Estrategia, mecanismo. medida, etc. Mapa de riesgos de Corrupción

SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE
ATENCIÓN AL C I U D A D A N O
Entidad: INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
Estrategia,
mecanismo.
medida, etc.
Actividades
Public
ación
1. Identificar y
documentar los
posibles riesgos
de corrupción.
Mapa de
riesgos de
Corrupción.
2 Revisar y
Actualizar los
mapas de riesgos
de los procesos
Realizar el
seguimiento a los
riesgos de
acuerdo a la
periodicidad
establecida
Actualizar el mapa
de riesgos
institucional
Anual
Actualizar la
política de riesgos
1. Página Web
institucional con
espacios de
consulta pública y
datos estadísticos
generales.
Estrategia
Antitrámites.
Cada seis
meses
2. Usuarios con
perfil de acceso a
las bases de datos
de consulta
pública
Anual
Permane
nte
Permane
nte
Año: 2013
Actividades realizadas
Responsable
Anotaciones
Se identificaron aquellos eventos potencial me nte vulnerables de actos
de corrupción al interior de cada proceso de la entidad, así como las
acciones necesarias para su control, se actualizó la herramienta para su
implementación con el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas en febrero 27 de 2013, así como la unificación de su
formato.
Líderes de los
procesos y sus
imple mentad ores a
nivel nacional
En este
seguimiento,
se puede observar,
gestión e impacto
con la actualización
y calificación de los
mismos
Cumplimiento del Memorando No. 027-2013-OPL; seguimiento a temas
de planeación y calidad, donde se define actualizar los mapas de
riesgos cada semestre {22 de marzo y 19 de julio).
Líderes de los
procesos y los
profesionales de
control en la
evaluación de sus
seguimiento y
actualización
El mapa Institucional refleja aquellos riesgos calificados en los niveles
de alerta prioritaria y máxima, es decir, aquellos riesgos que se
encuentran en los niveles "Importante" e "Inaceptable", mostrando en
los procesos donde se presenta, el lugar, el nesgo, sus principales
causas y los elementos y/o acciones de control para mitigar y asegurar
un tratamiento adecuado. Proceso desarrollado anualmente con los
respectivos mapas de riesgos por proceso identificados a nivel nacional
y de los cuales se entrega información semestral mente. El mapa
institucional es publicado en la página Web del instituto.
Se actualizó con la Resolución 507 del 12 de julio de 2013
Dirección General y
Oficina de
Planeación
Actualización de la política institucional como "Servicio Forense con
Calidad, Pertinencia, Veracidad y Oportunidad para una Colombia
diversa": Aprobación de la guia de imagen institucional código DG-EGUIA-01, para unificación del logo-símbolo del instituto.
Espacios de consulta como son;
RUTA DE ATENCIÓN A FAMILIARES
CONSULTAS PUBLICAS
•
Centro de Referencia Nacional sobre Violencia
REGISTRO NACIONAL SOBRE DESAPARECIDOS
•
•
SIRDEC "Sistema de información Red de desaparecidos y
cadáveres"
SICOMAIN " Sistema Internet Consulta Masiva
Información"
SINEINML "Sistema Información Nacional Estadísticas
Indirectas".
Plataformas COMUNIDAD:
•
•
•
•
Anual
1. Procedimiento
institucional para
la rendición de
cuentas a la
ciudadanía
Anual
Grupo de
comunicaciones y
Grupo de Servicios
informáticos del
instituto
•
LIFE: Datos de vida - Localización de información forense
estadística.
El instituto cuenta con plataformas ENTIDADES:
•
3. Incluir en los
planes operativos
la estrategia de
interfaces con
Fiscalía, ministerio
de Protección y
Registrad u ría.
Dirección General y
Otoña de
Planeación
Consultas públicas desaparecidos y cadáveres
Ruta atención a familiares de personas desaparecidas
Localizaoón de información forense estadística
HOPE: Hagamos obligatorio poder encontrarlos (Registro
nacional de desaparecidos)
Los planes de acción de las unidades organizacionales se basan en el
plan operativo institucional y la estrategia de interfaces con otras
entidades, dichos planes son evaluados por cada líder de proceso, se
entregan informes trimestrales de su nivel de avance y adicionalmente
dichos planes de acción son evaluados por los prol exondes de control
interno en las auditorias de gestión programadas en un Programa
Anual
de
Auditorías,
finalmente
control
interno
evalúa
independientemente a la Oficina de Planeación en la consolidación y
ejecución de los planes de acción enviados por todas las unidades
organización a les de acuerdo a la planeación estratégica institucional.
Red Nacional de
Cadáveres en
condición de No
identificados y
Personas
desaparecidas
En algunos casos la
imple mentación y
utilización de los
sistemas de
información
forenses están
causando demoras
y reprocesos en el
registro y consulta
de la información y
por ende
inoportunidad en la
prestación del
servicio.
Directores
Regionales, oficinas
de planeación y
control interno
La Dirección
General programa
reuniones de
trabajo para la
revisión de piarles
operativos e invita
a la Oficina de
Control Interno.
Ultimo Encuentro
Nacional de
Directivas
realizado
(Diciembre 2 al 4
Todos los
funcionarios del
Instituto
Asisten
funcionarios,
delegados de
entidades del
Estado, prensa * \a en
de 2013)
Estrategia
de
rendición de
cuentas
Actualización del procedimiento de Rendición de cuentas código DG-CP-07 versión 02, de fecha 27 de febrero de 2013, el cual tiene 5
actividades: 1). Planear el desarrollo de la audiencia pública. 2).
Elaborar los informes de gestión de la audiencia pública. 3). Promover
la participación de la ciudadanía y sociedad civil, 4), Desarrollar la
audiencia pública. 5). Evaluación de resultados de la audiencia pública.
general
. V\\
^A.
Mecanismo
para mejorar
la atención
2. Información a
través de página
Web
Anual
3. Documento
"Gestión y
Participación
Ciudadana.
Anual
1. Portafolios de
Sen/icios dentro
del Plan Operativo
Institucional.
Anualmente se realiza la respectiva convocatoria destinando un
presupuesto para la realización de dicha actividad, se resuelven todas
las inquietudes, se hace una calificación del evento y se publican los
resultados a toda la comunidad en la páqma institucional.
Documento incluido en el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto
para procesos externa, definido como la Caracterización "Gestión y
participación ciudadana", código DG-C-CARACT-06 de fecha octubre
31 de 2008.
Como documento externo en el Sistema de Gestión de la Calidad del
Instituto tenemos incluida la Guía Participación de la ciudadanía en
procesos de rendición de cuentas en la administración pública (oct-i69)
Documento en PDF "Estrategias de participación"
•En el Plan Operativo se encuentran actividades y tareas específicas
orientadas al Portafolio de Servicios, incluyendo un modelo de atención
con unidades móviles en el Instituto.
•Difusión del Portafolio de Servicios de la Entidad a la Ciudadanía a
través de la página web.
al
ciudadano.
Dirección General,
Oficinas asesoras de
Planeación y Control
Interno
Dirección General,
Oficinas asesoras de
Planeación y Control
Interno
Dirección General
Subdirección de
Servicios Forenses
Direcciones
Regionales,
Seccionales, Oficina
de personal
"Desarrollo de reuniones del comité de calidad y planeación así como
revisiones por la alta dirección nacional y regional para el tratamiento
de temas de gestión y calidad.
"Fortalecimiento de la herramienta de autocontrol y mejoramiento del
SGC revisión por la alta dirección.
En el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto, se tienen dos
procedimientos y una caracterización para el manejo de las quejas
reclamos y sugerencias así:
2. Atención de
peticiones,
quejas,
sugerencias y
reclamos
•Atención de quejas sobre los servicios de los Laboratorios Forenses
código DG-C-P-18-V01, vigente desde el 12 de mayo de 2011
'Quejas, reclamos y sugerencias código DG-C-P-03-V3, vigente desde
mayo 15 de 2008 y la caracterización de código DG-C-CARACT-34,
vigente de junio 6 de 2012.
Coordinadores de
los laboratorios y
Líderes de los
procesos
Oficina de Control
Interno Disciplinario
Adición al mente a los procedimientos se cuenta con buzones de
sugerencias y dos sistemas de información institucional SQRS ( Sistema
de Quejas y Reclamos) y SQS-mterno (Sistema de Quejas y Reclamos),
Trimestralmente se envían los reportes por parte de las regionales al
nivel central.
En la página web se encuentra un hnk especifico del tema
3. Creación de
Oficinas de
atención al
ciudadano
Inclusión de actividades específicas dentro del plan operativo
institucional, orientadas al logro de este objetivo. Se encuentra en
funcionamiento una Oficina en Medellín e implementada en Neiva
4, Medición déla
Satisfacción del
Chente
'Actualización del procedimiento de Evaluación de satisfacción del
cliente código DG-C-P-02-V6, con fecha 7 de mayo de 2013.
Sjbdirección de
Servicios Forenses
Direcciones
Regionales y
Seccionales
Escuela de Medicina
Legal y Ciencias
Forenses
Oficina de Control
Disciplinario Interno
Todos los líderes de
los procesos
•Evaluación anual de la satisfacción del cliente en las áreas misionales,
de apoyo, estratégicas y de evaluación.
" Dentro del Plan Operativo se incluyó la evaluación de satisfacción ai
cliente dentro del proyecto "Desarrollo del Sistema de medicina legal y
ciencias forenses"
5. Mejorar la
calidad del
servicio de
biblioteca y
acceso a los
recursos
bibliográficos
físicos y
electrónicos
6. Construcción y
dotación de sedes
dentro de su plan
operativo
2013 al
2016
Para el 2013 re realizó adquisición recursos físicos y electrónicos, la
ampliación de convenios mterbibliotecanos con las universidades en
convenio e ¡mplementación de un repositorio institucional
Subdirección de
Investigación
Científica, Grupo
Nacional de
BiDlioteca Forense,
2013 al
2016
•Esta enmarcado en el objetivo de Asegurar un oportuno y adecuado
suministro de bienes y servicios en nuestra planeación estratégica, se
han realizado adecuaciones y construcciones con sus respectivos
diseños arquitectónicos, estructurales hidrosanitario y eléctrico, las
obras son contratadas con sus respetivas interventoríds en sedes como
Huila, Chaparral, Bolívar.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Oficina de
Planeación
Direcciones
Regionales y
Seccionales
*Dentro del Plan operativo a través de proyecto "Consecución de
Recursos Adicionales" se incluyeron actividades específicas orientadas
al fortalecimiento del tema.
Publicación y
difusión de los
códigos de ética y
buen gobierno del
instituto, como
insumo para la
prestación de un
servicio con calidad
i
í-x \\
\
7.1rnplementación
de políticas de
gobierno en linea
Consolidación
Del
Documento
Seguimiento
déla
Estrategia.
2013 al
2016
"En el tema de Gobierno en Linea (GEL), la Oficina de Control Interno . Grupo de Servicios
realizo la evaluación del nivel de madurez e implementacion de sus
Informáticos, Grupo
fases lo cual permitió di comité de Gobierno en linea reactivar su plan
de Comunicaciones
de acción, asi como realizar su respectivo acompañamiento y asesoría.
y Oficina de
' tn el plan operativo se incluyo el proyecto "Implementar Política de
Planeador
Gobierno en Linea" definiendo actividades y tareas especificds para el
desarrollo del mismo
Cargo; Prqfeateftflí Especializado
.OCAMPO ORTIZ