Recursos humanos - SAP Help Portal
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Documentación del producto SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Recursos humanos PUBLIC Tabla de contenidos 1 Recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.1 Datos organizativos necesarios para Recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal 13 3 Administración de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ciclo de vida de empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Vista de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.2 3.3 3.4 Guía rápida para trabajo (en administración de personal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Completar datos de nómina: Versiones de país . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Vista Tareas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Administración de personal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Contratar a un empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Change Tax Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Vista Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Guía rápida para empleados (en Administración de personal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Modificar la asignación de grupo de nómina de un empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Añadir datos de retención de impuestos: EE.UU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Vista de Autoridades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Guía rápida de autoridades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Configuración de Autoridades fiscales para Procesamiento de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Asignar un empleado a una autoridad fiscal local de nueva creación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Vista de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4 Administración de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 4.1 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.5 3.6 Tipos de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Cuentas de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Ajustes personalizados para cuentas de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Cuentas de horario de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Reglas de cuenta de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Prima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Opciones de aprobación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Servicios de registro de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Tabla de contenidos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 3 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Vista de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Guía rápida para trabajo (en Administración de tiempos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Completar datos de tiempo (Contratación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Vista Tareas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Guía rápida de tareas frecuentes (en Administración de tiempos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Actualizar un calendario de días festivos divergente para un empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Ejecutar cierre del día para un empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Revisar saldos de cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Administrar ejecuciones de cierre del día . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Vista Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Guía rápida para empleados (en Administración de tiempos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Asignar una cuenta de tiempos de vacaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Crear una nueva cuenta de tiempos ad hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Asigne un horario de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Vista Modelos de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Guía rápida de Modelos de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Crear un modelo diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Crear un modelo de horario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Crear un modelo de período . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Vista Registro de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Guía rápida Registro de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Tratar mensajes de registro de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Editar registros de tiempos: Administrador de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Visualizar comprobante de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Cargar tiempos con Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Aprobar registros de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Guía rápida Recordatorios para aprobaciones de los tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Vista de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 5 Remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 5.1 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Conceptos básicos sobre remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 5.2 Vista de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Guía rápida para Tareas (en Remuneración) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 4.7 Completar datos de remuneración: Contratación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Vista Tareas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Remuneración) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 5.4 Vista Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Guía rápida para Empleados (en Remuneración) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 5.5 Vista Componentes de remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 5.3 4 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Tabla de contenidos 5.6 5.7 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Guía rápida de componentes de remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Crear un nuevo componente de remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Actualizar asignación de tipo de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Actualizar asignación de tipo de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Vista de Estructuras de remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Vista de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 6 Procesamiento de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 6.1 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 6.3 6.4 159 Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Alemania) . . 159 Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Estados Unidos) 160 Contabilizar resultados de cálculo de nómina con carga de Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . 162 Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo 164 Vista de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Guía rápida para Tareas (en procesamiento de cálculo de nóminas) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Vista Tareas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Procesamiento de nómina) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Actualizar Períodos de cálculo de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Ajustar reglas de conversión XSLT (Gestionar plantillas de conversión XSLT) . . . . . . . . . . . . . . 173 Vista Ejecución de cálculo de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Guía rápida de ejecución de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Crear un archivo de datos de nómina XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 7 Gestión de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420 7.1 Vista Búsqueda de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420 Guía rápida de búsqueda de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 Búsqueda de un recurso adecuado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Vista Perfiles de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Guía rápida de perfiles de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Actualizar un perfil de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Vista de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Utilización real . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Utilización prevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 Demanda prevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 7.2 7.3 8 Gestión de privacidad de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 8.1 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Tabla de contenidos 442 P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 5 8.2 8.3 8.4 Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 Vista de divulgación de datos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 Guía rápida Divulgación de datos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 Divulgar datos personales de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446 Divulgación de datos de prestador de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 Vista de eliminación de datos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Guía rápida de Eliminación de datos de socio comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Eliminar datos personales de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451 Borrado de datos de prestador de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 Vista Eliminación de datos de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455 Eliminación de datos de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455 9 Configuración empresarial: Ajuste preciso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 9.1 Administración de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2 9.3 458 Guías de configuración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 Configuración: Actividades de ajuste preciso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464 Gestión de tiempos de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465 Entorno empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465 Guías de configuración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 Guías de configuración: Ejemplos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 Configuración: Actividades de ajuste preciso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479 Procesamiento de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Configuración empresarial: Tipos de pago de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Configuración empresarial: Grupos de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507 10 Configuración empresarial: Integrar y prorrogar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 10.1 Configuración: Componentes de remuneración: Otros proveedores - Alemania . . . . . . . . . . . . . . . 508 10.2 Configuración: Componentes de remuneración: Otros proveedores - EE. UU. . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 10.3 Configuración: Crear y actualizar períodos de cálculo de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 10.4 Configuración: Estructuras de remuneración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 10.5 Configuración: Distribución del trabajo del empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510 10.6 Configuración: Período de inicio de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510 10.7 Configuración: Oficina central de seguridad social - Alemania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 6 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Tabla de contenidos 1 Recursos humanos Resumen La solución SAP Business ByDesign le ayuda a integrar sus procesos de recursos humanos con otros procesos centrales, lo que garantiza que los datos de recursos humanos adecuados estén disponibles para los empleados cuando lo necesiten. El software tiene workflows integrados y funciones, como los formularios e informes relacionados con recursos humanos, para ayudar a los empleados a gestionar mejor y completar sus tareas. Relevancia La división Recursos humanos se recomienda si usted necesita soporte para: ● Administración de personal ● Gestión de tiempos de personal ● Remuneración ● Procesamiento de nómina ● Gestión de recursos ● Gestión de privacidad de datos Beneficios ● Sus tareas de HR se simplifican. La solución SAP Business ByDesign encamina de forma proactiva las tareas, solicitudes de autorización y alertas a los empleados en función de sus responsabilidades en la empresa. El software le ayuda a racionalizar la ejecución de tareas diarias, simplificar el mantenimiento de los datos de empleado y resolver fácilmente las solicitudes de empleados. La automatización de procesos empresariales y el soporte integrado para mejores prácticas ayudan a sus empleados a priorizar tareas y seguir si las tareas se completan. ● Los procesos de HR se integran con otros procesos centrales en su empresa. SAP Business ByDesign ofrece soporte para la integración de procesos de HR con el cálculo de coste del proyecto, la contabilidad interna, el registro de tiempos y la gestión de gastos. Otras divisiones que no son HR que se benefician de esta estrecha integración incluyen la gestión de proyectos, la contabilidad financiera y el aprovisionamiento. Por ejemplo, el registro de tiempos está relacionado con facturación, distribución de los ingresos y análisis de la rentabilidad. Debido a esta integración, se pueden acelerar los procesos para registrar los horarios de trabajo y crear facturas. El registro de tiempos también está relacionado con el aprovisionamiento de servicio para facilitar tareas, como informar de las horas trabajadas mediante recursos o prestatarios de servicios externos. Cuando los recursos externos tienen acceso a las hojas de tiempos en SAP Business ByDesign, todos los datos relacionados están centralizados y actualizados. Las funciones de ocupación están vinculadas a la gestión de proyectos y HR, de forma que los gestores y los jefes de proyecto pueden ver los datos detallados, como quién está asignado a qué proyecto o quién tiene vacaciones planificadas. ● Puede otorgar conformidad mediante la generación automática de derechos de acceso de empleado. Con SAP Business ByDesign puede definir un proceso de contratación para roles específicos. Al contratar un empleado nuevo o trasladar uno existente, el software utiliza datos organizativos (como información de departamento y de rol) para generar un perfil de seguridad completo para el empleado, incluyendo los derechos de acceso del empleado en SAP Business ByDesign. Esta propuesta se envía al superior directo SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Recursos humanos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7 adecuado y a los administradores para su verificación y perfeccionamiento. Usted puede hacer restricciones incrementales manualmente, por ejemplo, para forzar la separación de funciones para protegerse contra el fraude. Los traslados de empleados son mucho más fáciles porque el software genera un perfil de seguridad para el empleado. Y si su empresa es internacional, SAP Business ByDesign garantiza que su departamento de Recursos Humanos pueda supervisar los empleados en otros países y conseguir la completa conformidad con las normativas locales. ● 8 Su nómina externa. Con la solución, SAP ofrece un proceso de nómina basado en archivos, que admite la integración con proveedores de servicios de nómina externos. SAP Business ByDesign le ayuda a garantizar que mantiene el control y la visibilidad del proceso de cálculo de nómina, incluso si es externo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Recursos humanos 2 Entorno empresarial 2.1 Datos organizativos necesarios para Recursos humanos Resumen Este documento proporciona la información necesaria para definir los datos de Recursos humanos relacionados con Gestión organizativa. Para cada variante de alcance de Recursos humanos, enumera los datos necesarios y opcionales desde una perspectiva organizativa. También proporciona recomendaciones para los clientes que desean pasar a variantes de alcance de Recursos humanos diferentes. Describe, por ejemplo, los datos organizativos que se deben actualizar cuando el alcance se amplía desde Gestión de datos maestros de personas para incluir Administración de personal o Gestión de tiempos de personal. Gestión de datos maestros de personas Con Gestión de datos maestros de personas, solamente se actualizan datos básicos de empleado. Esto permite asignar empleados a la estructura organizativa y asignarles puestos de trabajo. Esto se hace en los centros de trabajo Gestión organizativa y Socio comercial. En el alcance Gestión de datos maestros de personas, no se usa el centro de trabajo Administración de personal, por lo que no se pueden realizar contrataciones, traslados ni rescisiones de contrato explícitos de empleados. Para preparar el sistema para Gestión de datos maestros de personas, debe hacer lo siguiente: ● Crear una estructura organizativa básica Debe haber una estructura organizativa básica disponible para empleados y prestatarios de servicios. Se debe actualizar al menos una unidad organizativa. No es necesario asignar empleados a ninguna unidad organizativa. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas. En esta vista puede crear o editar la estructura organizativa. Si desea actualizar a Administración de personal, se recomienda que haga lo siguiente: ● Actualizar la estructura organizativa Asegúrese de que la estructura organizativa contenga unidades organizativas con las siguientes definiciones asignadas: Empresa, residencia fiscal, centro de coste y unidad de línea jerárquica. Los empleados se deben asignar solamente a centros de coste y unidades organizativas que estén en la misma unidad de línea jerárquica o en una inferior. Así, el sistema puede determinar los atributos para cada empleado. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque las definiciones relevantes para las unidades organizativas en la ficha Definiciones . Administración de personal Para preparar el sistema para Administración de personal, debe hacer lo siguiente: ● Asignar la empresa de definición a una unidad organizativa La empresa, incluido el país de inscripción, representa el empleador legal de cada empleado y es obligatoria para el contrato de trabajo. Permite que el sistema determine la empresa para cada empleado y se usa para verificar si el país de contratación es el mismo que el país de inscripción de la empresa. Si son distintos, se muestra una advertencia que señala que el país de contratación es incorrecto. El sistema no impone que los SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 9 países de contratación y de empresa sean los mismos. Esto es para respaldar las Societas Europaea (SE) o "empresas europeas". En estas empresas, el país de inscripción de la empresa y el de contratación pueden ser diferentes. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa relevante como Empresa en la ficha Definiciones . Después se le pedirá que especifique el País de inscripción y, en función de eso, el sistema propondrá una Moneda estándar. ● Asignar la residencia fiscal de definición a una unidad organizativa y especificar una dirección La dirección fiscal es necesaria para Administración de personal. Los empleados se pueden asignar solamente a unidades organizativas que sean direcciones fiscales o que estén por debajo de ellas. La definición de la estructura organizativa influirá en la manera en que se realicen los informes legales. Las necesidades de informes sobre Igualdad de oportunidades de empleo deberían, por ejemplo, tenerse en cuenta al momento de determinar las residencias fiscales dentro de una estructura organizativa. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa relevante como Residencia fiscal en la ficha Definiciones . La dirección de esta residencia fiscal se actualiza en la ficha Direcciones. ● Asignar la unidad de línea jerárquica de definición a una unidad organizativa Las unidades de línea jerárquica son necesarias para Administración de personal. Los empleados se pueden asignar solamente a unidades organizativas que sean unidades de línea jerárquica o que estén por debajo de ellas. Es posible que la fecha de inicio de la asignación de un empleado (contrato de trabajo) no sea anterior a la fecha a partir de la cual se hace efectiva la unidad de línea jerárquica. La fecha de inicio del contrato de trabajo de un empleado es la fecha de contratación (para nuevas contrataciones) o la fecha del primer registro de sistema (para empleados migrados). En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa relevante como Unidad de línea jerárquica en la ficha Definiciones . ● Asignar el centro de coste de definición a una unidad organizativa Los centros de coste son necesarios en la estructura organizativa. Los empleados se pueden asignar solamente a unidades organizativas que sean centros de coste o que estén por debajo de ellos. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa relevante como Centro de coste en la ficha Definiciones . ● Definir puestos de trabajo y asignar empleados Un puesto de trabajo describe las tareas y funciones de los empleados asignados al puesto. Los empleados se identifican mediante el puesto de trabajo para la ocupación de unidades organizativas o proyectos. Los puestos de trabajo son obligatorios para el proceso de contratación y para Administración de personal. Los puestos de trabajo y centros de coste se usan en la definición de recursos de mano de obra, que a su vez son necesarios para la asignación de coste interna de los empleados. En el centro de trabajo Gestión organizativa, puede crear puestos de trabajo en la vista Definición de puestos de trabajo. ● Actualizar horario de trabajo estándar El horario de trabajo estándar es el horario que haría un equivalente a tiempo completo de la empresa. Este se define en una actividad de entrada en productivo. Los valores definidos son válidos para la empresa seleccionada y se heredan en la estructura organizativa siguiente. Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Requisitos previos: El horario de trabajo está habilitado en la configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Administración de personal dentro de Recursos humanos. 10 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Horario de trabajo de la lista de actividades. Se recomienda que también haga lo siguiente: ● Asignar gerentes a unidades organizativas Cada unidad organizativa debe tener asignado un gerente para que el sistema pueda transferir documentos, como informes de gastos y solicitudes de compra, al superior directo del empleado. Si no se encuentra un gerente para la unidad organizativa del empleado, el sistema intentará determinarlo a partir de unidades de línea jerárquica que estén más arriba en la estructura organizativa. Esto no es obligatorio para Administración de personal. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y asigne gerentes a unidades organizativas en la estructura organizativa con la ficha General . ● Crear empleados de países no admitidos por el sistema como prestatarios de servicios Recursos humanos admite una cantidad limitada de países. Si tiene empleados en países actualmente no admitidos por Recursos humanos, debe definir la estructura organizativa de esos países y luego asignar los empleados a la estructura como prestatarios de servicios. Actualmente, se admiten los siguientes países: DE, US, CN, FR, IN, UK. Si desea extender su alcance para incluir Administración de personal, debe tener en cuenta lo siguiente: ● Actualizar necesidades y recomendaciones para Administración de personal Debe hacer esto antes de extender el alcance para incluir administración de personal. ● Actualizar horario de trabajo estándar en Ajuste preciso Esto se debe actualizar como actividad en la fase de ajuste preciso durante la ampliación de alcance y no antes. ● Asignar puestos de trabajo a empleados Esto se puede hacer durante la fase de migración de empleados de la ampliación de alcance. El puesto de trabajo de un empleado se puede seleccionar dentro de las pantallas de migración. Gestión de tiempos de personal Para preparar el sistema para Gestión de tiempos de personal, debe hacer lo siguiente (además de lo necesario para Administración de personal): ● Asignar gerentes a unidades organizativas con la unidad de línea jerárquica de definición Esto es obligatorio cuando los procesos de aprobación están dentro del alcance. Si los procesos de aprobación de Recursos humanos están dentro del alcance, el sistema intenta asignar un gerente de una unidad de línea jerárquica como aprobador responsable. Si no se encuentra un gerente de unidad de línea jerárquica para la unidad de línea jerárquica del empleado, el sistema intentará determinar un gerente a partir de unidades de línea jerárquica que estén más arriba en la estructura organizativa. La determinación de un aprobador es necesaria para la transferencia de tareas de aprobación. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y asigne gerentes a unidades organizativas en la estructura organizativa con la ficha General . ● Asignar la residencia fiscal de definición a una unidad organizativa La residencia fiscal es un prerequisito para el calendario de días laborales. Si desea definir calendarios de días laborables con días festivos locales, debe actualizar las residencias fiscales. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa relevante como Residencia fiscal en la ficha Definiciones . ● Actualizar calendario de días laborables Define los días laborables y es un prerrequisito para la implementación del calendario (local) de días festivos. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 11 El calendario de días laborables se define en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la fase Ajuste preciso, seleccione la actividad Calendario de días laborables. El calendario de días laborables se asigna a la estructura organizativa en el centro de trabajo Gestión organizativa. Para obtener más información, consulte Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo [página 104]. ● Actualizar calendario de días festivos El calendario de días festivos se asigna al calendario de días laborables y define qué días del año son días festivos públicos o específicos de la empresa. El sistema usa el calendario de días festivos para evaluar registros de tiempos. Por ejemplo, las vacaciones que se toman en un día festivo no se deben deducir de la cuenta de vacaciones. El calendario de días festivos se define como parte de la definición del calendario de días laborables. Para obtener más información, consulte Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo [página 104]. Si desea extender su alcance para incluir Gestión de tiempos de personal, debe tener en cuenta lo siguiente: ● Actualización de las necesidades para Gestión de tiempos de personal Debe hacer esto antes de extender el alcance para incluir Gestión de tiempos de personal. ● Asignación de gerentes a unidades de línea jerárquica Esto se puede actualizar después de completar la ampliación de alcance. Los gerentes se asignan a la estructura organizativa en el centro de trabajo Gestión organizativa. Seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y asigne gerentes en la ficha General . Remuneración y cálculo de nómina Remuneración y cálculo de nómina siempre están dentro del alcance juntos. Para preparar el sistema para Remuneración y cálculo de nómina, debe hacer lo siguiente (además de lo necesario para Gestión de tiempos de personal): 12 ● Actualizar moneda de empresa La moneda seleccionada para la empresa es relevante para remuneración y cálculo de nómina. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y marque la unidad organizativa como Empresa en la ficha Definiciones . Después se le pedirá que especifique el País de inscripción y, en función de eso, el sistema propondrá una Moneda estándar. En la ficha Direcciones, puede añadir la dirección de la empresa. ● Actualizar centros de coste en el sistema SAP y en el sistema de cálculo de nómina Los centros de coste se deben actualizar en el sistema SAP y en el sistema de cálculo de nómina externo. El centro de coste de un empleado se incluye en los datos de interfaz del sistema SAP al sistema de cálculo de nómina, porque para el procesamiento de nómina se necesitan los datos del centro de coste para contabilizar los resultados del cálculo de nómina en finanzas. Los empleados se deben asignar solamente a unidades organizativas que sean centros de coste o que estén por debajo de ellos. Así, el sistema puede determinar el centro de coste para cada empleado. ● Asignar IDs de empresas, residencias fiscales y centro de coste en el sistema de cálculo de nómina y en el sistema SAP Si los datos SAP deben cargarse en el sistema de cálculo de nómina, se necesita una asignación entre los IDs de empresas, residencias fiscales y centros de coste. La asignación se debe realizar en el sistema de cálculo de nómina externo o durante el proceso de carga. Se recomienda que las residencias fiscales estén sincronizadas con las ubicaciones establecidas en el sistema del proveedor de servicios de nómina. La residencia fiscal de un empleado se incluye en el extracto de nómina para los informes de impuestos. ● Nómina EE. UU.: Actualizar ID en proveedor de servicios de nómina Algunos sistemas de nómina en EE. UU. necesitan la unidad de línea jerárquica del empleado para los informes de cálculo de nómina. Si el ID en Proveedor de servicios de nómina se actualiza como identificador de © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial actividades empresariales externas para la unidad de línea jerárquica, esta información se incluye en los datos de interfaz transferidos del sistema SAP al sistema del proveedor de servicios de nómina. En el centro de trabajo Gestión organizativa, seleccione la tarea común Editar estructuras organizativas y, luego, la unidad de línea jerárquica. En la ficha General, seleccione Identificadores de actividades empresariales externas. ● Nómina EE. UU.: Actualizar régimen fiscal de la empresa (nivel federal) Se necesita el régimen fiscal de la empresa (nivel federal) para actualizar la información fiscal federal de los empleados. La empresa de un empleado, como se asigna dentro de la estructura organizativa, debe estar alineada con el Número de identificación fiscal federal adecuado para los informes W-2 o 1099. El Número de identificación fiscal federal también se transfiere al sistema de cálculo de nómina del proveedor de servicios de nómina. Los regímenes fiscales de la empresa se definen en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la fase Ajuste preciso, seleccione la actividad Normativas fiscales de otros proveedores - Estados Unidos. También se recomienda que haga lo siguiente: ● Nómina EE. UU.: Actualizar régimen fiscal de la empresa (nivel estatal) El sistema usa el régimen fiscal de la empresa (nivel estatal) para proporcionar información fiscal estándar de los empleados. En función de la residencia fiscal del empleado, durante el proceso de contratación se proporciona la autoridad fiscal estatal adecuada como valor estándar. Para esto es necesario el Número de identificación fiscal. Los regímenes fiscales de la empresa se definen en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la fase Ajuste preciso, seleccione la actividad Normativas fiscales de otros proveedores - Estados Unidos. Si desea extender su alcance para incluir Remuneración y cálculo de nómina, debe tener en cuenta lo siguiente: ● Actualizar necesidades para remuneración y cálculo de nómina Debe hacer esto antes de extender el alcance para incluir Remuneración y cálculo de nómina. Consulte también Guía rápida: Estructuras organizativas Guía rápida: Definición de puestos de trabajo 2.2 Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Resumen Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 13 En resumen: Administración de personal registra datos maestros personales y organizativos del empleado y proporciona cualquier dato relevante para la nómina al procesamiento de nómina. Administración de tiempos almacena en la nómina información sobre presencias y ausencias relevantes para el pago dentro del período de nómina. Remuneración proporciona los datos de pago necesarios para la nómina, divididos en pagos y deducciones únicos o periódicos. Procesamiento de nómina fusiona, por grupo y período de nómina, todos los datos relevantes para la nómina proporcionados por los otros tres centros de trabajo y verifica la consistencia de los datos antes de enviarlos al proveedor de servicios de nómina para que los procese. Requisitos previos Opciones de configuración 1. Definición de alcance: Recursos humanos con nómina La gestión de recursos humanos con nómina está activa en su configuración de soluciones. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Integración de nómina y Procesamiento de nómina y responda las cuestiones relacionadas con la implementación de la configuración de nómina en el sistema ByDesign. 2. Ajuste preciso: Grupos de nómina Los grupos de nóminas están activados en su configuración de la solución. Para encontrar esta actividad de ajuste preciso, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase de ajuste preciso y, bajo Procesamiento de nómina, seleccione Grupos de nóminas — <País> para su país seleccionado en la lista de actividades. Es posible que también haya modificado los siguientes elementos entregados con anticipación: ● Tipos de pago de proveedor - Se entregan con anticipación en Configuración empresarial. Tiene la opción de corregir estas parametrizaciones estándar para ajustarlas a sus necesidades. ● Componentes de remuneración - Un conjunto de componentes de remuneración se entregan con anticipación y, posteriormente, se pueden adaptar en la vista Componentes de remuneración. ● Pago de primas - Para obtener más información, consulte aquí [página 63]. ● Cuentas de tiempos - Para obtener más información, consulte aquí [página 55]. Tareas de compensación Para que la integración funcione, las siguientes cuatro tareas basadas en Remuneración se deben realizar en la vista Componentes de remuneración. Estas tareas se resumen en la siguiente tabla: 14 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial Tarea Explicación Copiar componente de remuneración Corregir componentes de remuneración entregados con anticipación de acuerdo con la directriz de remuneración de la empresa Actualizar asignación de tipo de pago [página 150] Asignar componentes de remuneración a los tipos de pago específicos de proveedor para que los componentes se transfieran correctamente al sistema de cálculo de nómina Actualizar asignación de tipo de tiempo [página 152] Asignar un tipo de tiempo y una prima a una tarifa por hora y a un componente de remuneración resultante para garantizar que el pago del tiempo trabajado se procese correctamente en la nómina La asignación de tipo de tiempo no sólo es relevante para los empleados con pago por hora, sino también para los empleados asalariados que hacen horas extras, trabajan en el turno noche, los fines de semana, los días festivos, etcétera Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos [página 151] Asignar una cuenta de tiempos y una prima a una tarifa por hora y a un componente de remuneración resultante para que el pago se transfiera correctamente a la nómina Realizar las parametrizaciones necesarias para la integración de centros de trabajo de Recursos humanos Para implementar esta integración, debe realizar ciertas parametrizaciones durante la fase de configuración empresarial y, posteriormente, en las áreas de Recursos humanos relevantes, como se ilustra en el siguiente gráfico: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 15 A continuación se presentan tres ejemplos de la integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal que admite el proceso cálculo de nómina en el sistema ByDesign: 1. Pago de horas extras para un empleado con pago por hora con registro de tiempos positivo: Alemania El administrador de tiempos registra, además de las horas trabajadas regulares del empleado, dos horas extras en la vista Registro de tiempos de Administración de tiempos. Hay una prima de 50% para las horas extras. Se debe pagar la remuneración básica por las horas trabajadas regulares y por la prima. De acuerdo con los tipos de tiempos estándar y primas del sistema, el administrador de tiempos selecciona los tipos de tiempos DE0001 (horas trabajadas reales) y la prima DE0013 (horas extras: 1,5). Para la valoración monetaria del horario de trabajo, el sistema determina la tarifa por hora que se graba en el componente de remuneración correspondiente para el empleado. En este ejemplo: 20 EUR asignados en el componente de remuneración STDLOHNTA. El sistema evalúa el horario de trabajo con esta tarifa por hora de la siguiente manera: ● MEHRGVG (remuneración básica por horas extras) = STDLOHNTA (tarifa por hora) * 2 (horas extras) = 40 EUR ● MEHR50 (remuneración de prima por horas extras) = STDZUMA50 * 2 (horas extras) = 20 EUR. Aquí se usa el componente de remuneración relativo STDZUMA50, definido como STDLOHNTA (tarifa por hora) * 0.5. ● El pago total por las horas extras es 60 EUR (suma de MEHRGVG y MEHR50) Estos dos resultados se tratan como componentes de remuneración distintos en la nómina ya que deben procesarse por separado para el cálculo de impuestos. 2. Pago de un empleado asalariado con registro de tiempos basado en excepciones: EE. UU. El sueldo mensual de 5.000 USD de un empleado con salario exento se actualiza como componente de remuneración en su archivo de remuneración. Como empleado asalariado, cualquier presencia o ausencia registrada no afecta el importe de remuneración calculado en el sistema ByDesign. Los ajustes de ausencias pagadas o no pagadas solamente se pueden efectuar en el sistema del proveedor de servicios de nómina. 3. Pago de horas extras de un empleado asalariado no exento con registro de tiempos basado en excepciones: EE. UU. El sueldo mensual de 3.000 USD de un empleado con salario no exento se actualiza como componente de remuneración en su archivo de remuneración. El administrador de tiempos registra dos horas extras para este empleado en la vista Registro de tiempos de Administración de tiempos. Para estas horas extras se aplica una prima de 50%. Para un empleado con registro de tiempos basado en excepciones, el sueldo mensual no exento de 3.000 USD se graba como componente de remuneración en el archivo de remuneración. De acuerdo con los tipos de tiempos estándar y primas, el administrador de tiempos selecciona los tipos de tiempos US0001 (horas trabajadas reales) y la prima US0005 (horas extras: 1,5) Para la valoración monetaria del horario de trabajo, el sistema determina la tarifa por hora que se graba en el componente de remuneración correspondiente para el empleado; en este ejemplo, 30 USD asignados en el componente de remuneración HRATESAL. El sistema evalúa el horario de trabajo con la tarifa por hora (con un resultado de pago por horas extras de 90 USD) de la siguiente manera: ● OT1.5SAL (pago de hora extra) = HRATESAL (tarifa por hora) * 150% = 45 USD ● OTPAY (pago de horas extras) = 2 (horas extras) * OT1.5SAL = 90 USD El sistema ByDesign puede calcular automáticamente los pagos de horas extras para empleados asalariados si se actualizó una tarifa por hora especialmente para los pagos de horas extras, por ejemplo HRATESAL, en los archivos de remuneración de los empleados 16 asalariados. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial Consulte también Conceptos básicos sobre remuneración [página 137] Relevancia del cálculo de nóminas de los Métodos de registro de tiempos [página 118] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Entorno empresarial P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 17 3 Administración de personal 3.1 Entorno empresarial 3.1.1 Ciclo de vida de empleado Resumen Este documento le ofrece un resumen de las distintas fases de un empleado durante su relación laboral. El ciclo de vida de empleado comienza con el proceso de contratación, más adelante puede implicar un traslado interno de un departamento a otro, y termina cuando se pone punto final a la relación entre la empresa y el empleado. Todos estos procesos se pueden llevar a cabo fácilmente con la ayuda del sistema SAP Business ByDesign. Este documento también explica las principales funciones que los empleados pueden realizar por sí solos. Todos los empleados, por ejemplo, pueden editar sus datos personales o enviar fácilmente una solicitud de ausencia mediante los autoservicios de empleado. Estos autoservicios reducen la carga de trabajo del administrador de recursos humanos y simplifican los procesos empresariales comunes. Requisitos previos Los siguientes centros de trabajo deben estar en la definición del alcance para ejecutar el ciclo de vida completo del empleado: ● Administración de personal ● Administración de tiempos ● Remuneración ● Procesamiento de nómina ● Subvista Autoservicios dentro del centro de trabajo Página principal Hay otros dos centros de trabajo de Recursos humanos disponibles, pero no están incluidos en el proceso de ciclo de vida descrito en este documento: ● Gestión de recursos: Para obtener más información, consulte Perfiles de recursos [página 432] y Búsqueda de recursos [página 426]. ● Gestión de privacidad de datos: Para obtener más información, consulte aquí [página 442]. Características 1. 18 Contratación de un empleado Como administrador de recursos humanos de su empresa, una de sus funciones centrales es contratar a nuevos empleados y la actualizar todos los datos de empleados necesarios en el sistema. Inicialmente, a los empleados nuevos los añadirá al sistema en el centro de trabajo Administración de personal. Los datos necesarios se introducen fácilmente en una actividad guiada de 5 etapas. Después de revisar y confirmar los datos introducidos, se creará un archivo personal para el nuevo empleado. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Para obtener más información, consulte Contratar a un empleado [página 27]. La tarea Contratar un empleado sólo garantiza la creación de un objeto de empleado y el almacenamiento de los correspondientes datos maestros de empleado. Para completar el proceso de contratación y asegurarse de que el empleado recién contratado tiene un horario de trabajo y se han actualizado los datos básicos de remuneración y nómina, deberá llevar a cabo varias tareas de seguimiento en otros centros de trabajo de Recursos Humanos. Las tareas de seguimiento para completar el proceso de contratación de un nuevo empleado son las siguientes: ● La actividad guiada Completar datos de tiempos de la vista Trabajo del centro de trabajo Administración de tiempos. crea un archivo de tiempos que contiene todos los datos relativos a los tiempos como horarios o cuentas de tiempos. ● La actividad guiada Completar datos de remuneración de la vista Trabajo del centro de trabajoRemuneración. crea un archivo de remuneración que contiene todos los datos relativos a la remuneración como estructuras de remuneración o ingresos ● La actividad guiada Completar datos de nómina de la vista Trabajo del centro de trabajo Administración de personal. añade toda los datos de nómina relevantes como el grupo de nómina básico, la seguridad social o los datos fiscales. Los datos que deben actualizarse para esta actividad varían en función del país donde se está contratando al empleado. Para obtener más información, consulte Completar datos de nómina [página 21] Una vez completado el proceso de contratación puede finalizar el acceso del nuevo empleado al sistema SAP Business ByDesign en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios dentro de Administración de usuarios y accesos Usuarios empresariales . Después de esto, el nuevo empleado puede acceder a los centros de trabajo que necesite para su trabajo diario. Además, el empleado puede actualizar su información personal mediante los autoservicios de empleado en Autoservicios Resumen de autoservicios . el centro de trabajo Página principal, dentro de ● Presentar una solicitud de ausencia que se enviará al gestor para la aprobación mediante la actividad guiada New Leave Request dentro de la sección Tiempo. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de ausencia. ● Registrar el tiempo en una hoja de horas de trabajo que también será enviada al gestor para su aprobación mediante la actividad guiada Edit Time Sheet, también dentro de la sección Tiempo. Para obtener más información, consulte Editar hoja de horas de trabajo. 2. Traslado de un empleado Si un empleado cambia de unidad organizativa, de puesto de trabajo (o de ambas cosas) dentro de la empresa, el administrador de recursos humanos puede llevar a cabo la actividad rápida Trasladar a un empleado en la vista Tareas frecuentes de Administración de personal. En este caso se modifican los datos maestros del empleado de acuerdo al tipo de traslado que se haya realizado. En esta actividad puede modificar el contrato de trabajo, así como la asignación organizativa o el puesto de trabajo actual del empleado afectado. Después de trasladar al empleado dentro del centro de trabajo Administración de personal, se enviarán al administrador de recursos humanos unas tareas empresariales para actualizar los ficheros de tiempos y remuneración que corresponda para el empleado. 3. Finalización de la relación con un empleado Al terminar el período de empleo, el administrador de recursos humanos rescinde la relación del empleado con la empresa. Puede ejecutarse también en la vista Tareas frecuentes de Administración de personal mediante la actividad rápida Finalizar relación con empleado. Todavía puede revisar el archivo de tiempos del empleado cuya relación ha terminado, en el centro de trabajo Administración de tiempos. Para obtener más información, consulte Finalizar la relación con un empleado en la sección Tareas de la Guía rápida para tareas frecuentes (en Administración de personal) [página 23]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 19 4. Recontratación de un empleado También puede recontratar a un empleado que hubiera abandonado previamente la empresa ejecutando la tarea Recontratar a un empleado en la vista Tareas frecuentes de Administración de personal. Para recontratar, simplemente introduzca el antiguo ID de personal del empleado y los datos organizativos nuevos relativos a la recontratación. Tras confirmar los datos que ha introducido en esta tarea, el antiguo empleado quedará recontratado. Una gran ventaja del proceso de recontratación es que puede reutilizar los antiguos datos personales del empleado. Asimismo, puede conservar los datos que hay en el sistema sobre la contratación original del empleado seleccionando la casilla Reactivación. De esta manera se asegura la correcta gestión de los datos de remuneración que dependen del tiempo para el empleado recontratado. 3.2 Vista de trabajo 3.2.1 Guía rápida para trabajo (en administración de personal) La vista Trabajo dentro del centro de trabajo Administración de personal le proporciona una lista de todas las tareas pendientes de Administración de personal. Por ejemplo, tareas de contratación o de recontratación a completar para empleados. Esta vista se utiliza para analizar y organizar su carga de trabajo de Administración de personal y priorizar las tareas correspondientemente. Conceptos básicos La Gestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relativas a un proceso empresarial en o por su organización se completen para cumplir objetivos empresariales definidos. Mediante BTM, el sistema asigna trabajo a usuarios y les permite recibir, gestionar y completar posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a un proceso empresarial de forma eficaz. El sistema crea posiciones de gestión de tareas empresariales si requiere una entrada de un usuario acerca de un documento empresarial relativo. Estas posiciones se crean de manera que el usuario verifique, modifique, clarifique información, complete posiciones o tome una decisión como parte de un proceso empresarial. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales. Tareas Supervisar su trabajo 1. De la lista desplegable Mostrar, puede seleccionar un conjunto de tareas pendientes para ver y procesar, por ejemplo, tareas pendientes, tareas de contratación abiertas o tareas de errores abiertas. 2. Desde la lista desplegable Agrupar por, puede agrupar tareas pendientes por criterios específicos, como Fecha de vencimiento. Procesar su trabajo Las opciones siguientes están disponibles para ayudarle a completar su trabajo. ● 20 Para ver y editar documentos relativos a la posición de su pool de trabajo, haga clic en Editar . © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal ● Para crear nuevas posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a la posición de su pool de trabajo, haga clic en Nuevo y seleccione la opción relevante. ● Para obtener más información sobre tareas, notificaciones y alertas, consulte Trabajar con tareas, notificaciones y alertas. ● Para obtener información sobre solicitudes de aclaración, consulte Trabajar con solicitudes de aclaración. ● Para exportar datos comerciales a Microsoft Excel®, haga clic en Exportar y seleccione A Microsoft Excel. Par obtener información, consulte Exportar datos comerciales mediante Microsoft Excel. ● Para procesar una tarea, seleccione la posición y, desde Acciones de las opciones que se ofrecen. , seleccione una Completar datos de nómina Como parte del proceso de contratación global en el sistema, se añade información de nómina al expediente de personal de un empleado recién contratado y, con ello, se añade también el propio empleado a la nómina. Añadir datos de cálculo de nómina implica la introducción de información relevante del cálculo de nómina para todos los países soportados por el sistema ByDesign, así como la seguridad sociel específica del país, impuestos e información de empleo previa de un empleado. Esta tarea se realiza en la vista Tareas del centro de trabajo Administración de personal. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 21]. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. 3.2.2 Completar datos de nómina: Versiones de país Hay documentación disponible sobre este concepto específicamente relevante para los siguientes países: Austria, Canadá, China, Francia, Alemania, India, Suiza, Reino Unido y los Estados Unidos. Para asegurarse de que se visualiza la versión de documento específica del país relevante, seleccione Personalizar -> Mis opciones. Seleccione la ficha Ayuda en pantalla y seleccione el país relevante en el menú desplegable País. Grabe sus opciones y salga del sistema para asegurarse de que se realizan las modificaciones. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 21 3.3 Vista Tareas frecuentes 3.3.1 Entorno empresarial 3.3.1.1 Concluir relación laboral con empleados en nómina Resumen En la vista Administración de personal Tareas frecuentes , puede finalizar la relación de un empleado con su empresa. Cuando finaliza la relación con un empleado, existen consideraciones específicas que debe tener en cuenta como parte del proceso empresarial general de nómina. Flujo de proceso 1. Iniciar rescisión de contrato La tarea de rescisión de contrato se inicia en la vista Tareas frecuentes, mediante la selección de Concluir relación laboral con un empleado. Esto abre la actividad rápida Rescindir contrato de empleado. 2. Seleccionar empleado Seleccione el empleado cuyo contrato desea rescindir en el campo Empleado mediante la introducción del ID de empleado o la selección del empleado en la ventana de selección de empleado. 3. Fijar fecha de rescisión de contrato Como parte del proceso de rescisión del contrato, debe definir la Fecha de rescisión del contrato para el empleado. Cuando determine la fecha de rescisión, deberá tener en cuenta los siguientes criterios: ● Si la Fecha de rescisión del contrato es el primer día del período de nómina, el contrato del empleado se debe considerar rescindido para todo el período de nómina. En este escenario, el empleado no recibirá el salario base para el período de nómina. ● Si el contrato del empleado se rescinde el último día del período de nómina, el empleado puede cobrar el salario base para el período de nómina completo. El sistema considerará activo al empleado durante la Fecha de rescisión del contrato y lo marcará como inactivo para la nómina a partir del día siguiente. Por lo tanto, la Fecha de rescisión del contrato se debe fijar en la fecha de fin del período de nómina. ● Si el contrato del empleado se rescinde durante un período de nómina, pero no el último día del período, la Fecha de rescisión del contrato se debe fijar el último día trabajado. En este escenario, se deberá generar una sustitución de pago para pagar al empleado hasta el último día trabajado, pero no el período de nómina completo. 4. Definir detalles de rescisión de contrato Seleccione la Categoría de rescisión de contrato relevante y el Motivo de rescisión de las listas desplegables disponibles y haga clic en Grabar y Cerrar para completar la tarea. 5. Editar el expediente de personal En la vista Empleados, seleccione el registro de empleado para el empleado cuyo contrato se rescindió y haga clic en Editar . 6. Seleccionar la casilla Inactivo en cálculo de nómina En el Expediente de personal del empleado, haga clic en Relación laboral y seleccione Asignación de grupo de nómina . Seleccione la casilla Inactivo en cálculo de nómina para asegurarse de que el empleado ya no esté incluido en la instantánea del grupo de nómina. A continuación, haga clic en Grabar . 22 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Seleccione la casilla Inactivo en cálculo de nómina solamente si no se deben generar más pagos para el empleado y todos sus informes legales están completos. No seleccione esta casilla si después de la fecha de rescisión de contrato se deben pagos al empleado por indemnización, cumplimiento de contrato, bonificaciones u otros. Resultado El contrato del empleado ya se rescindió en el sistema ByDesign y el empleado ya no está incluido en el procesamiento de nómina. Para ver los resultados de la rescisión, abra el archivo de empleado en la vista Empleados. Consulte también Trabajar con instantáneas [página 177] Crear un archivo de datos de nómina XML [página 417] 3.3.2 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Administración de personal) La vista Tareas frecuentes dentro del centro de trabajo Administración de personal le permite gestionar los distintos eventos laborales de un empleado. Por ejemplo, puede contratar a un nuevo empleado, transferir a un empleado dentro de la empresa, o acabar una relación con un empleado. Este documento contiene un texto específico de una región. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones. Conceptos básicos Ciclo de vida de empleado Este documento le ofrece un resumen de las distintas fases de un empleado durrante su relación laboral. El ciclo de vida del empleado empieza con la contratación, seguida de un posible traslado interno de un departamento a otro y finaliza con la rescisión de la relación. Todos estos procesos se pueden llevar a cabo fácilmente con la ayuda de SAP Business ByDesign. Para obtener más información, véase Ciclo de vida de empleado [página 18]. Concluir relación laboral con empleados en nómina En la vista Administración de personal Tareas frecuentes , puede finalizar la relación de un empleado con su empresa. Cuando finaliza la relación con un empleado, existen consideraciones específicas que debe tener en cuenta como parte del proceso empresarial general de nómina. Para obtener más información, consulte Concluir relación laboral con empleados en nómina [página 22]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 23 Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Escenario empresarial: Administración de fuerza de trabajo El escenario empresarial Administración de fuerza de trbajo está diseñado para administrar y ejecutar eficientemente todas las tareas relacionadas con los empleados. Según el alcance de la solución que necesite, existen dos métodos para tratar los datos de personal: ● La gestión de datos maestros de la gente es el modo sencillo de administrar datos maestros básicos para los empleados y los agentes de servicio. Este personal puede estar empleado en proyectos y registrar sus horarios de trabajo utilizando Autoservicios de empleado. ● La administración de personal le permite mantener el juego completo de datos relacionados con los empleados y la relación laboral según la normativa específica del país. Puede gestionar los eventos del personal tales como la contratación de empleados, las tranferencias dentro de la organización o la finalización de la relación con un empleado. Puede acceder a archivos de personal donde puede gestionar datos tanto personales como organizativos de los empleados, así como datos relacionados con la relación laboral. Para obtener más información, consulte Administración de fuerza de trabajo. Tareas Contratar a un empleado En la actividad guiada Contratar empleados se permite introducir en el sistema información sobre un nuevo empleado contratado. Esto implica crear un contrato de trabajo y actualizar datos biográficos, de contacto y de empleo para el empleado. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 27]. Recontratar a un empleado 1. Haga clic en Nueva contratación de un empleado para abrir la tarea de recontratación. 2. Seleccione el empleado que desea recontratar en el campo ID de empleado. Basándose en el ID de empleado seleccionado, cualquier información enxistente en el sistema sobre el empleado anterior al que desea recontratar se puede visualizar. Con esto se ahorra introducir de nuevo la información básica del personal y evita los duplicados de archivos de personal para el mismo empleado. 3. 24 Introduzca o edite los datos siguentes que se necesitan para la recontratación, como sigue: ● Fecha de contratación: fecha de recontratación ● Asigne una Unidad organizativa y un Puesto de trabajo. ● Seleccione la Categoría administrativa del empleado y el Acuerdo de trabajo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal 4. ● Actualice las Horas de trabajo acordadas y el Período relevante. ● Marque la casilla de selección cláusula de no competencia en vigor si se aplica al empleado a recontratar. Las cláusulas de no-competencia generalmente se refieren al tiempo posterior a la rescisión de un contrato laboral y definen las restricciones de tareas que se pueden imponer al empleado. ● Marque la casilla de selección Reincorporación si el empleado se tiene que reincorporar a su estado anterior, con los beneficions que se aplican al período anterior de ocupación en la empresa. ● Utilice el campo Fecha de inicio de servicio para introducir una fecha de entrada ajustada que se utilizará para calcular la duración de servicio del empleado. Verifique sus entradas y haga clic en Grabar y cerrar . Los datos de recontratación para el empleado se graban al sistema. Las tareas de seguimiento para completar los datos de tiempos, remuneración y de nómina para la recontratación del empleado en su empresa se generan ahora. Modificar categoría administrativa 1. Haga clic en Modificar categoría administrativa. 2. Seleccione el empleado en el campo Empleado. El sistema pone de modo estándar el primer día del mes siguiente como la Fecha de modificación, la fecha a partir de la cual será válida la nueva categoría administrativa. Puede sobrescribir esta fecha estándar. 3. Seleccione la nueva categoría administrativa en el campo categoría administrativa. Las horas de trabajo estándar para la categoría administrativa seleccionado se visualizan. Solo para EE.UU: El Estándar FLSA para la categoría administrativa seleccionada también se visualiza. 4. Si es necesario, modifique las Horas de trabajo acordadas para adpatar el Equivalente a jornada completa calculado, en el que un valor diferente para las horas de trabajo estándar se asocia a la nueva categoría administrativa. 5. Haga clic en Grabar y cerrar . La categoría administrativa actualizada del empleado se graba en el sistema. Contratar a un prestatario de servicios como empleado 1. Seleccione Contratar agente de servicio como empleado para abrir la tarea. 2. Seleccione el prestatario de servicios que desea contratar en el campo ID de empleado. Basándose en el ID de prestatario de servicios seleccionado, se visualiza la información existente en el sistema acerca del prestatario de servicios que contrata. 3. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Introduzca o edite los datos siguentes que se necesitan para la recontratación, como sigue: ● Fecha de contratación P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 25 4. ● Asigne el prestatario de servicios a una Unidad organizativa y un Puesto de trabajo. ● Seleccione la Categoría administrativa del empleado y el Contrato de trabajo. ● Actualice las Horas de trabajo acordadas y el Período de evaluación relevante. ● Marque la casilla de selección cláusula de no competencia en vigor si se aplica al prestatario de servicios contratado. Las cláusulas de no-competencia generalmente se refieren al tiempo posterior a la rescisión de un contrato laboral y definen las restricciones de tareas que se pueden imponer al empleado. Verifique sus entradas y haga clic en Grabar y cerrar . Los datos de recontratación para el prestatario de servicios anterior se graban en el sistema. Las tareas de seguimiento para completar los datos de tiempos, remuneración y de nómina para la recontratación del prestatario de servicios en su empresa se generan ahora. Trasladar a un empleado 1. Haga clic en Trasladar empleado. 2. Busque el empleado que desea transferir en el campo empleado. 3. Introduzca la fecha en la que la transferencia se hace efectiva en el campo Fecha de transferencia. Por defecto, el sistema preselecciona el primer día del mes subsiguiente. La fecha de transferencia es la fecha desde la que es válida la nueva asignación organizativa. 4. Introduzca la nueva Unidad organizativa y el Trabajo. Por defecto, el sistema preselecciona el puesto de trabajo actual, suponiendo que el empleado o empleada sólo cambia de departamento y no de puesto de trabajo. 5. (Sólo para EE.UU): Seleccione una Categoría de trabajo para el empleado utilizando la ayuda de valor. 6. Actualice las Horas de trabajo acordadas. El sistema preselecciona las horas de trabajo acordadas actualmente en este campo. No obstante, puede corregir las horas de trabajo acordadas para ajustar el nuevo departamento/trabajo en función de sus necesidades, o ajustar el equivalente a tiempo completo (ETC) para el empleado. 7. Revise los datos que se han introducido y haga clic en Grabar y cerrar . Ahora los datos de transferencia se han grabado en el sistema. El sistema genera tareas de seguimiento para completar datos de tiempo, compensación y nómina del empleado para la transferencia del empleado. Éstas se ubican en la vista Trabajo de los centros de trabajo respectivos. Modificar datos de contacto de puesto de trabajo 1. Seleccione Modificar datos de contacto de puesto de trabajo para abrir la actividad. 2. Busque el empleado que desea transferir los datos de puesto de trabajo en el campo empleado. 3. Modifique los detalles de contacto de puesto de trabajo como sigue: ● Introduzca los nuevos detalles de comunicación como teléfono de la oficina y detalles del correo electrónico. ● 26 Introduzca los nuevos detalles de ubicación de la oficina. Haga clic en la lista de Direcciones organizativas y seleccione la dirección de la unidad organizativa a la © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal que pertenece el empleado. Si la unidad no dispone de dirección, se utiliza la dirección de la residencia fiscal a la que pertenece la unidad organizativa. Puede añadir un Edificio y la Sala a la dirección organizativa. 4. Revise los detalles y haga clic en Grabar para grabar los detalles. Los nuevos detalles de contacto de puesto de trabajo se han grabado en el sistema. Finalizar relación con un empleado La actividad rápida Concluir relación laboral con un empleado permite rescindir el contrato de trabajo entre su empresa y un empleado de su empresa. Después de completar esta tarea, también tiene que revisar los datos de tiempo, remuneración y pagos asociados con el proceso de rescisión del contrato. Se accede a esta tarea en la vista Tareas frecuentes del centro de trabajo Administración de personal. Si la nómina está incluida en el alcance de su solución SAP Business ByDesign, consulte Finalizar relación con empleados en nómina [página 22] para obtener más información acerca de cómo gestionar el proceso de rescisión del contrato en el procesamiento de nómina. 1. Haga clic en Finalizar relación con un empleado para abrir esta tarea. 2. Seleccione su empleado en el campo Empleado. A continuación, el sistema rellena el campo Último día laborable con el último día del mes actual. Si es necesario, puede modificar esta fecha. 3. Actualice los detalles restantes de la rescisión del contrato de la siguiente manera: ● Seleccione una Categoría de rescisión de contrato, ya sea Renuncia o Despido 4. ● Seleccione la casilla Despido inmediato para indicar que la rescisión del contrato es inmediata. Al seleccionar esta casilla de selección, simplemente se registra el despido inmediato en el sistema: como resultado, no se desencadena ninguna otra acción en el sistema. ● Seleccione el Motivo de rescisión del contrato. Los valores disponibles en este campo se determinan mediante la Categoría de rescisión del contrato que seleccionó para el empleado. Haga clic en Grabar y cerrar . Modificar datos fiscales Para obtener información detallada sobre la modifcación de los datos fiscales para los empleados alemanes, véase aquí [página 29]. 3.3.3 Contratar a un empleado Resumen Dentro de la vista Tareas frecuentes, se introduce la información acerca de un empleado nuevo en el centro de trabajo Gestión de personal. Esta actividad desencadena tareas de seguimiento en el sistema, permitiéndole introducir tiempo, compensación y datos de nómina, con lo que se completa el proceso de contratación global para el empleado en el sistema ByDesign. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 27 Este documento contiene un texto específico de una región. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones. Procedimiento 1. Seleccione el país en el que desea contratar el empleado. La selección por defecto es Estados Unidos. 2. En el Resumen de tareas frecuentes en el país seleccionado, haga clic en Contratar empleado. 3. En Datos personales, introduzca el nombre y el apellido del empleado (obligatorio) y otros datos personales, de contacto y datos bancarios. A continuación, haga clic en Siguiente . Puede añadir al empleado en el sistema sin introducir todos los detalles personales durante el proceso de contratación inicial. Una vez la contratación se ha completado, en la vista de Gestión de personal Empleados, puede abrir el fichero Personal del empleado y actualizar cualquier dato personal requerido adicionalmente. 4. En el paso Introducir información de empleado: a. Introduzca los Datos de contratación, normalmente los datos actuales o una fecha próxima. b. Seleccione la Unidad organizativa a la que pertenece el empleado en su empresa. c. Seleccione el puesto de trabajo del empleado derivado de la Unidad organizativa. d. Introduzca los detalles de la relación laboral como se indica a continuación: e. f. a. Seleccione una Categoría administrativa para el empleado, que determine las regulaciones bajo las que trabaja el empleado. b. Especifique el tipo de Contrato de trabajo; por ejemplo, permanente o temporal. En Condiciones regulares: a. Introduzca las horas de trabajo acordadas, por día, semana o mes. b. Especifica el Periodo de evaluación, en años, meses o días. En la sección Condiciones especiales, marque la casilla de selección Cláusula de no competencia efectiva para indicar que se aplica una cláusula de no competencia al empleado. Una cláusula de no competencia generalmente se refiere al tiempo posterior a la rescisión de un contrato laboral y define las restricciones de tareas que se pueden imponer al empleado. 5. Si es necesario, cargue cualquier documento relacionado con el nuevo empleado en la vista Anexos. Por ejemplo, puede añadir el currículum vitae del empleado. 6. Revise los datos y haga clic en Finalizar para grabarlos. Resultado Los datos introducidos en esta actividad se graban en el fichero de Personal del empleado. El sistema genera ahora las tareas siguientes para completar los datos de tiempos, remuneración y nómina como parte del proceso de contratación global del empleado. 28 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal 3.3.4 Change Tax Data Resumen The Personnel Administration regular task Change Tax Data allows you to amend tax data for your employees. You can also access this task in an employee's Personnel File, by clicking Tax Data , then Change Tax Data . Este documento contiene un texto específico de una región. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones. Consulte también The Personnel File [página 29] 3.4 Vista Empleados 3.4.1 Entorno empresarial 3.4.1.1 El expediente de personal Resumen Utiliza el expediente de personal para visualizar y corregir datos personales y relativos al empleado. El expediente de personal se crea durante el proceso de contratación del empleado y se accede en la vista de Administración de personal Empleados. La estructura y contenido de los expedientes de personal del empleado varían en función del país en el que han sido contratados y el alcance actual de su solución HR. Requisitos previos Se ha completado una tarea de contratación del empleado en todos los centros de trabajo de recursos humanos incluidos en el alcance de su solución ByDesign. Características Trabajar con la vista Lista de empleados Si selecciona la vista Empleados, abrirá una vista de lista que visualiza todos los empleados actualmente introducidos en el sistema. Utilice el campo Visualizar para filtrar la visualización y el campo Buscar para buscar un empleado SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 29 individual, mediante, por ejemplo, su Apellido o ID de empleado. Haga clic sobre Ir para ejecutar la búsqueda. Visualice un resumen de los datos personales del empleado, haciendo clic sobre el ID en la columna ID empleado. Abra un expediente de personal de empleado, seleccionando un empleado de la lista y haciendo clic sobre Editar , exporte un empleado a un formato Excel mediante Exportar . También puede pasar a tareas frecuentes de la administración de personal clave desde la vista de lista de empleados, haciendo clic sobre Acciones y seleccionando una tarea. Navegue a un expediente de tiempo y remuneración, haciendo clic sobre También puede . Para visualizar empleados que ya han finalizado, seleccione Todos en el campo Visualizar. Este documento contiene un texto específico de una región. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones. El resto del documento describe las tareas que puede efectuar en las subvistas temáticas del expediente de personal a las que accede mediante las fichas del editor del expediente de personal. Añadir la imagen de un empleado Haga clic sobre la ficha General para visualizar los datos personales generales de un empleado. Mediante el pulsador Imagen , también puede añadir o sustituir una imagen de un empleado visualizada en el expediente de personal. Trabajar con datos personales de un empleado Haga clic en Datos personales para ver y editar los datos biográficos, de contacto, de discapacidad, de raza/servicio mitilar, pagos y datos bancarios adicionales del empleado. Los datos personales disponibles en esta ficha dependen del país en el que el empleado fue contratado y el alcance actual de la solución de RRHH. Por ejemplo, los datos militares/de etnia sólo se actualizan en el archivo de Personal de los empleados de EEUU, mientras que el cálculo de nómina debe estar en el alcance para activar la ficha Datos bancarios adicionales. Trabajar con datos de ocupación Haciendo clic sobre Ocupación , puede efectuar distintas actividades en las secciones siguientes: ● Contrato de trabajo El contrato de trabajo de un empleado incluye todos los datos clave que rigen los términos y condiciones de ocupación, fechas clave de contratación y del ciclo de vida del empleado, horas de trabajo, etcétera. En esta ficha, puede corregir los datos del contrato de trabajo existente de un empleado bajo: a. 30 Fechas de entrada en vigor Visualice la Fecha de contratación inicial y modifique las fechas de contratación y de rescisión del contrato existentes haciendo clic sobre Modificar fecha de contratación o Modificar fecha de rescisión del contrato , por ejemplo, si ha introducido una fecha incorrecta o si la fecha de contratación se ha introducido pero el empleado empieza en una fecha posterior en la empresa. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal La Fecha de contratación inicial es la fecha en la que un empleado se contrató por primera vez en su empresa. La Fecha de contratación y la Fecha de contratación inicial serán la misma si un empleado permanece en su primer período de ocupación. No obstante, si se ha rescindido el contrato de un empleado y, posteriormente, se vuelve a contratar, la Fecha de contratación visualizada bajo Fechas de entrada en vigor es la fecha de la nueva contratación. La fecha de rescisión del contrato siempre se refiere a la ocupación más reciente y al contrato de trabajo asociado. b. Condiciones especiales Marque la casilla de selección Reactivación si a un empleado que se ha vuelto a contratar se le otorgan sus condiciones de ocupación anteriores. Introduzca una Fecha de inicio de servicio alternativa, si desea utilizar esta fecha ajustada para el cálculo de la duración de servicio de un empleado. c. Cláusulas Visualice y edite un rango de cláusulas de acuerdo de trabajo, es decir, datos del contrato de trabajo específicos y dependientes del tiempo. Se visualizan en la sección Detalles. Solo puede eliminar una cláusula del contrato de trabajo, si la acción de eliminación no causa una modificación en la categoría administrativa del empleado. En este punto, edite los campos siguientes: ● Período de evaluación ● Cláusula de no competencia ● Horas de trabajo acordadas >>> Si, por ejemplo, un convenio colectivo de la empresa nuevo o modificado resulta de la modificación de las horas de trabajo estándar para sus empleados, tiene que editar manualmente todos los contratos de trabajo de empleados afectados y actualizar las Horas de trabajo acordadas para reflejar este cambio. Un administrador también necesitará modificar el horario de trabajo estándar correspondiente en la actividad de ajuste preciso de configuración empresarial Horarios de trabajo [página 458] para garantizar que el horario de trabajo estándar correcto se implemente en el sistema y se visualice en los expedientes de personal de los empleados afectados. >>> Tiene que utilizar la tarea frecuente de administración de personal Modificar la categoría administrativa para corregir la categoría administrativa de un empleado. No puede efectuar esta acción en el expediente de personal de un empleado. Para más información acerca de esta tarea frecuente, véase en Tareas, en la Guía rápida de tareas frecuentes (en administración de personal) [página 23]. Utilice el campo ID alternativo de empleado, por ejemplo, si desea registrar un ID anterior de empleado derivado de un sistema existente o un ID especial relativo a esquemas de beneficios del empleado, etcétera. ● Asignación organizativa Visualiza la asignación organizativa de un empleado, definida como la asignación dependiente del tiempo de un contrato de trabajo a la estructura organizativa de una empresa. Esta asignación se efectúa durante el proceso de contratación y no se puede modificar directamente en el expediente de personal. No obstante, puede modificar la asignación organizativa de un empleado cuando dicho empleado se transfiera dentro de la empresa utilizando la tarea frecuente Transferir empleado. La tarea frecuente Transferir empleado solo es relevante para una transferencia interna dentro de la empresa. Si el empleado se transfiere a una empresa al mismo nivel o a una filial, por ejemplo, dicho empleado deberá finalizar primero y, luego, se volverá a contratar en la empresa nueva. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 31 ● Asignación de grupo de nómina Añada una asignación nueva o actualice una existente de un empleado para un grupo de nómina en esta ficha. También puede crear, modificar o borrar el ID de empleado en el proveedor de servicios de nómina haciendo clic en Modificar y, a continuación, en OK . El ID empleado en el proveedor de servicios de nómina es un identificador unívoco de un empleado utilizado en el sistema de cálculo de nómina y es relevante cuando el proveedor tiene una notación distinta para los empleados a la utilizada en el sistema SAP Business ByDesign. Seleccione la casilla Inactivo en nómina si no desea seguir incluyendo a un empleado en la exportación de nóminas que envía a su proveedor de servicios de nómina. Por ejemplo, cuando un empleado ha sido despedido y ya no recibirá pagos por parte de su organización. Sin embargo, una vez seleccionada esta casilla, no se incluirán modificaciones futuras en los datos de un empleado (por ejemplo, una modificación de la dirección) en la exportación de la nómina desde el sistema ByDesign al sistema de su proveedor de servicios de nómina. Los siguientes tres ejemplos muestran cómo funciona la casilla de selección: 1. Se genera una instantánea para el período de cálculo de nómina del 16-29 de febrero. La casilla Inactivo en nómina se selecciona el 16 de febrero. Luego, se vuelve a generar la instantánea. Dado que el empleado fue incluido en la primera versión de la instantánea, se le incluye en la instantánea final. Además, se incluyen la fecha de entrada en vigor y el campo para el indicador en los archivos XML y XLS de datos de empleado. 2. El período de cálculo de nómina del 16-29 de febrero está cerrado. La casilla Inactivo en nómina de un empleado se selecciona el 16 de febrero. Se selecciona la casilla de un segundo empleado el 1 de marzo. Se ejecuta la primera instantánea para el período de cálculo de nómina del 1-15 de marzo. En este caso, no se incluye a ninguno de los empleados en la instantánea para el período del 1-15 de marzo. 3. El período de cálculo de nómina del 16-29 de febrero está cerrado. La casilla Inactivo en nómina de una empleado se selecciona el 16 de marzo. La primera instantánea se ejecuta para el período de cálculo de nómina del 1-15 de marzo. Se incluye al empleado en la instantánea y la fecha de entrada en vigor y el campo para el indicador se incluyen en los archivos XML y XLS de datos de empleado. Trabajar con datos de seguridad social Los datos de seguridad social dependen del país. Si un empleado trabaja en un país con un sistema de seguridad social, el expediente de personal contendrá una ficha Seguridad social . A continuación podrá encontrar información adicional acerca de la actualización de la seguridad social específica del país dentro del expediente de personal, dependiendo del país que haya seleccionado durante la personalización de su sistema ByDesign. Trabajar con datos fiscales Los datos fiscales también dependen el país y todos los archivos de personal incluyen una ficha de Datos fiscales que contiene todos los datos necesarios requeridos para procesar las nóminas. Puede encontrar más información acerca de las actualizaciones de datos fiscales específicos del país a continuación, de nuevo según el país que haya seleccionado durante la personalización de su sistema ByDesign. Supervisar modificaciones en los datos del expediente de personal Todos los expedientes de personal de empleados incluyen una ficha Modificaciones en la que puede buscar y visualizar un historial de las modificaciones efectuadas en el expediente de personal de un empleado seleccionado. Puede filtrar la búsqueda por períodos específicos, categoría de datos del empleado o modificaciones efectuadas por un usuario determinado. Como alternativa, busque todas las modificaciones haciendo clic sobre Ir . Haga clic sobre Reinicializar para borrar los criterios de filtro existentes y los resultados. 32 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Todo conjunto de modificaciones efectuadas en el expediente de personal de un empleado en un fecha determinada se visualiza en la lista superior. Seleccione un conjunto de modificaciones y, bajo Detalles, visualice los datos específicos que se han creado, actualizado o borrado. Haga clic sobre Exportar para exportar los datos en la sección Detalles a un formato de hoja de cálculo. Cargar anexos al expediente de personal Utilice la ficha Anexos para cargar documentos o enlaces web externos al expediente de personal de un empleado. Haga clic sobre Añadir y seleccione Fichero o Enlace. En la ventana de diálogo que aparece, especifique la ubicación del fichero/enlace que se debe cargar y añada, adicionalmente, información como el título del documento/enlace, tipo y otros comentarios adicionales. A continuación, haga clic sobre Añadir . También puede trabajar con ficheros o enlaces web cargados que ya existen en esta ficha, seleccionando el fichero/ enlace necesario y haciendo clic sobre los pulsadores siguientes: ● Visualizar / Descargar : visualiza el enlace externo o descarga el fichero seleccionado al sistema local ● Añadir ● Borrar : borra un fichero/enlace existente del expediente de personal de un empleado ● Sustituir : sustituye un fichero/enlace existente con otro alternativo ● Bloquear : bloquea un fichero/enlace existente, de manera que solo se pueda visualizar : carga un fichero/enlace adicional al expediente de personal de un empleado Haga clic sobre la Vista Icono o Vista Lista para cambiar entre estas visualizaciones alternativas de los ficheros/enlaces cargados de un empleado. Consulte también El archivo de tiempos [página 83] 3.4.1.2 Actualizar datos de seguridad social de empleado (Alemania) Resumen Los datos de la seguridad social de los empleados alemanes se introducen en el sistema al realizar la tarea de contratación Completar datos de nómina — Alemania (contratación) dentro de la vista Trabajo de administración de personal. Sin embargo, también puede actualizar datos de seguridad social en el expediente de personal del empleado después del proceso de contratación, en la vista Empleados de administración de personal. Este documento es un resumen de los datos de seguridad social almacenados en el expediente de personal y proporciona información adicional para ayudarle a actualizar los datos de sus empleados de Alemania. Puede usar la función Carga inicial para iniciar la creación de los datos más comunes de fondos de seguridad social alemanes (y otros datos principales) en el sistema. Sin embargo, sólo puede realizar la carga inicial una vez. La función se desactiva después de la carga. A todos los registros de datos de fondos de seguridad social creados en el sistema mediante este método se les asigna el estado inicial Bloqueado. Tendrá que activar cada registro individual que desee usar en el sistema. Requisitos previos ● La empresa contrata al empleado. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 33 ● Los datos de seguridad social iniciales se introdujeron en el sistema durante la tarea Completar datos de nómina - Alemania (Contratar). Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 21]. Características Los datos de seguridad social se actualizan en el expediente de personal del empleado, ubicado en la vista Empleados de Administración de personal. Seleccione Datos de seguridad social para acceder. Los datos de seguridad social en un Expediente de personal de empleado están divididos en cinco registros separados: Seguridad social Haga clic en Seguridad social para visualizar todos los datos básicos de seguridad social para el empleado. Si el Número de afiliación a la seguridad social del empleado no se introdujo durante el proceso de contratación, puede introducirlo aquí. Por lo general, el proveedor de servicios de nómina solicitará esta información cuando ejecute la nómina del empleado. En esta vista también se visualizan y se pueden corregir la oficina central y las sucursales del seguro de enfermedad del empleado actualizadas durante la contratación. Si necesita ejecutar la nómina para un nuevo empleado, puede incluirlo en la nómina aunque no tenga su número de afiliación a la seguridad social. El proveedor puede usar los datos de seguridad social enviados para la ejecución de la nómina para obtener un nuevo número de seguridad social para el empleado de la oficina de fondos de seguridad social de Alemania (DEUEV). El recordatorio del registro de seguridad social está separado en dos partes: ● 34 Haga clic en Datos básicos para ver y actualizar los datos de seguridad social básicos de un empleado, introducidos durante el proceso de contratación. En función de las entradas introducidas en los campos Seguro de enfermedad, Seguro de pensiones, Seguro de desempleo y Seguro de pensiones de más arriba, el sistema genera automáticamente la Clave oficial, utilizada para informes estadísticos. También puede actualizar la Sucursal de seguro de enfermedad de un empleado o añadir una nueva sucursal con el botón Crear . La central se actualiza automáticamente en este registro en función de las modificaciones realizadas a la sucursal del empleado. El campo Número de afiliación a la seguridad social: Unión Europea debe dejarse vacío porque la legislación para este número todavía no está activa, y el campo Estado solamente se debe actualizar si el empleado es miembro de familia o socio de una sociedad de responsabilidad limitada. Los Datos DEUEV del empleado deben actualizarse siempre que se requiera para estadísticas oficiales así como para asegurar un procesamiento de nómina correcto en Alemania. No es obligatorio actualizar los datos DEUEV directamente en el sistema ByDesign pero se recomienda que se añadan dichos datos en ByDesign durante el proceso de contratación para el empleado o, posteriormente, en el fichero personal del empleado en Datos básicos . Por otro lado, los datos DEUEV pueden añadirse directamente en el sistema proveedor de servicios de nómina. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal A partir del 01 de diciembre de 2011, los campos relacionados DEUEV deben actualizarse para todos los empleados. Para ello, debe crear un nuevo registro de seguridad social en Datos básicos con una fecha de inicio del 01 de diciembre de 2011 por cada empleado, así como también actualizar los siguientes campos relativos a DEUEV nuevos: ● a. Función/Profesión b. Certificado c. Formación vocacional d. Leasing de personal e. Formulario del contrato Haga clic en Datos adicionales para ver y actualizar datos de seguridad social relacionados con cualquier circunstancia especial que se aplique al empleado, por ejemplo, ingresos bajos o múltiples, exenciones, addons y reglas de no contribución. Esta ficha también se utiliza para actualizar reglas de distribución de contribución y regulaciones especiales que se apliquen al empleado. Seleccione la casilla Pagador directo cuando el empleado paga el importe de contribución directamente al fondo de seguridad. En este caso, las contribuciones del empleador se pagan directamente al empleado mediante la nómina. Todos los datos de seguridad social actualizados en esta sección dependen del tiempo y su validez se visualiza en los campos Válido desde/hasta. Seguro de enfermedad privado Si el empleado tiene seguro de enfermedad privado, estos datos se registran durante el proceso de contratación y pueden visualizarse y actualizarse haciendo clic en Seguro de enfermedad privado . Puede corregir los datos de seguro de enfermedad privado existentes, delimitar registros y crear nuevos. Los siguientes campos se deben actualizar en cada registro de la sección: ● Válido desde/hasta ● Importe de contribución: Introduzca el importe que el empleado paga por su seguro de enfermedad privado. ● Importe para el cálculo de la subvención: Si desea sustituir el importe de subvención estándar, especifique el importe relevante para el cálculo de la subvención del empleador a la contribución del seguro de enfermedad privado del empleado. ● Importe de contribución básico: Necesario para el cálculo de impuestos cuando un empleado tiene seguro de enfermedad privado. El importe real es proporcionado por el fondo de seguro de enfermedad privado. ● Regulación especial: Seleccione No limitado si desea restablecer la limitación de la contribución del seguro de enfermedad estándar del empleador. En este caso, el empleador paga el 50% de las contribuciones del seguro de enfermedad privado del empleado, independientemente del Importe de contribución. Seguro de pensiones privado Si el empleado tiene seguro de enfermedad privado, estos datos se registran durante el proceso de contratación y pueden visualizarse y actualizarse haciendo clic en Seguro de enfermedad privado . Puede corregir los datos de seguro de pensiones privado existentes, delimitar registros y crear nuevos. Los siguientes campos se deben actualizar en cada registro de la sección: ● Válido desde/hasta ● Importe de contribución: Introduzca el importe que el empleado paga por su seguro de pensiones privado. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 35 ● Importe para el cálculo de la subvención: Si desea sustituir el importe de subvención estándar, especifique el importe relevante para el cálculo de la subvención del empleador a la contribución del seguro de pensiones privado del empleado. ● Regulación especial: Seleccione Pensión de empresa si el empleado es miembro de un esquema de pensión privado distinto del seguro de pensiones legal. Por ejemplo, si el empleado es abogado, arquitecto o farmacéutico. Seleccione Pago adicional si el empleado paga contribuciones de seguro de pensiones privado además de contribuciones para el seguro de pensiones legal. En estos casos, no especifique un Importe de contribución. Seguro de asistencia sanitaria privado Si el empleado tiene seguro de enfermedad privado, estos datos se registran durante el proceso de contratación y pueden visualizarse y actualizarse haciendo clic en Seguro de enfermedad privado . Puede corregir los datos de seguro de asistencia sanitaria privado existentes, delimitar registros y crear nuevos. Los siguientes campos se deben actualizar en cada registro de la sección: ● Válido desde/hasta ● Importe de contribución: Introduzca el importe que el empleado paga por su seguro de asistencia sanitaria privado. ● Importe para el cálculo de la subvención: Si desea sustituir el importe de subvención estándar, especifique el importe relevante para el cálculo de la subvención del empleador a la contribución del seguro de asistencia sanitaria privado del empleado. ● Importe de contribución básico: Necesario para el cálculo de impuestos cuando un empleado tiene seguro de asistencia sanitaria privado. ● Regulación especial: Seleccione No limitado si desea restablecer la limitación de la contribución del seguro de asistencia sanitaria estándar del empleador. En este caso, el empleador paga el 50% de las contribuciones del seguro de asistencia sanitaria privado del empleado, independientemente del Importe de contribución. Retiro parcial Haga clic en Baja parcial para visualizar y actualizar los datos de retiro parcial (baja parcial) de un empleado. Para poder acceder al esquema de retiro parcial, el empleado debe tener al menos 55 años al comienzo del esquema y tener asignada la categoría de seguridad social baja parcial. ● Válido desde/hasta ● Modelo: Seleccione el modelo de baja parcial válido para el empleado. Hay tres modelos disponibles por defecto en el sistema: a. Modelo de baja parcial válido antes de 01.07.2004 b. Modelo de baja parcial válido desde 01.07.2004 c. Modelo de baja parcial válido desde 01.07.2004 pero con aumento según regulación anterior Puede actualizar modelos de baja parcial adicionales en Configuración empresarial. ● Fase: Especifique si el empleado se encuentra en la fase de tiempo parcial, liberada o activa de la baja parcial. Los siguientes campos le permiten actualizar datos de baja parcial adicionales del empleado: 36 ● Nombre del suplente: Introduzca el sucesor nominado del empleado. La oficina de empleo solicita esta información para asegurarse de que la empresa reciba las amortizaciones. ● ID de baja parcial: Introduzca el ID de baja parcial de los empleados suministrado por la oficina de empleo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal ● Contribución adicional de ingresos: Introduzca la contribución adicional hecha al empleado de acuerdo con los acuerdos colectivos o regulaciones de empresa disponibles. En general, el 20% de las contribuciones adicionales son reembolsadas por la oficina de empleo. ● Contribución adicional de pensiones: Introduzca la contribución de pensiones adicional hecha al empleado de acuerdo con los acuerdos colectivos o regulaciones de empresa disponibles. En general, el 90% de las contribuciones de pensiones adicionales son reembolsadas por la oficina de empleo. ● Ingresos netos mínimos: Introduzca los ingresos netos mínimos del empleado de acuerdo con los acuerdos colectivos o regulaciones de empresa disponibles. En general, el 90% de estos ingresos son reembolsados por la oficina de empleo. Consulte también Baja parcial en Alemania: Gestión de nómina [página 37] 3.4.1.3 Baja parcial en Alemania: Gestión de nómina Resumen Puede usar la vista Empleados de Administración de personal para asegurarse de que el esquema de retiro parcial (baja parcial) se trate correctamente en la nómina para los empleados adecuados. El modelo de baja parcial usado por el empleado se implementa en la nómina, junto con los suplementos del empleador al salario de trabajo estándar del empleado en baja parcial y la contribución adicional del empleador al seguro de pensiones del empleado. La baja parcial se refiere a la jubilación prematura de un empleado o a la transición entre la vida laboral y la baja, durante la cual se puede reducir el horario de trabajo hasta la baja. En un esquema de distribución uniforme, el horario de trabajo del empleado se reduce a la mitad a lo largo de todo el período de baja parcial. En un esquema de bloque, la baja parcial se divide en dos fases de trabajo iguales. En la primera fase (de trabajo), el horario de trabajo sigue siendo el mismo que antes; en la segunda fase (de liberación), el empleado no trabaja. El esquema de bloque es el más usado. El Acta de baja parcial alemán (AltTZG) regula los requisitos necesarios para la aprobación de una subvención de la Agencia Federal de Empleo Alemana. Para poder ofrecer una baja parcial a los empleados, el empleador debe suplementar el salario de trabajo estándar en al menos el 20% como parte del esquema y hacer contribuciones suplementarias al seguro de pensiones del empleado. Además, cuando un empleado entra en baja parcial, se debe contratar un empleado en formación o una persona registrada como desempleada. El empleador recibe entonces el total del importe suplementario mínimo más la contribución al seguro de pensiones adicional como subvención. Las regulaciones descritas anteriormente se restringen a un período específico: La subvención está garantizada para un período máximo de seis años, y el empleado deberá haberse jubilado parcialmente antes del 31 de diciembre de 2009. Si desea obtener información detallada, por ejemplo, sobre el cálculo del horario de trabajo estándar reducido a la mitad, el tratamiento de las horas extras o el horario de trabajo flexible, la determinación del salario estándar o el cálculo de los suplementos, contacte con la Oficina Federal de Empleo de Alemania. Relevancia Las regulaciones para la baja parcial y su gestión en Administración de personal son relevantes si desea incluir empleados con baja parcial en la nómina. Requisitos previos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 37 ● El empleado debe tener más de 55 años y estar asignado a la categoría de seguridad social baja parcial. ● Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los modelos de baja parcial están activados en la configuración de su solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Administración de personal dentro de Recursos Humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance de los Recursos Humanos y seleccione Administración de personal. Seleccione Expediente de personal y conteste a las preguntas relativas a los modelos de baja parcial bajo Seguridad Social: Alemania. Detalles de baja parcial en el expediente de personal Todos los datos relacionados con la baja parcial de un empleado se actualizan en la vista Empleados. Seleccione el empleado, haga clic en Editar para abrir el Expediente de personal, haga clic en Seguridad Social y, a continuación, haga clic en Baja parcial para crear o corregir el registro de un empleado. Los datos necesarios para el registro de baja parcial de un empleado se describen a continuación: ● Introduzca la fecha en la que el empleado comienza la fase de baja parcial en el campo Válido desde. ● Seleccione el Modelo de baja parcial que se aplica al empleado. Hay tres modelos estándar disponibles en el sistema: ○ Modelo de baja parcial válido antes del 01.07.2004 ○ Modelo de baja parcial válido a partir del 01.07.2004 ○ Modelo de baja parcial válido desde el 01.07.2004, pero con aumento según regulaciones anteriores ● Especifique si el empleado se encuentra en la fase de tiempo parcial, liberada o activa de la baja parcial. ● En el campo Nombre del suplente, introduzca el nombre del empleado en formación o de la persona registrada como desempleada que se contrató cuando el empleado entró en baja parcial. ● Introduzca el ID de baja parcial. Este ID es proporcionado por la Agencia Federal de Empleo Alemana en caso de aprobarse la subvención de baja parcial para el empleado. ● Contribución adicional de ingresos: Introduzca el porcentaje de suplemento del salario de trabajo estándar que el empleado recibe en baja parcial (consulte Ejemplos a continuación). El suplemento mínimo es del 20 por ciento. ● Contribución adicional de pensiones Introduzca el porcentaje del salario de trabajo estándar utilizado para calcular la contribución al seguro de pensiones adicional que paga el empleador por el empleado en baja parcial. Debe introducir al menos el 80 por ciento. Sin embargo, el importe resultante no debe ser superior a la diferencia entre el salario de trabajo estándar y el 90% del umbral de evaluación. ● Ingresos netos mínimos: Introduzca el porcentaje del importe mínimo del salario de trabajo estándar neto del salario neto (a tiempo completo) previo. Los suplementos superiores generalmente se acuerdan de manera colectiva, por lo que en general se usa este porcentaje (por ejemplo, el 83% del salario neto previo). El proveedor de servicios de nómina compara este estándar con el cálculo de remuneración, incluidos los importes adicionales. Si la remuneración calculada no llega al estándar, se añaden suplementos hasta que se alcanza el importe mínimo. Para las subvenciones que siguen el viejo modelo (válido para entradas a baja parcial hasta el 30.06.2004), la Agencia Federal de Empleo Alemana también reembolsa los importes de contribución adicionales. Esta parte de la subvención no se aplica a las subvenciones que siguen la nueva regulación (entradas a partir del 01.07.2004). 38 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Ejemplos En base a un salario de trabajo estándar de 750,00 euros, el suplemento del empleador se calcula de la siguiente manera: Tipo de importe Regla Importe final Salario de trabajo estándar 750,00 Suplemento Al menos un 20% x salario de trabajo estándar 150,00 Remuneración con suplemento Salario de trabajo estándar + suplemento 900,00 Además del suplemento de salario de trabajo estándar, el empleador paga una contribución al seguro de pensiones (SP) aumentada, que se calcula de la siguiente manera: Regla Tipo de importe Importe final Salario de trabajo estándar 750,00 Contribución al seguro de pensiones (empleador/ empleado) 19,9% x salario de trabajo estándar 149,25 Contribución al seguro de pensiones adicional (empleador solamente) 19,9% x (80% x salario de trabajo estándar) 119,40 Contribuciones totales al seguro de pensiones Contribución al seguro de pensiones + contribución al seguro de pensiones adicional 268,65 El límite de contribución al seguro de pensiones adicional de la diferencia entre el salario de trabajo estándar y el 90% del umbral de ingresos se calcula en el ejemplo de la siguiente manera: Regla Tipo de importe Salario de trabajo estándar Importe final 2.750,00 90% del umbral de evaluación 90% x 5.300,00 4.770,00 Importe de diferencia 4.770,00 menos 2.750,00 2.020,00 Importe de evaluación para contribución al seguro de pensiones adicional sin límite 80% x 2.750,00 2.200,00 Importe de evaluación limitado para contribución al seguro de pensiones adicional 2.020,00 Contribución al seguro de pensiones adicional (empleador solamente) 401,98 19,9% x 2.020,00 3.4.2 Guía rápida para empleados (en Administración de personal) La vista Empleados dentro del centro de trabajo Administración de personal le proporciona una lista de todos los empleados de su empresa. Puede escoger una lista de todos los empleados o de los empleados activos utilizando el campo Visualizar. Esta lista de empleados le da un resumen de los datos de los empleados principales, como el nombre, la unidad organizativa, fecha de contratación y país. La sección Detalles de debajo de la lista le proporciona los datos de comunicación, la asignación organizativa y una imagen (si se actualiza) del empleado seleccionado. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 39 Conceptos básicos Ciclo de vida de empleado Este documento le ofrece un resumen de las distintas fases de un empleado durrante su relación laboral. El ciclo de vida del empleado empieza con la contratación, seguida de un posible traslado interno de un departamento a otro y finaliza con la rescisión de la relación. Todos estos procesos se pueden llevar a cabo fácilmente con la ayuda de SAP Business ByDesign. Para obtener más información, véase Ciclo de vida de empleado [página 18]. El expediente de personal Utiliza el expediente de personal para visualizar y corregir datos personales y relativos al empleado. El expediente de personal se crea durante el proceso de contratación del empleado y se accede en la vista de Administración de personal Empleados. La estructura y contenido de los expedientes de personal del empleado varían en función del país en el que han sido contratados y el alcance actual de su solución HR. Para obtener más información, consulte El expediente de personal [página 29]. Actualizar datos de seguridad social de empleado (Alemania) Los datos de la seguridad social de los empleados alemanes se introducen en el sistema al realizar la tarea de contratación Completar datos de nómina — Alemania (contratación) dentro de la vista Trabajo de administración de personal. Sin embargo, también puede actualizar datos de seguridad social en el expediente de personal del empleado después del proceso de contratación, en la vista Empleados de administración de personal. Este documento es un resumen de los datos de seguridad social almacenados en el expediente de personal y proporciona información adicional para ayudarle a actualizar los datos de sus empleados de Alemania. Para obtener más información, véase Actualizar datos de seguridad social de empleado (Alemania) [página 33] Actualizar datos fiscales de empleado (Alemania) Los datos fiscales de los empleados alemanes se introducen en el sistema al realizar la tarea de contratación Completar datos de nómina — Alemania (contratación) dentro de la vista Trabajo de administración de personal. Sin embargo, existen datos fiscales adicionales necesarios para el procesamiento de nómina que también se deben actualizar en el expediente de personal del empleado en la administración de personalEmpleados. Este documento es un resumen de los datos fiscales almacenados en el expediente de personal y proporciona información adicional para ayudarlo a actualizar los datos fiscales de sus empleados de Alemania. Para obtener más información, véase Actualizar datos fiscales de empleado (Alemania) Baja parcial en Alemania: Gestión de nómina Puede usar la vista Empleados de Administración de personal para asegurarse de que el esquema de retiro parcial (baja parcial) se trate correctamente en la nómina para los empleados adecuados. El modelo de baja parcial usado por el empleado se implementa en la nómina, junto con los suplementos del empleador al salario de trabajo estándar del empleado en baja parcial y la contribución adicional del empleador al seguro de pensiones del empleado. Para obtener más información, véase Baja parcial en Alemania: Gestión de nómina [página 37] 40 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Escenario empresarial: Administración de fuerza de trabajo El escenario empresarial Administración de fuerza de trbajo está diseñado para administrar y ejecutar eficientemente todas las tareas relacionadas con los empleados. Según el alcance de la solución que necesite, existen dos métodos para tratar los datos de personal: ● La gestión de datos maestros de la gente es el modo sencillo de administrar datos maestros básicos para los empleados y los agentes de servicio. Este personal puede estar empleado en proyectos y registrar sus horarios de trabajo utilizando Autoservicios de empleado. ● La administración de personal le permite mantener el juego completo de datos relacionados con los empleados y la relación laboral según la normativa específica del país. Puede gestionar los eventos del personal tales como la contratación de empleados, las tranferencias dentro de la organización o la finalización de la relación con un empleado. Puede acceder a archivos de personal donde puede gestionar datos tanto personales como organizativos de los empleados, así como datos relacionados con la relación laboral. Para obtener más información, consulte Administración de fuerza de trabajo. Tareas Cambiar la asignación del grupo de nómina de un empleado Esta tarea le permite modificar una asignación de grupo del cálculo de nómina del empleado e incluirle en el procesamiento de nómina para el nuevo grupo del cálculo de nómina. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 42]. Editar datos de contacto privados 1. Vaya al centro de trabajo Administración de personal, a continuación, seleccione la vistaEmpleados. 2. Seleccione el empleado cuyos detalles desee editar, luego haga clic en Editar para abrir el Expediente de personal. 3. Edite el expediente personal de modo siguiente: ● Seleccione la vista Datos personales ● Seleccione la subvista Datos de contacto privados ● Edite los detalles de contacto privado relevantes Los detalles de contacto privado nuevos se han grabado en el Expediente de personal del empleado. Actualizar datos bancarios del empleado Esta sección contiene texto que es relevante solo para Estados Unidos. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, bajo País, seleccione E.E. U.U. Grabe las parametrizaciones y salga del sistema para asegurarse de que las modificaciones se hayan realizado. Añadir datos de retención fiscal Esta tarea le permite añadir los datos de retención fiscal del empleado a su Expediente de personal. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 44]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 41 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. 3.4.3 Modificar la asignación de grupo de nómina de un empleado Resumen Tiene que cambiar el grupo de nómina de uno de sus empleados. Por ejemplo, los datos de un contrato de trabajo cambian para un empleado que necesita un cambio en el grupo de nómina. Ejemplos de cambios en el contrato de trabajo serían una modificación de contrato por horas a empleado con sueldo fijo, un cambio en el lugar de trabajo, de asignación organizativa o de contrato de trabajo local. Esta modificación de laasignación de grupo de nóminas se realiza en el Expediente de personal, en la vista Empleados del centro de trabajo Administración de personal. Utilice la primera pantalla de proceso de creación de instantánea para verificar que el empleado para el que quiere hacer el cambio de asignación de grupo de nómina tiene el estatus Instantánea no iniciada para el grupo de nómina actual. Este punto en el proceso de cálculo de nómina es la última posibilidad que tiene de modificar la asignación del grupo de nómina de un empleado. También puede usar esta pantalla para verificar que todos los empleados están asignados correctamente a un grupo de nómina indicado. ● Un cambio de un grupo de nómina por horas a sueldo fijo requiere un cambio de la Categoría administrativa del empleado, que implica un rescisión y una recontratación del empleado afectado. En este caso, el grupo de nómina se modificará como parte del proceso de recontratación en el que se crea un nuevo contrato de trabajo para el empleado. ● Solo puede cambiar un grupo de nómina de un empleado si el estatus de ejecución de nómina del grupo de nómina asignado en Instantánea no iniciada. No hay restricciones de estatus de un grupo de nómina nuevo. Puede modificar la asignación del grupo de nómina incluso si, por ejemplo, el estatus del nuevo grupo de nómina es Fichero de datos creado. Sin embargo, en este caso, debe recrear la instantánea para incluir el empleado en el proceso de cálculo de nómina del nuevo grupo de nómina. ● No puede modificar un grupo de nómina de un empleado de forma retroactiva (es decir, después de que se haya cerrado un período de nómina) y reejecutar el cálculo de nómina por el período cerrado de un nuevo grupo de nóminas. Esta regla se aplica después de que haya efectuado la tarea Cerrar período de cálculo de nómina. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los grupos de nómina para el país seleccionado están activados en su configuración de la solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione Grupos de nómina – <nombre del país> de la lista de actividades. 42 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal La actividad de ajuste preciso real relacionada con los grupos de nómina relevantes para su empresa dependerá de su selección del proveedor de servicios de nómina durante la definición del alcance de su sistema. Datos de cálculo de nómina Ha introducido los datos de nómina completos del empleado en el sistema. Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 21]. Requisitos del proveedor de servicios de nómina Los proveedores de servicios de nómina individuales puede definir grupos de cálculo de nóminas de manera diferentes de las que se definen en su sistema ByDesign. Esto afecta directamente a la manera en que se realiza cualquier cambio de grupo de nómina de un empleado. Consulte su proveedor de cálculo de nómina antes de hacer cambios en los grupos de nómina de su sistema ByDesign para asegurarse de que los cambios son compatibles con la configuración del sistema del proveedor. Procedimiento 1. En el Expediente de personal del empleado, haga clic en Relación laboral y seleccione la subvista Asignación de grupo de nómina. 2. Haga clic en Añadir fila y actualice el período de validez y el nuevo grupo de nómina para el empleado. 3. Haga clic en Grabar . 4. Dependiendo de cómo se organiza su administración de HR, usted u otro administrados deben ejecutar las tareas subsiguientes en Administración de tiempo y Compensación. Para administración de tiempo si el empleado tiene activados crecimientos de tiempo, la regla involucrada seguramente tendrá que cambiarse de la anterior periodicidad de período de cálculo de nómina a la nueva si es aplicable. Para compensación el tipo de componente de compensación relevante basado en la periodicidad (ingresos y deducciones) debe modificarse. En todos los casos, los valores asociados al período de cálculo de nómina antiguo se deben delimitar y añadir los nuevos valores que reflejen la nueva asignación al grupo de nómina. Resultado Una asignación de grupo de nómina de empleado se ha modificado y la tarea necesaria subsiguiente se ha ejecutado en Administración de tiempo y Compensación. Ahora está incluida en el proceso de cálculo de nóminas para el nuevo grupo de nóminas. A partir de este punto, el empleado queda incluido en todas las tareas de ejecución de cálculo de nómina para el nuevo grupo de nómina y solo se incluirá en las tareas de ejecución de nómina para el grupo de nómina antiguo mientras el cierre período de cálculo de nómina en el que se efectúe el cambio a la asignación de cálculo de nómina. Consulte también Concluir relación laboral con empleados en nómina [página 22] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 43 3.4.4 Añadir datos de retención de impuestos: EE.UU. Este documento contiene texto relevante para EE.UU. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione EE.UU.. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para asegurarse de que se apliquen las modificaciones. 3.5 Vista de Autoridades 3.5.1 Guía rápida de autoridades La vista Autoridades del centro de trabajo de Administración de personal consta de las siguientes subvistas, las cuales contienen datos relevantes para la nómina específicos de país: Autoridades fiscales Esta subvista le permite acceder a todos sus registros de autoridades fiscales. Puede crear registros de autoridades fiscales nuevos y actualizar el estado, dirección, contacto principal, comunicación, finanzas y datos de acuerdo fiscal de la empresa de los existentes. Asignar el centro de trabajo Administración de personal (u otros centros de trabajo recomendados) a un usuario no resultará en la selección de la subvista Autoridades fiscales, se debe añadir manualmente a los derechos de acceso de un usuario. Para otorgar a un usuario acceso a la subvista Autoridades fiscales, vaya al centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, seleccione el usuario, haga clic en Editar y elija Derechos de acceso. En la lista Asignación de centro de trabajo y vista, expanda el centro de trabajoAdministración de personal y seleccione la subvista Autoridades fiscales. Para países como Alemania, la subvistaAutoridades fiscales se sustituye por la subvista Seguro social en la vista Autoridades de administración de personal. La información anterior también aplica al subvista Seguro social. Seguridad social Utilice esta subvista para acceder a sus registros de la autoridad de seguridad social. Puede crear nuevos registros de oficina central y sucursal, corregir registros existentes y modificar sus estados en el sistema. Según los países incluidos en el alcance de Business ByDesign de su empresa, pueden haber diferencias entre su solución y la totalidad de las funciones (incluido el contenido específico de país) disponibles en la vista Autoridades que se describen en este documento. Este documento contiene un texto específico de una región. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones. 44 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Conceptos básicos Ciclo de vida de empleado Este documento le ofrece un resumen de las distintas fases de un empleado durrante su relación laboral. El ciclo de vida del empleado empieza con la contratación, seguida de un posible traslado interno de un departamento a otro y finaliza con la rescisión de la relación. Todos estos procesos se pueden llevar a cabo fácilmente con la ayuda de SAP Business ByDesign. Para obtener más información, véase Ciclo de vida de empleado [página 18]. Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Escenario empresarial: Administración de fuerza de trabajo El escenario empresarial Administración de fuerza de trbajo está diseñado para administrar y ejecutar eficientemente todas las tareas relacionadas con los empleados. Según el alcance de la solución que necesite, existen dos métodos para tratar los datos de personal: ● La gestión de datos maestros de la gente es el modo sencillo de administrar datos maestros básicos para los empleados y los agentes de servicio. Este personal puede estar empleado en proyectos y registrar sus horarios de trabajo utilizando Autoservicios de empleado. ● La administración de personal le permite mantener el juego completo de datos relacionados con los empleados y la relación laboral según la normativa específica del país. Puede gestionar los eventos del personal tales como la contratación de empleados, las tranferencias dentro de la organización o la finalización de la relación con un empleado. Puede acceder a archivos de personal donde puede gestionar datos tanto personales como organizativos de los empleados, así como datos relacionados con la relación laboral. Para obtener más información, consulte Administración de fuerza de trabajo. Tareas Crear una central para un fondo de seguridad social En la subvista Seguridad social, puede crear un registro de oficina central para un fondo de seguridad social. Al crear el registro, debe actualizar el número del fondo de la seguridad social que identifique el fondo de seguro. Este número se transfiere al sistema del cálculo de nómina. 1. En la vista Autoridades, seleccione Seguridad social. 2. En el campo Visualizar, seleccione Todas las oficinas centrales. 3. Haga clic en Nuevo y, a continuación, seleccione Oficina central. Si, por ejemplo, se está creando una oficina central para Alemania, Oficina central: Alemania . SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 45 4. Introduzca los detalles de la oficina central, tales como el nombre, la dirección y el número de teléfono. También debe especificar el número del fondo de la seguridad social. 5. Haga clic en Grabar y cerrar . Por otro lado, haga clic en Visualizar todo para añadir más detalles. Por ejemplo, puede añadir los detalles de la cuenta bancaria de la oficina central. Haga clic en Carga inicial para iniciar la creación de los datos más comunes de fondos de seguridad social alemanes (y otros datos principales) en el sistema. Sin embargo, sólo puede realizar la carga inicial una vez. La función se desactiva después de la carga. A todos los registros de datos de fondos de seguridad social creados en el sistema mediante este método se les asigna el estado inicial Bloqueado. Tendrá que activar cada registro individual que desee usar en el sistema. Crear una sucursal para un fondo de seguridad social Los registros de la oficina central para fondos de seguro social se suelen suministrar con el sistema, aunque no lo están los registros de sucursal asociados. Por eso, debe crear manualmente registros de sucursal a medida que los necesite. Configuración de Autoridades fiscales para Procesamiento de nómina Puede utilizar la vista Autoridades para crear datos nuevos de la autoridad fiscal o actualizar datos existentes necesarios para el procesamiento de nómina. Para obtener más información acerca de cómo configurar correctamente los datos de autoridades fiscales para el procesamiento de nómina, consulte aquí [página 46]. Asignar un empleado a una autoridad fiscal local de nueva creación Si se contrata o recontrata un empleado en el sistema, también deberá asignar dicho empleado a su autoridad fiscal local mediante la asignación de un registro de autoridad fiscal. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte aquí [página 47]. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. 3.5.2 Configuración de Autoridades fiscales para Procesamiento de nómina Este documento contiene texto relevante para EE.UU. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione EE.UU.. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para asegurarse de que se apliquen las modificaciones. 46 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal 3.5.3 Asignar un empleado a una autoridad fiscal local de nueva creación Este documento contiene texto relevante para EE.UU. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione EE.UU.. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para asegurarse de que se apliquen las modificaciones. 3.6 Vista de informes 3.6.1 Informes 3.6.1.1 Rotación de personal Resumen Este informe ofrece un resumen de las bajas, altas o transferencias de empleados en la empresa en un período de tiempo determinado. Puede utilizar el informe para calcular las cuotas de alta, de baja y de transferencia, como también el desglose de entradas, bajas y transferencias. Puede utilizar características organizativas y de personal para filtrar y analizar la información en este informe. Características Contenido del informe El informe está formado por los siguientes ratios: ● Entradas, Transferencias y Rescisiones, en números absolutos En el caso de una transferencia, el empleado deja una línea jerárquica y se incorpora a otra. El informe enumera las transferencias en relación con la unidad de línea jerárquica que dejan los empleados transferidos. De este modo, las transferencias se consideran desde la perspectiva del departamento de distribución de la empresa, no desde la perspectiva del de recepción. ● Cuota de entrada, Cuota de transferencia, Cuota de rotación, donde las entradas, las transferencias y las rescisiones se dividen por separado entre el total del personal al inicio de un período dado, más entradas dentro del período, expresado como porcentaje. ● Desglose de entrada, Desglose de transferencia, Desglose de rescisión. Estas ratios indican el porcentaje de entradas, transferencias o rescisiones por cada unidad de la línea jerárquica, en relación con el total de todas ellas. Inicialmente, el informe muestra las cantidades absolutas de entradas, transferencias, terminaciones y personal. Puede utilizar las otras ratios para filtrar y analizar el conjunto de la información ofrecida por el informe. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 47 Series cronológicas Están disponibles las siguientes series cronológicas como informes específicos para el análisis de rotación de los empleados: ● Rotación de personal trimestral: Por defecto, aquí se muestra la rotación de personal por contrato de trabajo para el trimestre en curso y los tres trimestres anteriores: ● Rotación de personal anual: Por defecto, aquí se muestra la rotación de personal por contrato de trabajo para el año en curso y los tres años anteriores: Análisis del informe Inicialmente, la información de análisis de personal se refiere a las unidades de las líneas jerárquicas o al sexo (demografía de personal). Puede utilizar otras características organizativas y características de personal para filtrar y analizar la información. Por ejemplo, puede filtrar el personal por centro de costes, o por una función specífica, por sexo o por nacionalidad. Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● Categoría administrativa, por ejemplo, trabajador pagado por horas o empleado exento ● País (de relación laboral) ● Acuerdo de trabajo, por ejemplo, permanente o temporal ● Residencia fiscal, Empresa, Centro de costes, Función, Unidad de la línea jerárquica (características organizativas) ● Empleado, Sexo, Nacionalidad ● Tipo de evento, por ejemplo, una contratación o una transferencia ● Motivo del evento, por ejemplo, una reorganización ● Fecha del evento, por ejemplo, fecha de contratación, fecha de rescisión y fecha de transferencia de la organización previa Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Actualización de datos Los datos de este informe se proporcionan en tiempo real, directamente desde SAP Business ByDesign. Consulte también Resumen de informes en Gestión de recursos humanos Resumen de fuentes de datos en gestión de recursos humanos 3.6.1.2 Personal Resumen Este informe proporciona un resumen del número de empleados que actualmente trabajan en la empresa, y como tal proporciona una entrada para la planificación de la capacidad o el informe anual. Los ratios en el informe se generan calculando la cantidad de personal y los equivalentes a tiempo completo para el final del trimestre, final del ejercicio o para una determinada fecha clave. Puede utilizar características organizativas y de personal para filtrar y analizar la información en este informe. 48 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal Características Contenido del informe El informe se compone de los ratios Personal y Equivalentes a tiempo completo. Además, se proporcionan los siguientes ratios: ● Edad, entendiendo por edad la media de edad de los empleados. Por defecto, en los valores promedios mostrados se ocultan los decimales. Si filtra la información mediante la característica Empleado (véase abajo), el informe mostrará las edades de los empleados en años enteros al final del respectivo período del informe. ● La Antigüedad en la empresa se define como la Edad, pero por defecto se visualiza un decimal, ya que los valores de parciales del año son significativos en este contexto. Series cronológicas Están disponibles las siguientes series cronológicas como informes específicos para el análisis de personal: ● Resumen de datos demográficos de personal: Fecha. Aquí puede especificar una fecha clave seleccionándola entre las variables proporcionadas o una fecha del calendario. La fecha por defecto es Hoy, y el personal, la antigüedad en la empresa, los equivalentes a tiempo completo y la edad se muestran por sexo. ● Personal y equivalentes a tiempo completo trimestral: Por defecto, aquí se muestra el personal y equivalentes a tiempo completo de la unidad de la línea jerárquica para el trimestre en curso y los tres trimestres anteriores: ● Personal y equivalentes a tiempo completo anual: Por defecto, aquí se muestra el personal y equivalentes a tiempo completo de la unidad de la línea jerárquica para el año en curso y los tres años anteriores: Análisis del informe Inicialmente, la información de análisis de personal se refiere a las unidades de las líneas jerárquicas o al sexo (demografía de personal). Puede utilizar otras características organizativas y características de personal para filtrar y analizar la información. Por ejemplo, puede filtrar el personal por centro de coste, o puede filtrarlo por un puesto de trabajo specífico, por sexo o por nacionalidad. Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● Categoría administrativa, por ejemplo, trabajador pagado por horas o empleado exento ● País (de relación laboral) ● Acuerdo de trabajo, por ejemplo, permanente o temporal ● Residencia fiscal, Empresa, Centro de coste, Puesto de trabajo, Unidad de la línea jerárquica (características organizativas) ● Empleado, Sexo, Nacionalidad Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Actualización de datos Los datos de este informe se proporcionan en tiempo real, directamente desde SAP Business ByDesign. Consulte también Resumen de informes en Gestión de recursos humanos Resumen de fuentes de datos en Gestión de recursos humanos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 49 3.6.1.3 Informe de empleado: IOE Resumen Este informe proporciona información para una fecha clave específica para soportar la creación del Informe de empleado IOE para EE. UU. y proporciona los datos de empleado requeridos para permitir al administrador de RH completar de forma manual la sección D del informe IOE. Este informe está disponible en la vista Informes del centro de trabajo Administración de personal. Como opción estándar, en este informe se tienen en cuenta todos los empleados con un tipo de contrato de trabajo distinto a “Jubilado” y “Temporal”. Para el informe IOE (y VETS), ambos tipos de establecimiento individual y múltiple de la gestión de informes se soportan mediante el uso de las opciones de selección de Empresa y Residencia fiscal. Requisitos previos ● Este informe específico de EE. UU. está disponible cuando se ha incluido el país EE. UU. y el paquete empresarial Administración de personal en la solución del sistema con alcance definido. ● La información de la categoría de puesto de trabajo debe registrarse para cada empleado de la empresa, dado que estos datos son la base de los informes analíticos IOE y VETS. Aquellos empleados cuya categoría de puesto de trabajo, etnia o sexo no se actualicen en el sistema continuarán estando incluidos en el informe en No asignado, porque todas las categorías de datos de los empleados relevantes para la gestión de informes IOE se muestran con independencia de su estado de actualización. De esta forma, en función de los filtros fijados, el informe también puede ayudar a identificar aquellos empleados de los que faltan datos personales necesarios para la gestión de informes IOE. ● Como que el informe IOE presentado oficialmente se genera en función de una fecha del período de nómina seleccionado, el valor Fecha clave debe coincidir con una fecha de fin de período de nómina (con la fecha actual como estándar). Vistas La vista siguiente está disponible con este informe: Informes legales: IOE Un resumen de todos los datos relevantes para IOE para los empleados con tipos de contrato de trabajo distintos de Jubilado y Temporal. La vista estándar se parece a la estructura de la tabla correspondiente en el documento de encuesta oficial y muestra el desglose para todos los valores de etnia y sexo en las columnas y todas la categorías de tareas en las filas (incluidos los totales). En ella también aparece Personal como el ratio para la fecha clave especificada. Si se requieren varias selecciones para la empresa y la residencia fiscal, marque Selección avanzada. Características ● 50 El informe propone los parámetros siguientes: © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal a. Fecha clave: obligatorio, con la fecha actual como valor de selección estándar b. Contrato de trabajo: la selección estándar excluye los tipos de contrato de trabjo "2: Temporal" y "6: Jubilado" c. Empresa d. Residencia fiscal ● Además, puede utilizar el ratio siguiente para filtrar y analizar los datos que proporciona este informe: Personal: en función de una fecha clave especificada ● Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● a. Categoría administrativa b. Residencia fiscal c. Empresa d. País de trabajo e. Empleado f. Etnia (por defecto muestra todos los valores disponibles, con independencia de los datos de personal actuales) g. Sexo (por defecto muestra todos los valores disponibles, con independencia de los datos de personal actuales) h. Puesto de trabajo i. Categoría del puesto de trabajo (por defecto muestra todos los valores disponibles, con independencia de los datos de personal actuales) j. Nacionalidad k. Unidad de la línea jerárquica l. Contrato de trabajo Contexto de acceso: Este informe soporta los contextos de acceso de la empresa y la gestión. Consulte también Informe de empleado — VETS [página 51] 3.6.1.4 Informe de empleado: VETS Resumen Este informe está disponible en la vista Informes del centro de trabajo Administración de personal, y proporciona información para un período específico para dar soporte a la creación del informe de empleado VETS para EE.UU. El Informe de empleado: VETS soporta la recopilación de datos para completar de forma manual el informe de empleado VETS y proporciona opciones desplegables para analizar los resultados. Genera los datos necesarios para completar el informe VETS-100A, aunque también pueden utilizarlo aquellas empresas que tengan que completar el informe VETS-100. Como opción estándar, este informe tiene en cuenta todos los empleados con un tipo de contrato de trabajo distinto a “Jubilado” y “Temporal”. Para VETS (y EEO), ambos tipos de establecimiento individual y múltiple de la gestión de informes se soportan por el uso de las opciones de selección de la Empresa y Residencia fiscal. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 51 Los únicos datos necesarios para la enquesta que no suministra el informe VETS directamente son el personal minimo y máximo para el período de 12 meses relevante. Esta información puede obtenerse utilizando el informe Personal estándar para una serie temporal predefinida/fecha específicada, o deducirse a partir de los datos de nómina asociados. Requisitos previos ● Este informe específico de EE.UU. está disponible cuando se ha incluido el país EE.UU. y el business package Administración de personal en la solución de ByDesign con alcance definido. ● La información de categoría de puesto de trabajo debe registrarse para cada empleado de la empresa, dado que es la base de los informes analíticos EEO y VETS. Los empleados cuya categoría de puesto de trabajo, raza o género no se actualicen en el sistema continúan en el informe en No asignado, porque todas las categorías de datos de empleado relevantes para la gestión de informes VETS se muestran con independencia de sus estado de actualización. De esta forma, en función de los filtros fijados, el informe también puede ayudar a identificar aquellos empleados de los que faltan datos personales necesarios para la gestión de informes VETS. ● Como que el informe VETS presentado oficialmente se genera en función de una fecha del período de nómina seleccionado, el valor Fecha clave debe coincidir con una fecha de fin de período de nómina (con la fecha actual como estándar). Vistas La vista siguiente está disponible con este informe: Informes legales: VETS Un resumen de todos los datos relevantes para VETS para los empleados con tipos de contrato de trabajo distintos de Jubilado y Temporal. La vista estándar se parece a la estructura de la tabla correspondiente en el documento de encuesta oficial, y muestra el desglose para todos los valores de categorías de puesto de trabajo en las filas (incluidos los totales). Asimismo, muestra las ratios relacionadas con personal listadas en Características a continuación para la fecha desde y un recuento de nuevas contrataciones para el rango de datos especificado (por lo general, un período de 12 meses anterior). No obstante, no refleja los empleados que se han vuelto a contratar durante el período seleccionado. Si se requieren varias selecciones para la empresa y la residencia fiscal, marque Selección avanzada. Características ● 52 El informe propone los parámetros siguientes: a. Fecha clave: (obligatorio con valor estándar en "hoy") para informar de la cantidad de empleados para una fecha especificada b. Rango de fecha: (obligatorio con valor estándar en "últimos 365 días") para informar de nuevas contrataciones para un período especificado c. Contrato de trabajo: (por defecto, sin contar los tipos de contrato de trabjo "2: Temporal" y "6: Jubilado") d. Empresa © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal e. ● ● ● Residencia fiscal Además, puede utilizar los Ratios siguientes para filtrar y analizar los datos que proporciona este informe: Personal en función de una fecha clave especificada Contrataciones nuevas: en función de un rango de fechas seleccionado Además, estas ratios se filtran entre las 5 categorías siguientes: a. Personal restringido a "Veterano incapacitado especial" b. Personal restringido a "Veterano de Vietnam" c. Personal restringido a "Otro veterano protegido" d. Personal restringido a "Veterano con medalla al servicio de las Fuerzas Armadas" e. Personal restringido a "Veterano recientemente retirado" Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: a. Categoría administrativa b. Residencia fiscal c. Empresa d. País de trabajo e. Empleado f. Fecha de contratación g. Puesto de trabajo h. Categoría del puesto de trabajo (por defecto muestra todos los valores disponibles, con independencia de los datos de personal actuales) i. Unidad de la línea jerárquica j. Contrato de trabajo Contexto de acceso: Este informe soporta los contextos de acceso de la empresa y la gestión. Consulte también Informe de empleado: IOE [página 50] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de personal P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 53 4 Administración de tiempos 4.1 Entorno empresarial 4.1.1 Tipos de tiempo Resumen Los tipos de tiempos son categorías definidas de horarios laborables y no laborables que se utilizan cuando los empleados registran sus tiempos en las hojas de horas de trabajo. Los tipos de tiempos se definen para describir y documentar los distintos tiempos, en tanto sean relevantes para la empresa, en que los empleados están activos (por ejemplo, horario de trabajo, formación, viaje de negocios) y no activos para la empresa (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, tiempo libre de compensación). Los tipos de tiempo se definen en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempo de empleados. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Tipos de tiempo: <País> de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de tiempo de empleados [página 486]. Utilización Los tipos de tiempo se pueden utilizar para: ● El registro de tiempos descentralizado por parte de los empleados en la Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado o Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado y el registro de tiempos centralizado por parte del administrador de tiempos en el centro de trabajo Administración de tiempos. ● El registro de tiempos de proyecto para hacer un seguimiento del tiempo que los empleados trabajan en proyectos. ● La creación, en la vista Modelos de tiempos, de horarios de trabajo de empleados que distingan entre horarios de trabajo y las pausas pagadas y no pagadas. ● El cálculo de nómina y la administración de ausencias para calcular correctamente los saldos de tiempo libre de los empleados y remunerarlos adecuadamente en función del horario de trabajo planificado (horarios de trabajo), el horario de trabajo real y, en especial, de todas las desviaciones del horario de trabajo planificado (tiempos de excepción). ● El análisis de los tiempos de empleado, por ejemplo, para informar sobre estadísticas de tasas de productividad o ausencias. Si desea utilizar los tipos de tiempo, Administración de personal debe estar dentro del alcance. Si Administración de personal no está dentro del alcance, puede utilizar la Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado para el registro de tiempos de proyecto, pero sin tipos de tiempo. Además, no se pueden diferenciar los tipos de ausencia. 54 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Características Tipos de tiempo: ● Describen los distintos tiempos, en tanto sean relevantes para la empresa, en que los empleados están activos o no para la empresa, por ejemplo, las horas trabajadas reales, las horas extras, las pausas pagadas o las vacaciones. ● Se hace referencia a ellos cuando los tiempos de empleado se registran en el centro de trabajo Administración de tiempos o utilizando la Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado o Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado. ● Se pueden asignar a categorías predefinidas para la elaboración de informes, por ejemplo, tiempo productivo o enfermedad. ● Controlan los tipos de tiempos de empleado que necesitan aprobación del gerente. ● Se pueden contabilizar en una o varias cuentas de tiempos. Si Remuneración está dentro del alcance, los tipos de tiempo se pueden utilizar para registrar primas relevantes para el pago junto con el tiempo de empleado. Se pueden utilizar para el cálculo de nómina utilizando el indicador pagado/no pagado. ● Pueden tener motivos asignados, por ejemplo, para explicar una ausencia, que después están disponibles para que un administrador de tiempos los registre por ausencias en un fichero de tiempos de empleado. Estructura Los tipos de tiempo se definen en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempo de empleados. El alcance y las opciones de los tipos de tiempo dependen de: ● La definición o no del alcance de solo registros de tiempos basados en excepciones y/o registros positivos ● La utilización o no de horarios de trabajo ● La utilización o no de cuentas de tiempos Consulte también Cuentas de tiempos [página 55] Reglas de cuenta de tiempos [página 62] Configuración: Actualizar reglas de cuenta de tiempos [página 498] 4.1.2 Cuentas de tiempos Resumen Las cuentas de tiempos se utilizan para recopilar y realizar un seguimiento de los diferentes tipos de horarios de trabajo y ausencias de trabajo registrados para o por sus empleados dentro de períodos determinados, y para gestionar derechos a ausencias y crecimientos periódicos. Ejemplos de cuentas de tiempos que pueda necesitar una empresa incluyen cuentas de tiempos para recopilar horas productivas reales trabajadas, el tiempo libre pagado, las vacaciones o las horas extras. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 55 Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. ● La opción empresarial Cuentas de tiempos está seleccionada en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de haber seleccionado Gestión de tiempos de personal dentro de Recursos Humanos. ● Ha respondido a las preguntas relativas a las cuentas de tiempos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance de Recursos Humanos, seleccione Gestión de tiempos de personal y, a continuación, Cuentas de tiempos. ● Las cuentas de tiempos se han configurado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos. Estas luego se asignan a empleados individuales en el entorno de tiempo de ejecución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad Cuentas de tiempos: <País> de la lista de actividades. Características ● Cuentas de tiempos Las cuentas de tiempos recopilan contabilizaciones en unidades de horas o días a partir de las siguientes fuentes: ○ Tiempos de empleado registrados ○ Derechos/crecimientos automatizados basados en reglas El tipo de contabilización crecimiento indica un aumento regular del saldo de la cuenta de tiempos que se contabiliza en tasas menores, a menudo por período de pago, por ejemplo, la acumulación de dos días de vacaciones en una cuenta al principio de cada mes. Por el contrario, el tipo de contabilización derecho indica una cuota que está disponible en su importe total de una sola vez, generalmente al principio del período. Por ejemplo, un derecho anual de 30 días puede estar disponible al principio de cada año natural. ● 56 ○ Procesamiento de fin de período automatizado ○ Ajustes de saldo de tiempos manuales Categorías de cuenta de tiempos Las cuentas de tiempos se pueden asignar a una de tres categorías según cómo se gestionen sus saldos: ○ Las Cuentas de cuotas se utilizan para recopilar y gestionar saldos de tiempos, por ejemplo, el saldo de vacaciones restante. Los saldos aumentan por derechos o crecimientos basados en reglas y se reducen por ausencias. El saldo restante se calcula restando las vacaciones disfrutadas o pagadas del derecho a ausencias del empleado. Por ejemplo, el saldo de vacaciones de un empleado aumenta 15 días por derecho a vacaciones anual y se reduce cada vez que se toma uno o más días de vacaciones. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Puede visualizar el saldo restante de una cuenta de cuotas en la ficha Saldos de cuenta de tiempos en el archivo de tiempos del empleado. La columna Tomado visualiza cuántos días de un derecho o de un crecimiento se han tomado ya. Debería asignar esta categoría de cuenta de tiempos si desea hacer un seguimiento de esta información. ○ Las Cuentas de tiempos estadísticas cumplen varias funciones. Por un lado, se pueden utilizar como contadores, por ejemplo, para hacer un seguimiento de los totales estadísticos y para resumir ratios temporales, como el número total de horas calificadas como horas extras o como ausencias por empleado y por año natural. Se pueden utilizar para informes y para que el administrador de tiempos pueda realizar un seguimiento de las horas extras del empleado o su situación de ausencia. Las cuentas estadísticas también se pueden configurar libremente para utilizarlas como objetos contables. Por ejemplo, los tiempos productivos y las ausencias pagadas contabilizados en una cuenta estadística con un límite máximo mensual de 180 horas. Los empleados trabajan 160 horas por mes y no son remunerados por las primeras 20 horas extras. Cuando se exceden las 180 horas contabilizadas en la cuenta, se pueden transferir automáticamente a una cuenta de cuotas (por ejemplo, a una cuenta de tiempo libre de compensación), donde se cuentan como horas extras a compensar. Los saldos de los tipos de cuentas de tiempos estadísticas pueden aumentarse mediante todos los tipos de tiempo o primas. Por ejemplo, cuando un empleado hace horas extras, la información se puede contabilizar en varias cuentas de tiempos estadísticas diferentes, como Horas extras pagadas y Resumen de horas extras. Las deducciones y el crecimiento o procesamiento de fin de período basados en reglas no tienen sentido para cuentas estadísticas. Tenga en cuenta que la columna Tomado no se rellena para cuentas de tiempos estadísticas porque la función principal de estas cuentas es la de documentar cuántos días se han registrado. Esta información se refleja en el saldo. No tiene mucho sentido visualizar el saldo restante de una cuenta estadística porque no se producen deducciones. ○ Las Cuentas de horario de trabajo se utilizan para recopilar créditos o déficits de tiempo que se producen cuando las horas trabajadas reales difieren de las horas previstas diarias del horario de trabajo del empleado o de las horas promedio especificadas en el perfil de tiempos del empleado. La diferencia se contabiliza en la cuenta de horario de trabajo como crédito o déficit de tiempo. Los créditos de tiempo se pueden compensar con tiempo libre de compensación. Una diferencia de las horas previstas diarias del horario de trabajo del empleado se podría producir, normalmente, para los horarios de trabajo que tienen un intervalo de horarios flexibles, donde el intervalo define las horas de inicio más tempranas y las horas de fin más tardías durante las cuales se permite la flexibilidad horaria. Por el contrario, los horarios fijos pueden definir un horario de trabajo que difiera de las horas promedio acordadas del perfil de tiempos del empleado. Para obtener más información, consulte Cuentas de horario de trabajo [página 59]. Estructura Los siguientes atributos principales se pueden asignar a cuentas de tiempos: ● Creación: permanente o periódica le permite especificar si hay exactamente una cuenta de tiempos válida para la validez total del perfil de tiempos o si se crea una nueva instancia de cuenta de tiempos a intervalos definidos. El sistema crea automáticamente estas cuentas de tiempos en base a la asignación de un tipo y una regla de cuenta de tiempos al perfil de tiempos de empleado. También es posible crear y asignar cuentas de tiempos ad hoc en el entorno de tiempo de ejecución en el acto sin tener que modificar el perfil de tiempos. Las cuentas de tiempos ad hoc son cuentas de cuotas no basadas en reglas con valores de libre definición, y que se pueden asignar manualmente y a pedido al empleado en el entorno de tiempo de ejecución. Las cuentas de tiempos ad hoc se utilizan cuando determinados tipos de cuentas de tiempos, por ejemplo, cuentas de tiempos para el seguimiento de derechos de licencia por maternidad o paternidad, no se deben crear de manera regular ni automática para un empleado, sino específicamente para cada cuenta ad hoc. Para obtener más información acerca de las SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 57 cuentas ad hoc, consulte la sección de resumen de Crear una nueva cuenta de tiempos ad hoc [página 92]. ● Las Reglas de cuenta de tiempos le permiten especificar cómo se calculan los saldos de las cuentas de tiempos, en especial, los derechos de licencias, y cómo se realizan crecimientos periódicos y procesamientos de fin de período. Si su empresa tiene diferentes directrices para las cuentas de tiempos (por ejemplo, diferentes derechos a vacaciones para diferentes categorías de empleado), es posible que deba definir más de una regla para el mismo tipo de cuenta de tiempos. ● Una secuencia de contabilización le permite especificar que se debe deducir un tipo de tiempo de múltiples cuentas de tiempos en una secuencia especial. Por ejemplo, el tiempo de vacaciones se debe deducir primero de una cuenta Vacaciones (diferidas) y después del saldo de la cuenta Vacaciones (año actual). Consulte también Actualizar tipos de cuenta de tiempos [página 501] Actualizar reglas de cuenta de tiempos [página 498] Actualizar secuencia de contabilización de cuenta de tiempos [página 492] Tipos de tiempo [página 54] Ejemplo: Modelar una política de ausencia [página 477] 4.1.3 Ajustes personalizados para cuentas de tiempos Resumen Las cuentas de tiempos se usan para recopilar y realizar un seguimiento de los diferentes tipos de horarios de trabajo y ausencias registrados para o por los empleados dentro de períodos determinados, y para gestionar derechos de licencias y crecimientos periódicos. Ejemplos de cuentas de tiempos que pueda necesitar una empresa incluyen cuentas de tiempos para recopilar horas productivas reales trabajadas, el tiempo libre pagado, las vacaciones o las horas extras. Se pueden realizar ajustes de cuotas en las cuentas de tiempos del empleados, como una cuenta de tiempos de vacaciones, utilizando un sistema o una aplicación externo/a. Esto se puede realizar al configurar reglas que determinan la cantidad de crecimiento o el derecho de una cuenta de tiempos que no se puede configurar en la solución estándar. Este ajuste de cuota calculado se relega a la cuenta de tiempos. Al recibir este ajuste de cuota, el sistema llama automáticamente una activación de la cuenta de tiempos. Opciones de configuración Normalmente un administrador realiza las opciones de configuración. Si no tiene la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. 58 ● La opción empresarial Cuentas de tiempos está seleccionada en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto. En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Gestión de tiempos de personal dentro de Recursos humanos. ● Ha respondido a las preguntas relativas a las cuentas de tiempos. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance de Recursos Humanos, seleccione Gestión de tiempos de personal y, a continuación, Cuentas de tiempos. ● Las cuentas de tiempos se han configurado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos. Estas luego se asignan a empleados individuales en el entorno de tiempo de ejecución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades. Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Cuentas de tiempos – <País> de la lista de actividades. Características Los ajustes personalizados para las cuentas de tiempos son las reglas que le permiten determinar cómo el sistema debe calcular automáticamente los saldos de las cuentas de tiempos; en particular, cómo realizar crecimientos periódicos y el procesamiento de fin de período. Esto es especialmente útil para configurar reglas que determinan la cantidad de crecimiento o el derecho de una cuenta de tiempos que no se puede configurar en la solución estándar. Estas reglas se pueden configurar en una aplicación externa (o en PDI), y se puede relegar el ajuste de cuota calculado a la cuenta de tiempos. En Nueva Zelanda, la cantidad de crecimiento de las cuotas de ausencia está sujeta a diversas entidades legales que son demasiado complejas para que se puedan gestionar en el sistema ByD. Normalmente se configura en el sistema de cálculo de nómina de Nueva Zelanda, que suministra los datos de ausencia para el sistema HR para el work flow de ausencias. Uno de los ejemplos es el crecimiento diario de la cantidad de ausencias de un empleado Puede utilizar estos datos desde el sistema externo para calcular los saldos de la cuenta de tiempos de los empleados. 4.1.4 Cuentas de horario de trabajo Resumen Las cuentas de horario de trabajo se utilizan para recopilar y gestionar créditos y déficits de tiempo que se producen cuando las horas reales trabajadas de los empleados difieren del horario de trabajo planificado de acuerdo con lo definido por el horario de trabajo o de las horas diarias promedio definidas en el perfil de tiempos. Permiten una estructuración más flexible del horario de trabajo diario de los empleados y la compensación con tiempo libre de las duraciones de turnos que difieren del acuerdo contractual del empleado. El saldo de una cuenta de horario de trabajo se calcula diariamente para todos los empleados mediante ejecuciones de cierre de período. Se efectúa una comparación diaria automatizada entre los tiempos reales y el horario de trabajo planificado o las horas diarias promedio, y la diferencia se contabiliza en la cuenta de horario de trabajo. Para esta comparación se tienen en cuenta todos los datos de tiempo registrados, como las ausencias y presencias. Los tiempos que están fuera del horario de trabajo planificado (o de un intervalo de horarios flexibles) se pueden marcar para que automáticamente se consideren no relevantes para la cuenta de horario de trabajo. La información que se visualiza sobre contabilizaciones en la cuenta de horario de trabajo de un empleado está resumida y no se divide en los tipos de tiempo individuales. Es el saldo diario que resulta de la comparación entre el horario de trabajo real y el tiempo planificado o promedio. Puede visualizar información detallada sobre las contabilizaciones de tipos de tiempo, pausas y demás en la vista Registro de tiempos, en la ficha Revisar y corregir de la Hoja de horas de trabajo. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 59 Para obtener información detallada acerca de los campos que se visualizan en la hoja de horas de trabajo y de cómo se realizan los cálculos, consulte Totales de período en la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos [página 112] y Cálculos y campos de la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos [página 108]. Beneficios Cuentas de horario de trabajo: ● Permiten que los empleados manejen con flexibilidad las necesidades de fuerza de trabajo en función de las cargas de trabajo volátiles ● Permiten que los empleados determinen con flexibilidad el inicio y fin de su horario de trabajo diario dentro de un intervalo predefinido La diferencia con el horario de trabajo planificado se contabiliza en la cuenta de horario de trabajo. ● Permiten turnos de diferente duración al compararlos con el horario de trabajo contractual individual y contabilizar la diferencia en una cuenta de horario de trabajo. ● Permiten que los empleados se tomen días parciales o enteros como tiempo libre de compensación, con lo cual se reduce el saldo de la cuenta de horario de trabajo. ● Tienen reglas de limitación que permiten tratar automáticamente los tiempos trabajados fuera de un intervalo de horarios flexibles o fuera del horario de trabajo planificado. Requisitos previos Opciones en Configuración empresarial ● Para Alemania, donde las cuentas de horario de trabajo son mejores prácticas empresariales, SAP entrega anticipadamente un tipo de cuenta de tiempos de muestra, la Cuenta de horario de trabajo DE0036 . ● Para el resto de los países, si desea utilizar cuentas de horario de trabajo, deberá crear un tipo de cuenta de tiempos de la categoría cuenta de horario de trabajo con una regla de cuenta de tiempos que determine cómo se calcula el saldo. Las cuentas de tiempos se definen en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos. Estas luego se asignan a empleados individuales en el entorno de tiempo de ejecución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y seguidamente la actividad Cuentas de tiempos: <País> de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de cuenta de tiempos [página 501]. Opciones en el entorno de tiempo de ejecución ● En el centro de trabajo Gestión de tiempos, bajo Empleados Editar archivo de tiempos Perfil de tiempos , debe asignarle al empleado un horario de trabajo y una cuenta de horario de trabajo con una regla de cuenta de tiempos que especifique cómo se realizará el cálculo de saldo. Además, en la ficha Datos básicos de la cuenta de tiempos, puede especificar (en función de sus opciones de configuración empresarial) si algunos tiempos no se deben acreditar a la cuenta de horario de trabajo, en otras palabras, si se debe definir el límite superior en un punto determinado. Las opciones de definición del límite superior son las siguientes: ○ Definir el límite superior de tiempos reales fuera del intervalo de horarios flexibles Para el cálculo de la cuenta de horario de trabajo solamente se tienen en cuenta los tiempos que se encuentran dentro del intervalo de horarios flexibles. No se tienen en cuenta los tiempos productivos que están fuera del intervalo de horarios flexibles. 60 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ○ Definir el límite superior de tiempos reales fuera del horario de trabajo planificado Para el cálculo de la cuenta de horario de trabajo solamente se tienen en cuenta los tiempos que se encuentran dentro del horario de trabajo planificado. No se tienen en cuenta los tiempos productivos que están fuera del horario de trabajo planificado. El registro de tiempos y los horarios de trabajo deben estar basados en horas reloj cuando se define una de estas opciones de definición de límite superior. El registro de tiempos basado en la duración no funciona con estas opciones. ○ No definir límite superior Para el cálculo del saldo de la cuenta de horario de trabajo se tienen en cuenta todos los tiempos, independientemente de si están dentro o fuera del horario de trabajo planificado o de un intervalo de horarios flexibles. ● Los horarios de trabajo y los registros de tiempos deben estar basados en horas reloj si desea desechar los tiempos fuera del horario de trabajo planificado o fuera de un intervalo de horarios flexibles para el cálculo del saldo de la cuenta de horario de trabajo. ● Si desea utilizar cuentas de horario de trabajo en el contexto de horarios flexibles, deberá crear modelos de tiempos que contengan el tipo de tiempo de intervalo de horarios flexibles en la vista Modelos de tiempos. 1. Registro de tiempos positivos con intervalo de horarios flexibles Los empleados deben trabajar ocho horas los días de semana dentro de un intervalo de horarios flexibles definido entre las 6:00 y las 19:00. Pueden decidir cuándo trabajar y por cuánto tiempo cada día laborable. Las horas trabajadas entre las 06:00 y las 19:00 se comparan con las ocho horas. La diferencia positiva o negativa se contabiliza en una cuenta de horario de trabajo. Los empleados pueden compensar un saldo positivo tomándose días libres enteros o trabajando menos, y un saldo negativo trabajando más otros días. 2. Registro de tiempos basado en excepciones con turnos de longitud variable Un empleado tiene un horario de trabajo contractual de siete horas al día y cinco días laborables, aunque debe trabajar turnos continuos enteros de la siguiente manera: una semana, turno de mañana, de 05:00 a 14:00; una semana, turno de tarde, de 14:00 a 22:00; una semana, turno de noche, de 22:00 a 05:00. Cada día laborable tiene una hora de pausa no pagada. La cuenta de horario de trabajo ahora sirve para administrar las distintas duraciones del horario de trabajo al comparar el horario de trabajo diario real con el horario de trabajo promedio de siete horas y contabilizar la diferencia en su saldo. Así, en los días de turno de mañana y de tarde, el saldo de la cuenta de horario de trabajo aumenta una hora y, en los turnos de noche, el saldo disminuye una hora. En conjunto, dado que el empleado trabaja más de lo acordado por contrato, puede tomarse días libres parciales o enteros para compensarlo. Consulte también Cuentas de tiempos [página 55] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 61 4.1.5 Reglas de cuenta de tiempos Resumen Las cuentas de tiempos se utilizan para recopilar y realizar un seguimiento de los diferentes tipos de horarios de trabajo y ausencias de trabajo registrados para o por sus empleados dentro de períodos determinados, y para gestionar derechos a ausencias y crecimientos periódicos. Las cuentas de tiempos pueden tener reglas anexadas que le permitan determinar cómo el sistema debe calcular automáticamente los saldos de las cuentas de tiempos; en particular, cómo realizar crecimientos periódicos y el procesamiento de fin de período. Si su empresa tiene diferentes directrices para las cuentas de tiempos (por ejemplo, para diferentes unidades organizativas, categorías de empleado o empleados a tiempo parcial en contraposición con empleados a tiempo completo), es posible que necesite definir más de una regla para el mismo tipo de cuenta de tiempos. Por ejemplo, una empresa en los EE.UU. puede tener diferentes derechos a vacaciones para empleados de unidades de negociación y de no negociación. Las reglas de cuentas de tiempos correspondientes asociadas con los distintos tipos de cuentas de tiempos se asignan a empleados individuales cuando se crea su perfil de tiempos durante el proceso de contratación de tiempo. En función del país y la definición del alcance, el sistema proporciona por defecto un conjunto de muestra de los tipos de cuentas de tiempo típicos y las reglas de cuenta de tiempos relacionadas. Dado que los valores de crecimiento reales, los intervalos de antigüedad o edad y las fechas de crecimiento o procesamiento de fin de período varían de una empresa a otra, debe crear sus propias reglas de cuenta de tiempos en función de estas opciones de muestra. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar reglas de cuenta de tiempos [página 498]. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, Cuentas de tiempos: <País>. Requisitos previos Antes de trabajar con la actividad de ajuste preciso Actualizar reglas de cuenta de tiempos, ha realizado lo siguiente: 62 ● Ha decidido en el alcance de Cuenta de tiempos: <País> para cada país si existen varios países dentro del alcance ● Ha completado la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, Cuentas de tiempos: <País>. ● Ha identificado las cuentas de cuotas que necesitan una regla de crecimiento y ha determinado: ○ Cómo se calcula el importe de derecho El derecho a ausencia generalmente depende de la antigüedad o edad. También puede variar para los empleados a tiempo parcial. Por ejemplo, el número de días laborables por semana puede influir en el derecho a vacaciones. ○ Cada cuánto se producen los crecimientos ○ Qué grupos de empleados pueden recibir el derecho © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos El tipo de contabilización crecimiento indica un aumento regular del saldo de la cuenta de tiempos que se contabiliza en tasas menores, a menudo por período de pago, por ejemplo, la acumulación de dos días de vacaciones en una cuenta al principio de cada mes. Por el contrario, el tipo de contabilización derecho indica una cuota que está disponible en su importe total de una sola vez, generalmente al principio del período. Por ejemplo, un derecho anual de 30 días puede estar disponible al principio de cada año natural. ● Se han identificado las cuentas de tiempos que necesitan una regla de procesamiento de fin de período (es decir, una verificación y un ajuste programados y regulares del saldo de cuenta de tiempos restante) y se ha determinado: ○ Cuándo debe efectuarse el procesamiento de fin de período, por ejemplo, al final del período de cálculo de nómina o a fin de año ○ ● Qué ocurre con el saldo que no se utiliza (se pierde, se arrastra o se paga) Se ha identificado cómo se calcula el crédito de tiempo para las cuentas de horario de trabajo, cuando se utilizan, incluido: ○ Cómo se determina el horario de trabajo real que se puede acreditar en la cuenta de horario de trabajo (todos los tiempos registrados o los horarios de trabajo según se definen en el horario de trabajo, en especial si se utiliza un intervalo de horarios flexibles) ○ Si el horario de trabajo real se compara con el horario de trabajo diario planificado del horario de trabajo o con las horas diarias promedio del perfil de tiempos Consulte también Configuración: Actualizar tipos de cuenta de tiempos [página 501] Completar datos de tiempo (Contratación) [página 69] Cuentas de tiempos [página 55] Cuentas de horario de trabajo [página 59] 4.1.6 Prima Resumen Los acuerdos empresariales, las leyes laborales y los contratos de los sindicatos pueden contener cláusulas respecto de los pagos adicionales por trabajo en días no regulares, como Domingos o feriados, turno noche u horas extras. La prima complementa el concepto de tipos de tiempo con respecto a cómo se remuneran algunos tiempos de empleados. Le permite especificar tasas de pago diferentes para condiciones de trabajo específicas. La información de la prima puede especificarse cuando los tiempos de empleados se registran en una hoja de horas de empleado en la vista Autoservicios de empleado o Registro de tiempos de Administrador de tiempos. Los tipos disponibles de primas con tasas de pago diferentes y métodos de asignación de cuotas de tiempo se definen en la actividad de ajuste preciso Prima — <País>. En esta actividad, también puede establecer las reglas de pago de primas para un cálculo automático de la prima cuando se cumplan determinadas condiciones de trabajo específicas. El sistema proporciona un conjunto preconfigurado de tipos de primas y métodos de asignación por país. Puede revistar este conjunto de muestra utilizando la actividad de ajuste preciso opcional Prima: <País>. Si necesita fijar sus propios códigos de primas, debe añadir esta actividad de ajuste preciso a su lista de actividades. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 63 la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad Prima: <País> de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipo de prima [página 479]. Características Tipos de tiempo con condiciones de trabajo especiales Los tipos de tiempo clasifican los distintos tipos de horas de trabajo y de ausencias distintos en su empresa, tales como horas trabajadas reales, vacaciones o educación. Se definen en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempo de empleados y se registran en el sistema como atributos de tiempos de empleado. No todos los tiempos de empleados y tipos de tiempo generan una modificación en el pago del empleado. Por ejemplo, el tiempo registrado para la educación o la confirmación de un proyecto que se encuentra dentro del tiempo de trabajo regular del empleado puede ser útil a los fines de supervisión o gestión de proyecto. Por otro lado, determinadas condiciones especiales de trabajo o ausencias del trabajo pueden conllevar una desviación del pago estándar de un empleado. Los ejemplos típicos de condiciones de trabajo especiales incluyen: ● No exentos y horas extras ● Trabajo en festivos o fines de semana ● Turno de noche o turnos especiales ● Enfermedad u otros tipos de ausencias no pagados o específicamente pagados Los tipos de tiempos se establecen en el centro de trabajo Configuración empresarial en la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Tipos de tiempos – <País> de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de tiempo de empleados [página 486]. Prima y métodos de asignación Un método de asignación especifica cómo se debe tratar una prima con respecto al pago, por ejemplo, si se paga completa o parcialmente, o si se asigna a una determinada cuenta de tiempos, de manera total o parcial. Algunos ejemplos de métodos de asignación son: pagar todo, pagar base, convertir prima, convertir todo. En los primeros tres casos de condiciones de trabajo especiales anteriores, el propio tipo de tiempo no suele ser necesario para derivar la tasa de pago divergente específica o el método de asignación. En su lugar, si se registran tiempos de empleado para casos excepcionales, puede especificar una prima además del tipo de tiempo, lo que desencadena el pago divergente. La desviación del pago estándar puede implicar: ● Una tasa de pago distinta, por ejemplo, si las horas extra se valoran con un factor del 150% o 200% ● El tiempo adicional trabajado se puede convertir en tiempo libre de compensación que podrá tomarse en una fecha posterior en vez de pagarse ● Los períodos con pago reducido o sin pago, por ejemplo, debido a un largo período de enfermedad Puede combinar múltiples tipos de tiempo con las mismas clases de primas. Por ejemplo, cualquier tipo de tiempo de la categoría Tiempo productivo, como Horas reales trabajadas, Oficina en casa, Consultoría, Formación, se podría asignar a una prima Horas extra 1,5, pagar todo. Los tipos de prima se establecen en el centro de trabajo Configuración empresarial en la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad Prima: <País> de la lista de actividades. Haga clic en Actualiza tipos de prima. Allí, puede revisar el conjunto de tipos de prima suministrados de manera estándar y crear nuevos en caso de ser necesario. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de prima [página 479]. Reglas de prima 64 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Las reglas de prima definen conjuntos de condiciones de trabajo, para las cuales el sistema debe calcular automáticamente un determinado tipo de prima. Puede crear reglas de prima en Configuración empresarial, que se utilicen para la generación automática de primas de hora extra. Luego, las reglas de prima se pueden asignar a un perfil de registro de tiempos en la actividad de ajuste preciso Actualizar perfil de registro de tiempos. Para obtener más información, consulte el paso 5 de Configuración: Actualizar perfil de registro de tiempos [página 482]. Las reglas de prima se establecen en el centro de trabajo Configuración empresarial en la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad Prima: <País> de la lista de actividades. Haga clic en Actualiza reglas de prima. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar reglas de prima [página 482]. Integración con otros componentes de SAP Business ByDesign Cuando se introduce un tiempo de empleado con una combinación de tipo de tiempo y una prima, el importe real que se debe pagar está determinado por los sistemas Remuneración y Nómina. Si utiliza la solución integrada Nómina de SAP Business ByDesign, el proceso se automatiza utilizando la función de Asignación de tipo de componente de remuneración (CCT) del centro de trabajo Remuneración. En este punto, se debe asignar un tipo de tiempo y una prima a los tipos de componente de remuneración. Para obtener más información, consulte Integración de nómina con remuneración, administración de tiempos y administración de personal [página 13]. Si no se utiliza la solución integrada Nómina de SAP Business ByDesign, podrá seguir registrando los horarios de trabajo en combinación con un tipo de tiempo y una prima, pero deberá asegurarse de que la información relevante para la nómina se transfiere manualmente a la solución de nómina de terceros. Como un caso especial, determinados tipos de prima se utilizan para especificar los detalles al pagar un saldo de cuenta de tiempos restante, por ejemplo, vacaciones no disfrutadas. Esto se lleva a cabo en la ficha Saldos de cuenta de tiempos del centro de trabajo Administración de tiempos utilizando un ajuste del saldo de tiempos con el tipo de contabilización Pago. Consulte también Actualizar asignación de tipo de tiempo [página 152] Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos [página 151] Actualizar asignación de tipo de pago [página 150] 4.1.7 Opciones de aprobación Resumen Los tipos de tiempos de empleados que indican ausencia de trabajo, como vacaciones o tiempo libre remunerado, o los tipos de tiempos de las categorías de asistencia especial, como asistencia a cursos de formación, pueden necesitar aprobación de un superior directo. El proceso de aprobación puede estar basado en sistema y se desencadena después del envío de una solicitud de ausencia en Solicitud de ausencia o en Hoja de horas de trabajo. Las reglas de aprobación también se pueden aplicar a Solicitud de ausencia: en nombre de y Hoja de horas de trabajo: en nombre de si el usuario que envía la solicitud de ausencia en nombre de no es el superior directo del empleado. Puede configurar tipos de tiempos para desencadenar una notificación, una tarea empresarial de aprobación o nada para el gerente del empleado, y especificar si es necesaria una revisión adicional por parte del administrador de tiempos. Esto se hace en la actividad de ajuste preciso Actualizar opciones de aprobación. Para encontrar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar opciones de aprobación [página 484] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 65 Requisitos previos de la definición del alcance Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. ● En la definición del alcance se decide si la empresa necesita utilizar tiempos de empleado para: ○ Registrar los tiempos de proyectos para hacer un seguimiento del tiempo que los empleados trabajan en proyectos ○ Calcular la nómina y administrar las ausencias ● La opción empresarial Aprobación está activa y las preguntas de definición del alcance se responden en la configuración de su solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de haber seleccionado Gestión de tiempos de personal dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de la definición del alcance Recursos humanos, seleccione Gestión de tiempos de personal, marque Aprobación y responda a las preguntas relacionadas con la aprobación del superior y el jefe de proyecto, la solicitud de ausencia y la aprobación de la hoja de horas de trabajo. ● El paquete empresarial Administración de personal está dentro del alcance: ○ Si Administración de personal está dentro del alcance, debe definir tipos de tiempos para registrar los tiempos de empleado. Los tipos de tiempos disponibles se definen en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de empleados. Para encontrar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de tiempos de empleados [página 486]. ○ Si Administración de personal no está dentro del alcance, se puede utilizar la Hoja de horas de trabajo para registrar el tiempo de proyectos. Esto implica lo siguiente: ○ Los tiempos de empleados solo se diferencian por servicios, no por tipos de tiempo ○ No se pueden introducir ausencias ○ Todas las confirmaciones de tiempos de proyecto cuentan como tiempo productivo ○ Las aprobaciones las realiza el jefe de proyecto La aprobación del jefe de proyecto es obligatoria cuando los tiempos de proyecto se registran para prestadores de servicios. Cuando los tiempos de proyecto se registran para empleados, el proyecto determina si es necesaria la aprobación del jefe de proyecto, según se definió para el proyecto en el centro de trabajo Gestión de proyectos. Si la aprobación es necesaria, en general la hace el jefe de proyecto de manera regular para todos los datos de tiempo asignados a los proyectos de los que es responsable. 66 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 4.1.8 Servicios de registro de tiempos Resumen Los tipos de tiempo de empleado describen los distintos tipos de horarios de trabajo y ausencias que se pueden registrar en su empresa. Los tipos de tiempo se configuran mediante la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempo de empleados, y se hace referencia a ellos cuando los tiempos de empleado se registran en los siguientes servicios de registro de tiempos: ● Por expertos en Recursos Humanos, en el centro de trabajo Administración de tiempos, que está disponible cuando se seleccionan los paquetes empresariales Gestión de tiempos de personal y Administración de personal. ● Por empleados, mediante la entrada de tiempos descentralizada en Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado o Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado. Los autoservicios generalmente se combinan con procesos de aprobación basados en el sistema. ● Por gerentes, que registran los tiempos de empleado en nombre de los miembros de su equipo utilizando la Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado: En nombre de o la Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado: En nombre de en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad. Los jefes de proyecto pueden utilizar la Hoja de horas de trabajo en nombre de los miembros de su equipo, si el concepto empresarial Registro de tiempos está dentro del alcance en Proyectos. Características Puede activar o desactivar los distintos tipos de tiempo para cada uno de los servicios de registro de tiempos dentro del alcance en la actividad de ajuste preciso Activar para servicios de registro de tiempos. Por ejemplo, puede decidir que los tipos de tiempo con reglas de pago más complejas, como permisos por razones médicas de larga duración o ausencias no pagadas, solo puedan ser registrados por un administrador de tiempos en el centro de trabajo Administración de tiempos. El sistema le proporciona propuestas sobre qué tipos de tiempo de muestra activar o desactivar por servicio. Si crea sus propios tipos de tiempo, el sistema los activa por defecto para los servicios de registro de tiempos dentro de su alcance. Revise estas opciones y ajústelas según sus necesidades. Según el alcance, habrá una ficha disponible para cada uno de los servicios de registro de tiempos: ● Solicitud de ausencia: Especifica los tipos de tiempo de las categorías Vacaciones, Enfermedad o Ausencia que visualizarán los empleados y gerentes en una solicitud de ausencia, si Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado o Solicitud de ausencia en autoservicio de empleado: En nombre de están dentro del alcance. ● Hoja de horas de trabajo: Especifica los tipos de tiempo que visualizarán los empleados y gerentes en una hoja de horas de trabajo si Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado u Hoja de horas de trabajo en autoservicio de empleado: En nombre de están dentro del alcance. ● Administración de tiempos: Especifica los tipos de tiempo que visualizará un administrador de tiempos en el centro de trabajo Administración de tiempos. ● Vista Enfermedad: Especifica los tipos de tiempo asignados a la categoría Enfermedad que visualizará un experto en el tema en la subvista de enfermedad del archivo de tiempos del empleado. La subvista de enfermedad ofrece soporte a los administradores de tiempos a la hora de administrar los períodos de ausencia pagados y no pagados relacionados con enfermedades (del empleado o de miembros de su familia). SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 67 Consulte también Configuración: Activar para servicios de registro de tiempos [página 483] 4.2 Vista de trabajo 4.2.1 Guía rápida para trabajo (en Administración de tiempos) La vista Trabajo del centro de trabajo Administración de tiempos muestra una lista de todas las tareas pendientes, archivos de tiempo de empleado que se tienen que completar o revisar, y las solicitudes de tiempo de empleado que se tienen que autorizar. Puede analizar cuánto trabajo tiene que efectuar, organizar su carga de trabajo y priorizar tareas como corresponda. Conceptos básicos La Gestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relativas a un proceso empresarial en o por su organización se completen para cumplir objetivos empresariales definidos. Mediante la Gestión de tareas empresariales, el sistema asigna trabajo a usuarios y les permite recibir, gestionar y completar posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a un proceso empresarial con eficacia. El sistema crea posiciones de gestión de tareas empresariales si requiere una entrada de un usuario acerca de un documento empresarial relacionado. Estas posiciones se crean de manera que el usuario verifique, modifique o clarifique información, complete posiciones o tome una decisión como parte de un proceso empresarial. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales. Tareas Supervisar su trabajo 1. De la lista desplegable Mostrar, puede visualizar un conjunto de tareas abiertas para ver y procesar, por ejemplo, tareas abiertas, tareas abiertas de revisión de datos de tiempo, o tareas abiertas de modificaciones en la relación laboral o tareas de contratación abiertas. 2. Desde la lista desplegable Agrupar por, puede agrupar work items por criterios específicos, como Fecha de vencimiento. Procesar su trabajo Para ayudarle a completar su trabajo tiene a su disposición las siguientes opciones: 68 ● Para ver y editar documentos relativos a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Editar . ● Para crear nuevas posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Nuevo y seleccione la opción relevante: © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Para obtener más información sobre tareas, notificaciones y alertas, consulte Trabajar con tareas, notificaciones y alertas. ● Para obtener información sobre solicitudes de aclaración, consulte Trabajar con solicitudes de aclaración. ● Para exportar datos comerciales a Microsoft Excel®, haga clic en Exportar y seleccione A Microsoft Excel. Par obtener información, consulte Exportar datos comerciales mediante Microsoft Excel. ● Para procesar una tarea, seleccione la posición y, desde Acciones de las opciones. , seleccione una Completar datos de tiempo - Contratación Esta tarea le permite completar un archivo de tiempos para un empleado recién contratado, especificar como se deben registrar y evaluar los datos de tiempo, asignar a un empleado un horario de trabajo y las cuentas de tiempos relevantes para recopilar y realizar un seguimiento de los tiempos y los derechos a vacaciones del empleado. Para obtener más información, consulte aquí [página 69]. Exportar a Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel. 4.2.2 Completar datos de tiempo (Contratación) Resumen Esta tarea le permite completar un archivo de tiempos para un empleado recién contratado, especificar como se deben registrar y evaluar los datos de tiempo, asignar a un empleado un horario de trabajo y las cuentas de tiempos relevantes para recopilar y realizar un seguimiento de los tiempos y los derechos a vacaciones del empleado. Procedimiento 1. En el centro de trabajo Administración de tiempos, vista Tareas, haga clic en Datos de tiempos completos (contratación) para acceder al archivo de tiempos de un empleado. 2. En la etapa Introducir datos básicos, seleccione un perfil de registro de tiempos para especificar las reglas de horas extras y de deducción de pausas que se aplican. 3. En Método de registro de tiempos, haga clic en un método de registro de tiempos, como se indica a continuación. a. Positivo si los empleados tienen que registrar todos los tiempos trabajados, las ausencias y las licencias. b. Basado en excepciones si los empleados sólo tienen que registrar excepciones a su horario de trabajo planificado, definido en el horario de trabajo; por ejemplo, registrar horas extras o licencias por enfermedad. 4. Haga clic en Siguiente para ir al próximo paso: Definir un horario de trabajo. 5. En Información de horario de trabajo, seleccione una categoría de horario de trabajo como se indica a continuación: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 69 a. Seleccione Predefinido si desea utilizar un modelo de tiempos reutilizable que se haya creado para este fin. ● En el campo Modelo de tiempos, introduzca el ID del modelo de tiempos que desea utilizar. ● b. Si desea especificar un día de inicio para el horario de trabajo que sea diferente del día definido en el modelo de tiempos, haga clic en Desplazar hacia arriba/abajo , en Detalles, según sea necesario. Seleccione Individual si desea crear un horario de trabajo específicamente para un empleado. ● Haga clic en Añadir fila y, en el campo ID de modelo diario, introduzca el ID del modelo de tiempos diario que quiere asignar o seleccione un tipo de tiempo junto con las horas o la duración de inicio y fin. Si es necesario, haga clic en el icono para buscar el ID de modelo de tiempos diario. ● Repita estos pasos para cada día del horario de trabajo. 6. Introduzca información adicional según sea necesario y haga clic en Siguiente para ir al paso siguiente: Asignar cuentas de tiempos. 7. Haga clic en Añadir fila o en Añadir varias cuentas según la cantidad de cuentas de tiempos que desee asignar y seleccione una o más cuentas de la lista desplegable Cuenta de tiempos. La categoría de cuenta de tiempos se define por defecto automáticamente: Cuota, Estadística o Cuenta de horario de trabajo. 8. Para las categorías Cuota y Cuenta de horario de trabajo, seleccione la regla de cuenta de tiempos de la lista Regla de cuenta de tiempos. Las reglas de cuenta de tiempos están definidas en Configuración empresarial. Los detalles de las reglas se pueden visualizar en la ficha Reglas de crecimiento/derecho haciendo clic en el enlace correspondiente. 9. Introduzca información adicional, según sea necesario, en la ficha Reglas de crecimiento/derecho y repita el procedimiento para cada cuenta de tiempos que desee asignar. El campo Saldo inicial se muestra en esta ficha en los siguientes casos: ● Si la fecha de contratación del empleado está dentro de los tres meses previos a la fecha del archivo de tiempos, puede asignar al empleado un saldo de cuenta de tiempos inicial. El campo Saldo inicial no está disponible si la fecha de contratación supera los tres meses previos a la fecha del archivo de tiempos. En este caso, el saldo inicial sólo puede asignarse mediante un ajuste manual. ● En el caso de una recontratación que no está marcada como Reincorporación, que indica que al empleado recontratado se le otorgan los beneficios anteriores. 10. Haga clic en Siguiente para ir al próximo paso: Revisar los datos de tiempo. 11. a. Haga clic en Anterior para volver a la pantalla adecuada y realizar las actualizaciones necesarias. b. Haga clic en Finalizar y en Siguiente para grabar el archivo de tiempos del empleado recién contratado e ir al paso final: Confirmar los datos de tiempo. Se muestra un mensaje que confirma que el archivo de tiempos del empleado recién contratado se creó correctamente. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Trabajo o haga clic en uno de los enlaces que se muestran para completar el proceso de contratación. 70 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Resultado Los datos temporales del empleado recién contratado se grabaron en su archivo de tiempos. Para abrir el archivo de tiempos del empleado, seleccione el empleado apropiado en la vista Empleados y haga clic en Editar . Consulte también Configuración: Actualizar reglas de cuenta de tiempos [página 498] Modelos de tiempos y horarios de trabajo [página 94] Actualizar un calendario de días festivos divergente para un empleado [página 76] 4.3 Vista Tareas frecuentes 4.3.1 Entorno empresarial 4.3.1.1 Modificación temporal del horario de trabajo Resumen La función Modificación temporal del horario de trabajo permite a los administradores de tiempos realizar modificaciones a corto plazo en horarios de trabajo de empleados planificados a largo plazo, por ejemplo, para reaccionar ante ausencias no planificadas de otros colegas o para cargas de trabajo aumentadas o reducidas a corto plazo. Relevancia Los administradores de tiempos pueden reaccionar de manera flexible en las situaciones siguientes: ● Un empleado requiere una modificación temporal de turno para la semana siguiente y lo más rápido posible. El horario de trabajo planificado a largo plazo no debería verse afectado. ● Un empleado debe sustituir a un colega enfermo a corto plazo. El administrador de tiempos puede asignar rápidamente el horario de trabajo del colega enfermo al sustituto para el período necesario. Características ● Asigne un horario de trabajo temporal a un empleado, un horario de trabajo individual o uno predefinido en base a un modelo de período o un modelo programado que tenga un día de inicio fijo. ● Copie el horario de trabajo de otro empleado para minimizar la entrada de datos. ● Visualice un horario de trabajo asignado de empleado para verificar la disponibilidad. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 71 Flujo de proceso El empleado Jan Smith, programado para el turno de tarde, se declara enfermo durante las siguientes dos semanas. El administrador de tiempos debe encontrar un sustituto para ocupar su turno a corto plazo. En la vista Tareas frecuentes, el administrador de tiempos hace clic en Modificación temporal del horario de trabajo y selecciona el empleado Tim Daniels. El administrador de tiempos puede asignar temporalmente un horario de trabajo predefinido (modelo de período o programado) o definir un horario de trabajo individual en el caso de un modelo de tiempos diario. De manera alternativa, la función Copiar del empleado le permite copiar el horario de trabajo de Jan Smith o de cualquier otro empleado para minimizar la entrada de datos. Consulte también Modelos de tiempos y horarios de trabajo [página 94] 4.3.1.2 Valoración de tiempos Relevancia La valoración de tiempos se lanza de forma automática cada vez que se crean o modifican tiempos de empleado, o cuando se modifican datos maestros del perfil de tiempos, por ejemplo, un horario de trabajo, reglas de cuenta de tiempos o datos básicos. La valoración de tiempos verifica los datos de tiempo registrados y determina los resultados necesarios para las consideraciones de cuota de cuentas de tiempos, para el procesamiento posterior de los datos en las aplicaciones objetivo y para fines de análisis. En cambio, el Cierre del día es el proceso mediante el cual una fecha de cierre del día se fija para un empleado en concreto. La existencia de una fecha de cierre del día documenta que un día en concreto y todos los días anteriores a éste puede considerarse completos en el contexto de gestión de tiempo. Como resultado la valoración de tiempo puede efectuar más verificaciones y determinar más resultados que los de un día que todavía no se ha cerrado. Para obtener más información, consulte Cierre del día [página 73]. Una valoración de tiempos ejecución de corrección puede lanzarse manualmente si es necesario. Una ejecución de corrección típica, sería necesaria si, por ejemplo, se tuviera que corregir un error en un modelo de tiempos. La valoración de tiempos debería volverse a ejecutar para los empleados asignados al modelo de tiempos corregidos por lo que respecta la fecha de modificación. Una ejecución retroactiva para varios empleados como ésta se tendría que iniciar en la vista Tareas frecuentes haciendo clic en Administrar ejecuciones de cierre del día y luego Nueva ejecución de cierre del día, o para un empleado con Iniciar cierre del día para un empleado y especificando la fecha de inicio de corrección. Para obtener más información, véase Ejecutar cierre del día para un empleado [página 78] y Administrar ejecuciones de cierre del día [página 79]. Características Más concretamente, la valoración de tiempo desempeña las siguientes actividades principales: 72 ● Desglose de modelos de horarios de trabajo en unidades relevantes para la valoración, como pueden ser pausas, ausencias, tiempo núcleo, etc. ● Transferencia de datos de registros de tiempos a Gestión de proyectos para permitir la planificación de proyectos, el seguimiento de estados y la confirmación de proyectos. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Transferencia de datos relativos a la prestación de servicios a la contabilidad financiera para permitir la valoración de costes y con fines de análisis. ● Transferencia de resultados a nómina, incluidos los detalles de las horas reales trabajadas, las ausencias, las horas de trabajo previstas y el pago de la cuenta de tiempos. ● Creación y actualización de instancias de cuentas de tiempos basadas en las reglas de serie e fechas definidas en el ajuste preciso o en valores estándar introducidos de forma manual. ● La acumulación y la deducción de cuentas de tiempos, así como la gestión de saldos de cuentas de tiempos, incluida la transferencia, borrado o pago de los saldos restantes. ● Cálculo de tiempos agregados para la Hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, véase Comprensión de los cálculos y campos de la hoja de horas de trabajo [página 108]. 4.3.1.3 Cierre del día Resumen Puede acceder a las tareas de cierre del día en dos ubicaciones: ● En el centro de trabajo Administración de tiempos, vista Tareas frecuentes, en Valoraciones de tiempos. ● En el centro de trabajo Administración de tiempos , vista Registro de tiempos, en la Hoja de horas de trabajo en También puede. Cierre del día es el proceso mediante el cual se fija una fecha de cierre del día para un empleado en concreto. La existencia de una fecha de cierre del día documenta que un día en concreto y todos los días anteriores a éste se pueden considerar completos en el contexto de gestión de tiempos. Para estos días se espera que todos los datos registrados para este empleado ya se hayan introducido en el sistema. Como resultado la valoración de tiempo puede efectuar más verificaciones y determinar más resultados que los de un día que todavía no se ha cerrado. Ejemplos de verificaciones y resultados adicionales incluidos: ● Determinación de horario de trabajo acreditado ● Determinación de la diferencia entre el horario de trabajo actual y el planificado ● Transferencia de datos a cálculo de nómina ● Contabilización de final del período de cuenta de tiempos ● Verificación de consistencia para eventos temporales (registrar entrada/registrar salida) El cierre del día no significa que ya no se puedan registrar más datos para este empleado en un día cerrado. Simplemente significa que la valoración de tiempo supone que todos los datos están presentes en el sistema y determina los resultados para el empleado consecuentemente. Sin embargo, si es necesario, se pueden modificar los datos registrados o se pueden registrar más datos adelantando un nuevo cálculo de los resultados de valoración. Consulte también Valoración de tiempos [página 72] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 73 4.3.2 Guía rápida de tareas frecuentes (en Administración de tiempos) Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Administración de tiempos. La vista Tareas frecuentes le ofrece acceso rápido a las tareas de administración de tiempos que debe ejecutar regularmente para empleados individuales. Las tareas en la vista están organizadas según el tipo de datos: tiempos de personal, tratamiento de cuenta de tiempos y valoración de tiempos. Por ejemplo, puede realizar un cambio temporal en el horario de trabajo de un empleado, administrar el tratamiento de cuenta de tiempos, iniciar ejecuciones de corrección de valoración de tiempos y planificar ejecuciones de cierre del día para uno o varios empleados. Conceptos básicos Cambio temporal del horario de trabajo La función Modificación temporal del horario de trabajo permite a los administradores de tiempos realizar modificaciones a corto plazo en horarios de trabajo de empleados planificados a largo plazo, por ejemplo, para reaccionar ante ausencias no planificadas de otros colegas o para cargas de trabajo aumentadas o reducidas a corto plazo. Para obtener más información, vea Cambio temporal del horario de trabajo [página 71]. Valoración de tiempos Valoración de tiempos es un proceso perteneciente a Gestión de tiempos de personal que permite a la empresa determinar los datos de resultado derivados de la valoración de tiempos de todos los datos de tiempo del empleado registrados en el sistema, como el horario de trabajo planificado, el horario de trabajo real y las horas extras. El proceso, que se ejecuta automáticamente, valora todos los tiempos registrados y todas las modificaciones realizadas en el perfil de tiempos de un empleado, determina las cuentas de tiempos existentes y sus saldos y, de manera opcional, transfiere los resultados de valoración a procesos posteriores en las aplicaciones de destino. Puede acceder a las funciones de la valoración de tiempos en el centro de trabajo Administración de tiempos, en la vista Tareas frecuentes. Para obtener más información, consulte Valoración de tiempos [página 72]. Cierre del día Puede acceder a las tareas de cierre del día en dos ubicaciones: ● En el centro de trabajo Administración de tiempos, vista Tareas frecuentes, en Valoraciones de tiempos. ● En el centro de trabajo Administración de tiempos , vista Registro de tiempos, en la Hoja de horas de trabajo en También puede. Cierre del día es el proceso mediante el cual se fija una fecha de cierre del día para un empleado en concreto. La existencia de una fecha de cierre del día documenta que un día en concreto y todos los días anteriores a éste se pueden considerar completos en el contexto de gestión de tiempos. Para obtener más información, consulte Cierre del día [página 73]. Gestión de tiempos de personal El escenario empresarial de gestión de tiempos de personal cubre todos los aspectos de la gestión de los datos de tiempo de los empleados. Le permite crear cuentas de tiempos y reglas de cuentas de tiempos, modelos de tiempos 74 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos reutilizables y horarios de trabajo. Tiene funciones para supervisar las diferentes opciones de los registros de tiempos, le permite valorar los tiempos supervisados y cierres del período y transferir los saldos de cuentas. La gestión de tiempos de personal simplifica el trabajo diaro de los administradores de tiempos, porqué les permite trabajar reactivamente verificando alertas y entradas en la lista de trabajo en la vista Resumen, trabajar proactivamente utilizando la información proporcionada en la vista Tareas, revisar y modificar los datos de tiempo de los empleados, y administrar las cuentas de tiempos, incluyendo los ajustes de saldos y pagos. La gestión de tiempos de personal es esencial para un sistema de HR completo. Es relevante si desea ejecutar Nómina y remuneración en el sistema de HR, pero también se puede ejecutar independientemente, por ejemplo, si desea gestionar los datos del proyecto registrados en la hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, consulte Gestión de tiempos de personal. Tareas Cambio temporal del horario de trabajo Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí. Actualizar un calendario de días festivos divergente para un empleado Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 76]. Administrar ejecuciones de cierre del día La tarea Adminisrtrar ejecuciones de cierre del día le permite crear, mofidicar, planificar y ejecutar ejecuciones de cierre del día y ejecuciones de corrección de valoración de tiempos generalmente para varios empleados. Puede efectuar una ejecución de cierre del día, lo que significa que establece una fecha específica como fecha de cierre del día para todos los empleados seleccionados. Como alternativa, puede configurar una ejecución de corrección de valoración de tiempos que desencadena una valoración de tiempos para el conjunto de empleados dado con una fecha de inicio de corrección definida. Puede planificar las ejecuciones o bien para una fecha y una hora específicas o con una frecuencia recursiva, como cada noche o al final de cada semana. Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí [página 79]. Ejecutar cierre del día para un empleado La tarea Ejecutar cierre del día para un empleado le permite fijar manualmente la fecha de cierre de período o iniciar una ejecución de corrección de la valoración de tiempos para un empleado y una sola vez. La actividad se efectúa directamente en la pantalla y los mensajes aparecen inmediatamente. Esta tarea se utiliza normalmente si la cantidad de empleados en cuestión es pequeña. Para una gran cantidad de empleados, sería aconsejable iniciar una ejecución de corrección mediante la tarea Administrar las ejecuciones de cierre de día. Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí [página 78]. Revisar saldos de cuentas La tarea Revisar saldos de cuentas es una de las que típicamente se llevan a cabo antes de cerrar un final de período. Le permite visualizar un resumen de los saldos de cuentas de tiempos para un cierto tipo de cuenta de tiempos para todos los empleados, por ejemplo, para verificar los saldos remanentes, si es necesario actualizar reglas de procesos de desviación de final de período para empleados individuales para sustituir las reglas definidas por defecto. Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí [página 78]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 75 Ver resultados de cierre de período La tarea Visualizar resultados del cierre de período es una que normalmente puede realizar después que el procesamiento de fin del período se haya ejecutado para verificar los resultados del cierre de fin de período para las cuentas de tiempos. Le permite visualizar un resumen de los saldos de cuentas de tiempos para un cierto tipo de cuenta de tiempos para todos los empleados, por ejemplo, para verificar los saldos remanentes, importes transferidos o arrastrados a otras cuentas de tiempos o importes que ya se pagaron. Si es necesario, puede actualizar las reglas de procesamiento de fin del período divergentes para los empleados individuales y así sustituir las reglas por defecto definidas o excluir a un empleado completamente de una ejecución de evaluación. Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí. 4.3.3 Actualizar un calendario de días festivos divergente para un empleado Resumen Puede asignar uno o más calendarios de días festivos a un empleado. Los calendarios de días festivos divergentes se crean para empleados que trabajan un determinado período de tiempo en diferentes ubicaciones en las que se aplican diferentes calendarios de días festivos. También puede editar o eliminar las asignaciones de calendarios de días festivos divergentes para un empleado. Por defecto, al contratar un empleado se le asigna el calendario de días festivos de la residencia fiscal. En Tareas frecuentes, en Tiempos de empleados, haga clic en Actualizar calendario de días festivos divergente. Como alternativa, seleccione un empleado a quien quiera asignar un calendario de días festivos divergente en la vista Empleados, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar calendario de días festivos divergente . Un empleado se asigna a un calendario de días festivos para todo un año y debe ser asignado a un calendario divergente por un plazo de dos meses. La asignación del calendario de días festivos divergente depende de la fecha. Solamente puede haber un calendario divergente válido para un intervalo de fechas. Requisitos previos Usted es un administrador de tiempos. Asignar un calendario de días festivos divergente para un empleado 1. En el campo ID de empleado, introduzca el ID del empleado al cual desea asignar un calendario de días festivos divergente. Si ya se ha asignado al empleado a uno o más calendarios de días festivos divergentes, la tabla Calendario de días festivos divergente visualiza esta asignación. 2. 76 Haga clic en Añadir fila . © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 3. En el campo Fecha de inicio, introduzca la fecha desde la cual desee asignar un calendario de días festivos divergente al empleado. 4. En el campo Fecha de fin, introduzca la fecha hasta la cual desee asignar el calendario de días festivos divergente al empleado. 5. En el campo Calendario de días festivos, seleccione el calendario de días festivos divergente que desee asignar al empleado. 6. Haga clic en Grabar . Si especifica un período de asignación de un calendario de días festivos recién asignado que se solape con el período de asignación de un calendario de días festivos ya asignado, el sistema automáticamente ajustará el período de asignación del calendario de días festivos ya asignado. Eliminar una asignación de calendario de días festivos divergente para un empleado 1. En la vista Actualizar calendario de días festivos divergente, introduzca el ID de empleado para el cual desee eliminar una asignación de calendario de días festivos divergente existente. 2. Haga clic en Visualizar divergentes. 3. Seleccione la fila correspondiente a la asignación de calendario de días festivos divergente que desee eliminar para el empleado. 4. Haga clic en Eliminar . Se eliminará la asignación del calendario de días festivos divergente para el empleado. 5. Haga clic en Grabar . y seleccione Todos para visualizar todos los calendarios de días festivos Actualizar una asignación de calendario de días festivos divergente para un empleado 1. En la vista Actualizar calendario de días festivos divergente, introduzca el ID de empleado para el cual desee actualizar una asignación de calendario de días festivos divergente. 2. Haga clic en Visualizar divergentes. 3. Seleccione la fila correspondiente a la asignación de calendario de días festivos divergente que desee actualizar. 4. Haga una de las siguientes cosas: y seleccione Todos para visualizar todos los calendarios de días festivos ● En el campo Fecha de inicio, introduzca la fecha desde la cual desee asignar el calendario de días festivos divergente al empleado. ● En el campo Fecha de fin, introduzca la fecha hasta la cual desee asignar el calendario de días festivos divergente al empleado. ● En el campo Calendario de días festivos, introduzca el calendario de días festivos divergente que desee asignar al empleado. Si especifica un período de asignación que se solape con el período de asignación de un calendario de días festivos ya asignado, el sistema automáticamente ajustará el período de asignación del calendario de días festivos ya asignado. 5. Haga clic en Grabar . SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 77 4.3.4 Ejecutar cierre del día para un empleado Resumen La tarea Ejecutar cierre del día para un empleado le permite fijar manualmente la fecha de cierre de período o iniciar una ejecución de corrección de la valoración de tiempos para un empleado y una sola vez. La actividad se efectúa directamente en la pantalla y los mensajes aparecen inmediatamente. Esta tarea se utiliza normalmente si la cantidad de empleados en cuestión es pequeña. Para una gran cantidad de empleados, sería aconsejable iniciar una ejecución de corrección mediante la tarea Administrar las ejecuciones de cierre de día. Procedimiento 1. En el centro de trabajo Administración de tiempos, en la vista Tareas frecuentes, en Valoración de tiempos, haga clic en Ejecución de cierre del día para un empleado . 2. Especifique el empleado para el que desea realizar la ejecución de cierre del día. 3. Seleccione la acción que quiere desencadenar: a. Seleccione Fijar período de fecha de cierre si quiere especificar una fecha hasta e incluyendo todos los datos de tiempo registrados considerados como completos y todos sus resultados de evaluación se determinan, por ejemplo, saldos de cuentas de tiempos. Especifique una fecha posterior a la fecha de cierre del período que se muestra. b. Seleccione Iniciar valoración de tiempo si quiere recalcular una ejecución de evaluación para todos los datos de tiempo de un empleado a partir de una fecha específica. Haga clic en Ejecutar para especificar la fecha de inicio de la valoración. Resultado La ejecución se ha iniciado y cualquier error que ocurra se emitirá inmediatamente y se podrá corregir directamente. Consulte también Administrar ejecuciones de cierre del día [página 79] Valoración de tiempos [página 72] Cierre del día [página 73] 4.3.5 Revisar saldos de cuentas Resumen La tarea Revisar saldos de cuentas es una de las que típicamente se llevan a cabo antes de cerrar un final de período. Le permite visualizar un resumen de los saldos de cuentas de tiempos para un cierto tipo de cuenta de tiempos para todos los empleados, por ejemplo, para verificar los saldos remanentes, si es necesario actualizar reglas de procesos de desviación de final de período para empleados individuales para sustituir las reglas definidas por defecto. 78 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Procedimiento 1. Revisar saldos de cuentas En la vista Tares frecuentes del centro de trabajo Administración de tiempo, haga clic en Revisar saldos de cuentas y en la siguiente pantalla especificar el tipo de cuenta de tiempo cuyos saldos quiere verificar. 2. a. Especifique una fecha clave. Esto restringe la visualización solo a cuentas de tiempo que son válidas un año antes o un año después de la fecha clave. b. Haga clic en Ir . La tabla siguiente visualiza los saldos de cuenta de tiempo en la fecha final de período para todos los empleados para el tipo de cuenta de tiempo especificada. c. Si no hay ajustes necesarios, haga clic en Finalizar . Excluir empleado de ejecución o actualización de reglas de desviación Si tiene que excluir un empleado de un proceso de final de periodo para un periodo dado o definir una regla de cuenta de tiempo diferente para una cuenta de tiempo de empleado: 3. a. Haga clic en Actualizar reglas de desviación , seleccione la casilla de selección Excluir empleado de este período y a continuación haga clic en Grabar y cerrar para salir. o b. En la pantalla Actualizar reglas de desviación, haga clic en Ajustar reglas y especifique un nuevo tipo de contabilización y un valor para el saldo de cuenta. Hacer ajustes de saldo manuales a. En la pantalla Revisar saldos de cuenta, haga clic en Abrir fichero de tiempo . b. En la ficha Saldos de cuenta de tiempo, revise los detalles de saldo de cuenta de tiempo. c. Si tiene que ajustar manualmente el saldo de un tipo de cuenta de tiempo, seleccione la cuenta de tiempo relevante en la sección Detalles y haga clic en la ficha Ajustes. d. Haga clic en Añadir fila y seleccione el tipo de contabilización necesaria (ajuste manual, transferencia o pago). e. Introduzca otros detalles si es necesario seleccionando el tipo de contabilización y grabando sus entradas. 4.3.6 Administrar ejecuciones de cierre del día Resumen La tarea Adminisrtrar ejecuciones de cierre del día le permite crear, mofidicar, planificar y ejecutar ejecuciones de cierre del día y ejecuciones de corrección de valoración de tiempos generalmente para varios empleados. Puede efectuar una ejecución de cierre del día, lo que significa que establece una fecha específica como fecha de cierre del día para todos los empleados seleccionados. Como alternativa, puede configurar una ejecución de corrección de valoración de tiempos que desencadena una valoración de tiempos para el conjunto de empleados dado con una fecha de inicio de corrección definida. Puede planificar las ejecuciones o bien para una fecha y una hora específicas o con una frecuencia recursiva, como cada noche o al final de cada semana. Procedimiento 1. En la vista Tareas frecuentes, bajo Valoraciones de tiempos, haga clic en Administrar ejecuciones de cierres de día, haga clic en Nuevo y seleccione Ejecución del cierre del día. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 79 2. 3. 4. 5. Introduzca los datos básicos de la ejecución. a. En el campo ID introduzca un ID para la ejecución de cierre del día. b. En el campo Descripción introduzca una descripción para la ejecución de cierre del día. Especifique los parámetros de control seleccionando una ejecución de corrección o una fecha, dependiendo de si desea planificar una ejecución de cierre del día o necesita volver a ejecutar la valoración de tiempos. a. Si necesita una ejecución de corrección, seleccione el campo Ejecución de corrección y especifique la fecha de inicio de la corrección. Los campos de fecha bajo Parámetros de control se vuelven entonces inactivos. b. Si necesita una ejecución de cierre del día, especifique una Fecha fija que se fijará como fecha de cierre para todos los empleados seleccionados, o una Fecha relativa. Especifique los empleados relevantes bajo Criterios de selección. a. Haga clic en Añadir fila y seleccione Excluido o Incluido dependiendo de si tiene sentido excluir o incluir un grupo de empleados. Para todos los empleados, introduzca * (asterisco). b. Complete las demás filas si se requiere. c. Si ha finalizado su selección, haga clic en Fijar como Activo . d. Haga clic en Programación para especificar cuándo desea iniciar la ejecución. Puede programar la ejecución de la tarea inmediatamente para una fecha y hora determinadas con una periodicidad indicada o según la misma programación que otra tarea. Grabe las entradas. Resultado y actividades siguientes Entonces la tarea se realiza normalmente como una tarea de fondo una o varias veces. Ahora puede visualizar los resultados en un fichero de registro de aplicación. También puede reprogramar o cancelar tareas programadas. Visualizar registro de tareas a. En la pantalla Administrar ejecuciones de cierre del día, haga clic en Visualizar tareas . b. En el cuadro desplegable Visualizar, seleccione Ejecutar tares y haga clic en Ir . c. Seleccione la tarea relevante y haga clic en Visualizar registro de tareas . Cancelar o reprogramar tarea a. En la pantalla Administrar ejecuciones de cierre del día, seleccione la tarea relevante y haga clic en Visualizar tareas . b. De la lista de tareas programadas visualizada, seleccione la tarea y haga clic en Cancelar tarea o Reprogramar . Resultado: Si ha cancelado una tarea, el estado pasa a ser Liberación cancelada. Si ha reprogramado una tarea, la sección Historial de modificaciones de debajo se actualiza con la nueva información de programación. Consulte también Cierre del día [página 73] Valoración de tiempos [página 72] 80 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 4.4 Vista Empleados 4.4.1 Entorno empresarial 4.4.1.1 Utilizar duraciones u horas en la administración de tiempos Resumen El registro de tiempos puede ser basado en horas -los empleados introducen las horas de inicio y de fin- o basado en duración -se introduce el número de horas y minutos. Antes de decidir si basar el registro de tiempos de sus empleados en horas o duraciones, deberá considerar los siguientes puntos: Utilización El registro de tiempos basado en la duración significa, que la valoración y los cálculos del horario de trabajo se basan puramente en las duraciones introducidas, y que no se tienen en cuenta las horas de inicio y de fin que se pueden introducir con fines informativos y de documentación. Repercusión para la valoración de tiempos ● Los cálculos se basan exclusivamente en los tiempos netos introducidos. No se deducen los tiempos de pausa especificados en el horario de trabajo del empleado, incluso si se registran. ● El cálculo de las horas previstas no considera los tiempos de pausa no pagados que se podrían especificar en el horario de trabajo, en especial, no se restan. La duración de las pausas pagadas, sin embargo, se suma a las horas previstas. Registro por horas (sin información de duración) es normalmente importante en los siguientes casos de utilización: ● Si necesita documentar las horas de inicio y de fin, y si otros requisitos de la valoración de tiempos adicionales se basan en horas, por ejemplo, para probar que los empleados han tomado las pausas establecidas por la ley. ● Para posibilitar el tratamiento de colisión de tiempos registrados de menos de un día. ● Si su empresa implementa una regla de límite superior para las cuentas de horario de trabajo, donde se define un límite superior para las horas trabajadas fuera del horario de trabajo planificado o un intervalo de horarios flexible. ● Para hacer posible la determinación de primas para turnos de noche, si es pertinente. Repercusión para la valoración de tiempos ● Si existe una pausa no pagada especificada en el horario de trabajo, el tiempo de la pausa se deduce automáticamente si tiene lugar durante el horario de trabajo o la ausencia registrados. ● Las ausencias registradas que se encuentran fuera del horario de trabajo planificado no se tienen en cuenta. ● Las horas previstas se determinan restando una pausa no pagada (tal y como se especifica en el horario de trabajo) del horario de trabajo planificado del empleado si estos tiempos se solapan. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 81 Entrada de tiempos: Duraciones u horas Dependiendo de si el registro de tiempos de su empresa se basa en horas o en duraciones, tal vez tenga que rellenar algunos campos de la sección Información de tiempos cuando registre tiempos en la vista Empleados. Esta sección explica el comportamiento de los campos entre sí. Si utiliza cuentas de horario de trabajo en su empresa, que se utilizan para recopilar y gestionar créditos y déficits de tiempo para empleados, entonces los horarios de trabajo y el registro de tiempos tienen que basarse ambos en horas, especialmente si desea acreditar solo aquellos tiempos que se encuentran dentro de un intervalo de horarios flexibles definido o dentro de un horario de trabajo planificado. Para obtener más información, consulte Cuentas de horario de trabajo [página 59]. Introducir información de tiempos Se encuentra en el centro de trabajo Administración de tiempos, vista Empleados. Seleccione el empleado y haga clic en Editar para acceder al archivo de tiempos. En la ficha Tiempos de empleado , en la sección Detalles, haga clic en la ficha General . Los campos en esta sección tienen el siguiente comportamiento: ● ● Cantidad Este es un campo de solo visualización. El sistema automáticamente calcula la cantidad de tiempo registrada para un determinado tipo de tiempo y lo visualiza en formato decimal en el campo Cantidad al grabar sus entradas. La cantidad de tiempo visualizada se basa en cual de los siguientes campos haya rellenado: ○ Solo horas de inicio/fin ○ Solo duración ○ Horas de inicio/fin y duración ○ Ninguno Introducir solo horas de inicio/fin 1. Si el registro de tiempos se basa en horas, introduzca o seleccione las horas de inicio y de fin en los campos pertinentes. 2. Grabe las entradas. Resultado: El sistema automáticamente calcula la diferencia entre las horas de inicio y de fin y lo visualiza en formato decimal en el campo Cantidad. ● Introducir solo duración 1. Si el registro de tiempos se basa en la duración, introduzca o seleccione el número de horas y minutos para un determinado tipo de tiempo y deje en blanco las horas de inicio y de fin. 2. Grabe las entradas. Resultado: Se visualiza en formato decimal el valor de cantidad, que siempre es igual a la duración introducida. El formato de entrada para la duración es horas y minutos, por ejemplo, 06:30 (para seis horas y treinta minutos). Si introduce los tiempos en un formato diferente, el sistema lo convertirá automáticamente de forma adecuada. En el campo Cantidad, 06:30 se visualizará entonces como 6.5 horas. ● 82 Introducir horas de inicio/fin y duración Es importante tener en cuenta que, si introduce un valor en el campo Duración, este valor siempre tendrá preferencia sobre cualquier otro valor en los campos Horas de inicio/fin. En otras palabras: el sistema siempre determina qué visualizar en el campo Cantidad en base a si está rellenado el campo Duración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Normalmente necesitaría introducir ambos valores, horas de inicio/fin y duración, si necesitara documentar una diferencia en ambos valores, por ejemplo, que la asistencia del empleado en el trabajo ha sido mayor que la duración del trabajo realizado. El caso contrario, donde la diferencia entre las horas de inicio y de fin es inferior a la duración especificada, no está permitido y desencadenará un mensaje de error. ● Ninguno Si no introduce ni las horas de inicio/fin ni la duración, el valor visualizado en el campo Cantidad se derivará de las horas previstas para el empleado para el día completo. Puede confirmar el tiempo de sus tareas de proyecto y pedido de cliente en la ficha Información sobre trabajo , de la sección Detalles. Puede seleccionar el botón de selección Confirmación de tarea de proyecto o Confirmación de pedido de cliente, desde Tipo de confirmación, y completar con la información correspondiente. Al confirmar el tipo de pedidos de cliente y tareas de proyecto, el registro de tiempo correspondiente se mostrará en la hoja de horas de trabajo. 4.4.1.2 El fichero de tiempos Para acceder al fichero de tiempos de un empleado, vaya al centro de trabajo Administración del tiempos, vista Empleados, seleccione el empleado y haga clic en Editar El fichero de tiempos se divide en seis vistas agrupadas por tema, a las que se accede mediante fichas en el Editor de fichero de tiempos. Las tareas principales que pueden realizarse aquí son: ● Hacer un seguimiento de los datos de tiempos de empleado La etiqueta General proporciona acceso de visualización rápido a un resumen de los datos de tiempos más importantes de un empleado, incluidos los datos organizativos y de administración de tiempos básicos, el horario de trabajo del empleado y un resumen de los saldos de las cuentas de tiempos actuales. ● Revisar los tiempos de empleado En la etiqueta Tiempos de empleados puede visualizar y editar un resumen de los tiempos registrados de un empleado en una vista de calendario o de lista para un período definido por el usuario. El calendario está codificado por color de acuerdo con los distintos tipos de tiempos para que el acceso a la información esté disponible con más facilidad. Además, muestra información sobre los días festivos. Puede editar los tiempos en la vista de calendario o de lista y ver las contabilizaciones resultantes y la información de remuneración en la sección Detalles siguiente, que se actualiza inmediatamente. Sin embargo, el registro de tiempos propiamente dicho por lo general se realiza en la vista Registro de tiempos. Específico de Alemania: En la vista Lista, puede visualizar la vista Sólo enfermedades y filtrar por número de caso, por ejemplo, para verificar si un empleado alcanzó el límite legal de 42 días de enfermedad, que afecta las Reglas de pago continuo. Para obtener más información detallada sobre las vistas Calendario/Lista, vea el segundo punto de la Guía rápida de registro de tiempos [página 120]. ● Actualizar un perfil de tiempos La etiqueta Perfil de tiempos proporciona acceso a los datos maestros de administración de tiempos de un empleado, es decir, los datos maestros registrados para un empleado como parte del proceso de contratación en la tarea Completar datos de tiempos (Contratación). Puede visualizar y editar los datos organizativos y de administración de tiempos básicos, la información sobre el horario de trabajo asignado y las reglas de cuentas de tiempos. En la ficha Datos básicos, puede asignar a un empleado un perfil de registro de tiempos. El perfil de registro de tiempos define conjuntos de reglas de registro de tiempos para empleados cuyas necesidades de horarios de trabajo se deban manejar de manera distinta, por ejemplo según su categoría administrativa (pagos por hora o asalariados) o en los casos en que tengan cuentas de horario de trabajo. Como parte del SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 83 proceso de contratación, en la ficha Reglas de cuenta de tiempos, puede asignar cuentas de tiempos al empleado y definir las reglas asociadas, incluidos devengos y procesamientos de fin de período. Aquí también puede sustituir las reglas que estaban asignadas a una cuenta de tiempos en configuración empresarial. Para obtener información detallada sobre reglas de cuentas de tiempos, consulte aquí [página 62]. ● Administrar saldos de cuentas de tiempos En la etiqueta Saldos de cuentas de tiempos puede ver información detallada acerca de los saldos de cuentas de tiempos y ajustarlos si lo desea. Los saldos de cuentas de tiempos se determinan en función de distintos factores. El tipo de contabilización fijado en las reglas de cuenta de tiempo afecta al cálculo de la manera siguiente: para el tipo de contabilización derecho, los saldos se muestran en el final de validez de una cuenta de tiempos recurrente o al final del siguiente año para cuentas permanentes; para el tipo de contabilización crecimientos, los saldos se muestran en la fecha actual. Además, los cálculos de saldos consideran las deducciones de ausencias, las presencias y los ajustes manuales. Para cada cuenta de tiempos, la sección Detalles proporciona información sobre los datos básicos, las contabilizaciones de cuentas de tiempos, los tipos de tiempos registrados y los ajustes de saldo (manual, pago o transferencia). Puede realizar un ajuste de saldo manual, transferir saldos entre cuentas y, en especial, iniciar un pago en la nómina. Además, si lo definió en la configuración empresarial, puede cerrar una cuenta de tiempos o crear una cuenta ad hoc para un empleado, por ejemplo, si el empleado necesita un tipo de cuenta de tiempos determinado solamente por un período de tiempo limitado. En esta ficha también puede ver los valores para Ajuste personalizado para las cuentas de tiempos de empleados Estos valores se calculan a partir de las reglas que definen los ajustes de cuotas en las cuentas de tiempos de empleados configuradas en una aplicación externa, y éstos se relegan a la cuenta de tiempos. ● Hacer un seguimiento de las modificaciones en los ficheros de tiempos En la etiqueta Modificaciones puede visualizar un historial de todas las modificaciones realizadas en el fichero de tiempos de un empleado de acuerdo con diferentes criterios de filtro. ● Añadir anexos En la etiqueta Anexos puede visualizar y cargar documentos relevantes para el fichero de tiempos de un empleado, como certificados de enfermedad. Consulte también Completar datos de tiempo (Contratación) [página 69] Vista de la declaración de tiempo [página 127] Asignar un horario de trabajo [página 93] Perfil de registro de tiempos [página 84] El expediente de personal [página 29] 4.4.1.3 Perfiles de registro de tiempos Resumen El perfil de registro de tiempos permite a las empresas definir diferentes conjuntos de reglas de registro de tiempos para empleados cuyos horarios de trabajo se deban manejar de manera distinta, por ejemplo, en base a su categoría administrativa (pagos por hora o asalariados) o en los casos en que tengan cuentas de horario de trabajo. En el perfil de registro de tiempos puede definir las reglas para: ● 84 Deducciones automáticas de pausas mínimas en base a las duraciones del horario de trabajo © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Cálculo automático de horas extras con asignación de primas ● Habilitación de autoservicios para empleados para editar los datos de su propio registro de tiempos El perfil de registro de tiempos configurado se asigna a cada empleado individual de una de estas formas: ● Se asigna a empleados existentes en sus archivos de tiempos: Ficha Empleados ● Perfil de tiempos Administración de tiempos Datos básicos . Se asigna a nuevos empleados cuando crea sus archivos de tiempos: Etapa tiempos Trabajo Completar datos de tiempo (contratación) Administración de Introducir datos básicos . Requisitos previos Antes de poder asignar un perfil de registro de tiempos a un empleado en el archivo de tiempos, debe completar la actividad de ajuste preciso Actualizar perfil de registro de tiempos. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la Vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . En la fase de Ajuste preciso, seleccione la actividad Tipos de tiempos: <País> y haga clic en Actualizar perfil de registro de tiempos. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar perfil de registro de tiempos [página 493]. Características Puede configurar las funciones siguientes: 1. Deducción automática de pausa mínima Si, para cumplir una ley o una política de la empresa, sus empleados deben hacer una pausa después de trabajar una cierta cantidad de horas, puede especificar que se deduzca automáticamente una pausa después de una cantidad específica de horas trabajadas. Por ejemplo, la ley alemana exige que ciertos empleados tomen una pausa de 30 minutos después de 6 horas de trabajo o una pausa de 45 minutos después de 9 horas de trabajo. ● Puede definir las pausas mínimas que se deducen automáticamente. ● Todos los tiempos productivos por día se suman para determinar si deben deducirse pausas o no. ● Puede especificar entre deducción de pausa parcial o total. Especificaría deducción parcial para garantizar que el horario de trabajo total no sea inferior al valor umbral de la pausa mínima a causa de la deducción de la pausa. ● Los tiempos de pausas registrados, incluidas las pausas registradas en terminales, reciben el mismo tratamiento que los tiempos de pausas. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 85 La regla de pausa mínima se define en 30 minutos de pausa después de 6 horas de trabajo o bien 45 minutos después de 9 horas de trabajo. ● Caso normal: Un empleado registra 10 horas de trabajo; el sistema deduce automáticamente 45 minutos de pausa. 2. 3. ● Deducción parcial: Un empleado registra 6 horas y 10 minutos de trabajo; el sistema deduce automáticamente 10 minutos de pausa para garantizar que el horario de trabajo no sea inferior al valor umbral. ● Deducción completa: Un empleado registra 6 horas y 10 minutos de trabajo; el sistema deduce automáticamente 30 minutos de pausa. ● En combinación con una pausa registrada: Un empleado registra 8 horas de trabajo y 20 minutos de pausa; el sistema deduce automáticamente 10 minutos de pausa. Reglas de horas extras y primas Las reglas de horas extras para un perfil de registro de tiempos se definen en la fase de ajuste preciso e incluyen los detalles siguientes: ● Umbral de horas extras diario: Un umbral de horas extras diario para especificar la cantidad diaria de horas por encima de la cual el tiempo de trabajo se considera hora extra. El valor del umbral que defina se puede basar, por ejemplo, en un valor fijo, en el horario de trabajo planificado de acuerdo con el horario de trabajo o en el promedio de horas almacenadas en el archivo de tiempos. ● Umbral de horas extras periódico: Un umbral de horas extras periódico para especificar la cantidad semanal de horas por encima de la cual el tiempo de trabajo se considera hora extra. ● Tipo de prima: Una prima en la que se compensan todas las horas que excedan los umbrales de tiempo extra. ● Umbrales graduados: Distintos niveles de umbrales que le permiten asignar distintas tasas de primas a periodos más largos de tiempo extra. ● Ausencia de crédito: Tipos de ausencias que se pueden incluir en el cálculo del horario de trabajo. Todos los tiempos productivos y las ausencias admisibles se calculan por el valor umbral de horas extra. Edición de registro de tiempos Puede habilitar un autoservicio para empleados, que les permite editar los datos de su propio registro de tiempos manualmente cuando se requieren correcciones o modificaciones, por ejemplo, si falta un registro de entrada o salida. En Configuración empresarial puede especificar hasta cuándo en el pasado se pueden editar los datos de registro de tiempos y si se requiere la aprobación del administrador de tiempo. Ejemplos de cálculo de horas extras Valor umbral diario con horario de trabajo Valor umbral de horas extras diarias Valor fijo: 9 horas Horario de trabajo registrado 10 Base de cálculo de horas extras 10 Horas extras diarias acreditadas 1 86 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Valor umbral diario con horario de trabajo y ausencia acreditada Valor umbral de horas extras diarias Valor fijo: 9 horas Horario de trabajo registrado 6 Ausencia registrada acreditada 4 Base de cálculo de horas extras 10 Horas extras diarias acreditadas 1 Valor umbral diario con horario de trabajo y ausencia no acreditada Valor umbral de horas extras diarias Valor fijo: 9 horas Horario de trabajo registrado 6 Ausencia registrada no acreditada 4 Base de cálculo de horas extras 6 Horas extras diarias acreditadas 0 Valor umbral semanal de horas extras con horario de trabajo y ausencia acreditada / Valor umbral = Horario de trabajo planificado × días por semana = 40 Día Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Total acreditado Horario de trabajo registrado 10 10 7 10 0 — Ausencia registrada acreditada 0 0 0 0 Vacaciones (8 — horas) Base de cálculo de horas extras 10 10 + 10 = 20 20 + 7 = 27 27 + 10 = 37 37 + 8 = 45 45 – 40 = 5 Valor umbral diario de horas extras = 9 horas / HE semanales = Horario de trabajo planificado × días por semana = 40 Día Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Total de horas extras semanales acreditadas Horario de trabajo registrado 10 7 11 10 0 — SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 87 Ausencia registrada acreditada 0 1 0 0 Vacaciones 8 horas — Horas extras diarias 1 0 2 1 0 4 Base de cálculo de horas extras semanales 9 9 + 8 = 17 17 + 9 = 26 26 + 9 = 35 35 + 8 = 43 3 4.4.2 Guía rápida para empleados (en Administración de tiempos) Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Administración de tiempos. La vista Empleados le ofrece acceso al archivo de tiempos individual de cada empleado. En el archivo de tiempos es posible visualizar los datos de tiempos actuales e históricos de los empleados, actualizar los tiempos de empleado, editar sus perfiles de tiempos, administrar las cuentas de tiempos y acceder a los documentos clave relacionados con la administración de tiempos. Además, es posible acceder al comprobante de tiempos mensual del empleado que contiene detalles de los registros de tiempo para un mes seleccionado, detalles de contabilizaciones diarias de la cuenta de tiempo de trabajo, siempre que sea relevante, así como saldos de cuentas de tiempo determinadas, ajustes de saldo y detalles de primas. Conceptos básicos El archivo de tiempos El archivo de tiempos se divide en seis vistas agrupadas por tema, a las que se accede en el Editor de archivos de tiempos. Para obtener más información, consulte aquí [página 83]. Tipos de tiempos Los tipos de tiempos son categorías definidas de horarios laborables y no laborables que se usan cuando los empleados registran sus tiempos en las hojas de horas de trabajo. Los tipos de tiempos se definen para describir y documentar los distintos tiempos, relevantes para la empresa, en que los empleados están activos (por ejemplo, horario de trabajo, capacitación, viaje de negocios) y no activos para la empresa (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, tiempo libre de compensación). Cuentas de tiempos Las cuentas de tiempos se usan para recopilar y realizar un seguimiento de los diferentes tipos de horarios de trabajo y ausencias registrados para o por los empleados dentro de períodos determinados, y para gestionar derechos de licencias y crecimientos periódicos. Para obtener más información, consulte aquí [página 55]. Usar duraciones u horas en administración de tiempos El registro de tiempos puede ser basado en hora -los empleados introducen las horas de inicio y de fin- o basado en duración -se introduce el número de horas y minutos. Para obtener más información, consulte aquí [página 81]. Gestión de tiempos de personal El escenario empresarial de gestión de tiempos de personal cubre todos los aspectos de la gestión de los datos de tiempo de los empleados. Le permite crear cuentas de tiempos y reglas de cuentas de tiempos, modelos de tiempos reutilizables y horarios de trabajo. Tiene funciones para supervisar las diferentes opciones de los registros de 88 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos tiempos, le permite valorar los tiempos supervisados y cierres del período y transferir los saldos de cuentas. La gestión de tiempos de personal simplifica el trabajo diaro de los administradores de tiempos, porqué les permite trabajar reactivamente verificando alertas y entradas en la lista de trabajo en la vista Resumen, trabajar proactivamente utilizando la información proporcionada en la vista Tareas, revisar y modificar los datos de tiempo de los empleados, y administrar las cuentas de tiempos, incluyendo los ajustes de saldos y pagos. La gestión de tiempos de personal es esencial para un sistema de HR completo. Es relevante si desea ejecutar Nómina y remuneración en el sistema de HR, pero también se puede ejecutar independientemente, por ejemplo, si desea gestionar los datos del proyecto registrados en la hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, consulte Gestión de tiempos de personal. Tareas Visualizar el comprobante de tiempos de un empleado La función Visualizar comprobante de tiempos solo está disponible para Alemania. Puede revisar los detalles de un comprobante de tiempos mensual del empleado que contiene detalles de los registros de tiempo para un mes seleccionado, detalles de contabilizaciones diarias de la cuenta de tiempo de trabajo, siempre que sea relevante, así como saldos de cuentas de tiempo determinadas, ajustes de saldo y detalles de primas. Vaya a la vista Empleados y haga clic en Visualizar comprobante de tiempos . Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 127]. Visualizar el archivo de tiempos de un empleado Para visualizar un resumen de los datos de tiempo más importantes de un empleado: 1. Seleccione un empleado de la lista y haga clic en Editar . Se abre el archivo de tiempos que muestra los datos de tiempo generales del empleado en la primera ficha, este archivo incluye los datos básicos organizativos y de administración de tiempos, el horario de trabajo del empleado y un resumen de los saldos de cuentas de tiempos actuales. 2. Desde aquí también puede acceder al expediente de personal y al archivo de remuneración del empleado haciendo clic en También puede. Asignar un horario de trabajo Si debe asignar un horario de trabajo a un empleado existente, por ejemplo, porque el empleado cambia de tiempo completo a tiempo parcial, deberá hacerlo en el archivo de tiempos del empleado. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 93]. Completar datos de tiempo - Contratación Esta tarea le permite completar un archivo de tiempos para un empleado recién contratado, especificar cómo se deben registrar y evaluar los datos de tiempo, asignar a un empleado un horario de trabajo y las cuentas de tiempos relevantes para recopilar y realizar un seguimiento de los tiempos y los derechos a vacaciones del empleado. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 69]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 89 Asignar una cuenta de tiempos de vacaciones Si se contrata un empleado nuevo, deberá asignarle manualmente las cuentas de tiempos relevantes que se utilicen en su empresa, que incluyen, por ejemplo, una cuenta para recopilar vacaciones. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 90]. Crear una nueva cuenta de tiempos ad hoc Las cuentas de tiempos ad hoc son cuentas de tiempos de cuota no basadas en reglas, con valores de libre definición, y que se pueden asignar manualmente al empleado según pedido en el Archivo de tiempos. Las cuentas de tiempos ad hoc se usan cuando ciertos tipos de cuentas de tiempos, por ejemplo, cuentas para el seguimiento de derechos de licencia por maternidad o paternidad, no se deben crear de manera regular ni automática para un empleado, sino específicamente para cada cuenta ad hoc. Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 92]. Desencadenar pago de un saldo de cuenta de tiempos Si debe pagar el saldo de una cuenta de tiempos a un empleado fuera del procesamiento de fin del período de cuenta regular, por ejemplo, para un empleado que ha terminado su contrato, podrá desencadenar este pago manualmente. Exportar a Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel®. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel®. 4.4.3 Asignar una cuenta de tiempos de vacaciones Resumen Cuando se contrata a un empleado nuevo, tiene que asignar manualmente al empleado las cuentas de tiempos relevantes que se usan en la empresa, incluyendo por ejemplo una cuenta para asegurar vacaciones (como una cuenta de tiempos de tiempo libre pagada o no), según las reglas de cuentas de tiempos que se han fijado en su configuración de la solución. El sistema genera automáticamente los derechos basados en la regla de cuentas de tiempos. Las ausencias como por ejemplo las vacaciones se pueden deducir de esta cuenta de tiempos. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Las cuentas de tiempos han sido activadas para el país relevante en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Gestión de tiempos de personal dentro de Recursos humanos. 90 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos En la fase de ajuste preciso, ha especificado qué tipos de cuenta de tiempos se utilizan en su empresa y qué reglas de crecimiento y derechos se aplican en las actividades de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos y Actualizar reglas de cuenta de tiempos. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de cuenta de tiempos [página 501] y Configuración: Actualizar reglas de cuenta de tiempos [página 498]. El tipo de contabilización crecimiento indica un aumento regular del saldo de cuenta de tiempos que se contabiliza en tasas menores, generalmente por período de pago, por ejemplo, la acumulación de dos días de vacaciones en una cuenta al principio de cada mes. El tipo de contabilización derecho indica una cuota que está disponible en su importe total de una sola vez, generalmente al principio del período. Por ejemplo, un derecho anual de 30 días puede estar disponible al principio de cada año natural. Las reglas de cuentas pueden incluir: ● La cantidad de días de vacaciones ● Si el derecho o el crecimiento depende de la categoría o de la edad ● Cuándo se contabilizan unas nuevas vacaciones ● Lo que le ocurre al saldo remanente al final del período de validez de la cuenta Procedimiento 1. En el centro de trabajo Administración de tiempos, en la vista Empleados, seleccione el empleado al que desea asignar una cuenta de tiempos y haga clic en Editar . 2. En el Archivo de tiempos del empleado, seleccione la ficha Perfil de tiempos . Si le asigna la cuenta de tiempos no como parte del proceso de contratación, si no posteriormente, y no desea utilizar la fecha de inicio del perfil de tiempos como la fecha de inicio de la cuenta de tiempos, primero tiene que copiar dicho perfil y modificar la fecha de inicio de validez. Para ello, haga clic en Copiar en Perfil de tiempos y asigne nuevas fechas de inicio y de fin a dicho perfil según sea necesario. 3. Seleccione el perfil de tiempos relevante y seleccione la ficha Reglas de cuentas de tiempos . 4. Haga clic en Añadir línea y, en la columna Cuenta de tiempos, haga clic en la flecha para seleccionar el tipo de cuenta de vacaciones requerido. Los parámetros de configuración para el tipo de cuenta son estándar. 5. En la columna Regla de cuenta de tiempos, seleccione la regla de cuenta de tiempos. En la sección inferior Detalles, la ficha Reglas de crecimiento/de derecho visualiza detalles de las reglas de cuentas de tiempos asociadas a la cuenta de tiempos, como la fecha de inicio de crecimiento. 6. Indique los datos de crecimiento o de derecho que sean necesarios. ● Si transcurre un cierto período de tiempo antes que se acumulen vacaciones, indique el número de días, semanas o meses en el campo Período de espera. ● Especifique el derecho para el resto del período en el campo Saldo inicial. En Alemania, por ejemplo, el derecho a vacaciones anuales se contabiliza en una cuenta de tiempos el primer día de cada año. Cuando los empleados se contratan para solo seis meses, tiene que asignar manualmente al empleado un derecho de ausencia pro rata para el resto del año actual en este campo. El sistema no calcula ni asigna automáticamente un crecimiento o un derecho interanual o de medio mes. ● Si necesita especificar un importe de crecimiento diferente del que está definido en la regla, especifíquelo en el campo Tasa de crecimiento divergente. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 91 4.4.4 Crear una nueva cuenta de tiempos ad hoc Resumen Las cuentas de tiempos ad hoc son cuentas de tiempos de cuota no basadas en reglas, con valores de libre definición, y que se pueden asignar manualmente al empleado según pedido en el Archivo de tiempos. Las cuentas de tiempos ad hoc se usan cuando ciertos tipos de cuentas de tiempos, por ejemplo, cuentas para el seguimiento de derechos de licencia por maternidad o paternidad, no se deben crear de manera regular ni automática para un empleado, sino específicamente para cada cuenta ad hoc. Ejemplo Los empleados varones de la empresa tienen derecho a ausentarse por el nacimiento de un hijo durante 5 días que se deben tomar en los 3 meses posteriores al nacimiento. Dado que esta regla no se aplica a todos los empleados y que esas cuentas de tiempos se asignan al empleado a petición, y no de manera automática o regular, es importante crear una cuenta de tiempos de cuotas ad hoc de Licencia por paternidad en la fase de ajuste preciso sin adjuntar otras reglas. Luego, se asigna manualmente la cuenta de tiempos al empleado en el archivo de tiempos y se definen los valores relevantes (períodos de validez y de contabilización, tipo de contabilización), según sea necesario. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. ● Las cuentas de tiempos han sido activadas para el país relevante en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Gestión de tiempos de personal dentro de Recursos humanos. ● Al menos un tipo de cuenta de tiempos de cuotas se marcó como Cuenta ad hoc en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos en Creación. Para encontrar esta actividad de ajuste preciso, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Cuentas de tiempos – <País> de la lista de actividades. A diferencia de los tipos de cuentas de tiempos periódico y permanente, a los tipos de cuentas de tiempos ad hoc no se les asignan reglas de cuentas de tiempos en la actividad de ajuste preciso. Para obtener más información, consulte Configuración: Actualizar tipos de cuenta de tiempos [página 501]. Procedimiento 1. 92 Asignar al empleado la cuenta de tiempos de cuotas relevante. a. En la vista Empleados del centro de trabajo Administración de tiempos, seleccione un empleado y haga clic en Editar para abrir al archivo de tiempos. b. En el Archivo de tiempos del empleado, haga clic en Perfil de tiempos . © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos c. En la ficha Regla de cuenta de tiempos , haga clic en Añadir fila para asignar al empleado una nueva cuenta de cuotas. d. Seleccione el tipo de cuenta de tiempos relevante y presione Intro . El campo Categoría se actualiza automáticamente a Cuenta de cuotas. e. 2. Grabe las entradas. Asignar la nueva cuenta ad hoc al empleado y definirle valores. a. En el Archivo de tiempos de la ficha Saldos de cuentas de tiempos , haga clic en Nuevo. Aparece la ventana de diálogo Nueva cuenta de tiempos. b. Seleccione el tipo de cuenta de tiempos ad hoc de la lista desplegable. c. Introduzca las fechas de validez y el período de contabilización en que se pueden contabilizar los tiempos en esta cuenta. d. Especifique el saldo inicial; por ejemplo, licencia por paternidad de 5 días. e. Seleccione el tipo de contabilización y haga clic en OK para grabar. Resultado Se creó y asignó una nueva cuenta de tiempos de cuotas para el empleado, en la que se puede contabilizar el tiempo durante los períodos de contabilización especificados. 4.4.5 Asigne un horario de trabajo Resumen Si debe asignar un horario de trabajo a un empleado existente, por ejemplo, porque el empleado cambia de tiempo completo a tiempo parcial, deberá hacerlo en el perfil de tiempos del empleado, que forma parte del archivo de tiempos. Procedimiento 1. En la vista Empleados del centro de trabajo Administración de tiempos, seleccione el empleado y haga clic en Editar para acceder al archivo de tiempos. 2. En la ficha Perfil de tiempos haga clic en Copiar . Copiar un perfil de tiempos le ahorra tener que volver a crear todos los datos asociados, como las reglas de cuenta de tiempos. 3. Introduzca una fecha válida a partir de la cual debe ser válido el horario de trabajo nuevo y también el nuevo perfil de tiempos. El sistema limita automáticamente la validez del perfil de tiempos anterior al día antes de la nueva fecha de inicio de validez. 4. En la ficha Horario de trabajo asigne un horario de trabajo nuevo al empleado. 5. En la ficha Reglas de cuenta de tiempos , revise las reglas de cuenta de tiempos asignadas a las cuentas de tiempos del empleado y modifíquelas si es necesario. Por ejemplo, puede ser necesario ajustar el derecho o la acumulación de vacaciones, si el empleado pasa de tiempo completo a tiempo parcial. 6. Grabe el nuevo perfil de tiempos con el nuevo horario de trabajo. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 93 Resultado Ha definido un nuevo horario de trabajo para un empleado. Cualquier ausencia planificada que figuren en el período de validez del nuevo horario, se ajustará automáticamente al nuevo horario del empleado. Por ejemplo, si el empleado ha planificado dos semanas de vacaciones anuales para septiembre en función de su contrato de trabajo a tiempo completo, el número de días se ajustará para adecuarse al contrato de trabajo a tiempo parcial. 4.5 Vista Modelos de tiempos 4.5.1 Entorno empresarial 4.5.1.1 Modelos de tiempos y horarios de trabajo Resumen Los administradores de tiempos pueden crear y reutilizar modelos de tiempos predefinidos para facilitar la gestión del horario de trabajo de los empleados. Los modelos de tiempos contienen los horarios de trabajo y las pausas planificados para un período de tiempo específico. Los modelos de tiempos se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades exactas de horario de trabajo planificado de los empleados a los que afectan. Cuando se asigna un modelo de tiempos a un empleado, se convierte en el horario de trabajo del empleado. En otras palabras, los distintos modelos de tiempos creados y almacenados se pueden utilizar como plantillas a partir de las cuales se podrán crear horarios de trabajo para empleados. Puede acceder a la vista Modelos de tiempos desde el centro de trabajo Administración de tiempos. Hay dos opciones para crear horarios de trabajo: ● Individual: Se crean horarios de trabajo individuales caso por caso para que coincidan con los horarios de trabajo de los empleados individuales. Se utilizan normalmente para empleados que no trabajan según horarios de trabajo comunes. ● Predefinido: Se crean horarios de trabajo predefinidos, basados en modelos de tiempos, como patrones de trabajo reutilizables. Se crean para uso genérico y se pueden asignar a varios empleados. Estructura de los modelos de tiempos Los horarios de trabajo reutilizables se definen en función de: ● 94 Modelos diarios: Los modelos diarios definen el horario de trabajo y las pausas pagadas o no pagadas por día laborable. Si están basados en horas, se especifica la hora de inicio y fin; si están basados en duración, se especifica la cantidad de horas. Si crea un modelo diario para un período que transcurre en dos días naturales consecutivos, por ejemplo para un turno de noche, puede utilizar la función Asignación diaria para especificar a qué día se asigna el turno. Los modelos diarios se combinan para crear modelos de período. Modelos diarios con tiempo núcleo e intervalo de horarios flexibles Si su empresa tiene una política de horarios flexibles, también puede definir modelos diarios utilizando uno o ambos tipos de tiempo, Intervalo de horarios flexibles y Tiempo núcleo, además de los tipos de tiempo para el horario de trabajo y el tiempo de pausas. Con el tipo de tiempo Intervalo de horarios flexibles se define un período que especifica la hora de inicio diaria más temprana y la hora de fin diaria más tardía permitidas © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos durante las cuales es posible el horario flexible. Este tipo de tiempo se utiliza normalmente con respecto a una cuenta de horario de trabajo. Puede configurar la cuenta de horario de trabajo de manera que se defina un límite superior de todos los tiempos registrados fuera del intervalo de horarios flexibles. Dicho de otro modo, estos tiempos no se considerarán para el saldo de cuenta de horario de trabajo. Si se registran tiempos fuera del intervalo de horarios flexibles, el administrador de tiempos recibe un mensaje de advertencia en la subvista Mensajes, pudiendo confirmarlo. Con el tipo de tiempo de tiempo núcleo se define un período durante el cual los empleados tienen que estar presentes en su lugar de trabajo. En el caso de infracciones de tiempo núcleo, el administrador de tiempos recibe un mensaje de advertencia en la subvista Mensajes, pudiendo confirmarlo. Si se ha registrado una ausencia para ese tiempo, no se envía ningún mensaje de advertencia. Para obtener más información, consulte Crear un modelo diario [página 99]. ● Modelos de período: Los modelos de período abarcan una secuencia de modelos diarios combinados para un período definido, por ejemplo, una semana. Los modelos de período se pueden volver a utilizar para crear un modelo programado. Para obtener más información, consulte Crear un modelo de período [página 102]. ● Modelos programados: Los modelos programados son modelos de período con una fecha de inicio fija asignada. Para obtener más información, consulte Crear un modelo programado [página 101]. Solamente se pueden asignar a los empleados los modelos de período y modelos programados como horarios de trabajo a largo plazo predefinidos. Dependencias Calendario de días laborables y calendario de días festivos La opción empresarial Calendario de días laborables se utiliza para identificar los días laborables y no laborables que son válidos para su organización o para una unidad organizativa en un país o región determinados. El sistema proporciona un calendario de días laborables preconfigurado y calendarios de días festivos preconfigurados no modificables. Puede utilizar el calendario de días laborables estándar y un calendario de días festivos seleccionado si se ajustan a las necesidades de días laborables y festivos de su empresa. Si es necesario, puede crear nuevos calendarios de días laborables y festivos para satisfacer necesidades específicas. Para obtener más información acerca de cómo definir nuevos calendarios de días laborables y festivos, consulte Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo [página 104]. Tratamiento de días festivos: Jornada completa y media jornada* La función Medio día festivo no está disponible para EE.UU. y algunos otros países. En algunos países existen días festivos de media jornada, como el 24 y el 31 de diciembre en Alemania. Algunas empresas tratan estos días festivos como días festivos de jornada completa y no deducen vacaciones de las cuentas de tiempos de los empleados. Otras empresas los tratan como días festivos de media jornada y deducen media jornada de vacaciones a los empleados que no trabajan el día festivo. Si, por ejemplo, su empresa concede a todos los empleados un día festivo de jornada completa para lo que normalmente es un día festivo de media jornada, esto se debe definir mediante el indicador Categoría de festivo en la actividad Crear nuevo día festivo, en la actividad de ajuste preciso Calendario de días laborables. Para obtener más información acerca de cómo definir un nuevo día festivo, consulte aquí [página 104]. Si su empresa usa medios días festivos y esta función está disponible para su país, puede usar la función Desviación para medios días festivos para definir horarios de trabajo diferentes para un día festivo de media jornada a nivel de modelo de tiempos. Que un empleado deba trabajar un día festivo, ya sea de media jornada o de jornada completa, depende de: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 95 1. La categoría de festivo asignada al día festivo en el calendario de días festivos: Día festivo normal (jornada completa) o Día festivo de media jornada 2. La regla Tratar días festivos como Esta regla determina si el empleado debe trabajar, si el día festivo es un día libre pagado o no pagado y la manera en que se calculan las ausencias. La regla Tratar días festivos como se puede fijar en: a. El día festivo es un día libre pagado Cuando se selecciona esta regla para un empleado, el día festivo de jornada completa se trata como un día libre completo pagado y el día festivo de media jornada como medio día libre pagado. Esta es la única regla que considera el día festivo de media jornada como medio día libre. Si en su empresa no existen días festivos de media jornada, puede ignorar esta regla. Con las demás reglas, los días festivos de media jornada se tratan igual que los días laborables comunes. En concreto, si el modelo de tiempos define horarios de trabajo planificados divergentes para los días festivos de media jornada, estos tiempos solamente serán relevantes para los empleados asignados a esta regla. Para los empleados asignados a otras reglas, los horarios divergentes no tienen efecto. 3. b. El día festivo completo es un día libre pagado El día festivo de jornada completa se trata como día libre completo pagado; el de media jornada, como día laborable común. c. El día festivo completo es un día libre no pagado Los días festivos de jornada completa se tratan como días libres completos no pagados; los de media jornada, como días laborables comunes. d. El día festivo es un día laborable Todos los días festivos (de jornada completa y media jornada) se tratan como días laborables comunes. El horario de trabajo asignado al empleado según la regla Tratar días festivos como que se asigne: ● Para los días considerados días libres completos pagados o no pagados (reglas b o c), no se tiene en cuenta ningún horario de trabajo definido y las horas previstas de estos días se consideran cero. ● Para los días considerados medio día libre pagado (a), el horario de trabajo divergente, si existe, es relevante. De lo contrario, se tiene en cuenta el horario regular. ● Para días considerados días laborables comunes (d), el horario regular es válido. Si su empresa tiene modelos de tiempos de turnos rotativos, es posible que deba definir un horario de trabajo planificado distinto en los días festivos de media jornada para un grupo de empleados. Por ejemplo, es posible que deba especificar que los empleados del turno de mañana solo deban trabajar el 24 de diciembre de 9:00 a 13:00, mientras que los empleados del turno de tarde no tengan que trabajar en todo el día. Si necesita hacer eso, debe seleccionar la regla El día festivo es un día libre pagado y especificar un horario de trabajo distinto en el modelo de tiempos diario. Para ello, seleccione Visualizar -> Desviación para medio día libre y especifique distintos horarios de trabajo y/o pausas. Allí, también puede hacer clic en Fijar como día no laborable para especificar que no es necesario trabajar un día festivo de media jornada. Sin embargo, el horario de trabajo divergente que se especifica aquí es solamente relevante si la regla Tratar días festivos como se fija en Día festivo es día laborable. Tenga en cuenta que si todos los empleados tienen un día libre en días festivos de media jornada, esto se debe definir mediante la categoría de festivo en el calendario de días festivos (ver más arriba). Cálculo de ausencias 96 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Consecuencias de variaciones de la regla "Tratar días festivos como" para días festivos de media jornada y cálculo de ausencias Regla Consecuencias El día festivo es un día libre pagado Si hay una desviación definida en el modelo de tiempos, entonces es el horario de trabajo planificado para días festivos de media jornada. Un día festivo de jornada completa se calcula con 0,5 días, pero con las horas previstas de la desviación. No es posible realizar registros de media jornada en días festivos de media jornada. El día festivo completo es Un día festivo de media jornada se trata como un día laborable normal. Las desviaciones que pueda un día libre pagado haber en el modelo de tiempos diario se ignoran. Un día festivo de jornada completa (u otra ausencia) se calcula con un día; un día festivo de media jornada con 0,5 días. Las horas de ausencia se fijan en relación con las horas previstas, es decir, si las horas previstas son 8, un registro de media jornada se calcula con 4 horas. Un día festivo completo El mismo tratamiento de días festivos de media jornada que con la regla El día festivo completo es es un día libre no pagado un día libre pagado. El día festivo es un día laborable Se ignora cualquier desviación definida en el modelo de tiempos para días festivos de media jornada, si la hubiera. El empleado debe trabajar de acuerdo con la definición del modelo de tiempos diario normal. Las ausencias se calculan en función de las horas previstas de los modelos de tiempos diarios; los registros de jornadas completas se calculan con 1 día, los registros de media jornada con 0,5 días. Consulte también Asignar un horario de trabajo [página 93] 4.5.2 Guía rápida de Modelos de tiempos Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Administración de tiempos. En la vista Modelos de tiempos puede crear y gestionar los modelos de tiempos reutilizables para los empleados de su empresa. Los modelos de tiempos se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades de horario de trabajo exactas de los empleados a los que afectan. Puede definir modelos diarios, modelos de período o modelos de horario. Para asegurarse de poder usar modelos de tiempo y tener acceso a la vista Modelos de tiempo, debe seleccionar los modelos de tiempo durante la fase de Definición de alcance de la Configuración empresarial. Conceptos básicos Modelos de tiempos y horarios de trabajo Los administradores de tiempos pueden crear y reutilizar modelos de tiempos predefinidos para facilitar la gestión del horario de trabajo de los empleados. Los modelos de tiempos contienen los horarios de trabajo y las pausas planificados para un período de tiempo específico. Los modelos de tiempos se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades exactas de horario de trabajo planificado de los empleados a los que afectan. Cuando se asigna un modelo de tiempos a un empleado, se convierte en el horario de trabajo del empleado. En otras palabras, los distintos modelos de tiempos creados y almacenados se pueden utilizar como plantillas a partir de las cuales se podrán crear horarios de trabajo para empleados. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 97 Puede acceder a la vista Modelos de tiempos desde el centro de trabajo Administración de tiempos. Para obtener más información, consulte Modelos de tiempo y horarios de trabajo [página 94]. Gestión de tiempos de personal El escenario empresarial de gestión de tiempos de personal cubre todos los aspectos de la gestión de los datos de tiempo de los empleados. Le permite crear cuentas de tiempos y reglas de cuentas de tiempos, modelos de tiempos reutilizables y horarios de trabajo. Tiene funciones para supervisar las diferentes opciones de los registros de tiempos, le permite valorar los tiempos supervisados y cierres del período y transferir los saldos de cuentas. La gestión de tiempos de personal simplifica el trabajo diaro de los administradores de tiempos, porqué les permite trabajar reactivamente verificando alertas y entradas en la lista de trabajo en la vista Resumen, trabajar proactivamente utilizando la información proporcionada en la vista Tareas, revisar y modificar los datos de tiempo de los empleados, y administrar las cuentas de tiempos, incluyendo los ajustes de saldos y pagos. La gestión de tiempos de personal es esencial para un sistema de HR completo. Es relevante si desea ejecutar Nómina y remuneración en el sistema de HR, pero también se puede ejecutar independientemente, por ejemplo, si desea gestionar los datos del proyecto registrados en la hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, consulte Gestión de tiempos de personal. Tareas Crear un modelo diario Los modelos diarios definen el horario de trabajo y las pausas pagadas o no pagadas por día laborable. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 99]. Crear un modelo de período Un patrón de trabajo, consistente en una secuencia de modelos diarios reutilizables, que se repite después de un período de tiempo definido. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 102]. Crear un modelo de horario Los modelos de horario son modelos de período con una fecha de inicio fija asignada. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 101]. Crear un modelo de tiempos Puede copiar un período existente o un modelo programado si solo quiere hacer cambios menores antes de asignarlo a un empleado. 1. En la viste Modelos de tiempo, seleccione un modelo diario, de período o programado de la lista de modelos de tiempo y haga clic en Copiar . 2. Introduzca un ID y una descripción intuitiva para el nuevo modelo de tiempo. El ID que introduzca no debe contener espacios y no debe tener más de diez caracteres. 98 3. Haga los cambios menores que sean necesarios. Por ejemplo, haga clic en Hacia arriba o Hacia abajo para asegurarse de activar/desactivar los días en el caso de período en los días de la semana correctos. 4. Grabe el nuevo modelo de tiempo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Asignar un horario de trabajo Si debe asignar un horario de trabajo a un empleado existente, por ejemplo, porque el empleado cambia de tiempo completo a tiempo parcial, deberá hacerlo en el archivo de tiempos del empleado. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 93]. Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo Si el calendario de vacaciones estándar no se corresponde con las necesidades específicas de la empresa, por ejemplo, porque sus empleados tienen derecho a un día entero en lugar de medio día el 24 de diciembre, puede definir un nuevo día festivo. Esto implica primero crear un nuevo calendario de días laborables. Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 104]. Exportar a Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel. 4.5.3 Crear un modelo diario Resumen Los modelos diarios definen el horario de trabajo y las pausas pagadas o no pagadas por día laborable. Si están basados en horas reloj, se debe especificar la hora de inicio y fin; si están basados en duración, se debe especificar una cantidad de horas. Los modelos diarios se combinan para crear modelos de período y modelos de horario. Procedimiento 1. En la vista Modelos de tiempos, haga clic en Nuevo para abrir la actividad guiada Crear modelo de tiempos. 2. Introduzca datos básicos para el nuevo modelo de tiempos. 3. a. En el campo Tipo de modelo de tiempos, seleccione Modelo diario. b. En el campo ID de modelo de tiempos, introduzca un ID que contenga un máximo de diez caracteres y ningún espacio. c. En el campo Descripción de modelo de tiempos, introduzca un texto descriptivo para el modelo diario. d. En la lista País, seleccione el país para el que el modelo diario es válido. e. En los campos Válido desde/hasta, introduzca las fechas de validez para el modelo diario. Si es necesario, haga clic en el icono Fecha para seleccionar la fecha. f. Haga clic en Siguiente para ir al paso siguiente de la actividad guiada. Asigne tipos de tiempo, incluidos los horarios de trabajo y las pausas. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 99 ● Consideraciones importantes si ha definido reglas de deducción mínima de la pausa en la configuración empresarial: Si desea asignar este modelo diario a un empleado que tiene un perfil de registro de tiempos en el que se han definido reglas para la deducción automática de una pausa mínima, en el modelo de tiempos sólo deberá especificar tipos de tiempos productivos basados en duración y no basados en hora. Es decir, el tipo de tiempo productivo Horario de trabajo se definiría como de 8 horas y no de las 8:00 a las 16:00 para evitar una discrepancia entre el cálculo del horario de trabajo real del empleado y las horas previstas. Las horas previstas se derivan directamente del horario de trabajo. Una pausa mínima no se deduce de las horas previstas. Por ejemplo: un perfil de registro de tiempos de un empleado especifica una pausa mínima de una hora tras 6 horas de trabajo. Si el empleado registra el horario de trabajo de las 8:00 a las 16:00, a su horario de trabajo real se le restará la duración de una pausa mínima, lo que da como resultado 7 horas de horario de trabajo real. Al mismo tiempo, sus horas previstas se calcularán como todo el intervalo registrado (en este caso 8 horas). ● Si las pausas también se definen como parte del modelo de tiempos, estas pausas se incluirán en el cálculo de la pausa mínima y podrían reducir la duración de la pausa mínima. Por ejemplo: un perfil del registro de tiempos de un empleado define una pausa mínima de una hora tras 6 horas de trabajo y su modelo de tiempos contiene, además, una pausa de 20 minutos. Si el empleado registra ocho horas de horario de trabajo, la pausa mínima descontada serán 40 minutos para tener en cuenta la pausa de 20 minutos en el modelo de tiempos. a. Haga clic en Añadir fila y, en la lista Tipo de tiempos, seleccione un tipo de tiempo. b. Introduzca Hora de inicio y Hora de fin o Duración y, donde sea relevante, Asignación diaria de las listas correspondientes. La asignación diaria sólo es relevante para los modelos diarios que contienen tipos de tiempos que comienzan y finalizan en dos días consecutivos. Esto le permite especificar un día laborable 'lógico', que puede pasar la medianoche, a diferencia de un día natural real, que finaliza a la medianoche. Por ejemplo, si un turno comienza antes de medianoche y una pausa durante el turno comienza después de medianoche, para este tipo de tiempos se debería seleccionar la asignación diaria Día anterior para asignar la pausa al día anterior. c. 4. Repita el procedimiento para cada asignación de tipo de tiempo para el día concreto. Opcional: utilizar Tiempo Núcleo e Intervalo de horarios flexibles Si su empresa tiene una política de horario flexible, puede definir modelos diarios con uno o ambos tipos de tiempos, Intervalo de horarios flexibles y Tiempo núcleo, además de los tipos de tiempo para el tiempo laboral y el tiempo de recuperación. Con el tipo de tiempo Intervalo de horarios flexibles, define un periodo que especifica la hora de inicio más temprana y la más tardía permitidas durante las cuales es posible el horario flexible. Con tiempo núcleo, define un periodo durante el cual los empleados tienen que estar presentes en su lugar de trabajo. 5. 100 a. Haga clic en Añadir fila y, en la lista Tipo de tiempos, seleccione un tipo de tiempo. b. Introduzca Hora de inicio y Hora de fin. c. Haga clic en Siguiente para ir al paso siguiente de la actividad guiada. Revise los datos introducidos para el modelo diario. a. Haga clic en Anterior para volver a la pantalla adecuada y realizar las modificaciones relevantes. b. Haga clic en Finalizar para grabar los datos del modelo diario y vaya a la pantalla Confirmación de la actividad guiada. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 6. Aparece un mensaje para confirmar que el modelo diario se creó correctamente. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Modelos de tiempos o haga clic en el enlace de ID de modelo para abrir el modelo nuevo. Consulte también Crear un modelo de período [página 102] Crear un modelo de horario [página 101] Usar duraciones u horas en administración de tiempos [página 81] Totales de período en la hoja de horas de trabajo de administración [página 112] 4.5.4 Crear un modelo de horario Resumen Los modelos de horario son modelos de período con una fecha de inicio fija asignada. Por lo general, creará modelos de horario si su empresa tiene muchos turnos rotativos diferentes en activo. Requisitos previos Ha creado al menos un modelo de período. Para obtener más información, consulte Crear un modelo de período [página 102]. Procedimiento 1. En la vista Modelos de tiempos, haga clic en Nuevo para abrir la actividad guiada Crear modelo de tiempos. 2. Introduzca datos básicos para el nuevo modelo de tiempos. 3. 4. a. En el campo Tipo de modelo de tiempos, seleccione Modelo de horario. b. En el campo ID de modelo de tiempos, introduzca un ID que contenga un máximo de diez caracteres y ningún espacio. c. En el campo Descripción de modelo de tiempos, introduzca una descripción intuitiva para el modelo de horario. d. En la lista País, seleccione el país para el que el modelo es válido. e. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente etapa de la actividad guiada. Asigne un modelo de período en función de sus necesidades. a. Haga clic en Añadir fila y, en el campo ID de modelo de período, seleccione un modelo de período existente. b. Si desea definir para el modelo un día inicial diferente del predeterminado, bajo Detalles, haga clic en Mover arriba/Mover abajo según sus necesidades. c. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente etapa de la actividad guiada. Revise los datos introducidos. a. Haga clic en Anterior para volver a la pantalla adecuada y realizar las modificaciones relevantes. b. Haga clic en Finalizar para grabar los datos del modelo y diríjase a la pantalla Confirmación de la actividad guiada. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 101 5. Aparece un mensaje para confirmar que el nuevo modelo de período se creó correctamente. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Modelos de tiempos o haga clic en el enlace de ID de modelo para abrir el modelo nuevo. Consulte también Crear un modelo diario [página 99] 4.5.5 Crear un modelo de período Resumen Los modelos de período abarcan una secuencia de modelos diarios combinados para formar un patrón de trabajo para un período definido como, por ejemplo, una semana. Especifica los días laborables concretos, incluidos días libres y vacaciones contenidos en el período. El patrón de trabajo se repite al terminar el último día definido en el modelo. Un modelo de período puede reutilizarse para crear un modelo de horario, que es un modelo de período con un día de inicio fijo asignado. Por lo general, creará modelos de horario si su empresa dispone de diversos turnos rotativos en activo, posiblemente con diferentes días de inicio o con turnos de duración variable. Requisitos previos Ha creado al menos un modelo diario. Procedimiento 1. En la vista Modelos de tiempos, haga clic en Nuevo para abrir la actividad guiada Crear modelo de tiempos e introduzca datos básicos para el nuevo modelo de tiempos. 2. Introducir datos básicos 3. a. En el campo Tipo de modelo de tiempos, seleccione Modelo de período. b. En el campo ID de modelo de tiempos, introduzca un ID que contenga un máximo de diez caracteres y ningún espacio. c. En el campo Descripción de modelo de tiempos, introduzca una descripción intuitiva para el modelo de período. d. En la lista País, seleccione el país para el que el modelo de período es válido. e. En los campos Válido desde/hasta, introduzca las fechas de validez para el modelo nuevo. Si es necesario, haga clic en el icono Fecha para seleccionar la fecha. f. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente etapa de la actividad guiada. Asignar modelos diarios a. 102 Haga clic en Añadir fila y asigne un número de día al primer modelo diario. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Debe asignar una serie de números consecutivos a cada día del modelo de período comenzando por el 1. Los días libres deberían incluirse también en el modelo de período. La razón es que, si definiera un modelo de período de 5 días que represente 5 días laborables, por ejemplo, de lunes a viernes, el patrón se repitiría al alcanzar el número más alto, de tal manera que el primer día del siguiente patrón caería en sábado. La asignación real de números de día a días específicos del calendario no tiene lugar hasta que el modelo de período se asigna como horario laboral de un empleado, pero es importante tener en mente esa asignación a la hora de definir el modelo de período. 4. 5. b. En el campo ID de modelo diario, seleccione un modelo diario existente. c. El Sí que aparece por defecto para Día libre pasa automáticamente a No cuando asigna un modelo diario. d. Repita estos pasos para cada día del modelo de período. e. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente etapa de la actividad guiada. Revisar y confirmar a. Haga clic en Anterior para volver a la pantalla adecuada y realizar las modificaciones relevantes. b. Haga clic en Finalizar para grabar los datos del modelo de período y vaya a la pantalla Confirmación de la actividad guiada. Aparece un mensaje para confirmar que el nuevo modelo de período se creó correctamente. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Modelos de tiempos o haga clic en el enlace de ID de modelo para abrir el modelo nuevo. Resultado Ha creado un modelo de período que puede asignarse como horario laboral a los empleados o puede utilizarse para crear un modelo de horario. Ejemplo Modelo de período definido correctamente Modelo de período definido incorrectamente Día 1: Modelo diario = H_35H Día 2: Modelo diario = H_35H Día 2: Modelo diario = H_35H Día 4: Modelo diario = H_35H Día 3: Modelo diario = H_35H Día 5: Modelo diario = H_35H Día 4: Modelo diario = H_35H Día 6: Modelo diario = H_35H Día 5: Modelo diario = H_35H Día 8: Modelo diario = H_35H Día 6: Modelo diario = <sin modelo> — Día 7: Modelo diario = <sin modelo> — Consulte también Crear un modelo de horario [página 101] Crear un modelo diario [página 99] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 103 4.5.6 Crear un nuevo calendario de días laborables con un nuevo día festivo Resumen Si necesita definir un nuevo día festivo en su empresa porque ninguno de los días festivos existentes satisface sus necesidades; por ejemplo, si desea definir el 24 de diciembre como día festivo de jornada completa, en lugar del día festivo de media jornada estándar definido actualmente, puede hacerlo en la actividad de ajuste preciso Calendario de días laborables con el siguiente proceso: Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione la actividad Calendario de días laborables de la lista de actividades. a. Cree un nuevo calendario de días festivos con un nuevo día festivo b. Asigne el calendario de días festivos a un nuevo calendario de días laborables c. Asigne el nuevo calendario de días laborables a la residencia fiscal relevante en Gestión organizativa Para obtener más información acerca del calendario de días laborables, consulte Calendario de días laborables. Requisitos previos Tiene autorización para actualizar las parametrizaciones de configuración empresarial y para editar la estructura organizativa. Procedimiento 1. Crear un nuevo calendario de días festivos con un nuevo día festivo a. En el centro de trabajo Configuración empresarial, abra la actividad de ajuste preciso Calendario de días laborables. b. En Acciones principales, haga clic en Crear un nuevo calendario de días festivos. c. En la pantalla Nuevo calendario de días festivos, seleccione el país relevante y haga clic en Siguiente . d. Introduzca un código que comience con Z y un nombre para el calendario de días festivos. e. Seleccione un país de la lista desplegable y: ● Seleccione un día festivo existente de la lista y añádalo a la tabla Días festivos seleccionados con la flecha derecha. Si desea verificar los detalles de un día festivo específico de la lista para ver si cumple con sus requisitos, selecciónelo y haga clic en Visualizar . ● 2. Crear un nuevo día festivo a. 104 Si ninguno de los días festivos cumple con sus requisitos, haga clic en Añadir para definir uno nuevo. Especifique un nombre único y una descripción para el nuevo día festivo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Si tiene distintas empresas con distintos cronogramas de días festivos, indíquelo en el nombre que le asigne al nuevo día festivo. 3. 4. b. Seleccione la categoría de festivo: día festivo de jornada completa (día festivo habitual) o de media jornada. Por ejemplo, especifique que su nuevo día festivo, 24 de diciembre, es un día festivo de jornada completa. c. Seleccione el tipo de día festivo. ● Si selecciona Fecha fija, introduzca el día y el mes del día festivo en la sección Detalles de fecha fija. También debe especificar si el día festivo está garantizado incluso cuando cae en fin de semana. Traslade el día festivo hacia adelante o hacia atrás, según sea necesario. ● Si selecciona Día fijo de la semana, seleccione el día de la semana y el mes del día festivo. Por ejemplo, puede especificar que el nuevo día festivo sea el primer viernes de noviembre. ● Si selecciona Distancia hasta Pascua, especifique la cantidad de días que separan el festivo de Pascua. ● Si selecciona Día festivo móvil, especifique la fecha del día festivo en la sección Detalles de día festivo móvil. d. Haga clic en OK para grabar sus entradas. Si es necesario, elimine del calendario de días festivos el día festivo duplicado que sustituyó por el nuevo día festivo. e. Resultado: Creó un nuevo día festivo y un nuevo calendario de días festivos. Ahora debe asignar el calendario de días festivos a un nuevo calendario de días laborables. Crear un nuevo calendario de días laborables y asignarle el calendario de días festivos a. En la actividad de ajuste preciso Calendario de días laborables, haga clic en Crear nuevos calendarios de días laborables y escoja los países para los que es válido seleccionando una o más entradas de la lista y haciendo clic en la flecha. b. Haga clic en Siguiente y seleccione el calendario de días festivos que desee asignar. c. Haga clic en Siguiente y especifique los días laborables que correspondan. d. Introduzca un nombre único para el nuevo calendario. e. Revise los datos y haga clic en Finalizar para grabar el nuevo calendario. Asignar el nuevo calendario de días laborables a la residencia fiscal relevante en Gestión organizativa a. En el centro de trabajo Gestión organizativa, haga clic en Editar estructura organizativa en Tareas comunes. b. Seleccione la residencia fiscal y, en la ficha General, seleccione el nuevo calendario de días laborables de la lista. c. Grabe las entradas. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 105 4.6 Vista Registro de tiempos 4.6.1 Entorno empresarial 4.6.1.1 La hoja de horas de trabajo Resumen La Hoja de horas de trabajo ofrece funciones para registrar confirmaciones de proyecto y los diversos tipos de tarea y ausencias en el trabajo definidas en su empresa. Los prestatarios de servicios externos pueden confirmar el tiempo trabajado en proyectos y tareas de proyecto, y los empleados y sus superiores directos pueden registrar el trabajo basado en proyectos, incluidas las tareas de proyectos efectuadas para empresas asociadas, y trabajo no basado en proyectos. Se puede acceder a la Hoja de horas de trabajo en las siguientes vistas: ● En el centro de trabajo Página principal, en Resumen Autoservicios, los empleados pueden registrar sus propios tiempos de manera descentralizada haciendo clic en Editar hoja de horas de trabajo. ● En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad, en Tareas comunes, los superiores directos pueden registrar los tiempos de los empleados haciendo clic en Llamar servicios de empleado en nombre de y Editar hoja de horas de trabajo. ● En el centro de trabajo Gestión de proyectos, en Tareas comunes, los jefes de proyecto y los miembros del equipo, respectivamente, pueden acceder y editar la Hoja de horas de trabajo. Características y funciones La hoja de horas de trabajo proporciona las siguientes funciones y características principales: ● Visualizar columnas adicionales, como tarea e ID o unidad de la línea jerárquica, haciendo clic en Personalizar y seleccionando los campos necesarios. ● Un calendario codificado por color para facilitar la selección de fecha y el reconocimiento de estado, que se puede visualizar u ocultar según sea necesario. El estado de liberación para cada día puede ser: ○ Verde: indica los tiempos registrados que se han liberado. ○ Amarillo: indica los tiempos registrados que todavía no se han liberado. ○ Rojo: indica los tiempos registrados que se han rechazado. Un icono de Estado y un texto indican el estado de liberación y el estado de aprobación de los tiempos registrados. ● Visualizar informe de actividades: Puede ejecutar un informe para visualizar una lista de todas las actividades registradas para un período de tiempo y un proyecto seleccionados. El informe visualiza tanto las horas registradas como las horas facturables, así como una descripción del trabajo cuando corresponda. Puede exportar esta lista a Microsoft Excel®, por ejemplo, para su autorización. Para obtener más información, consulte Visualizar informe de actividades. La plantilla de Microsoft Excel visualiza las horas registradas facturables en la columna Horas y una columna adicional para detalles de las tareas de proyecto que no aparece en la visualización de informes. 106 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Cuatro Vistas distintas en función de la manera en que quiera registrar los tiempos: ○ La vista Día sirve para registrar los tiempos diariamente, en general, cuando los empleados o prestatarios de servicios desean confirmar tiempos de días parciales para tareas y actividades en las que trabajaron cada día. ○ La vista Semana sirve para registrar los tiempos semanalmente, en general al final de la semana, cuando los empleados o prestatarios de servicios desean confirmar tiempos de días parciales para tareas y actividades en las que trabajaron durante la semana. En esta vista, los detalles de los registros de tiempos individuales se visualizan debajo de la hoja de horas de trabajo cuando se selecciona una celda de duración. ○ La vista Meses es útil para obtener un resumen de todos los tiempos registrados al final de un mes y para liberar varias entradas de tiempo de una vez. ○ La vista Paquete de trabajo enumera todos los tiempos registrados en los proyectos y sus tareas de proyecto del periodo de tiempo seleccionado. Por lo tanto, esta vista es adecuada si se le asignan varios paquetes de trabajo y desea informar los tiempos de distintos proyectos y/o tareas. ● La función Gestionar mi lista de trabajo permite a los empleados y a los prestatarios de servicios controlar la visibilidad de entradas en la hoja de horas de trabajo. Además, los empleados se pueden asignar a sí mismos a tareas a las que no estén asignados todavía. Las modificaciones efectuadas en la lista de trabajo se actualizan automáticamente en la hoja de horas de trabajo y viceversa. ● Los tipos de tiempo registrados por el administrador de tiempos se visualizan en la hoja de horas de trabajo con fines informativos, incluso si los tipos de tiempos están desactivados para su actualización. Estas y otras confirmaciones de tiempo que no se pueden editar aparecen oscurecidas. ● La confirmación de tiempos de días parciales se puede introducir como duración (como Horas) o mediante horas de inicio y fin. Si el usuario introduce las horas de inicio y fin, el campo duración se calcula automáticamente. ● En ambas vistas se visualiza un resumen de horas registradas y horas previstas. Las horas previstas se derivan del horario de trabajo planificado del empleado según el horario de trabajo. ○ En la vista Tareas, el total y las horas previstas se visualizan en la parte inferior de la hoja de horas de trabajo. ○ En la vista Días, el total y las horas previstas se visualizan en la línea de fecha. ● Navegación basada en celdas a los detalles (vista Tareas): La información detallada se visualiza en la parte inferior de la hoja de horas de trabajo para una celda seleccionada. Puede navegar de celda a celda utilizando el teclado para visualizar los detalles de los registros de tiempo individuales. Los detalles incluyen las horas registradas, el estado y el pago de primas. Si está registrando tiempos de proyecto para un proyecto de cliente, también se visualizan las horas facturables. Si registra tiempos para un proyecto multisociedad, el pedido aparece por defecto. ● Se visualiza un campo de horas facturables en la hoja de horas de trabajo si un proyecto de cliente ha sido marcado como facturable en Gestión de proyectos. Cuando se registra tiempo para un proyecto, la cantidad de horas a facturar se calcula a partir del tiempo introducido. Esta entrada se puede sobrescribir en el campo Horas facturables si necesita especificar que el número de horas facturadas es distinto del número de horas trabajadas. Un icono junto al campo indica que se han registrado horas facturables distintas. Para volver a las horas estándar, simplemente reinicie el campo. ● Se puede añadir una prima a la confirmación de tiempo para indicar el pago por tiempo que se remunera a una tarifa diferente de la estándar. ● Se puede anexar una descripción de trabajo a una confirmación de tiempo, disponible externamente, por ejemplo, para la facturación de proyecto. En la vista Tareas, el campo Descripción de trabajo visualiza una descripción de trabajo existente. En la vista Días, se indica una descripción existente con un icono en la columna correspondiente. El texto en sí está visible en la quick info. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 107 ● Además se puede guardar un comentario interno para una confirmación de tiempo, que solo es visible internamente. En la vista Tareas, el campo Comentario interno visualiza todos los comentarios internos existentes. En la vista Días, los comentarios existentes se indican mediante un icono en la columna relevante. Los textos están visibles en la quick info. ● Se puede fijar un indicador de Paquete de trabajo completado para confirmaciones de tiempo de proyecto. Solo se utiliza con fines informativos en la hoja de horas de trabajo. En caso de ser necesario, el indicador se puede volver a desmarcar. Esa información se transmite a Gestión de proyectos. ● La columna Más información ofrece información sobre la entrada de tiempo seleccionada. El icono de información abre el cuadro de diálogo Confirmación de tiempo, que contiene información como Horas planificadas, Horas reales y Horas restantes. Consulte también Editar una hoja de horas de trabajo 4.6.1.2 Cálculos y campos de la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos Resumen El tiempo de empleado se registra en la Hoja de horas de trabajo de Administración de tiempos utilizando tipos de tiempos, que son clasificaciones definidas de horas de trabajo y de no trabajo. A su vez, los tipos de tiempos están asignados a categorías de tipos de tiempos. La categoría de tipo de tiempo a la que se asigna un tipo de tiempo determina cómo el proceso de valoración de tiempos calcula los diversos tiempos de personal. Las categorías de tipo de tiempo disponibles son: Tiempo productivo, asistencia especial, ausencia, pausa, disponibilidad, tiempo pagado con prima, especificaciones especiales de horario de trabajo, asignación de tiempo, vacaciones y enfermedad. Los resultados del cálculo se visualizan en la hoja de horas de trabajo del empleado. Los campos que se muestran en la hoja de horas de trabajo dependen del método de registro de tiempos del empleado y en si se le ha asignado al empleado una cuenta de tiempo de trabajo. Son de la siguiente manera: Método de registro de tiempos Campos mostrados en la hoja de horas de trabajo Registro de tiempos positivo con cuenta de horario de trabajo Fecha, estado, horas registradas totales, pausas, ausencias, saldo de horario flexible, tiempo acreditado, horas previstas, horas extras, tiempo no acreditado Registro de tiempos positivo sin cuenta de horario de trabajo Fecha, estado, horas registradas totales, ausencias, desviación, horas previstas, horas extras Registro de tiempos basado en excepciones con/ Fecha, estado, pausas, ausencias, saldo de cuenta, tiempo acreditado, sin cuenta de horario de trabajo horas previstas, horas extras, tiempo no acreditado. Reglas de cálculo Se aplican las siguientes reglas de cálculo: 108 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Valor de cálculo Características especiales de cálculo Horas previstas Es el horario de trabajo diario planificado acordado del empleado de acuerdo con el horario de trabajo. El sistema calcula las horas previstas para cada día basándose en la información del horario de trabajo. Este valor es importante para contar las ausencias y para el cálculo de cuentas de horario de trabajo. El cálculo también considera una modificación temporal del horario de trabajo del empleado. ● Para la gestión de tiempo basada en horas se toma la duración del tipo de tiempo horario de trabajo y se resta la duración del tipo de tiempo pausa no pagada que se solapa con el horario de trabajo. Las pausas pagadas se tratan como el tipo de tiempo horario de trabajo. ● Categoría de tipo de tiempo relevante y valores calculados Para el registro de tiempo con sólo duración se resta la duración de las pausas no pagadas de la duración del tipo de tiempo horario de trabajo. Tiempo registrado Para empleados con horario flexible, se tienen en cuenta todos los tiempos Mostrado en la hoja de registrados, incluso los que figuran fuera del intervalo de horarios flexibles. horas de trabajo como: Las pausas todavía no se restan. Horas registradas totales ● Tiempos productivos ● Presencia especial ● Las ausencias basadas en horas fuera de las horas previstas no se tienen en cuenta. ● Absentismos ● Enfermedad ● Las ausencias basadas en horas en un día sin horas previstas no se tienen en cuenta. ● Vacaciones ● Las pausas no pagadas con horas se restan de las ausencias basadas en horas. ● Las ausencias de jornada completa se cuentan en base a las horas previstas. ● Tiempos productivos ● Presencia especial ● Tiempos productivos ● Presencia especial Tiempo de ausencia Tiempos de ausencia netos Horas extras Horario de trabajo real No hay un valor correspondiente en la hoja de horas de trabajo. Este valor sirve solamente para el cálculo. Considera tiempos productivos y tiempos de asistencia especial que se registran con un tipo de pago que se clasifica en la configuración empresarial como horas extras. ● Todos los tiempos de la categoría tiempos productivos que están dentro de las horas previstas o el intervalo de horarios flexibles se toman para el cálculo de los tiempos reales netos. ● Los tiempos de la categoría tiempos productivos que están fuera de un intervalo de horarios flexibles, pero están asignados al tipo de tiempo tiempo excedido permitido también se consideran. ● Los tiempos de la categoría asistencia especial siempre se tienen en cuenta, estén dentro o fuera de las horas previstas /intervalos de horarios flexibles. Excepción: Las presencias especiales marcadas como no pagadas no se consideran. ● Las pausas no pagadas del horario de trabajo o las pausas no pagadas registradas se restan cuando las horas de las pausas se solapan con los tiempos de empleado registrados. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 109 Categoría de tipo de tiempo relevante y valores calculados Valor de cálculo Características especiales de cálculo Tiempo excedido de horario flexible Mostrado en la hoja de horas de trabajo como No acreditado Todos los tiempos de la categoría tiempo productivo que figuran fuera del Tiempos productivos horario de trabajo planificado o del intervalo de horarios flexibles. La condición previa es que los horarios de trabajo se definen con horas y que el registro de tiempos se base en horas. Los tiempos no acreditados se pueden convertir en tiempos acreditados asignándoles el tipo de tiempo tiempo excedido de horario flexible permitido. Las horas extras no se cuentan nunca como tiempo excedido de horario flexible. Horario de trabajo acreditado Mostrado en la hoja de horas de trabajo como Acreditado Las ausencias se toman en consideración sólo hasta el máximo de horas previstas diarias. Las ausencias de jornada completa para registros de tiempo basados en excepciones se calculan para la cuenta de horario de trabajo en base al promedio de horas diario del perfil de tiempos de empleados. Diferencia planificado/ real Mostrado en la hoja de horas de trabajo como Saldo de horario flexible o Saldo de cuenta El cálculo de este valor depende de la regla de cálculo de cuenta de horario de trabajo asignada a la cuenta de horario de trabajo en ajuste preciso. Esto puede ser: ● El horario de trabajo acreditado menos las horas previstas diarias (del horario de trabajo) ● Todos los tiempos calculados como Horario de trabajo real y las ausencias pagadas y no pagadas El horario de trabajo acreditado menos las horas promedio diarias (del perfil de tiempos) Para los empleados sin cuentas de horario de trabajo son relevantes los siguientes valores de cálculo: Tiempo registrado total Tiempos clasificados como horario de trabajo real (véase arriba) más ausencias Desviación Tiempos acreditados más horas extras más ausencias menos horas previstas Consulte también Cuentas de horario de trabajo [página 59] Totales de período en la hoja de horas de trabajo de administración [página 112] 4.6.1.3 Indicadores de estado en Registro de tiempos Resumen El estado del registro de tiempos de un empleado se visualiza en la Hoja de horas de trabajo del administrador de tiempos a través de indicadores con códigos de color y texto descriptivo. Los estados posibles son: completo (verde), programación excedida (amarillo), incompleto (rojo), o no calculado (gris). Adicionalmente, un indicador amarillo con un signo de exclamación indica que existen registros inactivos. El cálculo de estos estados difiere en función de si: ● el método de registro de tiempos de empleado es positivo o si está basado en excepciones. ● el empleado tiene una cuenta de horario de trabajo asignado. 110 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● existe tiempo de trabajo planificado (horas previstas) de acuerdo con el horario de trabajo en el día en cuestión. ● El período de valoración está cerrado. (La fecha de cierre de período debe encontrarse dentro del período en cuestión). Detalles Horario de trabajo planificado hace referencia a la especificación en el horario de trabajo del empleado del horario de trabajo planificado del empleado, incluyendo los detalles de pausas pagadas o no pagadas. Horas previstas define las horas de trabajo netas planificadas del empleado por día, teniendo en cuenta el tiempo productivo y las pausas pagadas o no pagadas. Método de registro de tiempos Positivo Día con/sin horario de trabajo planificado Completo (verde) Programación excedida (amarillo) Con horas previstas Cuando el total de horas registradas es igual a los horarios de trabajo planificados. Sin horas previstas Si el empleado ha registrado: Si el empleado ha registrado: Aplicable solo si existen datos ● ● tiempo productivo, ningún tiempo incorrectos para un día. presencia especial productivo ni ninguna presencia especial ● tiempos con una ● ningún tiempo ● enfermedad, ausencia o vacaciones ● disponibilidad, prima Cuando el total de horas registradas excede el horario de trabajo planificado. Incompleto (rojo) prima que se ha clasificado como horas extras en la configuración empresarial Categorías no incluidas: ● enfermedad, ausencia o vacaciones ● Positivos con Con horas cuenta de previstas horario de trabajo Sin horas previstas SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Si no hay ningún tiempo registrado o se han registrado menos horas de las previstas en el horario de trabajo planificado. disponibilidad, prima Cuando se ha registrado algún importe de tiempo acreditado. Si existen tiempos con límite Si no hay tiempos superior fuera del intervalo de acreditados. horarios flexibles o tiempos planificados (en función de las opciones definidas para la cuenta de horario de trabajo), independientemente de la cantidad de horas registradas para ese día. Si no hay tiempos acreditados. Cuando se ha registrado algún importe de tiempo acreditado. Aplicable solo si existen datos incorrectos para un día. P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 111 Método de registro de tiempos Basados en excepciones Día con/sin horario de trabajo planificado Todo Completo (verde) El estado siempre está en verde, a no ser que existan tiempos inactivos Programación excedida (amarillo) Incompleto (rojo) No aplicable No aplicable Consulte también Totales de período en la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos [página 112] Entender campos y cálculos en la hoja de horas de trabajo [página 108] Cuentas de horario de trabajo [página 59] 4.6.1.4 Totales de período en la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos Resumen Se accede a la hoja de horas de trabajo en el centro de trabajo Administración de tiempos en Registro de tiempos. Los datos que se visualizan en los Totales de período en la hoja de horas de trabajo proporcionan al administrador de tiempos información sobre el tiempo (en todos las categorías) que se ha registrado para o ha registrado un empleado durante un período determinado y, si fuera pertinente, qué datos de tiempos se han contabilizado en la cuenta de horario de trabajo del empleado. La información varía en función del método de registro de tiempos del empleado y de si el empleado tiene una cuenta de horario de trabajo. Los métodos de registro de dos tiempos son registros de tiempos positivos o registros de tiempos basados en excepciones. Detalles Horario de trabajo planificado hace referencia a la especificación en el horario de trabajo del empleado del horario de trabajo planificado del empleado, incluyendo los detalles de pausas pagadas o no pagadas. Horas previstas define las horas de trabajo netas planificadas del empleado por día, teniendo en cuenta el tiempo productivo y las pausas pagadas o no pagadas. 112 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Totales visualizad os en la hoja de horas de trabajo Horario de trabajo planificad o Ausencias Positivos con cuenta de horario de Positivos sin cuenta de horario de trabajo trabajo Basados en excepciones ● Visualiza el total de horas previstas por día según se define en el horario de trabajo (o modificación temporal del horario de trabajo) para el período seleccionado ● Visualiza el total de horas previstas por día según se define en el horario de trabajo (o modificación temporal del horario de trabajo) para el período seleccionado ● Visualiza el total de horas previstas por día según se define en el horario de trabajo (o modificación temporal del horario de trabajo) para el período seleccionado ● Calcula 0 para un día festivo con horas previstas si está marcado como día libre en la regla Tratar días festivos como. ● Calcula 0 para un día festivo con horas previstas si está marcado como día libre en la regla Tratar días festivos como. ● Calcula 0 para un día festivo con horas previstas si está marcado como día libre en la regla Tratar días festivos como. Visualiza el total de ausencias registradas: ● Las ausencias de jornada completa se derivan de las horas previstas. Visualiza el total de ausencias registradas: ● Las ausencias de jornada completa se derivan de las horas previstas. Visualiza el total de ausencias registradas: ● Las ausencias de jornada completa se derivan de las horas previstas. ● Para ausencias de menos de un día en días con horas previstas, solo se visualizan los tiempos netos, es decir, las pausas superpuestas se restan del tiempo introducido. (Solo es relevante para el registro basado en horas, no para el registro basado en duraciones). ● Para ausencias de menos de un día en días con horas previstas, solo se visualizan los tiempos netos, es decir, las pausas superpuestas se restan del tiempo introducido. (Solo es relevante para el registro basado en horas, no para el registro basado en duraciones). ● Para ausencias de menos de un día en días con horas previstas, solo se visualizan los tiempos netos, es decir, las pausas superpuestas se restan del tiempo introducido. (Solo es relevante para el registro basado en horas, no para el registro basado en duraciones). ● Las ausencias se contabilizan independientemente de si se clasifican como pagadas o no pagadas en BC. ● Las ausencias se contabilizan independientemente de si se clasifican como pagadas o no pagadas en BC ● Las ausencias se contabilizan independientemente de si se clasifican como pagadas o no pagadas en BC ● No se cuentan las ausencias de jornada completa y las ausencias de menos de un día basadas en horas en días sin horas previstas. ● No se cuentan las ausencias de jornada completa y las ausencias de menos de un día basadas en horas en días sin horas previstas. ● No se cuentan las ausencias de jornada completa y las ausencias de menos de un día basadas en horas en días sin horas previstas. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 113 Totales visualizad os en la hoja de horas de trabajo Horas extras Positivos con cuenta de horario de Positivos sin cuenta de horario de trabajo trabajo Basados en excepciones Este cálculo incluye: Este cálculo incluye: Este cálculo incluye: ● ● ● Tiempos de empleado Tiempos de empleado Tiempos de empleado registrados con una prima registrados con una prima registrados con una prima clasificada como horas clasificada como horas clasificada como horas extras en la Configuración extras en la Configuración extras en la Configuración empresarial (BC), sin empresarial (BC), sin empresarial (BC), sin importar si los tiempos importar si los tiempos importar si los tiempos registrados están dentro o registrados están dentro o registrados están dentro o fuera de las horas previstas, fuera de las horas previstas, fuera de las horas previstas, o de la cantidad de horas o de la cantidad de horas o de la cantidad de horas registradas por día. registradas por día. registradas por día. ● 114 Las Pausas no pagadas (registradas o bien explícitamente o de acuerdo con el horario de trabajo) se restan de los tiempos registrados si se solapan con los tiempos introducidos. ● Las Pausas no pagadas (registradas o bien explícitamente o de acuerdo con el horario de trabajo) se restan de los tiempos registrados si se solapan con los tiempos introducidos. ● © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Las Pausas no pagadas (registradas o bien explícitamente o de acuerdo con el horario de trabajo) se restan de los tiempos registrados si se solapan con los tiempos introducidos. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Totales visualizad os en la hoja de horas de trabajo Positivos con cuenta de horario de Positivos sin cuenta de horario de trabajo trabajo Basados en excepciones No aplicable Tiempo Visualiza el total de todos los acreditado tiempos acreditados en una cuenta de horario de trabajo durante un período. Esto incluye tiempos de las categorías: ● Tiempo productivo y asistencia especial pagada dentro de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (dependiendo de las opciones en la cuenta de horario de trabajo) Estos totales solo se calculan para empleados con cuentas de horario de trabajo, aunque el campo se visualice para ambos. Esto incluye tiempos de las categorías: ● Tiempo productivo y asistencia especial pagada dentro de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (dependiendo de las opciones en la cuenta de horario de trabajo) ● Asistencia especial pagada fuera de un intervalo de horarios flexibles / horario de trabajo planificado ● Asistencia especial pagada fuera de un intervalo de horarios flexibles / horario de trabajo planificado ● Tiempo productivo fuera de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (si está cubierto por tiempo excedido permitido) ● Tiempo productivo fuera de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (si está cubierto por tiempo excedido permitido) ● Los tiempos de enfermedad, ausencia o vacaciones dentro de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (incluso si están clasificadas como no pagadas en BC) se acreditan en la cuenta de horario de trabajo solo hasta el límite de horas previstas del empleado, y no si la ausencia supone tiempo excedido en las horas previstas por día. ● Los tiempos de enfermedad, ausencia o vacaciones dentro de un intervalo de horarios flexibles / horas previstas (incluso si están clasificadas como no pagadas en BC) se acreditan en la cuenta de horario de trabajo solo hasta el límite de horas previstas del empleado, y no si la ausencia supone tiempo excedido en las horas previstas por día. ● Pausas pagadas registradas ● Pausas pagadas registradas No se incluyen los tiempos de las categorías: ● Asistencia especial no pagada No se incluyen los tiempos de las categorías: ● Asistencia especial no pagada ● Disponibilidad y prima ● Disponibilidad y prima ● Pausas no pagadas registradas ● Pausas no pagadas registradas ● Horas extras ● Horas extras SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Si un empleado con registro de tiempos basado en excepciones registra tiempos que se encuentran P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 115 dentro de su horario de trabajo planificado, este tiempo no se añade al tiempo Totales visualizad os en la hoja de horas de trabajo Positivos con cuenta de horario de Positivos sin cuenta de horario de trabajo trabajo Basados en excepciones Saldo de horarios flexibles o Saldo de cuenta de horario de trabajo El total de Saldo de horarios flexibles concuerda con el Saldo de cuenta de horario de trabajo para el registro de tiempos basado en excepciones con cuenta de horario de trabajo. ● ● 116 Visualiza el saldo de la cuenta de horario de trabajo basado en los resultados de cierre de día, normalmente hasta la fecha anterior a la fecha actual. Los tiempos registrados para el día actual se valoran normalmente en el cierre del día siguiente. No aplicable Si el empleado tiene una cuenta de horario de trabajo, este total visualiza el saldo actual de la cuenta. ● Visualiza el saldo de la cuenta de horario de trabajo en base a los resultados del cierre del día hasta la fecha previa a la fecha actual; los tiempos registrados para el día actual se valoran en el siguiente cierre de día. ● Si se registran ausencias para períodos futuros que se restarían de la cuenta de horario de trabajo, estas también se incluyen en el cálculo del saldo. Por ejemplo, un día libre de compensación contabilizado para la semana siguiente que se restaría de la cuenta de horario de trabajo se calcula inmediatamente en el saldo. Sin embargo, una enfermedad planificada (estancia en el hospital) registrada para el futuro no se restará hasta que realmente se produzca. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Si se registran ausencias para períodos futuros que se restarían de la cuenta de horario de trabajo, estas también se incluyen en el cálculo del saldo. Por ejemplo, un día libre de compensación contabilizado para la semana siguiente que se restaría de la cuenta de horario de trabajo se calcula inmediatamente en el saldo. Sin embargo, una enfermedad planificada (estancia en el hospital) registrada para el futuro no se restará hasta que realmente se produzca. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Totales visualizad os en la hoja de horas de trabajo Tiempo registrado Positivos con cuenta de horario de Positivos sin cuenta de horario de trabajo trabajo Basados en excepciones No aplicable Normalmente aquí solo se visualizan No aplicable tiempos netos. Dicho de otra manera, si el tiempo se introduce en horas, se resta la pausa no pagada registrada que se solapa con el horario de trabajo definido del empleado. Los totales visualizados aquí incluyen: ● Tiempos de empleado registrados con una prima marcada como horas extras en BC, independientemente de si los tiempos se encuentran dentro o fuera de las horas previstas. ● Las ausencias (pagadas y no pagadas) se cuentan por días con horas previstas: las ausencias de jornada completa se calculan en base a las horas diarias previstas; las ausencias de menos de un día solo cuentan en días con horas previstas y no en días libres, por ejemplo. ● Los tiempos de jornadas completas de las categorías tiempo productivo y asistencia especial se calculan de acuerdo con las horas previstas. ● Asistencia especial y tiempo productivo se cuentan exactamente según el registro; sin límite superior. No se incluyen los tiempos de las categorías: ● Disponibilidad y prima SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Pausas pagadas y no pagadas registradas ● Tiempo productivo y asistencia especial clasificados como no pagados en BC P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 117 Consulte también Indicadores de estado en Registro de tiempos [página 110] Cálculos y campos de la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos [página 108] 4.6.1.5 Relevancia del cálculo de nóminas de los Métodos de registro de tiempos Resumen Cuando se crea el archivo de tiempos para un empleado contratado recientemente, el usuario asigna al empleado uno de los dos métodos de registro de tiempos: positivo o basado en excepciones. Esta asignación se realiza en el centro de trabajo Administración de tiempos, en la vista Trabajo, utilizando la tarea Completar archivo de tiempos – Contratar. El método de registro de tiempos positivo requiere que los empleados graben todos sus tiempos trabajados, todas sus ausencias y salidas. Se seleccioinaría este método para un empleado al que se le pague por horas trabajadas. Registro de tiempos basado en excepciones se utiliza si los empleados sólo tienen que registrar excepciones a su horario de trabajo planificado, definido en el horario de trabajo; por ejemplo, cuando necesitan registrar horas extras o licencias por enfermedad. La necesidad de registrar las horas trabajadas en un proyecto no deberían tomarse en consideración cuando se determina el método de registro de tiempos. Otros dos factores importantes son la categoría administrativa de los empleados y el indicador de prima. La categoría administrativa especifica si los empleados son pagados por horas trabajadas o tienen un sueldo fijo. Esta asignación se realiza en el centro de trabajo Administración de personal, en la vista Tareas frecuentes, utilizando la tarea Contrata empleado. Usted especifica la categoría administrativa relevante en la ficha Introducir información del empleado . La prima permite a los empresarios especificar tarifas divergentes para condiciones de trabajo especiales, como el trabajo durante el turno de noche o las horas extras. El indicador de primas de fija en el centro de trabajo Configuración empresarial en la actividad de ajuste preciso Prima— <País> si esta opción empresarial se ha seleccionado en la configuración empresarial. Valoración de tiempos Cuando se ejecuta el job de cierre del día, tiene lugar la valoración de tiempos en un método de registro de tiempos asignado al empleado y a una categoría administrativa. ¿Cómo es la valoración de tiempos basada en un método de registro de tiempos para el empleado y una categoría administrativa? Empleado asalariado 118 Trabajador por horas © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Registro de tiempos positivo ● Las horas planificadas se comparan con las horas registradas reales para determinar si un empleado ha trabajado demasiadas o demasiadas pocas horas al día. La escasez/el exceso se visualiza en la vistaRegistro de tiempos , y a su vez en un informe estándar. Registro de tiempos No aplicable basado en la excepción ● Las horas planificadas se comparan con las horas registradas reales para determinar si un empleado ha trabajado demasiadas o demasiadas pocas horas al día. La escasez/el exceso se proporciona en la vista Registro de tiempos , y a su vez en un informe estándar. ● Las horas de vacaciones se calculan y contabilizan en base al calendario de días laborables en Gestión de organización si el Tratamiento de la regla de días festivos en el archivo de tiempo del empleado es Un día de vacaciones es un día libre retribuido ● En los días en los que no se ha registrado nada explícitamente en la hoja de horas de trabajo las horas planificadas se usan para calcular y contabilizar las horas trabajadas reales. ● Las horas de vacaciones se calculan y contabilizan en base al calendario de días laborables en Gestión de organización si el Tratamiento de la regla de días festivos en el archivo de tiempo del empleado es Un día de vacaciones es un día libre retribuido Relevancia del cálculo de nóminas Si la solución del cálculo de nómina de SAP Business ByDesign está dentro del alcance, los datos relevantes para el cálculo de nómina se transfieren a la instantánea de cálculo de nómina. Se hace una diferenciación entre los empleados asalariados y los pagados por horas. Para los empleados asalariados (tanto los que tienen el registro de tiempo positivo como basado en la excepción), las horas registradas como trabajadas no tienen impacto en el cálculo de nóminas ya que se asume que al empleado se le paga un salario fijo, a menos que los tiempos estén marcados con una prima. ¿Qué tiempos registrados se incluyen en la instantánea de cálculo de nómina basada en el método de registro de tiempo de los empleados y en la categoría administrativa? Empleado asalariado Registro de tiempos positivo Esto se aplica tanto a los días laborables como a los días festivos: ● Los tiempos reales registrados marcados con una prima SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Trabajador por horas ● Se transfieren todos los tiempos reales (con o sin prima). ● En días festivos si la regla de días festivos tratada es Día de vacaciones es un día remunerado y no se ha registrado nada, se genera y transfiere un pago especial en concepto de vacaciones de forma automática. P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 119 Registro de tiempos basado en la excepción ● Se transfieren los tiempo registrados con una prima. ● Sólo se transfieren los tiempos registrados reales que divergen del horario de trabajo planificado si están marcados con una prima. ● Si el empleado no registra ningún tiempo, los tiempos reales se generan de los horarios planificados, pero no se transfieren puesto que no están marcados con ninguna prima. ● En los días en los que no se ha registrado nada explícitamente, los horarios planificados se pasan a horas reales. ● También se transfieren los tiempos registrados reales. ● En días festivos si la regla de días festivos tratada es Día de vacaciones es un día remunerado y no se ha registrado nada, se genera y transfiere un pago especial en concepto de vacaciones. Consulte también Completar datos de tiempo - Contratación [página 69] Prima [página 63] 4.6.2 Guía rápida Registro de tiempos Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Administración de tiempos. En la vista Registros de tiempo, puede introducir datos de tiempos de empleados recabados por parte de sus empleados en hojas de horas de trabajo en papel o importadas de Microsoft Excel®, supervisar el estado de los datos de registros de tiempos en cuanto a integridad y precisión, así como hacer un seguimiento de los saldos de cuentas de tiempos. La vista Registros de tiempo tiene las siguientes subvistas: Hoja de horas de trabajo La Hoja de horas de trabajo le ofrece un resumen global del registro de tiempos de un empleado para una semana natural y los datos que se calculan mediante la valoración de tiempos cuando se registran los tiempos del empleado, como los saldos de cuentas de horario de trabajo, las horas extra y las horas acreditadas y no acreditadas. Puede comprobar de un solo golpe de vista si se ha introducido demasiado tiempo o demasiado poco, o qué entradas de tiempo resultan en contabilizaciones en la cuenta de horas de trabajo del empleado. En la vista Registro de tiempos – Hoja de horas, seleccione el empleado y haga clic en Abrir hoja de horas . Puede realizar las siguientes tareas principales: ● Visualizar un resumen de los tiempos del empleado que ya han sido registrados para una semana natural, por ejemplo, para verificar objetivos y actualizar, revisar y corregir estos datos según sea necesario. ● Introduzca rápidamente los tiempos del empleado que se han entregado en papel e identificar inmediatamente y corregir todos los errores o inconsistencias. ● Visualizar y copiar el horario de trabajo del empleado para facilitar la entrada de datos. ● Cargar los datos almacenados en una hoja de cálculo externa desde la hoja de horas de trabajo y así acelerar la entrada de datos. ● Verificar la integridad de los datos introducidos durante un período utilizando la información de estado y la valoración del plazo de desencadenamiento donde sea necesario. ● Hacer un seguimiento de las cuentas de horas de trabajo de los empleados por días exactos, y actualizar y corregir directamente estas entradas según sea necesario. 120 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Calendario/Lista La vista Calendario/Lista le permite visualizar y editar datos de tiempo de un empleado para un período definido por el usuario en un calendario codificado por colores o una vista de tabla. Normalmente utilizará esta vista cuando necesite introducir rápidamente registros de tiempos individuales y para verificar objetivos. Puede realizar las siguientes tareas principales: ● Acceder al fichero de tiempo de un empleado para introducir rápidamente un registro de tiempo individual, como una enfermedad en la vista de la Lista. ● Visualizar los datos de registro de tiempo de un empleado de períodos más largos, como un resumen semanal, mensual o anual y visualizar un expositor gráfico de los días de trabajo planificados y el tiempo de trabajo del empleado según el horario laboral. ● Visualizar y editar información sobre contabilizaciones para todas las cuentas de tiempos, no sólo las cuentas de horas de trabajo. ● Filtrar el expositor según los tipos o categorías de tiempos para obtener información rápida sobre un tipo de tiempo concreto. ● Específico de Alemania: En la vista Tabla, puede visualizar una vista Sólo enfermedades y filtrar por número de caso, por ejemplo, para verificar si un empleado alcanzó el límite legal de 42 días de enfermedad, que afecta las Reglas de pago continuo. Mensajes La vista Mensajes permite al administrador de tiempos visualizar y procesar mensajes de error y advertencia que se activa la valoración de tiempos cuando se detectan determinadas irregularidades en el registro de tiempos de empleados. Las irregularidades pueden producirse, por ejemplo, cuando no hay tiempos registrados en un día o cuando hay dos registros de tiempos de entrada consecutivos sin una salida entre ellas. En tales casos, debe informarse al administrador de tiempos y decidir qué acción se toma. Desde la vista Mensajes, el administrador de tiempos puede abrir la hoja de horas del empleado para analizar y corregir ciertas entradas de tiempo. Conceptos básicos Cálculos y campos de la hoja de horas de trabajo de la administración de tiempos El tiempo de empleado se registra en la Hoja de horas de trabajo utilizando tipos de tiempos, que son clasificaciones definidas de horas de trabajo y de no trabajo. Los campos que se muestran en la hoja de horas de trabajo dependen del método de registro de tiempos del empleado y en si se le ha asignado al empleado una cuenta de tiempo de trabajo. Para obtener más información, consulte aquí [página 108]. Indicadores de estado en Registro de tiempos El estado del registro de tiempos de un empleado se visualiza en la hoja de horas del administrador de tiempos a través de indicadores con códigos de color y texto descriptivo. Para obtener más información, consulte aquí [página 110]. Totales de período en la hoja de horas de trabajo de administración Los datos que se muestran en los Totales de período en la hoja de horas de trabajo de administración proporcionan información sobre el tiempo de empleado registrado (en todos las categorías) durante un período determinado y, si es pertinente, qué datos de tiempos se han contabilizado en la cuenta de tiempo de trabajo del empleado. Para obtener más información, consulte aquí [página 112]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 121 Tipos de tiempos Los tipos de tiempos son categorías definidas de horarios laborables y no laborables que se usan cuando los empleados registran sus tiempos en las hojas de horas de trabajo. Cuentas de horario de trabajo Las cuentas de horario de trabajo se utilizan para recopilar y gestionar créditos y déficits de tiempo que se producen cuando las horas reales trabajadas de los empleados difieren del horario de trabajo planificado de acuerdo con lo definido por el horario de trabajo o de las horas diarias promedio definidas en el perfil de tiempos. Permiten una estructuración más flexible del horario de trabajo diario de los empleados y la compensación con tiempo libre de las duraciones de turnos que difieren del acuerdo contractual del empleado. Para obtener más información, consulte aquí [página 59]. Usar duraciones u horas en administración de tiempos Según si el registro de tiempos de su empresa se basa en horas o en duraciones, tal vez tenga que rellenar algunos campos de la sección Información de tiempo cuando haga el mantenimiento de la hoja de horas de trabajo. Esta sección explica el comportamiento de los campos entre sí. Para obtener más información, consulte aquí [página 81]. Relevancia del cálculo de nóminas de los Métodos de registro de tiempos Para obtener más información, consulte aquí [página 118]. Aprobar registros de tiempos Los jefes de proyecto pueden aprobar tiempos confirmados para trabajo realizado por miembros del equipo en tareas de proyecto. Los jefes de proyecto pueden llamar a una lista de todos los proyectos y miembros de un equipo en sus áreas de responsabilidad y aprobar registros de tiempos individuales o colectivos. Para obtener más información, haga clic aquí [página 131]. Gestión de tiempos de personal El escenario empresarial de gestión de tiempos de personal cubre todos los aspectos de la gestión de los datos de tiempo de los empleados. Le permite crear cuentas de tiempos y reglas de cuentas de tiempos, modelos de tiempos reutilizables y horarios de trabajo. Tiene funciones para supervisar las diferentes opciones de los registros de tiempos, le permite valorar los tiempos supervisados y cierres del período y transferir los saldos de cuentas. La gestión de tiempos de personal simplifica el trabajo diaro de los administradores de tiempos, porqué les permite trabajar reactivamente verificando alertas y entradas en la lista de trabajo en la vista Resumen, trabajar proactivamente utilizando la información proporcionada en la vista Tareas, revisar y modificar los datos de tiempo de los empleados, y administrar las cuentas de tiempos, incluyendo los ajustes de saldos y pagos. La gestión de tiempos de personal es esencial para un sistema de HR completo. Es relevante si desea ejecutar Nómina y remuneración en el sistema de HR, pero también se puede ejecutar independientemente, por ejemplo, si desea gestionar los datos del proyecto registrados en la hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, consulte Gestión de tiempos de personal. Tareas Cargar tiempos con Microsoft Excel Los administradores pueden utilizar la función Cargar tiempos desde Microsoft Excel para realizar una carga masiva de los tiempos de empleados en el sistema SAP Business ByDesign para los tiempos registrados fuera del sistema e introducidos en una hoja de cálculo. 122 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí [página 128]. Introducir un registro de vacaciones En la subvista Hoja de horas de trabajo de la vista Registro de tiempos: 1. Haga clic en Abrir hoja de horas de trabajo para abrir la actividad rápida Hoja de horas de trabajo de un empleado en concreto. 2. Introducir detalles de las vacaciones ● En la etiqueta Entrada de tiempo, haga clic en Añadir fila e introduzca los datos de la manera siguiente: En la lista Tipo de tiempo seleccione Vacaciones. ● En el campo Fecha, introduzca la fecha de vacaciones. 3. Haga clic en Grabar para grabar los detalles de las vacaciones. 4. En la etiqueta Revisar y corregir, puede verificar la corrección de los detalles introducidos y, si es necesario, corregirlos. 5. Haga clic en Grabar y cerrar para volver a la vista Registros de tiempo. Resultado: Los detalles de las vacaciones se graban en el archivo de tiempos del empleado. Para abrir el archivo de tiempos del empleado, seleccione el ID de empleado apropiado en la vista Empleados y haga clic en Editar. Actualizar tiempos de personal Seleccione la subvista Hoja de horas de trabajo de la vista Registro de tiempos. 1. Seleccione el ID de empleado adecuado y haga clic en Abrir hoja de horas de trabajo. 2. En la etiqueta Entrada de tiempo, haga clic en Añadir fila e introduzca los datos en la hoja de horas de trabajo de la manera siguiente: ● En Detalles seleccione un tipo de tiempo de la lista Tipos de tiempo. ● En los campos Fecha de inicio/fin introduzca la fecha de inicio y fin. ● Introduzca información adicional según sea necesario. 3. Haga clic en Grabar para grabar los detalles del tipo de tiempo. 4. En la etiqueta Revisar y corregir, puede verificar la corrección de los detalles introducidos y, si es necesario, corregirlos. 5. Haga clic en Grabar y cerrar para volver a la vista Registros de tiempo. Resultado: Los detalles de tipo de tiempo se graban en el archivo de tiempos del empleado. Para abrir el archivo de tiempos del empleado, seleccione el ID de empleado correspondiente en la vista Empleados y haga clic en Editar. Según si el registro de tiempos de su empresa se basa en horas o en duraciones, tal vez tenga que rellenar algunos campos de la sección Información de tiempo cuando haga el mantenimiento de la hoja de horas de trabajo. Para obtener más información, consulte Utilizar duraciones u horas en administración de tiempos [página 81]. Exportar a Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 123 Tratar mensajes de registro de tiempos El administrador de tiempos puede visualizar mensajes de error y de advertencia activados por el registro de tiempos, en concreto por registros de tiempos en terminales, y llevar a cabo los pasos necesarios para corregirlos. Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 124]. Editar registros de tiempos La función Editar registros de tiempos está disponible solo si la opción empresarial Integración de terminales de registro de tiempos se habilitó en la configuración de su solución. Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 126]. Visualizar el comprobante de tiempos de un empleado La función Visualizar comprobante de tiempos solo está disponible para Alemania. Puede revisar los detalles de un comprobante de tiempos mensual del empleado que contiene detalles de los registros de tiempos para un mes seleccionado, detalles de contabilizaciones diarias de la cuenta de horario de trabajo, siempre que sea relevante, así como saldos de cuentas de tiempos determinadas, ajustes de saldo y detalles de primas. Vaya a la vista Registro de tiempos y haga clic en Visualizar comprobante de tiempos . Para obtener más información acerca de esta tarea, haga clic aquí [página 127]. 4.6.3 Tratar mensajes de registro de tiempos Resumen Un administrador de tiempos puede verificar si existen errores o advertencias procedentes de inconsistencias de registro de tiempos y corregir o confirmar los registros de tiempos asociados de forma correspondiente. Son posibles los tipos de mensaje siguientes: Texto de mensaje (advertencia o error) Importancia Método de registro de tiempos Tiempo no acreditado (W) Existen tiempos que están fuera del intervalo de horarios flexibles. Esto Todos los métodos sólo ocurre si se han asignado las cuentas de horario de trabajo y si se ha seleccionado la regla de límite superior apropiada. No se ha registrado ningún tiempo (E) No se ha registrado ningún tiempo productivo o del absentismo con horas Registro de tiempos objetivo. positivo en terminal Trabajo en ausencia de Se han registrado tiempos productivos aunque existe un registro de todo un día (W) ausencia de todo un día Registro de tiempos positivo en terminal Trabajo en día libre (W) Se han registrado tiempos productivos a pesar de día no laborable/día festivo Registro de tiempos positivo en terminal 124 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Texto de mensaje (advertencia o error) Importancia Método de registro de tiempos Entrada doble (E) Se han registrado dos entradas consecutivas sin ninguna salida en el ínterin. Registro de tiempos positivo en terminal Salida doble (E) Se han registrado dos salidas consecutivas sin ninguna entrada o salida en Registro de tiempos el ínterin. positivo en terminal Falta entrada (E) Falta la entrada prevista para completar el par de tiempos tras un período Registro de tiempos de tiempo determinado positivo en terminal Falta salida (E) Falta la salida prevista para completar el par de tiempos tras un período de Registro de tiempos tiempo determinado positivo en terminal Infracción de tiempo núcleo (W) El tiempo registrado no cumple el tiempo núcleo definido en el horario de trabajo. Todos los métodos Procedimiento 1. En el centro de trabajo Administración de tiempos, en Registro de tiempos, abra la vista Mensajes. La vista visualiza cualquier error o mensaje de advertencia desencadenado por la valoración de tiempos del registro de tiempos y que requiere ser procesado. 2. Seleccione un mensaje para visualizar los detalles debajo de la tabla. 3. Procese los mensajes en la lista de la forma apropiada: 4. ● Los mensajes de advertencia se pueden confirmar directamente haciendo clic en Confirmar o, si procede, procesar en la Hoja de horas. ● Los errores de registro de tiempos se deben corregir en la hoja de horas de trabajo. Seleccione un mensaje de erro o de advertencia y haga clic en Abra hoja de horas de trabajo. o haga clic en el enlace en la columna Gravedad. Se abre la Hoja de horas del empleado en la ficha Revisar y corregir , mostrando durante qué período se ha producido el error. 5. Seleccione el día relevante en la tabla Integridad de registro de tiempos. Analice y corrija los registros de tiempos para el día correspondiente. Si existen mensajes procedentes del registro de tiempos basado en terminal, la hoja de horas de trabajo visualizará adicionalmente la ficha Registros de tiempos . Dispone de las siguientes opciones de edición: ● Puede añadir o eliminar un registro de entrada o salida haciendo clic en Añadir fila o Eliminar . ● Puede sobrescribir una hora. Al hacerlo, se crea una nueva entrada en la tabla y la entrada antigua se visualiza como Inactiva. Puede deshacer esta modificación seleccionando la nueva entrada y haciendo clic en Anular . 6. Puede visualizar los resultados de la valoración de tiempos por día en la ficha Resultados de valoración . Por ejemplo, puede ver los tipos de tiempos individuales y si se ha asignado una prima. 7. Puede crear, editar y revisar todos los demás tiempos, excepto registros de tiempos, en la ficha Otros tiempos . SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 125 4.6.4 Editar registros de tiempos: Administrador de tiempos Resumen La función Editar registros de tiempos está disponible solo si la opción empresarial Integración de terminales de registro de tiempos se habilitó en la configuración de su solución. Requisitos previos ● La opción de autoservicio ESS Editar registros de tiempos se configuró en la actividad de ajuste preciso Actualizar perfil de registro de tiempos. Para encontrar esta actividad de ajuste preciso, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la Vista implementaciones. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . En la fase de ajuste preciso, seleccione la actividad Tipos de tiempos — <País> y haga clic en Actualizar perfil de registro de tiempos y abra la ficha ESS Editar registros de tiempos. ● El método de registro del empleado es Positivo con integración terminal. Procedimiento 1. Se encuentra en el centro de trabajo Administración de tiempos de la vista Registro de tiempos. En la subvista Mensajes, haga clic en Editar registros de tiempos para editar los datos de registro de tiempo de un empleado. Puede personalizar la pantalla al agregar o eliminar columnas. Por ejemplo, es posible que quiera ocultar la columna Huso horario o mostrar la columna Asignación divergente. Haga clic en Personalizar y seleccione o quite la selección de campos, luego grabe las selecciones y salga. Aparece la pantalla Editar registros de tiempos para la semana seleccionada, muestra los datos de registro de tiempos del empleado. Las entradas incorrectas se indican con un icono con un signo de admiración en la columna Estado. Aquí puede corregir datos de registro de tiempo incorrectos, crear entradas nuevas y aprobar o rechazar entradas editadas por el empleado en la opción de autoservicio del empleado. 2. Seleccione la entrada que desea editar. Los detalles del registro de tiempo seleccionado se muestran a continuación en la tabla. 3. Para corregir una entrada, haga clic en Insertar registro de tiempos . 4. Corrija los datos según sea necesario con los horarios de entrada y/o salida. 5. En Asignación divergente puede asignar el registro de tiempo al día anterior o siguiente. Usaría esta función, por ejemplo, si un turno comenzara y terminara en dos días consecutivos y deseara asignar las horas trabajadas a un día específico. 6. En el apartado Comentario interno, puede ingresar un comentario para el empleado. 7. Edite las entradas de registro de tiempos que necesite y grabe. 126 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 4.6.5 Visualizar comprobante de tiempos Resumen En el Resumen de autoservicio del empleado del centro de trabajo Página principal, los empleados pueden visualizar, revisar e imprimir un comprobante de tiempos que contenga los detalles de sus tiempos registrados para un mes seleccionado, saldos de determinadas cuentas de tiempos y, en caso relevante, las contabilizaciones diarias en sus cuentas de tiempo de trabajo. Procedimiento 1. En el centro de trabajo Página principal, seleccione Resumen de autoservicio del empleado Visualizar comprobante de tiempos . 2. En la pantalla Comprobante de tiempos de empleado, puede filtrar la vista para visualizar el mes que se necesita si no está ya visualizado en la tabla. 3. Seleccione el mes para el que desea visualizar los detalles de registro y haga clic en Previsualizar . 4. El comprobante de tiempos se visualiza en un formulario que puede imprimirse directamente. El comprobante de tiempos incluye un resumen de los totales de registros para cada día del mes y las contabilizaciones diarias de la cuenta de tiempo de trabajo, si tiene una. Además, visualiza los saldos de las cuentas de tiempo seleccionadas, así como los ajustes de los detalles de la cuenta de tiempo y las primas. Haga referencia a la tabla a continuación para una explicación de las columnas principales. Los días señalados con un asterisco (*) indican unas vacaciones públicas. Texto del comprobante de tiempos Lo que significa Descripción Descripción del tipo de tiempo de trabajo registrado Horas Duración en horas y minutos del tiempo de trabajo registrado Absentismos Total de tiempos registrados como ausencia, enfermedad y vacaciones. Acreditado Si dispone de una cuenta de horas de trabajo, esto le mostrará el número de horas que se acreditan en la cuenta. Esto depende de cómo ha configurado las cuentas de tiempo de trabajo su compañía. Horas previstas Las horas de trabajo diarias planificadas según su planificación de trabajo. Saldo diario Si posee una cuenta de tiempo de trabajo, esto le mostrará el saldo diario de la cuenta una vez que el tiempo sea de crédito o de débito. Horas extras Todos los tipos de horas de trabajo que se han clasificado especialmente como horas extra. No acreditadas Si posee una cuenta de tiempo de trabajo, este total visualizará el total de las horas registradas que no se han acreditado en la cuenta de tiempo de trabajo, bien sea porque quedan fuera del tiempo de trabajo planificado o del intervalo de horarios flexible. Este total no incluye ningún tiempo registrado como horas extra. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 127 4.6.6 Cargar tiempos con Microsoft Excel® Resumen Puede crear tiempos de empleados y tiempos de proyectos introduciéndolos en una plantilla Microsoft Excel predefinida y cargándolos en el sistema SAP Business ByDesign. Los siguientes roles tienen las siguientes autorizaciones para cargar tiempos de empleados o confirmaciones de proyecto: ● Los usuarios con el centro de trabajo Administrador de tiempos solo pueden cargar tiempos de empleados y confirmaciones de proyecto para empleados. ● Los usuarios con el rol de jefe de proyecto en el centro de trabajo Gestión de proyectos solo pueden cargar tiempos de proyecto de prestadores de servicios y sus propios tiempos. ● Los usuarios con el rol de superior directo pueden cargar los tiempos de los empleados directamente subordinados en el centro de trabajo Gestión de proyectos. Requisitos previos Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel. Según la configuración de su solución, puede realizar esta tarea desde el Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal, desde el Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios o desde el vínculo Descarga que está disponible directamente en la interfaz de usuario. Además, las parametrizaciones de su navegador se deben efectuar de manera adecuada. Puede verificarlo haciendo clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema. Etapas Introduzca tiempos de empleado o tiempos de proyecto en la plantilla Determinados datos como, por ejemplo, los ID de empleado por lo general permanecerán inalterados con cada carga. Para evitar tener que cumplimentar la plantilla con los mismos datos cada vez que cargue nuevos datos de tiempo, puede crear una plantilla propia que contenga los ID de empleados necesarios y almacenarla localmente. Puede utilizar una copia de esta plantilla cuando desee cargar datos nuevos. 1. Diríjase al centro de trabajo Administración de tiempos y en Registro de tiempos, seleccione la vista Hoja de horas de trabajo . Haga clic en Acciones y, a continuación, haga clic en Cargar tiempos desde Microsoft Excel o bien en Cargar confirmaciones de proyecto desde Microsoft Excel. Obtener la plantilla 1. Seleccione la plantilla. Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar. Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las versiones de idioma para elegir. 2. 128 Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos ● Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir. ● Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir. Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la plantilla y ábrala. Entrar a la solución desde Microsoft Excel 1. En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema. Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el Add-In para Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento). Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema con el que está trabajando. 2. Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema. Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución. Introducir detalles en la plantilla Microsoft Excel Tenga en cuenta lo siguiente: ● La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos. ● Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco). ● Para ayudarle a rellenar los detalles: ○ Algunos campos tienen listas desplegables. ○ 2. En algunos campos, puede buscar datos en el sistema, por ejemplo, países. Coloque el cursor en el campo y haga clic en Búsqueda en la cinta o barra de herramientas de su solución para realizar búsquedas en el sistema. En el cuadro de diálogo Búsqueda que aparece, se encuentra disponible un campo de búsqueda. Cuando comienza a escribir en el campo de búsqueda, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y Descripción con lo que no deberá desplazarse por toda la lista. Si el botón Búsqueda no está activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la búsqueda. Introduzca o seleccione el código de país relevante. Tiene que introducir el código de país si desea obtener ayuda importante en los campos Tipo de tiempos y Prima con la función Búsqueda. 3. Introduzca el ID de empleado. La plantilla no soporta nombres de empleados. No obstante, si no conoce el ID del empleado, puede buscarlo introduciendo el nombre del empleado en la función Búsqueda. Para utilizar esa función debe entrar en el sistema. A continuación sitúe el cursor en el campo de ID de empleado y haga clic en Búsqueda . 4. Complete el campo Fecha. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 129 Siga las guías de formato específicas de país para el formato de fecha (por ejemplo, MM/DD/AAAA para Estados Unidos o DD.MM.AAAA para DE). 5. Complete el campo Tipo de tiempos si desea cargar el tiempo de los empleados. Complete los campos Servicio y Tarea de proyecto si desea cargar confirmaciones de proyecto. 6. Introduzca otros datos según sea necesario, por ejemplo: ● Horas de inicio/fin o Duración Véase en Atención para obtener más información. ● Descripción del trabajo y/o Comentario interno ● Solo proyectos: Duración facturable distinta si necesita especificar que la cantidad de horas facturadas es distinta de la cantidad de horas registradas. ● Solo tiempos de empleados: ID de autorizador con el ID de la persona que ya aprobó las horas registradas externamente. Para horas de proyecto, el ID de autorizador se determina automáticamente desde la tarea de proyecto. ● Al cargar, se verifica la consistencia de los datos en la plantilla. Las entradas no válidas o incompletas no se cargan, pero se devuelven como errores. Si se tienen que corregir errores, tiene que corregirlos en la misma plantilla y cargarla de nuevo. Solo se importarán las entradas nuevas o actualizadas al sistema y no los datos que ya se hayan cargado con éxito la primera vez. Si utiliza una nueva plantilla para cargar los datos corregidos, que también incluye las entradas correctas ya cargadas, el sistema cargará todos los datos como si fueran entradas nuevas y esto puede resultar en entradas duplicadas en el sistema. Esto se debe a que el sistema añade metadatos a todas las entradas de tiempos cargadas en el sistema, con lo que vuelve a escribir en la plantilla, y, por tanto, puede reconocer los datos ya cargados anteriormente. Resultado Un mensaje confirma la carga exitosa de todos los registros al sistema. Los nuevos registros de tiempos se actualizan en el sistema. El administrador de tiempos puede verificar que todos los tiempos registrados se hayan activado para los empleados individuales abriendo la hoja de horas de trabajo de los empleados en la vista Registro de tiempos. 130 ● Todos los registros de tiempos cargados se graban inicialmente en estado inactivo y después se activan automáticamente en una operación de fondo. El sistema verifica si hay dependencias y colisiones en los datos cargados cuando se activan los datos en el sistema. Si se producen errores de colisión, por ejemplo, al registrarse dos tipos de tiempos en conflicto para el mismo tiempo, se crea una tarea para el administrador de tiempos responsable, que debe resolver el conflicto. El administrador de tiempos puede acceder directamente a la hoja de horas de trabajo que contiene el error y resolver el conflicto en la ficha Revisar y corregir . ● Tenga en cuenta que solo las confirmaciones de tiempos introducidas con horas pueden resultar en colisiones, no las horas introducidas con duraciones. ● En caso necesario, puede modificar una o más entradas en una plantilla cargada y realizar la carga de nuevo, pero solo si en ese tiempo el registro actualizado no se ha editado en el sistema SAP Business ByDesign. Si se intenta cargar un registro de tiempo que se haya editado ya en el sistema se producirá un mensaje de error. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 4.6.7 Aprobar registros de tiempos Resumen Los jefes de proyecto pueden aprobar tiempos confirmados para trabajo realizado por miembros del equipo en tareas de proyecto. Ellos pueden llamar una lista de confirmaciones de tiempo que requieren aprobación y aprobar registros de tiempos individuales o múltiples. Además de la vista de registro individual, también están disponibles dos vistas agregadas en función de miembro del equipo y proyecto o miembro del equipo y tarea de proyecto. Procedimiento 1. Vaya al centro de trabajo Gestión de proyectos y en Aprobaciones, seleccione la vista Registros de tiempos. Los datos que se muestran y la imagen en pantalla varían dependiendo de la vista que se seleccione en el paso 2. Además, puede refinar la vista haciendo clic en Opciones avanzadas y especificando varios parámetros de consulta, como por ejemplo, miembro del equipo, período de selección o ID de proyecto. Los registros de tiempo individuales incluidos en cada una de las posiciones enumeradas en las vistas Totales puede referirse a diferentes pedidos, servicios o tareas. Puede grabar la consulta nueva u organizar sus consultas como precise. 2. En Mostrar, seleccione una vista dependiendo de cómo quiera revisar y aprobar los registros de tiempos en su área de responsabilidad. Existen las siguientes opciones: ● Proyectos semana pasada — Totales enumera los totales registrados por proyecto por cada miembro del equipo durante la semana anterior. ● Proyecto— Totales enumera los totales registrados por proyecto por cada miembro del equipo. ● Tareas semana pasada — Totales enumera los totales registrados por tarea por cada miembro del equipo durante la semana anterior. ● Tarea — Totales enumera los totales registrados por tarea por cada miembro del equipo. ● Todos los registros de tiempo enumera las confirmaciones de tiempo individuales. 3. Si es relevante, en Agrupar por, especifique si desea agrupar los datos en la tabla, por ejemplo, por miembro del equipo o por proyecto. 4. Revise y procese las posiciones en su lista. En función de sus selecciones, la tabla muestra los detalles de registros de tiempos más importantes, incluyendo el miembro del equipo, el proyecto o la tarea, la duración del trabajo registrada y los tres indicadores siguientes: ● Registros de tiempos modificados: Si se ha seleccionado en una de las vistas de Totales, indica que al menos una de las posiciones incluidas en el registro de tiempos se ha modificado o cancelado después de su aprobación. ● Horas facturables diferentes: Si se ha seleccionado en una de las vistas de Totales, indica que el número de horas facturadas no es idéntico al número de horas registradas como trabajadas para al menos una de las posiciones incluidas en el registro de tiempos. ● Comentario interno: Si se ha seleccionado en una de las vistas de Totales, indica que se ha añadido un comentario interno a un registro de tiempos. Los detalles que hay tras estos indicadores se muestran en las fichas General y Notas que aparecen más abajo. La ficha General contiene enlaces a las hojas informativas individuales del proyecto, el servicio y la SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 131 tarea. La ficha Notas contiene una descripción del trabajo si se ha añadido una al registro de tiempos y un historial de cualquier comentario interno que se haya introducido. 5. Seleccione una o varias filas en la tabla para procesar. Si ha seleccionado una de las vistas Totales , que muestran valores de registros de tiempos totales, puede ver los detalles de las posiciones individuales que se encuentran en el registro de tiempos haciendo clic en Abrir . Aquí puede aprobar o rechazar posiciones individuales, si es necesario. 6. Haga clic en Aprobar o Rechazar para los registros de tiempo que quiere procesar. Si rechaza uno o más registros de tiempos, también puede introducir un comentario interno. Este comentario se añadirá a todos los registros incluidos en un registro de tiempos agregado. Tenga en cuenta que en las vistas de Totales, normalmente figura más de un registro. Resultado Los registros de tiempos que ha aprobado o rechazado se eliminan automáticamente de su lista. 4.6.8 Guía rápida Recordatorios para aprobaciones de los tiempos En la vista Recordatorios para aprobaciones de los tiempos del centro de trabajo Administración de tiempos puede crear y programar recordatorios por correo electrónico para gestores a fin de que aprueben los registros de los tiempos. Conceptos básicos Opciones de autorización Para la autorización de tipos de tiempo de empleados que requieren la autorización del superior directo, consulte Opciones de autorización [página 65]. Aprobar registros de tiempos Para la autorización de los jefes de proyecto para registros de tiempos contra tareas de proyecto, consulte Autorizar registros de tiempos [página 131]. Tareas Crear nuevo recordatorio 132 1. En la vista Recordatorio para aprobaciones de los tiempos, haga clic en Nuevo recordatorio . 2. Introduzca un ID y una Descripción para el recordatorio por correo electrónico. 3. Se crea un nuevo recordatorio por correo electrónico con el estado Activo. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos Programar recordatorio 1. Haga clic en el recordatorio por correo electrónico que desee programar y, a continuación, en Programar recordatorio. 2. Seleccione una opción de programación. Puede seleccionar programar el recordatorio para una instancia o configurar un patrón de repetición. En función de la programación que haya seleccionado, puede definir la fecha y el patrón de repetición para los recordatorios por correo electrónico. 3. Seleccione Grabar y cerrar las modificaciones. Gestión de los recordatorios ● Puede visualizar los detalles de ejecución para un recordatorio en la sección de detalles de un recordatorio seleccionado. Los detalles incluyen un registro y el estado de procesamiento del recordatorio por correo electrónico. ● Para visualizar el estado y el patrón programado para un recordatorio por correo electrónico, haga clic en Visualizar tareas . Puede volver a programar o cancelar el recordatorio por correo electrónico ya programado. ● Puede modificar el estado de un recordatorio por correo electrónico a Activo u Obsoleto Para ello, haga clic en Acciones y, a continuación, en Fijar en obsoleto o Fijar en activo. Si el recordatorio por correo electrónico está programado, no podrá modificar el estado de una ejecución activa a Obsoleto. ● Para borrar un recordatorio por correo electrónico, haga clic en Borrar . No puede borrar un recordatorio si existen ejecuciones del recordatorio. Si no necesita volver a utilizar el recordatorio por correo electrónico, solo podrá fijarlo como obsoleto. 4.7 Vista de informes 4.7.1 Informes 4.7.1.1 Tiempos de empleados Resumen Este informe muestra todos los horarios de trabajo reales registrados por o en nombre de los empleados. Visualiza todos los tipos de horarios, tales como vacaciones o enfermedad, que tienen el estado Aprobado o En proceso de aprobación. Puede utilizar el informe para analizar datos a nivel individual, por empleado o en un nivel agregado, como una unidad de línea jerárquica o un centro de coste. Además, puede incluir horas reales que se han registrado con primas, y así poder registrar las tasas de pago diferentes para condiciones de trabajo específicas. Esta acción SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 133 se aplica si necesita transferir datos específicos de nómina a un sistema de cálculo de nómina externo o a un asesor fiscal. Este informe muestra todos los horarios de trabajo reales registrados por parte o en nombre de los empleados, en comparación a su horario de trabajo planificado. Muestra el nivel finalización por empleado y por unidad de la línea jerárquica. Características Contenido del informe El informe comprende los ratios personal, horario de trabajo planificado, tiempo supervisado y tasa de finalización de registro de tiempos. Series cronológicas Están disponibles las siguientes series cronológicas como informes específicos para tiempos de empleados: ● Tiempos de empleados: Mensual: Proporciona información sobre los tiempos planificados y supervisados para el mes en curso y los tres meses anteriores. ● Tiempos de empleados: Trimestral: Proporciona información sobre los tiempos planificados y supervisados para el trimestre en curso y los tres trimestres anteriores. ● Tiempos de empleados: Semanal: Proporciona información sobre los tiempos planificados y supervisados para la semana en curso y las tres semanas anteriores. ● Tiempos de empleados: Anual: Proporciona infomración sobre los tiempos planificados y supervisados para el año en curso y los tres años anteriores. Análisis del informe Para filtrar y analizar la información de este informe, puede utilizar las siguientes características: ● Información de tiempos, incluido tipo de tiempo, motivo, categoría de tipo de tiempo y prima. ● Empleado ● Información organizativa, incluyendo empresa, residencia fiscal, país (de trabajo), unidad de línea jerárquica, puesto de trabajo, centro de coste, proyecto y contrato de trabajo. Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Actualización de datos Los datos de este informe se suministran en tiempo real. Consulte también Resumen de informes en Gestión de recursos humanos Resumen de fuentes de datos en gestión de recursos humanos 134 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 4.7.1.2 Informe de cuentas de tiempos Resumen Este informe ofrece un resumen del estado actual de las cuentas de tiempos seleccionadas, por empleado o por unidad de línea jerárquica. Puede ejecutar el informe para las diferentes categorías de la cuenta de tiempos: cuotas, estadística y balances de cuenta de tiempos de trabajo. El informe muestra los detalles de tiempos y el balance actual por cuenta de tiempos. Este informe se recomienda para el uso por parte de superiores directos y administradores de tiempos. Características Contenido del informe El informe se compone de los ratios Asignados y Saldo en horas/días. El ratio Saldo muestra el saldo de cuenta de horario como la última contabilización dentro del período de tiempo para períodos de tiempo anteriores o el saldo a partir de hoy para períodos de tiempo actuales o futuros. Puede añadir el ratio Planificados, donde se visualizan los tiempos planificados desde la fecha actual hasta el final del período del informe. Además, puede añadir el ratio Saldo intermedio, Este ratio muestra el saldo después de cada contabilización para períodos de tiempo anteriores. El ratio Asignado muestra el importe asignado para el tipo de cuenta de tiempo desde el inicio del período solicitado hasta la fecha actual. La información de este informe se presenta en formato de tabla. Análisis del informe Para filtrar y analizar la información de este informe, puede utilizar las siguientes características: ● Información de tiempo, que incluye Tipo de cuenta de tiempos, Categoría de cuenta de tiempos y Fecha de contabilización ● Empleado ● Información organizativa, que incluye Categoría administrativa, Residencia fiscal, Empresa, Centro de coste, País (de relación laboral), Puesto de trabajo, y Unidad de la línea jerárquica Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Series cronológicas Están disponibles las siguientes series cronológicas como informes específicos para el análisis de cuentas de tiempos: ● Cuentas de tiempos: Mensual: Proporciona información sobre los saldos de cuenta de tiempo y las contabilizaciones de los últimos 12 meses incluido el mes actual. ● Cuentas de tiempos: Trimestral: Proporciona información sobre los saldos y contabilizaciones de la cuenta de tiempos para el trimestre en curso y los tres trimestres anteriores. ● Cuentas de tiempos: Semanal: Proporciona información sobre los saldos y contabilizaciones de la cuenta de tiempos para la semana en curso y las tres semanas anteriores. ● Cuentas de tiempos: Anual: Proporciona información sobre los saldos y contabilizaciones de la cuenta de tiempos para el año en curso y los tres años anteriores. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Administración de tiempos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 135 Si ha creado un informe basado en fuentes de datos de tiempos de personal o cuentas de tiempo, seleccione la opción Fecha clave del paso 4 Propiedades de característica y verifique el campo Obligatorio del paso 5 Definir variables, a fin de que el informe muestre los resultados correctamente. Actualización de datos Los datos de este informe se suministran en tiempo real. Consulte también Resumen de informes en Gestión de recursos humanos Resumen de fuentes de datos en Gestión de recursos humanos 4.7.1.3 Tiempos de empleados: Resumen de horas extras Resumen Este informe ofrece un resumen sobre horas extra, incluidas las cifras relevantes para el cálculo de horas extra, como los tiempos trabajados reales, ausencias y tiempos no contabilizados. Puede utilizar el informe para analizar datos a nivel individual, por empleado o en un nivel agregado, como una unidad de línea jerárquica o un centro de coste. Características Contenido del informe Este informe se compone de los ratios Horas trabajadas reales, Horas extra, Horas contabilizadas de horas extra, Tiempo de ausencia, Tiempo de ausencia contabilizado para horas extra, y Horas no contabilizadas para horas extra. Además, puede añadir los ratios Tiempo de trabajo planificado, Valor umbral de horas extra, y Valor umbral semanal de horas extra. Análisis del informe Para filtrar y analizar la información de este informe, puede utilizar las siguientes características: Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. ● Información de tiempos, incluidos Tipo de tiempo, Categoría de tipo de tiempo, Método de registro de tiempos, Fecha, Proyecto, Tarea, Nota, Servicio, Tiempos de reloj, Paga de prima, Responsable de autorización, y Estado de aprobación ● Empleado ● Información organizativa, incluido Empresa, Domicilio fiscal, País (del empleo), Unidad de línea de reporting, Job, Centro de coste, Proyecto, y Acuerdo de trabajo. Actualización de datos Los datos de este informe se suministran en tiempo real. Consulte también Resumen de informes en Gestión de recursos humanos Resumen de fuentes de datos en Gestión de recursos humanos 136 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Administración de tiempos 5 Remuneración 5.1 Entorno empresarial 5.1.1 Conceptos básicos sobre remuneración Resumen Con Remuneración en el sistema puede implementar un sistema de remuneración para su empresa. Lo logrará creando componentes de remuneración (ingresos y deducciones), definiendo estructuras de compensación y asignando esta información a empleados individuales. Junto con Administración de tiempos, Gestión de remuneración proporciona la información necesaria para la evaluación monetaria de tiempos y cuentas de tiempos. Además, toda la demás información relevante para el pago (por ejemplo, salarios, ingresos únicos y deducciones) se proporciona al Procesamiento de nómina por período de cálculo de nómina. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La Remuneración está activada en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Procesamiento de nómina dentro de Recursos humanos. El centro de trabajo Remuneración se activará entonces automáticamente. No puede activar Remuneración sin Procesamiento de nómina. Datos maestros de empleado Ya ha contratado empleados en el sistema e introducido sus datos maestros en el centro de trabajo Administración de personal. Concepto Remuneración permite la implementación del sistema de remuneración específico de empresa y de directrices de salario en el sistema. Puede hacerlo creando y gestionando componentes de remuneración (ingresos y deducciones), creando estructuras de remuneración (por ejemplo, para diferentes grupos de empleados) y valores por defecto para grados de remuneración dentro de la estructura y asignando esta información a los empleados individuales. De este modo puede implementar en toda la empresa la estructura del sistema de remuneración de su empresa (estructuras de remuneración, grados de remuneración), así como gestionar los datos de remuneración individual para empleados o grupos de empleados. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 137 Las estructuras de remuneración son opcionales en el sistema. Soportan dos objetivos: ● Pago estándar para actividades similares dentro de su empresa ● Pago competitivo comparado con el mercado En una empresa con empleados exentos y no exentos, el administrador de remuneraciones crea una estructura de remuneración para cada grupo. El administrador también crea los componentes de remuneración necesarios y les asigna a los grados de remuneración dentro de las estructuras de remuneración por defecto. Para cada componente de remuneración, el administrador puede sugerir importes absolutos o relativos. Basándose en esto, el administrador introduce los datos de remuneración específicos de empleado. En la contratación, los empleados están asignados a una estructura de remuneración y a un grado dependiendo de sus respectivos puestos de trabajo. Como resultado de esta asignación, los componentes de remuneración (e importes, si es necesario) son sugeridos para cada empleado. El administrador acepta las sugerencias e introduce ingresos y deducciones individuales adicionales. Tan pronto como el administrador ha terminado de introducir datos, los datos de empleado están disponibles en el sistema y el pago sigue las directrices del sistema de remuneración de la empresa. Flujo del proceso en el sistema 1. Definir componentes de remuneración: ● En la vista Componentes de remuneración, verifique la lista de los componentes de remuneración entregados con anticipo. Desactive los componentes de remuneración que no necesite. ● 2. 3. Cree adicionalmente componentes de remuneración necesarios copiando entradas proporcionadas si es necesario. Definir estructuras de remuneración: ● En la vista Estructuras de remuneración cree sus estructuras de remuneración necesarias. ● Estructura de remuneración Bajo remuneración. ● Opcional: Bajo Estructura de remuneración Componentes de remuneración , asigne componentes de remuneración relevantes y valores por defecto por grado. Grados , cree los grados relevantes para cada estructura de Introduzca remuneración de empleados individual: ● En la contratación, introduzca datos de remuneración (estructura de remuneración y grado, así como ingresos) por empleado, utilizando la actividad Completar datos de remuneración (contratación). ● Introduzca las deducciones en el archivo de remuneración del empleado. Para hacerlo, llame al empleado apropiado con la búsqueda en la vista Empleados y seleccione la entrada en la lista. Haga clic en Editar y seleccione Detalles de remuneración en el Archivo de remuneración del empleado. ● Introduzca también todas las demás modificaciones en la asignación de la estructura de remuneración y el grado, así como ingresos y deducciones, directamente en el Archivo de remuneración del empleado. También puede realizar modificaciones en un grado de empleado y realizar asignaciones individuales para ingresos y deducciones únicos en la vista Tareas frecuentes. Si modifica una asignación de empleado a la estructura de remuneración o grado, esto no ajusta automáticamente los componentes de remuneración individual del empleado. Además, si modifica los componentes de remuneración asignados o valores por defecto para un grado, esto no ajusta automáticamente los componentes de remuneración individual de los empleados asignados a este grado. 138 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración Consulte también Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13] 5.2 Vista de trabajo 5.2.1 Guía rápida para Tareas (en Remuneración) En la vista Trabajo del centro de trabajo Compensación verá una lista de todas sus tareas abiertas y los expedientes de personal de empleados que se deben completar o revisar. Puede analizar cuánto trabajo tiene que efectuar, organizar su carga de trabajo y priorizar tareas como corresponda. Conceptos básicos La Gestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relativas a un proceso empresarial en o por su organización se completen para cumplir objetivos empresariales definidos. Mediante BTM, el sistema asigna trabajo a usuarios y les permite recibir, gestionar y completar posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a un proceso empresarial de forma eficaz. El sistema crea posiciones de gestión de tareas empresariales si requiere una entrada de un usuario acerca de un documento empresarial relativo. Estas posiciones se crean de manera que el usuario verifique, modifique, clarifique información, complete posiciones o tome una decisión como parte de un proceso empresarial. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales. Tareas Supervisar su trabajo 1. De la lista desplegable Mostrar, puede seleccionar un conjunto de tareas abiertas para ver y procesar, por ejemplo, tareas abiertas, tareas abiertas de modificaciones en la relación laboral o tareas de contratación abiertas. 2. De la lista desplegable Agrupar por, puede agrupar tareas pendientes por criterios específicos, como Fecha de vencimiento. Procesar su trabajo Las opciones siguientes están disponibles para ayudarle a completar su trabajo. ● Para ver y editar documentos relativos a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Editar . ● Para crear nuevas posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Nuevo y seleccione la opción relevante: ● Para obtener más información sobre tareas, notificaciones y alertas, consulte Trabajar con tareas, notificaciones y alertas. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 139 ● Para obtener información sobre solicitudes de aclaración, consulte Trabajar con solicitudes de aclaración. ● Para exportar datos comerciales a Microsoft Excel®, haga clic en Exportar y seleccione A Microsoft Excel. Par obtener información, consulte Exportar datos comerciales mediante Microsoft Excel. ● Para procesar una tarea, seleccione la posición y, desde Acciones de las opciones que se ofrecen. , seleccione una Completar datos de remuneración - Contratación En la vista Tareas del centro de trabajo Remuneración, puede introducir los datos relacionados con la remuneración como parte del proceso de contratación de un nuevo empleado en su empresa. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 140]. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. 5.2.2 Completar datos de remuneración: Contratación Resumen En la vista Tareas del centro de trabajo Remuneración, puede introducir los datos relacionados con la remuneración como parte del proceso de contratación de un nuevo empleado en su empresa. Procedimiento 1. Haga clic en el enlace de la tarea Completar datos de compensación (contratar) para el empleado seleccionado. La actividad guiada Completar datos del cálculo de nómina (Contratación) se abre. 2. En la primera pantalla de la actividad guiada, asigne una estructura de remuneración del modo siguiente (paso opcional): 3. 140 a. En el campo Estructura de remuneración, introduzca el ID de la estructura de remuneración que desee asignar. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID de estructura de remuneración. b. En el campo Grupo, introduzca el ID de grupo que desee asignar. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID de grupo de remuneración. El sistema muestra automáticamente la información de grupo correspondiente. c. En el campo Válido desde introduzca la fecha en que entra en efecto la estructura de remuneración. Si es necesario, haga clic en el icono Fecha para seleccionar la fecha. d. Haga clic en Siguiente para proceder con el segundo paso de la actividad. En la segunda pantalla de la actividad guiada, revise los componentes de remuneración por defecto, basados en la estructura y grado de remuneración asignados, y actualice esta información según sea necesario: a. En la tabla Ingresos seleccione la fila para el componente de remuneración que desee actualizar. b. Realice cualquier actualización necesaria, como ajustar el valor y la moneda en el campo Importe o el período de validez en el campo Válido desde/hasta. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración 4. 5. c. Para añadir un componente de remuneración adicional, haga clic en Añadir fila . d. En el campo Componente de remuneración, introduzca el ID del componente de remuneración que desee asignar. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID del componente de remuneración. El sistema visualiza automáticamente datos del componente seleccionado. e. En el campo Importe introduzca el valor y seleccione una moneda para el componente de compensación seleccionado. f. Haga clic en Siguiente para proceder con el tercer paso de la actividad. Revise los datos de compensación que se han creado y corríjalos en caso necesario: a. Haga clic en Anterior para volver a la pantalla adecuada y realizar las actualizaciones necesarias. b. Haga clic en Finalizar para grabar los datos relacionados con la remuneración para el empleado recién contratado y para abrir la pantalla final de esta actividad. Se muestra un mensaje que confirma que el fichero de remuneración para el empleado recién contratado se ha creado correctamente. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Tareas. Resultado Los datos relacionados con la compensación se graban en el fichero de compensación del empleado recién contratado. 5.3 Vista Tareas frecuentes 5.3.1 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Remuneración) La vista Tareas frecuentes dentro del centro de trabajo Remuneración le permite actualizar la información específica de remuneración para empleados individuales. Por ejemplo, puede asignarles componentes de remuneración únicos y modificar su asignación de grupo en la estructura de remuneración. Conceptos básicos Conceptos básicos sobre Remuneración Con Remuneración en el sistema, puede implementar un sistema de remuneración para su empresa. Puede hacerlo al crear componentes de remuneración (ingresos y deducciones), definir estructuras de compensación y al asignar esta información a empleados individuales. Para obtener más información, consulte Conceptos básicos sobre Remuneración [página 137]. Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 141 Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Tareas Asignar grado En esta vista puede asignar un grado a un empleado en la estructura de remuneración. Indicar un beneficio o una deducción únicos También puede introducir un ingreso único o deducción para un empleado, para que se procese en una fecha específica. 5.4 Vista Empleados 5.4.1 Guía rápida para Empleados (en Remuneración) La vista Empleados en el centro de trabajo Compensación le proporciona acceso a los ficheros de compensación individuales de sus empleados en los que puede ver los datos de compensación actual de un empleado y modificar sus componentes de compensación. Puede asignar una estructura de compensación o un grado a un empleado y eliminar componentes de remuneración de un empleado. Esta vista muestra por defecto solamente los empleados activos. Si quiere ver los datos de remuneración para un antiguo empleo (del mismo empleado) seleccione Mostrar Todos los empleados . Conceptos básicos Conceptos básicos sobre Remuneración Con Remuneración en el sistema, puede implementar un sistema de remuneración para su empresa. Puede hacerlo al crear componentes de remuneración (ingresos y deducciones), definir estructuras de compensación y al asignar esta información a empleados individuales. Para obtener más información, consulte Conceptos básicos sobre Remuneración [página 137]. Ratios en Gestión de remuneración Un archivo de remuneración del empleado contiene ratios importantes que puede utilizar para comparar la remuneración de diferentes empleados y valorar su posición dentro del sistema de remuneración de la empresa. Los ratios siguientes son relevantes: ● Ratio de comparación ● Cobertura de margen ● Ingresos brutos estimados Para obtener más información, consulte Ratio en Gestión de remuneración [página 155]. 142 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Tareas Visualizar datos de Remuneración de un empleado 1. 2. Haga clic en el enlace de ID de empleado en la vista Empleados para acceder al Resumen de remuneración para el empleado seleccionado. Aquí puede visualizar los detalles de los siguiente: ● Datos organizativos ● Posición relativa en Remuneración ● Asignación de estructura de Remuneración ● Ingresos estimados Para una información de remuneración más detallada, puede seleccionar también un empleado en esta vista y hacer clic en Editar para abrir el Fichero de remuneración completo y visualizar los datos siguientes: ● General: Contenido como el que se muestra en Resumen de compensación. ● Asignación estructura Remuneración: La asignación de estructura de compensación de empleado, grupo salarial y componentes de remuneración por defecto ● Detalles de Remuneración: Datos de remuneración global para el empleado, incluido un historial completo de remuneración ● Cambios: Un historial de cambios del Fichero de remuneración del empleado, puede filtrarse por fecha o por usuario para visualizar los cambios que quiere ver. ● Anexos: Documentos relevantes para el Fichero de remuneración del empleado. Modificar asignación de grado 1. Seleccione al empleado en la vista Empleados y haga clic en Editar para editar el Fichero de remuneración del empleado. 2. Seleccione Asignación estructura Remuneración. 3. Introduzca un ID de grado adecuado para el empleado en el campo o selecciónelo de la lista de valores. Introduzca la fecha Válido desde/hasta para la nueva asignación en el campo. 4. Haga clic en Grabar para grabar la nueva asignación de grado de remuneración y haga clic en Cerrar para volver a la vista Empleados. Resultado: La nueva asignación de grado se graba en el fichero de compensación de empleado. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 143 Actualizar Componente de remuneración Puede actualizar los componentes de remuneración de un empleado en la vista Empleados del centro de trabajo Remuneración. 1. Haga clic en el enlace de ID del empleado adecuado para abrir el archivo de remuneración del empleado. 2. Haga clic en Editar y seleccione Detalles de remuneración. 3. Introduzca los ajustes para el respectivo componente de remuneración. 4. a. En la tabla Componentes de remuneración, seleccione la fila para el componente de remuneración que desee modificar. b. Realice las modificaciones, por ejemplo, ajustando el valor en el campo Importe o el período de validez en el campo Válido desde/hasta. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar los ajustes del componente de remuneración y volver a la vista Empleados. Modificar una Asignación de estructura de compensación para un Empleado 1. Seleccione al empleado en la vista Empleados y haga clic en Editar para editar el Fichero de remuneración del empleado. 2. Seleccione Asignación estructura Remuneración. 3. Haga clic en Añadir fila y en el campo ID de estructura de remuneración , seleccione la nueva asignación de estructura de compensación para el empleado. Entonces actualice el ID de grado y el nuevo período de validez para esta asignación. 4. Haga clic en Grabar y cerrar . Resultado: El empleado ahora está asignado e una nueva estructura de compensación. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel®. Para obtener información acerca de esta tarea, vea aquí. 5.5 Vista Componentes de remuneración 5.5.1 Entorno empresarial 5.5.1.1 Componentes de remuneración Resumen La remuneración es un procedimiento sistemático para proporcionar valor monetario a los empleados a cambio del trabajo realizado. Los componentes de remuneración designan toda la información relevante para el pago (sueldo, pago de primas, pago de prima nocturna, comedor, aumento de sueldo, horas extras, anticipo, plus por festivo). La remuneración es un procedimiento sistemático para proporcionar valor monetario a los empleados a cambio del trabajo realizado. Los componentes de remuneración designan toda la información relevante para el pago, por 144 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración ejemplo: sueldo, pago de bono, pago de bono nocturno, aumento de sueldo, horas extras, contribuciones de seguro, deducciones de sindicato, etc. El sistema ByDesign tiene un conjunto de componentes de remuneración predefinidos. La vista Componentes de remuneración en el centro de trabajo Remuneración permite gestionar componentes de remuneración existentes, crear nuevos, copiar componentes existentes y desactivar componentes en el sistema. También puede actualizar las asignaciones de componentes de remuneración a otros elementos en Administración de tiempos y Procesamiento de nómina en esta vista. Los componentes de remuneración se subdividen en dos tipos: ● Ingresos, compuestos por ingresos periódicos y pagas únicas ● Deducciones, compuestas por deducciones periódicas y deducciones únicas Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La Remuneración está activada en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Procesamiento de nómina dentro de Recursos humanos. El centro de trabajo Remuneración se activará entonces automáticamente. No puede activar Remuneración sin Procesamiento de nómina. Características Las tareas principales de la vista Componentes de remuneración se describen a continuación: ● Crear un nuevo componente de remuneración Crear un nuevo componente de remuneración (ingreso o deducción periódico o de paga única). Para obtener más información, consulte aquí [página 148]. ● Copiar componente de remuneración Usar componentes de remuneración existentes como modelos para nuevos componentes. ● Actualizar asignación de tipo de pago Asignar los componentes de remuneración a una entidad específica de proveedor de servicios de nómina, el tipo de pago, que especifica la gestión de nómina. Para obtener más información, consulte aquí [página 150]. ● Actualizar asignación de tipo de tiempo Asignar las combinaciones de tipo de tiempo y prima a la tarifa por hora que corresponda y, posteriormente, a un componente de remuneración resultante. Para obtener más información, consulte aquí [página 152]. ● Actualizar asignación de cuenta de tiempos Asignar las combinaciones de cuenta de tiempos y prima a la tarifa por hora que corresponda y, posteriormente, a un componente de remuneración resultante. Para obtener más información, consulte aquí [página 151]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 145 Oliver Adams, como administrador de Recursos humanos de su empresa, tiene la tarea de crear un nuevo componente de remuneración, Bono 2012, como paga única. Selecciona la vista Componentes de remuneración, hace clic en Nuevo y selecciona Paga única. La pantalla Nueva paga única le proporciona todos los campos necesarios para crear rápidamente el componente de remuneración. Oliver Adams introduce y graba la información necesaria. El componente de remuneración recién creado ya se puede asignar a los empleados. Para obtener más información acerca de cómo crear nuevos componentes de remuneración, consulte Características a continuación. Consulte también Guía rápida de componentes de remuneración [página 146] 5.5.2 Guía rápida de componentes de remuneración La vista Componentes de remuneración en el centro de trabajo Remuneración permite gestionar componentes de remuneración existentes, crear nuevos, copiar componentes existentes y desactivar componentes en el sistema. También puede actualizar las asignaciones de componentes de remuneración a otros elementos en Administración de tiempos y Procesamiento de nómina en esta vista. Los componentes de remuneración se subdividen en dos tipos: ● Ingresos: ingresos periódicos e ingresos únicos ● Retenciones: retenciones periódicas y retenciones únicas Conceptos básicos Conceptos básicos sobre Remuneración Con Remuneración en el sistema, puede implementar un sistema de remuneración para su empresa. Puede hacerlo al crear componentes de remuneración (ingresos y deducciones), definir estructuras de compensación y al asignar esta información a empleados individuales. Para obtener más información, consulte Conceptos básicos sobre Remuneración [página 137]. Componentes de remuneración La remuneración es un procedimiento sistemático para proporcionar valor monetario a los empleados a cambio del trabajo realizado. Los componentes de remuneración designan toda la información relevante para el pago (sueldo, pago de primas, pago de prima nocturna, comedor, aumento de sueldo, horas extras, anticipo, plus por festivo). Para obtener más información, consulte Componentes de remuneración [página 144]. Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados 146 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Tareas Crear un nuevo componente de remuneración Cree un nuevo componente de remuneración que se pueda asignar a empleados posteriormente. Es posible crear una de las cuatro variantes del componente de remuneración en el sistema. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 148]. Copiar componente de remuneración 1. Seleccione la fila del componente de remuneración que desea copiar de la lista de componentes disponibles. 2. Haga clic en Copiar para abrir la pantalla Copiar componente de remuneración. 3. Modifique los detalles para la copia del componente de remuneración de la siguiente manera: 4. a. Introduzca un ID único para su copia de este componente de remuneración existente en el campo ID de componente de remuneración. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar los IDs de componente de remuneración existentes b. Introduzca un nombre para su copia del componente de remuneración en el campo Componente de remuneración. c. Seleccione un método de cálculo pulsando uno de los botones de selección Método de cálculo. d. Introduzca información adicional según sea necesario. Haga clic en Grabar para grabar la copia del componente de remuneración y, a continuación, haga clic en Cerrar para volver a la vista Componentes de remuneración. La copia del componente de remuneración está grabada en el sistema y ahora está disponible en la vista Componentes de remuneración. Para abrir esta copia, selecciónela en la lista de componentes de remuneración existentes y haga clic en Editar . Actualizar asignación de tipo de pago Puede asignar componentes de remuneración actualizados en el sistema a sus tipos de pago de proveedor de nómina para definir la gestión de la nómina de esos componentes. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 150]. Actualizar asignación de tipo de tiempo También puede asignar las combinaciones de tipo de tiempo y prima a la tarifa por hora que corresponda y, posteriormente, a un componente de remuneración resultante. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 152]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 147 Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos Asignar las combinaciones de cuenta de tiempos y prima a la tarifa por hora que corresponda y, posteriormente, a un componente de remuneración resultante. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 151]. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel®. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. 5.5.3 Crear un nuevo componente de remuneración Resumen En el centro de trabajo Remuneración, puede crear en el sistema un nuevo componente de remuneración que posteriormente podrá asignar a los empleados. Es posible crear una de las cuatro variantes del componente de remuneración en el sistema: ● Paga única ● Deducción única ● Ingreso periódico ● Deducción periódica Los ingresos o deducciones únicos se refieren a componentes de remuneración que solo se pagan/deducen en una única ocasión, por ejemplo, un pago de prima único. Los componentes de remuneración periódicos se refieren a pagos que se realizan o deducen de los empleados repetidas veces, por ejemplo, semanal, mensual o anualmente. Un ejemplo de una deducción periódica sería una contribución mensual a un plan de pensiones de la empresa. Procedimiento 1. En la vista Componentes de remuneración, haga clic en Nuevo y seleccione, de las cuatro opciones disponibles, la variante de componente de remuneración que desee. 2. Introduzca un ID y un nombre únicos para el nuevo componente en los campos ID de componente de remuneración y Componente de remuneración, respectivamente. Seleccione la casilla Activo cuando desee que el ingreso o la deducción se utilicen activamente en el sistema ByDesign. Si esta casilla está seleccionada, puede asignar los ingresos o las deducciones a los empleados. Anule la selección de la casilla cuando un ingreso o deducción ya no esté en uso. Así, se elimina de la lista de componentes de remuneración disponibles para el uso en el Archivo de remuneración y en la vista Tareas frecuentes de Remuneración. Los ingresos o deducciones que se asignaron a los empleados antes de anular la selección de la casilla continúan en uso. Al introducir un ID para el nuevo componente, seleccione un ID significativo para asegurarse de que el componente se pueda localizar fácilmente en los procesos siguientes. 3. Seleccione el país para el que este nuevo componente es relevante. 4. Al crear un componente de remuneración periódico, actualice los campos relevantes en la sección Periodicidad para especificar la naturaleza de la periodicidad. Se puede definir un patrón fijo de periodicidad para el componente (por ejemplo, diario, quincenal, mensual, etc.) o una periodicidad con fechas de 148 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración vencimiento fijas. Si selecciona la opción Periódico con fechas de vencimiento fijas para el componente, debe actualizar la frecuencia de la periodicidad. La frecuencia de la periodicidad se define como el número multiplicado por el intervalo de tiempo. Por ejemplo, si desea crear una bonificación trimestral, debe actualizar el número a 3 y el intervalo de tiempo a Mensual. También, puede definir un número máximo de incidencias del componente para un empleado. 5. Seleccione un método de cálculo para el componente en la sección Ingresos/Deducción. Si se selecciona Absoluto, el componente de remuneración se calcula como suma monetaria fija en una moneda definida, que se actualiza en este paso. En este caso, el valor del ingreso o la deducción no tiene relación con otro ingreso o deducción. Si opta por un método de cálculo Relativo, debe especificar el valor monetario del nuevo componente como un porcentaje determinado de un componente existente. Si opta por un cálculo relativo, debe seleccionar el ingreso o la deducción que desea utilizar como base del cálculo para el nuevo componente. También debe definir el porcentaje del componente seleccionado que se utiliza para el nuevo componente. Un ejemplo de ingreso o deducción relativo es un pago de bonificación equivalente al 5% del salario habitual. 6. Seleccione la casilla Se permite sobrescribir si desea poder modificar el importe del ingreso o la deducción cuando los asigna a un empleado. Si no selecciona esta casilla, el importe es fijo y no se puede modificar cuando aplica el componente a los empleados. 7. Verifique que se hayan actualizado todos los campos obligatorios de esta actividad rápida y haga clic en Grabar y cerrar . Resultado Se creó un nuevo componente de remuneración en el sistema. El nuevo componente puede desempeñar varias funciones diferentes. En función de la relación que tenga con Administración de tiempos y Procesamiento de nómina, debe asignar el componente a otros elementos en Tiempo y Nómina. Estos se describen en los siguientes casos de uso: Caso de uso 1: Sólo administrativo El nuevo componente de remuneración se crea en el sistema y puede asignarse a los empleados. En este escenario de datos maestros, el sistema simplemente registra que el componente de remuneración esté asignado a determinados empleados. No se realizan pagos reales a empleados y el procesamiento de nómina no se ve afectado. Caso de uso 2: Componente de remuneración usado para pagar a empleados El componente de remuneración se debe pagar a los empleados que lo tienen asignado. En otras palabras, el componente debe ser relevante para la nómina en el sistema. El componente de remuneración debe asignarse a un tipo de pago determinado. Para obtener más información acerca de cómo implementar este caso, consulte: Actualizar asignación de tipo de pago [página 150]. Caso de uso 3: Componente de remuneración usado para pagar tiempo registrado El componente de remuneración se utiliza para pagar a los empleados que lo tienen asignado por el tiempo trabajado registrado. Debe asignar el componente de remuneración, el tipo de tiempo de los tiempos registrados y una prima a un tipo de pago determinado. El pago del componente en general se efectúa durante la siguiente ejecución de nómina programada en el proveedor de servicios de nómina. Para obtener más información acerca de cómo implementar este caso, consulte: Actualizar asignación de tipo de tiempo [página 152]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 149 Caso de uso 4: Componente de remuneración usado para pagar saldos de cuentas de tiempos El componente de remuneración se usa para pagar saldos de cuentas de tiempos. Debe asignar el componente de remuneración, el tipo de cuenta de tiempos de los tiempos registrados y una prima a un tipo de pago determinado. El pago del componente en general se efectúa durante la siguiente ejecución de nómina programada en el proveedor de servicios de nómina. Para obtener más información acerca de cómo implementar este caso, consulte: Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos [página 151]. Según sus necesidades, es posible que deba realizar más de un conjunto de asignaciones como las descritas anteriormente. Por ejemplo, si desea pagar el tiempo registrado, primero debe realizar la asignación de tipo de tiempo y luego la de tipo de pago para esos tipos de tiempos, para asegurarse de que el proveedor de servicios de nómina pueda realizar los cálculos de nómina para los empleados afectados. Para obtener más información de fondo sobre interacciones entre componentes de remuneración, tipos de tiempos, cuentas de tiempos y primas, consulte: Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. 5.5.4 Actualizar asignación de tipo de pago Resumen En la vista Componentes de remuneración del centro de trabajo Remuneración puede asignar componentes de remuneración actualizados en el sistema a sus tipos de pago de proveedor de nómina. La asignación proporciona un enlace técnico a partir del componente de remuneración del sistema (por ejemplo Remuneración de horas extra) para los tipos de pago que se implementan en su proveedor de nómina (por ejemplo, ReHorEx). De esta manera los datos relevantes para el cálculo de nómina se pasan correctamente al proveedor para el procesamiento del cálculo de nómina, Su proveedor proveedor, en este caso, utiliza estos datos en cálculos de nómina bruto a neto o simplemente lista cantidades en los estados de pago de sus empleados. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Cálculo de nómina se activa en la configuración de la solución y, como resultado, Remuneración se activa de forma automática. Para encontrar este paquetes empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Procesamiento de nómina e Integración de nómina y responda las cuestiones relacionadas con la implementación de la nómina en su sistema. 150 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración Procedimiento 1. Haga clic en Acciones y luego seleccione Actualizar asignación de tipo de pago para abrir la pantalla Actualizar asignación de tipo de pago. 2. Seleccione el país para el cual quiere ejecutar esta asignación en el campo País. Luego seleccione el componente de remuneración que quiere asignar al tipo de cálculo de nómina. 3. 1. Haga clic en Añadir fila y, en el campo ID de Componente de remuneración, introduzca el ID del componente de remuneración que desee asignar. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID del componente de remuneración que necesita. El sistema muestra automáticamente el nombre del componente de remuneración en el campo Componentes de remuneración. 2. Seleccione el tipo de cálculo de nómina para asignar al componente de remuneración utilizando la lista desplegable disponible en el campo En la lista Tipo de cálculo de nómina. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar la asignación de tipo de pago y volver a la vista Componentes de remuneración. Resultado La asignación del tipo de cálculo de nómina se graba en el sistema y ya está disponible en la lista de asignaciones existentes en la actividad rápidaActualización de la asignación de tipo de cálculo de nómina. 5.5.5 Actualizar asignación de tipo de cuenta de tiempos Resumen En la vista Componentes de remuneración, en el centro de trabajo Remuneración, puede asignar sus combinaciones de cuenta de tiempos y primas a la tarifa por hora aplicable y, posteriormente, al componente de remuneración resultante. Esta asignación es la base de la valoración monetaria de importes de cuenta de tiempos. Permite que el sistema realiza cálculos como 2,5 días de vacaciones pagados con 120.00 EUR por día, igualando el pago de 300.00 EUR. El componente de remuneración resultante incluye el resultado de este cálculo que se transfiere al proveedor de servicios de nómina mediante la asignación del tipo de pago. Es posible implementar múltiples asignaciones para el mismo tipo de tiempo y prima, lo que permite la suma de varias tarifas para el mismo tiempo registrado. También puede fijar un pago automático de los saldos de cuentas de tiempos con procesamiento de nómina integrado si el paquete empresarial Nómina está dentro del alcance. Para obtener más información acerca de la asignación del tipo de pago, consulte aquí [página 150]. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 151 Cálculo de nómina se activa en la configuración de la solución y, como resultado, Remuneración se activa de forma automática. Para encontrar este paquetes empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Procesamiento de nómina e Integración de nómina y responda las cuestiones relacionadas con la implementación de la nómina en su sistema. Procedimiento 1. Haga clic en Acciones y luego seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempo para abrir la pantalla Actualizar asignación de tipo de tiempo. 2. Seleccione el país para la asignación en el campo País. Especifique la tasa que se tiene que asignar a una combinación de cuenta de tiempos y primas y, consecuentemente, a una remuneración resultante del modo siguiente: 3. 1. Haga clic en Añadir fila y, en el campo ID de tasa, introduzca el ID del componente de remuneración que desea asignar. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID del componente de remuneración. El sistema muestra automáticamente la información de validez correspondiente. 2. Escoja el tipo de tiempo a asignar para la tarifa por hora en el campo Cuenta de tiempos. 3. Escoja el tipo de prima a asignar para a la tasa en el campo Prima. 4. Seleccione el componente de remuneración resultante para asignar a la combinación de tasa, cuenta de tiempos y prima en el campo ID de componente de remuneración resultante. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar la asignación de tipo de cuenta de tiempo y volver a la vista Componentes de remuneración. Resultado La asignación de la cuenta de tiempos se graba en el sistema y ya está disponible en la lista de asignaciones existentes en la actividad rápidaActualización de la asignación de la cuenta de tiempos. 5.5.6 Actualizar asignación de tipo de tiempo Resumen En la vista Componentes de remuneración, en el centro de trabajo Remuneración, puede asignar sus combinaciones de tipo de tiempos y primas a la tarifa por hora aplicable y, en consecuencia, al componente de remuneración resultante. Esta asignación es la base de la valoración monetaria de tiempo registrado. Permite al sistema, por ejemplo, calcular el pago de 3,0 horas extras pagadas un 150% por encima de la tasa habitual de 10,00 EUR; que da como resultado un pago bruto de 45,00 EUR. El componente de remuneración resultante incluye el resultado de este cálculo que se transfiere al proveedor de servicios de nómina mediante la asignación del tipo de pago. Es posible definir múltiples asignaciones para el mismo tipo de tiempo y prima, lo que permite la suma de varias tarifas por hora para el mismo tiempo registrado. Si volvemos al ejemplo anterior, las diferentes asignaciones se pueden implementar a la tarifa estándar y al 50% de horas extra respectivamente. 152 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración Para obtener más información acerca de la asignación del tipo de pago, consulte aquí [página 150]. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Cálculo de nómina se activa en la configuración de la solución y, como resultado, Remuneración se activa de forma automática. Para encontrar este paquetes empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Procesamiento de nómina e Integración de nómina y responda las cuestiones relacionadas con la implementación de la nómina en su sistema. Procedimiento 1. Haga clic en Acciones y luego seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos para abrir la pantalla Actualizar asignación de tipo de tiempos. 2. Seleccione el país para la asignación en el campo País. 3. 1. Haga clic en Añadir fila e introduzca el ID del componente de remuneración que desea asignar en el campo ID de tarifa por hora. Si es necesario, haga clic en el icono Abrir diálogo de selección para buscar el ID del componente de remuneración. A continuación, el sistema muestra automáticamente la información de validez correspondiente. 2. Escoja el tipo de tiempo a asignar para la tarifa por hora en el campo Tipo de tiempo. El sistema muestra automáticamente el tipo de tiempo seleccionado en la lista de tabla Asignación de tipo de tiempo. 3. Escoja el tipo de prima a asignar para la tarifa por hora en el campo Prima. El sistema muestra automáticamente la prima seleccionada en la lista de tabla Asignación de tipo de tiempo. 4. Seleccione el componente de remuneración resultante para asignar a la combinación de tarifa horaria, tipo de tiempo y prima en el campo ID de componente de remuneración resultante. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar la asignación de tipo de tiempo y volver a la vista Componentes de remuneración. Resultado La asignación del tipo de tiempo se graba en el sistema y ya está disponible en la lista de asignaciones existentes en la actividad rápidaActualización de la asignación de tipo de tiempo. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 153 5.6 Vista de Estructuras de remuneración 5.6.1 Entorno empresarial 5.6.1.1 Estructuras de remuneración Resumen Las estructuras de remuneración ayudan a ofrecer soporte para la estrategia de remuneración de la organización y ayudan a ofrecer un proceso de remuneración que sea flexible y eficiente para administrar. Puede utilizar la vista Estructuras de remuneración dentro del centro de trabajo Remuneración para crear, actualizar y actualizar estructuras de remuneración basadas en puntos y en rangos para todos los grupos de empleados. Cada grado describe un punto o rango objetivo para el sueldo de los empleados. También puede asignar componentes de remuneración por defecto (ingresos y deducciones) a cada grado. La vista Estructuras de remuneración ofrece soporte: ● Tanto para estructuras de remuneración basadas en puntos como basadas en rangos ● Para la actualización de estructura manual utilizando la edición de vista detallada Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La Remuneración está activada en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Procesamiento de nómina dentro de Recursos humanos. El centro de trabajo Remuneración se activará entonces automáticamente. No puede activar Remuneración sin Procesamiento de nómina. Características Las tareas principales de la vista Componentes de remuneración se describen a continuación: ● Crear una nueva estructura de remuneración basada en puntos o en rangos. ● Copiar una estructura de remuneración ya existente para otro uso. ● Exportar la lista de las estructuras de remuneración visualizadas a una hoja de cálculo Excel. ● Modificar estructuras de remuneración existentes. Para hacerlo, haga clic en Editar . Aparece la pantalla Estructuras de remuneración en la que pude realizar las siguientes tareas: 154 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración a. La ficha General muestra los detalles de la estructura de remuneración actual que ha seleccionado previamente de la lista. Puede ver si está activa, lo que significa que puede asignarse a empleados, el tipo (basado en puntos o en rangos), el país, la moneda y la frecuencia. b. En la ficha Grados puede definir los grados para su estructura de remuneración. Según la configuración de la estructura de remuneración, puede crear grados basados en rangos de pago (de un importe mínimo a uno máximo) o basados en puntos distintivos (con importes discretos). c. La ficha Componentes de remuneración le permite definir los componentes de remuneración específicos que se aplican como estándar para el grado seleccionado. Estos valores estándar se activan automáticamente al asignar el grado a un empleado durante el proceso de contratación. Al asignar el grado a un empleado después de que finaliza el proceso de contratación, los componentes de remuneración por defecto no se asignan automáticamente. Según los resultados de una encuesta reciente y para garantizar la alineación del mercado, Oliver Adams recibe una solicitud de revisión de la estructura de remuneración de Ventas. Selecciona la vista Estructuras de remuneración, selecciona la estructura de remuneración Ventas y hace clic en Editar . Se visualiza la estructura de remuneración. Después selecciona la vista Grados y revisa los valores mínimo, máximo y de destino de cada grupo en la estructura. A continuación selecciona la vista Componentes de remuneración y revisa el componente de remuneración por defecto para cada grado en la estructura. Finalmente, Oliver Adams notifica a su jefe que la estructura de remuneración Ventas está en consonancia con sus competidores. Consulte también Guía rápida para Estructuras de remuneración 5.7 Vista de informes 5.7.1 Entorno empresarial 5.7.1.1 Ratios en gestión de remuneración Resumen Dentro del centro de trabajo Remuneración, un archivo de remuneración del empleado contiene ratios importantes que puede utilizar para comparar la remuneración de diferentes empleados y valorar su posición dentro del sistema de remuneración de la empresa. Tiene a su disposición los siguientes ratios en la Gestión de la remuneración de ByDesign: ● Posición relativa de remuneración (ratio de comparación) ● Cobertura de margen ● Ingresos brutos estimados SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Remuneración © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 155 Para ver estos ratios para un determinado empleado, abra la vista de remuneración Empleados, seleccione un empleado y haga clic en Editar . Esto abrirá el archivo de remuneración del empleado. Solo se utilizan los componentes de remuneración identificados como relevantes durante la fase de configuración empresarial para calcular los ratios. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los componentes de remuneración están activados y corregidos según sea necesario en su configuración de solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, luego seleccione Componentes de remuneración – <País> para el país seleccionado de la lista de actividades. Solo se utilizan los componentes de remuneración identificados como relevantes durante la Configuración empresarial para calcular los Ratios de remuneración descritos en este documento. Posición relativa de remuneración La posición relativa de la remuneración de un empleado (ratio de comparación) se puede determinar en relación con un punto de referencia o en base a su posición dentro del grupo de remuneración. ● El ratio de comparación describe los ingresos del empleado en relación con un valor de destino (por lo general el valor medio del grupo de remuneración). Un ratio de comparación de 1 significa, que se le paga al empleado exáctamente la remuneración prevista. Un ratio de comparación inferior a 1 significa, que la remuneración es inferior al objetivo, mientras que un valor superior a 1 significa, que es superior al objetivo. Fórmula: Ingresos brutos ÷ Objetivo (Valor medio) Un empleado tiene un salario anual de 36.500 EUR. El grupo de remuneración del empleado es de 34.000 EUR a 42.000 EUR. El objetivo (valor medio) del grupo es de 38.000 EUR. El salario tiene la siguiente posición relativa al punto de referencia: 36.500 EUR ÷ 38.000 EUR = 0.96 Por lo tanto, el empleado está cobrando ligeramente por debajo del objetivo para este grupo de remuneración. ● 156 Cobertura de margen describe la posición de los ingresos de un empleado entre el nínimo y el máximo del grupo de remuneración. Una cobertura de margen del 0% significa, que se le está pagando al empleado el mínimo de este grupo de remuneración. Una cobertura de margen del 50% significa, que el empleado se encuentra en el valor medio entre el mínimo y el máximo, siendo el 100% el máximo del grupo de remuneración. Los valores cerca de o inferiores al 0%, o cerca de o superiores al 100%, sugieren que el empleado debería ser asignado a un grupo de remuneración diferente o recibir un ajuste de salario. Fórmula: (Ingresos brutos – Mínimo) ÷ (Máximo – Mínimo) © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración Un empleado gana 36.5000 EUR al año. El grupo de remuneración va de 34.000 EUR a 42.000 EUR. Por lo tanto, la cobertura de margen es: (36.500 – 34.000) ÷ (42.000 – 34.000) = 0,3125 o 31.25% 31,25%) Ingresos brutos estimados El sistema calcula los ingresos brutos estimados del empleado para diferentes períodos de tiempo (anualmente, mensualmente y por horas). Se suman los ingresos relevantes del empleado y se convierten a los diferentes períodos de tiempo. También puede ver este ratio para empleados individuales en la lista de salario y sueldo en la vista de remuneración Informes. Un empleado gana 2.000 EUR al mes. Con una semana laboral de 40 horas, los ingresos brutos estimados son los siguientes: ● Anualmente: 24.000,00 EUR ● Mensualmente: 2.000,00 EUR ● Por hora: 12,50 EUR Solo puede visualizar los ingresos reales del empleado accediendo a Procesamiento de cálculo de nóminas en su sistema ByDesign. Consulte también Guía rápida de componentes de remuneración [página 146] 5.7.2 Informes 5.7.2.1 Lista de salarios y sueldos Resumen Este informe proporciona una lista de empleados activos que cumplen con criterios de selección específicos, por ejemplo, una lista de empleados activos con la unidad de la línea jerárquica y el puesto de trabajo al que están asignados, y sus ingresos brutos previstos. Contenido del informe Por defecto, la lista de salario y sueldo muestra todos los empleados activos y sus ingresos brutos previstos. Los ingresos brutos previstos se calculan en función de los componentes de remuneración que están asignados al archivo de remuneración del empleado y fueron marcados como relevantes para el cálculo de los ratios de los ingresos brutos estimados. Estos ratios se calculan usando los datos de Horas de trabajo acordadas almacenados en el expediente personal de un empleado y se proyectan para diferentes períodos de tiempo. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 157 Los ratios de los ingresos brutos esperados son sólo estimaciones. Los ingresos brutos reales por empleado sólo están disponibles en la nómina. 158 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Remuneración 6 Procesamiento de nómina 6.1 Entorno empresarial 6.1.1 Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Alemania) Resumen Antes de poder cargar los datos de nómina para su primera ejecución de nómina productiva con ByDesign, debe llevarse a cabo la integración necesaria entre el sistema ByDesign y el sistema del proveedor de servicios de nóminas. Este documento proporciona un resumen de las actividades que debe realizar para asegurar esta integración. Este documento hace referencia a las actividades de integración necesarias para realizar sólo el procesamiento de nómina basado en ficheros de Alemania. Para obtener la información relevante para la integración para el procesamiento de nómina basado en ficheros de Estados Unidos, consulte aquí [página 160]. Si necesita más información referente a la integración entre Remuneración, Gestión de tiempos y Procesamiento de cálculo de nóminas, consulte aquí [página 13]. Preparación de configuración en ByDesing Si tiene el cálculo de nómina en su selección de alcance, automáticamente se le entregará con anticipación el sistema ByDesign con el mejor contenido. El sistema carga los Componentes de remuneración y Tipos de pago de nóminas, los Tipos de tiempos y los Tipos de cuentas de tiempos. En la tabla que aparece a continuación se lista este contenido entregado automáticamente con anticipación y se resumen los ajustes recomendados para el mismo. Pasos ● Explicación Revise Componentes de Los Componentes de remuneración se utilizan para remuneración entregados actualizar los diversos ingresos y deducciones que con anticipación están asignados a un empleado en Remuneración. El sistema se entrega con anticipación con un conjunto de Componentes de remuneración. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tareas Revise los Componentes de remuneración entregados con anticipación en la vista Componentes de remuneración del centro de trabajo Remuneración. Ajústelos o desactívelos en caso necesario, o cree componentes nuevos. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 159 ● Revise las asignaciones entregadas con anticipación entre Componentes de remuneración y Tipos de pago de nóminas (de proveedor) La asignación entre Componentes de remuneración y los tipos de pago de nóminas (entidades específicas de nómina) asegura la correcta gestión de las nóminas. Los tipos de pago de nóminas contienen toda la información que necesita el sistema del proveedor de servicios de nómina para calcular correctamente las nóminas. El sistema ByDesign se entrega con anticipación con un conjunto de Tipos de pago de nómina y con asignaciones entre los Componentes de remuneración y los Tipos de pago de nóminas entregados con anticipación. Revise la asignación de Tipo de pago y ajuste la asignación para Componentes de remuneración recién creados en la vista Componentes de remuneración. También puede crear nuevos Tipos de pago de nóminas, en caso de necesitarlos, durante la fase de Configuración empresarial. ● Realice la Configuración empresarial del Sistema de cálculo de nóminas Si inicia un nuevo sistema de cálculo de nóminas, su proveedor le solicitará más información para adaptar la configuración del sistema de cálculo de nóminas a sus necesidades. Asimismo, debe realizarse una migración de datos desde el sistema existente y ByDesign al sistema del proveedor de servicios de nómina. Dado que este proceso puede tardar un tiempo, póngase en contacto con su proveedor de servicios de nómina lo antes posible para abordar estas necesidades de manera más detallada. Si desea iniciar el procesamiento de nóminas en un nuevo sistema de cálculo de nóminas, se recomienda que comience a principio del año natural. Consulte también Guía rápida para Componentes de remuneración [página 146] Acerca de Tipos de pago de proveedor [página 506] 6.1.2 Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Estados Unidos) Resumen Antes de poder cargar los datos de nómina para su primera ejecución de nómina productiva con ByDesign, debe llevarse a cabo la integración necesaria entre ByDesign y el sistema del proveedor de servicios de nóminas. Este documento proporciona un resumen de las actividades que debe realizar para asegurar esta integración. Este documento hace referencia a las actividades de integración necesarias para realizar sólo procesamiento de nómina basado en ficheros de EE.UU.. Para obtener información relevante para la integración para procesamiento de nómina basado en ficheros de Alemania, consulte aquí [página 159]. Si necesita más información referente a la integración entre Remuneración, Gestión de tiempos y Procesamiento de cálculo de nóminas, consulte aquí [página 13]. 160 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Preparación de configuración en ByDesing Si tiene el cálculo de nómina en su selección de alcance, automáticamente se le entregará con anticipación el sistema ByDesign con el mejor contenido. El sistema carga los Componentes de remuneración y Tipos de pago de nóminas, los Tipos de tiempos y los Tipos de cuentas de tiempos. En la tabla que aparece a continuación se lista este contenido entregado automáticamente con anticipación y se resumen los ajustes recomendados para el mismo. Etapas Explicación Tareas ● Revise Componentes de Los Componentes de remuneración se utilizan para remuneración entregados actualizar los diversos ingresos y deducciones que con anticipación están asignados a un empleado en Remuneración. El sistema se entrega con anticipación con un conjunto de Componentes de remuneración. Revise los Componentes de remuneración entregados con anticipación en la vista Componentes de remuneración del centro de trabajo Remuneración. Ajústelos o desactívelos en caso necesario, o cree componentes nuevos. ● Revise las asignaciones entregadas con anticipación entre Componentes de remuneración y Tipos de pago de nóminas (de proveedor) La asignación entre Componentes de remuneración y los tipos de pago de nóminas (entidades específicas de nómina) asegura la correcta gestión de las nóminas. Los tipos de pago de nóminas contienen toda la información que necesita el sistema del proveedor de servicios de nómina para calcular correctamente las nóminas. El sistema ByDesign se entrega con anticipación con un conjunto de Tipos de pago de nómina y con asignaciones entre los Componentes de remuneración y los Tipos de pago de nóminas entregados con anticipación. Revise la asignación de Tipo de pago y ajuste la asignación para Componentes de remuneración recién creados en la vista Componentes de remuneración. También puede crear nuevos Tipos de pago de nóminas, en caso de necesitarlos, durante la fase de Configuración empresarial. ● Realice la Configuración empresarial del Sistema de cálculo de nóminas Si inicia un nuevo sistema de cálculo de nóminas, su proveedor le solicitará más información para adaptar la configuración del sistema de cálculo de nóminas a sus necesidades. Asimismo, debe realizarse una migración de datos desde el sistema existente y ByDesign al sistema del proveedor de servicios de nómina. Dado que este proceso puede tardar un tiempo, póngase en contacto con su proveedor de servicios de nómina lo antes posible para abordar estas necesidades de manera más detallada. Si desea iniciar el procesamiento de nóminas en un nuevo sistema de cálculo de nóminas, se recomienda que comience a principio del año natural. Consulte también Guía rápida para Componentes de remuneración [página 146] Acerca de Tipos de pago de proveedor [página 506] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 161 6.1.3 Contabilizar resultados de cálculo de nómina con carga de Microsoft Excel® Resumen Como administrador de nómina en ByDesign, puede utilizar una plantilla SAP de Microsoft Excel para cargar los resultados de una ejecución de nóminas ejecutada por su proveedor de nóminas en ByDesign y contabilizar estos resultados relevantes para la contabilización en el libro mayor. La plantilla contiene referencias contables que controlan la contabilización automática de un documento sin número de posiciones. Utiliza un add-in de ByDesign en la plantilla de Microsoft Excel para iniciar sesión en el sistema ByDesign, cargar los datos en la plantilla de Excel y contabilizar los resultados de nómina en la cuenta apropiada del libro mayor. Este documento describe las características de la plantilla de Excel predefinida y proporciona un ejemplo. Para obtener más información sobre el proceso actual de la contabilización de resultados de nóminas a Contabilidad utilizando la plantilla predefinida de Excel, véase Transmisión de resultados del cálculo de nómina a contabilidad [página 190]. Características La plantilla Microsoft Excel proporcionada por SAP para cargar y contabilizar los resultados del cálculo de nómina relevantes para la contabilización tiene las siguientes propiedades: Ejecución Por cargar, puede contabilizar un asiento contable con cualquier cantidad de partidas individuales para una empresa (empleador). Cabecera de documento La cabecera del documento Excel contiene la siguiente información: ● Empresa (empleador): Si especifica el valor $DEF, el sistema deriva la empresa del centro de coste de una partida individual de débito (consulte partidas individuales). ● Sistema contable: Con la utilización de esta configuración, puede controlar el sistema contable del asiento contable que se va a publicar. Si usa más de un sistema contable, debe contabilizar los resultados del cálculo de nómina por separado para cada sistema contable. Especifique el valor $DEF para contabilizar los resultados en el sistema contable estándar y en todos los sistemas contables paralelos al mismo tiempo. Si su sistema contable usa diferentes planes de cuentas, la contabilización se debe hacer por separado y se deben introducir las cuentas correspondientes. ● Fecha de contabilización: Representada por la fecha de finalización del periodo de cálculo de nómina. ● Tipo de documento: El valor por defecto es 00047, que usted puede configurar completando los valores correspondientes en la hoja Validaciones de la plantilla de Excel. ● Transacción empresarial: El (tipo de transacción) valor se fija en 601. Partidas individuales Cada partida individual de la plantilla de Excel comprende los datos siguientes: ● Cuenta: La cuenta de cada partida individual debe coincidir con la cuenta destino de su plan de cuentas. ● Una casilla de selección que indica si son gastos de empleador (debe) o créditos (haber). 162 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina ● Centro de coste ● Centro de beneficio : Si especifica $DEF en la cabecera del documento, el sistema deriva el centro de beneficio de los centros de coste en las partidas individuales de débito. Los débitos se asignan a los centros de beneficio por desglose de documento de acuerdo con las relaciones de distribución de gastos (aproximación). ● Moneda ● Importe Ejemplo Las siguientes tablas muestran un ejemplo de la contabilización de resultados de nóminas como Gastos y Deudas. Gastos (debe) Importes Centros de coste Sueldos 35.000,00 1 20.000,00 2 10.000,00 3 5.000,00 1 2.857,00 2 1.429,00 3 714,00 1 4.572,00 2 2.285,00 3 1.143,00 1 148,50 2 74,30 3 37,20 Rappels 5.000,00 Contribuciones de empleador 8.000,00 Contribución de pensiones: Empleador 260,00 Total: 48.260,00 Débitos (haber) Importes Sueldos pagados 23.260,00 Impuestos pagados 8.000,00 Contribuciones a la seguridad social pagadas 16.000,00 Contribución de pensiones: Empleador más empleado 1.000,00 Total: 48.260,00 Consulte también Cargar un documento de asiento contable SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 163 6.1.4 Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo Resumen El sistema ByDesign proporciona los datos de nómina usados por un proveedor de servicios de nómina externo para ejecutar la nómina como proceso externo. Los datos de nómina incluyen los datos maestros de empleado y los datos de pago, como las horas trabajadas y las pagas y deducciones únicas, entre otros. Para cada período de nómina, estos datos se envían al proveedor de servicios de nómina. El archivo de datos de nómina contiene datos válidos o efectivos para el período de nómina actual, además de los datos modificados desde el período de nómina anterior. El archivo de datos de nómina contiene dos tipos distintos de datos de nómina: ● Datos de tipo 1: modificados desde que se generó el archivo de datos anterior (normalmente en el período de nómina anterior) ● Datos de tipo 2: válido o efectivo en el período de nómina para el que se ha creado el archivo de datos Un empleado que percibe su nómina mensualmente se trasladará a una nueva dirección principal el primer día de mayo. Éste informa al Administrador de HR de este cambio el día 9 de abril. El Administrador de HR actualiza estos datos en el sistema ByDesign el día 10 de abril y es quien asegura que este nuevo registro de dato de la dirección esté activo a partir del 1 de mayo en adelante. El período de nómina actual es abril y se crea un archivo de datos para este período. El archivo de datos de abril incluye este cambio en la dirección puesto que el cambio tuvo lugar durante la creación del archivo de datos anterior (para marzo). Éste es un ejemplo de los datos de tipo 1. Además, cuando un archivo de datos se crea para el período de nómina de mayo, también incluirá la dirección actualizada ya que este dato es efectivo desde el 1 de mayo en adelante. Éste es un ejemplo de los datos de tipo 2. Este documento describe cómo administrar la ejecución de nómina en el sistema ByDesign con la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nómina. También puede ejecutar los pasos del proceso de cálculo de nómina si completa las tareas de ejecución de nómina que tiene asignadas como administrador de nómina en la vista Trabajo de Procesamiento de nómina. Relevancia Esta versión de procesamiento de nómina es relevante cuando el sistema está configurado para la transferencia de datos de nómina basada en archivos al proveedor de servicios de nómina. Requisitos previos ● Antes de poder cargar los datos de nómina para la primera ejecución de nómina productiva, la integración necesaria entre el sistema ByDesign y el sistema del proveedor debe estar disponible. Para obtener más información acerca de estas necesidades, consulte: ○ Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Alemania) [página 159] ○ 164 Integrar el sistema ByDesign con el sistema del proveedor de servicios de nómina (Estados Unidos) [página 160] © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina ● Los períodos de nómina necesarios se deben definir en el sistema. La definición de los períodos de nómina debe cumplir con las necesidades individuales del proveedor de servicios de nómina seleccionado. Para obtener más información acerca de la definición de períodos de nómina, consulte Actualizar períodos de cálculo de nómina [página 172] Para obtener información detallada acerca de las tareas clave que se deben realizar para integrar los centros de trabajo de Recursos humanos y asegurar el correcto procesamiento de nóminas, consulte: Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Debe configurar su sistema para el procesamiento de nómina utilizando un proceso de descarga basado en archivo para su país seleccionado. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Integración de nómina y conteste las preguntas relacionadas con la integración de nómina preferida para el país seleccionado. Flujo de proceso 1. Crear instantánea Para la ejecución de nóminas de un grupo de nómina específico, se debe crear una instantánea de los datos de nómina que se deben procesar para el grupo para un período específico. La instantánea se crea en la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nómina al seleccionar un grupo de nómina y hacer clic en Crear instantánea . Esto recopila automáticamente toda la información relevante necesaria para que el proveedor ejecute la nómina para este grupo. Esta información incluye todos los datos maestros de empleado (como tarifas de pago) que se modificaron desde que se ejecutó la nómina por última vez para este grupo de nómina y cualquier dato de pago que se aplique al período de nómina actual, como deducciones únicas u horas trabajadas por un empleado pagado por hora. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 165 Debe verificar la instantánea y corregir los datos donde sea necesario antes de transferirlos al proveedor de servicios de nómina. Los errores que se produzcan en el proveedor de servicios de nómina (después de la transferencia del archivo de datos) sólo se pueden corregir dentro del sistema ByDesign. Cuando se corrigen errores o se aplican modificaciones a los datos de nómina ya transferidos al sistema del proveedor de servicios de nómina, debe actualizar la instantánea para todos los empleados afectados, ya que la instantánea completa no se actualiza en esta situación. Esta acción actualiza los datos de nómina y corrige cualquier error previo. Por defecto, todos los registros que contenían errores en la instantánea anterior se incluyen en la instantánea actualizada. Sin embargo, puede seleccionar algunos registros y excluirlos al momento de recrear la instantánea. Para actualizar una instantánea en la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nómina, 1. en la vista Ejecución de nómina, seleccione el grupo de nómina para el que desea actualizar la instantánea y haga clic en Actualizar instantánea para abrir el editor Actualizar instantánea. 2. Incluya o excluya manualmente los registros de empleado de la instantánea según sea necesario. Por defecto, todos los registros de datos de nómina de empleado que no tengan errores en la instantánea previa tienen el estado Excluir. La idea es que los empleados que no tengan errores no se vean afectados por la actualización de la instantánea. Es decir, el registro no se actualiza cuando se actualiza la instantánea. Si desea actualizar registros para un empleado que no tiene errores, debe incluir manualmente registros de empleado para la ejecución de la actualización. 3. Haga clic en Actualizar instantánea para actualizar todos los registros que tengan estado Incluido. Resultado: La instantánea se actualiza y los datos de nómina para todos los registros de empleado con estado Incluido ya están actualizados. Se recomienda que seleccione la casilla Inactivo en nómina dentro del expediente de personal de un empleado si ya no desea incluir a ese empleado en la exportación de la nómina que se enviarán al proveedor de servicios de nómina. Por ejemplo, cuando un empleado ha sido despedido y ya no recibirá pagos de parte de la organización. Sin embargo, una vez que se seleccione esta casilla, no se incluirán cambios futuros en los datos de un empleado (por ejemplo, un cambio de dirección) en la exportación de la nómina desde el sistema ByDesign al sistema de su proveedor de servicios de nómina. Los siguientes tres ejemplos muestran cómo funciona la casilla de selección: 166 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2. 1. Se genera una instantánea para el período de nómina del 16-29 de febrero. Selecciona la casilla Inactivo en nómina el 16 de febrero. Luego, se vuelve a generar la instantánea. Como el empleado fue incluido en la primera versión de la instantánea, entonces se incluye en la instantánea final. Además, la fecha de entrada en vigor y el campo para el indicador están incluidos en el XML y en los archivos XLS de datos de empleado. 2. El período de nómina del 16-29 de febrero está cerrado. Selecciona la casilla Inactivo en nómina de un empleado el 16 de febrero. Se selecciona la casilla de un segundo empleado el 1º de marzo. Se ejecuta la primera instantánea para el período del 1-15 de marzo. En esta instancia, no se incluye a ningún empleado en la instantánea para el período del 1-15 de marzo. 3. El período de nómina del 16-29 de febrero está cerrado. Selecciona la casilla Inactivo en nómina de una empleado el 16 de marzo. La primera instantánea se ejecuta para el período de nómina del 1-15 de marzo. El empleado se incluye en la instantánea y la fecha de entrada en vigor y el campo para el indicador se incluyen en el XML y en los archivos XLS de datos de empleado. Crear archivo de datos Una vez revisada (y, si es necesario, corregida) la instantánea de datos de nómina, se crea un archivo de datos de nómina de la instantánea. Seleccione la instantánea creada para el grupo de nómina seleccionado en la vista Ejecución de nómina (el Estado de proceso de cálculo de nómina es Instantánea generada) y haga clic en Crear archivo de datos para iniciar la creación del archivo. En el proceso basado en archivos estándar, el sistema ByDesign genera un archivo de salida XML estándar que incluye una selección propuesta por SAP de los datos maestros de empleado y los datos de transacción de nómina contenidos en la instantánea generada en el paso anterior. Sin embargo, con plantillas de conversión XSLT, se puede adaptar el formato y el contenido del archivo de salida (destino). Puede producir el archivo de datos de nómina en formato XML corregido o en formato Excel si decide emitir solamente los datos de nómina necesarios para que el proveedor ejecute la nómina. La conversión del archivo de salida XML estándar se realiza automáticamente en segundo plano de acuerdo con las reglas contenidas en las plantillas de conversión que se implementan. Para obtener más información acerca de cómo trabajar con estas plantillas XSLT, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT [página 173]. Antes de crear el archivo de datos de nómina, puede excluir registros de datos de Recursos humanos individuales, por ejemplo, si el proceso de contratación de un nuevo empleado asalariado no se completa como estándar y desea ejecutar la nómina para ese empleado manualmente. Puede usar Visualizar datos de proceso de cálculo de nómina [página 179] para verificar los datos de instantánea de nómina del período de nómina actual y corregir cualquier error antes de descargar el archivo de datos de nómina. 3. Descargar archivo de datos Después de crear exitosamente los archivos de datos de nómina (XML o Excel) para el grupo de nómina seleccionado, descargue los archivos del sistema ByDesign y grábelos en una ubicación (en el sistema local, por ejemplo) desde la cual pueda transferirlos al proveedor de servicios de nómina. Seleccione los archivos de datos de nómina creados para el grupo de nómina seleccionado en la vista Ejecución de nómina (el Estado de proceso de cálculo de nómina es Archivo de datos creado) y haga clic en Descargar archivo de datos . Para cada archivo de destino que desea descargar, seleccione el archivo de la lista, haga clic en Descargar y grábelo en la ubicación seleccionada. 4. Transferir archivo de datos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 167 El paso siguiente es transferir los archivos de datos de nómina al proveedor de servicios de nómina. La manera en que se realice la transferencia depende de los acuerdos que haya con el proveedor, pero puede incluir la carga de archivos a un registro compartido o a algún tipo de intercambio medio de datos. 5. Verificar y liberar datos de nómina Antes de la ejecución de nómina real, el proveedor verificará los datos transferidos y añadirá cualquier dato adicional necesario que no esté actualizado en el sistema ByDesign, por ejemplo, en EE. UU., Embargos. Si no se encuentran errores y los resultados de nómina preliminares no muestran irregularidades, el proveedor efectúa la ejecución de nómina final. Si el proveedor descubre errores en los datos transferidos, debe corregirlos en el sistema ByDesign. Después de la corrección, debe crear y verificar otra instantánea de nómina para el período. Luego, debe regenerar los archivos de datos de nómina XML o Excel, efectuar una descarga y reenviarlos al proveedor. 6. Ejecución de nómina del proveedor de servicios de nómina El proveedor realiza la ejecución de nómina en el sistema del proveedor de servicios de nómina y paga a los empleados. Además, el proveedor realiza todos los informes y pagos legales y avisos de pago a terceros, de acuerdo con los acuerdos que haya con el proveedor. 7. Datos de libro mayor: acceso, procesamiento y transferencia Cuando se completa la nómina, el proveedor le facilita los resultados. Como administrador de nómina, debe transferir manualmente los resultados de nómina relevantes a los centros de coste y asegurarse de que el contable financiero esté informado. Para cargar los resultados de nómina en contabilidad, puede usar una plantilla Excel diseñada especialmente. Para obtener más información, consulte: Contabilizar resultados de cálculo de nómina con carga de Excel [página 162]. 8. Cerrar período de nómina Cuando se completa la ejecución de nómina, debe cerrar el período de nómina en el sistema ByDesign. Esto garantiza que el sistema esté preparado para el siguiente período de nómina. Además, es posible que deba cerrar el período de nómina en el sistema del proveedor de servicios de nómina según los acuerdos de workflow que haya con el proveedor. También puede cerrar el período de nómina primero y después realizar la transferencia de datos de libro mayor. Consulte también Trabajar con instantáneas [página 177] Crear un archivo de datos de nómina XML [página 417] 6.2 Vista de trabajo 6.2.1 Guía rápida para Tareas (en procesamiento de cálculo de nóminas) En la vista Tareas en el centro de trabajo Procesamiento de cálculo de nóminas, verá una lista de todas sus tareas pendientes y de todas las tareas pendientes de cálculo de nómina que tiene asignadas. Además, puede ver todos 168 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina los mensajes de confirmación y de error de la creación de la instantánea de nómina que se visualizan como tareas en la lista de trabajo. Conceptos básicos La Gestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relativas a un proceso empresarial en o por su organización se completen para cumplir objetivos empresariales definidos. Mediante la Gestión de tareas empresariales, el sistema asigna trabajo a usuarios y les permite recibir, gestionar y completar posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a un proceso empresarial con eficacia. El sistema crea posiciones de gestión de tareas empresariales si requiere una entrada de un usuario acerca de un documento empresarial relacionado. Estas posiciones se crean de manera que el usuario verifique, modifique o clarifique información, complete posiciones o tome una decisión como parte de un proceso empresarial. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales. Tareas Supervisar su trabajo 1. De la lista desplegable Mostrar, puede seleccionar un conjunto de tareas abiertas para ver y procesar, por ejemplo, tareas pendientes, tareas pendientes de ejecución de nóminas o tareas pendientes de envío de datos de nóminas. 2. Desde la lista desplegable Agrupar por, puede agrupar tareas pendientes por criterios específicos, como Fecha de vencimiento. Procesar su trabajo Para ayudarle a completar su trabajo tiene a su disposición las siguientes opciones. ● Para ver y editar documentos relativos a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Editar . ● Para crear nuevas posiciones de gestión de tareas empresariales relativas a la posición de su lista de trabajo, haga clic en Nuevo y seleccione la opción relevante: ● Para obtener más información sobre tareas, notificaciones y alertas, consulte Trabajar con tareas, notificaciones y alertas. ● Para obtener información sobre solicitudes de aclaración, consulte Trabajar con solicitudes de aclaración. ● Para exportar datos comerciales a Microsoft Excel®, haga clic en Exportar y seleccione A Microsoft Excel. Par obtener información, consulte Exportar datos comerciales mediante Microsoft Excel. ● Para procesar una tarea, seleccione la posición y, desde Acciones de las opciones que se ofrecen. , seleccione una Exportar datos comerciales con Microsoft Excel Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 169 6.3 Vista Tareas frecuentes 6.3.1 Guía rápida para Tareas frecuentes (en Procesamiento de nómina) En la vista Tareas frecuentes del centro de trabajo Procesamiento de nómina puede crear y editar períodos de cálculo de nómina para todos los grupos de nómina, fijar el período de cálculo de nómina actual y sincronizar datos de empleado entre su sistema y el sistema del proveedor de servicios de nómina. También puede depurar su procesamiento de nómina existente, para ello, elimine los no válidos. Conceptos básicos Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. Escenario empresarial: Servicios de cálculo de nómina El escenario empresarial Servicios de cálculo de nómina está diseñado para soportar de manera eficiente el proceso de cálculo de nómina con un sistema de cálculo de nómina externo. Los Servicios de cálculo de nómina combina las ventajas de una nómina interna (la transparencia, la supervisión y el control) con las ventajas de una nómina externa (menos costes, mayor eficiencia y menos riesgo de responsabilidad). En el escenario BPO de Servicios de cálculo de nómina, el proveedor de servicios de nómina se ocupa de los cálculos y el pago de impuestos e inicia los pagos de salarios a los empleados, reduciendo así los costes administrativos. Por otra parte, los Servicios de cálculo de nómina le ofrece una vista previa de los datos de entrada de la nómina para validarlos y corregirlos cuando sea necesario, de manera que dispone de pleno control sobre la nómina antes de realizar el cálculo. Para obtener más información, consulte Servicios de cálculo de nómina. Tareas Fijar período de cálculo de nómina actual 1. Seleccione Tareas frecuentes Fijar período de cálculo de nómina actual . Seleccione aquí el período de cálculo de nómina para el que desea iniciar el procesamiento de nómina en el sistema. Por lo general, ésta es una actividad única que realiza cuando inicia una ejecución de nómina. 170 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2. Determine el período de cálculo de nómina que desea fijar como (primer) período actual introduciendo el ID de proceso relevante. Haga clic en el icono Abrir cuadro de diálogo de selección y seleccione la línea de la tabla que contiene su ID de proceso necesario. Entonces el sistema transfiere su ID de proceso seleccionado al campo ID de proceso. 3. Haga clic en Grabar y cerrar . Resultado: El período de cálculo de nómina actual que ha seleccionado está grabado como período de cálculo de nómina actual. Actualizar Períodos de cálculo de nómina Puede añadir o borrar un período de cálculo de nómina en esta vista. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 172]. Sincronizar datos de empleado Es posible que deba sincronizar los datos de empleado del sistema ByDesign con los datos almacenados en los sistemas del proveedor de servicios de nómina (proveedor). Puede usar la tarea Sincronizar datos de empleado en esta vista para generar un archivo con los datos maestros de empleado como nombre, dirección, tarifa normal, etc. Ajuste de reglas de conversión XSLT Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se produce un archivo de datos XML (o archivos en procesamiento EE.UU.) con los datos maestros de empleado y los datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo desde el sistema, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Sin embargo, también se puede generar un segundo archivo de datos de nómina de salida (objetivo) en formato XML corregido o en formato Excel utilizando plantillas de conversión XSLT entregadas previamente por SAP. En esta vista puede gestionar las plantillas de conversión XSLT entregadas previamente por SAP y cargar sus propias plantillas en el sistema. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 173]. Depurar procesos de cálculo de nómina no válidos Es posible que se generen procesos de cálculo de nómina no válidos en el sistema cuando se configura un proceso con "intercambio de datos automático", se crean procesos de cálculo nómina usando esta configuración automática y después se modifica la configuración para que se realicen con "descarga manual de archivo". Estos procesos de cálculo de nómina no válidos aparecerán resaltados y deben ser eliminados. Para hacerlo, solo debe seleccionar uno de los procesos de cálculo de nómina no válidos según se indica en la columna 'No válidos' y hacer clic en la columna Depurar procesos de cálculo de nómina no válidos . Esta acción elimina todos los procesos no válidos y no requiere otros pasos. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 171 6.3.2 Actualizar Períodos de cálculo de nómina Resumen En la vista Tareas frecuentes del Procesamiento de nómina, puede añadir o borrar un período de cálculo de nómina. Para añadir un período de cálculo de nómina, siga los pasos detallados más abajo Requisitos previos Debe haber actualizado los períodos de cálculo de nómina necesarios dentro de la fase de ajuste preciso de la Configuración empresarial. Procedimiento 1. Haga clic en Actualizar períodos de cálculo de nómina y, en la siguiente pantalla, haga clic en Añadir fila . 2. Introduzca el ID de período de cálculo de nómina en el proveedor de servicios de nómina. Este es el identificador único del período de cálculo de nómina en el proveedor de servicios de nómina. Este ID debe cumplir las necesidades del proveedor. Esto garantiza que el proveedor puede identificar el período de cálculo de nómina correctamente. 3. Introduzca detalles adicionales, como el país para el cual el período de cálculo de nómina es relevante, y la fecha de inicio y de fin del período de cálculo de nómina. No es necesario introducir un ID de proceso. Una vez que se ha añadido un período de cálculo de nómina, el sistema proporcionará este ID automáticamente. 4. Fijar período como actual. El primer período de cálculo de nómina introducido se fija automáticamente como período de cálculo de nómina actual. Sin embargo, puede modificar esta opción. Haga clic en Fijar período de cálculo de nómina actual en la vista Tareas frecuentes para fijar como actual cualquier otro período de cálculo de nómina. Para borrar un período de cálculo de nómina, seleccione el período deseado y haga clic en Borrar. Sin embargo, no puede borrar un período de cálculo de nómina una vez que se ha cerrado. Resultado Ha añadido o borrado un período de cálculo de nómina y ha seleccionado uno como período actual para el procesamiento de nómina. 172 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 6.3.3 Ajustar reglas de conversión XSLT (Gestionar plantillas de conversión XSLT) Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Para obtener una descripción detallada del formato de los archivos de salida XML estándar para EE. UU. y Alemania, consulte: ● Procesamiento de nóminas para Alemania: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 296] ● Procesamiento de nóminas para EEUU: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 373] Bajo Véase también, puede encontrar enlaces a documentos que describen los ficheros de salida XML estándar para países distintos de EE.UU. y Alemania. Sin embargo, también se puede generar un segundo archivo de datos de nómina de salida (destino) en formato XML corregido o en formato Excel utilizando plantillas de conversión XSLT estándar entregadas previamente por SAP. La actividad Ajustar reglas de conversión en la vista Tareas frecuentes del centro de trabajo Procesamiento de nómina le permite gestionar sus plantillas XSLT: las plantillas de conversión XSLT existentes suministradas por SAP se pueden ver, verificar, descargar, sustituir o eliminar. Para obtener mayor flexibilidad en la gestión del procesamiento de nóminas con un proveedor de servicios de nómina externo, se pueden añadir y verificar nuevos archivos XSLT corregidos en función de necesidades de nómina particulares. Además, en una etapa posterior, y si el proveedor de servicios de nómina lo requiere, puede convertir el archivo Excel en un archivo CSV en el sistema local. En resumen, esta actividad le permite gestionar la lista de plantillas de conversión XLST activas que se aplican durante la etapa Crear archivo de datos del proceso de nómina. ● Las modificaciones realizadas a las plantillas de conversión XSLT afectan todos los grupos de nómina activos para el país seleccionado en esta actividad. ● Si se produjeron plantillas de conversión XSLT para el procesamiento de nóminas en Feature Packs de ByDesign anteriores, no podrán cargarse en el Feature Pack 3,5, ya que no serán compatibles con dicho release, y se producirá un error. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 173 El procesamiento de nómina basado en archivos está activado en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Procesamiento de nómina e Integración de nómina y asegúrese, de que esté activado el procesamiento de nómina basado en ficheros para el país, en el que opera su empresa. Plantillas de conversión XSLT Las plantillas de conversión XSLT existentes entregadas por SAP se cargan en la lista Reglas de conversión de esta actividad rápida. Los clientes pueden acceder a estos modelos a través del gerente de cuentas o de proyectos de implementación de SAP. Además, previamente se deben haber activado todas las plantillas de conversión XSLT disponibles en esta vista y verificado su sintaxis. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center de SAP para soluciones On-Demand. Después de entrar al sistema, seleccione: SAP Business ByDesign, luego Comunidad y haga clic en Intercambio de información de Wiki. En Información del alcance de la solución, haga clic en Información de la aplicación y luego en Gestión de recursos humanos, y desplácese hacia abajo hasta el tema Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel®. Elija el ByDesign Feature Pack para acceder a una página dedicada para la descarga que incluya un resumen e información sobre los requisitos previos. Proveedor del cálculo de nómina. El acuerdo con el proveedor de servicios de nómina se establece en función de los datos de nómina exactos necesarios para el proveedor y del formato de los datos. Así se proporciona la base de las reglas de conversión XSLT definidas en sus propias plantillas cuando no desea utilizar la plantilla de conversión XSLT estándar de SAP. Procedimiento 1. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, haga clic en Ajustar reglas de conversión. 2. En la actividad rápida Ajustar reglas de conversión, seleccione el país de la lista desplegable del campo País. (Sólo se podrán seleccionar los países incluidos en el alcance de la solución). El sistema después muestra los archivos XSLT implementados actualmente en la lista Reglas de conversión. Para el procesamiento de nóminas de EE. UU., se necesitan en el sistema dos plantillas de conversión XSLT, que se muestran en esta vista: para los datos maestros de empleado y para los datos de pago, respectivamente. Estas plantillas actúan consecutivamente en el fondo para producir dos archivos de salida XML o Excel por separado. 3. Seleccione una plantilla de conversión XSLT de la lista y el botón correspondiente para actualizarla: elimine o sustituya las plantillas existentes o descárguelas en el sistema local para verlas o actualizarlas. También puede añadir a la lista sus propias plantillas de conversión XSLT y realizar verificaciones en las plantillas existentes. Añadir un archivo XSLT a. 174 Haga clic en Añadir y, a continuación, en Explorar . Seleccione la plantilla de conversión XSLT y actualice un Título de documento. Si es necesario, añada comentarios opcionales. (También puede añadir comentarios después de realizar la carga en la sección Detalles). © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina b. Haga clic en OK . El sistema ejecuta una verificación de sintaxis en la plantilla seleccionada y la carga en la lista Reglas de conversión. Si la verificación no produce errores, el icono Estado de la plantilla aparecerá verde, y la plantilla se activará en el sistema. Si se detectan errores, el icono aparece rojo, y se muestran mensajes de error en la región de mensajes en la parte inferior de la pantalla. c. Seleccione el formato del archivo de datos de nómina de destino (salida) en el campo Formato de archivo de destino. Hay dos opciones posibles: ● Convertir datos de nómina XML en formato Excel A partir de la parametrización estándar para este campo, Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, se crea el archivo de salida XML estándar y un archivo Excel. De acuerdo con las reglas definidas en las plantillas de conversión XSLT que se implementan en esta actividad, el archivo Excel sólo contiene los datos de nómina necesarios. Por ejemplo, en el proceso de conversión XSLT, se determina que el código de sexo para un empleado sea una palabra. ● d. Convertir datos de nómina XML en formato XML modificado Si selecciona Archivo XML, de acuerdo con las reglas definidas en las plantillas de conversión XSLT que se implementan en esta actividad, el sistema crea el archivo de salida XML estándar y un archivo XML corregido, que contiene sólo los datos de nómina necesarios, en formato XML. Por ejemplo, en el proceso de conversión XSLT, se determina que el valor Separado (estado civil) se convierta en el valor Soltero. Haga clic en Grabar . Eliminar un archivo XSLT a. Seleccione una plantilla existente de la lista Reglas de conversión y haga clic en Eliminar . b. Haga clic en Grabar . La plantilla se elimina del sistema ByDesign y no se aplicará durante el proceso de creación de archivos de datos. Sustituir un archivo XSLT a. Seleccione una plantilla existente de la lista Reglas de conversión y haga clic en Sustituir . b. Haga clic en Explorar y seleccione la plantilla de conversión XSLT de sustitución. Si es necesario, añada comentarios opcionales. c. Haga clic en OK . El sistema ejecuta una verificación de sintaxis en la plantilla de sustitución, la carga en la lista Reglas de conversión y elimina la plantilla original de la lista. El procedimiento de verificación es exactamente igual al que se emplea para añadir una plantilla nueva. El archivo de sustitución conserva el Título de documento de la plantilla sustituida. d. Haga clic en Grabar . Descargar un archivo XSLT a. Seleccione una plantilla existente de la lista Reglas de conversión y haga clic en Descargar . El Nombre de archivo de la plantilla que desea descargar aparece en el cuadro Diálogo de acción. b. Haga clic en Descargar y proporcione un nombre de archivo y la ubicación donde desea grabar la plantilla. Haga clic en Grabar en la ventana de diálogo Grabar como. El cuadro Diálogo de acción vuelve a aparecer con el nombre de archivo introducido en el campo Archivo. c. Haga clic en OK para descargar la plantilla en la ubicación seleccionada. Verificar un archivo XSLT Seleccione una plantilla existente de la lista Reglas de conversión y haga clic en Verificar . El sistema realiza una verificación de sintaxis en el archivo seleccionado. Si la verificación no produce errores, el icono Estado de la plantilla aparecerá verde, y la plantilla se activará en el sistema. Si se detectan errores, el icono aparece rojo, y se muestran mensajes de error en la región de mensajes en la parte inferior de la pantalla. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 175 Esta función también es útil para reproducir mensajes de error manualmente durante la corrección de errores en las plantillas existentes o recién actualizadas. Durante la creación de archivos de datos, se aplican todas las plantillas de conversión XSLT activas (indicadas con el icono Estado en verde). Esto significa que cada plantilla XSLT activa de la lista Reglas de conversión generará su propio archivo de salida. Por ejemplo, actualmente tiene tres plantillas activadas en la lista y ha fijado el campo Formato de archivo de destino en Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel. Si crea un nuevo archivo de datos para un grupo de nómina determinado, el sistema producirá cuatro archivos de salida: el archivo XML estándar y tres archivos Excel. Resultado Corrigió correctamente las plantillas de conversión XSLT existentes o las sustituyó por sus propias versiones adaptadas para el proceso de nómina particular y los requisitos del procesador de nóminas. La lista Reglas de conversión ahora contiene todas las plantillas de conversión que se aplicarán durante la etapa Crear archivo de datos del proceso de nómina. Nuevas mejoras o desarrollos de nómina pueden requerir que sustituya los archivos de plantilla XML o XSLT existentes. El proceso para esta sustitución difiere en lo siguiente: ● Los archivos XML serán sustituidos automáticamente con una actualización de software dedicada de SAP ● Debe sustituir las plantillas de conversión XSLT manualmente. Navegue hasta la ubicación Business Center de SAP para soluciones On-Demand especificada en este documento y descargue la versión más nueva de la plantilla. A continuación, sustituya los archivos con la tarea regular de nómina Ajustar reglas de conversión. Consulte también Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo [página 164] Crear un archivo de datos de nómina XML [página 417] Procesamiento de nómina China: Especificación de ficheros de nóminas XML [página 241] Procesamiento de nómina Francia: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 258] Procesamiento de nómina GB: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 277] Procesamiento de nómina India: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 329] Procesamiento de nómina Suiza: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 356] Procesamiento de nómina Austria: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 207] Procesamiento de nómina Canadá: Especificaciones de ficheros de nóminas XML [página 224] 176 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 6.4 Vista Ejecución de cálculo de nómina 6.4.1 Entorno empresarial 6.4.1.1 Trabajar con instantáneas Resumen Para cada ciclo de cálculo de nómina debe crear una instantánea de los datos de nómina de cada grupo de nómina para el que desea ejecutar el cálculo de nómina. La instantánea recopila automáticamente la información relevante de todos los empleados incluidos en el grupo de nómina. La ejecución de cálculo de nómina se basa en el estado de datos de nómina reflejados en la instantánea. Puede verificar el Estado de instantánea del registro de datos de nómina de todos los empleados en el sistema y actualizar una instantánea para aceptar las modificaciones de datos que ha realizado al corregir los archivos de un empleado. También puede excluir o incluir manualmente cualquier registro al actualizar una instantánea. Características Desde la instantánea, se generan archivos de datos de nómina que cumplen los requisitos del proveedor de servicios de nómina cuyos servicios está utilizando. Los archivos se transmiten al proveedor de servicios de nómina para procesar la nómina. Por tanto, debe revisar cada instantánea para asegurarse de que todos los registros de datos incluidos están exentos de errores. Utilice el editor Instantánea y Detalles de instantánea para revisar las instantáneas. En caso de error, que debe corregir en los expedientes de personal y en los archivos de tiempos o remuneración, debe actualizar la instantánea. Las tareas principales al trabajar con instantáneas están descritas abajo: Creación de una instantánea Puede crear una instantánea de datos de nómina para un grupo de nómina seleccionado en la vista Ejecución de nómina. Si genera una instantánea por primera vez en el sistema, incluirá datos que ya están contenidos en el sistema. Es posible que los datos existentes sobrescriban los datos nuevos relacionados con el período de cálculo de nómina actual si se recopila en la instantánea inicial. Para evitar esto, es recomendable procesar un período de cálculo de nómina "inicial" que sea al menos un período de cálculo de nómina anterior al primer período de cálculo de nómina productivo. No es necesario enviar la instantánea que se genera en el período de cálculo de nómina "inicial" al proveedor de servicios de nómina ya que se presupone que el proveedor ya posee estos datos. Una vez cerrado el período de cálculo de nómina "inicial", desde este momento sólo se extraerán los datos modificados en la instantánea. Verificación de errores Utilice el enlace Visualizar datos de proceso de nómina para revisar el estado de instantánea de cualquier registro de datos de empleado incluido en una instantánea seleccionada. En caso de errores, deberá corregirlos en el expediente de personal, archivo de tiempos o de remuneración del empleado. Por defecto, todos los registros exentos de errores en una instantánea existente tienen el estado Excluido. Esto significa que los registros no están SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 177 actualizados cuando se actualiza la instantánea. Por el contrario, los registros con errores tienen el estado Incluido, de manera que se seleccionan cuando se actualiza la instantánea, una vez corregidos los errores. Sin embargo, puede incluir o excluir manualmente cualquier registro si así lo necesita. Para una instantánea seleccionada, el editor Detalles de instantánea visualiza todos los empleados que deben procesarse en el período de cálculo de nómina indicado. La lista de registros se genera según el grupo de nómina para el cual se ha creado la instantánea. Por defecto, se visualiza la lista de todos los empleados incluidos. Es posible verificar específicamente los empleados de nueva contratación o los transferidos, o los empleados afectados por rescisión de contrato y despido. Utilice el editor de Detalles de instantánea para abrir los expedientes de personal, los archivos de tiempos o remuneración si existen errores que deban ser corregidos o si requiere verificar información. Actualizar una instantánea Desde la vista Ejecución de nómina puede actualizar una instantánea seleccionada. Así mismo, es posible utilizar el editor Detalles de instantánea para actualizar una instantánea seleccionada. 1. Seleccione el grupo de nómina para el cual desea actualizar la instantánea, a continuación haga clic en Actualizar instantánea para abrir el editor Actualizar instantánea. 2. Incluya o excluya manualmente los registros de empleado de la instantánea según sea necesario. Por defecto, todos los registros de datos de nómina de empleado que no tengan errores en la instantánea previa tienen el estado Excluir. La idea es que los empleados exentos de errores no se vean afectados por la actualización de la instantánea. Si desea actualizar registros para un empleado que no tiene errores, debe incluir manualmente registros de empleado para la ejecución de la actualización. 3. Haga clic en Actualizar instantánea para actualizar todos los registros con estado Incluido. Resultado: La instantánea se actualiza y los datos de nómina para todos los registros de empleados con estado Incluido ya están actualizados. Crear archivos de datos o enviar datos Una vez que se haya revisado la instantánea y se haya verificado que está exenta de errores, se puede transmitir los datos de nómina al proveedor de servicios de nómina. En función del tipo de comunicación, puede crear archivos de datos que deben cargarse al sistema del proveedor o puede transmitir los datos de nómina de forma directa. Tanto el editor Crear archivo de datos como el editor Enviar datos, enumeran los registros de datos de nómina incluidos en la instantánea. Por defecto, todos los registros exentos de errores tienen el estado Incluido. Los registros que contienen errores tienen el estado Excluido. No obstante, puede incluir o excluir manualmente cualquier registro al crear los archivos de datos de nómina o al enviar los datos de nómina. Restricciones No es posible editar directamente los datos de nómina de empleado en el editor Detalles de instantánea o en el editor Actualizar instantánea. Debe navegar hasta el expediente de personal, el archivo de tiempos y el archivo de remuneración para efectuar allí los cambios necesarios. 178 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 6.4.1.2 Subvista Datos de proceso de cálculo de nómina Resumen Esta subvista dentro del procesamiento de nómina Ejecución de nómina le permite verificar los datos de la instantánea de nómina para el período de cálculo de nómina actual y corregir cualquier error antes de transmitir estos datos al proveedor de servicios de nómina. Requisitos previos La instantánea de nómina ya está generada para el período de cálculo de nómina relevante. Puede acceder a la instantánea de nómina desde dos ubicaciones del sistema: 1. Abra la tarea Instantánea creada sin errores en la vista Tareas del Procesamiento de nómina. 2. Haga clic en el enlace Vista Datos de proceso de cálculo de nómina en la vista Ejecución de nómina del Procesamiento de nómina. Tareas principales Los datos del proceso de instantánea de nómina disponibles en esta subvista y las tareas que puede realizar utilizando esta función están descritas a continuación: La subvista está dividida en dos fichas principales: General General resume los totales del grupo de nómina. Se muestra un recuento de empleados por estado de instantánea y categoría administrativa. También se proporciona un recuento para cada evento principal de Ciclo de vida de empleado [página 18] que está incluido, como un nuevo contrato o transferencia. Los importes de pago y las horas de la instantánea actual son totalizadas parcialmente por componente de remuneración. Además, la misma información se proporciona para el período de cálculo de nómina previo, de forma que pueda comparar rápidamente el período actual con los resultados previos para comprobar cualquier posible error. Datos de empleado Datos de empleado consta de las siguientes seis fichas de segundo nivel: ● Todos los empleados Lista a todos los empleados incluidos en la instantánea de nómina con los errores que ha generado el sistema durante la creación de la instantánea. Los indicadores de semáforo le permiten identificar rápidamente problemas con un empleado en la instantánea. Utilice esta vista para navegar desde un mensaje de error al archivo de empleado relevante donde puede visualizar los datos maestros del empleado original y corregir el error si es necesario. Si ha modificado el ID de empleado en el proveedor de servicios de nómina para algún empleado incluido en la instantánea, donde dicho empleado ya exista (esté duplicado) en el sistema del proveedor, una verificación de consistencia generará un mensaje de error que se visualizará en la siguiente subvista: ID de empleado en el proveedor modificado tras su replicación en el sistema del proveedor. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 179 ● Modificaciones de datos La ficha Modificaciones de datos proporciona un listado de modificaciones realizadas en los datos maestros de empleado dentro del grupo de nómina desde el último período de cálculo de nómina. Las modificaciones están agrupadas por tipo. Para cada empleado en lista se proporciona un resumen de la modificación. La subvista también permite al usuario navegar a un archivo de empleado para obtener más información acerca de la modificación. ● Ingresos Revise las horas y los importes de pago brutos previstos por empleado y componente de remuneración. ● Retenciones Se muestran todas las deducciones del pago a empleados en el período de nómina actual, incluidos el Componente de remuneración y los Tipos de pago de proveedor relevantes. ● Absentismos Se muestran todos los absentismos de los empleados en el período de nómina actual, incluidos los Tipo de tiempos de empleado y el Tipo de tiempo de proveedor relevantes. ● Gastos de viaje Se muestran todos los pagos por gastos de viajes que haya recibido el empleado en el período de nómina actual, incluidos los ID de informe de gastos y el Grupo de gastos relevantes. Cómo utilizar esta subvista A continuación, se describen tres casos de utilización simples para ilustrar cómo se puede utilizar las funciones proporcionadas en esta subvista para el procesamiento de nómina: a. ¿Existe un número de empleados con errores en la instantánea? ¿Cómo averiguo quiénes son estos empleados y veo más detalles acerca de los errores? Abra Datos de empleado para identificar esos empleados con un estado de instantánea de color rojo y ver los detalles de los errores de dichos empleados. Para cada uno de los errores, utilice la información que se facilita en la columna Ubicación del error para navegar a los datos de empleado erróneos y efectuar las correcciones necesarias. b. Existe una discrepancia notable entre el salario base total de este período de cálculo de nómina comparado con el período de cálculo de nómina anterior. ¿Cómo puedo determinar qué causó esta discrepancia? Haga clic en Ingresos y seleccione cada empleado de forma individual para verificar si todos los empleados tienen tiempo completo (y otros datos relevantes para el cálculo de nómina) para el período de cálculo de nómina actual. c. ¿Cómo verifico que una modificación de deducción solicitada por un empleado se ha incluido en la instantánea de nómina? Haga clic en Modificaciones de datos , filtre por el empleado implicado y verifique si esta modificación está entre las modificaciones enumeradas. 180 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Ejemplo Después de haber creado una instantánea de nómina para el período de cálculo de nómina actual, Oliver Adams (administrador de nómina) abre la subvista Datos de proceso de cálculo de nómina para comprobar si la información de empleado no contiene errores y si el período total de cálculo de nómina se encuentra dentro de un intervalo de tolerancia aceptable. Pero Oliver nota que el recuento de Empleados con errores no es cero y que el total del período de nómina es 10.000 USD menos para el salario base que en el período anterior. Además utiliza las funciones disponibles en esta subvista para seguir investigando y realizar las correcciones necesarias en los datos del empleado en este período de cálculo de nómina. Primero Oliver hace clic en Todos los empleados para identificar aquellos empleados con un estado de instantánea rojo y visualizar detalles de los errores por empleado. Ve que un empleado tiene un error en un ID de código bancario en otro pago. La información Ubicación del error muestra que está asociado con Administración de personal, y selecciona el pulsador Abrir expediente de personal para editar el expediente de personal del empleado. Aquí Oliver navega a la ficha Asignación de pago y corrige el ID de código bancario. Después de realizar la corrección y grabar los cambios, el sistema vuelve a la subvista Datos de proceso de cálculo de nómina donde el usuario sigue corrigiendo los errores restantes de los datos de empleados. Después, Oliver comprueba por qué el total del período de cálculo de nómina normal es menos del esperado comparado con el período anterior. Para hacerlo hace clic en Ingresos y selecciona cada empleado para identificar si algún empleado no tiene datos de tiempo para el período de cálculo de nómina actual o faltan algunas entradas de tiempo. Oliver descubre que a todos los empleados del mismo departamento les falta los datos de tiempo y selecciona Abrir archivo de tiempos para cada empleado afectado e introduce estos datos que faltan relevantes para el cálculo de nómina. Además, le han notificado un cambio en un importe de deducción de donación de un empleado. Para comprobar esta modificación, hace clic en Modificaciones de datos , filtra la lista para seleccionar el empleado y comprueba si esta modificación está entre las modificaciones de remuneración enumeradas. Para asegurarse que la modificación ha sido realizada según la notificación del empleado, Oliver también selecciona Archivo de remuneración para comprobar si es correcto el importe de deducción. Se da cuenta de que el importe no es el que el empleado había solicitado y realiza la modificación necesaria en el Archivo de remuneración del empleado y graba los datos. Al cerrar el archivo, el sistema vuelve a la subvista Datos de proceso de cálculo de nómina. Después de realizar todas las actividades descritas, Oliver crea una nueva instantánea de nómina para los empleados cuyos datos se han actualizado. Selecciona Actualizar instantánea en la subvista Datos de proceso de cálculo de nómina y verifica que los datos ahora son correctos. En una última etapa, selecciona Crear archivo de datos en esta vista para producir un nuevo archivo para la transmisión al proveedor de servicios de nómina. Consulte también Trabajar con instantáneas [página 177] Resolver errores de datos de empleado en procesamiento de nómina basado en archivos [página 184] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 181 6.4.1.3 Uso del log de aplicación de cálculo de nómina Resumen Como un administrador de la nómina, el sistema ejecuta en el proceso de fondo ciertas etapas discretas de cualquier proceso de cálculo de nómina que inicie. Estas etapas se denominan ejecuciones de datos en masa (MDRs). El proceso de nómina se basa en estas ejecuciones. Resumen genérico & Ejecución de datos en masa Los usuarios crean y planifican las ejecuciones de datos en masa (EsDM) y el sistema las ejecuta. Dentro de la vista desde la que se inicia el proceso, el usuario no recibe ningún feedback directo excepto el estado de éxito del proceso. Puede verificar los resultados de cualquier ejecución de datos en masa finalizada en el registro de aplicación una vez haya finalizado la ejecución. Este registro le permite trazar de nuevo las etapas de proceso y verificar errores, advertencias y mensajes. Los mensajes del registro de aplicación detallan la información específica de operación sobre los tiempos de inicio y fin de la ejecución, las etapas de proceso involucrados y el éxito de dichas etapas, y mensajes con detalles de los resultados. Cada ejecución de una ejecución de datos en masa genera un registro de aplicación con un único ID de registro de la aplicación. Una vez se han contabilizado las posiciones de registro en el registro de aplicación, el usuario no puede borrarlas ni actualizarlas. Algunos registros de aplicación, si no hay ninguna disposición legal que deba conservarse, se borrar automáticamente según las reglas definidas en el sistema. Específicos de nómina Como un administrador de la nómina, el sistema ejecuta en el proceso de fondo ciertas etapas discretas de cualquier proceso de cálculo de nómina que inicie. Éstos son: ● Preparación de datos* ● Verificación de consistencia* ● Réplica de datos / creación de archivo de datos ● Cerrar período de pago *Estas dos etapas se combinan en las actividades Crear instantánea y Actualizar instantánea , con acceso desde la vista del proceso de cálculo de nómina Ejecución de nómina . Para las etapas manuales no ejecutadas en el proceso de fondo, no se usa un objeto EDM y, por consiguiente, no existe ningún log de aplicación. Para cada etapa individual del proceso de cálculo de nóminas en el proceso de fondo, se procesan los datos específicos del empleado para todos los empleados que pertenezcan a un proceso de cálculo de nómina en concreto. La ventaja de ejecutar el cálculo de nómina en el proceso de fondo es que su sistema no se bloquea durante la ejecución del cálculo de nómina. Puede iniciar una ejecución del cálculo de nómina para sus empleados en el proceso de fondo y mientras tanto continuar con sus otras tareas. Cuando finalice un paso discreto en la totalidad del proceso de cálculo de nómina, se crea una tarea siguiente para usted en la vista Proceso de cálculo de nómina Trabajo . Le informa del estado de la etapa del proceso de cálculo de nómina actual y le indica la próxima tarea que se llevará a cabo. El registro de aplicación le proporciona más detalles sobre cada etapa del proceso de cálculo de nómina ejecutado en el proceso de fondo. Sin este registro, no existe ninguna forma directa para que usted pueda saber qué ha ocurrido durante la ejecución de la etapa del proceso en cuestión o de verificar los errores en potencia. El registro le permite además visualizar rápidamente los resultados de las etapas del proceso de cálculo de nómina en el proceso de fondo, y le proporciona una visualización sólo de lectura de los datos derivados de la etapa actual del proceso de cálculo de nómina. No puede ejecutar ninguna actividad de cálculo de nómina desde el mismo registro. En su lugar, debe abrir la tarea asociada en la vista Trabajo y, en caso de error, navegar a la ubicación del centro de trabajo donde deben corregirse los errores. Para los errores incluidos en el registro donde ninguna tarea asociada a la Gestión de tareas empresariales va dirigida al administrador autorizado, debe reiniciar el paso en cuestión del proceso de cálculo de nóminas. Si el error todavía persiste, debe informar un incidente para obtener mayor asistencia. 182 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Cada instancia del registro de aplicación consta de tres secciones diferentes que agrupan el mensaje enviado al propio registro. ● Resumen: Visualiza una agregación de los datos transferidos en la etapa de nómina en la secciónResultados ● Parametrizaciones: Contiene información sobre los parámetros y parametrizaciones del objeto empresarial en el sistema back end: parámetros de registro (parámetros de ejecución EDM), criterios de selección usados para crear los datos de registro (ejecutan la EDM) y cualquier dato relevante derivado de las parametrizaciones de configuración. ● Resultado: Proporciona información detallada y el estado de la etapa del proceso de cálculo de nómina, incluyendo cualquier mensaje de error generado durante la ejecución. Características A continuación se describen las principales secciones del log de aplicación descrito. Puede exportar los mensajes de registro en formato excel desde cualquiera de estas secciones: Resumen Esta sección del resumen proporciona un estado general de la etapa del proceso de cálculo de nóminas y además muestra el número de empleados ejecutados con éxito en la etapa de nómina y el número de empleados con errores o advertencias. También puede visualizar el iniciador de la etapa del proceso y las horas de inicio/fin. La áreaMensajes resumen proporciona información adicional del mensaje y el estado individual por mensaje. Los mensajes proporcionan un resumen de los tipos de documentos comerciales que se desencadenaron durante la ejecución y el estado resultante de dichas acciones. El estado del mensaje se indica mediante un semáforo (icono): verde para éxito, amarillo para advertencia y rojo para un error. Parametrizaciones Esta sección visualiza el parámetro relevante (código de clase de la etapa del proceso de cálculo de nómina) utilizado en la ejecución de la etapa. Este parámetro especifica la etapa precisa del proceso de cálculo de nóminas que el proceso de fondo EDM ejecuta. Por ejemplo, una verificación de consistencia, réplica de datos o una etapa de depuración. Puede revisar estas parametrizaciones para asegurar que la ejecución incluye todos los objetos comerciales deseados. También puede visualizar el criterio de selección de empleados utilizado para procesar esta etapa de nómina. El criterio de selección es ID del proceso de cálculo de nóminas. Detalles (información general) La vista Resultados contiene una lista global de todos los mensajes y sus estados recogidos durante el proceso o la ejecución de datos en masa. Cada mensaje contiene información acerca de una acción realizada, y el icono del semáforo del estado del mensaje indica si la acción se ha realizado con éxito o no. Según la ejecución de datos en masa, puede que sea capaz de desglosar información detallada acerca de cada etapa del proceso, por ejemplo, los IDs de los documentos comerciales y los componentes. Puede utilizar estos mensajes para identificar la causa de un error específico en la ejecución y actuar en consecuencia. Detalles (Específicos de nómina) En Detalles de ejecución, puede visualizar una lista completa del número de identificación de los empleados junto con un estado de la ejecución para cada empleado incluido en esta etapa del proceso de cálculo de nóminas. De nuevo, el semáforo denota el estado de la ejecución. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 183 Crear la instantánea de nómina, corregir los errores de los empleados y verificar los resultados finales utilizando el registro de aplicación 1. Como administrador de nómina, Oliver Adams inicia la creación de la instantánea de nómina para un grupo de cálculo de nómina de empleados AK3, que representa los empleados asalariados mensualmente de Akron Heating de la sede social en EE.UU. La instantánea se crea con una cantidad de errores. Se alerta a Oliver de la salida de esta creación de instantánea mediante la tarea empresarial Instantánea creada con errores en la vista del proceso de cálculo de nómina Trabajo . 2. Oliver abre la tarea y navega a los archivos de nómina de los empleados con errores y corrige los datos maestros incorrectos. 3. En la vista Ejecución del cálculo de nómina , Oliver vuelve a generar una instantánea y abre el registro de aplicación para verificar los resultados de la instantánea generada. 4. Como el registro confirma todos los empleados incluidos en la instantánea con error, Oliver inicia la etapa siguiente del proceso de cálculo de nóminas. Esto es la creación de los archivos de datos de nómina que posteriormente se envía al proveedor de servicios de nómina. Si las etapas de nómina dadas se ejecutan correctamente, la etapa siguiente en el proceso de cálculo de nóminas se inicia automáticamente. Si no acontecen errores, no hay necesidad de verificar el registro de aplicación. Los errores en el registro no son iguales a los que se generan mientras se ejecuta la aplicación. Los errores de los registros de aplicación son errores técnicos, como un error en la ejecución de una acción, donde un ID de nodo de un objeto comercial no es válido en el sistema, un nodo de un objeto comercial está bloqueado, o cualquier otro problema con los parámetros técnicos. Siempre que se generan errores técnicos, la etapa de nómina en concreto se cancela por la EDM y usted, como administrados de nómina, recibe una tarea empresarial que le informa del error y le permite corregirlo. De lo contrario, un error en la verificación de consistencia es un error específico de aplicación y no un error técnico. En este caso, la acción ejecutada durante la etapa del proceso de cálculo de nóminas y la grabación posterior se ejecutan correctamente y todas las entradas asociadas en el registro de aplicación tendrán un indicador rojo. No obstante, no se visualizan en el log estos errores de aplicación. El log solo muestra errores técnicos. Las tareas empresariales separadas se envían al administrador autorizado cuando el sistema genera errores específicos de los datos de aplicación. Consulte también Ejecuciones de datos en masa (EsDM) Gestión de tareas empresariales 6.4.1.4 Resolver errores de datos de empleado en procesamiento de nómina basado en archivos Resumen La exactitud y la integridad de los datos de empleado son componentes críticos del proceso global de cálculo de nómina en el sistema. Como ByDesign es el sistema de registro de los datos maestros de empleado y los datos de pago, los errores en estos datos deben resolverse en el sistema antes de que los datos se transmitan al proveedor de nómina. Como administrador de nómina puede utilizar las herramientas y las tareas empresariales 184 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina proporcionadas dentro de los centros de trabajo Recursos humanos para acceder y corregir los errores en los datos de empleado. Este documento proporciona más información sobre errores que pueden ocurrir si se usa un proceso de cálculo de nómina basado en ficheros y una ayuda sobre como abordar este tipo de errores. Para obtener más información acerca del procesamiento de nómina basado en archivos en el sistema ByDesign, consulte aquí [página 164]. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Debe configurar su sistema para el procesamiento de nómina utilizando un proceso de descarga basado en archivo para su país seleccionado. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Integración de nómina y conteste las preguntas relacionadas con la integración de nómina preferida para el país seleccionado. Características Las siguientes secciones describen los errores más comunes que se pueden producir durante el procesamiento de nómina basado en archivos en el sistema ByDesign: 1. Errores al crear o actualizar la instantánea de nómina La instantánea de nómina recopila todos los datos de nómina de empleado para el grupo y período seleccionados y los prepara para que el proveedor de servicios de nómina los procese. Como Administrador de nómina, ejecute el proceso de creación de instantáneas en la vista Ejecución de nómina, en Procesamiento de nómina. Si se producen errores de datos durante la creación de la instantánea, las tareas empresariales se generan en la vista Trabajo, en Procesamiento de nómina. Puede resolver los errores si se ocupa de las tareas creadas por el sistema ByDesign. A continuación se proporciona un resumen de las tareas de error de instantánea: ● Error de datos de Administración de personal Los datos suministrados a Procesamiento de nómina desde Administración de personal pueden contener errores que se detectan durante la creación de la instantánea. La siguiente lista proporciona ejemplos de los datos necesarios para la instantánea, verificados por el sistema y enviados por Administración de personal: ○ Establecimiento permanente ○ Centro de coste ○ Fecha de nacimiento ○ Nacionalidad ○ Número de cuenta bancaria y número de enrutamiento bancario para pago principal ○ Número de cuenta bancaria y número de enrutamiento bancario para pago adicional SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 185 ○ La fecha de inicio del empleado es principio de mes ○ La fecha de contratación del empleado tiene que ser consistente con otras fechas clave, como la fecha de inicio del contrato laboral y la fecha de nacimiento. ○ Código del estado civil del empleado ○ Código de sexo del empleado ○ Dirección particular del empleado para el período de cálculo de nómina actual También hay verificaciones específicas de Estados Unidos y Alemania, que el sistema efectúa a los datos proporcionados por Administración de personal: Verificaciones específicas de Estados Unidos ● Número de afiliación a la seguridad social de empleado ● Estado de trabajo del período de nómina actual ● Estado de desempleo del período de nómina actual ● Estado de dirección (código de región) del período de nómina actual ● Número de identificación fiscal federal ● Datos de acuerdo fiscal federal de empleado ● ID específico de proveedor de servicios de nómina para autoridad fiscal (con ID interno) ● Destino de utilización contiene información de pago ● Modalidad de pago para pago principal ● Modalidad de pago para pago adicional Verificaciones específicas de Alemania ● Tratamiento de empleado ● ID de central de fondo de seguridad social ● ID de central de fondo de seguridad social adicional ● Datos de seguridad social de empleado ● Datos de seguro legal ● Detalles de cartilla de impuestos ● Detalles de impuestos adicionales En esta situación se crea una tarea empresarial que le permite corregir los errores de entrada de Administración de personal. Para obtener más información, consulte Solucionar error en datos de Administración de personal para grupo de nómina < > y período de nómina < >. ● Error de datos de Administración de tiempos Los datos suministrados a Procesamiento de nómina desde Administración de tiempos pueden contener errores que se detectan durante la creación de la instantánea. Por ejemplo, el sistema verifica si se suministraron los valores del horario de trabajo promedio para el período de nómina. En esta situación se crea una tarea empresarial que le permite corregir los errores. Para obtener más información, consulte Solucionar error en datos de Tiempos de personal para grupo de nómina < > y período de nómina < >. ● Error en Datos de remuneración Los datos suministrados a Procesamiento de nómina desde Remuneración pueden contener errores que se detectan durante la creación de la instantánea. Por ejemplo, el sistema verifica si los componentes de remuneración suministrados son consistentes con los datos de nómina del empleado, si se proporcionaron todos los IDs de componentes de remuneración necesarios y si todos los componentes tienen un importe correspondiente para la inclusión en la nómina. 186 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina En esta situación se crea una tarea empresarial que le permite corregir los errores. Para obtener más información, consulte Solucionar error en Datos de remuneración para grupo de nómina < > y período de nómina < >. ● Error de creación o actualización de instantánea (datos empresariales) Las verificaciones de consistencia en los datos de instantánea pueden detectar errores. En esta situación, se crea la instantánea pero hay una cantidad de errores que el administrador de nómina debe corregir antes de crear el archivo de datos de nómina. Para obtener más información, consulte: Instantánea creada con errores para el grupo de nómina < > y el período de nómina < >. ● Error (técnico) de instantánea Una instantánea puede, por motivos técnicos, no crearse o recrearse correctamente. Esta tarea se genera cuando el sistema ByDesign finaliza el proceso de generación de instantánea. Para obtener más información, consulte: Error al crear instantánea para el grupo de nómina < > y el período de nómina < >. 2. Errores al crear archivo de datos de nómina XML Si por motivos técnicos se produce un error durante la creación de archivos de datos de nómina XML, el sistema ByDesign genera una tarea empresarial para informar al administrador de nómina que debe iniciar un incidente para obtener ayuda de los especialistas de SAP. Para obtener más información, consulte Error al crear archivos de datos para grupo de nómina < > y período de nómina < >. 3. Errores resueltos mediante la sincronización de datos en los sistemas del proveedor de servicios de nómina y ByDesign Si no encuentra errores en el proceso de nómina o no puede resolverlos, puede sincronizar manualmente todos los datos en el sistema del proveedor de servicios de nómina y en ByDesign, en la vista Tareas frecuentes, en Procesamiento de nómina. La sincronización de datos es el último recurso antes de informar un incidente para obtener soporte de SAP. Consulte también Resolver un problema o informar de un incidente 6.4.1.5 Notificación de informe de gastos para procesamiento de cálculo de nómina Resumen Los empleados generan gastos como parte de su trabajo diario, algunos de los cuales los reembolsa la empresa. Algunos de los reembolsos que se dan a los empleados por gastos que han corrido a su cargo en nombre de la empresa están sujetos a impuestos. La información sobre el cálculo del pago de los gastos hecho en Gestión de gastos y reembolsos (GGR) debe enviarse a Procesamiento de nómina para asegurarse de que todos los gastos relevantes para impuestos se remiten a las autoridades fiscales apropiadas para el trabajador afectado y de que el impuesto relacionado con los gastos se deducen del empleado donde sea necesario. La notificación de los gastos relevantes para la nómina hechos desde Gestión de gastos y reembolsos para Procesamiento de nómina existe de dos maneras diferentes: ● Notificación a Procesamiento de nómina sobre los resultados de liquidación del informe de gastos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 187 ● Notificación a Procesamiento de nómina sobre la cancelación de los resultados de liquidación del informe de gastos Relevancia La transmisión de los impuestos relacionados con los gastos de la gestión de gastos y reembolsos al procesamiento de nómina es relevante en todos los países en los que el pago de gastos a los empleados se hace fuera de nómina, pero donde: ● Se requiere informar de los gastos a las autoridades fiscales. ● El impuesto se completa en una proporción de los gastos pagados que deben procesarse a través de Nómina. Sólo para Alemania, uno de los cuatro modelos siguientes puede aplicarse para la gestión de gastos y de tasación. Los datos enviados a Procesamiento de nómina desde Gestión de gastos y reembolsos permite que se calculen correctamente los impuestos en cada uno de los modelos siguientes: 1. El empleado recibe sólo los gastos por dieta legal: 24,00 EUR. No hay que pagar impuestos, pero la información se envía a nómina con fines informativos. 2. El trabajador percibe los gastos de cargo del empresario, sobre la tasa fiscal. La cuota imponible notificada a Procesamiento de nómina representa el delta entre la tasa de reembolso fiscal y la tasa de reembolso específica de la empresa. Nómina calcula el vencimiento de impuesto basado en el importe delta con las tasas relacionadas con el gasto actual que ha pagado el empleado dependiendo de su tipo impositivo progresivo. 3. El trabajador percibe los gastos de cargo del empresario, sobre la tasa fiscal. El empleado opta a un acuerdo de valor global y paga una tasa fija del 25% sobre el importe delta descrito anteriormente. 4. El trabajador percibe los gastos de cargo del empresario, sobre la tasa fiscal. El acuerdo de valor global del empleado está activo donde la empresa paga una tasa global del 25% de este importe delta. Requisitos previos La interacción entre Gestión de gastos y reembolsos y Procesamiento de nómina se activa automáticamenre en la definición del alcance cuando se seleccionan Finanzas y Recursos humanos con Procesamiento de nómina. Si no se implementa el Procesamiento de nómina en el sistema, se tiene que ejecutar un informe para catalogar los datos fiscales relevantes para la nómina de la Gestión de gastos y reembolsos que tienen que introducirse en Nómina mediante una operación manual. Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La interacción entre Gestión de gastos y reembolsos y el Tratamiento del cálculo de nómina está activada en la configuración de solución propia. Para encontrar la opción empresarial correspondiente, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se seleccione Gestión de gastos y reembolsos en la Gestión de flujo de caja y también Tratamiento del cálculo de nómina en Recursos Humanos. 188 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Flujo de proceso Notificación a Procesamiento de nómina sobre los resultados de liquidación del informe de gastos El proceso de notificación se trata de la forma siguiente: 1. Un empleado ha creado un informe de gastos con Autoservicio de empleado y, en consecuencia, el responsable le ha asignado el estado Aprobado. 2. Este hecho inicia una transferencia automática de la Gestión de gastos y reembolsos al Procesamiento de nómina de datos fiscales relevantes para la nómina del informe de gastos en forma de códigos de grupo de gastos. 3. El proveedor de servicios de nómina ejecuta la nómina del empleado que incluye los datos fiscales relevantes para la nómina de la Gestión de gastos y reembolsos (convertidos en tipos de pago específicos del proveedor). Resultado: Todos los gastos se incluyen en el fichero de datos enviado al proveedor de servicios de nómina, que aseguran que el cálculo de impuestos es correcto. El reembolso de pagos a los empleados se realiza en Finanzas, no en Procesamiento de nómina. Los datos relacionados con los gastos recibidos en Nómina desde Gestión de gastos y reembolsos son necesarios sólo como un elemento de determinación del tipo impositivo progresivo del empleado y con un fin informativo. Notificación a Procesamiento de nómina sobre la cancelación de los resultados de liquidación del informe de gastos La notificación de cancelación se trata de la forma siguiente: 1. A un informe de gastos aprobado previamente, el responsable de gastos le asigna ahora el estado Cancelado. 2. Esto inicia una notificación de sistema automática de Gestión de gastos y reembolsos a Procesamiento de nómina informando de que deben eliminarse de la nómina los datos de impuestos relevantes para la nómina que se han transmitido previamente. 3. El proveedor de servicios de nómina realiza un cálculo retroactivo que anula los cálculos previos relativos a los gastos en el sistema de cálculo de nómina del proveedor mencionado. Resultado: Todos los datos de gastos incluidos previamente en la ejecución de nómina en el proveedor de servicios de nómina y anulados ahora en el sistema ByDesign se eliminan. Consulte también Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo [página 164] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 189 6.4.1.6 Transmisión de resultados del cálculo de nómina a contabilidad Resumen Los resultados del cálculo de nómina relevantes para la contabilidad generados por una ejecución de nómina deben ser contabilizados manualmente en la Contabilidad del sistema ByDesign. Dentro de este proceso, el administrador del cálculo de nómina garantiza que el Departamento de contabilidad recibe los datos en el formato adecuado para la contabilización y con el detalle necesario. Este documento describe cómo el administrador del cálculo de nómina trata los datos de contabilización del asiento contable generados a partir de los resultados del cálculo de nómina, cómo se cargan en el libro mayor y cómo se contabilizan en dichas cuentas de libro mayor en el centro de trabajo Libro mayor. Requisitos previos ● Se ha instalado el add-in predefinido SAP Microsoft Excel® requerido para transferir los resultados del cálculo de nómina a Contabilidad. ● Las parametrizaciones del navegador de internet son correctas. El Flujo de procesos (abajo) contiene un enlace a información adicional sobre este requisito previo. ● Se han preparado los resultados del cálculo de nómina recibidos del proveedor del cálculo de nómina para asegurar que se ajustan completamente a la plantilla del add-in SAP Microsoft Excel® que se utilizará para contabilizar los resultados del cálculo de nómina en el centro de trabajo Libro mayor. En casos normales, los datos de nómina relevantes para la contabilidad en el sistema del proveedor de servicios de nómina se actualizan en un formato diferente al utilizado en el sistema ByDesign. Por eso, estos datos del proveedor deben asignarse a la información correspondiente en el sistema ByDesign. Esta es una condición previa para fines de contabilización y para la correcta asignación al centro de coste. Flujo de proceso Transferencia de los resultados del cálculo de nómina relevantes para la contabilidad en Contabilidad. 1. El proveedor de servicios de nómina ejecuta el cálculo de nómina para el período de nómina actual, graba los resultados de dicho cálculo en el sistema del proveedor y genera un fichero Microsoft Excel® que contiene los resultados del cálculo de nómina relevante para contabilidad para el período. 2. El proveedor envía el fichero excel del cálculo de nómina al administrador de nómina. 3. Como administrador de nómina, se abre la plantilla de excel predefinida, se accede al sistema ByDesign a través de la plantilla y se completa dicha plantilla con los datos de resultado del cálculo de nómina que se van a contabilizar. Al completar la plantilla del excel en este paso, se asignan los datos del resultado del cálculo de nómina desde el proveedor de la nómina hasta los formatos de contabilización requeridos por Contabilidad en el sistema ByDesign. 190 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 4. ● La plantilla excel de contabilización está disponible en el centro de trabajo Libro mayor. En la y seleccione Documentos de vista Documentos de asiento contable, haga clic en Nuevo asiento contable de Microsoft Excel®. ● La Contabilización de resultados del cálculo de nómina utilizando la carga de Excel [página 162] le proporciona información adicional en las características principales de la plantilla excel ByDesign, incluyendo un ejemplo. El administrador del cálculo de nómina contabiliza los datos de cálculo de nómina en el centro de trabajo Libro mayor utilizando el add-in Excel ByDesign. Para obtener más información acerca de la instalación, configuración y utilización de este add-in de plantilla Excel, consulte Cargar un documento de asiento contable Todos los datos de tipo de pago que reflejan resultados del cálculo de nómina brutos del empleado (sueldos/ salarios, pagos de primas, seguridad social del empleado/otras contribuciones etc.) se contabilizan en los correspondientes centros de coste como gastos del empleado. Todos los importes a transferir al empleado o deducciones realizadas del empleado (impuestos, seguridad social/seguro y otras posiciones) se contabilizan como obligaciones. 5. El sistema ByDesign verifica la corrección de los datos contables, asegurándose de que el total de los gastos sea igual al total de las obligaciones. 6. El administrador de la nómina informa al contable que los resultados del cálculo de nómina del período más reciente de la nómina se han contabilizado. 7. El contable verifica y aprueba la contabilización, según sea necesario. Dado que el contable realiza la contabilización real en el libro mayor, la separación necesaria de funciones entre el administrador de nómina y el contable se mantiene. Resumen/Resultado: Los resultados del cálculo de nómina del proveedor de la nómina se han contabilizado en el libro mayor por parte del administrador de la nómina, verificado por el sistema ByDesign y aprobado en Contabilidad. Variantes de proceso En función del sector empresarial, la ubicación y cualquier otro acuerdo local que tenga con su proveedor de servicios de nómina del lugar, y el departamento de contabilidad, el proceso de transferencia puede diferir. A continuación, se proporcionan tres ejemplos de los procesos alternativos para transferir resultados del cálculo de nómina relevante para la contabilidad desde el proveedor de servicios de nómina a Contabilidad: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 191 ● Ejemplo 1: El asesor fiscal (o proveedor de servicios de nómina) que ejecuta el cálculo de nómina, completa directamente la plantilla de contabilización de excel y la envía al usuario como administrador de servicios de nómina. Así, se lleva a cabo una verificación final de los datos antes de contabilizarlos en el libro mayor e informar de ello a Contabilidad. ● Ejemplo 2: Como administrador de servicios de nómina que ejecuta la nómina internamente, acceda al sistema de cálculo de nómina interno, complete el fichero excel directamente de los resultados del cálculo de nómina y contabilice los resultados del cálculo de nómina en el libro mayor. Por otro lado, se envía el fichero excel a Contabilidad para su contabilización posterior. ● Ejemplo 3: En su forma más simple, el proceso consiste en que el proveedor de servicios de nómina extraiga los resultados del cálculo de nómina relevantes para contabilidad en un fichero excel y los envíe al usuario como administrador de servicios de nómina. Se verifica el excel y se reenvía a Contabilidad para la contabilización manual. Por otro lado, el proveedor envía el fichero excel directamente a Contabilidad. En cualquier caso, la plantilla de contabilización del excel no se utiliza y Contabilidad debe asegurar que los resultados del cálculo de nómina se asignan y contabilizan en las cuentas de libro mayor correctas. 6.4.1.7 Procesamiento de nóminas para Australia: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar plantillas XSLT entregadas por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center de SAP ByDesign. Después de entrar al sistema, seleccione: Comunidad y, luego, Wiki. En la sección Superáreas de Intercambio de información de Wiki, haga clic en Gestión de Recursos humanos y desplácese hasta el final de la página. En Páginas subordinadas, haga doble clic en el enlace Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel en ByDesign, paquete de funciones 2.6. También puede descargar plantillas para releases anteriores abriendo la página subordinada relevante en Gestión de Recursos humanos. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 192 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <AU_EmployeePayrollInputCollection> y </AU_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nómina, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <AU_EmployeePayrollInputCollection> y </ AU_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <AT_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 193 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, ya que se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 5: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 194 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo(a) 4 = Divorciado(a) 5 = Separado(a) Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, AU se transfiere para Australia. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático Doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, AU se transfiere para Australia Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 195 3.4 ID de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de seguridad social <SocialInsuranceID> Tipo: Texto, longitud: 20 Gráfico: ID de seguridad social del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE40E7C11CBACD</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24109</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <SocialInsuranceID>123456</SocialInsuranceID> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3.5 Información de seguridad social del expediente de personal Datos de familia Campo ByDesign Etiqueta XML ID de seguridad social ID de miembro de familia Tipo: Texto, longitud: 20 <FamilyMemberBusinessPartnerUUID> Nombre del miembro de la familia Tipo de miembro Exclusión de tarjeta electrónica Contenido Tipo: Texto, longitud: 10 Sólo lectura (el usuario selecciona el ID primero) <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 <ECardContributionExcludedIndicator> 1. Hijo 2. Menor en guarda 3. Nieto Tipo: Casilla de selección, valor: Verdadero/ Falso Gráfico 2: Datos de familia del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode = “01”> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE4DF8F18CBACE</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> </ObjectNodeReference> 196 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <ValidityPeriod> <StartDate>2010-11-11</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-02e3-02dd-b8bd-b41e9510850d</ FamilyMemberBusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode>1</EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> <SocialInsuranceID>1254896344</SocialInsuranceID> <ECardContributionExcludedIndicator>true</ECardContributionExcludedIndicator> </EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData> Grupos de contribución de seguridad social Campo ByDesign Etiqueta XML Grupo de contribución Contenido <EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode> Tipo: Texto, longitud: 4 Ejemplo: ● 33 — Empleados asalariados mayores de 60 3.6 Información fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido EmployeeTaxationRuleCode <EmployeeTaxationRuleCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Gráfico 3: Información fiscal del expediente de personal <EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120151EE094F289D35FE333D4</ObjectID> <ObjectTypeCode>681</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>22095</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-02–01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeTaxationRuleCode>SI</EmployeeTaxationRuleCode> <EducationEmployeeTaxTypeCode>H</EducationEmployeeTaxTypeCode> <AdditionalTaxableIndicator>false</AdditionalTaxableIndicator> <DependantsNumberValue>1</DependantsNumberValue> <EmployeeTaxationExemptionMethodCode>1</EmployeeTaxationExemptionMethodCode> <TaxReductionAmount currencyCode="AUD">100.0</TaxReductionAmount> <TaxAmount currencyCode="AUD">0.0</TaxAmount> <CompanyDirectorIndicator>true</CompanyDirectorIndicator> <HELPoverpaymentAmount currencyCode="AUD">100.0</HELPoverpaymentAmount> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 197 <SFSSoverpaymentAmount currencyCode="AUD">0.0</SFSSoverpaymentAmount> </EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> Código de la regla de imposición Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido EmployeeTaxationRuleCode <EmployeeTaxationRuleCode> ● 0 Sin impuestos ● 1 Sin umbral libre de impuestos ● 2 Umbral libre de impuestos reclamado ● 3 No residentes ● 4 Escala de impuestos 1 con deuda SFSS acumulada ● 4A Sin TFN - Residentes ● 4B Sin TFN - No residentes ● 5 Impuesto Medicare completo reclamado ● 6 Impuesto Medicare parcial reclamado ● 7 Sin prima de vacaciones ● 8 Porcentaje fiscal fijo ● 9 Importe de impuesto fijo ● IS Jubilados aus. separados por enfermedad ● MC Jub. aus. - en pareja ● SI Jubilados australianos - solteros Código de tipo de impuesto de empleado para educación Campo ByDesign Etiqueta XML EducationEmployeeTaxTypeCode <EducationEmployeeTaxTypeCode> Contenido ● H Contribuciones HELP ● N Sin HELP/SFSS ● S Contribución SFSS ● X Contribuyente de HELP y SFSS Código de modalidad de exención fiscal de empleado Campo ByDesign 198 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina EmployeeTaxationExemptionMethodCode <EmployeeTaxationExemptionMethodCode> ● CD Ama de casa sin hijo/ estudiante dependiente ● CH Ama de casa con hijo/ama de casa ● FB Cónyuge, sin FTB parte B ● IR Pariente inválido ● PA Padre/madre suegro(a) ● RO Devolución otros ● SC Cónyuge + hijo/ estudiante ● SO Familia monoparental ● SP Cónyuge, sin hijo dependiente ● SZ Zona especial Código de ejemplo: CompensationComponentTaxationCategoryCode <EmployeeTaxArrangementIncomeTaxWithholdingVariation actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120151EE094F296A387A71440</ObjectID> <ObjectTypeCode>681</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>22093</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <CompensationComponentTaxationCategoryCode>01</CompensationComponentTaxationCategoryCode> <TaxRatePercent>10.0</TaxRatePercent> </EmployeeTaxArrangementIncomeTaxWithholdingVariation> Campo ByD Etiqueta XML Contenido CompensationComponentTaxationCategoryCode <CompensationComponentTaxationCategoryCode> – Número TFN Campo ByD Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 199 TFN <EmployeeTaxID schemeID> ● '000000000' Sin TFN ● '111111111' TFN solicitado ● '333333333' TFN menor de 18 ● '444444444' TFN pensión 3.7 Información de contrato de trabajo del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Permanente 2 = Temporal 3 = Ejecutivo 4 = Empleado en formación 5 = Estudiante que trabaja 6 = Jubilado Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Trabajador industrial con pago por hora 2 = Empleado asalariado 3 = Ejecutivo senior 4 = Trabajador industrial con pago por mes 3.8 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.9 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.10 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 200 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.11 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en Gestión de gastos y reembolsos <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en Gestión de <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD gastos y reembolsos Calculado en Gestión de <Amount> gastos y reembolsos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tipo: “EUR” © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 201 Derivado en Gestión de gastos y reembolsos <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolsos diarios por comidas libres de impuestos 02 = Reembolsos diarios por comidas sujetos a impuestos 03 = Reembolsos diarios por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolsos diarios por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolsos diarios por alojamiento libres de impuestos 06 = Reembolsos diarios por alojamiento sujetos a impuestos 07 = Reembolsos diarios por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolsos diarios por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolsos diarios libres de impuestos 14 = Reembolsos diarios sujetos a impuestos 15 = Reembolsos diarios con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolsos diarios con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3.12 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos [Derivado de la categoría de tipo de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia 202 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad de PayrollTypeCode> ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. 3.13 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificado total por período de cálculo de nómina. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 203 Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.14 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.15 Pagos de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando un archivo de tiempos de empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign 204 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.16 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 205 Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Pago 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, en Configuración empresarial. 3.17 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 Contenido 3.18 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Componentes de remuneración está ubicado dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD 206 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.8 Procesamiento de nóminas para Austria: Especificaciones de ficheros de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivo XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nóminas incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, al crear un nuevo archivo de datos de nómina se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección propuesta por SAP de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido de este archivo XML estándar. Explica la estructura, el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 207 explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede utilizar las plantillas XSLT proporcionadas por SAP para convertir los datos de nómina XML en un formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center de SAP ByDesign. Después de entrar al sistema, seleccione: Comunidad y, a continuación, Wiki. En la sección Superáreas de Intercambio de información de Wiki, haga clic en Gestión de Recursos humanos y desplácese hasta el final de la página. En Páginas subordinadas, haga doble clic en el enlace Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel en ByDesign, Feature Pack 2.6. También puede descargar plantillas para versiones anteriores abriendo la página subordinada correspondiente en Gestión de Recursos humanos. Plantillas XSLT suministradas por SAP para Austria disponibles a partir de FP3.5 en adelante. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivo único generado por el sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivo 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos del empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <AT_EmployeePayrollInputCollection> y </AT_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina del procesamiento de nómina, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de cálculo de nómina anterior y con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay unas pocas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de procesamiento de nómina, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 208 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <AT_EmployeePayrollInputCollection> y </ AT_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes para todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por el sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de cálculo de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de cálculo de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduciría aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por el nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por el sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <AT_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se utilizan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se utilizan los siguientes códigos de acción: ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas del sistema SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema y después de que una empleada modifique su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 209 Gráfico 5: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero 2 = Casado 3 = Viudo 4 = Divorciado 5 = Separado Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, AT se transfiere para Austria. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 210 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA (Máster en Administración de Empresas) 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, AT se transfiere para Austria. Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 3.4 ID de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de seguridad social <SocialInsuranceID> Tipo: Texto, longitud: 20 Gráfico: ID de seguridad social del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE40E7C11CBACD</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24109</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <SocialInsuranceID>123456</SocialInsuranceID> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 211 3.5 Información de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría profesional <WorkAgreementOccupationCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Trabajador 10 Conductor 11 Representante 12 Personal Alp 13 Cooperante 14 Miembro de la Junta Directiva 15 Presidente y director ejecutivo 16 Dependiente de tienda 17 Estudiante de enfermería pagado 18 Estudiante de enfermería no pagado 19 Empleado con cuota global especial 2 Trabajador aprendiz 20 Solicitante de asilo 3 Trabajador de período de vacaciones 4 Empleado 5 Empleado aprendiz 6 Empleado de período de vacaciones 7 Practicante de período de vacaciones 8 Exento del seguro de pensiones 9 Asistente Código de <WorkAgreementStatutoryCategoryCode> registro legal 1 Ley para la continuación del pago de salario 10 Ley de trabajo desde casa 11 Ley de capacitación vocacional 12 Contrato de trabajo con beneficios parciales 13 Ley de pasantía de estudiante de magisterio 14 Ley de abogado pasante 15 Aprendizaje en odontología 16 Ley de organización universitaria 17 Ley de servicio militar 18 Servicio sustitutorio 19 Ley federal sobre los estudios de veterinaria 2 Ley de empleados asalariados 20 Otras leyes 3 Ley para personas empleadas por terratenientes 4 Ley para empleados con contrato 5 Ley para periodistas 6 Ley para actores 7 Ley para trabajo agrícola 8 Ley para cuidadores 9 Ley para empleados del hogar Persona relacionada con el empresario <PersonRelatedToEmployerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 No relacionado 2 Casado 3 Relacionado Inversión <RegulatoryCompliance InvestmentPercent="" actionCode=""> Tipo: Texto, longitud: Número máximo de dígitos (16), número máximo de fracciones (6) 212 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3,6 Información de seguridad social del expediente de personal Datos de familia Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de seguridad social Tipo: Texto, longitud: 20 ID de socio de familia <FamilyMemberBusinessPartnerUUID> Nombre del miembro de la familia Tipo: Texto, longitud: 10 Solo lectura (el usuario selecciona el ID primero) Tipo de miembro <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Exclusión de <ECardContributionExcludedIndicator> tarjeta electrónica 1. Hijo 2. Niño en acogida 3. Nieto 4. Compañero de vida 5. Compañero registrado 6. Esposo/a Tipo: Casilla de selección, valor: Verdadero/ Falso Gráfico 2: Datos de familia del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode = “01”> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE4DF8F18CBACE</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>11.11.10</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-02e3-02dd-b8bd-b41e9510850d</ FamilyMemberBusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode>1</EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> <SocialInsuranceID>1254896344</SocialInsuranceID> <ECardContributionExcludedIndicator>verdadero</ECardContributionExcludedIndicator> </EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData> Grupos de contribución de seguridad social Campo ByDesign Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 213 Grupo de contribución <EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode> Tipo: Texto, longitud: 4 Ejemplo: ● D4PU — Empleados asalariados mayores de 60 3,7 Información fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Categoría <CompensationComponentTaxationCategoryCode> de impuestos Contenido Tipo: Texto, longitud: 4 ● 1 = Pagos especiales de base de seguridad social de resultado de empleador previo ● 2 = Horas exentas de resultado de empleador previo §68(2) ● 3 = Pagos actuales de resultado de empleador previo dentro de 1/6 ● 4 = Otros pagos de resultado de empleador previo dentro de 1/6 ● 5 = Exención consumida de resultado de empleador previo §67 ● 6 = Exención de resultado de empleador previo dentro del límite de exención §6 Importe <CompensationComponentTaxationCategoryAmountcurrencyCode> Tipo: “EUR” Sistema tributario <EmployeeTaxationMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 2 0 = Exento de impuestos 1 = Sujeto a impuestos: ilimitado 2 = Sujeto a impuestos: limitado 3 = Sujeto a impuestos: temporal 4 = Empleo de tipo empleado 5 = Contrato libre P = Pensionado externo Exención fiscal <EmployeeTaxationExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 2 0 = No A = Trabaja en el extranjero E = Pasantía extranjera G = Transfronterizo W = Contrato por servicio 214 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Exempt.dt REC 35 Nivel de reducción <ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> Tipo: Texto, longitud: 2 ● 1.1 = Disminución de la capacidad de trabajo: 25% a 34% <EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina ● 1.2 = Disminución de la capacidad de trabajo: 35% a 44% ● 1.3 = Disminución de la capacidad de trabajo: 45% a 54% ● 1.4 = Disminución de la capacidad de trabajo: 55% a 64% ● 1.5 = Disminución de la capacidad de trabajo: 65% a 74% ● 1.6 = Disminución de la capacidad de trabajo: 75% a 84% ● 1.7 = Disminución de la capacidad de trabajo: 85% a 94% ● 1.8 = Disminución de la capacidad de trabajo: desde 95% ● 2.1 = Nivel 1->€14,25 ● 2,2 = Nivel 2 ● 2,3 = Nivel 3 ● 2,4 = Nivel 4 ● 2,5 = Nivel 5 ● 2,6 = Nivel 6 ● 2.7 = Nivel 7 ● 3.1 = No aplicable ● 3.2 = Aplicable ● 4.E = Deducción por familia monoparental ● 4.V = Deducción por salario único Tipo: Texto, longitud: 2 E = Deducción por familia monoparental V = Deducción por salario único © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 215 Tipo de obligación fiscal <FamilyFundEmployeeTaxTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = No aplicable 2 = Sujeto a impuestos 3 = Obligación fiscal e impuesto asociación prof. 4 = Recargo Cámara de Comercio solamente Gráfico 3: Información fiscal del expediente de personal <EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE3CD404957ACD</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24122</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>02.11.10</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeTaxationMethodCode>5</EmployeeTaxationMethodCode> <EmployeeTaxationExemptionMethodCode>0</EmployeeTaxationExemptionMethodCode> <MonthlyAdjustmentIndicator>verdadero </MonthlyAdjustmentIndicator> <ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>2</ ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> <AgriculturalWorkerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>verdadero</ AgriculturalWorkerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> <PensionerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>verdadero</ PensionerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> <SpecialTaxExemptionIndicator>verdadero</SpecialTaxExemptionIndicator> <ReducedEarningEmployeeTaxationBasisReductionAmount currencyCode="EUR">40.0</ ReducedEarningEmployeeTaxationBasisReductionAmount> <EmployeeTaxationExemptionAmount currencyCode="EUR">40.0</EmployeeTaxationExemptionAmount> <EmployeeLumpSumExpensesAmount currencyCode="EUR">40.0</EmployeeLumpSumExpensesAmount> <FamilyFundEmployeeTaxTypeCode>1</FamilyFundEmployeeTaxTypeCode> <MunicipalityTaxRelevantIndicator>verdadero</MunicipalityTaxRelevantIndicator> <SoleWageEarner> <EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>E</EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> <DependantsNumberValue>8</DependantsNumberValue> </SoleWageEarner> </EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> 216 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3,8 Información de contrato de trabajo del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Permanente 2 = Temporal 3 = Ejecutivo 4 = Empleado en formación 5 = Estudiante que trabaja 6 = Jubilado Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Trabajador industrial con pago por hora 2 = Empleado asalariado 3 = Ejecutivo senior 4 = Trabajador industrial con pago por mes 3,9 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.10 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.11 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3.12 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante el procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en el Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado y los informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 217 Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nómina en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nómina [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador 218 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3.13 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos <EmployeeTimeItem [Derivado de la categoría de tipo de PayrollCategoryCode> tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad PayrollTypeCode> de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Importe <BaseAmount> [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad <BaseRecurrence [Según se asignó al componente de FrequencyCode> remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 219 Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Ausencia aprobada Tipo: Importe, formato: 2 decimales TAT001 Vacaciones pagadas TAT002 Vacaciones no pagadas TAT003 Enfermedad con certificado médico (pagada) TAT004 Enfermedad sin certificado médico (pagada) TAT005 Enfermedad (no pagada) TAT006 Accidente laboral TAT007 Accidente de camino al trabajo/a casa TAT008 Ausencia a largo plazo (pagada) TAT009 Ausencia pagada TAT010 Ausencia no pagada TAT011 Tiempo libre para HE TAT012 Tiempo libre para horario flexible TAT013 Ausencia especial concedida TAT014 Ausencia a largo plazo (no pagada) 3.14 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 220 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.15 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.16 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Para más información sobre estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 221 Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para más información sobre estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. 3.17 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 de tiempos Actualizado en la actividad de ajuste [Ningún campo IU] preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos de nómina en Configuración empresarial. Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 222 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.18 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3.19 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Los componentes de remuneración se encuentran dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 223 Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.9 Procesamiento de nómina para Canadá: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nóminas incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos por defecto, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estos modelos XSLT entregados por SAP directamente desde el Business Center de SAP ByDesign. Después de entrar al sistema, seleccione: Comunidad y, luego, Wiki. En la sección Superáreas de Intercambio de información de Wiki, haga clic en Gestión de Recursos humanos y desplácese hasta el final de la página. En Páginas subordinadas, haga doble clic en el enlace Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel en ByDesign Feature Pack 2.6. También puede descargar modelos para releases anteriores abriendo la página subordinada correspondiente en Gestión de Recursos humanos. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 224 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <message header> y </ message header> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <CA_EmployeePayrollInputCollection> y </CA_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <CA_EmployeePayrollInputCollection> y </ CA_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores del servicio de cálculo de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <CA_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 225 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifique su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 226 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero 2 = Casado 3 = Viudo 4 = Divorciado 5 = Separado Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, CA se transfiere para Canadá. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 3.3 Datos fiscales del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 227 Jurisdicción de empleo Provincia de residencia <EmploymentJurisdictionRegionCode> <EmployeeResidenceRegionCode> Tipo: Texto, longitud: 2 ● AB-Alberta ● BC-Columbia Británica ● MB-Manitoba ● NB-Nuevo Brunswick ● NL-Terranova/Labrad. ● NS-Nueva Escocia ● NT-Territorios del Noroeste ● NU-Nunavut ● ON-Ontario ● PE-Isla del Príncipe Eduardo ● QC-Quebec ● SK-Saskatchewan ● YT-Yukón Tipo: Texto, longitud: 2 ● AB-Alberta ● BC-Columbia Británica ● MB-Manitoba ● NB-Nuevo Brunswick ● NL-Terranova/Labrad. ● NS-Nueva Escocia ● NT-Territorios del Noroeste ● NU-Nunavut ● ON-Ontario ● PE-Isla del Príncipe Eduardo ● QC-Quebec ● SK-Saskatchewan ● YT-Yukón En la pantalla para Canadá de la interfaz de usuario Expediente de personal, los dos campos anteriores aparecen como Región de jurisdicción y Región de residencia, respectivamente. Gráfico 3: Datos fiscales del expediente de personal </InlineSourceCode>EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191EE08E9FA5159E3BD198ObjectID>00163E0120191EE08E9FA5159E3BD198</ ObjectID> <ObjectTypeCode>661</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>21903</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> 228 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmploymentJurisdictionRegionCode>BC</EmploymentJurisdictionRegionCode> <EmployeeResidenceRegionCode>BC</EmployeeResidenceRegionCode> </EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> </InlineSourceCode> 3.3.1 Impuesto federal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Créditos no indexados totales <BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Impuesto adicional <AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Créditos totales <TotalCreditsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Área designada <DesignatedAreaAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Remuneración estimada <EstimatedRemunerationAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Gastos estimados <EstimatedExpensesAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Fondos de riesgo mutuo <LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Retenciones <DeductionsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Créditos <CreditsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Gráfico 4: Impuesto federal <EmployeeTaxArrangementFederalTax actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191EE08EB140E35445279F</ObjectID> <ObjectTypeCode>661</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>21899</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">0.0</BasisReductionTotalAmount> <AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">0.0</AdditionalTaxAmount> <TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</TotalCreditsAmount> <DesignatedAreaAmount currencyCode="CAD">0.0</DesignatedAreaAmount> <EstimatedRemunerationAmount currencyCode="CAD">0.0</EstimatedRemunerationAmount> <EstimatedExpensesAmount currencyCode="CAD">0.0</EstimatedExpensesAmount> <LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">0.0</LabourSponsoredFundsAmount> <DeductionsAmount currencyCode="CAD">0.0</DeductionsAmount> <CreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</CreditsAmount> </EmployeeTaxArrangementFederalTax> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 229 3.3.2 Impuesto provincial Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Provincia de empleo <EmploymentRegionCode> Tipo: Texto, longitud: 2 ● AB-Alberta ● BC-Columbia Británica ● MB-Manitoba ● NB-Nuevo Brunswick ● NL-Terranova/Labrad. ● NS-Nueva Escocia ● NT-Territorios del Noroeste ● NU-Nunavut ● ON-Ontario ● PE-Isla del Príncipe Eduardo ● QC-Quebec ● SK-Saskatchewan ● YT-Yukón Total no indexado <BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Impuesto adicional <AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Créditos totales <TotalCreditsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Otras retenciones <OtherDeductionAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Fondos de riesgo mutuo <LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Retenciones <DeductionsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Créditos <CreditsAmount currencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Comisiones netas est. <EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode="CAD"> Tipo: “CAD” Casado/Equivalente <MarriedIndicator> N.° de personas <NoOfDependentsNumberValue> dependientes menores de 18 años N.° de personas dependientes con alguna incapacidad <NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue> Gráfico 5: Impuesto provincial <EmployeeTaxArrangementRegionalTax actionCode="01" employeeTaxArrangementRegionalTaxBasisReductionListCompleteTransmissionIndicator="false"employeeTax ArrangementRegionalTaxAdditionalTaxListCompleteTransmissionIndicator="false"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191EE08EB140A26470479F</ObjectID> <ObjectTypeCode>661</ObjectTypeCode> 230 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <ObjectNodeTypeCode>21905</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmploymentRegionCode>BC</EmploymentRegionCode> <BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">0.0</BasisReductionTotalAmount> <AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">0.0</AdditionalTaxAmount> <TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</TotalCreditsAmount> <OtherDeductionAmount currencyCode="CAD">0.0</OtherDeductionAmount> <LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">0.0</LabourSponsoredFundsAmount> <DeductionsAmount currencyCode="CAD">0.0</DeductionsAmount> <CreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</CreditsAmount> <EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode="CAD">0.0</ EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode> <MarriedIndicator>verdadero</MarriedIndicator> <NoOfDependentsNumberValue>3</NoOfDependentsNumberValue> <NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue>2</NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue> </EmployeeTaxArrangementRegionalTax> 3.3.3 Impuesto adicional Los valores de la autoridad fiscal dependen de la provincia de empleo. Campo ByDesign Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 231 Autoridad fiscal <EmployeeTaxTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Provincia de empleo-AB 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta Provincia de empleo-BC 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta Provincia de empleo-MB 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta 6. Impuesto de salud y educación de Manitoba Provincia de empleo-NB 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta Provincia de empleo-NL 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta 6. Salud y enseñanza postsecundaria de Terranova 7. Impuesto municipal de capitación de Terranova 8. Impuesto de St. John's School Provincia de empleo-NS 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral 3. Seguro de empleo 4. Impuesto federal sobre la renta 5. Impuesto provincial sobre la renta Provincia de empleo-NT 232 1. Plan de pensiones de Canadá 2. Órgano de indemnización por accidente laboral SAP Business ByDesign, mayo de 2015 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. los derechos. • P U B L I C 3. Reservados Seguro detodos empleo 4. Impuesto federal sobre la renta Procesamiento de nómina Regla de imposición <EmployeeTaxationRuleCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Autoridad fiscal-1 ● D-Pensión de invalidez ● E-Exento ● I-Método irregular ● R-Jubilación ● S-Autónomo ● T-Defunción del empleado Autoridad fiscal-2 ● E-Exento Autoridad fiscal-3 ● E-Exento ● S-Autónomo Autoridad fiscal-4 ● E-Exento ● N-Nativo ● S-Autónomo Autoridad fiscal-5 ● E-Exento Autoridad fiscal-6 ● E-Exento Autoridad fiscal-7 ● E-Exento Autoridad fiscal-8 ● E-Exento Gráfico 6: Impuesto adicional <EmployeeTaxArrangementRegionalTaxAdditionalTax actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191EE08E9FA967D61B91CA</ObjectID> <ObjectTypeCode>661</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>21906</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-15</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeTaxTypeCode>3</EmployeeTaxTypeCode> <EmployeeTaxationRuleCode>2</EmployeeTaxationRuleCode> </EmployeeTaxArrangementRegionalTaxAdditionalTax> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 233 3.4 Información de contrato de trabajo del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Permanente 2 = Temporal 3 = Ejecutivo 4 = Empleado en formación 5 = Estudiante que trabaja 6 = Jubilado Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Trabajador industrial con pago por hora 2 = Empleado asalariado 3 = Ejecutivo senior 4 = Trabajador industrial con pago por mes 3.5 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.6 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.7 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3.8 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: 234 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nómina en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nómina [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 235 Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3.9 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos [Derivado de la categoría de tipo de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad de PayrollTypeCode> ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales 236 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.10 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.11 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 237 Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.12 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales 238 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.13 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, en Configuración empresarial. 3.14 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contenido P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 239 Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3.15 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Componentes de remuneración está ubicado dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] 240 Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.10 Procesamiento de nómina China: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <CN_EmployeePayrollInputCollection> y </CN_EmployeePayrollInputCollection>. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 241 En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <CN_EmployeePayrollInputCollection> y </ CN_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <CN_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. 242 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (se ha añadido recientemente el registro y no se envió anteriormente) ● 02 - Modificar (el registro se envió anteriormente y ahora se ha actualizado) ● 03 - Borrar (el registro se borra previamente en el sistema ByDesign) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción (verificación) Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 1: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 243 Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo 4 = Divorciado 5 = Separado Los clientes pueden añadir valores adicionales utilizando la actividad de ajuste precios Socio comercial general en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, CN se transfiere para China. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. Tipo de ID <PartyIdentifierTypeCode></ PartyIdentifierTypeCode> ID <BusinessPartnerID></ BusinessPartnerID> FS0002 Pasaporte HCM008 D personal - CN HCM023 Número de permiso de trabajo - CN 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, CN se transfiere para China. Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 244 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado <RegionCode></RegionCode> 010 Beijing 020 Shanghai 030 Tianjin 040 Nei Mongol 050 Shanxi 060 Hebei 070 Liaoning 080 Jilin 090 Heilongjiang 100 Jiangsu 110 Anhui 120 Shandong 130 Zhejiang 140 Jiangxi 150 Fujian 160 Hunan 170 Hubei 180 Henan 190 Guangdong 200 Hainan 210 Guangxi 220 Guizhou 230 Sichuan 240 Yunnan 250 Shaanxi 260 Gansu 270 Ningxia 280 Qinghai 290 Xinjiang 300 Xizang 320 Chong Qing Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Distrito <DistrictName></DistrictName> Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 Año servicio anterior <PreviousLengthOfServiceDuration></ PreviousLengthOfServiceDuration> 3.4 Unidad organizativa Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Unidad organizativa <CostCentreID> <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 40 El ID de sede fiscal es la residencia empresarial a la que pertenece el empleado. El ID del centro de coste es el centro de coste al que el empleado pertenece. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 245 Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> 1 — Por hora 2 — Empleado asalariado 3 — Responsable Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.4.1 Fecha de contratación y fecha de rescisión del contrato Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha de contratación <FechaInicio> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de rescisión del contrato <FechaFinal> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Gráfico 2: Fecha de alta y fecha de baja <WorkAgreementItem actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0126B91EE0A7ABA41F8E15156B</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24499</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode> <AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode> 3.5 Datos de la Seguridad Social Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contribución <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode></ EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> 1 - Seguro de pensiones 2 - Seguro de desempleo 3 - Seguro médico 4 - Accidente laboral 5 - Seguro de maternidad 6 - Fondos para viviendas subvencionadas Área de contribución <EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode></ EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode> 1 - Área de Beijing 2 - Área de Shanghai 3 - Área de Guangzhou 4 - Resto de China Modificar motivo <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode></ EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode> 1 - Abrir una cuenta 2 - Transferir hacia 3 - Transferir desde 4 - Congelar 246 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Grupo <EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode></ EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode> 1 - Empleado interno 2 - Contratado terceros Responsable de pago <EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode></ EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode> 1 - Empleador 2 - Empleador y empleado 3 - Ninguno Gráfico 3: Datos de la Seguridad Social <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"><ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012BC51EE0BBC79923D7222AF9</ObjectID> <ObjectTypeCode>398</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18214</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-12</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>1</EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> <EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode>2</EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode> <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode>2</ EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode> <EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode>2</ EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode> <EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode>1</ EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3,6 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.6.1 Inactivo en cálculo de nómina Si un empleado se especifica como Inactivo en el cálculo de nómina, en el fichero XML se fijará un indicador en verdadero para este empleado. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Inactivo en nómina <PayrollInactiveIndicator> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 4: Inactivo en nómina <PayrollGroupCode>CN01</PayrollGroupCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 247 <PayrollInactiveIndicator>true</PayrollInactiveIndicator> 3,7 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3.9 Conformidad regulatoria del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML ID fichero <PersonnelFileID></PersonnelFileID> Lugar de almacenamiento <PersonnelFileHolderCode></ PersonnelFileHolderCode> Contenido 1 Agencia de empleo 2 Centro de intercambio de talento 3 Empresa 4 Otros Categoría desde/ <PersonnelFileTransferStatusCode></ hasta PersonnelFileTransferStatusCode> 11 De la misma ciudad/sistema 12 De la misma ciudad, distinto sistema 13 De otra provincia 14 De una área rural 15 De ciudad 16 De veterano 17 De graduado universitario 18 Despedido 21 A la misma ciudad/sistema 22 A la misma ciudad, diferente sistema 23 A otra provincia 31 Desempleado 32 En formación 33 Modelo de otra empresa 99 Otros Categoría fichero <PersonnelFileEmployerPossessionCode></ PersonnelFileEmployerPossessionCode> 1 Fichero no disponible 2 Copia original 3 Copia prototípica 4 Microfilm 5 Original/copia prototípica, film 6 Original/copia prototípica 7 Copia original, microfilm 8 Copia prototípica, microfilm 9 Otros Tasa de servicios <ServiceFeeAmount currencyCode="CNY"></ ServiceFeeAmount> 248 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Pagado por el empleador <EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator> </EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator> Grupo de estado profesional <OccupationCode></OccupationCode> 0001 Ingenieros 0002 Economistas 0003 Contables 0004 Investigadores 0005 Personal académico Estado profesional <ProfessionalStatusCode></ ProfessionalStatusCode> Grupo de estado profesional = 0001 01 Ingeniero superior 02 Ingeniero 03 Ingeniero auxiliar 04 Técnico Grupo de estado profesional = 0002 01 Economista superior 02 Economista 03 Economista auxiliar 04 Economista principiante Grupo de estado profesional = 0003 01 Contable superior 02 Contable 03 Contable auxiliar 04 Contable principiante Grupo de estado profesional = 0004 01 Investigador 02 Investigador asociado 03 Investigador auxiliar 04 Becario de investigación Grupo de estado profesional = 0005 01 Profesor 02 Profesor asociado 03 Lector 04 Asistente de profesor SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 249 Grupo étnico 250 <PersonRaceEthnicityCode></ PersonRaceEthnicityCode> AC Grupo étnico achang BA Grupo étnico bai BL Grupo étnico blang BN Grupo étnico bonan BY Grupo étnico bouyei CS Grupo étnico coreano DA Grupo étnico dai DE Grupo étnico de'ang DO Grupo étnico dong DR Grupo étnico drung DU Grupo étnico daur DX Grupo étnico dongxiang EW Grupo étnico ewenki GI Grupo étnico jing GL Grupo étnico gelao GS Grupo étnico gaoshan HA Grupo étnico han HN Grupo étnico hani HU Grupo étnico hui HZ Grupo étnico hezhen JN Grupo étnico jino JP Grupo étnico jingpo KG Grupo étnico kirgiz KZ Grupo étnico kazak LB Grupo étnico lhoba LH Grupo étnico lahu LI Grupo étnico li LS Grupo étnico lisu MA Grupo étnico manchu MB Grupo étnico moinba MG Grupo étnico mengol MH Grupo étnico miao ML Grupo étnico mulam MN Grupo étnico maonan NU Grupo étnico nu NX Grupo étnico naxi OR Grupo étnico oroqen PM Grupo étnico pumi QI Grupo étnico qiang RS Grupo étnico ruso SH Grupo étnico she SL Grupo étnico salar SU Grupo étnico shui TA Grupo étnico tajik TJ Grupo étnico tujia TT Grupo étnico tatar TU Grupo étnico tu UG Grupo étnico uygur UZ Grupo étnico ozbek VA Grupo étnico va XB Grupo étnico xibe YA Grupo étnico yao YG Grupo étnico yugur YI Grupo étnico yi ZA Grupo étnico tibetan ZH Grupo étnico zhuang © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado político< <PoliticalPartyAffiliationTypeCode></ PoliticalPartyAffiliationTypeCode> 1 Miembro del partido comunista de la RPC 2 Miembro preliminar del partido comunista de la RPC 3 Miembro de la Liga de juventudes comunistas de China 4 Miembro del Comité revolucionario del Kuomintang chino 5 Miembro de la Liga democrática de China 6 Miembro de la Asociación construcción nacional democrática de China 7 Miembro de la Asociación china de promoción de la democracia 8 Miembro de la Democracia china de campesinos y obreros 9 Miembro de la Zhi Gong Dang china 10 Miembro de la Sociedad Jiu San 11 Miembro de la Liga democrática de autogobierno de Taiwán 12 Persona sin afiliación política 13 Gente común y corriente Gráfico 6: Conformidad regulatoria del expediente de personal <RegulatoryCompliance actionCode="01"> <EmployeeProfessionalTitle> <OccupationCode>0005</OccupationCode> <ProfessionalStatusCode>02</ProfessionalStatusCode> </EmployeeProfessionalTitle> <EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator>true</EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator> <ServiceFeeAmount currencyCode="CNY">20.0</ServiceFeeAmount> <PersonnelFileTransferStatusCode>22</PersonnelFileTransferStatusCode> <PersonnelFileEmployerPossessionCode>5</PersonnelFileEmployerPossessionCode> <PersonnelFileHolderCode>3</PersonnelFileHolderCode> <PersonnelFileID>123</PersonnelFileID> <PersonRaceEthnicityCode>HA</PersonRaceEthnicityCode> <PoliticalPartyAffiliationTypeCode>2</PoliticalPartyAffiliationTypeCode> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012BC91EE0A790CBAE967F658D</ObjectID> <ObjectTypeCode>398</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18312</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-02-02</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> <ValidityPeriod> <RegulatoryCompliance> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 251 3.12 Datos fiscales Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Área fiscal <EmployeeRegionalTaxRegulationsCode></ mployeeRegionalTaxRegulationsCode> 1 - Área de Beijing 2 - Área de Shanghai 3 - Área de Guangzhou 4 - Resto de China Clase de tasa de empleado <EmployeeTaxExpatriateCategoryCode></ EmployeeTaxExpatriateCategoryCode> 1 - Residentes 2 - Chino trabajando en el extranjero 3 - No residente 4 - No residente en puesto de responsabilidad 5 - Trabajador ocasional Importe exento <TaxExemptionAmount currencyCode="CNY"></ TaxExemptionAmount> Impuesto pagado por el empleador <TaxPaidByCompanyIndicator></ TaxPaidByCompanyIndicator> Impuesto exento <TaxExemptedIndicator></TaxExemptedIndicator> Gráfico 8: Datos fiscales <EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012BC91EE0A791029CFBF4461D</ObjectID> <ObjectTypeCode>398</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18216</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-02-02</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeRegionalTaxRegulationsCode>1</EmployeeRegionalTaxRegulationsCode> <EmployeeTaxExpatriateCategoryCode>2</EmployeeTaxExpatriateCategoryCode> <TaxExemptionAmount currencyCode="CNY">4800.0</TaxExemptionAmount> <TaxPaidByCompanyIndicator>true</TaxPaidByCompanyIndicator> <TaxExemptedIndicator>true</TaxExemptedIndicator> </EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> 3.13 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign 252 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de tiempos <EmployeeTimeItem [Derivado de la categoría de tipo PayrollCategoryCode> de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina [Según la asignación en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 <EmployeeTimeItem PayrollTypeCode> Fecha <Date> [para la que se registró el tiempo] Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para más información sobre estos1 códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Para más información sobre estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 253 Ausencia aprobada TIN 001 — Vacaciones pagadas TIN 002 — Vacaciones no pagadas TIN 003 — Enfermedad con certificado médico (pagada) TIN 004 — Enfermedad sin certificado médico (pagada) TIN 005 — Enfermedad (no pagada) TIN 006 — Accidente laboral TIN 007 — Accidente de camino al trabajo/a casa TIN 008 — Ausencia a largo plazo (pagada) TIN 009 — Ausencia pagada TIN 010 — Ausencia no pagada TIN 011 — Tiempo libre para HE TIN 012 — Tiempo libre para horario flexible TIN 013 — Ausencia especial concedida TIN 014 — Ausencia a largo plazo (no pagada) 3.14 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.15 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD 254 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.16 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Para más información sobre estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 255 Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de tiempo . 3.17 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en las actividades de ajuste preciso Actualizar tipos de cuenta de tiempos de nómina en Configuración empresarial. 3.18 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign 256 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3.19 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Componentes de remuneración está ubicado dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para más información sobre estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para más información sobre estos1 códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 257 6.4.1.11 Procesamiento de nómina para Francia: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema, el usuario lo transmite a su proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center del sistema. Después de entrar en el sistema, seleccione: Comunidad y, luego, Wiki. En la sección Superáreas de Intercambio de información de Wiki, haga clic en Gestión de Recursos Humanos y desplácese hasta el final de la página. En Páginas subordinadas, haga doble clic en el enlace Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel en ByDesign, paquete de funciones 2.6. También puede descargar plantillas para releases anteriores abriendo la página subordinada correspondiente en Gestión de Recursos Humanos. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <FR_EmployeePayrollInputCollection> y </FR_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el 258 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. Categoría administrativa Código Valor 1 Por horas 2 Empleado asalariado 3 Jefe 4 Trabajador 5 Técnico 6 Supervisor 7 VRP Exclusivo 8 VRP Múltiple 9 Persona en formación pagada 10 Persona en formación no pagada 11 Jefe senior 12 Jefe principal 13 Periodista freelance 14 Periodista en formación 15 Periodista permanente 16 Presidente 17 Consejero delegado 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <FR_EmployeePayrollInputCollection> y </ FR_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por el sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 259 ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por el sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <FR_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (registro recientemente añadido y no enviado previamente) ● 02 - Modificar (registro enviado previamente y actualizado ahora) ● 03 - Borrar (registro previamente borrado en el sistema) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción (verificación) Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, ya que se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 1: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 260 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo(a) 4 = Divorciado(a) 5 = Separado(a) Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, FR se transfiere para Francia. Título <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático Doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 261 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, FR se transfiere para Francia Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 3.4 Datos de discapacidad del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Grupo de discapacidad <DisabledPersonGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Incapacitados graves 2 Incapacitados Grado de discapacidad <PersonDisabilityPercent> Tipo: Porcentaje Ej.: 15% Gráfico: Datos de discapacidad del expediente de personal <CountryCode>FR</CountryCode> <Disability actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C56BCB3E91F5D7</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24516</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-06-24</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> <ValidityPeriod> <DisabledPersonGroupCode>2</DisabledPersonGroupCode> <PersonDisabilityPercent>10.0</PersonDisabilityPercent> </Disability> 3.5 Unidad organizativa Campo ByD 262 Etiqueta XML © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Contenido SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Unidad organizativa <CostCentreID> <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 40 El ID de establecimiento permanente es la residencia fiscal a la que pertenece el empleado. El ID del centro de coste es el centro de coste al que pertenece el empleado. Categoría administrativa 1 — Por horas 2 — Empleado asalariado 3 — Jefe Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.5.1 Fecha de incorporación y de cese Campo ByD Etiqueta XML Contenido Fecha de incorporación <StartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de cese <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Gráfico 2: Fecha de incorporación y de cese <WorkAgreementItem actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0126B91EE0A7ABA41F8E15156B</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24499</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode> <AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode> 3.6 Conformidad regulatoria Clasificación de puestos de trabajo Campo ByDesign Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contenido P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 263 Categoría legal <WorkAgreementStatutoryCategoryCode> 1 Contrato permanente 2 CDD - Sustitución 3 CDD - En espera de contratación 4 CDD - En espera de posición de supresión 5 CDD - De temporada 6 CDD - Actividad en incremento 7 Contrato "Transición profesional" 8 Aprendiz 9 Contrato "Jóven en empresa" 10 Contrato "Trabajo de estudiante" 11 Contrato "Inserción en vida social" (CIVIS) 12 Contrato "Empleo de iniciativa" 13 Contrato "Complemento en empleo" 14 Contrato "Empleo de jóvenes" 15 Contrato "Futuro" 16 Contrato "Inserción" (RMA) 17 Contrato "Profesionalización" 18 Contrato "Cualificación" 19 Contrato "Adaptación" 20 Contrato "Orientación" 21 Temporal (externo) Categoría ocupacional <CompanyWorkAgreementOccupationCategoryCode> 1 Empleado 2 Trabajador 3 Secretaria 264 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Categoría profesional <WorkAgreementOccupationCategoryCode> 100X Agricultores y ganaderos por cuenta propia 210X Artesanos por cuenta propia 220X Comerciantes por cuenta propia y categorías similares 231A Consejero delegado de gran empresa con 500 o más empleados 232A Consejero delegado de mediana empresa con 50 a 499 empleados 233A Consejero delegado de empresa de construcción y obras públicas con entre 10 y 49 empleados 233B Consejero delegado de sociedad industrial o de flete con entre 10 y 49 empleados 233C Consejero delegado de sociedad mercantil con entre 10 y 49 empleados 233D Consejero delegado de empresa de servicios con entre 10 y 49 empleados 311C Dentistas 311D Psicólogos, psicoanalistas, psicoterapeutas (no médicos) 311E Veterinarios 312A Abogados 331A Personal de gestión de la función pública (Gobierno, autoridades locales, hospitales) 332A Ingenieros civiles y similares 332B Autoridad local e ingenieros de hospital 333C Ejecutivos de oficina de correos 333D Oficiales administrativos de France Telecom (carácter público) 333E Otros funcionarios del estado administrativos de cat.A y EEs similares (exclusive Educación, Patrimonio) 333F Category A local auth.and pub. hospital admin.staff (excl. Education,Heritage) 341A Associate and certificated secondary education teachers 341B Secondary education head teachers and inspectors 342B Professors and lecturers 342C Associate and certificated higher education professors 342D Temporary higher education teaching staff 342F Public research managers and executives 342G Public research design and research engineers 342H Recipients of public research grants 343A Psychologists specialized in educational and professional guidance 344A Hospital physicians (no independent activity) 344B Salaried non-hospital physicians 344C Medical,odontology and pharmaceutical interns 344D Salaried pharmacists SAP Business ByDesign, mayo de 2015 351A Librarians,archivists,curators and other P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 265 Procesamiento de nómina heritage executives 352A Journalists (incl. chief editors) 352B Literary authors,script and dialogue Social Survey <SocialSurveyEmployeeQualificationEmployeeGroupCode> A Manager B Director C Inspector D Employee 3.7 Social Insurance ID from Personnel File Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de seguridad social <SocialInsuranceID> Tipo: Texto, longitud: 20 Gráfico 3: ID de seguridad social del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE40E7C11CBACD</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24109</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <SocialInsuranceID>123456</SocialInsuranceID> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3.8 Payroll Group Assignment from Personnel File ByD Field XML Tag Content Employee ID at Payroll Provider <WorkAgreementItem> <PayollProviderID> Type: Text, Length: 80 Payroll Group <PayrollGroupCode> Type: Text, Length: 4 3.8.1 Inactive in Payroll If an employee is set to Inactive in payroll, then an indicator is set to true for that employee. ByD Field XML Tag Content Inactive in Payroll <PayrollInactiveIndicator> Type: Text, Length: 80 Gráfico 4: Inactive in Payroll <PayrollGroupCode>FR01</PayrollGroupCode> <PayrollInactiveIndicator>true</PayrollInactiveIndicator> 266 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.9 Social Insurance Information from Personnel File Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría profesional <WorkAgreementOccupationCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Trabajador 10 Conductor 11 Representante 12 Personal Alp 13 Cooperante 14 Miembro de la junta directiva 15 Presidente de la junta directiva 16 Dependiente de tienda 17 Estudiante de enfermería pagado 18 Estudiante de enfermería no pagado 19 Empleado con cuota global especial 2 Tabajador aprendiz 20 Solicitante de asilo 3 Trabajador de período de vacaciones 4 Empleado 5 Empleado aprendiz 6 Empleado de período de vacaciones 7 Practicante de período de vacaciones 8 Exento del seguro de pensiones 9 Asistente Código de registro legal <WorkAgreementStatutoryCategoryCode> 1 Ley para la continuación del pago de salario 10 Ley de trabajo desde casa 11 Ley de capacitación vocacional 12 Contrato de trabajo con beneficios parciales 13 Ley de pasantía de estudiante de magisterio 14 Ley de abogado pasante 15 Aprendizaje en odontología 16 Ley de organización universitaria 17 Ley de servicio militar 18 Servicio sustitutorio 19 Ley federal sobre los estudios de veterinaria 2 Ley de empleados asalariados 20 Otras leyes 3 Ley para personas empleadas por terratenientes 4 Ley para empleados con contrato 5 Ley para periodistas 6 Ley para actores 7 Ley para trabajo agrícola 8 Ley para cuidadores 9 Ley para empleados del hogar Persona emparentada con el empresario <PersonRelatedToEmployerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 No emparentado 2 Casado 3 Pariente Inversión <RegulatoryCompliance InvestmentPercent="" actionCode=""> Tipo: Texto, longitud: Número máximo de dígitos (16), número máximo de fracciones (6) SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 267 3.10 Social Insurance Information from Personnel File Contrato de trabajo: posición Contribución complementaria Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de tipo <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> de contribución a la seguridad social del empleado 1. ASSEDIC contribución de desempleo 2. URSSAF contribución por enfermedad 3. IRCANTEC contribución de jubilación 4. Contribución del sector público 5. ASSEDIC contribución de desempleo París 6. URSSAF contribución por enfermedad París 7. IRCANTEC contribución de jubilación París 8. Contribución del sector público 2 9. ASSEDIC contribución de desempleo Alsacia 10. URSSAF contribución por enfermedad Alsacia 11. IRCANTEC contribución de jubilación Alsacia Gráfico 5: Contrato de trabajo: posición Contribución complementaria <EmployeeSocialInsuranceArrangementComplementaryContribution actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDDDBC5</ObjectID> <ObjectTypeCode>409</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18422</ObjectNodeTypeCode>> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-01-09</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c506d810d3ff</BusinessPartnerUUID> <BusinessPartnerInternalID>GCFR2197</BusinessPartnerInternalID> <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>9</EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> </EmployeeSocialInsuranceArrangementComplementaryContribution>. 3.11 Work Agreement Item Contribution Model Campo ByD 268 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Código de tipo de seguridad social Código de modelo de contribución a la seguridad social del empleado <SocialInsuranceTypeCode> <EmployeeSocialInsuranceContributio nModelCode> 1. ASSEDIC (desempleo) 2. URSSAF: Organización de la seguridad social 3. IRCANTEC 4. AGIRC (organización para la jubilación de directivos) 5. GARP (seguro de desempleo) 6. Otro esquema de jubilación suplementario 7. BTP (fondo de vacaciones) 8. Asistencia social 9. IRCANTEC (jubilación complementaria) 10. CNRACL (fondo de los organismos de previsión para la jubilación) 11. FSPOEIE (fondo especial de pensiones) Para 1 ASSEDIC (desempleo) 1. Modelo para ASSEDIC Para 2 URSSAF: Organización de la seguridad social ● 1 Modelo para URSSAF ● 5. Modelo para URSSAF Alsacia/ Mosela ● 6. Modelo para URSSAF París Para 3 IRCANTEC 1. Modelo para IRCANTEC Graphic 6: Contrato de trabajo: posición Modelo de contribución <EmployeeSocialInsuranceArrangementContributionModel actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDD5BC5</ObjectID> <ObjectTypeCode>409</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18424</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-01-09</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <SocialInsuranceTypeCode>1</SocialInsuranceTypeCode> <EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>3</EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 269 </EmployeeSocialInsuranceArrangementContributionModel> Graphic 7: Contrato de trabajo: posición Plazos </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDE7BC5</ObjectID> <ObjectTypeCode>409</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>18426</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-01-09</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <ChildrenNumberValue>2</ChildrenNumberValue> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3.12 Business Residence Assignment from Personnel File Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.13 Payroll Group Assignment from Personnel File Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.14 Payment/Bank Information from Personnel File Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3.15 Travel Expense Information Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe 270 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo: “EUR” P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 271 Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3.16 Recorded Time from Time File Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos [Derivado de la categoría de tipo de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia 272 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad de PayrollTypeCode> ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. 3.17 Work Schedule from Time File Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificado total por período de cálculo de nómina. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 273 Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.18 Average Schedule from Time File Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.19 Time Account Payouts from Time File Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando un archivo de tiempos de empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign 274 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.20 Time Account Balance Updates from Time Profile Time account transactions are located within an employee’s time file on the Time Account Balances tab. Each time account transaction will have its own <EmployeeTimeAccountBalance> section within the XML file. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 275 Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, en Configuración empresarial. 3.21 Work Schedule Period La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 Contenido 3.22 Compensation Components from Compensation File Compensation components is located within an employee’s compensation file on the Compensation Details tab. Each compensation component is passed in its own <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail> set. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD 276 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.12 Procesamiento de nómina GB: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 277 y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <GB_EmployeePayrollInputCollection> y </GB_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <GB_EmployeePayrollInputCollection> y </ GB_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 278 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <GB_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (se ha añadido recientemente el registro y no se envió anteriormente) ● 02 - Modificar (el registro se envió anteriormente y ahora se ha actualizado) ● 03 - Borrar (el registro se borra previamente en el sistema ByDesign) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción (verificación) Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 1: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 279 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo 4 = Divorciado 5 = Separado Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, GB se transfiere para Gran Bretaña. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Segundo nombre <MiddleName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 280 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, GB se transfiere para Gran Bretaña. Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 3.4 Unidad organizativa Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Unidad organizativa <CostCentreID> <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 40 El ID de sede fiscal es la residencia empresarial a la que pertenece el empleado. El ID del centro de coste es el centro de coste al que el empleado pertenece. Fin de la nota 3.4.1 Fecha de alta y fecha de baja Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha de alta <FechaInicio> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de baja <FechaFinal> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Gráfico 2: Fecha de alta y fecha de baja <WorkAgreementItem actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0126B91EE0A7ABA41F8E15156B</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24499</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode> <AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 281 3.5 Contrato de trabajo Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> 1 Por hora 2 Empleado asalariado 3 Responsable Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> 1 Permanente 2 Temporal 3 Ejecutivo 4 Empleado en formación 5 Estudiante que trabaja 6 Jubilado Gráfico 3: Contrato de trabajo <AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode> <WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode> 3,6 Información de seguridad social del expediente de personal 3.6.1 Método de cálculo de la contribución a la seguridad social del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría NI A Tasa estándar no contratada B Tasa reducida no contratada C Sólo empleados D COSRS: Tasa estándar E COSRS: Tasa reducida F COMPS: Tasa estándar G COMPS: Tasa reducida H COMPS: Tasa estándar Mariners J Sólo moratoria no contratada L COSRS: Sólo moratoria N COSRS: Tasa estándar Mariners R Tasa Mariners no contratada S COMPS: Sólo empleados X N.I. no aplicable <EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode> Gráfico 4: Método de cálculo de la contribución a la seguridad social del empleado <EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>C</ EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode> 3.6.2 Indicador certificado Campo ByDesign Etiqueta XML Categoría obtenida NI <CertifiedIndicator> 282 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Contenido SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Gráfico 5: Indicador de certificado <CertifiedIndicator>verdadero</CertifiedIndicator> 3.6.3 Indicador del director de la empresa Campo ByDesign Etiqueta XML Director de la empresa <CompanyDirectorIndicator> Contenido Gráfico 6: Indicador del director de la empresa <CompanyDirectorIndicator>verdadero</CompanyDirectorIndicator> 3.6.4 Indicador del pago regular del director de la empresa Campo ByDesign Etiqueta XML Pagos regulares <CompanyDirectorPaymentRegularIndicator> Contenido Gráfico 7: Indicador del pago regulrar del director de la empresa <CompanyDirectorPaymentRegularIndicator>verdadero</CompanyDirectorPaymentRegularIndicator> 3.6.5 Método de cálculo de la contribución a la seguridad social del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Esquema de pensión <EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode> PS1 Esquema de pensión 1 PS2 Esquema de pensión 2 Gráfico 8: Método de cálculo de la contribución a la seguridad social del empleado <EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>PS1</ EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode> 3.6.6 Importe umbral inferior Campo ByDesign Etiqueta XML Umbral inferior <LowerThresholdAmount currencyCode="GBP"> Contenido Gráfico 10: Importe umbral inferior <LowerThresholdAmount currencyCode="GBP">100.0</LowerThresholdAmount> 3.6.7 Importe umbral superior Campo ByDesign Etiqueta XML SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 283 Umbrar superior <UpperThresholdAmount currencyCode="GBP"> Gráfico 11: Importe umbral superior <UpperThresholdAmount currencyCode="GBP">100.0</UpperThresholdAmount> 3.6.8 Porcentaje de desviación de la tasa inferior de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Parte inferior del porcentaje del empleado <EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent> Gráfico 12: Porcentaje de desviación de la tasa inferior de la contribución del empleado <EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent>10.0</ EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent> 3.6.9 Porcentaje de desviación de la tasa media de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Parte media del porcentaje del empleado <EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent> Gráfico 13: Porcentaje de desviación de la tasa media de la contribución del empleado <EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent>20.0</ EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent> 3.6.10 Porcentaje de desviación de la tasa superior de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Parte superior del porcentaje del empleado <EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent> Contenido Gráfico 14: Porcentaje de desviación de la tasa superior de la contribución del empleado <EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent>30.0</ EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent> 3.6.11 Importe de desviación de la tasa inferior de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Parte inferior de las tasas fijas de empleado <EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP"> Contenido Gráfico 15: Importe de desviación de la tasa inferior de la contribución del empleado <EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">10.0</ EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount> 284 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.6.12 Importe de desviación de la tasa media de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Parte media de las tasas fijas de empleado <EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP"> Gráfico 16: Importe de desviación de la tasa media de la contribución del empleado <EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">20.0</ EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount> 3.6.13 Importe de desviación de la tasa superior de la contribución del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Parte superior de las tasas fijas de empleado <EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP"> Gráfico 17: Importe de desviación de la tasa superior de la contribución del empleado <EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">30.0</ EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount> 3.6.14 Importe de contribución adicional del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Tasa fija de empleado AVC <EmployeeAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP"> Contenido Gráfico 18: Importe de contribución adicional del empleado <EmployeeAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP">10.0</ EmployeeAdditionalContributionAmount> 3.6.15 Importe de contribución adicional independiente del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tasa fija del empleado FSVAC <EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP"> Gráfico 19: Importe de contribución adicional libre del empleado <EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP">10.0</ EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount> 3.6.16 Porcentaje de contribución adicional del empleado Campo ByDesign SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 285 Porcentaje de empleado AVC <EmployeeAdditionalContributionPercent> Gráfico 20: Porcentaje de contribución adicional del empleado <EmployeeAdditionalContributionPercent>10.0</EmployeeAdditionalContributionPercent> 3.6.17 Porcentaje de contribución adicional independiente del empleado Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Porcentaje del empleado FSVAC <EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent> Gráfico 21: Porcentaje de contribución adicional libre del empleado <EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent>10.0</ EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent> 3.7 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.7.1 Inactivo en nómina Si un empleado se fija a Inactivo en nómina, un indicador se fija a verdadero para este empleado en el fichero XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Inactivo en nómina <PayrollInactiveIndicator> Tipo: Texto, longitud: 80 3.8 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3.9 Datos fiscales del expediente de impuestos 286 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.9.1 P45 Campo ByDesign Etiqueta XML Método de imposición del empleado <EmployeeTaxationMethodID> Código fiscal <EmployeeTaxationBasisTypeCode> Semana de impuesto <TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue> Mes de impuesto <TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue> Pago sujeto a impuestos <BaseTaxAmount> Impuesto pagado <PaidTaxAmount> Posición 13 <RecalculatedPaidTaxAmount> Posición 13 utilizada en el cálculo de nómina <RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator> Préstamo a estudiantes <StudentIndicator> Fecha de baja del último empleo <EndDate> Contenido 1 — Acumulativo 2 — Semana1/Mes1 No pagado desde fecha de inicio a fecha final del <PaymentTaxableIndicator> ejercicio fiscal Referencia PAYE previa <EmployerReferenceTaxOfficeID> Referencia PAYE previa <EmployerReferencePartyTaxID> Gráfico 22: Método de imposición del empleado <EmployeeTaxationMethodID>TX234</EmployeeTaxationMethodID> Gráfico 23: Código de imposición del empleado <EmployeeTaxationBasisTypeCode>1</EmployeeTaxationBasisTypeCode> Gráfico 24: Código de semana de pago de impuesto <TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue>0</TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue> Gráfico 25: Código de mes de pago de impuesto <TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue>1</TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue> Gráfico 26: Importe de impuesto base <BaseTaxAmount currencyCode="GBP">12000.0</BaseTaxAmount> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 287 Gráfico 27: Impuesto de importe pagado <PaidTaxAmount currencyCode="GBP">1000.0</PaidTaxAmount> Gráfico 28: Impuesto de importe pagado recalculado <RecalculatedPaidTaxAmount currencyCode="GBP">100.0</RecalculatedPaidTaxAmount> Gráfico 29: Indicador de relevancia del importe de impuesto recalculado <RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator>true</RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator> Gráfico 30: Préstamo a estudiantes <StudentIndicator>verdadero</StudentIndicator> Gráfico 31: Fecha de fin <EndDate>2010-10-10</EndDate> Gráfico 32: Pago sujeto a impuestos <PaymentTaxableIndicator>verdadero</PaymentTaxableIndicator> Gráfico 33: ID oficina fiscal de referencia del empleado <EmployerReferenceTaxOfficeID>INLKN</EmployerReferenceTaxOfficeID> Gráfico 34: ID destinatario de referencia del empleado <EmployerReferencePartyTaxID>456</EmployerReferencePartyTaxID> 3.9.2 P46 Campo ByDesign Etiqueta XML Declaración seleccionada A <StatementASignedIndicator> Declaración seleccionada B <StatementBSignedIndicator> Declaración seleccionada C <StatementCSignedIndicator> 288 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Contenido SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Declaración seleccionada D <StatementDSignedIndicator> Gráfico 35: Indicador firmado declaración A <StatementASignedIndicator>verdadero</StatementASignedIndicator> Gráfico 36: Indicador firmado declaración B <StatementBSignedIndicator>verdadero</StatementBSignedIndicator> Gráfico 37: Indicador firmado declaración C <StatementCSignedIndicator>verdadero</StatementCSignedIndicator> Gráfico 38: Indicador firmado declaración D <StatementDSignedIndicator>verdadero</StatementDSignedIndicator> 3.9.3 Devolución de impuestos retenida Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Reembolsos retenidos <EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode> 1 — En huelga 2 — En suspensión Acción de reembolso retenido <EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator> Gráfico 39: Motivo de retención de reembolso de impuestos del empleado <EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode>1</EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode> Gráfico 40: Retención de reembolso de impuestos del empleado suspendido <EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator>verdadero</ EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator> 3.10 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 289 Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 290 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.11 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos [Derivado de la categoría de tipo de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad de PayrollTypeCode> ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 291 Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.12 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.13 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 292 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.14 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 293 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.15 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, en Configuración empresarial. 3.16 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 294 Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3.17 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Los componentes de remuneración se encuentran dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 295 Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.13 Procesamiento de nóminas para Alemania: Especificaciones de archivos de nóminas XML 1.0 Resumen Al ejecutar el procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nóminas incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos por defecto, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Los clientes pueden acceder a estos modelos a través del gerente de cuentas o de proyectos de implementación de SAP. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT [página 173]. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center de SAP para soluciones On-Demand. Después de entrar al sistema, seleccione: SAP Business ByDesign, luego Comunidad y haga clic en Intercambio de información de Wiki. En Información del alcance de la solución, haga clic en Información de la aplicación y desplácese hacia abajo hasta el tema Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel. Elija el ByDesign Feature Pack para acceder a una página dedicada para la descarga que incluya un resumen e información sobre los requisitos previos. 296 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Nuevas mejoras o desarrollos de nómina pueden requerir que sustituya los archivos de plantilla XML o XSLT existentes. El proceso para esta sustitución difiere en lo siguiente: ● Los archivos XML serán sustituidos automáticamente con una actualización de software dedicada de SAP ● Debe sustituir las plantillas de conversión XSLT manualmente. Navegue hasta la ubicación Business Center de SAP para soluciones On-Demand especificada en este documento y descargue la versión más nueva de la plantilla. Luego sustituya los archivos con la tarea regular de nómina Ajustar reglas de conversión. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos Gráfico genérico: Datos de cabecera SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 297 En este ejemplo no se muestran otros datos técnicos contenidos en la cabecera. 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <DE_EmployeePayrollInputCollection> y </DE_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. 2. 298 Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3. En la vista Tareas frecuentes de procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <DE_EmployeePayrollInputCollection> y </ DE_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores del servicio de cálculo de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. Gráfico 1: Datos genéricos <DE_EmployeePayrollInputCollection> <PayrollProcessID>AB-1DE0092009</PayrollProcessID> <PayrollProcessPayrollProviderID>AB-1_2009_09</PayrollProcessPayrollProviderID> 2.2.2 Datos específicos de empleado Los datos nuevos, modificados o borrados de cada empleado se ubican en una subsección de la etiqueta XML <DE_EmployeePayrollInputCollection>, dentro de las etiquetas XML iniciales y finales <DE_EmployeePayrollInput> y </DE_EmployeePayrollInput>. Los datos específicos de empleado se componen de dos subsecciones: datos generales y datos individuales de empleado. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <DE_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 299 Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (se ha añadido recientemente el registro y no se envió anteriormente) ● 02 - Actualizar (el registro se envió anteriormente y ahora se ha actualizado) ● 03 - Borrar (el registro se borra previamente en el sistema ByDesign) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. Ejemplo 1 Gráfico 2: Entrada inicial de la información personal del empleado Ejemplo 2A Gráfico 3: Delimitación del apellido original del empleado 300 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Ejemplo 2B Gráfico 4: Adición del apellido nuevo del empleado SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 301 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByD, la etiqueta XML y la información de contenido. Después de cada tabla se muestra un ejemplo de cómo aparecerían los datos en un archivo XML. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 5: Identificadores de empleado del expediente de personal <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 302 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero 2 = Casado 3 = Viudo 4 = Divorciado 5 = Separado Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, dentro de Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, DE se transfiere para Alemania. Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, dentro de Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Segundo nombre <MiddleName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apodo <NickName> Tipo: Texto, longitud: 40 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 303 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales dentro de Configuración empresarial. Gráfico 6: Datos biográficos del expediente de personal 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByD 304 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, DE se transfiere para Alemania Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 Gráfico 7: Datos de contacto privados del expediente de personal 3.4 Número de afiliación a la seguridad social del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Número de afiliación a la seguridad social <SocialInsuranceID> Tipo: Texto, longitud: 12 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 305 Gráfico 8: Número de afiliación a la seguridad social del expediente de personal 3.5 Información de seguridad social del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Número de fondo de seguridad social <SocialInsuranceFund HeadOfficeID> Tipo: Texto, longitud: 8 Seguro de enfermedad <HealthInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Exento de seguro 2 = Contribución general 5 = Asegurado voluntario 10 = Tasa fija 11 = Media contribución 12 = Empleado a tasa fija 306 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Distribución de contribuciones <HealthInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionPayerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Importe de contribución al seguro de enfermedad <HealthInsurance> <ContributionAmount CurrencyCode> Tipo: “EUR” Seguro de pensiones <PensionInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Distribución de contribuciones <PensionInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionPayerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa desempleo <UnemploymentInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Distribución de contribuciones <UnemploymentInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionPayerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Seguro de asistencia sanitaria <NursingInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Distribución de contribuciones <NursingInsurance> <EmployeeSocialInsurance ContributionPayerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Distribución estándar entre empleador y empleado 2 = Empleador paga contribución completa 3 = Empleado paga contribución completa Importe de contribución al seguro de asistencia sanitaria <NursingInsurance> <ContributionAmountCurrencyCode> Tipo: “EUR” SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 307 Categoría de seguridad social <EmployeeSocialInsuranceContribution EmployeeGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Estándar 2 = Baja parcial 3 = Empleado insignificante 4 = Empleado ocasional 5 = Persona con incapacidades 6 = Año de voluntario social Clave de actividad [DEUEV] <SocialInsurance OccupationCode> Tipo: Texto, longitud: 2 11 = Campesinos 12 = Baja parcial 21 = Empleado insignificante 22 = Empleado ocasional 31 = Persona con incapacidades 32 = Año de voluntario social 41 = Año de voluntario social Estos valores se derivan de la circular de la Agencia Federal de Empleo: Procedimientos de informes generales para seguros de enfermedad, asistencia sanitaria, pensiones y desempleo (15 de julio de 1998, versión 23.02.2005). Aquí no se reproduce la lista completa ya que contiene 340 valores. Estado profesional [DEUEV] 308 <SocialInsurance ProfessionalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 2 0 = Empleados en formación a tiempo completo (aprendices, empleados en formación, pasantes, internos) 1 = Trabajadores a tiempo completo no empleados como trabajadores experimentados 2 = Trabajadores a tiempo completo empleados como trabajadores experimentados 3 = Empleados a tiempo completo - artesanos, capataces (que cobran salario y sueldo) 4 = Empleados asalariados a tiempo completo (pero no artesanos o capataces asalariados) 5 = Empleados con incapacidades en talleres protegidos aprobados 6 = Personas en centros de bienestar para la juventud, centros de capacitación vocacional o centros para personas con incapacidades 7 = Empleados a tiempo completo que trabajan desde el hogar o en empresas autónomas 8 = Empleados a tiempo parcial con semanas laborables de menos de 18 horas, incluidas las personas con empleo limitado 9 = Empleados a tiempo parcial con semanas laborables de 18 horas o más, pero no a tiempo completo © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Educación/ Formación [DEUEV] <SocialInsurance EducationCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Escuela primaria/Secundario inferior, certificado intermedio o equivalente sin educación vocacional 2 = Escuela primaria/Secundario inferior, certificado intermedio o equivalente con educación vocacional completa 3 = Certificado de secundario superior (estándar de matriculación general o específica) sin educación vocacional completa 4 = Certificado de secundario superior (estándar de matriculación general o específica) con educación vocacional completa 5 = Título de escuela técnica superior 6 = Título universitario/de educación superior 7 = Educación desconocida, sin detalles Grupo de personas [DEUEV] <SocialInsurance EmployeeGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 3 101 = Empleados sujetos a seguridad social, sin características especiales 102 = Empleados en formación 103 = Empleados con baja parcial 104 = Trabajadores de empresas autónomas según § 190 SGB VI (Código de seguridad social alemán) 105 = Empleados en formación no pagos 106 = Empleados en formación estudiantes 107 = Personas con incapacidades en talleres protegidos o instalaciones similares 108 = Destinatarios de pago de baja temprana (§§ 200 SGB V y 191 SGB VI) 109 = Empleados con ingresos bajos según § 8 subsección 1 N.°1 SGB IV 110 = Empleados a corto plazo según § 8 subsección 1 N.°2 SGB IV 111 = Servicio de bienestar para la juventud, centros de capacitación vocacional o instalaciones similares 112 = Miembros de familia que trabajan en agricultura 113 = Agricultores de tiempo parcial 114 = Agricultores de tiempo parcial (por temporada) 116 = Destinatarios de remuneración compensatoria según FELEG 118 = Personas con empleo ocasional 119 = Pensionados y destinatarios de bienestar social exentos de seguro 120 = Personas supuestamente empleadas Los siguientes campos solo estarán visibles si la fecha Válido desde es el 12.01.2011 o posterior. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 309 Función/ Profesión <GermanDataEntryAndTransferRegulation> <SocialInsuranceOccupationCode> Tipo: Texto, longitud: 3 Certificado <GermanDataEntryAndTransferRegulation> <SocialInsuranceGeneralEducationCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 - Sin título de bachiller 2 - Escuela secundaria 3 - Escuela secundaria grado 1 4 - Diploma de escuela secundaria 9 - Título desconocido Formación vocacional <GermanDataEntryAndTransferRegulation> <SocialInsuranceVocationalEducationCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Escuela primaria/Secundario inferior, certificado intermedio o equivalente sin formación vocacional 2 = Escuela primaria/Secundario inferior, certificado intermedio o equivalente con formación vocacional completa 3 = Certificado de secundario superior (estándar de matriculación general o específica) sin formación vocacional completa 4 = Certificado de secundario superior (estándar de matriculación general o específica) con formación vocacional completa 5 = Título de escuela técnica superior 6 = Título universitario/de educación superior 7 = Educación desconocida, sin detalles Formulario del contrato <GermanDataEntryAndTransferRegulation> Tipo: Texto, longitud: 2 <SocialInsuranceWorkAgreementClassificationCode> 0 = Empleados en formación a tiempo completo (aprendices, empleados en formación, pasantes, internos) 1 = Trabajadores a tiempo completo no empleados como trabajadores experimentados 2 = Trabajadores a tiempo completo empleados como trabajadores experimentados 3 = Empleados a tiempo completo - artesanos, capataces (que cobran salario y sueldo) 4 = Empleados asalariados a tiempo completo (pero no artesanos o capataces asalariados) 5 = Empleados con incapacidades en talleres protegidos aprobados 6 = Personas en centros de bienestar para la juventud, centros de capacitación vocacional o centros para personas con incapacidades 7 = Empleados a tiempo completo que trabajan desde el hogar o en empresas autónomas 8 = Empleados a tiempo parcial con semanas laborables de menos de 18 horas, incluidas las personas con empleo limitado 9 = Empleados a tiempo parcial con semanas laborables de 18 horas o más, pero no a tiempo completo 310 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <> Gráfico 8A: Datos de seguridad social del expediente de personal 3.6 Información fiscal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Año de cartilla de impuestos <TaxCardYear > Tipo: Texto, longitud: 4 (año) Municipio <IssuingMunicipalityCode> Tipo: Texto, longitud: 8 (numérico) Categoría fiscal <EmployeeIncome TaxClassCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Categoría fiscal I 2 = Categoría fiscal II 3 = Categoría fiscal III 4 = Categoría fiscal IV 5 = Categoría fiscal V 6 = Categoría fiscal VI SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 311 Impuesto eclesiástico <EmployeeTaxationChurchCode> Tipo: Texto, longitud: 9 – – = Sin obligación fiscal eclesiástica AK = Católico antiguo EV = Protestante FA = Sin confesión religiosa - Alzey FB = Congregación regional sin confesión religiosa - Baden FG = Congregación regional sin confesión religiosa - Palatinado FM = Congregación sin confesión religiosa - Mainz FR = Iglesia reformada de Francia FS = Congregación sin confesión religiosa - Offenbach Mainz IB = Comunidad religiosa israelita - Baden IL = Israelita - rural IS = Israelita IW = Comunidad religiosa israelita - Wuerttemberg JD = Impuesto de religión judía JH = Impuesto de religión judía JS = Impuesto de religión judía LT = Luterano RF = Reformado RK = Católico romano Exención fiscal anual <PersonalAnnualTaxExempt Amount currencyCode> Tipo: “EUR” Exención fiscal mensual <PersonalMonthlyTaxExempt Amount currencyCode> Tipo: “EUR” Obligación por impuesto sobre la renta <IncomeTaxLiabilityCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Ilimitado 2 = Restringido 3 = Impuesto a tasa fija 4 = No imponible Gráfico 9: Datos fiscales del expediente de personal 312 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.7 Información de contrato de trabajo del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Permanente 2 = Temporal 3 = Ejecutivo 4 = Empleado en formación 5 = Estudiante que trabaja 6 = Jubilado Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Trabajador industrial con pago por hora 2 = Empleado asalariado 3 = Ejecutivo senior 4 = Trabajador industrial con pago por mes Gráfico 10: Datos de contrato de trabajo del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 313 3.8 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 11: Asignación de residencia fiscal del expediente de personal 314 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.10 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 Gráfico 12: Asignación de grupo de nómina del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 315 3.11 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 Gráfico 13: Datos de pago y bancarios del expediente de personal 316 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.12 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante Procesamiento de nómina. Los reembolsos por gastos de viaje se hacen directamente en Finanzas, dentro de Gestión de gastos y reembolsos (GGR). La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nómina en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nómina [página 187]. Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 317 A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto Gráfico 13A: Datos de gastos de viaje de Gestión de gastos y reembolsos 318 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.13 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempos <EmployeeTimeItem [Derivado de la categoría de tipo de PayrollCategoryCode> tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos dentro de Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina [Según la asignación en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado dentro de Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 319 Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Gráfico 14: Tiempo registrado del archivo de tiempos 320 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.14 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 321 Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Gráfico 15: Horario de trabajo del archivo de tiempos 3.15 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 322 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Gráfico 16: Horario promedio del archivo de tiempos 3.16 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 323 Campo ByD Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Gráfico 17: Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos 324 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.17 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, dentro de Configuración empresarial. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 325 Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Gráfico 18: Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos 3.18 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByD Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> 326 Contenido Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 Gráfico 19: Período de horario de trabajo 3.19 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Los componentes de remuneración se asignan dentro del archivo de remuneración de un empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> <CompensationComponentCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. El código de categoría de remuneración para los ingresos es 1; para las deducciones es 2 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 327 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. Importe (según se asignó al componente de remuneración del empleado) <CompensationComponentAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> (según se asignó al Componente de remuneración del empleado) Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Porcentaje <CompensationComponentPercent> (según se asignó al Componente de remuneración del empleado) Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Gráfico 20: Componentes de remuneración del archivo de remuneración 328 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 6.4.1.14 Procesamiento de nómina para la India: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 329 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave con campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <IN_EmployeePayrollInputCollection> y </IN_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <IN_EmployeePayrollInputCollection> y </ IN_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: El ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por el nodo de objeto y la información del proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por el sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <IN_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 330 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se utilizan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (se ha añadido recientemente el registro y no se envió anteriormente) ● 02 - Modificar (el registro se envió anteriormente y ahora se ha actualizado) ● 03 - Borrar (el registro se borra previamente en el sistema ByDesign) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción (verificación) Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifique su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 1: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 331 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo(a) 4 = Divorciado(a) 5 = Separado(a) Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, IN se transfiere para la India. Título <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Segundo nombre <MiddleName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = Licenciado superior 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, IN se transfiere para la India Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 332 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 3.3.1 Dirección del puesto de trabajo Campo ByD Etiqueta XML Dirección del puesto de trabajo <EmployeeWorkplaceAddressInformation> Contenido <OrganisationAddress> Detalles de ubicación <WorkplaceAddress> Otros detalles Gráfico 2: Dirección del puesto de trabajo <EmployeeWorkplaceAddressInformation actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>IN00163E01277C1EE0B8D43B0F7D7FFC3500163E01277C1EE0B8D45086771D7C5D</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24443</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-09-19</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <AddressUsage actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>IN00163E01277C1EE0B8D43B0F7D7FFC3500163E01277C1EE0B8D45086771E7C5D</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24484</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <AddressUsageCode>XXDE</AddressUsageCode> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-09-19</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </AddressUsage> <OrganisationAddress> <PhysicalAddress> <CountryCode>IN</CountryCode> <CountryName languageCode="EN">India</CountryName> <RegionCode>30</RegionCode> <RegionName>Delhi<RegionName> <StreetPostalCode>110001</StreetPostalCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 333 <CityName>New Delhi</CityName> <StreetName>Connaught place</StreetName> <HouseID>567</HouseID> </PhysicalAddress> </OrganisationAddress> <WorkplaceAddress> <PersonName> <GivenName>INDIA</GivenName> <FamilyName>CITY</FamilyName> <NameFormatCountryCode>IN</NameFormatCountryCode> </PersonName> <Office> <BuildingID>building1</BuildingID> <RoomID>room1</RoomID> </Office> </WorkplaceAddress> </EmployeeWorkplaceAddressInformation> <EmployeeWorkplaceAddressInformation actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>IN00163E0114E41ED0B1F6D6B31CFBA4E200163E0213361EE0B6F031708976BEAB</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24443</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-09-10</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <AddressUsage actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>IN00163E0114E41ED0B1F6D6B31CFBA4E200163E0213361EE0B6F031708977BEAB</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24484</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <AddressUsageCode>XXDE</AddressUsageCode> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-09-10</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </AddressUsage> <OrganisationAddress> <PhysicalAddress> <CountryCode>IN</CountryCode> 334 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <CountryName languageCode="EN">India</CountryName> <StreetPostalCode>560066</StreetPostalCode> <StreetName>Whitefield</StreetName> <HouseID>138</HouseID> </PhysicalAddress> </OrganisationAddress> <WorkplaceAddress> <PersonName> <FormOfAddressCode>0002</FormOfAddressCode> <FormOfAddressName>Mr.</FormOfAddressName> <GivenName>Persfile</GivenName> <FamilyName>Changes</FamilyName> <NameFormatCountryCode>IN</NameFormatCountryCode> </PersonName> <Office> <BuildingID>RMZ</BuildingID> <RoomID>03</RoomID> </Office> <Communication> <Telephone> <Number> <SubscriberID>11111111</SubscriberID> <CountryCode>IN</CountryCode> <CountryDiallingCode>+91</CountryDiallingCode> <CountryName languageCode="EN">India</CountryName> </Number> <NumberDefaultIndicator>true</NumberDefaultIndicator> <NumberUsageDenialIndicator>false</NumberUsageDenialIndicator> </Telephone> <MobilePhone> <Number> <SubscriberID>222222</SubscriberID> <CountryCode>IN</CountryCode> <CountryDiallingCode>+91</CountryDiallingCode> <CountryName languageCode="EN">India</CountryName> </Number> <SMSEnabledIndicator>true</SMSEnabledIndicator> <NumberDefaultIndicator>true</NumberDefaultIndicator> <NumberUsageDenialIndicator>false</NumberUsageDenialIndicator> </MobilePhone> <Facsimile> <Number> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 335 <SubscriberID>33333333</SubscriberID> <CountryCode>IN</CountryCode> <CountryDiallingCode>+91</CountryDiallingCode> <CountryName languageCode="EN">India</CountryName> <NumberDefaultIndicator>true</NumberDefaultIndicator> <NumberUsageDenialIndicator>false</NumberUsageDenialIndicator> </Facsimile> <Email> <URI>[email protected]</URI> <URIDefaultIndicator>true</URIDefaultIndicator> <URIUsageDenialIndicator>false</URIUsageDenialIndicator> </Email> </Communication> </WorkplaceAddress> </EmployeeWorkplaceAddressInformation> En este documento, una "Región" es equivalente a un estado de la India. 3.4 Unidad organizativa Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Unidad organizativa <CostCentreID> <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 40 El ID de establecimiento permanente es la residencia fiscal a la que pertenece el empleado. El ID de centro de coste es el centro de coste al que pertenece el empleado. Categoría administrativa Residencia fiscal 1 — Por hora 2 — Empleado asalariado 3 — Responsable <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3.4.1 Fecha de alta y fecha de baja Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha de alta <StartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de baja <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Gráfico 3: Fecha de alta y fecha de baja <WorkAgreementItem actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0126B91EE0A7ABA41F8E15156B</ObjectID> 336 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24499</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-02-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode> <AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode> 3.5 Información de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría profesional <WorkAgreementOccupationCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Trabajador 10 Conductor 11 Representante 12 Personal Alp 13 Cooperante 14 Miembro de la junta directiva 15 Presidente de la junta directiva 16 Dependiente de tienda 17 Estudiante de enfermería pagado 18 Estudiante de enfermería no pagado 19 Empleado con cuota global especial 2 Tabajador aprendiz 20 Solicitante de asilo 3 Trabajador de período de vacaciones 4 Empleado 5 Empleado aprendiz 6 Empleado de período de vacaciones 7 Practicante de período de vacaciones 8 Exento del seguro de pensiones 9 Asistente SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 337 Código de registro legal <WorkAgreementStatutoryCategoryCode> 1 Ley para la continuación del pago de salario 10 Ley de trabajo desde casa 11 Ley de capacitación vocacional 12 Contrato de trabajo con beneficios parciales 13 Ley de pasantía de estudiante de magisterio 14 Ley de abogado pasante 15 Aprendizaje en odontología 16 Ley de organización universitaria 17 Ley de servicio militar 18 Servicio sustitutorio 19 Ley federal sobre los estudios de veterinaria 2 Ley de empleados asalariados 20 Otras leyes 3 Ley para personas empleadas por terratenientes 4 Ley para empleados con contrato 5 Ley para periodistas 6 Ley para actores 7 Ley para trabajo agrícola 8 Ley para cuidadores 9 Ley para empleados del hogar Persona emparentada con el empresario <PersonRelatedToEmployerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 No emparentado 2 Casado 3 Pariente Inversión <RegulatoryCompliance InvestmentPercent="" actionCode=""> Tipo: Texto, longitud: Número máximo de dígitos (16), número máximo de fracciones (6) 3.5.1 SMO/Gratificación/Asistencia social Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Número de seguro médico obligatorio <EmployeeSocialInsuranceID> Tipo: Texto Longitud: 20 Dispensario de seguro médico obligatorio Tipo: Texto Longitud: 40 <HospitalNameText> Contribución del empleado al fondo de <LabourWelfareFundRelevanceIndicator> asistencia social Marcando esta casilla se indica, que el empleado contribuye a un fondo de asistencia social. ID gratificación El ID de gratificación es un ID único que indica la contribución de gratificación a un empleado. Número de certificado temporal 338 Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/ Falso <GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Tipo: Texto Longitud: 20 <TemporaryEmployeeSocialInsuranceID> © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Tipo: Texto Longitud: 20 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Gráfico 5: Condiciones de período de Seguridad Social <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C4FA18E0BBB4C9</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode <ObjectNodeTypeCode>24502</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeSocialInsuranceID>1245</EmployeeSocialInsuranceID> <TemporaryEmployeeSocialInsuranceID> 1245</TemporaryEmployeeSocialInsuranceID> <HospitalNameText>1</HospitalNameText> <LabourWelfareFundRelevanceIndicator>true</LabourWelfareFundRelevanceIndicator> <GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>1241</ GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3.5.2 Seguro de pensiones Campo ByDesign Etiqueta XML Fondo de pensiones <PensionFund> Contenido ID confianza plan de pensiones <BusinessPartnerUUID> Tipo: Texto Longitud: 10 Ej.: GCIN2321 Número de pensión <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Tipo: Texto Longitud: 20 Ej.: AA/BBB/111111/999999 ID gratificación <GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Tipo: Texto Longitud: 20 Contribución del empleado a esquema de pensión <EmployerPaymentIndicator> Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/Falso La selección de esta casilla indica, que el empleado contribuye a un esquema de pensiones de empleado. Provisión de fondos <ProvidentFund> ID de confianza de la provisión <BusinessPartnerUUID> de fondos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo: Texto Longitud: 10 Ej.: GCIN2321 P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 339 Número de la provisión de fondos <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Tipo: Texto Longitud: 20 Ej.: AB/ABC/213414/324241 Importe de contribución del fondo de previsión voluntario <AdditionalEmployeeContributionAmount> Tipo: Importe Longitud: 11.2 Ej.: 500.50 Porcentaje de contribución del <AdditionalEmployeeContributionPercent> fondo de previsión voluntario Tipo: Porcentaje Ej.: 30% ● El Importe de contribución del fondo de previsión voluntario puede ser un importe o un porcentaje, no ambos. Se emitirá un mensaje de error si intenta introducir ambos. ● El número de pensión es el ID de pensión del empleado. ● El Número del fondo de provisión es el ID del fondo de provisión. Gráfico 6: Seguro de pensiones <EmployeeSocialInsuranceArrangementPensionInsurance actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F2E1B5B8B4C7</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24500</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <PensionFund> <BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c5ea75fb943a</BusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>AA/BBB/111111/999999</ EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> <EmployerPaymentIndicator>verdadero</EmployerPaymentIndicator> </PensionFund> <ProvidentFund> <BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c5ea75fb943a</BusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>AA/BBB/213414/999999</ EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> <AdditionalEmployeeContributionAmount currencyCode="INR">550.0</ AdditionalEmployeeContributionAmount> <AdditionalEmployeeContributionPercent>30.0</AdditionalEmployeeContributionPercent> </ProvidentFund> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPensionInsurance> 340 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3,6 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3.6.1 Inactivo en cálculo de nómina Si un empleado se especifica como Inactivo en el cálculo de nómina, en el fichero XML se fijará un indicador en verdadero para este empleado. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Inactivo en cálculo de nómina <PayrollInactiveIndicator> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 7: Inactivo en cálculo de nómina <PayrollGroupCode>IN01</PayrollGroupCode> <PayrollInactiveIndicator>true</PayrollInactiveIndicator> 3,7 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 El código bancario será por defecto el país relevante. Para la India, por defecto será un número del código de sistema financiero de la India (Indian Financial System Code (IFSC)). Se puede configurar en WoC Gestión de liquidez —> WoC Directorio bancario. 3.8 Datos de incapacidad del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Grupo incapacidad <DisabledPersonGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Discapacitado severo 2 Discapacitado Grado de discapacidad <PersonDisabilityPercent> Tipo: Porcentaje Ej.: 15% SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 341 Gráfico 7: Datos de discapacidad del expediente de personal <CountryCode>IN</CountryCode> <Disability actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C56BCB3E91F5D7</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24516</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-06-24</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <DisabledPersonGroupCode>2</DisabledPersonGroupCode> <PersonDisabilityPercent>10.0</PersonDisabilityPercent> </Disability> 3.9 Datos fiscales del expediente de impuestos Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Número PAN <EmployeeTaxID> Tipo: Texto Formato: XXXXX99999 Ej.: ADXYZ12345 Gráfico 8: Datos fiscales del expediente de impuestos <EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C4E1B551769489</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24491</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-06-24</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeTaxID schemeID="">ADXYZ12345</EmployeeTaxID> </EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> 3.10 Acuerdo fiscal 342 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.10.1 Posición de empleo: Componente de compensación de empleo previo Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Cantidad de dietas por viajes exentas <LeaveTravelAllowanceNumberValue> Tipo: Íntegro Valor mínimo: 0 Valor máximo: 99 DV trasladadas <LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator> Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/Falso Seleccionando esta casilla, se indica que las dietas por viajes del empleado se trasladan Empleo previo, tipo de pago <TaxationCategoryCode> Empleo previo, importe individual <TaxationCategoryAmount> Tipo: Texto Longitud: 4 1. Exención del cobro por ausencia 2. Exención gratuita 3. Exención del esquema de jubilación voluntaria 4. Impuesto profesional 5. Impuesto sobre la renta deducido Tipo: Importe Longitud: 11.2 Impuesto sobre la renta deducido Impuesto profesional Gráfico 9: Posición de empleo: Componente de compensación de empleo previo <EmployeeTaxArrangementPreviousEmployment actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F0D2951034C6</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24494</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <LeaveTravelAllowanceNumberValue>5</LeaveTravelAllowanceNumberValue> <LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator>true</LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator> <EmploymentItemPreviousEmploymentCompensationComponent actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F1E2A5DF34C6</ObjectID> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 343 <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24495</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <TaxationCategoryCode>1<TaxationCategoryCode> <TaxationCategoryAmount currencyCode="INR">500.0</TaxationCategoryAmount currencyCode="INR"> </EmploymentItemPreviousEmploymentCompensationComponent> </EmployeeTaxArrangementPreviousEmployment> 3.10.2 Posición de contrato de trabajo exención miembro familia Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de exención <EmployeeTaxationExemptionTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 4 Importe <EmployeeTaxationExemptionAmount> 1. Exención médica 2. Exención hogar infantil 3. Exención educación infantil Tipo: Importe, longitud: 11.2 Gráfico 10: Posición de acuerdo laboral exención miembro familia <EmployeeTaxArrangementExemption actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191ED0A6E043BAC1DDBA39</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24504</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <EmployeeTaxationExemptionTypeCode>1</EmployeeTaxationExemptionTypeCode> <EmployeeTaxationExemptionAmount currencyCode="INR">10.0</EmployeeTaxationExemptionAmount> </EmployeeTaxArrangementExemption> 3.10.2.1 Información de derechohabiente Campo ByD Etiqueta XML Derechohabiente <EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember> Número de ID <FamilyMemberBusinessPartnerID> Tipo: Texto, longitud: 40 Nombre <FamilyMemeberDependentName> Tipo: Texto, longitud: 40 344 Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Relación <BusinessPartnerRelationshipCode> Tipo: Texto, longitud: 2 ● 01 Hijo(a) ● 02 Cónyuge ● 03 Padre ● 04 Madre ● 05 Tutor ● 06 Suegro ● 07 Suegra Gráfico 11: Información de derechohabiente <EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114ED1ED0B6A11DC73FD746D9</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24505</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <BusinessPartnerUUID>00163e01-14ea-1ed0-b3f9-78e2d8ffe7f1</BusinessPartnerUUID> <FamilyMemberBusinessPartnerID>1000868</FamilyMemberBusinessPartnerID> <BusinessPartnerRelationshipCode>01</BusinessPartnerRelationshipCode> <FamilyMemeberDependentName>Dr. Mom Mother</FamilyMemeberDependentName> </EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember> 3.11 Inversión Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tener en cuenta inversiones/ contribuciones reales para impuestos <FixedIndicator> Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/Falso Seleccionar esta casilla significa, que el sistema utilizará el importe real de inversión. No seleccionarla significa, que el sistema utilizará el importe de inversión propuesto. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 345 Inversión/ Contribuciones 346 <EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode> 1 Contrato para pensión aplazada en la vida de determinadas personas 2 Contribución de ULIP del fondo de la mutua LIC 3 Contribución a un fondo de jubilación aprobada 4 Configuración para la contribución a cualquier fondo de pensión 5 Contribución a determinados fondos de pensión 6 Contribución a un plan de pensiones notificado de LIC 7 Contribución a un fondo de mutua notificado 8 Contribución al plan de seguros enlazado a la unidad notificada del fondo de mutua LIC 9 Contribución a la provisión de fondos según PF Act, 1925 10 Contribución al fondo de previsión público 11 Contribución al fondo de previsión reconocido 12 Contribución al fondo de jubilación 13 Contribución a ULIP 14 Contribución a ULIP de UTI 15 Deducción para dependiente con discapacidad 16 Deducción para dependiente con discapacidad severa 17 Deducción para discapacidad propia 18 Deducción para discapacidad propia severa 19 Deducción de salario para pensión aplazada A 20 Deducción respecto a jubilación pagada 21 Depós.en banco de ahorro postal (depósitos acumulativos) norma 1959 22 Donación para el desarrollo científico o rural 23 Donación a CRY 24 Donación a caja de socorros de PM 25 Interés en determinados títulos de valores/dividendos 26 Interés en determinados títulos de valores/dividendos (incl.títulos del gob.) 27 Interés en el asunto NSC VIII 28 Prima del seguro médico para edades no avanzadas 29 Prima del seguro médico (ciudadano de edad avanzada) 30 Tratamiento médico 31 Tratamiento médico para ciudadanos de edad avanzada 32 Depósitos de plazos notificados por gobierno central 33 Pago según política de seguro de vida SAP Business ByDesign, mayo de 2015 34 Ingresos prof.de fuentes extranjeras © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C Procesamiento de nómina 35 Remuneración para servicios en el extranjero 36 Reembolso de impuesto debido a Inversiones y contribuciones propuestas <PlannedInvestmentAmount> Tipo: Importe Longitud: 11.2 Inversiones y contribuciones reales <FinalInvestmentAmount> Tipo: Importe Longitud: 11.2 Ingresos de bienes inmuebles <WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome> 1 De ocupación propia/Considerada de ocupación propia 2 En parte libre 3 Completamente libre Si se selecciona la opción 1, la única etiqueta que se puede utilizar es: <DeductionInterestAmount currencyCode="INR"> </ DeductionInterestAmount> Ingresos de otras fuentes <WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome> 1 Beneficios de negocios 2 Rendimiento de capital a largo plazo (Tasa normal) 3 Rendimiento de capital a largo plazo (Tasa especial) 4 Rendimiento de capital a corto plazo 5 Ingresos de dividendos 6 Ingresos de intereses 7 Otros ingresos 8 Retención en origen de otros ingresos Gráfico 12: Inversión <EmployeeTaxArrangementInvestment actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C5778BF2BE760A</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24508</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <FixedIndicator>verdadero</FixedIndicator> <WorkAgreementItemInvestmentTaxReductionBasis actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A7C5783B2D00360A</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24509</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode>9</EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 347 <PlannedInvestmentAmount currencyCode="INR">110.0</PlannedInvestmentAmount> <FinalInvestmentAmount currencyCode="INR">110.0</FinalInvestmentAmount> </WorkAgreementItemInvestmentTaxReductionBasis> </EmployeeTaxArrangementInvestment> Gráfico 13: Ingresos de bienes inmuebles <WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome ActionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0286601ED198D3E1E604B72964</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>38048</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <EmployeeHousePropertyIncomeTypeCode>2</EmployeeHousePropertyIncomeTypeCode> <TDSOtherIncomeAmount currencyCode="INR">1000.0</TDSOtherIncomeAmount> <DeductionInterestAmount currencyCode="INR">2000.0</DeductionInterestAmount> <DeductionRepairsAmount currencyCode="INR">3000.0</DeductionRepairsAmount> <DeductionOthersAmount currencyCode="INR">4000.0</DeductionOthersAmount> <FinalLettableValueAmount currencyCode="INR">0.0</FinalLettableValueAmount> </WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome> Gráfico 14: Ingresos de otras fuentes <WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome ActionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0286601ED198D3EC9F98E1298C</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>38053</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <EmployeeTaxationOtherSourcesIncomeTypeCode>2</EmployeeTaxationOtherSourcesIncomeTypeCode> <Amount currencyCode="INR">3000.0</Amount> </WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome> 3.12 Indemnización por alquiler Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría de ciudad <CityTaxationCategoryCode> Tipo: Texto Longitud: 2 Importe de alquiler 348 <HouseRentAmount> 1. Área metropolitana 2. Área no metropolitana Tipo: Importe Longitud: 11.2 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Susceptible de exención fiscal <ExemptedIndicator> Seleccionando esta casilla, se indica que el empleado es susceptible de exenciones fiscales. Susceptible de impuesto profesional Seleccionando esta casilla, se indica que el empleado es susceptible de impuestos profesionales. Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/Falso <ProfessionalTaxRelevanceIndicator> Tipo: Casilla de selección Valor: Verdadero/Falso Gráfico 15: Indemnización por alquiler <EmployeeTaxArrangemenPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0120191ED0A6E03DC89F283A26</ObjectID> <ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24512</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2010-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <CityTaxationCategoryCode>1</CityTaxationCategoryCode> <HouseRentAmount currencyCode="INR">90.0</HouseRentAmount> <ExemptedIndicator>true</ExemptedIndicator> <ProfessionalTaxRelevanceIndicator>true</ProfessionalTaxRelevanceIndicator> </EmployeeTaxArrangemenPeriodTerms> 3.13 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos (GGR). La contabilización de estos gastos en el Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 349 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “INR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3.14 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign 350 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de tiempo <EmployeeTimeItem [Derivado de la categoría de tipo PayrollCategoryCode> de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina [Según la asignación en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 <EmployeeTimeItem PayrollTypeCode> Fecha <Date> [para la que se registró el tiempo] Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 351 Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de tiempos. Ausencia aprobada TIN 001 — Vacaciones pagadas TIN 002 — Vacaciones no pagadas TIN 003 — Enfermedad con certificado médico (pagada) TIN 004 — Enfermedad sin certificado médico (pagada) TIN 005 — Enfermedad (no pagada) TIN 006 — Accidente laboral TIN 007 — Accidente de camino al trabajo/a casa TIN 008 — Ausencia a largo plazo (pagada) TIN 009 — Ausencia pagada TIN 010 — Ausencia no pagada TIN 011 — Tiempo libre para HE TIN 012 — Tiempo libre para horario flexible TIN 013 — Ausencia especial concedida TIN 014 — Ausencia a largo plazo (no pagada) 3.15 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 352 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.16 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.17 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando el archivo de tiempos del empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 353 Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3.18 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 354 Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos en Configuración empresarial. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3.19 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3.20 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Los componentes de remuneración se encuentran dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de tiempos. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 355 Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.15 Procesamiento de nómina Suiza: Especificaciones de archivos de nóminas XML Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema, el usuario lo transmite a su proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center del sistema. Después de entrar en el sistema, seleccione: Comunidad y, luego, Wiki. En la sección Superáreas de Intercambio de información de Wiki, haga clic en Gestión de Recursos Humanos y desplácese hasta el final de la página. En Páginas subordinadas, haga doble clic en el enlace Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel en ByDesign, paquete de funciones 2.6. También puede descargar plantillas para releases anteriores abriendo la página subordinada correspondiente en Gestión de Recursos Humanos. 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 356 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● • <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● • <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <CH_EmployeePayrollInputCollection> y </CH_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos en la vista Ejecución de nómina de procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos de nómina delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <CH_EmployeePayrollInputCollection> y </ CH_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos incluyen: ● <PayrollProcessID>: ID generado por el sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Contiene IDs generados por el sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <CH_EmployeePayrollInput> : Proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 357 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema y después de que un empleado modifique su apellido. 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByDesign, la etiqueta XML y la información de contenido. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Gráfico 5: Identificadores de empleado del archivo de nómina <Employee actionCode=”04”> <UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID> <EmployeeID>50</EmployeeID> 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 358 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo(a) 4 = Divorciado(a) 5 = Separado(a) Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, CH se transfiere para Suiza. Título <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, en Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático Doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales en Configuración empresarial. 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de país <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Por ejemplo, CH se transfiere para Suiza Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 359 3.4 ID de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de seguridad social <SocialInsuranceID> Tipo: Texto, longitud: 20 Gráfico: ID de seguridad social del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE40E7C11CBACD</ObjectID> <ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24109</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <SocialInsuranceID>123456</SocialInsuranceID> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> </EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms> 3.5 Información de seguridad social del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Categoría profesional <WorkAgreementOccupationCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 4 1 Trabajador 10 Conductor 11 Representante 12 Personal Alp 13 Cooperante 14 Miembro de la junta directiva 15 Presidente de la junta directiva 16 Dependiente de tienda 17 Estudiante de enfermería pagado 18 Estudiante de enfermería no pagado 19 Empleado con cuota global especial 2 Tabajador aprendiz 20 Solicitante de asilo 3 Trabajador de período de vacaciones 4 Empleado 5 Empleado aprendiz 6 Empleado de período de vacaciones 7 Practicante de período de vacaciones 8 Exento del seguro de pensiones 9 Asistente 360 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Código de registro legal <WorkAgreementStatutoryCategoryCode> 1 Ley para la continuación del pago de salario 10 Ley de trabajo desde casa 11 Ley de capacitación vocacional 12 Contrato de trabajo con beneficios parciales 13 Ley de pasantía de estudiante de magisterio 14 Ley de abogado pasante 15 Aprendizaje en odontología 16 Ley de organización universitaria 17 Ley de servicio militar 18 Servicio sustitutorio 19 Ley federal sobre los estudios de veterinaria 2 Ley de empleados asalariados 20 Otras leyes 3 Ley para personas empleadas por terratenientes 4 Ley para empleados con contrato 5 Ley para periodistas 6 Ley para actores 7 Ley para trabajo agrícola 8 Ley para cuidadores 9 Ley para empleados del hogar Persona emparentada con el empresario <PersonRelatedToEmployerTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 No emparentado 2 Casado 3 Pariente Inversión <RegulatoryCompliance InvestmentPercent="" actionCode=""> Tipo: Texto, longitud: Número máximo de dígitos (16), número máximo de fracciones (6) 3,6 Información de seguridad social del expediente de personal Datos de familia Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido BusinessPartnerRelationshipRoleCode <BusinessPartnerRelationshipRoleCode> BUR004-0 Está casado con BUR004-2 Es hijo de EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Aplicable solo si "Es hijo de": SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina 1. Hijo propio 2. Hijo adoptado 3. Hijastro 4. Menor en guarda 5. Hermano/ nieto © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 361 FamilyIncomeSupplementTypeCode <FamilyIncomeSupplementTypeCode> Aplicable solo si "Es hijo de": 1. Sin pago compensatorio 2. Plus por hijo 3. Pago por la formación 4. Pago por hijo minusválido Gráfico 2: Datos de familia del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A3B5090666D75098</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24303</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference. <ValidityPeriod> <StartDate>2011-06-03</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-277c-1ed0-a387-b25c98e1a386</ FamilyMemberBusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode/> <FamilyIncomeSupplementTypeCode/> <FamilyMemberIncomeAmount currencyCode="CHF">0.0</FamilyMemberIncomeAmount> <FamilyMemberBusinessPartnerID>1000713</FamilyMemberBusinessPartnerID> <BusinessPartnerRelationshipRoleCode>BUR004-0</BusinessPartnerRelationshipRoleCode> <WorkContractIndicator>true</WorkContractIndicator> <CountryOfDependantCode>CH</CountryOfDependantCode> <CantonOfDependantCode>NE</CantonOfDependantCode> <EmployerName>Sap</EmployerName> </EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData> <EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A3B50C25B3E030CF</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24303</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-06-03</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> 362 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina </ValidityPeriod> <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-277c-1ee0-a382-35dd95d0b6bc</ FamilyMemberBusinessPartnerUUID> <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode>4</EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> <FamilyIncomeSupplementTypeCode>2</FamilyIncomeSupplementTypeCode> <FamilyMemberIncomeAmount currencyCode="CHF">12.0</FamilyMemberIncomeAmount> <FamilyMemberBusinessPartnerID>1000711</FamilyMemberBusinessPartnerID> <BusinessPartnerRelationshipRoleCode>BUR021-2</BusinessPartnerRelationshipRoleCode> <CountryOfDependantCode>CH</CountryOfDependantCode> <CantonOfDependantCode>JU</CantonOfDependantCode> <AllowanceConfirmationDate>2011-06-22</AllowanceConfirmationDate> <DependantSocialInsuranceID>12312312312</DependantSocialInsuranceID> <DependentBirthDate>1981-06-01</DependentBirthDate> </EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData> Grupos de contribución de seguridad social Campo ByDesign Etiqueta XML Grupo de contribución Contenido <EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode> Tipo: Texto, longitud: 4 Ejemplo: ● 33 — Empleados asalariados mayores de 60 3,7 Información fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de municipio <MunicipalityCode> Lista de municipios por cantones. Código de <EmployeeTaxationSchemeCode> esquema de tasación de empleado SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 1. No sujeto a impuestos 2. Sujeto a impuestos con comprobante de nómina 3. Retención de impuestos 4. Retención de impuestos por desplazamiento transfonterizo Alemania 5. Retención de impuestos por desplazamiento transfonterizo Francia 6. Retención de impuestos por desplazamiento transfonterizo Italia 7. Retención de impuestos por desplazamiento transfonterizo Austria 8. Retención de impuestos para artistas y similares 9. Retención de impuestos para pensionistas P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 363 Código de tipo de permiso de residencia <ResidencePermitTypeCode> 0: Suiza A: Residencia temporal B: Permiso B C: Permiso C CI: Permiso CI F: Permiso F G: Permiso G L: Permiso L N: Permiso N S: Permiso S Gráfico 3: Información fiscal del expediente de personal <EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A3B4FE0AF9463096</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24310</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>2011-01-03</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate> </ValidityPeriod> <MunicipalityCode>0002</MunicipalityCode> <EmployeeTaxationSchemeCode>2</EmployeeTaxationSchemeCode> <DeviationTaxAmount currencyCode="CHF">0.0</DeviationTaxAmount> <TransportationPaidByCompanyIndicator>true</TransportationPaidByCompanyIndicator> 3,8 Información de contribución de contrato de trabajo del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Código de categoría de riesgo de accidente laboral <WorkAccidentRiskCategoryCode> A: Producción Z: Oficina Código de tipo de seguro <InsuranceTypeCode> 01: Riesgo 02: Riesgo/jubilación 03: Seguro de gestión Código de tipo de contribución a la seguridad social del empleado <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> 364 1. AHV/ALV 2. UVG BU/NBU 3. UVGZ/UEB Seguro voluntario por accidente 4. KTG /Baja por enfermedad por día © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Código de <EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode> norma de contribución a la seguridad social del empleado Para 1 AHV/ALV 1. Exento 2. Obligación normal 3. AHV/IV/EO sin ALV 4. AHV/IV/ALV sin EO 5. AHV/IV sin EO/ALV 6. ALV sin AHV/IV/EO 7. Salario de media jornada Para 2 UVG BU/NBU 1. No sujeto 2. IA/NIA con deducción 3. IA/NIA sin deducción 4. Sujeto a IA Para 3 UVGZ/UEB Seguro voluntario por accidente 1. No sujeto 2. Sujeto Para 4 KTG /Baja por enfermedad por día 1. No sujeto 2. Sujeto Gráfico 4: Información de contribución de contrato de trabajo del expediente de personal <EmployeeSocialInsuranceArrangementWorkAgreementItemContribution actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A3B5034CBB49B096</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>24308</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <ValidityPeriod> <StartDate>0001-01-01</StartDate> <EndDate>9999-12-31</EndDate. </ValidityPeriod> <WorkAccidentRiskCategoryCode>Z</WorkAccidentRiskCategoryCode> <WorkAgreementContributionPensionInsurance actionCode="01"> <ObjectNodeReference> <ObjectID>00163E012E131ED0A3B5063BBB94F096</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>37170</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <UUID>00163e01-2e13-1ed0-a3b5-21defde53104</UUID> <SocialInsuranceBusinessPartnerUUID>00163e01-0774-02de-879d-dc4e52708047</ SocialInsuranceBusinessPartnerUUID> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 365 <SocialInsuranceBusinessPartnerID>1000284</SocialInsuranceBusinessPartnerID> <InsuranceTypeCode>01</InsuranceTypeCode> </WorkAgreementContributionPensionInsurance> <WorkAgreementContributionPeriodTerm actionCode="01". <ObjectNodeReference. <ObjectID>00163E012E131ED0A3B5037E5AE43096</ObjectID> <ObjectTypeCode>722</ObjectTypeCode> <ObjectNodeTypeCode>37168</ObjectNodeTypeCode> </ObjectNodeReference> <UUID>00163e01-2e13-1ed0-a3b5-21defde5d104</UUID> <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>4</EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode> <EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode>1</EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode> </WorkAgreementContributionPeriodTerm> </EmployeeSocialInsuranceArrangementWorkAgreementItemContribution> 3,9 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Residencia fiscal <PermanentEstablishmentID> Tipo: Texto, longitud: 80 3,10 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de empleado en proveedor de servicios de nómina <WorkAgreementItem> <PayrollProviderID> Tipo: Texto, longitud: 80 Grupo de nómina <PayrollGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 4 3,11 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados dentro del área de etiquetas XML <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Las cuentas bancarias adicionales se detallan dentro de las etiquetas <FurtherPaymentsPlan>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 Código bancario <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 3,12 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante procesamiento de nómina. Los reembolsos a empleados por gastos de viaje se hacen directamente en Gestión de gastos y reembolsos. La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nómina recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: 366 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: 6 De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 367 Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto 3,13 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en un pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempo [Derivado de la categoría de tipo de tiempos asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos en Configuración empresarial]. <EmployeeTimeItem PayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina <EmployeeTimeItem [Según la asignación en la actividad de PayrollTypeCode> ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado en Configuración empresarial]. Tipo: Texto, longitud: 6 Fecha [para la que se registró el tiempo] <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensation ComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [Según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrence FrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante [horas multiplicadas por tasa] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales 368 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de pago <CompensationComponent Tipo: Texto, longitud: 10 PayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3,14 Horario de trabajo del archivo de tiempos Para cada período de cálculo de nómina, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificado total por período de cálculo de nómina. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Duración <HourQuantity> [Introducido manualmente o calculado en base a la hora de inicio y de fin] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio/Fecha de fin (del período de cálculo de nómina) VERIFICAR DENOMINADOR DE CAMPO <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Número de horas en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de cálculo de nómina especificado [valor calculado] <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3,15 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados dentro de las etiquetas <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAAMM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 369 Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Horas promedio de período de pago <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> [Según el cálculo del sistema] Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 3,16 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Como administrador de Recursos humanos (tiempos), puede pagar saldos de cuentas de tiempos usando un archivo de tiempos de empleado. Cada pago al empleado se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Importe [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad [según se asignó al componente de remuneración del empleado] <BaseRecurrenceFrequencyCode> Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total [calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración] <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales 370 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. 3,17 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se encuentran dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance> dentro del archivo XML. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Proveedor de tipo de cuenta de tiempos [Ningún campo IU] <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Fecha de inicio <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin <EndDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad [registrado en Cuenta de tiempos] <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Actualizado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos, en Configuración empresarial. 3,18 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo se encuentra dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByDesign Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> / <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contenido P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 371 Semana laboral <StartWeekdayCode> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 3,19 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Componentes de remuneración está ubicado dentro del archivo de remuneración del empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByDesign Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> / <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Texto, longitud: 10 Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla Para obtener más información acerca de estos códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haga clic en Acciones y seleccione Actualizar asignación de tipo de tiempos. Importe <CompensationComponentAmount> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] 372 Tipo: Importe, formato: 2 decimales © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> [según se asignó al componente de remuneración del empleado] Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral 6.4.1.16 Procesamiento de nómina para EE. UU.: Especificaciones de archivos de nóminas XML 1.0 Resumen Al ejecutar el procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se producen datos de archivos XML con datos maestros de empleado y datos de transacciones de nómina incluidos en una instantánea de nómina. Después de descargar este archivo del sistema ByDesign, se transmite al proveedor de servicios de nómina para que lo procese. En el procesamiento basado en archivos estándar, cuando se crea un nuevo archivo de datos de nómina, se produce en el sistema un archivo de salida XML estándar. La conversión XSLT estándar del archivo de datos de nómina es una selección, propuesta por SAP, de los datos de nómina generados. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML estándar. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. También puede usar modelos XSLT entregados por SAP para convertir los datos de nómina XML a formato Excel. Los clientes pueden acceder a estas plantillas a través del gerente de cuentas o de proyectos de implementación de SAP. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT [página 173]. Los empleados y socios de SAP pueden descargar estas plantillas XSLT suministradas por SAP directamente desde el Business Center de SAP para soluciones On-Demand. Después de entrar al sistema, seleccione: SAP Business ByDesign, luego Comunidad y haga clic en Intercambio de información de Wiki. En Información del alcance de la solución, haga clic en Información de la aplicación y desplácese hacia abajo hasta el tema Convertir datos de nómina XML a Microsoft Excel. Elija el ByDesign Feature Pack para acceder a una página dedicada para la descarga que incluya un resumen e información sobre los requisitos previos. Nuevas mejoras o desarrollos de nómina pueden requerir que sustituya los archivos de plantilla XML o XSLT existentes. El proceso para esta sustitución difiere en lo siguiente: ● Los archivos XML serán sustituidos automáticamente con una actualización de software dedicada de SAP ● Debe sustituir las plantillas de conversión XSLT manualmente. Navegue hasta la ubicación Business Center de SAP para soluciones On-Demand especificada en este documento y descargue la versión más nueva de la plantilla. Luego sustituya los archivos con la tarea regular de nómina Ajustar reglas de conversión. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 373 2.0 Estructura de archivos XML El archivo XML que se descarga del sistema ByDesign está dividido en dos secciones principales: 2.1 Datos de cabecera 2.2 Datos de empleado delta y de pago 2.1 Datos de cabecera La sección de datos entre las etiquetas XML <cabecera de mensaje> y </ cabecera de mensaje> contiene datos de cabecera clave, que incluyen campos como: ● <ID> : Identificador de archivos único generado por sistema ● <CreationDateTime> : Datos de creación de archivos Datos de cabecera En este ejemplo no se muestran otros datos técnicos contenidos en la cabecera. 374 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 2.2 Datos de empleado delta y de pago El resto del archivo XML contiene datos genéricos y específicos de empleado para todos los empleados, ubicados entre las etiquetas XML <US_EmployeePayrollInputCollection> y </US_EmployeePayrollInputCollection>. En general, cuando se crea un archivo XML haciendo clic en Crear archivo de datos , en la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nóminas, solamente se incluyen en el archivo los datos delta. Es decir, todos los datos de empleado o de pago nuevos, modificados o borrados introducidos a partir de la creación del archivo en el período de nómina anterior, con una fecha de entrada en vigor igual o anterior al período de pago actual. Hay algunas excepciones a esta regla: 1. Algunos campos siempre se transfieren para empleados actualmente activos en la nómina: ● ID de empleado ● ID de proveedor de servicios de nómina del empleado ● Número de afiliación a la seguridad social ● Fecha de contratación/Fecha de recontratación ● Categoría administrativa ● Contrato de trabajo 2. Cuando se transfiere un empleado de un grupo de nómina a otro, todos sus datos se incluyen en el archivo XML. 3. En la vista Tareas frecuentes de Procesamiento de nóminas, si selecciona Sincronizar datos de empleado, se crea un archivo XML que contiene todos los datos de empleado de los empleados seleccionados. 2.2.1 Datos genéricos La primera sección de datos entre las etiquetas <US_EmployeePayrollInputCollection> y </ US_EmployeePayrollInputCollection> contiene datos genéricos relevantes de todos los empleados incluidos en el archivo XML. Estos datos genéricos están compuestos por: ● <PayrollProcessID>: ID generado por sistema, compuesto por grupo de nómina, país, período de nómina y año de nómina ● <PayrollProcessPayrollProviderID>: ID de proceso de nómina introducido en la actividad Actualizar períodos de cálculo de nómina, ubicada en la vista Tareas frecuentes. Algunos proveedores de servicios de nómina necesitan un identificador único para cargar el archivo, que se introduce aquí. Gráfico 1: Datos genéricos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 375 2.2.2 Datos específicos de empleado Los datos nuevos, modificados o borrados de cada empleado se ubican en una subsección de la etiqueta XML <US_EmployeePayrollInputCollection>, dentro de las etiquetas XML iniciales y finales <US_EmployeePayrollInput> y </US_EmployeePayrollInput>. Los datos específicos de empleado se componen de dos subsecciones: datos generales y datos individuales de empleado. 2.2.2.1 Datos generales La sección de cada empleado comienza con los datos generales, compuestos por nodo de objeto e información de proceso de cálculo de nómina: ● <ObjectNodeReference> : Esta sección contiene IDs generados por sistema y códigos que no son relevantes para descifrar el archivo ● <US_EmployeePayrollInput> : Esta sección proporciona datos genéricos relacionados con el procesamiento de nómina y simplemente repite la información de la sección 2.2.1 de este documento 2.2.2.2 Datos individuales de empleado Para cada empleado incluido en la creación del archivo, a los datos generales de la sección 2.2.2.1 le siguen los datos específicos de empleado que se introdujeron en el registro u hoja de horas de trabajo del empleado. La etiqueta XML de la sección es <EmployeeActionCode>. 376 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Los códigos de acción se usan dentro del archivo XML para identificar la manera en que se deben tratar los datos. Se usan los siguientes códigos de acción: ● 01 - Crear (se ha añadido recientemente el registro y no se envió anteriormente) ● 02 - Actualizar (el registro se envió anteriormente y ahora se ha actualizado) ● 03 - Borrar (el registro se borra previamente en el sistema ByDesign) ● 04 - Grabar (crear o modificar) ● 05 - Eliminar (borrar si está presente) ● 06 - Sin acción Los datos individuales de empleado se estructuran de manera similar a las pantallas de SAP Business ByDesign, es decir, se agrupan por código de acción y período de validez. Los tres ejemplos secuenciales que aparecen a continuación muestran los datos XML la primera vez que se introducen en el sistema SAP Business ByDesign y después de que un empleado modifica su apellido. Ejemplo 1 Gráfico 2: Entrada inicial de la información personal de un empleado Ejemplo 2A Gráfico 3: Delimitación del apellido original de un empleado SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 377 Ejemplo 2B Gráfico 4: Adición del apellido nuevo de un empleado 378 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.0 Asignaciones de campo específicas de empleado Los datos que se transfieren en el archivo XML para cada empleado se agrupan en secciones. El resto de este documento proporciona detalles para cada uno de los grupos de datos, incluida la ubicación del campo ByD, la etiqueta XML y la información de contenido. Después de cada tabla se muestra un ejemplo de cómo aparecerían los datos en un archivo XML. 3.1 Identificadores de empleado del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de empleado <EmployeeID> Tipo: Texto, longitud: 80 Número de afiliación a la seguridad social <SocialSecurityNumber> Tipo: Texto, longitud: 9 <sin guiones> Gráfico 5: Identificadores de empleado del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 379 3.2 Datos biográficos del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Sexo <GenderCode> Tipo: Texto, longitud: 1 0 = Sexo desconocido 1 = Hombre 2 = Mujer Lugar de nacimiento <BirthPlaceName> Tipo: Texto, longitud: 40 Fecha de nacimiento <BirthDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 380 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Estado civil <MaritalStatusCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Viudo(a) 4 = Divorciado(a) 5 = Separado(a) Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, dentro de Configuración empresarial. Nacionalidad <NationalityCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 por ejemplo, US se transfiere para Estados Unidos Tratamiento <FormOfAddressCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Sra. 0002 = Sr. Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, dentro de Configuración empresarial. Nombre <GivenName> Tipo: Texto, longitud: 40 Segundo nombre <MiddleName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apellido <FamilyName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apodo <NickName> Tipo: Texto, longitud: 40 Título académico <AcademicTitleCode> Tipo: Texto, longitud: 4 0001 = Doctor 0002 = Catedrático 0003 = Catedrático doctor 0004 = Licenciado 0005 = MBA 0006 = Doctor en Filosofía Los clientes pueden añadir valores adicionales mediante la actividad de ajuste preciso Socios comerciales generales, dentro de Configuración empresarial. Gráfico 6: Datos biográficos del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 381 3.3 Datos de contacto privados del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MMDD País <CountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 por ejemplo, US se transfiere para Estados Unidos Código de estado <RegionCode> Tipo: Texto, longitud: 2 Estado <RegionName> Tipo: Texto, longitud: 80 Código postal <StreetPostalCode> Tipo: Texto, formato: 99999-9999 Código postal de apartado de correos <POBoxPostalCode> Tipo: Texto, longitud: 5 Ciudad <CityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Otra ciudad <AdditionalCityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Distrito <DistrictName> Tipo: Texto, longitud: 40 Apartado de correos <POBoxID> Tipo: Texto, longitud: 10 382 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina País de apartado de correos <POBoxCountryCode> Tipo: Texto, longitud: 2 por ejemplo, US se transfiere para Estados Unidos Nombre de país de apartado de correos <POBoxCountryCodeName> Tipo: Texto, longitud: 80 Estado de apartado de correos <POBoxRegionName> Tipo: Texto, longitud: 80 Ciudad de apartado de correos <POBoxCityName> Tipo: Texto, longitud: 40 Calle <StreetName> Tipo: Texto, longitud: 60 Línea 1 de dirección StreetPrefixName> Tipo: Texto, longitud: 40 Línea 2 de dirección StreetPrefixName> Tipo: Texto, longitud: 40 Línea 4 de dirección <StreetSuffixName> Tipo: Texto, longitud: 40 Línea 5 de dirección <StreetSuffixName> Tipo: Texto, longitud: 40 Número <HouseID> Tipo: Texto, longitud: 10 A la atención de <CareOfName> Tipo: Texto, longitud: 40 Teléfono Información en <Telephone>: <CountryDiallingCode>+ <AreaID> +<SubscriberID>+ <ExtensionID> Tipo: Texto, longitud: 40 Teléfono móvil Información en <MobilePhone>: <CountryDiallingCode>+ <AreaID> +<SubscriberID> Tipo: Texto, longitud: 40 Correo electrónico <URI> Tipo: Texto, longitud: ilimitado Gráfico 7: Datos de contacto privados del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 383 384 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.4 Datos fiscales de autoridad fiscal federal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Nombre de autoridad fiscal <TaxAuthorityID> Tipo: Texto, longitud: 60 (longitud normalmente de 3) FED = federal Válido desde/ <StartDate> o <EndDate> hasta Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Sustitución de impuesto federal sobre la renta <FederalIncomeEmployeeTaxation ExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 4 = Importe modificado (se modificó el importe del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) 5 = Porcentaje modificado (se modificó el porcentaje del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) Sustitución de seguridad social <FederalSocialSecurityEmployee TaxationExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) Sustitución de seguro médico federal Medicare <FederalMedicareEmployee TaxationExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) Sustitución <FederalUnemploymentTaxAct de desempleo EmployeeTaxationExemption MethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) Cubierto por pensión Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado <PensionPlanCoverageIncludedIndicator> Gráfico 8: Datos fiscales de autoridad fiscal federal del expediente de personal SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 385 3.5 Datos fiscales de formulario de retención de impuestos federal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Nombre de autoridad <TaxAuthorityID> fiscal (para federal) Tipo: Texto, longitud: 60 (longitud normalmente de 3) FED = federal Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD W-4: Categoría tributaria <FederalEmployeeTaxationMaritalStatusCode Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Casado(a), con tasa de soltero(a) W-4: Número total de <FederalIncomeTaxExemptionNumberValue> indemnizaciones Tipo: Numérico, longitud: 2 W-4: Importe adicional retenido Tipo: Importe, formato: 2 decimales 386 <FederalIncomeAdditionalWithholdingTaxAmount> © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina W-5: Categoría tributaria de pago adelantado del crédito por ingreso del trabajo <FederalEarnedIncomeCredit AdvancePaymentEmployee Tipo: Texto, longitud: 2 TaxationMaritalStatusCode> 44 = Soltero(a), jefe de familia o viudo(a) idóneo(a) 45 = Casado(a) con declaración tributaria en conjunto, cónyuge completa otro W-5 46 = Casado(a) con declaración tributaria en conjunto, cónyuge no completa otro W-5 Gráfico 9: Datos fiscales de formulario de retención de impuestos federal del expediente de personal 3.6 Datos fiscales de autoridad fiscal estatal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Nombre de autoridad fiscal (para estado) <TaxAuthorityID> Tipo: Texto, longitud: 60 (longitud normalmente de 2) SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 387 Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Estado de trabajo <EmployeeWorkStateTaxAuthorityRoleIndicator> Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado Porcentaje de <StateWorkTaxAuthorityTimePercent> estado de trabajo Estado de residencia Tipo: Numérico, formato: 100.0 <EmployeeResidentStateTax AuthorityRoleIndicator> Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado Estado de seguro <EmployeeStateUnemployment de desempleo InsuranceTaxAuthorityRoleIndicator> Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado Primario Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado <EmployeePrimaryWorkStateTax AuthorityRoleIndicator> Sustitución de <StateIncomeEmployeeTaxation impuesto estatal ExemptionMethodCode> sobre la renta Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 4 = Importe modificado (se modificó el importe del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) 5 = Porcentaje modificado (se modificó el porcentaje del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) Sustitución de indemnización por accidente laboral Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) <WorkersCompensationEmployee TaxationExemptionMethodCode> Sustitución de <StateUnemploymentTaxAct seguro estatal de EmployeeTaxationExemption MethodCode> desempleo 388 Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Sustitución de seguro estatal por incapacidad <StateDisabilityInsuranceEmployee TaxationExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 3 = No imponible (calcular impuestos pero no importe imponible) Gráfico 10: Datos fiscales de autoridad fiscal estatal del expediente de personal 3.7 Datos fiscales de formulario de retención de impuestos estatal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 389 Nombre <TaxAuthority Tipo: Texto, longitud: 60 (longitud normalmente de 2) de ID> autorida d fiscal (para estado) Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Categorí a tributari a estatal <StateEmploy eeTaxationMa ritalStatusCod e> Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Soltero(a) 2 = Casado(a) 3 = Casado(a), con tasa de soltero(a) 4 = Jefe de familia 5 = Casado(a) con declaración tributaria en conjunto 6 = Casado(a) con declaración tributaria por separado Para códigos adicionales, consulte la actividad de ajuste preciso Normativas fiscales, subactividad: Actualizar estado civil. Número total de indemni zacione s <StateIncome Tipo: Numérico, longitud: 2 WithholdingTa xExemptionNu mberValue> <StateIncome Tipo: Importe, formato: 2 decimales (para MS) WithholdingTa xExemptAmo unt> Importe adiciona l retenido <StateIncome Tipo: Importe, formato: 2 decimales AdditionalWith holdingTaxAm ount> Número de exenció n de impuest os persona l <StateIncome WithholdingPe rsonalTaxExe mptionNumbe rValue> 390 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Número de exenció n de impuest os de dependi ente <StateIncome WithholdingDe pendentTaxEx emption NumberValue > Importe de impuest os reducid o <StateIncome ReducedWithh oldingTaxAmo unt> Porcent aje de impuest o sobre la renta de Arizona <ArizonaInco meTaxWithhol dingPercentC ode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = 0% 2 = 10% 3 = 19% 4 = 23% 5 = 25% 6 = 31% 7 = 37% Indicado <NewYorkCity Tipo: Texto, longitud: 5 r de ResidentIndic Verdadero = El indicador está configurado resident ator> Falso = El indicador no está configurado e de la ciudad de Nueva York Número de exenció n de impuest o sobre la renta de la ciudad de Nueva York <NewYorkCity IncomeWithho ldingTaxExem ptionNumberV alue> Indicado <YonkersCity r de ResidentIndic resident ator> e de la ciudad de Yonkers SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 391 Número de exenció n de impuest o sobre la renta de la ciudad de Yonkers <YonkersCityI ncomeWithhol dingTaxExem ptionNumberV alue> Porcent <YonkersNon aje de ResidentWork horas de TimePercent> trabajo de no resident es de Yonkers Número de exenció n de deducci ón de impuest o sobre la renta de Puerto Rico <PuertoRicoIn comeWithhold ingDeductionT axExemption NumberValue > Gráfico 11: Datos fiscales de formulario de retención de impuestos estatal del expediente de personal 392 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.8 Datos fiscales de autoridad fiscal local del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Nombre de autoridad fiscal (para localidad) <TaxAuthorityID> Tipo: Texto, longitud: 60 Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD <EmployeeWorkLocalTaxAuthorityRoleIndicator <LocalWorkTaxAuthorityTimePercent> <EmployeeResidenceLocalTax AuthorityRoleIndicator> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 393 <LocalIncomeEmployeeTaxation ExemptionMethodCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1= Exento (no calcular impuestos ni importes imponibles) 2 = Sin impuestos (calcular importe imponible pero no impuestos) 4 = Importe modificado (se modificó el importe del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) 5 = Porcentaje modificado (se modificó el porcentaje del formulario de retención de impuestos para que coincidiera con la solicitud recibida de la autoridad fiscal) Gráfico 12: Datos fiscales de autoridad fiscal local del expediente de personal 3.9 Datos fiscales de formulario de retención de impuestos local del expediente de personal Campo ByD 394 Etiqueta XML Contenido © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Nombre de autoridad fiscal <TaxAuthorityID> (ID para localidad) Tipo: Texto, longitud: 60 Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Indicador de residente <EmployeeWorkLocalTaxAuthorityRoleIndicator> Tipo: Texto, longitud: 5 Verdadero = El indicador está configurado Falso = El indicador no está configurado Importe de impuesto adicional <LocalIncomeAdditionalWithholdingTaxAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Porcentaje de horas de trabajo de impuesto <LocalIncomeTaxWorkTimePercent> Tipo: Numérico, formato: 100.0 Gráfico 13: Datos fiscales de formulario de retención de impuestos local del expediente de personal 3.10 Información de contrato de trabajo del expediente de personal El contrato de trabajo de ByDesign determina el estado del empleado. Si la fecha de fin de validez del contrato de trabajo es 31/12/9999, el empleado está activo. Cualquier otra fecha indica la fecha de rescisión del contrato del empleado. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 395 Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Contrato de trabajo <WorkAgreementTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Permanente 2 = Temporal 3 = Ejecutivo 4 = Empleado en formación 5 = Estudiante que trabaja 6 = Jubilado Categoría administrativa <AdministrativeCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 1 1 = Por hora 2 = Asalariado no exento 3 = Asalariado exento Gráfico 14: Información de contrato de trabajo del expediente de personal 396 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina 3.11 Asignación de residencia fiscal del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Válido <StartDate> desde/hasta o <EndDate> Residencia fiscal Contenido Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD <PermanentE Tipo: Texto, longitud: 80 stablishmentI D> Gráfico 15: Asignación de residencia fiscal del expediente de personal 3.12 Asignación de centro de coste del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Unidad organizativa <CostCentreID> Tipo: Texto, longitud: 80 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 397 Gráfico 16: Asignación de centro de coste del expediente de personal 3.13 Asignación de grupo de nómina del expediente de personal Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de <WorkAgreeme Tipo: Texto, longitud: 80 empleado en ntPayrollProvide proveedor de rID> servicios de nómina Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Grupo de nómina <PayrollGroupC ode> Tipo: Texto, longitud: 4 Inactivo en nómina <PayrollInactiveI Tipo: Texto, longitud: 5 ndicator> Verdadero = El indicador está fijado Falso = El indicador no está fijado 398 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Gráfico 17: Asignación de grupo de nómina del expediente de personal 3.14 Información de pago y banco del expediente de personal Todos los datos proporcionados en el área <MainPayment> son específicos de la modalidad de pago principal del empleado. Cada cuenta bancaria adicional tendrá su propia sección <FurtherPaymentsPlan. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Porcentaje <Percent> Tipo: Numérico, formato: 100.0 Importe <Amount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Modalidad de pago <PaymentFormCode> Tipo: Texto, longitud: 2 05 = Transferencia bancaria 06 = Cheque Número de cuenta <ID> Tipo: Texto, longitud: 35 SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 399 Tipo de cuenta <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 03 = Corriente SG = De ahorro DC = Tarjeta de débito Código bancario nacional (número de enrutamiento) <RoutingID> Tipo: Texto, longitud: 35 Gráfico 18: Información de pago y banco del expediente de personal 3.15 Información de gastos de viaje Los gastos de viaje no se procesan en la nómina ni se pagan mediante Procesamiento de nóminas. Los reembolsos por gastos de viaje se hacen directamente en Finanzas, dentro de Gestión de gastos y reembolsos (GGR). La contabilización de estos gastos en Libro mayor se realiza completamente en Finanzas. Sin embargo, Procesamiento de nóminas recibe datos de gastos de viaje que son relevantes para el cálculo de impuestos de un empleado e informes de importes sujetos a impuestos (y libres de impuestos) por empleado. Estos datos se describen a continuación: Para obtener más información acerca de informes de gastos en Procesamiento de nóminas en ByDesign, consulte Notificación de informes de gastos a Procesamiento de nóminas [página 187]. 400 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Campo ByD Etiqueta XML Contenido ID de informe de gastos generado automáticamente en GGR <ExpenseReportID> Tipo: Texto, longitud: ?? De (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportStartDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD A (En la sección Fechas y ubicaciones) <ExpenseReportEndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <PostingTransactionBasePostingDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Calculado en GGR <Amount> Tipo: “EUR” Derivado en GGR <PayrollExpenseGroupCode> Tipo: Texto, longitud: 2 01 = Reembolso diario por comidas libres de impuestos 02 = Reembolso diario por comidas sujetas a impuestos 03 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleado 04 = Reembolso diario por comidas con impuestos de tasa fija por empleador 05 = Reembolso diario por alojamiento libre de impuestos 06 = Reembolso diario por alojamiento sujeto a impuestos 07 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleado 08 = Reembolso diario por alojamiento con impuestos de tasa fija por empleador 09 =Tasas fijas de viaje libres de impuestos 10 = Tasas fijas de viaje sujetas a impuestos 11 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleado 12 = Tasas fijas de viaje con impuestos de tasa fija por empleador 13 = Reembolso diario libre de impuestos 14 = Reembolso diario sujeto a impuestos 15 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleado 16 = Reembolso diario con impuestos de tasa fija por empleador 17 = Comprobantes de gastos libres de impuestos 18 = Comprobantes de gastos sujetos a impuestos 19 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleado 20 = Comprobantes de gastos con impuestos de tasa fija por empleador Tipo de informe de gastos <Note> Tipo: Texto SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 401 Gráfico 19: Información de gastos de viaje de Gestión de gastos y reembolsos 3.16 Tiempo registrado del archivo de tiempos Cada fecha se transfiere en su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>. Si el tiempo registrado resulta en pago, existirá un subconjunto <Payment actionCode> para cada componente de remuneración. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Tipo de tiempo, derivado <EmployeeTimeItemPayrollCategoryCode> de la categoría de tipo de tiempo asignada dentro de la actividad de ajuste preciso Tipos de tiempos con cuentas de tiempos. Tipo: Texto, longitud: 10 1 = Ausencia 2 = Presencia Tipo de tiempo de nómina, <EmployeeTimeItemPayrollTypeCode> según lo asignado en la actividad de ajuste preciso Actualizar tipos de tiempos de nómina para tipos de tiempos de empleado Tipo: Texto, longitud: 6 402 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Fecha (para la que se registró el tiempo) <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Duración <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Los componentes de remuneración se derivan mediante la tabla de la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago Importe (según se asignó al <BaseAmount> componente de remuneración del empleado) Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de periodicidad <BaseRecurrenceFrequencyCode> (según se asignó al Componente de remuneración) Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe resultante (horas multiplicadas por tarifa) <ResultAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. . Gráfico 20: Tiempo registrado del archivo de tiempos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 403 3.17 Horario de trabajo del archivo de tiempos En cada período de pago, el sistema calcula el horario de trabajo planificado por día en función del horario de trabajo que figura en el perfil de tiempos del empleado. Cada día se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>. Los empleados por hora también tienen un conjunto <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod> que proporciona las horas de trabajo planificadas totales por período de nómina. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Fecha <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MMDD Duración (introducida manualmente <HourQuantity> o calculada en base a la hora de inicio y de fin) Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Fecha de inicio y de fin de período de nómina <DatePeriod> o <PayrollDatePeriod> <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MMDD Número total de horas en el período de nómina especificado <HourQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Número de días laborables en el período de nómina especificado <DayQuantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 404 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Gráfico 21: Horario de trabajo del archivo de tiempos 3.18 Horario promedio del archivo de tiempos Todos los datos proporcionados en el área <ValuatedAverageWorkingTime> son específicos de los Valores promedio ubicados en el perfil de tiempos de un empleado. Cada campo se representa en su propio conjunto <Rate>. Esta información se transfiere solamente para los empleados asalariados Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Horas diarias <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = DAY Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas semanales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas mensuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = MON Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Horas anuales <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = HUR y <BaseMeasureUnitCode> = ANN Tipo: Numérico, formato: 2 decimales SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 405 Días por semana <DecimalValue> donde <MeasureUnitCode> = DAY y <BaseMeasureUnitCode> = WEE Horas promedio de período <DecimalValue> por <PayPeriodWorkingTimeRate> de pago (según el cálculo del sistema) Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Gráfico 22: Horario promedio del archivo de tiempos 3.19 Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos Los administradores de tiempos pueden pagar los saldos de las cuentas de tiempos mediante el archivo de tiempos de los empleados. Cada pago se transfiere dentro de su propio conjunto <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Contabilización el <Date> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Cantidad <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales 406 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Componente de remuneración <BaseCompensationComponentTypeID> Importe (según se asignó al componente de remuneración del empleado) <BaseAmount> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <BaseRecurrenceFrequencyCode> periodicidad (según se asignó al Componente de remuneración) Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Importe total <ResultAmount> (calculado por el sistema mediante la multiplicación de la cantidad por el importe del componente de remuneración) Tipo: Importe, formato: 2 decimales Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. Gráfico 23: Pago de cuentas de tiempos del archivo de tiempos SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 407 3.20 Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos Las transacciones de cuentas de tiempos se pueden encontrar dentro del archivo de tiempos de un empleado en la ficha Saldos de cuentas de tiempos. Cada transacción de cuenta de tiempos tendrá su propia sección <EmployeeTimeAccountBalance>. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Tipo de contabilización de cuenta de tiempos <TypeCode> Tipo: Texto, longitud: 2 9 = Periodificación 10 = Deducción 11 = Desembolso 12 = Saldo restante Tipo de cuenta de tiempos de nómina de la actividad de ajuste preciso "Actualizar tipos de cuentas de tiempos de nómina para tipos de cuentas de tiempos" <EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Primer día del período de nómina actual <StartDate> para <IdentifyingPeriod> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Fecha de fin de la cuenta de tiempos Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD 408 <EndDate> para <IdentifyingPeriod> © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Cantidad registrada en cuenta de tiempos <Quantity> Tipo: Numérico, formato: 2 decimales Gráfico 24: Actualización de saldos de cuentas de tiempos del perfil de tiempos 3.21 Período de horario de trabajo La información de horario de trabajo puede encontrarse dentro del archivo de tiempos de un empleado, en la ficha Perfil de tiempos. Campo ByD Etiqueta XML Válido desde/hasta <StartDate> o <EndDate> Tipo: Fecha, formato: AAAA-MM-DD Semana laboral <StartWeekdayCode> SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Contenido Tipo: Texto, longitud: 2 1 = Comienza el lunes a las 12:00 AM 5 = Comienza el viernes a las 12:00 AM o 1 PM 6 = Comienza el sábado a las 12:00 AM 7 = Comienza el domingo a las 12:00 AM P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 409 Número de días que aparecen en el modelo de tiempos del empleado <LengthQuantity> Tipo: Texto, longitud: 2 Gráfico 25: Período de horario de trabajo 3.22 Componentes de remuneración del archivo de remuneración Los componentes de remuneración se asignan dentro del archivo de remuneración de un empleado, en la ficha Detalles de remuneración. Cada componente de remuneración se transfiere en su propio conjunto <EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>. Campo ByD Etiqueta XML Contenido Válido desde/ hasta <StartDate> o <EndDate> AAAA-MM-DD Componente de remuneración <CompensationComponentTypeID> <CompensationComponentCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración. El código de categoría de remuneración para los ingresos es 1; para las deducciones es 2 410 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Tipo de pago <CompensationComponentPayrollCategoryCode> Tipo: Texto, longitud: 10 Para descifrar los códigos, consulte la tabla en la vista Componentes de remuneración, haciendo clic en Acciones y seleccionando Actualizar asignación de tipo de pago. Importe (según se asignó al componente de remuneración del empleado) <CompensationComponentAmount> Tipo: Importe, formato: 2 decimales Frecuencia de <CompensationComponent periodicidad RecurrenceFrequencyCode> (según se asignó al Componente de remuneración del empleado) Tipo: Texto, longitud: 2 3 = Por hora 4 = Diario 5 = Semanal 6 = Mensual 7 = Anual 8 = Quincenal 9 = Semimensual 10 = Cada cuatro semanas 11 = Trimestral 12 = Semestral Porcentaje <CompensationComponentPercent> (según se asignó al Componente de remuneración del empleado) Tipo: Numérico, formato: 1 decimal Gráfico 26: Componentes de remuneración del archivo de remuneración SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 411 6.4.2 Guía rápida de ejecución de nómina La vista Ejecución de nómina en el centro de trabajo Procesamiento de nóminas le permite ejecutar nóminas como un proceso externo, gestionando los pasos de proceso de nóminas individuales que constituyen la ejecución de nóminas total para un grupo concreto de nóminas. Utilizando esta vista, gestiona todo el proceso de nóminas y todas las interacciones con el proveedor de servicios de nómina. Por ejemplo, en esta vista puede crear y revisar una instantánea de nómina y crear y descargar los archivos de datos de nóminas al escritorio. Esta vista cuenta con una columna para indicar si hay procesos de cálculo de nómina no válidos. La columna solo será visible cuando haya procesos no válidos en el sistema. Haga clic en Depurar procesos de cálculo de nómina no válidos para eliminar todos los procesos de cálculo nómina no válidos del sistema. Al igual que la columna No válidos, este botón solo será visible cuando haya procesos de cálculo no válidos. La opción Visualizar datos de proceso de cálculo de nómina le permite verificar los datos de la instantánea de nómina para el período de cálculo de nómina actual y corregir cualquier error antes de transmitir estos datos al proveedor de servicios de nómina. La opción Visualizar registro de aplicación en esta vista le permite ver más detalles de cada paso del proceso de cálculo de nómina discreto ejecutado en segundo plano. Conceptos básicos Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal Compensación, Administración de tiempos, Administración de personal y Procesamiento de nóminas están estrechamente conectados para garantizar que todos los datos relevantes para el cálculo de nómina sean tratados correctamente en el sistema ByDesign y por consiguiente se pague correctamente a los empleados por parte del proveedor de servicios de nómina elegido. Para obtener más información, consulte Integración de Nómina con Remuneración, Administración de tiempos y Administración de personal [página 13]. 412 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo El sistema ByDesign proporciona los datos de nómina usados por un proveedor de servicios de nómina externo para ejecutar el cálculo de nómina como proceso externo. Los datos de nómina incluyen los datos maestros de empleado y los datos de pago, como las horas trabajadas y las pagas y deducciones únicas, entre otros. Para cada período de cálculo de nómina, estos datos se envían al proveedor de servicios de nómina. De hecho, solamente se transmiten al proveedor los datos que se modificaron desde la última ejecución de nómina. Por ejemplo, si no hay modificaciones en los datos de empleado o de pago para un grupo de nómina que incluye a sus empleados asalariados, no necesita proporcionar ningún dato de nómina de este grupo para la ejecución de nómina actual. Para obtener más información, consulte Procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo [página 164]. Subvista Datos de proceso de cálculo de nómina Esta subvista dentro del procesamiento de nómina Ejecución de nómina le permite verificar los datos de la instantánea de nómina para el período de cálculo de nómina actual y corregir cualquier error antes de transmitir estos datos al proveedor de servicios de nómina. Para obtener más información, consulte Subvista Datos de proceso de cálculo de nómina [página 179]. Utilizando el log de aplicación de cálculo de nómina Como un administrador de la nómina, el sistema ejecuta en el proceso de fondo ciertas etapas discretas de cualquier proceso de cálculo de nómina que inicie. Estas etapas se denominan ejecuciones de datos en masa (MDRs). El proceso de nómina se basa en estas ejecuciones. Para obtener más información, consulte Utilizando el log de aplicación de cálculo de nómina [página 182]. Trabajar con instantáneas Para cada ciclo de cálculo de nómina debe crear una instantánea de los datos de nómina de cada grupo de nómina para el que desea ejecutar el cálculo de nómina. La instantánea recopila automáticamente la información relevante de todos los empleados incluidos en el grupo de nómina. La ejecución de cálculo de nómina se basa en el estado de datos de nómina reflejados en la instantánea. Puede verificar el Estado de instantánea del registro de datos de nómina de todos los empleados en el sistema y actualizar una instantánea para aceptar las modificaciones de datos que ha realizado al corregir los archivos de un empleado. También puede excluir o incluir manualmente cualquier registro al actualizar una instantánea. Para obtener más información, consulte Trabajar con instantáneas [página 177]. Procesamiento de nóminas para Austria: Especificaciones de archivos de nóminas XML Como administrador de nómina, el sistema SAP Business ByDesign (ByDesign) le permite enviar datos de nómina al proveedor de servicios de nómina externo mediante un proceso de descarga de archivos que incluye la creación de un archivo XML. Este documento ofrece un resumen del contenido del fichero XML descargado. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de nómina en Austria: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 207] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 413 Procesamiento de nóminas para Alemania: Especificaciones de archivos de nóminas XML Como administrador de nómina, el sistema SAP Business ByDesign (ByDesign) le permite enviar datos de nómina al proveedor de servicios de nómina externo mediante un proceso de descarga de archivos que incluye la creación de un archivo XML. Este documento ofrece un resumen del contenido del fichero XML descargado. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de nómina en Alemania: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 296] Procesamiento de nóminas para EE. UU.: Especificaciones de archivos de nóminas XML Como administrador de nómina, el sistema SAP Business ByDesign (ByDesign) le permite enviar datos de nómina al proveedor de servicios de nómina externo mediante un proceso de descarga de archivos que incluye la creación de un archivo XML. Este documento proporciona un resumen del contenido del archivo XML descargado. Explica la estructura y muestra el empleado clave y los datos de pago contenidos en el archivo, incluidas todas las referencias a las etiquetas XML y las explicaciones de las opciones de entrada (por campo), cuando corresponde. Muchos campos técnicos no se describen, ya que generalmente los proveedores de servicios de nómina no hacen referencia a ellos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de nómina en EE.UU.: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 373] Resolver errores de datos de empleado en procesamiento de nómina basado en archivos La exactitud y la integridad de los datos de empleado son componentes críticos del proceso global de cálculo de nómina en el sistema. Como ByDesign es el sistema de registro de los datos maestros de empleado y los datos de pago, los errores en estos datos deben resolverse en el sistema antes de que los datos se transmitan al proveedor de nómina. Como administrador de nómina puede utilizar las herramientas y las tareas empresariales proporcionadas dentro de los centros de trabajo Recursos humanos para acceder y corregir los errores en los datos de empleado. Este documento proporciona más información sobre errores que pueden ocurrir si se usa un proceso de cálculo de nómina basado en ficheros y una ayuda sobre como abordar este tipo de errores. Para obtener más información, consulte Resolver errores de datos de empleado en procesamiento de nómina basado en archivos [página 184]. Relevancia del cálculo de nóminas de los Métodos de registro de tiempos Como parte del proceso de cálculo de nóminas en ByDesign, los datos temporales relevantes para la nómina (tiempo registrado del empleado) se transfieren del centro de trabajo Administración de tiempos a Procesamiento de nómina, y se incluyen en la instantánea de nómina. El tiempo registrado (datos de tiempo valorado del empleado) incluido en la instantánea se basa en el método de registro de tiempo de un empleado y en la categoría administrativa. Para obtener más información, consulte Relevancia del cálculo de nóminas de los Métodos de registro de tiempos [página 118]. Transmisión de resultados del cálculo de nómina a contabilidad Los resultados del cálculo de nómina relevantes para la contabilidad generados por una ejecución de nómina deben ser contabilizados manualmente en la Contabilidad del sistema ByDesign. Dentro de este proceso, el administrador del cálculo de nómina garantiza que el Departamento de contabilidad recibe los datos en el formato adecuado para la contabilización y con el detalle necesario. Este documento describe cómo el administrador del cálculo de nómina trata los datos de contabilización del asiento contable generados a partir de los resultados del cálculo de nómina, 414 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina cómo se cargan en el libro mayor y cómo se contabilizan en dichas cuentas de libro mayor en el centro de trabajo Libro mayor. Para obtener más información, consulte Transmisión de resultados del cálculo de nómina a contabilidad [página 190]. Contabilizar resultados de cálculo de nómina con carga de Excel Como administrador de nómina en ByDesign, puede utilizar una plantilla SAP de Microsoft Excel para cargar los resultados de una ejecución de nóminas ejecutada por su proveedor de nóminas en ByDesign y contabilizar estos resultados relevantes para la contabilización en el libro mayor. La plantilla contiene referencias contables que controlan la contabilización automática de un documento sin número de posiciones. Utiliza un add-in de ByDesign en la plantilla de Microsoft Excel para iniciar sesión en el sistema ByDesign, cargar los datos en la plantilla de Excel y contabilizar los resultados de nómina en la cuenta apropiada del libro mayor. Para obtener más información, consulte Contabilizar resultados de cálculo de nómina con carga de Excel [página 162]. Notificación de informe de gastos para procesamiento de cálculo de nómina Los empleados generan gastos como parte de su trabajo diario, algunos de los cuales los reembolsa la empresa. Algunos de los reembolsos que se dan a los empleados por gastos que han corrido a su cargo en nombre de la empresa están sujetos a impuestos. La información sobre el cálculo del pago de los gastos hecho en Gestión de gastos y reembolsos (GGR) debe enviarse a Procesamiento de nómina para asegurarse de que todos los gastos relevantes para impuestos se remiten a las autoridades fiscales apropiadas para el trabajador afectado y de que el impuesto relacionado con los gastos se deducen del empleado donde sea necesario. La notificación de los gastos relevantes para la nómina hechos desde Gestión de gastos y reembolsos para Procesamiento de nómina existe de dos maneras diferentes: ● Notificación a procesamiento de nómina sobre los resultados de liquidación del informe de gastos ● Notificación a procesamiento de nómina sobre la cancelación de los resultados de liquidación del informe de gastos Para obtener más información, consulte Notificación de informe de gastos para procesamiento de cálculo de nómina [página 187]. Escenario empresarial: Servicios de cálculo de nómina El escenario empresarial Servicios de cálculo de nómina está diseñado para soportar de manera eficiente el proceso de cálculo de nómina con un sistema de cálculo de nómina externo. Los Servicios de cálculo de nómina combina las ventajas de una nómina interna (la transparencia, la supervisión y el control) con las ventajas de una nómina externa (menos costes, mayor eficiencia y menos riesgo de responsabilidad). En el escenario BPO de Servicios de cálculo de nómina, el proveedor de servicios de nómina se ocupa de los cálculos y el pago de impuestos e inicia los pagos de salarios a los empleados, reduciendo así los costes administrativos. Por otra parte, los Servicios de cálculo de nómina le ofrece una vista previa de los datos de entrada de la nómina para validarlos y corregirlos cuando sea necesario, de manera que dispone de pleno control sobre la nómina antes de realizar el cálculo. Para obtener más información, consulte Servicios de cálculo de nómina. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 415 Tareas Crear una instantánea 1. En la vista Ejecución de nómina, seleccione el grupo de nómina para el que desea crear la instantánea y haga clic en Crear instantánea para abrir el editor Crear instantánea. 2. Incluya o excluya manualmente los registros de empleado de la instantánea según sea necesario. Es importante verificar la asignación de grupo de nóminas para los nuevos empleados, ya que ésta es la última posibilidad para modificar dicha asignación en el proceso de cálculo de nóminas. Una asignación de grupo de nóminas ya no se puede modificar después de crear la instantánea. 3. Haga clic en Crear instantánea. Resultado: Se crea la instantánea para todos los empleados con el estado Incluido. Confirmar réplica En la vista Ejecución de nómina, seleccione un grupo de nómina y haga clic en Confirmar réplica para indicar si ha replicado el archivo de nóminas XML en el sistema de proveedor externo. Actualizar una instantánea 1. En la vista Ejecución de nómina, seleccione el grupo de nómina para el que desea actualizar la instantánea y haga clic en Actualizar instantánea para abrir el editor Actualizar instantánea. 2. Incluya o excluya manualmente los registros de empleado de la instantánea según sea necesario. Por defecto, todos los registros de datos de nómina de empleado que no tengan errores en la instantánea previa tienen el estado Excluido. Esto garantiza que los empleados que no tienen errores en la instantánea inicial no se vean afectados por la actualización de la instantánea. Si desea actualizar registros para un empleado que no tiene errores, debe incluir manualmente esos registros de empleado para la ejecución de la actualización. 3. Haga clic en Actualizar instantánea para recrear la instantánea de nómina para todos los registros de empleado con estado Incluido. Resultado: La instantánea se actualiza y contiene datos de nómina para todos los registros de empleado con estado Incluido. Crear un archivo de datos de nómina XML Como parte del proceso de cálculo de nóminas externas, tiene que crear un archivo de datos en el sistema que se pueda transferir a su proveedor de servicios de nómina. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 417]. Cerrar un período de cálculo de nómina En la vista Ejecución de nómina, seleccione el grupo de nómina para el que desea cerrar el período y haga clic en Cerrar período de cálculo de nómina . 416 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina Una vez que haya cerrado el período de cálculo de nómina, la instantánea y los archivos de nómina para el período actual se archivan y ya no se puede acceder a ellos. El sistema está listo para procesar el siguiente período de cálculo de nómina. Depurar procesos de cálculo de nómina no válidos Es posible que se generen procesos de cálculo de nómina no válidos en el sistema cuando se configura un proceso con "intercambio de datos automático", se crean procesos de cálculo nómina usando esta configuración automática y después se modifica la configuración para que se realicen con "descarga manual de archivo". Estos procesos de cálculo de nómina no válidos aparecerán resaltados y deben ser eliminados. Para hacerlo, solo debe seleccionar uno de los procesos de cálculo de nómina no válidos según se indica en la columna 'No válidos' y hacer clic en la columna Depurar procesos de cálculo de nómina no válidos . Esta acción elimina todos los procesos no válidos y no requiere otros pasos. Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí. 6.4.3 Crear un archivo de datos de nómina XML Resumen Como parte del procesamiento de nóminas basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo, se crea un archivo de datos en el sistema SAP Business ByDesign que puede transferirse al proveedor, que ejecuta la nómina real en su nombre. En la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nóminas, se crea un archivo XML que incluye, para cada grupo que desee ejecutar, datos maestros de empleado y datos de pago para el período de nómina actual. El archivo de datos de nómina contiene datos válidos o efectivos para el período de nómina actual, además de los datos modificados desde el perído de nómina anterior. El archivo de datos de nómina contiene dos tipos distintos de datos de nómina: ● Datos de tipo 1: modificados desde que se generó el archivo de datos anterior (normalmente en el período de nómina anterior) ● Datos de tipo 2: válido o efectivo en el período de nómina para el que se ha creado el archivo de datos Un empleado que percibe su nómina mensualmente se trasladará a una nueva dirección principal el primer día de mayo. Éste informa al administrados de HR de este cambio el día 9 de abril. El Administrador de HR actualiza estos datos en el sistema ByDesign el día 10 de abril y es quien asegura que este nuevo registro de dato de la dirección esté activo a partir del 1 de mayo en adelante. El período de nómina actual es abril y se crea un archivo de datos para este período. El archivo de datos de abril incluye este cambio en la dirección puesto que el cambio tuvo lugar durante la creación del archivo de datos anterior (para marzo). Éste es un ejemplo de los datos de tipo 1. Además, cuando un archivo de datos se crea para el período de nómina de mayo, también incluirá la dirección actualizada ya que este dato es efectivo desde el 1 de mayo en adelante. Éste es un ejemplo de los datos de tipo 2. Este documento describe la creación de archivos XML y el proceso de descarga en el sistema ByDesign con la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nóminas. También puede ejecutar los pasos del proceso de nómina si SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 417 completa las tareas de ejecución de nómina relevantes que tiene asignadas como administrador de nómina en la vista Trabajo de Procesamiento de nóminas. Para obtener un resumen completo del proceso de nómina basado en archivos en ByDesign, consulte Procesamiento de nómina basado en archivos con un proveedor de servicios de nómina externo [página 164]. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. El procesamiento de nómina basado en archivos está activado en su configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Nómina dentro de Recursos humanos. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición de alcance de los Recursos humanos y seleccione Nómina. Seleccione Procesamiento de nómina y Integración de nómina y responda las cuestiones relacionadas con la implementación de la nómina basada en archivos en el país donde opera su empresa. Creación de la instantánea Creó exitosamente una instantánea para el grupo de nómina relevante. Procedimiento 1. Iniciar creación de archivo de datos Una vez que haya creado exitosamente una instantánea del grupo de nómina, debe crear un archivo de datos que pueda transmitirse al proveedor de servicios de nómina. Para iniciar la creación del archivo de datos en la vista Ejecución de nomina de Procesamiento de nóminas, seleccione el grupo de nómina (el Estado de proceso de cálculo de nómina es Instantánea creada exitosamente) y haga clic en Crear archivo de datos . 2. Seleccionar empleados En la actividad Crear archivo de datos, tiene la opción de excluir a algunos empleados del archivo de datos de nómina. Para excluir a un empleado, selecciónelo de la lista de empleados y haga clic en Excluir . Si se excluyó al empleado y desea incluirlo en el archivo de datos de nómina, selecciónelo y haga clic en Incluir . Cuando excluye a un empleado del archivo de datos XML, todos los registros y elementos de datos relacionados con el empleado también se excluyen. Esto significa que el archivo no contendrá información del empleado y que el proveedor de servicios de nómina no recibirá información actualizada. No obstante, el empleado excluido aún se incluye en la ejecución de nómina siguiente, con lo cual los cálculos de nómina para el empleado se pueden realizar con información desactualizada. 3. Crear archivo de datos Después de haber realizado los ajustes necesarios a la lista de empleados, haga clic en Crear archivo de datos . El sistema indica que se inició el proceso de creación de archivos XML. Cierre la pantalla de la actividad Crear archivo de datos. 418 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Procesamiento de nómina En el proceso basado en archivos estándar, el sistema ByDesign genera un archivo de salida XML estándar que incluye una selección propuesta por SAP de los datos maestros de empleado y los datos de transacción de nómina contenidos en la instantánea generada para el grupo de nóminas seleccionado. Sin embargo, con plantillas de conversión XSLT, se puede adaptar el formato y el contenido del archivo de salida (destino) de datos de nómina. Puede producir el archivo de datos de nómina en formato XML corregido o en formato Excel si decide emitir solamente los datos de nómina necesarios para que el proveedor ejecute la nómina. La conversión del archivo de salida XML estándar se realiza automáticamente en el fondo de acuerdo con las reglas contenidas en las plantillas de conversión que implementa. Para obtener más información acerca de cómo trabajar con las plantillas XSLT, consulte Ajustar reglas de conversión XSLT [página 173]. 4. Verificar errores (necesario solamente si la creación del archivo de datos no es exitosa) Una vez completada la creación del archivo de datos, se muestra el paso del proceso de nómina Archivo de datos creado en la vista Ejecución de nómina de Procesamiento de nóminas para el grupo de nómina que está procesando actualmente. Si no ve esta entrada en la vista Ejecución de nómina, es posible que haya errores en el proceso de creación del archivo de datos. Para obtener más información acerca de cómo solucionar errores del archivo de datos de nómina de empleado, consulte Solucionar errores de datos de empleado en el procesamiento de nóminas basado en archivos [página 184]. Después de haber realizado los ajustes necesarios para corregir los errores, vuelva al Paso 1 para asegurarse de que el archivo incluya la información correcta. 5. Descargar archivo de datos Seleccione los archivos de datos de nómina creados para el grupo de nómina necesario en la vista Ejecución de nómina (el Estado de proceso de cálculo de nómina es Archivo de datos creado) y haga clic en Descargar archivo de datos . Para cada archivo de destino que desea descargar, seleccione el archivo de la lista, haga clic en Descargar y grábelo en la ubicación seleccionada. Resultado Los archivos de datos de nómina (XML o Excel) ahora se graban en una ubicación desde la que pueden transmitirse al proveedor de servicios de nómina para su procesamiento. ● Los ficheros de datos de cálculo de nómina basados en Excel sólo están disponibles en una cantidad de países limitada. ● La sección Véase también a continuación, contiene enlaces a los documentos que proporcionan explicaciones específicas de país de la estructura y contenidos de los ficheros estándar de datos de cálculo de nóminas XML. Consulte también Procesamiento de nóminas para Australia: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 192] Procesamiento de nóminas para Austria: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 207] Procesamiento de nóminas para Canada: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 224] Procesamiento de nóminas para Alemania: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 296] Procesamiento de nóminas para EEUU: Especificaciones de archivos de nóminas XML [página 373] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Procesamiento de nómina © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 419 7 Gestión de recursos 7.1 Vista Búsqueda de recursos 7.1.1 Entorno empresarial 7.1.1.1 Búsqueda de recursos Resumen En la gestión de recursos, vista Búsqueda de recursos, puede iniciar su búsqueda de recursos indicado ciertas palabras clave en el campo Buscar. Para refinar la búsqueda tiene que abrir la sección de búsqueda avanzada e introducir los términos de búsqueda en los campos de búsqueda individuales. Características La función de búsqueda de recursos tiene las siguientes características: ● Identificar todos los recursos que participan en determinados proyectos Si tiene que dotar de personal a un proyecto, puede querer verificar los recursos que han formado parte en proyectos similares. Para ello, en el campo ID de proyecto de la sección de búsqueda avanzada introduzca los IDs de proyecto para aquellos proyectos parecidos al proyecto que quiere dotar de personal. Se listarán los participantes de todos los proyectos especificados. ● Identificar todos los recursos con perfil de cualificaciones específico En el campoDetalles de cualificaciones de la sección de búsqueda avanzada introduzca todas las cualificaciones que desea buscar, separadas por un espacio. Recibirá todos los recursos que tengan las palabras clave actualizadas en el campo Detalles de cualificaciones del Perfil de recursos. Si desea buscar los currículums vitae anexos tiene que introducir las mismas palabras clave en el campo Buscar anexos. Los dos campos de búsqueda mencionados anteriormente soportan la búsqueda de texto completo: puede buscar por todas las palabras introducidas en el campo Detalles de cualificaciones del Perfil de recursos así como por todos los documentos completos anexos. Puede introducir directamente más de una palabra clave separada por un espacio en los campos de búsqueda. ● Identificar todos los recursos de un proveedor Si quiere dotar un proyecto con recursos de un determinado proveedor, introduzca el nombre del proveedor en el campo Proveedor de la sección de búsqueda avanzada. Si desea buscar diferentes proveedores haga clic en Más opciones al lado del campo. ● Identificar todos los recursos con trabajo específico Si necesita dotar un proyecto con recursos de un determinado proveedor, introduzca el nombre del trabajo en el campo Trabajo de la sección de búsqueda avanzada. Si desea buscar diferentes trabajos haga clic en Más opciones al lado del campo. ● Identificar todos los recursos disponibles a partir de una fecha determinada Si desea buscar recursos disponibles en una fecha determinada, por ejemplo, la fecha en que necesita que empiece el proyecto, introduzca esta fecha en el campo Disponibilidad más temprana de la sección de 420 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos búsqueda avanzada. El sistema visualiza todos los recursos para los que no se ha actualizado la información de disponibilidad más temprana y todos los recursos cuya fecha de disponibilidad más temprana cae antes o en la fecha que ha introducido. Una búsqueda de disponibilidad restante semanal o mensual (es decir, una búsqueda de los recursos que están disponibles, por ejemplo, dos días de una semana determinada). El icono Más opciones no está evaluado para este campo. ● Buscar por región Si desea buscar los recursos para región específica, introduzca el código postal de la región en el campo Código postal del área de búsqueda avanzada. Si el código postal en su país está orientado por regiones, puede usar partes del código postal para buscar dentro de un área mayor de la región. Las combinaciones de condiciones de búsqueda son posibles utilizando diferentes campos de búsqueda en paralelo. ● Asignar recursos a los proyectos Puede asignar recursos directamente a sus proyectos. Para cada recurso que asigne a un proyecto puede introducir información como la fecha de inicio y fin de la asignación del proyecto y el trabajo comprometido. Estas tres partes de información son importantes porque se utilizan para calcular la disponibilidad del recurso. Para el período definido ende la asignación del proyecto, la disponibilidad del recurso se ha reducido por la cantidad del trabajo comprometido. ● Exportar lista de recursos a Microsoft Excel® Puede exportar la lista de recursos a Microsoft Excel para transferir los recursos devueltos a un jefe de proyecto para una decisión de ocupación. Consulte también Guía rápida de búsqueda de recursos [página 426] Trabajando con perfiles de recurso [página 430] 7.1.1.2 Trabajar con el calendario de disponibilidad Resumen Como Gestor de recursos, de proyecto o superior directo, el Calendario de disponibilidad le proporciona un resumen gráfico de las asignaciones de proyecto de los empleados seleccionados de su empresa. El calendario le permite analizar la disponibilidad y editar las asignaciones de proyecto de todos los recursos empleados en los proyectos o disponibles para asignaciones a los proyectos. También le ayuda a gestionar sus recursos clave con mayor demanda o ya sobrereservados. Como empleado asignado a proyectos en su empresa, también puede utilizar el Calendario de disponibilidad para visualizar el tiempo ya trabajado en el proyecto en el que esté implicado y editar sus futuras asignaciones para proyectos actualmente en curso. Relevancia En su empresa, el Calendario de disponibilidad es relevante para todos los superiores directos, planificadores de recursos, jefes de proyecto y recursos (empleados) que están (o pueden estar) asignados a proyectos. ● Planificador de recursos: Utiliza el calendario para crear estimaciones de aprovisionamiento/demanda, para tareas de ocupación de personal y para búsqueda de recursos, y para editar la dedicación futura a los SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de recursos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 421 proyectos de estos empleados. También utiliza el calendario para identificar capacidades insuficientes a corto y a medio plazo y para visualizar la utilización de recursos clave con mayor demanda o con sobrereservas y para garantizar la mayor utilización posible de recursos ● Superior directo: Utiliza el calendario para supervisar la disponibilidad y utilización de los empleados directamente subordinados y para editar las dedicaciones futuras a los proyectos de estos empleados ● Jefe de proyecto: Utiliza el calendario para gestionar proyectos en todos los aspectos: ocupación de personal, presupuesto, recursos, calidad y períodos. También edita las dedicaciones futuras de los empleados que trabajan en proyectos de los que el jefe es responsable ● Empleado: Utiliza el calendario para planificar el trabajo relacionado con el proyecto, supervisar su utilización y para reducir el tiempo. Al editar el calendario, el empleado puede sopesar las dedicaciones futuras al proyecto y ajustar los niveles de trabajo para optimizar su utilización. Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Debe haber incluido los paquetes empresariales Gestión de proyectos y Gestión de tiempos de personal en la definición del alcance de su solución SAP Business ByDesign durante la configuración empresarial para utilizar las funciones completas ofrecidas por el calendario de disponibilidad. Si en la definición del alcance sólo se ha incluido uno de estos paquetes, el calendario estará disponible pero con las restricciones siguientes: ● Si Gestión de tiempos de personal no está incluida en la solución, el calendario no podrá visualizar los planes de horario de trabajo diarios de los empleados y la disponibilidad de los empleados estará vacía para cualquier día/fecha. ● Si la gestión de proyectos no está incluida en su solución, el calendario visualizará la disponibilidad del empleado, pero el planificador de recursos no podrá utilizar los datos en el calendario para asignar los empleados a los proyectos. Sin embargo, en esta situación, el Superior directo puede seguir utilizando el calendario para supervisar la disponibilidad de sus empleados directamente subordinados. Características Acceso al calendario de disponibilidad Se puede acceder al calendario de disponibilidad desde múltiples contextos para roles diferentes: ● Planificador de recursos: Selecciona uno o varios recursos (selección múltiple posible) en la vista Búsqueda de recursos del centro de trabajo Gestión de recursos y hace clic en Visualizar disponibilidad . El calendario de disponibilidad visualiza la disponibilidad y las dedicaciones al proyecto de todos los recursos seleccionados por el planificador de recursos. ● Superior directo: Visualiza el calendario mediante la selección de Mi equipo, en Mi departamento en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad. El calendario visualiza la disponibilidad y las dedicaciones al proyecto de todos los recursos en sus equipos y visualiza los datos según el nombre de empleado, equipo o unidad organizativa. De esta manera, los superiores directos también pueden visualizar recursos desde unidades organizativas múltiples de las que son responsables. ● Gestor de proyectos: Accede el calendario en el centro de trabajo Gestión de proyectos mediante la selección de Proyectos, la selección de un proyecto, mediante clic en Tratar y, a continuación, seleccionando Equipo y ocupación de personal. El calendario se visualizará haciendo clic en Visualizar disponibilidad . En este caso, el calendario visualizará la disponibilidad y las dedicaciones al proyecto de todos los recursos del proyecto seleccionado. 422 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos ● Empleado: Hace clic en Mi disponibilidad en el centro de trabajo Equipo de proyecto para visualizar y actualizar su propia disponibilidad y dedicación al proyecto en esta vista del calendario. Dedicaciones del recurso: Tratamiento de calendario de disponibilidad texto ● El trabajo ejecutado en realidad en el proyecto por el recurso y registrado en la hoja de horas de trabajo del recurso. Son datos de sólo visualización y hacen referencia al pasado. ● Dedicaciones futuras programadas de recursos asignados a proyectos. Se pueden editar para garantizar que reflejan la realidad del proyecto. Si hace clic en Hoy se visualiza el día, semana o mes actual y lo coloca en la parte izquierda de la pantalla, como entrada de la primera columna. Se visualizan cuatro elementos de datos clave en el calendario que ofrecen un resumen de la dedicación del recurso a un proyecto específico: Dedicación total: El número total de horas/días asignado al recurso para el proyecto Dedicación programada: Total de horas de proyecto programado para el recurso entre la fecha actual y la fecha final del proyecto A reprogramar: La dedicación restante menos la dedicación programada. Cualquier valor no igual a cero indica el número de horas/días que debe reprogramarse. Un valor negativo significa que el número de horas/días programado debe reducirse, indicando, por ejemplo, que el empleado ha trabajado más horas/ días en el pasado que las programadas. Un valor positivo visualiza que el número de horas/días programado debe incrementarse, indicando, por ejemplo, que el empleado ha trabajado menos horas/días en el pasado que las programadas. Los datos A reprogramar sólo son válidos si el empleado ha completado el registro de tiempos. Obviamente, los registros de tiempos faltantes distorsionan las dedicaciones restantes para el recurso, provocando que el valor A reprogramar sea demasiado alto. Dedicación restante: Dedicación total menos el total de trabajo ya realizado en el proyecto, como en la hoja de horas de trabajo del recurso Los ejemplos siguientes ilustran la manera en que se calculan dichos valores: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 423 Ejemplo 1: Un recurso tiene asignadas 120h a un proyecto específico. Tras una semana en el proyecto, ha trabajado e introducido 20 horas en la hoja de horas de trabajo. Por tanto: Dedicación total = 120h Dedicación programada = 100h A reprogramar (dedicación restante – dedicación programada) = 0h Dedicación restante = 120 – 20 = 100h Ejemplo 2: Un recurso tiene asignadas 120h a un proyecto de una duración de 4 semanas. En las semanas 1 y 2 del proyecto, debe trabajar 40 h. Para las semanas 3 y 4, la dedicación es de 80h. Tras dos semanas, ha trabajado e introducido 60h en la hoja de horario de trabajo para este proyecto. Por tanto, al final de la semana 2: Dedicación total = 120h Dedicación programada = 80h A reprogramar (dedicación restante – dedicación programada) = 60 - 80= -20h Dedicación restante = 120 – 60 = 60h En este segundo ejemplo, el empleado debe reducir 20h la dedicación programada para las 2 últimas semanas para equilibrar la dedicación total a este proyecto. Ejemplo 3: Un recurso tiene asignadas 100h a un proyecto. A mitad del proyecto, el empleado debería haber realizado 50h. Sin embargo, sólo ha trabajado (e introducido en su hoja de horas de trabajo) 40h. Por tanto: Dedicación total = 100h Dedicación programada = 50h A reprogramar (dedicación restante – dedicación programada) = 60 - 50 = 10 Dedicación restante = 60h Editar dedicaciones del recurso a los proyectos El planificador de recursos introduce sólo dos datos clave en los calendarios de disponibilidad de recursos, ambos derivados del plan de proyecto: la fecha de inicio/fin de la asignación de proyecto y el total de horas/días dedicado. El sistema distribuye automáticamente la dedicación inicial de forma equitativa a lo largo del período del proyecto. Sin embargo, cabe la posibilidad de que la distribución lineal de la dedicación al proyecto a lo largo del período de proyecto confirmado no se ajuste a la realidad. Como jefe de proyecto, planificador de recursos, superior directo o recurso (empleado), el calendario de disponibilidad le permite tratar dichas distribuciones de las dedicaciones al proyecto inicialmente lineales y crear manualmente una distribución de la dedicación no lineal a lo largo del período del proyecto. Si hace clic en Reinicializar compromiso , le permitirá sobrescribir cualquier compromiso no lineal que quede con compromisos lineales para el período del proyecto (futuro) que todavía tiene que finalizar. Los datos sobrescritos son irreversibles. Los ejemplos siguientes ilustran el lugar en el que se requiere una distribución de la dedicación no lineal en el calendario: 424 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos ● Antes del inicio del proyecto, tratamiento de distribución de la dedicación desigual: El jefe de proyecto y el recurso (alineados con el planificador de recursos y superior directo) se ponen de acuerdo en dedicar al proyecto un total de 250 horas. De antemano ya se sabe que el empleado requiere 120h para las especificaciones y 80h para la prueba. Los proyectos empiezan del 6 de junio al 2 de septiembre. No hay compromisos no lineales distribuidos en el calendario de disponibilidad: 6 de junio - 1 de julio --> 120h especificación; 15 de agosto - 26 de agosto --> 80h test ● El proyecto ha empezado, distribución desigual debido a vacaciones: El recurso desea hacer vacaciones en la SC25 durante una semana (40h). Las vacaciones se registran y se aprueban en la SC23 y se visualizan en el calendario como 5 días de ausencia en SC25. La distribución de las dedicaciones durante la fase de especificación (SC23-26) tiene en cuenta las vacaciones: la dedicación en la SC25 se reduce a cero y aumenta 15h en la SC24 y 26. ● Valor medio del proyecto, tratamiento de retrasos: Los recursos se requieren en un momento posterior o anterior en función de los retrasos o desplazamientos en el plan de proyecto. Por ejemplo, al final de la semana de calendario (SC) 32 se comprueba que las pruebas no pueden iniciarse en la fecha programada y es necesario retrasarlas una semana. El planificador de recursos, el recurso o el jefe de proyecto redistribuye la dedicación de las SC33-35 en el calendario del recurso para tener en cuenta esta semana de retraso. ● Valor medio del proyecto, aumento requerido de la dedicación: El recurso confirma durante la SM26 que requiere 3 días/persona adicionales en la SC27 debido a problemas imprevistos en el proyecto. Por consiguiente, la fase de especificación debe ampliarse hasta la SM27. El jefe de proyecto negocia con el planificador de recursos/superior directo y consigue 3 días/persona adicionales (24h) de dedicación. Primero, el planificador de recursos aumenta 3 días la dedicación total del recurso al proyecto. A continuación, el sistema distribuye la dedicación añadida de forma equitativa a lo largo del período de proyecto restante (entre la fecha de sistema y la fecha final de dedicación). En la etapa final, el jefe de proyecto (o el recurso) edita la dedicación en el calendario de disponibilidad del recurso y añade manualmente los tres días adicionales en la SC27. Elementos de calendario comunes La vista del calendario de disponibilidad varía en función del rol del empleado que accede al mismo y en virtud de desde dónde se accede a él en el sistema. No obstante, a continuación se presentan las funciones comunes disponibles en todas las vistas del calendario para todos los roles: ● Opciones de vista mensual, semanal e intervalo de fechas para recursos seleccionados ● Opción hoy para pasar a la fecha actual en el calendario. La fecha actual se resalta como la fecha por defecto cuando se abre el calendario ● Disponibilidad del recurso mostrado en horas ● Vista mensual con una opción de mes anterior y siguientes (la opción de mes anterior está desactivada si el mes actual es la vista seleccionada) ● Los días de la semana se visualizan junto con la fecha de calendario ● La disponibilidad del recurso se visualiza en horas ● Es posible navegar desde la entrada de calendario de un empleado seleccionado a una hoja informativa de recurso del empleado ● Grado de utilización visualizado para el período de tiempo seleccionado SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 425 ● Selección de un grupo de celdas consecutivas para un recurso. Al seleccionar las celdas, la sección Selección del calendario visualiza las fechas de inicio y fin del período seleccionado y la disponibilidad total del recurso en el período seleccionado. La sección Reservas del calendario proporciona detalles de las asignaciones diferentes de proyecto del usuario en este período (no en la vista de empleado del calendario). Los detalles de las solicitudes de ausencia pendientes de aprobación también aparecen en esta área detallada para superiores directos. ● Selección de recursos individuales y visualización de dedicaciones al proyecto para todo el mes/vista/fechas seleccionadas. ● Navegación posible desde el calendario a la hoja informativa del proyecto a la que está asignado un empleado seleccionado. Esta navegación no está disponible en la vista de empleado del calendario. ● Disponibilidad restante (horas objetivo menos dedicaciones) visualizada en cada celda en el calendario, independientemente del color de la celda. Para la categoría Sobrereservado, donde las dedicaciones exceden las horas objetivo para el recurso seleccionado, el valor de la celda es negativo. Vista de calendario Mi área de responsabilidad Además de los elementos de calendario comunes descritos arriba, la vista de calendario de disponibilidad para el superior directo en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad proporciona funciones adicionales similares a los disponibles en el calendario de equipo. Se puede visualizar una vista jerárquica de unidades organizativas junto con todos los recursos pertenecientes a una unidad organizativa. También hay disponible una vista de lista de todos los empleados (“Por equipo o “Por nombre" ) como en las otras vistas del calendario. Los superiores directos también pueden aprobar solicitudes de ausencia visualizadas en la vista detallada para cada recurso seleccionado en el calendario. Vista de calendario en hoja informativa de recurso de empleado Ha hoja informativa de recursos contiene una versión integrada del calendario de disponibilidad para empleados seleccionados de la vista Perfiles de recursos y Búsqueda de recursos. Los jefes pueden abrir la hoja informativa mediante clic en el ID de empleado en la lista de recursos de estas vistas. Consulte también Guía rápida de búsqueda de recursos [página 426] 7.1.2 Guía rápida de búsqueda de recursos La vista Búsqueda de recursos le permite buscar recursos adecuados (empleados o agentes de servicios) que estén disponibles para ocuparse de proyectos durante un período determinado. Junto con la vista Perfiles de recursos, la búsqueda de resultados ofrece información detallada sobre la disponibilidad restante de recursos para las siguientes seis semanas naturales, con seis semanas adicionales en la sección de campos ocultos. También es posible visualizar el calendario de disponibilidad de los recursos seleccionados en esta vista y editar las dedicaciones programadas futuras a los proyectos actuales. 426 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos Conceptos básicos Búsqueda de recursos Para obtener más información, consulte Búsqueda de recursos [página 420]. Trabajar con el calendario de disponibilidad Como Gestor de recursos, de proyecto o superior directo, el Calendario de disponibilidad le proporciona un resumen gráfico de las asignaciones de proyecto de los empleados seleccionados de su empresa. El calendario le permite analizar la disponibilidad y editar las asignaciones de proyecto de todos los recursos empleados en los proyectos o disponibles para asignaciones a los proyectos. También le ayuda a gestionar sus recursos clave con mayor demanda o ya sobrereservados. Como empleado asignado a proyectos en su empresa, también puede utilizar el Calendario de disponibilidad para visualizar el tiempo ya trabajado en el proyecto en el que esté implicado y editar sus futuras asignaciones para proyectos actualmente en curso. Para obtener más información, consulte Trabajar con el calendario de disponibilidad [página 421]. Escenario empresarial: Gestión de recursos El escenario empresarial de Gestión de recursos está diseñado para satisfacer las necesidades básicas de un gestor de recursos en una empresa de servicios profesional. Las capacidades clave incluyen el acceso integrado a datos de empleados internos y contratistas de servicios externos incluyendo información sobre cualificaciones y disponibilidad y información específica del proyecto de Gestión de tiempos de personal. El foco principal de la aplicación es crear una base de datos integrada de recursos para que el gestor de recursos pueda encontrar los mejores candidatos en términos de aptitud y disponibilidad. Para obtener más información, consulte Gestión de recursos. Tareas Búsqueda de un recurso adecuado En la vista Búsqueda de recursos puede buscar recursos adecuados para dotar de personal a sus proyectos. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 429]. Actualizar dedicación de un recurso Como gestor de recursos, puede actualizar la dedicación de un recurso en varios proyectos. Puede optar por delegar un recurso a un proyecto, por una cantidad confirmada de horas de trabajo en un periodo en especial. Lo puede realizar para cualquier cantidad de proyectos para ese recurso. Una vez que ingresa y graba esta información, el recurso se añadirá a la lista de participantes de todos los proyectos, con la dedicación que propuso usted. Puede actualizar la dedicación al trabajo de la siguiente manera: 1. Busque el recurso para el cual desea actualizar la dedicación. Para obtener más información, véase Búsqueda de un recurso adecuado [página 429]. 2. Seleccione el recurso y haga clic en Actualizar dedicación . SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de recursos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 427 3. En la pantalla que se abre, puede actualizar la información sobre el proyecto, la fecha de inicio y de finalización de trabajo en el proyecto, la cantidad de horas que debe dedicar el recurso en el proyecto y el servicio que se usa para asignar el recurso al proyecto. 4. Haga clic en Grabar y cerrar para volver a la vista Búsqueda de recursos. Buscar un documento 1. Introduzca un término de búsqueda en el campo Buscar y haga clic en Ir Puede buscar documentos con el criterio Agrupar por. Esta opción le permite visualizar rápidamente una lista de documentos clasificados por varios criterios básicos, como el tipo de archivo, así como por palabras clave que puede definir. Para crear palabras clave para documentos, edite las propiedades del documento. Cuando introduce un término de búsqueda, el sistema busca el término introducido en los títulos de documento y en el contenido y muestra los resultados en la lista. 2. Para utilizar la opción de búsqueda avanzada, seleccione Avanzada. Puede introducir criterios de búsqueda como Autor, Modificado el (fecha), Idioma del documento, o Palabras clave específicas. Los documentos cargados recientemente son los que el sistema procesa primero y no se pueden encontrar inmediatamente mediante la función de búsqueda Este proceso necesita aproximadamente cinco minutos. Crear un prestatario de servicios Si desea ocupar su proyecto con un recurso externo que aún no esté disponible en el sistema, haga clic en la tarea común Nuevo prestatario de servicios. 1. En la actividad rápida Agente de servicio nuevo, introduzca el nombre y el apellido del agente de servicio nuevo. 2. En el campo ID de proveedor, introduzca el ID de la empresa que proporcionará el prestatario de servicios. 3. Introduzca información adicional, por ejemplo Unidad organizativa, Puesto de trabajo, Profesión o Sexo. 4. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar los detalles del nuevo prestatario de servicios. Trabajar con el calendario de disponibilidad Seleccione un recurso (o recursos múltiples) y haga clic en Visualizar disponibilidad . El Calendario de disponibilidad se abre. Allí puede visualizar la disponibilidad y la dedicación al proyecto de todos los recursos seleccionados y además editar dedicaciones futuras al proyecto para estos empleados. Consulte Trabajar con el calendario de disponibilidad en Conceptos básicos para obtener información detallada. Determinar los recursos relevantes En organizaciones como los proveedores de servicios profesionales, es importante para los gestores de recursos ser capaces de identificar rápidamente todos los recursos potenciales que son relevantes para la gestión de recursos y que pueden, por ejemplo, asignarse a 428 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos proyectos internos y externos. Esto permite al gestor calcular el aprovisionamiento, la disponibilidad y la utilización de forma más adecuada. Utilizando una Tarea común en esta vista, puede fijar funciones particulares en la organización como no relevantes en el contexto de la gestión de recursos, donde no se tendrán en cuenta los empleados con esta asignación de función en ningún informe de utilización actual o prevista, ni para la demanda prevista. Las funciones no relevantes en una organización de proveedor de servicios profesional podrían ser, por ejemplo, posiciones de formación o gestión de nivel superior. Los empleados con funciones definidas como no relevantes para la gestión de recursos pueden asignarse a proyectos pero están excluidas de cualquier informe acerca de la disponibilidad de recursos, tal y como se describe arriba. Si se necesita fijar funciones particulares como no relevantes para la gestión de recursos, inicie la tarea común Determinar recursos relevantes. 1. En la pantalla Determinar recursos relevantes, haga clic en Añadir fila y, a continuación, haga doble clic en <Añadir>. El cuadro de diálogo Función se abre. 2. Introduzca un ID de función en el cuadro de diálogo o seleccione su función utilizando la lista desplegable y haga clic en OK . 3. Haga clic en Grabar borrador para grabar una versión borrador de esta lista de funciones no relevantes en el sistema. Se visualiza el icono rojo (Las reglas están inactivas). 4. Haga clic en Grabar y activar para activar la lista de funciones no relevantes en el sistema. Se visualiza el icono verde (Las reglas están activas). Todas las funciones enumeradas y activadas están determinadas como no relevantes para la gestión de recursos en el sistema y que están excluidas de cualquier informe de utilización futura. 5. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Resumen. Exportar a Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel®. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel®. 7.1.3 Búsqueda de un recurso adecuado Resumen En la vista Búsqueda de recursos puede buscar recursos adecuados para dotar de personal a sus proyectos. Los detalles siguientes muestran un resumen de esta tarea. Requisitos previos Vaya al centro de trabajo Administración de recursos o el centro de trabajo Gestión de proyecto y seleccione la vista Búsqueda de recurso. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 429 Procedimiento 1. Para buscar un recurso adecuado, introduzca criterios de búsqueda como: ● Una competencia particular ● Información organizativa ● Nombre del recurso ● Nombre del proyecto Si es necesario, haga clic en Avanzado para aplicar criterios de búsqueda adicionales. 2. Después de seleccionar un recurso de la lista devuelta, haga clic en: ● Vista para visualizar información detallada sobre el recurso. ● Asignar a proyecto para asignar directamente el recurso a un proyecto concreto. Para hacerlo, tiene que introducir el ID de proyecto del proyecto requerido. Además, tiene que especificar el período de asignación introduciendo el inicio necesario y la fecha de finalización de la asignación. Finalmente tiene que introducir el Trabajo comprometido en días laborable o en horas. Este valor indica el tiempo confirmado para el recurso para trabajar en el proyecto seleccionado. También puede exportar la lista de recursos a Microsoft Excel® para transferir la lista, por ejemplo, al jefe de proyecto que lo solicite por correo electrónico. Para obtener más información acerca de la exportación de datos a Excel, consulte aquí. Resultado Recibe una lista de candidatos potenciales para objetivos de ocupación de proyecto basados en sus criterios de búsqueda. 7.2 Vista Perfiles de recurso 7.2.1 Entorno empresarial 7.2.1.1 Trabajando con perfiles de recurso Resumen La vista Perfil de recursos le permite visualizar y actualizar los perfiles de recursos de cada recurso. El editor le proporciona un punto central de entrada a todos los datos para cada recurso que necesite para gestionar dichos recursos. En el perfil de recursos puede visualizar y actualizar los datos, la disponibilidad, las competencias y los anexos generales de los recursos. 430 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos Características En detalle, puede realizar lo siguiente: ● Visualizar un resumen de un recurso La vista General le proporciona la información de resumen de un recurso. Esta vista es diferente para empleados y prestadores de servicios, principalmente en lo relativo a los datos de contacto empresariales y a la información de tasa de coste. En general, esta vista muestra todos los datos de comunicación, los datos organizativos y una lista de todos los proyectos a los que estaba o está asignado el recurso. Para los empleados, también se proporciona la información principal de contrato de trabajo del centro de trabajo Administración de personal. La información de tasa de coste para empleados se deriva de las tasas de coste actualizadas en el correspondiente recurso de mano de obra. Para los prestadores de servicios, esta información se deriva de los últimos pedidos mediante los cuales se han comprado. ● Actualizar disponibilidad más temprana de recurso La vista Disponibilidad le permite visualizar y actualizar la disponibilidad más temprana de un recurso. En la subvista Disponibilidad de recursos puede visualizar y supervisar la disponibilidad de un recurso, desglosado en días laborables, asignación a proyectos (derivado de los días confirmados de un recurso en el equipo y la información de personal de un proyecto) y ausencias por semana o mes (sólo para empleados). La última línea muestra la disponibilidad restante resultante. Puede desplazarse hacia períodos pasados o futuros haciendo clic en Anterior y Siguiente. Para visualizar detalles de los gráficos, puede acceder a la subvista Resumen de proyectos y ausencias (o en el caso de los prestadores de servicios, la subvista Resumen de proyectos) y desglosar las posiciones individuales relativas a la asignación de proyecto y las ausencias. La información de ausencias sólo está disponible para los empleados. ● Actualizar detalles de cualificaciones de recurso La vista Cualificaciones le permite introducir información sobre las cualificaciones del recurso. Este campo es un campo de texto libre. La información introducida aquí es la base principal para la búsqueda de recursos. ● Almacenar nota u otra información relevante sobre un recurso La vista Notas le permite almacenar notas de comunicación o información de interacción relativa al recurso. Sin embargo, a diferencia de otros campos, esta información no se puede buscar en la vista Búsqueda de recursos. Una vez grabado el perfil ya no podrá modificar esta información. ● Visualizar y añadir documentos de recurso La vista Anexos le permite visualizar, añadir o sustituir documentos relevantes para el proyecto relacionados con un recurso. Principalmente esto incluye curriculums vitae, certificados o imágenes. El contenido del archivo anexado aquí puede buscarse siempre que sea basado en texto. Normalmente Adobe PDF, Microsoft Word® y Microsoft Excel® son formatos basados en texto, mientras que las imágenes y los fax son binarios. En general, los empleados podrán navegar del editor de Perfiles de recursos al archivo personal correspondiente, si el centro de trabajo Administración de personal está activo y asignado a su usuario. Para los prestadores de servicios, puede navegar a los datos generales del prestador de servicios Consulte también Búsqueda de recursos [página 420] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de recursos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 431 7.2.2 Guía rápida de perfiles de recurso La vista Perfiles de recursos dentro del centro de trabajo Gestión de recursos le proporciona una lista de todos los recursos (empleados o prestatarios de servicios) disponibles en el sistema. Puede seleccionar entre cinco vistas diferentes de esta lista mediante la lista desplegable Mostrar del panel de búsqueda (por ejemplo, Todos los recursos o Detalles de cualificaciones creados). Si selecciona un recurso en la lista de trabajo perfiles de recursos, podrá visualizar los datos de comunicación del recurso, los datos organizativos y los anexos en la sección Detalles. En la sección de búsqueda Avanzada se proporcionan más criterios de búsqueda para dar soporte al trabajo diario de un planificador de recursos en la búsqueda de perfiles de recursos. Conceptos básicos Trabajando con perfiles de recurso La vista de perfil de recursos le permite visualizar y actualizar los perfiles de recursos de cada recurso. El editor le proporciona un punto central de entrada a todos los datos para cada recurso que necesite para gestionar dichos recursos. En el perfil de recursos puede visualizar y actualizar los datos, la disponibilidad, las competencias y los anexos generales de los recursos. Para obtener más información, consulte Trabajar con perfiles de recursos [página 430]. Escenario empresarial: Gestión de recursos El escenario empresarial de Gestión de recursos está diseñado para satisfacer las necesidades básicas de un gestor de recursos en una empresa de servicios profesional. Las capacidades clave incluyen el acceso integrado a datos de empleados internos y contratistas de servicios externos incluyendo información sobre cualificaciones y disponibilidad y información específica del proyecto de Gestión de tiempos de personal. El foco principal de la aplicación es crear una base de datos integrada de recursos para que el gestor de recursos pueda encontrar los mejores candidatos en términos de aptitud y disponibilidad. Para obtener más información, consulte Gestión de recursos. Tareas Actualizar un perfil de recurso En la vista Perfiles de recursos, puede actualizar el perfil de recursos de un recurso, incluyendo sus competencias para un proyecto en particular y los detalles de competencias. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 433]. Crear un prestatario de servicios Si desea ocupar su proyecto con un recurso externo que aún no esté disponible en el sistema, haga clic en la tarea común Nuevo prestatario de servicios. 432 1. En la actividad rápida Agente de servicio nuevo, introduzca el nombre y el apellido del agente de servicio nuevo. 2. En el campo ID de proveedor, introduzca el ID de la empresa que proporcionará el prestatario de servicios. © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos 3. Introduzca información adicional, por ejemplo Unidad organizativa, Puesto de trabajo, Profesión o Sexo. 4. Haga clic en Grabar y cerrar para grabar los detalles del nuevo prestatario de servicios. Determinar los recursos relevantes En organizaciones como los proveedores de servicios profesionales, es importante para los gestores de recursos ser capaces de identificar rápidamente todos los recursos potenciales que son relevantes para la gestión de recursos y que pueden, por ejemplo, asignarse a proyectos internos y externos. Esto permite al gestor calcular el aprovisionamiento, la disponibilidad y la utilización de forma más adecuada. Utilizando una tarea común en esta vista, puede fijar funciones particulares en la organización como no relevantes en el contexto de la gestión de recursos, donde no se tendrán en cuenta los empleados con esta asignación de función en ningún informe de utilización actual o prevista, ni para la demanda prevista. Las funciones no relevantes en una organización de proveedor de servicios profesional podría ser, por ejemplo, posiciones de formación o gestión de nivel superior. Los empleados con funciones definidas como no relevantes para la gestión de recursos pueden asignarse a proyectos pero están excluidas de cualquier informe acerca de la disponibilidad de recursos, tal y como se describe arriba. Si se necesita fijar funciones particulares como no relevantes para la gestión de recursos, inicie la tarea común Determinar recursos relevantes. 1. En la pantalla Determinar recursos relevantes, haga clic en Añadir fila y, a continuación, haga doble clic en <Añadir>. El cuadro de diálogo Función se abre. 2. Introduzca un ID de función en el cuadro de diálogo o seleccione su función utilizando la lista desplegable y haga clic en OK . 3. Haga clic en Grabar borrador para grabar una versión borrador de esta lista de funciones no relevantes en el sistema. Se visualiza el icono rojo (Las reglas están inactivas). 4. Haga clic en Grabar y activar para activar la lista de funciones no relevantes en el sistema. Se visualiza el icono verde (Las reglas están activas). Todas las funciones enumeradas y activadas están determinadas como no relevantes para la gestión de recursos en el sistema y que están excluidas de cualquier informe de utilización futura. 5. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Resumen. Exportar a Microsoft Excel® Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema a Microsoft Excel. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel. 7.2.3 Actualizar un perfil de recurso Resumen En la vista Perfiles de recursos del centro de trabajo Gestión de recursos, puede actualizar el perfil de recursos de un recurso, incluyendo sus competencias para un proyecto en particular y los detalles de competencias. Los detalles siguientes muestran un resumen de esta tarea. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 433 Procedimiento 1. Seleccione el recurso el perfil del que desea actualizar, haga clic en Editar 2. Verifique y edite la disponibilidad de los recursos, las asignaciones de proyectos y las ausencias. 3. y seleccione Perfil de recurso. ● Seleccione la vista Disponibilidad y entonces la subvista Disponibilidad de recursos. ● En la subvista Disponibilidad de recursos, haga clic en Anterior y Siguiente para visualizar los días de proyecto, las ausencias y la disponibilidad restante del recurso asignados en los períodos seleccionados. ● En el campo Disponibilidad más temprana, indique la fecha más temprana en la que el recurso está disponible para el proyecto. Para los períodos anteriores a la fecha de disponibilidad más temprana, la disponibilidad restante del recurso se fija en cero. ● En la subvista Resumen de proyectos y ausencias (en el caso de un prestatario de servicios en el Resumen de proyectos), puede ver un resumen detallado de las asignaciones de proyectos y las ausencias del recurso. Verifique y actualice la información y las continuaciones de las cualificaciones del recurso. ● Seleccione la ficha Cualificaciones e indique las cualificaciones del recurso como texto libre en el campo Detalles de las cualificaciones. ● Si desea adjuntar un historial, seleccione la ficha Anexos y cargue el documento de historial (con el correspondiente tipo de documento) si hace clic en Añadir . Si desea sustituir un historial existente, haga clic en Sustituir . ● Seleccione un Tipo de documento e indique un Comentario si es necesario. Es posible buscar en todas las cualificaciones registradas, como también en el historial adjuntado, utilizando palabras clave. 4. Seleccione la ficha Notas e indique cualquier información importante en relación al recurso, el cual desea almacenar por motivos históricos. Por ejemplo, las notas que se basan en llamadas telefónicas o reuniones que tuvo con ese recurso. Resultado Cuando hace clic en Grabar , el perfil de recursos se actualiza. 7.3 Vista de informes 7.3.1 Utilización real Resumen Este informe proporciona visualización en el pasado sobre la utilización real de recursos relevantes para Gestión de recursos, dentro de un período de tiempo definido. Compara el tiempo confirmado a proyectos por recursos relevantes asignados dentro de una empresa o a una unidad de línea de informe determinadas con la capacidad bruta (tiempo objetivo total) de esos recursos. El uso real se calcula con la fórmula siguiente: (Trabajo real + ausencia) / Capacidad bruta, donde: 434 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos ● El trabajo real representa la cantidad de horas que trabajó el recurso en proyectos identificados en un periodo de tiempo específico, donde el recurso registró el tiempo de trabajo en el proyecto. Por lo tanto, el trabajo real es la suma total de todos los registros de tiempo que el recurso realizó para todos los proyectos dentro de un periodo de tiempo específico. ● La ausencia incluye todas las ausencias actualizadas por el recurso. No incluye ningunas vacaciones programadas según el Calendario de días laborables del recurso. ● La Capacidad bruta es la suma total de todo el tiempo de trabajo planificado de todos los días para los cuales se solicitó el informe. La Capacidad bruta incluye todas las vacaciones de acuerdo al modelo de tiempo aplicable, los días festivos, etcétera. Cuando se inicia este informe desde el centro de trabajo Gestión de recursos o Actividad empresarial, muestra la utilización real en el nivel organizativo. Iniciado desde el centro de trabajo Gestión de mi área, muestra el porcentaje de utilización real en el nivel organizativo en el que está asignado el gestor. Es relevante para los siguientes roles: ● Gestor del nivel empresa: necesita actualizaciones regulares de la utilización real. Se centra en el tiempo de inactividad que one en peligro los objetivos de ventas o ausencias que causan retrasos de proyectos, pérdida de operaciones comerciales o contratación innecesaria de externos. ● Gestor de línea: necesita datos de utilización real (acumulada) para todos los informes de quipo directos en el pasado y datos de utilización para empleados específicos seleccionados. El gestor de línea se centra en los tiempos, ya que no es su responsabilidad garantizar la plena utilización del equipo. El informe del centro de trabajo Gestión de mi área se llama Utilización real: Mi área. ● Gestor de recursos: utiliza datos del informe para actualizar la gestión superior. El informe proporciona al gestor de recursos información sobre la utilización de recursos clave: aquellos recursos que tienen una mayor demanda o están sobrereservados. Este informe está disponible en los centros de trabajo Gestión de recursos, Rendimiento empresarial y Gestión de mi área solamente si tanto el área empresarial Gestión de proyectos como el business object Gestión de recursos están incluidos en su solución con alcance sobre SAP Business ByDesign. Cuando Gestión de proyecto y Gestión de recursos estén incluidos en su solución con alcance sobre SAP Business ByDesign, pero no lo esté el paquete empresarial Gestión de tiempos de personal, la capacidad bruta se determina a partir del calendario de días laborables actualizado para una residencia fiscal. El calendario de día laborable se actualiza en la Configuración empresarial, donde se definen los días de trabajo de un empleado (o unidad org.), los días libres y los días festivos. Requisitos previos La Gestión de tiempos de personal debe estar en su solución, dado que el informe requiere acceso al plan de horario de trabajo diario del empleado. Es más, los horarios de trabajo deben actualizarse de forma correcta para todos los recursos implicados relevantes para la Gestión de recursos de su empresa y, a su vez, estos recursos deben completar las confirmaciones de tiempos de proyecto. Vistas Las siguientes vistas están disponibles con este informe: ● Por semana: muestra información acerca de la utilización real de los recursos relevantes para la gestión de recursos durante las últimas cuatro semanas ● Por mes: proporciona información acerca de la utilización real de los recursos relevantes para la gestión de recursos durante los últimos tres meses SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 435 ● Por detalles: muestra información acerca de la utilización real de los recursos relevantes para la gestión de recursos durante los últimos tres meses en más detalle, proporcionando datos derivados de los siguientes ratios: ○ Utilización real ○ Trabajo real ○ Ausencia ○ Capacidad bruta Características Análisis del informe Una vez que haya seleccionado su Empresa y la Fecha clave, el informe muestra inicialmente las unidades de la línea jerárquica de la empresa seleccionada, la semana/el mes de calendario y la utilización real de la fecha clave seleccionada. La Fecha clave es un campo obligatorio que proporciona una selección de rangos. Además, puede utilizar los ratios adicionales siguientes para filtrar y analizar los datos que propociona este informe. ● Capacidad bruta ● Ausencia ● Trabajo real Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● Empresa ● Unidad de la línea jerárquica ● Centro de coste ● Empleado ● Año/semana natural ● Mes/Año natural Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Determinación de recursos relevantes Este informe solo considera recursos de la empresa que ha seleccionado y que, a su vez, se consideran relevantes para la Gestión de recursos. Todos los empleados asignados a tareas que se determinan como no relevantes (con la tarea común Determinar recursos relevantes, dentro del centro de trabajo Gestión de recursos) no se tienen en cuenta en el informe de utilización real. Validaciones Relevante solamente para períodos de tiempo del pasado. El informe rechaza las fechas clave indicadas que se encuentran en el futuro. Navegación Haga clic en el ID de empleado de un empleado individual en la salida del informe y luego haga lic en el icono triangular pequeño que aparece para navegar hasta la hoja de datos de contacto de un empleado (u hoja informativa de la gestión de recursos, si existe una para el empleado seleccionado). 436 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos Rendimiento Para mejorar el rendimiento de un informe, limite la selección de parámetros a empresa, unidad de la línea jerárquica y un rango de fechas clave inferior a 3 meses. Contexto de acceso El informe soporta el contexto de acceso Empresa para el Planificador de recursos. Para el Superior directo, el informe soporta la Gestión del contexto de acceso. Consulte también Utilización prevista [página 437] Demanda prevista [página 439] 7.3.2 Utilización prevista Resumen Este informe proporciona visualización en el futuro sobre la utilización prevista de recursos relevantes para Gestión de recursos, dentro de un período de tiempo definido. Compara los compromisos derivados de los datos de equipo y proyecto de ocupación de los recursos relevantes asignados dentro de una empresa o una unidad de línea de unidad de informe determinadas, con la capacidad bruta (tiempo objetivo total) de esos recursos. Cuando se inicia este informe desde el centro de trabajo Gestión de recursos o Rendimiento empresarial, muestra la utilización prevista en el nivel organizativo. Iniciado desde el centro de trabajo Mi área de responsabilidad, muestra el porcentaje de utilización prevista en el nivel organizativo al que está asignado el jefe. Este informe es relevante para los siguientes roles: ● Responsable a nivel directivo: necesita actualizaciones regulares de la utilización prevista. Se centra en el tiempo de inactividad que pone en peligro los objetivos de ventas o ausencias que causan retrasos de proyectos, pérdida de operaciones comerciales o contratación innecesaria de externos. ● Superior directo: necesita datos de utilización para todos los informes de quipo directos en el futuro y datos de utilización para empleados específicos seleccionados. El superior directo se centra en los tiempos, ya que es su responsabilidad garantizar la plena utilización del equipo. El informe del centro de trabajo Mi área de responsabilidad se llama Utilización prevista: Mi área. ● Gestor de recursos: utiliza datos del informe para actualizar la gestión superior. El informe proporciona al gestor de recursos información sobre la utilización de recursos clave: aquellos recursos que tienen una mayor demanda o están sobrereservados. Este informe está disponible en los centros de trabajo Gestión de recursos, Rendimiento empresarial y Mi área de responsabilidad solamente si tanto el área empresarial Gestión de proyectos como el business object Gestión de recursos están incluidos en su solución con alcance en el sistema. Cuando Gestión de proyecto y Gestión de recursos estén incluidos en su solución con alcance sobre el sistema, pero no lo esté el paquete empresarial Gestión de tiempos de personal, la capacidad bruta se determina a partir del calendario de días laborables actualizado para una residencia fiscal. El calendario de días laborables se actualiza en la Configuración empresarial, donde se definen los días de trabajo de un empleado (o unidad org.), los días libres y los días festivos. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de recursos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 437 Requisitos previos La Gestión de tiempos de personal debe estar en su solución, dado que el informe requiere acceso al plan de horario de trabajo diario del empleado. Es más, los horarios de trabajo deben actualizarse de forma correcta para todos los recursos implicados relevantes para la Gestión de recursos de su empresa y, a su vez, estos recursos deben completar las confirmaciones de tiempos de proyecto. Vistas Las siguientes vistas están disponibles con este informe: ● Por semana: muestra información sobre la utilización prevista de recursos relevantes para la gestión de recursos para las siguientes cuatro semanas, comenzando en la semana actual ● Por mes: proporciona información sobre la utilización prevista de recursos relevantes para la gestión de recursos para los siguientes tres meses, comenzando en el mes actual ● Por detalles: muestra información acerca de la utilización prevista de los recursos relevantes para la gestión de recursos durante los siguientes tres meses en más detalle, proporcionando datos derivados de los siguientes ratios: ○ Utilización prevista ○ Trabajo planificado ○ Ausencia ○ Capacidad bruta Características Análisis del informe Una vez que haya seleccionado su Empresa y la Fecha clave, el informe muestra inicialmente las unidades de la línea jerárquica de la empresa seleccionada, el ID de empleado, nombre de empleado, trabajo planificado, capacidad bruta y utilización prevista. La Fecha clave es un campo obligatorio que proporciona una selección de rangos. Además, puede utilizar los ratios adicionales siguientes para filtrar y analizar los datos que proporciona este informe. ● Ausencia ● Trabajo planificado Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● Empresa ● Unidad de la línea jerárquica ● Centro de coste ● Empleado ● Año/Semana natural ● Mes/Año natural Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. 438 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos Cálculo de la utilización prevista La utilización prevista se calcula utilizando la ecuación (Trabajo programado + ausencias)/Capacidad bruta. Determinación de recursos relevantes Este informe solo considera recursos de la empresa que ha seleccionado y que, a su vez, se consideran relevantes para la Gestión de recursos. Todos los empleados asignados a tareas que se determinan como no relevantes (con la tarea común Determinar recursos relevantes, dentro del centro de trabajo Gestión de recursos) no se tienen en cuenta en el informe de utilización prevista. Validaciones Relevante solamente para períodos de tiempo del futuro. El informe rechaza las fechas clave indicadas que se encuentran en el pasado. Navegación Haga clic en el ID de empleado de un empleado individual en la visualización de informes y haga clic después en el icono con forma de triángulo pequeño que aparece. Entonces puede decidir si navegar a la hoja de datos de contacto del empleado o abrir el informe Demanda prevista. Rendimiento Para mejorar el rendimiento de un informe, limite la selección de parámetros a empresa, unidad de la línea jerárquica y un rango de fechas clave inferior a 3 meses. Contexto de acceso El informe soporta el contexto de acceso Empresa para el Planificador de recursos. Para el Superior directo, el informe soporta la Gestión del contexto de acceso. Consulte también Utilización real [página 434] Demanda prevista [página 439] 7.3.3 Demanda prevista Resumen Este informe proporciona visualización en el futuro de la demanda de recursos relevantes para Gestión de recursos dentro de una empresa o unidad de línea jerárquica desde determinados proyectos dentro de un período fijado. Visualiza los compromisos acumulados (absolutos) de esos recursos relevantes para proyectos. Este informe es relevante para los siguientes roles: ● Responsable de nivel directivo: necesita actualizaciones regulares de la demanda prevista y los vacíos de demanda. ● Gestor de recursos: utiliza datos del informe para actualizar la gestión superior de la demanda prevista y los vacíos de demanda. Necesita estimaciones de aprovisionamiento/demanda para identificar ausencias de capacidad a corto y medio plazo. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 439 Este informe está disponible en los centros de trabajo Gestión de recursos y Mi área de responsabilidad solamente si tanto el área empresarial Gestión de proyectos como el business object Gestión de recursos están incluidos en su solución con alcance en el sistema. Cuando Gestión de proyecto y Gestión de recursos estén incluidos en su solución con alcance sobre el sistema, pero no lo esté el paquete empresarial Gestión de tiempos de personal, la capacidad bruta se determina a partir del calendario de días laborables actualizado para una residencia fiscal. El calendario de días laborables se actualiza en la Configuración empresarial, donde se definen los días de trabajo de un empleado (o unidad org.), los días libres y los días festivos. Requisitos previos Proyectos existe con todos los detalles necesarios, como los servicios diferentes que necesitan ejecutarse o realizarse dentro del proyecto, su cantidad y la duración para asignar recursos internos para períodos específicos de tiempo a proyectos. Vistas Las siguientes vistas están disponibles con este informe: ● Por semana: muestra información sobre la demanda prevista de recursos relevantes para la gestión de recursos para las siguientes cuatro semanas, comenzando en la semana actual ● Por mes: proporciona información sobre la demanda prevista de recursos relevantes para la gestión de recursos para los siguientes tres meses, comenzando en el mes actual Características Análisis del informe Una vez que haya seleccionado su Empresa y la Fecha clave, el informe muestra inicialmente las unidades de la línea jerárquica de la empresa seleccionada, el mes de calendario y el trabajo planificado para la fecha clave seleccionada. La Fecha clave es un campo obligatorio que proporciona una selección de rangos. Además, puede utilizar el ratio adicional siguiente para filtrar y analizar los datos que proporciona este informe: ● Trabajo planificado Tiene a su disposición información adicional para las siguientes características: ● Empresa ● Unidad de la línea jerárquica ● Proyecto ● Empleado ● Puesto de trabajo ● Centro de coste ● Categoría de producto ● Servicio ● Año/Semana natural 440 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de recursos ● Mes/Año natural Para analizar más a fondo los datos de este informe, puede arrastrar características a las filas y columnas. Determinación de recursos Este informe sólo considera todos los recursos internos y externos en su empresa seleccionada. Validaciones Relevante solamente para períodos de tiempo del futuro. El informe rechaza las fechas clave indicadas que se encuentran en el pasado. Navegación Haga clic en el ID de empleado de un empleado individual en la visualización de informes y haga clic después en el icono con forma de triángulo pequeño que aparece en una hoja informativa del empleado. Rendimiento Para mejorar el rendimiento de un informe, limite la selección de parámetros a empresa, unidad de la línea jerárquica y un rango de fechas clave inferior a 3 meses. Contexto de acceso Para el gestor de recursos, el informe soporta los contextos de acceso Gestión y Empresa. Consulte también Utilización prevista [página 437] Utilización real [página 434] SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de recursos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 441 8 Gestión de privacidad de datos 8.1 Entorno empresarial 8.1.1 Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign Resumen Los sistemas de procesamiento de datos almacenan datos maestros o datos de transacción utilizados para llevar a cabo procesos empresariales y documentarlos. En muchos casos, están implicados datos personales de empleados. En muchos países el almacenamiento, la divulgación y la eliminación de este tipo de datos personales de los sistemas de almacenamiento de datos debe realizarse de acuerdo con las leyes de protección de datos vigentes. En muchos países un requisito es que los datos personales de un empleado sólo se pueden almacenar si existe una razón empresarial clara para la retención de datos. Muchas leyes de protección de datos proscriben períodos de retención fijos que definen durante cuánto tiempo se pueden almacenar datos en sistemas de datos; tras finalizar ese período, los datos se deben borrar. Sólo en algunos casos las organizaciones pueden convertir los datos en anónimos, en lugar de eliminarlos por completo. Además, en muchos países la legislación estipula que los empresarios deben hacer públicos los datos personales almacenados acerca de una persona cuando el empleado lo solicite de forma expresa. El centro de trabajo Gestión de la privacidad de los datos permite a los responsables de los temas de protección de datos de una organización atender las solicitudes de los empleados de hacer pública información privada y eliminarla. El centro de trabajo Gestión de privacidad de datos le permite: ● Divulgar datos personales para empleados que lo soliciten. ● Eliminar datos personales del empleado basados en completar acuerdos de trabajo que se encuentran fuera del período de retención del país del empleo. Completar acuerdo de trabajo hace referencia a todos los datos dependientes relevantes de la aplicación dentro de un acuerdo de trabajo del empleado, incluyendo la hora, la compensación, el informe de gastos y los datos relativos a la nómina. No obstante, este proceso de eliminación es "todo o nada", lo que significa que si los datos de algunas partes de un acuerdo de trabajo del empleado no pueden borrarse por algún motivo, no se borrará nada. ● Supervisar y gestionar los procesos de eliminación de datos de fondo utilizando un log de aplicación. ● Visualizar datos de log detallando cada acceso realizado por el Oficial de protección de datos o cualquier otro usuario autorizado en las pantallas resumen Divulgar datos de empleado y Borrar datos de empleado de un empleado seleccionado. Obligación de borrar hace referencia generalmente a la solicitud de organizaciones para borrar datos personales de sus empleados que se encuentran en un formulario identificable, y ya no es necesario mantener estos datos durante más tiempo. Si se especifica, las organizaciones deben borrar todos los datos del personal una vez el período de retención de los datos relevantes haya transcurrido. Relevancia Relevante si su organización desea divulgar datos personales o borrarlos cuando algún empleado específico se lo solicite. 442 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos Requisitos previos Los períodos de retención legales solicitados se han actualizado en la fase Ajuste preciso de la Configuración empresarial, en la actividad de ajuste preciso: Regla de retención de datos relevante para su país. Hallará esta actividad en Soporte y servicios integrados —> Gestión de sistema —> Retención de datos. Todavía no es posible definir las reglas de retención basadas en datos individuales o grupos de datos (por ejemplo, falta de datos). Sólo puede fijar un período de retención por país, que es independiente de cualquier otra característica. Los usuarios con autorización para acceder al centro de trabajo Gestión de privacidad de datos pueden llevar a cabo todas las funciones de privacidad de datos dentro de este centro de trabajo, incluyendo la divulgación y borrado de los datos de empleado. El acceso a este centro de trabajo está garantizado en el centro de trabajo Gestión de aplicación y usuario. Debe asegurarse de que sólo los empleados con autorización para divulgar/borrar datos personales tienen garantizado el acceso al centro de trabajo Gestión de privacidad de datos. Si su grupo de empresas consiste en más de una empresa, puede fijar un acceso a este centro de trabajo en el nivel de la empresa. Por ejemplo, puede asignar un usuario con derecho a la privacidad de datos para los empleados en una empresa y asignar un usuario diferente con estos mismos derechos para una empresa distinta en su grupo. Características Existe una cantidad de características clave de la gestión de privacidad de datos en Business ByDesign. Éstas se resumen a continuación: Divulgación de datos de empleado: Obligación a divulgar Un principio clave en la privacidad de datos es la obligación a divulgar. Se trata de una obligación fijada en la legislación en muchos países donde se ha adaptado la regulación de protección de datos. Un empleado o empleada puede solicitar si su empleador está reteniendo datos personales y el empleador debe confirmar si existen o no dichos datos. En el caso afirmativo, el empleado puede solicitar una descripción de los datos personales retenidos y, en algunas jurisdicciones legales, el porqué dichos datos están siendo almacenados o procesados y quiénes son o han sido los receptores de dichos datos. Esta solicitud de una organización para suministrar información acerca de datos personales retenidos para un empleado se denomina "Obligación a divulgar". Eliminar datos de empleado: Eliminación a petición Este segundo principio de privacidad de datos es un formulario más reducido del principio "Obligación a eliminar" mencionado anteriormente. Un empleado puede solicitar si se están reteniendo datos por la organización que emplea. Si existen dichos datos, el empleado puede solicitar una descripción de estos datos y su eliminación de donde estén almacenados. Roles de protección de datos En organizaciones más grandes, los empleados con un rol designado de Oficial de protección de datos (por ejemplo) son responsables de que se sigan los principios de privacidad de datos y que la organización cumpla con toda la legislación de privacidad de datos de acuerdo con el país (o países) en el que opera. No obstante, estas tareas pueden delegarse a otros empleados autorizados, como por ejemplo los administradores designados de recursos humanos. Gestión de privacidad de datos del centro de trabajo El centro de trabajo Gestión de privacidad de datos le permite a las empresas cumplir con los principios de Obligación a divulgar y Eliminación a petición y consiste en tres partes: SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 443 ● Vista de centro de trabajo: Divulgación de datos personales Esta vista permite a aquellos empleados responsables de la protección de datos administrar la divulgación de datos para aquellos empleados que lo soliciten. Para obtener más información, véase Guía rápida de Divulgación de datos personales [página 445]. ● Vista de centro de trabajo: Eliminación de datos personales En esta vista, para el rol de empleado, los responsables puede eliminar acuerdos de trabajo completos cuando los empleados soliciten la eliminación de datos personales del sistema ByDesign. Allí donde sólo se incluya el paquete empresarial Empleados y agentes de servicio en su solución de determinación del alcance (en el sistema ByDesign sólo se guardan los datos básicos del empleado), también se podrán eliminar / pasar al anonimato dichos datos básicos. Para obtener más información, véase Guía rápida de Eliminación de datos personales [página 449]. ● Tareas comunes: Administrar ejecuciones de eliminación de datos La eliminación de datos del contrato de trabajo del empleado en el centro de trabajo Gestión de privacidad de datos se realiza automáticamente en un proceso de fondo aparte. La tarea común Administrar ejecuciones de eliminación de datos le ofrece un resumen de ejecuciones de eliminación de datos planificadas, actuales y completadas, la posibilidad de reprogramar ejecuciones fallidas, marcar ejecuciones como obsoletas y borrar ejecuciones. Para más información, véase Vista de trabajo con las ejecuciones de eliminación de datos del administrador. Temas de autorización El centro de trabajo Gestión de privacidad de datos sólo debe estar disponible para empleados autorizados en su organización. Por eso, se recomienda que esta asignación del centro de trabajo sólo se entregue a aquellos empleados responsables directos de los asuntos de privacidad de datos en su organización. Auditoría El sistema graba en log todos los accesos realizados por el Oficial de protección de datos o cualquier otro usuario autorizado en las pantallas resumen Divulgar datos de empleado y Borrar datos de empleado de un empleado seleccionado. Esta grabación en log se suministra para soportar la verificación de las acciones de protección de datos en el sistema. Para más información, véase la Vista de guías rápidas correspondiente enlazada en la parte superior de este documento. Los empleados como los Oficiales de protección de datos con responsabilidad para la protección de datos tiene derechos de acceso completos para el centro de trabajo Gestión de privacidad de datos. Estos derechos de acceso permiten a un usuario autorizado a acceder a datos personales para el empleado seleccionado en todos los centros de trabajo Business ByDesign en los que existen dichos datos. Dado que la posibilidad de un usuario individual a acceder a volúmenes grandes de datos de empleado de personal en muchos centros de trabajo, el log de acceso se suministra para permitir transparencia y posibilidad de seguimiento del acceso de un usuario a los datos personales. El log no contiene datos personales detallados pero sí un resumen de los tipos de datos a los que se accede, por parte de quién y cuándo. Los oficiales de protección de datos (o usuarios autorizados) sólo pueden acceder a la información del empleado para empleados de aquellas empresas para las que se poseen derechos de acceso completos. Esto permite la creación de roles de oficial de protección de datos separados en diversas empresas dentro de un grupo corporativo. 444 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos 8.2 Vista de divulgación de datos personales 8.2.1 Guía rápida Divulgación de datos personales Como gestor de la privacidad de datos o persona autorizada con responsabilidad de la protección de datos en la organización, la vista Divulgación de datos personales del centro de trabajo Gestión de privacidad de datos le ayuda a cumplir el principio de obligación de divulgación para la protección de datos permitiéndole visualizar y divulgar los datos personales de los empleados cuando lo solicite el empleado afectado. Puede buscar empleados individuales y navegar a un resumen de todos los datos personales almacenados de dicho empleado en el sistema. Desde ese resumen, puede navegar a los registros detallados de varios tips de datos personales almacenados del empleado. También puede imprimir un resumen de los datos a divulgar. Asimismo, el sistema graba en log cada acceso hecho por un Oficial de protección de datos o un usuario autorizado en la pantalla resumen Divulgar datos de empleado en un empleado seleccionado en esta vista. Esta grabación en log se suministra para soportar la verificación de las acciones de protección de datos en el sistema. En la pantalla inicial de esta vista, seleccione un empleado y haga clic en Visualizar log de divulgación para abrir un log de todas las instancias de acceso en el registro resumen de la divulgación de datos de empleado seleccionada. El log tiene un ID único y muestra cuándo se accedió al registro y por quién. En esta vista puede acceder a todos los datos personales de un empleado desde diferentes áreas de aplicación de Business ByDesign como, por ejemplo, información sobre el contrato laboral, saldos de cuentas de tiempo, asignaciones de estructuras de remuneración, informes de viajes y gastos, etcétera. Existe un resumen de los datos personales específicos de esta aplicación disponible en la sección Datos de empleado en una estructura jerárquica que agrupa los datos y muestra los números de informes individuales dentro de cada grupo de datos. Puede navegar también a los registros de empleado detallados haciendo clic en los enlaces facilitados. En esta vista se muestran los siguientes datos específicos de aplicación, en función de sus decisiones de definición de alcance: ● Datos personales de empleados: Datos biográficos, datos de contacto privados, información de pago Si la solución Business ByDesign que haya definido no incluye aplicaciones de Recursos humanos y tiene incluido el paquete empresarial Empleados y prestatarios de servicios, se mostrarán solo los datos personales almacenados en el centro de trabajoSocio comercial. ● Datos de identidad: detalles de usuario y autorización ● Datos de contrato de trabajo: datos personales de empleado, datos de expediente de personal, datos de archivo de tiempo, datos de archivo de remuneración, información relativa a la nómina (por ejemplo, impuestos y seguridad social y registros de pensión), y datos de viajes y gastos ● Datos de perfil de recursos: habilidades, disponibilidad inmediata, notas, datos anexos Conceptos básicos Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign Los sistemas de procesamiento de datos almacenan datos maestros o datos de transacción utilizados para llevar a cabo procesos empresariales y documentarlos. En muchos casos, están implicados datos personales de empleados. En muchos países el almacenamiento, la divulgación y la eliminación de este tipo de datos personales de los sistemas de almacenamiento de datos debe realizarse de acuerdo con las leyes de protección de datos vigentes. En muchos países un requisito es que los datos personales de un empleado sólo se pueden almacenar si SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 445 existe una razón empresarial clara para la retención de datos. Muchas leyes de protección de datos proscriben períodos de retención fijos que definen durante cuánto tiempo se pueden almacenar datos en sistemas de datos; tras finalizar ese período, los datos se deben borrar. Sólo en algunos casos las organizaciones pueden convertir los datos en anónimos, en lugar de eliminarlos por completo. Además, en muchos países la legislación estipula que los empresarios deben hacer públicos los datos personales almacenados acerca de una persona cuando el empleado lo solicite de forma expresa. El centro de trabajo Gestión de la privacidad de los datos permite a los responsables de los temas de protección de datos de una organización atender las solicitudes de los empleados de hacer pública información privada y eliminarla. Para obtener más información, consulte Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign [página 442]. Ejecuciones de eliminación de datos automáticas La eliminación de datos del contrato de trabajo del empleado en el centro de trabajo Gestión de privacidad de datos se realiza automáticamente en un proceso de fondo aparte. La tarea común Administrar ejecuciones de eliminación de datos le ofrece un resumen de ejecuciones de eliminación de datos planificadas, actuales y completadas, la posibilidad de reprogramar ejecuciones fallidas, marcar ejecuciones como obsoletas y borrar ejecuciones. Divulgación de datos de prestador de servicios Para obtener información sobre la divulgación de datos del prestador de servicios, consulte Divulgación de datos de prestador de servicios [página 448] Tareas Divulgar datos personales de empleados Como administrador con responsabilidad sobre los temas de protección de datos, y cuando un empleado lo pide forma específica, puede divulgar los datos del empleado en la vista Divulgación de datos personales. Puede visualizar un resumen de todos los datos asociados con el empleado que se encuentran almacenados en el sistema ByDesign y navegar a los registros detallados para distintos tipos de información. También puede imprimir el resumen de los datos a divulgar del empleado desde esta vista. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 446]. 8.2.2 Divulgar datos personales de empleados Resumen Como administrador con responsabilidad sobre los temas de protección de datos, y cuando un empleado lo pide forma específica, puede divulgar los datos del empleado en la vista Divulgación de datos personales del centro de trabajo Gestión de privacidad de los datos. Puede visualizar un resumen de todos los datos asociados con el empleado que se encuentran almacenados en el sistema ByDesign y navegar a los registros detallados para distintos tipos de información. También puede imprimir el resumen de los datos a divulgar del empleado desde esta vista. 446 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos Si un empleado tiene un registro de contrato de trabajo asignado a otra empresa dentro de la organización, puede no estar autorizado a visualizar o divulgar los datos. Es debido a las restricciones de acceso que se aplican a esta vista de centro de trabajo. En este caso, el sistema visualizará el mensaje siguiente: "Existen contratos de trabajo adicionales para este empleado. No se visualizan, puesto que no dispone de la autorización necesaria para acceder a los mismos." En esta situación, tiene que contactar con el administrador responsable de la privacidad de los datos en la empresa correspondiente, quien tiene que divulgar estos datos aparte. Procedimiento 1. En el centro de trabajo Gestión de privacidad de los datos, abra la vista Divulgación de datos personales. 2. Para visualizar los datos de empleado que se deben divulgar, seleccione Todos los empleados en el campo Visualizar. Introduzca el ID de empleado o el nombre de empleado en el campo Buscar y pulse Ir . 3. Seleccione el rol de empleado de la lista y haga clic en Divulgar datos . La pantalla de resumen Divulgar datos de empleado se abre. Antes de que se cargue la pantalla de resumen, aparece una ventana de diálogo que le informa de que su acceso a esta pantalla se grabará en log. Tiene que confirmar este mensaje si desea proceder. 4. Con fines de verificación, la imagen del empleado, el ID de empleado o la dirección personal se pueden visualizar para verificar que se divulgarán los datos del empleado correcto. 5. Haga clic en Desplegar todo para ver los registros de empleado individuales que se tienen que divulgar. Haga clic en los iconos en forma de triángulo para desplegar y ocultar con el fin de visualizar resúmenes de registros de datos individuales para el empleado. 6. Haga clic en los enlaces para los registros individuales, por ejemplo Datos de contacto personales o Información de pago para navegar al registro de datos de empleado reales que se guarda en el sistema ByDesign. La cifra que se visualiza en la columna Registros representa el número de registros de datos discretos (por ejemplo, Informes de gastos) del tipo seleccionado asignado al empleado en el sistema ByDesign. Vista de datos limitada indica que existen registros de datos y sólo se puede visualizar un número limitado de registros en la pantalla a la vez. Un cero indica que no existen registros de este tipo para el empleado seleccionado. 7. Con fines de impresión, en primer lugar, exporte los datos de resumen a Microsoft Excel® haciendo clic en Exportar y seleccionando Microsoft Excel. A continuación, imprima el archivo Excel. 8. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Divulgación de datos personales. Resultado Ha extraído correctamente un resumen de todos los datos de empleado necesarios para divulgarlos a un empleado que lo solicita. Su acceso al resumen de divulgación de datos ha sido grabado en log. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 447 Consulte también Eliminar datos personales de empleados [página 451] 8.2.3 Divulgación de datos de prestador de servicios Resumen Como encargado de la privacidad de datos o persona autorizada con responsabilidades en cuanto a la protección de datos, puede divulgar los datos personales de los prestadores de servicios cuando lo solicite un prestador de servicios afectado. En esta vista solo puede visualizar todos los datos personales de un prestador de servicios. El resumen de estos datos personales específicos de la aplicación está disponible en la sección Datos de prestador de servicios en una estructura jerárquica que agrupa los datos y visualiza el número de registros individuales dentro de cada grupo de datos. Características En la vista del prestador de servicios encontrará los datos resumidos relevantes para el prestador de servicios afectado. La Selección de datos de servicios ofrece la lista de datos asociados con el prestador de servicios. Puede navegar también a los registros de empleado detallados haciendo clic en los enlaces facilitados. Por ejemplo, Perfil de recursos Puede acceder a información sobre otros documentos navegando a los respectivos centros de trabajo. La siguiente tabla proporciona detalles sobre los varios centros de trabajo en los que puede visualizar la información del prestador de servicios. La siguiente tabla muestra la lista de centros de trabajo en los que visualizar el documento relevante: Documento Centros de trabajo Vistas Solicitud de servicio Servicio al cliente Solicitud de servicio Confirmación de servicio Orden de servicio Confirmación de servicio Perfil de recursos Gestión de recursos Perfiles de recursos Proyectos Gestión de proyectos Proyectos Gestión de tiempos de personal Equipo de proyecto Equipo de proyecto; Editar la subvista de hoja de horas de trabajo Carritos de compra Página principal Resumen de autoservicios; Seguimiento de mi subvista Carritos de compra Solicitudes de compra Solicitudes de compra y pedidos Solicitud de compra Pedidos Solicitudes de compra y pedidos Pedido Recibos y devoluciones Entrada de mercancías y servicios Recibos y devoluciones 448 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos Facturas y notas de crédito Facturación de proveedores y facturas y notas de crédito Plantillas (inclusive Facturas periódicas) Facturación de proveedores y factura periódica Lead de ventas Nueva operación Leads Contratos Derechos a servicio Contratos Órdenes de servicio Órdenes de servicio Procesamiento de orden de servicio Actividades Gestión de clientes Actividades Oportunidades Nueva operación Oportunidades Ofertas de venta Nueva operación Ofertas de venta Pedidos de cliente Pedidos de cliente Pedidos de cliente Devoluciones de cliente Órdenes de servicio Devoluciones Facturación a cliente: Solicitudes de factura y plantillas de facturas periódicas Facturación a cliente Solicitudes de factura y plantillas de facturas periódicas Facturación a cliente: Documentos de factura Facturación a cliente y documentos de factura 8.3 Vista de eliminación de datos personales 8.3.1 Guía rápida de Eliminación de datos de socio comercial Como oficial de la privacidad de datos o persona autorizada con responsabilidades en la protección de datos en la organización, en el caso de que lo solicite expresamente un empleado, es posible borrar todos los acuerdos laborales (incluyendo los datos dependientes relativos a la aplicación) asignados al empleado en la vista Eliminación de datos personales dentro del centro de trabajo Gestión de privacidad de datos En esta vista puede: ● Buscar empleados en el sistema y verificar direcciones y datos de imagen del empleado para asegurarse de la identificación correcta del empleado cuyos datos personales se deben borrar. ● Visualizar un resumen de todos los contratos de trabajo para el empleado seleccionado. ● Verificar para cada contrato de trabajo si el período de retención de datos se ha completado. ● Seleccionar y marcar contratos de trabajo individuales o múltiples para su eliminación e iniciar el proceso de eliminación de estos contratos. ● Imprimir un resumen de los datos a eliminar del empleado Una vez se han marcado acuerdos de trabajo para eliminar y se ha lanzado el proceso de eliminación, el sistema ejecuta el resto del proceso en segundo plano. Puede visualizar los detalles en el estado de estos procesos de fondo utilizando un registro de aplicación. Para obtener más información acerca de las ejecuciones de eliminación de fondo, consulte Ejecuciones de eliminación de datos automáticas en la sección Conceptos básicos de este documento. Además, el sistema graba en log cada acción de eliminación de datos realizada en esta vista. Esta grabación en log se suministra para soportar la verificación de las acciones de protección de datos en el sistema. Inicie la tarea común Visualizar registro de eliminación para ver un registro de todas las instancias de eliminación de datos ejecutadas SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos P U B L I C • © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 449 para todos los empleados de su empresa. El registro tiene un ID único, proporciona una breve descripción del tipo de datos eliminados y muestra cuándo se ha eliminado el registro y por quién. ● Casi todos los datos personales se han eliminado totalmente del sistema. Sin embargo, el registro de empleado básico no se puede eliminar completamente del centro de trabajo Socio comercial. Aquí, los datos de empleado restantes se almacenan en un formato anónimo en el sistema, donde todos los datos personales que pudieran identificar directa o indirectamente al empleado pasan al anonimato en el registro restante. ● La fecha de rescisión de contrato para el empleado seleccionado en esta vista deriva del campo Válido hasta del registro de empleado básico en el centro de trabajo Socio comercial. Si la fecha de rescisión del contrato se fija en Ilimitado, no podrá eliminar el registro de empleado del sistema. ● Si se eliminan todos los acuerdos de trabajo existentes para un empleado seleccionado dentro de las empresas, el registro del empleado será anónimo en el sistema. ● No puede marcar para borrado datos de empleado, si no se soporta el país en que trabaja el empleado en la Gestión de privacidad de datos. Acceso autorizado a datos de contrato de trabajo Solo puede visualizar datos de contrato de trabajo de acuerdo con las autorizaciones personales de Business ByDesign. Si existen contratos de trabajo para un empleado seleccionado que no se puede visualizar por la falta de autorizaciones, aparecerá un mensaje de información. No puede visualizar los objetos relacionados de los contratos de trabajo en esta vista. Sin embargo, puede visualizar los objetos de contrato de trabajo relacionados en la vista Divulgación de datos personales. Versión reducida de datos maestros de empleado Si Recursos humanos no está incluido en el alcance de su solución Business ByDesign, pero sí lo está el paquete empresarial Empleados y prestatarios de servicios, se eliminarán solo los datos personales de empleado almacenados en el centro de trabajo Socio comercial. Tras la eliminación permanecerá en el sistema un registro anónimo para el empleado. Eliminación de datos personales de sistemas externos No es posible eliminar los datos de empleado almacenados en sistemas externos en esta vista. Un ejemplo de tales datos son los datos personales almacenados en sistemas de proveedor de servicios de nómina externos que forman parte de los procesos globales de su organización. Conceptos básicos Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign Los sistemas de procesamiento de datos almacenan datos maestros o datos de transacción utilizados para llevar a cabo procesos empresariales y documentarlos. En muchos casos, están implicados datos personales de empleados. En muchos países el almacenamiento, la divulgación y la eliminación de este tipo de datos personales de los sistemas de almacenamiento de datos debe realizarse de acuerdo con las leyes de protección de datos vigentes. En muchos países un requisito es que los datos personales de un empleado sólo se pueden almacenar si existe una razón empresarial clara para la retención de datos. Muchas leyes de protección de datos proscriben períodos de retención fijos que definen durante cuánto tiempo se pueden almacenar datos en sistemas de datos; tras finalizar ese período, los datos se deben borrar. Sólo en algunos casos las organizaciones pueden convertir los datos en anónimos, en lugar de eliminarlos por completo. Además, en muchos países la legislación estipula que los empresarios deben hacer públicos los datos personales almacenados acerca de una persona cuando el empleado lo solicite de forma expresa. El centro de trabajo Gestión de la privacidad de los datos permite a los responsables de 450 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos los temas de protección de datos de una organización atender las solicitudes de los empleados de hacer pública información privada y eliminarla. Para obtener más información, consulte Gestión de privacidad de datos en Business ByDesign [página 442]. Ejecuciones de eliminación de datos automáticas La eliminación de datos del contrato de trabajo del empleado en el centro de trabajo Gestión de privacidad de datos se realiza automáticamente en un proceso de fondo aparte. La tarea común Administrar ejecuciones de eliminación de datos le ofrece un resumen de ejecuciones de eliminación de datos planificadas, actuales y completadas, la posibilidad de reprogramar ejecuciones fallidas, marcar ejecuciones como obsoletas y borrar ejecuciones. Para obtener más información, consulte Trabajar con la vista Gestionar ejecuciones de eliminación de datos. Borrado de datos de prestador de servicios Para obtener información sobre el borrado de datos del prestador de servicios, consulte Borrado de datos de prestador de servicios [página 453] Tareas Eliminar datos personales de empleados Como administrador con responsabilidad en temas de protección de datos, y si lo solicita específicamente un empleado, podrá eliminar todos los contratos de trabajo (y datos asociados) asignados a uno o más empleados en la vista Eliminación de datos personales. Puede visualizar un resumen de todos los contratos de trabajo asignados al empleado almacenado en el sistema ByDesign, marcar contratos de trabajo individuales o múltiples e iniciar la eliminación de dichos registros. Si es necesario, también puede imprimir el resumen de los datos a eliminar del empleado desde esta vista. Para obtener información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 451]. 8.3.2 Eliminar datos personales de empleados Resumen Como administrador responsable de los problemas de protección de datos, ahora usted puede eliminar los datos personales asociados con un empleado individual y con varios empleados, en su solicitud, por vez en la vista de Eliminación de datos personales del centro de trabajo Gestión de privacidad de los datos. Los datos asociados con el empleado incluirían contratos laborales y calendarios de disponibilidad. A su vez, el contrato laboral incluirá documentos relacionados con el procesamiento de nómina, el registro de tiempos y los informes de gastos. Estos documentos se visualizan en la lista de jerarquías del grupo de retención de datos. La primera partida individual en esta lista es el empleado. Cada documento está asociado con la casilla de selección. La casilla de selección para el empleado está desactivada por defecto. SAP Business ByDesign, mayo de 2015 PUBLIC • Gestión de privacidad de datos © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 451 ● Solo puede borrar los contratos laborales (y los datos de aplicación asociados) y los calendarios de disponibilidad si se ha completado total o parcialmente el período de retención relevante para estos datos. ● Si se eliminan todos los acuerdos de trabajo existentes para un empleado seleccionado dentro de las empresas, el registro del empleado será anónimo en el sistema. ● Si un empleado tiene un registro de contrato de trabajo asignado a otra empresa dentro de la organización, puede no estar autorizado a visualizar o divulgar los datos. Es debido a las restricciones de acceso que se aplican a esta vista de centro de trabajo. En este caso, el sistema visualizará el mensaje siguiente: "Existen contratos de trabajo adicionales para este empleado. No se visualizan, puesto que no dispone de la autorización necesaria para acceder a los mismos." En esta situación, tiene que contactar con el administrador responsable de la privacidad de los datos en la empresa correspondiente, quien tiene que eliminar estos datos por separado. Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. El período de retención de datos relevante para el país en el que opera la empresa se activa en la configuración de la solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso, y dentro del grupo de actividad Soporte y servicios integrados, seleccione Regla de retención de datos de la lista de la actividad. Versión del país La versión de país de Business ByDesign debe soportar la gestión de privacidad de datos. Procedimiento 1. En el centro de trabajo Gestión de privacidad de los datos, abra la vista Eliminación de datos personales. 2. Para visualizar los datos de empleado que se deben borrar, seleccione Todos los empleados en el campo Visualizar. Introduzca el ID de empleado o el nombre de empleado en el campo Buscar y pulse Ir . Si tiene que eliminar los datos para varios empleados, haga clic en Avanzado . En el campo ID de empleado, haga clic en Más opciones . En la ventana de diálogo ID de empleado que se abre, indique los IDs de empleados o nombres de empleados en el campo Valor haga clic en Ir . 3. Seleccione los roles de empleados de la lista y haga clic en Eliminar datos. Se abre la pantalla de resumen Eliminar datos personales de empleados. La pantalla enumera todos los contratos laborales y calendarios de disponibilidad que existen en el sistema para los empleados seleccionados en la empresa. 4. Para verificar los detalles de empleados, en la pantalla Eliminar datos personales de empleados, haga clic en el ID del empleado individual y dichos detalles se visualizarán en una pantalla nueva. 5. Seleccione la casilla de selección Marcado para eliminación para cada contrato laboral (y documentos asociados) y calendarios de disponibilidad que desee fijar para una eliminación posterior del sistema. 452 © 2015 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. • P U B L I C SAP Business ByDesign, mayo de 2015 Gestión de privacidad de datos 6. Si se requiere, grabe un resumen de los acuerdos de trabajo existentes antes de eliminar haciendo clic en Imprimir y actualice los parámetros de impresión de salida (página, cabecera/pie de página y pantalla) en la pantalla de diálogo. Vuelva a hacer clic en Imprimir para imprimir una captura de esta pantalla, incluida toda la información incluida en la sección Acuerdos de trabajo. 7. Haga clic en Borrar para lanzar la eliminación de todos los contratos laborales y los datos de aplicación asociados marcados para la eliminación desde su sistema. 8. Confirme que aún desea continuar con esta eliminación irreversible de los registros seleccionados. Si se está eliminando el último acuerdo de trabajo que queda con un empleado, el sistema le avisará de que se eliminará el registro del empleado del sistema ByDesign si continúa con este proceso. Debe confirmar que desea continuar con la eliminación o cancelarla. Una vez haya hecho clic en Borrar para todos los registros marcados para la eliminación, se desactiva la casilla de selección Marcado para eliminación, mientras que el sistema ejecuta el resto del proceso de eliminación en segundo plano. Una vez que finaliza correctamente el proceso d
