INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSÉ ASUNCIÓN SILVA LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA INTERNA FECHA:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSÉ ASUNCIÓN SILVA
EDUCACIÓN Y PROGRESO
LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA INTERNA
FECHA: Junio, 12 /2013
PROCESO: Cultura de Calidad
GESTIÓN AUDITADA: Directiva
GESTIÓN AUDITORA: Comunidad
AUDITORES: Claudia María Yepes
AUDITADOS: Jaime de Jesús Suarez
Uribe y Francytalia Copete Perea
Patricia Zuluaga y Leyla Marleni Gonzales
SUBPROCESO: Definir mecanismos de comunicación.
AUDITORIA N°1
ASPECTO A
VERIFICAR
1. Divulgación
oportuna y
efectiva del PEI,
el Horizonte
Institucional y la
Propuesta
Pedagógica.
LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA
PÁG. N°
PREGUNTA/
FUENTE DE
OBSERVACIONES SI
NO
REQUISITO
VERIFICACIÓN
¿El Proyecto
Están pendientes
Educativo
los ajusten al PEI,
Institucional, el
se han divulgado
Horizonte
algunos aspectos
Institucional y la
como el Horizonte
Propuesta
Carteleras, página Institucional en la
Pedagógica son web, actas de
web.
X
divulgados por
reuniones, Copias
diferentes
de circulares,
medios de
convocatorias y
comunicación y demás.
explicado a los
interesados de
manera clara y
oportuna?
-Formato impreso
del cronograma
de actividades.
2. Comunicación
oportuna del
cronograma de
actividades
¿Existe un
cronograma de
actividades
institucionales el
cual es conocido
por la
comunidad
educativa
oportunamente?
-Actas de
reuniones.
-Cuaderno
comunicador de
docentes y
estudiantes.
Existe impreso un
cronograma
institucional, que se
entregó
a
los
docentes. No se ha
divulgado
a
la X
comunidad
en
general, no existe
el acta de reunión
de
docentes,
tampoco
hay
cartelera.
-Cartelera del
cronograma
institucional
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2739576 – [email protected]
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3. Conformación de
grupos de
trabajo para el
desarrollo de
planes y
acciones
pedagógicas
4. Existencia y
funcionamiento
de los medios de
comunicación
institucionales.
¿Al iniciar el año
escolar se
conforman
grupos de
trabajo para
planear y
desarrollar
acciones
pedagógicas, el
cual es
comunicado
oportuna y
eficazmente a
los interesados?
¿Cuáles son los
medios de
comunicación
implementados
en la institución
con el propósito
de comunicar
decisiones y/o
acuerdos
oportunamente?
Actas de
reuniones y
equipos
conformados.
En
la
semana
institucional
de
enero
se
conformaron
grupos de trabajo
por núcleos de X
áreas.
- Actas si existen.
- Carteleras
- En el aula de
-Actas de
Medellín digital se
jornadas
lleva registro del
pedagógicas,
préstamo de PC
reuniones.
portátil y uso de la
sala, la carpeta de
-Protocolo de
mesa de ayuda
funcionamiento de para
los medios de
mantenimiento
comunicación,
técnico.
videos, fotos.
-Existe
un
-Inventario de
inventario general X
recursos
de
recursos
audiovisuales.
adquiridos por la
institución (no se
-Mecanismos de
encontró
en
el
control y
momento de la
mantenimiento de auditoría), pero no
los equipos.
están incluidos los
que
se
han
adquirido
como
premios
a los
docentes, porque
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5. Medición de
resultados de las
acciones de
mejoramiento de
la comunicación.
6. Debido proceso
y conducto
regular.
7. Existencia de un
protocolo o
reglas de
comunicación.
¿Existen
mecanismos de
medición de la
efectividad de la
comunicación
interinstitucional,
cuáles son sus
indicadores?
¿Se ha
establecido y
divulgado en la
institución, un
debido proceso
que le permita a
los diferentes
estamentos
seguir el
conducto
regular?
¿En la
institución
educativa
existen normas
claras para la
comunicación?
-Indicadores
medibles en el
plan de
mejoramiento.
no hay una factura
de compra.
-Se
hace
mantenimiento en
la medida en que
se dañan.
No hay.
X
-Instrumentos de
medición.
Manual de
convivencia.
Actas y registros
de los procesos
académicos y
comportamentales
Horarios de
atención de las
secretarias,
directivos y
docentes.
Reglamento para
utilizar los medios
de comunicación
institucional.
No
hay
un
seguimiento a los
mecanismos
de
control al debido
proceso; se atiende X
en la medida en
que se presentan
los casos.
La
comunicación
no
está
protocolizada en s
totalidad:
Existe horario para
atender
en
secretaría
y
rectoría. No hay
horario establecido
para la atención de
docentes a padres
de familia.
El uso de las salas
de informática esta
reglamentado en el
anal
de
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X
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8. Verificación de la
comunicación.
¿Hay
establecidos
mecanismos de
confirmación de
la comunicación
que permitan
que ella sea
efectiva?
9. Archivo de
respaldo a la
información:
histórico de
circulares, etc.
¿La institución
tiene un archivo
de la
información que
se da a los
diferentes
estamentos de
la comunidad?
10. Verificación de
socialización de
cambios
institucionales:
guías de
reuniones,
actas, etc.
11. Socialización de
documentación
legal
actualizada.
-Cuaderno
comunicador de
estudiantes y de
docentes.
-Circulares con
desprendibles.
-Cartelera
informativa para
estudiantes y
padres de familia
y para docentes.
-Correo
electrónico
institucional.
-Archivo histórico
de circulares
Físico y virtual.
convivencia, pero
no lo hay para el
sonido y el canal in
terno de T.V.
Se
verifica
la
comunicación
a
docentes
con
firmas
en
el
cuaderno
comunicador. Y a X
los estudiantes en
el
cuaderno
comunicador.
Existe carpeta de
archivo físico de
circulares
X
institucionales en
rectoría.
Se hace a través
del
cuaderno
¿Los cambios
Cuadernos
comunicador
de
institucionales
comunicadores,
docentes
y
se verifican y se carteleras
estudiantes,
X
socializan
informativas,
cartelera
empleando los
circulares, actas,
informativa externa
medios
página web,
e
interna
y
adecuados?
correo electrónico.
circulares internas
y externas.
¿Se socializa la Carteleras, correo Se hace a través
documentación
electrónico, actas del
correo
legal vigente
de reuniones con electrónico
X
para actualizar a los diferentes
institucional
o
la comunidad
estamentos de la
publicando en las
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educativa?
comunidad
educativa,
cuaderno
comunicador de
docentes y
estudiantes,
circulares.
carteleras,
cuaderno
comunicador,
circulares.
CONSIDERACIONES:
1. El PEI de la institución esta en construcción, se requiere que una vez este
elaborado se empleen mecanismos de comunicación y divulgación oportunos y
eficientes para toda la comunidad educativa.
2. Se hace necesario la divulgación del cronograma institucional en una cartelera
que esté al acceso de la comunidad de manera permanente desde el inicio del
año escolar. Levantar actas de las reuniones en las cuales se informa a los
docentes las actividades propuestas por los directivos y se incluyan las de los
proyectos.
3. Al iniciar cada reunión de docentes y/o directivos se debe hacer lectura del
acta anterior para tener en cuenta los acuerdos pactados y tenerlos en cuenta
para seguir un adecuado proceso de comunicación.
4. Es necesario que cada núcleo socialice oportunamente las actividades que se
planean, para que no se crucen con otras y así optimizar el tiempo y los
recursos.
5. Se deben incluir en el inventario institucional, además de los recursos
registrados oficialmente, los que se han donado o ganado por premiaciones.
6. Es imprescindible establecer indicadores de la efectividad de los mecanismos
de comunicación, en forma física y virtual, que permitan aplicar un plan de
mejoramiento de este subproceso y que sea divulgado.
7. Es pertinente dar a conocer a la comunidad, la importancia de seguir un debido
proceso acorde al conducto regular establecido en el manual de convivencia.
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8. Se requiere unas normas claras que protocolicen el empleo de los medios de
comunicación y los mecanismos que permitan la comunicación asertiva entre
los miembros de la comunidad educativa.
9. Hay mecanismos para verificar
la información, pero se requiere que se
empleen eficaz y oportunamente, cada vez que se requiera.
10. El archivo existente debe clasificarse de acuerdo al tipo de información que
tiene.
11. La información de cambios institucionales se hace, pero se requiere dinamizar
el uso de la página web y enviar oportunamente la información a los padres de
familia.
12. Es importante que en todas las reuniones en las que se socialice la
actualización de información legal, se elaboren actas o protocolos firmadas por
los asistentes, que indiquen que la comunidad tiene conocimiento de ella.
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