Evaluacin y seleccin de los artesanos proveedores, vale la pena

CODIGO: INTCML 01
INSTRUCTIVO Documento vigente a partir de:
2007 04 16
SELECCIÓN PROVEEDOR
COMPRA PRODUCTO VERSIÓN: 5
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ARTESANAL
1. OBJETIVO
Establecer los criterios pertinentes para realizar una optima selección y evaluación de
proveedores de productos artesanales que comercializa la Entidad mediante orden de
compra
.
2. ALCANCE
Evaluación y selección de los artesanos proveedores, vale la pena aclarar que se
trata de aquellos artesanos a los cuales la entidad les ha adquirido el producto y
hacen parte de la base de datos de la oficina de compras y están ligados a una orden
de compra.
3. TERMINOLOGÍA:
Proveedor: Quien suministra el producto artesanal de acuerdo con los requisitos
establecidos en la orden de compra.
Orden de Compra: Documento por el cual se formaliza un pedido de productos
artesanales.
Evaluar: Asignar a un proveedor la calificación de 1 a 5 en los aspectos básicos de
cumplimiento y calidad.
4. CONDICIONES GENERALES
a. Requerimientos básicos del proveedor por parte de la Oficina de Compras:
- El proveedor ha de estar registrado en el directorio de proveedores, el cual contiene la
siguiente información: nombre completo, Numero de identificación, teléfono, dirección,
Ciudad –Departamento.
- Si se trata de un proveedor nuevo se le solicitará: RUT (registro único tributario),
autorización de consignación y en la medida de lo posible su lista de precios.
Si se trata de un proveedor al que ya se le han hecho pedidos, se le actualizan datos.
- Los productos resultado del desarrollo de producto a través de la Unidad de Diseño se
comprarán a los artesanos que hayan participado en el desarrollo de los mismos,
conforme a indicación e información de la misma Unidad (ficha técnica, informes,
memorandos, etc.)
- Si se trata de un proveedor y producto nuevo se envían a diseño para evaluación de
producto.
- Si la línea de producto no corresponde a lo que comercializa la Entidad, no se
compran los productos.
b. Condiciones para la Evaluación de proveedores:
- Todos los proveedores a los cuales la entidad le ha adquirido los productos a través
de orden de compra
serán seleccionados y evaluados mediante el formato
FORCMLO4.
- Se le hará seguimiento a los resultados de las evaluaciones y se le informará al
proveedor para que realice las mejoras.
c. Condiciones para la Reevaluación de proveedores:
Esta se realizara trimestralmente a los proveedores, pues al evaluar cada trimestre del año
a todos los proveedores automáticamente se hará a la reevaluación, pues los proveedores
repiten en los diferentes meses del año y así se actualiza la información.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. Los productos pedidos mediante orden de compra, son despachados por el proveedor al
almacén general en donde se verifica la calidad de los productos recibidos y se determina
su aceptación o devolución.
En el caso de devolución se diligenciara el formato establecido y a su vez copia de dicho
formato será remitido a la oficina de Compras, para calificar el cumplimiento de la
respectiva orden de compra. Esta calificación va del rango 2 a 5 en donde:
5. Producto llega al almacén general con tres días de diferencia de la fecha de cumplimiento
4. Producto llega al almacén general entre 4 y 10 días de diferencia
3. Producto llega al almacén general con máximo entre 11 y 15 días de diferencia
2. Producto llega al almacén general con más de quince días de diferencia
Esta calificación se colocará en la base de datos del proveedor al lado de la orden de
compra. Para obtener la calificación por proveedor en un período “x”, se promediarán las
calificaciones de sus órdenes de compra.
En esta base de datos también se introducirá la calificación correspondiente a la calidad
del proveedor teniendo en cuenta los siguientes rangos:
5.Producto de buena calidad y 0 devoluciones
4.Producto bueno de 1 a 2 devoluciones
3.Producto aceptable entre 3 a 4 devoluciones
2.Producto baja calidad con más de 4 devoluciones
Con estos resultados de cumplimiento y calidad se diligenciará el formato de evaluación
y selección de proveedores FORCML04 (por proveedor).
Dicho formato contiene los siguientes criterios de evaluación:
CALIDAD
50%
0
0
CUMPLIMIENTO
50%
0
0
Total
0
Evaluador:
Decision Final:
Especifiicación calificación:
Calidad
5.Producto excelente calidad y 0 devolución
4.Producto de buena calidad y 0 devoluciónes
3.Producto aceptable entre 1 a 3 devoluciones
2.Producto baja calidad con más de tres devoluciones
-Calidad: Se tendrá en cuenta para la calidad que el producto contenga materia prima
natural 100%, proceso elaboración a mano, diseño, costos razonables de producción y
mercadeo. A este criterio se le asignó una ponderación del 50%, por considerarse que la
calidad es prioritaria al momento de elegir un producto artesanal, la cual se le aplicará a
la calificación de calidad obtenida anteriormente promediando las órdenes de compra,
para así realizar el cálculo del puntaje total de calidad (columna “Puntaje” del formato).
- Cumplimiento: a este criterio se le asignó una ponderación del 50%, la cual se aplicará
a la calificación promedio de cumplimiento obtenida por cada proveedor.
Los resultados de los puntajes totales de calidad y cumplimiento se suman para obtener
un total, que permita decidir la selección del proveedor (ver casilla “Total” del formato).
Este total permitirá tomar una decisión para la selección del proveedor. Los criterios de
selección se encuentran entre los siguientes rangos:
1.0 - 2.9 Proveedor no aceptable
3.0 - 3.4 Proveedor aceptable requiere control
3.5 - 4.4 Proveedor bueno
>= 4.5. Proveedor Excelente
Según los resultados obtenidos de las evaluaciones se procederá a lo siguiente:
-
Para los proveedores buenos y excelentes se les continuará comprando productos.
Para los proveedores aceptables se les definirá un control de seguimiento, y si es
el caso se remitirán a la Unidad de Diseño para una nueva asesoría.
Para los proveedores no aceptables por política se les dejará de comprar a menos
que sean únicos en el oficio.
Para la reevaluación se aplicará el mismo Formato FORCML 04 de evaluación de
proveedores, cumpliendo con lo dicho en las CONDICIONES GENERALES. Los
resultados de esta reevaluación servirán para que nuestro directorio de proveedores se
alimente de aquellos de excelente, buena y aceptable calificación.
6. REGISTROS GENERADOS
Código
N/A
FORCML04
Documentos relacionados
Código
PRIMEJ03
PRICML20
Nombre
Ubicación
Formato control devolución Almacén General
producto
Formato de evaluación y Oficina de Compras
selección de proveedores
Nombre
Control de producto
conforme
Entrada de producto
Ubicación
no Red interna archivo del
proceso de mejoramiento
Red interna archivo del
proceso comercialización
Elaboró:
Revisó:
Nelly Eugenia Corredor Puentes Leonardo Martin
Coordinador de Calidad
Profesional Subgerencia
Comercial
Aprobó:
Sandra Strouss
Subgerente Comercial