manual del expositor - Reunión Científica

MANUAL DE EXPOSICIÓN COMERCIAL
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ÍNDICE
1. INFORMACIÓN GENERAL ......................................................... Pag. 03
2. EXPOSICIÓN COMERCIAL …...................................................... Pag. 04
3. PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL Y TABLA DE MEDIDAS …...…… Pag. 11
Secretaría Técnica: Meet & Forum, Pº Sta. María de la Cabeza, 66, Entreplanta, 28045, Madrid
Tel: 91.517.87.88 Fax: 91.517.87.89 E-mail: [email protected]
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONGRESO
Fecha:
21 y 22 de octubre de 2016
Sede:
Auditorium de Palma de Mallorca
Paseo Marítimo, 18, 07014, Palma de Mallorca
Espacios del evento:
•
•
•
•
•
Exposición comercial: Hall Planta 0 y Planta Primera.
Sala Mozart: Planta 0.
Área coffee break: Hall Planta 0 y Planta Primera.
Área lunch: Hall Planta Primera.
Secretaría: Hall Planta Primera.
Horario exposición comercial:
• Jueves, 20 de octubre - Montaje de 16:00 a 20:00 h
• Viernes, 21 de octubre – de 09:00 a 17:30 h.
*La comida-cóctel se ofrecerá el viernes en la zona de exposición comercial de la
primera planta a las 14.00 h.
• Sábado, 22 de octubre – de 09:30 a 12:00 h.
Contacto:
Meet & Forum
Secretaría Técnica
Paseo Santa María de la Cabeza, 66 - Entreplanta
28045 – Madrid
Telf. 91 517 87 88 – 610 566 283
E-mail: [email protected]
Persona de contacto: María Rosa Crespo
Secretaría Técnica: Meet & Forum, Pº Sta. María de la Cabeza, 66, Entreplanta, 28045, Madrid
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2. EXPOSICIÓN COMERCIAL
La zona de Exposición Comercial del Congreso se ubicará en el Hall de la Planta 0 y
Primera Planta del Auditorium de Palma de Mallorca.
El espacio destinado a la Exposición Comercial estará debidamente acondicionado y
climatizado. Dicho espacio se ha dispuesto tal y como se muestra en el plano adjunto
(pág. 11-13 ).
La contratación del stand incluye el derecho a uso a los metros cuadrados
contratados, moqueta color azul y un enchufe. Cada empresa aportará su propio stand
o estructura modular. No incluye, ni estructuras, ni montaje y desmontaje.
El montaje del stand lo podrán realizar con la empresa que consideren conveniente,
pero es necesario que envíen a la Secretaría Técnica la siguiente información:
- Nombre de la empresa montadora.
- Boceto detallado del stand.
- Horario aproximado de llegada y salida el día del montaje.
Envío de mercancías: Los materiales deberán ir correctamente embalados y
etiquetados indicando lo siguiente:
5ª Reunión Científica GINEP
Auditorium de Palma de Mallorca
Paseo Marítimo, nº 18, 07014, Palma de Mallorca, Illes Balears
Bulto nº xx de xx
Att.: Marcos Ferragut (Auditorium) - María Rosa Crespo (Secretaría Técnica)
Remitente: Nombre del laboratorio y teléfono de contacto
Referencia: Material Stand número “X”
Fecha de entrega: Miércoles, 19 de octubre de 2016
Horario de entrega: De 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00 h
Es fundamental que el material que se envíe para incluir en las carteras de
documentación, vaya en cajas a parte y especificando que es material para la
Secretaría Técnica. Informe del número de bultos que se enviarán para éste fin a
[email protected]
Nota importante: El Auditorium no recepcionará materiales fuera de los días y horarios
especificados.
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Almacenaje de mercancías: el almacén está ubicado en los bajos del Auditorium, al
lado de las taquillas. Una vez finalizado el congreso, el material deberá quedar
guardado en este espacio para su recogida.
Recogida de mercancías: Los materiales podrán ser recogidos el sábado, 22 de
octubre partir de las 12:30 h.
En caso de no poder realizar la recogida el sábado, el material podrá quedar guardado
en el almacén ser recogido el lunes 24 de octubre como máximo en horario de 09:00 a
14:00 horas y de 16:00 a 19:00 h.
El Auditorium no se responsabilizará del material que, después de esta fecha, quede en
sus instalaciones, pudiendo optar por su destrucción.
Montaje y desmontaje de stands:
Los stands deberán ser montados jueves, 20 de octubre de 16:00 a 19:00 h. (Si
necesitan más tiempo de montaje, por favor, contacten con la Secretaría Técnica para
ver las posibilidades).
El desmontaje deberá realizarse el sábado, 22 de octubre a partir de las 12:30 h.
Condiciones de montaje de los stands:
RESPONSABILIDADES GENERALES
La empresa expositora así como las empresas subcontratadas por estas,
deberán tener aseguradas sus mercancías y todo tipo de materiales expuestos
en su stand. Así mismo, deberán disponer de Seguro de Responsabilidad Civil y
Daños a terceros en vigor para cubrir posibles daños que se puedan ocasionar
en las labores de montaje y desmontaje, así como disponer del procedimiento
asistencial para sus accidentados indicando, entidad, clínica, etc., donde serán
atendidos en caso necesario.
El expositor es responsable de todo el daño causado a una tercera parte, tanto
por su personal, como por él mismo, como por personas autorizadas por él.
En cualquier caso todas las labores que se realicen en el Auditorium estarán
sometidas al estricto cumplimiento de la legislación, vigente, con especial
atención a la prevención de riesgos laborales, instalaciones eléctricas y
prevención de incendios.
CONDICIONES DE MONTAJE
La contratación de un stand implica la aceptación de utilizar solamente el
espacio definido, tanto en longitud como en profundidad.
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Los expositores no podrán, ni con la estructura ni con ningún elemento
accesorio, impedir la visibilidad, ni exhibir productos fuera de la zona asignada
a su stand. Los productos expuestos y las estructuras realizadas, no podrán
suponer peligro alguno para los congresistas, ni ocasionar molestias al resto de
los expositores.
Las estructuras que utilizarán para este tipo de proyectos deberán ser
autoportantes y en ningún caso se podrán anclar al pavimento ni fijar mediante
tensores o métodos similares a ningún punto de la edificación.
La organización no se responsabiliza del transporte de la mercancía desde el almacén
hasta los stands. Cada expositor debe realizar este traslado por su cuenta. La
organización tampoco garantiza la disponibilidad de transpaletas o carretillas para el
traslado de materiales.
Para la aprobación del montaje del evento es imprescindible enviar a la
Secretaría Técnica ([email protected]) un croquis-plano del proyecto
de stand así como un informe con los medios audiovisuales, necesidades
técnicas y cualquier aspecto relacionado con el desarrollo del evento con una
antelación mínima de diez días antes de la fecha de inicio del montaje del
mismo. La organización se reserva el derecho de modificar cualquier montaje
del evento que no cumpla con las normas especificadas en este documento, así
como con la legislación vigente.
El expositor se obliga a mantener el stand en condiciones estéticas acordes al
entorno y no exhibir cajas o materiales que desluzcan su presencia en el salón
de exposiciones.
No estará permitido suprimir, reducir o limitar zonas necesarias para el tránsito
de personas por las salas y espacios comunes.
Las instalaciones de cableado que precise cada montaje deberán estar
debidamente protegidas con pasacables homologados y no impedirán la libre
circulación de los asistentes.
No se podrán utilizar adhesivos que deterioren los paramentos, ni dejen
residuos sobre el mismo.
No se podrán encintar sobre los pavimentos recubiertos con moqueta ni
enmoquetar sobre ellos.
Está prohibida cualquier actividad que afecte en modo alguno las instalaciones
del Auditorium de Palma de Mallorca, por tanto no está permitido taladrar
suelos, puertas o paredes. Cuando se utilicen barnices, pinturas o disolventes
se pondrán plásticos o telas en la zona de trabajo. Queda totalmente prohibido
la pintura por el sistema de pulverizado.
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No está permitido apoyar en las paredes elementos que puedan afectar la
pintura de las mismas. Cualquier desperfecto se cargará a la empresa
responsable.
Deberá respetarse la ornamentación de las instalaciones arrendadas sin mover
o añadir nada de lo que en ellas existe sin previa autorización escrita.
Toda empresa externa de montaje, audiovisuales, espectáculos, música,
construcción de stands, etc. deberán contactar con la organización antes de
comenzar sus trabajos para poder coordinar las diferentes tareas.
En caso de contar con algún medio audiovisual dentro del stand (proyección de
vídeo, sonido amplificado, equipos de televisión, etc.) se deberá consultar con
la organización y disponer de permiso específico para la instalación. En ningún
caso la utilización de estos medios podrá interferir en el curso normal de la
exposición comercial, ni molestar a los expositores.
No se podrán obstruir las salidas de emergencias, ni cambiar de lugar los
extintores contra incendios.
Queda prohibido fumar en la totalidad del Auditorium de Palma de Mallorca
durante el montaje y desmontaje.
Acreditaciones
Las empresas expositoras dispondrán de 4 acreditaciones a nombre de la empresa,
con derecho al acceso libre a zonas comunes del Congreso y exposición comercial.
Rogamos envíen los nombres de las personas que estarán en el stand durante el
congreso a la Secretaría Técnica: [email protected].
Mobiliario:
El Auditorium de Palma de Mallorca no dispone de mobiliario que poder facilitar a los
expositores, por lo que adjuntamos algunas opciones de alquiler de mostradores,
mesas, sillas, taburetes, etc. En caso de que necesiten algún material de este tipo,
rogamos hagan llegar la petición a la Secretaría Técnica antes del 10 de octubre. Más
tarde de esta fecha no se garantizará disponibilidad y el precio sufrirá un recargo del
20%.
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CATÁLOGO DE MOBILIARIO
DATOS A CUMPLIMENTAR
C.I.F.:
EMPRESA:
NOMBRE FISCAL:
CARGO:
PERSONA CONTACTO:
Nº STAND:
TELÉFONO:
FAX:
DOMICILIO:
CIUDAD:
E-MAIL:
CP:
REF.
SIL001
SILLA ANATÓMICA NEGRA
CONCEPTO
CATÁLOGO
P.V.P.
12,80 €
SIL005
SILLA DISEÑO
31,82 €
TAB001
TABURETE ALTO NEGRO
27,59 €
TAB002
TABURETE ALTO DISEÑO
38,57 €
UDS.
TOTAL
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REF.
CONCEPTO
MES002
MESA REDONDA BISTRÓ
ALTA NEGRA
110 x 70 cms.
41,60 €
MES003
MESA DISEÑO REDONDA
58,86 €
MES007
MESA
REDONDA
CRISTAL PIE DE FORJA
70 x 50 cms.
MOS002 MOSTRADOR
CATÁLOGO
P.V.P.
DE
69,19 €
MODULAR
107,65 €
UDS.
TOTAL
CON ESTANTE
100 x 100 x 50 cms.
MOS003 MOSTRADOR
MODULAR
CON PUERTAS Y ESTANTES
100 x 100 x 50 cms.
128,79 €
MOS006 MOSTRADOR
178,39 €
MODULAR
VITRINA
100 x 100 x 50 cms.
SUBTOTAL:
IVA 21% (no incluido):
TOTAL:
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** Los precios del mobiliario comprenden la totalidad de días del Congreso **
Si desean algún artículo que no se encuentre en el catálogo, rogamos consulten disponibilidad
y precio.
El mobiliario será el más parecido a la fotografía. La imagen es meramente informativa.
(*) El pago debe hacerse a Meet & Forum. La factura será enviada a la dirección
indicada en el formulario, incluyendo el importe a pagar y las formas de pago
correspondientes.
Por favor enviar este formulario por fax o e-mail antes del 10 de octubre a
Meet & Forum: [email protected]
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3. PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL Y TABLA DE MEDIDAS
Medidas stands
Nº Stand
Medidas stand
Altura stand
Planta
0
3 x 2 m.
2,40 m.
Baja
1
3 x 2 m.
2,35 m.
Baja
2
2,45 x 1,50 m.
2 m.
Baja
3
3 x 1 m.
2,60 m.
Baja
4
3 x 1,85 m.
2,35 m.
Baja
5
3 x 2 m.
2,45 m.
Baja
6
3 x 2 m.
2,45 m.
Baja
7
3 x 2 m.
2,45
Baja
8
3 x 1,80 m.
2,25 m.
Baja
9
3 x 1,50 m.
2,60 m.
Baja
10
2,47 x 1,50 m.
2 m.
Baja
11
3 x 2 m.
2,35 m.
Baja
12
3 x 2 m.
2,45 m.
Primera
13
3 x 2 m.
2,45 m.
Primera
14
3 x 2 m.
2,45 m.
Primera
15
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
16
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
17
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
18
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
19
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
20
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
21
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
22
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
23
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera
24
3 x 1,70 m.
2,10 m.
Primera