Sistema Integrado de Gestión Julio 2012 - Junio 2013 INTRODUCCIÓN La revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001, NTCGP 1000, OHSAS 18001 e ISO 14001), así como sus oportunidades de mejora, se consideran de suma importancia para asegurar el funcionamiento del mismo. El incremento de la eficacia, eficiencia y efectividad, dependen en gran medida de la apropiada y continúa realización de actividades que promuevan el mejoramiento continuo y que son un compromiso permanente de los integrantes de la organización. Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en consideración toda la información que tiene a disposición para efectuar la revisión adecuada al SIG; esta información proviene de diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la retroalimentación con clientes y grupos de interés que se realiza a través del sistema de participación ciudadana, el desempeño de los procesos, el cumplimiento de objetivos y metas, la conformidad del producto y el servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas, el estado de las investigaciones de incidentes, los cambios que podrían afectar al SIG, las recomendaciones para la mejora del SIG, los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad y las revisiones previas que se le han realizado al Sistema. Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la Presidencia con el desarrollo, el sostenimiento y la mejora continua del Sistema. TEMAS TRATADOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Política y objetivo del SIG Resultados del seguimiento al SIG Retroalimentación con el cliente y grupos de interés Desempeño de los procesos Cumplimiento de objetivos metas y programas Estado de acciones preventivas y correctivas Estado de investigaciones de incidentes Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la Entidad 9. Acciones de seguimiento previas efectuadas por la Dirección 10. Cambios que podrían afectar el SIG 11. Recomendaciones para la mejora POLÍTICA DEL SIG La política del Sistema Integrado de Gestión está orientada al cumplimiento de la misión empresarial, la misma incorpora los elementos requeridos por las normas implementadas y certificadas y es desarrollada a través de los objetivos del sistema gestionados por cada uno de los procesos organizacionales. (Mediante la decisión administrativa 039 del 6 de sep. 2012 GENSA S.A. E.S.P. ajusta la política del SIG, con el fin de incorporar objetivos asociados al medio ambiente y desarrollo sostenible). GENSA S.A E.S.P. cumple con los requisitos legales e institucionales que garantizan una eficiente, efectiva y eficaz gestión en el desarrollo de proyectos con énfasis en el sector energético, involucrando a todos sus grupos de interés en la seguridad industrial, salud ocupacional y protección del medio ambiente. Nuestra gestión propende por la calidad y el compromiso con la prevención de riesgos, el manejo sostenible de nuestros procesos y el entorno social, convirtiéndonos en una empresa líder que orienta sus esfuerzos hacia la producción más limpia y el empleo eficiente de los recursos naturales renovables, uso racional de la energía y disminución de costos, superando las expectativas a través del mejoramiento continuo. OBJETIVOS DEL SIG Aportar a nuestros clientes soluciones eficientes, eficaces y efectivas en la ejecución de proyectos con el cumplimiento de todos los requisitos Proporcionar y mantener condiciones y ambientes de trabajo seguros, permitiendo espacios de tiempo para la divulgación del desarrollo de las actividades de salud ocupacional y seguridad industrial Gestionar, promocionar y ejecutar actividades empresariales y soluciones sostenibles que apoyen el desarrollo ecológico, económico y social de manera permanente y en cumplimiento de la normatividad jurídica aplicable Promover el uso racional de la energía y demás recursos naturales en todos nuestros procesos, cumpliendo con metas cuantificables en el ahorro de consumos y costos, logrando la eficiencia energética Mejorar continuamente en beneficio de la satisfacción de nuestros clientes Las directrices estratégicas definidas por GENSA han permitido dar sostenibilidad al sistema de gestión, los lineamientos, metas y planes de acción que conllevan al cumplimiento de la misión y visión dan cuenta de la eficacia del sistema y como éste se ha convertido en una herramienta en el quehacer cotidiano. El respaldo de la Presidencia a las acciones de mejora que se desarrollan es de igual manera un garante a la hora de determinar la fortaleza y madurez que se ha alcanzado en cada una de las normas implementadas. En concordancia con lo anterior la Alta Dirección adelantó la revisión de la política del sistema concluyendo que está acorde a las proyecciones que de la organización se tienen, de igual manera frente a la misma se evidencia el manejo eficiente de recursos y el compromiso con los grupos de interés. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL SIG De acuerdo con el M-002-006-SGC_Auditorías Internas se realizan dos ciclos en el año, las cuales buscan evidenciar el sostenimiento y fortalecimiento de la mejora continua en la organización, desde la óptica de los requisitos de las normas NTCGP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001 e ISO 14001, y en forma adicional los requisitos de tipo interno y externo aplicables a la organización. A través del grupo auditor formado por la organización en HSEQ se realizó un recorrido por los diversos procesos de la organización lo que permitió evidenciar el estado del sistema y determinar hallazgos que promovieran la prevención y mejora organizacional. En el mes de agosto de 2012 se llevaron a cabo auditorías internas con el ánimo de optar a la posterior visita de certificación en la norma ISO 14001, los resultados de este ejercicio reposan en el informe de revisión gerencial de noviembre del mismo año. Para mayo de 2013 con un grupo de 27 auditores se realiza actividad de auditoría en sitio en todos los procesos y proyectos de la organización; se recibieron 31 recomendaciones para la mejora entregados por los auditados y un total de 573 hallazgos, distribuidos de la siguiente manera: PROCESOS AUDITADOS CICLO MAYO DE 2013 AUDITORIA TERMOPAIPA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. División de Generación Unidad de Servicios Técnicos Gestión Informática Unidad de Mantenimiento Mecánico Unidad de Mantenimiento Eléctrico Unidad de Producción Laboratorio Químico Gestión Financiera y Compras Almacén Seguridad y Salud Ocupacional AUDITORÍAS ZONA NO INTERCONECTADAS 1. 2. 3. 4. Aom Guapi Aom Inírida Aom Bahía Solano Aom Mitú AUDITORIA MANIZALES 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. Resp. Alta Dirección Comercialización Gestión Jurídica y Contratación Análisis y Planeación de Negocios Control de Gestión-SIG Control de Gestión – Control Interno Gestión Talento Humano Gestión Compras Gestión Informática Gestión Ambiental Gestión Financiera Gestión Documental Proyecto Cable Aéreo Villamaría Gerenciamiento Eléctrico Proyecto Zona Franca Copaso AUDITORIAS GERENCIALES 5. Gerencia de Ingenieria 6. Gerencia de Proyectos Especiales 7. Dirección Administrativa y de logística La descripción profunda de estos hallazgos se describen ampliamente en el Anexo No. 1. INFORME CONSOLIDADO CICLO MAYO. De igual manera en el mes de abril cada proceso realizó presentación organizacional sobre el plan de acción que desarrollará en el corto, mediano y largo plazo; todo esto enmarcado en el direccionamiento estratégico organizacional y que servirá como base para el seguimiento a la gestión empresarial basado en el cumplimiento de objetivos y metas; de igual manera a través de informe ejecutivo presentado a la presidencia en forma trimestral servirá como base para toma de decisiones de la Alta Dirección. RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS En GENSA se cuenta con el sistema de participación ciudadana dispuesto a través de la página WEB, buzones ubicados en cada uno de las centrales de generación y la línea 018000, mecanismo que busca establecer líneas de comunicación de los grupos de interés con la entidad, así como acoger de los registros generados por clientes y demás, aquellas observaciones que permitan mejorar los procesos y por ende el desempeño organizacional. Durante el periodo Julio 2012 – Junio 2013, el comportamiento de las solicitudes de terceros fue el siguiente: Para el SEGUNDO TRIMESTRE DE 2013 muestra que se recibieron 25 solicitudes que fueron contestadas en su totalidad y oportunamente. Es evidente que los tiempos de respuesta cumplen con la meta propuesta, la cual, es inferior o igual a 15 días hábiles, el tiempo promedio de respuesta es de 11,84 días, superior al trimestre anterior, el cual reportó 7,4; este aumento puede obedecer a los cambios de personal en la estructura organizacional de la empresa. RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS De igual forma a través de la promoción efectiva de comunicación interna y externa, se ha logrado retroalimentar con temas de interés a quienes desde algún punto de vista tienen relación con nuestra organización. La Comunicación Organizacional en GENSA se ha convertido en una herramienta clave para alinear conceptos que permiten que entre todos los colaboradores se alcancen los objetivos propuestos por la Empresa. Es por esto que desde la Alta Dirección se ha dado continuidad a la política de comunicación logrando un impacto positivo en la cultura organizacional, Además se han apalancado procesos comunicativos que favorecen la dinámica institucional tanto interna como externa. En el lapso de mayo 2012 a mayo 2013 se ha fortalecido la comunicación interna de GENSA con estrategias tales como: Consolidación del Sistema Informativo Al Corriente, Carteleras Organizacionales, GENSA es Noticia, GENSA & Yo, Gestión…ando y Agenda semanal, entre otras. Lo que permite que los colaboradores tengan conocimiento de primera mano de temas organizacionales. (Sistema Informativo Al Corriente -Al Corriente Virtual ) BOLETINES AL CORRIENTE 2012 BOLETÍN No. TEMAS FECHA 231 Crisis superada. Unidos por un beneficio común. Sistema de participación ciudadana 7 de mayo 232 Desactivado el correo interno. Nuevo ciclo de auditorías internas. Se celebró el mejor “oficio del mundo” 16 de mayo 233 Nuevo Presidente en GENSA. Todos con los datos actualizados. Recolección de información RSE. Torneos en Paipa 29 de mayo 234 Cable Aéreo como punto de información. Conductores bien capacitados. Conocedores de la gestión pública. Balance positivo del Ministerio de Transporte. 5 de junio Propuesta de adición en el Plan Vial de Caldas. 235 Listo el Código de Buen Gobierno. Presidente de Visita en Termopaipa. Más conscientes en las vías. Un reconocimiento más. Un Escenario perfecto. 14 de junio 236 Portavoz oficial. Un sistema de cargas más optimo. Contactarse al instante es posible. ¿Quién hace qué? Certificados en línea. De celebración 21 de junio 237 Participación ciudadana más activa. Inconvenientes en el fluido eléctrico. Mejoras en la web. Al solicitar capacitación recuerde. Gestión…ando el conocimiento. 27 de junio Simulacro en Manizales. Nacimiento. RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS 238 Seguimiento a nuestro compromiso. Un “combo “digno de replicar. Listos para el simulacro. Nueva inscripción de Proveedores. “Yo soy gestor de calidad”. ¿Qué paso durante la visita de la Contraloría? 239 Colombia respaldará a Venezuela con energía. + Cerca de nuestros grupos de interés. Proyecto Neira – Manizales, ya en un 95%. Finalizó mantenimiento. El 12 de julio buzón virtual su aliado. En la “mira” de los juegos del sector. Postergada visita de Bureau Veritas. Mejor tiempo de respuesta. 240 241 242 243 244 245 246 247 248 Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector Cumplimos generando energía. Cumplimos en las auditorías internas. Todos en simulacro. De plan ecológico. Torneo del deporte típico de la región. Jornada SYSO. Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector Informe especial Juegos del Sector 13 de julio 17 de julio 23 de julio 25 de Julio 27 de julio 02 de agosto 3 de agosto 3 de agosto 9 de agosto nuestros comités (especial) 10 de agosto 15 de agosto 251 Balance del Plan Vial. Visita del Gobernador. Visita de inspección. Así se vivió la Jornada syso. Festividad Virgen del Carmen. Te interesa (correspondencia) 17 de agosto 252 Seguimiento a nuestra RSE. Gestión integral de residuos peligrosos. COPASO. ¿Sabías qué? (Manual de Comunicaciones) 22 de agosto 253 Sigue avanzando obra en el Plan Vial. GENSA es solidaria. Pilas con las Pilas. Gestión Integral del riesgo empresarial. 31 de agosto 254 Todos en contacto. Resultados jornada syso. Jornada continúa. ¿Sabes… Que es un plan de mejoramiento? 6 de septiembre 255 Revive Miel II. Conectados con los grupos de interés. Revisor Fiscal. ¿Quién formula el plan de mejoramiento? 10 de septiembre 249 250 256 257 Proyecto de RSE en marcha. GENSA crece en imagen. Recuerda medir los riesgos 5 de julio Únete a la red de GENSA. Así vamos en las ZNI. Fútbol. Novedades (Despedida. 17 de Nacimiento en Paipa. ISO 14001. Plan de Mejoramiento compromiso de todos) septiembre Replicamos nuestras buenas prácticas. Mayor pluralidad de ofertas en GENSA. Agenda. Ahorro de energía. 26 de septiembre RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS 258 Conversatorio sobre reglamento interno de contratación. Aplicando las 5 S. Preparados para una emergencia. Plan Vial, proyecto destacado durante foro de moralización en Samaná. Nueva Mesa de servicio. Consumo de papel. 3 de octubre ¿Nuestros clientes están satisfechos? Brigada de Termopaipa e Acción. Agenda. 5 de octubre Comprometidos con el país. ¿Qué es el Control Fiscal? Para recordar… Cuando ahorras tú sumas. 11 de octubre 259 260 261 262 En GENSA Y Yo, Hablamos claro. Ahora GENSA es redes sociales. Aumentamos 12 de en seguidores. Nuestros proveedores más cercanos. Nacimientos octubre Le cumplimos al simulacro nacional. Responsables ambientalmente. Presta atención también es tú responsabilidad. Agenda. Capacitación Dirección de Control Interno. 18 de octubre 263 Más Bienestar. ISO 14001 nuestro reto. Educamos en lo ambiental. Novedades en licencias. Retiro personal. Selección. 19 de octubre 264 Encuentro con proveedores. Prográmate con el Plan Víal de Caldas. Menos plástico más vida. Veedurías ciudadanas comprometidas con el plan vial. Vacaciones. 23 de octubre 265 Le queremos apostar a la RSE. Llenos de energía sostenible. Nuestros árboles de 26 de la energía. octubre 266 Tercer mercado de oportunidades. Encuesta de satisfacción laboral. Preparados ante una emergencia. 30 de octubre . 267 “Caldas con futuro Vial” Gobernador de Caldas. Los Combos siguen en marcha. Un triunfo más. Vacaciones 1 de noviembre 268 Nuestro árbol de la energía. Preparados para cualquier emergencia. Una celebración en grande. Especial Entrevista con el Presidente Menor tiempo en el recorrido. Escuchando las voces de la minería. Licencia. Nacimiento 7 de noviembre 9 de noviembre 14 de noviembre 16 de noviembre Valoración de desempeño por competencias. ¿Po qué tenemos la termoeléctricas más grande del país. Criterios ambientales y sociales acompañan el plan vial de caldas. Una Empresa Líder en Caldas. Nuestro Árbol de la energía. Tenemos talento. Vacaciones. 21 de noviembre 23 de noviembre Nuestro árbol de la energía. Preparados para cualquier emergencia. Todo un ganador. Nacimiento 28 de noviembre 269 270 271 272 273 274 GENSA + Cerca de sus grupos de interés. Vacaciones RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS Energía las 24 horas, un verdadero logro. “un SIG por encima del promedio colombiano. En constante seguimiento. Vacaciones. Sistema de lavado de activos 6 de diciembre 276 Al Corriente más cerca de los paipanos. Día de diversión para los más pequeñitos.vacaciones.mensaje .. 7 de diciembre 277 GENSA, Futuro prometedor. Nuevamente campeones. Generando espacios de integración. Capacitación en Paipa. 12 de diciembre 275 278 Conductores competitivos en Termopaipa. Ecomercado solidario de alimentos. Salida ecológica. III Jornada de amor por los niños de las ZNI. Dando bienvenida a 19 de diciembre la navidad. GENSA de celebración. Vacaciones. No olvidar. BOLETINES AL CORRIENTE 2013 279 280 Valoración de desempeño, un gran logro. El Cable Aéreo a Villamaría una realidad. Más gestión. Vacaciones. Un compromiso de todos. Listos para terminar el cable. Vacaciones. 4 de enero 11 de enero 281 Gobernación de Caldas quiere seguir trabajando con GENSA. Vía la Rochela – La parroquia, con otra cara. Uso institucional. Somos muestra de calidad. Preparados para las emergencias. Vacacione. 18 de enero 282 GENSA gran asesor técnico. En el 2013 más ordenados La salud sigue siendo prioridad. 25 de enero 283 Retos en generación y comercialización para el 2013. Más facilidades para nuestros proveedores 1 de febrero 284 Contraloría en GENSA. Zona Franca Andina en Marcha. 2013 de más colaboradores saludables. Nuevos formatos. Una responsabilidad de todos. Preparados para las auditorias. Nuevos ingresos. 5 de febrero 285 Coordinadores de evacuación capacitados. Descargue de extintores. En constante desarrollo profesional. Encuesta. 13 de febrero 286 Vía Salamina –La Merced antes de su ejecución. Portafolio de servicios en 20 de marcha. ¿Qué hacer en caso de sismos? Construyendo nuestras redes sociales. febrero Reconocimientos. 287 Reconocimiento a GENSA. Un excelente trabajo en las vías de Caldas. Termopaipa Saludable. Tú lo puedes hacer. Agenda. 28 de febrero 288 Vamos por la excelencia 2013.Agenda. 6 de marzo RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS 289 Mitigando nuestros riesgos. En Pro de una mejor participación Ciudadana. Listos 14 de para Coordinar. + Salud para todos. Agenda. Celebración día de la mujer. marzo 290 El agua es el recurso esencial para la vida. 291 Asamblea de GENSA, transcurrió con normalidad. 292 Gestión…ando. En Pro del cuidado de agua. Actualización del Directorio interno. Director Administrativo en Paipa. Todo un trabajo en equipo. Nacimiento. Simulacro de evacuación. Para tener en cuenta 10 de abril 293 nuestras noticias muy positivas (Especial con el presidente) 15 de abril 294 Estamos haciendo historia. Cable Aéreo nuestra cuota para el progreso. Así va el compromiso. Somos SIG. Para tener en cuenta. 17 de abril Especial Estamos haciendo historia Especial Estamos Haciendo Historia 17 de abril 19 de abril 297 Curso avanzado de trabajo en alturas. Más capacitación. Una brigada bien preparada. Para tener en cuenta. 24 de abril 298 Especial Estamos haciendo historia 295 296 300 Especial Estamos haciendo historia (grandes y pequeños artistas) 22 de marzo 22 de marzo 30 de abril 10 de mayo Especial Estamos Haciendo Historia 10 de mayo 15 de mayo 303 Coordinadores de evacuación. Nuestro Mundialito. Homenaje a las madres. Fongensa condecora a GENSA 20 de mayo 304 GENSA celebra a nivel nacional. Exitosa semana técnica. Llego a la hora de elegir COPASO. 27 de mayo 305 Uso adecuado del FILSERVER. El reciclaje “nuestro estilo de vida”. Buen uso de las herramientas informáticas. Capacitación de altura. Listas para anotar. 4 de junio 306 Seguridad de la información. Siempre protegidos. Gobernador del Vaupés en la Planta. Así quedo conformado nuestro COPASO. Lee nuevamente. Especial celebración 50 años (Termopaipa) 11 de julio 13 de julio Cuenta regresiva (Mantenimiento Termopaipa) 14 de julio El Comité de Presidencia nos informa. Hacía la energía renovable. Grabación Al Corriente. Manejo de residuos peligrosos. Entrenamiento para la brigada. 20 de junio El SIG también emprende acciones. Fuertes ante la influenza. 25 de junio No es un secreto, es información de GENSA. En las ZNI también hay brigadas. Capacitados para atender emergencias. Atención Administradores de Contrato. Vuelve a leer. Especial información 50 años (Termopaipa) 3 de julio 8 de julio 301 302 307 308 309 310 312 313 Especial Atención Administradores de Contrato RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS EDICIÓN 26 27 28 29 30 31 AL CORRIENTE RADIO 2012 TEMAS Proyecto de GENSA En Honduras. Convenio AOM combos de maquinaria. Plan Vial de Caldas. Recorrido por las sedes. Gerente Inficaldas Proyectos de GENSA en Caldas. Plan Vial, Cable aéreo. Zona Franca y Miel II Fongensa hace su balance Estado Central Termopaipa Especial auditorías internas Especial entrevista Presidente 32 Especial socialización Código de Buen Gobierno. 33 Resultado de la Auditoría externa. 34 Especial ambiental (Norma ISO 14001) EDICIÓN AL CORRIENTE RADIO 2013 TEMAS 35 Nuevo presidente de GENSA. Orlando Micolta 36 37 38 39 40 41 Nuevos Directivos de la Organización. (Secretaría General - Directora Financiera - Líder DAL. Líder Dirección Ambiental) Elección del COPASO. Gestiones Dirección Ambiental) Especial 20 años de GENSA (en directo) Especial 20 años de GENSA (en directo) Especial 20 años de GENSA (en directo) Paipa V. celebración Termopaipa. Trabajos de mantenimiento en Termopaipa 42 Especial Costeo ABC FECHA 03 de febrero 15 de Marzo 30 de Marzo 25 de abril 15 de mayo 5 de junio 19 de julio 5 de septiembre 20-Sep FECHA 1 de febrero 1 de marzo 29 de mayo 19 de abril 22 de abril 2 de mayo 6 de junio 21 de junio AL CORRIENTE TV 2013 EDICIÓN 4 TEMAS Entrevista con el Presidente De GENSA. Recorrido por las sedes de GENSA. Especial celebración 50 años Unidad I Termopaipa. Bienestar de los colaboradores. Deportes. Celebración 20 años de GENSA GENSA es NOTICIA AÑO 2013 2012 CORREOS ENVÍADOS 14 51 FECHA 27 de junio RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS CARTELERAS 2012 TEMA No se abrume Política de RSE Política de RSE Una verdadera responsabilidad RSE 10 recomendaciones para tener una conversación Prepárese para las auditorias Política de calidad Los mejores jefes están en GENSA Los errores más comunes del trabajo y como evitarlo Día nacional SYSO El arte supremo de la atención al Público Preparados para las auditorias Adiós a los organigramas campaña reciclemos Pautas para el manejo del correo interno CARTELERAS 2013 FECHA 02 de mayo 09 de mayo 16 de mayo 23 de mayo 30 de mayo 07-Jun 20-Jun 4 -11 julio 18-25 julio 25 julio 3 agosto 22-29 agosto 1- 5 septiembre 5 -19 septiembre 19-26 septiembre octubre TEMA ¿Qué tan conciente eres de tu postura? FECHA 4 de febrero Celebración 20 años haciendo historia 19 de abril Ellos también se unen a nuestra celebración (mensajes que le llegaron al Presidente por la celebración) COPASO Especial SIG Paipa 8 de mayo 20 de mayo 24 de mayo Especial celebración 50 años de la Unidad I de Termopaipa 13 de junio ¿Qué es lo confidencial para GENSA?- COPASO- Protocolo para contestar el teléfono 2 de julio DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS A través de 15 procesos organizacionales se logra desarrollar el objeto social de nuestra empresa, son éstos quienes en su actuar cotidiano emprenden las acciones necesarias para dar cumplimiento a los objetivos de su proceso que a su vez alimentan el direccionamiento estratégico de Gensa. Cada proceso contempla indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad identificados en las caracterizaciones respectivas, los cuales dan cuenta de su avance frente a las metas propuestas para cada actividad. (Anexo. Indicadores de gestión SIG - Resultados Corte a junio 30/2013). De igual manera a través del aplicativo BSC-SIG (Balance Score Card – Sistema Integrado de Gestión) se registran los indicadores que hacen parte del Direccionamiento Estratégico; el cual por políticas institucionales posee un seguimiento trimestral. (Anexo. Seguimiento BSC-Resultados a Junio 30/12) Durante el mes de abril del presente año la Alta Dirección promovió la elaboración de Planes de Gestión por proceso, en los cuales se contemplan programas, subprogramas, proyectos y actividades, siempre direccionados a lograr el cumplimiento de la visión organizacional; en este esquema cada proceso relacionó indicadores que permitieran a la Presidencia de Gensa efectuar un seguimiento, análisis y evaluación a la gestión individual de cada proceso. (D-043 Formulación, evaluación y seguimiento a planes de gestión y F-117 Plan de Gestión por Proceso) CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS A través de los PMA que se tienen en la organización para los diferentes centros de trabajo se han establecido objetivos y programas ambientales con objeto de administrar, reducir y mitigar los impactos producidos por las actividades productivas desarrolladas por la organización. Estos documentos dan cuenta de las acciones a realizar, los plazos, recursos, responsables e indicadores que permiten tomar decisiones y encaminar los esfuerzos a dar cumplimiento al Principio de Desarrollo Sostenible adoptado en el componente ambiental de la política del SIG. De igual manera los indicadores de cada uno de los PMA permiten medir el desempeño de cada centro de trabajo, logrando tener una mirada general al comportamiento ambiental organizacional; a través de éstos se generan oportunidades de mejora que contribuyen a hacer más efectiva la gestión ambiental. Atendiendo las solicitudes realizadas por las diferentes autoridades ambientales que realizan seguimiento a cada una de las centrales de generación, se elaboran y presentan informes de gestión ambiental e informes de cumplimiento ambiental (ICA) con periodicidad semestral y anual, donde se reporta el desempeño en este componente de cada sede de trabajo.(Ver informes de gestión e ICA). Cuadro informativo desarrollo PMA – Zonas no Interconectadas Porcentaje de cumplimiento según cronograma de ejecución aprobado PROGRAMAS PMA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 BAHIA SOLANO CUPICA GUAPI INIRIDA MITU 25 Participación comunitaria 10 10 35 88,8 Inducción empleados NA NA NA 0 0 Educación Ambiental 10 NA NA 50 NA Manejo Combustible 78 100 78 92 80 Limpieza de suelo 0 NA NA 50 NA Manejo de Aguas Residuales 0 0 0 0 0 Manejo de Residuos Sólidos 63 0 0 100 0 NA NA NA 25 45 35 0 0 Control de fenómenos erosivos Control de ruido 10 Control de gases 11 Monitoreo y seguimiento Acción según el evento NA NA 0 0 Control permanente 8 CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS A través de diversas campañas de toma de conciencia, información y capacitación, la Dirección Ambiental ha buscado fortalecer la cultura y compromiso con el desarrollo sostenible, algunas de las desarrolladas en el periodo analizados son: El día 22 de marzo de 2013 se celebró el día Internacional del agua, donde la dirección ambiental realizó una campaña, socializando con sus funcionarios por medio de la INTRAGENSA y un portavaso, la importancia de preservar el agua. En el boletín al corriente No 290 se publicó una nota alusiva al tema. Vía correo electrónico se envió la imagen anexa, con el fin de que la gente participara activamente en la actividad de reciclaje. Campaña de sensibilización Ambiental "reciclaje" actividades periódicas, correo enviado solo al personal de Manizales CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS GENSA participó en la semana ambiental de CORPOCALDAS, realizando en el Fondo cultural cafetero "Diálogo de Saberes", una exposición sobre cambio climático desde el punto de vista energético; además hubo presencia institucional en la actividad Parque los Yarumos "Encuentro juvenil ambiental". Para la Central Termopaipa se llevaron a cabo durante toda la semana diferentes actividades enmarcadas en el cuidado del medio ambiente y en la sensibilización del personal de la planta en temas ambientales. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La cultura de autocontrol y la autoevaluación es una tarea de permanente fortalecimiento, a través del papel que desempeñan los auditores internos se promueve el seguimiento a acciones correctivas y preventivas que realizan los diferentes procesos, los cuales evidencian que se vienen atacando las causas de las potenciales desviaciones e incrementando la efectividad en la gestión. A la fecha los procesos han registrado las acciones correctivas, preventivas y de mejora arrojadas por las auditorías y se encuentran en la realización de acciones encaminadas a levantar las no conformidades y a incrementar el mejoramiento continuo en su labor diaria. ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES Frente al compromiso que ha asumido Gensa de proporcionar espacios seguros y saludables, se han enfocado los recursos necesarios que permitan fortalecer la cultura del autocuidado y bienestar. Para este fin a través de la Unidad de S&SO múltiples acciones se han cristalizado; presentamos a continuación algunas de las que se ejecutaron en el periodo analizado en el presente informe: ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES A partir de agosto del presente año se tienen los siguientes proyectos frente a este tema: De acuerdo con los riesgos más relevantes de la organización se está construyendo el sistema de vigilancia epidemiológico de ruido que aplica para las centrales de generación, también el sistema de vigilancia epidemiológico osteomuscular. Para el 1 y 2 de agosto se tiene programada la cuarta jornada SYSO, esta actividad se realizara en conjunto con las centrales de las ZNI y Paipa. Contará con actividades como: Riesgo cardiovascular Sexualidad Sana Vacunación Diferentes actividades de promoción y prevención donde se involucrará a los familiares. ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD Para el año 2013, el análisis del los riesgos de la organización se basó en las matrices de riesgos de cada uno de los procesos en la versión número ocho (8), la cual permite identificar, valorar los riesgos y cumplir con las exigencias de cada una de las normas técnicas las cuales son ISO 9001 2008, NTCGP 1000 – 2009, OSHAS 18001 – 2007, ISO 14001 - 2004. Las modificaciones efectuadas a la Matriz de Riesgos permitieron integrar mayor nivel de análisis y consulta de los riesgos estratégicos, los peligros de seguridad industrial y salud ocupacional SISO y los impactos ambientales de cada uno de los procesos definidos en el Mapa Estratégico. De acuerdo con lo anterior, se empleó como metodología para la medición del indicador, la evaluación de cada una de las matrices correspondientes a cada proceso de la organización, con el fin de poder identificar la evolución del los riesgos entre los años 2012 y 2013. De los procesos que a continuación se relacionan: 1. PROCESOS ESTRATÉGICOS El resultado para este año en cuanto al riesgo estratégico fue de 11.6 incrementándose en 0.6 puntos con respecto al año anterior, ubicado nuevamente en la categoría de monitorio continuo, evidenciando un alto grado de exposición del riesgo, teniendo así que implementar nuevas políticas para lograr la mitigación del mismo. Respecto al riesgo de Peligro Ocupacional se obtuvo un resultado de 6.1 incrementándose para este año en 1.1 ubicándose en la categoría de Supervisión Periódica. En cuanto al Impacto ambiental para este año fue de 6.9 bajando el riesgo en 0.1 quedando en la misma categoría del año anterior. Esta circunstancia puede obedecer a cambios estructurales en los procesos y a la inclusión de riesgos evidenciados por parte de entidades de control externo. RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO PROCESO RIESGOS Estratégicos ESTRATEGICOS Peligro ocupacional Impacto ambiental AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERENCIA 11 11.6 +0.6 Puntos 5 6.1 + 1.1 Puntos 7 6.9 + 0.1 Puntos RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD 2. PROCESOS DE APOYO El riesgo estratégico obtuvo una disminución de 0.5 puntos en el promedio general de 5.5, ubicándose en la categoría de 1 a 5 en donde el riesgo es aceptable, esta circunstancia obedece a la evaluación y seguimiento comprometido de cada uno de los procesos. En cuanto al riesgo de peligro ocupacional se alcanzó un resultado de 6,6 incrementándose en 1.6 puntos en comparación del año pasado, ubicándose así en la categoría de supervisión periódica. En cuanto al riesgo de impacto ambiental el resultado para este año fue de 6.1 incrementándose en 0.1 en comparación del año pasado, continuando así en la categoría de supervisión periódica. RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO PROCESO APOYO RIESGOS AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERENCIA Estratégicos 6 5.5 - 0.5 puntos Peligro ocupacional 5 6.6 +1.6 puntos Impacto ambiental 6 6.1 + 0.1 puntos 3. PROCESOS MISIONALES La actividad misional de la empresa presentó un incremento del 0.3 en aquellos riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa lo cual implica una supervisión periódica al comportamiento de los mismos, comoquiera que se habla en este espacio del objeto social de la sociedad. En cuanto al Peligro Ocupacional el resultado para este año fue de 8.9 disminuyendo frente al año anterior pero quedando igualmente en la categoría de Monitoreo periódico; lo anterior debido a la actividad misional de la empresa la cual se ejecuta en campo donde los agentes generadores de peligros son mucho más abundantes. Respecto al Impacto Ambiental se evidencio un incremento de 0.7 quedando igualmente en la categoría de monitoreo periódico. RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO PROCESO MISIONALES RIESGOS AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERENCIA Estratégicos 9.6 9.9 + 0.3 Puntos Peligro ocupacional 9.2 8.9 - 0.3 Puntos Impacto ambiental 9.3 10 + 0.7 Puntos RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD Como resultado final se tiene que debemos implementar con mayor severidad un control de administración de los riesgos implementando acciones correctivas en cada uno de los procesos apuntado a la disminución del Riesgo Empresarial, partiendo del monitoreo continuo de cada uno de los riesgos, en el entendido de que estos son cambiantes. ACCIONES DE SEGUIMIENTO PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Como resultado final se tiene que debemos implementar con mayor severidad un control de administración de los riesgos implementando acciones correctivas en cada uno de los procesos apuntado a la disminución del Riesgo Empresarial, partiendo del monitoreo continuo de cada uno de los riesgos, en el entendido de que estos son cambiantes. Actividades a Realizar Promover mecanismos de participación que fortalezcan la cultura de mejoramiento continuo Fortalecer permanentemente el grupo auditor enfocando su perfil en auditorías gerenciales y que promuevan cambios que vayan en pro de la eficiencia, eficacia y efectividad organizacional. Realizar auditorías gerenciales teniendo como marco de referencia el direccionamiento estratégico organizacional Responsable Profesional Unidad SGC Representante SIG Líder de Auditorías Profesional Unidad SGC Líder de Auditorías Profesional SGC Seguimiento Permanentemente con el apoyo de la Alta Dirección se desarrollan campañas y actividades en las cuales los integrantes de la organización son partícipes de la gestión empresarial, de igual manera desarrollan a través de sus procesos mejores formas de ejecutar su trabajo cotidiano. Con el fin de dar el enfoque indicado a las auditorías internas, se realizan reuniones de equipo con el Representante del Sistema, los auditores internos han sido sensibilizados de tal forma que el ejercicio de auditoría cobre relevancia en la organización y tenga una mirada más gerencial. De igual manera a través del seguimiento a planes de gestión establecidos por cada proceso, el grupo auditor recopila información que sirve como toma de decisiones empresariales y dan conocimiento a la presidencia del avance del direccionamiento estratégico de Gensa. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SIG Redefinición del Direccionamiento Estratégico 2014-2019 Nuevas políticas de Junta Directiva frente a los negocios a emprender Ingreso de nuevos proyectos y negocios Implementación de NT ISO 50001 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Realizar socialización de los avances de la redefinición del Direccionamiento Estratégico. Involucrar en la actividad de redefinición de la estrategia a personal clave que replique dicha información en sus áreas. Mantener capacitado al grupo auditor para enfocar los seguimientos y la promoción del mejoramiento continuo hacia la excelencia empresarial. Realizar análisis integral de los proyectos y negocios a recibir de tal forma que se contemplen posibles riesgos generados por éstos. Trabajar a través de la sensibilización e información permanente la implementación de la norma ISO 50001. Fortalecer el compromiso de cada proceso frente a la actualización de las Matrices de Riesgo Organizacional. Continuar con actividades direccionadas al fortalecimiento de la salud y el bienestar de los colaboradores en sus puestos de trabajo. Adelantar los ajustes necesarios al proceso Gestión Ambiental para que articule los aspectos misionales referentes a la sostenibilidad ambiental y social. Propiciar los escenarios de RSE con los grupos de interés bajo los principios de la Organización.