INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE

INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PARA EL PERSONAL EN PERÍODO DE PRUEBA
INTRODUCCIÓN
La evaluación del desempeño programada y por resultados, tiene por objetivo
medir y estimular la gestión de la institución, procesos internos y servidores,
enfocado en mejorar la calidad de los servicios que genera la institución.
Para llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal en
período de prueba, se aplicará el “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO”, que se describe en el presente instructivo.
Este proceso se desarrollará en dos fases: PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN.
 FASE 1.- PROGRAMACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará las
Actividades, Indicadores, Metas y Conocimientos que se evaluarán al
final de la evaluación del período de prueba.
Las Competencias Técnicas y Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y
Liderazgo, se encuentran definidas en el formulario conforme las
competencias requeridas en la convocatoria, por lo que es necesario
considerar el comportamiento observable que el evaluado deberá
demostrar en la ejecución de las actividades para su evaluación.
La programación deberá ser puesta en conocimiento del servidor evaluado,
para lo cual el EVALUADOR y EVALUADO deberán suscribir el
“FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”, y realizar la
siguiente distribución:
Original: Remitir a la Dirección de Recursos Humanos.
Copia 1.- Para el EVALUADOR, para el seguimiento y control de la
programación.
Copia 2.- Para el EVALUADO.
1
 FASE 2.- EVALUACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará y
registrará los niveles de: Cumplimiento de Actividades, Conocimientos,
Nivel de Desarrollo de Competencias Técnicas, Frecuencia de Aplicación
de Competencias Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo,
conforme los registros y observación del desempeño del evaluado.
OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
Este instructivo tiene por objeto facilitar al EVALUADOR la aplicación del
“FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”, para la FASE 1:
PROGRAMACIÓN.
La Dirección de Recursos Humanos, remitirá oportunamente el instructivo
correspondiente para la FASE 2: EVALUACIÓN.
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO
El “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO” está dividido en las
siguientes secciones:
Sección A) DATOS DEL SERVIDOR
En esta sección se deberán llenar los “DATOS DEL SERVIDOR”: apellidos y
nombres; denominación del puesto que desempeña; título o profesión; apellidos y
nombres del jefe inmediato (Evaluador) y el periodo de ejecución de la evaluación
del desempeño.
A) DATOS DEL SERVIDOR:
Apellidos y Nombres del Servidor (Evaluado):
Denominación del Puesto que Desempeña:
Título o profesión:
Apellidos y Nombre del jefe Inmediato o superior inmediato (Evaluador):
Periodo de Evaluación (dd/mm/aaaa):
Desde:
Hasta:
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Sección B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO
En esta sección se deberá llenar las columnas de Descripción de Actividades,
Indicador y Meta del Período Evaluado.
 Actividades: Describir las actividades o acciones específicas que debe
realizar el servidor para obtener un producto tangible y medible, que se
evaluarán en el período de prueba.
 Indicador: Parámetro cuantificable y medible que señala el avance o
progreso de cumplimiento de las actividades con respecto a la meta
establecida.
 Meta del Período Evaluado: Número cuantificable o verificable de los
objetivos asignados que deben ser alcanzados por el servidor en el período
de prueba.
Ejemplos:
EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO
B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO: # Actividades:5
Factor:
Descripción de Actividades
Elabo ra el info rme técnico de…….
Registra do cumentació n en REGYCONT
B rinda asistencia técnica
registrada en mesa de ayuda
Indicador
Meta del
Período
Evaluado
(núm ero)
Info rmes técnico s presentado s
5
Do cumento s registrado s
30
info rmática A sistencias técnicas registradas en
mesa de ayuda
Elabo ra la po lítica de trabajo de….
Co ntro la la calidad de info rmes y
do cumento s
elabo rado s
en
el
departamento
Cumplidos
60%
% de
Cumplimiento
N iv e l de
C um plim ie nt o
15
P o lítica de trabajo presentada
1
Info rmes y do cumento s co n
co ntro l de calidad
20
NOTA.- Las columnas: “Cumplidos, % de Cumplimiento y Nivel de Cumplimiento”,
se registrarán en la FASE 2: EVALUACIÓN.
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Sección C) CONOCIMIENTOS
En esta sección se deberá registrar la información de los conocimientos que debe
aplicar el servidor o funcionario para el cumplimiento de las actividades descritas
en la sección B).
 Conocimientos: Conjunto de información que se adquieren vía educación
formal, capacitación, experiencia laboral y la destreza en el análisis de la
información que serán aplicados en el desempeño del puesto.
Ejemplos:
C)CONOCIMIENTOS
# Conocimientos :
3
Factor: 8%
N iv el de
C o no c im iento
Ley Orgánica de la Co ntralo ría General del Estado y su Reglamento . Reglamento de Respo nsabilidades, No rmas de Co ntro l Interno
Co no cimiento s de sistemas info rmáticos.
P lanificació n Estratégica.
NOTA.- La columna “Nivel de Conocimiento”, se registrará en la FASE 2:
EVALUACIÓN.
Sección D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO
En esta sección, se pone en conocimiento las competencias técnicas, definiciones
y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de
actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior
calificación en la FASE 2: EVALUACION.
 Competencias Técnicas del Puesto: Destrezas o habilidades específicas
que se requieren para el desempeño óptimo del puesto.
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D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL
PUESTO
DESTREZAS
# Com pe te ncias:
Definición
Factor: 8%
0
Comportamiento Observable
Expresión Oral
Capacidad
de comunicar
información o ideas en forma Comunica en forma clara y oportuna información
hablada de manera clara y sencilla.
comprensible.
Expresión escrita
Capacidad
de comunicar
información o ideas por Escribe documentos sencillos en forma clara y
escrito de modo que otros concisa.
entiendan.
Organización de la inform ación
Capacidad
de
encontrar
formas de estructurar o
Clasifica documentos para el archivo.
clasificar distintos niveles de
información.
Pens amiento analítico
Capacidad de entender una
Realiza una lista de asuntos a tratar asignando un
situación desglozándola en
orden o prioridad determinados. Establece prioridades
partes e identificando las
en las actividades que realiza.
relaciones causa - efecto.
N ive l de D e sa rro llo
NOTA.La columna “Nivel de Desarrollo” se registrará en la FASE 2:
EVALUACIÓN.
Sección E) COMPETENCIAS UNIVERSALES
En esta sección, se pone en conocimiento las competencias universales,
definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el
desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su
posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION.
 Competencias Universales: Son los comportamientos observables y
medibles que todo servidor o funcionario debe demostrar en el desarrollo de
su trabajo y que contribuyen a consolidar el entorno organizacional.
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E) COMPETENCIAS UNIVERSALES
# Com pe tencias:
5
Factor:
8%
ESTOS CAMPOS DEBEN SER LLENADOS OBLIGATORIAMENTE :
DESTREZA
DEFINICION
Comportamiento Observable
APRENDIZAJE CONTINUO
Es la habilidad para buscar y
compartir información útil,
comprometiéndose con el
aprendizaje continuo. Incluye
la capacidad de aprovechar la
experiencia de otros y la
propia.
Se interesa por aprender y adquirir conocimientos y
habilidades, lee normativa interna, manuales, libros y
otros para aumentar sus conocimientos básicos,
escucha experiencias de otros.
CONOCIMIENTOS DEL ENTORNO
ORGANIZACIONAL
RELACIONES HUMANAS
ACTITUD AL CAMBIO
Es la habilidad individual para
comprender las relaciones
jerárquicas de la institución
con el objeto de contribuir al
desarrollo
organizacional.
Incluye
habilidades
para
identificar quienes son los
reales decisores
y los
individuos que influyen en
ellas; y predecir como nuevos
eventos
y
situaciones
afectarán a individuos y
grupos, o la posición de la
organización en el contexto.
Actuar para construir y
mantener relaciones o redes
cordiales de contactos con
personas
internas
y/o
externas de la Institución, que
son o pueden ser valiosos
para conseguir los objetivos
institucionales.
Habilidad de adaptarse y
trabajar de manera flexible y
versatil
en
situaciones
variadas y para aceptar
cambios de forma positiva y
constructiva en la Institución.
F rec ue nc ia de
A plic ac ió n
Reconoce la estructura organizacional y jerarquía de
la institución, la cadena de mando, el poder de la
decisión, reglas, regulaciones y procedimientos de
operación.
Entabla relaciones a nivel institucional. Inicia y
mantiene relaciones sociales con compañeros,
clientes internos y/o externos. Se esfuerza por dar
una imagen adecuada de la Institución.
Adapta su enfoque y comportamiento a medida que la
situación cambiante de la Institución lo requiera.
Acepta positivamente los cambios según la
necesidad de la Institución.
Voluntad por desempeñarse Realiza correctamente su trabajo. Cumple las metas
ORIENTACIÓN A LOS RESULTADOS con excelencia para el logro y establecidas y actúa para lograr y superar niveles de
cumplimiento del trabajo.
desempeño y plazos determinados.
ORIENTACIÓN DE SERVICIO
Disposición de ayuda y
Identifica y atiende las necesidades de los clientes
servicio a clientes internos y
internos y/o externos, ofreciendo respuestas y
externos para satisfacción de
soluciones oportunas.
necesidades.
NOTA.- La columna “Frecuencia de Aplicación” se registrará en la FASE 2:
EVALUACIÓN.
Sección F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO
En esta sección, se pone en conocimiento las competencias: Trabajo en Equipo,
Iniciativa y Liderazgo, definiciones y conductas observables que el Evaluador
deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período
de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION.
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NOTA.- Respecto del comportamiento observable de Liderazgo, se lo considerará
exclusivamente para la evaluación de desempeño de quienes tengan servidores
subordinados bajo su responsabilidad de gestión en la FASE 2: EVALUACION.
F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO
Factor:
16%
DESCRIPCIÓN
DEFINICION
COMPORTAMIENTO OBSERVABLE
TRABAJO EN EQUIPO
Ánimo de cooperar, aportar y
trabajar
de
manera
coordinada con los demás
para alcanzar un objetivo
común,
anteponiendo
el
interés colectivo al individual.
Participa y colabora en el equipo de trabajo y apoya
en las decisiones. Realiza la parte del trabajo que le
corresponde, comparte información. Demuestra
actitud abierta para aprender, respeta diversidad de
opiniones.
INICIATIVA
Es
el
reconocimiento
perceptivo, espontáneo y no
programado de problemas y
oportunidades que surgirán y
llevar a cabo acciones que
contribuyan a su solución.
Identifica un problema, obstáculo u oportunidad y
demuestra capacidad constante para establecer
prioridades y enfocar esfuerzos hacia la solución de
problemas y logro de metas.
F rec ue nc ia de
A plic ac ió n
LLE N A R E L C A M P O D E LID E R A Z G O , S O LO P A R A Q UIE N E S T E N G A N S E R V ID O R E S S UB O R D IN A D O S B A JO S U R E S P O N S A B ILID A D D E
G E S T IÓ N .
LIDERAZGO
Capacidad para dirigir a las
personas
para
que
contribuyan de forma efectiva
y adecuada a la consecución
de metas y objetivos.
Dirige un equipo de trabajo y lo guía en el
cumplimiento de objetivos utilizando distintos estilos
de dirección, supervisión y motivación de acuerdo a
la situación.
NOTA.- La columna “Frecuencia de Aplicación” se registrará en la FASE 2:
EVALUACIÓN.
Sección I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO
Esta sección se utilizará en la FASE 2: EVALUACIÓN, en la que se registrará
observaciones que el Evaluador crea pertinente ser comunicadas sobre
acontecimientos, imprevistos u otras situaciones no consideradas en la
programación.
I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO (EN CASO DE QUE LAS TENGA):
Sección J) RESULTADO DE LA EVALUACION
Esta sección presentará información de resultados cuando se realice la calificación
en la FASE 2: EVALUACION, que son generados automáticamente por el
formulario.
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J) RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
CALIFICACIÓN
ALCANZADA (%)
FACTORES DE EVALUACIÓN
Indicadores de Gestión del puesto
Conocimientos
Competencias técnicas del puesto
Competencias Universales
Trabajo en equipo, Iniciativa y Liderazgo
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
PROCESO INCORRECTO
PROCESO INCORRECTO
Sección K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION
Para la FASE 1: PROGRAMACION, el responsable de la evaluación o Evaluador
deberá consignar su firma, conjuntamente con la del servidor o funcionario
evaluado para constancia del conocimiento de la programación de la evaluación
del desempeño.
K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION
Fecha (dd/mm/aaaa):
FIRMA
Evaluador (Director Nacional, Regional o Delegado Provincial)
NOTA.- La fecha deberá ser registrada en la FASE 2: EVALUACIÓN.
CONSIDERACIONES PARA EL CASO DE SERVIDORES CON CAPACIDADES
ESPECIALES
Los Evaluadores que tengan bajo su cargo la evaluación del desempeño de
servidores con capacidades especiales en periodo de prueba; de ser el caso,
deberán comunicar a la Dirección de Recursos Humanos, si es necesario
complementar las competencias que están señaladas en el “FORMULARIO DE
EVALUCION DEL DESEMPEÑO”.
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