00 21 21-01 12 12-02 DOCUMENTOS POR PAGAR LA NACIONAL BANCOS BANCO NAL. DE MEXICO NUESTRO CHEQUE No.10 PAGARE 2 DE 3 PASA AL FOLIO No. 3 200.00 200.00 200.00 200.00 12,800.00 12,800.00 Como ves el encabezado, menciona ser Libro diario, los datos de la entidad como son, el nombre o razón social, dirección, registro federal de causantes y giro, Libro Diario No._____, la fecha y número de folio correspondiente, el mes al que corresponde y en este caso el asiento compuesto, el número de la cuenta, los importes de cargo y abono a las cuentas de mayor, debidamente agrupadas y el concepto motivo del asiento, total de cargos y abonos del folio, comprobando con esto la teoría de la partida doble y por último la indicación de “Pasa al folio número______”. Para la medida de la hoja generalmente se usa el tamaño carta. Como se observa, en el Libro Diario se organizan cronológicamente las operaciones económicas realizadas. En este registro se encuentra toda la información para cumplir con las disposiciones legales, no se darían problemas en caso de equivocaciones u omisiones en el registro del Diario, si fuera posible borrar, alterar el orden cronológico, dejar huecos, entrerrenglones, hacer raspaduras o enmiendas, tachar o arrancar hojas. Sin embargo, como ninguna de las acciones anteriores es permitida por las Ley, las equivocaciones que se cometen se deben corregir por medio de anotaciones o asientos especiales que reciben el nombre de contrapartidas. Estas omisiones o errores que se cometan en el Libro Diario o en el Libro mayor, en el momento que se detectan se deben hacer las contrapartidas como se indica: a) Detectar el error Para que tengas una idea de los errores y omisiones más comunes te presentamos su clasificación: - Cargar o abonar más de lo debido. - Cargar o abonar menos de lo debido. - Cargar o abonar una cuenta que no corresponde. - Invertir el orden de las cuentas. - O equivocarse en la redacción. b) Una vez conocidas estas omisiones o errores más comunes te indicaremos una serie de métodos para corregirlos. 1.- Cuando se carga o abona más de lo debido: - El error se corrige haciendo un asiento de contrapartida por el sobrante. Ejemplo: se reportan ventas de mercancías según factura número 20 por N$% 1,000.00 más IVA 100, importe que se depositó en cuenta de cheques el día 18 de mayo de 1993. 55 Ejemplo de registro con error en el Libro Diario. FECHA 18/05 NÚMERODE CUENTA DE CATÁLOGO 12 70 22 CONCEPTO PARCIAL --------1-------BANCOS VENTAS I.V.A. POR PAGAR NUESTR FACT. No. 20 DEBE N$ 11,000.00 HABER 10,000.00 1,000.00 Para corregir la cantidad cargada y/ abonada de más, se propone hacer un asiento de contrapartida como sigue: NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO FECHA 18/05 70 22 12 CONCEPTO PARCIAL --------1-------VENTAS I.V.A. POR PAGAR BANCOS CONTRAPARTIDA DEBE HABER N$ 9,000.00 900.00 N$ 9,900.00 Con esta corrección al pasar las cantidades al Mayor efectivamente reportaran un saldo real. Si el error fuera de más, sólo en la columna de cargos, se abona en la cuenta correspondiente la cantidad cargada de más. Si es en la columna de abono, se carga en la cuenta correspondiente la cantidad abonada de más Analiza por ejemplo dónde se carga y abona menos de lo debido: El día 19 de mayo de 1993 se paga con el cheque número 019 Por N$ 1,000.00 el adeudo con nuestro proveedor. Ejemplo de registro con cantidad registrada de menos en el Libro Diario. FECHA 19/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 20 12 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - - 12 - - - - - - PROVEEDORES BANCOS NUESTRO CHEQUE No. 19 56 DEBE N$ 100.00 HABER 100.00 Para corregir este error se hará un asiento complementario: FECHA 19/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 20 12 CONCEPTO PARCIAL --------1-------PROVEEDORES BANCOS COMPLEMENTO AL ASIENTO No. 12 DEBE N$ 900.00 HABER 900.00 Al pasar estos asientos al Libro Mayor, las cuentas quedarán con la cantidad que efectivamente les corresponde. Se reportan ventas de mercancías con la factura número 35 por N$550.00 más el I.V.A., otorgando crédito a clientes el día 20 de mayo de 1993. Ejemplo de registro afectando una cuenta indebida en el Libro Diario. FECHA 20/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 40 70 22 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 14 - - - - - DEUDORES VENTAS I.V.A. POR PAGAR NUESTRA FACT. No. 25 A CRÉDITO. DEBE N$ 550.00 HABER 500.00 50.00 Cuando se detecta el error antes de pasar al Libro Mayor la corrección se puede hacer como sigue: Corrección a la cuenta registrada indebidamente en el Libro Diario. FECHA 20/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 40 70 22 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 14 - - - - - (DEUDORES) CLIENTES VENTAS I.V.A. POR PAGAR NUESTRA FACT. 57 DEBE N$550.00 HABER 500.00 50.00 Observa que en el mismo registro adicionamos el paréntesis y agregamos el nombre de la cuenta correcta de cargo, si el error se cometió en cuentas de abono la corrección sería adicionando el paréntesis y el nombre correcto de la cuenta de abono. Si el error ya se pasó al Libro Mayor, la corrección será haciendo un asiento de contrapartida en el Libro Diario, que anule la cuenta en este caso Deudores. Ejemplo de corrección utilizando la contrapartida. FECHA 21/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 13 40 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 15 - - - - CLIENTES DEUDORES CORRECCIÓN AL ASIENTO No. 14 POR CONTRAPARTIDA DONDE SE AFECTÓ INDEBIDAMENTE A DEUDORES DEBE N$ 550.00 HABER 550.00 Con este asiento en el Libro Diario al pasarlo a Mayor, el importe a Deudores quedará cargado y abonado cancelando dicha cantidad. En el caso de error cometido en cuentas de abono, se carga la cantidad a la misma cuenta y se abona a la cuenta correcta., Pero qué hacer cuando se invierte el orden de las cuentas, como en el siguiente caso: El día 22 de mayo de 1993 se reportan cobro a clientes por N$400.00 según recibo número 50, importe que se deposita en cuenta de cheques. Ejemplo de registro invirtiendo las cuentas. FECHA 22/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 13 12 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 14 - - - - - CLIENTES BANCOS NUESTRA COBRANZA SEGÚN RECIBO No. 50 No. 25 A CRÉDITO 58 DEBE N$ 400.00 HABER 400.00 Si se advierte el error en ese momento (antes de pasar al Libro Mayor) podrás corregirlo como sigue: Ejemplo de corrección. FECHA 22/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 13 12 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 16 - - - - - CLIENTES “POR” BANCOS NUESTRA COBRANZA SEGÚN RECIBO No. 50 DEBE N$ 400.00 HABER N$ 400.00 Como podrás observar, es el mismo asiento adicionando la palabra “Por” que te indica, en este caso, que debe ser cargada la cuenta, en consecuencia la de cargo debe ser abonada. Pero en el caso de haber pasado el error al Libro Mayor, será como sigue: Otro ejemplo de corrección. FECHA 23/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 12 13 13 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 17 - - - - - BANCOS CLIENTES CONTRAPARTIDA AL ASIENTO No. 16 POR INVERTIR EL ORDEN DE CUENTAS DEBE N$ 400.00 HABER 400.00 Observa que se registra un nuevo asiento, invirtiendo el error, pero en seguida anotarás el asiento correcto como sigue: Ejemplo de asiento correcto. FECHA 23/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 12 13 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 14 - - - - - BANCOS CLIENTES CORRECTO AL ASIENTO No. 16 POR INVERTIR EL ORDEN DE CUENTAS. 59 DEBE HABER N$ 400.00 N$ 400.00 Como podrás observar, el asiento número 17 cancela al asiento número 15 en el Libro Mayor, quedará vigente el asiento número 18 pero también el asiento número 15 podrías corregirlo con el siguiente asiento. Otro ejemplo de corrección. FECHA 22/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 12 13 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 16 - - - - - BANCOS CLIENTES CONTRAPARTIDA Y CORRECCIÓN AL ASIENTO No. 15 DEBE N$ 800.00 HABER N$ 800.00 En este asiento de contrapartida y corrección, estarás cargando y abonando el doble. Con lo cual tu mayor quedará con el valor que le corresponde. Otro posible error es en la redacción, como en el siguiente ejemplo: El día 24 de mayo de 1993 se compraron mercancías para su venta, según factura número 100 por N150.00 más el 10% del I.V.A. pagando con el cheque número 011. Ejemplo de error en la redacción. FECHA 24/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 15 19 12 CONCEPTO PARCIAL - - - - - - 19 - - - - - ALMACÉN I.V.A. ACREDITABLE BANCOS (NUESTRA VENTA SEGÚN FACT. No. 100) COMPRA SEGÚN FACT. 100 DEBE N$ 150.00 15.00 HABER N$ 165.00 Como en este caso el error de redacción se advierte antes de registrar otro asiento, lo que hicimos fue encerrar en un paréntesis la redacción de error y adicionar la redacción correcta, pero si ya registramos mas asientos contables y nos damos cuenta de ese error, la corrección sería como sigue. 60 Otro ejemplo de corrección a la redacción. FECHA NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 27/05 CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER - - - - - - - 32 - - - - - - - COMPRA SEGÚN FACTURA No. 100 Y CHECHE No. 20 CORRESPONDIENTE AL ASIENTO No. 19 Otro procedimiento de corrección de errores será el de la contrapartida en tinta roja, entre paréntesis o en su caso signo negativo (-). Siendo que todos los registros en contabilidad se harán con tinta negra o azul, resulta la tinta roja un indicador de la cantidad como un importe negativo o disminución a las cantidades registradas en negro o azul, si carecemos del color de la tinta roja bastará con marcar la cantidad de cargo entre paréntesis, que también será señal de una cantidad negativa o contrapartida. En el caso de utilizar sistemas electrónicos para elaborar estos Diarios, existen programas que utilizan el signo negativo ( - ) indicado que es una cantidad en rojo o entre paréntesis. Por último te daremos un ejemplo de corrección con paréntesis: El día 28 de mayo de 1993 se reportaron ventas de mercancías de contado, según factura número 065 por N$80.00 mas el 10% de I.V.A.. Ejemplo del registro en el Libro Diario, observa las sumas iguales al final de la hoja. FECHA 28/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 12 70 22 12 70 22 CONCEPTO PARCIAL DEL FOLIO No. 9 - - - - - - 33 - - - - - BANCOS VENTAS I.V.A. POR PAGAR SEGÚN FACTURA No. 65 DE CONTADO - - - - - 34 - - - - - - BANCOS VENTAS I.V.A. POR PAGAR CORRECCIÓN AL ASIENTO No. 33 PASA AL FOLIO No. 11 61 DEBE HABER 20,000.00 20,000.00 880.00 (880.00) 20,000.00 800.00 80.00 (800.00) (80.00) 20,000.00 Ejemplo de la continuidad de sumas iguales en el Libro Diario, de un folio a otro. FECHA 28/05 NÚMERO DE CUENTA DE CATÁLOGO 12 70 22 CONCEPTO PARCIAL DEBE DEL FOLIO No. 10 - - - - - - 35 - - - - - BANCOS VENTAS I.V.A. POR PAGAR CORRECTO DEL ASIENTO No. 33. 20,000.00 PASA AL FOLIO No. 12 20,088.00 88.00 HABER 20,000.00 80.00 8.00 20,088.00 En este ejemplo podrás observar el empleo del paréntesis (o si fuera necesario el signo “ – “), lo que te indica que los importes de cargo y abono en negro (expresión utilizada en la actividad contable), se anulan con las cantidades de cargo o abono entre paréntesis (en rojo), repitiendo el asiento correcto, o agregando la letra “R” porque en las copias no sale el rojo. En tu Libro Mayor se reflejan estos registros, sin alterar la suma de movimientos deudores o acreedores, quedando solo acumulado el importe correcto. Por lo que en la práctica diaria este procedimiento de corrección de errores en paréntesis o en rojo es el más práctico por su rápida interpretación y manejo. LIBRO MAYOR Como se mencionaron en las disposiciones legales, el Libro Mayor, es obligatorio llevarlo, lo cual está reglamentado en el Código de Comercio, Código Fiscal y Ley del I.S.R.. El Libro Mayor es aquél en el que se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo, Capital y de Resultados. A este libro también se le conoce como libro de segunda anotación, ya que los datos primero se registran en el Libro Diario del cual se traspasan los datos contables al Libro Mayor, al que pasan por orden progresivo de fechas, el número de asiento, las cuentas, su número de catálogo y los valores. Cuando empleas sistemas manuales de registro, el pase se hará generalmente al finalizar los registros del mes, pero si se emplean sistemas de cómputo, estos pases lo harían automáticamente al registrar en el Libro Diario, según el programa que se esté empleando, bastará solicitarlo al equipo. 62 Las entidades económicas podrán diseñar el Libro Mayor, acorde a sus necesidades, es por esto que encontrarás diferentes tipos de rayado (diseño) como por ejemplo: Folio No. 1 Folio No. 1 C A J A Debe Haber 1 2 3 4 5 1 2 3 4 6 Las columnas de este diseño tendrán los siguientes nombres: 1. Fecha 2. Número de asiento de diario. 3. Número de folio de la cuenta relativa o contracuenta de Mayor o en su caso número de catálogo. 4. Concepto: Nombre de la cuenta relativa o contracuenta. 5. Cargos: El importe correspondiente y/o Saldo Deudor. 6. Abono: El importe correspondiente y/o Saldo Acreedor. En este diseño se utilizan dos hojas al libro abierto, para una sola cuenta. Otro diseño de una hoja para cada cuenta, ejemplo: Folio No. 1 1 2 Folio No. 2 3 CAJA 4 5 6 1 63 2 3 4 BANCOS 5 6 En este diseño se adicionan columnas. 5. Cargos. El importe correspondiente (En su caso el Saldo). 6. Abonos. El importe correspondiente (en su caso el Saldo). Para tener columnas con información específica se agregan más columnas, ejemplo: Folio No. 1 1 2 Folio No. 2 3 CAJA 4 5 6 1 2 3 4 BANCOS 5 6 7 El uso de las columnas quedaría como sigue: 5. Cargos. El importe correspondiente. 6. Abonos. El importe correspondiente. 7. Saldo. Deudor o acreedor. Y si dividimos el espacio en más columnas para cada concepto, quedaría como sigue: Folio No. 1 Folio No. 2 BANCOS 1 2 3 4 5 7. Saldo Deudor. 8. Saldo Acreedor. 64 6 7 8 Estos formatos, cubren las necesidades de control y satisfacen las disposiciones fiscales. Podrás encontrar otra combinación de diseño, pero siempre deberán capturar toda la información contable. Una de las características del Libro Mayor, en el manejo de la columna “concepto” (4), donde anotarás el nombre de la cuenta o contracuenta relativa, que es aquella que completa el asiento por partida doble. Nota: Verás el registro de la operación en el libro diario y en el Libro Mayor. Ejemplo: Apertura: Se constituye la entidad con las siguientes aportaciones; dinero en efectivo que se deposita en cuenta de cheques por N$2,000.00, sillones, escritorios y máquinas de escribir valuadas en N$1,500.00, una deuda correspondiente a la aportación de los escritorios por N$500.00, se constituye así el capital social de la entidad por N$3,000.00 según acta constitutiva. Ejemplo de registro en el Libro Diario. F R C - A - P Bancos. Equipo de Oficina. Acreedores div. Capital. D N$2,000.00 1,500.00 H N$ 500.00 3,000.00 Al pasar el cargo y el abono en el libro mayor a cada una de las cuentas, se anotará la palabra “varios”, ver ejemplo más adelante. Ejemplo:1.- Se expide un cheque por N$ 100.00, para cubrir parte de nuestro adeudo a los acreedores. Ejemplo del registro en el libro diario. F R C P --- 1--Acreedores I.V.A. Trasladado D N$ 100.00 H 100. En este asiento, Acreedores en contracuenta de Bancos y Bancos en contracuenta de Acreedores, ver el mayor mas adelante. Ejemplo 2.- Se vende mercancía a crédito por N300.00 más I.V.A. N$ 30.00 65 Ejemplo de registro en el libro diario. F R C --- 2--- P Clientes Ventas I.V.A. Trasladado D N$ 330.00 H N$ 300. 30. Al hacer el pase o concentración de cargo al Libro Mayor en el mayor Clientes, se anotará la palabra “varias” en lugar de Ventas o I.V.A. por pagar y al pasar el abono el mayor de Ventas e I.V.A. trasladado, se anotará en cada una de ellas la palabra Clientes. Ejemplo del último registró en el libro diario y presentación de las sumas iguales, para comprobar la teoría de la partida doble, que ya conoces y verificar la balanza de comprobación. F R C --- 3--- P Almacén I.V.A. Acreditable Bancos D N$200.00. 20.00. sumas H N$220.00 N$4,150. N$4,150.00 Al pasar los cargos al Mayor de Almacén e I.V.A. Acreditable, se anotará en cada una de ellas el nombre de la contracuenta Bancos y el abono en el Mayor Bancos se escribe la palabra “Varios”. Veamos, con estos ejemplos, como queda registrado el Libro Mayor, Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 02 BANCOS FECHA No. A 1 3 CONCEPTO Asi. Varios Acreedores Varios sumas DEBE N$ 2,000.00 HABER N$ 100. 220. N$ 2,000.00 N$ 320. 66 SALDO N$ 2,000. 1,900. 1,680. N$ 1,680. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 03 ALMACÉN FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 3 Bancos. sumas N$ 200.00 N$ 200. N$ 200.00 N$ 200. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 04 CLIENTES FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 2 Varios Sumas N$ 330.00 N$ 330. N$ 330.00 N$ 330. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 05 I.V.A. ACREDITABLE FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 3 BANCOS. N$ 20.00 N$ 20. Sumas N$ 20.00 N$ 20. 67 Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 06 MOBILIARIO Y EQUIPO FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. A VARIOS Sumas N$ 1,500.00 N$ 1.500. N$ 1,500.00 N$ 1,500. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 12 ACREEDORES FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. A 1 VARIOS BANCOS N$ 200.00 Sumas N$ 200.00 N$ 500. N$ 500. 400. N$ 500. N$ 400. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 13 I.V.A. TRASLADADO. FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 2 CLIENTES N$ 30. N$ 30. Sumas N$ 30. N$ 30. 68 Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 31 CAPITAL FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. A VARIOS Sumas N$ 3,000. N$ 3,000. N$ 3,000. N$ 3,000. Ejemplo Mayor de: FOLIO No. 41 VENTAS FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 2 CLIENTES N$ 300. N$ 300. Sumas N$ 300. N$ 300. Como puedes observar, en el Libro Mayor que aquí diseñamos, encuentras toda la información contable que se procesó durante el ejercicio, el uso de las columnas y el empleo de los conceptos comúnmente aceptados, como en el caso de las columnas de cargo y abono que presentan sumas en el último renglón y que la parte incompleta de algunas de las columnas se deberán cancelar los renglones con una línea “zeta”. En los casos de cuentas de Mayor con muchos movimientos y que requiera del empleo de mas hojas, es necesario que los totales por columna se pasen con la leyenda “Pasa al Folio No.___” y en el siguiente folio, en el primer renglón, se anotará “Del Folio No. - - “ y los importes de la columna de cargo y abono, y en su caso el saldo. El libro Mayor al contener todos los saldos de las cuentas de Mayor de Balance y de Resultados, sirve de base para elaborar la Balanza de Comprobación y ésta, para elaborar la hoja de trabajo. El Estado de Situación Financiera, (Balance General), el Estado de Resultados, (Pérdidas y Ganancias) y la comprobación de los movimientos y saldos de los Mayores Auxiliares (Subcuentas). Ejemplo de la Balanza de Comprobación en base a los mayores anteriores. 69 Nombre de la entidad. Balanza de comprobación al ____ de _________________ de ______. Concepto Bancos Almacén. Clientes. I.V.A. Acreditable. Equipo de Oficina. Acreedores. I.V.A. Trasladado. Capital. Ventas. Sumas. MOVIMIENTOS Deudor N$ 2,000.0 200.0 330.0 20.0 1,500.0 100.0 N$ 4,150.0 Acreedor N$ 320.0 500.0 30.0 3,000.0 300.0 N$ 4,150.0 SALDOS Deudor N$ 1,680.0 200.0 330.0 20.0 1,500. N$ 3,730.0 Acreedor N$ 400.0 30.0 3,000.0 300.0 N$ 3,730.0 Nota: Verifica que las sumas de movimientos deudores u acreedores sean iguales que las sumas de cargos y abonos en el libro diario del ejemplo anterior. En el Libro Mayor conocemos el movimiento y saldo de cada una de las cuentas en forma global y agrupada, lo que nos permite tener información base para toma de decisiones por parte del personal encargado. En este Libro Mayor también llegan aparecer errores u omisiones debido a: Errores u omisiones cometidos en el Libro Diario. Los errores u omisiones que se cometen en el momento de traspasar datos del Libro Diario al Mayor. Los errores u omisiones en el Libro Diario y las contrapartidas de éstos, al pasarlos al Libro Mayor éste queda automáticamente corregido. Los errores u omisiones que se cometen con más frecuencia en el traspaso de los asientos del Diario al mayor y que deben corregirse en este último son los siguientes. 1. Cargar en vez de abonar a una cuenta o viceversa. 2. Cargas o abonar a una cuenta por otra 3. Cargas o abonar una cantidad mayor o menor que la verdadera 4. Repetir un asiento. 5. Anotar las fechas, folios o contracuentas que no son los correspondientes. Estos errores se corrigen por medio de la contrapartida, con números escritos con tinta roja o entre paréntesis y en su caso, anteponiendo a la cantidad de cargo o abono el signo negativo, indicando con esto, que son cantidades que se restarán a la suma de las cantidades de la columna en que se encuentran. 70 Otras formas de corregir los errores en el Libro Mayor, ejemplo: Supongamos el siguiente asiento en el Libro Diario: Ejemplo: Se expide un cheque por N$60.00, para cubrir el adeudo con los proveedores. Ejemplo de registro en el diario. F R 3 MAYO C --- 6 --- 11 02 P D H N$ 60. PROVEEDORES N$ 60. BANCOS Al pasar del Diario al Mayor se carga indebidamente una cuenta en vez de abonarla. Ejemplo del error cometido y corregido en el mayor. FOLIO No. 02 BANCOS FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. MAYO “ “ “ “ “ “ “ 3 MAYO 6 - PROVEEDORES N$ 60. Contrapartida y corrección por cargo indebido en el renglón No. 4 N$ 120. Esta forma de corregir al doble, por contrapartida, sólo en el Mayor, la mitad del abono nulifica el cargo indebido y la otra mitad del mismo abono, queda vigente. 71 Otra forma de corregir en el mayor. Ejemplo. FOLIO No. 02 BANCOS FECHA CONCEPTO No. DEBE HABER SALDO Asi. MAYO “ “ “ “ “ “ “ 3 MAYO 6 - PROVEEDORES N$ 60. N$ (60.) Corrección al renglón No. 4. Correcto al asiento No. 6 del renglón No. 4 N$ 60. La sola expresión de corrección y la cantidad entre paréntesis en la columna del error, significa que ésta se resta a los cargos en negro (término utilizado en los registros correctos), anulando así el renglón #4, quedando vigente el abono en negro. El paréntesis o el empleo del signo negativo (-), sustituye a la tinta roja. Esta forma de corrección tiene la ventaja de no alterar la suma de los movimientos de las cuentas. Otro tipo de error en el Libro Mayor, en cuanto se carga o abona a una cuenta equivocada. Ejemplo: Se expide un cheque por N$80.00 para cubrir parte del adeudo con los acreedores. Ejemplo del registro en el diario. FECHA 5 MAYO No. Asi. CONCEPTO DEBE HABER SALDO --- 7--- 12 ACREEDORES 02 BANCOS N$ 80. N$ 80. 72 Al pasar al Mayor este asiento, se afecta incorrectamente a: Ejemplo del error pasado en el Mayor de PROVEEDORES, debiendo ser en el de ACREEDORES. FOLIO No. 11 PROVEEDORES FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 5 MAYO “ “ “ 7 - BANCOS N$ 80. Contrapartida por cargo indebido en el renglón no. 1. N$ 80. El error de cargo, se corrige abonando la misma cantidad o bien: Otro ejemplo de corrección en el Mayor. FOLIO No. 11 PROVEEDORES FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 5 MAYO “ “ “ 7 - BANCOS Cancelación al renglón no. 1. N$ N$ 80. ( 80. ) Esta forma de corrección con la cantidad en paréntesis (rojo) anula el cargo correspondiente. 73 En la cuenta se registra el traspaso, quedando como sigue: Ejemplo del pase al mayor correcto. FOLIO No. 12 ACREEDORES FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 5 MAYO “ “ “ 7 - BANCOS N$ 80. Otro de los errores que se encuentra en el Mayor, es cargar o abonar una cantidad mayor que la verdadera. Ejemplo. Los clientes liquidan parte de su adeudo, reportado en ficha de depósito en cuenta de cheques, por N$100.00 Ejemplo del registro en el diario. FECHA No. Asi. 7 MAYO CONCEPTO DEBE HABER SALDO --- 9--- 02 BANCOS 04 CLIENTES N$ 100. N$ 100. Al pasar este asiento de Diario al Mayor, por error se cargó de más. Ejemplo del error cometido en el mayor y su corrección. FOLIO No. 02 BANCOS FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER Asi. 7 MAYO “ “ “ 9 - CLIENTES N$ 1,000.00 Cantidad cargada de más en el renglón no.1 N$ 74 900. SALDO El error se corrigió abonando el importe de más, o bien: Otro ejemplo de corrección en el mayor. FOLIO No. 02 BANCOS FECHA No. CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. 7 MAYO “ “ “ 9 - CLIENTES N$ Cantidad cargada de más en el renglón no. 1 1,000. N$ (900.) Con este tipo de corrección, se cargó la diferencia de más en rojo, o anotando la cantidad entre paréntesis o bien con el signo negativo, que se antepone a la cantidad (900.00), quedando así sólo la cantidad de cargo correcta. También podrás hacer una combinación de estos procedimientos para corregir el error, se abona la cantidad cargada de más; en el caso del error abonado de más, la corrección se haría en los mismos términos, abonando el importe de más en rojo o entre paréntesis o empleando el signo negativo o bien esta misma cantidad cargándola, quedando así el abono correcto. Veamos ahora los errores de cargos o abonos con cantidades menores que la verdadera, supóngase el siguiente asiento en el Libro Diario. Ejemplo: Se expide un cheque por $150.00, para liquidar parte de nuestro adeudo con los proveedores. Ejemplo del registro en el diario. FECHA No. Asi. 8 MAYO “ 11 02 CONCEPTO DEBE HABER SALDO - - - - - 10 - - - - PROVEEDORES BANCOS N$ 150. N$ 150. Al pasar este asiento al Mayor Bancos, se registra de menos, se percibe el error y se corrige: 75 Ejemplo del error en el Mayor y corrección. FOLIO No. 02 FECHA No. CONCEPTO BANCOS DEBE HABER SALDO Asi. MAYO 8 MAYO “ 10 - ---------PROVEEDORES Cantidad abonada de menos en el renglón no. 2 N$ 100. N$ 50. Para corregir este tipo de errores, sólo se anota la cantidad faltante en la columna y en la cuenta correcta. Este tipo de corrección siendo el más sencillo, solo se hace notar en el concepto el renglón donde se cometió el error. Otro de los errores en el Libro mayor, cuando la cantidad la llevamos manualmente, es el repetir un asiento y éste se corrige o bien abonando a la misma cuenta la cantidad duplicada en el cargo. Ejemplo: El empleado a quien se le había prestado, liquida parte de su adeudo por N$300.00, según ficha de depósito en cuenta de cheques. Ejemplo del registro en el diario. FECHA No. Asi. 9 MAYO 02 05 CONCEPTO DEBE HABER - - - - 11 - - - BANCOS DEUDORES N$ 300.00 Al pasar al Libro Mayor el cargo se duplicó: 76 N$ 300. SALDO Ejemplo del error y corrección en el mayor. FOLIO No. 02 FECHA No. CONCEPTO BANCOS DEBE HABER SALDO Asi. MAYO MAYO 9 MAYO 9 MAYO 9 MAYO 11 11 -- - - - - - - - - - - - - DEUDORES DEUDORES Cancelación del renglón no.4 duplicado N$ 300. N$ 300. N$ 300. O bien la cancelación del error, a través de un nuevo cargo en rojo, utilizando el paréntesis. Otro ejemplo de corrección en el mayor. FOLIO No. 02 FECHA No. CONCEPTO BANCOS DEBE HABER SALDO Asi. MAYO MAYO 9 MAYO 9 MAYO 9 MAYO 11 11 -- - - - - - - - - - - - - DEUDORES DEUDORES Cancelación del renglón no.4 duplicado N$ 300. N$ 300. N$ ( 300. ) Con este nuevo cargo en rojo, se anula el cargo duplicado quedando sólo un cargo por los $300, este procedimiento de cancelación, también procede con los errores de los abonos. Como las normas para manejar estos libros nos prohiben, borrar, tachar, hacer raspaduras o enmiendas y se cometen errores o equivocaciones al pasar los datos, como la fecha, el folio, contracuentas que no corresponden al asiento original correcto del Libro Diario, estos errores se corrigen en el Mayor, con el uso del paréntesis, por ejemplo: 77 Ejemplo de error localizado y corregido en el Mayor. FOLIO No. 11 FECHA No. PROVEEDORES CONCEPTO DEBE HABER SALDO Asi. MAYO MAYO (4)9 - - - - - - - - - - - - DEUDORES N$ 1,000. En este ejemplo, se muestra información encerrada en un paréntesis, indicando que son errores detectados y que la información que queda fuera de ese paréntesis es la correcta. Características: Por medio del Libro Diario, se puede conocer la fecha, los valores, las cuentas y los demás detalles de cada operación pero no la acumulación de movimientos deudores, acreedores y el saldo de cada una de las cuentas. En el Libro Mayor se conoce la acumulación de movimientos deudores, acreedores y saldo de cada una de las cuentas, pero no las operaciones económicas ordenadas y ampliamente detalladas como en el Libro Diario, pero si se localiza en el Mayor, en una o más hojas, ya que se trata de un documento que concentra la información económica. 78 RECAPITULACIÓN Analiza cuidadosamente el siguiente cuadro, en él se sintetiza la información más importante que ya estudiaste. MARCO LEGAL LIBRO DIARIO Fecha Concepto Parcial Debe Haber Otros LIBRO MAYOR Por cuenta Control específico. - Cargos - Abono - Saldos CATÁLOGO DE CUENTAS GUÍA CONTABILIZADORA Clasificación numérica (Cuentas y subcuentas) Práctico manual de instrucciones. Folleto En base a libro diario. Uso: Uso: Uso: Uso: Registro cronológico de operaciones económicas. Información Específica Para presentar Informes Financieros. Ordenar e Identificar cada operación económica. Facilitar la Actividad Contable. 79 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN A continuación te presentamos una actividad que te permitirá reafirmar tus conocimientos, realízala. La entidad “Distribuidor ALFA, S.A.”, con dirección en Av. Madero no. 20 Col. Centro de esta ciudad, con registro federal de contribuyentes. DSY-501105-L9T, que se dedica a la distribución de aparatos Eléctricos, realiza las operaciones del mes de Julio de 1993, presentando los saldos iniciales al mes de Junio como sigue: BANCOS: BANCOMER S.A. BANAMEX S.A. CLIENTES: N$ 80,000.00 N$ 50,000.00 N$ 30,000.00 N$ 40,000.00 Juan Gómez Aguilar Lico S. A N$ 10,000.00 N$ 30,000.00 ALMACÉN T.V SUPERVISTA RADIO SUPERSONIDO N$ 90,000.00 N$ 60,000.00 N$ 30,000.00 N$ 90,000.00 I.V.A. ACREDITABLE N$ 450.00 MOBILIARIO Y EQUIPO N$ 1,000.00 PROVEEDORES: SORY CORP. INC. IMPORTADORES E. S.A. N$ 30,000.00 N$ 20,000.00 N$ 10,000.00 I.V.A. POR PAGAR CAPITAL SOCIAL ____________ N$ 211,450.00 80 N$ 300.00 N$ 181,150.00 ___________ N$ 211,450.00 1. El día 2 se expide el cheque no. 12 por N$5,000.00 de Bancomer S. A. para liquidar parte de nuestro adeudo a Sory Corp. Inc. 2. El día 3 el Sr. Juan Gómez Aguilar liquida parte de su adeudo, según ficha de depósito de Banamex S.A. por N$ 2,000.00. 3. El día 4, se traspasan los saldos del I.V.A., para determinar este impuesto a favor o a cargo y presentar la declaración correspondiente del mes inmediato anterior (mayo). NOTA: Registra los asientos necesarios para determinar este impuesto. 4. El día 5 el departamento de ventas reporta ventas según las siguientes facturas. FACTURA No. 25 venta a crédito a nombre del Sr. Juan Gómez Aguilar por un radio a N$ 900.00 más 10% de I.V.A. N$ 90.00 total facturado por N$ 990.00 FACTURA No. 26 venta de contado a nombre del Sr. Luis Sánchez por una T.V. 20 supervista a N$ 1,800.00 más el 10% de I.V.A. N$ 180.00 total facturado por N$ 1,980.00, importe que se deposita en cuenta de cheques de Banamex S.A., según ficha de depósito. NOTA: Determina el costo de la mercancía a través del sistema U.E.P.S. 5. El día 7 se expiden los siguientes cheques para liquidar las deudas. CHEQUE No. 13 de Bancomer S.A. por N$ 3,000.00 a favor de Sory Corp. Inc. CHEQUE No. 10 de Banamex S.A. por N$ 5,000.00 a favor de Importadores E., S.A. 6. El día 8 se expide el cheque No. 14 de Bancomer S.A. a favor de Teléfonos de México S.A. según recibo por N$ 50.00 más 10% de I.V.A. N$ 5.00 total N$ 55.00. NOTA: Reporta el 50% del gasto para cada departamento (Ventas y Administración). 7. El día 9 se expide el cheque No., 15 de Bancomer S.A. a favor de Inmobiliaria Plan S. A., según recibo de renta por N$ 1,000.00 más 10% de I.V.A. N$100.00 con un total de N$ 1,100.00 NOTA: Reporta el 80% para el departamento de ventas y el 20% para el departamento de administración. 8. El día 10 se expide el cheque No. 11 de Banamex S.A. a favor de la Cía. de Luz y Fuerza del Centro S.A. por N$ 150.00 más el 10% de I.V.A., N$ 15.00 total N$ 165.00 NOTA: Reporta el 80% para el departamento de ventas y el 20% para el departamento de administración. 81 AUTOEVALUACIÓN Las respuestas que se presentan en este apartado son la solución a las Actividades de Consolidación y deberán coincidir con tu balanza. Si tienes duda consulta a tu asesor o profesor. Los resultados de tu balanza de comprobación deberán ser: Bancos Clientes Almacén IVA Acreditable Mobiliario y equipo Proveedores IVA Trasladado Capital IVA por pagar Ventas Costo de ventas Gasto de Ventas Gastos de administración MOVIMIENTOS DEBE HABER 83 980 14 320 40 990 2 000 90 000 1 500 720 450 1 000 13 000 30 000 300 570 181 150 450 450 2 700 1 500 945 255 233 140 233,140 82 SALDOS DEBE HABER 69 660 38 990 88 500 270 1 000 17 000 270 181 150 1 500 945 255 201 120 2 700 201 120 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA SUÁREZ, Alberto: Contabilidad General, Primer Curso. México. McGraw Hill p.p. 49-68 ELIZONDO, Arturo: El proceso contable, primer nivel. Ecasa. p.p. 165-169 83 COLEGIO DE BACHILLERES CONTABILIDAD II FASCÍCULO 2. HOJA DE TRABAJO Autor: Vicente Rodríguez Díaz 1 2 Í N D I C E INTRODUCCIÓN 5 PROPÓSITO 7 9 HOJA DE TRABAJO ASIENTOS DE AJUSTE 10 AJUSTES 12 REGISTRO DE LOS ASIENTOS DE LA COLUMNA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 13 REGISTRO EN LA HOJA DE TRABAJO DE LAS CUENTAS DE BALANCE 13 I 14 AJUSTE A LAS CUENTAS DE ACTIVO CIRCULANTE RECAPITULACIÓN 20 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN 22 AUTOEVALUACIÓN 24 GLOSARIO 31 BIBLIOGRAFÍA 32 3 4 I N T R O D U C C I Ó N En todo negocio, empresa o entidad económica, ya sea de la iniciativa privada o pública, siempre se requiere de información veraz y oportuna, misma que se proporciona en los estados financieros con la finalidad de que quienes deben tomar decisiones lo hagan con elementos suficientes acordes a la “alta dirección”. Este fascículo te enseñará cómo hacer los ajustes, en la hoja de trabajo, a las cuentas de Balance y de resultados de las que integran la contabilidad y que por diversas razones o por decisiones del Consejo de Administración o por la política de la entidad económica, se tiene que hacer antes de terminar el Periodo Contable de un mes o de un ejercicio. IMPORTANCIA DE LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo es importante porque mediante este documento se tiene un panorama de la contabilidad comprendida durante un periodo contable, con la seguridad de que los saldos son correctos. Las columnas que forman la hoja de trabajo son: Movimientos Saldos Ajustes Balanza de Saldos Ajustados Estado de Resultados Balance General De los incisos anteriores, los que corresponden a las letras a), b), e) y f) las aprendiste en el fascículo 1. 5 6 PROPÓSITO La contabilidad como actividad principal en el funcionamiento de una empresa comercial, junto con la mercadotecnia y la producción, pueden verse como un proceso aislado, con sus propios objetivos, procedimientos o conceptos. Estas cualidades son relativamente inservibles sin la apreciación de los propósitos de la actividad, es decir, sin adelantar los fines de la empresa, como la realización de utilidades, proporcionar empleos, cooperación en el Estado mediante el pago de impuestos para que cumpla sus fines, todos éstos son efectos íntimamente relacionados con los procesos contables. Este fascículo se puede considerar como el retoque final de la información respecto a la situación financiera y resultados de una empresa. Al finalizar el estudio y aprendizaje del mismo, estarás en posibilidades de analizar mejor los saldos que se muestran en la balanza de comprobación y hacer los ajustes a las cuentas que procedan. Para lograrlo será necesario que al estudiarlo sigas cada uno de los pasos marcados en las columnas y trates de comprender cuáles son las razones de ajustar cada una de las cuentas, así comprenderás el por qué son necesarias y cómo se realizan, tomando en consideración los ejercicios que se te proporcionan y después de resolverlos podrás comprobar mejor lo aprendido. BALANZA DE COMPROBACIÓN CARACTERÍSTICAS ASIENTOS DE AJUSTE ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS REGISTRO DE DATOS 7 8 HOJA DE TRABAJO CONCEPTO Es el documento necesario que debe formularse con el propósito de actualizar las cuentas de resultados y balance a la fecha de cierre de un periodo contable, para conocer la situación que guarda cada cuenta y dar así oportunidad de que sus saldos sean considerados como elementos para la toma de decisiones y como medio de información. La Hoja de Trabajo tiene una finalidad específica: al realizar el cierre de ejercicio, permite asegurarse de la veracidad de los resultados, pues en este documento se actualiza la contabilidad contenida en los Registros contables para proporcionar, mediante los estados financieros, la información exacta. FORMATO DE HOJA DE TRABAJO Movimientos Debe Haber Saldos Debe Haber Ajustes Debe Balanza de Saldos Ajustados Debe Haber Haber Pérdidas y Ganancias Debe Haber Balance General Debe Haber Sin embargo, nos enfrentamos a la necesidad de correr los asientos de ajuste. Desde el punto de vista contable Ajuste es actualizar o corregir las cuentas al finalizar un periodo contable, con el propósito de mostrar los estados financieros correctamente. Las causas principales por las que algunas cuentas de Resultados o de balance no muestran un saldo correcto pueden ser: internas y externas. 9 Las primeras se deben a omisiones, errores o cambios en las políticas de las empresas; y las segundas se deben a decisiones de parte de las autoridades, como la Ley del Impuesto Sobre la Renta, cambios en las tasas de intereses de las instituciones de crédito o clientes que por varias razones no pagan. Como ejemplo de las primeras me referiré a errores cometidos durante el desarrollo de la Contabilidad, cambios en las tasas de descuento, entre otros; y de las segundas, cambios en las tasas de depreciación, robos, cobros de gastos que realizan las instituciones por cuenta nuestra. Para realizar el ajuste de cuentas partiremos de dos principios contables: Realización y Periodo Contable, el primero nos dice que al realizarse todo ingreso, siempre se deberá contabilizar el costo o gasto independientemente de que el ingreso sea de contado o a crédito, dentro del mismo periodo que para efectos fiscales comprenderá los meses de enero a diciembre. De acuerdo con esto, será necesario ajustar o actualizar algunas cuentas de Resultados o de Balance. Ejemplo: En las cuentas de Resultados deberán estar contabilizados todos los movimientos que afecten las cuentas deudoras y acreedoras, de acuerdo a lo señalado anteriormente refiriéndose a un periodo contable. Pensamos en un estado de resultados en el que no hayamos aplicado una o varias partidas de ingresos o gastos de operación, ocasionando que dicho estado muestre una utilidad o pérdida diferente a la que debe ser. Por lo que respecta a las cuentas de Balance, si no se contabilizan todos los movimientos en el periodo que corresponda, mostrarían saldos incorrectos, por ejemplo, los activos fijos y sus cuentas complementarias. Lo dicho en el punto anterior nos lleva a concluir que es indispensable contabilizar, mediante los ajustes, todas y cada una de las partidas que no hayan afectado a las cuentas de Balance o de Resultados. ASIENTOS DE AJUSTE Al cierre de las operaciones de un ejercicio fiscal, se deben revisar las cuentas que forman parte de la Balanza de Comprobación, de tal forma que no reflejen datos incorrectos. De esto podemos concluir que se deberán revisar y ajustar, si proceden, las cuentas que forman los siguientes grupos: Cuentas de Activo Circulante: Caja Bancos, Inventario, Clientes y sus complementarias. Cuentas de Activo Fijo y sus complementarias. Cuentas de Activos Diferidos Amortizaciones de partidas devengadas. 10 Ajustes a Cuentas de pasivo, creando provisiones para sueldos y Seguro Social, entre otros. Cuentas Resultados Deudores Cuentas Resultados Acreedores El procedimiento a seguir para la elaboración de la Hoja de trabajo tiene un orden lógico, éste te ayudará a no olvidar ningún detalle y a considerar los pasos indispensables, por esta razón te la presentamos a continuación: Pasos que debemos seguir para hacer la hoja de trabajo 1) Anotar como encabezado el nombre, denominación o razón social. 2) Fecha que comprende la Hoja de trabajo, siempre haciendo referencia a la fecha en que termina el periodo contable. 3) Columna de movimientos, haciendo referencia al número de cuenta, nombre de la cuenta, suma de movimientos deudores y acreedores. 4) Determinar saldo de las cuentas, anotando en la columna de saldos los deudores y acreedores. 5) Hacer los asientos de ajuste según proceda e irlos anotando en esta columna, relacionando el cargo o cargos con el abono o abonos. 6) Formular la Columna de Saldos Ajustados, tomando los saldos de los asientos del punto 4 y aumentado o disminuyendo los ajustes según proceda. 7) La Columna de Pérdidas y Ganancias se debe hacer igual que cuando hacemos el estado financiero. Esto es, que debemos tomar de la columna de saldos ajustados las cuentas de Resultados y anotarlos, sumar éstos y determinar la diferencia, si es de naturaleza deudora será pérdida; si es de naturaleza acreedora será utilidad. 8) Columna de Estado de Situación Financiera. A ésta debemos llevar las cuentas que tienen saldo en la columna de saldos ajustados y que forman el balance y la utilidad o pérdida determinada en la columna de pérdidas y ganancias. Nota: Recordemos que el enlace del Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera es la utilidad o pérdida que se obtenga en un periodo contable. 11 AJUSTES En la primera etapa, Balanza de Comprobación, se muestran las cuentas de balance, éstas se deben revisar para determinar si hay partidas no registradas en esas cuentas. Igualmente las cuentas de ingresos, gastos y capital contable se revisan para saber si ha habido cambios que no se hayan registrado en los datos y que quizá no se revelaron en el momento de examinar las fuentes de los datos de ingresos y gastos, o bien creaciones de pasivos o registros de activos. Una vez que realizamos la revisión anterior y determinamos las cuentas que se deben ajustar, se realizan éstos en la Hoja de Trabajo, columna de ajustes. En páginas subsecuentes te presentamos dos formatos de Hojas de trabajo (anexos 1 y 2), consulta el índice, a éstos haremos referencia constantemente; en el primero (anexo 1) te presentamos la Hoja de trabajo sin ajustes, mientras que en el segundo encontrarás los registros de los ajustes y el saldo obtenido, ya ajustados. A continuación te presentamos un ejemplo ilustrativo de la Hoja de trabajo y la forma en que se realiza. Analiza cada etapa y observa los cambios en los anexos cada vez que se hace referencia a ellos. Recuerda que la primera etapa para formular la Hoja de trabajo, es hacer la lista de todas las cuentas, así como la determinación de sus saldos, anotándolas en la columna apropiada de debe y haber, de acuerdo con el punto estudiado respecto a la Teoría de la partida doble, podemos apreciar que esta etapa equivale a formular la balanza de comprobación. (Ver anexo1) Existe una prueba de que todos los cambios en los datos durante el periodo se registraron correctamente, por lo menos en lo relacionado con lo que se cargó y su igualdad con lo que se acreditó; hasta esta etapa dejamos preparada la información para proceder a los ajustes. Hechos los ajustes y sumados, éstos deben arrojar la misma cantidad en el debe y el haber. El siguiente paso es hacer la columna de Balanza de saldos ajustados. Para determinarlos es necesario tomar de la columna de saldos la cantidad correspondiente, si el saldo de la cuenta es de naturaleza deudora y el ajuste es deudor, éstas se suman; y al contrario, si el saldo de la cuenta es de naturaleza acreedora, se resta. Lógicamente, vamos a anotar en la columna de saldos ajustados la cantidad que predomine, deudora o acreedora; las cantidades que no sean afectadas por ajuste pasan con el mismo saldo a esta columna. (Ver anexo 2) Cuando hayamos terminado de pasar todas las cantidades a la columna de Balanza de saldos ajustados, se sumarán las cantidades del debe y el haber, éstas deben sumar lo mismo, en caso contrario es necesario rehacer las operaciones y corregir los errores. Como dije antes, las sumas del debe y el haber deben sumar lo mismo. 12 REGISTRO DE LOS ASIENTOS DE LA COLUMNA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Debido a que las cuentas de resultados deudores y acreedoras, son las que nos arrojarán la utilidad o pérdida, es recomendable identificarlos con una marca. La ventaja que esto representa es que automáticamente todas las cuentas que no se marquen serán cuentas de balance. Las cuentas marcadas se deben transferir a la columna con este nombre (Pérdida y Ganancia) exactamente como se encuentran en la columna de saldos ajustados, esto es, guardando la naturaleza de las cuentas. Cuando esto se haya terminado, se deben sumar las cantidades del debe y el haber, la diferencia de estos dos totales nos arrojará la utilidad o pérdida; si la diferencia es de naturaleza deudora, es pérdida porque son mayores los gastos y costos; en cambio, si la diferencia es de naturaleza acreedora, será utilidad, la razón es que los ingresos o ventas traen implícita la utilidad. Habiendo determinado ésta, se debe anotar un renglón que llevará el título de Utilidad del ejercicio, cargando la utilidad en pérdidas y ganancias y acreditando en la columna del Balance. Si fuera pérdida, el asiento será a la inversa. Después de anotar en la Hoja de trabajo la utilidad o pérdida, se debe hacer la póliza de diario, para saldar las cuentas de resultados, pues estas cuentas deben quedar en cero, tanto en el libro diario como en el mayor, así como registrar la utilidad o pérdida en los registros contables. REGISTRO EN LA HOJA DE TRABAJO DE LAS CUENTAS DE BALANCE Cuando se habló del estado de resultados, se dijo que con una marca señalamos las cuentas que deben quedar saldadas. Las cuentas de balance no se marcaron, estas cuentas son las del Activo, Pasivo y Capital, que se deben pasar a la columna de Balance General, guardando la misma naturaleza que tienen en la columna de saldos Ajustados. Observa el anexo 2 donde se presenta el balance general al 30 de diciembre, analiza la forma en que se presentan los datos y compárala con el procedimiento que se explicó anteriormente. Ahora te preguntarás: ¿Debemos hacer pólizas con los ajustes que se practicaron en la Hoja de trabajo? Así es, tenemos que hacer las pólizas ya sea de Diario, Ingreso o Egresos y pasarlas a sus respectivos registros (Registro de Pólizas de Diario, de Ingresos y Egresos) y operarlos en el Diario general; y después a las cuentas de mayor. Haciendo esto, tus registros contables quedarán con los mismos saldos que se tienen en la Hoja de trabajo. ¿Qué pasaría con nuestros registros contables si no realizamos el punto anterior? 13 Incurriríamos en un grave error que consistiría en omitir los ajustes que hicimos en la Hoja de trabajo y, en consecuencia, los saldos de las cuentas del Libro Diario y Libro Mayor quedarían con saldos equivocados. OBSERVACIÓN En los asientos que se hacen en la Hoja de trabajo, se debe anotar al lado derecho de la cantidad ajustada (ver anexo 2) un número, con la finalidad de: a) Relacionar el asiento de cargo con el asiento de crédito, para localizar diferencias en caso de que existan b) Saber la cantidad de ajustes hechos c) Conocer las cuentas efectuadas con ajuste A continuación te presentamos algunos ejemplos de ajustes, en cada situación se hace referencia a los anexos que ya has revisado, te recomendamos consultarlos cada vez que se haga referencia a ellos. En el cuadro siguiente te presentamos los diferentes tipos de cuentas donde, en ocasiones, es necesario hacer ajustes; también te proporcionamos algunas posibles causas, con la finalidad de que trates de no incurrir en éstas. AJUSTE A LAS CUENTAS DE I. Activo circulante II. Activo fijo III. Activo diferido IV. Pasivo diferido CAUSAS En la caja puede haber faltantes al practicar un arqueo. En bancos, contabilizar productos financieros por intereses. Al actualizar las cuentas complementarias de este grupo, tales como depreciaciones. Al aplicar las amortizaciones a las cuentas de rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado, entre otras. Al aplicar a nuestros resultados los intereses cobrados por anticipado, las rentas cobradas por anticipado, entre otras. Cabe señalar que estas causas son sólo un ejemplo y pueden existir muchas otras. I AJUSTE A LAS CUENTAS DE ACTIVO CIRCULANTE Caja. A esta cuenta se le deben hacer por lo menos dos Arqueos durante un ejercicio contable de un año. Estos Arqueos se hacen con el propósito de establecer control en el manejo de efectivo, haciendo comparaciones de lo encontrado físicamente, con el saldo que muestra la cuenta en los Registros Contables a una fecha determinada. 14 Ejemplo: En una caja En la Hoja de trabajo la cuenta 1101 caja (ver anexo 1) tiene un saldo de $2,880.00; el día 28 de diciembre se hace un Arqueo de caja encontrándose $2,850.00 (ver anexo2). Existe una diferencia de $30.00, esta cantidad tiene que ajustarse y mostrar en el balance la cantidad correcta $2,850.00 en vez de $2,880.00 Si este faltante se le cobra a la persona encargada de la caja, el ajuste sería: 1203 1101 Ajuste-1 Deudores diversos Caja Debe $30.00 Haber $30.00 Bancos. El saldo de la cuenta de bancos se deberá ajustar por concepto de: 1) Intereses devengados por nuestras inversiones. 2) Por gastos de cobranza que el banco realiza en la recuperación de documentos endosados a él. 3) Por gastos de manejo de nuestra cuenta. 4) Por gastos de cheques rebotados. 5) Comisión de cheques expedidos. Ejemplo: En bancos Esta cuenta tiene un saldo de $13,474.00 en la Hoja de trabajo (anexo 1), re recibe aviso del banco que abona en nuestra cuenta de cheques $70.00 por concepto de gastos por rechazo de 2 cheques; el saldo de $13,474.00 (anexo 2) se tiene que modificar y registrar el gasto. Al ajuste que se debe hacer: 5201 1102 Ajuste-2 Gastos de cobranza Bancos Debe $70.00 Haber $70.00 PROVISIÓN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO Esta cuenta es complementaria de la cuenta de clientes, se establece para afectar los resultados por ciertas contingencias que tiene toda empresa que vende a crédito. Generalmente esta provisión se calcula haciendo estudios de ejercicios anteriores, para conocer cuál ha sido el comportamiento, cuántos clientes y con qué importes no han pagado su saldo, conociendo este comportamiento se puede obtener un porciento y éste usarlo para crear la provisión. 15 Esta cuenta tiene como principal finalidad crear una provisión para hacer frente a posibles cuentas que no sean pagadas por los clientes, por tal motivo debemos cargar a las cuentas de resultados deudoras una cantidad estimada para prever esta contingencia. ¿Cómo se debe estimar ésta? En las empresas, una de las funciones del departamento de crédito y cobranzas es llevar un control, a todos los clientes, de la puntualidad con que efectúan sus pagos. Este control da origen a un reporte por antigüedad de saldos, que sirve para hacer una estimación de las cuentas que probablemente no se cobren. Otra base para estimar esta previsión es considerar datos reales de ejercicios pasados. De acuerdo a los procedimientos antes mencionados, se determina un porciento para crear esta provisión. El asiento contable que se debe hacer es el siguiente: Gastos de Venta Provisión para cuentas incobrables X Provisión para cuentas incobrables X/X Su presentación en el balance es: Clientes BB Menos AA Provisión cuentas incobrables Saldo en libros ______ Z . Puede haber otras formas de calcular la provisión, ejemplo: condiciones de mercado, política de empresa, entre otras. PROVISIÓN PARA PÉRDIDA DE INVENTARIOS La necesidad de crear esta provisión surge como consecuencia de los faltantes que resulten en el momento de practicar un inventario físico, o bien, por encontrarse productos que por su lento movimiento se han vuelto obsoletos. La provisión se puede calcular dependiendo si ésta es para prever faltantes, se puede recurrir a inventarios pasados y promediar los faltantes de tres, determinar un porciento, tomando como base el valor de los inventarios y con éste determinar la provisión. Si la provisión es para afectar los resultados para materiales obsoletos, bastará con hacer un estudio del estado físico que guardan los productos, éste es un dato fácil de obtener pues en la práctica generalmente se tienen identificados estos productos. 16 DIFERENCIA EN INVENTARIOS FÍSICOS La Ley del Impuesto Sobre la Renta obliga a todos los comerciantes, personas físicas o morales, a realizar un inventario físico por lo menos una vez en un ejercicio fiscal o por control interno para establecer comparación con la cuenta de Inventarios. Ejemplo: El día 28 de diciembre se hace un inventario físico, después de valuar éste y compararlo con el saldo que tiene la cuenta 1204 almacén en la Hoja de trabajo que es de $8,110.00 (anexo 1) se determina una diferencia de $50.00, por lo que el nuevo saldo es de $8,060.00 (anexo 2), por lo que se deben ajustar los $50.00 para mostrar en el Balance el saldo correcto. El ajuste que se debe hacer es: 5105 1204 Ajuste-3 Ajuste de Inventarios Almacén Debe $50.00 Haber $50.00 La cuenta de ajuste de inventarios es una cuenta de resultados, su saldo puede ser de naturaleza deudora o acreedora, es de naturaleza deudora cuando es faltante en el inventario y acreedora cuando la diferencia es sobrante. Como toda cuenta de resultados, ésta debe quedar saldada. PROVISIÓN PARA INVENTARIOS OBSOLETOS Esta provisión es una cuenta complementaria de los inventarios, la finalidad de crearla es afectar los resultados de la empresa por las posibles pérdidas que sufra la empresa por la venta o destrucción de estos productos. Ejemplo: Después de hacer un minucioso estudio y revisión física de los productos que se tienen en los almacenes, se encontró que los productos A-G y Z son obsoletos y tienen un importe de $86.00, por lo que se deben llevar a los resultados. El ajuste que debe correrse es: 5201 1102 Ajuste-4 Ajuste de inventarios Provisión para inventarios obsoletos 17 Debe $86.00 Haber $86.00 COMPARACIÓN DE LAS HOJAS DE TRABAJO Objetivo: De hacer la comparación con las dos hojas de trabajo (anexo 1 y anexo 2) mostrar la diferencia que existe en las cifras ajustadas en la columna del estado de resultados y la utilidad obtenida en las mismas. Esta diferencia es consecuencia de la afectación hecha a los gastos tanto de administración como a los gastos de venta y a otras cuentas de resultados. En el Balance General pasa lo mismo en lo que a diferencias se refiere, las cantidades mostradas en la hoja de trabajo en la que no se hicieron ajustes, son diferentes a las mostradas en las que sí los tienen. Lo más importante en el desarrollo de la hoja de trabajo, es llegar a los datos correctos para proporcionar información oportuna y veraz con base en datos correctos. Con la finalidad de realizar esta comparación, se utilizarán nuevamente los anexos 1 y 2, observa que en cada uno de ellos se incluye: La hoja de trabajo El estado de situación financiera El estado de resultados Consúltalos constantemente. Movimientos.- Si observas los dos anexos, tienen exactamente las mismas cantidades y sumas. Saldos.- Pasa lo mismo, los saldos mostrados en el anexo 1 y 2 son los mismos, así como los totales. Ajustes.- Esta columna debes observarla en los anexos 1 y 2, como podrás notar en el anexo 1 no tiene cantidades y en el anexo 2 tiene unas cantidades, éstas corresponden a los ajustes hechos a los saldos, podemos considerar que ésta es la parte más importante del tema que nos ocupa. Saldos ajustados. Éstos son el resultado de hacer las operaciones de suma y resta según proceda. Tomando los saldos más o menos ajuste, ejemplo: saldo de caja $2,880.00 deudoras, el ajuste es por $30.00 acreedores, si los restamos nos queda una diferencia por $2,850.00 (ver anexo 2) este es un saldo ajustado y en consecuencia correcto; si los dos importes fueran de naturaleza deudora se sumarían. Ejemplo: Deudoras diversas tiene un saldo de $2,700.00 y un ajuste deudor por $30.00, el saldo ajustado es por $2,730.00, si observamos el anexo 1 esta columna no tiene cantidades. 18 Pérdidas y ganancias. Esta columna es en la que se reflejan todos los ajustes hechos a las cuentas de resultados y en la que, si comparamos con la hoja de trabajo del anexo 1, vamos a encontrar la diferencia que existe en la utilidad obtenida en el anexo 1 y en el anexo 2, esta diferencia es consecuencia de los ajustes hechos en el anexo 2. ¿Podrías determinar las cantidades que suman la diferencia? Inténtalo. Balance General. Esta columna es conveniente que la compares (anexo 1 y anexo 2), después de la comparación que hagas ¿podrías establecer la diferencia y decir cuál es la razón de ésta? APLICADO, S.A. ESTADO DE RESULTADOS DEL 1° AL 31 DE DICIEMBRE DE 200 ___. VENTAS COSTO DE VENTAS 157,024.00 65,930.00 -----------------91.094.00 Utilidad Bruta GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE VENTA GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 40,660.00 11,760.00 52,420.00 PRODUCTOS FINANCIEROS GASTOS FINANCIEROS 2,450.00 1,150.00 1,350.00 OTROS PRODUCTOS 1,550.00 1,550.00 UTILIDAD ANTES DE ISR Y PTU $41,524.00 19 RECAPITULACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DE LA HOJA DE TRABAJO MOVIMIENTOS BALANZA DE COMPROBACIÓN SALDOS AJUSTES CUENTAS DE RESULTADOS PÓLIZAS DIARIOS INGRESOS EGRESOS CUENTAS DE BALANCE SALDOS AJUSTADOS ESTADOS DE RESULTADOS BALANCE GENERAL ¿Consideras que el esquema anterior contempla todos los temas vistos en este fascículo? ¿Puedes mejorarlo o complementarlo? Inténtalo. 20 La hoja de trabajo es el documento que se debe formular con el propósito de determinar los saldos de las cuentas correctamente a una fecha determinada, los ajustes de inician a partir de los saldos de las cuentas que lo requieran. Este documento sirve para preparar el Balance General, así como el Estado de Resultados y consta de las siguientes columnas: Movimientos Saldos Ajustes Saldos ajustados Pérdidas y ganancias Balance General, Estado Situación Financiera Todas las columnas deben arrojar la misma suma en el debe y el haber, excepto Pérdidas y Ganancias, en ésta si las sumas arrojaran el mismo importe no habría utilidad ni pérdida. Sin embargo, esto nunca ocurre, siempre alguna de las sumas es mayor, si el importe del debe es mayor al del Haber arroja una pérdida, si la suma del haber es mayor arrojará una utilidad. Esta diferencia debe anotarse en la columna del debe o haber según sea la naturaleza del saldo en pérdidas y ganancias; y lo mismo se debe hacer en la columna del Balance, en el mismo renglón equivale a hacer el siguiente asiento: Debe X Pérdidas y ganancias Resultado del ejercicio Haber X Se deben correr los asientos en pólizas, según proceda de los ajustes hechos. Se deben correr las pólizas para saldar las cuentas de resultados, cargando a las cuentas de saldo acreedor y abonando las de saldo deudor, contra la cuenta Pérdidas y Ganancias del ejercicio, con esta cuenta formar el estado financiero, estado de Pérdidas y Ganancias. De la columna de Balance General, formar este mismo estado financiero. 21 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN Como te diste cuenta, hacer la hoja de trabajo es sencillo. Para que reafirmes tus conocimientos contesta el siguiente cuestionario: 1. Define qué es la Hoja de trabajo. 2. ¿Cuál es la finalidad de hacer la Hoja de trabajo? 3. ¿Qué es para ti un ajuste? 4. ¿Qué efecto tienen en el estado de Pérdidas y Ganancias? 5. ¿Qué efecto tienen en el Balance General? 6. Anexo a este cuestionario encontrarás una hoja de trabajo con datos de movimientos y saldos, registra los siguientes ajustes a) El día 28 de diciembre se practica un arqueo de caja, encontrándose un faltante por $45.00 que acepta pagar la cajera. b) De las rentas pagadas por anticipado, aplicar a gastos de ventas lo correspondiente al mes de diciembre $1,000.00 c) El día 30 de diciembre recibimos un aviso del banco en el que comunica que abonaron a nuestra cuenta $75.00 por concepto de intereses. d) Se practica un inventario físico y al comparar con la cuenta mayor se determina una diferencia por $85.00, ajustar afectando los resultados. e) Usando la fórmula para calcular la depreciación en línea recta, calcula la del equipo de transporte, su duración se estima en 6 años y su valor de desecho en $4,000.00 f) Calcula la reserva para depreciación del equipo de reparto, su duración se estima en 7 años y su valor de desecho se calcula en $5,000.00 g) Calcular la reserva para depreciación del mobiliario y equipo, se estima una duración de 10 años y un valor de desecho por $2,000.00 h) Calcular la reserva para depreciación del equipo de cómputo, su duración se estima en 3 años y se calcula nos la compren en $3,000.00 7. Formular los estados financieros. 8. Hacer pólizas según proceda (Diario, Ingresos o Egresos). 22 23 AUTOEVALUACIÓN Para que reafirmes tus conocimientos, a continuación te presentamos las respuestas a las actividades de consolidación, compáralas con las tuyas. 1. Hoja de trabajo es el documento en el que se resumen las cuentas usadas en los registros contables de una empresa o ente económico referido a un periodo contable. 2. La finalidad de hacer la hoja de trabajo es ajustar las cuentas, que su saldo no muestre la realidad, pueden ser de Resultados o de Situación financiera. 3. Ajustar desde el punto de vista contable es: determinar el saldo de una cuenta, de tal forma que éste sea justo (correcto). 4. El efecto que tienen los ajustes en el estado de resultados, es mostrar la utilidad o pérdida obtenida en un periodo contable en forma correcta. 5. El efecto que tienen los ajustes en el estado de situación financiera es mostrar los derechos y obligaciones en forma correcta o una fecha determinada. 6. El estado de resultados y los asientos de ajuste y el estado de situación financiera te debieron quedar como a continuación se presentan. 24 25 26 EL EXAMEN, S.A. Estado de resultados del 1° al 31 de diciembre de 19 Ventas netas Costo de ventas . 145,000.00 85,000.00 -----------------60.000.00 Utilidad Bruta Gastos de operación Gastos de venta Gastos de administración Pérdida de administración Gastos financieros Productos financieros 39,250.00 27,841.00 3,000.00 4,575.00 Ajuste de inventarios 67,091.65 7,091.65 1,575.00 85.00 Resultado antes del impuesto (Utilidad) Pérdida (5,061.65) ================== 27 EL EXAMEN, S.A. Asiento de Ajuste Póliza de ingresos No. 1 FECHA CONCEPTO DEBE 31/dic/94 Bancos Productos financieros Intereses ganados por nuestras inversiones mes de diciembre. 75.00 Suma iguales 75.00 __________________ Hecha por HABER 75.00 ____________________ Revisada por 28 75.00 ___________________ Cotizada por EL EXAMEN, S.A. Asientos de Ajuste Póliza de Diario No. 1 FECHA CONCEPTO DEBE HABER 31/dic/94 Deudores diversos Caja Faltante registrado en caja Gastos de venta Rentas Rentas pagadas por anticipado aplicación renta por el mes de diciembre Ajuste de inventarios Almacén Faltante encontrado en inventario físico practicado el 31/dic/94 Gastos de administración Depreciación equipo transporte Depreciación acumulada equipo transporte Aplicación depreciación por dic. 94 45.00 45.00 45.00 31/dic/94 31/dic/94 31/dic/94 Suma iguales __________________ Hecha por 1,000.00 1,000.00 85.00 85.00 416.66 416.66 1,546.66 ____________________ Revisada por 29 1,546.66 ___________________ Cotizada por EL EXAMEN, S.A. Asientos de Ajuste Póliza de Diario No. 2 FECHA 31/dic/94 31/dic/94 CONCEPTO DEBE Gastos de venta Depreciación Equipo reparto Depreciación acumulada equipo reparto Aplicación de la depreciación por el mes de diciembre 250.00 Gastos de administración Depreciación mobiliario y equipo Depreciación acumulada mobiliario y equipo Aplicación de la depreciación por el mes de diciembre 58.33 HABER 250.00 58.33 31/dic/94 Gastos de administración Depreciación equipo de cómputo Aplicación de la depreciación por el mes de diciembre Suma iguales __________________ Hecha por 366.66 674.99 ____________________ Revisada por 30 674.99 ___________________ Cotizada por GLOSARIO Plusvalía. Aumento del valor de un bien, principalmente inmuebles y valores mobiliarios, sin que se produzcan cambios en él. Amortización. Cantidad destinada a la reproducción de un capital invertido, desgastado por el uso u otras causas. Depreciar. Disminuir el valor o precio de una cosa en función de su uso, transcurso del tiempo u obsolescencia. Porcentaje. Resultado obtenido al tomar un tanto por ciento determinado de una cantidad dada. Ajustar. Determinar el saldo de las cuentas de resultados y de balance en su punto justo (correcto). Provisión. Medida orientada a prevenir un gasto de último momento que afecte los resultados en forma considerable. Verificar. Probar que los saldos de los registros contables son correctos. Obsoleto. Anticuado, que no se usa. Dividendos. Utilidad que corresponde a cada accionista al repartir los beneficios. Periodo Contable. Periodo que se usa en el proceso contable desde el inicio de los registros de las operaciones, hasta la obtención de los estados financieros. 31 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ANZURES, Maximino. Contabilidad General. México, Fianzas del valle, 1985. MCNEILL, T. Eugene. Contabilidad Financiera. México: Diana, 1972. MORENO, Fernández, Joaquín. Contabilidad Básica 1 y 2. México Mc Graw Hill, 1992. 32 COLEGIO DE BACHILLERES CONTABILIDAD II FASCÍCULO 3. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE Autor: María Elena Chirino Cruz Aseso externo: José Antonio Romero Asesor Pedagógico Rosa María Salgado Medina 2 Í N D I C E INTRODUCCIÓN 7 1. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE 9 9 1.1 DIARIO CONTINENTAL 10 1.2 DIARIO TABULAR 2. SISTEMA DE DIARIO Y CAJA 2.1 DIARIO DE OPERACIONES DIVERSAS 2.1. 1 OPERACIONES COMPUESTAS 20 25 25 27 3. SISTEMA DE POLIZAS 3.1 SISTEMA DE PÓLIZAS CON UN REGISTRO 27 3.2 SISTEMA DE PÓLIZAS CON DOS REGISTROS 44 3.3 SISTEMA DE PÓLIZAS CON TRES REGISTROS 62 4. SISTEMA DE CONTABILIDAD CON PROCEDIMIENTO 3 88 RECAPITULACIÓN 90 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN 91 LINEAMIENTOS DE AUTOEVALUACIÓN 93 BIBLIOGRAFÍA 94 4 P R O P Ó S I T O En esta asignatura es primordial que retomes los conceptos vistos en los fascículos anteriores de esta misma asignatura, ya que éstos te servirán de base para comprender los conocimientos que aquí te presentamos, antes de iniciar el estudio de este material debes tener claro lo que vas a aprender, cómo lo vas a lograr y para qué te va a servir, información que a continuación te presentamos: QUÉ: Conocerás los distintos procedimientos para el registro de operaciones en una empresa, ya sea comercial, de servicios o de transformación. CÓMO: Realizarás diversos ejercicios y casos prácticos donde registres las operaciones desde su inicio hasta su terminación para la elaboración de los Estados Financieros, además utilizarás diversos formatos y procedimientos que deberás comparar. PARA QUÉ: Conociendo los Sistemas Contables podrás elegir el más adecuado cuando la práctica lo requiera y llegues a necesitarlo. 5 6 I N T R O D U C C I Ó N Este fascículo tiene como finalidad apoyar el aprendizaje de los estudiantes de Contabilidad, por esta razón se enfatiza en las diferencias de los Sistemas Manuales de Registro y ofrece un esbozo de los Sistemas Electrónicos. Asimismo, se muestra en forma concisa las modificaciones que han sufrido el Diario Continental, resaltando en forma detallada las que se consideran más importantes en relación con la evolución de estos sistemas contables. En este sentido, se piensa que conociendo las características de los Sistemas de Registro de Operaciones se puede seleccionar el más adecuado según las características propias de cada entidad. Cabe mencionar, que en esta época, donde la tecnología ha dado enormes avances computacionales, las computadoras forman parte ya de las grandes, medianas y también de las pequeñas empresas, situación que repercutió en el trabajo contable. 7 8 1. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE 1.1 DIARIO CONTINENTAL Concepto: “El procedimiento de registro de operaciones llamado Continental, consiste en anotar en un Libro denominado Diario General, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando, pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, tanto a los mayores auxiliares como al Libro Mayor y obtener de este último los datos para elaborar en el libro de Inventarios y Balances, los Estados 1 Financieros". Su evolución: El desarrollo del Diario Continental se origina principalmente cuando las empresas inician su crecimiento presentándose atrasos en el registro de las operaciones diarias, en consecuencia la información contable no se obtenía oportunamente. En virtud de lo anterior, se crearon y establecieron nuevas formas de registro llamados Procedimientos o sistemas de operaciones y su finalidad era la de resumir cada uno de los renglones del Balance General, ahora Estado de Situación Financiera, y el Estado de Resultados, en hojas tabulares, para que al sumar el detalle de las operaciones diarias nos dieran los mismos totales. Dichos temas son: 1. Procedimiento o Sistema de Diario Tabular 2. Procedimiento o Sistema Contralizador. 3. Procedimiento o Sistema de Pólizas 4. Procedimiento o Sistema de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. 5. Procedimiento o Sistema de Volantes o Fichas. 6. Procedimiento o Sistema Combinado. Como antecedente podemos mencionar que el registro contable de las operaciones pueden realizarse utilizando: A) Procedimiento Manual B) Procedimiento Mecánico C) Procedimiento Electrónico. 1 Flores, E. Segundo curso de Contabilidad. 9 A) El Procedimiento Manual. Es cuando se emplea el esfuerzo físico del hombre para el registro de operaciones desde su inicio hasta su terminación de acuerdo con un procedimiento establecido. B) El Procedimiento Mecánico. Es cuando se emplean máquinas de contabilidad para registrar las operaciones realizadas en una empresa, utilizando equipo y papelería especial. C) El Procedimiento Electrónico. Es el que emplea para registrar las operaciones computadoras, consistentes en unidad central, una unidad de salida, impresora y programas. En la actualidad, muchas empresas utilizan computadoras para llevar su contabilidad ya que la información financiera es obtenida mucho más rápido y con todos los análisis de cuentas y registros requeridos para la toma de decisiones a nivel Gerencia o Dirección. A la fecha, existen variados programas de contabilidad para el registro de operaciones por computadora. De los Sistemas anteriormente señalados, los que utilizan el procedimiento manual y que trataremos en este fascículo son: 1. Diario Tabular 2. Diario de Caja y Bancos 3. Pólizas 1.2 DIARIO TABULAR Características: La diferencia entre este Diario Tabular y el Diario Continental es su rayado, ya que a este Diario se le aumentaron columnas para el registro de sus operaciones. Esto, con el fin de no tener que pasar diariamente los registros tanto al Diario Continental como al libro Mayor sino que aquí se pasan las operaciones al libro Mayor en forma global (por concentración). Se entiende por concentración la suma de operaciones realizadas en un periodo de tiempo escogido para efectuar los pases del Diario Tabular al Libro Mayor por ejemplo: Si se escogió pasar del Diario Tabular al Libro Mayor la suma de las operaciones de un mes, tendrá que ser mensualmente durante todo el ejercicio, no pudiendo cambiar hasta el inicio del siguiente periodo si se desea efectuar semanal o quincenalmente. Para poder utilizar un Diario Tabular debe tomarse en consideración lo siguiente: 1. Anotar primero las cuentas de mayor movimiento tanto deudor como acreedor. 2. Enseguida anotar las cuentas que únicamente tienen movimiento deudor. 3. Anotar las cuentas que únicamente tienen movimiento acreedor. 10 4. Por último anotar las cuentas que tienen muy poco movimiento o utilizadas esporádicamente. Éstas se anotarán en un espacio denominado VARIAS CUENTAS, como se verá más adelante. En el siguiente esquema puedes observar el rayado del Diario Tabular. Folio No.___ NOMBRE DE LA EMPRESA DIARIO TABULAR AÑO 19____ Fecha No. de Concepto Sub-cuenta Partida / Parcial BANCOS Debe Haber CLIENTES Debe Haber PROVEEDORES VARIAS CUENTAS Debe Nombre Haber Debe Haber SUMAS FECHA: En esta columna se anota el día y mes en que se realizó la operación No. DE PARTIDA: CONCEPTO: Aquí se anota el número progresivo de la operación En esta columna se anotan los datos principales de la operación SUBCUENTA: Aquí anotamos únicamente cuando se trate de cuentas colectivas el nombre de la Subcuenta. Anotamos esta contraseña cuando hayamos pasado a los auxiliares de mayor /: PARCIAL: Se anotan los importes únicamente cuando tengamos varias subcuentas. COLUMNAS PARA CUENTA: Donde se registran las cuentas de mayor movimiento tanto deudor como acreedor VARIAS CUENTAS: En estas columnas registramos tanto el nombre como los importes ya sea deudor o acreedor de las cuentas de menor movimiento o movimientos esporádicos. 11 ALTERNATIVAS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DEL SISTEMA DE DIARIO TABULAR Existen dos alternativas según lo muestra el siguiente diagrama tomado del libro Segundo Curso de Contabilidad de Elías Lara Flores. Auxiliares Operaciones Operaciones Diario Tabular Diario Tabular Mayor Auxiliares Diario Continental Balanza de Comprobación Estados Financieros Mayor Balanza de Comprobación Estados Financieros 12 Registro Contable: Refiriéndonos a la alternativa de utilizar el Diario Tabular como Diario Principal hacemos lo siguiente: (Observa el esquema del Diario Tabular como Diario Principal). 1º Registrar nuestras operaciones en el Diario Tabular como veremos más adelante en nuestro ejemplo. 2º Registrar simultáneamente en nuestros auxiliares. 3º Efectuar por concentración el pase del Diario Tabular al Libro Mayor, asimismo a los auxiliares de mayor respectivos y en forma simultánea. 4º Elaborar Balanza de Comprobación y Hoja de Trabajo con sus traspasos y ajustes respectivos. 5º Por último elaborar Estados Financieros principales (Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados). Ejemplo: La empresa Tornillos de México, S.A., inicia sus operaciones el 1º de septiembre de 199_ con $60,000.00 que son depositados en Banca Serfin, S.A. por sus accionistas, de acuerdo con lo establecido en la Escritura Constitutiva. Durante el mes, realiza las siguientes operaciones: 1. El día 2 Se compra mercancía por $10,000.00 más I.V.A. a Materiales Naucalpan, S.A. pagando 20% de inmediato y el resto a crédito en cuenta corriente. 2. El día 10. Se compra mobiliario y equipo de oficina por $ 3,200.00 más I.V.A. a P.M. Steel concediéndonos crédito en cuenta corriente. 3.- El día 18. Se vende mercancía por $ 550.00 más I.V.A. de contado, depositándose en nuestra cuenta bancaria. El costo de la mercancía es de $ 230.00. 4.- El día 30. Se vende mercancía por $ 1,850.00 más I.V.A., cobrando $ 750.00 de inmediato que depositamos en nuestra cuenta y el resto lo queda a deber el Sr. Jorge Rodríguez. El costo es de $ 900.00. NOTA. En el siguiente formato (DIARIO TABULAR), puedes observar el registro de los movimientos anteriores: 13 Folio No.___ __ TORNILLOS DE MEXICO, S.A. DIARIO TABULAR DEL AL 30 DE SEPTIEMBRE 1º DE 199____. AÑO 19__ Fecha No. BANCOS de Concepto Sub- Parti CLIEN I.V.A. TES ACRE- DE DITABLE VENTAS cuenta ALMACEN COSTO PROVEE ACREE DORES. DORES VENTAS I.V.A. VARIAS TRASL. CUEN TAS DIVS. da Debe Sept. 1 Sept. 2 Sept. A 1 2 S.A. Mat. mercancía Naucalpan Compra de P.M. Steel Debe Debe Debe Haber Debe Haber Haber Haber Haber 60,000.00 1,500.00 2,300.00 3 Nombre Debe Haber Capital 60, Social 000.00 9,200,00 10,000.00 480.00 3,680,00 Mobil. y Eq. 3,200.00 mobiliario. 18 Sept. Serfín, apertura Compra de 10 Sept Asiento de Haber Ofna. Se vende 632,50 230.00 230.00 550.00 82,50 900.00 900,00 1,850.00 277,50 2,400.00 360,00 mercancía. 4 30 Se vende Jorge mercancía. Rodríguez SUMAS 750. 00 1,377.50 61,382.50 2,300.00 1,377.50 10,000.00 1,130.00 1,130.00 9,200.00 3.680,00 3,200.00 60,00.00 Comprobación: Esta comprobación se efectuará antes de pasar al Libro Mayor y siempre debe coincidir la suma de los cargos y abonos para saber que está correcto nuestro concentrado de Diario Tabular. Tomando el ejercicio realizado procedemos a su comprobación: NOMBRE DE LA CUENTA DEBE Bancos $ 61,382.50 Clientes 1,377.50 Almacén 10,000.00 LV.A. Acreditable 1,980.00 Mobil y Eq. Oficina 3,200.00 14 HABER $ 2,300.00 1,130.00 Costo de Ventas 1,130.00. Proveedores 9,200.00 Acreedores Diversos 3,680.00 Ventas 2,400.00 I.V.A. Traslado Capital Social Sumas Iguales 360.00 60,000.00 _________ $ 79,070.00 ________ $ 79,070.00 Posteriormente pasamos al Libro Mayor tomando como base la comprobación: Folio1 Debe 200____ BANCOS FECHA CONCEPTO Sept. 30 Concentración del Diario Tabular FOLIO DEBE 1 FECHA 61,382.50 Sep. 30 Folio 1 Haber 200___ CONCEPTO Concentración del Diario Tabular FOLIO HABER 1 2,300.00 Observa cómo registramos esta cuenta en el Libro Mayor. Termina el ejercicio en tu libreta y revísalo con tu asesor o profesor. En caso de que el Diario Tabular se tome como Diario Auxiliar, la segunda alternativa, se hace lo mismo que en la primera, pero se anotará por orden el Diario Tabular, en seguida pase al Diario Continental y posteriormente al Libro Mayor que servirá de base para la elaboración de los Estados Financieros ya vistos en temas anteriores. (Observa el esquema del Diario Tabular como Auxiliar) 15 Este pase al Libro Diario Continental se efectuaría de la siguiente manera: Según el ejercicio ya visto, se toman los datos de la comprobación del Diario Tabular para el asiento de concentración al Libro Diario como sigue: Fecha sept. 30 Concepto Folio Debe Haber - 1 Bancos Clientes Almacén LV.A. Acreditable Costo de Ventas Mobil. y Eq. Ofna. Bancos Almacén Proveedores Acreed. Divs. Ventas LV.A. Traslado Capital Social Asiento de Concentración del Diario Tabular Auxiliar No.1 del 30/sept./200_. 61,382.50 1,377.50 10,000.00 1,980.00 1,130.00 3,200.00 2,300.00 1,130.00 9,200.00 3,680.00 2,400.00 360.00 60,000.00 De aquí se pasan las cuentas al Libro Mayor como ya vimos anteriormente. ¿Notaste alguna diferencia entre este procedimiento y el anterior? Analiza las ventajas y desventajas que se presentan a continuación, éstas te ayudarán a contestar la pregunta anterior. VENTAJAS DESVENTAJAS -Se observa un ahorro de tiempo ya que a diferencia del Diario General o Continental, sabemos cuál es el saldo de cada cuenta antes de pasar al Libro Mayor. -El pase al Libro Mayor o Diario Continental, dependiendo de la alternativa utilizada, se realiza por concentración y no asiento por asiento, es decir, en forma global. -Lo más importante sería que sólo una persona tiene que elaborar el registro de las operaciones, aún no existe la división del trabajo. -En muchas ocasiones se cometen ciertos errores, como que en lugar de cargar se abona, o viceversa; esto se debe a la magnitud de las operaciones y a lo largo de la hoja tabular. 16 ACTIVIDAD DE REGULACIÓN Para que practiques lo visto hasta el momento contesta lo siguiente, trata de responder en forma clara: 1. ¿Qué es un Diario Tabular y cuáles son sus características? 2. ¿Cuáles son los pasos a seguir para registrar las operaciones utilizando el Diario Tabular? 3. Indica qué alternativa te parece más práctica y por qué. 4. Menciona las ventajas de utilizar el Diario Tabular. 5. Anota las desventajas de utilizar un Diario Tabular. 17 Caso práctico. Con los datos proporcionados a continuación y utilizando el Sistema de Diario Tabular y el Sistema de Inventarios Perpetuos para el registro de compra venta de mercancías: 1. Registra las operaciones en el Diario Tabular utilizando las dos alternativas. 2. Pasa a esquemas de mayor y elabora la Balanza de comprobación. 3. Elabora Estados Financieros Principales. EMPRESA "LA CORONA, S.A." INICIO DE OPERACIONES: 1º . DE OCTUBRE DE 200_ Cuenta Parcial Caja Bancos Saldos $ 1,000.00 7,800.00 Bancomer,S.A. Banamex, S.A. 4,000.00 3,800.00 Clientes 3,500.00 Jorge Rubens Almacén 45,000.00 Almcén 150 Arts. "R" a 300.00 c/u Proveedores 4,200.00 Gesamex, S.A. Capital Social Determinarlo Operaciones efectuadas durante el mes de octubre de 200_. 03 de Oct. Compra de mercancía a Gesamex, S.A. como sigue: 20 arts. "S" a $ 40.00 c/u = $ 800.00 LV.A. 15% = $ 120.00 Total = $ 920.00 18 Pagando: 50% con cheque # 25 de Bancomer y el resto a crédito en cuenta corriente. 08 de Oct. Venta de mercancía a Distribuidora de México, S.A. como sigue: 15 arts. "R" a $ 500.00 c/u = $ 7,500.00 LV.A. 15% = $ 1,125.00 Total = $ 8.625.00 Cobrando en efectivo 60% y el resto a crédito en cuenta corriente. Registrar el Costo. 15 de Oct. Compra de 2 calculadoras con valor de $750.00 c/u más I.V.A. a Olivetti Mexicana, S.A. pagando 10% con cheque No. 26 y el resto a crédito. 25 de Oct. Distribuidora de México, S.A., nos devuelve 3 arts. "R" por haber estado defectuosos, dicho importe lo disminuimos de su adeudo. 31 de Oct. Se paga recibo telefónico por $870.00 más I.V.A. con el cheque No. 27. Corresponde 70% al Departamento de Ventas y 30% al Departamento de Administración. NOTA: Lee cuidadosamente todos los asientos y procede a su solución. Al finalizar corrobora los resultados con tu profesor o asesor. 19 2. SISTEMA DE DIARIO Y CAJA CARACTERÍSTICAS El siguiente paso en la evolución del Diario Continental fue crear el Sistema de Diario y Caja el cual permite ahora sí, la división de trabajo. Este Sistema de Diario y Caja separa las operaciones de una empresa en: 1. Operaciones de efectivo (caja o bancos) 2. Operaciones diversas donde no intervenga el efectivo. Recordemos que la cuenta de bancos es considerada como efectivo porque realmente en el momento en que se requiere disponer de nuestro dinero lo solicitamos y nos lo dan; sólo que está depositado en el Banco para mayor protección y evitar así pérdidas por robo o caso fortuito. Por lo anterior, podemos decir que: Sistema de Diario y Caja es aquel que maneja dos Diarios para el registro de sus operaciones. Estos Diarios son: 1. Diario de Caja (Bancos) 2. Diario de Operaciones Diversas. 1. El Diario de Caja (Bancos). Es donde se registran las operaciones única y exclusivamente de efectivo, tanto de entrada como de salida. 2. El Diario de Operaciones Diversas. Es utilizado para registrar todas aquellas operaciones en donde no interviene el efectivo. Las alternativas, al igual que el Sistema de Diario Tabular, son las mismas según veremos en el siguiente diagrama, tomado del Libro Contabilidad II del C.P. Marcos Sastrias F. pag. 51. 20 1a. Alternativa: Diario de Caja Diario de Caja Como Diarios Diario de Operaciones Diversas Principales. Auxiliares Diario de Operaciones Diversas Libro Mayor Balanza de Comprobación Estados Financieros 21 2a. Alternativa: Diario de Caja Como Diarios Diario de Operaciones Diversas Auxiliares Diario de Caja Auxiliares Diario de Operaciones Diversas Diario General Libro Mayor Balanza de Comprobación Estados Financieros Procedimiento de Registro: Diario de Caja. Existen para su operación las siguientes: A: Caja Tabular B: Caja Corrida C: Caja Distribuida 22 A. El Diario de Caja en Forma Tabular es el más utilizado por las empresas que realizan operaciones de cierta magnitud, además parece ser el más completo, ya que lleva todos los datos necesarios como cuentas afectadas por una entrada o salida de efectivo. Su formato es el siguiente: Folio No. _______ NOMBRE DE LA EMPRESA DIARIO DE CAJA PERIODO COMPRENDIDO AÑO 199____. Fecha No. de CAJA Partida Concepto Debe SUMAS BANCOS ALMACEN VENTAS I.V.A.TRASL. VARIAS CUENTAS Sub-cuenta Haber Debe Debe Debe Haber Haber Haber _________ ______ _________ _________ _________ ____________ Nombre Debe Haber _________________ _ Cabe mencionar que el procedimiento empleado para el registro de las operaciones depende de la magnitud de la empresa, tomando en consideración todos sus aspectos como son: Capacidad económica, número de empleados, estudio de mercado para presupuestar y obtener ventas que cubran los gastos y mercancías adquiridas a bajo costo y buena calidad, etc. En la actualidad, ya podemos anotar las cuentas que mejor nos convenga según la actividad del negocio, acomodarlas en nuestro Diario de Caja y Operaciones Diversas como más se nos facilite, anotando tantas columnas como sean necesarias para el buen funcionamiento contable de la empresa. Por lo anterior, podemos tener nuestro Diario de Caja acomodado de la siguiente manera y quizá para no equivocarse o tener menos errores. 23 folio No. _______ NOMBRE DE LA EMPRESA DIARIO DE CAJA PERIODO COMPRENDIDO AÑO 199____. Fecha No. de Concepto CAJA BANCOS VENTAS VARIAS CUENTAS I.V.A.ACRED. PROVEED. DEBE DEBE Partida HABER SUMAS HABER HABER HABER NOMBRE ======= ======== ====== DEBE ====== =========== ========== a) Diario de Caja en forma Tabular. Lo lleva la Cajera o Cajero, debiendo tener nociones de contabilidad para que pueda llenar todas las columnas. En caso contrario, el Contador, completará dicho Diario con las anotaciones y los comprobantes adjuntos. b) El Diario de Caja en forma de Caja Corrida . Únicamente veremos su rayado ya que esta forma se utiliza en empresas pequeñas y cuando la Cajera o Cajero no tiene conocimientos contables, para ello, el Contador complementará dicho Diario. FORMATO DEL DIARIO DE CAJA CORRIDA EN HOJAS SUELTAS Tomado del Libro Contabilidad Segundo Curso de Elías Lara Flores. Folio No. ___________ NOMBRE DE LA EMPRESA DIARIO DE CAJA PERIODO COMPRENDIDO AÑO 200____. Fecha Concepto ENTRADAS SALIDAS No. de Cuenta NOMBRE DE LA CUENTA DATOS ANOTA DOS POR LA CAJ ERA DATOS AN OTADOS POR EL CONT 24 ADO R c) El Diario de Caja en Forma Distribuida. Se emplea cuando la cajera o cajero tienen nociones de contabilidad. El rayado de esta forma es igual al de la Caja Corrida, en hojas sueltas. 2.1 DIARIO DE OPERACIONES DIVERSAS En este Diario, como se indicó anteriormente, se registran operaciones donde no intervenga dinero en efectivo. Su rayado es como el utilizado en el Diario Continental cuando se usa bajo la alternativa de Diario Principal y con el rayado similar al de Diario Tabular cuando está como Diario Auxiliar pero sin las cuentas de Caja y Bancos. Utilizamos el Diario de Caja y el de Operaciones Diversas cuando se trata de operaciones simples. Analiza el siguiente ejemplo de operaciones simples. 5 oct. de 200_ La empresa Central de Pinturas, S.A. vende mercancía por $1,300.00 más I.V.A. (15%) le pagaron con cheque. El costo es de $820.00. 6 oct. de 200_ La misma empresa compró mercancía con valor de $4,500.00 más I.V.A. (15%) a crédito en cuenta corriente a la Compañía Distribuidora de Pinturas, S.A. 2.1.1 0PERACIONES COMPUESTAS Se entiende por operación compuesta aquel movimiento donde intervienen operaciones de efectivo como aquellas que no lo son. Para aplicar estas operaciones compuestas se deben utilizar las llamadas Cuentas Puente*, Elias Lara Flores, en su libro de Contabilidad Segundo Curso, menciona que se les llama puente porque son transitorias, las más comunes son: * Clientes (Cuenta Puente) * Deudores Diversos (Cuenta Puente) * Proveedores (Cuenta Puente) * Acreedores Diversos (Cuenta Puente) Ejemplo: Se compra mercancías con valor de $3,000.00 más I.V.A., pagando $1,200.00 en efectivo y por el resto se firma un pagaré con el 2% de interés. 25 = Diario de Operaciones Diversas = Almacén I.V.A. Acreditable Gastos y Prod. Fin. Doctos. por Pagar Proveedores-Cuenta Puente $ 3,000.00 450.00 45.00 2,295.00 1,200.00 = Diario de Caja= Proveedores-Cuenta Puente Caja (Bancos) $1,200.00 $1,200.00 Caso práctico: La empresa Los Arcos, S.A. de C.V. inicia sus operaciones con los siguientes saldos: Bancos $ 22,000.00 Almacén $ 70,000.00 Clientes $ 2,500.00 Proveedores $ 4,000.00 1. Vende mercancías por $850.00 más I.V.A. de contado. Su costo es de $415.00. 2. Vende mercancías por $1,200.00 más I.V.A. a crédito en cuenta corriente. Su costo es de $650.00. 3. Compra mercancía por $3,650.00 más I.V.A. a crédito en cuenta corriente. 4. Compra mercancía por $1,700.00 más I.V.A. pagando 50% en efectivo y el resto a crédito en cuenta corriente. 5. Se cobra a un cliente $350.00 6. Se compra una computadora por $10,500.00 más I.V.A. pagando el 20% con cheque y el resto con 3 documentos mensuales iguales. 7. Se paga a un proveedor $1,000.00 26 3. SISTEMA DE PÓLIZAS Este sistema es la tercera evolución del Diario Continental y el de mayor aceptación en la actualidad por empresas comerciales, industriales, de servicios, etc. ya que participan tantas personas como sea necesario para el registro de operaciones. El Sistema de Pólizas utiliza para la contabilización de operaciones, hojas sueltas llamadas pólizas. 2 Entendiéndose por "Póliza" el documento de carácter interno, en el cual se anotan las operaciones en forma detallada y ordenadamente, tal como se registran en el Diario Continental. Su clasificación: 1. Con un registro Sistema de Pólizas 2. Con dos registros 3. Con tres registros 3.1 SISTEMA DE PÓLIZAS CON UN REGISTRO. Características: Este sistema utiliza únicamente pólizas de Diario para el registro de todas sus operaciones, no importando si son entradas' o salidas de efectivo o si son operaciones donde no intervenga éste. 2 LARA FLORES, Elías. Segundo Curso de Contabilidad 27 Procedimiento de Registro de Pólizas de Diario, tomado del libro Contabilidad Dos del C.P. Marcos Sastrías F.: OPERACIONES PÓLIZAS DE DIARIO MAYORES AUXILIARES REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO DIARIO CONTINENTAL (GENERAL) LIBRO MAYOR LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 28 Formato de Póliza de Diario (Única) El rayado de la póliza de diario puede variar según las necesidades de la empresa pero regularmente se utiliza el siguiente: POLIZA DE NOMBRE DE LA EMPRESA DIARIO SUMAS IGUALES CONCEPTO CONTROL Espacio para la firma de las personas que intervienen en su elaboración, revisión y autoriza— ción NOTA: Se mecanografía en original y copia(s) según las necesidades de la empresa A la póliza original se le adjuntan los comprobantes que dieron origen a la operación. Las copias de las pólizas se separan para ser utilizadas en el pase a auxiliares de mayor, archivándose separadamente y por orden numérico para facilitar su consulta. 29 Las pólizas originales se van ordenando por fecha de operación y posteriormente por numeración progresiva, ésta se va anotando en el momento en que se pasan al Registro de Pólizas de Diario siendo éste un libro tabular donde se anotan cada una de las pólizas elaboradas, revisadas y autorizadas por orden de fechas y numérico. Su formato es el siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO Folio No. ____________ AÑO 200_____. Fecha No. de Pólizas SUMAS * * * * * * AQUÍ CUEN HABE SE ANO TA Y SU R) TA EL N MOVIMI OMBRE ENTO (D * DEBE VARIAS CUENTAS HABER Nombre de Cuenta la DE LA EBE Y Ejemplo: La empresa "Sólidos de México, S.A. de C.V" cuenta al 1o. de noviembre de 200_ con los siguientes saldos: Bancos $ 17,600.00 Bancomer, S.A. Almacén 500 arts. MC12 a $101.00 c/u 50,500.00 Clientes 8,500.00 Impromex, S.A 4,400.00 Girasol, S.A. 3,350.00 Juan Rodríguez 750.00 Proveedores 6,000.00 Rince, S.A. de C.V. Capital Social 70,600.00 30 Durante el mes, realiza las siguientes operaciones: 05-nov-200__ 10-nov-0__ Cobro a los clientes: Impromex, S.A. $4,400.00 Girasol, S.A. $ 3.350.00 Total $ 7,750.00 Se vende a Pegaso S.A.,según factura $188.00c/u más I.V.A a crédito. 2750, 25 artículos MC12 a 15-nov-0__ El pago de sueldos ascendió a $3,600.00 que corresponde al Departamen-to de Ventas y $1,800.00 al Departamento de Administración, se retiene por concepto de I.S.R. $185.00 y de cuotas I.M.S.S. $210.00, el resto se pagó con cheque. 25-nov-0_ 30-nov-0_ Se pide: El pago al proveedor Rince, S.A. de C.V. es de $2,520.00. Se compra mobiliario para el Departamento Administrativo con valor de $2,500.00 más I.V.A., pagando con cheque $1,000.00 y quedándose a deber $1,875.00 a Muebles Dico, S.A. a) Registrar las operaciones por el sistema de Pólizas con un Registro, utilizando asimismo Sistema de Inventarios Perpetuos. b) Efectuar el pase al Registro de Pólizas de Diario. c) Pasar al Libro Diario Continental. 1er. PASO ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO NOTA: Deberán adjuntarle a cada póliza original su comprobante. 31 SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA SUB-CUENTA 1102 01 FECHA POLIZA No. 01-NOV-0 NOMBRE PARCIAL BANCOS 1 DEBE HABER 17,600.00 Bancomer, S.A. 1108 01 ALMACÉN 50,000.00 500art. MC12 a $101.00 c/u 1103 CLIENTES 01 Impromex, S.A. 4,400.00 02 Girasol, S.A. 3,350.00 03 Juan Rodríguez 2101 3101 8,500.00 750.00 PROVEEDORES 01 Rince, S.A. de C.V. 01 CAPITAL SOCIAL 6,000.00 70,600.00 SUMAS IGUALES 76,600.00 76,600.00 CONCEPTO Inicio de operaciones CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 32 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA SUB-CUENTA 1102 01 FECHA POLIZA No. 05-NOV-9 NOMBRE PARCIAL BANCOS 2 DEBE HABER 7,750.00 Bancomer, S.A. 1103 CLIENTES 01 02 Impromex, S.A. 4,400.00 Girasol, S.A. 3,350.00 SUMAS IGUALES 7,750.00 7,750.00 CONCEPTO Cobro a clientes de referencia CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 33 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA SUB-CUENTA 1103 NOMBRE PARCIAL CLIENTES 04 POLIZA No. 10-NOV-9 3 DEBE HABER 5,405.00 Pegasso, S.A. 25 Arts. MC12 a $188.00 c/u 5201 01 2103 01 VENTAS 4,700.00 705.00 I.V.A. TRASLADADO SUMAS IGUALES 5,405.00 5,405.00 CONCEPTO VENTA DE MERCANCÍA SEGÚN FACTURA No. 2750. CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 34 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO FECHA POLIZA No. 10-NOV-9 CUENTA SUB-CUENTA NOMBRE 5101 01 COSTO DE VENTAS 1108 01 ALMACENS PARCIAL 4 DEBE HABER 2,525.00 2,525.00 SUMAS IGUALES 2,525.00 2,525.00 CONCEPTO REGISTRO DEL COSTO DE LA MERCANCÍA VENIDA SEGÚN PÓLIZA DE DIARIO No. 3 CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 35 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA SUB-CUENTA 5102 01 FECHA POLIZA No. 15-NOV-9 NOMBRE PARCIAL GASTOS DE VENTA 5 DEBE HABER 3,600.OO Sueldos 5103 01 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 1,800.00 Sueldos 2102 01 IMPUESTOS POR PAGAR 185.00 I.S.R. 2104 01 ACREEDORES DIVERSOS 210.00 Cuotas I.M.S.S. 1102 01 BANCOS 5,005.00 Bancomer, S.A. SUMAS IGUALES 5,400.00 5,400.00 CONCEPTO Pago de sueldos correspondientes a la 1ª. Quincena de Noviembre de 200__. CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 36 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO FECHA POLIZA No. 10-NOV-0 CUENTA SUB-CUENTA NOMBRE 2101 01 PROVEEDORES Rince S.A. de C.V. 1102 01 BANCOS Bancomer, S.A. PARCIAL 4 DEBE HABER 2,520.00 2,520.00 SUMAS IGUALES 2,520.00 2,520.00 CONCEPTO Pago a Rince, S.A. de C.V. a cuenta de nuestro adeudo. CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 37 AUXILIARES DIARIO SÓLIDOS DE MÉXICO, S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO FECHA POLIZA No. 30-NOV-9 CUENTA SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL 1203 01 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1107 01 I.V.A. ACREDITABLE 1102 01 7 DEBE HABER 2,500.00 375.00 BANCOS 1,000.00 Bancomer 2104 01 ACREEDORES DIVS. 1,875.00 Muebles DICO, S.A. SUMAS IGUALES 2.875.00 2,875.00 CONCEPTO Compra de muebles para la oficina según comprobantes adjuntos CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 38 AUXILIARES DIARIO 2º. PASO ELABORAR EL REGISTRO DE PÓLIZAS COMO SIGUE: (Basándonos en las pólizas elaboradas) 39 3er. PASO DESPUÉS DE HABER ELABORADO EL REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO (ÚNICA) SE PROCEDE A EFECTUAR EL ASIENTO DE CONCENTRACIÓN AL LIBRO DIARIO GENERAL COMO SIGUE: LIBRO FECHA No. Operación 30/NOV. 1 DIARIO CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER Bancos I.V.A. Acreditable Clientes Almacén Costo de Ventas Gastos de Administración Gastos de venta Mobiliario y Eq. Ofna. Proveedores Bancos Clientes Almacén Ventas Acreedores Divs. Proveedores I.V.A. Trasladado Impuestos por Pagar Capital Social Asiento de concentración del Registro de Pólizas de Diario por el período del 1º. al 30 de noviembre de 199_. 25, 350.00 375.00 13,905.00 50,500.00 2,710.00 1,800.00 3,600.00 2,500.00 2,520.00 SUMAS IGUALES 103,260,00 103,260.00 40 8,525.00 7,750.00 2,710.00 4,700.00 2,085.00 6,000.00 705.00 185.00 70,600.00 4º. PASO DEL LIBRO DIARIO GENERAL (PRINCIPAL) SE REALIZA EL PASE AL LIBRO MAYOR ESQUEMAS DE MAYOR Bancos 1) 25,350.00 8,525.00 1) Clientes 1) 13,905.00 7,750.00 1) Gastos de Administración 1) 1,800.00 Almacén 1) 50,500.00 2, 710.00 1) Costos de Ventas 1) 2,710.00 Ventas 4,700.00 1) Impuestos por pagar 185.000 1) 1) 375.00 Gastos de Ventas 1) 3,600.00 Proveedores 1) 2,520.00 I.V.A. Acreditable 6,000.00 1) Acreedores diversos 2, 085.00 1) Capital Social 70,600.00 (1 41 Mobiliario y Equipo de Oficina 1) 2,500.00 I.V.A. Trasladado 705.00 (1 5º. PASO ELABORACIÓN DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN Y ESTADOS FINANCIEROS NOTA: Este tema ya lo viste en fascículos anteriores A continuación te presentamos las principales ventajas y desventajas de este procedimiento VENTAJAS 1. Existe una división de trabajo en el registro de las operaciones. 2. 3. Los comprobantes quedan anexados a sus pólizas respectivas para cualquier aclaración. DESVENTAJAS 1. En la elaboración del Registro de Pólizas se puede cometer algún error ya que en lugar de cargar a una cuenta, se puede abonar o viceversa. 2. Se facilita y agiliza la elaboración de Estados Financieros para la toma de decisiones. 42 El costo en la implantación del Sistema resulta costoso para los negocios pequeños por que se requiere comprar formas especiales y contratar mayor número de personal capacitado. ACTIVIDAD DE REGULACIÓN Enseguida se presenta un caso práctico para su solución utilizando el sistema de Pólizas con un registro para que reafirmes tus conocimientos al respecto. NOTA: Registra las operaciones por el procedimiento de Inventarios Perpetuos para la compra-venta de mercancías. El 1o. de diciembre de 200__ se abre una tienda de ropa "La Elegancia, S.A. de C.V." ubicada en avenida 20 de noviembre No. 55 local C con los siguientes recursos y obligaciones: Caja $ 1,500.00 Bancos 15,000.00 Comermex S.A. Almacén 76,000.00 50 vestidos V-10 $120.00 c/u $ 6,000.00 100 trajes Dama T-25 $500.00 c/u $50,000.00 100 trajes Dama T-30 $200.00 c/u $20,000.00 Mobiliaria y Equipo de Oficina 29,000.00 Gastos de Instalación 13,800.00 Depósito en Garantía 5,000.00 20,000.00 Documentos por Pagar Capital Social (Determinarlo) - El día 5 de diciembre Emilio Álvarez futuro cliente, anticipa a cuenta $2,800.00 con cheque No. 3939 para adquisición de mercancías. - El día 7 de diciembre se efectuaron ventas al menudeo según notas de remisión No. 3905 al No. 3920 por: 5 vestidos V-10 a $220.00 c/u= 1,100.00 3 trajes T-25 a $850.00 c/u= 2,550.00 2 trajes T-30 a $360.00 c/u= 720.00 4,370.00 IVA = 655.50 Total = 5,025.50 importe que se depositó en el Banco - El día 10 de diciembre se compró a Casa Gloria, S.A.: 50 trajes de baño para Dama a $80.00 c/u = 4,000.00 50 trajes de baño para niña a $35.00 c/u = 1,750.00 Suma 5,750.00 IVA 862.50 Total 6,612.50 De la cual pagamos el 50% con cheque No. 2706 y el resto a crédito en cuenta corriente. 43 - El día 15 de diciembre se paga recibo telefónico por $230.00 más I.V.A., el pago se realiza con cheque No. 2707. Con los datos anteriores se pide: a) Registrar las operaciones en pólizas de diario. b) Elaborar el registro de pólizas respectivo. c) Elaborar el asiento de concentración al Libro Diario. d) Efectuar pases al Libro Mayor. e) Elaborar balanza de comprobación, Estado de Resultados y Estado de Situación Financiera. Hasta el momento ya se te dijo lo referente a sistemas de contabilidad como son: 1. Sistema Tabular 2. Sistema de Diario y Caja 3. Sistema de Pólizas con un Registro De estos tres sistemas, los dos primeros son manuales, en el tercero ya se dividió el trabajo y utilizamos máquinas de escribir, hasta por computadora se pueden elaborar los registros eliminándose aquí la forma manual de registrar las operaciones. 3.2. SISTEMA DE POLIZAS CON DOS REGISTROS Características: Este sistema se caracteriza por utilizar para el registro de sus operaciones las siguientes: a) Pólizas de Caja b) Pólizas de Diario a) Pólizas de Caja. Son aquellas que se utilizan cuando registramos operaciones de entrada y salida de dinero o efectivo. b) Pólizas de Diario. Aquellas que utilizamos para registrar todas las demás operaciones que no interviene dinero o efectivo. 44 Formato de una Póliza de Caja POLIZA DE CAJA CUENTA SUB-CTA. NOMBRE PARCIAL DEBE HABER SUMAS IGUALES CONCEPTO CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 45 AUXILIARES DIARIO FECHA POLIZA No. Formato de una Póliza de Diario PÓLIZA DE DIARIO CUENTA SUB-CUENTA FECHA NOMBRE PARCIAL POLIZA No. DEBE HABER SUMAS IGUALES CONCEPTO CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 46 AUXILIARES DIARIO Su Funcionamiento, basado en el libro de Contabilidad Dos del C.P. Marcos Sastrías F.: Comprobantes Pólizas de Caja Auxiliares Registro de Pólizas de Caja Pólizas de Diario Registro de Pólizas de Diario Libro Diario Libro Mayor Inventarios y Balances 47 Tomando como base el esquema anterior, partimos de los comprobantes para iniciar nuestro registro contable en las pólizas (Caja o Diario) según corresponda, después nuestro pase a los registros de pólizas (de Caja y Diario). En el tema anterior ya vimos el formato del Registro de Pólizas de Diario. El formato del Registro de Pólizas de caja es el siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA REGISTRO DE POLIZAS DE CAJA Folio No. ___ AÑO 200_____. Fecha No. de Póliza C A J A Debe Haber BANCOS Debe Haber ALMACEN Debe Haber Debe VARIAS Haber CUENTAS Nombre de la Cuenta Resumen De Varias Cuentas SUMAS ERRORES Y CONTRAPARTIDAS Los más usuales pueden ser: ERRORES 1. Error en la elaboración de póliza. 2. Error en el pase al Registro de Pólizas. CONTRAPARTIDAS 1. Destruir la póliza incorrecta y elaborar la póliza correcta. 2. Cuando la póliza está correcta y el error fue anotar el importe en otra columna que no correspondía, se anota la misma cantidad en color rojo como contrapartida y en seguida se anota la cantidad en la columna correcta. 48 Caso práctico: Para resolver el siguiente caso práctico, debemos saber que se utilizará el Sistema de Pólizas con 2 registros y el procedimiento de Inventarios Perpetuos para la compra venta de mercancías. La empresa "Instalaciones de México, S.A. de C.V." inicia el1ro. de enero de 200_ con los siguientes saldos: (Referencia a Póliza de Diario 1) Caja Bancos $ 800.00 14,200.00 Bancreser, S.A. Almacén 41,400.00 100 Arts. L/21 a $250.00 clu = 25,000.00 100 Arts. M/I0 a $150.00 c/u = 15,000.00 10 Arts. N/12 a $140.00 c/u = 1,400.00 Clientes 6,250.00 Rimolder, S.A. Proveedores Proveedores 8,100.00 Maquinaria y Accesorios, S.A. Acreedores Diversos 2,000.00 Olivetti Mexicana, S.A. Capital Social 52,550.00 Durante el mes de enero se efectúan las siguientes operaciones: 04-01 Se venden 8 artículos L/21 a $42.0.00 c/u más I.V.A. a Rimolder, S.A., concediendo crédito en cuenta corriente (Referencia Póliza de Diario 2) 06-01 Se venden 5 artículos M/10 a $250.00 c/u más I.V.A. a Loreto, S.A. de contado, dicha cantidad se depositó en el Banco. (Referencia Póliza de Caja 1 y Póliza de Diario 3) 10-01 Se paga recibo telefónico por $315.00 más I.V.A. con cheque, aplicando 60% al Departamento de Ventas y 40% al de Administración. (Referencia Póliza de Caja 2) 15-01 Se pagan sueldos del Departamento Administrativo por $1,425.00 y del Departamento de Ventas por $950.00; reteniéndose de I.S.R. $50.00 y Cuotas I.M.S.S. $65.00, el importe neto se paga con cheques.. (Referencia Póliza de Caja 3) 18-01 Se compra máquina de escribir por $1,050.00 más I.V.A a Olivetti, S.A., pagando de inmediato $400.00 Y el resto se queda a deber. (Referencia por compras Póliza de Diario 4 y por el pago a cuenta Póliza de Caja 4) NOTA: Esta operación es compuesta por lo tanto debe registrarse en póliza de diario y en póliza de entradas de caja como veremos más adelante en la solución. 49 INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE CAJA CUENTA FECHA POLIZA No. 06/01/0 SUB-CUENTA NOMBRE 1 PARCIAL DEBE HABER 1,437. 50 BANCOS BANCRECER, S.A. Cliente (Cuenta Puente) 1,437. 50 Loreto, S.A. SUMAS IGUALES 1,437. 50 1,437. 50 CONCEPTO Depósito venta efectuada a Loreto, S.A. según factura No. 94 CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 50 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE CAJA CUENTA FECHA PÓLIZA No. 10/01/0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Gastos de Venta 2 DEBE HABER 189. 00 Teléfono 126. 00 Gastos de Administración Teléfono I.V.A. Acreditable 47. 25 BANCOS 362. 25 BANCRESER,S.A. SUMAS IGUALES 362. 25 362.25 CONCEPTO Pago Recibo Telefónico CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 51 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE CAJA CUENTA FECHA PÓLIZA No. 15/01/0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Gastos de Administración 3 DEBE HABER 1, 425.00 Sueldos Gastos de Venta 950.00 Sueldos 47. 25 Impuestos por Pagar 50.00 I.S.R. Acreedores Diversos 65.00 Cuotas I.M.S.S. BANCOS 2,260.00 BANCRESER, S.A. SUMAS IGUALES 2,375.00 2,375.00 CONCEPTO Registro de sueldos pagados durante la primera quincena de enero 200___. CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 52 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE CAJA CUENTA FECHA 18-ENERO-0__ SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Acreedores Divs. (Cuenta Puente) DEBE PÓLIZA No. 4 HABER 400.00 400.00 BANCOS BANCRESER, S.A. SUMAS IGUALES 400.00 400.00 CONCEPTO Complemento PD-3 por pago a cuenta en efectivo de la compra de una máquina de Escribir. CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 53 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA PÓLIZA No. 01/01/0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Caja 1 DEBE HABER 800. 00 BANCOS 14,200. 00 BANCRESER, S.A. ALMACEN 41,400. 00 100 Arts. L/21 a $250.00 c/u 25,000. 00 100 Arts. M/10 a $150.00 c/u 15,000. 00 10 Arts. N/12 a $140.00 c/u 1,400. 00 Clientes 6,250. 00 Rimolder, S.A.. 8,100. 00 Proveedores Maquinaria y Accesorios S.A. Acreedores Diversos 2,000. 00 Olivetti Mexicana S.A. Capital Social SUMAS IGUALES 62,650.00 62,650. 00 CONCEPTO Inicio de operaciones al 01/01/0__ CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 54 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA PÓLIZA No. 04-ENERO-0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Clientes 2 DEBE HABER 3,864.00 Rimolder S.A. Costo de Ventas 2,000.00 Ventas 3,360.00 504.00 I.V.A. Acreditado Almacén 2,000. 00 SUMAS IGUALES 5,864.00 5,864.00 CONCEPTO Registro de Ventas s/Nota de Remisión No. _________ CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 55 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA PÓLIZA No. 06/01/0___ SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Clientes (Cuenta Puente) 3 DEBE HABER 1,437.00 Loreto, S.A. Costo de Ventas 750.00 Ventas 1,250.00 187.50 I.V.A. Trasladado Almacén 750.00 5 Art. M/10 a 150.00 c/u SUMAS IGUALES 2187.00 2,187.50 CONCEPTO Venta de mercancía s/factura No. 94 CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 56 AUXILIARES DIARIO INSTALACIONES DE MÉXICO. S.A. DE C.V. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA PÓLIZA No. 18-ENERO-0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Mobiliario y Equipo de Oficina 4 DEBE HABER 1,050.00 Máquina Escribir I.V.A. Acreditable 157.50 Acreedores Divs. –Cuenta Puente 400.00 Acreedores Diversos 807.50 SUMAS IGUALES 1,207.50 1,207.50 CONCEPTO Registro compra de una máquina de escribir mod. _________ clave _______ Olivetti s/copia del comprobante adjunto CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 57 AUXILIARES DIARIO Folio No. 1 INSTALACIONES DE MÉXICO, S.A. DE C.V. REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO. POR EL PERIODO DEL 1º. AL 31 DE ENERO DE 200___. 58 Folio No. 2 INSTALACIONES DE MÉXICO, S.A. DE C.V. REGISTRO DE PÓLIZAS DE CAJA. POR EL PERIODO DEL 1º. AL 31 DE ENERO DE 200___. Fech a No. de Póliz a 06/01 1 10/01 2 15/01 3 18/01 4 BANCOS Debe 1,437 .50 Habe r CLIENTES Debe 362.2 5 Habe r 1,437 .50 2,260 .00 Gtos. Vta. Gto. Admón. IVA Acred Debe Debe Debe 189.00 126.00 950.00 1,425.00 Impto s. X Paga r Habe r Acreed . Divs. 50.00 65.00 Haber AS 1,437 .50 3,022 .25 Debe 0.00 1,437 .50 1,139.0 0 1,551.00 47.25 50.00 65.00 400.0 0 0.00 Sumas E VARIA S Acreed. Divs. (Cuenta Puente) 400.0 0 DEB E: HAB ER: 4,574 .75 4,574 .75 400.0 0 ==== === 59 Nombre Acreed. Divs. (Cuenta Puente 400.0 0 ANÁLIS IS D CUENT AS Compra ción Habe r 47.25 400.0 0 SUM VARIAS CUENTAS 0.00 ==== === Sumas El siguiente paso es efectuar los asientos de concentración al libro Diario como sigue: LIBRO FECHA 31/01 DIARIO CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER -1CAJA BANCOS ALMACEN CLIENTES I.V.A. ACREDITABLE COSTO DE VENTAS MOBILIARIO Y EQUIPO ALMACEN PROVEEDORES ACREEDORES DIVERSOS ACREEDORES. DIVS. (CUENTA PUENTE) I.V.A TRASLADADO VENTAS CAPITAL SOCIAL ASIENTO DE CONCENTRACIÓN PROVENIENTE DEL REGISTRO DE POLIZAS DE DIARIO No. 1 DEL 1º AL 31 DE ENERO DE 199. --2-BANCOS GASTOS DE VENTA GASTOS DE ADMINISTRACIÓN I.V.A. ACREDITABLE ACREED. DIV. (CUENTA PUENTE) BANCOS CLIENTES IMPUESTOS POR PAGAR ACREED. DIVERSOS ASIENTO DE CONCENTRACIÓN PROVENIENTE DEL REGISTRO DE POLIZAS DE CAJA No. 2 DEL 1º. AL 31 DE ENERO DE 199____. 800.00 14,200.00 41,400.00 11,551.00 157.00 2,750.00 1,050.00 SUMAS 76,483.75 1,437.50 1,139.00 1,551.00 47.25 400.00 2,750.00 8,100.00 2,807.00 400.00 691.50 4,610.00 52,550.00 3,022.25 1,437.50 50.00 65.00 76,483.75 NOTA: Después de haber elaborado el asiento de Concentración se procede a pasar los mismos asientos al LIBRO MAYOR, base para la elaboración de Estados Financieros. 60 ACTIVIDAD DE REGULACIÓN Realiza las siguientes actividades para reafirmar tus conocimientos respecto al sistema de pólizas con dos registros. Cuestionario: 1. ¿ Qué es una póliza de diario y cuándo la utilizamos? 2. Define el concepto de una póliza de caja y qué asientos registramos en ella. 3. ¿Cuál es el rayado de un Registro de Pólizas de Caja? 4. ¿En qué negocio implantarías este sistema? 5. Anota qué es un Registro de Pólizas. 61 Caso Práctico Resuelve el mismo ejercicio presentado en la Actividad del sistema de pólizas en un Registro pero ahora utilizarás el Sistema de Pólizas con dos Registros. Sabemos que todo registro contable se apoya en las operaciones realizadas según sus comprobantes. En este Sistema de Pólizas con Dos Registros, separamos en dos los tipos de pólizas siendo esto un avance en el registro contable porque existe la división de trabajo. Pólizas de Diario Características No interviene dinero en efectivo Pólizas de Caja Características Si interviene dinero en efectivo (Entradas-Salidas) 3.3 SISTEMA DE PÓLIZAS CON TRES REGISTROS Definición: Sistema de Pólizas con Tres Registros. Consiste en utilizar una póliza para las entradas de dinero en efectivo, otra para las salidas de dinero en efectivo y una tercera para las operaciones donde no interviene el efectivo. A estas pólizas se les denomina: A. Pólizas de entradas a Caja B. Pólizas de salidas a Caja C. Pólizas de diario Los nombres anteriores son los correctos pero, en la actualidad normalmente se les conoce por los siguientes: A. Póliza de Ingresos B. Póliza de Egresos o Cheque C. Póliza de Diario 62 A continuación te presentamos los formatos de los tres documentos. POLIZA DE INGRESOS CUENTA SUB-CTA. NOMBRE PARCIAL DEBE HABER SUMAS IGUALES CONCEPTO CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 63 AUXILIARES DIARIO FECHA POLIZA No. CHEQUE PÓLIZA COPIA DEL CHEQUE CONCEPTO DEL PAGO 1 FIRMA CHEQUE RECIBIDO DISTRIBUCIÓN CHEQUE-BENEFICIARIO-COPIA COLOR-ARCHIVO CON COMPROBANTE- COPIA BLANCA ARCHIVO NUMERICO-CONTABILIDAD CONCILIACIONES BANCARIAS CUENTA SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL DEBE HABER 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 HECHO POR REVISADO SUMAS IGUALES AUTORIZADO AUXILIARES 64 DIARIO POLIZA PÓLIZA DE DIARIO CUENTA SUB-CUENTA FECHA NOMBRE PARCIAL POLIZA No. DEBE HABER SUMAS IGUALES CONCEPTO CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 65 AUXILIARES DIARIO Características: A. Póliza de entradas a caja (ingresos). Se registrarán en esta póliza las operaciones por entradas única y exclusivamente de dinero en efectivo (incluyendo depósitos bancarios). B. Póliza de salidas a caja (cheque). Aquí se registran todas las salidas por medio de cheques que se mecanografían junto con la póliza, desde ese momento a quien se le entrega el dinero. Esto es con el un mayor control interno en operaciones donde interviene salida (entendiéndose por efectivo también las cuentas bancarias). C. Póliza de diario. En este caso como en el anterior utilizamos esta póliza para registrar todas las operaciones donde no interviene el dinero en efectivo. 66 de efectivo, conociendo fin de tener de efectivo Su funcionamiento, tomado del libro de Contabilidad Dos del C.P. Marcos Sastrías F.: Operaciones (Comprobantes) Póliza de Entradas a Caja (Ingresos) Registro de Póliza de Entradas a Caja Póliza de salidas a Caja (cheque) Póliza de Diario Registro de Póliza de Salidas a Caja Libro Diario (Principal) Libro Mayor Inventarios y Balances 67 Auxiliares Registro de Póliza de Diario CASO PRÁCTICO Resuelto por el sistema de pólizas con 3 registros y sistema de Inventarios perpetuos para operaciones de compra-venta de mercancías. La empresa "El Emporio, S.A." realiza su apertura el 01. de febrero de 200_ con $80,000.00 de Capital Social depositado en el Banco de México, S.A. Durante el mes se efectuaron las siguientes operaciones: 02-02 Compra de mercancía por $20,000.00 más I.V.A. pagando de inmediato $3,200.00 con cheque y el resto a crédito en cuenta corriente a La Imperial S.A. 06-02 Se pagó con cheque la instalación del teléfono $1,300.00 más I.V.A. quedando a deber $2,600.00 más I.V.A. para su pago a 30 y 60 días cubrir el total del adeudo a Teléfonos de México S.A. 08-02 Se vende mercancía por $850.00 más I.V.A. de contado, se depositó al Banco el mismo día. Costo de la venta $400.00 12-02 Se mandan elaborar volantes de publicidad por $1,325.00 más I.V.A. pagándole con cheque a Servicio Express de Impresión, S.A. 20-02.1 Compra de una computadora H.P. con valor de $13,450.00 más I.V.A. quedándose a deber a Dac Equipos de Cómputo, S.A. 25-02 Venta de mercancía por $2,450.00 más I.V.A., 50% en efectivo (cheque) y 50% a crédito en cuenta corriente a Jorge Ramírez. El costo fue de $1,015.00 NOTA: Algunas empresas acomodan sus pólizas de la siguiente manera, dependiendo de la magnitud de sus operaciones. Empresas pequeñas: 1. Abajo pólizas de salidas de caja (cheque) comenzando por 1er. número de pólizas según se observa en el caso práctico resuelto. 2. Enseguida se colocarán las pólizas de Ingreso. 3. Por último hasta arriba las pólizas de Diario. Empresas medianas a grandes: Se tiene uno o varios legajos o carpetas con pólizas de salida de caja (cheque), pólizas de entrada de caja (ingresos) y con pólizas de Diario por la magnitud tan grande de operaciones. 68 1er. PASO ELABORACIÓN DE POLIZAS NOTA: Deberán adjuntarle a cada póliza original su comprobante EL EMPORIO S.A. CUENTA SUB-CTA. NOMBRE POLIZA DE INGRESOS PARCIAL DEBE Bancos Banco de México, S.A. HABER 80,000.00 Capital Social 80,000.00 SUMAS IGUALES 80,000.00 80,000.00 CONCEPTO Asiento de Apertura CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 69 AUXILIARES DIARIO FECHA 01-02-0__ POLIZA No. 1 EL EMPORIO S.A. POLIZA DE INGRESOS CUENTA SUB-CTA. NOMBRE PARCIAL DEBE HABER Bancos Banco de México, S.A. 977.50 Costo de ventas 400.00 Ventas 850.00 I.V.A. Trasladado 127.50 Almacén 400.00 SUMAS IGUALES 1,377.50 1,377.50 CONCEPTO Registro Venta del día CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 70 AUXILIARES DIARIO FECHA 08-02-0_ POLIZA No. 2 EL EMPORIO S.A. POLIZA DE INGRESOS CUENTA SUB-CTA. NOMBRE PARCIAL DEBE HABER Bancos Banco de México, S.A. 1,408.75 Clientes Jorge Ramírez 1,408.75 Costo de Ventas 1.015.00 Ventas 2,450.00 I.V.A. trasladado 367.50 Almacén 1.015.00 SUMAS IGUALES 3,832.50 3,832.50 CONCEPTO Venta de mercancía CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 71 AUXILIARES DIARIO FECHA 25-02-0_ POLIZA No. 3 EL EMPORIO S.A. CHEQUE PÓLIZA COPIA DEL CHEQUE 02 de febrero de 200___ La Imperial, S.A. $3,200.00 (Tres mil doscientos pesos 00/100 M.N.) Cuenta No. _________ Cheque No. _______ CONCEPTO DEL PAGO FIRMA CHEQUE RECIBIDO Compra de mercancía 1 DISTRIBUCIÓN CHEQUE-BENEFICIARIO-COPIA COLOR-ARCHIVO CON COMPROBANTE- COPIA BLANCA ARCHIVO NUMERICO-CONTABILIDAD CONCILIACIONES BANCARIAS CUENTA SUB-CUENTA 2 NOMBRE PARCIAL Almacén 3 DEBE HABER 1 2 20,000.00 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 I.V.A. Acreditable 8 3,000.00 9 9 10 10 11 12 3,200.00 Bancos Banco de México, S.A. 13 11 12 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 Proveedores La Imperial, S.A. 21 22 19,800.00 20 21 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 SUMAS IGUALES HECHO POR REVISADO AUTORIZADO AUXILIARES 72 23,000.00 DIARIO 23,000.00 POLIZA 1 EL EMPORIO S.A. CHEQUE PÓLIZA COPIA DEL CHEQUE 08 de febrero de 200___ Teléfonos de México $1,495.00 (Un mil cuatrocientos noventa y cinco pesos 00/100 M.N.) Cuenta No. _________ Cheque No. _______ CONCEPTO DEL PAGO FIRMA CHEQUE RECIBIDO Instalación línea telefónica 1 DISTRIBUCIÓN CHEQUE-BENEFICIARIO-COPIA COLOR-ARCHIVO CON COMPROBANTE- COPIA BLANCA ARCHIVO NUMERICO-CONTABILIDAD CONCILIACIONES BANCARIAS CUENTA SUB-CUENTA 2 NOMBRE PARCIAL Gastos de Instalación Línea telefónica 3 DEBE HABER 1 2 3,900.00 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 I.V.A. Acreditable 585.00 8 9 9 10 10 11 11 12 Bancos Banco de México, S.A. 13 1,495.00 12 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 Acreedores Diversos Teléfonos de México 21 22 2,990.00 21 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 SUMAS IGUALES HECHO POR REVISADO AUTORIZADO AUXILIARES 73 4,485.00 DIARIO 4,485.00 POLIZA 2 EL EMPORIO S.A. CHEQUE PÓLIZA COPIA DEL CHEQUE 12 de febrero de 200___ Servicio Express de Impresión $ 1,523.75 (Un mil quinientos veintitrés pesos 75/100 M.N.) Cuenta No. _________ Cheque No. _______ CONCEPTO DEL PAGO FIRMA CHEQUE RECIBIDO Elaboración de volantes para publicidad de la empresa. 1 DISTRIBUCIÓN CHEQUE-BENEFICIARIO-COPIA COLOR-ARCHIVO CON COMPROBANTE- COPIA BLANCA ARCHIVO NUMERICO-CONTABILIDAD CONCILIACIONES BANCARIAS CUENTA SUB-CUENTA 2 NOMBRE PARCIAL Gastos de Venta Publicidad 3 DEBE HABER 1 2 1,325.00 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 11 I.V.A. Acreditable 12 10 198.75 11 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 Bancos Banco de México, S.A. 20 21 1,523.75 20 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 SUMAS IGUALES HECHO POR REVISADO AUTORIZADO AUXILIARES 74 1523.75 DIARIO 1,523.75 POLIZA 3 EL EMPORIO S.A. PÓLIZA DE DIARIO CUENTA FECHA POLIZA No. 20-FEBRERO-0 SUB-CUENTA NOMBRE PARCIAL Equipo de Cómputo 1 DEBE HABER 13,450.00 Computadora H.P. I.V.A. Acreditable 2,017.50 Acreedores Diversos 15,467.50 Doc. Equipos de Cómputo SUMAS IGUALES 15,467.50 15,467.50 CONCEPTO Compra equipo cómputo a crédito CONTROL HECHO POR REVISADO AUTORIZADO 75 AUXILIARES DIARIO 2º. PASO ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE PÓLIZAS (UNO POR CADA TIPO DE PÓLIZA) Folio No. __________ EL EMPORIO, S.A REGISTRO DE POLIZAS DE INGRESOS CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 1º. AL 29 DE FEBRERO DE 200___. AÑO 200___. Fecha No. de Póliza BAN COS DEBE COS TO DE VTAS. DEBE 1/02 1 80,000.00 8/02 2 977.50 25/02 3 1,408.75 1,015.00 SUMA 82,386.25 1,415.00 1ª. Compro bación Debe Haber 85,210.00 85,210.00 CLIEN TES ALMA CEN DEBE HABER I.V.A. TRASLA DADO HABER VEN TAS HABER CAPITAL SOCIAL HABER 80.000.00 400.00 127.50 850.00 1,408.75 1,015.00 367.50 2,450.00 1,408.7 5 1,415.00 495.00 3,300.00 400.00 2ª. Comproba ción 76 80,000.00 VARIAS CUENTAS DEB E NAB ER Nombre de la cuenta Folio No. __________ EL EMPORIO, S.A. REGISTRO DE PÓLIZAS DE CHEQUE CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 1º. AL 29 DE FEBRERO DE 200___. Fecha 2/02 No. de Póliza 1 ALMA CÉN I.V.A. Acredi table DEBE DEBE 20,000.0 0 3,000.00 2 585.00 3 198.75 SUMA S 20,000.0 0 Compr obació n: Debe HABE R 29,008. 75 29,008. 75 3,783.75 Gtos. de Instala ción DEBE Gtos. de Venta Bancos Acreed. Diverso s Proveedor es DEBE HABER HABER HABER 3,200.00 1,495.00 3,900.00 3,900.00 1,325.0 0 1,523.75 1,325.00 6,218.75 77 19,800.00 2,990.00 2990.00 19,800.00 VARIAS CUENTAS DEB E NAB ER Nombre de la cuenta Folio No. _________ EL EMPORIO, S.A. REGISTRO DE PÓLIZAS DE CHEQUE CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 1º. AL 29 DE FEBRERO DE 200___. Fecha No. de EQUIPO De Cómputo DEBE Póliza 20/02 I.VA. Acreditable DEBE ACREEDORES DIVERSOS HABER 1 13,450.00 2,017.50 15,467.50 SUMAS 13,450.00 2.017.50 15,467.50 Comprobación: Debe HABER 15,467.50 15,467.50 78 VARIAS CUENTAS DEBE HABER Nombre de la Cuenta 3er. PASO PASE DE LOS REGISTROS DE POLIZAS AL LIBRO DIARIO _______________________________________________________________________ FECHA 29-02 29-02 29-02 CONCEPTO PARCIAL -1Bancos Costos de ventas Clientes Almacén I.V.A. Trasladado Ventas Capital Social DEBE 82,386.25 1,415.00 1,408.75 Asiento de Concentración del Registro de Pólizas de Ingresos Por el mes de febrero -2Almacén I.V.A. Acreditable Gastos de Instalación Gastos de Venta Bancos Acreedores Diversos Proveedores Asiento de Concentración del Registro de Pólizas Cheque (salidas de caja) -3Equipo de Cómputo I.V.A. Acreditable Acreedores Diversos Asiento de Concentración del Registro de pólizas de Diario por el mes de febrero 200___. Sumas 1,415.00 495.00 3,300.00 80,000.00 20,000.00 3,783.00 3,900.00 1,325.00 13,450.00 2,017.00 129,686.25 79 HABER 6,218.75 2,990.00 19,800.00 15,467.00 129,686.25 Después de haber efectuado los asientos de concentración en el Diario General, procedemos al pase del Libro Mayor y posteriormente realizar los pasos subsecuentes para la elaboración de los Estados Financieros. Recuerda que las pólizas se mecanografían o elaboran cuando menos por duplicado y que a la póliza original se le anexan los comprobantes. Las copias se utilizan para efectuar el pase a los auxiliares de todas las cuentas afectadas. No olvides que también deberán ser firmadas por cada una de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización. ACTIVIDAD DE REGULACIÓN Para reafirmar tus conocimientos enseguida se te presenta el siguiente caso práctico así como algunas preguntas para su solución: 1. Define qué es un sistema de pólizas con tres registros. 2. ¿Cuál de las tres clasificaciones del sistema de pólizas crees que sea la mejor y por qué? 3. Menciona los pasos a seguir para el registro de operaciones desde el inicio hasta llegar a la elaboración de Estados Financieros. 80 Caso Práctico: Con los datos y comprobantes que más adelante se te proporcionan, elabora lo siguiente: a) Registro de operaciones por el sistema de pólizas con tres registros. b) Pasa a los registros de pólizas respectivos. c) Elabora lo siguiente hasta llegar a la elaboración de estados financieros. Cabe mencionar que para el registro de compra-venta de mercancías utilizarás el procedimiento de Inventarios Perpetuos. Empresa: "Creative Memories de México, S.R.L." Saldos iniciales: Bancos (1º./Enero/9__) Bancomer, S.A. Clientes Martha Hernández Almacén $ 12,825.30 250.00 Consuelo Ayala 325.00 Kathya Ramírez 325.00 Arabela, S.A. 5,540.00 100 Arts REM02-80.00c/u 8,000.00 200 Arts REM03-100.00c/u 20,000.00 400 Arts REF01-120.0625c/u 40,025.00 6,940.10 60,025.00 8,099.00 Proveedores Web Way, Co. Acreedores Diversos 2,122.00 Papelería Lumen, S.A. Capital Social (determinarlo) A continuación se anexan comprobantes de las operaciones realizadas. 81 EXPRESO PARA S.A DE CV. PARA SU COMPUTADORA S.A. DE C.V FACTURA No. 11556 BAJA CALIFORNIA 281 HIPODROMO CONDESA C.P. 06100, MÉXICO, D.F. TELS.: 286-1616- 286-1643 286-23-84 FECHA 11/Ene/2000 R.F.C. SES-930315-IF2 No. DE CLIENTE LIC. MARICELA AMEZQUITA CLIENTE CREATIVE MEMORIES S. R.L. DE C.V. 59 RETORNO 813 NO. 11-A CENTINELA MÉXICO, D.F. R.F.C. CMM950131 R62 No. PEDIDO 50% DE ANTICIPO VENDEDOR 5448795 CANT 1 1 1 1 1 1 1 CLAVE -FESPECIAL -FESPECIAL -FESPECIAL -FESPECIAL -FESPECIAL -FESPECIAL -FESPECIAL DESCRIPCION FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES FUNDA MEDIDAS ESPECIALES P.UNTUARIO 45.00 30.00 25.00 15.00 38.00 25.00 15.00 DOSCIENTOS VEINTIUN PESOS 95/100 M.N. Debo(emos) y Pagare (mos) incondicionalmente por este pagaré a la orden de SISTEMA EXPRESS PARA SU COMPUTADORA, S.A. DE C.V. en el lugar y fechas citados Todo cheque devuelto causará un 20% de cargo de acuerdo al Art. 193 De la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito DESC. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 TOTAL 45.00 30.00 25.00 15.00 38.00 25.00 15.00 SUBTOTAL $ 193.00 I.V.A. TOTAL $ 28.95 $ 221,95 FIRMA NOTA: En esta compra los marcados con el No. 1 fueron para el Departamento de Ventas y los marcados con el No. 2 para el departamento de Administración. Se pago con el cheque No. 552403 de Bancomer. 82 83 AV. VALLARTA No. 3993 TELS. 121-77-82 121-75-17 FAX 122-31-92 GUADALAJARA, JAL. R.F.C. HMA-730912-CI1 LADA 91800 36-525 SIN COSTO CLIENTE CREATIVE MEMORIES S. R.L. DE C.V. RETORNO 813 NO. 11-A MÉXICO, D.F. R.F.C. CMM950131 R62 FACTURA No. 4084 FECHA 19/ENERO/04 50% DE ANTICIPO 5448795 EDO.CTA. N: No. HABITACIÓN 43922 239 CONSUMOS HOSPEDAJE IMPORTE $ 330.98 El Director de Ventas realizó el viaje a Guadalajara pagando con tarjeta American Express, (hasta el siguiente mes) IMPORTE TOTAL CON LETRA TRESCIENTOS OCHENTA PESOS 63/100 M.N._ Debo y Pagare a la orden de HOTEL MALIBU, S.A. DE C.V. en esta ciudad de Guadalajara, Jal. El día _____ de ______De 19___ La cantidad de $ _________(_____________________________________________________M.N.) Valor de los servicios y consumos que he recibido a mi entera satisfacción. Este pagaré es mercantil y esta regido por la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito en su Artículo 173, parte final y artículos correlaticvos por no ser pagaré domiciliario SUB-TOTAL $ 330.98 I.V.A. 49.65 TOTAL 380.63 Guadalajara, Jal. _____________________de ____________de 200______ FIRMA IMPRESO POR COMUNICACIÓN IMPRESA DE GUADALAJARA,S.A. DE C.V. CAMINO ARENERO No. 350 COL. EL BAJIO ZAPOPAN, JAL. TELS. 647-53-18 Y 19 AUTORIZACION EMITIDA EL 20 DE MAYO DE 1992 EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION 84 FACTURA Av. Fray Servando Teresa de Mier No. 840-103 Colonia Jardín Balbuena C.P. 15900, México, D.F. Tels. 571-6707, 571-6851-, 571-6648, 762-7094 008977 MÉXICO, D.F. A 23 DE ENERO DE 200 PEDIDO 14028 VENDIDO A: CREATIVE MEMORIES DE MÉXICO S DE R.L. DE C.V. RET 813 ·11 “B” AGENTE LG CENTINELA MÉXICO, D.F. R.F.C. REMISION CMM950131 R62 50% DE ANTICIPO OBSERVACIONES 5448795 DOMICILIO ESPERAR FICHA DE DEPOSITO CANT 1 1 1 1 DESCRIPCION IMPRESORA HP 6000 Parte KIT COLOR HP DESKJET Parte PAQUETE DE PAPEL DE 1000 HJS Parte CABLE PARALELO Parte TIPO DE CAMBIO : 02154AV : 1HPV005 : 1 PAC 1000 : 1 CABLE P.UNTUARIO 2,588.00 0.00 0.00 0.00 TOTAL 2,588.00 0.00 0.00 0.00 SUMA No. 2,588.00 0.00 2,588.00 388.20 2,976.20 NUMERO DE SERIE: US5BI1HOMX Compra Se pagó con cheque No. 552425 de Bancomer, S.A. el día 23/01/96 CANTIDAD CON LETRA (DOS MIL NOVECIENTOS SETENTA Y SEIS DESCUENTO N PESOS 20/100 M.N ) SUBTOTAL No I.V.A.N$ TOTAL N$ POR ESTE PAGARE DEBO (DEBEMOS) ME (NOS) OBLIGO (OBLIGAMOS) INCONDICIONALMENTE PAGAR ASESORÍA EN COMPUTO S.A. DE C.V. EL IMPORTE DE STE FACTURA DE NO SER SALDADA A SU VENCIMIENTO CAUSARA INTERESES MORATORIO DEL 10% MENSUAL ESTE PAGARE ES MERCANTIL Y ESTA REGIDO POR EL ARTICULO 173 DE LA LEY GENERAL DE TITULOS Y OPERACIONES DE CREDITO RECIBI DE CONFORMIDAD 85 15/01/96 Bancomer, S.A. Institución de Banca Múltiple Grupo Financiero DEPOSITO A CUENTA DE CHEQUES / INVERSIÓN INMEDIATA MONEDA NACIONAL NOMBRE DEL CLIENTE TIT. PLAZA* No. DE CUENTA Creative Memories de México , S.R.L 1 1294159- *SOLO PARA INVERSIÓN INMEDIATA FOLIO ESPECIFICACIONES LOS DOCUMENTOS SON RECIBIDOS SALVO BUEN CONDUCTO LOS DOCUMENTOS QUE NO SEAN PAGADOS SE CARGARAN SIN PREVIO AVISO VERIFIQUE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS ESTEN DEBIDAMENTE ENDOSADOS ESTE DEPOSITO ESTA SUJETO A REVISIÓN POSTERIOS CHEQUES BANCOMER No. CHEUQE IMPORTE 1240 Industria Abono a su CHEQUES OTROS BANCOS No. CHEUQE IMPORTE $1415 DIG. 6 IMPORTE EFECTIVO CHEQUE BANCOMER 1415 mexicana, Cuenta EFECTIVO BANCOMER S.A. (Clien te) CHEQUES BANCOS SELLO DEL CAJERO AL REVERSO CHEQ. OTROS TOTAL DESPOSITO CANT. DOCT. SUMA CANT. DOCTO. ________________ AUTORIZACIÓN PARA $ 1,415. OPERARSE EN FIRME AV. UNIVERSIDAD 1200 03339 MEXICO, D.F. R.F.C. BAN-830831-H69 SUMA 1415 CLIENTE 9/01/96 Bancomer, S.A. Institución de Banca Múltiple Grupo Financiero DEPOSITO A CUENTA DE CHEQUES / INVERSIÓN INMEDIATA MONEDA NACIONAL NOMBRE DEL CLIENTE TIT. PLAZA* No. DE CUENTA Creative Memories de México 1 1294159- *SOLO PARA INVERSIÓN INMEDIATA CHEQUES BANCOMER No. CHEUQE IMPORTE FOLIO 6 IMPORTE EFECTIVO 495.- CHEQUE BANCOMER Juan ESPECIFICACIONES LOS DOCUMENTOS SON RECIBIDOS SALVO BUEN CONDUCTO LOS DOCUMENTOS QUE NO SEAN PAGADOS SE CARGARAN SIN PREVIO AVISO VERIFIQUE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS ESTEN DEBIDAMENTE ENDOSADOS ESTE DEPOSITO ESTA SUJETO A REVISIÓN POSTERIOS CHEQUES OTROS BANCOS No. CHEUQE IMPORTE DIG. Hernández EFECTIVO BANCOMER Su abono en cuenta CHEQUES BANCOS (Clien te) SELLO DEL CAJERO AL REVERSO CHEQ. OTROS TOTAL DESPOSITO ________________ CANT. DOCT. SUMA CANT. DOCTO. AUTORIZACIÓN PARA OPERARSE EN FIRME AV. UNIVERSIDAD 1200 03339 MEXICO, D.F. R.F.C. BAN-830831-H69 86 SUMA 495 CLIENTE 24/01/96 Bancomer, S.A. Institución de Banca Múltiple Grupo Financiero DEPOSITO A CUENTA DE CHEQUES / INVERSIÓN INMEDIATA MONEDA NACIONAL NOMBRE DEL CLIENTE TIT. PLAZA* No. DE CUENTA Creative Memories de México S.R.L. 1 1294159- *SOLO PARA INVERSIÓN INMEDIATA CHEQUES BANCOMER No. CHEUQE IMPORTE FOLIO 6 IMPORTE EFECTIVO $725.- CHEQUE BANCOMER Agustin ESPECIFICACIONES LOS DOCUMENTOS SON RECIBIDOS SALVO BUEN CONDUCTO LOS DOCUMENTOS QUE NO SEAN PAGADOS SE CARGARAN SIN PREVIO AVISO VERIFIQUE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS ESTEN DEBIDAMENTE ENDOSADOS ESTE DEPOSITO ESTA SUJETO A REVISIÓN POSTERIOS CHEQUES OTROS BANCOS No. CHEUQE IMPORTE DIG. Escutia EFECTIVO BANCOMER Abono a su cuenta CHEQUES BANCOS (Clien te) SELLO DEL CAJERO AL REVERSO CHEQ. OTROS TOTAL DESPOSITO ________________ CANT. DOCT. SUMA CANT. DOCTO. AUTORIZACIÓN PARA OPERARSE EN FIRME AV. UNIVERSIDAD 1200 03339 MEXICO, D.F. R.F.C. BAN-830831-H69 SUMA $ 725.- CLIENTE Con todo lo estructurado hasta este momento, debes saber cuantos sistemas de registro de operaciones conoces, así como cual de todos es el más completo. Por experiencia sabemos que el sistema de pólizas con tres registros es el que admite mayor división de trabajo y por lo tanto con mayor rapidez se obtienen los Estados Financieros base para la toma de decisiones. 87 4 SISTEMA DE CONTABILIDAD CON PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO El sistema o procedimiento electrónico consiste en utilizar una computadora para la captura, registros, cálculo, etc. De las operaciones realizadas por una entidad o empresa. Una computadora se compone de lo siguiente: El Hardware es el equipo o parte física del sistema de cómputo. La Impresora EI Mouse Son Equipo Periférico El Regulador Para poder manejar una computadora necesitamos el Software o sea todos los programas que necesita una computadora para poder trabajar o realizar sus funciones. 88 Existen computadoras de varios tamaños, grandes capacidades de memoria y precios variables. En la actualidad es frecuente encontrar empresas con computadoras ya que cuentan con gran capacidad de almacenamiento de datos, velocidad para efectuar cálculos, correcciones, modificaciones, etc. Por ser éste un tema que requiere estudiarse detalladamente y con profesionales de la materia deberán tomarse cursos específicos así como la práctica que es importante para el aprendizaje o manejo de una computadora. Cabe mencionar que todo lo que se realiza en forma manual, se puede efectuar en la computadora desde un catálogo de cuentas hasta elaboración de Estados Financieros, gráficas, etc. Es por ello que lo moderno, lo actual, lo más avanzado es utilizar computadora (Sistema con Procedimiento Electrónico) para la realización de todas las operaciones contables. Existen a la venta infinidad de programas necesarios para la realización de trabajos específicos. Los hay en paquetes (en nuestro caso será de contabilidad) que te van guiando para la realización de su cometido 89 RECAPITULACIÓN Al finalizar el estudio de este módulo te presentamos un diagrama de los Sistemas de Registro de Operaciones que puede utilizar una empresa. 90 ACTIVIDADES DE CONSOLIDACIÓN Para reafirmar tus conocimientos, resuelve el siguiente caso práctico utilizando: 1. El sistema de Diario Tabular como auxiliar. 2. El sistema de Diario y Caja como auxiliares. 3. El sistema de Póliza con sus tres registros. 4. Método de Inventarios Perpetuos para las operaciones de compra-venta de mercancías. Se pide: a) Registrar las operaciones según el sistema utilizado. b) Elaborar registros de pólizas según sea el caso. c) Efectuar el o los asientos de concentración respectivos. d) Efectuar el pase a esquemas de mayor. e) Determinar el resultado del ejercicio. f) Elaborar Estados Financieros básicos. Datos: La Empresa "Dinastía, S.A. de C.V.", cuenta al 1o. de marzo de 200_ con los siguientes Saldos: $ 1,000.00 Caja 12,000.00 Bancos Serfin, S.A. Almacén 95,200.00 100 trajes EM-1425 a $700.00c/u = 70,000 100 camisas XX-AOl a $150.00c/u = 15,000 102 camisas AL-222 a $100.00c/u = 10,200 Clientes 7,050.00 Robert's, S.A 91 Proveedores 9,500.00 El Buen Vestir, S.A. Acreedores Diversos Cuotas IMSS 2,100.00 Capital Social 103,650.00 Durante el mes de marzo se realizaron las siguientes operaciones. 05 de marzo Compra de una máquina de escribir Mod 296 por $1,150.00 más I.V.A. pagando de inmediato el 20% del total de la operación y el resto con 3 documentos a Olivetti Mexicana, S.A. 11 de marzo Se vende a Liverpool lo siguiente: 4 trajes EM-1425 a $1200.00 c/u = 4800.00 1 camisa XX-AOl a $ 300.00 c/u = 300.00 Subtotal 5100.00 I. V.A 765.00 Total 5865.00 Nos paga $2,100.00 de inmediato que se depositan en el banco y el resto queda a crédito en cuenta corriente. 20 de marzo Se compran 10 trajes EX/200 a $850.00 c/u = $8500.00, a El Buen Vestir, S.A.a crédito en cuenta corriente. 25 de marzo Robert's S.A. devuelve 2 camisas AL-222 cuyo precio de venta es de $200.00 c/u más I. V .A. que se abona a su cuenta. - 30 de marzo Se compra café y azúcar para la empresa por un total de $135.00 destinado al Departamento de Administración el 60% y al Departamento de Ventas el40%. Su pago fue hecho en efectivo. 92 AUTOEVALUACIÓN Como pudiste observar, al resolver el caso práctico de tu actividad de consolidación podrás darte cuenta si aprendiste a registrar tus operaciones por los Sistemas de Registro indicados y cuál de ellos para ti es el más acertado y para qué tipo de empresas utilizarías cada uno de ellos. A continuación te presentamos el resultado de la actividad de consolidación, así como algunos de los errores que se cometen con mayor frecuencia. Revisa tu resultado y si no es igual verifica el procedimiento cuidando de no cometer los errores que te señalamos y repasando nuevamente lo que no te haya quedado claro. Debiste considerar: 1. Utilizando cualquier sistema debiste llegar a una utilidad neta (resultado del ejercicio) de: $ 840.00 2. La suma de tu activo circulante debió darte $119 538.00 Algunos posibles errores: 1. El pase de las pólizas a su registro. 2. En lugar de cargar abonamos. 3. Operaciones aritméticas. 4. El pase del registro al Libro Diario. 93 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ANZÚREZ, Maximino. Contabilidad General. Dist. Ant. Edit. SASTRIAS Freudenberg, Marcos. Contabilidad Segundo Curso, Esfinge. LARA Flores, Elías. Segundo Curso de Contabilidad. Trillas. 94 DIRECTORIO Dr. Roberto Castañón Romo Director General Mtro. Luis Miguel Samperio Sánchez Secretario Académico Lic. Filiberto Aguayo Chuc Coordinador Sectorial Norte Lic. Rafael Torres Jiménez Coordinador Sectorial Centro Biol. Elideé Echeverría Valencia Coordinadora Sectorial Sur Dr. Héctor Robledo Galván Coordinador de Administración Escolar y del Sistema Abierto Lic.José Noel Pablo Tenorio Director de Asuntos Jurídicos Mtro. Jorge González Isassi Director de Servicios Académicos C.P. Juan Antonio Rosas Mejía Director de Programación Lic. Miguel Ángel Báez López Director de Planeación Académica M.A. Roberto Paz Neri Director Administrativo Lic. Manuel Tello Acosta Director de Recursos Financieros Lic. Pablo Salcedo Castro Unidad de Producción Editorial
