ARCHIVO FOTOGRAFICO Realización de los Servicios del

Biblioteca “Luis Chávez Orozco”
ARCHIVO FOTOGRAFICO
Realización de los Servicios del
Archivo Fotográfico
BIIH_P_RSAF_7.1_ 2013_01
CONTENIDO
1
2
3
PROPÓSITO .............................................................................................................................. 2
ALCANCE ................................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ........................................................................................ 2
3.1 RESPONSABILIDADES ........................................................................................................... 2
3.2 AUTORIDAD ........................................................................................................................... 2
4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ........................................................................................... 3
5 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ..................................................... 4
6 DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA .......................................................................................... 5
7 DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................................................................................ 5
8 REGISTROS............................................................................................................................... 5
9 ABREVIATURAS ........................................................................................................................ 6
10 CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 6
ELABORÓ
Agripina Alfaro Trujillo
Responsable del Archivo
Fotográfico
REVISÓ
APROBÓ
Carmen Edith Salinas García
Jefa de la Biblioteca
Representante de la Dirección
Didier Manuel Abadía Salazar
Gestor Interno de la Calidad
Ma. Elena Negrete Vargas
Personal de prestación de servicios
1 PROPÓSITO
Documentar el procedimiento para controlar las actividades de realización del proceso de prestación de
servicios del Archivo Fotográfico.
2 ALCANCE
Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicables al proceso de Prestación de Servicios
desde que se verifica la disponibilidad del servicio hasta que se evalúa.
3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1 RESPONSABILIDADES
PUESTO
RESPONSABILIDAD
Vigila el cumplimiento de las normas que rigen el proceso de prestación de servicios.
Garantiza el acceso a la documentación fotográfica, sin afectar su preservación.
Conoce los aspectos legales sobre la propiedad intelectual de las fotografías, para delimitar el uso
personal, didáctico o de investigación de las colecciones de dominio público o privado que regulan el uso
y difusión de la fotografía.
4. Busca mecanismos de difusión del acervo fotográfico.
5. Apoya al personal a su cargo para que realice sus actividades de manera óptima, proporcionándole el
material necesario para realizarlo.
6. Vigila que se cumplan las normas de seguridad, trabajo y consulta.
7. Programa y coordina a intervalos planificados sesiones de información y formación para usuarios del
Archivo Fotográfico.
8. Se asegura de que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo
éstas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.G
9. Informa a la Alta dirección sobre las necesidades de mejora de los servicios.
10. Planea y controla mediante el plan operativo anual los recursos necesarios para la operación del proceso
de prestación de servicios
11. Gestiona ante las instancias correspondientes, la capacitación para el personal del proceso de prestación
de servicios.
1. Contribuye a lograr los objetivos operativos aplicables al proceso de prestación de servicios.
2. Agenda las citas para la consulta de los usuarios.
3. Revisa la cuenta de correo del Archivo Fotográfico y da seguimiento o respuesta a los mismos
4. Prevee el uso de materiales que utilizarán los usuarios conforme a la solicitud y la cita que la responsable
proporciona.
5. Controla la actividad de registro acreditación de los usuarios, mediante los mecanismos establecidos.
6. Captura diariamente las papeletas de préstamo para determinar procedencia, ocupación de los usuarios
así como cantidad de servicios y colecciones utilizadas.
7. Notificación de cita
8.
1. Participa en la elaboración, revisión y aprobación de normas que rigen el proceso de prestación de
servicios.
1.
2.
3.
RESPONSABLE
DEL ARCHIVO
FOTOGRÁFICO
PERSONAL
PRESTACIÓN
SERVICIOS
COMITÉ
DE
DE
DE
BIBLIOTECA
3.2 AUTORIDAD
Facultado
Responsable
Fotográfico
Actividad
del
Archivo
Concesiona servicios no conformes.
Gestiona recursos necesarios para bienes y servicios para la realización del
servicio.
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4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FRECUENCIA
1
Recepción de solicitud de
servicio
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
Cuando lo solicita el usuario
2
Programación de cita
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
3
Notificación de cita
Gestión de reparación de la
unidad de servicio
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
7
Verificación de la unidad
nueva o reparada
Responsable del
Archivo Fotográfico
8
Incorporación al servicio
Cuando lo permita la
disponibilidad de espacio.
Cuando se programe una cita.
Cuando se detecta una unidad
de servicio no conforme
Cuando se adquiera o repare
una unidad de servicio o se
contrate un servicio.
Cuando ingrese una unidad de
servicio
9
Aseo de los espacios físicos y
colecciones
10
Apertura de los servicios
11
6
Responsable del
Archivo Fotográfico
Personal de prestación
de servicios
Personal de
intendencia
y personal de servicios
al público.
REGISTRO
Solicitud de elaboración libre
Agenda de citas.
Comunicado Email; mensaje,
memorando, etc.
BIIH_R_SABS_7.4.2_2013_01
BIIH_R_SABS_7.4.2_2013_01
BIIH_R_SABS_7.4.2_2013_01
Diario
BIIH_R_AA_7.5.5_2013_o1
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
Diario
BIIH_R_EMDCS_8.1_2013_01
Orientación a usuarios
Responsable del
Archivo Fotográfico
Diario
BIIH_R_EMDCS_8.1_2013_01
12
Registro de usuarios
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
Diario
BIIH_R_PS _7.5.1_ 2013_01
SB _DE _LFPDPPP_7.2.1.D
13
Prestación de servicios
Diario
BIIH_R_PS _7.5.1_ 2013_01
14
Uso del servicio
Responsable del
Archivo Fotográfico
Usuario
BIIH_R_PS _7.5.1_ 2013_01
17
Medición del proceso
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
Cuando lo solicite
Diariamente/Reunión de
registros mensual.
Página 3 de 6
BIIH_R_EMDCS_8.1_2013_01
BIIH_R_PS _7.5.1_ 2013_01
5 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE SERVICIOS EN EL ARCHIVO FOTOGRÁFICO
PERSONAL DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
FOTOGRÁFICO
USUARIOS
Inicio
Recibe solicitud
de servicio
Programa cita
para la consulta
Informa
necesidades de
información del
usuario a la R.A.F.
Reúne los
materiales y el
equipo para la
consulta
Notifica cita vía
internet al usuario
Recibe
notificación y
acude a la cita
¿Requiere
orientación?
No
SI
Proporciona
orientación al
usuario
Usa el servicio
Evalúa el servicio
Mide indicadores
del servicio
Envía información
A Dropbox para el
GIC
Fin
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6 DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
Término
Definición
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
Archivo
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura
Medida en la cual los servicios de una biblioteca o centro de información
Disponibilidad de un
universitario se encuentran disponibles para los usuarios. La disponibilidad de un
servicio
servicio puede ser medida en: servicios disponibles, unidades de servicio
disponibles o porcentaje de disponibilidad de los servicios.
Medida en la cual los servicios de una biblioteca, o centro de información
universitario, cumple con los requisitos de la normativa relacionada con los
Pertinencia
de
un
servicios. La pertinencia de un servicio puede ser medida en: servicios
servicio
pertinentes, unidades de servicio pertinentes o porcentaje de pertinencia de los
servicios.
Se define como el instrumento administrativo y fundamental de control de
personalidad de cuantos usuarios accedan a la información que proporciona el
Registro y acreditación
Archivo y de identificación de los fondos sobre los que se ha desarrollado dicho
acceso.
Unidad física o virtual, por medio de la cual, el usuario de una biblioteca o centro
de información universitario accesa a la información. Éstas pueden ser: espacios
para la lectura, terminales de auto-acceso, unidades lectoras de microfilm, acceso
Unidad de servicio
simultáneo a un servicio de información en línea, espacios en aulas para la
formación de usuarios, y cualquier otra unidad de acceso a la información para
usuarios.
7 DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código
SB_M_MGC_4.2.1.b_2013_01
Título
Manual de Gestión de la Calidad
BIIH_DN_RI_7.2.1_c_2002_01
Reglamento Interno
BIIH_PC_PPS_7.1_2013_01
Plan de calidad del proceso de prestación de servicios
SB_P_CPNC_8.3_2013_01
Procedimiento Control del producto no conforme
SB_P_PACP_8.5.2_8.5.3_2013_01
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas
SB_PCD_4.2.3_2013_01
SB_P_PCR_4.2.4_2013_01
Procedimiento Control de los documentos
SB _DE _LFPDPPP_7.2.1.D
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares
Procedimiento control de los registros
8 REGISTROS
Código
Título
Catálogo de colecciones y servicios
BIIH_R_CCS_7.2.2_2013_01
BIIH_R_DNU_7.2.1.a_2013_01
Detección de necesidades de los usuarios
BIIH_R_ESU_8.2.1_2013_01
Encuesta de satisfacción de los usuarios
Página 5 de 6
BIIH_R_QSFU_8.2.1_2013_01
Quejas Sugerencias y Felicitaciones de los usurios
BIIH_R_SABS_7.4.2_2013_01
Solicitud de adquisición de servicios
BIIH_R_PS _7.5.1_ 2013_01
Papeleta de Servicios
BIIH_R_EMDCS_8.1_2013_01
BIIH_R_CPS_8.1_2013_01
Estadística Mensual de Disponibilidad de Colecciones y Servicios
Conteo de papeletas en sala
9 ABREVIATURAS
Abreviatura
Significado
Abreviatura
Significado
CB
Comité de Biblioteca
PSP
Personal de servicios al público
GIC
Gestor Interno de la calidad
SGC
Sistema de Gestión de la calidad
RAF
Responsible del Archivo Fotográfico
PPS
Proceso de prestación de servicios
10 CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción del cambio
Fecha de aprobación
01/2013
Primera versión
20 de agosto de 2013
Página 6 de 6
Evidencia de aprobación