DAA-PG-001 Registro-Renovación de productos

Dirección Alimentos
para Animales
Rige a partir de:
Registro/Renovación de
Productos Destinados a la
Alimentación Animal
Elaborado por: Gestor de Calidad DAA y
Director Alimentos para Animales
01/01/2012
Código:
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0-TABLA DE CONTENIDO
1- OBJETIVO ................................................................................................................................. 1
3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ....................................................................................... 1
4- DEFINICIONES ......................................................................................................................... 1
5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS .................................................................................................. 2
6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA ........................................................................................ 2
7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................... 3
8. ANEXOS .................................................................................................................................... 4
1- OBJETIVO
Orientar y estandarizar el proceso de trámite de registro de productos destinados a la
alimentación animal a fin de que el proceso y servicio al usuario sea más simple, ágil y eficiente.
2- ALCANCE
Aplica a todas las solicitudes de registro y renovación de productos destinados a la alimentación
animal.
3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1- Director DAA:
- Aprobar o rechazar las solicitudes de registro.
3.2- Jefe de Departamento de Registro:
- Asignar los expedientes a los Supervisores de Registro.
- Verificar que se cumpla con los lineamientos dispuestos en este procedimiento.
3.3- Supervisor de Registro:
- Revisar y analizar documentación técnica para verificar el cumplimiento de los
requisitos normativos vigentes.
3.4- Coordinador de Calidad:
- Velar por el cumplimiento de este procedimiento en la Dirección.
4- DEFINICIONES
4.1- CVO (Certificado Veterinario de Operación): documento otorgado por el SENASA, mediante
el cual se hace constar la autorización, a fin de que la persona física o jurídica solicitante se
dedique a una o varias actividades de las mencionadas en el artículo 56 de la Ley SENASA
8495.
© Documento normativo propiedad de SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET,
cualquier versión impresa es una copia no controlada.
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4.2- Formulario de solicitud de registro de productos destinados a la alimentación animal:
documento que el usuario debe llenar para solicitar el registro de un producto destinado a la
alimentación animal.
4.3- Formulario de verificación de requisitos de inscripción: documento que permite verificar
que se cumpla con los requisitos para el registro o renovación de productos destinados a la
alimentación animal.
4.4- Proyecto de etiqueta: diseño de una etiqueta por producto a registrar. La etiqueta debe
contener: número de registro, nombre del producto, forma física del producto, tipo de producto,
especie y categoría animal de destino, peso neto del producto, análisis garantizado, listado de
ingredientes incluyendo los vehículos, indicaciones de uso, precauciones, advertencias,
restricciones o limitaciones de uso, condiciones de almacenamiento, nombre, dirección, teléfono
y país del fabricante, nombre, dirección y teléfono del importador, número de lote, fecha de
fabricación y fecha de expiración.
5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS
5.1- SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal
5.2- DAF: Dirección Administrativa Financiera
5.3- MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería
6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA
6.1- Ley 6883 y sus reglamentos - SENASA
6.2- Ley 8495 y sus reglamentos - SENASA
6.3- Decreto de Tarifas, página web SENASA
6.4- Normas AAFCO
6.5- Feed Additive Compemdium
6.6- Normas europeas
6.7- Reglamento Técnico Centroamericano de Registro de Productos destinados a la
Alimentación Animal.
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6.8- DAA-PG-001-RE-001 Solicitud de registro/renovación
7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Se debe cumplir una serie de etapas para que la solicitud de registro o renovación de productos
destinados a la alimentación animal sea tramitada. Estas etapas se detallan a continuación:
7.1Como primer paso, el usuario debe proceder a la entrega de los documentos requeridos
para el trámite de registro o renovación de productos destinados a la alimentación animal. Estos
requisitos son:
Completar el formulario DAA-PG-001-RE-001 “Solicitud de registro/renovación de
productos destinados a la alimentación animal” y firmarlo, esto por duplicado.
Adjuntar carta en la que se detalle el nombre del representante en Costa Rica y su
domicilio, además el objetivo del trámite a realizar (inscripción, renovación o modificación de
registros)
-
Dos proyectos de etiqueta de cada producto a registrar, según anexo 1.
-
Personería jurídica, o en caso de ser persona física fotocopia de la cédula o pasaporte al
día.
-
Certificado veterinario de operación (CVO) al día.
-
Reporte semestral de importación, producción y/o venta de alimentos y pago de
impuesto AD-VALOREM.
-
Cancelar las tarifas de servicios establecidas según Decreto Ejecutivo de tarifas del
SENASA vigente http://www.senasa.go.cr/senasaweb/decretosejecutivosvigentes.html
- Para productos importados, adjuntar certificado de origen y libre venta del país productor
consularizado y autenticado en nuestra cancillería.
- En caso de renovación de licencia, se debe indicar en la etiqueta el número de registro
aprobado anteriormente
7.2- La secretaría de DAA recibe la documentación, revisa y verifica, utilizando el formulario
DAA-PG-001-RE-002 “Verificación de requisitos de registro” que el usuario haya presentado
todos los documentos requeridos.
En caso de faltar algún requisito, no se recibe la solicitud y esto se especifica en el formulario
“verificación de requisitos de registro” , la razón por la cual se rechaza el trámite, se adjunta este
formulario a la solicitud de registro rechazada y se le devuelve al usuario indicándole las
correcciones que debe realizar para presentar nuevamente el trámite.
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Al momento de presentar nuevamente el trámite rechazado, el usuario debe incluir el formulario
“verificación de requisitos de registro” para evidenciar que se trata de un reproceso, a fin de
agilizar el trámite.
7.3- Si se cumplen con todos los requisitos, se acepta y se sella la documentación.
7.4Posteriormente, el Jefe de Departamento de Registro debe asignar este trámite a un
supervisor de Registro.
7.5El supervisor de Registro debe analizar y revisar la documentación técnica para verificar
el cumplimiento de requisitos normativos vigentes.
En caso de que no cumplirse con los requisitos, el supervisor rechaza el trámite, anota en el
formulario “verificación de requisitos” las razones por las cuales rechaza el trámite y comunica
vía teléfono al usuario y a su vez debe enviar un correo electrónico con la información del motivo
de rechazo a fin de tener evidencia del aviso. Devuelve el expediente rechazado a la Secretaría
de DAA para su posterior devolución al usuario.
7.6En caso de que el trámite cumpla con todos los requisitos técnicos y legales el
Supervisor de Registro otorga el visto bueno para la inscripción. El expediente se debe trasladar
al Director de la DAA para su aprobación oficial. En caso de que el Director no autorice el
registro, debe indicar las razones de rechazo en el formulario “verificación de requisitos” se
devuelve al Departamento de Registro para su corrección inmediata.
7.7Una vez que el Director de la DAA otorga la aprobación oficial, el registro se traslada a
la Secretaría de DAA, donde se le asigna un número correspondiente de licencia y se le coloca
los sellos oficiales.
7.8La Secretaría de DAA realiza una factura proforma por el costo del trámite. Esta es
enviada por correo electrónico y a su vez se debe confirmar vía telefónica, la aprobación del
trámite y el envío de la factura.
7.9Para retirar la solicitud y etiquetas aprobadas, el usuario debe cancelar la tarifa por
concepto de registro, ya sea en forma de depósito bancario.
7.10- Finalmente se hace entrega del original de la solicitud de registro y de las etiquetas
aprobadas y se archiva el expediente.
8. ANEXOS
8.1- El anexo muestra un diagrama de flujo de este proceso.
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Puntos Críticos
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Los puntos críticos corresponden a aquellas
actividades donde se puede potenciar un riesgo
impactándose sustancialmente el procedimiento y
la Institución.
En el diagrama de flujo se identifican los puntos
críticos en color rojo y con el símbolo ¢
Puntos de Control
Los puntos de control permiten verificar el
cumplimiento de los requisitos del producto.
Ayudan a prevenir o corregir los posibles errores
que se den durante el proceso.
En el diagrama de flujo se identifican los puntos de
control en color azul y con el símbolo ©
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