Guía Estandarizada para la Gestión de Información

MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES | OFICINA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS
2016
GUÍA PARA LA
ESTANDARIZACIÓN DE
LA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN EN EL
MIMP
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 2
1.
2.
CONSIDERACIONES GENERALES .......................................................................... 3
1.1
OBJETIVO ........................................................................................................... 3
1.2
JUSTIFICACIÓN ................................................................................................. 3
ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP . 3
2.1
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP? ............................... 3
2.2
¿CUALES SON LOS SERVICIOS DEL SECTOR MUJER Y POBLACIONES
VULNERABLES? ........................................................................................................... 4
3.
ESTÁNDARES PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN........................................... 4
3.1
¿QUÉ ASPECTOS IMPORTANTES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA
DESARROLLAR LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN? .................................................... 4
3.2
¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EL
REPORTE DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Y ESPACIAL O
GEORREFERENCIADO? .............................................................................................. 5
3.3
¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EL
REPORTE DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE USUARIAS/OS?............................ 6
3.4
¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR EL NÚMERO DE
USUARIAS/OS?............................................................................................................. 7
3.5
¿CUÁLES SON LOS GRUPOS ETARIOS QUE SE VAN UTILIZAR EN LA
GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA? ............................................................. 8
3.6
¿QUÉ HERRAMIENTAS NOS AYUDARÁN A CUMPLIR LOS ESTÁNDARES DE
LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?................................................................................ 8
4.
3.6.1
METADATOS ............................................................................................... 9
3.6.2
REGLAS DE VALIDACIÓN......................................................................... 11
3.6.3
DIAGRAMA DE BLOQUES ........................................................................ 12
3.6.4
PLAN DE TABULADOS .............................................................................. 13
3.6.5
CUADROS Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ................................................ 14
ANEXOS................................................................................................................... 17
1
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
INTRODUCCIÓN
La presente Guía Estandarizada es un documento dirigido a todas las personas
responsables del desarrollo de la Gestión de Información de las instancias del MIMP,
a fin de cumplir con lo establecido en la Directiva General N°006-2016-MIMP.
Uno de los principales objetivos de la Guía Estandarizada es establecer los estándares
necesarios, que permitan mejorar el proceso de la Gestión de Información y así obtener
información de manera oportuna, consistente, coherente y de calidad.
Está Guía Estandarizada está dividida en 3 secciones, la primera sección está referida
a las consideración generales en donde se especifica la finalidad y la justificación del
uso de la Guía estandarizada, en la segunda sección podemos apreciar los aspectos
conceptuales de la Gestión de Información; y por último, en la tercera sección se
describe los estándares a ser utilizados durante el proceso de gestión de la información.
2
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
1. CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 OBJETIVO
Establecer los estándares, herramientas y metodologías que permitan a las
instancias del MIMP mejorar los procesos de la gestión de información, en el marco
de la Directiva General N° 006-2016-MIMP “Normas pa ra la Gestión de
Información en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables”.
1.2 JUSTIFICACIÓN
La presente guía ha sido elaborada para mejorar los procesos de gestión de
información en sus etapas de recolección, almacenamiento, procesamiento,
análisis y difusión de la información con la finalidad de manejar información de
manera oportuna, consistente, coherente y de calidad, basándose en normas y
estándares nacionales e internacionales que coadyuven a tomar mejores
decisiones en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas.
Si bien esta guía podrá siempre ser perfeccionada de acuerdo a los requerimientos
que se puedan dar con el tiempo, la misma contribuirá a tener criterios similares
en el método de trabajo, con un estándar de información relativamente
homogéneo, sin importar cuando, donde o quien realice el proceso de gestión de
información.
2. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
Para comprender la gestión de información en el MIMP se tiene que tener en cuenta
las siguientes consideraciones:
2.1 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP?
La Gestión de Información en el MIMP es un proceso que permite realizar la
recopilación, almacenamiento, procesamiento, análisis y difusión de la información
relacionada al sector de manera oportuna, consistente y coherente.
Está conformada por tres (3) tipos de información, los cuales son1:
• Gestión de información estadística y cartográfica (georreferenciada)
• Gestión de información del registro de usuarias/os
• Gestión de información de indicadores sociodemográficos
1
Establecidos en el numeral 5.1 de la Directiva General N°006-2016-MIMP
3
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
2.2 ¿CUALES SON LOS SERVICIOS DEL SECTOR MUJER Y POBLACIONES
VULNERABLES?
El MIMP brinda, promueve o supervisa servicios, en beneficio de su población
objetivo, los servicios que ofrece actualmente son:
Cuadro N°1: Servicios que ofrece el MIMP, según tipo de servicio
Servicios Que Brinda
Instancia del
MIMP
Programa Integral
Nacional para el
Bienestar Familiar
INABIF
Programa Nacional
Contra la Violencia
Familiar y Sexual
PNCVFS
Programa Nacional
Vida Digna
PNVD
Programa Nacional
Yachay
Programa de Pensión
por Discapacidad
Severa
PPDS
Dirección de
Investigación Tutelar
Dirección General de
Adopciones
Servicio
• Centro de Atención
Residencial – CAR
• Centro de Desarrollo
Integral de la Familia –
CEDIF
• INABIF en Acción
• Centro Emergencia
Mujer – CEM
• Centro de Atención
Institucional – CAI
• Línea 100
• Chat 100
• Servicio de Atención
Urgente (SAU)
• Estrategia Rural
Servicios Que Promueve
Instancia
del MIMP
Servicio
Dirección
General de
Familia y
Comunidad
• Centro Integral de
Atención al Adulto
Mayor – CIAM
• Lactarios
Institucionales
• Servicio de
Cuidado Diurno
Infantil
Dirección
General de
Niñas, Niños y
Adolescentes
• Defensoría
Municipal
del Niño y del
Adolescente –
DEMUNA
• JUGUEMOS
Consejo
Nacional para
la Integración
de la Persona
con
Discapacidad
CONADIS
• Oficina Regional
de Atención a las
Personas con
Discapacidad –
OREDIS
• Oficina Municipal
de Atención a las
Personas con
Discapacidad OMAPED
Servicios Que Supervisa
Instancia
del MIMP
Dirección
General de
Familia y
Comunidad
Servicio
• Centro de
Atención
Residencial
para personas
Adultas
Mayores –
CARPAM2
• Sociedad De
Beneficencia
Pública3
• Hospederías
• Educadores de Calle
• Pensión No
Contributiva
• Investigación Tutelar
• Adopciones
Dirección
General de
Niñas, Niños y
Adolescentes
• Centro de
Atención
Residencial CAR
Fuente: Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables – MIMP
3. ESTÁNDARES PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Para que la Gestión de Información se encuentre estandarizada, es importante que las
instancias del MIMP, tengan en cuenta los siguientes criterios:
3.1 ¿QUÉ ASPECTOS IMPORTANTES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA
DESARROLLAR LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?
2
Normativamente el MIMP a través de la DIPAM no tiene la función de supervisar a los CARPAM la función la
tienen los Gobiernos Locales.
3
Una de las funciones de la DIBPV es monitorear y evaluar el funcionamiento de las entidades del Sistema
Nacional para la Población en Riesgo, así como los planes, programas y proyectos referidos a las Sociedades
de Beneficencia Pública. Las SBP y JPS son las que brindan y administran las actividades de apoyo social.
4
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
Las Instancias del MIMP deberán tener en cuenta los siguientes aspectos,
indispensables para el desarrollo de la Gestión de Información:
a) Normativos: Adecuar o elaborar sus normas internas, para cumplir con la
entrega de su información en los plazos establecidos en la Directiva General
006-2016-MIMP (los 10 primeros días hábiles de cada mes)
b) Humano: Designar a dos (2) responsables (titular y suplente) que se encarguen
de la remisión de información estadística y cartográfica, así como del registro
de usuarias/os
c) Herramientas: Contar con instrumentos estandarizados que le permitan el
recojo, sistematización y difusión de la información, como son: fichas para la
recolección de información, estructura de datos, metadatos, base de datos,
aplicativos informáticos, etc.
d) Estructura de datos: Contar con una estructura de datos diferenciada por cada
servicio, donde reportará la información en el marco de la Directiva General
N°006-2016-MIMP. Para la elaboración de esta herram ienta deberá coordinar
con la OMEP. Los campos básicos de una estructura de datos son: nombre de
la variable, unidad de medida, tamaño y descripción
e) Metadatos: Elaborar su metadatos en función a las variables que hayan
identificado en la estructura de datos
f) Georreferenciación: Deberán georreferenciar los centros de atención de los
servicios que brinda, promueve o supervisa, para ello deberá identificar las
coordenadas geográficas (X, Y) de la ubicación del centro de atención. Para la
ejecución de esta actividad, las instancias del MIMP podrán solicitar la
asistencia técnica de la OMEP4.
3.2 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EL REPORTE
DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Y ESPACIAL O GEORREFERENCIADO?
Para el reporte de la información estadística y dato espacial o georreferenciado se
deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a) La información estadística a reportar deberá corresponder por cada “Centro de
Atención”
b) La información estadística deberá estar desagregada por: sexo, ámbito
geográfico, área de residencia, centro poblado, grupo etario, discapacidad y
otras variables, según corresponda a la estrategia de intervención de cada
instancia del MIMP.
c) La información estadística deberá corresponder al último día del mes inmediato
anterior.
d) Para los servicios que brinda el MIMP, el plazo para el reporte de la
información estadística es dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada
mes (ver cuadro N°2).
4
La georreferenciación debe ser lo más exacta posible para facilitar ciertas acciones, tales como el
seguimiento, monitoreo o supervisión que se realice de manera inopinada.
5
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
e) Para los servicios que promueve y supervisa, el plazo para el reporte de
información estadística podrán ajustarse a los plazos establecidos en las
normas vigentes.
f) Los metadatos deberán ser elaborados dentro de los sesenta (60) días hábiles
luego de aprobada la directiva, vale decir, del 1 de marzo al 26 de mayo del
2016
g) El plazo para el reporte de información espacial(georreferenciación) es dentro
de los noventa (90) días hábiles luego de aprobada la directiva, vale decir, del
1 de marzo al 7 de julio del 2016
3.3 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA
REPORTE DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE USUARIAS/OS?
EL
a) Sólo las instancias del MIMP que brinden servicios reportarán a la OMEP la
información correspondiente al “Registro de usuarias/os”5.
b) La información reportada deberá corresponder al último día del mes inmediato
anterior.
c) El plazo para el reporte de la información estadística es dentro de los diez (10)
primeros días hábiles de cada mes (ver cuadro N°2).
d) Cada tres (3) meses, las instancias del MIMP identificarán las inconsistencias6
en su registro de usuarias/os, al comparar con la base de datos cotejada por
RENIEC.
e) Asimismo, deberán subsanar las inconsistencias y elaborar un Informe de
Validación en un plazo de quince (15) días hábiles de recibido la base de datos
cotejada; dicho informe deberá ser remitido a la OMEP.
Cuadro N°2: Plazos para el reporte de información estadística
y registro de usuarias/os para el año 2016
Periodo
Plazo Para Reporte De Información
ENERO - MARZO
Del 1 al 14 de Abril
ENERO - ABRIL
Del 2 al 13 de Mayo
ENERO - MAYO
Del 1 al 14 de Junio
ENERO - JUNIO
Del 1 al 14 de Julio
ENERO - JULIO
Del 1 al 12 de Agosto
ENERO - AGOSTO
Del 1 al 14 de Setiembre
ENERO - SEPTIEMBRE
Del 3 al 14 de Octubre
ENERO - OCTUBRE
Del 2 al 15 de Noviembre
ENERO - NOVIEMBRE
Del 1 al 15 de Diciembre
ENERO - DICIEMBRE
del 2 al 13 de Enero 2017
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP
5
Según lo establecido en el numeral 6.3.16 de la D.G N° 006-2016-MIMP la información del Registros de
Usuarias/os con contenido de datos personales y sensibles, no podrá ser transferida ni publicada, de acuerdo
a lo establecido en la norma vigente de protección de datos y la transparencia de la información
6
El PNCVFS realizará este procedimiento de manera interna, por estar sujeto a la Ley N° 29733 “Protección
de Datos Personales”.
6
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
3.4 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR EL NÚMERO DE
USUARIAS/OS?7
La metodología para identificar el número de usuarias/os se determinará mediante
los siguientes pasos:
a) Definir el periodo que se reportará la información (mensual, bimestral, trimestral,
semestral, anual).
b) Identificar
a
las/os
usuarias/os
continuadoras/es,
nuevas/os
y
reincidentes/reingresos para el periodo establecido.
c) Contabilizar a las/os usuarias/os identificadas/os en el punto anterior
Así por ejemplo, si se quiere identificar el número de usuarias/os para el tercer
trimestre del 2016, la metodología será la siguiente:
a) Sólo se tomará en cuenta a las/os usuarias/os atendidas/os durante los meses
de Julio a Setiembre de 2016.
b) Identificar a las/os usuarias/os
continuadoras/es (C), para este caso serán las/os usuarias/os que
venían recibiendo el servicio antes del tercer trimestre y lo seguirán
recibiendo durante dicho periodo
nuevas/os (N), son las/os usuarias/os que comienzan a recibir el
servicio por primera vez durante ese periodo (julio a setiembre 2016)
reincidentes/reingresos (R), son las/os usuarias/os que dejaron de
recibir el servicio en periodos anteriores al tercer trimestre, pero por
distintos motivos vuelven a recibir el servicio durante dicho periodo.
c) Por último, contabilizar a las/os usuarias/os identificadas/os para el periodo julio
a setiembre 2016.
Gráfico N°1: Ejemplo para el cálculo del número total de Usuarias/os del tercer trimestre 2016
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas - OMEP
7
Esta metodología no se aplica para los “casos atendidos” del PNCVF, porque varios casos pueden
corresponder a una misma persona.
7
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
3.5 ¿CUÁLES SON LOS GRUPOS ETARIOS QUE SE VAN UTILIZAR EN LA
GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA?
Los grupos etarios para el reporte de información estadística está siendo definido
de acuerdo a estándares actuales y que ya vienen siendo utilizadas por el
Ministerio de Salud (MINSA), por el Instituto Nacional de Estadística e Informática
– INEI y por Organismos Internacionales como el UNICEF. Es preciso indicar que
los grupos etarios deben estar desagregado por sexo.
Los grupos etarios son:
Cuadro N°3: Edades de los Grupos etarios
Grupo Etario
Edades
Población infantil8
Menores de 1 año de edad
Primera Infancia9
De 0 a 5 años de edad
Niñez
10
De 6 a 11 años de edad
Adolescentes11
De 12 a 17 años de edad
Jóvenes12
De 18 a 29 años de edad
13
De 30 a 59 años de edad
Adultos
Adultos
Mayores14
De 60 años a más de edad
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas - OMEP
3.6 ¿QUÉ HERRAMIENTAS NOS AYUDARÁN A CUMPLIR LOS ESTÁNDARES DE
LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?
Las herramientas que ayudarán a cumplir con los estándares de la gestión de
información en el MIMP son:
Los Metadatos
Las Reglas de Validación
El Plan de Tabulados
Los Diagrama de Bloques
Los Gráficos y Cuadros Estadísticos
8
Organización Mundial de la Salud (OMS), Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE. Fondo de las Naciones Unidas
para la Infancia (UNICEF).
9
Ley Nº 27337, Código del niño, niña y adolescente, Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) y Resolución
Ministerial Nº 538-2009/MINSA
10
Organización Mundial de la Salud (OMS), Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE. Fondo de las Naciones
Unidas para la Infancia (UNICEF).
11
Ley Nº 27337, Código del niño, niña y adolescente; Ley N° 27802, Ley del Consejo Nacional de Juventud; Resolución
Ministerial Nº 538-2009/MINSA
12
Ley N° 27802, Ley del Consejo Nacional de Juventud, Políticas de Juventudes en el Perú y Resolución Ministerial Nº 5382009/MINSA.
13
Resolución Ministerial Nº 538-2009/MINSA que se sustenta en la Ley Nº 27657, Ley del Ministerio de Salud.
14
Ley N° 28803, Ley de las Personas Adultas Mayores y Resolución Ministerial Nº 538-2009/MINSA
8
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
3.6.1 METADATOS
Los metadatos, como registros de las características de las variables,
permitirán a los responsables de la gestión de información llevar un mejor
uso, una mejor localización y una mejor interpretación de la información
estadística y cartográfica, que se comparte a través de los medios físicos y
digitales entre las entidades internas y externas del MIMP.
Para ello, se ha diseñado una estructura de metadatos con base a los
elementos proporcionados por el estándar internacional Iniciativa de
Documentación de Datos (DDI por sus siglas en ingles), debiéndose tener
las siguientes consideraciones para su construcción:
a) Cada instancia del MIMP es responsable de la elaboración de los
metadatos, la unidad o área que ofrece el servicio será directamente el
responsable de su llenado.
b) La estructura del metadato estará dividida en dos (2) tablas: la primera
tabla que recoge la Información General de los reportes estadísticos (Ver
cuadro N°4) y la segunda tabla que recoge informaci ón de la Variables
que son reportadas en la estructura de datos y vinculadas a la tabla
anterior (Ver cuadro N°5)
c) Las instancias del MIMP deberán reportar la tabla de Información
General por cada servicio, la cantidad de tablas de Variables dependerá
de cada variable.
Nota: El ejemplo de cómo llenar los cuadros se encuentra en el ANEXO II de
la presente guía.
9
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
Cuadro N°4: Estructura del metadato – Información General
Ítem
1
2
3
Etiqueta del Elemento
Código del metadato
Fecha de creación del
metadato
Entidad
Contenido Esperado
Código alfanumérico único que identifica el metadato, estará conformado
por: M_”xxxxx”_”yy”, donde: las “xxxxx” serán remplazadas por las siglas
de la unidad orgánica, y la “yy” por un número correlativo de dos dígitos de
acuerdo a la cantidad de servicios.
Fecha en que se elaboró el metadato
Entidad que produce el metadato y la producción estadística
Unidad orgánica responsable de la creación del metadato y la producción
4
Unidad Orgánica
estadística
5
Nombre del Servicio
Nombre del servicio que brinda, promueve o supervisa
Nombre de la operación estadística referido a:
a) Registros administrativos
Nombre de la Operación
6
b) Indicadores del PP (completar)
Estadística
c) Políticas de obligatorio cumplimiento
7
Objetivo
Define el objetivo de la operación estadística
Temática a que se refiere la producción estadística relacionados al MIMP y
8
Temática
establecidos en el PESEM
9
Repositorio (Base de datos) Nombre de la base de datos que contiene la información estadística
Software estadístico utilizado para el procesamiento de la información
10 Software estadístico
estadística
11 Cobertura Geográfica
Indica el ámbito geográfico que cubre la variable
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP
Cuadro N°5: Estructura del metadato - Variables
Ítem
Etiqueta del Elemento
Contenido Esperado
12
Código de Variable
Código alfanumérico único que identifica la variable, estará conformado
por: V_”xxxxx”_”yy”, donde: las “xxxxx” serán remplazadas por las siglas de
la unidad orgánica, y la “yy” por un número correlativo de dos dígitos de
acuerdo a la cantidad de variables.
13
Código de Metadato
Código alfanumérico único que identifica el metadato
14
Nombre de la variable
Nombre de la variable
15
Definición
Descripción simple y breve de la variable
16
Unidad de Medida
Unidad sobre el cual se mide la variable
17
Tipo de dato
18
Longitud
19
Periodicidad
Frecuencia de la producción de la variable, que puede ser diaria, semanal,
mensual, bimestral, semestral, anual, aperiódica
20
Categorías
Detalles sobre el nivel de descomposición de la variable (áreas geográficas,
sexo, edad, ingresos, discapacidad, área de residencia, etc.)
21
Fuente de datos
Fuente que origina el dato o la base de datos que la contiene
Tipo de variable que puede ser numérico, cadena, alfanumérico, fecha,
lógico
Determina el número máximo de caracteres que pueden ser incluidos en
una variable
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP
10
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
3.6.2 REGLAS DE VALIDACIÓN
Las reglas de validación ayudarán a mejorar la calidad de los datos que cada
instancia del MIMP debe reportar, tanto para la información estadística y
cartográfica como para la información de registro de usuarias/os. Mediante las
reglas de validación se podrá verificar que los datos registrados cumplen con las
características definidas antes que el registro sea guardado o almacenado en una
base de datos.
Las reglas de validación deben tener las siguientes características:
a) Pueden contener una fórmula o expresión, las que permitirá evaluar los datos
en uno o más campos.
b) Deberán ser aplicadas a todos los registros nuevos y actualizados de la
estructura de datos de cada instancia del MIMP.
c) Deberán ser aplicados para la validación en su reporte de información
estadística y la validación de su Registro de Usuarias/os.
TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIÓN
Para el proceso de gestión de información, se establecerá dos (2) tipos de reglas
de validación, las cuales serán detalladas a continuación.
a) Regla de validación para la recolección de información: Consiste en
comprobar el dato introducido de una variable. Las instancias del MIMP deberán
establecer reglas de validación a cada variable de su base de datos, como el tipo
de dato y el tamaño de campo que le corresponde a cada variable para así evitar
errores de digitación u omisión de datos.
Cuadro N°6: Reglas de Validación para la recolección de información
Regla De Validación para la
recolección de información
En el tipo de dato
En el tamaño del dato
Ejemplo
• Si la variable es Fecha de nacimiento, el tipo de campo debe
de ser FECHA.
• Si la variable es el N° de DNI, el tipo de campo debe de ser
TEXTO, para considerar el cero (0) cuando el primer dígito
del DNI inicie con ese dígito.
• Si la variable es Edad, el tipo de campo debe de ser
NUMÉRICO.
• Si la variable es el nombre del Departamento, establecer a la
variable un tamaño máximo de 40 caracteres.
• Si la variable es el N° DNI, establecer a la variable un tamaño
máximo de 8 caracteres.
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP
11
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
b) Regla de validación para el procesamiento de Información: Consiste en
comprobar el dato introducido de una variable, comparando su consistencia con
el dato de otra variable. Así por ejemplo, las instancias del MIMP deberán
establecer reglas de validación relacionando las variables que sean necesarias,
como la fecha de ingreso con la fecha de egreso, la fecha de nacimiento con la
edad, el número total de usuarias/os comparándolos con sus distintas
desagregaciones (sexo, grupo de edad, etc.) entre otros.
Cuadro N°7: Reglas de validación en el registro de información.
Regla De Validación para
el procesamiento de
Información
En el registro de fechas
En la consistencia del
dato de 2 variables
comunes
Ejemplo
• Fecha de ingreso < fecha de egreso; la fecha de egreso deberá
ser posterior a la fecha de ingreso.
• Si el registro de una persona es el 01/01/2016 y su fecha de
nacimiento 01/01/2000, la edad de la persona sería 16 años,
entonces la variable edad en la base de datos deberá tener
como valor 16 años.
• N° de usuarias/os atendidos (total) = la suma del N° de
usuarias/os atendidos (sexo)
• N° de usuarias/os atendidos (total) = la suma del N° de
usuarias/os atendidos (grupo de edad)
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP
3.6.3 DIAGRAMA DE BLOQUES
Las instancias del MIMP deberán de utilizar el diagrama de bloques como
herramienta para una visualización de sus procesos de gestión de información
(para brindar el servicio y de la recolección de información), el cual les permitirá
identificar las entradas (insumos), los procesos (conjunto de actividades en forma
secuencial) y las salidas (resultados, reportes).
12
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
SIMBOLOGÍA A UTILIZAR PARA EL DIAGRAMA DE BLOQUES15
Cuadro N°8: Simbología para elaboración de diagramas de procesos.
Fuente: Directiva General N°004-2014-MIMP
Símbolo
Tipo De Acción Del
Proceso
Detalle
Inicio/Fin del
procedimiento
Se utiliza al inicio y al fin de todo flujograma,
permite determinar los límites del
procedimiento.
Operación o Acción
Indica las actividades más relevantes del
procedimiento.
Ejemplo:
Elaborar
un
documento,
orientación de un servicio, consulta de una
base de datos, firma de un documento.
Indica una alternativa de decisión que genera
dos cursos de acción (Si o No). Se grafica
Alternativa de revisión considerando una entrada y dos salidas,
colocando dentro del rombo una pregunta.
o decisión
Identifica las actividades que son dedicadas a
evaluar o verificar la “calidad” de algo.
Traslado
Identifica actividades en los documentos que
deben trasladarse de un lugar a otro, es el
movimiento físico de un documento
Documentos
Representa la elaboración de un documento
o formato
Conector de Objetivos
Interrelacionan las actividades entre las
unidades orgánicas.
Conector de páginas
Interrelacionan las actividades
acciones en diferentes hojas
entre
3.6.4 PLAN DE TABULADOS
Un Plan de Tabulados permitirá visualizar la información (reportes) de forma más
clara y sistemática, permitiendo un mejor análisis de los datos, así como la
información necesaria para la construcción de los gráficos estadísticos que
posteriormente serán difundidos. Para realizar un plan de tabulados se debe
tener en cuenta lo siguiente:
a) Identificar las variables que se utilizarán en la tabulación (Ej.: Número de
usuarias/os, número de casos, personas inscritas en el registro de la persona
con discapacidad, etc.)
b) En la primera fila (encabezamiento) se registrará la información desagregada
de la variable a presentar (Ej.: número de usuarias/os por fase de intervención,
15
De acuerdo a lo establecido por la OGPP a través de la Directiva General N°004-2014-MIMP “Normas
Complementarias para la Simplificación de Procedimientos en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones
Vulnerables”
13
GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
número de casos por tipo de violencia, personas inscritas en el registro de la
persona con discapacidad por nivel de gravedad, etc.)
c) En la primera columna (columna matriz) se registrará la desagregación de las
variables según categoría (Ej.: según región, según sexo, según grupo etario,
etc.). En esta columna se podrá realizar una o más desagregaciones.
Cuadro N°9: Ejemplo de un plan de tabulados
Tipo de limitaciones
Región y
género
Total
De la
conducta
De la
comunicación
Del
cuidado
personal
De la
locomoción
De la
disposición
corporal
De la
destreza
De
situación
Nacional
Hombre
Mujer
Amazonas
Hombre
Mujer
Áncash
Hombre
Mujer
…….
…….
Tumbes
Hombre
Mujer
Ucayali
Hombre
Mujer
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas
3.6.5 CUADROS Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Uno de los objetivos del proceso de gestión de información del MIMP es la difusión
de la información estadística sectorial. Para ello es necesario la elaboración de
cuadros y gráficos estadísticos, que constituyen una herramienta poderosa en
cuanto a lo que se refiere al análisis de datos.
En ese sentido, lo que se busca con esta herramienta es estandarizar los criterios
a utilizar en la presentación de la información estadística de todas las instancias
del MIMP, para ello nos basaremos en el “Manual para la Presentación de Cuadros
Estadísticos” y la “Guía para la Presentación de Gráficos Estadísticos”, ambos
documentos elaborados por el Instituto Nacional de Estadística e Informática –
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GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN
DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
INEI, que contienen conceptos básicos, elementos y lineamientos generales con
el objetivo de facilitar la lectura, comprensión e interpretación de la información
estadística que contiene.
a) ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UN GRÁFICO ESTADÍSTICO
Según el documento del INEI, todo gráfico debe de tener un código o número,
título, cuerpo y pie. Así, los elementos a tomar en cuenta para la elaboración de
gráficos será:
•
Código o número de gráfico: Número que permite identificar al gráfico
estadístico.
• Título: Expresa el contenido del gráfico. Se recomienda tomar en cuenta las 4
preguntas básicas, ¿Dónde?, ¿Qué?, ¿Cómo? y ¿Cuando?
• Cuerpo: Es la ilustración de los valores asociados a los datos mediante los
siguientes elementos.
o Figura
o Escala o eje de valores
o Leyenda
• Pie: se destina para anotar aquellas aclaraciones sobre la información.
o Nota
o Llamada
o Fuente
Gráfico N°3: Elementos de un gráfico
Cuerpo
2015
Título
Código o número de gráfico
Pie
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DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
b) ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UN CUADRO ESTADÍSTICO
Según el documento del INEI, todo cuadro estadístico debe de tener un código o
número, título, encabezamiento, columna matriz, cuerpo y pie. Así, los elementos a
tomar en cuenta para la elaboración de gráficos será:
• Código o número de cuadro: Número que permite identificar y ubicar el cuadro
estadístico.
• Título: Expresa el contenido del cuadro. Se recomienda tomar en cuenta las 4
preguntas básicas, ¿Dónde?, ¿qué?, ¿Cómo? y ¿Cuando?
• Encabezamiento: son las columnas insertadas en la parte superior del cuadro
•
Columna matriz: es el elemento localizado al lado izquierdo del cuadro
estadístico, siendo la primera columna del mismo
o Encabezamiento de columna
o Listado de clasificaciones
•
Cuerpo: Es la parte del cuadro estadístico donde se colocan los datos
numéricos correspondientes a los conceptos presentados en el encabezamiento y
la columna matriz.
•
Pie: se destina para anotar aquellas aclaraciones sobre la información
o Nota
o Llamada
o Fuente
o Elaboración
Gráfico N°4: Componentes de un cuadro
estadístico
Cuerpo
Columna
Encabezamiento
Código y título
Pie
Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas - OMEP
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DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
4. ANEXOS
ANEXO I: GLOSARIO DE TÉRMINOS
a) Datos espaciales o georreferenciados
Dato que de forma directa o indirecta haga referencia a una localización o zona
geográfica especifica de las intervenciones del MIMP
b) Diagrama de bloques16
Es la representación gráfica de un determinado proceso o procedimiento, utilizando
figuras geométricas, en cuyo interior se describen las acciones y flechas para indicar
la interrelación existente entre ellas.
c) Estandarización
La estandarización de la información consiste en unificar ciertos criterios dentro de
los procesos de gestión de la información con la finalidad de obtener información
de manera oportuna, consistente, coherente y de calidad.
El estándar estadístico, proporciona un conjunto de criterios que permite repetir la
recolección de estadísticas sobre una base constante, que permite la integración de
datos a lo largo del tiempo y de diferentes fuentes de información, de esta manera
permite su uso más allá del objetivo trazado.
d) Metadatos
Son los datos estructurados que describen las características de conceptualización,
contenido, calidad, condición, acceso y distribución de la información estadística y
geográfica. Los metadatos proporcionan a las/os usuarias/os de diferentes niveles
de especialización, información sobre los datos existentes, describiendo los
procesos de recolección, procesamiento y evaluación que se utilizaron en su
generación, así como las formas de acceder a ellos, con el fin de que las/os
usuarias/os puedan identificar, localizar y consultar los que atiendan de mejor
manera sus necesidades.
Existen metodologías internacionales para la elaboración de un metadato como la
Data Documentation Initiative (DDI)17, que permite establecer un estándar basado
en XML para la documentación los datos. Su objetivo es proporcionar un instrumento
simple para registrar y comunicar todas las características sobresalientes de los
mismos.
16
De acuerdo a lo establecido por la OGPP a través de la Directiva General N°004-2014-MIMP “Normas
Complementarias para la Simplificación de Procedimientos en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones
Vulnerables”
17
Adaptado de Lineamientos para la documentación de metadatos a partir de los estándares DDI y Dublin
Core, pág. 10
17
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DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
e) Plan de tabulados
El plan de tabulados consiste en determinar qué resultados de variables se
presentarán y que relaciones entre esas variables se necesitan, a fin dar respuesta
a los objetivos planteados. Para ello se elabora una serie de cuadros estadísticos,
que atendiendo a los objetivos planteados, permiten la presentación de los datos en
forma sistemática.
f)
Reglas de validación
Las reglas de validación son una serie de características que restringen a las/os
usuaria/os lo que pueden escribir en una celda determinada y ayudan a asegurar
que la base de datos de las/os usuaria/os especifiquen el tipo o la cantidad de datos
correctos. Además, las reglas de validación permiten ver la consistencia de la
información introducida, relacionando dos o más variables en común.
g) Servicios que brinda el MIMP: Son las acciones, actividades o prestaciones,
administradas directamente por el MIMP a través de sus unidades Orgánicas y
Programas Nacionales.
h) Servicios que promueve el MIMP: Son las acciones, actividades o prestaciones, que
en el marco de la rectoría del MIMP, son promocionados por sus Unidades
Orgánicas, a fin de que puedan ser implementados y administrados por otros
sectores, Gobiernos regionales, Gobiernos Locales, empresas privadas, sociedad
civil, entre otros
i)
Servicios que supervisa el MIMP: son las acciones, actividades o prestaciones
implementadas por instituciones públicas o privadas, que están reguladas por el
MIMP y su supervisión se encuentra a cargo de sus Unidades Orgánicas, con el fin
de velar por el correcto funcionamiento del servicio.
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DE INFORMACIÓN EN EL MIMP
ANEXO II: EJEMPLO PARA EL LLENADO DE LA ESTRUCTURA DE METADATO
Para el llenado del presente metadato se ha utilizado como ejemplo información que maneja
el Centro Emergencia Mujer – CEM, un servicio del Programa Nacional Contra la Violencia
Familiar y Sexual – PNCVFS, que brinda atención, prevención y apoyo a las personas
víctimas de violencia familiar y/o sexual.
Los CEM producen información estadística que son reportados a la Unidad de Generación
de Información y Gestión del Conocimiento del PNCVFS a fin que sean recopiladas y
procesadas; además, dicha unidad tiene a su cargo la elaboración de los metadatos.
Una de las variables utilizadas son los “casos atendidos” que se refieren a toda situación
de violencia familiar y/o sexual validada por el CEM, cuyo número de casos son reportados
mensualmente y desagregado por sexo, grupos de edades y regiones; las cuales son
procesadas por el Sistema de Registro de Casos.
Otra variable utilizada son las “Personas Informadas y Sensibilizadas”, que son las
personas que han participado directa y voluntariamente en las acciones preventivas y
promocionales que brinda el CEM; cuyo número de personas son reportados
mensualmente y desagregado por sexo, grupos de edades y regiones; las cuales son
procesadas por el Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales.
De acuerdo a la información anterior, se ha elaborado el siguiente metadato:
Información General del Metadato
Ítem
Etiqueta del Elemento
Ejemplo de Información General
1
Código del metadato
2
Fecha de creación del metadato
13/04/2016
3
Entidad
4
Unidad Orgánica
5
Nombre del Servicio
Nombre de la operación
estadística
PNCVFS
Unidad de Generación de Información y Gestión del
Conocimiento
Centro Emergencia Mujer - CEM
6
M_PNCVFS_01
Estadísticas de la atención y prevención del PNCVFS
7
Objetivo
Dar a conocer información estadística producida por los CEM
8
9
10
11
Temática
Repositorio (Base de datos)
Software estadístico
Cobertura Geográfica
Violencia de Género
BD PNCVFS
Microsoft Excel
Nacional
Variables del Metadato: Casos de Violencia
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Ítem
Etiqueta del Elemento
Ejemplo de Variable
12
Código de Variable
V_PNCVFS_01
13
14
Código de Metadato
Nombre de la variable
15
Definición
16
17
18
19
Unidad de Medida
Tipo de dato
Longitud
Periodicidad
20
Categorías
21
Fuente de datos
M_PNCVFS_01
Casos atendidos
Es toda situación de violencia familiar y/o sexual validada por
el CEM
Número de casos
Numérico
7
Mensual
• Sexo
M: Masculino
F: Femenino
• Grupo Etario
Población infantil
Primera Infancia
……………
• Tipo de Violencia
Violencia Física
Violencia Sexual
Violencia Psicológica
• Regiones
Amazonas
Ancash
………….
Sistema de Registro de Casos
Variables del Metadato: Personas Informadas y Sensibilizadas
Ítem
Etiqueta del Elemento
13
14
15
Código de Variable
Código de Metadato
Nombre
16
Definición
17
18
19
20
Unidad de Medida
Tipo de dato
Longitud
Periodicidad
21
Categorías
22
Fuente de datos
Ejemplo de Variable
V_PNCVFS_02
M_PNCVFS_01
Personas Informadas y Sensibilizadas
Personas que han participado directa y voluntariamente en
las acciones preventivas y promocionales que brinda el CEM
Número de Personas
Numérico
7
Mensual
• Sexo
M: Masculino
F: Femenino
• Grupo Etario
Población infantil
Primera Infancia
……………
• Regiones
Amazonas
Ancash
…………..
Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales
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