Dirección Alimentos para Animales Rige a partir de: Jun/2012

Dirección Alimentos
para Animales
Modificaciones al
Registros Original de
Establecimientos
Elaboradores o
Comercializadores de
Productos Destinados a
la Alimentación Animal
Elaborado por: Gestor de Calidad DAA
Rige a partir de:
Jun/2012
Código:
DAA-PG-005
Versión 01
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0-TABLA DE CONTENIDO
1-OBJETIVO
2- ALCANCE
3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4- DEFINICIONES
5- ABREVIATURAS Y/O SIGLA
6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA
7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
8. ANEXOS
1- OBJETIVO
Estandarizar el proceso de trámite de modificaciones al registro original de
establecimientos elaboradores o comercializadores de productos destinados a la
alimentación animal para mejorar la calidad del servicio al cliente.
2- ALCANCE
Aplica a todas las solicitudes de modificaciones a un registro original de establecimientos
elaboradores o comercializadores de productos destinados a la alimentación animal.
3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1- Director de DAA: Otorgar la aprobación oficial a la modificación del registro
original.
3.2- Jefe de Registro: Aprobar o rechazar la modificación al registro.
© Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en
INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada.
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4- DEFINICIONES
4.1- CVO (Certificado Veterinario de Operación): documento otorgado por el SENASA,
mediante el cual se hace constar la autorización, a fin de que la persona física o jurídica
solicitante se dedique a una o varias actividades de las mencionadas en el artículo 56 de la
Ley SENASA 8495.
4.2- Formulario de solicitud de registro de productos destinados a la alimentación
animal: documento en el cual el establecimiento reporta sus respectivos productos
registrados.
5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS
5.1- SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal
5.2- DAA: Dirección Alimentos para Animales
5.3- MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería
5.4- SCI: Sistema de Control Interno
5.5- SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA
6.1- Ley 6883 y sus reglamentos - SENASA
6.2- Ley 8495 y sus reglamentos – SENASA
6.3- Decreto de Tarifas, página web SENASA
6.4- Normas AAFCO
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6.5- FEED ADDITIVE Compemdium
6.6- Normas Europeas
6.7- Reglamento Técnico Centroamericano de Registro de Productos destinados a la
Alimentación Animal.
7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
7.1- Para realizar el trámite de modificación de un registro original de establecimientos
elaboradores o comercializadores de productos destinados a la alimentación animal, el
usuario debe presentar la documentación respectiva para dicho trámite.
7.2- La secretaría de DAA recibe la documentación, revisa y verifica, utilizando el
formulario DAA-PG-001-RE-002 “Verificación de requisitos de registro” que el usuario
haya presentado todos los documentos requeridos. En caso de faltar algún requisito, no se
recibe la solicitud y esto se especifica en el formulario “verificación de requisitos de
registro” , la razón por la cual se rechaza el trámite, se adjunta este formulario a la solicitud
de registro rechazada y se le devuelve al usuario indicándole las correcciones que debe
realizar para presentar nuevamente el trámite.
Al momento de presentar nuevamente el trámite rechazado, el usuario debe incluir el
formulario “verificación de requisitos de registro” para evidenciar que se trata de un
reproceso, a fin de agilizar el trámite.
7.3- Si se cumplen con todos los requisitos, se acepta y se sella la documentación.
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7.1- Posteriormente, el Supervisor de Registro debe analizar y revisar la documentación
técnica para verificar el cumplimiento de los requisitos normativos vigentes. En caso de no
cumplir con los requisitos, el supervisor rechaza el trámite, anota en el formulario
“verificación de requisitos” las razones por las cuales rechaza el trámite y comunica vía
teléfono al usuario y a su vez debe enviar un correo electrónico con la información del
motivo de rechazo a fin de tener evidencia del aviso. Devuelve el expediente rechazado a la
Secretaría de DAA para su posterior devolución al usuario.
7.2- En caso de que el trámite cumpla con todos los requisitos técnicos y legales el
Supervisor de Registro otorga el visto bueno a la modificación. El expediente se debe
trasladar al Director de la DAA para su aprobación oficial. En caso de que el Director no
autorice la modificación al registro, debe indicar las razones de rechazo en el formulario
“verificación de requisitos” y devolverla al Departamento de Registro para su corrección
inmediata.
7.3-
Una vez que el Director de registro da la aprobación oficial, la modificación al
registro se traslada a la Secretaría de DAA, donde se le coloca los sellos oficiales.
7.4- La Secretaría de DAA realiza una factura proforma por el costo del trámite. Ésta es
enviada por correo electrónico y a su vez se debe confirmar vía telefónica, la aprobación
del trámite y el envío de la factura.
7.8- Finalmente se hace entrega del original de la solicitud de la modificación al registro y
se archiva el expediente.
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8- ANEXOS
8.1- El anexo muestra un diagrama de flujo de este proceso.
Los puntos críticos corresponden a aquellas actividades donde se
puede potenciar un riesgo impactándose sustancialmente el
Puntos Críticos
procedimiento y la Institución.
En el diagrama de flujo se identifican los puntos críticos en
color rojo y con el símbolo ¢
Los puntos de control permiten verificar el cumplimiento de los
requisitos del producto. Ayudan a prevenir o corregir los
Puntos de Control
posibles errores que se den durante el proceso.
En el diagrama de flujo se identifican los puntos de control en
color azul y con el símbolo ©
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Usuario
Inicio
Entregar requisitos
respectivos
1
Revisar y verificar documentos
utilizando formulario
DAA-PG-001-RE-002
©
Secretaría
DAA
A
Cumple
con
todos los
NO
1
requisitos ?
SI
Recibir, sellar
documentación
Supervisor
de Registro
B
Revisar y analizar
documentación técnica para
verificar cumplimiento de
requisitos normativos ©
Cumple los
requisitos
NO
normativos ?
2
1
SI
Otorgar visto bueno ₵
A
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A
Aprueba la
NO
Director
DAA
renovación ?
2
SI
Secretaría
DAA
Colocar sellos , elaborar factura y
archivar documentos
Usuario
Aprobación
Oficial
₵
Cancelación tarifa respectiva por el
trámite
Fin
Punto de control
A
B
Herramienta de control
DAA-PG-001-RE-002
DAA-PG-001-RE-001
DAA-PG-001-IN-001
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