universidad regional autónoma de los andes “uniandes
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES - IBARRA" FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A TEMA: “ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO” AUTOR: MARTÍNEZ GUBIO ROBERTO CARLOS ASESORA: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC. IBARRA – ECUADOR 2015 CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA En calidad de asesora del trabajo de grado del señor Roberto Carlos Martínez Gubio, cuyo tema es “ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO”, para optar por el Título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, certifico que el mencionado trabajo cumple con los requerimientos y lineamientos establecidos por la institución, por lo que autorizo su presentación. Dra. Germanias Arciniegas, Msc ASESORA DECLARACIÓN DE AUTORÍA Yo, Roberto Carlos Martínez Gubio, con cédula de identidad N° 1002835278, ecuatoriano mayor de edad y en mi calidad de estudiante de la Universidad Autónoma Regional de los Andes “UNIANDES” expreso libre y voluntariamente que la investigación ostentada a continuación conjuntamente con todo su contenido textual y resultados económicos que se incluyen son en su totalidad de mi autoría por lo que doy fe a lo expuesto. Roberto Martínez Gubio 100283527-8 DEDICATORIA El presente trabajo de grado dedico en primer lugar a Dios por regalarme la gracia de la vida, a mis padres, en reconocimiento a su amor, sacrificio y esfuerzo al brindarme la oportunidad de superarme y formar una carrera. A mi esposa Mónica Díaz, que con su inmenso amor y dedicación, han permitido que hoy termine mi carrera, y a mi familia y cada uno de los que siempre estuvieron brindándome su incondicional apoyo día a día en mi vida les dedico este trabajo. AGRADECIMIENTO En primer lugar doy infinitamente gracias a Dios, por haberme dado fuerza y valor para culminar esta etapa de mi vida. A mi esposa, por su apoyo incondicional en el transcurso de mi carrera universitaria, por compartir momentos de alegría, tristeza y demostrarme que siempre podré contar con ella. A mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles. A mis hermanos por ser mis grandes amigos, quienes me han ayudado a afrontar los retos que se me han presentado a lo largo de mi vida. Un reconocimiento muy especial a mi Asesora la Dra. Germania Arciniega Msc. por su apoyo incondicional en el proceso de elaboración de mi tesis. A la Escuela Partícula Mixta Víctor Alejandro Jaramillo, la cual me ha facilitado la información base de mi trabajo de grado. ÍNDICE GENERAL INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………1 Antecedentes de la investigación….......…………………………………………………...1 Planteamiento del problema………………………………………………………………...1 Formulación del problema……………………………………………………………….….1 Delimitación del problema………………………………………………………………….1 Objeto de investigación y campo de acción………………………………………………...1 Identificación de la línea de investigación………………………………………………….2 Objetivos: objetivo general y objetivos específicos………………………………………...2 Pregunta científica…………………………………………………………………………..2 Justificación del tema……………………………………………………………………….2 Breve explicación de la metodología investigativa a emplear……………………………...2 Resumen de la estructura de la tesis………………………………………………………..3 Elementos de novedad, aporte teórico y significación practica…………………………….3 CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO……………….……………………………………..4 1.1 Origen y evolución de los Procesos Financieros …………………………………….4 1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre las Finanzas…………………….5 1.2.1 La Teoría de Valoración de Opciones………………………………………………6 1.2.2 Teoría de Arbitraje en la Fijación de Precios…………………………………..……..6 1.2.3 Teoría de las Finanzas Empresariales…………………………………………….…...6 1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas teorías Financieras……………………………………………………………………………..6 1.3.1 Finanzas…………………………………………………………………………….6 1.3.1.1 Definición de las Finanzas…………………………………………………………..6 1.3.1.2 Importancia de las Finanzas………………………………………………………….7 1.3.2 Gerencia Financiera………………………………………………………………... 7 ... 1.3.2.1 Definición de Gerencia Financiera………………………………………………….7 1.3.2.2 Funciones de la Gerencia Financiera………………………………………………..8 1.3.2.3 Objetivos de la Gerencia Financiera………………………………………………. ..8 1.3.3 Planificación Financiera……………………...……………………………………..9 1.3.3.1 Definición de Planificación Financiera……………………………………………...9 1.3.3.2 Importancia de Planificación Financiera……………………………………………9 1.3.3.3 Objetivo de Planificación Financiera……………………………………………....10 1.3.3.4 Aspectos claves de la Planificación Financiera……………………………………10 1.3.3.5 Componentes de la Planificación Financiera……………………………………....11 1.3.3.6 Implantación de las Estrategias Financieras……………………………………….13 1.3.4 Estrategias Financieras………………………...…………………………………..14 1.3.4.1 Estrategia a nivel corporativo……………………………………………………....14 1.3.4.2 Estrategia de negocios……………………………………………………………...14 1.3.4.3 Estrategia funcional………………………………………………………………...15 1.3.5 Estrategias Financieras para aumentar la rentabilidad……………………………..15 1.3.6 Pronóstico financiero……………………………………………….….…………….16 1.3.7 Control Interno COSO II (ERM)…………………………………………………….16 1.3.7.1 Componentes del Control Interno COSO II (ERM)………………………………16 1.3.8 Manual de funciones……………………………………………………..…………..19 1.3.9 Manuales de procesos……………………………………………………..…………19 1.4 Análisis crítico sobre los procesos financieros para la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo ……………………………………………………………...19 . 1.5 Conclusiones parciales del Capítulo……………………………………………….. ..20 CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA……………………………………………………………………………....22 2.1 Caracterización de la Institución Víctor Alejandro Jaramillo Pérez……………..22 2.2 Descripción del procedimiento metodológico……………………………… .………23 2.2.1 Modalidad de Investigación………………………………………………..………....23 2.2.2 Tipos de Investigación por su diseño y por su alcance……………………...…………23 2.2.2.1 Investigación Aplicada……………………………………………………………. 23 . 2.2.2.2 Investigación Documental……………………………………………………………23 2.2.2.3 Investigación Descriptiva…………………………………………………………..23 2.2.2.4 Investigación Explicativa………………………………… ………………………. .23 .. . 2.2.2.5 Investigación Campo…………………………………… ……………………… 24 …… 2.2.3 ……... Metodología Investigativa……………………………………………….………....24 2.2.3.1 Método Inductivo-Deductivo……………….………………………………………..24 2.2.3.2 Método Histórico-Lógico…………………………………….……………………24 2.2.3.3 Método Analítico-Sintético.………….……………………………………………….24 2.2.3.4 Método Sistémico………………………………………………………………….24 2.2.3.5 Población……………………………………………………………………………24 2.2.4 Técnica Instrumentos Utilizados…………………………………………………….25 2.2.4.1 La entrevista……………………………………………………………………….25 2.2.4.2 Instrumento………………………………………………………………………..25 2.3 Interpretación de los resultados……………………………………………………..25 2.3.1 Análisis de la entrevista aplicada la Directora de la Institución: Prof. Karina Terán………………………………………………………………………………….… ….25 . 2.3.2 Análisis de la entrevista aplicada al Contador: Ing. Mauricio Aragón…… ……….…. 26 ………….. 2.4 Matriz FODA…………………………………………………………………………27 2.4.1 Cruces estratégicos: FO, FA, DO, DA…………………………………...………….28 2.5 Propuesta del Investigador…………………………………………………………..30 2.6 Conclusiones Parciales del Capítulo………………………………………….. ….…31 ... CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA……………………...……….32 TEMA……………………………………………………….…………………….……….32 3.1 Objetivo de la propuesta………………………………………….…………………. 32 .. 3.2 Lineamientos administrativos…………………………………………………….… 32 …… 3.2.1 Misión…………………………………………………………………………… .…32 … . 3.2.2 Visión…………………………………………………………………………… ..… 32 ... ... 3.2.3 Objetivos organizacionales…………………………………………………… ….....32 ….. 3.2.4 Políticas………………………………………………..…………………………...... 32 .. 3.2.5 Principios…………………………………………… …….…………………….…... 33 . .. 3.2.6 Organigrama estructural……………………………………………….….……….....33 3.3 Manual de funciones………………………………………………………… ………34 ... . 3.3.1 Objetivo General……………………………………………………….…..……… ...34 1. 3.3.2 Objetivos Específicos…………………………………………………….….…..…..34 3.3.3 Responsable………………………………………………………………………….34 3.4 Modelo de gestión financiera……………………………………………….…….….35 3.4.1 Estrategias financieras………...……………………………………………..………35 3.4.2 Políticas de las proyecciones financieras…………………..……….……..….….….35 3.4.3 Proyección financiera de costos y gastos…………………...……………..……..…36 3.4.4 Análisis Financiero…………….………………………………..…………… ……..43 ………. 3.4.4.1 Análisis horizontal……………………………………………..………………..…43 3.4.4.2 Análisis vertical…………………………………………………………………....45 3.4.4.3 Resumen de indicadores financieros……………………………...…….…………47 3.5 Mapa de procesos…………………………………… ……………………..……..…..47 . 3.6 Manual de procedimientos……………..…………………………..…………………48 3.6.1 Procesos operativos….……..……………..…………………….…...………………48 3.7 Formatos de control…………...…………………….………….……………………55 3.7.1 Controles administrativos…………………...……… …………….…………………55 . 3.7.2 Control del presupuesto………………………..…….………………………………56 3.7.2.1 Instrumento para la ejecución presupuestaria….….………………………………56 3.7.2.2 Liquidación presupuestaria……………………………………………...…………57 3.8 Control Interno COSO ERM……………………… ……………..…………………58 . 3.8.1 Objetivos de control interno ……………………… ………………………………...58 . 3.8.2 Políticas de control interno……………………………..……………………………58 3.8.3 Políticas de control contable…………………………………………………………59 3.8.4 Componentes del COSO II (ERM)………………………………….… ……………59 ……. 3.8.4.1 Componente uno: Ambiente interno…………………………………… …….……59 .. 3.8.4.2 Componente dos: Establecimiento de objetivos……….……… ……………….…60 …… 3.8.4.3 Componente tres: Identificación de los eventos….……………..…………………60 3.8.4.4 Componente cuatro: Evaluación de riesgos……………………….………… ……61 .. 3.8.4.5 Componente cinco: Respuesta a los riesgos…………………….…………………61 3.8.4.6 Componente seis: Actividades de control…………………………...…………….62 3.8.4.7 Componente siete: Información y comunicación…………………………….……62 3.8.4.8 Componente ocho: Supervisión…………………………….….……………………63 3.9 Impactos………………….………………………….……………………..…………64 3.9.1 Impacto financiero…………………………………..……………………………….65 3.9.2 Impacto social………..………………………………………………………………66 3.9.3 Impacto organizativo…...……………………………………………………………67 3.10 Conclusiones parciales……………………………………………………...………68 CONCLUSIONES………………………………………………………………..………69 RECOMENDACIONES………………………………………………………...……….70 BIBLIOGRAFÍA ANEXOS ÍNDICE CUADROS Cuadro 1. Matriz FODA………………………………………….………….…………….27 Cuadro 2. Cruce estratégicos: FO, FA, DO, DA………………….……………….………28 Cuadro 3. Identificación de los eventos…………………………….…………………….61 Cuadro 4. Evaluación de riesgos…………………………………….…………………....61 Cuadro 5. Respuesta a los riesgos…………………………………….…………………..61 Cuadro 6. Actividad de control………………………………………………….………...62 ÍNDICE DE FIGURAS Figura1. Proceso de Aplicación Herramientas Financieras….…………………..………...30 Figura 2. Organigrama estructural de la ESCUELA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO…………………………………………………….………………………...33 Figura 3. Mapa de procesos…………………………………….………………………….47 ÍNDICE DE DIAGRAMAS Diagrama 1. Inicio del curso de capacitación …………………………………….…...….49 Diagrama 2. Proceso de diseño pedagógico…………………………………….….…….50 Diagrama 3. Proceso de admisión………………………………………………..….…...51 Diagrama 4. Proceso de matrícula…………………………………………………….….52 Diagrama 5. Proceso de cobro de pensiones ………………………………………….….53 Diagrama 6. Proceso pago de salarios del personal………………………………………54 ÍNDICE FORMATOS Formatos 1. Materiales directos……………………………………………………… …...36 .. Formatos 2. Costos indirectos de operación……………………………………..….……..36 Formatos 3. Costos de operación consolidados…………………………………..………..37 Formatos 4. Gastos administrativos………………………………………………..… …...37 .. Formatos 5. Gastos de publicidad………………………………………………..…… …..38 .. Formatos 6. Proyección de gastos de operación…………………………………………...38 Formatos 7. Depreciaciones………………………………………………...………… …..39 .. Formatos 8. Amortización de activos preoperativo…………………………………… ….39 .. Formatos 9. Ingresos desglosados……………………………………….…..… ………….40 . Formatos 10. Ingresos proyectados………………………………………..….… ………...40 . Formatos 11. Estado de pérdidas y ganancias……………………………….…… ……….41 . Formatos 12. Flujo neto de efectivo………………………………………..…..… ……….41 . Formatos 13. Balance general proyectado………………………………..……..… ……...42 . Formatos 14. Análisis Horizontal Estado de Resultados Análisis…………….…… .…….43 . Formatos 15. Análisis Horizontal Balance General……………………….….…………...44 Formatos 16. Análisis Vertical Estado de Resultados……………. .………….……..…….45 Formatos 17. Análisis Vertical Balance General Análisis……………… ...……………….46 Formatos 18. Indicadores financieros………………………… …………….…… ……….47 . . Formatos 19. Escala de evaluación…………………………………….………………….64 Formatos 20. Impacto financiero...…………………………………………………………65 Formatos 21. Impacto social……………………………………………………...……….66 Formatos 22. Impacto Organizativo…...……………………………………………….….67 ÍNDICE DE TABLAS Tabla N. 1 LA POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO…………………………….…….25 RESUMEN EJECUTIVO Mediante resolución Nº 037 del Ministerio de Educación y Cultura del 20 de Agosto del 2002 se aprueba la creación del Establecimiento Educativo del Sindicato de Choferes de Otavalo. En el año lectivo 2004-2005 se realiza la nominación del nombre de la escuela a ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” del Sindicato de Choferes Profesionales de Otavalo. De acuerdo a la entrevista aplicada a la directora y al contador de la institución se establece que no dispone de estrategias financieras, ni de un control interno integral como es el COSO ERM. Las estrategias financieras son herramientas importantes porque propende la autonomía financiera capaz de generar ingresos suficientes para cubrir las proyecciones de presupuestos y obtener liquidez, rentabilidad garantizando el crecimiento y desarrollo de la entidad. La metodología aplicada para la investigación es documental mediante la indagación de documentos bibliográficos, descriptiva para determinar las estrategias financieras, explicativa para realizar un análisis de la situación actual de la entidad y de campo a través de la entrevista aplicada a la directora y al contador de la institución. La investigación se enmarca en la línea de Administración Financiera, Responsabilidad Social. Los resultados obtenidos permiten disponer de medios económicos necesarios para cubrir los costos directos e indirectos con la finalidad de obtener rentabilidad, liquidez y una óptima capacidad de presupuesto. Con el sistema de control interno COSO ERM se puede identificar y mitigar los riesgos internos y externos que puede tener la institución. EXECUTIVE SUMMARY By Resolution No. 037 of the Ministry of Education and Culture of August 20, 2002 the creation of the Educational Establishment of Drivers Union from Otavalo was approved. In the academic year 2004-2005 this was named MIXED PRIVATE SCHOOL "VICTOR ALEJANDRO JARAMILLO" of Professional Drivers' Union of Otavalo. According to the interview taken to the principal and to the accountant of the institution, it was established that there are no financial strategies, nor a comprehensive internal control such as COSO ERM. Financial strategies are important tools because they tend financial autonomy able to generate enough revenue to cover the projected budgets and obtain liquidity and profitability by ensuring the growth and development of the entity. The research methodology is documented through bibliographic inquiry, descriptive documents to determine the financial and explanatory strategies for analysis of the current status of the institution, and field research through the interview applied to the principal and the accountant of the establishment. This research is framed in research line “Financial Management and Social Responsibility”. The results obtained let to provide financial means to cover the direct and indirect costs in order to gain profitable returns, liquidity and optimal budget capacity. With the system of internal control COSO ERM can identify and mitigate internal and external risks that the institution could have. INTRODUCCIÓN Para la presente investigación se realizó un análisis de tesis de varios repositorios de las Universidades del Ecuador se mencionan propuestas realizadas para dar solución a diversos problemas las cuales se enfocan en Finanzas y se toma como referencia la tesis “Estudio Financiero para la Operatividad del Departamento de Finanzas de la Unidad Educativa Ibailla Wonsang de Asan”, de la Universidad Tecnológica Equinoccial (2010), elaborado por la Srta. Rossana Yagual, la cual establece la carencia de información operacional financiera que permita realizar un correcto análisis de las actividades económicas a desarrollarse, por no contar además con procesos financieros las inversiones se vuelven más críticas al momento de tener planteadas ideas de proyectos, es trascendental el canalizar los presupuestos que contiene la institución, para de esta manera generar el desarrollo esperado. La actual y dinámica sociedad se encuentra en constantes cambios en la que las tendencias y decisiones comprometen los aspectos socio cultural, económico y tecnológico de sus integrantes. Por lo que las instituciones educativas deben elaborar su planificación estratégica a fin de lograr un desarrollo sostenible en el tiempo y que vaya de acuerdo a los requerimientos y exigencias de la actual sociedad. Previo a una investigación de campo en la escuela Víctor Alejandro Jaramillo se identifica que la institución no dispone de ningún tipo de estrategias que sirvan de guía para el cumplimiento óptimo de las funciones de cada departamento, así como también se desconoce la participación de alguna asesoría externa que facilite y promueva el manejo adecuado y optimo del efectivo y sobre todo se conoce que la Institución Educativa no cuenta con una planificación, ni estrategias financieras propias de la institución que trasciendan a lo largo del tiempo independientemente de las personas que lleguen a liderar esta institución. Esto ocasiona que tengan problemas en la optimización de sus recursos económicos en base a esto se identifica el problema científico “Cómo lograr la optimización de los recursos económicos de la “Escuela Víctor Alejandro Jaramillo” de la Ciudad de Otavalo”, para analizar y proponer una solución a la problemática identificada se toma como Objeto de Investigación a la Gestión Financiera, ya que esta define las funciones y responsabilidades de los administradores financieros y como campo de acción las estrategias financieras ya que son decisiones financieras en planeación y control de alto 1 nivel; de suma importancia para la vida de la organización y determinantes para la consecución de recursos y objetivos a largo plazo. Ante esta situación se identifica la línea de investigación como la administración financiera, responsabilidad social, luego de analizar la problemática se plantea como el Objetivo General: diseñar estrategias financieras que permitan la optimización de los recursos económicos de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo de la ciudad de Otavalo y los Objetivos Específicos son Fundamentar bibliográficamente las estrategias financieras y la optimización de recursos económicos, mediante un diagnóstico de la situación actual de la Institución Educativa utilizando la matriz FODA como herramienta para la formulación de estrategias financieras, Diseñar estrategias para el manejo de los recursos financieros que contribuyan a la optimización de los mismos y validar la propuesta mediante la opinión de expertos. Como Metodología de la Investigación se utiliza la modalidad cualitativa y cuantitativa ya que permite conocer la realidad de las actividades administrativas financieras que cumple la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo en sus diferentes áreas, mediante la recopilación de información relevante que servirá para poder formular estrategias financieras obteniendo así una adecuada toma de decisiones y así solucionar los problemas económicos existentes. Los Tipos de investigación se enfocan en investigación aplicada, documental, descriptiva, explicativa, y de campo, utilizados conjuntamente con los Métodos de investigación Inductivo-Deductivo, Histórico - Lógico, Analítico - Sintético y Sistémico. Como Técnicas de investigación se utilizó la entrevista aplicada a la directora y el contador de la escuela recolectando así información necesaria para desarrollar la presente investigación. La investigación contiene tres capítulos que son los siguientes; en el capítulo uno se detalla la fundamentación teórica, los procesos financieros desde el origen hasta su evolución, posteriormente el análisis de las distintas posiciones teóricas de los procesos financieros, la valoración crítica de los conceptos principales de las posiciones teóricas de los procesos financieros, el análisis crítico sobre los procesos financieros y por último la realización de las Conclusiones del Capítulo. El capítulo II está compuesto por el Marco metodológico y Planteamiento de la Propuesta esta contiene la caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional de la investigación, la descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación, la propuesta del Investigador, y las Conclusiones parciales del Capitulo; y el capítulo III es el desarrollo de la propuesta esta contiene el 2 análisis de los resultados de la investigación, lineamientos administrativos, modelo de gestión financiera, control interno COSO ERM y Conclusiones parciales del Capítulo. Como aporte teórico se ha considerado a las estrategias financieras que aportarán significativamente a dar soluciones a los problemas financieros de las actividades dentro de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo, cuyo objetivo es optimizar los recursos económicos. Mediante la Significación Práctica se mejorará la optimización de recursos económicos a través de la aplicación de estrategias, que permitan tener un desarrollo correcto y aprovechar de los recursos económicos existentes y futuros dentro de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo. Como Novedad es que la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo encaminada a desarrollar un modelo adecuado de una nueva gestión financiera institucional optima, se ha propuesto diseñar estrategias financieras para optimizar el desempeño y brindar un servicio de calidad involucrando a todo el personal administrativo para articular planes e indicadores a nivel institucional, con el fin de corregir las falencias en la institución. 3 CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO 1.1 Origen y evolución de los Procesos Financieros La Teoría Financiera está formada por un conjunto de modelos normativos los cuales son contrastados con la realidad. Durante este tiempo no es mucha la investigación que se lleva a cabo en el campo de las finanzas, incluso se puede decir que es prácticamente inexistente hasta el siglo XIX. Sin embargo, es en este tiempo cuando avanza considerablemente la Teoría Económica. Es entonces cuando surge el llamado modelo clásico de la mano de Adam Smith en su libro "La riqueza de las naciones", a partir de ahí le siguen otros economistas ingleses como Malthus, Mill o David Ricardo, de la Escuela de Viena cuyos representante más notables son Menger, Böm-Bawerk y Von Wieser, de la Escuela de Lausana a la cual pertenecen Walras y Pareto y finalmente a la Escuela de Cambridge con economistas como Wicksell y Marshall. Es precisamente con este último con el que se da por terminada la era de la economía clásica con su libro "Principios de Economía". Mientras tanto en el ámbito de las finanzas hasta principios del siglo XIX los gerentes financieros se dedicaban a llevar libros de Contabilidad o a controlar la Teneduría, siendo su principal tarea buscar financiación cuando fuese necesario; surge en Inglaterra la revolución industrial debido a una serie de cambios como un crecimiento en su economía, este fenómeno comienza a difundirse rápidamente por Europa y América dando lugar a innovaciones tan importantes como la máquina de vapor de Watt (1779), la pila eléctrica de Volta (1800), la locomotora o la primera línea de ferrocarril en 1825. En esta época el sector textil es el más importante y es la época que podríamos denominar como "capitalismo salvaje", surge el asociacionismo obrero y se da un auge del liberalismo. Por todo ello la empresa se expande, ocurren fusiones para lo cual son necesarias grandes emisiones de acciones y obligaciones, y se presta una especial atención a los mercados financieros y a la emisión de empréstitos, en la que se observa un espectacular auge. Durante la crisis los objetivos son la supervivencia de la empresa y la liquidez. Se produjeron estudios desde el punto de vista legal con la intención de que el accionista y el inversor tuviesen más información sobre la situación económica de la empresa: financiación, liquidez, solvencia, rentabilidad. Podemos decir que intervencionismo estatal. 4 aparece el Arthur Stone Dewing refleja esta visión tradicional de las Finanzas basada en una metodología positiva, que describe la realidad, con excesivo énfasis en aspectos externos, legales e institucionales, así como en procesos excepcionales para las empresas como quiebras, fusiones, absorciones y consolidaciones. Aunque este autor mostrase cierta inquietud acerca de la estructura financiera y la política del reparto de dividendos, se nota que es una visión poco preocupada por las decisiones financieras. La época de los años cuarenta estuvo empañada por la guerra declarada en los primeros años y la guerra fría en los siguientes. No se da ningún cambio considerable en la concepción de las Finanzas y la Empresa. El gerente continúa con su labor, predomina una política poco arriesgada, lo que supone un endeudamiento, y se prima la liquidez y la solvencia. Sin embargo, en este período comienzan a germinar los brotes de la moderna concepción financiera de la empresa. Después de la guerra comienza a despertar importancia la planificación y control aplicado a la empresa, y con ellos la implantación de presupuestos y controles de capital y tesorería. De esta época es la obra del profesor Erich Schneider Inversión e Interés (1944), en la que se elabora la metodología para el Análisis de las Inversiones y se establecen los criterios de Decisión Financiera que den lugar a la maximización del valor de la empresa, en su trabajo pone de manifiesto una idea en la actualidad vigente: una inversión viene definida por su corriente de cobros y pagos. En este período de prosperidad los objetivos que priman son los de rentabilidad, crecimiento y diversificación internacional, frente a los objetivos de solvencia y liquidez del período anterior. También se extenderán las técnicas de Investigación Operativa e Informatización, no sólo para grandes empresas. 1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre las Finanzas Desde el primer shock del petróleo en 1973 hasta nuestros días los estudios sobre la Ciencia de la Gestión Financiera de la Empresa se han expansionado y profundizado notablemente. Surgen nuevas líneas de investigación como la Teoría de Valoración de Opciones, la Teoría de Valoración por Arbitraje y la Teoría de Agencia. 5 1.2.1 La Teoría de Valoración de Opciones Tuvo su origen con las investigaciones de Black y Scholes en 1973, a los que siguieron numerosas aportaciones. Una opción es un contrato por el cual una persona adquiere el derecho de comprar o vender un bien determinado a precio prefijado y en un período especificado. En valores mobiliarios estos autores demuestran que los factores que determinan el valor de una opción son el precio actual del título, el precio prefijado, el tipo de interés libre de riesgo, la volatilidad del título y el período de ejecución. 1.2.2 Teoría de Arbitraje en la Fijación de Precios Comenzó a cuestionarse la validez del Modelo de Valoración de Activos Financieros (CAPM) por diversos motivos y como modelo alternativo Ross en 1976 publicó la Teoría de Arbitraje en la Fijación de Precios (APT). A diferencia del CAPM este modelo no se basa en la hipótesis de eficiencia de la cartera de mercado, y los rendimientos de los títulos vienen representados por un modelo general de factores. 1.2.3 Teoría de las Finanzas Empresariales En consecuencia, podemos decir que de acuerdo con la normativa americana sobre la Teoría de las Finanzas Empresariales el objetivo global de la empresa es la maximización del valor de mercado de la empresa, caben destacar los trabajos de Black y Scholes (1974) y Miller y Scholes (1978), quienes insisten en que la política de dividendos es irrelevante, incluso teniendo en cuenta los impuestos, siguiendo la línea de Modigliani y Miller. Por otra parte, Kim, Lewellen y McConell (1979) avalan empíricamente la existencia de segmentos diferentes de inversores en acciones en función de sus tipos impositivos marginales en el impuesto sobre la renta personal. 1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas teorías Financieras 1.3.1 Finanzas 1.3.1.1 Definición de las Finanzas El término finanzas proviene del latín «finis» que significa acabar o terminar. Es un término cuyas implicaciones afecta tanto a individuos como a empresas, organizaciones y Estados porque tiene que ver con la obtención y uso o gestión del dinero. 6 En base al estudio de PAREJA (2010), define el término finanzas de las siguientes maneras: 1) "Área de actividad económica en la cual el dinero es la base de las diversas realizaciones, sean éstas inversiones en bolsa, en inmuebles, empresas industriales, en construcción, desarrollo agrario, etc.", y 2) "Área de la economía en la que se estudia el funcionamiento de los mercados de capitales y la oferta y precio de los activos financieros". Por ello, e indistintamente la profesión u ocupación que tengamos, resulta necesario conocer qué es, qué significa o simplemente cuál es la definición del término FINANZAS, debido a que todos, de una forma u otra, percibimos dinero, lo gastamos, pedimos prestado y algunos además invierten y corren riesgos. 1.3.1.2 Importancia de las Finanzas Tomando en cuenta el estudio de STEPHEN (2009), expone que: “El objetivo de las finanzas empresariales corporativas es el de generar un valor obtenido mediante estrategias empresariales que generen una ventaja competitiva a nuestros productos o servicios”. La importancia de las finanzas empresariales o corporativas recae a la hora de administrar los activos tangibles e intangibles de la empresa, estos son necesarios para operación de la empresa, cuando la empresa necesita dinero emite activos financieros o títulos. Su valor radica en los derechos que se tiene sobre los activos y el dinero producido por la empresa. 1.3.2 Gerencia Financiera 1.3.2.1 Definición de Gerencia Financiera El compendio investigativo realizado por LÓPEZ, SUÁREZ & FRANCÉS (2010), concuerdan que: “La gerencia financiera se encarga de la eficiente administración del capital de trabajo dentro de un equilibrio de los criterios de riesgo y rentabilidad; además de orientar la estrategia financiera para garantizar la disponibilidad de fuentes de financiación y proporcionar el debido registro de las operaciones como herramientas de control de la gestión de la Empresa”. 7 El objeto de la Gerencia Financiera y Administrativa es el manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que hacen parte de las organizaciones a través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, Servicios Administrativos y Recursos Humanos. 1.3.2.2 Funciones de la Gerencia Financiera Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, opciones tales como la creación de nuevos productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de títulos o acciones, etc. (TORRES, 2010, pág. 91) Planifica, organiza, dirige y controla de manera eficiente y eficaz, los recursos financieros de la empresa. Programa y controla las diferentes inversiones de tipo financiero que determine la gerencia. Desarrolla y fortalece un sistema efectivo de controles contables y financieros. Administra todos los ingresos de la empresa. Vela por la relevancia, confiabilidad, comparabilidad y consistencia de la administración financiera. Aplica a las operaciones patrimoniales, los principios de contabilidad generalmente aceptados. Presenta informes mensuales y anuales de la ejecución de los diferentes programas bajo su responsabilidad. Planifica el pago quincenal de los salarios de todo el personal de la Institución. Asegura que se efectúen los descuentos a los salarios de los empleados por diversos motivos. Confecciona y tramita los cheques destinados para el pago de las distintas cuentas de la empresa. Elabora proyecciones de ingresos y gastos estimados para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto. Administra y controla los ingresos y egresos de los diferentes fondos que se manejan en la empresa, al igual que las recaudaciones recibidas por diferentes conceptos. 1.3.2.3 Objetivos de la Gerencia Financiera Rentabilizar la empresa y maximizar las Ganancias. 8 Desarrollar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que administra la empresa. Efectúa los registros contables y estados financieros referentes a los recursos económicos, compromisos, patrimonios y los resultados de las operaciones financieras de la empresa. Realiza la clasificación, distribución de manera eficaz y oportuna del pago de todo el personal que labora en la empresa. (KAMATH, 2009, pág. 111). 1.3.3 Planificación Financiera 1.3.3.1 Definición de Planificación Financiera El enfoque investigativo de CHAUCA (2009), expone que: “La planificación financiera es un proceso en virtud del cual se proyectan y se fijan las bases de las actividades financieras con el objeto de minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos”. La planificación financiera es una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlo. También se puede decir que la planificación financiera es un procedimiento rn tres fases para decidir que la planificación financiera es un procedimiento en tres fases para decidir qué acciones se deben realizar en lo futuro para lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. La planificación financiera a través de un presupuesto dará a la empresa una coordinación general de funcionamiento. (VALENCIA, 2009, pág. 132) 1.3.3.2 Importancia de Planificación Financiera En base a lo expuesto por PORTER (2009), determina que: “La planificación financiera es importante porque las decisiones de financiación y de inversiones influyen mutuamente y no deben adoptarse de forma independiente. En otras palabras, el conjunto puede ser mayor o menor que la suma de las partes”. También es necesaria para ayudar a los directivos financieros a evitar sorpresas y a pensar de antemano como deberían reaccionar antes sorpresas inevitables. Intentan averiguar el 9 posible impacto de las decisiones de hoy en las oportunidades de mañana, finalmente, la planificación financiera ayuda a establecer objetivos concretos que motiven a los directivos y proporcionen estándares para medir los resultados. Toda empresa tiene planes tanto a corto como a largo plazo, estos varían con base en las expectativas que tenga dicha empresa; por ejemplo, las micro y pequeñas empresas dentro de su plantación a corto plazo tienen como objetivo recuperar parte de la inversión inicial por medio de las ventas o en su caso, afianzar clientes cautivos, algunas de las empresas que se encuentran dentro de este rango no tienen una plantación a largo plazo; en caso contrario, su objetivo es ampliar el negocio, introducir nuevas líneas de productos o en el último de los casos sobrevivir a la ardua competencia. (HOWARD, 2010, pág. 132) 1.3.3.3 Objetivo de Planificación Financiera Determinado el estudio investigativo de CHIAVENATO (2009), se enfoca que: “Minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos financieros, decidir anticipadamente las necesidades de dinero y su correcta aplicación, buscando su mejor rendimiento y su máxima seguridad financiera”. El sistema presupuestario es la herramienta más importante con lo que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos. 1.3.3.4 Aspectos claves de la Planificación Financiera En cuanto a Establecer la naturaleza de la Planificación y el Control Financiero, BERK (2010) da a conocer que: “Así como sus objetivos, analizando las interrelaciones mutuas entre las alternativas de inversión y de financiamiento de la empresa, así como los efectos de la Planificación y el Control Financiero en la dirección, a través del control de los ingresos, el flujo de caja y los otros estados financieros”. Analizar y definir cuál es la información fundamental que ayude a las empresas a tomar decisiones sobre el rendimiento económico y financiero apropiado, estudiar la estrategia financiera de la empresa y su conexión con las estrategias establecidas en los planes integrales de esta. 10 Analizar las comparaciones del comportamiento posterior de la planificación financiera, con los objetivos establecidos inicialmente en el plan financiero, utilizando para ello los principales indicadores que constituirán la base para aplicar las técnicas de control financiero en la empresa. (VERA, 2009, pág. 114) 1.3.3.5 Componentes de la Planificación Financiera La relación entre las disponibilidades inmediatas y el total de las deudas a la vista determina el índice de tesorería, que no debe confundirse con el de liquidez, o sea, con el grado de posible realización de las distintas partidas que forman el activo circulante y su relación con las deudas que integran el pasivo exigible. Los diferentes ratios de liquidez varían mucho según la clase de empresa, por lo que han de juzgarse según la actividad que realice. (FRANKLIN, 2009, pág. 87) Para diagnosticar la capacidad de liquidez de una empresa, los ratios más empleados son los siguientes: Tesorería = Disponible/Deudas inmediatas Este ratio revela si la empresa puede cumplir con sus obligaciones de vencimiento a la vista. No debe ser inferior a uno. Un coeficiente permanentemente alto sería indicio de disponibilidades monetarias inmovilizadas de rentabilidad inestimable. Prueba ácida = Disponible más realizable/Deudas a corto plazo Según ESCRIBANO (2009), da a conocer que: “Tratándose de empresas con existencias de venta inmediata y al contado, es decir, realizables en un plazo más corto que el correspondiente al importe de algunos créditos, procede deducir éstos en la suma que pueda compensarse con el valor de las existencias que se considera podrán venderse al contado en fecha inmediata”. La proporción normal es de 0,6 es a 1 en la industria y de 1 es a 1 en el comercio. Aun cuando, en principio, no debe ser inferior a la unidad, puede darse el caso de que en un determinado momento lo sea e incluso se aproxime a cero, sin que ello signifique que la empresa esté próxima a declararse en suspensión de pagos, ya que tal situación puede ser 11 momentánea y fácilmente superable mediante la negociación de efectos, ventas al contado, etc. Liquidez = Activo circulante/Pasivo circulante Este ratio, también llamado de solvencia corriente, muestra la posibilidad de atender las deudas sin alterar la estructura financiera ni el proceso productivo. En términos generales se estima que este ratio debe ser de 2,5 a 1. Una insuficiencia de activo circulante frente a un pasivo exigible a corto plazo inelástico puede determinar la necesidad de recurrir a la financiación a corto o medio plazo. (SALDÍVAR, 2010, pág. 82). La valoración de este ratio, requiere precisar previamente el plazo de realización de las existencias y de los créditos, e incluso la solvencia de éstos. Algunos autores consideran que los pagos anticipados no deben incluirse como partida del activo circulante por no constituir concepto realizable en dinero. No obstante, cabe objetar que sí representan fondos que habrán de imputarse a los costes de las operaciones del siguiente ejercicio. Como ratio complementario del anterior, procede calcular el de garantía o solvencia total, que viene dado por la siguiente relación: Solvencia total = Activo neto real total/Deudas totales Por activo neto real total se entiende el que resulta de detraer de su importe íntegro las amortizaciones acumuladas, las provisiones y los gastos amortizables. Dicho ratio debe ser mayor de 1, pues si es inferior, indicaría que la empresa se encuentra en situación de quiebra. En consecuencia, cuanto más alto sea este ratio, mayor será la garantía que la empresa ofrece a sus acreedores. Es menos significativo que el de solvencia corriente y tiene el inconveniente de hacer intervenir los activos fijos con sus correspondientes problemas de valoración y amortización. (VAN HORNE, 2009, pág. 121) En cuanto a las deudas a medio y largo plazo, es interesante establecer la relación correspondiente al siguiente ratio: Firmeza = Activo neto real fijo/Pasivo fijo 12 El activo neto real fijo comprende el material, inmaterial y financiero, estimado por su valor actual según balance. El pasivo fijo incluye las deudas a medio y largo plazo. Este ratio informa sobre la financiación del inmovilizado. Un índice elevado expresa que el activo fijo está financiado, principalmente, por capitales propios. La relación entre capitales propios y ajenos determina el grado de independencia financiera y se halla conforme al siguiente ratio: Independencia financiera = Neto patrimonial/Deudas totales Es evidente que cuanto más alto sea este ratio, más asegurada estará la estabilidad financiera de la empresa. Puede variar de 0,08 para los bancos a 0,6 para la gran industria. Constituye, a la vez, un índice de solvencia y un índice de rendimiento, ya que los recursos ajenos han de soportar el correspondiente gasto financiero por el concepto de interés. (ARROYO & BERUMEN, 2009, pág. 117). 1.3.3.6 Implantación de las Estrategias Financieras En base a las estrategias financieras empresariales POHLMAN & MARKEL (2010), concuerdan que: “Se deberán estar en correspondencia con la estrategia maestra que se haya decidido a partir del proceso de planeación estratégica de la organización. Consecuentemente, cada estrategia deberá llevar el sello distintivo que le permita apoyar el cumplimiento de la estrategia general y con ello la misión y los objetivos estratégicos”. Ahora bien, cualquiera que sea la estrategia general de la empresa, desde el punto de vista funcional, la estrategia financiera deberá abarcar un conjunto de áreas clave que resultan del análisis estratégico que se haya realizado. Las empresas necesitan de la planeación estratégica para maximizar los resultados económicos, así como guía para la toma de decisiones y para minimizar los efectos negativos del futuro. Siempre que se implemente una planeación estratégica en una empresa deben elaborase las estrategias funcionales que harán que ésta se materialice sin tanta dificultad. Las estrategias funcionales por lo general son a corto plazo, pero en el caso de la financiera si se puede planificar a largo plazo lo que ayuda más en el proceso de toma de decisiones. Los análisis de los estados financieros son una herramienta necesaria 13 para el proceso de toma de decisiones y de evaluación del cumplimiento de la estrategia planificada por las empresas. (SARMIENTO, 2009, pág. 136) 1.3.4 Estrategias Financieras En base al estudio de CASTRO (2010), expone que: “Las estrategias financieras empresariales deberán estar en correspondencia con la estrategia maestra que se haya decidido a partir del proceso de planeación estratégica de la organización. Consecuentemente, cada estrategia deberá llevar el sello distintivo que le permita apoyar el cumplimiento de la estrategia general y con ello la misión y los objetivos estratégicos”. El análisis general del contexto empresarial determina una estrategia general de la empresa, desde el punto de vista funcional, la estrategia financiera deberá abarcar un conjunto de áreas clave que resultan del análisis estratégico que se haya realizado. Como aspectos claves en la función financiera, generalmente se señalan los siguientes: Análisis de la rentabilidad de las inversiones y del nivel de beneficios. Análisis del circulante: liquidez y solvencia. Fondo de rotación, análisis del equilibrio económico-financiero. Estructura financiera y nivel general de endeudamiento, con análisis de las distintas fuentes de financiación incluyendo autofinanciación y política de retención y/o reparto de utilidades. (CASTRO, 2011, pág. 124) Costos financieros. Análisis del riesgo de los créditos concedidos a clientes. 1.3.4.1 Estrategia a nivel corporativo Si una organización está en más de una línea de negocios, necesitará una estrategia a nivel corporativo. Esta estrategia busca dar respuesta a la pregunta ¿en qué negocios debemos participar? y la combinación de negocios más propicia. (VALDEZ, 2009, pág. 173) 1.3.4.2 Estrategia de negocios Tomando como referencia el estudio de PIMEMTEL (2009) da a conocer que: “A este nivel se trata de determinar cómo desarrollar lo mejor posible la actividad o actividades 14 correspondientes a la unidad estratégica, es decir, en un entorno competitivo, ¿cómo debemos competir en cada uno de nuestros negocios? Para la organización pequeña con una sola línea de negocio, o la organización grande que no se ha diversificado en diferentes productos o mercados, la estrategia a nivel de negocios es generalmente la misma que la estrategia corporativa de la organización. Para organizaciones con negocios múltiples, cada división tendrá su propia estrategia que defina a los productos o servicios que proporcionará, los clientes a los que quiera llegar”. Cuando una organización está en varios negocios diferentes, la planificación puede facilitarse al crear unidades de negocio estratégicas. Una unidad estratégica de negocio (UEN) representa un negocio único o un grupo de negocios relacionados, es decir, es un conjunto de actividades o negocios homogéneos desde un punto de vista estratégico para el cual es posible formular una estrategia común y a su vez diferente de la estrategia adecuada para otras actividades y/o unidades estratégicas. 1.3.4.3 Estrategia funcional La estrategia a nivel funcional buscar responder a la pregunta: ¿cómo podemos apoyar la estrategia a nivel de negocios? Para las organizaciones que cuentan con departamentos funcionales tradicionales como producción, marketing, recursos humanos, investigación y desarrollo y finanzas, estas estrategias deben apoyar la estrategia a nivel de negocios. (LAWRENCE, 2011, pág. 143). 1.3.5 Estrategias Financieras para aumentar la rentabilidad Según el enfoque de MANTILLA (2011), expone que: “Es cierto que no todas las empresas tienen en su ADN el deseo de ser innovadoras revolucionarias. Sin embargo, todas están interesadas en mejorar su performance y en aumentar su rentabilidad. La mejor forma de lograr eso es ver a la empresa como un mecanismo que puede ser mejorado, gradual pero permanentemente”. Ese mecanismo es el modelo de negocio, que toda empresa tiene, aunque sea por default, esta es una guía breve de diez herramientas que puede utilizar una empresa para poner a punto su motor el modelo de negocio y mejorar su rendimiento. 15 1.3.6 Pronóstico financiero Según LUQUE ALTAMIRANO (2011), que es uno de las de las herramientas más importantes para la planificación. El flujo de efectivo necesario para el pago de los gastos, para el capital de trabajo, y para la inversión a largo plazo puede pronosticarse a partir del estado de resultados proforma y los valores generales. 1.3.7 Control Interno COSO II (ERM) Según CEPEDA (2009) es un conjunto de acciones, un proceso realizado por la gerencia y el resto del personal de una entidad, aplicado en la definición de la estrategia y que abarca a toda la empresa, destinado a identificar acontecimientos eventuales que puedan afectar a la entidad y a procurar que los riesgos estén dentro del nivel de riesgo aceptado para proveer una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos de la entidad. 1.3.7.1 Componentes del Control Interno COSO II (ERM) a) Ambiente Interno Según LUNA (2011) el ámbito interno al proveer disciplina y estructura, es el fundamento para todos los demás componentes del COSO II (ERM). El ámbito interno influye en la forma como se establecen la estrategia y los objetivos, como se estructuran las actividades de negocios y como se identifican, aprecian y tratan los riesgos. En el diseño y funcionamiento de las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y en las actividades de monitoreo. b) Establecimiento de objetivos Según PUNGITORE (2006) la gerencia establece los objetivos estratégicos, selecciona la estrategia y establece los objetivos relacionados y alineados con la estrategia. Los objetivos se pueden categorizar en los siguientes: Estratégicos. Son aquellos que se relacionan con las metas de alto nivel, y que sustentan y están alineados con la misión de la entidad. Referidos a las operaciones. Son aquellos que se relacionan con la eficacia y la eficiencia en las operaciones de la entidad. 16 Referidos a la elaboración de la información. Se relacionan con la eficacia del proceso de elaboración de información. Referidos al cumplimiento. Son aquellos que se relacionan con el cumplimiento de leyes y regulaciones que afecten a la entidad. c) Identificación de acontecimientos Según Gaitán Estupiñán (2010) se deben identificar eventos potenciales que afectan la implementación de la estrategia o el logro de los objetivos, con impacto positivo (oportunidades), negativo (riesgos) o los dos. Los eventos con un impacto positivo son recanalizados por la gerencia al establecimiento de la estrategia y de los objetivos. Los eventos con un impacto negativo representan riesgos, los cuales necesitan ser evaluados y administrados. Para la identificación de eventos existen diferentes técnicas tales como: Inventario de eventos Análisis de información histórica Análisis de flujos de procesos Indicadores de excepción Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores. d) Evaluación de riesgos Según CEPEDA (2009) permite a la entidad considerar como los eventos potenciales podrían impactar en el logro de los objetivos. La evaluación de riesgos puede realizarse desde dos perspectivas: probabilidad de ocurrencia e impacto, su metodología comprende una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas. e) Respuesta a los riesgos Según CEPEDA (2009) evaluado el riesgo, la gerencia identifica y evalúa posibles respuestas al riesgo en relación al nivel máximo aceptable de riesgo de la entidad. Se definen distintas categorías de respuesta al riesgo: Evitarlo Reducirlo 17 Compartirlo Aceptarlo El COSO ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto o de portafolio de riesgos. Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de entidad, para lo cual es necesario considerar como se relacionan los riesgos individuales. f) Actividades de control Según FONSECA LUNA (2011) son las políticas y procedimientos necesarios para asegurar que las respuestas al riesgo se lleven a cabo de manera adecuada y oportuna. Estas actividades, se realizan a lo largo de toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Existen distintos tipos de actividades de control: preventivas, detectivas, manuales, computarizadas, controles gerenciales. g) Información y comunicación Según FONSECA LUNA (2011) la información es necesaria en todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y dar una respuesta al riesgo. Se debe obtener y comunicar la información pertinente en tiempo y forma, permitiendo a los miembros de la organización cumplir con sus responsabilidades. La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por la organización en todos los sentidos (ascendente, descendente, paralela). Así mismo debe existir una comunicación adecuada con partes externas a la organización como ser: clientes, proveedores, reguladores y accionistas. h) Supervisión Según LARA (2013) implica corroborar que el proceso de administración de riesgos mantiene su efectividad a lo largo del tiempo y que todos los componentes del marco ERM funcionan adecuadamente. El monitoreo puede ser realizado de dos formas: Actividades de monitoreo continuo, que se llevan a cabo durante el curso normal de las operaciones. Evaluaciones puntuales, realizadas por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades. 18 1.3.8 Manual de funciones Según MALDONADO (2008) Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada persona en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guisas y orientaciones para desarrollar las rutinas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores de una empresa, ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyadas por las directrices de sus superiores y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente. 1.3.9 Manuales de procesos (ISO 9000 -1:, 2010, pág. 102), “Es una herramienta de soporte a la gestión, el desarrollo de los procedimientos, desde el punto de vista administrativo y operativo, debe ser más un referencial que una atadura, siempre y cuando medie el factor humano profesional”. Los manuales de procesos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. 1.4 Análisis crítico sobre los procesos financieros para la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo de la ciudad de Otavalo. Los departamentos financieros hoy en día tienen falencias en su operatividad, por contener gran desinformación financiera y no utilizar estrategias económicas relacionadas a su actividad y que impide mejorar su estructura departamental financiera, por lo cual se estima que la potenciación del sistema educativo requiere el concurso de la economía para solventar la cuestión financiera mediante el estudio de los costos de la educación, estrategias financieras y la elaboración de presupuestos. El desarrollo del sistema educativo supone bases sólidas en la economía educativa. Los recursos disponibles no están siendo administrados óptimamente por los directores de cada institución como es el caso de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo, en donde se realizan gastos que no ayudan directamente al desarrollo de la educación, por 19 lo cual es necesario la implementación de estrategias financieras que permitan una mejor toma de decisiones en la institución. La situación financiera actual de la Institución Educativa se determinó realizando un diagnóstico inicial, conociendo en forma general su estructura física y organizativa, los niveles jerárquicos y responsabilidad que existen así como también las actuales políticas, técnicas y procedimientos que ejecutan para captar y administrar los recursos económicos; es decir procedimientos, que realizan para recaudar el dinero y la forma en cómo distribuyen estos fondos para cubrir los gastos necesarios. De lo cual se determinó que no existe ningún tipo de estrategias que sirvan de guía para el cumplimiento óptimo de las funciones de cada departamento, así como también se desconoce la participación de alguna asesoría externa que facilite y promueva el manejo adecuado y óptimo del efectivo y sobre todo se conoce que la Institución Educativa no cuenta con una planificación, ni estrategias financieras propias de la institución que trasciendan a lo largo del tiempo independientemente de las personas que lleguen a liderar esta institución. 1.5 Conclusiones parciales del Capítulo El análisis teórico sobre las estrategias financieras permite obtener un panorama de conocimiento de que se las debe implementar y utilizar en todas las instituciones, principalmente en las pequeñas y medianas, ya que necesitan procesos concretos, medibles que ayuden a mejorar los resultados contables financieros. Las instituciones necesitan de la Planeación Estratégica para maximizar los resultados económicos, así como guía para la toma de decisiones para minimizar los efectos negativos del futuro, siempre que se implemente se deben elaborase las estrategias funcionales que harán que ésta se materialice sin tanta dificultad. Las estrategias funcionales por lo general son a corto plazo, pero en el caso de la financiera si se puede planificar a largo plazo lo que ayuda más en el proceso de toma de decisiones, conjuntamente con los análisis de los estados financieros son una herramienta necesaria para el proceso de toma de decisiones y de evaluación del cumplimiento de la estrategia planificada por las Instituciones. 20 En la elaboración de las estrategias financieras debe involucrar tanto a los directivos y trabajadores de las áreas claves para que se sientan parte del proceso de toma de decisiones y se vean reflejados en la estrategia con sus aportes concretos, a lo largo de esta investigación se analizaron las decisiones financieras y las estrategias institucionales que implementan las organizaciones, así como su relación con el nivel de competitividad. 21 CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1 Caracterización de la Institución Víctor Alejandro Jaramillo Pérez Mediante resolución Nº 037 del Ministerio de Educación y Cultura del 20 de Agosto del 2002 se aprueba la creación del Establecimiento Educativo “SIN NOMBRE” del Sindicato de Choferes de Otavalo con el 2do año de Educación Básica, jornada matutina régimen sierra, como entidad naciente el proceso administrativo se basaba principalmente en generar recursos económicos para la adquisición de bienes muebles, material didáctico, adecuación de aulas, adquisición de baterías sanitarias y lavabos para los niños, etc.; mientras en el ámbito educativo, se facilitó todo lo necesario para que los maestros se capaciten más en sus aéreas mediante cursos, seminarios, talleres que fueron subsidiados por la directiva en su totalidad. La pensión básica al inicio con $10.00 por niño pero de igual manera se otorgaban becas del 25%, 50% y 100% de acuerdo a las circunstancias académicas, sociales y económicas de los niños; con fecha 30 de octubre del 2003 mediante Resolución N055 del Ministerio de Educación y Cultura se aprueba la creación del 1er año de educación básica (Jardín de Infantes) emitida por informe de la Lic. Carmita Burbano y del 3er año de Educación Básica emitido con informe favorable del Sr. Lic. Manuel Jaramillo Supervisor de Educación de Imbabura. En el año lectivo 2004-2005 se realiza la nominación del nombre de la escuela al nombre formal y legal de un honorable ciudadano otavaleño; y es así que el plantel se cambia de nombre a ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO “del Sindicato de Choferes profesionales de Otavalo, misma fecha en la cual se incrementa el quinto y sexto año de educación básica por informe favorable del Sr. Manuel Báez Supervisor Provincial de Educación en la UTE Nº 3 del Cantón Otavalo. Actualmente la Institución no dispone de ningún tipo de estrategias que sirvan de guía para el cumplimiento óptimo de las funciones de cada departamento, así como también se desconoce la participación de alguna asesoría externa que facilite y promueva el manejo adecuado y optimo del efectivo y sobre todo se conoce que la Institución Educativa no cuenta con una planificación, ni estrategias financieras propias de la institución que 22 trasciendan a lo largo del tiempo independientemente de las personas que lleguen a liderar esta institución. 2.2 Descripción del procedimiento metodológico 2.2.1 Modalidad de Investigación En la realización del contexto investigativo se aplicó la modalidad cuali-cuantitativa, ya que la misma permitió conocer la realidad de las actividades administrativas financieras que cumple la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo en sus diferentes áreas, mediante la recopilación de información relevante que servirá para poder formular estrategias financieras obteniendo así una adecuada toma de decisiones y solucionar los problemas económicos existentes. 2.2.2 Tipos de Investigación por su diseño y por su alcance 2.2.2.1 Investigación Aplicada El ámbito aplicativo fue un determinante fundamental, ya que se basó en la información proporcionada de la investigación básica, pretende aportar nuevos conocimientos que lleven a la solución con respecto a los procesos administrativos y financieros de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo. 2.2.2.2 Investigación Documental Mediante la indagación de documentos como son; libros, revistas, periódicos se pudo consolidar un macro respaldo de la investigación sobre los controles administrativo y financiero y temas relacionados para la solución del problema planteado. 2.2.2.3 Investigación Descriptiva Se realizó un análisis para determinar las estrategias financieras con la finalidad de dar solución al problema que en el caso de la presente investigación es la falta de controles financieros así como de mantenerlos y modificarlos cuando sea necesario. 2.2.2.4 Investigación Explicativa Un estudio fundamental que permitió realizar un análisis de la situación actual, sintetizar los problemas y encontrar la solución a la problemática de la Institución Educativa. 23 2.2.2.5 Investigación Campo Mediante el levantamiento de información por medio de aplicación de entrevistas se pudo obtener una idea clara de cómo se encuentra financieramente la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo. 2.2.3 Metodología Investigativa 2.2.3.1 Método Inductivo-Deductivo El método inductivo deductivo ayudó a la observación de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo con el objetivo de tener una idea clara de que está sucediendo en el área financiera, que decisiones han proporcionado un grado de seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la información financiera. 2.2.3.1 Método Histórico-Lógico Por medio de este método se realizó un análisis comparativo entre el manejo financiero del año anterior y el que se ejecutan actualmente, en el cual se detectó un control inadecuado de las actividades económicas dentro de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo. 2.2.3.2 Método Analítico-Sintético Mediante el análisis y sistematización se logró verificar en forma general el funcionamiento de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo en el manejo de los recursos económicos que posibilitan el accionar de su actividad. 2.2.3.3 Método Sistémico Mediante este método se logró realizar un trabajo de forma sistemática es decir con orden y de acuerdo a las necesidades de la propuesta para la información que se va requiriendo vaya siendo analizada proporcionalmente. 2.2.3.5 Población La población objeto de estudio fue la Directora y el Contador de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo Pérez. 24 Tabla N. 1 LA POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO Directora 1 Contador 1 Total 2 Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 2.2.4 Técnica Instrumentos Utilizados 2.2.4.1 La entrevista Permitió recopilar información, aplicada a la Directora y el Contador de la Institución Educativa, para conocer y recabar información de las operaciones económicas que se están realizando. 2.2.4.2 Instrumento Guía de Entrevista.- Dirigida al Director y el Contador de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo, con la finalidad de obtener información necesaria que permitió conocer los problemas financieros existentes dentro de la Institución Educativa 2.3 Interpretación de los resultados 2.3.1 Análisis de la entrevista aplicada la Directora de la Institución: Prof. Karina Terán Se realizó la visita a la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo con la finalidad de aplicar la entrevista a la directora de la institución, misma que manifestó que actualmente si tienen problemas financieros en la entidad, porque los ingresos que se tiene por concepto de pensiones de los alumnos no cubren los gastos, teniendo actualmente dos años de déficit, por lo que el Sindicato de Choferes que es el propietario de la escuela están preocupados. Sostiene que una de las alternativas que sería buena para mejorar la situación económica es desarrollar cursos de capacitación para el sector de los choferes, con cursos que actualmente son indispensables para estos profesionales, de esta forma se podría generar ingresos como cualquier empresa de capacitación. Actualmente no se ha elaborado un plan estratégico, por la falta de recursos económicos, lo que si se dispone es del plan operativo institucional que solicita la Dirección de Educación 25 para poder funcionar. Considera que las estrategias financieras si pueden ser una herramienta que mejore la situación económica de la entidad, sobre todo que les oriente en que tienen que hacer para no tener déficit cada año ya que esta actividad educativa requiere de recursos financieros para su funcionamiento. Respecto a la realización de la planificación del presupuesto operativo sostiene que el presupuesto se genera con los gastos de los salarios del personal docente y administrativo así como los gastos de servicios básicos, pero estos no se cubren con las pensiones que pagan los alumnos, por esto existe la necesidad de mejorar esta situación económica de urgencia. En relación a la disposición de un sistema de control interno, manifiesta que el control se realiza en los procesos académicos en especial, porque así dispone la Dirección de Educación para que funcione en forma de cumplir los objetivos académicos. En el área administrativa se aplica los controles normales de asistencia de los docentes y personal administrativo. La directora de la escuela si avizora la necesidad de sistema de control interno integral siempre y cuando cubra las expectativas de alcanzar un mejor control, que se traduzca en un conjunto de alternativas que promuevan mayor responsabilidad del personal en sus tareas y funciones asumidas. Sostiene también que por el momento la necesidad que tiene la entidad son las estrategias financieras que deben ser asociadas a los recursos y capacidades que tiene la institución para funcionar de mejor manera los gastos corrientes y establecer ganancias y no perdidas a la institución. 2.3.2 Análisis de la entrevista aplicada al Contador: Ing. Mauricio Aragón Luego de realizar la entrevista a la Directora de la escuela, se procedió a visitar el departamento contable, con la finalidad de aplicar la entrevista al contador de la institución, la cual manifiesta que la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo como entidad privada operativa y funcional es responsable de emitir políticas, directrices relacionadas con la administración de los recursos para el funcionamiento de la institución. Como proceso de control interno no disponen pero si se aplican normas para proteger y salvaguardar los recursos de pérdida o mal uso. En lo relacionado a la aplicación del COSO ERM en la institución el contador considera que es muy importante porque es un sistema más avanzado de control interno, por sus lineamientos, acciones, métodos de prevención, control, evaluación de forma que garantice mejores acciones de control. 26 En lo que respecta a la disponibilidad de control interno relativo al sistema contable sostiene que el control interno del sistema contable es muy importante en cualquier institución y debe adaptarse a los requerimientos de la institución para lograr analizar elementos como el uso correcto del catálogo de cuentas, el manejo de las cuentas que permitan controlar cada una de las actividades diarias. Además considera que es muy relevante tener un contexto de proyecciones financieras mediante supuestos eventos operativos que podrían generar ingresos a la institución, pero será necesario realizar paralelo a esto planes de publicidad de lo que se plantea como servicios para obtener esos posibles ingresos, actualmente la institución está obteniendo saldos negativos, que es solventado por el Sindicato de Choferes como propietarios de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo, razón por la cual la propuesta tiene sentido de urgencia caso contrario podría cerrarse y dejar de funcionar. Respecto a la realización de análisis vertical y horizontal de los estados financieros, sostiene que no se realiza este tipo de análisis porque la dirección no ha solicitado, por lo que sería importante la aplicación de esta estrategia financiera por su utilidad para evaluar las relaciones y tendencias. 2.4 Matriz FODA Fortalezas Debilidades 1. Enfoque pedagógico, filosófico que 1. Ausencia de políticas institucionales en tiene la entidad estrategias financieras 2. Educación innovadora en los 2. Débil evaluación económica centrada en procesos académicos resultados 3. Profesionales docentes con 3. Falta de promoción y publicidad experiencia 4. Implementos de cultura física no 4. Prestigio institucional en el ámbito renovados local 5. No aprovechar la capacidad 5. Ubicación estratégica del plantel organizativa, experiencia del sindicato 6. Edificio propio con bloques de aulas de choferes de Otavalo para desarrollar y espacios verdes cursos de capacitación 27 Oportunidades Amenazas 1. Política educativa a nivel nacional 1. Cambios en las políticas de educación 2. Alianzas estratégicas con otros 2. Insuficiencia en partidas presupuestarias organismos públicos o privados 3. Salarios bajos 3. Avance científico tecnológico 4. Impuntualidad en el pago de pensiones 4. Crecimiento institucional 5. Alto costo de la Vida 5. Ampliar la cobertura de servicios de capacitación. Cuadro 1. Matriz FODA Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 2.4.1 Cruces estratégicos: FO, FA, DO, DA ESTRATEGIAS FO (FORTALEZAS Y ESTRATEGIAS DO (DEBILIDADES Y OPORTUNIDADES) OPORTUNIDADES) F1-O1 Aplicar normas y objetivos comunes D1–O5 Desarrollar estrategias de mercadeo, estandarizados de calidad educativa de promoción y difusión de cursos de acuerdo a las políticas que rigen para este capacitación para el sector de los choferes de tipo de establecimiento educativo. modo que permita generar ingresos para cubrir los gastos administrativos y operativos, a la F2-O3 Planificación y coordinación curricular de los diferentes niveles educativos de acuerdo a los cambios e innovaciones científicas – tecnológicas que vez generar réditos de rendimiento de liquidez, solvencia, crecimiento y estabilidad económica – financiera de la entidad. demanda este tipo de educación ajustándose D4-O2 Estructurar proyectos de alianzas a los principios de indicadores de calidad estratégicas con las diferentes cooperativas de educativa transporte de la ciudad de Otavalo, con la finalidad de realizar eventos de capacitación en las áreas de acuerdo a las necesidades de los mismos y obtener rentabilidad de los activos no corrientes con que cuenta la institución, agregando valor con independencia a la financiación de las actividades de la misma. 28 ESTRATEGIAS FA (FORTALEZAS Y ESTRATEGIAS DA (DEBILIDADES Y AMENAZAS) AMENAZAS) F4-A1 Desarrollar estrategias D2-A3 Definir mecanismos que faciliten la organizacionales, académicas acorde a los evaluación económica centrada en resultados nuevos cambios en las políticas de educación como herramientas de gestión para determinar que rigen a este tipo de establecimiento para el cumplimiento de los ingresos y gastos y que que exista contexto legal y técnico de estos viabilicen a la entidad en la consecución funcionamiento y tener una oferta académica de servicios a precios competitivos para hacer que fortalezca el prestigio que tiene la frente a la competencia. institución. D1-A2 Formular estrategias financieras para el F4-A2 Elaborar presupuestos de cursos de cumplimiento de los objetivos – metas, que le capacitación a través del Sindicato de permita a la entidad mejorar su capacidad Choferes de Otavalo que es el órgano operativa, con resultados de rentabilidad, propietario de la entidad educativa para los liquidez, eficacia y eficiencia. choferes del cantón Otavalo en áreas como: atención al cliente, leyes de tránsito en general, mejoramiento en la conducción vehicular y de esta forma obtener un presupuesto que le permita generar beneficios para la institución. Cuadro 2. Matriz FO, FA, DO, DA Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejando Jaramillo” Análisis De la matriz FODA que las fortalezas son mayores que las debilidades por lo tanto la institución tiene capacidad para enfrentar las amenazas y propender a disminuir las debilidades para en lo posterior transformarle en fortalezas. Se debe aprovechar las oportunidades que le brinda los factores externos a la institución. Con los cruces estratégicos se potencializará las fortalezas y se aprovechara las oportunidades, creando barreras para las amenazas. 29 2.5 Propuesta del Investigador ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS MODELO DE GESTIÓN FINANCIERA CONTROL INTERNO COSO ERM Misión Estrategias financieras Objetivos de control interno Visión Políticas de proyección financiera Políticas de control interno Objetivos organizacionales Políticas Principios Organigrama estructural Proyección de costos, gastos, ingresos y estados financieros Componentes del COSO ERM Análisis financiero Manual de procedimientos Formatos de control Manual de funciones Matriz FODA Cruces estratégicos FO, FA, DO, DA Figura 1. Proceso de Aplicación Herramientas Financieras Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 30 2.6 Conclusiones Parciales del Capítulo El detalle investigativo basado en teorías aplicadas al diagnóstico de la Institución, proporciona una información enriquecida en bases teóricas que permiten el desarrollo contextual del mejoramiento financiero, consolidando un eje de mejora y planificación estratégica con lo cual se fortalezcan los emprendimientos y la mejora continua de toma de decisiones potenciando los recursos, mejorando la administración y dando un mejor rédito financiero a la Institución. Las estrategias financieras son una herramienta que hoy en día se debe utilizar en todas la instituciones en general, principalmente las que se consolidan y generan su desarrollo basado en los ingresos de sus clientes, en este caso del ingreso mensual, debido a que el 40% de las instituciones en Otavalo, tienen este lineamiento. La implementación de estrategias en las instituciones, permiten determinar como referencia a la situación exacta en la cual se encuentra la institución, dando a conocer qué tipo de estrategia utilizar y cuál deberá ser el resultado esperado con la aplicación de dichas estrategias. Las instituciones de educación necesitan de la Planeación Estratégica para maximizar los resultados económicos, así como guía para la toma de decisiones y para minimizar los efectos negativos del futuro. Siempre que se implemente una Planeación Estratégica en una institución se debe elaborar las estrategias funcionales que harán que ésta se materialice sin tanta dificultad. Las estrategias funcionales por lo general son a corto plazo, pero en el caso de la financiera si se puede planificar a largo plazo lo que ayuda más en el proceso de toma de decisiones. 31 CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA TEMA ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO. 3.1 Objetivo de la propuesta Mejorar la capacidad financiera de la escuela particular mixta Víctor Alejandro Jaramillo de la ciudad de Otavalo, a través de la formulación de estrategias financieras. 3.2 Lineamientos administrativos 3.2.1 Misión.- Formar integralmente a la niñez de la ciudad de Otavalo mediante una propuesta educativa innovadora basada en los parámetros de calidad, principios y valores para satisfacer las demandas sociales. Brindar cursos de capacitación a los choferes de acuerdo a sus necesidades. 3.2.2 Visión.- Ser una institución que lidere procesos educativos de calidad con un modelo de gestión administrativa, académica acorde a la realidad local, nacional, para formar ciudadanos proactivos y competitivos. 3.2.3 Objetivos organizacionales 1. Generar proyectos académicos, pedagógicos, artísticos, deportivos para dotar de un servicio educativo con estándares de calidad. 2. Liderar procesos de innovación educativa que permitan potenciar la docencia en las aulas y elevar el rendimiento académico de los niños/as. 3. Aplicar procesos pedagógicos sustentados en modelos que permitan aprendizajes significativos en los niños/as. 3.2.4 Políticas Propiciar una educación integral de calidad. Ejercer un liderazgo en propuestas educativas innovadoras. Garantizar una educación con modelos académicos en concordancia con los avances científicos y tecnológicos. 32 Incentivar la formación, capacitación del personal docente. 3.2.5 Principios Calidad. De la oferta educativa que satisfaga las necesidades y expectativas de los estudiantes y padres de familia. Equidad. Igualdad de oportunidades para los alumnos sean de género masculino y femenino que puedan crecer y desarrollar en lo personal y académico. Pertinencia. Que los estudiantes reciban una educación contextualizada y pertinente académicamente Participación. Participación comprometida de los actores en el proceso educativo maestros, padres de familia y alumnos. 3.2.6 Organigrama estructural El organigrama estructural que tiene la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo Pérez es el siguiente: DIRECTOR SECRETARIA CONSEJO PEDAGÓGICO CONTABILIDAD COMISIONES ACADÉMICAS DOCENTES DOCENTES Figura 2. Organigrama Estructural de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo Fuente: Escuela Víctor Alejando Jaramillo 33 3.3 Manual de funciones El Manual de Funciones es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del capital humano vinculado a cada uno de los cargos por áreas ocupacionales en la institución educativa. Contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la planta global de personal en las instituciones educativas y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional con la mencionada planta. El presente manual esta creado con la finalidad de apoyar al personal de la institución, para brindar un conocimiento sobre la operatividad y manejo de la institución mediante un instrumento de apoyo a la ejecución de las actividades encomendadas, políticas y procedimientos establecidos. (ANEXO 3) 3.3.1 Objetivo General: Organizar todas las actividades departamentales, delimitando atribuciones y responsabilidades, para lograr unificar esfuerzos y conseguir las metas propuestas por la institución de forma ordenada y efectiva. 3.3.2 Objetivos Específicos: a) Lograr un ordenamiento de las labores emprendidas por cada funcionario de determinado departamento. b) Delimitar atribuciones y responsabilidades del personal de la institución. c) Evitar problemas con antelación, a causa del desconocimiento de las funciones del cargo o puesto para el cual fue contratado. d) Servir de guía de consulta al momento de emprender determinada actividad cotidiana. e) Determinar lo que se debe y no se debe hacer lograr evitar sanciones o multas, por la actuación incorrecta del personal de la institución. 3.3.3 Responsable: Las personas responsables de su aplicación y correcto funcionamiento serán los Directivos de la Institución, que está en sus manos el lograr su éxito. 34 3.4 Modelo de gestión financiera 3.4.1 Estrategias financieras Como estrategias financieras que se desarrolló son las proyecciones financieras para el fortalecimiento económico y de rentabilidad de la institución, fundamentado en los pronósticos de resultados económicos financieros futuros que se plantea como una perspectiva de mejoramiento de las operaciones académicas, administrativas actuales que tiene la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo. A través de las proyecciones financieras se generan la operatividad futura de la institución, demuestra la factibilidad, rentabilidad y las oportunidades desde el punto de vista económico financiero que puede tener la organización. Las proyecciones financieras son una herramienta para la gestión y la planificación porque permitirá fijar las metas de ingresos, egresos y mantener el cumplimiento de las mismas. Las herramientas de análisis financiero se aplican como técnicas de interpretación de datos con información contable de la situación económica y financiera de la entidad para el futuro, en este caso para cinco años proyectados. Las proyecciones financieras se realizan en el formato de estados contables para obtener una expresión homogénea de las magnitudes futuras de los costos, gastos e ingresos y la estructuración de los estados financieros, el análisis vertical y horizontal y la determinación de índices financieros. 3.4.2 Políticas de las proyecciones financieras Proyectar la información financiera con datos lo más realista posible Definir el presupuesto operativo como el pronóstico de los ingresos, de los costos y gastos de efectivo del año de la organización. El plan financiero tiene que estar definido como el pronóstico de las partidas monetarias financieras que integran los estados financieros. Los estados financieros proporcionan a la dirección los resultados que se pueden obtener en los cinco años proyectados, para un fortalecimiento, mejoramiento de los beneficios en términos de rentabilidad. 35 3.4.3 Proyección financiera de costos y gastos Materiales directos Los materiales directos se consideran todo el material que es utilizado por los docentes para llevar a cabo los diferentes componentes del diseño curricular y que son aplicados en las aulas. Formatos 1. Materiales directos CANTIDAD TOTAL PRECIO UNITARIO CONCEPTO UNIDAD PRECIO TOTAL MISCELÁNEO DE MATERIAL DIDÁCTICO U 1000 2,50 2.500,00 CDS U 1000 0,50 500,00 COSTO TOTAL ANUAL 3.000,00 Personal docente Se considera como costos de personal docente al talento humano que cumple las funciones de los procesos académicos que lleva a cabo la institución. Los valores se determinaron en base a las remuneraciones que manda la ley y actualmente son ocho docentes que tiene la institución. Costos Indirectos de Operación (CIO).Los costos indirectos de operación constituyen los componentes de gastos efectivos por concepto de materiales indirectos, servicios básicos. Los gastos no efectivos corresponden a la depreciación de equipos y muebles. Formatos 2. Costos indirectos de operación CONCEPTO AÑOS PROYECTADOS EFECTIVOS Materiales indirectos Servicios básicos Mantenimiento en general Subtotal NO EFECTIVOS Depreciación de edificio Depreciación de muebles y enseres académicos Depreciación de equip. Infor. Académico Subtotal 1 510,00 500,00 200,00 1.210,00 2 531,22 520,80 208,32 1.260,34 3 553,31 542,47 216,99 1.312,77 4 576,33 565,03 226,01 1.367,38 5 625,28 613,02 235,41 1.473,72 3.392,76 3.392,76 3.392,76 3.392,76 3.392,76 1.700,00 660,00 5.752,76 1.700,00 660,00 5.752,76 1.700,00 660,00 5.752,76 1.700,00 20,00 5.112,76 1.700,00 0,00 5.092,76 Total 6.962,76 7.013,10 7.065,53 6.480,14 6.566,48 36 Formatos 3. Costos de operación consolidados DETALLE Materiales directos Personal docente Costos indirectos de op. TOTAL AÑOS PROYECTADOS 1 2 3 4 5 3.000,00 3.124,80 3.254,79 3.390,19 3.531,22 69.290,96 74.834,24 80.820,98 87.286,66 7.013,10 7.065,53 6.480,14 6.749,71 60.308,30 6.962,76 70.271,06 79.428,86 85.154,56 90.691,31 97.567,59 Los costos de operación académica en forma consolidada son los que se muestra en el Formato 3, corresponden a los cinco años de la proyección económica. Gastos administrativos Los gastos administrativos corresponden a: salarios personal administrativo, desglosado en remuneraciones, beneficios sociales, obligaciones patronales, servicios básicos, insumos, mantenimiento de equipos de oficina; y los gastos no efectivos a depreciaciones. Formatos 4. Gastos administrativos CONCEPTO EFECTIVOS Pago de personal administrativo Servicios Básicos Insumos de oficina Mantenimiento Subtotal NO EFECTIVOS Depreciación de Equipos de informática Depreciación de Edificio Depreciación de Muebles y enseres Amortización Subtotal TOTAL 1 2 AÑOS PROYECTADOS 3 4 5 31.874,32 300,00 152,50 100,00 32.426,82 35.325,16 312,48 158,84 104,16 35.900,64 36.794,68 325,48 165,45 108,49 37.394,11 38.325,34 339,02 172,33 113,01 38.949,70 39.919,68 353,12 179,50 117,71 40.570,01 594,00 5.007,24 594,00 5.007,24 594,00 5.007,24 18,00 5.007,24 0,00 5.007,24 350,00 400,00 6.351,24 38.778,06 350,00 400,00 6.351,24 42.251,88 350,00 400,00 6.351,24 43.745,35 350,00 400,00 5.775,24 44.724,94 350,00 400,00 5.757,24 46.327,25 Proyección de gastos de publicidad Los gastos de publicidad en los que incurrirá la escuela Víctor Alejandro Jaramillo son los siguientes: 37 Formatos 5. Gastos de publicidad AÑOS PROYECTADOS CONCEPTO 1 2 3 4 5 2.300,00 2.395,68 2.495,34 2.599,15 2.707,27 MEDIOS 1.300,00 1.354,08 1.410,41 1.469,08 1.530,20 TOTAL 3.600,00 3.749,76 3.905,75 4.068,23 4.237,47 PUBLICIDAD PERMANENTE PUBLICIDAD EN OTROS Proyección de gastos de operación Los costos de operación es decir los costos totales que tiene la escuela en su etapa operativa son los siguientes: Formatos 6. Proyección de gastos de operación FASE AÑO AÑOS PROYECTADOS 1 2 3 4 5 NIVEL DE OPERACIÓN Materiales directos 3.000,00 3.124,80 3.254,79 3.390,19 3.531,22 60.308,30 69.290,96 74.834,24 80.820,98 87.286,66 6.962,76 7.013,10 7.065,53 6.480,14 6.749,71 1. Costo Directos 70.271,06 79.428,86 85.154,56 90.691,31 97.567,59 Gastos de administración 38.778,06 42.251,88 43.745,35 44.724,94 46.327,25 3.600,00 3.749,76 3.905,75 4.068,23 4.237,47 42.378,06 46.001,64 47.651,10 48.793,17 50.564,72 Personal Directo CIO Gastos de ventas 2. Gastos Operativos Costos Operativos (1+2) Gastos de Financiar (intereses) 112.649,12 125.430,50 132.805,66 139.484,48 148.132,31 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total Gastos Operativos y No Operativos 112.649,12 125.430,50 132.805,66 139.484,48 148.132,31 Depreciación de activos fijos – amortización de diferidos. Para su cálculo se utilizó los coeficientes de depreciación según Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento. Para la depreciación de equipos de informática el 33%, para muebles y enseres el 10%, edificio el 3%. La amortización de activos diferidos se determina a 5 años plazo, en línea recta, aplicando la normativa fiscal vigente. 38 Formatos 7. Depreciaciones CONCEPTO DEPRECIACIÓN ANUAL COSTO PORCENTAJE 1 2 3 4 V.S 5 ACTIVO Construcción civil 280.000,00 0,03 8.400,00 8.400,00 8.400,00 8.400,00 8.400,00 238.000,00 17.000,00 0,10 1.700,00 1.700,00 1.700,00 1.700,00 1.700,00 8.500,00 Muebles y enseres administrativo 3.500,00 0,10 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 1.750,00 Equipos de informática académicos 2.000,00 0,33 660,00 660,00 660,00 20,00 0,00 0,00 Equipo de computación administración 1.800,00 0,33 594,00 594,00 594,00 18,00 0,00 0,00 Muebles y enseres académicos TOTAL DEPRECIACIÓN ANUAL 304.300,00 11.704,00 11.704,00 11.704,00 10.488,00 10.450,00 248.250,00 Formatos 8. Amortización de activos preoperativos CONCEPTO COSTO AMORTIZACIÓN 1 2 3 4 5 Amortización de activos preoperativos 2.000,00 400,00 400,00 400,00 400,00 400,00 TOTAL AMORTIZACIÓN 400,00 400,00 400,00 400,00 400,00 39 Proyección de ingresos Los ingresos proyectados que se espera tener en la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo por concepto de pensiones de los alumnos y por la realización de cursos de capacitación son los siguientes: Formatos 9. Ingresos desglosados Producto Unidad MÓDULOS DE CURSOS DE CAPACITACIÓN U Cantidad Cantidad Cantidad de de Precio de cursos alumnos por Participan unitario /año curso tes /año 150 20 3.000 valor mensual Valor Anual 50,00 3.000,00 150.000, 00 PRIMER AÑO DE BÁSICA 8 40,00 320,00 3.200,00 SEGUNDO AÑO DE BÁSICA 7 40,00 280,00 2.800,00 TERCER AÑO DE BÁSICA 10 40,00 400,00 4.000,00 CUARTO AÑO DE BÁSICA 8 40,00 320,00 3.200,00 QUINTO AÑO DE BÁSICA 13 40,00 520,00 5.200,00 SEXTO AÑO DE BÁSICA 7 40,00 280,00 2.800,00 SÉPTIMO AÑO DE BÁSICA 5 40,00 200,00 2.000,00 MATRICULA 58 OTROS INGRESOS (SOLICITUDES) 80 60,00 3.480,00 2,00 160,00 Total 176.840,00 Los ingresos de pensiones correspondientes de septiembre a junio según el ACUERDO-09713 del Ministerio de Educación. Formatos 10. Ingresos proyectados AÑOS PROYECTADOS CONCEPTO 1 2 3 4 5 Ingresos proyectados 176.840 184.197 191.859 199.840 208.154 TOTAL 176.840 184.197 191.859 199.840 208.154 40 Proyección de estado de pérdidas y ganancias El Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados se obtuvo a través de los ingresos totales y los costos y gastos totales de los ejercicios o periodos económicos de los años proyectados. El Estado de Pérdidas y Ganancias representa el resultado de los ejercicios económicos en términos de ingresos, costos y gastos, con la finalidad de determinar que la utilidad neta. Formatos 11. Estado de pérdidas y ganancias CONCEPTO Ingreso por ventas Menos costo de operación Utilidad Bruta Menos Gastos de Administración Gastos de vender Utilidad Operacional Costos Financieros Utilidad Antes de Participación 15% Participación de Utilidades Utilidad Antes de Imp. a la Renta Impuesto a la Renta 22% Utilidad Neta AÑOS PROYECTADOS 2 3 184.197 191.859 79.429 85.155 104.768 106.705 42.252 43.745 3.750 3.906 58.766 59.053 0 0 58.766 59.053 8.815 8.858 49.951 50.195 10.989 11.043 38.962 39.152 1 176.840 70.271 106.569 38.778 3.600 64.191 0 64.191 9.629 54.562 12.004 42.559 4 199.840 90.691 109.149 44.725 4.068 60.356 0 60.356 9.053 51.303 11.287 40.016 5 208.154 97.568 110.586 46.327 4.237 60.022 0 60.022 9.003 51.018 11.224 39.794 Proyección de flujo neto de efectivo El Flujo de Neto de Efectivo será el movimiento que hace relación entre los ingresos y egresos en los periodos de tiempo y sus proyecciones, por eso se le denomina Flujo Neto de Efectivo proyectado. Formatos 12. Flujo neto de efectivo FASE AÑO NIVEL DE PRODUCCIÓN ENTRADAS DE EFECTIVO 1. Recursos Financieros 2. Utilidad Operativa 3. Depreciación 4. Amortización 5. Valor Remanente en el Ultimo año TOTAL ENTRADAS DE EFECTIVO AÑOS PROYECTADOS 1 64.190,88 11.704,00 400,00 2 3 58.766,04 11.704,00 400,00 59.053,47 11.704,00 400,00 4 60.355,98 10.488,00 400,00 5 VALOR REMANENTE LIBROS 60.021,51 10.450,00 400,00 248.250,00 76.294,88 70.870,04 41 71.157,47 71.243,98 70.871,51 248.250,00 SALIDAS DE EFECTIVO 1. Activos Fijos 2. Capital de Trabajo 3. Activos Pre operativos 4. Costos Financieros 5. Pago a principal 6.Impuestos TOTAL SALIDAS DE EFECTIVO ENTRADAS MENOS SALIDAS SALDO ACUMULADO DE EFECTIVO (FNE) 0.00 0.00 0.00 0,00 0,00 21.632,33 0.00 0.00 0.00 0,00 0,00 19.804,16 0.00 0.00 0.00 0,00 0,00 19.901,02 0.00 0.00 0.00 0,00 0,00 20.339,97 0.00 0.00 0.00 0,00 0,00 20.227,25 21.632,33 19.804,16 19.901,02 20.339,97 20.227,25 54.662,55 51.065,89 51.256,45 50.904,02 50.644,26 248.250,00 54.662,55 105.728,44 156.984,89 207.888,90 258.533,17 506.783,17 Proyección del balance general El Balance General o Estado de Situación que se muestra representa la situación financiera que tendrá la escuela en los años proyectados. En la siguiente Formato se encuentra las respectivas cuentas contables con sus valores. Formatos 13. Balance general proyectado AÑOS PROYECTADOS DETALLE 1 NIVEL DE OPERACIÓN ACTIVOS A. CORRIENTE 1.Caja 2.Bancos 3.Cuentas por Cobrar 4. Inventario de insumos TOTAL ACTIVOS CORRIENTES A. FIJOS Construcción civil Muebles y enseres académicos Muebles y enseres administrativo Equipos de informática académicos Equipo de computación administrativo TOTAL ACTIVOS FIJOS A. DIFERIDOS 13.Gastos Pre operativos TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS TOTAL DE ACTIVOS PASIVOS P. CORRIENTE 14.Cuentas por Pagar 2 3 4 5 9.387,43 10.452,54 11.067,14 11.623,71 12.344,36 54.662,55 105.728,44 156.984,89 207.888,90 258.533,17 9.387,43 10.452,54 11.067,14 11.623,71 12.344,36 250,00 260,40 271,23 282,52 294,27 73.687,41 126.893,92 179.390,40 231.418,83 283.516,15 271.600,00 263.200,00 254.800,00 246.400,00 238.000,00 15.300,00 13.600,00 11.900,00 10.200,00 8.500,00 3.150,00 2.800,00 2.450,00 2.100,00 2.100,00 1.340,00 680,00 20,00 0,00 0,00 1.206,00 612,00 18,00 0,00 0,00 292.596,00 280.892,00 269.188,00 258.700,00 248.600,00 1.600,00 1.600,00 1.200,00 1.200,00 800,00 800,00 400,00 400,00 0,00 0,00 367.883,41 408.985,92 449.378,40 490.518,83 532.116,15 18.042,00 42 18.792,55 19.574,32 20.388,61 21.236,77 Pasivo a Largo Plazo 15.Préstamo TOTAL PASIVOS PATRIMONIO 16.Capital Social 17.Utilidad TOTAL PATRIMONIO 307.282,85 351.231,49 390.651,63 430.114,21 471.085,12 42.558,55 38.961,89 39.152,45 40.016,02 39.794,26 349.841,4 390.193,38 429.804,08 470.130,22 510.879,38 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 367.883,41 408.985,92 449.378,40 490.518,83 532.116,15 0,00 18.042,00 0,00 18.792,55 0,00 19.574,32 0,00 20.388,61 0,00 21.236,77 3.4.4 Análisis Financiero 3.4.4.1 Análisis horizontal Se realizó el análisis horizontal de los estados financieros: Estado de resultados y el Balance General del periodo 2012 – 2013, con el objetivo de comparar el comportamiento de las cuentas de estos dos periodos y determinar el incremento o la disminución de cada cuenta del año 2012 en relación al 2013. Formatos 14. Análisis Horizontal Estado de Resultados Análisis Horizontal Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012 - 2013 AÑOS CONCEPTO Ingreso por ventas 2012 2013 VALOR VALOR ABSOLUTO RELATIVO 176.840 184.197 7.357 4,16 70.271 79.429 9.158 13,03 106.569 104.768 -1.801 -1,69 38.778 42.252 3.474 8,96 3.600 3.750 150 4,17 64.191 58.766 -5.425 -8,45 0 0 0 0 Utilidad Antes de Participación 64.191 58.766 -5.425 -8,45 15% Participación de Utilidades 9.629 8.815 -814 -8,45 Utilidad Antes de Impuesto a la Renta 54.562 49.951 -4.611 -8,45 Impuesto a la Renta 12.004 10.989 -1.015 -8,46 Utilidad Neta 42.559 38.962 -3.597 -8,45 Menos costo directos Utilidad Bruta Menos Gastos de Administración Gastos de publicidad Utilidad Operacional Costos Financieros 43 Formatos 15. Análisis Horizontal Balance General Análisis Horizontal Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012 - 2013 AÑOS CONCEPTO VALOR ABSOLUTO 2012 2013 VALOR RELATIVO 9.387,43 10.452,54 1.065 11,35 54.662,55 105.728,44 51.066 93,42 9.387,43 10.452,54 1.065 11,35 250,00 260,40 10 4,16 73.687,41 126.893,92 53.207 72,21 271.600,00 15.300,00 263.200,00 13.600,00 -8.400 -3,09 -1.700 -11,11 Muebles y enseres administrativos 3.150,00 2.800,00 -350 -11,11 Equipos de informática académicos 1.340,00 680,00 -660 -49,25 Equipo de computación administrativo 1.206,00 612 -594 -49,25 292.596,00 280.892,00 -11.704 -4,00 1.600,00 1.200,00 -400 -25,00 NIVEL DE OPERACIÓN ACTIVOS A. CORRIENTE 1.Caja 2.Bancos 3.Cuentas por Cobrar 4. Inventario de insumos TOTAL ACTIVOS CORRIENTES ACTIVOS NO CORRIENTES Construcción civil Muebles y enseres académicos TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES A. DIFERIDOS 13.Gastos Pre operativos 1.600,00 1.200,00 -400 -25,00 367.883,41 408.985,92 41.103 11,17 18.042,00 18.792,55 751 4,16 0,00 0,00 0 18.042,00 18.792,55 751 4,16 307.282,85 351.231,49 43.949 14,30 42.558,55 38.961,89 -3.597 -8,45 TOTAL PATRIMONIO 349.841,40 390.193,38 40.352 11,53 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 367.883,40 408.985,93 41.103 11,17 TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS TOTAL DE ACTIVOS PASIVOS P. CORRIENTE 14.Cuentas por Pagar Pasivo a Largo Plazo 15.Préstamo TOTAL PASIVOS 0 PATRIMONIO 16.Capital Social 17.Utilidad 44 3.4.4.2 Análisis vertical Se realizó el análisis vertical del estado de resultados y del balance general del año 2012 en relación al año 2013, para evaluar el cambio que han tenido las cuentas de estos periodos comparando el año 2012 con el 2013 y determinar la posición financiera de la escuela Víctor Alejandro Jaramillo. Formatos 16. Análisis Vertical Estado de Resultados Análisis Vertical Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012 - 2013 % AÑO CONCEPTO Ingreso por ventas % AÑO 2012 2013 176.840 100 184.197 100 70.271 39,74 79.429 43,12 106.569 60,26 104.768 56,88 38.778 21,93 42.252 22,94 3.600 2,04 3.750 2,04 64.191 36,30 58.766 31,90 0 0,00 0 0,00 Utilidad Antes de Participación 64.191 36,30 58.766 31,90 15% Participación de Utilidades 9.629 5,45 8.815 4,79 Utilidad Antes de Impuesto a la Renta 54.562 30,85 49.951 27,12 Impuesto a la Renta 12.004 6,79 10.989 5,97 Utilidad Neta 42.559 24,07 38.962 21,15 Menos costo de operación Utilidad Bruta Menos Gastos de Administración Gastos de publicidad Utilidad Operacional Costos Financieros 45 Formatos 17. Análisis Vertical Balance General Análisis Vertical Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012 - 2013 CONCEPTO % AÑO % AÑO 2012 2013 NIVEL DE OPERACIÓN ACTIVOS A. CORRIENTE 1.Caja 9.387,43 2,55 10.452,54 2,56 54.662,55 14,86 105.728,44 25,85 9.387,43 2,55 10.452,54 2,56 250,00 0,07 260,40 0,06 73.687,41 20,03 126.893,92 31,03 271.600,00 73,83 263.200,00 64,35 15.300,00 4,16 13.600,00 3,33 Muebles y enseres administrativos 3.150,00 0,86 2.800,00 0,68 Equipos de informática académicos 1.340,00 0,36 680,00 0,17 Equipo de computación administrativo 1.206,00 0,33 612,00 0,15 292.596,00 79,53 280.892,00 68,68 13.Gastos Pre operativos 1.600,00 0,43 1.200,00 0,29 TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS 1.600,00 0,43 1.200,00 0,29 367.883,41 100,00 408.985,92 100,00 18.042,00 4,90 18.792,55 4,59 2.Bancos 3.Cuentas por Cobrar 4. Inventario de insumos TOTAL ACTIVOS CORRIENTES ACTIVOS NO CORRIENTES Construcción civil Muebles y enseres académicos TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES A. DIFERIDOS TOTAL DE ACTIVOS PASIVOS P. CORRIENTE 14.Cuentas por Pagar Pasivo a Largo Plazo 15.Préstamo 0,00 0,00 0,00 0,00 18.042,00 4,90 18.792,55 4,59 307.282,85 83,53 351.231,49 85,88 42.558,55 11,57 38.961,89 9,53 TOTAL PATRIMONIO 349.841,40 95,10 390.193,38 95,41 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 367.883,40 100,00 408.985,93 100,00 TOTAL PASIVOS PATRIMONIO 16.Capital Social 17.Utilidad 46 3.4.4.3 Resumen de indicadores financieros Formatos 18. Indicadores financieros Nombre de la razón financiera 1. Razones de Liquidez 1.1 Razón corriente 1.2 Razón del ácido 2. Capital de trabajo 2.1 Capital de trabajo neto 3. Razones de rentabilidad 3.1 Rendimiento sobre activos ROA 3.2 Rendimiento sobre el patrimonio ROE 3.3 Rendimiento sobre el capital de trabajo 3.4 Utilidad bruta 3.5 Utilidad neta 2014 Perfil de razones financieras 2015 2016 2017 $4.08 $4.07 $6.75 $6.74 $9.16 $9.15 2018 $11.35 $11.33 $13.35 $13.33 $55.642 $108.101 $159.816 $211.030 $262.279 8.64% 12.16% 20.48% 60.26% 20.06% 9.52% 9.98% 36.04% 56.87% 21.15% 8.71% 8.71% 24.50% 55.61% 20.40% 8.16% 8.16% 18.96% 54.62% 20.02% 7.48% 7.48% 15.17% 54.13% 19.11% 3.5 Mapa de procesos de la Escuela Particular Mixta Víctor Alejandro Jaramillo PROCESOS DIRECTIVOS Direccionamiento Estratégico Seguimiento y mejoramiento de la gestión Inscripción Desarrollo académico Matricula PROCESOS DE APOYO Contabilidad Secretariado Figura 3. Mapa de procesos Fuente: Escuela particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 47 Inspección CLIENTES CLIENTES PROCESOS AGREGADOS DE VALOR 3.6 Manual de procedimientos 3.6.1 Procesos operativos Los procesos que aplicará la Escuela Partícula Mixta Víctor Alejandro Jaramillo representan en forma gráfica los servicios y las diferentes actividades. (ANEXO 4) Proceso general de inicio del curso de capacitación ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” PROCESO Inicio del curso de capacitación 1. ACTIVIDADES Promoción y difusión. En esta etapa se procederá a efectuar la promoción y difusión de la oferta académica de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo a través de diferentes técnicas como: reuniones de socialización con las diferentes cooperativas de transporte o clientes potenciales. Se elaborará material publicitario escrito como: dípticos, trípticos y otros. Se utilizará también medios de comunicación como la televisión, radio, prensa escrita para hacer la promoción respectiva. 2. Selección, admisión y matrícula. Se procederá a seleccionar a los potenciales participantes de los cursos de capacitación bajo criterios y reglamentos que tendrá la escuela 3. Enseñanza – aprendizaje. Es el proceso de desarrollo de los cursos de capacitación aplicando, el diseño y la metodología curricular basada en competencias, con un enfoque interdisciplinario, intercultural de actuación formador, de aprendizaje con una visión que facilite la formación de competencias ocupacionales, por la vía científica – practica. 4. Evaluación. Se aplicará metodologías de evaluación dinámicas integradoras que caractericen el desempeño del formador y formando con un enfoque didáctico de proceso de orientación y un aprendizaje gradual de competencias ocupacionales. 5. Certificación. Será el proceso mediante el cual se certifique en forma objetiva los cursos de capacitación con un principio de documento que habilita el haber aprobado el o los cursos de capacitación en la escuela. POLÍTICAS DE CONTROL Seleccionar a los participantes del programa de capacitación Definir los objetivos del programa de capacitación Diseñar el programa de capacitación Tener el registro de los participantes que aprobaron el curso de capacitación para la certificación Hoja de control de certificados (ANEXO 5) FORMATOS DE CONTROL 48 Diagrama 1. Inicio del curso de capacitación RECTORADO SECRETARIA DOCENTE INICIO Realiza reuniones técnicas de socialización con los clientes Selecciona a los potenciales clientes de los cursos de capacitación Una vez que se selecciona los participantes y se matricula Evalúa el desempeño de los formandos y formadores Autoriza la certificación del curso con los alumnos aprobados Realiza los correspondientes certificados de los alumnos Fase FIN 49 Procede al desarrollo de los cursos de capacitación Proceso de diseño pedagógico ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” 1. PROCESO ACTIVIDADES El docente determina los objetivos generales del curso a dictarse en la unidad educativa, desarrolla la estructura curricular, los programas de cursos, elaborar ayudas didácticas 2. Realiza una reunión técnica con rectorado para la aprobación del diseño pedagógico del curso a realizarse. 3. El rectorado si está de acuerdo aprueba el diseño pedagógico del curso, caso contrario pide al docente que nuevamente diseñe la estructura curricular. 4. Con la aprobación del rectorado el docente aplica y desarrolla el curso planificado POLÍTICAS DE CONTROL Tener claro los objetivos que se desea conseguir con el evento que se programe Determinación de los contenidos a desarrollar y de las metodologías apropiadas Selección de los facilitadores de contenidos y de procesos Elaborar la agenda de desarrollo del curso Estructura curricular (ANEXO 6) FORMATOS DE CONTROL Diagrama 2. Proceso de diseño pedagógico DOCENTE RECTORADO INICIO Determina los objetivos generales del curso Desarrolla la estructura curricular Estructura los programas de curso NO Elabora ayudas didácticas del curso Realiza reunión técnica con el rectorado para la aprobación del diseño pedagógico Aprueba? Desarrolla el curso de capacitación planificado Aprueba y autoriza el desarrollo del curso d capacitación SI Fase FIN 50 Proceso de admisión ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” PROCESO Proceso de admisión ACTIVIDADES 1. 2. 3. 4. POLÍTICAS DE CONTROL Brindar información relevante sobre el curso que se llevara a cabo Determinar el número de alumnos o participantes para la realización del curso Tener horarios a elección de los alumnos FORMATOS DE CONTROL Registro de inscripción de participantes (ANEXO 7) Diagrama 3. Proceso de admisión SECRETARIA ALUMNO DOCENTE INICIO Realiza la inscripción de los participantes del curso Cancela el valor del curso de capacitación Asiste al evento de capacitación en el horario asignado Desarrolla el curso de capacitación FIN Fase Secretaria procede a realizar la inscripción de los participantes del curso de capacitación El alumno debe pagar el costo del curso en contabilidad para legalizar su matricula Una vez que el alumno este matriculado asiste al evento de capacitación El docente procede a desarrollar el curso de capacitación 51 Proceso de matricula ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” PROCESO Proceso de matricula 6. 7. ACTIVIDADES El alumno presenta la documentación para la matricula Secretaria verifica la documentación necesaria para asistir al año lectivo Contabilidad verifica la morosidad económica pendiente del alumno con la institución Si no existe morosidad, secretaria verifica el expediente académico del alumno o record académico que le habilite al nuevo año lectivo Secretaria analiza los parámetros y requisitos, se añade un control más sobre los datos, establece el tipo y forma de pago para habilitar la matricula, determina el número de matrícula del estudiante e informa su aprobación Contabilidad recibe el pago y emite factura al alumno Secretaria archiva la matricula POLÍTICAS DE CONTROL Se verificará que el alumno esté debidamente inscrito y tenga los documentos en regla Que el alumno tenga cancelado el valor de la matricula 1. 2. 3. 4. 5. FORMATOS DE CONTROL Registro de matrícula (ANEXO 8) Diagrama 4. Proceso de matrícula ALUMNO SECRETARIA CONTADORA INICIO Presenta la documentación para la matricula SI Verifica morosidad económica pendiente del alumno con la institución Verifica la documentación necesaria Verifica el expediente académico del alumno o record académico que habilite al nuevo año lectivo NO Morosidad? Analiza los parámetros y requisitos se añade un control mas sobre los datos Establece el tipo de forma de pago para habilitar la matricula Determina el número de matrícula del estudiante Archiva la matricula FIN Fase 52 Recibe el pago y emite factura del alumno Control del proceso de cobro de pensiones ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” PROCESO Proceso de cobro de pensiones 1. 2. 3. 4. 5. 6. POLÍTICAS DE CONTROL Tener el registro de los alumnos matriculados Verificar cual es el saldo de los alumnos pendientes de pago de pensión Llevar la documentación actualizada sobre los cobros de pensiones de los alumnos en físico y digital. FORMATOS DE CONTROL Cuadro de verificación de alumnos – pensiones (ANEXO 9) Diagrama 5. Proceso de cobro de pensiones CONTADORA ALUMNO INICIO Verifica el nombre del alumno y establece los haberes de pensiones que adeuda Entrega a la contadora el valor de la pensión sea en dinero, cheque o comprobante de transferencia Elabora la factura de la cantidad de cobro de pensiones Recibe el valor de la pensión Legaliza el pago de pensiones en el programa excel Realiza el anexo transaccional de cobro de pensión Ingresa los datos de la factura Realiza la conciliación con los datos de soporte Archiva el documento impreso e ingresa los datos al programa FIN Fase ACTIVIDADES El contador verifica el nombre del alumno y establece los haberes de pensiones que adeuda con el cuadro Alumnos – pensiones, elaborara la factura de la cantidad de cobro de pensiones y los comprobantes de cobro respectivos El alumno entrega a la contadora el valor de la pensión sea en efectivo, cheque, o comprobante de transferencias Recibe el valor de la pensión sea en efectivo, cheque, o transferencia Contadora procede a la legalización del cobro de pensiones en el programa Excel Realiza el anexo transaccional de cobro de pensión El contadora ingresa los datos de la factura, realiza la conciliación de los datos de soporte y archiva los documentos en impreso e ingresa datos al programa 53 Control de pago de salarios a funcionarios ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” PROCESO Proceso de pago de salarios de personal 1. 2. 3. 4. 5. ACTIVIDADES Contabilidad crea formulario de pago de sueldos al personal de la institución llenando todo lo solicitado en el sistema, sube archivos CVs, valida la nómina de sueldo, genera el CUR de la nomina Rectorado autoriza el pago de nómina del rector Contabilidad imprime la nómina de pago (CUR de gasto), comunica al rectorado que se ha realizado el pago de sueldos, realiza la orden de pago y hace legalizar por el rector El rector legaliza el pago Contabilidad imprime los roles generales e individuales, revisa en el sistema si ya está acreditado, comunica al personal que está acreditado los sueldos y solicita la firma de roles y entrega de roles individuales. POLÍTICAS DE CONTROL Pagar los salarios de acuerdo a las tablas del Ministerio de Relaciones Laborales para los funcionarios administrativos, para los docentes de acuerdo a la categorización del Ministerio de Educación. Todo trabajador – funcionario gozará de los beneficios económicos – sociales que establece la legislación laboral y particular salarial vigente Todos los funcionarios serán acreditados los sueldos en sus cuentas financieras. Cada mes los funcionarios recibirán el rol de pago respectivo FORMATOS DE CONTROL Formato de control de pago de salarios a funcionarios (ANEXOS 10) Control de ingresos de los funcionarios (ANEXOS 10) Diagrama 6. Proceso pago de salarios del personal CONTADORA RECTORADO FUNCIONARIOS INICIO Crea formulario de pago de sueldos al personal de la institución llenando todo lo solicitado en el sistema Sube archivos CVs Validación de nómina de sueldos Genera el CUR de la nómina Autoriza el pago de nómina Impresión de la nómina de pago (CUR de gasto) Comunica al rectorado que se ha realizado el pago de sueldos Realiza la orden de pago y hace legalizar por el rector Legaliza el pago Impresión de roles generales e individuales Verifica la acreditación de los salarios y firman los respectivos roles Revisa en el sistema la acreditación FIN Fase 54 3.7 Formatos de control 3.7.1 Controles administrativos Se establece los siguientes controles: a) Control de ingresos y de los egresos b) Control de cuentas bancarias c) Control de inventarios a) Control de ingresos y egresos El formato propuesto permite un efectivo control del dinero, para lo cual se establece las entradas y salidas, la descripción de los mismos y se puede conocer con exactitud con cuánto dinero se dispone para hacer frente a las obligaciones contraídas y hasta cuándo se pueden comprometer recursos sin provocar desequilibrios financieros. b) Control de cuentas bancarias El control de cuentas bancarias asegura que se lleva un mejor control de pagos que se deban realizar existiendo mayor seguridad en el manejo y custodia del efectivo, de forma que se disminuye el riesgo que conlleva su manejo. (ANEXO 11) c) Control de inventarios Se maneja un control de inventarios para determinar con exactitud los bienes con que se cuenta y sobre todo el estado en que se encuentran los mismos. Los inventarios actualizados sirven a la dirección para la toma de decisiones con respecto a la renovación que se debe hacer de esos bienes, además permite valorar los activos y en determinado momento al formar parte de la situación patrimonial a la entidad, sirve de soporte a la adquisición de algún activo fijo de compromiso que es necesario hacer. (ANEXO 12) Se levantara el inventario físico cada seis meses. Los inventarios se establecerán de la siguiente forma: 55 Mobiliario y equipo Bienes e inmuebles Materiales, suministros de oficina y académicos Equipos de procesos académicos 3.7.2 Control del presupuesto El presupuesto es el plan financiero definido de acuerdo a las necesidades operativas, académicas en relación a los ingresos y egresos proyectados. La disponibilidad presupuestaria es la cantidad de recursos con que cuenta la entidad para hacerle frente a sus obligaciones, mediante la revisión de la disponibilidad presupuestaria, comparando los ingresos y los egresos establecidos. Se debe aplicar las siguientes observaciones: El presupuesto se elabora para cada ejercicio fiscal o año económico Deberá apegarse a los principios y normas contables Generar equilibrio entre los ingresos y egresos, en ningún caso los egresos excederán de los ingresos 3.7.2.1 Instrumento para la ejecución presupuestaria Para llevar un control de la ejecución presupuestaria se utilizaran los siguientes instrumentos: a) Libro de ejecución de ingresos Libro diario de ingresos Aplicación presupuestaria de ingresos Disminución presupuestaria de ingresos b) Libro de ejecución de egresos Libro diario de egresos por programa Aplicación presupuestaria de egresos 56 Disminución presupuestaria de egresos c) Documento para ejecutar el presupuesto Orden de compra Orden de pago Planilla de sueldos Ampliación de presupuesto de ingresos y egresos Disminución de presupuesto de ingresos y egresos d) Resultados Informe mensual de ingresos Informe mensual de egresos por cada programa Informe mensual de caja y bancos 3.7.2.2 Liquidación presupuestaria El proceso de cierre presupuestario del periodo consistirá en la elaboración del informe final de ejecución presupuestaria. Se aplicara lo siguiente: Provisionar las reservas de fondos que genere el presupuesto de egresos que son las obligaciones contraídas pendiente de pago. Levantar el inventario físico de órdenes de pago en administración o donde estén en custodia y comparar con las reservas de fondos, mismos que deben estar debidamente conciliados en el libro de cuentas por pagar de acreedores, proveedores. Elaborar el resumen de libro de bancos y caja para determinar las hojas de trabajo y revisar las operaciones mediante estos. Registrar y revisar las obligaciones pendientes de pago en la opción de reserva de fondos, previa realización de inventarios físicos de orden de pago para su verificación. El presupuesto debe liquidarse cada año. 57 3.8 Control Interno COSO ERM 3.8.1 Objetivos de control interno Obtener la eficacia y la eficiencia de las operaciones de la organización; rendimiento económico – financiero. Preservar el patrimonio de pérdidas y mala gestión Disponer de estados financieros de gestión controlados, registrados en cumplimiento de las leyes, normativas y disposiciones pertinentes. Establecer una evaluación de los riesgos que posiblemente tenga la entidad y proponer medidas, acerca de mitigación para que no afecten la consecución de objetivos – metas. Estructurar mecanismos para hacer frente a los riesgos especialmente financieros, operativos inherentes a la actividad de la organización Formular las actividades de control de riesgos que tiendan asegurar que se cumplen las decisiones, directrices de la dirección y conseguir los objetivos anuales. 3.8.2 Políticas de control interno Identificar y analizar los riesgos relevantes al logro de los objetivos y metas institucionales. Evaluar los riesgos inherentes a la situación contable y estados financieros en forma semestral. Promover la obtención de información financiera, oportuna, confiable como herramienta importante para el control interno. Fortalecer la eficiencia organizacional para el logro de la misión y metas. Dotar a la institución de control interno a través de talento humano comprometido con las normativas, reglamentos y leyes de la institución para aplicar en sus procedimientos administrativos, operativos en consecución de las metas. Registrar adecuadamente toda la información de control interno. 58 3.8.3 Políticas de control contable La valuación de los activos debe hacerse sobre la base del costo real (precio en que fueron adquiridos) Guardar consistencia con las normas de contabilidad generalmente aceptados. Mantener el equilibrio financiero como una medida de saneamiento fiscal. El control de los registros contables estará a cargo de la dirección Medir los indicadores financieros y establecer las relaciones para consolidar la estructura financiera de la organización Establecer mecanismos apropiados donde se pueda diferenciar los recursos obtenidos por generación de cursos de capacitación y por la pensión de los alumnos de la escuela. 3.8.4 Componentes del COSO II (ERM) El sistema de control interno COSO ERM está estructurado en los siguientes componentes: 1) Ambiente interno 2) Establecimiento de objetivos 3) Identificación de eventos 4) Evaluación de riesgos 5) Respuesta a los riesgos 6) Actividades de control 7) Información y comunicación 8) Monitoreo 3.8.4.1 Componente uno: Ambiente interno Sera fundamental la actitud que asuma la dirección de la entidad y todo el talento humano con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados, para lo cual se fortalecerá un entorno organizacional favorable al ejercicio y prácticas de valores, conductas, reglas apropiadas para sensibilizar a los miembros de la institución y generar una cultura de control interno. 59 El ambiente de control tiene influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determina la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. La dirección en su calidad de responsable del sistema de control interno debe mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implementadas en la institución, mediante la divulgación de estas y un ejemplo de continuar de apego a ellas en el desarrollo de labores habituales. 3.8.4.2 Componente dos: Establecimiento de objetivos Los objetivos deben estar fundamentados en base a un plan estratégico así como la estandarización del sistema de planificación para establecer indicadores de gestión que permita evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos, metas y la eficacia y eficiencia de la gestión. Los planes operativos anuales constituirán la desagregación de un plan estratégico y contendrán objetivos, metas, indicadores, programas y proyectos que se impulsarán en el periodo anual, documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y disponibilidad de recursos. Objetivos estratégicos Mejorar la posición actual que tiene la entidad en relación al desarrollo de eventos de capacitación dirigido a los choferes de la ciudad de Otavalo Formular eventos de capacitación de acuerdo a las necesidades de este grupo meta. Delinear los riesgos específicos internos y externos que tiene que enfrentar la entidad. Establecer estrategias financieras que mejoren la capacidad operativa de la entidad y propendan márgenes de rentabilidad y liquidez. 3.8.4.3 Componente tres: Identificación de los eventos Factores internos Riesgos Autorización de transacciones y operaciones financieras Inseguridad en los ingresos y egresos de la entidad. No se cumplan con los requisitos de soporte Administración financiera - presupuesto Que el presupuesto no esté formulado según programación de ingresos y egresos 60 Control previo al compromiso Debilidad en la toma de decisiones para precautelar las operaciones financieras Recaudación de ingresos Que no ingresen a las cuentas rotativas de ingresos apertura das en los bancos Cuadro 3. Identificación de los eventos Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 3.8.4.4 Componente cuatro: Evaluación de riesgos Riesgo Efectos posibles Inseguridad en los ingresos y egresos de la entidad. Que se realicen pagos sin las autorizaciones No se cumplan con los requisitos de soporte respectivas Que el presupuesto no esté formulado según No poder cubrir las obligaciones contraídas con programación de ingresos y egresos terceros por la falta de presupuesto Debilidad en la toma de decisiones para precautelar Que el flujo de caja no esté de acuerdo a la las operaciones financieras programación financiera Que no ingresen a las cuentas rotativas de ingresos Que en los bancos no estén los depósitos aperturadas en los bancos realizados por los valores de ingresos Cuadro 4. Evaluación de riesgos Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 3.8.4.5 Componente cinco: Respuesta a los riesgos Riesgos Inseguridad en los ingresos y egresos de la entidad. No se cumplan con los requisitos de soporte Que el presupuesto no esté formulado según programación de ingresos y egresos Debilidad en la toma de decisiones para precautelar las operaciones financieras Que no ingresen a las cuentas rotativas de ingresos aperturadas en los bancos Medidas de mitigación Cumplimiento de la integración contable en las operaciones financieras Clasificar, ordenar conforme los principios y normas contables para posibilitar el registro y control de los recursos de la entidad Controles para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario para alcanzar los objetivos – metas Control interno presupuestario para la formulación, ejecución, liquidación y evaluación del presupuesto institucional Que la operación financiera este directamente relacionada con las metas operativas anuales Que las partidas de los gastos corrientes se cumplan de acuerdo al cronograma establecido Determinar la recaudación de los ingresos en concordancia con las normativas, aspectos legales y principios contables. Verificar los fondos de las cuentas de ingresos por concepto de cursos de capacitación y pensiones Cuadro 5. Respuesta a los riesgos Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 61 3.8.4.6 Componente seis: Actividades de control Medidas de mitigación Cumplimiento de la integración contable en las operaciones financieras Clasificar, ordenar conforme los principios y normas contables para posibilitar el registro y control de los recursos de la entidad Controles para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario para alcanzar los objetivos – metas Control interno presupuestario para la formulación, ejecución, liquidación y evaluación del presupuesto institucional Que la operación financiera este directamente relacionada con las metas operativas anuales Que las partidas de los gastos corrientes se cumplan de acuerdo al cronograma establecido Actividades de control Cumplir con los procedimientos establecidos para garantizar las transacciones específicas de ingresos y egresos con idoneidad. Mantener los registros contables ordenados, lo que proporcionara un control que asegure que han sido registrados debidamente y se contabilizan de manera oportuna Constancia documental de la recaudación en base a comprobantes de ingresos permitiendo el control de los recursos que ingresan en la entidad Mantener un control interno del uso de formularios de recaudación Verificar las partidas del presupuesto planificado con las partidas del presupuesto ejecutado. Evaluar que el presupuesto este en cumplimiento con las metas alcanzadas Realizar en consenso el presupuesto del plan operativo anual en relación a las metas institucionales Analizar la ejecución de los gastos efectuados que estén en relación al presupuesto anual Realizar un seguimiento y evaluación del cumplimiento de ingresos y gastos efectivos Controlar los ingresos y gastos de acuerdo a la programación del plan operativo anual Controlar la ejecución de ingresos y gastos efectivos por la naturaleza económica: gastos corrientes, gastos de capital y gastos de activos no corrientes. Verificar las recaudaciones y sus registros contables Evaluar permanentemente la eficacia y eficiencia de las recaudaciones y depósitos Adoptar medidas correctivas que correspondan según las no conformidades encontradas Controlar las especies valoradas emitidas. Determinar la recaudación de los ingresos en concordancia con las normativas, aspectos legales y principios contables. Verificar los fondos de las cuentas de ingresos por concepto de cursos de capacitación y pensiones Cuadro 6. Actividades de control Fuente: Escuela Particular Mixta “Víctor Alejandro Jaramillo” 3.8.4.7 Componente siete: Información y comunicación El talento humano tendrá acceso a la información sobre el proceso del control interno referente a los componentes anteriores, para establecer los controles respectivos de las operaciones para evaluar la eficacia de las acciones de mitigación aplicada a los riesgos identificados y valorados. 62 Estructurar información estadística sobre el rendimiento del control interno y cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros controles internos y así documentar sus resultados obtenidos para mantener informado al talento humano de la entidad. Mantener informado al talento humano de la institución las metas alcanzadas a través de indicadores de gestión del año operativo y las medidas que se aplicaron para mitigar la ocurrencia de riesgos. Comunicar al talento humano a través de un taller la situación en torno interna y externa, considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvíos a las programaciones procedentes y las actividades de control para el flujo normal de los procesos para alcanzar la misión de la entidad. 3.8.4.8 Componente ocho: Supervisión El proceso de seguimiento, supervisión y monitoreo será realizado por la Dirección de la Escuela en forma continua para medir la evolución de los factores internos que inciden en los riesgos, así como de los controles aplicados para mitigar los mismos, para ayudar a los responsables a responder de forma rápida y eficaz. Verificar que las operaciones de mitigación se efectúen de acuerdo a lo establecido y en el periodo de tiempo correspondiente y que no perjudiquen al cumplimiento de las metas institucionales. Que la información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y procedimientos contables y se produzcan reportes y estados financieros requeridos para las necesidades de la dirección, SRI, Ministerio de Relaciones Laborales. Que se cumpla con las actividades de control para cada medida de mitigación para minimizar, eliminar los efectos posibles de los riesgos identificados. Los documentos de control de riesgos estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adaptado por la entidad. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del proceso de control interno y en caso de constatar desviaciones identificar las causas y preparar soluciones para corregir la situación para alcanzar metas operativas. 63 Resolver las dudas que sugieren de la interpretación de las matrices de riesgos, mitigación y acciones seleccionadas de control. Justificar técnicamente la necesidad si hubiera de efectuar modificaciones con el fin de cumplir con las metas institucionales. En cuanto al control presupuestario se deberá verificar el cumplimiento de obligaciones contraídas su registro, control, gestión, la generación de estadísticas y reportes y que cumplan con las disposiciones económicas – financieras normadas. Evaluar todo el proceso de control interno y validar los supuestos asumidos, a la vez que se detectara las no conformidades encontradas y delimitar las acciones preventivas, correctivas para cumplir los objetivos de control con una seguridad razonable, con rentabilidad y rendimiento. Evaluar la fijación de objetivos, analizar los riesgos y gestión de cambio, así como establecer su vinculación y coherencia con las estrategias, presupuesto y el plan operativo anual. 3.9 Impactos Para la medir los posibles impactos se utilizó la siguiente matriz de valoración: Formatos 19. Escala de evaluación ESCALA DE IMPACTOS/CUANTITATIVO NIVELES DE IMPACTOS/CUALITATIVOS -3 IMPACTO ALTO NEGATIVO -2 IMPACTO MEDIO NEGATIVO -1 IMPACTO BAJO NEGATIVO 0 NO HAY IMPACTO 1 IMPACTO BAJO POSITIVO 2 IMPACTO MEDIO POSITIVO 3 IMPACTO ALTO POSITIVO 64 3.9.1 Impacto financiero Los indicadores de los impactos de dimensión económica se valoraron en forma cualitativa y cuantitativa y son indicadores de gestión del presupuesto basado en resultados obtenidos. Formatos 20. Impacto financiero NIVEL DE IMPACTO -3 -2 -1 0 1 2 3 TOTAL INDICADOR Mejora la rentabilidad en un 50% X 3 Rentabilidad financiera (ROE) del 12.16% X 3 Autonomía financiera al 100% X TOTAL 2 ∑ 6 8 8 Nivel de impacto = ----------------------------- = ---- = Numero de indicador 2 2.66 3 Nivel de impacto medio positivo. Análisis: Indicador Análisis Mejora la rentabilidad en un 50% Con las proyecciones financieras formuladas como estrategia de planeación financiera se tendrá estados financieros de resultados positivos en un horizonte operativo de la entidad, lo que permite un impacto relevante en la rentabilidad. Rentabilidad financiera (ROE) del 12.16% Este indicador se obtendrá en los primeros cinco años de aplicación de las estrategias financieras, como rendimiento obtenido y representa la participación de los socios (Sindicato de Choferes) de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo en sentido estricto del cálculo de la rentabilidad de este grupo de accionistas que son los propietarios de la escuela. Autonomía financiera al 100% El presupuesto que requiere la entidad para operar sus planes operativos anuales están sustentados en las proyecciones de los ingresos, lo que permite autonomía financiera al 100%, no requiere de fuente de financiamiento externo la organización confía en sus proyecciones financieras de sus ingresos y gastos de forma de contribuir al beneficio / costo en términos positivos, por el control de sus costos, gastos y aumento de la eficacia y los sistemas de control, como requisitos de estrategias financieras. 65 Se obtiene que este impacto financiero tenga un nivel medio positivo producto de la aplicación de las estrategias financieras, ya que sirve como herramienta para el aumento de la rentabilidad de la escuela. 3.9.2 Impacto social Formatos 21. Impacto social NIVEL DE IMPACTO -3 -2 -1 0 1 2 3 TOTAL INDICADOR Desarrollo de habilidades y destrezas de X 2 los choferes Niveles de capacitación de los choferes x Mejoramiento de las competencias de X 3 2 trabajo TOTAL 4 ∑ 7 7 Nivel de impacto = ----------------------------- = ---- = Numero de indicador 3 2.33 3 Nivel de impacto medio positivo. Análisis: Indicador Análisis Desarrollo de habilidades y destrezas de los choferes Las acciones de capacitación para el sector de los choferes de la ciudad de Otavalo tienen un impacto significativo al utilizar metodologías que permitan la mejor participación y expresión de los sujetos directos de la capacitación en la determinación de sus necesidades, expectativas y propuestas. La capacitación entendida como medio de acceso a conocimientos y habilidades que permitan a los choferes un mejor aprovechamiento de sus capacidades y competencias profesionales al servicio de la colectividad de usuarios y al desarrollo de este sector económico. 66 Niveles de capacitación de los choferes La entidad a través de sus estrategias financieras, promueve el desarrollo de cursos de capacitación para el personal que cumple las funciones de choferes con asistencia técnica, especializada, buscando nuevas metodologías de capacitación que contribuyan de manera esencial a la formación de este talento humano y tener trabajadores que responden a las necesidades y demandas que exige este campo laboral (choferes). Mejoramiento de las competencias de trabajo Los eventos de capacitación que forman parte importante en la ejecución financiera de ingresos para la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo tienen un impacto clave en el mejoramiento de las competencias de trabajo de los choferes, fomentando la competitividad, elevando el bienestar social en donde el factor humano está llamado a desempeñar un papel crucial como agente esencial del cambio. Se determina que el impacto social que generan las estrategias financieras en la escuela es de un nivel medio positivo, por lo que se genera un mejoramiento en las competencias de los choferes que conforman el Sindicato de Choferes. 3.9.3 Impacto organizativo Formato 22. Impacto Organizativo NIVEL DE IMPACTO -3 -2 -1 0 1 2 3 TOTAL INDICADOR Mejorar el desempeño institucional en un 30% x Eficacia del talento humano del 90% (desempeño) x Mejorar la productividad en un 35% x TOTAL 4 ∑ 7 Nivel de impacto = ----------------------------- = ---- = 2.33 Numero de indicador 2 3 Nivel de impacto medio positivo. 67 3 2 3 7 Análisis: Indicador Análisis Mejorar el desempeño institucional en un 30% La dirección y el talento humano de la escuela forma parte de la estrategia financiera de generación de ingresos, por tanto se fortalecen las capacidades, competencias de su talento humano enfocados en una filosofía y valores ligada íntimamente al nivel de eficacia para poner en prácticas las estrategias con esfuerzos conjuntos y disciplinados. Eficacia del talento humano del 90% (desempeño) La aplicación de un conjunto de políticas practicas relacionadas con el talento humano, como el control interno, permitirá mejorar la eficacia respecto a las actividades realizadas, es decir el grado de consecución de los resultados, objetivos fijados con una cultura organizacional influyente en la gestión empresarial porque tienen claramente definidas sus funciones, roles, valores corporativos, plan de desarrollo estratégico financiero y se socializan los indicadores de cumplimiento de la gestión institucional. Mejorar la productividad en un 35% Con las estrategias financieras se pretende mejorar la productividad con la optimización de costos directos e indirectos, lo que mejorará la eficacia operativa, mediante el óptimo desarrollo organizativo consecuente con el modelo de estrategias financieras propuestas, medible con indicadores de gestión. El impacto organizativo que generan las estrategias financieras aplicadas en la escuela es de nivel positivo medio, ya que permitirá que se incremente la eficacia en el desempeño del talento humano y por ende en la organización. 3.10 Conclusiones parciales Las estrategias financieras aplicadas en forma coherente, oportuna, pueden lograr resultados favorables, considerando factores como las proyecciones financieras, los estados financieros y las razones financieras. La planeación financiera establece el presupuesto de los costos directos, costos indirectos, ingresos, y estructurar estados financieros, de resultados, balance y flujos de recursos con sus respectivos indicadores, lo que permite tener un nivel estratégico para la institución. El control interno COSO ERM tiene como finalidad mejorar la identificación de riesgos, los procedimientos de valoración, mitigación, de forma que se maneje eficazmente los riesgos potenciales que crean incertidumbre, respondiendo para reducir la probabilidad de los mismos. 68 CONCLUSIONES GENERALES Los resultados de las entrevistas realizadas a la directora y contadora de la escuela Víctor Alejandro Jaramillo se establece que actualmente los ingresos que tiene la entidad por concepto de pago de pensiones de los alumnos, no cubren los costos, gastos, lo que ha ocasionado déficit en los dos últimos años, por lo que es necesario proponer estrategias financieras para la consolidación de la estructura financiera de esta entidad y se establece que no tienen un control interno integral como es el COSO ERM. Los problemas financieros se consideran como una necesidad de responder y actuar ante los flujos netos de efectivo negativos que tiene la institución, debido a que los ingresos no cubren los gastos operativos que en ella se generan. Las estrategias financieras propenden a la autonomía financiera de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo de forma que es capaz de generar ingresos para cubrir sus proyecciones de presupuestos de costos, gastos y tener capacidad de pago a los proveedores y obtener liquidez, rentabilidad garantizando el crecimiento y desarrollo de esta entidad. Las proyecciones financieras para los cinco años próximos operativos de la escuela presenta estados financieros consolidados, preparados a partir de los registros proyectados de ingresos, costos, gastos, siguiendo los principios y criterios contables, estableciendo márgenes de rentabilidad que son aceptables para este tipo de institución. 69 RECOMENDACIONES GENERALES Para obtener más ingresos es necesario desarrollar acciones de publicidad, promoción, alianzas estratégicas con las cooperativas de transporte y otros sectores afines para desarrollar los cursos de capacitación, por lo que se mejora los flujos netos de efectivo y los índices de rentabilidad económica financiera. Las estrategias financieras son de vital importancia, para la planificación de los costos y gastos, ingresos y el suministro de capital de trabajo y obtener réditos, liquidez, una óptima capacidad de presupuesto, flujo de efectivo para seguir operando en forma sustentable. La autonomía financiera es una de las principales tareas de la dirección de la Escuela Víctor Alejandro Jaramillo, para lo cual debe considerar aspectos como; el análisis de la planeación financiera, toma de decisiones, la transformación de la información financiera a una forma más útil, para supervisar la condición financiera de la organización, poniendo énfasis en calcular los flujos de efectivo adecuado para cumplir con los objetivos económicos proyectados. Es necesario preparar los planes y los presupuestos financieros en base a las estrategias de proyecciones pronosticadas, analizar las razones financieras, mantenimiento y control de los costos y gastos, la relación de control de ingresos, la supervisión y recaudación de las cuentas por cobrar, vigilancia de los activos y pasivos de la institución y tomar decisiones frente a la incertidumbre para lograr una óptima asignación de recursos financieros. 70 BIBLIOGRAFÍA WATT M. (1779). Finanzas corporativas: Un enfoque latinoamericano. 2a ed. México: Alfaomega. VOLTA R. (1800). Finanzas para emprendedores. Kindle Publishing. SCHNEIDER Erich. (1944). Inversión e Interés enfocados a la Administración financiera. 7a. ed. México: Prentice Hall. BLACK y SCHOLES (1973). Principios de finanzas corporativas. 3a. Edición Caracas: McGraw-Hill. JENSEN y MECKLING (1976). Herramientas modernas de Administración Financiera. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Universidad de Los Andes. Mérida. LEWELLEN y MCCONELL (1979) Presupuestos, planificación y control de las utilidades. 1ª Edición en español. Edit. UTEHA. MILLER W. (1977). Presupuestos. Editorial Mc Graw Hill. KIM F. (1974). Las finanzas en la empresa. Información, análisis, recursos y planeación. Cuarta Edición. s.l. : Félix Varela LITZENBERG, RAMASWAMY y SOSIN (1980). Administración. Sexta edición, digital. 1ª. Prentice-Hall Hispanoamericana S. A. CORNELL J. (1993). Administración. quinta edición. Prentice Hall. PAREJA G. (2010). Fundamentos de Administración Financiera. Doceava Edición. Mc Graw Hill. México. STEPHEN H. (2009) Análisis de la Rentabilidad Económica (ROI) y Financiera (ROE) Empresas Comerciales, en un contexto inflacionario. Revista Visión Gerencial. Año 5. Nro 1. Enero – Junio. Mérida. LÓPEZ, SUÁREZ & FRANCÉS (2010). Administración Financiera. Editorial Mc Graw Hill. 11ava Edición. México. TORRES A. (2010) Reexpresión de Estado Financieros. Mc Graw Hill. Caracas – Venezuela. KAMATH P. (2009). Análisis Financiero Aplicado y principios de administración financiera. 12 ed. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 729p, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial, primera edición, Bogotá DC. CHAUCA M. (2009) Un Modelo de Análisis Estratégico para Organizaciones sin fines de lucro.CIDE – ULA. VALENCIA E. (2009). Manual de Indicadores para Instituciones Microfinancieras. Consejo de Publicaciones. Universidad de los Andes. Mérida. PORTER J. 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Fundamentos de Administración Financiera. Editorial Pearson Educación. México. POHLMAN & MARKEL (2010). Información Financiera. Clave para el desarrollo de los mercados financieros. Banco Interamericano de Desarrollo (BID). SARMIENTO P. (2009). Fundamentos de Contabilidad Financiera y de Gestión. Edit. Universidad del Valle. Cali. CASTRO B. (2010). Contabilidad Financiera. Editorial Prentice Hall. México. CASTRO M. (2011). Administración y Estrategia. Ediciones Macchi. 1ª Edición. Buenos Aires. VALDEZ W. (2009). Desafío Empresario. Ediciones Macchi. Buenos Aires. PIMEMTEL J. (2009) Fundamentos de Finanzas. Ediciones IESA. Caracas. LAWRENCE W. (2011). Valoración de proyectos. Segunda edición. Ediciones IESA. Caracas. MANTILLA J. (2011). Finanzas en Inflación. 5ª Edición. Lima. LUQUE Altamirano, Elizabeth (2011). Planificacón Financiera. Edicion Attribution Non-commercial. CEPEDA Ortiz, Carlos (2009). Sistema de control interno. 5ª Edición ECOE. Colombia. LUNA Fonseca (2011). Sistemas de control interno. 5ª Edición IICO. Lima. PUNGITORE, José (2006). Sistemas administrativos y control interno. 5ª Edición Tecnoprin. México. GAITÁN Estupiñán, Rodrigo (2010). Control Interno. 5ª Edición. México FONSECA Luna, Oswaldo (2010) Sistemas de Control Interno Para Organizaciones. 1ª Edición, Editorial IICO, Perú LARA, Arturo (2013) Toma el control de tu negocio. 1ª Edición, Editorial LID. México. MALDONADO, Hernán (2008). Manual de Normas y Procedimientos Administrativos – Financieros. 5ª Edición. México. ISO 9000 -1. 2010. Lineamientos Para el desarrollo de Manuales de Calidad. Madrid– España. ANEXOS ANEXO 1 FORMATO DE LA ENTREVISTA APLICADA A LA DIRECTORA DE LA ESCUELA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO Objetivo. Establecer la necesidad que tiene la institución de implementar estrategias financieras que ayuden a una mayor optimización de sus recursos. 1. ¿La entidad actualmente tiene problemas financieros? …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………. 2. ¿Cuál considera que sería una alternativa para mejorar esta situación económica? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 3. ¿Tienen un plan estratégico de la institución? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 4. ¿Las estrategias financieras pueden ser una herramienta que mejore la situación económica se la entidad? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 5. ¿Realizan la planificación del presupuesto operativo? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………….. 6. ¿Disponen de un sistema de control interno? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 7. ¿Avizora la necesidad de sistema de control interno más integral? …………………………………………………………………………………….. 8. ¿La necesidad de la entidad son las estrategias financieras? …………………………………………………………………………………………… ANEXO 2 FORMATO DE LA ENTREVISTA APLICADA AL CONTADOR DE LA ESCUELA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO Objetivo. Determinar la situación económica actual que tiene la escuela Víctor Alejandro Jaramillo. 1. ¿Tiene la entidad un proceso formal de control interno, con énfasis a gestión de riesgos? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2. ¿Considera importante que en su institución se establezca el COSO ERM como sistema de control interno? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 3. ¿Disponen de control interno relativos al sistema de contabilidad – finanzas? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 4. ¿Ante la necesidad de mejoramiento de la capacidad financiera de la entidad considera que es importante realizar estrategias de proyección financieras? …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 5. ¿Se realiza la estrategia financiera de análisis vertical y horizontal de los estados financieros? …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………. GRACIAS ANEXO 3 MANUAL DE FUNCIONES Director/a ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Cargo Director Jefe Inmediato: Secretario General S.CH.P. Otavalo Dependencia: Rectoría Subordinados: Administrativos, Docentes y Servicios Generales Descripción del Cargo Responsable de la planificación, dirección, evaluación y control de los sistemas y procesos administrativos, financieros de la escuela Víctor Alejandro Jaramillo alineado hacia el logro de objetivos y metas. Funciones Esenciales Representación legal y comercial. Toma de decisiones en la gestión empresarial. Planificación estratégica y anual de la escuela. Gestión institucional en términos operativos, administrativos, económicos y de marketing. Establecer relaciones comerciales y operativas. Contratación del personal docente e instructores técnicos ocasionales para los cursos de capacitación. Administración del personal. Supervisión, monitoreo de las actividades académicas, administrativas, financieras, comerciales de la institución. Competencias o aptitudes Conocimientos científicos técnicos de procesos académicos. Habilidades en el manejo de diseños curriculares. Desarrollo de medios didácticos, pedagógicos de capacitación. Habilidades en la gestión de capacitación. Perfil del puesto Ingeniero en administración de empresas. Experiencia en gestión de capacitación. Experiencia de 2 años en cargos similares. Secretaria académica ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Cargo: Secretaria Académica Jefe Inmediato: Rectora Dependencia: Secretaria Subordinados: Docentes y Servicios Generales Descripción del Cargo Organizar los diseños curriculares y la aplicación de los cursos de capacitación, control, supervisión y evaluación, registro de estudiantes. Funciones Esenciales Coordinar la contratación de instructores ocasionales según la programación mensual de cursos. Efectuar el control y seguimiento de los procesos académicos de la escuela. Llevar el control sistémico de información de los participantes de los cursos de capacitación. Elaborar las programaciones mensuales de capacitación. Elaboración de documentación. Manejo de archivo cronológico. Informar a los usuarios y clientes sobre todas las particularidades de los eventos de capacitación. Recepción y transmisión telefónica. Atención y servicio al cliente interno y externo. Organizar y mantener los archivos de documentos, registros y otros de su competencia. Competencias o aptitudes Manejo de diseño curricular. Evaluación de medios didácticos y aplicación de capacitación. Trabajo en equipo. Atención al cliente. Perfil del puesto Licenciada o Doctora en pedagogía. Experiencia mínima de 2 años en el manejo de centros educativos. Personal docente e instructores técnicos ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Personal docente e Cargo: Jefe Inmediato: instructores técnicos Dependencia: Aulas de clase Rectora Subordinados: Descripción del Cargo Elaborar los diseños curriculares de las materias y los cursos de capacitación que ejecuten y aplicar los modelos pedagógicos institucionales. Funciones Esenciales Coordinar con secretaria académica todo lo pertinente a documentación de los cursos desarrollados. Presentación de informes de las materias y los cursos de capacitación ejecutados, presentando controles de asistencia, de evaluación, desarrollo de aprendizajes. Elaborar los diseños curriculares de las materias y los cursos asignados de acuerdo a las políticas y normas académicas de la escuela. Diseñar las condiciones de evaluación teórico – práctico, para socializar con la gerencia y la secretaria académica. Diseñar los elementos didácticos de las materias y los cursos de capacitación. Desarrollar los cursos de capacitación de acuerdo a la normativa pedagógica que maneje la escuela. Manejar las técnicas de aprendizaje ocupacional. Competencias o aptitudes Manejo de diseños curriculares Elaboración de medios didácticos Habilidad para el manejo de grupos Perfil del puesto Licenciado en las áreas o materias que sea asignad. Experiencia en capacitación de 2 años. Contador ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Cargo: Contador Jefe Inmediato: Dependencia: Departamento de Contabilidad Subordinados: Secretario General S.CH.P. Otavalo, Rector Descripción del Cargo Llevar el sistema contable en general de la escuela Funciones Esenciales Informes mensuales de compras y servicios al SRI Pagos de nóminas y proveedores Elaborar la gestión contable de acuerdo a las normas vigentes Declaraciones tributarias Elaboración de comprobantes de pago y cheque Atención de necesidades de pago a proveedores de bienes y servicios (instructores) Elaboración reporte mensual de recaudaciones Requerimiento inicial de fondos Elaborar reposición de fondo rotativo Competencias o aptitudes Manejo de paquetes contables Sólidos conocimientos tributarios Perfil del puesto Ingeniero en contabilidad y auditoria Experiencia en cargos similares de 2 años Auxiliar de servicios administrativos ESCUELA PARTICULAR MIXTA “VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO” MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Auxiliar de servicios Cargo: Dependencia: Jefe Inmediato: administrativos Dependencia respectiva Secretario General S.CH.P. Otavalo, Rector Subordinados: Descripción del Cargo Realizar el aseo y el mantenimiento del área física de la escuela y apoyo a la gestión administrativa. Funciones Esenciales Desarrollo de la logística de los cursos de capacitación Mantenimiento del mobiliario en general de la escuela Mantenimiento y limpieza de todos los ambientes de la escuela Entrega de los elementos audiovisuales académicos a los instructores Entrega de documentación de la escuela hacia terceras personas Presentación de informes respecto al mantenimiento de la infraestructura física y mobiliario de la escuela Competencias o aptitudes Tener conocimientos en el mantenimiento de espacios físicos institucionales Habilidad de comunicación con clientes externos Perfil del puesto Bachiller en cualquier especialidad Experiencia mínima de 2 años en cargos similares. ANEXO 4 Diagrama de proceso operativo CONCEPTO SÍMBOLO DESCRIPCIÓN INICIO / FIN Indicador de inicio de un procedimiento OPERACIÓN Forma utilizada en un diagrama de flujo para presentar una tarea o actividad PROCESO Representa una actividad predefinida, expresada en otro diagrama DECISIÓN NO ¿? Representa una actividad de decisión o de conmutación. SI CONECTOR Conector. Se usa para representar en un diagrama de flujo una entrada o una salida de una parte de un diagrama de flujo a otra dentro de la misma pagina DOCUMENTO Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso ANEXO 5 FORMATOS DE CONTROL Hoja de control de certificados HOJA DE CONTROL DE CERTIFICADOS Nombre del Curso: Fecha de Iniciación: Duración: Fecha de Finalización: horario: Horas: Nombre del Instructor: Nombre del Responsable de secretaria pedagógica: N º Condición Civil y Título Profesional APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS NACIONALIDAD FIRMAS 1 2 3 4 5 6 7 F. INSTRUCTOR VTO. BUENO SECRETARIA PEDAGÓGICA ANEXO 6 FORMATO DEL CONTROL Diseño curricular CAPACITACIÓN ÁREA CURSO / UNIDAD MODULAR Pre requisitos (participante) Objetivo General Fecha de elaboración Duración COMPONENTES PARA CONSTRUCCIÓN DE COMPETENCIAS A: Tareas (Actividades del Participante) B: Conocimientos (contenidos teóricos - prácticos del curso) C: Actitudes y Valores Maquinaria, Equipos, Herramientas, Materiales ANEXO 7 FORMATO DEL CONTROL Inscripción de estudiantes A. INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Hoja Nº.: Centro: Cantón: Local donde se dicta: Fecha de Iniciación: Ciudad: Modalidad: Nombre del Curso: Nº. De Orden del Curso: Materia Fecha de Finalización: 1. Cupo Previsto del Curso: 2. Nº Horas Nombre del Instructor Código: Horario: Apell Nº de Años de Estudio Empr idos esa o Docu Ed Nº y Instit mento ad de Nom ución Me de A Me Or bre s a la dia U Identi ño Pri dia Ot den del que HH ni dad s m. Téc ros Aspir perte M v. n. ante nece M Total Horas Dirección de la Empresa Activida d de la Empresa Calle Especi fique Dirección del el Años Aspirante nombr de e de la Experi Selecci Matric ocupa encia onado ulado N Telé N Telé ción Ocupa Calle º fono º fono que ción desem peña Apro Repro Retir bado bado ado ANEXO 8 FORMATO DE CONTROL Registro de matricula Nivel # de matricula Niveles y grados # de secciones ANEXO 9 FORMATO DEL CONTROL Cobro de pensiones Cuadro de verificación de alumnos – pensiones Nombre del alumno Valor de la pensión Abono 89 Saldo ANEXO 10 FORMATO DE CONTROL Control de pago de salarios a funcionarios Nombre del funcionario Salarios pagados Salarios pendientes Observaciones Control de ingresos de los funcionarios Nombre funcionario del Salario nominal Horas extras Comisiones Viáticos Monto a recibir ANEXO 11 CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS Conciliación bancaria Banco: ………………………. No. de cuenta ………………………….. Mes ………………. Fecha Descripción No. de cheque Debe Haber Elaborado por:……………………… Revisado por:………………………… Conciliación bancaria Cuenta: Mes: Descripción Valor Saldo en libros al mes……. Xxx Deposito del mes……. Xxx Disponible Xxxx Menos Cheques emitidos Xxx Saldo en libros al ……….. Xxx Menos deposito de transito Xxx Menos cheques en circulación Xxx Saldo en bancos Xxx Detalle de cheques en circulación Cheque No. Beneficiario Saldo Arqueo de caja chica Responsable:………………………. Fecha:………………………………. Hora:………………… Detalle de billetes y monedas Cantidad Denominación Valor Relación de gastos según comprobantes Fecha Factura registro o Descripción Valor del gasto Sumatoria de efectivo Sumatoria de gastos Total Fondo asignado Total Diferencia Sobrante (letras) Faltante (letras) En esta fecha…………. Se realizó el arqueo de fondos asignados a caja chica asignados y/o recaudados, así como los documentos correspondientes los cuales han sido contados y verificados en presencia de…………….. ANEXO 12 CONTROL DE INVENTARIOS Cuadro de inventarios Mobiliario y equipos de oficina Código contable:……………………………………… No. de Descripción Color Marca Unidad: Dpto. contable Modelo del bien No. de Valor serie Asignado a: inventario MI-001 Escritorio Café Felor Ejecutivo 800.00 general MI-002 Silla Álvarez Negra Ejecutivo 120.00 giratoria Total Lic. Lic. Álvarez 920.00 ANEXO 13 INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA 1. TEMA: “ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO” 2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA Mejorar la capacidad financiera de la escuela particular mixta Víctor Alejandro Jaramillo de la ciudad de Otavalo, a través de la formulación de estrategias financieras. 3. LA PROPUESTA Elaboración de Estrategias Financieras 4. MATRIZ DE VALUACIÓN INSTRUCTIVO: Al lado derecho de cada indicador, marcar con X la valoración que se le asigne, según referencia establecida. N/A= No se aprecia B= Buena INDICADORES Responde a los objetivos planteados Representa una solución para el problema detectado N/A MB= Muy Bueno B MB E= Excelente E Observaciones v/o Recomendaciones Establece una estructura acorde a la necesidades Se definen roles y funciones del personal directo e indirectamente involucrados con el proceso financiero Se establecen con claridad los procesos para la toma de decisiones Incluye lenguaje técnico Describe detalladamente los pasos o procesos a seguir para no existir confusiones 5. DATOS DEL EXPERTO Nombre del experto/a Cedula de identidad Ultimo título obtenido Función que cumple en la actualidad Empresa en la que trabaja Años de experiencia …………………………… FIRMA INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA 1. TEMA: “ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA LA ESCUELA PARTICULAR MIXTA VÍCTOR ALEJANDRO JARAMILLO PÉREZ DE LA CIUDAD DE OTAVALO” 2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA Mejorar la capacidad financiera de la escuela particular mixta Víctor Alejandro Jaramillo de la ciudad de Otavalo, a través de la formulación de estrategias financieras. 3. LA PROPUESTA Elaboración de Estrategias Financieras 4. MATRIZ DE VALUACIÓN INSTRUCTIVO: Al lado derecho de cada indicador, marcar con X la valoración que se le asigne, según referencia establecida. N/A= No se aprecia B= Buena INDICADORES Responde a los objetivos planteados Representa una solución para el problema detectado Establece una estructura acorde a la necesidades N/A MB= Muy Bueno B MB E= Excelente E Observaciones v/o Recomendaciones Se definen roles y funciones del personal directo e indirectamente involucrados con el proceso financiero Se establecen con claridad los procesos para la toma de decisiones Incluye lenguaje técnico Describe detalladamente los pasos o procesos a seguir para no existir confusiones 5. DATOS DEL EXPERTO Nombre del experto/a Cedula de identidad Ultimo título obtenido Función que cumple en la actualidad Empresa en la que trabaja Años de experiencia …………………………… FIRMA
