PR-GQ-05

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA
PR-GQ-05
Versión: 03
Vigente desde:
01-05-2015
PROCURADURÍA DE LA SALLE
.
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 1
2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 1
4. RESPONSABLE ............................................................................................................................................... 1
5. CONDICIONES GENERALES. ........................................................................................................................ 1
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la identificación, implementación y seguimiento de acciones correctivas,
preventivas o de mejora para el SGC de la Procuraduría De La Salle.
2. ALCANCE
Inicia cuando se detecta una no conformidad (real o potencial) o un aspecto por mejorar hasta el cierre de las
acciones implementadas.
3. DEFINICIONES
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

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No conformidad potencial (riesgo): Existe la posibilidad que a futuro se pueda presentar el
incumplimiento a un requisito.
No Conformidad (real): Incumplimiento de un requisito. (Existe evidencia que ya se presentó el
incumplimiento).
Oportunidad de mejora: situación conforme, no riesgosa que denota la oportunidad de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño de un proceso.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Acción preventiva: Conjunto de acciones programadas y orientadas para minimizar los riesgos del SGC o
eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Acción Correctiva: Conjunto de acciones programadas y orientadas a eliminar la causa de una no
conformidad detectada.
Acción de Mejora: Conjunto de acciones tomadas para a aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos y optimizar el desempeño de los procesos.
4. RESPONSABLE
Jefe de la Calidad: Es el directo responsable de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Algunas fuentes para detectar NO CONFORMIDADES POTENCIALES:
 Observaciones o riesgos detectados en auditorías internas o externas.
 Información obtenida a partir del seguimiento al buzón de QSS de los clientes.
 Riesgos detectados en la Revisión por la Dirección.
 Resultados con tendencias desfavorables en la evaluación de satisfacción de los Clientes
 Tendencias de riesgo (semáforo amarillo) detectadas en la medición de los indicadores de gestión.
 Resultados del análisis del tratamiento al servicio no conforme.
 Posibles riesgos detectados en el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas.
 Cambios organizacionales, tecnológicos o legales que podrían afectar el SGC.
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PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA
PR-GQ-05
Versión: 03
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PROCURADURÍA DE LA SALLE
 Riesgos detectados o acciones propuestas en las reuniones del equipo de gestión.
5.2 Algunas fuentes para detectar NO CONFORMIDADES REALES:
 No conformidades presentadas en los informes de las auditorías internas o externas.
 Evidencia de incumplimiento a requisitos detectados en el seguimiento al buzón de quejas de los
clientes.
 No conformidades encontradas en la Revisión por la Dirección.
 Resultados no conformes presentados en la evaluación de la satisfacción de los clientes.
 Metas no cumplidas (semáforo rojo) presentadas en la medición de los indicadores de gestión.
 Presencia reiterada de un servicio no conforme.
 Seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas.
 Incumplimiento de procedimientos o requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.
 Incumplimiento a requisitos establecidos en la reglamentación legal.
 Acciones de incumplimiento detectadas en las reuniones del equipo de gestión.
5.3 Fuentes para detectar oportunidades de MEJORA:
 Fortalezas o aspectos positivos presentados en los informes de las auditorías internas o externas.
 Felicitaciones o manifestaciones de satisfacción expresadas por los clientes (buzón de QSS).
 Fortalezas u oportunidades de mejora presentadas en la Revisión por la Dirección.
 Resultados positivos o fortalezas detectadas en la evaluación de la satisfacción de los clientes.
 Metas cumplidas (semáforo verde) presentadas en la medición de los indicadores de gestión.
 Fortalezas o aspectos positivos detectados en las reuniones del equipo de gestión.
5.4 Cuando no se alcance la meta en un indicador, se presente reincidencia en un servicio no conforme o haya
recurrencia en las quejas de los clientes, el Equipo de Gestión tiene la facultad de requerir una acción
preventiva o correctiva independientemente de la frecuencia con que se haya presentado.
5.5 Se implementa una acción PREVENTIVA cuando se ha identificado una situación que aunque es
conforme, tiene una alta probabilidad de convertirse en no conformidad (riesgo).
5.6 Se implementa una acción CORRECTIVA cuando se presenta una no conformidad (incumplimiento a un
requisito), de acuerdo a las diferentes fuentes citadas en el numeral 5.2. De ser posible debe incluirse una
corrección inmediata.
5.7 Se implementa una acción de MEJORA cuando se ha identificado la oportunidad de hacer mejor algo que
se considera conforme en el normal funcionamiento del proceso. Para implementar una acción de mejora
debe tenerse en cuenta la conveniencia y capacidad presupuestal para desarrollar dicha acción.
5.8 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma
para prevenir que algo (no conformidad) vuelva a suceder.
5.9 Los resultados al seguimiento de las acciones implementadas, pueden tenerse en cuenta para la
elaboración de los planes de auditoría.
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PROCURADURÍA DE LA SALLE
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. Identificación de las causas: Determinar y analizar las causa de las no
conformidades reales o potenciales o fortalezas establecidas para la
mejora.
REGISTROS
Jefe de proceso
correspondiente
Implementación de
Acciones correctivas,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
2. Establecimiento del Plan de Acción: Establecida las causas se planean
las acciones, tiempos y responsables necesarios para garantizar la
eliminación de la causa raíz de las no conformidades o el aumento de las
fortalezas establecidas.
Jefe de proceso
correspondiente
Implementación de
Acciones correctivas,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
3. Autorización de la implementación de la acción: El plan de acción se
presenta al Jefe de la Calidad quien revisa y determina su viabilidad,
posteriormente el Hno. Ecónomo Provincial aprueba la implementación de
la acción.
Jefe de la Calidad.
Implementación de
Acciones correctivas ,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
4. Seguimiento y control a las acciones implementadas: Teniendo en
cuenta las fechas del plan de acción, el Jefe de la Calidad, el jefe del
proceso o una persona diferente al responsable de ejecutar las actividades,
hará seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las acciones
programadas.
Jefe de la Calidad
5. Verificación de la eficacia de la acción implementada: Esta actividad
incluye:
 Verificar el cumplimiento de las acciones planeadas.
 Hacer la evaluación de la eficacia de las acciones implementadas.
 Hacer el registro del avance de la implementación de las acciones.
 Reprogramar algunas actividades o establecer nuevas para
garantizar la eliminación de la causa de la no conformidad.
Jefe de la Calidad
Implementación de
Acciones correctivas,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
Hno. Ecónomo Provincial.
Implementación de
Acciones correctivas ,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
Este análisis sistemático se puede realizar a través de métodos como:
espina de pescado, porqués, lluvia de ideas, entre otros.
Hno. Ecónomo Provincial
Jefe del Proceso o
persona asignada por él
Implementación de
Acciones correctivas,
preventivas o de mejora
F-GQ-11
El grado de eficacia se determina cuando se elimina la causa raíz de la no
conformidad.
Si se presenta de nuevo la causa raíz, ya que no hay eficacia en las
acciones tomadas, se debe volver al paso 1 del procedimiento.
6. Cierre de las acciones: Desarrolladas todas las actividades propuestas
con su respectivo seguimiento, el Hno. Ecónomo Provincial avala el cierre
de la acción con su firma.
Revisó:
Hno. Isidoro Daniel Cruz Rodríguez
Ecónomo Provincial
Aprobó:
Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque
Visitador Provincial
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