Procedimiento de Denuncia de Fraude

Procedimiento de
Denuncia de Fraude
Aprobado por el Directorio de Celulosa Arauco y Constitución S. A.
2008
Índice
Aplicación y Alcance
Objetivo
Definición
Denuncia de Fraude
Protección de las Personas Denunciantes
Canales de Denuncia de Fraude
Recepción de la Denuncia
Registro de las Denuncias
Tratamiento de la Denuncia
Confidencialidad
Informe de Investigación
Resolución de la Denuncia
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Aplicación y
Alcance
Objetivo
El objetivo de este documento es definir el procedimiento de denuncia, investigación y solución de fraudes, con el fin de garantizar el anonimato del denunciante, evitar filtración de información e involucrar a
inocentes y garantizar las acciones legales.
Celulosa Arauco y Constitución S.A. y sus filiales (Arauco) ha adoptado este programa para recibir, aceptar, investigar y actuar en caso de
denuncias directas o anónimas de trabajadores, clientes, proveedores,
accionistas y terceros, con respecto principalmente a todo aquello relacionado con la observancia de los Principios Empresariales, Normas
de Conducta Ética, Conflictos de Interés y todo tema relacionado a
incumplimiento regulatorio, control interno, alteración de los Estados
Financieros y “Situaciones o hechos que requieren la atención de la
Administración y/o del Directorio”, proporcionando señales o información distorsionada al mercado, inversionistas, propietarios, clientes
o acreedores, respecto de la realidad de la empresa y garantizar el
anonimato del denunciante, evitar filtración de información e involucrar a inocentes y garantizar las acciones legales.
Para todas las denuncias recibidas se asegura su análisis independiente,
confidencial y sin represalias.
Definición
Para los efectos de este Procedimiento, entendemos como fraude una
gama completa de irregularidades y actos ilegales, caracterizada por
un engaño intencionado. El fraude puede ser perpetrado en beneficio
o en detrimento de la Organización y puede ser efectuado tanto por
personas de fuera como de dentro de la misma. Engaño es el empleo de cualquier astucia, falacia o maniobra que persiga inducir a error a una persona determinada, para causar un daño
patrimonial.
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Aplicación y
Alcance
Definición (cont.)
Algunos ejemplos de fraudes en beneficio de la Organización son:
- Venta o asignación de activos ficticios o falseados.
- Pagos impropios, tales como aportaciones políticas ilegales,
cohechos, sobornos o pagos a funcionarios del gobierno,
intermediarios de funcionarios del gobierno, clientes o
proveedores.
- Presentación o valoración premeditada e irregular de transacciones, activos, pasivos o beneficios.
- Precios de transferencia premeditados e irregulares (por
ej.: valoración de bienes intercambiados entre sociedades
relacionadas).
- Transacciones premeditadas e irregulares entre partes
relacionadas entre sí, en las cuales una de las partes percibe
algún beneficio, que no se puede obtener en una transacción sin trato a favor.
- Errores intencionales en el registro o publicación de información relevante con el objeto de mejorar la presentación
financiera de la organización frente a terceros.
- Actividades de negocio prohibidas, tales como las que violan
las leyes, normas, reglamentos o contratos.
- Fraude fiscal.
Algunos ejemplos de fraude para el beneficio directo o indirecto de
un trabajador, de un tercero ajeno o de otra organización son:
- Aceptación de sobornos o cohechos.
- Desviación hacia un empleado o un tercero ajeno, de una
transacción potencialmente lucrativa que, normalmente,
generaría beneficios para la organización.
- Desfalco, tipificado como la apropiación fraudulenta de
dinero o propiedades, y la subsiguiente falsificación de los
registros financieros para encubrir el hecho, haciendo difícil
su detección.
- Ocultación o falsificación intencionada de hechos o datos.
- Reclamaciones cursadas por bienes o servicios no suministrados realmente a la organización.
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Denuncia
de Fraude
Protección de las
Personas Denunciantes
Este procedimiento ofrece protección contra cualquier medida
discriminatoria, producto de la denuncia, que pudiere adoptar Arauco
contra el trabajador que realice una denuncia de buena fe y bajo los
parámetros de este procedimiento.
Para facilitar el cumplimiento de la obligación que tienen los trabajadores de denunciar los hechos, conductas o circunstancias que puedan
constituir a su juicio una infracción a este Código, se utilizará el
siguiente conducto de denuncia.
Consistentemente con las políticas y principios de Arauco en ninguna
instancia, se podrá tomar represalias o tratar de tomar represalias,
contra cualquier persona que de buena fe y bajo los parámetros de
este procedimiento formule una denuncia a Arauco.
Canales de
Denuncia de Fraude
i. Correo Tradicional: El denunciante podrá realizar la denuncia por
medio de carta confidencial, dirigida al Secretario del Directorio o
a cualquiera de sus miembros. La denuncia no será considerada si la
carta no incluye un teléfono o correo electrónico válido de contacto.
Particularmente en el caso de las filiales en Argentina y Brasil, la
denuncia deberá ser dirigida al Secretario de su propio Directorio
o a cualquiera de sus miembros. En adelante, toda referencia que se
realice a Directorio, miembros de éste y otros relacionados, exclusivamente para Argentina y Brasil corresponderá a su propio Directorio.
ii. Página web: www.arauco.cl, en la cual se deberá ingresar a la sección
“Acerca de Arauco – Ética”, Se exceptúa a lo anterior; Argentina,
página web: www.altoparana.com.ar, en la cual se deberá ingresar a la
sección “Alto Paraná – Ética”, y Brasil, página web: www.araucodobrasil.com.br, en la cual se deberá ingresar a la sección “Placas do Paraná
– Ética”.
Cualquiera sea el caso, aparecerá un formulario para redactar la denuncia. Si la denuncia se desea realizar en forma anónima, esta comunicación no será considerada si el denunciante no indica un número
telefónico o un correo electrónico válido de contacto.
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Denuncia
de Fraude
Recepción de la Denuncia
El Secretario del Directorio o cualquiera de sus miembros, especialmente delegado al efecto y/o el Presidente del Directorio, estarán
facultados para recibir y gestionar el inicio de la investigación de las
denuncias. Estas serán dadas a conocer al Presidente del Directorio
en la siguiente sesión que se realice. En esta calidad y para dar inicio al
proceso investigativo actúa bajo la autoridad y mandato del Directorio
de Celulosa Arauco y Constitución S.A.
La persona que haya sido designada para esta función deberá investigar, resolver y elaborar un reporte de la investigación, que será entregado y presentado al Directorio.
En el caso de las filiales en Argentina y Brasil, si bien las denuncias serán recepcionadas y gestionadas por El Directorio respectivo, siempre
se deberá mantener informado al Directorio de Arauco Casa Matriz.
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Denuncia
de Fraude
Registro de las Denuncias
El Secretario del Directorio deberá mantener un registro de las denuncias recibidas, independiente si son o no investigadas conteniendo,
entre otros, la siguiente información:
(i) La fecha y naturaleza de la denuncia y las personas
involucradas;
(ii)Estado actual de la investigación;
El Secretario del Directorio deberá proporcionar una actualización de
este registro, destacando el estatus de las investigaciones en curso.
Todas las denuncias e informaciones reciben tratamiento y/o consideración legal, acorde a su contexto, a través de asesoría específica.
Si se acoge la denuncia por parte del Directorio, éste podrá entregar
el caso a cualquier persona idónea para llevar a cabo la investigación
de fraude.
El Secretario del Directorio o algún miembro del Directorio designado para investigar la denuncia recibida, deberá evaluar si ésta tiene
el mérito de ser abordada y dará cuenta de su recomendación en la
siguiente sesión del Directorio, instancia que decidirá finalmente si
debe o no darse curso a una investigación.
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Denuncia
de Fraude
Tratamiento de la Denuncia
La instancia que realice la investigación, deberá tomar las medidas
para recabar el máximo de información que permita llevar a cabo la
indagación y estará facultada para interactuar con la fuente emisora
de la denuncia para efectos de recabar mayores detalles y así dar un
apropiado y oportuno curso a la investigación.
Si por el contrario no es posible obtener información suficiente para
dar curso a la investigación, la denuncia se archivará y se incorporará
al registro estadístico de denuncias.
En caso de realizarse la investigación, los pasos a seguir serán:
i. Se solicita y realiza una reunión con el denunciante fuera
de la oficina, donde da a conocer en detalle la operación
y los supuestos involucrados. La persona designada como
responsable de realizar la investigación, le da a conocer
las condiciones de resguardo de información y garantía de
anonimato, establecidos en este procedimiento.
ii. Se procede a tipificar y cuantificar la o las operaciones,
efectuando un control de los antecedentes proporcionados.
iii. Se definen los medios de prueba necesarios para acreditar
la denuncia.
iv. Se comprueba la realidad de la información.
v. Se define el impacto y los responsables del fraude.
Recabada toda la información y concluida la investigación, la persona
designada como responsable de realizarla, deberá preparar el informe
respectivo.
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Denuncia
de Fraude
Confidencialidad
Las investigaciones deberán realizarse bajo una absoluta confidencialidad, permitiéndose la divulgación sólo de aquellos datos necesarios
para llevar a cabo las acciones que ésta requiera. Dicha confidencialidad debe mantenerse durante todo el proceso de investigación, y sus
resultados también se entienden como confidenciales, y sólo podrán
ser conocidos por el Directorio.
En el caso que la denuncia involucre o implique directa o indirectamente a quien ha sido designado por el Directorio como responsable
por la investigación de las denuncias, deberá excusarse oportunamente de ella, informando de tal situación por escrito al Presidente
del Directorio. Acto seguido, el Directorio deberá nombrar a otro
responsable para que efectúe la investigación.
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Denuncia
de Fraude
Informe de Investigación
El Secretario del Directorio, deberá revisar y analizar las denuncias
que se hayan recepcionado, dejando evidencia de esta acción en sus
papeles de trabajo. Además, una vez realizada la investigación, deberá
emitirse un informe con los antecedentes recopilados, con un razonable detalle y con una relación clara de los hechos. Estos Informes de
Investigación, entre otros antecedentes, deberán describir:
(i) la denuncia recibida,
(ii)los procedimientos utilizados para investigarla;
(iii)resultados documentados de la investigación, y
(iv)las medidas correctivas que se puedan recomendar.
El Directorio deberá tomar las medidas pertinentes y en caso de ser
necesario, proceder a solicitar una ampliación de antecedentes.
El Secretario del Directorio o la persona designada para llevar a cabo
la investigación podrá, previa aprobación del Presidente del Directorio,
contratar auditores externos, asesores u otros peritos externos para
que le ayuden a investigar y analizar los resultados.
Todas las investigaciones deberán hacerse confidencialmente de tal
manera que sólo se divulgue la información necesaria para facilitar la
revisión de los documentos investigados o lo que exija la Ley.
Adicionalmente podrá, si lo estima razonable y necesario, requerir la
ayuda del equipo de Auditoría Interna, Gerentes, otros Ejecutivos u
otros colaboradores de Arauco para investigar y resolver la denuncia,
manteniendo siempre la confidencialidad.
Los costos que involucre la investigación de las denuncias serán imputadas al presupuesto del Directorio.
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Denuncia
de Fraude
Resolución de la Denuncia
El Directorio deberá revisar el Informe de Investigación recibido,
aplicar las sanciones disciplinarias que correspondan e instruir a la
Administración que adopte cualquier medida correctiva en respuesta
a una determinada denuncia. El Directorio podrá, a su discreción, consultar a cualquier ejecutivo de Arauco o a cualquier tercero que pueda
tener los conocimientos especializados apropiados para que le ayude
en la investigación.
Si la denuncia recibida y el informe final de la investigación determine o concluya que la situación reportada tiene aristas o implicancias
de carácter legal, el Gerente de Asuntos Legales o Fiscal de Arauco
deberá asesorar y tomar todas las acciones pertinentes para efecto
de resguardar los intereses de la Compañía y poner, en el más breve
plazo el caso, en conocimiento de la justicia ordinaria.
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