Estudio de Caso 2015-01-EN Enero 2015 EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÒN DE RECURSOS HUMANOS PARA UNA AGENCIA INTERGUBERNAMENTAL: EL CASO DE LA UNIDAD COORDINADORA DE CDEMA Rose-Fidélité NDAYISHIMIYE 1 I. El problema La Agencia de Gestión de Emergencias de Desastres (Caribbean Disaster Emergency Management Agency -CDEMA), la cual es una agencia intergubernamental encargada de la supervisión de la gestión del riesgo en los 18 Países Participantes2, se encuentra actualmente implementando su Estrategia Regional de Gestión Integral de Desastres (MID) 2014-2024 (CDM Strategy, por su nombre en inglés). Su Unidad Coordinadora, CDEMA CU (por su nombre en inglés), coordina la implementación de la Estrategia y provee orientaciones en gestión de desastres en términos de la preparación, mitigación y respuesta. La CDEMA CU elabora el Plan Corporativo (2014-2017) para contribuir a la Estrategia MID. Con el ánimo de liderar la organización bajo el enfoque de Gestión para Resultados (GpR), la agencia decidió desarrollar el Sistema de Gestión del Desempeño del Personal (SGDP) que le permitirá a la organización hacer seguimiento del desempeño vinculado al Plan Corporativo. Por ello, CDEMA CU contrató al Instituto IDEA Internacional para desarrollar las herramientas de gestión, incluyendo entre otros, el nuevo SGDP. II. Enfoque Utilizado El primer paso fue desarrollar un marco de análisis para guiar el diagnóstico y la elaboración del Ciclo de Gestión del Desempeño del Personal (SGDP). En la Figura 1 se describen las 5 áreas del ciclo típico del 1 Las ideas expresadas en este documento son de los autores y no necesariamente reflejan las ideas de IDEA. Son presentadas únicamente por el beneficio de la discusión de ideas y practicas 2 Este simposio se realizó en la Escuela Nacional de Administración Pública (ENAP) en Montreal del 11 al 12 de octubre de 2012 sobre el tema: Evaluación para la toma de decisiones. 2 Los 18 Países Participantes son: Anguila; Antigua y Barbuda; Bahamas; Barbados; Belice; Dominica; Granada; Guyana; Haití; Jamaica; Montserrat; St. Kitts y Nevis; Santa Lucia; San. Vicente y las Granadinas; Surinam; Trinidad and Tobago; Islas Turcas y Cacos; e Islas Vírgenes. IDEA International – PC -2015.01.ES 1 SGDP3 para apoyar: (1) la planeación de los resultados, competencias e incentivos al definir y clarificar los resultados individuales esperados en los acuerdos de desempeños, así como las competencias e incentivos a ser vinculados con el nivel de logro de resultados durante el proceso de evaluación; (2)el desarrollo de las habilidades del personal a través de la elaboración y ejecución de un plan de capacitación anual; (3) el entrenamiento (“coaching”) del equipo por parte de los supervisores o por parte de “pares”; (4) retroalimentación formal resultante de los encuentros mensuales persona a persona, así como de las reuniones trimestrales, de mitad de año o evaluaciones anuales; (5) una evaluación objetiva del desempeño y el cálculo de incentivos así como el uso de un seguimiento de las lecciones aprendidas de la evaluación en el proceso de toma de decisiones. Figure 1: Marco de Análisis del Ciclo SGDP Planeación:Resultados, competencias e incentivos Evaluación y segimiento Ciclo de Gestión del Desempeño del Personal Retroalimentación Desarrollo de habilidades Entrenamiento El diagnóstico se basó en un cuestionario de preguntas semi-abiertas dirigidas a los participantes en dos grupos focales organizados respectivamente con gerentes y con personal técnico, adicional a las entrevistas individuales organizadas con cada gerente y el personal técnico. La revisión del diagnóstico resaltó que el CDEMA CU no contaba con las herramientas adecuadas para hacer la evaluación y el monitoreo a las medidas correctivas. Se propuso una política de gestión del desempeño, incluyendo los siguientes elementos: (i) roles y responsabilidades; (ii) guía para fijar los indicadores/metas del desempeño de gestión; (iv) una estrategia de gestión del desempeño para el personal; (v) un sistema de monitoreo del desempeño del personal (alineado con el sistema de M&E en línea, el CDM Monitor que utiliza el software de Monitoring for Results software- M4R); (vi) periodos de revisión del desempeño con contenidos específicos (formativos y finales); y, (vii) un sistema de evaluación (forma y criterio) con incentivos aplicados. Herramientas adicionales fueron propuestas para mejorar el proceso de reportaje y M&E, incluyendo el contenido genérico de los reportes de avance y desempeño, un formato para el plan de fortalecimiento de capacidades, y un formato prototipo de una evaluación de 360 grados. 3 Fuente: adaptado por IDEA del modelo de la Oficina de Gestión del Personal de Estados Unidos (U.S Office of Personnel Management). IDEA International – PC -2015.01.ES 2 La Política de Gestión del Desempeño es una base para asegurar que el desempeño del personal sea adecuadamente planeado, desarrollado, fortalecido, entrenado, monitoreado y evaluado desde una perspectiva de GpR. Los Planes de Trabajo y los Acuerdos de Desempeño deben ser elaborados en referencia al Plan Corporativo, así como con su referente en el presupuesto en Plan de Trabajo Anual. Concretamente, al comienzo de cada año fiscal, los gerentes deben primero identificar las actividades que corresponden a las prioridades anuales de la unidad/programa/Proyecto de los cuales son responsables, como se ilustra en el Plan de Trabajo Anual, acorde con el Plan Corporativo, y segundo, adjudicar estas actividades a los empleados acorde con sus descripciones de trabajo. El Plan de Trabajo contiene actividades, indicadores de resultado para los resultados y metas. Cada persona elabora un Plan de Trabajo individual y alinea a sus metas periódicas con las metas de la Unidad y se pone de acuerdo con su gerente (supervisor) sobre el Acuerdo de desempeño. Este documento detalla las expectativas de los gerentes en términos de completar sus actividades, los indicadores de resultados y clarifica la escala de calificación por resultados y competencias. Con el ánimo de hacer seguimiento al desempeño y evaluar el logro de resultados, se propuso un sistema de M&E de Gestión del Personal como parte del sistema de M&E (CDM Monitor) para el Plan Corporativo del CU. Esta herramienta permitirá a los gerentes monitorear, en tiempo real, el estatus de las actividades y presupuestos. El formato de Evaluación del Desempeño captura varios aspectos del desempeño de personal. Contiene (4) cuatro secciones: (1) clasificación de los resultados en términos de la eficiencia y efectividad, (2) clasificación de competencias; (3) necesidades en términos del desarrollo de habilidades; (4) incentivos y el criterio para poder acceder a ellos. Con el propósito de reducir la subjetividad en la evaluación de competencias, se propusieron criterios así como se recomendó hacer ponderación de 75% a los resultados y 25% a las competencias. III. Lecciones aprendidas El dominio de los gerentes sobre la Estrategia DIM y el Plan Corporativo de la CDEMA CU permitirá llevar a cabo el diseño del sistema de M&E del Desempeño del Personal porque todas las unidades tendrán la posibilidad de definir roles y responsabilidades alineados al logro de las metas del CDEMA CU. Este caso es un ejemplo de cómo la planeación debe ser hecha a todos los niveles y debe ser acompañada por un Sistema de monitoreo que permita hacer el seguimiento de desempeño así como un Sistema objetivo de evaluación del desempeño. El desempeño guiado por las descripciones de trabajo debe ser remplazado por acuerdos de desempeño guiados por evaluación del desempeño con actividades y metas alineadas al Plan de Trabajo Anual de la Unidad. Esto requiere especificar claramente los resultados y la articulación con insumos con productos y resultados inmediatos. Nota: Para comentarios a este estudio de caso, por favor contactar a [email protected]. Este estudio de caso se puede reproducir indicando las fuentes. IDEA International – PC -2015.01.ES 3