Dirección Alimentos para Animales Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Rige a partir de: Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 1 de 7 Revisado por: Director Alimentos para Animales Aprobado por: Director Alimentos para Animales 0-TABLA DE CONTENIDO 1-OBJETIVO 2- ALCANCE 3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4- DEFINICIONES 5- ABREVIATURAS Y/O SIGLA 6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA 7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 8. ANEXOS 1- OBJETIVO Estandarizar el proceso de trámite de modificaciones al registro original de establecimientos elaboradores o comercializadores de productos destinados a la alimentación animal para mejorar la calidad del servicio al cliente. 2- ALCANCE Aplica a todas las solicitudes de modificaciones a un registro original de establecimientos elaboradores o comercializadores de productos destinados a la alimentación animal. 3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1- Director de DAA: Otorgar la aprobación oficial a la modificación del registro original. 3.2- Jefe de Registro: Aprobar o rechazar la modificación al registro. © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Rige a partir de: Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 2 de 7 Revisado por: Director Alimentos para Animales Aprobado por: Director Alimentos para Animales 4- DEFINICIONES 4.1- CVO (Certificado Veterinario de Operación): documento otorgado por el SENASA, mediante el cual se hace constar la autorización, a fin de que la persona física o jurídica solicitante se dedique a una o varias actividades de las mencionadas en el artículo 56 de la Ley SENASA 8495. 4.2- Formulario de solicitud de registro de productos destinados a la alimentación animal: documento en el cual el establecimiento reporta sus respectivos productos registrados. 5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS 5.1- SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal 5.2- DAA: Dirección Alimentos para Animales 5.3- MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería 5.4- SCI: Sistema de Control Interno 5.5- SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA 6.1- Ley 6883 y sus reglamentos - SENASA 6.2- Ley 8495 y sus reglamentos – SENASA 6.3- Decreto de Tarifas, página web SENASA 6.4- Normas AAFCO © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Rige a partir de: Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 3 de 7 Revisado por: Director Alimentos para Animales Aprobado por: Director Alimentos para Animales 6.5- FEED ADDITIVE Compemdium 6.6- Normas Europeas 6.7- Reglamento Técnico Centroamericano de Registro de Productos destinados a la Alimentación Animal. 7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7.1- Para realizar el trámite de modificación de un registro original de establecimientos elaboradores o comercializadores de productos destinados a la alimentación animal, el usuario debe presentar la documentación respectiva para dicho trámite. 7.2- La secretaría de DAA recibe la documentación, revisa y verifica, utilizando el formulario DAA-PG-001-RE-002 “Verificación de requisitos de registro” que el usuario haya presentado todos los documentos requeridos. En caso de faltar algún requisito, no se recibe la solicitud y esto se especifica en el formulario “verificación de requisitos de registro” , la razón por la cual se rechaza el trámite, se adjunta este formulario a la solicitud de registro rechazada y se le devuelve al usuario indicándole las correcciones que debe realizar para presentar nuevamente el trámite. Al momento de presentar nuevamente el trámite rechazado, el usuario debe incluir el formulario “verificación de requisitos de registro” para evidenciar que se trata de un reproceso, a fin de agilizar el trámite. 7.3- Si se cumplen con todos los requisitos, se acepta y se sella la documentación. © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Rige a partir de: Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 4 de 7 Revisado por: Director Alimentos para Animales Aprobado por: Director Alimentos para Animales 7.1- Posteriormente, el Supervisor de Registro debe analizar y revisar la documentación técnica para verificar el cumplimiento de los requisitos normativos vigentes. En caso de no cumplir con los requisitos, el supervisor rechaza el trámite, anota en el formulario “verificación de requisitos” las razones por las cuales rechaza el trámite y comunica vía teléfono al usuario y a su vez debe enviar un correo electrónico con la información del motivo de rechazo a fin de tener evidencia del aviso. Devuelve el expediente rechazado a la Secretaría de DAA para su posterior devolución al usuario. 7.2- En caso de que el trámite cumpla con todos los requisitos técnicos y legales el Supervisor de Registro otorga el visto bueno a la modificación. El expediente se debe trasladar al Director de la DAA para su aprobación oficial. En caso de que el Director no autorice la modificación al registro, debe indicar las razones de rechazo en el formulario “verificación de requisitos” y devolverla al Departamento de Registro para su corrección inmediata. 7.3- Una vez que el Director de registro da la aprobación oficial, la modificación al registro se traslada a la Secretaría de DAA, donde se le coloca los sellos oficiales. 7.4- La Secretaría de DAA realiza una factura proforma por el costo del trámite. Ésta es enviada por correo electrónico y a su vez se debe confirmar vía telefónica, la aprobación del trámite y el envío de la factura. 7.8- Finalmente se hace entrega del original de la solicitud de la modificación al registro y se archiva el expediente. © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Rige a partir de: Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 5 de 7 Revisado por: Director Alimentos para Animales Aprobado por: Director Alimentos para Animales 8- ANEXOS 8.1- El anexo muestra un diagrama de flujo de este proceso. Los puntos críticos corresponden a aquellas actividades donde se puede potenciar un riesgo impactándose sustancialmente el Puntos Críticos procedimiento y la Institución. En el diagrama de flujo se identifican los puntos críticos en color rojo y con el símbolo ¢ Los puntos de control permiten verificar el cumplimiento de los requisitos del producto. Ayudan a prevenir o corregir los Puntos de Control posibles errores que se den durante el proceso. En el diagrama de flujo se identifican los puntos de control en color azul y con el símbolo © © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Rige a partir de: Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 6 de 7 Aprobado por: Director Alimentos para Animales Revisado por: Director Alimentos para Animales Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Usuario Inicio Entregar requisitos respectivos 1 Revisar y verificar documentos utilizando formulario DAA-PG-001-RE-002 © Secretaría DAA A Cumple con todos los NO 1 requisitos ? SI Recibir, sellar documentación Supervisor de Registro B Revisar y analizar documentación técnica para verificar cumplimiento de requisitos normativos © Cumple los requisitos NO normativos ? 2 1 SI Otorgar visto bueno ₵ A © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. Dirección Alimentos para Animales Rige a partir de: Modificaciones al Registros Original de Establecimientos Elaboradores o Comercializadores de Productos Destinados a la Alimentación Animal Elaborado por: Gestor de Calidad DAA Jun/2012 Código: DAA-PG-005 Versión 01 Página 7 de 7 Aprobado por: Director Alimentos para Animales Revisado por: Director Alimentos para Animales A Aprueba la NO Director DAA renovación ? 2 SI Secretaría DAA Colocar sellos , elaborar factura y archivar documentos Usuario Aprobación Oficial ₵ Cancelación tarifa respectiva por el trámite Fin Punto de control A B Herramienta de control DAA-PG-001-RE-002 DAA-PG-001-RE-001 DAA-PG-001-IN-001 © Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada.