INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSÉ ASUNCIÓN SILVA Medellín, Junio 14 de 2013 Rector:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSÉ ASUNCIÓN SILVA
EDUCACIÓN Y PROGRESO
Medellín, Junio 14 de 2013
Rector:
JAIME DE JESUS SUAREZ
I.E. José Asunción Silva
ASUNTO: Informe de auditoría de calidad realizada al proceso de Gobierno
Escolar.
PROCESO
Escolar.
AUDITADO:
Gobierno OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de
los estándares establecidos para el
proceso de conformación del gobierno
escolar garantizando la participación
democrática.
ALCANCE: Realizar el ejercicio de auditoría interna institucional al proceso
Gobierno Escolar para detectar fortalezas y debilidades.
AUDITORES:
-Manuel José Restrepo
AUDITADOS:
Rector Jaime Suárez
Santiago Roldán
James Echeverri
Luisa Vásquez
AUSENTES:
John Giraldo
María Helena Henao
DOCUMENTOS / NORMAS CONSULTADAS:
PEI institucional, Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994, Decreto 1286 de 2005,
Resolución 01600 de 1994, Ordenanza Nº26 de 2009.
FORTALEZAS:
1. Se contó con la disponibilidad de los representantes para entregar
información de manera serena, oportuna y clara.
2. Se contó con el espacio de la sala de Medellín Digital para responder a la
auditoría.
I.E. José Asunción Silva Calle 118 N° 64 CC 68 – Barrio Las Brisas- Medellín
2739576 – [email protected]
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OPORTUNIDADES DE MEJORA:
1. Se presentó demora para iniciar la auditoría en la hora fijada, debido al
retraso de los diferentes miembros convocados.
2. Muchos de los procesos o procedimientos requeridos en la auditoría, se
argumentan desde la oralidad, pero no hay evidencia escrita del
cumplimiento de los mismos.
3. Hay un comité de democracia encargado de dinamizar el proceso de
conformación del gobierno escolar, pero no aparece registro escrito del
mismo o acta de verificación.
4. Se hace una preparación frente a la importancia de participar en el gobierno
escolar, pero se desarrolla sólo para los estudiantes desde la primera
unidad del área de sociales. Los padres de familia reciben sólo la
motivación desde la asamblea de padres, mientras los egresados no
reciben motivación alguna, salvo el encuentro para elegir su representante.
No se habla aquí de una capacitación planificada.
5. Están definidos los criterios para la conformación del gobierno escolar,
según lo estipulado por la ley. Este registro aparece en el manual de
convivencia, pero no todos los miembros de la comunidad tienen un
manual. Tampoco hay otro tipo de evidencia en el que se de cuenta de la
socialización de estos criterios.
6. Los criterios de conformación del gobierno escolar son socializados con los
estudiantes, para la elección del contralor y el personero, pero no se logra
evidenciar el proceso.
7. Aunque existe un cronograma de actividades definido para gestionar el
proceso de renovación del gobierno escolar para cada año lectivo, no hay
forma de verificarlo por escrito.
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8. Sólo para contraloría y personería, se sacan las circulares respectivas, se
hacen las campañas pertinentes, se dan a conocer las propuestas, pero no
hay evidencias escritas o virtuales. Todos los archivos que sustentan este
proceso, reposan en manos de la docente encargada.
9. Existe un comité encargado de dinamizar el proceso de participación
democrática sólo para las votaciones de personero y contralor. Las demás
elecciones, las hacen los diferentes miembros de la comunidad en una de
sus reuniones. No hay evidencia en el momento.
10. No existen listados que evidencien la preinscripción de los aspirantes y la
publicación de los candidatos admitidos para aspirar a la representación
dentro de los órganos del gobierno escolar.
11. Todo el proceso de plazos para realizar campañas, ejecución de las
mismas, organización del proceso electoral y convocatoria masiva a la
comunidad, se sustenta desde el proyecto de democracia, pero no se
evidencia en el momento.
12. Se convoca a la comunidad en pleno para la instalación de los diferentes
órganos del gobierno escolar, aunque se deja en evidencia el ausentismo
de los mismos. No hay evidencias escritas.
13. El consejo de padres cuenta con hora y día de reunión, al igual que los
consejos directivo y académico, pero las reuniones no han sido periódicas.
El consejo de estudiantes, presenta inconvenientes para reunirse con los
representantes de 3º a 5º.
14. Aunque los diferentes órganos del gobierno escolar realizan tareas de
acuerdo a la normatividad, no se cuenta con un plan a desarrollar de
manera periódica. Falta mayor conocimiento de las metas institucionales,
para que cada tarea apoye el avance de las mismas.
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15. Falta organizar las diferentes actas de reuniones de los distintos órganos
del gobierno escolar, y dejar copia escrita de las mismas en el archivo de
rectoría.
16. Aunque se registra la asistencia a las reuniones convocadas, no se exige la
excusa de los miembros ausentes. Tampoco hay controles al respecto.
17. No se hace informe de gestión anual en ninguno de los órganos del
gobierno escolar.
18. Falta definir un espacio de archivo, para guardar los registros de todo lo que
se hace desde los diferentes órganos del gobierno escolar.
19. A la fecha, no se conocen acciones pertinentes, para la mejora del proceso
de participación democrática en cada uno de los órganos del gobierno
escolar.
RECOMENDACIONES:
1. Se recomienda a los diferentes órganos gubernamentales de la institución,
recoger la información pertinente al proceso de participación democrática
que se ha venido desarrollando hasta hoy y consignarlo en el archivo
institucional, que deberá habilitar la rectoría.
CONSIDERACIONES DE LOS AUDITADOS:
-Todos los puntos que se tomaron durante la auditoría son muy importantes para
tener en cuenta durante el proceso del gobierno escolar, lastimosamente hay
puntos que se realizan dentro del entorno, pero de los cuales no se tiene
evidencias: día en que se realizó, quienes participaron y su cronograma.
(Personera Luisa Vásquez)
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-Se evidencia el cumplimiento de gran parte de los aspectos a verificar, pero sólo
desde la oralidad y el recuerdo.
Se necesita con urgencia centralizar toda la información de todos los procesos que
se llevan a cabo en la institución. Para esto se debe contar con un archivador
central (físico) y desde la virtualidad.
(James Echeverri representante de los profesores al consejo académico)
-La Gestión Directiva y de manera específica su líder, debe iniciar un proceso de
constatación o verificación, que de cuenta de la documentación que evidencia el
desarrollo de cada proceso.
(Rector Jaime Suárez).
-Yo, Santiago Roldán, representante de los estudiantes, con respecto a la
auditoría realizada y teniendo total entendimiento de los temas tratados he llegado
a varias conclusiones:
1. La primera y tal vez la más evidente es el hecho de que en la institución se
llevan a cabo todos los procesos, pero no se tiene un registro adecuado de estos.
2. Sugiero, que se cree un archivo donde toda la información esté clasificada de
manera ordenada y accequible.
(Santiago Roldán representante al Consejo Directivo)
A MANERA DE EVALUACIÓN: ¿CÓMO SE SINTIÓ EN LA AUDITORÍA?
-Tenía nervios, pero cada pregunta nos recuerda lo que hay que tener en cuenta.
(Personera Luisa Vásquez)
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-Se hacen muchas cosas pero no hemos sido disciplinados en la sistematización.
En aras de mejorar, muy interesante este proceso!
(James Echeverri representante de los profesores al consejo académico)
-Muy bien, cómodo, tranquilo. Sabía que faltaban evidencias para certificar todo lo
que hacemos.
(Rector Jaime Suárez).
-Muy poco sorprendido…ya esperaba algo así. Lo bueno es que podemos hacer
los planes de mejoramiento.
(Santiago Roldán representante al Consejo Directivo)
Atentamente,
---------------------------------------------------------SANDRA TAFUR
--------------------------------------------------------MANUEL J. RESTREPO
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