abstract del Taller de Lecciones Aprendidas

Taller de lecciones aprendidas en proyectos del sector
energético
Tomar referencia de algunas experiencias vividas de las cuales se haya obtenido un aprendizaje que pueda ser aplicado en
situaciones similares futuras nos permite afrontarlas con una mejor preparación, mejores herramientas y elementos de
juicio. Para lograr este propósito es necesario disponer de información inherente a esas situaciones y así transmitirla de
una manera estructurada a aquellos que puedan tener algún interés en llevar a cabo acciones similares de la manera más
eficiente y óptima posible. A este ejercicio en Gerencia de Proyectos le llamamos Lecciones Aprendidas.
De una manera muy sencilla podemos decir que la lección aprendida es la enseñanza que se adquiere o se genera por una
experiencia; puede ser un proceso que se desarrolla y genera resultados de manera formal o informal.
¿Cuándo y cómo las obtenemos? Las lecciones aprendidas se generan en cualquier momento, cada vez que se logra
resolver un problema, se tiene un fracaso o un éxito, ante un nuevo reto, al implantar un nuevo proceso, al desarrollar un
nuevo producto o servicio, etc. Se aprende de lo bueno y de lo malo.
Con ellas podemos obtener la solución a un problema estableciendo un plan que vaya acorde a la estrategia de la
organización y aprovechando todos los recursos posibles (especialmente la tecnología) con el fin de optimizar los procesos
y en general la forma de trabajar.
En la ejecución de un proyecto ocurren eventos que se salen de lo planeado, ya sean situaciones positivas o negativas,
entre ellas la materialización de riesgos, u otro tipo de acontecimientos que impactan el proyecto. En el PMI (Project
Management Institute) la definición de Lección Aprendida es “Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto”.
Realizar la gestión de analizar, aprender de las experiencias y documentar las lecciones aprendidas puede prevenir que el
equipo de proyecto y la organización enfrenten los mismos acontecimientos en proyectos futuros o que de ocurrir lo hagan
de manera adecuada.
Se trata de revisar los hechos, las causas que los generaron, las consecuencias que produjeron y principalmente establecer
los mecanismos para capitalizar ese conocimiento en beneficio de quien pueda requerirlos y utilizarlos como referente en la
ejecución de los proyectos. Así mismo es aplicable en los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones y la misma
vida personal. Por lo que es muy importante establecer una cultura de destinar un espacio para analizar, revisar, registrar y
poner a disposición este gran capital que es la experiencia, para optimizar la forma de proceder. Gestión que debe ser
realizada por el equipo de trabajo del Proyecto que es quien identifica los temas impactados por ciertos eventos
Entre los principales beneficios de documentar las lecciones aprendidas en forma organizada y con el apoyo de
herramientas tecnológica o bases de datos están: optimizar recursos, evitar sobrecostos, aprovechar la experiencia, evitar
la pérdida de información, que habitualmente se queda en la mente de los participantes, tener disponibilidad para atender
otros asuntos o sencillamente tener más tiempo para la familia, así como ofrecer seguridad y orientación a la hora dirigir un
proyecto.
Por lo anterior las lecciones aprendidas deben constituirse en un activo de la organización, logrando que la información de
una experiencia particular o personal se convierta en una información general o social por medio de difusión en la
organización. Esta difusión se puede hacer por diferentes medios (digital, impresa, voz, video, etc).para facilitar la consulta.
Con este taller se pretende proveer la estructura para un ejercicio de Lecciones Aprendidas aplicada a los eventos que los
integrantes de cada grupo de trabajo consideren prudente registrar y que aporten al sector energético (Oil&Gas, Minería y
Energía) en Colombia.