PTH.25.PROC PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS RÉG. DE

TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Profesional de Nómina
Profesional Planeación
Código : PTH.25
Versión : 02
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Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Resolución N° 032
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Generar la Liquidación de las Cesantías del personal de la Universidad que
pertenece al Régimen de Retroactividad, cuando solicitan Retiro Parcial,
necesaria para realizar el pago oportunamente.
Desde la recepción de las solicitudes escritas y los documentos soporte hasta la
realización de la Orden de Pago.
NORMATIVIDAD
Ley 50 de 1990: Art. 102
Ley 344 de 1996: Art. 14
Decreto 2755 de 1966: Arts. 1 y 2
Decreto 1045 de 1978: Art 45.
Decreto 888 de 1991
Decreto 2712 de 1999
Convención Colectiva de Trabajo – CCT.
Resolución 249 de 2004 de Rectoría (Delegación de funciones por parte del
Rector, al Jefe de la División de Recursos Humanos, entre otros)
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Cesantías: Prestación social establecida como una provisión a favor del empleado para cuando quede cesante o sin trabajo. Su valor corresponde a un mes de sueldo
por año de servicio.
Régimen de retroactividad: Liquidación de cesantías teniendo en cuenta el sueldo devengado por el empleado en el último año multiplicado por el número de años
de vinculación.
RASIF: Ruta de Acceso al Sistema Financiero
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es un certificado que emite la Sección de Presupuesto en el que se da garantía para poder realizar un pago, por un
determinado concepto, unidad y fecha.
DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.
DRH: División de Recursos Humanos.
RUT: Registro Único Tributario.
CONSIDERACIONES
El trámite de retiro parcial de cesantías sólo puede ser adelantado por los trabajadores oficiales que tengan por disposición convencional este derecho.
La Universidad asigna cada año un rubro presupuestal para el pago de las cesantías parciales. Esta asignación se establece mediante un Acto Administrativo.
Se debe tener en cuenta para el pago de las cesantías el orden en que se ha presentado por primera vez la solicitud en la DRH. Aún cuando no se cumpla con todos los
requisitos exigidos, el orden se respetará.
Este procedimiento se aplica SÓLO en cuatro (4) casos: (1) Reforma de vivienda, (2) Compra de vivienda, (3) Estudio y (4) Hipoteca.
La compra de vivienda puede realizarse ante persona natural o persona jurídica.
Las cesantías pueden destinarse a cubrir los gastos de estudio en tres escenarios: estudio para quien reclama las cesantías (titular), estudio para el cónyuge y estudio
superior para los hijos.
Las cesantías pueden cubrir la totalidad de la hipoteca o un abono a la deuda adquirida por este concepto, tanto para el titular como para su cónyuge.
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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
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Versión : 02
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CONSIDERACIONES
Las cesantías pueden destinarse a cubrir reformas a la vivienda, tanto del funcionario como del cónyuge.
Los documentos requeridos según los casos son los siguientes:
Reforma de vivienda: (1) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (2) Documento autenticado en el que se indique la utilización de las cesantías de forma
detallada y quien va a realizar la reforma, (3) Fotocopia de la tarjeta profesional del contratista, (4) Fotocopia de la cédula del contratista, (5) Fotocopia
del RUT del contratista. En caso de que la reforma se realice en el inmueble del cónyuge debe presentarse la Partida de Matrimonio.
Compra de vivienda a persona natural: (1) Promesa de compraventa, (2) Fotocopia de la Cédula del comprador, (3)Fotocopia de la Cédula del vendedor, (4)
Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (5) Documento autenticado sobre el destino de las cesantías.
Compra de vivienda a persona jurídica: (1) Promesa de compraventa, (2) Certificado de Existencia y Representación legal (Cámara de Comercio), (3) Certificado de
Libertad y Tradición del inmueble, (4) Fotocopia del RUT de la empresa, (5) Documento autenticado sobre el destino de las cesantías.
Estudio para el titular: (1) Orden de pago de matrícula.
Estudio para el cónyuge: (1) Orden de pago de matrícula y (2) Partida de matrimonio.
Estudio para hijos: (1) Orden de pago de matrícula y (2) Registro civil de los hijos.
Hipoteca: (1) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (2) Fotocopia del RUT de la entidad hipotecaria (3) Fotocopia del Impuesto Predial, (4) Copia del
documento suscrito en la Notaria sobre la Hipoteca del inmueble, (5) Carta de la entidad en la que especifica que la vivienda se encuentra hipotecada y las
condiciones actuales de este asunto. En caso de quererse destinar las cesantías para cubrir la deuda por hipoteca del cónyuge debe anexarse a los documentos
antes mencionados la partida de matrimonio.
La Universidad destina anualmente un monto del presupuesto para responder a las necesidades de retiro parcial de cesantías, el cual no tiene adiciones si se agota, por
lo cual para desarrollar la liquidación de cesantías debe revisarse si existe disponibilidad presupuestal para atender la necesidad presentada por el funcionario.
Cuando los fondos destinados para el pago del retiro parcial de cesantías se agotan y algún funcionario ha iniciado este trámite debe esperarse hasta cuando la
Universidad destine nuevos fondos y proseguir con el procedimiento para cubrir este concepto. Una vez iniciado este trámite se debe respetar el orden en que han
presentado los documentos en la DRH por primera vez.
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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
Inicio/Fin
Actividad
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
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Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Elabora solicitud escrita (carta) para el retiro parcial de las
cesantías, y prepara los documentos soporte según el motivo
para el retiro parcial de cesantías. Cada documento debe tener
dos copias.
Trabajador Oficial
Lleva carta y
documentos a
DCGD
2. Lleva carta y documentos soporte a la DCGD.
Trabajador Oficial
Radica carta y
documentos
3. Radica carta y documentos soporte, entrega original y copia al
interesado, y envía copia al archivo de DCGD.
Entrega carta y
documentos
soporte
4. Entrega carta y documentos soporte radicados en la DRH.
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 02
INICIO
2
Elabora solicitud
escrita
Carta
Trabajador Oficial
5. Revisa si la solicitud y los documentos soporte que fueron Auxiliar Nómina DRH
recibidos cumplen con los requisitos exigidos. Asigna orden de
llegada a la solicitud, aún cuando no cumpla los requisitos
exigidos.
Revisa solicitud y
documentos
Cumplen?
DCGD
Si
1
Pág. 4
No
Comunica por
escrito
Carta
1
6. Si la solicitud no cumple con lo establecido, comunica por Auxiliar Nómina DRH
escrito (Carta) al funcionario sobre el incumplimiento de la
documentación que ha presentado e indica la forma de corregir
las inconsistencias encontradas. Guarda una copia de la carta, la
cual debe tener fecha, hora y firma de recibido del funcionario.
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
Actividad
Inicio/Fin
Decisión
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Si el solicitante si así lo decide, puede continuar el trámite
presentado nuevamente la solicitud y los documentos soportes
que correspondan a los requisitos establecidos. De lo contrario
se da por terminado el procedimiento.
Trabajador Oficial
Versión : 02
Página 4 de 8
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Continua trámite
Si
2
Pág. 3
No
FIN
1
Si
Radica documentos
7. Radica la solicitud y los documentos soportes para adelantar la Auxiliar Nómina DRH
liquidación del retiro parcial de cesantías en la DRH.
Verifica
disponibilidad
Presupuestal
8. Verifica la disponibilidad presupuestal para poder realizar la Auxiliar Nómina DRH
Orden de Pago.
RASIF: Presupuesto
Consulta
CDP
Saldo detallado.
Disponibilidad
No
Deja pendiente
trámite
9. En caso de no existir disponibilidad presupuestal, deja Auxiliar Nómina DRH
pendiente el trámite hasta el momento en que se destinen
nuevos fondos en el presupuesto del próximo año para cubrir el
retiro parcial de cesantías.
Realiza liquidación
de cesantías
10. Realiza los cálculos de la Liquidación de Cesantías Régimen Auxiliar Nómina DRH
Retroactividad, según lo establecido en el Anexo y se diligencia el
formato Liquidación de Cesantías
Prepara Proyecto
de Resolución
11. Prepara proyecto de Resolución de Reconocimiento para el Auxiliar Nómina DRH
pago de las cesantías parciales a que tiene derecho el
funcionario.
2
FTH.05
Liquidación de
Cesantías
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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
12. Estudia y si no encuentra observaciones, da VoBo con
respecto al proyecto de Resolución, y lo envía a Asesoría Jurídica
para conocer concepto.
Jefe de la DRH
Da VoBo
Emite concepto
13. Emite un Concepto Jurídico con respecto al proyecto de
Resolución, y lo envía a la DRH.
Asesoría Jurídica
DIAGRAMA DE FLUJO
Código : PTH.25
Versión : 02
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Proyecto de
Resolución
Concepto Jurídico
No
Concepto
favorable
FIN
Si
No
Inconsistencias
Si
Si el concepto emitido por Asesoría Jurídica es favorable, puede
continuarse el trámite de la Liquidación de Cesantías, de lo
contrario se da por terminado el procedimiento.
Si el concepto emitido por Asesoría Jurídica es favorable, pero
solicita la corrección de inconsistencias, se prosigue a la
corrección de las mismas.
Realiza
correcciones
14. Realiza las modificaciones solicitadas y/o entrega los demás
documentos soporte que se requieran.
Funcionario
Aprueba proyecto
de Resolución
15. Aprueba el proyecto de Resolución, y lo envía a Secretaría
General.
Secretaria General
3
Resolución 249 de 2004
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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
RETROACTIVIDAD (RETIRO PARCIAL)
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
16. Solicita a la DRH el envío electrónico del proyecto de
Resolución, para su expedición y divulgación. Entrega copia de la
Resolución a DRH.
Secretaria General
17. Realiza la Orden de Pago (Original y copia). Envía la Orden
de Copia original a la Sección de Presupuesto para que se
cancele al funcionario el valor de las cesantías parciales.
RASIF: Manejo de cesantías
Contratación
Orden de Pago
Manual
Generar
Cumplimiento.
Secretaria General
3
Solicita proyecto de
Resolución
Resolución
Realiza Orden de
Pago
Orden de Pago
Archiva
documentos
18. Archiva la solicitud realizada, los documentos soporte, copia Auxiliar Nómina DRH
de la Resolución de Reconocimiento y la copia de la Orden de
Pago en la Historia Laboral del funcionario.
A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento Orden de
Pago Manual (Proceso Financiero)
FIN
Código : PTH.25
Versión : 02
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL
Código : PTH.25
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS – RÉGIMEN DE
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Versión : 02
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ANEXO. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS RETROACTIVAS
Para realizar la Liquidación de Cesantías Régimen de Retroactividad se debe tener en cuenta lo siguiente:
EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES
CONCEPTO
CÁLCULO
NORMA
SB = S + 1/12(PS + PV + PN)
Decreto 1045 de 1978. Art 45.
C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas
Ley 50 de 1990: Arts. 102
CÁLCULO
NORMA
SB = S + 1/12(PS + PV + PN + HE) + ST + SA
Decreto 1045 de 1978. Art 45.
C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas
Ley 50 de 1990: Arts. 102.
CÁLCULO
NORMA
Salario Base de Liquidación
SB = S + 1/12(PA+PS + PV + PN + HE) + ST + SA
CCT. Art. 57
Cesantías Retroactivas
C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas
CCT. Art 57.
Salario Base de Liquidación
Cesantías Retroactivas
EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES
CONCEPTO
Salario Base de Liquidación
Cesantías Retroactivas
TRABAJADORES OFICIALES
CONCEPTO
Donde:
SB = Salario Base de Liquidación
S = Último sueldo devengado siempre y cuando no haya tenido modificaciones
en los últimos tres (3) meses o sueldo promedio de los últimos doce (12) (si ha
tenido modificaciones).
PS = Prima de Servicios.
PV = Prima de Vacaciones.
PN = Prima de Navidad.
C = Cesantías.
d = Nº de días desde la fecha de ingreso a la fecha descontando los días no
remunerados.
ST = Subsidio de Transporte Mensual.
SA = Subsidio de Alimentación Mensual.
HE = Horas Extras.
PA = Prima de Antigüedad.
El cálculo matemático de las Primas, según los casos citados, se muestra en el Anexo A del procedimiento PTH.26
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
11 de Octubre de 2004
02
Enero 24 de 2008
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de
los requisitos exigidos al Trabajador Oficial, adición de pasos necesarios para la realización del
procedimiento, actualización de conceptos a liquidar, su forma de cálculo y normativa, y actualización
de los listados generados y sus destinos.