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Monitor Semanal
Tributario y Legal
La Apostilla suplantará la legalización de
documentos en Uruguay
Con fecha 23 de agosto de 2011 el Poder Ejecutivo envió al
Parlamento para su consideración, un Proyecto de Ley por el cual se
aprueba el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los
Documentos Públicos Extranjeros, suscrito en la Haya el día 5 de
octubre de 1961 (en adelante, el Convenio).
¿Qué es la legalización?
Se envió al Parlamento un
Proyecto de Ley por el cual se
aprueba el Convenio que suprime
la exigencia de legalización de
documentos.
Para que un documento público emitido en un país, que como el
nuestro, no es parte del Convenio, surta efectos en otros países, es
necesario seguir un proceso (legalización), que implica la
presentación del documento ante varias autoridades, incluyendo la
consular del país al que el documento está destinado. Este proceso
de legalización permite que el documento tenga validez en el
extranjero.
Lo mismo ocurre en el caso de documentos que son emitidos en el
extranjero, y que deben surtir efectos en nuestro país. Dichos
documentos deben ser legalizados en el Consulado Uruguayo del
país de origen (es decir donde fueron emitidos) previo pasaje por el
organismo interno correspondiente, si fuere pertinente, y luego -una
vez en Uruguay- deben ser presentados ante nuestro Ministerio de
Relaciones Exteriores, culminando así el trámite de legalización. La
intervención del Ministerio es necesaria para acreditar que el Cónsul
firmante en el exterior se encuentra oficialmente acreditado por el
Estado Uruguayo para dichos fines.
La legalización es un proceso relativamente costoso, y el tiempo
involucrado muchas veces se presenta como un inconveniente que
enlentece el trámite para el que la legalización del documento es
requerida.
En el caso de documentos emitidos en nuestro país, las etapas
internas del proceso de legalización insumen aproximadamente una
semana. A ello debe adicionarse el tiempo que demora el
documento en arribar a destino y el que insume la culminación del
trámite ante el organismo correspondiente en dicho país. Estos
tiempos suelen ser aún mas considerables cuando se trata de
documentos que son emitidos en el exterior y que pretenden
hacerse valer en nuestro país, sobre todo cuando se emiten en
lugares en los que no existen cónsules Uruguayos acreditados y es
preciso que el documento viaje varios kilómetros para alcanzar el
consulado más cercano.
© 2011 KPMG Sociedad Civil, sociedad civil uruguaya y firma miembro de la red de
firmas miembro independientes de KPMG afiliadas a KPMG International
Cooperative (“KPMG International”), una entidad suiza. Derechos reservados.
16 de setiembre de 2011, N° 432
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Considerando esta realidad es que la Convención de la Haya
estableció el sistema de la Apostilla, con la finalidad de facilitar y
simplificar la circulación de los documentos públicos emitidos en un
Estado Parte de la Convención, que deban ser presentados para
surtir efectos en otro de los Estados Parte.
¿Cómo funciona la Apostilla?
En la práctica la Apostilla se traduce en un simple sello que tiene la
forma de cuadro, que se adhiere al propio documento y que certifica
la autenticidad del original. Es en definitiva una certificación oficial
que acredita que el documento es una copia verdadera del original.
En el Convenio que aprueba la Apostilla, se establece que cada
Estado Parte reconoce la eficacia jurídica de un documento público
emitido en otro Estado Parte (siempre que cuenta con el sello
correspondiente claro está). El documento apostillado es en
consecuencia reconocido en cualquiera de los países que son Parte
del Convenio, en los que la Apostilla reemplaza las formalidades del
sistema de legalización diplomática y consular de documentos en
cadena.
Para los países que no se encuentran adheridos, se mantiene el
sistema de legalización en cadena, tanto para los documentos que
provienen de otros países como para los emitidos en países no
miembros, que deban ser reconocidos en Estados que forman parte
de la Convención.
La utilidad de la Apostilla radica en consecuencia, en que lleva a la
unificación de formalismos, facilitando la identificación de
documentos y su aceptación en el extranjero. Los documentos
certificados por Apostilla adquieren así reconocimiento en cualquiera
de los 102 países que a la fecha son parte del Convenio.
¿Cuáles serían los beneficios de la Apostilla para nuestro país?
Lo anterior coloca a los países que no son parte del Convenio en
desventaja frente a los que sí lo son, dado los menores costos,
formalidades y tiempos involucrados, frente al sistema tradicional de
legalización.
La Exposición de Motivos del Proyecto de Ley menciona que “la
abrumadora mayoría de países que acogen las mayores colonias de
compatriotas son miembros de la Convención” con lo que este
cambio se convierte en una contribución del Ministerio de
Relaciones Exteriores a favor de los ciudadanos Uruguayos.
Asimismo, la Exposición de Motivos menciona el beneficio que para
las empresas puede suponer el cambio, ya que la simplificación de
los trámites facilita en forma indirecta la inversión extranjera.
También se facilitan las actividades comerciales con países en los
que no existe Consulado Uruguayo o que no tiene consulado en
nuestro país.
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Para apreciar el beneficio que supondría adherir al Convenio, basta
mencionar que Uruguay tiene presencia consular en 88 países
(contra los 102 que son parte del convenio) y 38 países lo tienen en
Uruguay.
El cambio –de aprobarse por el Parlamento Nacional- redundará
además en una reducción de costos y tiempos involucrados. A vía
de ejemplo, mencionamos que el proceso de legalización de un
documento emitido en nuestro país para ser presentado en
Argentina tiene un costo aproximado a la fecha de $ 2.250 (sin
perjuicio de los costos de envío y de culminación del trámite en
Argentina) y una demora aproximada de 6 días.
En cambio, si fuésemos un país Parte del Convenio podríamos
apostillar el documento por un monto seguramente menor. Si bien
cada país tiene libertad para definir el costo de la Apostilla, sirve a
modo de ejemplo conocer que el costo de la Apostilla en Buenos
Aires es del equivalente a unos $ 200 (pesos uruguayos) y se
gestiona en el mismo día. El mismo costo y demora tiene la
Apostilla en el estado de Nueva York.
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